El Control. Generalidades Definicin.

Stephen Robbins define el control como "un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviacin evidente". En tanto que James Stoner manifiesta que "el control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas". El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas y desempeo se cumplan con las reglas y procedimientos de una empresa. El trmino control tiene una connotacin negativa para la mayora de las personas, pues se le asocia con restriccin, imposicin, delimitacin, vigilancia o manipulacin. Importancia. El control es funcin de todos los administradores, desde el Presidente de una compaa hasta los supervisores. Algunos administradores, particularmente de niveles inferiores, olvidan que la responsabilidad primordial sobre el ejercicio del control recae por igual en todos los administradores encargados de la ejecucin de planes. Aunque el alcance del control vara de un administrador a otro, los administradores de todos los niveles tienen la responsabilidad de ejecutar planes, de manera que el control es una de las funciones administrativas esenciales en cualquier nivel. En este sentido, puede establecerse los siguientes aspectos por los cuales es de suma trascendencia el control en una empresa: Contribuye a medir y corregir la labro ejecutada por los empleados, a fin de lograr los propsitos. Posibilita el anlisis de lo realizado con lo planificado. Las tcnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier actividad administrativa. Se constituye para los jefes en una herramienta, a travs de la cual se comprueban si los propsitos de la organizacin son alcanzados de acuerdo a la planificacin. reas estratgicas de control. El desempeo clave o las reas claves de resultados son aquellos elementos de la unidad o la empresa que deben funcionar con eficacia para que toda la unidad o empresa logren el xito. Estas reas, por regla general, involucran las principales actividades de la empresa, o grupos de actividades relacionadas que se presentan a lo largo de toda la empresa. Algunas reas bsicas de resultados son reas como produccin, finanzas, mercadeo, recursos humanos y contabilidad. Estas reas bsicas de resultados, a su vez, son utilizadas para definir normas y sistemas de control ms detallados. En las empresas de hoy, muchas reas clave de resultado (ACR) son interfuncionales. Una empresa podra definir sus ACR para un equipo dirigido hacia el servicio a los clientes, en trminos de las respuestas proporcionadas por los clientes en una encuesta de servicios. Control Gerencial y Operativo. El control gerencial es responsabilidad de los altos niveles dentro de la empresa, generalmente recae en el Gerente General de la compaa, ya que son stos los que llevan a cabo este tipo de control, y consiste en asegurarse de obtener los recursos necesarios y utilizarlos eficientemente en el logro de los objetivos de la organizacin.

Algunas caractersticas son: Focalizar la accin a los programas o las unidades organizacionales. La informacin debe comparar lo planeado con lo realizado. Se encuentra inmerso en todas las actividades de la empresa. Es peridico, programado, rtmico. Debe ser ntegro. El control operativo es responsabilidad de los Gerentes de nivel medio como aquellos que realizan funciones de supervisin en los niveles inferiores o primer nivel. Es el proceso mediante el cual la organizacin se asegura de que las tareas especficas sean realizadas con efectividad.

EL PROCESO DE CONTROL. as tcnicas y sistemas de control son esencialmente los mismos, ya sea dinero en efectivo, procedimientos rutinarios de oficina, calidad del producto o cualquier otra accin dentro de la empresa. Entonces, es necesario aclarar, que para ejercer el proceso de control en una organizacin, y sin importar que se va a controlar, existen tres pasos bsicos que son: 1) establecimiento de normas, parmetros y mtodos; 2) medicin del desempeo o resultado obtenido y 3) Ejecucin de las acciones correctivas. 1) Establecimiento de normas, parmetros y mtodos: Ac se encuentran incluidos todos los estndares o unidades de medicin que se establezcan en la Planificacin, y por lo tanto, la cantidad de unidades a producir, la cantidad de unidades a vender, requerimientos de calidad, etc. Sin embargo, puesto que los planes varan en lo que se refiere a su grado de detalle y complejidad, y dado que por lo general los administradores no pueden vigilarlo todo, es preciso establecer normas especiales. Por definicin, normas son sencillamente criterios de desempeo. Esto significa que el establecimiento de normas se vuelve en establecer las metas y objetivos que quieren alcanzar los administradores de la organizacin. Estas deben definirse en trminos claros y mesurables, que indiquen plazos de tiempo determinados. Solamente de esta forma las metas se pueden evaluar con ms facilidad en lo que concierne a cumplimiento y utilidad. Adems, los objetivos bien definidos se pueden transmitir con facilidad, as como traducirlos a parmetros y mtodos que se puedan usar para cuantificar el rendimiento. 2) Medicin del desempeo o resultado obtenido: aunque no siempre practicable, la medicin del desempeo basada en normas debe realizarse idealmente con fundamento en lo previsto, a manera que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones apropiadas. Esto es lo ideal. El administrador previsor puede predecir en ocasiones probables incumplimientos de las normas o desviaciones de las mismas, pero an en ausencia de esa posibilidad, todo incumplimiento debe percibirse lo ms anticipadamente posible. Esta fase del proceso de Control consiste en revisar que lo establecido a travs de los estndares y objetivos en el paso anterior, se estn logrando como lo planificado. Este

es un proceso repetitivo por lo que se debe evitar que pase mucho tiempo entre una medicin y otra. Si los resultados corresponden a lo establecido, todo est bajo control. 3) Ejecucin de las acciones correctivas: Esta etapa es necesaria sobre todo si el desempeo no cumple con los niveles establecidos y el anlisis indica que se requiere una intervencin. Las medidas correctivas pueden necesitar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la empresa, o bien, un cambio en las normas establecidas originalmente. En consecuencia, las desviaciones se pueden corregir: Rediseando los planes o modificando las metas. O bien, pueden corregirse ejerciendo la funcin de organizacin, ya sea reasignando o aclarando deberes y tareas. Tambin pueden corregirse utilizando personal adicional, mediante una mejor seleccin y capacitacin de los empleados. Haciendo uso de la medida ms radical dentro de una empresa: el cesamiento del empleado. Ejerciendo tcnicas efectivas de liderazgo y motivacin, como las detalladas en este curso

TIPOS Y FUENTES DE CONTROL Tipos de Control. Atendiendo al momento de su aplicacin, tenemos los siguientes tipos de control organizacional: Los controles preventivos, son el conjunto de mecanismos y procedimientos que se utilizan para analizar las operaciones que se ha proyectado realizar, antes de su autorizacin o antes de que este en marcha, con el propsito de determinar la veracidad y legalidad de dichas operaciones, y finalmente su conformidad con los planes, programas y presupuestos. Estos controles garantizan que antes de comenzar una accin se haya hecho el presupuesto de los Recursos Humanos, materiales y financieros que se necesitarn. Los presupuestos financieros, son el tipo ms comn de control preventivo a la accin, porque la adquisicin de empleados, equipos y suministros requieren dinero. La programacin es otro tipo importante de control preventivo, pues estas actividades preliminares tambin requieren que se invierta bastante tiempo. El control preventivo es de responsabilidad exclusiva de cada organizacin como parte integrante de sus propios sistemas de control interno. Por tal razn, se dice que el control preventivo siempre es interno. Ya que los administradores de cada empresa son responsables de asegurar que el control preventivo est integrado dentro de los sistemas administrativos y financieros, y sea efectuado por el personal interno responsable de realizar dicha labor. Los controles concurrentes, son los que se realizan mientras se desarrolla una actividad. La forma ms conocida de este tipo de control es la supervisin directa. As, un supervisor observa las actividades de los trabajadores, y puede corregir las situaciones problemticas a medida que aparezcan. En la actualidad, los sistemas computarizados pueden ser programados para brindar al operador una respuesta inmediata si comete un error, o si se ha procesado una informacin equivocada, los

controles concurrentes del sistema rechazarn la orden y le dirn donde se encuentra el error. Los controles posteriores, son los que se llevan a cabo despus de la accin. De esta forma, se determinan las causas de cualquier desviacin del plan original, y los resultados se aplican a actividades futuras similares. Por ejemplo, en las Auditorias Contables, estadstica, contabilidad, etc. Fuentes de control. Segn Don Hellriegel, las fuentes de control bsicas son cuatro: grupos interesados, la organizacin misma, los grupos y los individuos. El control de los grupos interesados, se refiere a las presiones externas que recibe la empresa para que modifique ciertas conductas. Ejemplos de este tipo de fuentes son los sindicatos, organismos gubernamentales, clientes, proveedores, accionistas y otros. El control organizacional se refiere a las reglas y procedimientos formales, ya sea preventivos o correctivos de desviaciones de los planes y el cumplimiento de los objetivos deseados. Ejemplos de este tipo de controles pueden citarse reglas, polticas, normas, presupuestos, auditorias y otros. El control grupal se refiere a las reglas, normas, valores que comparten los miembros de un grupo y mantienen mediante premios y castigos Como por ejemplo, retirar voz y voto a un miembro del grupo, elegirlo representante ante otros grupos, etc. El autocontrol individual consiste en los mecanismos orientadores que operan en un individuo o persona, ya sea en forma consciente o inconscientemente. La llamada tica Profesional constituye un punto de partida muy importante para el autocontrol individual. Para ser un profesional exitoso es necesario adquirir conocimientos detallados, habilidades especficas y actitudes y formas de conducta bsicas. No importa cual sea la profesin, Contador Pblico, Abogado, Ingeniero, Administrador de Empresas, Doctor, etc., se espera que ejerzan el autocontrol individual en la realizacin de su labor, basndose en normas ticas y morales de su respectiva profesin.

TECNICAS DE CONTOL Los administradores disponen de una serie de recursos para controlar las operaciones de una empresa, entre las cuales tenemos: Las tcnicas presupuestales. En estas, los planes, programas y objetivos se encuentran plasmados en trminos cuantitativos, medibles, lo que facilita en gran manera la comparacin de lo realizado con relacin a lo planificado. Ejemplos de este tipo de presupuestos son: los presupuestos de ingresos, presupuestos de egresos, presupuestos de insumos y materiales, presupuesto de mano de obra, etc. Las tcnicas no presupuestales. Son recursos adicionales de control que se emplean frecuentemente en cualquier empresa. Entre estas tcnicas encontramos los datos estadsticos, reportes o anlisis especiales, observacin directa, programas de auditora, el punto de equilibrio, etc.

Tcnicas modernas de control. Entre stas tcnicas podemos encontrar la Tcnica de Revisin y Evaluacin de Programas (PERT por sus siglas en ingls), Grfico de Gantt o Cronograma de Actividades, Costeo Directo y la Investigacin de Operaciones, entre otras. El Punto de Equilibrio. Se le conoce as a la situacin en la cual, las ventas totales de una empresa igualan los costos totales de la misma, es decir, situacin en la cual, la empresa no gana ni pierde. Este anlisis permite a los administradores contar con datos precisos, relacionados al total de costos fijos y variables ms convenientes para la organizacin, para maximizar las utilidades a travs de las ventas planificadas. El punto de equilibrio se establece a travs de un grfico que muestra la relacin de los beneficios con los diferentes volmenes de ventas, en que los ingresos cubren exactamente los costos y por tanto, no hay ni beneficios ni prdidas. Para calcular el punto de equilibrio, es necesario descomponer los costos en fijos y variables. Los costos fijos permanecen constantes, cualquiera que sea el volumen de produccin. Los costos variables guardan relacin directa con el nivel de produccin. El perodo para realizar el anlisis del punto de equilibrio debe ser especificado, recomendndose trabajar con datos de un ao. Se puede determinar grficamente y algebraicamente basndose en datos de cualquier ao. Se presenta a manera de ilustracin una grfica con el punto de equilibrio, en el cual la escala de ordenadas o "Y" representa las unidades monetarias, en este caso dlares, y la escala de las abscisas o "X" refleja el rfica de rficam. Los costos fijos se representan por la lnea rficamen (CF), ya que se consideran constantes e independientes del rfica de rficam. Los costos totales se representan por la lnea CT, que inicia de la interseccin de CF. Las ventas en la lnea V desde el punto de origen o cero en la grfica. El punto en que se cruzan las lneas de CT y V representa el Punto de Equilibrio. La zona que resulta a la derecha de este punto refleja el beneficio potencial y la que queda a la izquierda demuestra las prdidas potenciales. A manera de ilustracin, veamos el siguiente caso: Sea PV el precio de venta de un producto, PV= $12.00 dlares. Sea CF los costos fijos de rficame en el perodo, CF= $3,000.00 dlares, en el que se incluyen costos de rficament, rficame, salarios, alquileres, etc. Sea CVU los costos variables por unidad, CVU= $6.00 dlares. Para encontrar el punto de equilibrio necesitaremos de las siguientes frmulas:

Sustituyendo valores en la frmula tenemos lo siguiente:

Entonces, para alcanzar el punto de equilibrio, la empresa necesita producir y vender un total de 500 unidades.

Ahora, necesitamos encontrar los ingresos necesarios para estar en equilibrio, para lo que se emplea la siguiente frmula:

Sustituyendo valores tenemos:

En consecuencia, la empresa necesita obtener ingresos de $6,000 dlares en concepto de ventas, para no ganar ni perder.

Grficamente, el Punto de Equilibrio se representara de la siguiente forma:

EL CONTROL

Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeo contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estndares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la planeacin debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos, stos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas especificas, despus se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes. Propsito y funcin del control El propsito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan xito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales. La funcin de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los planes trazados se implanten en forma correcta. La funcin de control consta de cuatro pasos bsicos: Sealar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de produccin de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores. Checar el desempeo a intervalos regulares (cada hora, da, semana, mes, ao.) Determinar si existe alguna variacin de los niveles medios. Si existiera alguna variacin, tomar medidas o una mayor instruccin, tales como una nueva capacitacin o una mayor instruccin. Si no existe ninguna variacin, continuar con la actividad. La esencia del control administrativo El control es la cuarta, y ltima funcin en el proceso administrativo. Al igual que la planificacin, el control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control que deben siempre estar funcionando en una empresa. El control se ejerce a travs de la evaluacin personal, los informes peridicos de desempeo (o de resultados reales, como tambin se les denomina) e informes especiales. Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de control como sigue: 1. Control preliminar (a travs de la alimentacin adelantada); Se ejerce previamente a la accin para asegurar que se preparen los recursos y el personal necesarios y se tengan listos para iniciar las actividades. 2. Control coincidente (generalmente a travs de informes peridicos de desempeo); Vigilar (mediante la observacin personal e informes) las actividades corrientes para asegurar que se cumplan las polticas y los procedimientos, sobre la marcha.

3. Control por retroalimentacin; Accin a posteriori (replanificacin), concentrando la atencin sobre los resultados pasados para controlar las actividades futuras.

Un proceso de control corriente, cuyo propsito sea ayudar a vigilar las actividades peridicas de un negocio y de cada centro de responsabilidad, consta de las siguientes fases: 1. Comparar el desempeo (resultados reales) con las metas y normas planificadas. 2. Preparar un informe de desempeo que muestre los resultados reales, los resultados planificados y cualquier diferencia entre ambos. 3. Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las causas subyacentes de las variaciones. 4. Desarrollar cursos de accin opcionales para corregir cualesquier deficiencia y aprender de los xitos. 5. Hacer una seleccin (accin correctiva) del men de alternativas y ponerla en prctica. 6. Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la correccin; continuar con la alimentacin adelantada para efectos de replanificacin.

El control eficaz exige la alimentacin adelantada. En otras palabras, se supone que los objetivos, los planes, las polticas y las normas se han desarrollado y comunicado a aquellos gerentes que tienen las correspondientes responsabilidades de desempeo. Por lo tanto, el control debe necesariamente apoyarse en el concepto de la retroalimentacin, el cual exige mediciones del desempeo y dispara la accin correctiva prevista para asegurar el logro de los objetivos. Cuando los planes se hacen operacionales, debe ejercerse el control para medir el avance. En algunos casos, el control tiene tambin como resultado la modificacin de los planes y metas anteriores o la formulacin de nuevos planes, cambios en la operacin y reasignacin de la gente. Deben desarrollarse mtodos de control para las caractersticas particulares de la operacin y la estructura de organizacin. Un importante aspecto de control que a menudo se pasa por alto es su relacin con el momento de la accin. El control no puede ser a posteriori; por ejemplo, un desembolso ya efectuado o una ineficiencia ya cometida no puede deshacerse. Por lo tanto, debe aplicarse un control eficaz en el momento de la accin o cuando se asuma el compromiso. Este concepto sugiere que el gerente responsable de ciertas acciones debe empearse en alguna forma de control previo (a priori); para hacer tal cosa, los objetivos, los planes, las polticas y las normas deben haber sido comunicados al gerente y plenamente comprendidos por ste con la anticipacin necesaria. La comparacin de los resultados reales con las metas y normas planificadas constituye una medicin de la efectividad del control durante un perodo pasado

especificado, el cual constituye la base para una eficaz retroalimentacin. Los hechos que se muestran en un informe de desempeo no pueden ya cambiarse; sin embargo, la medicin histrica puede conducir a un mejoramiento del control en el futuro. El concepto importante aqu es que los objetivos, las polticas y las normas cumplen dos necesidades bsicas en el proceso global de control, a saber: 1. La alimentacin adelantada - que constituye una base para el control en el momento de la accin 2. La retroalimentacin - que representa una base para la medicin de la eficacia del control posteriormente a la accin. Adems la retroalimentacin sirve para la replanificacin. Control como un sistema de retroalimentacin El control administrativo es esencialmente el mismo proceso bsico que se encuentra en los sistemas fsicos, biolgicos y sociales. Muchos sistemas se controlan a si mismos mediante la retroalimentacin de informacin, que muestra las desviaciones con respecto a los estndares y da origen a los cambios, en otras palabras, los sistemas utilizan parte de su energiza para retroalimentar informacin se compara el desempeo con un estndar e inicia la accin correctiva. Por lo general el control administrativo se considera como un sistema de retroalimentacin similar al que opera en el termostato comn en un hogar. Este aspecto se puede ver con claridad al observar el proceso de retroalimentacin en el control administrativo el la figura. Este sistema presenta el control en una forma mas compleja y realista que si se considera solamente como un asunto de fijacin de estndares, medicin del desempeo y correccin de desviaciones. Los administradores miden el desempeo real, comparan esta medicin con los estndares e identifican las desviaciones; pero despus, para realizar las orrecciones necesarias deben desarrollar un programa de accin correctiva y ponerlo en practica a fin de al desempeo deseado.

PRINCIPIOS DE CONTROL a. Equilibrio. A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionrsele el control correspondiente. b. De los objetivos. El control existe en funcin de los objetivos, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. c. De la oportunidad. Para que el control sea eficaz, necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de que se ejecute el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipacin. d. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlos en el futuro. e. De excepcin. En control debe aplicarse a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratgicas requerirn control. f. De la funcin controladora. La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controlada, ya que se pierde efectividad en el control.
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ETAPAS DE CONTROL El proceso bsico de control se efecta en los siguientes de pasos.

Retro alimentacin

Establecimiento de estndares

Correccin de desviaciones

Medicin de resultados

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Op. Cit. Munch y Garca. PP. 185

ESTABLECIMIENTO DE ESTNDARES Estndar. Unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en el cual se efecta en control, puede medir: Rendimiento de beneficios Posicin de mercado Productividad Calidad de producto Desarrollo de personal Evaluacin de la actuacin. MEDICIN DE RESULTADOS Consiste en medir la ejecucin y los resultados mediante la aplicacin de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estndares. CORRECCIN DE DESVIACIONES La utilidad concreta y tangible del control est en la accin correctiva para integrar las desviaciones en relacin con los estndares. Mientras mayor sea la diferencia entre el desempeo real y el deseado, mayor ser la necesidad de accin RETROALIMENTACIN Con relacin a los resultados obtenidos, sta etapa nos va a permitir alimentar nuevamente al sistema con la informacin generada, para iniciar nuevamente nuestro ciclo de planeacin. TIPOS DE ESTNDARES a) En cuanto al mtodo Estadsticos o histricos. Se elaboran con base a un anlisis de experiencias pasadas ya sea de la misma empresa o empresas competidoras. Fijados por apreciacin. Son juicios de valor resultado de experiencias pasadas del administrador, tales como moral de la empresa, actitud del personal, etc. Tcnicamente elaborados. Se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situacin especfica, por ejemplo: productividad, maquinaria, tiempos y movimientos, etc.

b) Cuantitativos Fsicos: unidades de produccin, unidades defectuosas, etc. Costo: costo de ventas, de produccin, de operacin, etc. Capital: rendimiento, razones financieras, utilizacin de activos. Ingreso: Ventas, cuentas por cobrar, etc. De programas: investigacin de mercados, de ventas, publicidad, etc. c) Cualitativos Evaluacin de la actuacin Curvas de comportamiento Perfiles. FACTORES QUE COMPRENDE EN CONTROL: Cantidad. Aplica en actividades en las que el volumen es importante. Tiempo. Controla las fechas programadas Costo. Indicador de la eficiencia administrativa Calidad. Especificaciones del producto TIPOS DE CONTROL (Control y su periodicidad) a. Control preeliminar. Es aquel que tiene lugar antes de que inicien las operaciones, e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar que las actividades planeadas sean ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos, es posible ejercer influencia controladora limitando las actividades por anticipado. b. Control concurrente. Tiene lugar durante la fase de accin de ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades segn ocurran. c. Control de retroalimentacin. Se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras del estndar aceptable.

CONTROL EN LAS REAS FUNCIONALES PRODUCCION MERCADOTECNIA FINANZAS Mejorar la eficiencia Hacer llegar el Rendimiento monetario Reduccin de costos producto al de los recursos Mejorar la calidad consumidor. Rendimientos, costos Control de calidad Volumen de ventas Control presupuestal Control de inventarios Campaas Control contable Control de la promocinales y Control de costos produccin publicitarias Auditoria contable Control de compras, Evaluacin de etc. vendedores, etc. a) Control de ventas b) Logstica c) Diseo de producto, etc. RECURSOS HUMANOS SISTEMAS Efectividad del Disponibilidad de la personal de la empresa informacin Auditoria de recursos Anlisis y diseo de humanos sistemas Evaluacin de la Bases de datos actuacin Soporte tcnico Evaluacin de Tecnologas de reclutamiento y informacin, etc. seleccin Evaluacin de capacitacin y desarrollo. Evaluacin de la motivacin Sueldos y salarios Seguridad e higiene Servicios y prestaciones

TCNICAS DE CONTROL a) SISTEMAS DE INFORMACIN Informes Auditorias (contables, administrativas, financieras, de recursos humanos, etc.). Contabilidad Control presupuestal Reportes (escritos y verbales) Formas Archivos Computarizados o mecanizados Observacin personal y por recorrido Tecnologas de informacin b) GRFICAS Program Evaluation and procedimientos, proceso, etc. Review Technique (PERT),

c) ESTUDIO DE MTODOS Tiempos y movimientos, estndares, etc. d) MTODOS CUANTITATIVOS Modelos matemticos Investigacin de operaciones Probabilidad y estadstica Programacin dinmica e) CONTROL INTERNO

CONTROL Qu es el control? Es la medicin y la correccin del desempeo con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes diseados para alcanzarlos. Cules son los pasos para el proceso del control?

Establecimiento de estndares : son criterios de desempeo para poder comparar. Medicin del desempeo : idealmente debera hacerse en forma anticipada para detectar desviaciones y poder corregirlas. Correccin de las desviaciones : hay varias formas, rehaciendo los planes o modificando las metas, reasignacin de tareas, contratacin de personal adicional, mejor seleccin y capacitacin del personal, despidos o mejor direccin. Qu es un punto crtico para que se utiliza? El punto crtico dentro del control es el punto seleccionado dentro de la operacin para evaluar el estado de las acciones. De los puntos seleccionados para el control debemos exigir que los mismos sean crticos, ya que logran ser un factor limitante que indicar si la operacin marcha de acuerdo a lo planeado o no. Qu es la informacin de Tiempo Real? Es informacin sobre lo que est ocurriendo, mientras sucede. (Esta informacin, igual no siempre permite el control en tiempo real, salvo en casos sencillos e inusuales). Qu es el control con correccin anticipante? El control para ser eficaz debe dirigirse hacia el futuro. Para eso se necesita un sistema que diga a tiempo para llevar a cabo la accin correctiva, que problemas ocurrirn si no se hace algo. Cul es una de las mejores tcnicas de control dirigidas hacia el futuro? Una de las mejores tcnicas actuales es la planeacin de redes (PERT). Esta tcnica de planeacin y control permite a los administradores anticipar que tendrn problemas a menos que lleven a cabo acciones inmediatas. SISTEMAS DE CORRECCIN ANTICIPANTE Versus SISTEMAS DE RETROALIMENTACIN Los sistemas de retroalimentacin miden los resultados de un proceso y los incorporan al sistema, o dan entrada al propio sistema a acciones correctivas para obtener los resultados deseados. Los sistemas de correccin anticipante supervisan los insumos de un proceso para asegurar que stos sean los que se haban planeado; si no es as, se cambian los insumos o el proceso con el fin de obtener los resultados deseados

Requisitos para el control con correccin anticipante Hacer un anlisis cuidadoso y profundo del sistema de planeacin y control Desarrollar un modelo de sistema Mantener actualizado el modelo Recopilar peridicamente informacin sobre las variables de entrada e incorporarlas al sistema. Evaluar peridicamente las variaciones de la informacin de entrada real con la planeada y evaluar la repercusin sobre el resultado final esperado. Llevar a cabo acciones Requisitos para controles eficaces Deben disearse para la tarea y para las personas especficas a las que se supone que servirn. Deben estar hechos a la medida de los planes y de los puestos, de los administradores y sus personalidades y las necesidades de eficacia y eficiencia. Deben ser diseados para sealar las excepciones, para que permitan a los administradores beneficiarse del principio de excepcin consagrado por el tiempo y detectar aquellas reas que requieran su atencin. El control eficaz requiere estndares objetivos, precisos y pertinentes. Para que los controles conserven su eficacia, a pesar del fracaso o del cambio inesperado en los planes, deben ser flexibles. Requisitos de un buen control. Correccin de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeacin, organizacin o direccin. Previsin de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeacin, organizacin o direccin. La importancia del control Una de las importancias mas evidentes del control es la de que hasta el mejor de los planes se puede desviar. Tipos de control: Antes (anticipante): controla el proceso y los insumos Durante (tiempo real) Despus (retroalimentacin) El antes es el ms conveniente pero no siempre se puede aplicar. Diversas personas fueron dando a lo largo de la historia conceptos distintos del control: Segn Henry Farol el control consiste en verificar si todo ocurre del modo en que fueron dadas las instrucciones, el planeamiento y los principios establecidos. El fin del control seria en este caso el impedir que se vuelvan a cometer los mismos errores.

Segn Robert B. Buchele el control es el proceso de medir los resultados en relacin a los planes, y diagnosticando el por que de las desviaciones, para de esta forma tomar medidas correctivas necesarias al caso. George R. Terry: El control va a determinar como se estn llevando a cabo las cosas, le va a dar una valorizacin a estas y si es necesario va a corregir para que lo planeado se desarrolle lo mas eficientemente posible. Bur K. Scanlan: El control logra estimar si los hechos van de acuerdo con lo establecido. Robert C. Appleby: Con el control logramos la medicin y correccin de las tareas realizadas de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa, como los planes para alcanzarlos se cumplan econmica y eficazmente. Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: El control es la regulacin de las actividades, para que se alcancen los objetivos Harold Koontz y Ciril ODonell: Implica la medicin de lo logrado en relacin con lo estndar y la correccin de las desviaciones, para asegurar la obtencin de los objetivos de acuerdo con el plan. Chiavenato: El control es la fase administrativa en la que se mide y evala el desempeo y toma la accin de corregir cuando se requiere. De este modo, el control es un proceso regulador. Dando una definicin al control: La palabra control puede ser entendida de muchas formas, depende de la connotacin y el significado que tiene, para el rea en la que la misma se puede aplicar. Comprobar o verificar; Regular; Comparar con un patrn; Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar); Frenar o impedir. En definitiva debe entenderse como una funcin administrativa, ya que forma parte del proceso administrativo, verificando, constatando, palpando, midiendo si la actividad, proceso , unidad, elemento o sistema seleccionado esta cumpliendo y/o alcanza o no los resultados que de el se esperan. El control se utiliza para: La creacin de una mejor calidad: Una vez detectadas las fallas que hay en el proceso. Es el mismo proceso el que corrige las fallas y elimina los errores. Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organizacin. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece

productos o servicios nuevos que captan la atencin del pblico. La funcin del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que estn afectando los productos y los servicios de sus organizaciones. Producir ciclos ms rpidos: Aceleran el desarrollo y la entrega de los productos y servicios a nuevos clientes. Los clientes esperan velocidad y productos y servicios a su medida. Agregar valor: Cuando la competencia es eminente se debe desarrollar un mtodo para obtener la atencin del mercado. El Agregar Valor es darle una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos del control. De esta manera se preferir a la oferta del competidor, por este agregado de calidad. Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo: La tendencia contempornea hacia la administracin participativa tambin aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad ltima de la gerencia. Por el contrario, cambia la ndole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participacin en el trabajo. Cules son las bases del control? Las bases del control son las actividades por las cual el control existe. Ellas son: Planear y organizar. Hacer. Evaluar. Mejorar. Los objetivos son lo que la empresa debe lograr hacer eficazmente para alcanzar al meta. Por ello es necesaria la planificacin y organizacin, ya que debemos conocer que hacer y como hacerlo. El hacer es en definitiva lograr lo planificado en consecuencia a los objetivos. El hacer nos permite tener un conocimiento de lo que se esta realizando y nos muestra la realidad. La informacin que recibimos debe ser clara, practica y actualizada, para poder ser evaluada. El evaluar cuando interpretamos y comparamos la informacin. Gracias a la evaluacin se pueden tomar decisiones sobre de las medidas necesarias. El mejorar es en simple palabras alcanzar el equilibrio del sistema. Se logra gracias a la toma de decisiones en el mejoramiento de los objetivos o mediante a una retro alimentacin. Cuales son los elementos del control?

El control esta compuesto por cuatro elementos que se suceden marcando un ritmo cclico y repetitivo. Establecimiento de estndares: Es la primera etapa del control, que establece los estndares o criterios de evaluacin o comparacin. Un estndar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluacin o comparacin de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estndares; los cuales se presentan a continuacin: Estndares de cantidad: Como volumen de produccin, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, nmeros de horas, entre otros. Estndares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de produccin, especificaciones del producto, entre otros. Estndares de tiempo: Como tiempo estndar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un productos determinado, entre otros. Estndares de costos: Como costos de produccin, costos de administracin, costos de ventas, entre otros. Evaluacin del desempeo: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se est haciendo. Comparacin del desempeo con el estndar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeo con lo que fue establecido como estndar, para verificar si hay desvo o variacin, esto es, algn error o falla con relacin al desempeo esperado. Accin correctiva: Es la cuarta y ltima etapa del control que busca corregir el desempeo para adecuarlo al estndar esperado. La accin correctiva es siempre una medida de correccin y adecuacin de algn desvo o variacin con relacin al estndar esperado. Cules son las reas que maneja el control? Existe una igualdad de control en todas las reas, el control acta en todas ellas, sin discriminar los sectores inferiores Tcnicas para el control Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las siguientes:

Contabilidad Auditoria Presupuestos Reportes, informes Formas Archivos (memorias de expedientes) Computarizados Mecanizados Grficas y diagramas Proceso, procedimientos, Gannt, etc. Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc. Estudio de mtodos, tiempos y movimientos, etc. Mtodos cuantitativos Redes

Modelos matemticos Investigacin de operaciones Estadstica Clculos probabilsticas