Planeacin de la auditora administrativa Diagnostico y Evaluacin empresarial.

Proceso de la uditoria administrativa Procesos; Conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad Modelo ; Es una simplificacin del mundo real, que se utiliza para explicar relaciones complejas en trminos sencillos PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA La auditora es descrita como un serie de partes separadas, o fases que constituyen un proceso total. Para una auditora administrativa deben seguir ciertas fases, las cuales deben estar perfectamente definidas e interrelacionadas, conformando una metodologa, la que es ejecutada por un profesional especializado y aplicada a cualquier tipo de organizacin.

EL AUDITOR DEBE Obtener toda la informacin relevante para despus poder efectuar el anlisis completo de la informacin que se obtuvo. Tener como objetivo principal es reunir informacin relevante, datos correctos y confiables.

FASES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Identificacin Planeacin Estudio preliminar Planeacin Obtencin de datos Diagnostico Programacin Anlisis de datos

Desarrollo Informes de la auditora Seguimiento -

Implantacin de recomendaciones

ESTUDIO PRELIMINAR Est encaminado a Lograr una identificacin real del problema, para conocer la naturaleza y objetivo del estudio completo (Breve revisin de las situaciones).

EL ESTUDIO PRELIMINAR AFINA EL ESTADO REAL DEL PROBLEMA Y SE REALIZA CON LA FINALIDAD DE: Tener una apreciacin general del desarrollo de las operaciones. Evaluar la efectividad de la determinacin del rea en cuestin. Descubrir reas en las que haya problemas de administracin. Elementos de mayor importancia. e) Estimacin del tiempo, recursos (humanos, financieros y materiales) necesarios.
a) b) c) d)

CONTENIDO DEL ESTUDIO PRELIMINAR Es necesario iniciar el trabajo de obtencin de datos con un contacto preliminar que permita una primera idea global, abarca: INFORMACION DOCEMUNETAL Ej. Reglamentos internos, informes, estadsticas, estados contables, presupuestos, contratos, etctera INFORMAACION SOBRE EL CAMPO DE TRABAJO Ej. Organigramas, lista de funciones, datos, sobre volmenes de trabajo, examen de las condiciones en que se trabaja, forma y reportes utilizados, etc. DEFINICION DEL AREA POR INVESTIGAR Lo ideal es que la revisin abarque toda la empresa con objeto de formarnos una idea ms clara de los problemas desde su origen. Hay varios criterios para determinar el rea; existen casos en los cuales se toma como base de las funciones de la empresa; o en los niveles jerrquicos. El auditor administrativo, necesita de: o Cuestonarios. o Comentarios y sugerencias. o Hojas de anlisis y papelera necesaria.

EL TRABAJO A DESARROLLAR PODRA SER EN TOTAL O POR AREAS PROCESAL: Planeacion, organizacin, direccin y control. FUNCIONAL: Consejo administrativo, gerencia, asesora, produccin, comercializacin, personal, finanzas, etc.

ANALITICO: Puesto, tiempos, formas, equipos, costos, materiales, etc. DETERMINAR DETALLES POR ESTUDIAR: La auditoria administrativa es un instrumento definido para la continua evaluacin de los mtodos y el desempeo en todas las reas de la empresa. Son varios los detalles fundamentales que deben guiar a quien corresponda tal funcin. El auditor administrativo tiene que decidir cules son los detalles de estudio ms necesarios para alcanzar los objetivos y ver cules son los mejores mtodos para alcanzar los objetivos y ver cules son los mejores mtodos para lograrlos y cules son los detalles limitados y de control.

PLAN GENERAL PARA EFECTUAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Antes de comenzar una auditoria administrativa, lo mejor es reflexionar con calma y delinear el plan. Este aspecto consiste en elaborar una lista de renglones que se van a examinar y los procedimientos a seguir, Enfocados a los principales objetivos. Investigacin: Tcnicas - La observacin - La encuesta - La entrevista 16. Elementos de la Areas funcionalesadministracin Planeacin Produccin. Ventas Organizacin Finanzas Integracin Relaciones industriales Direccin Compras Crditos y cobranzas Control. Relaciones pblicas y humanas Almacn, etc. 17. Llegar a conocer lasituacin con mayorclaridad 18. El anlisis suministra una base de comprensin, para llegar a conocer la situacin con mayor claridad. Una vez obtenida la informacin, se analiza, para conocer la eficiencia con que la empresa ha logrado o est logrando sus objetivos y las causas que reducen su eficiencia. 19. Despus de haber analizado la informacin tenemos que elaborar un informe, el cual es un instrumento para la toma de decisiones. El informe indica la situacin administrativa de la empresa y da las recomendaciones y las formas de mejorarlas. 20. La implantacin de las recomendaciones hechas por el auditor debe ponerse en vigor para solucionar el problema que origin la auditoria administrativa. Aqu se aplicarn las medidas de mejoramiento administrativo. 21. La elaboracin de unmtodo sistemtico delprocedimiento de auditoraadministrativa constituye,una forma uniforme sobrela cual es sumamente tilbasarse.

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22. Los programas Son medios que sirven de gui al auditor administrativo y a sus ayudantes, en el que se detallan los diferentes pasos a fin de asegurar que se cubrirn todos los aspectos 23. Generales: Analticos. Son aquellos que se Son aquellos que limitan de auditora describen a un enunciado detalladamente la genrico de los forma de aplicar los procedimientos de auditora que se procedimientos de deben aplicar, con auditora mencin de los administrativa. objetivos particulares 24. Tipo Por reas Son aquellos que Son aquellas que se enumeran los preparan para el desarrollo de la procedimientos de revisin de cada una auditora a seguirse de las funciones de la en situaciones empresa, como afines a dos o ms gerencia, ventas, empresas produccin, compras, personal, etc. 25. Proporcionan un plan a seguir. Sirve de gua prctica al hacer la planeacin de prximas auditorias. Si el programa es usado por reas de responsabilidad, fijar que le corresponda a cada auditor en la revisin. El auditor estar en aptitud de modificar o adaptar el programa, con el fin de obtener la informacin necesaria 26. El programa le sirve al auditor para determinar el alcance y efectividad de los procedimientos de la revisin. El supervisor de la auditora puede planear las tareas que habrn de realizar sus ayudantes utilizando su capacidad y experiencia al mximo. Si el auditor es asignado a otro trabajo, su sucesor puede observar lo realizado rpidamente. Cuando termina la auditora, el programa sirve para verificar que no hubo omisin en su 27. En el manejo y control de las tareas se requiere una poltica y procedimiento definido que evite cualquier posible confusin. Los procedimientos incluyen la utilizacin y aplicacin de: Cuestionario general, por reas, hojas de anlisis, revisin de documentacin, determinacin de porcentajes y, muy especialmente, la entrevista. 28. Contar con la aprobacin y pleno respaldo de la direccin. Determinar las necesidades generales (presisar si abarcan los aspectos indispensables para la finalidad a perseguir). Llevar un registro de tareas supervisado por el auditor respectivo, en el cual contendra los siguientes datos: Fecha de iniciacin. Descripcin de la tarea a efectuar. Responsable. Plazo fijado para su ejecucin Cualquier otra informacin til 29. El sistema de control de la empresa ha deser estudiado para poder efectuar unaplaneacin correcta del trabajo de auditoriaadministrativa 30. Son hojas en las que se recopilan datos, comentarios, notas y evaluaciones de la empresa. Sirvenal auditor para demostrar que ha

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efectuado una revisin en la empresa y le sirven de base para su evaluacin e informe final. 31. Encabezado. Nombre de la empresa. Descripcin del contenido Periodo que cubrir el examen o fecha de cuando va a quedar terminado. Nombre o inciales del auditor administrativo. Contenido. No se deber anotar lo que no tenga importancia. ndice de las hojas de anlisis. Es convenientes numeras los sub-anlisis con un nmero y una letra. Los smbolos para el ndice debern ser escritos con lpiz de color en la parte superior. 32. Propiedad de las hojas de anlisis. Un control de las hojas de anlisis para que compruebe que sus papeles representan trabajo. Las hojas son propiedad del auditor. Revisin de las hojas de anlisis. Larevisin de las hojas de anlisis deber ser completa, sistemtica y critica. Importancia de las hojas de anlisis. La importancia de las hojas de anlisis depende de la informacin contenida en ella. 33. El auditor administrativo tiene la alternativa de analizar las respuestas, en los siguientes puntos: 5= excelente 4= buena 3= regular 2= deficiente 1= mala 0= N.A. (no aplicable) 34. Son documentos que sirven como guapara buscar contestacin a interrogantesacerca del rea de revisin. (Anexo X) 35. Sinopsis de la Auditoria Administrativa Rodriguez Valencia Ed. trillas

http://www.slideshare.net/pinkscobedo/planeacin-de-la-auditora-administrativa