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LA ORGANIZACIN

Lic. Nury Ruiz Para poder entender la administracin se debe conocer la perspectiva de la historia de su disciplina; los hechos acerca de lo que ha pasado en situaciones similares anteriores, y relacionarlas con otras experiencias y otros conocimientos actuales. Es por eso la importancia de conocer la historia y origen de la administracin. La administracin aparece desde que el hombre comienza a trabajar en sociedad. El surgimiento de la administracin es un acontecimiento de primera importancia en la historia social. En pocos casos, si los hay, una institucin bsicamente nueva, o algn nuevo grupo dirigente, han surgido tan rpido como la administracin desde el principio del siglo XX. Pocas veces en la historia de la humanidad una institucin se ha manifestado indispensable con tanta rapidez. La administracin, que es el rgano especfico encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto es, con la responsabilidad de organizar el desarrollo econmico, refleja el espritu esencial de la era moderna. Es en realidad indispensable y esto explica por qu, una vez creada, creci con tanta rapidez. El ser humano es social por naturaleza, por ello tiende a organizarse y cooperar con sus semejantes. La historia de la humanidad puede describirse a travs del desarrollo de las organizaciones sociales partiendo en la poca prehispnica por las tribus nmadas, donde comienza la organizacin para la recoleccin de frutas y la caza de animales, y despus con el descubrimiento de la agricultura que da paso a la creacin de las pequeas comunidades. Si pudiramos repasar toda la historia de la humanidad encontraramos que, los pueblos antiguos trabajaron unidos en organizaciones formales (ejemplo los ejrcitos griegos y romanos, la iglesia catlica romana, la compaa de las indias orientales, etc.). Tambin las personas han escrito sobre cmo lograr que las organizaciones sean eficaces y eficientes, mucho antes de que el termino "administracin" hubiera aparecido y se hubiera definido. Las sociedades se han ido transformando, ya que durante siglos se caracterizaron por poseer formas predominantemente agrarias, donde la familia, los grupos informales y las pequeas comunidades eran importantes. Posteriormente, stas se transformaron en otras de tipo industrial, impulsadas por la Revolucin Industrial y caracterizadas por el surgimiento y desarrollo de las grandes organizaciones y centros industriales. El cuerpo sistemtico de conocimientos sobre la administracin se inicia en plena Revolucin Industrial, en el siglo XIX, cuando surgieron las grandes empresas que requeran de nuevas formas de organizacin y prcticas administrativas. La empresa industrial a gran escala era algo nuevo. A partir de all es que surgen las primeras teoras de la administracin con los considerados padres de la misma: Frederick Taylor y Henri Fayol quienes dieron los

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primeros principios (verdades fundamentales) y teoras (la expresin de la realidad hecha por el hombre) sobre la administracin. Qu es una organizacin? Si se realizara esta pregunta usted seguramente me contestara: es un grupo de personas que buscan obtener un fin comn. Este concepto se aplica a todo tipo de organizacin social. Pero si hablamos de una organizacin donde el administrador debe logar un supervit (diferencia entre los recursos necesarios para desarrollar algo y el resultado obtenido), entonces a este concepto lo debemos reformular diciendo que: una ORGANIZACIN est formada por un conjunto de personas que deben desarrollar un rol o papel para lograr el fin comn. Se considera Patrn Sinergtico al conjunto de conductas observables entre los roles, es decir es el patrn de relaciones entre las personas que desempean los roles. Entonces cundo existe una organizacin?, cuando existe un patrn sinergtico que la explique, por ejemplo, en una familia, existen roles: pap, mam, hijo, abuelos, tos, etc. (por darle nombres conocidos) y existe un conjunto de conductas observables entre sus miembros. Esta familia puede ser una buena o mala organizacin: depende de cmo se la analice y de cmo se la interprete desde un punto de vista lgico y tico. Mientras tanto es una organizacin. Si cambia alguno de los integrantes de la familia cambia la organizacin? No, pero si cambia el patrn sinergtico, qu sucede?, cambia la organizacin. Usted se preguntar por qu: es que se modific el conjunto de relaciones y ello provoc la modificacin de la organizacin. Cada organizacin necesita una masa crtica para funcionar como tal y es la cantidad mnima de roles que se deben interrelacionar para lograr un objetivo. Se administra la organizacin? La respuesta es s; ello implica que surge el fenmeno de la administracin. Por consiguiente administrador es la persona que dirige a los individuos que ejecutan los roles.

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LA ORGANIZACION ROL

ROL

PATRON SINERGTICO

ROL

ROL

Dentro del estudio de las organizaciones est el de las empresas.

Posiblemente si la pregunta fuera qu es una empresa? Usted me respondera una organizacin con fines de lucro. Pero la respuesta correcta, luego de lo que hemos visto, es la siguiente: una empresa es una interrelacin de roles (puestos de trabajo, reas o departamentos) que buscan obtener una supervit, que por lo general es econmico. Tambin podemos decir que: empresa es un conjunto de partes que se interrelacionan para obtener un fin comn. A qu se considera un negocio? Podemos decir que un negocio es una organizacin que combina entradas de recursos (materias primas, capital, mano de obra, habilidades administrativas, etc.) para obtener resultados (por lo general, beneficios). La transformacin de las entradas de recursos en resultados de salida, implican el proceso de transformacin que se debe administrar.

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MODELO INSUMO PRODUCTO (Enfoque Sistmico)

Ciclo de la actividad Resultado (Producto)

Recursos

Proceso de transformacin

Retroalimentacin o feed back Medio externo o entorno

Dentro de las organizaciones que nos competen, las empresas, generan beneficios para quienes las constituyeron y para los que desarrollan los distintos roles. Cmo est estructurada la organizacin? Por lo general a las empresas se las puede graficar como una pirmide donde se definen los distintos niveles jerrquicos (los niveles representan el orden preestablecido por quienes definen la estructura). El nivel superior es donde se encuentran los responsables mximos dentro de la organizacin (pueden o no estar los propietarios y/o dueos, socios, accionistas, etc. ubicados en este rol). En el nivel de mandos medios se encuentran, por lo general, los gerentes de reas. En los niveles operativos es donde se encuentran los operadores del sistema.

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LOS NIVELES JERRQUICOS ORGANIZACIONALES

Nivel superior Niveles jerrquicos Nivel de mandos medios

Nivel operativo

Qu es la administracin entonces? Usted puede entrar en Internet y hacer esta pregunta, recibir tantas respuestas como autores han escrito sobre el tema, es decir cientos de interpretaciones. Nosotros tomaremos aquella que dice que La administracin es el proceso de crear, disear y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Es necesario ampliar esta definicin bsica: Como administracin, las personas (los administradores) realizan funciones administrativas de planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control. La administracin se aplica en todo tipo de organizacin. Es aplicable a los administradores en todos los niveles jerrquicos. La meta de todos los administradores en todos los niveles jerrquicos es crear un supervit. La administracin se ocupa de la productividad; esto implica sinergia, eficacia y eficiencia.

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Dentro de las organizaciones quien ejecuta o ejerce un rol debe desempear todas las funciones administrativas, cabe aclarar que el tiempo que le dedicar a cada una de ellas ser diferente en relacin directa al puesto que ocupe dentro de la organizacin. Antes de continuar con el desarrollo me gustara preguntarle qu interpreta usted por autoridad y qu por poder. Le podra preguntar en el grupo familiar que usted tiene cerca, quin tiene autoridad el padre o el hijo? Posiblemente usted me dira el padre. Pero en realidad ambos tiene autoridad lo que cambia es el rol y del papel es quien depende la autoridad. Podemos definir a la autoridad como la capacidad del individuo de tomar decisiones. Es un poder limitado por el rol que se desempea en la organizacin. Este concepto est ligado al de responsabilidad, el grado de autoridad de un individuo que ocupa un rol se mide por el nivel de responsabilidad que tiene el mismo. Por otro lado, siguiendo con el ejemplo de la familia quin tiene poder?, el padre o el hijo? Posiblemente que si estamos en una juguetera o en un kiosco de golosinas, me dira que el hijo. El poder es la capacidad de cambiar el comportamiento del otro. El poder no es del individuo sino del cargo o rol que se ocupa. Es decir que en este caso el padre tiene el poder por el solo hecho de ocupar ese rol, aunque el hijo con su grado de persuasin haga que el padre cambie de opinin. Las funciones administrativas se desarrollan en todos los niveles organizacionales: El planificar significa definir a dnde se desea llegar (objetivo o resultado esperado) y la forma para alcanzarlo. El organizar es identificar la estructura intencional de los roles necesarios para lograr de forma eficiente los resultados esperados a travs del camino seleccionado. Integrar el personal implica llenar y mantener ocupados los puestos en la estructura organizacional. El dirigir consiste en influir sobre las personas para que contribuyan en la obtencin de las metas u objetivos de la organizacin y los individuales; se refiere a la interrelacin de las personas. El control implica medir y corregir el desempeo individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes.

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LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS EN LOS NIVELES ORGANIZACIONALES

Planificar

Organizar

Controlar

Nivel superior Niveles jerrquicos Nivel de mandos medios Nivel operativo

Dirigir

Lo invito a que piense en lo que hace da a da, en todas las organizaciones en las que participa,

por ejemplo en un juego (ftbol, cartas, etc.), en su casa, trabajo, etc. en todas ellas: usted siempre realiza la misma actividad?, tiene idntica autoridad?, es responsable de las mismas cosas?, tiene igual poder? Es importante que identifique los roles en cada organizacin y que se ubique en ellas en la posicin que usted personalmente ocupa, de esa forma podr analizar los componentes que seguiremos desarrollando. Los administradores tambin poseen habilidades administrativas, que se las puede identificar como: La habilidad tcnica es el conocimiento y la destreza para realizar actividades que incluyan mtodos, procesos, procedimientos y prcticas. Es decir trabajar con determinadas herramientas y tcnicas. La habilidad humana es la capacidad de trabajar con personas; representa la potencialidad para el trabajo en equipo. La habilidad conceptual es la capacidad de ver la imagen de conjunto, de reconocer los elementos de una situacin y su nivel de relacin.

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La habilidad de diseo es la capacidad de solucionar los problemas en forma tal que se beneficie la organizacin o empresa.

LAS HABILIDADES ADMINISTRATIVAS EN LOS NIVELES ORGANIZACIONALES

Nivel superior Niveles jerrquicos


Habilidades Tcnicas

Habilidades Conceptuales y de Diseo

Nivel de mandos medios

Habilidades Humanas

Nivel operativo

Como usted puede observar el administrador en todos los niveles organizacionales debe ejecutar

tanto las funciones administrativas como las habilidades. Es decir, que en todos los niveles jerrquicos se administra y por ende en cada uno de ellos los administradores (ya sean gerentes u operarios) deben construir el clima para que trabajando en grupos se logren las metas seleccionadas. Si ahora usted observa sus actividades en las distintas organizaciones en las que participa cotidianamente, es posible que identifique que utiliza de forma diferente cada una de estas habilidades y funciones segn el rol que est desempeando. El administrador debe lograr supervit, es decir obtener una diferencia entre los recursos necesarios y los resultados esperados. Muchas empresas obtienen esta diferencia siendo productivas. La productividad es la relacin ente resultados (productos) e insumos (recursos) dentro de un perodo con la debida consideracin de la calidad. Se puede expresar como:

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Pr oductividad =

resultados

(dentro de un tiempo dado, considerada la calidad ) insumos

Si usted analiza este cociente el resultado puede ser igual a 1 (uno) ello implica que no existe supervit. Cmo se puede mejorar la productividad? Haciendo que ese cociente sea mayor que uno. Aumentando los resultados con la misma cantidad de insumos, al disminuir los insumos manteniendo la misma produccin o aumentar la produccin y disminuir los insumos para cambiar el cociente de una forma favorable. Los conceptos de sinergia, eficacia y eficiencia colaboran para que la productividad (organizacional e individual) se desarrolle. La sinergia (recuerde el concepto de patrn sinergtico que analizamos anteriormente) es una propiedad de los sistemas que indica que la suma de las partes es distinta al todo. Desde el punto de vista de una organizacin empresarial (considerada un sistema abierto que se relaciona con un entorno) se puede decir que los individuos que ejecutan los roles deben superar lo esperado. Por ejemplo, cuntas veces usted debi realizar un trabajo en grupo para una materia, se reuni en una oportunidad con el grupo, tomaron algo y se distrajeron y el resultado fue negativo -no se termin el trabajo-. Ahora bien, se reuni con el mismo grupo en otra oportunidad y terminaron el trabajo antes de lo previsto. Que sucedi entonces? Existi sinergia positiva, es decir que lograron el objetivo con menos esfuerzo. La eficacia es el logro de los objetivos. La eficiencia es el obtener los resultados esperados con la menor cantidad de recursos. Por ejemplo, estudio una carrera y me recibo diez aos despus de lo previsto. En este caso somos eficaces (de eficacia). En cambio si estudio y me recibo en el tiempo indicado, somos eficientes (de eficiencia). Le recomiendo adems la lectura de los temas de las escuelas de administracin de la bibliografa bsica. Esto le permitir ir ampliando su conocimiento con respecto a la construccin de la ciencia de la administracin. Adems si desea ver como se consideraba la administracin y las organizaciones a comienzos de 1900 le recomiendo vea la pelcula Tiempos modernos de Charles Chaplin, es suficiente que vea hasta cuando al protagonista se lo lleva la polica detenido. En ese tramo usted podr analizar los conceptos de organizacin, autoridad, poder, productividad, eficiencia, eficacia, entre otros.

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