LAS COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS La empresa XY, enva y recibe permanentemente cartas de solicitud, cotizacin, oferta, remesa, reclamacin

y ajuste. Adems, los funcionarios recurren a los memorandos para dar instrucciones, solicitar informes, pedir accin, llamar la atencin, destacar y muchos otros motivos relacionados con el personal interno. Algunos de estos mensajes generan informes con respuestas breves. De otra parte, en forma ocasional se producen mensajes de felicitacin, condolencia, agradecimiento y parabienes que algunas veces de dirigen internamente y otras tienen destinos diferentes. Par su envo se recurre al correo tradicional, al fax, al correo electrnico y a la entrega personal, pero en todos los casos el xito de la comunicacin radica primordialmente en su claridad y precisin. Saber redactar una carta, un memorando o un mensaje cualquiera garantiza relaciones comerciales y personales ptimas. Caractersticas de una comunicacin efectiva Una comunicacin es efectiva cuando no se hacen necesarias nuevas comunicaciones aclaratorias, ni llamadas telefnicas para completar la informacin, ni juegos de ingenio o adivinanza para poder acertar en la interpretacin del mensaje, lo cual crea, mantiene o fortalece un clima de amistad y deseos de corresponder positivamente. Las caractersticas que deben comunicacin son, principalmente: tenerse en cuenta en una

CARACTERSTICAS DE LAS COMUNICACIONES EFECTIVAS 1. Asertividad Una comunicacin es asertiva cuando el tono empleado y las expresiones utilizadas despiertan sentimientos positivos, imprimen amistosidad, favorecen la imagen de la empresa y motivan a actuar de acuerdo con lo planteado en ella. Imprimen Asertividad a la comunicacin los comentarios positivos, las frases de saludo y despedida y expresiones como: Complacidos le informamos. Con mucho gusto le comunicamos. Es muy placentero informarles. Lamentamos comunicarles. Sentimos mucho lo ocurrido. Ejercicio De los siguientes prrafos de una carta determinada cul es el ms asertivo. Le informamos que su solicitud de crdito por $20.000.000 fue aprobada en el comit financiero. Por tanto, le sugerimos que se acerque por nuestras oficinas para los trmites correspondientes. Nos complace informarle que su solicitud de crdito por $20.000.000 fue aprobada en el comit financiero. Por tanto, le sugerimos que se acerque por nuestras oficinas para los trmites correspondientes. Ejercicio Aplcales Asertividad a los siguientes prrafos de carta: Le comunicamos que su solicitud de crdito por $20.000.000 no fue aprobada por el comit financiero. Por tanto, todas sus compras deber pagarlas de contado. Le informamos que en razn al excelente manejo de su crdito, hemos decidido ampliarlo en $10.000.000, para un total de $50.000.000. Esta ampliacin podr hacerla efectiva a partir de su prximo pedido. Le comunicamos que a partir del 1 de abril ser ascendido al cargo de supervisor de ventas. Esperamos que su desempeo siga siendo tan eficiente como hasta ahora. II. Modernismo

La terminologa de la correspondencia ha experimentado importantes innovaciones, que el redactor debe considerar cuando se comunica con sus clientes. La utilizacin en trminos obsoletos transmite una imagen negativa de la empresa. Entre otras expresiones podemos destacar las siguientes: OBSOLETAS Por medio de la presente, le informamos que Acusamos recibo de su carta Adjunto a la presente le El 30 de los corrientes Sin otro particular nos despedimos Apreciado doctor castro: Me dirijo a Usted para comunicarle del ao en curso Ejercicio Lee atentamente los siguientes prrafos y redctalos de nuevo para imprimirles modernismo. Por medio de la presente me dirijo a usted para informarle que a partir del 13 de los corrientes el seor Carlos Arturo Salas, Gerente Nacional de Ventas, estar de visita por la costa. Adjunto a la presente le envo un catlogo descriptivo de todos nuestros productos veterinarios, disponibles en nuestra bodega. Acusamos recibo de su carta del 15 de agosto del ao en curso, en la cual nos solicita informacin acerca de nuestros productos. MODERNAS - con mucho gusto le informamos que - Muchas gracias por su carta - Complacidos le enviamos - El 30 de marzo de 2___ - Hasta otra oportunidad - Cordial saludo, doctor castro. - complacido le comunico de 200__

enviamos

III.

Integridad

Algunas veces por falta de planeacin y otras por ligereza se envan mensajes incompletos que necesitan aclaraciones posteriores, con la consecuente prdida de tiempo y el enfado de los clientes. En los siguientes prrafos puede apreciarse la diferencia entre el primer mensaje, carente de informacin y el segundo que muestra integridad. Complacido le anexo cheque para cubrir el saldo de nuestra factura pendiente. Complacido le anexo el cheque 345-290-10 del Banco Nacional, por $850.000 para cubrir el saldo pendiente de nuestra factura 3948 del 10 de agosto de 200___ Ejercicio Analiza los siguientes prrafos y mejralos con los datos faltantes: Nos agrada informarle que su solicitud de crdito fue aprobada parcialmente. Por tanto, podr hacerlo efectivo a partir de la fecha. Le solicitamos nos despache con la mayor brevedad posible 50 pares de zapatos, por cuanto se aproxima la fecha de iniciacin de actividades escolares. Muy cordialmente le recordamos que su saldo a la fecha, por concepto de sus tres facturas pendientes de pago, es de $945.725. IV. Claridad

Se refiere a la necesidad de que el mensaje pueda entenderse sin esfuerzo alguno. Ello se logra cuando el lenguaje utilizado es el cotidiano y no se recurre al uso de abreviaturas, neologismos, extranjerismo o tecnicismos; las frases demasiado extensas, igualmente, lo hacen confuso. El empleo de la estructura lgica de la oracin y de los signos de puntuacin hacen ms sencilla la interpretacin de un mensaje. Compara los siguientes prrafos y verifica cmo el primero resulta confuso, mientras el segundo no exige esfuerzo para su comprensin. Por su import. Pedido, el 348-5, le expresamos nuestro agradecimiento, fechado el da de ayer. Procederemos, por Transportes Oriental; esta misma tarde a hacerle de su mercanca el despacho. Le expresamos nuestro agradecimiento por su importante pedido 348-5, del 3 de marzo de 20___. Esta misma tarde procederemos a hacerle el despacho de su mercanca, por Transportes Oriental. Ejercicio Analiza los siguientes prrafos y reescrbelos o mejora su puntuacin para optimizar su claridad. Con inmensa preocupacin; hemos venido observando, cmo en las ltimas semanas, su rendimiento laboral, ha descendido notoriamente; en razn a sus reiterados retrasos y ausencias injustificadas. Lamentamos inform. que la totalidad de n/ pedido de textos escol.lleg en mal estado. Por tanto, hemos decidido devolv., con la certeza de que uds. Encontrarn razonable tal procedim. Nos es grato confirmarles que para los seores Andrs Jimnez, Jorge Arciniegas y Olga Avellaneda, del 3 al 9 de mayo de 20___ hemos reservado 3 habitaciones sencillas.

V.

Eficiencia

En el contexto de la calidad total, la eficiencia es un elemento fundamental. Cada tarea debe ejecutarse de tal manera que garantice el logro de un efecto determinado, en un tiempo razonable a un costo aceptable. En relacin con la correspondencia, la eficiencia permite que cada frase y cada prrafo puedan ser entendidos sin tener que recurrir a otra frase o a otro prrafo. Por ejemplo, las siguientes frases carecen de eficiencia por necesitar otra informacin para su comprensin. La ciudad (en la correspondencia local, en la direccin del destinatario): es ms eficiente expresar el nombre propio de la ciudad. De los corrientes del ao en curso (en el cuerpo del mensaje para referirse a una fecha): es preferible precisar la fecha con da, mes y ao. Lo anunciado (en la lnea de anexo): es ms eficiente indicar el nmero de anexos o el nombre de lo anexado. Los siguientes prrafos ejemplifican el concepto, mostrando un caso de ineficiencia y otro de eficiencia: Complacidos le confirmamos que su mercanca fue despachada el 5 de los corrientes por el medio acostumbrado. Complacidos le confirmamos que su mercanca fue despachada el 5 de octubre de 200_ por Coordinadora Intermunicipal, con la gua 428X. Ejercicio Analiza los siguientes prrafos y secciones y reescrbelos para hacerlos ms eficientes. El 3 de junio del ao en curso el seor Pedro Pablo Bastidas renunci al cargo que vena desempeando desde el 4 de agosto del ao prximo pasado, para radicarse en su ciudad de origen. Popayn, 15 de agosto de 200__ Seor Luis Carlos Solarte R. Gerente General Importaciones Ya Calle 38, 76 25 La ciudad Complacido le adjunto un catlogo de los electrodomsticos disponibles en nuestros almacenes. Cualquier inquietud estaremos atentos a responder. Anexo: lo anunciado.

VI.

Brevedad

Consiste en ser directo, esto es, en decir todo lo que necesita expresrse, con el mnimo de palabras requeridas. No dar tantos rodeos para llegar al tema central. El destinatario difcilmente dispondr de tanto tiempo para dedicrselo a la lectura de mensaje extensos y fatuos. En los dos prrafos siguientes es posible verificar cmo el mismo mensaje ha sido expresado inicialmente con rodeos y luego en forma directa: Despus de un minucioso anlisis del manejo de su cuenta con nosotros, desde hace ms de 10 aos, cuando nuestra empresa apenas iniciaba operaciones en esta ciudad, habitada por gente emprendedora y honesta, nuestra Junta Directiva ha tomado la decisin de retribuir a su solvencia y seriedad, incrementando su crdito a $80.000.000 a partir del 1 de marzo de 200__. Complacidos le informamos que el monto de su crdito ha sido incrementado a $80.000.000, a partir del 1 de marzo de 200__ sinceras felicitaciones. Acabamos de abrir un almacn de implementos de ingeniera en un lugar muy estratgico de la ciudad, frente a la Facultad de Ingeniera de la Universidad Nacional y tenemos mucho inters en conocer sus condiciones de negociacin, con el propsito de dar comienzo a unas relaciones comerciales mutuamente provechosas. Nos complace informarles que en atencin a sus instrucciones dadas en su amable carta del 10 de noviembre de 200__, su mercanca correspondiente al pedido de temporada decembrina se envi el pasado lunes 15 de noviembre por la Transportadora del Sur, y fue amparada contra cualquier deterioro o prdida parcial o total, lo que le garantiza la disponibilidad de su mercanca en la fecha oportuna y en las mejores condiciones. En atencin a su reciente reclamacin por averas en la mercanca enviada por medio de Coordinadora de Inmediato, le informamos que hemos llegado a un acuerdo equitativo con la transportadora y, por tanto, abonaremos a su apreciable cuenta $180.000, suma que equivale al 15% del valor de la factura 3592-7 correspondiente a la mercanca averiada. Esperamos que esta solucin los satisfaga plenamente.

Comunicaciones internas y externas Realiza los siguientes ejercicios segn la caracterstica expuesta. Asertividad: 1. Ejercicio De los siguientes prrafos de una carta determinada cul es el ms asertivo. Le informamos que su solicitud de crdito por $20.000.000 fue aprobada en el comit financiero. Por tanto, le sugerimos que se acerque por nuestras oficinas para los trmites correspondientes. Nos complace informarle que su solicitud de crdito por $20.000.000 fue aprobada en el comit financiero. Por tanto, le sugerimos que se acerque por nuestras oficinas para los trmites correspondientes. 2. Ejercicio Aplcales Asertividad a los siguientes prrafos de carta: Le comunicamos que su solicitud de crdito por $20.000.000 no fue aprobada por el comit financiero. Por tanto, todas sus compras deber pagarlas de contado. Le informamos que en razn al excelente manejo de su crdito, hemos decidido ampliarlo en $10.000.000, para un total de $50.000.000. Esta ampliacin podr hacerla efectiva a partir de su prximo pedido. Le comunicamos que a partir del 1 de abril ser ascendido al cargo de supervisor de ventas. Esperamos que su desempeo siga siendo tan eficiente como hasta ahora. I Modernismo 3. Ejercicio Lee atentamente los siguientes prrafos y redctalos de nuevo para imprimirles modernismo. Por medio de la presente me dirijo a usted para informarle que a partir del 13 de los corrientes el seor Carlos Arturo Salas, Gerente Nacional de Ventas, estar de visita por la costa. Adjunto a la presente le envo un catlogo descriptivo de todos nuestros productos veterinarios, disponibles en nuestra bodega. Acusamos recibo de su carta del 15 de agosto del ao en curso, en la cual nos solicita informacin acerca de nuestros productos. III. Integridad 4. Ejercicio Analiza los siguientes prrafos y mejralos con los datos faltantes: Nos agrada informarle que su solicitud de crdito fue aprobada parcialmente. Por tanto, podr hacerlo efectivo a partir de la fecha.

Le solicitamos nos despache con la mayor brevedad posible 50 pares de zapatos, por cuanto se aproxima la fecha de iniciacin de actividades escolares. Muy cordialmente le recordamos que su saldo a la fecha, por concepto de sus tres facturas pendientes de pago, es de $945.725. IV. Claridad 5. Ejercicio Analiza los siguientes prrafos y reescrbelos o mejora su puntuacin para optimizar su claridad. Con inmensa preocupacin; hemos venido observando, cmo en las ltimas semanas, su rendimiento laboral, ha descendido notoriamente; en razn a sus reiterados retrasos y ausencias injustificadas. Lamentamos inform. que la totalidad de n/ pedido de textos escol.lleg en mal estado. Por tanto, hemos decidido devolv., con la certeza de que uds. Encontrarn razonable tal procedim. Nos es grato confirmarles que para los seores Andrs Jimnez, Jorge Arcinigas y Olga Avellaneda, del 3 al 9 de mayo de 20___ hemos reservado 3 habitaciones sencillas. v. Eficiencia 6. Ejercicio Analiza los siguientes prrafos y secciones y reescrbelos para hacerlos ms eficientes. El 3 de junio del ao en curso el seor Pedro Pablo Bastidas renunci al cargo que vena desempeando desde el 4 de agosto del ao prximo pasado, para radicarse en su ciudad de origen. Popayn, 15 de agosto de 200__ Seor Luis Carlos Solarte R. Gerente General Importaciones Ya Calle 38, 76 25 La ciudad Complacido le adjunto un catlogo de los electrodomsticos disponibles en nuestros almacenes. Cualquier inquietud estaremos atentos a responder. Anexo: lo anunciado.

VI

Brevedad

Consiste en ser directo, esto es, en decir todo lo que necesita expresrse, con el mnimo de palabras requeridas. No dar tantos rodeos para llegar al tema central. El destinatario difcilmente dispondr de tanto tiempo para dedicrselo a la lectura de mensaje extensos y fatuos. En los dos prrafos siguientes es posible verificar cmo el mismo mensaje ha sido expresado inicialmente con rodeos y luego en forma directa: Despus de un minucioso anlisis del manejo de su cuenta con nosotros, desde hace ms de 10 aos, cuando nuestra empresa apenas iniciaba operaciones en esta ciudad, habitada por gente emprendedora y honesta, nuestra Junta Directiva ha tomado la decisin de retribuir a su solvencia y seriedad, incrementando su crdito a $80.000.000 a partir del 1 de marzo de 200__. Complacidos le informamos que el monto de su crdito ha sido incrementado a $80.000.000, a partir del 1 de marzo de 200__ sinceras felicitaciones. Acabamos de abrir un almacn de implementos de ingeniera en un lugar muy estratgico de la ciudad, frente a la Facultad de Ingeniera de la Universidad Nacional y tenemos mucho inters en conocer sus condiciones de negociacin, con el propsito de dar comienzo a unas relaciones comerciales mutuamente provechosas. Nos complace informarles que en atencin a sus instrucciones dadas en su amable carta del 10 de noviembre de 200__, su mercanca correspondiente al pedido de temporada decembrina se envi el pasado lunes 15 de noviembre por la Transportadora del Sur, y fue amparada contra cualquier deterioro o prdida parcial o total, lo que le garantiza la disponibilidad de su mercanca en la fecha oportuna y en las mejores condiciones. En atencin a su reciente reclamacin por averas en la mercanca enviada por medio de Coordinadora de Inmediato, le informamos que hemos llegado a un acuerdo equitativo con la transportadora y, por tanto, abonaremos a su apreciable cuenta $180.000, suma que equivale al 15% del valor de la factura 3592-7 correspondiente a la mercanca averiada. Esperamos que esta solucin los satisfaga plenamente. Ejercicio Analiza los siguientes prrafos y encuentra la idea central para que puedas reescribirlos en forma breve. Acabamos de abrir un almacn de implementos de ingeniera en un lugar muy estratgico de la ciudad, frente a la Facultad de Ingeniera de la Universidad Nacional y tenemos mucho inters en conocer sus condiciones de negociacin, con el propsito de dar comienzo a unas relaciones comerciales mutuamente provechosas.

Nos complace informarles que en atencin a sus instrucciones dadas en su amable carta del 10 de noviembre de 200__, su mercanca correspondiente al pedido de temporada decembrina se envi el pasado lunes 15 de noviembre por la Transportadora del Sur, y fue amparada contra cualquier deterioro o prdida parcial o total, lo que le garantiza la disponibilidad de su mercanca en la fecha oportuna y en las mejores condiciones. En atencin a su reciente reclamacin por averas en la mercanca enviada por medio de Coordinadora de Inmediato, le informamos que hemos llegado a un acuerdo equitativo con la transportadora y, por tanto, abonaremos a su apreciable cuenta $180.000, suma que equivale al 15% del valor de la factura 3592-7 correspondiente a la mercanca averiada. Esperamos que esta solucin los satisfaga plenamente.

CORRECCIN Se refiere a la aplicacin de todos los preceptos del lenguaje, la ortografa, la puntuacin y la acentuacin. Un mensaje con errores produce una impresin muy negativa en el lector. Los vicios lingstica ms comunes son: Solecismo Dequesmo Lesmo Que galicado Mal uso del gerundio Redundancias Falta de Propiedad Analiza los siguientes prrafos, y verifica la manera como se corrigieron en el segundo, los errores que se cometieron en el primero: Muy sinceramente, les pedimos disculpas por el retraso involuntario en el pago de nuestras obligaciones. En los prximos das les estaremos enviando el cien por ciento del valor adecuado a la fecha, agradecindoles su comprensin. Muy sinceramente les ofrecemos disculpas por el retraso involuntario en el pago de nuestras obligaciones. En los prximos das les enviaremos el ciento por ciento del valor adeudado al 31 de diciembre de 2008. Muchas gracias por su comprensin. Ejercicio Analiza y corrige los siguientes prrafos en los que se han cometido diferentes errores. Complacidos les informamos que nuestra industria automotor, al festejar su doceavo aniversario, a decidido utilizar partes manufacturadas en sus pas, en base a los pactos de cooperacin tecnolgica vigentes Para esto, el da 25 de mayo, el seor Jos Surez, Jefe de compras y/o el licenciado Carlos Morales, Jefe de Control de Calidad, le visitarn con el propsito de seleccionar las partes que estaremos utilizando en nuestros nuevos diseos. Esperamos de que no slo podremos iniciar una excelentes relaciones comerciales, si no que en un corto lapso de tiempo nuestros productos ocuparn un importante lugar en la Economa Internacional. PRINCIPALES ESCOLLOS LINGSTICOS Los errores lingsticos que se cometen diariamente en la comunicacin verbal y escrita son variados; sin embargo, muchas personas se excusan convencidas de que lo nico importante es que los entiendan. Tal actitud tiene nombre propio: mediocridad. En esta seccin analizaremos los escollos ms frecuentes, con el propsito de identificar la manera prctica de corregirlos. Solecismo Este vicio se refiere a la falta de sintaxis, error cometido contra la exactitud o pureza del idioma. Se denomina as porque en Sol, ciudad de Cilicia, se hablaba mal el griego. Los solecismos ms frecuentes se deben al mal uso de las preposiciones. As, en las comunicaciones comerciales son muy frecuentes expresiones tales como en base a y de acuerdo a, que deben corregirse con las formas: con base en, de acuerdo con. Ejercicio Entre las dos proposiciones escritas entre parntesis, elige la que consideres correcta. 1. 2. 3. 4. 5. Mi amigo acaba de comprar una olla (a/de) presin. El regalo para Mara ser un vestido (de/en) seda. Su estilo es diferente (al/del) de Jos. Juan y Roco quedaron (de/en) que vendran. Quiero conversar con usted respecto (de/a) nuestro contrato.

6. 7. 8. 9. 10.

La duea est preocupada (por/en) la venta de su casa. Escuche los argumentos (en/a) favor del proyecto. Deseo excusarme (ante/con) su padre. ste es el programa (a/por) desarrollar. Qued (de/en) venir esta tarde.

Dequesmo Se refiere al vicio de usar la expresin de que cuando solamente debe decirse que, o viceversa. Para evita este error resulta muy prctico convertir en pregunta aquello que se va a afirmar. Si la pregunta se inicia con la expresin de qu, la afirmacin tambin debe incluirla; pero si la pregunta se inicia nicamente con qu, la afirmacin slo incluye que, Ejemplos: a. Pienso Qu pienso? Pienso que vendr temprano b. Estoy convencido De qu estoy convencido? Estoy convencido de que lograremos el triunfo. Ejercicio

Aplica la tcnica de la pregunta y elige entre las dos alternativas escritas entre parntesis la expresin que consideres correcta. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Carlos piensa (que/de que) vender toda la mercanca. Todos estamos convencidos (que/de que) saldremos muy bin. Ruth Mery afirma (que/de que) no estuvo presente en ese momento. Rosa manifiesta (que/de que) cumpli la misin encomendada. Estoy seguro (que/de que) vendr esta tarde. Dora cree (que/de que) todo saldr satisfactoriamente. Luis dice (que/de que) ley todo el libro. Dudo (que/de que) venga temprano. El profesor informa (que/de que) no habr vacaciones. Juan est persuadido (que/de que) es preferible trabajar el sbado. Lesmo Consiste en usar las formas pronominales le, les cuando debieran usarse las formas lo, la, los, las. Las formas pronominales le, les deben utilizarse para referirse a un complemento (objeto) indirecto, y las formas lo, las, los las para referirse a un complemento (objeto) directo. Ejemplos: 1. Pedro da limosna al mendigo. A quin? Al mendigo (complemento indirecto) Pedro le da limosna. 2. Yolanda socorre al mendigo. Quin es el socorrido? El mendigo (complemento directo) Yolanda lo socorre. Nota: Con los verbos felicitar, invitar, esperar y visitar, siempre se emplearn las formas pronominales lo, la, los, las. Ejercicio Con base en la explicacin, elige entre las dos alternativas escritas entre parntesis la forma pronominal que consideres correcta. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Nuestro agente (le/la) visitar la prxima semana El comit (le/lo) invita a participar activamente. (Le/lo) agradezco tanta amabilidad. El Gerente (les/las) felicita a todas por igual. (Le/Lo) espero el prximo martes. Con esta carta, (les/los) envo mi cheque. (Le/Lo) compro toda la mercanca. (Le/Lo) vendo lo que usted necesite En este lugar no (le/lo) permiten fumar No sabe cunto (le/la extrao)

CORRECCIN

QUE GALICADO

Consiste en emplear el pronombre relativo que despus del verbo ser, en vez de los adverbios cmo (para referirse a la manera), donde (para referirse al lugar) y cuando (para referirse al tiempo). Ejemplos: INCORRECTO All es que vive. As es que me gusta Ayer fue que lleg CORRECTO - All es donde vive, All vive. - As es como me gusta As me gusta - Ayer fue cuando lleg Ayer lleg

Ejercicio Analiza y corrige las siguientes expresiones con que galicado. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. En Cali fue que vivi durante tres aos Hoy es que viene el Gerente de la compaa De esa manera es que prefiero jugar En esa empresa es que trabaja Jorge. El lunes fue que Ignacio se accident Despacio es que me gusta pintar En el Parque fue que sembraron los rboles En esta escuela es que estudia Juan La semana pasada fue que compr el computador Con lgrimas fue que se despidi.

MAL USO DEL GERUNDIO El gerundio debe usarse para referirse a otro verbo e indicar que las dos acciones se realizan simultneamente o que la accin expresada por el gerundio se ejecuta antes (y no despus) que la del otro verbo. Ejemplos: Pedro viene cantando (Al mismo tiempo que viene, canta) Subiendo al trono, salud a los sbditos. (Primero subi al trono y luego salud a los sbditos) CORRECTO - Escrib una carta para solicitar cotizacin - Envi una caja que contena libros. - Vend la finca y compr un auto.

INCORRECTO - Escrib una carta solicitando cotizacin - Envi una caja conteniendo libros - Vend la finca comprando un auto

Analiza las siguientes frases y corrige aquellas cuyo gerundio no est correctamente usado. Marina est cantando en el parque central Martha est estudiando en la Universidad Central de Caracas Gloria se cay, rompindose las piernas Jorge lleg corriendo y regres de igual manera El almacn despach una caja conteniendo juguetes

REDUNDANCIAS Este error consiste en utilizar palabras que ya estn implcitas en otras anteriores. Ejemplo: subir para arriba Ejercicio: Analiza las siguientes frases y elimina las palabras que sean redundantes. Mara se encontraba con Fernando en el aula de clase Armando no poda detener la hemorragia de sangre. No es suficiente con un mendrugo de pan. Estuvo preocupado durante un breve lapso de tiempo El dueo le orden entrar para dentro El jefe le sugiri salir para afuera Sufri un ataque cardiaco del corazn Es imposible detener a la muchedumbre de gente

CREACIN PERSONAL DE MENSAJES Nada ms significativo que un mensaje preparado personalmente para un destinatario en particular. Los programas de computador ofrecen la posibilidad de volver a utilizar con algunos cambios, mensajes enviados anteriormente, pero despierta grandes inquietudes sobre su impacto y efectividad. Redactar un mensaje no es complicado, slo requiere de ejercitacin y capacidad autocrtica. No puede pretender que una carta est lista al primer intento, sin uno o varios borradores previos. Cmo redactar un prrafo Una carta es un conjunto de prrafos estrechamente interrelacionados para ofrecer un mensaje integral. Cada prrafo desarrolla una idea importante y esencial, sin la cual la carta no sera completa. Por lo anterior, se recomienda a quienes van a redactar una carta los siguientes pasos: 1. Identificar claramente las ideas fundamentales que se quieren desarrollar. Pueden ser una, tres o mximo cuatro por carta. 2. Desarrollar cada idea en un prrafo, que la exprese en detalle y con claridad. 3. Interconectar los prrafos, para que el mensaje tenga unidad en la presentacin. Los prrafos pueden relacionarse con nexos o conectores. Trabajo en borrador El redactor, sobre todo con poca experiencia, sabe que los primeros intentos por escribir un mensaje son simples borradores que ameritan reiteradas revisiones y correcciones, para mejorarlos constantemente. Un borrador puede mejorarse al revisar la estructura gramatical, la puntuacin, la ortografa, la sintaxis y cada una de las caractersticas de la comunicacin eficiente. No hay que olvidar que todo, incluso lo bueno, puede mejorarse. Ejercicios de redaccin La capacidad de redactar puede desarrollarse, solamente se requiere mucha constancia para ejercitarse y humildad para autocriticarse. A continuacin se presenta un ejemplo del procedimiento que debe seguirse para la redaccin de una carta: Un cliente nos ha remitido un cheque para pagar una factura y deseamos expresarle las siguientes ideas esenciales. Deseamos agradecerle por habernos enviado el cheque. Estamos complacidos de poder contarlo entre nuestros mejores clientes Queremos ponernos nuevamente a sus gratas rdenes. Una vez definidas con exactitud cada una de las ideas, es ms sencillo redactar los prrafos: Muchas gracias por habernos remitido el cheque 3876-25 del Banco del Estado por $950.000 para pagar la factura 4776 del 3 de agosto de 2008 Realmente, nos sentimos muy complacidos de poder contarlo entre nuestros mejores clientes. Una vez ms queremos ponernos a sus gratas rdenes y esperamos recibir muy pronto sus importantes pedidos. Una vez preparado el borrador debe leerse y releerse para verificar que no queda nada por decir ni sobran expresiones. Y que o escrito rena las caractersticas de Asertividad, modernismo, integridad, claridad, eficiencia, brevedad y correccin. Ejercicio. Un cliente nos ha enviado la mercanca /pedido No. 252 de Tarjetas Extra. y queremos expresarle las siguientes ideas: Agradecerle el despacho de la mercanca segn el pedido No. 252 a tiempo. Que 1/3 parte de la mercanca lleg defectuosa y solicitamos la cambien. Se adjunta la mercanca defectuosa y se solicita el cambio en el menor tiempo posible.

EL CICLO DE LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL En el desarrollo de la actividad comercial se presentan diferentes clases de comunicaciones comerciales, que aunque pueden realizarse en forma telefnica muchas veces se prefiere hacerlas por medio de una carta o de un mensaje electrnico. En todos los casos ser importante identificar qu datos son fundamentales, para garantizar la mayor eficiencia en la comunicacin. Solicitudes de datos Generalmente el primer mensaje est relacionado con una solicitud de informes, de cotizacin o una consulta sobre diversos aspectos. A diario el correo lleva y trae correspondencia que pregunta y responde inquietudes sobre mltiples temas. Los empresarios necesitan saber acerca de los servicios que ofrecen las entidades bancarias y financieras, de la cobertura de las aseguradoras, sobre condiciones de una negociacin: plazos, intereses, garantas, exclusividades; sobre el comportamiento crediticio y solvencia de un posible cliente o el desempeo de un candidato a un cargo, en fin son innumerables los factores que generan la necesidad de comunicacin entre productos y suscripciones. Los interrogantes son muchos, y hay que saber a quin preguntar, cmo preguntar y por qu medio hacerlo. Acertar en el destinatario de los interrogantes es fundamental. Cuando la correspondencia llega al destinario equivocado puede quedarse sin respuesta, o pasar por muchos escritorios hasta llegar a manos de quien pueda contestar. Cmo preguntar se refiere el estilo y al tono con los que debe redactarse el documento para motivar una pronta y eficiente respuesta. Y por qu medio hacerlo, se refiere a la escogencia del recurso ms apropiado. Por ejemplo, muchas veces se preferir navegar por Internet en busca de la informacin requerida, otras veces se utilizar el correo electrnico, en otras ocasiones ser suficiente emplear el fax, el correo tradicional o el telfono. Si la solicitud de datos va a realizarse por medio de una carta, es muy importante saber expresarse, para facilitar la tarea del destinatario y motivarlo a responder oportunamente. Por tanto, conviene tener presente las siguientes sugerencias: Determinar a quin se dirige la solicitud para garantizar una respuesta acertada. Precisar el tipo de informacin que se desea y la finalidad Expresarse con mucha cordialidad y gratitud. Dejar abierta la posibilidad de informacin adicional pertinente a discrecin del informante. Si el beneficio es unilateral, adjuntar sobre con porte pagado y direccin para respuesta. Manifestar una actitud de reciprocidad y disponibilidad para servir de igual manera.

REDACCIN - SOLICITUDES DE DATOS Analiza los siguientes borradores de los prrafos centrales de dos cartas de solicitud de datos y sus respectivas respuestas: Dentro de tres meses recibir mi ttulo de bachiller en el Colegio Andino de Cali y aspiro seguir la carrera de ingeniera industrial. Por lo anterior, muy cordialmente les solicito me informen sobre los requisitos de ingreso a la facultad de ingeniera de esa universidad. Mucho les agradecer me enven la informacin que ustedes consideren necesaria para iniciar los trmites correspondientes. El seor Juan Carlos Olarte nos ha solicitado la apertura de un crdito por $50.000.000 y nos ha expresado sus relaciones comerciales con ustedes. Por tanto, mucho les agradeceremos nos informen, con carcter confidencial, acerca de la solvencia moral y econmica, y costumbres de pago del seor Olarte. Esperamos tener la oportunidad de poderles servir en futuras ocasiones. RTA. En atencin a su solicitud, complacidos le adjuntamos un boletn informativo, en el que se detallan los requisitos y trmites de ingreso a la Facultad de Ingeniera de esta Universidad. Cualquier precisin o informacin adicional que necesite, estaremos atentos a ofrecerla con mucho gusto. Esperamos poder contarlo entre nuestros alumnos a partir del prximo semestre. RTA. Complacidos les informamos que el seor Juan Carlos Olarte, durante los 10 aos de actividad comercial con nuestra empresa, ha demostrado una gran solvencia moral y econmica. Siempre ha respondido puntualmente a todos sus compromisos crediticios y se ha hecho acreedor a toda nuestra confianza. Estaremos atentos a ofrecerles, con mucho gusto, cualquier otra informacin que requieran.

EJERCICIO

Prepare dos cartas de solicitud de datos y sus respectivas las siguientes situaciones. 1.

respuestas,

para

En los prximos das abrirs un almacn de electrodomsticos y deseas conocer las condiciones de negociacin de un fabricante. Deseas asegurar el almacn y quieres informacin al respecto.

2.

COTIZACIN, PEDIDO REMESA Cuando las empresas y las personas independientes necesitan un producto o un servicio, por lo general prefieren solicitar inicialmente varias cotizaciones sobre precios, descuentos, garantas, forma de entrega y dems datos pertinentes, de tal manera que pueda escogerse la mejor opcin. Despus de seleccionada la mejor alternativa, el interesado procede a hacer su pedido, y el vendedor, a despachar la mercanca y prestar el servicio requerido, lo que origina una factura y luego una remesa. Nuevamente, sin olvidar las posibilidades del correo electrnico, ha de reconocerse que la carta sigue siendo en muchas ocasiones la forma ms prctica para solicitar una cotizacin. Luego vendr el pedido, que pueda efectuarse a travs de una forma preimpresa o de una carta, y posteriormente el despacho que se acompaa de otra forma preimpresa o de otra carta. Si la carta es la alternativa, debe tenerse en cuenta las siguientes recomendaciones: Al solicitar una cotizacin debe describirse con exactitud el producto o servicio deseado, la cantidad y la urgencia con que es requerida y la direccin, nmero de fax o correo electrnico al cual debe enviarse la respuesta. Al enviar la cotizacin, ya sea por carta o en forma preimpresa, es necesario identificar completamente el producto o servicio, indicar el precio unitario y total, especificar el IVA y dems sobrecargas o descuentos, si los hay; sealar la disponibilidad del producto o servicio, determinar quin corre con los gastos de transporte y seguros, e indicar la forma de pago y el periodo de validez de la cotizacin. Al hacer un pedido es importante mencionar la cotizacin, identificar con exactitud el producto o servicio, indicar la cantidad y la forma de despacho requerida, la direccin exacta donde debe despacharse y la manera de pago. Cuando se despacha, se entrega una nota de remisin o la factura correspondiente, en la cual se describe el producto o servicio, la cantidad, el precio parcial y tota, el IVA, cargos adicionales, descuentos y forma de pago. Al hacer el pago de la factura, mediante una remesa interbancaria, un cheque, una consignacin, una carta de crdito o cualquier otro sistema, debe estar acompaado de una carta explicativa en la que se especifique el nmero de factura y la fecha en que desea pagar. EJERCICIOS Analiza los siguientes borradores de los prrafos centrales de las cartas de solicitud de cotizacin, envo de cotizacin, pedido y remesa. SOLICITUD DE COTIZACIN Muy cordialmente le solicito me coticen los siguientes textos: 10 Rojas: Redaccin comercial estructurada ISBN 958-600-045-1 10 Basulto: Ortografa actualizada ISBN 958-601-571-5 10 Revilla: Gramtica espaola moderna ISBN 958-601-521-9 Adicionalmente, deseo conocer la forma de pago, el medio utilizado para el despacho y el tiempo de entrega. COTIZACIN Complacidos les anexamos la cotizacin 345-6, vlida hasta el 30 de agosto de 2009 Como podrn verificarlo, les estamos ofreciendo un descuento del 20% por pago de contado. Esperamos recibir su pedido para proceder de inmediato a su despacho

 PEDIDO Les solicito el favor de despacharme, de acuerdo con su cotizacin 345-6 del 30 de enero de 2009, los siguientes textos: Detalle 10 Rojas: Redaccin comercial Estructurada, ISBN 958-600-045-1 10 Basulto: Ortografa actualizada ISBN 958-601-571-5 10 Revilla: Gramtica espaola Moderna ISBN 958-601-521-9 Subtotal Menos descuento 20% Ms flete 3% Total V. Unitario 9.800 9.500 10.000 V. Total $98.000 $ 95.000 $100.000 $293.000 58.000 7.032 $ 241.432

Mucho les agradecer el despacho inmediato de este pedido a la siguiente direccin: Transversal 68A, 1 88 Santaf de Bogot. REMESA Complacido les adjunto el cheque 348732-6 de Banco del Estado por $241.432 para pagar la factura 726-3 del 5 de febrero de 2009. Mucho les agradezco la prontitud con que fue atendido mi pedido y la excelencia de sus textos. Espero en un futuro prximo hacerles nuevos pedidos. Ejercicio Redacta los borradores de cartas para las siguientes situaciones: 1. Deseas solicitar cotizacin de algunos muebles que aparecen en el catlogo de Muebles Calidad. Las referencias son: Escritorio gerencial MS-7324 Silla gerencial RT-836-x Mesa auxiliar LZ -714 Biblioteca 12-M-237

2. Prepara la cotizacin con precios actuales y condiciones de negociacin. 3. Elabora carta de pedido 4. Enva un cheque para pagar la factura y prepara la carta de remesa.

CRDITO, COBRANZA, RECLAMO Y AJUSTE Actualmente gran parte de las transacciones comerciales se efectan a crdito. Para ello, algunas veces se recurre al pago con tarjetas de crdito, que representan crditos automticos otorgados por los bancos o entidades financieras que proporcionan las tarjetas pero en otras ocasiones es necesario solicitar la aprobacin de un crdito directamente a los proveedores, por lo que suele recurrirse a la carta de solicitud de crdito, como primer paso. Una vez otorgado el crdito cuando el clientes por distintas razones con cumple con los compromisos de pago adquiridos, se hacen necesarias las cartas de cobro, que en ocasiones deben ser reiteradas, desde el simple recordatorio hasta la advertencia de un cobro judicial. Pero cuando la falla est por los lados del proveedor, y la mercanca llega incompleta, cambiada, averiada o con retrasos, o el servicio ofrecido no satisface al cliente, se originan las cartas de reclamo. De otra parte, tanto los pagos anticipados como la imposibilidad de cambiar la mercanca averiada entre otras causas, originan descuentos en el valor de la factura, que requieren ajustes en la contabilidad y que se confirman al cliente a travs de una carta de ajuste. Si efectivamente se recurre a la carta, ya sea enviada por fax, correo electrnico o correo tradicional, deben tenerse en cuenta las siguientes sugerencias: Las solicitudes de crdito deben expresarse en un lenguaje positivo y motivante; deben indicar el monto deseado, el plazo requerido y la forma cmo va a invertirse, si hay lugar a esto; adems se ofrecen las garantas de pago, haciendo mencin al cumplimiento de otros crditos. Generalmente, la carta de solicitud de crdito se acompaa de un formulario provisto por la empresa que otorga el crdito. Las respuestas a tal solicitud pueden indicar la probacin o desaprobacin del crdito o su aplazamiento. En los tres casos, las cartas deben dirigirse muy positivamente. En caso de aprobacin indicar el monto, los plazos y la financiacin. En el segundo y tercer casos indicar las nuevas posibilidades o alternativas que se ofrecen. Si hay lugar a cartas de cobro, inicialmente se formula un simple recordatorio; luego, se hace una invitacin al cliente para que exprese las causas del incumplimiento y fije nuevos compromisos de pago; si hay persistencia en el incumplimiento, se comunica la decisin de iniciar un coro judicial y las consecuencias que esta accin le ocasionara. Cuando hay motivo para cartas de reclamo, stas deben expresar claramente el origen del reclamo y solicitar o plantear las alternativas de solucin. Las cartas de ajuste deben indicar claramente el concepto, el nmero de la factura afectada y el valor exacto que se ajustar en la cuenta del cliente. Taller Crdito, cobranza, reclamo y ajuste Solicitud de crdito solicitud de las integridad, qu

Analiza los siguientes borradores de los prrafos centrales de las cartas de crdito, cobro, reclamo y ajuste. Trata de mejorarlos, teniendo en cuenta caractersticas de las comunicaciones efectivas: Asertividad, modernismo, claridad, eficiencia, brevedad y correccin (solecismo, dequesmo, lesmo, galicado, mal uso del gerundio, redundancias y falta de propiedad).

A partir del 1 de marzo abriremos nuestro nuevo local en el Centro Comercial Primavera, donde seguiremos ofreciendo toda clase de instrumentos musicales. Por lo anterior, les solicitamos nos otorguen un crdito por $50.000.000 representados en instrumentos de su produccin, los cuales respaldaremos con letras de cambio o pagars a 30, 60, 90 y 120 das de vencimiento. Complacidos les anexamos el formulario provisto por ustedes, del cual queremos destacar nuestro historial de cumplimiento con otras compaas, dispuestas a brindarles referencias comerciales.

Aprobacin de crdito

Nos complace informarles que nuestro comit de crditos aprob su solicitud y les otorg un crdito hasta por $50.000.000 que debern respaldar con letras de cambio a 30, 60, 90 y 120 das. Por tanto, a partir de la fecha pueden hacernos sus pedidos de instrumentos musicales, con la seguridad de que les permitir satisfacer a sus clientes ms exigentes. Confiamos que ste ser el inicio de unas excelentes relaciones comerciales. Negacin de crdito

Lamentamos informarles que por motivos financieros nos hemos visto abocados a suspender los crditos durante algn tiempo. Deseamos que en un futuro prximo podamos responder positivamente a su inters, e iniciar relaciones crediticias con ustedes. Por ahora esperamos tener el placer de atender sus pedidos de contado, con nuestros descuentos especiales. Primer cobro

Le recordamos que hace 10 das se venci el plazo de pago de su crdito con nosotros, correspondiente a la factura 8792-5 del 30 de noviembre de 2008. Estamos convencidos de que tal retraso debe haberse motivado por circunstancias ajenas a su voluntad. Sin embargo, nos preocupa su silencio. Esperamos recibir el pago en los prximos 5 das y que nuestras relaciones continen siendo mutuamente beneficiosas. Segundo cobro

Hace 15 das le enviamos nuestra carta en la que le recordbamos el vencimiento del plazo para el pago de su factura 8792, sin que hasta el momento hayamos obtenido su respuesta. Por tanto, queremos nuevamente expresar nuestra gran preocupacin y nuestro sincero inters en conocer las razones que han motivado el incumplimiento y la manera como podramos ayudarle. Deseamos que nuestras relaciones comerciales no se vean afectadas y que podamos continuar haciendo negocios. Tercer cobro

Puesto que a pesar de nuestras reiteradas cartas, usted no ha dado respuesta alguna y su deuda an sigue sin ser cubierta, lamentamos informarle que el prximo 5 de marzo de 2009, pasaremos su cuenta a nuestros abogados. Como comprender los trmites judiciales le ocasionarn muchas molestias y gastos adicionales que usted podr evitar si efecta su pago antes del 5 de marzo. Mucho lamentamos, igualmente, que se vea afectado su prestigio comercial con la cancelacin de su crdito con nosotros. Pngase al da y disfrute de los beneficios del crdito.

Carta de reclamo

Lamentamos informarle que la mercanca perteneciente a nuestro pedido 378 del 5 de Febrero de 2009, lleg incompleta. Nos hicieron falta dos sillas referencia MS-1453 y una mesa referencia TL-467, pesar de estar facturadas. El resto de la mercanca lleg en perfecto estado. Les solicitamos el favor de despacharme con la mayor rapidez posible la faltante. a

mercanca

Ajuste $186.000, 10 de

Complacidos les informamos que hemos abonado a su apreciable cuenta por concepto de descuento por pronto pago de la factura 4876-5 del enero de 2009.

Esperamos seguir contando con su confianza de siempre y le deseamos muchos xitos empresariales. Anexo encontrar nuestro reciente catlogo en el que se presentan nuestros ltimos diseos en muebles. Ejercicio 1. Necesitas pedir un crdito para surtir un nuevo local de distribucin de electrodomsticos. El monto solicitado es de $300.000.000. 2. Prepara una respuesta de aprobacin de crdito. 3. Prepara una respuesta de negacin de crdito. 4. Redacta tres cartas de cobro para enviar a un cliente cuya obligacin por $450.000 se venci. 5. Elabora una carta de reclamo porque lleg averiada parte de la mercanca correspondiente al pedido 426 del 23 de enero de 2009. 6. Prepara una carta para informar sobre el abono de $726.000 a la cuenta, como indemnizacin por deterioro de la mercanca.