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ESTUDIOS PREVIOS PARA ADQUISICION DE BIENES SERVICIOS

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Doctora: VIVIANA MENESES Gerente HOSPITAL SIMON BOLlVAR

GRUPO FUNCIONAL CONTRAT ACION

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REF: ESTUDIOS PREVIOS PARA LA ADQUISICION DE DISPOSITIVOS MEDlCOS . CARDlOLOGIA

En el presente escrito expongo para su conocimiento el estudio referenciado asi:

l.

DEFINICiN DE LA NECESIDAD CONTRATACiN:

QUE LA ENTIDAD PRETENDE

SATISFACER

CON LA

El Hospital Simn Bolvar 111 Nivel ESE requiere contratar la adquisicin de DISPOSITIVOS MEDICOS PROCEDIMIENTOS DE CARDIOLOGIA, conciba bajo los parmetros calidad, de Buenas Prcticas de Manufactura, Certificado de Capacidad de almacenamiento y Acondicionamiento, Registros Sanitarios y Clasificacin del dispositivo mdico segn riesgo. El Hospital debe disponer en cantidad suficiente de dispositivos mdicos para la atencin de sus pacientes hospitalizados, ambulatorios. Estos deben cumplir con lo establecido en el Decreto 4725 de 2005, Resolucin 4816 de 2008, Resolucin 1043 de 2006, Decreto 4562 de 2006 y dems relacionados, en aras de asegurar la prestacin del servicio de salud, con criterios de eficiencia, oportunidad y calidad. Es necesario disponer de Dispositivos Mdicos que cumplan con los requisitos normativos, para brindar seguridad y cubrir las necesidades de los usuarios y garantizar una mejor capacidad de respuesta ante la demanda de los servicios y de forma especial impactar en la seguridad del paciente corno pilar fundamental para el logro de calidad propuestos por la organizacin a travs del proceso de mejoramiento continuo emprendido para implementar los estndares de Acreditacin dentro del Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad.

11.

DEFINICION TECNICA NECESIDAD

DE LA FORMA EN QUE LA ENTIDAD

PUEDE SATISFACER

SU

El Hospital satisface la necesidad antes descrita, mediante la contratacin de proveedores para la adquisicin de Dispositivos Mdicos para el Hospital como parte del cumplimiento de la Poltica Institucional de Seguridad del Paciente y en beneficio de las buenas prcticas C.I~n~iq.lS. . Como institucin que est realizando actividades encaminadas hacia .. cum lirniento de los

estndaresde habilitacin y acreditacin que garanticen las condiciones t'ldad;os

t.

mismos.

111,

CONDICIONES ESPECIALES DE LA CONTRATACION A CELEBRARSE

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ESTUDIOS PREVIOS PARA LA AOQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS

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GRUPO FUNCIONAL DE CONTRAT ACION

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A.

OBJETO El HOSPITAL SIMON SOLlVAR 111NIVEL E.S.E., est interesado en contratar a proveedores especializados, para realizar la adquisicin de Dispositivos Mdicos para satisfacer las necesidades de todos los servicios bajo parmetros de calidad, accesibilidad y oportunidad. El oferente deber presentar una propuesta tcnica para el suministro de los Dispositivos Mdicos para el almacn requeridos por el Hospital Simn Bolivar, de acuerdo a las especificaciones del cuadro anexo 1.

B. ESPECIFICACIONES

TCNICAS REQUERIDAS:

1. En caso de adjudicacin, el eventual proveedor deber entregar los Dispositivos Mdicos

segn la programacin o requerimientos establecidos por el Hospital, los cuales para todos los casos constituir parte integral del contrato. Esta programacin que es interna del hospital podr cambiar de acuerdo a sus necesidades y conveniencia. En todo caso, la entrega de Dispositivos Mdicos requeridos por el Hospital, deber realizarse por parte del Contratista, mximo dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a dicho requerimiento, excepto en los casos de urgencia vital o manifiesta cuya oportunidad de entrega deber ser inmediata. 2. Las entregas debern efectuarse en las instalaciones del Hospital Simn Bolvar - Empresa Social del Estado, en la Bodega del Almacn con cargo al Contrato u orden de compra que se suscriba. En caso de urgencias vitales nocturnas, la entrega deber realizarse en la Bodega de la r- armacia El proveedor se compromete a realizar la reposmon de productos que resultaren deteriorados en el transporte de los mismos, o con defectos de calidad, empaque o conservacin, de cuyo reporte le haga el Hospital _.Almacn hasta setenta y dos (72) horas siguientes l la recepcin del producto, debiendo proceder a dicha reposicin dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes al mismo. En caso de urgencias vitales el cambio deber ser de manera inmediata. El proveedor no podr negarse a entregar los insumas aduciendo motivos de empaque o presentacin de fos mismos, adems no podr retrasar o cancelar las entregas por motivos de produccin, baja oferta, baja demanda, escasez en el mercado. trmites aduaneros y/o de importacin, licencias, vacaciones colectivas o variaciones en el precio de la oferta. En caso de fuerza mayor o caso fortuito que impida la entrega, el Proveedor deber realizar todas las gestiones necesarias para la consecucin y entrega del dispositivo medico al Hospital. El dispositivo mdico entregado por el Proveedor deber tener como mnimo un vencimiento no inferior a (18) meses o 75% de vida til. En caso de que el tiempo de vida til fijado en el Registro Invima sea inferior a dieciocho (18) meses, el Proveedor deber notificar por escrito al momento de la entrega al Hospital, mediante una comunicacin denominada CARTA DE COMPROMISO DE CAMBIO Y se obligar a realizar el cambio del dispositivo mdico en las unidades existentes en el Hospital cuando est cercano a la fecha de vencimiento. Por polticas del H9SpifaC~~ cinco (5) meses de anticipacin a la fecha de vencimiento del producto se ~.lflar al Ptoveedor, quien se obliga a asumir la recepcin y cambio del producto rep~~do teoro rcuenta las condiciones de almacenamiento especial como
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3.

4.

5.

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los que requieran cadena de trio. En caso de distribuidores cambio sujetas al laboratorio Fabricante.

no se aceptan politicas de

I,

El proveedor deber certificar Carla de compromiso de cambio de insumas de baja rotacin hasta por dos (2) aos o despus de la liquidacin del contrato. El proveedor deber garanlizar que los dispositivos mdicos entregados cuenten con etiquetas que contengan registro sanitario, lote. fecha de vencimiento y clasificacin, caractersticas tcnicas en el empaque primario y secundario de acuerdo a lo estipulado en el decreto 4725 del 2005. El oferente deber contar con una experiencia mnima de tres (3) aos en el suministro de dispositivos mdicos. para lal efecto deber aportar certificaciones expedidas por las empresas que hayan celebrado contrataciones con el proponente, con indicacin del objeto, cumplimiento y nivel de satisfaccin de cada uno.

8.

9.

10. Considerando que las cantidades de los dispositivos mdicos, aqu previstas, dependen de
las necesidades reales de consumo y rotacin del Hospital sern susceptibles de variacin, de manera que podrn disminuir o aumentar. con la respectiva deduccin de la cantidad estimada de otro u otros de los items contratados, siempre y cuando no sobrepase el valor contractual, quedando entonces, obligadO el PROVEEDOR corno lo acepta en el momento de suscribir el contrato, a despachar las canlidades que requiera el Hospital, sobre los insumas aqu contemplados.

11. Por necesidad del servicio el hospital podr solicitar cambio de dispositivos mdicos y/o
canldades contratadas durante la ejecucin del contrato, siempre y cuando no sobrepase el valor presupuestal

12. Todo producto deber facturarse por unidad. 13. El Hospital se reserva la facultad de contratar en bloque total, por producto o en forma parcial, segn las negociaciones y precios ofrecidos y evaluacin adelantada.

14. El Hospital Simn Bolvar E.S.E., realizar en primer trmino una evaluacin tcnica sobre
los productos cotizados y sern objeto de evaluacin econmica nicamente aquellos que cumplan con las normas aplicables.

15. Con la presentacin de la cotizacin, se entiende que el oferente acepta de forma integral
estas condiciones para participar en la presente solicitud y contratar segn sea el caso, con el Hospital.

16. El Proveedor deber entregar al Hospital Simn Bolvar siempre que sean necesario durante
la recepcin tcnica y administrativa el CERTIFICADO DE BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA vigente en la fecha de la presentacin de la cotizacin. En caso de depsitos y/o distribUidoresrna;%ristas presentar concepto sanitario expedido por la Secretaria Distrital de Salu,d1 Sec elaria de Salud del lugar de procedencia del oferente, dicho registro deber }@.toriza rloa.ralaventaYdistribUCinmayoriSla de dispositivos mdicos, adems anEt~ar copia d BPM (Buenas Prcticas de Manufactura) del la bocatorio fabricante en medio m'flgntico. ..;/

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17. Se deben especificar las caractersticas tcnicas de los elementos, unidad de medida, marca, pais de origen, valor unitario, si esta gravado por el impuesto de valor agregado (lVA), % dellVA o si son exentos de IVA y los dems datos estipulados por la institucin, 18. SOPORTE TCNICO.CIENTFICO: El Proveedor (tanto como para el Laboralorio fabricante como para los Distribuidores) suministrar apoyo tcnico-cientfico sobre el item ofrecido, cuando asl lo requiera el Hospital. Con cada producto contratado anexara el certificado de anlisis por cada lote de producto enviado al Hospital Simn Bolvar E.S.E con cada uno de los despachos realizados,

C. REGISTROS SANITARIOS DE INVIMA y FICHAS TCNICAS: 1. El Proveedor deber relacionar el registro sanitario del Invima por cada uno de los lems ofrecidos, garantizando su vigencia en la fecha de la presentacin de la cotizacin. Los proveedores deben certificar que sus registros sanitarios se encuentran vigentes a la fecha de evaluacin. El Hospital se reserva el derecho de verificar la informacin relacionada con la vigencia de dichos registros sanitarios. En el evento de encontrar la falta de expedicin o de vigencia del mismo registro para alguno de los terns ofrecidos, este no ser tenido en cuenta. El Proveedor deber presentar con la oferta copia legible del registro sanitario, adems deber presentar en CD-ROM, documentos escaneados o en formato PDF de los registros sanitanos en una carpeta denominada REGISTROS y de las fichas tcnicas en una carpeta denominada FICHAS de cada uno de los insumos coizados. El Proveedor deber presentar los correspondientes registros sanitarios vigentes y las fichas tcnicas de calidad por cada uno de los tems ofrecidos, dentro del trmino de cinco (5) dias siguientes a la legalizacin del contrato, en caso de no hacerlo, se har acreedor a la aplicacin de las mullas, sanciones administrativas, contractuales y efectividad de las plizas constituidas y el tem se le asignar al conzante que contine en la calificacin. Lo mismo ocurrir en caso de aportar uno diferente al real o sin vigencia. DEPSITOS YIO DISTRIBUIDORES: En caso de que el proveedor sea Depsito y/o Distribuidor, deber presentar la misma documentacin que solicitarn al Laboratorio productor, adicional a una carta expresa original del laboratorio en la cual se autorice al depsito y/o distribuidor la comercializacin de los insumos ofrecidos. En caso de no presentarla no se realizar el estudio sobre los productos que carezcan de esta documentacin El proveedor deber entregar al hospital carta expresa de aceptacin de condiciones de recepcin, aceptacin y reposicin de productos y/o insumos deteriorados o rechazados. (El Hospital har una recepcin tcnica y administrativa de los insumas suministrados segn manual de normas tcnicas de calidad .- guia tcnica de anlisis INVIMA).
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2.

3.

4.

5.

6.

El proveedor deber e~,re;ar al hospital carta expresa aceptando la evaluacin de proveedores. Dicha evaltl~n se t~dr en cuenta para posteriores invitaciones y/o para la continuidad o no del eventualconfto.~

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7.

El proveedor deber entregar al hospilal carta expresa donde se declare liempo de entrega de los productos solicitados LEAD TIME (Tiempo entre la solicitud y recepcin del producto en nuestras instalaciones), donde el oferente se comprometa a la entrega de productos y/o insumas solicitados en un mximo de 48 horas. El proveedor deber entregar al hospital carla expresa donde se acepte item por tem las condiciones de entrega y vencimiento establecidas en el presente pliego de las condiciones comerciales. Verificacin de las polticas y procedimientos para el manejo de devoluciones.

8.

9.

D. DESCRIPCION DE LOS BIENES O SERVICIOS A ADQUIRIR En anexo 1 se relaciona listado. E. PLAZO DE EJECUCiN El plazo de ejecucin del contrato ser con base a las disposiciones dadas por la Subgorencia Administrativa y se establecer en la minuta del Contrato. F. LUGAR DE EJECUCION En las sedes del hospital ubicadas en la: Calle 165 N7-06 Sede ubicada en la calle 104 N47 - 51

G. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO Los recursos con que cuenta el HOSPITAL SIMON SOLlVAR, para respaldar econmicamente la ejecucin del presente objeto a contratar provienen de los recursos asignados al presupuesto de la Entidad para la vigencia. H. FORMA DE PAGO La forma de pago y los requisitos inherentes sern los definidos Administrativa y se estipulara en la minuta del Contrato. por las Subgerencia

Previa presentacin de la factura correspondiente, certificado de cumplimiento suscrito por el Supervisor del Contralo y la acreditacin de pagos parafiscales de Ley.

IV.

GARANTIA UNICA

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En cumplimiento de la nor~ida vigente se exigir al contratista la constitucin a favor del HOSPITAL SIMON BO~~R de l?rantia nica expedida por una Compaa de Seguros

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L_------ ----__ --- legalmente establecida en Colombia y cuya pliza matriz est debidamente Superintendencia Financiera y que ampare los siguientes riesgos: Definidos por el rea de contratacin y relacionados en la minuta del Contrato. En caso de que el contrato se adicione, prorrogue, suspenda o cualquier otro evento en que fuere necesario, el CONTRATISTA se obliga a modificar las garantas. Igualmente, se pactaran en el contrato las clusulas de multas y penal pecuniaria del derecho comn y las excepcionales de terminacin, interpretacin y modificacin unilateral, as como la de caducidad. aprobada por la

V.

SUPERVISOR DEL CONTRATO La supervisin en la ejecucin del contrato estar a cargo del Almacenista del HOSPITAL SIMON BOLlVAR quien velar por la correcta ejecucin del objeto contractual, y certificar el cumplimiento a cabalidad de las obligaciones contractuales.

Por la atencin y colaboracin, gracias.

Atentamente,

GONZALO MEDINA CABALLERO Jefe de Almacn

Provec

Qf Luz Fnith Rodriguel Rasero