Manual del Usuario

Obtenga informacin oportuna y precisa

del estado de cuenta de sus clientes y
antigedad de su cartera.

2






















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Contenido
INTRODUCCION
Instalando el Programa
Informacin Tcnica, 6
Requerimientos en equipos, 6
Instalando el programa, 6
Actualizando el programa, 13
Registrando el programa, 14
Instalando una compaa, 15
Inicializando la Informacin Bsica
El Manejo de Pantallas - Generalidades, 19
Definicin de los archivos Bsicos, 23
Captura de la Informacin, 35
Informes, 35
Utilizando el Mdulo de Cartera
Captura de Cuentas por cobrar, 37
Captura de Documentos: Recibos y Notas, 39
Ayudas en Lnea, 41
Realizando algunos procesos en Cartera
Actualizacin, 42
Aplicacin de Documentos, 42
Intereses por mora, 43
Liquidacin, 44
Generacin Notas Dbito, 44
Transferencias, 45
Cierres, 45
Perodo, 45
4
Ao, 45
Depuracin Histricos, 46
Consolidacin, 46
Correccin de Identificadores, 47
Utilidades y Aplicaciones Externas
Copia de Soporte, 48
Restauracin de Informacin, 50
Cambio de clave, 51
Cambio fecha proceso, 52
Website de Mecosoft, 52
Correo, 53
Transferencias, 54
Mdulo Administrativo (Usuarios), 59
Importacin/Exportacin de Datos, 66
Consultas Dinmicas, 69
Conversin de Datos, 74
Utilidades Conversin Bases Datos, 79




5
INTRODUCCION
Posee usted en este momento una de las herramientas que mayor utilidad pueden brindar en la
operacin normal del mdulo de Cartera.
Dentro de las mltiples ventajas y caractersticas del mdulo CARTERA pueden
resaltarse las siguientes:
Archivo de clientes con posibilidad de manejar criterios como zona, vendedor por defecto,
tipo de clasificacin, cumplimiento y financiacin, entre otros.
Manejo de notas (dbito, crdito) y abonos por diferentes conceptos (codificados segn las
necesidades de cada compaa).
Manejo de anticipos.
Define los rangos de vencimiento de acuerdo con las polticas de cada compaa.
Cruce estricto entre documento fuente y documento destino.
Totales por vendedor (ventas, recaudos) para liquidacin de comisiones/consulta extractos.
Historia anual de clientes.
Extractos para los clientes.
Manejo de la CARTERA financiera (intereses y cuotas).
Actualizacin de movimiento en lnea.
Liquidacin de inters por mora.
Informacin para efectos tributarios como ventas, IVA, descuentos, retenciones y acumulado
bimensual de IVA.
Evita la redigitacin en Contabilidad.
Consulta inmediata del estado de una cuenta.
Manejo de comisiones por ventas y por recaudos.
Intereses por mora (Inters e IVA inters)
Manejo de histrico de movimiento.
Simplifica el manejo y control de las retenciones IVA e ICA.
Control por centros y subcentros de costos.
Control del cupo de crdito del cliente desde la captura.
6
Instalando el Programa
Informacin Tcnica
El programa de Cartera est desarrollado en Visual Basic 6.0 y los informes en Crystal Report
8.0.
Requerimientos en Equipos
El programa de Cartera debe disponer de las siguientes especificaciones:
Procesador Pentium de 500 Mhz o superior.
Windows 95 / 98 / NT / 2000 / XP, Novell Netware 5.0 en adelante
Internet Explorer 5.0 o superior instalado.
Mnimo 128 Mb. de memoria RAM.
Mnimo de espacio en disco: Antes de la instalacin: 500 Mb. Despus de la instalacin: 150
Mb.
El espacio en disco, tambin depende de la informacin que se maneje en los mecoproductos, ya que a
mayor informacin, es necesario ms espacio en disco.
Mouse.
Unidad de CD ROM.
Monitor a color, recomendado SVGA resolucin mnimo 800x600.
Instalando el Programa
Antes de instalar PRISMA, se debe sacar copia de soporte de los datos de los diferentes
mecoproductos que hayan instalados en cada uno de los equipos en el cual se va a instalar
PRISMA.
Cuando se haya revisado las especificaciones del equipo, se procede con la instalacin del
programa, siguiendo los siguientes pasos:
1. Insertar el CD en la unidad de CD.
2. Elegir desde el botn Inicio, la opcin "Ejecutar".
3. Escribir D:\SETUP u otra letra segn sea la unidad de CD. Aparece la pantalla inicial de
instalacin del PRISMA SIC. Para continuar, dar clic en el botn <Next>.
7

4. Aparece la pantalla donde muestra los trminos del contrato y pregunta si acepta o no el
contrato:

5. Seleccionar si se desea o no instalar el Acceso a Datos.

Si es la primera vez que se va a instalar la aplicacin es necesario instalar los componentes de
acceso a datos, si es una actualizacin de versin en el equipo, no es necesario instalar los
componentes de acceso a datos, por lo tanto se responde que NO y la instalacin se realizar
rpidamente.
Si se responde afirmativamente comienza a instalar los componentes. Si se responde
negativamente aparece la pantalla informativa donde muestra los componentes a instalar en el
respectivo orden.
<Back: Para volver
a la pantalla anterior
Yes: Para continuar
con la instalacin,
ya que indica que
acepta el contrato
No: Indica que no
acepta el contrato,
por lo tanto la
instalacin se
suspende
Si se da clic en el
botn <Cancel>, se
suspende la
instalacin
8

6. A continuacin, aparece la pantalla donde sugiere el directorio en el cual se instalarn todos los
archivos ejecutables de cada uno de los mdulos del programa:

Este directorio puede cambiarse con el botn <Browse>, teniendo en cuenta lo siguiente:
Si la instalacin es monousuario: Siempre se debe elegir un directorio en el disco duro.

Si el directorio elegido no existe, al dar clic en <OK>, aparece un mensaje indicando que el
directorio no existe y si se desea crearlo se debe elegir Si
Si el disco duro tiene varias
particiones, se puede elegir
cualquiera de ellas,
siempre y cuando tenga la
capacidad disponible
requerida. Por ejemplo si
se tiene una unidad D:\ y
se desea instalar el Prisma
en esa particin del disco.
9

Si la instalacin es multiusuario:
En redes Novell: La instalacin se realiza desde una estacin de trabajo, teniendo en cuenta las
mismas consideraciones de la instalacin monousuario, es decir, el directorio para instalar los
programas debe estar en el disco duro de la estacin de trabajo (En el servidor no es necesario
este directorio).
En redes Microsoft (NT/95/98/Me/2000): Tanto en el servidor como en las estaciones de trabajo, se
deben tener en cuenta las mismas consideraciones que en la instalacin monousuario.

7. Luego se elige el directorio en el que sern instalados los datos compartidos (Se sugiere el
directorio Mecosoft\Mecodata, pero se puede elegir otro).
IMPORTANTE: Si se tiene instalado el programa de Nmina, esta ruta debe ser la misma en la
que est instalado Nmina.
Si la instalacin es Monousuario: Siempre se debe elegir un directorio en el disco duro, tal como
se hizo con el directorio de los programas ejecutables, adems, si el disco duro tiene varias
particiones se puede realizar en otra particin diferente a la donde se instalaron los programas.
Por ejemplo: Elegir instalar los programas en la unidad D:\ y los datos compartidos en la unidad C:\
Si la instalacin es multiusuario:
En redes Novell: La ruta debe ser la del servidor.
En redes Microsoft (NT/95/98/Me/2000): Si la instalacin se est haciendo en el servidor, el
directorio de los datos compartidos, debe ser en el disco duro del servidor. Si la instalacin es
desde una estacin, la ruta es la del servidor. Por ejemplo: Si la ruta de servidor es la letra F, este
directorio debe ser F:\Mecosoft\Mecodata
Por medio de este botn
se elige la unidad de red y
la ruta del servidor
Clic
10

8. A continuacin se elige el tipo de instalacin, Completa (Instala todos los mdulos) o
Personalizada (Se elige cuando no se van a instalar todos los mdulos o cuando se va a realizar
actualizacin de versin).

Si se elige instalacin Completa, contina con el paso 9.
Si se elige la instalacin Personalizada muestra la siguiente pantalla donde permite elegir los
componentes a instalar:

Back: Para
volver a la
pantalla anterior
Next: Para
continuar con la
instalacin del
programa
Cancel: Para
cancelar la
instalacin, es
decir, se
suspende
Programas: Instala
todos los archivos
necesarios para
ejecutar los mdulos
de Compras, Pedidos,
Inventarios,
Facturacin, Cartera.
11

La opcin Base Datos permite actualizar la base de datos de usuario. Por defecto este parmetro
no esta seleccionado, porque al bajarse esta base de datos se estar sobrescribiendo la base de
datos que contiene la informacin de las compaas instaladas y se perder esta informacin (No
se pierden los datos de las compaas, se pierde la informacin de cules compaas estn
instaladas).
Si la instalacin es multiusuario y es desde una estacin de trabajo, debe desmarcarse esta
opcin. Si es instalacin monousuario o es en el servidor, debe marcarse.
9. Luego se elige el grupo de programas en el que se adicionar el grupo en la barra de tareas del
men Inicio\Programas y de donde se va a invocar (Se sugiere el grupo "SIC MECOsoft", pero
se puede elegir otro). Para continuar con la instalacin del programa, dar clic en el botn
<Next>.

10. Para continuar, muestra si se ha recolectado la informacin necesaria para la instalacin. Para
continuar con la instalacin del programa, dar clic en el botn <Next>:
Bases de datos: Incluye todas
las bases de datos necesarias
para poder ejecutar el
programa.
- Datos usuario: Contiene
todos los usuarios creados y
los permisos otorgados, as
como la informacin de los
directorios creados para las
compaas instaladas
- BD Modelos: Contiene las
bases de datos modelos para
la creacin de nuevas
compaas
12

11.Luego de recolectada toda la informacin, comienza la instalacin del programa

12. A continuacin, el programa pregunta si se desea instalar el Acrobat Reader (Necesario para
poder visualizar el manual del usuario). Adems, el archivo del manual se va a encontrar en el
directorio donde se instale cada uno de los mdulos de PRISMA 10. Por ejemplo el manual de
Cartera, quedara en Mecosoft\Mecosic\Cartera\Manual.

13. Por ltimo, cuando aparezca la ventana indicando si se desea Ejecutar PRISMA SIC-Gestin
Comercial (Activa la barra de acceso rpido a los mecoproductos), elija esta opcin o no y haga
clic en "Finish" para terminar con el proceso de instalacin.
Para instalaciones monousuario y
estaciones de trabajo, que no tengan
instalado el Acrobat Reader, se recomienda
instalarlo; respondiendo <Si> en esta
pregunta
13

14. Retire el CD y gurdelo en un lugar seguro.
Actualizando el programa
Antes de actualizar se recomienda sacar copia de soporte de los mdulos instalados.
Para realizar la actualizacin del PRISMA 10, se siguen los mismos pasos que en la instalacin,
pero en el paso 8, se elige como tipo de instalacin Personalizada:

Al elegir la instalacin Personalizada muestra la siguiente pantalla:
14

Si se ubica en Bases Datos, muestra las bases de datos a actualizar:

A continuacin se sigue con los dems pasos que se explican en la instalacin del programa.
La actualizacin se debe realizar en el mismo directorio donde se instal el programa inicialmente.
Registrando el programa
Para poder hacer uso de la funcionalidad del programa es necesario registrarse como usuario del
programa en MECOsoft S.A.
1. Llamar a MECOsoft S.A. al telfono (574) 325 00 20, y solicitar comunicacin con la persona
encargada de registrar los programas.
Es necesario que en el momento de llamar a registrarse se est al frente del computador o cerca de l.
2. Una vez se comunique con la persona encargada de registro, el usuario debe ingresar al
programa. Aparece una pantalla donde se ingresa el serial y al presionar la tecla <Tab>; el
programa muestra una sea que es solicitada por la persona encargada de registrar los
programas y as poder asignar el registro. Muestra la siguiente pantalla:
<Datos Usuario>: Si se activa,
afecta los datos de usuarios y las
compaas instaladas, por lo
tanto, nicamente se debe elegir
cuando se instala por primera vez
el programa.
<BD Modelos>: Siempre se
debe activar, ya que actualiza
las tablas modelos de usuarios y
de datos de la compaa (Son
las que se guardan en el
directorio original).
15

Instalando una Compaa
La instalacin de la compaa se realiza por la opcin Mdulo Administrativo (Usuarios) en el
ambiente Utilidades o por fuera del programa desde el Mdulo Administrativo (Ruta:
Inicio\Programas\Sic Mecosoft\Aplicaciones Externas\Mdulo Administrativo). Se ingresa toda la
informacin referente a la compaa a instalar:

Al dar clic en el botn Crear Ca., aparece la pantalla general de Compaas:




Cuando el
programa es
en arriendo,
en este
campo se
ingresa el
nmero de
meses por
los que fue
arrendado.
El serial es
nico para el
usuario y es
asignado por
Mecosoft con el
paquete
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Rgimen Tributario
Este es un campo informativo para el clculo y/o la aplicacin de los impuestos al momento de
capturar los documentos y la impresin de las facturas, se puede elegir una de las siguientes tres
alternativas:
Rgimen Simplificado: Pertenecen a este rgimen los comerciantes minoristas o detallistas,
cuyas ventas estn gravadas a la tarifa general del impuesto sobre las ventas, as como quienes
presten servicios gravados. Deben cumplir en su totalidad las siguientes condiciones:
Ser personas naturales.
Tener mximo dos establecimientos de comercio.
No ser importadores de bienes corporales muebles.
No vender por cuenta de terceros, as sea a nombre propio.
Los ingresos netos provenientes de su actividad comercial en el ao fiscal inmediatamente
anterior, sean inferiores a $277.200.000.
Cuando vendan bienes gravados no estn obligados a expedir factura de venta.
No estn obligados a presentar declaracin de impuesto sobre las ventas.
Se les prohbe adicionar al precio de venta o servicios gravados suma alguna por concepto de
impuestos sobre las ventas.
Rgimen Comn: Pertenecen a este rgimen todos los responsables de liquidar el impuesto a las
ventas. Para el efecto el responsable debe:
Expedir factura o documento equivalente por todas las operaciones que realice y conservar
copia.
Llevar libros de contabilidad.
Efectuar retencin en la fuente por IVA y presentar la correspondiente declaracin.
Expedir certificado de retencin en la fuente.
Solicitar autorizacin de la numeracin para la expedicin de factura.
Gran Contribuyente: Pertenecen a este rgimen todos aquellos que el Director General de
Impuestos Nacionales, mediante resolucin, establezca como contribuyentes, responsables o
agentes retenedores y que por su volumen de operaciones o importancia en el recaudo, deban
pertenecer a las administraciones u oficinas especializadas en dicha clase de contribuyentes.
A partir de la publicacin de la respectiva resolucin, la persona o entidad sealada deber cumplir
todas sus obligaciones tributarias, en la administracin u oficina que se les indique, y en los bancos
o entidades asignados para recaudar y recepcionar sus declaraciones tributarias.
Ninguno: Se elige cuando la empresa no tiene identificacin tributaria, es decir, que es una
persona natural y por lo tanto no causa ningn tipo de retencin.
Actualizacin en Lnea
Si se activa, se actualizan los saldos de Clientes al grabar un documento. Si no se activa, quiere
decir que la compaa funcionar en BATCH, en este caso es necesario realizar el proceso de
actualizacin para que se afecten los saldos de las tablas.
Batch: Los saldos se alimentan, ejecutando un proceso de actualizacin, el cual recorre la
informacin del movimiento y afecta los saldos en las tablas. Esto nos permite que la
informacin sea verdica y la informacin puede ser corregida antes de afectar los archivos.
Lnea: Significa que con solo grabar el documento, el programa alimenta los saldos.
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En cualquier momento se puede cambiar de lnea a batch o viceversa. En caso de pasarse de batch a
lnea, el programa verifica que todas las transacciones estn actualizadas, de lo contrario, no lo
permite.
Transfiere en Lnea
Este identificador se utiliza para indicar que todo movimiento que se ingrese en los dems mdulos
del SIC, se vea reflejado en Comodn.
Por ejemplo: Si se ingresa una factura en Facturacin y se tiene activado este campo; dicha
transaccin va a estar en Comodn, sin necesidad de volver a ingresar dicha factura en Comodn.
Maneja Decimales en Prisma
Si se activa este campo, significa que se manejar decimales en Prisma. Solo es posible modificar
este parmetro a travs del Mdulo Administrativo, sin embargo, en el mantenimiento de compaa
dentro de cada mdulo, se ve el parmetro, pero no es posible modificarlo.
El manejo o no de decimales, se ve reflejado en las capturas de todos los mdulos de Prisma y a
nivel de informes. Internamente el programa siempre guarda mximo 3 decimales para todos los
valores a excepcin del Neto que guarda mximo 2 decimales. Si un clculo da mas nmeros
decimales, el sistema lo redondea a esta cantidad de dgitos.
Niveles Plan de Cuentas
En este campo se define el nmero de dgitos que contiene cada uno de los niveles que tendr el
cdigo contable de la contabilidad a manejar.
Compactacin Automtica
Estos campos permiten configurar la periodicidad (lapso de tiempo en das) en el cual se desea
realizar automticamente la compactacin de la Base de datos y de acuerdo a la periodicidad
ingresada, el programa calcula la fecha en la que se realizar la prxima compactacin.
Al habilitar por primera vez el mdulo de Cartera o al dar clic en el botn Ver/Editar que aparece
al frente de Cartera, aparece la siguiente pantalla:




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Controles
Controla Cupo Crdito en Ventas
Si se activa este campo, cuando se efecte una venta (Se capture una cuenta por cobrar), el
programa valida que el cliente tenga cupo de crdito disponible, de lo contrario no permite realizar
una venta con dicho cliente. Si se tiene instalado el mdulo de Facturacin y se tiene este control
instalado, al momento de hacer una factura a crdito, el programa verifica el cupo del cliente para
validar si puede realizar o no la factura.
Control de Vendedores en los Documentos
Si se activa este campo, el programa verifica que solo se puedan aplicar Recibos de Caja o Notas
al vendedor que se haya asignado al documento a afectar.
Control de fechas en el movimiento
Si se activa este campo, solo permite capturar movimiento del perodo actual. Si no se activa se
puede capturar movimiento de cualquier fecha del ao.
El perodo actual es el mes siguiente a la fecha que aparece en el campo <Fecha Ultimo Perodo
Cerrado>.
Manejo de comentario en el detalle
Si se activa este campo, en la captura de movimiento, permite digitar en el campo Comentarios del
detalle, tem por tem. Si no se activa, este campo aparece desactivado.
Causa
Rete Fuente: Si se activa este campo, al momento de elaborar una cuenta por cobrar, se resta del
documento el valor de ReteFuente. Si la causa, se debe digitar el valor por concepto de
ReteFuente.
Rete Iva: Si se activa este campo, al momento de elaborar una cuenta por cobrar, se resta del
documento el valor de Rete Iva. Si la causa, se debe digitar el valor por concepto de Rete Iva.
Rete Ica: Si se activa este campo, al momento de elaborar una cuenta por cobrar, se resta del
documento el valor de Rete Ica. Si la causa, se debe digitar el valor por concepto de Rete Ica.
Vencimientos Anlisis de Cuentas por Cobrar
En estos tres campos, se ingresan los rangos (Nmero de das) que se desea sugiera el programa
al momento de generar los informes de anlisis de cuentas por cobrar.
Fecha Ultimo Perodo Cerrado
En este campo aparece la fecha en la que se realiz el ltimo cierre de perodo. Solamente es
posible ingresar esta fecha al momento de adicionar la compaa, en los dems casos aparece
desactivado y se actualiza automticamente con el cierre de perodo de este mdulo.


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Inicializando la Informacin Bsica
Antes de poder obtener todos los beneficios del mdulo de Cartera, es necesario recolectar toda
la informacin de los archivos bsicos y las diferentes caractersticas por las cuales se va a regir la
informacin de la compaa.
El manejo de pantallas - Generalidades
La pantalla inicial para cada mdulo es la misma, slo cambia el logo correspondiente a cada
mdulo. Adems, de acuerdo al mdulo donde se ingrese aparecen una serie de botones que
permiten el acceso ms rpido a algunas opciones.
Pantalla Inicial
El programa presenta la siguiente pantalla:

En esta pantalla inicial de acceso se ingresa:
Nombre de Usuario: Corresponde a la identificacin de la persona que va a ingresar al sistema, el
cual le habilitar un determinado nmero de opciones antes definidas por el administrador del
programa. El administrador del programa puede crear otros nuevos usuarios y les puede restringir
el acceso a algunas opciones, este proceso se realiza por la opcin Administracin de usuarios en
el men Utilidades.
Despus de instalar el programa, el usuario que crea por defecto es el usuario Supervisor, el cual
tiene derecho sobre todas las opciones del programa.
Contrasea: Es una clave secreta para que cada usuario ingrese al sistema y as evitar la
suplantacin de usuarios en funciones especficas. Esta clave es secreta y por lo tanto no es
visualizada en el momento de su digitacin.
Despus de instalar el programa, la contrasea que crea por defecto es presionar la tecla <
Enter>.
Fecha Actual: Corresponde a la fecha del da en el cual se va a trabajar. Siempre se sugiere la
fecha del sistema.
Campo tipo fecha en formato mm/dd/aaaa.
Fecha Contable: Corresponde a la fecha en la cual se va a ingresar el movimiento. Esta fecha es
posible modificarla manualmente o seleccionando la fecha en el calendario que aparece a la
derecha del campo. Esta fecha se sugiere en las capturas, pero se puede modificar en stas.
Campo tipo fecha en formato mm/dd/aaaa.
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Al lado derecho aparece el siguiente botn:
Al dar clic en este botn, aparece un calendario donde se elige el ao, el mes y el da:

En la pantalla principal y en los mantenimientos, aparecen una serie de botones en la parte
superior de la pantalla, que permiten agilizar el trabajo con el mdulo de Cartera. Ellos se
encuentran distribuidos guardando los siguientes estndares:
Pantalla Principal:
De acuerdo al mdulo en el que se est ubicado aparecen los siguientes botones:
Permite ingresar al mantenimiento de clientes.
Tambin se ingresa por la ruta Archivo/Bsicos/Clientes/Mantenimiento.
Permite ingresar al mantenimiento de vendedores.
Tambin se ingresa por la ruta Archivo/Bsicos/Vendedores/Mantenimiento.
Permite ingresar al mantenimiento de tipos de documentos.
Tambin se ingresa por la ruta Archivo/Bsicos/Tipo Documentos.
Permite ingresar a la captura de documentos.
Tambin se ingresa por la ruta Captura/Documentos.
Por medio de este botn, es posible realizar el proceso de actualizacin.
Tambin se ingresa por la ruta Procesos/Actualizacin.
Por medio de este botn, es posible realizar el proceso de cierre del perodo.
Tambin se ingresa por la ruta Procesos/Cierres/Perodo
El calendario tambin est
disponible en los campos
Fecha de los mantenimientos
y los informes
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Permite el cambio de la fecha contable.
Tambin se ingresa por la ruta Utilidades/Cambio fecha proceso.
Por este botn es posible abrir una compaa luego de ingresar al programa o cambiarse
de compaa luego de haber ingresado a otra.
Tambin se ingresa por la ruta Archivo/Abrir Compaa.
Este botn permite realizar Copia de soporte.
Tambin se ingresa por la ruta Utilidades/Copia soporte.
Por medio de este botn es posible realizar Restauracin de informacin.
Tambin se ingresa por la ruta Utilidades/Restauracin de informacin.
Permite ingresar al WebSite de MECOsoft.
Tambin se ingresa por la ruta Utilidades/WebSite de MECOsoft.
Por medio de este botn, se activa la Calculadora.
Este botn permite visualizar las ayudas en lnea, estas ayudas tambin se activan al
presionar la tecla F1 estando posicionado en cada una de la opciones o campos.
Pantalla de Mantenimientos:
En las pantallas de mantenimientos aparecen una serie de botones que permiten realizar la captura
y/o actualizacin de la informacin (Adicin, Correccin, Retiro, Consulta, etc) y se encuentran
distribuidos guardando los siguientes estndares:
Permite adicionar un nuevo registro.
Este botn se utiliza para corregir o editar el registro que aparece en pantalla.
Este botn se utiliza para retirar o eliminar de la tabla, el registro que aparece en pantalla.
Permite consultar un registro determinado.
Para que aparezcan todos los registros, se da clic en el botn de consulta donde muestra la
pestaa de Propiedades y se eligen los campos que se desean visualizar.
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Al activar este botn (Acarreo) y luego presionar el botn de Adicin, los datos del registro
adicionado anteriormente permanecen en la pantalla, excepto los campos claves (Por
ejemplo: el Cdigo), permitiendo dejar intacta la informacin que no vara y modificar
nicamente los campos que as lo requieran, agilizando el proceso de digitacin.
Por medio de este botn se anula el documento en el que se est posicionado. El
programa pregunta si se est seguro de anular o no dicho documento. El botn de
anulacin solamente est disponible en las capturas.
Si se ha adicionado un registro o se han realizado modificaciones, es necesario indicarle al
programa que los datos son correctos, para eso se utiliza este botn.
En el caso de no querer guardar las modificaciones o el registro que se est digitando, se
puede cancelar presionando este botn, teniendo en cuenta que slo se puede cancelar
las modificaciones no grabadas con el botn anterior.
Sirve para cerrar la ventana o salir del mantenimiento y regresar a la pantalla principal.
Al posicionarse en
alguno de los
registros, se visualiza
la informacin en la
parte superior.
La seleccin de los
campos en
Propiedades slo
es necesario
hacerla la primera
vez que se ingresa
al mantenimiento o
cada vez que se
quiera modificar.
23
Este botn aparece en las capturas, una vez se digita el encabezado del documento. Por
medio de este botn es posible visualizar el detalle del documento que se est capturando.
Este botn aparece en la parte superior derecha de la pantalla.
Adems de los botones, el programa permite realizar, por medio de la combinacin de teclas, la
misma tarea de los botones; dichas combinaciones son las siguientes:
CTRL-A: Adiciona un nuevo registro.
CTRL-M: Permite editar o corregir el registro activo.
CTRL-E: Retira el registro activo.
CTRL-B: Permite buscar o consultar un registro.
CTRL-R: Permite acarrear el registro anterior para adicionar uno nuevo sin tener volver a digitar
alguna informacin.
CTRL-N: Anula el documento activo.
CTRL-G: Graba o salva el registro activo.
CTRL-S: Cancela las modificaciones hechas o la adicin del registro activo.
CTRL-F: Permite salir del mantenimiento activo.
Definicin de los archivos bsicos
Implica que la empresa asigne a cada uno de los archivos que conforman el men Bsicos (zonas,
centro de costos, impuestos y retenciones, vendedores, clientes, numeracin documentos, tipo
documentos, cuentas PUC, modelos contables, modelos tesorero, monedas) un cdigo que lo
identifique y todos los datos necesarios que solicite el programa.
La creacin de los archivos maestros no es mas que la digitacin de la informacin bsica,
recolectada previamente para los archivos que se van a utilizar el mdulo de Cartera. Durante la
creacin de los archivos maestros no se suministran saldos iniciales, ni acumulados de ningn tipo,
porque esta informacin es ingresada utilizando el men Captura.
Los archivos maestros se crean en el siguiente orden, pero si la empresa no va a utilizar alguna
informacin, se puede continuar con la definicin del archivo que le sigue as:
1. Crear las zonas que se manejen (Ruta: Archivo\Bsicos\Zonas).

En este grid aparecen todas
las zonas matriculadas y al
posicionarse en alguno de
los registros, en la parte
superior se visualiza la
informacin.
En este mantenimiento se
definen cada una de las
zonas que van a cubrir los
clientes, los vendedores.
24
2. Crear un centro de costos o los que se tengan en la empresa (Ruta: Archivo\Bsicos\Centro de
Costos).

3. Crear los impuestos y retenciones que se van a manejar (Ruta: Archivo\Bsicos\Impuestos y
retenciones).

En el momento de capturar un documento, no se ingresa el porcentaje, el programa trae los
asignados en este mantenimiento, pero permite modificarlo si es el caso.
4. Ingresar los tipos de comisiones por ventas que van a tener los vendedores (Ruta:
Archivo\Bsicos\Vendedores\Comisin por Ventas).
Se visualizan
todos los
centros de
costos en
forma de
rbol,
permitiendo
apreciar
todos los
centros de
costos y los
subcentros de
costos.
Cuando no se
van a manejar
centros de
costos se crea
el centro de
costos 000
Sin centro de
Costos.
25

5. Ingresar los tipos de comisiones por recaudos que van a tener los vendedores (Ruta:
Archivo\Bsicos\Vendedores\Comisin por recaudos)

6. Matricular los vendedores que tiene la empresa (Ruta:
Archivo\Bsicos\Vendedores\Mantenimiento).

Valor mnimo y valor
mximo vendido,
para hacerse
acreedor al
porcentaje de
comisin.
En el mantenimiento
de Vendedores
existe un campo
donde se elige el
tipo de comisin.
La edad mnima y
la edad mxima
se ingresa en
nmero de das.
Si los vendedores se manejan por
Nit/Cdula, es posible matricular
para un mismo vendedor diferentes
sucursales que permitan
diferenciarlos.
Por ejemplo: Almacenes de cadena
Nit Sucursal
890890890-0 000 Medelln
890890890-0 001 Bogot
890890890-0 002 Cali
26



La comisin por recaudos
solo se maneja si se tiene
instalado el mdulo de
Cartera.
Si el vendedor
va a ser
asignado a un
cliente, este
debe tener
asignada la
misma zona que
tiene el cliente.
En esta pestaa se
puede matricular el
respectivo porcentaje de
comisin para cada
lnea.
27
7. Crear los tipos de clasificacin que van a tener los clientes (Ruta:
Archivo\Bsicos\Clientes\Clasificacin).

8. Crear los tipos de cumplimiento que tienen los clientes (Ruta:
Archivo\Bsicos\Clientes\Cumplimiento).

9. Matricular los tipos de financiacin que van a tener los clientes (Ruta:
Archivo\Bsicos\Clientes\Tipos de Financiacin).

Cada cliente
puede o no
pertenecer a
alguna
clasificacin
matriculada en
este
mantenimiento.
En Cartera los tipos de
financiacin son necesarios
para el pago por cuotas de los
documentos.
Cuando se captura un tipo de
documento que maneja
financiacin, el programa
sugiere en la captura los
datos de financiacin que
tiene matriculados el cliente al
cual se est haciendo el
documento
28
10. Matricular los clientes que tiene la empresa (Ruta: Archivo\Bsicos\Clientes\Mantenimiento).


El campo Clase, es
necesario al momento de
generar los medios
magnticos para la DIAN en
el programa Comodn.
Estas clases pueden ser:
Nit expedido por la DIAN
Cdula de Ciudadana o
Tarjeta de Identidad
Cdula de Extranjera
Cedula de Ciudadana o
Tarjeta de identidad del
tutor o representante
para los menores
extranjeros.
El vendedor que se
asigne en este campo,
es el que va a sugerir
en la captura de
documentos del
cliente.
29



Estos campos no son
editables, son
actualizados por el
programa.
En estos campos ocurre
lo mismo que en la
pantalla anterior, pero se
actualizan realizando el
cierre de perodo.
Los descuentos
Comercial y Financieros
que se ingresen en este
mantenimiento, son los
que sugiere el programa
al capturar un documento.
30
Los terceros asociados a las transacciones que se registran en Comodn y/o Tesorero debe existir
en la respectiva aplicacin, esto es: Clientes, Vendedores y/o Proveedores.
Para tal efecto cuando en Prisma se cree un nuevo Cliente, Vendedor y/o proveedor, tambin ser
creado en Comodn y Tesorero, as: Una vez se vaya a almacenar la respectiva informacin, el
sistema pregunta cul va a ser el identificador dos para Comodn y el identificador dos para
Tesorero, el identificador uno es el mismo para todas las aplicaciones.

El sistema siempre va a sugerir el mismo identificador dos que se digita en Prisma, pero es posible
cambiarlo para diferenciarlo en las diferentes aplicaciones.
11. Asignar los rangos de numeracin que tendrn los documentos (Ruta:
Archivo\Bsicos\Numeracin Documentos).

12. Ingresar los tipos de documentos que se van a utilizar en la empresa (Ruta:
Archivo\Bsicos\Tipo Documentos).
En esta pantalla se
asigna los rangos de
numeracin para los
tipos de documentos
definidos en el
mantenimiento de Tipo
Documentos.
31



El valor que se asigne en este
campo, es el que va a sugerir
para la referencia al momento
de capturar un documento con
dicho tipo de documento.
Va a sugerir los siguientes
valores: Ultimo costo histrico,
Ultimo costo ajustado, Costo
promedio histrico, Costo
promedio ajustado o Lista de
precios.
En esta pantalla se
ingresa una frase que va
a ir impresa en la parte
superior y otra que va a
ir impresa en la parte
inferior del documento.
Se puede modificar cada
que se quiera.
Se define de qu forma
va a afectar cada uno de
estos campos en los
acumulados del cliente,
es decir, al digitar un
documento que tenga
este tipo de documento,
cada uno de estos valores
va a sumar, restar o nada
en los valores de
acumulados del cliente.
32
13. Definir y matricular las cuentas a utilizar (Ruta: Archivo\Bsicos\Cuentas PUC).




La longitud del cdigo de la cuenta de cada uno de los niveles es de acuerdo a cmo se hayan
definido en la instalacin de la compaa en el campo Niveles Plan de Cuentas.
Esta identificacin de la Cuenta
es utilizada por el Programa
para agrupar las Cuentas que
corresponden a un mismo
Cdigo Tributario, con el objeto
de generar los Anexos para
Declaracin de Renta. Las
Cuentas que no tienen Cdigo
Tributario no son incluidas en
los Anexos.
Este cdigo lo define la DIAN
con base en el formulario de la
declaracin de renta.
Si la cuenta maneja Activos
fijos, las cuentas que se
discriminan aqu van a
sufrir depreciacin
automtica cuando se
realice el proceso.
Si la cuenta es base para
ajustes por inflacin, se
debe indicar la cuenta que
reflejar el valor del ajuste y
la cuenta de correccin
monetaria relacionada con
la cuenta matriculada
Si la cuenta maneja Diferidos, es posible matricular las
cuentas de amortizacin y Gasto o Ingreso Amortizacin
33


14. Crear los modelos contables para definir las cuentas contables a afectar con los documentos
(Ruta: Archivo\Bsicos\Modelos Contables).

En este mantenimiento se
definen las cuentas a las
que va a transferir cada
uno de los valores de
cada documento, al
momento de realizar la
transferencia a
Contabilidad.
En este caso hay 5 niveles: El
primer nivel es de 1 dgito, el
segundo de 1 dgito ms y los
otros 3 son de 2 dgitos ms cada
uno.
Por ejemplo:
1 ACTIVOS
11 DISPONIBLE
1110 BANCOS
111005 BANCOS MONEDA NACIONAL
11100501 BANCOLOMBIA CTA 123456
34
15. Crear los modelos tesorero para la conexin con Tesorero (Ruta: Archivo\Bsicos\Modelos
Tesorero).


16. Definir las monedas a utilizar, en caso que se maneje moneda extranjera en la empresa (Ruta:
Archivo\Bsicos\Monedas).

Si alguno de los anteriores archivos ya fue creado en otro mdulo, no es necesario volver a crearlo ya
que dichos archivos son compartidos en todos los mdulos.
En estos campos se
ingresa el Tipo de
Documento y el Modelo
Contable definidos en
Tesorero, asociado al
Modelo Contable
definido en PRISMA 10
En este mantenimiento se
matriculan las diferentes
monedas con que se va a
trabajar. En la captura de
los documentos, si este
maneja moneda
extranjera, se elige la
moneda a utilizar.
En cada una de las
pestaas se asignan y
configuran las cuentas
con las que va a ir los
valores de cada
documento hacia los
modelos contables de
Tesorero
35
Captura de la informacin
Los documentos que se manejen deben organizarse adecuadamente segn las condiciones de
cada compaa y codificarse. La asignacin de cdigos a los archivos maestros es un proceso
sumamente delicado y del cual depende en un alto porcentaje el xito de los pasos siguientes.
Si se detectan nuevos clientes, vendedores, centros de costos, etc., stos deben matricularse en el
programa antes de poder elaborar algn documento para ellos.
Debe existir la seguridad de que los documentos estn correctos y debidamente diligenciados
antes de entrar a su proceso en el programa, teniendo en cuenta los datos ms importantes en
cada uno de ellos.
Los documentos previamente codificados se digitan desde el men Captura, dependiendo del tipo
de documento a digitar.


Un Recibo de Caja (RC), una Nota Dbito (ND) o una Nota Crdito (NC) van a afectar una
Venta (VE).
Para cruzar un RC (recibo de caja) se utiliza una ND (nota dbito). El RC debe estar sin
documento destino.
Para afectar o cancelar una ND (nota dbito), ha de utilizarse un RC (Recibo de caja) o una NC
(Nota crdito). La ND debe estar sin documento destino.
Para cruzar una NC (nota crdito) se utiliza tipo de documento ND (nota dbito). La NC debe
estar sin documento destino.
Una NC (nota crdito) NO se puede cruzar con un RC (recibo de caja) porque esto aumentara
el valor del documento y porque ambos documentos son de la misma naturaleza contable.
En CARTERA debe tenerse especial cuidado en los siguientes aspectos:
Al digitar los valores de los recibos de caja, en el campo valor bruto debe colocarse el valor
recibido por caja y en los campos retencin y descuento sus respectivos valores.
El programa realiza las operaciones del caso (bruto + IVA - descuento - retencin) y cruza el
valor neto obtenido, con la factura en cartera para el cliente respectivo.
Si el recibo de caja afecta varias facturas, la retencin en la fuente puede discriminarse para
cada una de ellas o aplicarse en su totalidad a la ltima factura.
Si la compaa es autorretenedora, en los recibos de caja no se debe digitar la retencin.
Informes
En el mdulo CARTERA, adems de los informes bsicos, se pueden obtener los siguientes:
Clientes
Consulta de Extracto
Captura de Cuentas por cobrar
Captura de Documentos
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Estado de Cuenta: Es un formato individual para cada cliente que contiene un anlisis de
vencimiento y un estado de cuenta resumido (movimiento del perodo). Se utiliza como
mecanismo de cobro y para circularizar clientes. Se puede obtener selectivamente para un
grupo de clientes o para todos.
Movimiento Perodo: Es el auxiliar o informe soporte contable de la CARTERA. Contiene
todo el movimiento detallado de la cuenta del cliente en el perodo.
Relacin de saldos: Es un listado de los clientes, con su saldo a la fecha del ltimo cierre de
perodo.
Acumulados: Este informe es contable y administrativo. En l se tienen los datos de ventas
brutas, IVA, descuentos, retencin en la fuente y ventas netas por cliente. Los valores
mostrados dependen de cmo se haya definido la tabla de conceptos.
Intereses por Mora
IVA: Es una relacin del IVA recaudado a cada cliente por ventas en el bimestre, para
facilitar el pago a la administracin de impuestos. Debe complementarse con la informacin
de IVA descontable (que no es manejada por el programa).
Retenciones: Para conocer el valor de la retencin en la fuente acumulado por cada uno de
los clientes.
Movimiento
Digitacin
Impresin de Documentos
Resumen de Cuentas por Cobrar: Permite obtener en forma resumida el anlisis, segn la
estructura definida para el cdigo de cliente.
Resumen Movimiento por Cliente
Resumen Movimiento por vendedor
Resumen Movimiento por Tipo de Documento
Cartera
Anlisis de Cuentas por Cobrar: Presenta un anlisis de cartera en el cual se observan cada
una de las facturas pendientes de pago de un cliente, clasificadas por rangos de
vencimiento. Si alguna de estas facturas ha tenido abonos parciales o notas, sto se detalla
bajo la misma.
Cupo Cliente vs Cuentas por Cobrar entre Fechas
Financiacin
Comisiones
Ventas
Recaudos


37
Utilizando el Mdulo de Cartera
Antes de empezar a ingresar los documentos de Cartera, se debe verificar que todos los archivos
bsicos para realizar una Cuenta por cobrar (factura), un Documento (Recibo o Nota) o una cuota,
estn ya creados.
Captura de Cuentas por Cobrar
Esta opcin permite capturar el movimiento de facturas que no ha sido generado desde el mdulo
FACTURACION; sea por que no se dispone de ste o porque las facturas y/o documentos a
capturar fueron generados manualmente.
NOTAS IMPORTANTES:
Un documento puede ser corregido en cualquier estado, pero que haya sido ingresado
desde el mdulo de Cartera.
Un documento se puede anular en cualquier estado y origen.
Se puede eliminar un documento, siempre y cuando se encuentre en estado DIGITADO y
haya sido ingresada desde el mdulo de Cartera.
Cuando se ingresa un tipo documento que maneja financiacin, el cliente debe tener
matriculado un tipo de financiacin.
Si el cliente tiene un tipo de cumplimiento y este tiene activado el campo <Bloquear ventas>,
el programa no permite facturar a dicho cliente.
Si en la instalacin de la compaa, se eligi <Controla cupo crdito en ventas> y el cupo de
crdito es menor o igual al saldo del cliente ms el valor neto del documento, el programa no
permite facturarle a dicho cliente.
El cliente al que se le va a facturar, debe tener la misma zona que tiene el vendedor.


En este campo se elige el
tipo de documento de
cuentas por cobrar y que
fue matriculado en Tipo
Documentos. Es un campo
obligatorio.
El tipo de documento a
elegir, debe tener en el
mantenimiento de Tipo
Documentos, como tipo de
movimiento: Ventas.
38




Las cuentas por cobrar presentan los siguientes estados:
DIGITADO - PERIODO SIGUIENTE - ACTUALIZADO - ANULADO
Informe de Comisin por Recaudos
Este informe muestra para todos o un rango de vendedores, las comisiones por recaudos de cada
uno de las ventas realizadas. Adems, se debe ingresar la(s) tarifa(s) de Iva y el rango de fechas
de vigencia de dicha tarifa, para el clculo de la base de comisiones. El informe de comisin por
recaudos, se basa en las facturas y no en los recibos de caja.
Se sugiere el vendedor
que tiene matriculado
el cliente, pero se
puede modificar.
Si el tipo de documento
maneja financiacin, al
momento de digitar el cliente,
sugiere los valores del tipo de
financiacin. El valor inicial y
el valor a financiar son
digitados al momento de
grabar el documento.
39

Clculo de la Base de Comisiones:
Sobre el valor pagado o abonado a la cuota y/o factura se le resta la tarifa de iva matriculada segn
como la fecha de la factura se ubique dentro de los rangos establecidos en el Grid.
Ejemplo:
El recibo de caja Nmero 2357 de mayo 2/2001, cancela la factura nmero 3058 de noviembre
25/2000 por un valor de $1140.000,oo. El clculo de la comisin se hace: valor recibo /(1 +(tarifa
de iva/100))., para este caso sera: 1140.000/(1+(14/100)), dando como resultado un valor base de
Comisin = 1000.000,oo.
Captura de Documentos: Recibos y Notas
En esta captura se suministra al programa toda la informacin de los documentos que afectan una
factura o la cartera de una compaa.
Todo el movimiento que afecta una factura o cuenta por cobrar, se digita en este mantenimiento.

Se debe elegir
la forma de
pago y en caso
de ser un
cheque o
tarjeta se debe
digitar el banco
y el nmero del
cheque o
tarjeta.
Cuando se
presiona el
icono de
detalle, se
presenta una
pantalla en la
que se
selecciona la
cuenta por
cobrar a
afectar y por
cules valores.
40


Los documentos de cartera (Recibos y notas) presentan los siguientes estados:
DIGITADO - PERIODO SIGUIENTE - ACTUALIZADO - ANULADO
En el detalle de la captura, en el campo Prefijo Destino al dar clic en el botn de consulta , se
presenta la siguiente pantalla.

El documento seleccionado es trado a la pantalla con sus respectivos valores.



Se selecciona de
todas las cuentas
por cobrar, cul se
va a afectar con el
documento.
El programa calcula
automticamente el
valor neto.
41
Ayudas en Lnea
Cuando se presiona la tecla de funcin F1, el programa presenta una ayuda en lnea, con una
breve explicacin del campo en el que se est posicionado.
La tecla [F1] puede utilizarse desde cualquier men, en cualquier men u opcin, porque el
programa identifica el punto en que se est y provee la informacin para realizar esa actividad.
Inmediatamente se presiona, aparece en la pantalla un texto con la informacin necesaria para
ingresar datos, segn la opcin o men que se tenga seleccionado en ese momento.
Otra forma de visualizar las ayudas en lnea es por medio del botn de ayuda que se
encuentra en la barra principal.
Adems, existen dos opciones en el men Ayuda que tambin sirven para visualizar la ayuda en
Lnea; ellas son Indice y Contenido.
Indice:
Al activar esta opcin, aparece una ventana donde es posible buscar una opcin o campo
especfico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan
por dicha(s) letra(s). Al localizar la opcin o campo deseado, se oprime el botn <Mostrar> e
inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva. Presenta la siguiente pantalla:

Contenido:
Por medio de esta opcin se visualiza toda la ayuda en lnea, donde se muestra cada uno de los
mens, opciones y campos que conforman el programa. Presenta la siguiente pantalla:


42
Realizando algunos procesos en
Cartera
Actualizacin
Por medio de esta opcin el programa lleva a cabo el "cruce" de los recibos de caja y las notas con
las facturas correspondientes, para obtener un saldo actualizado de la cartera de los clientes.
Este proceso puede realizarse cuantas veces se desee en el perodo, ya que los recibos y notas,
afectan solamente una vez al respectivo documento destino.
Si luego de realizar una actualizacin se detecta un error, simplemente debe corregirse utilizando
el men Captura en caso de que la inconsistencia sea originada por una factura o un recibo o una
nota automticamente; y repetir el proceso de actualizacin.
Si en la instalacin de la compaa se defini actualizar en lnea, este proceso se lleva a cabo cada
vez que se digite una nueva transaccin a la cartera.
Como este proceso es demasiado complejo y afecta tantos archivos, es casi imposible
reinicializarlo adecuadamente cuando se interrumpe por un motivo cualquiera (por ejemplo una
falla elctrica). Como prevencin contra cualquier inconveniente que se pueda presentar, es
necesario realizar el proceso de copias de soporte.
Aplicacin de Documentos
Este proceso permite asignar nmero de "documento destino" a un documento que originalmente
no lo tena.
Los documentos que se encuentran por aplicar fueron capturados sin documento destino; y
posteriormente se efectu cierre de perodo sin que se suministrara dicha informacin.
La utilidad del proceso se presenta generalmente cuando un cliente con saldo a su favor, desea
utilizar dicho saldo en la cancelacin de otra u otras facturas pendientes de pago.

Luego de elegir el documento por aplicar, muestra la siguiente pantalla:
Aparecen todos los
documentos que
estn por aplicar
43

En esta pantalla se eligen los documentos que tiene pendientes el cliente por pagar para aplicarles
el valor del documento, seleccionndolo y por medio de las flechas se bajan para as asignarles el
valor por el cual ser afectado.

Luego de elegir el o los documentos a afectar y dar clic en el botn de <Aceptar>, el programa
informa si el proceso se realiz exitosamente.

Intereses por mora
Por medio de este men es posible, utilizando un procedimiento especial generar los intereses
para aquellas facturas que ya estn vencidas, manejando fechas de vencimiento, tiempo
transcurrido desde la ltima liquidacin, clculo de intereses, etc.


El programa
permite que el
proceso de
aplicacin se
realice por un valor
igual o menor al
valor original del
documento.
Baja el
registro
sealado
Baja todos
los registros
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Liquidacin
Esta opcin permite calcular los intereses de las facturas cuyo vencimiento se haya cumplido. Para
realizar este proceso es necesario tener matriculado el porcentaje de inters en el mantenimiento
de clientes y a cada uno de los clientes que se desea calcular los intereses. Lo que hace este
proceso es tomar el valor de la factura y multiplicarlo por el porcentaje de inters asignado a cada
cliente. Esta informacin se puede revisar por la ruta Archivo/Adicionales/Intereses por mora.
Cuando se elige el clculo de intereses sobre el saldo actual de la factura y como este valor incluye
el IVA total aplicado a la factura; para generar los intereses, se debe excluir los impuestos del
saldo, por lo tanto el programa solicita la tarifa de IVA donde se saca el porcentaje de IVA que
restado al saldo actual de las facturas de los clientes dentro del rango especificado y as obtener el
saldo al cual se le va a calcular los intereses.

Generacin Notas Dbito
Luego de haber liquidado los intereses por medio de la opcin Liquidacin intereses, se ejecuta
este proceso, que como su nombre lo indica genera una nota dbito ND por concepto de intereses
en el movimiento de Cartera.
La generacin de las notas dbito puede realizarse por factura o por cliente.


Se ingresa el nmero
de das que lleva de
vencidas las facturas a
partir de la fecha de
corte especificada.
45
Transferencias
Al elegir esta opcin se ingresa a otro programa donde es posible realizar las transferencias a
COMODIN 8.0, COMODIN 10, TESORERO 8.0 y TESORERO 10. (Ver explicacin ms
detallada en el captulo Utilidades y Aplicaciones Externas de este manual).
Cierres
Existen dos (2) procesos de cierre que identifican el ciclo de operacin del programa:
Perodo
Ao
Perodo
El proceso de cierre del perodo (casi siempre mensual) prepara al programa para la iniciacin de
uno diferente, acumulando los resultados del perodo que se culmina en un total anual y borrando
toda aquella informacin que ya no sea necesaria.

En el mdulo CARTERA se llevan a cabo las siguientes acciones cuando se efecta cierre del
perodo:
El movimiento de CARTERA del mes es marcado como del PERIODO ANTERIOR, lo cual lo
hace ya inmodificable y evita que sea presentado en los informes del movimiento de
perodos posteriores.
Los saldos finales del perodo para cada cliente, se convierten en saldos iniciales del
prximo y los dbitos y crditos del mes se vuelven cero (0).
Las estadsticas del perodo por cliente, se suman a las acumuladas del ao y luego se
vuelven cero (0).
Las facturas que quedaron con saldo en cero (0), son retiradas del programa con todo su
movimiento y llevados al archivo histrico de facturas y documentos para informes
posteriores.
Se produce un listado de estas facturas para auditoria. Sin este listado, el perodo no queda
cerrado correctamente.
El programa pregunta si hay cierre bimensual del IVA. Si lo hay, se suma ste al IVA
acumulado y luego se coloca en cero (0).
Ao
Antes de realizar el proceso de cierre anual, es necesario haber realizado el cierre del ltimo
perodo del ao y haber generado los informes respectivos.
46
Cuando se ejecuta la opcin de cierre de ao, el programa coloca automticamente en cero (0),
todos los acumulados anuales, para iniciar en el prximo perodo del prximo ao.

Depuracin Histricos
Este proceso borra la informacin de los histricos de Cuentas por cobrar y Recibos y Notas de las
fechas elegidas.
Al ingresar a esta opcin , el programa pide el rango de fechas en el que se encuentra la
informacin a borrar de los histricos:

Despus de terminar el proceso, el programa informa si el proceso se realiz, de lo contrario indica
que no existe informacin para realizarlo.
Consolidacin
Por medio de esta opcin es posible consolidar dos a ms compaas del programa. Toda la
informacin de las empresas consolidadas quedar consignada en una compaa identificada con
nmero de compaa asignado para este proceso y el usuario podr asignar el nombre que desee.
Antes de realizar este proceso, es necesario crear la compaa en donde sern unificados los
datos, es decir, la compaa consolidada.
Al ingresar a esta opcin aparece una pantalla donde se visualizan las diferentes compaas
instaladas y es posible seleccionar las que se deseen. Adems, debajo de dicha lista, se elige la
compaa creada para la consolidacin:
47

Correccin de Identificadores
Por medio de esta opcin es posible cambiar ya sea el Identificador uno o el Identificador dos a un
tercero. Presenta dos opciones:
Clientes
Vendedores
Ambas opciones muestran la misma pantalla, con la diferencia que por la opcin de Clientes, se
cambian los identificadores de los clientes y por la opcin de Vendedores, se cambian los
identificadores de los vendedores:



48
Utilidades y Aplicaciones Externas
Copia de Soporte
Mediante esta opcin se protege toda la informacin recolectada, realizando copia de ella en
disquetes o en el disco duro y evitando su prdida. Al ingresar a esta opcin se presenta la
siguiente pantalla:

Esta opcin se utiliza para generar una Copia (backup), de la informacin que se encuentra en la
compaa y almacenarla en uno o ms disquetes (dependiendo de la cantidad de informacin) o si
desea en un determinado directorio del disco duro. El programa sugiere como nombre archivo para
la copia de soporte COPIAS.OUT.
Copia de soporte en disquetes:
Para realizar la copia en disquete, en la instalacin de la compaa en el campo <Unidad copia
soporte> se ingresa la unidad de disco (Por ejemplo: A:\), es preciso que los disquetes a utilizar
hayan sido previamente formateados.
Se deben utilizar disquetes diferentes para cada empresa y cada perodo. Al dar clic en <Aceptar>
en la pantalla anterior, aparece la siguiente pantalla:

Si el volumen de informacin excede la capacidad del disquete, el Programa pide disquetes
adicionales hasta completar la copia. Se debe tener cuidado en rotular los disquetes con el
nmero correcto, es decir, secuencialmente a medida que el programa los solicita.

Al terminar de realizar la copia de soporte, el programa muestra una ventana indicando la
terminacin del proceso de copia de soporte:
El nombre de
archivo que
sugiere el
programa para
la copia de
soporte es
COPIAS.OUT
49

Los disquetes que contienen las Copias de Soporte deben marcarse adecuadamente, colocando el
Nombre de la Compaa, Perodo, Nmero del disquete y la fecha en la cual se realiz la Copia.
Adems, se deben almacenar, preferiblemente en un lugar diferente al sitio de trabajo, pero de fcil
acceso cuando sea necesario utilizarlos.
Copia de soporte en el disco duro:
Es posible hacer copia de soporte de los datos en el disco duro con solo indicar el directorio en el
cual se desea guardar la informacin.
Estando ubicado en el ambiente Archivo, opcin Mantenimiento de Compaas, es posible digitar
en el campo Unidad Copia Soporte (Campo obligatorio en dicho mantenimiento) la ruta del disco
duro donde se desea almacenar la informacin.
Los pasos a seguir para sacar la copia de soporte en disco duro se detallan a continuacin:
1. Ingresar por Archivo, opcin Mantenimiento de Compaas y en el campo <Unidad copia
soporte> digitar la ruta. Por ejemplo si el directorio donde se harn las copias se llama
BACKUP, se debe digitar: C:\BACKUP
2. Seleccionar la opcin Copia soporte, ya sea dentro del PRISMA 10 en el ambiete Utilidades o
fuera del programa desde el men Inicio/Programas/SIC Mecosoft/Aplicaciones externas/Copia
y Restauracin de informacin.
3. El programa muestra una ventana donde se elige el directorio donde quedar la copia de
soporte

4. El programa guarda la base de datos de la compaa.

5. Por ltimo, el programa muestra un mensaje indicando si la copia de soporte se realiz
exitosamente.
50

La importancia del proceso de copia de soporte radica en que si se realiza con frecuencia, se
puede evitar prdida de informacin y de trabajo cuando ocurran fallas en el Programa por
suspensin de energa, daos en el disco duro, ejecucin errnea o inoportuna de procesos, etc.
Las Copias de Soporte deben obtenerse peridicamente, cada vez que se ingrese un volumen
considerable de informacin al Programa, adems deben obtenerse siempre antes de realizar
cualquiera de los procesos de Cierre, para disponer posteriormente, si es necesario, de toda la
informacin del Programa (recurdese que los cierres borran la informacin acumulada en los
archivos y que un dao en el disco duro puede borrar toda la informacin digitada hasta el
momento).
Restauracin de Informacin
Esta opcin permite traer o restaurar de la copia de soporte, los datos a la misma empresa o en
otra. Para acceder a esta aplicacin, dentro del programa, se ingresa por Utilidades\Restauracin
de Informacin.
Realiza el proceso inverso al de Copia de Soporte, es decir utiliza la informacin que previamente
se ha copiado en el disco duro o en los disquetes de Copias de Soporte, para transferirla al lugar
donde residen los datos originales (reemplazndolos en el Programa).
Si la copia se realiz en disquetes, requiere de los disquetes en los cuales se realiz el proceso de
Copias de Soporte (obtenidos en la opcin Copias de Soporte). No funcionar si las Copias fueron
generadas por medio de comandos de otro Programa.
Esta opcin se utiliza por varias posibles razones:
Errores en el disco duro que deterioran la informacin que reside all.
Realizacin de algn proceso de Cierre en un momento inadecuado o inoportuno.
Necesidad de "devolverse" a un perodo ya cerrado.
Antes de realizar este proceso se debe tener cuidado en estar ubicado en el perodo que se desea
restaurar y en la compaa correcta, para evitar as, dao en la informacin de otros perodos o de
otras compaas.
Al ingresar a esta opcin se presenta una ventana donde se elige restaurar:

Base de datos integrada: Si se elige esta opcin, el programa restaura todos los archivos del
PRISMA 10.
51
Slo archivos de Prisma: Si se elige esta opcin, el programa restaura los archivos propios
del mdulo en el que se est trabajando (Facturacin/Cartera/Inventarios/Pedidos/Compras).
Luego de elegir el tipo de restauracin, muestra una ventana donde se puede cambiar la unidad de
copia de soporte y/o buscar el directorio donde se encuentra la copia de soporte.

Luego de elegir la ruta donde se encuentra la copia de soporte, comienza a restaurar la
informacin:

Por ltimo, el programa muestra un mensaje indicando si la Restauracin se realiz exitosamente.

Cambio de Clave
Permite modificar la clave personal del usuario activo. El programa pide la clave anterior y la nueva
clave, reconfirmando dicha clave.
Muestra la siguiente pantalla:

Esta clave es
la que se pide
al ingresar al
programa en el
campo
Contrasea
52
Cambio Fecha Proceso
Por medio de esta opcin es posible cambiar la fecha en el cual se est trabajando (Mes, Da y
Ao), sin necesidad de reiniciar la ejecucin del programa.
Para hacer el cambio, basta con elegir en el calendario el mes, el ao y el da en el que se va a
trabajar. Inmediatamente el programa la toma como nueva fecha de trabajo.

Si no se elige el da, el programa no tomar la fecha que se desea cambiar.
Website de Mecosoft
Por medio de esta opcin es posible ingresar a la pgina web de MECOsoft S.A., siempre y
cuando se tenga conexin a Internet, de lo contrario no se podr acceder a dicha pgina.






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Correo
Por medio de esta opcin es posible acceder al correo interno.

En esta pantalla aparecen unos botones que sirven como herramientas para el manejo del correo y
son los siguientes:
Trae todos los mensajes que se tengan en la bandeja de entrada del correo.
Permite componer un nuevo mensaje. Al dar clic en este botn aparece la ventana para
enviar un nuevo mensaje:

Permite traer los mensajes entrantes.
Graba el archivo adjunto al mensaje de correo que se est visualizando.
Borra el mensaje que se tenga activo.
Permite salirse de la opcin.
Aparece todo
lo que se tenga
en la bandeja
de entrada del
correo interno
de la empresa
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Transferencias
Para ingresar a este programa existen dos (2) formas: Adentro del programa por el men
Procesos, opcin Transferencias o por Inicio\Programas\SIC Mecosoft\Cartera\Transferencias
Cartera.
Al ingresar por fuera del programa se solicita una informacin de acceso:

Luego de ingresar el usuario y la contrasea se presenta una pantalla con los siguientes mens:
Transferencia
Ayuda
Transferencia
En este men se presentan las siguientes opciones:
Comodn 8.0
Comodn Sic
Tesorero
Tesorero Sic
Salir
Comodn 8.0
En este men se presentan dos (2) opciones:
Movimientos
Nit
Movimientos
Por medio de esta opcin se transfieren los documentos de cartera (Cuentas por cobrar, Recibos
de caja, Notas crdito, Notas dbito) hacia el Comodn 8.0.
El programa permite definir las caractersticas de la transferencia, por medio de las siguientes
alternativas:
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Elegir el documento de cartera a transferir
Seleccionar todos los documentos o un rango por Fecha, Nmero documento o Tipo
documento
Elegir el tipo de transferencia:
Detallada: Si se elige este tipo de transferencia, se debe elegir si se va a transferir el
identificador uno o el identificador dos y si el documento a transferir va a pasar el nmero del
documento o el nmero de documento y prefijo
Resumida: Si la transferencia va a ser resumida, se elige el tercero, el tipo de documento y la
fecha de los documentos a transferir.
La transferencia se hace a un archivo Texto y se debe ingresar el caracter separador de los
datos.
Se debe ingresar el nombre del archivo destino y en el directorio donde quedar
Elegir si se desea transferir los documentos anulados.
Nit
Por medio de esta opcin se transfieren los nit de Cartera hacia el Comodn 8.0. El programa
genera un archivo con extensin .TXT para ser importado desde Comodn 8.0. Presenta la
siguiente pantalla:

Comodn Sic
Por medio de esta opcin se transfieren los documentos de cartera (Cuentas por cobrar, Recibos
de caja, Notas crdito, Notas dbito) hacia el Comodn 10.
El programa permite definir las caractersticas de la transferencia, por medio de las siguientes
alternativas:
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Elegir el documento de cartera a transferir
Seleccionar todos los documentos o un rango por Fecha, Nmero documento o Tipo documento
Ingresar el ao y el perodo de Comodn al cual se va a realizar la transferencia.
Si el tipo de transferencia a Comodin SIC es a Compaa Actual u Otra Compaa, se debe tener en
cuenta que el periodo seleccionado debe estar abierto porque de lo contrario no se realizar la
transferencia.
Elegir el tipo de transferencia:
Detallada: Transfiere todos los documentos segn las especificaciones de los anteriores
campos.
Resumida: Si la transferencia va a ser resumida, se elige el tercero, el tipo de documento y la
fecha de los documentos a transferir.
La transferencia Comodn Sic puede realizarse de 3 formas diferentes:
Compaa Actual: Lleva la informacin directamente al movimiento de Comodn de la
compaa sobre la cual se est realizando el proceso de transferencia.
Otra compaa: Lleva la informacin al movimiento de Comodn de la compaa que se
seleccione al realizar el proceso.
Archivos Planos: Genera archivos planos con el movimiento de los documentos
seleccionados al realizar la transferencia, siendo necesario luego en Comodn realizar el
proceso de importacin de movimiento. Cuando se exporta a un archivo plano, se generan
3 archivos:
- CMDMOVIMIENTO.TXT (Movimiento)
- GCENTROCOSTOS.TXT (Centro de costos)
- GTERCEROS.TXT (Terceros)
Elegir si se desea transferir los documentos anulados.
Tesorero
Por medio de esta opcin se transfieren los documentos de cartera (Recibos de caja, Notas crdito,
Notas dbito) hacia el Tesorero 8.0.
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El programa permite definir las caractersticas de la transferencia, por medio de las siguientes
alternativas:
Elegir si se va a transferir los Recibos de caja, las Notas crdito o las Notas dbito.
Seleccionar todos los documentos o por rango de Fecha, Nmero documento o Tipo documento
De los datos del Tercero, elegir si se va a transferir el identificador uno o el identificador dos
Elegir si el documento a transferir va a pasar el nmero del documento o el nmero de
documento y prefijo
Si la transferencia es a un archivo Texto, se debe elegir la ruta donde quedar el archivo del
encabezado y el archivo del detalle. Adems, ingresar el caracter separador de los datos. Si la
transferencia es a Tesorero directamente, se debe elegir la ruta de la base de datos donde
quedar el archivo destino y el mes
Tesorero Sic
Por medio de esta opcin se transfieren los documentos de cartera (Recibos de caja, Notas crdito,
Notas dbito) hacia el Tesorero 10.

El programa permite definir las caractersticas de la transferencia, por medio de las siguientes
alternativas:
Elegir si se va a transferir los Recibos de caja, las Notas crdito o las Notas dbito.
Seleccionar todos los documentos o por rango de Fecha, Nmero documento o Tipo documento
La transferencia Tesorero Sic puede realizarse de 3 formas diferentes:
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Compaa Actual: Lleva la informacin directamente al movimiento de Comodn de la
compaa sobre la cual se est realizando el proceso de transferencia.
Otra compaa: Lleva la informacin al movimiento de Comodn de la compaa que se
seleccione al realizar el proceso.
Archivos Planos: Genera archivos planos con el movimiento de los documentos
seleccionados al realizar la transferencia, siendo necesario luego en Comodn realizar el
proceso de importacin de movimiento.
Salir
Al seleccionar esta opcin, de inmediato finaliza el trabajo con el programa.
Ayuda
ndice
Acerca de...
ndice
Al activar esta opcin, aparece una ventana donde es posible buscar una opcin o campo
especfico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan
por dicha(s) letra(s). Al localizar la opcin o campo deseado, se oprime el botn <Mostrar> e
inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva.

Acerca de...
Por medio de esta opcin es posible visualizar la versin del programa.

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Mdulo Administrativo (Usuarios)
Este programa permite definir los usuarios y grupos de usuarios que tendrn acceso al programa.
Adems, posibilita la creacin de compaas y la asignacin de derechos sobre compaas,
opciones y creacin de usuarios de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Para ingresar a este programa existen dos (2) formas: Por el men Utilidades, opcin Mdulo
Administrativo (Usuarios) o desde el men Inicio/Programas/SIC Mecosoft/Aplicaciones
Externas/Mdulo Administrativo.
Al ingresar por fuera del programa se solicita una informacin de acceso:

Luego de ingresar el usuario y la contrasea se presenta una pantalla con los siguientes mens:
Archivo
Ayuda
Archivo
Est compuesto por las siguientes opciones:
Usuarios
Grupos
Permisos
Mantenimiento de Compaas
Salir
Usuarios
Los usuarios son los entes a los cules se le ha definido un nombre, una clave y unos derechos
sobre el programa. Regularmente se asocia a cada persona que tiene acceso al programa con un
usuario, pero podra darse el caso de que una persona tuviera varios usuarios o que un grupo de
personas tuviera un solo usuario; todo depende de las necesidades de la empresa. Al activar esta
opcin, aparece la siguiente opcin:
Al ingresar a esta opcin aparecen los usuarios existentes y es posible adicionar ms. Los campos
que aparecen son los siguientes:
Usuario: En este campo se ingresa un identificador para el usuario.
Contrasea: En este campo se ingresa la clave secreta que tendr dicho usuario.
Nombre: En este campo se ingresa el nombre del usuario.
Grupo: En este campo es posible elegir a qu grupo va a pertenecer dicho usuario y se elige entre
los existentes.
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Grupos
Esta es una categora de usuario que permite definir derechos y niveles de permisos a un grupo sin
tener que hacerlo individualmente, cuando el nmero de usuarios es grande.
Un ejemplo de esto es cuando se tiene por usuarios un grupo de digitadores, para no crear usuario
por persona se crea un grupo llamado "Digitadores" con sus respectivos derechos de acceso sobre
las opciones del programa.
Al ingresar a esta opcin se visualizan los grupos existentes y es posible adicionar ms. Los
campos que aparecen son los siguientes:
Grupo: En este campo se ingresa un identificador para el grupo.
Nombre: En este campo se ingresa el nombre del grupo.

El grupo SUPERVISOR el programa lo trae por defecto y no es posible retirarlo ni modificarlo.
Permisos
Al ingresar a esta opcin aparece una pantalla donde es posible elegir el grupo al que se le van a
asignar los permisos.

Adems, en esta pantalla es posible elegir para qu programa se desea adicionar el usuario entre
los siguientes:
Para adicionar un
nuevo usuario, se
ubica en la fila
siguiente al ltimo
usuario y se digita
el nuevo usuario a
ingresar.
Para adicionar un
nuevo grupo, se
ubica en la fila
siguiente al ltimo
grupo y se digita
el nuevo grupo a
ingresar.
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Pedidos
Facturacin
Cartera
Inventarios
Compras
Tesorero
Nmina
Comodn
Shop
Transferencias de Nmina
Transferencias de Facturacin
Transferencias de Cartera
Transferencias de Inventarios
Transferencias de Compras
De acuerdo al programa elegido para adicionar dicho usuario, al presionar el botn <Permisos>,
muestra otra pantalla con los mens y opciones de dicho programa.

Es importante aclarar que cuando se trata de conceder derechos sobre las opciones que son
mantenimientos, se pueden dar permisos sobre las alternativas, es decir, se puede dar derecho por
la alternativa Adicionar, Eliminar y/o Corregir. Tambin se debe elegir si se desea que el usuario
tenga acceso a esta opcin o si no tendr ningn acceso.
Luego, en la parte inferior de la pantalla aparecen dos (2) Listas: Una donde sern pasados los
campos restringidos para dicho grupo (Campos Restringidos) y otro donde aparecen cada uno de
los campos que conforman dicha opcin (Campos Permitidos). Es posible pasar campo por campo
o todos de una vez.

En todas las opciones del programa permite el acceso sobre todos los campos, pero se puede
restringir dicho acceso a los campos que se deseen.
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Cuando se elige una opcin que no es mantenimiento sino un proceso o un informe, con solo
dar clic en dicha opcin queda habilitada o no dicha opcin:

Mantenimiento Compaas
Por medio de esta opcin se ingresa toda la informacin referente a la compaa a instalar:
Al dar clic en el botn Crear Ca., aparece la pantalla general de Compaas:

Rgimen Tributario
Este es un campo informativo para el clculo y/o la aplicacin de los impuestos al momento de
capturar los documentos y la impresin de las facturas, se puede elegir una de las siguientes tres
alternativas:
Rgimen Simplificado: Pertenecen a este rgimen los comerciantes minoristas o detallistas,
cuyas ventas estn gravadas a la tarifa general del impuesto sobre las ventas, as como quienes
presten servicios gravados. Deben cumplir en su totalidad las siguientes condiciones:
Ser personas naturales.
Tener mximo dos establecimientos de comercio.
No ser importadores de bienes corporales muebles.
No vender por cuenta de terceros, as sea a nombre propio.
Las opciones que aparecen
chuleadas tienen permiso a
ingresar a dicha opcin.
Las opciones que no estn
chuleadas no tienen
permiso para ingresar.
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Los ingresos netos provenientes de su actividad comercial en el ao fiscal inmediatamente
anterior, sean inferiores a $277.200.000.
Cuando vendan bienes gravados no estn obligados a expedir factura de venta.
No estn obligados a presentar declaracin de impuesto sobre las ventas.
Se les prohbe adicionar al precio de venta o servicios gravados suma alguna por concepto de
impuestos sobre las ventas.
Rgimen Comn: Pertenecen a este rgimen todos los responsables de liquidar el impuesto a las
ventas. Para el efecto el responsable debe:
Expedir factura o documento equivalente por todas las operaciones que realice y conservar
copia.
Llevar libros de contabilidad.
Efectuar retencin en la fuente por IVA y presentar la correspondiente declaracin.
Expedir certificado de retencin en la fuente.
Solicitar autorizacin de la numeracin para la expedicin de factura.
Gran Contribuyente: Pertenecen a este rgimen todos aquellos que el Director General de
Impuestos Nacionales, mediante resolucin, establezca como contribuyentes, responsables o
agentes retenedores y que por su volumen de operaciones o importancia en el recaudo, deban
pertenecer a las administraciones u oficinas especializadas en dicha clase de contribuyentes.
A partir de la publicacin de la respectiva resolucin, la persona o entidad sealada deber cumplir
todas sus obligaciones tributarias, en la administracin u oficina que se les indique, y en los bancos
o entidades asignados para recaudar y recepcionar sus declaraciones tributarias.
Ninguno: Se elige cuando la empresa no tiene identificacin tributaria, es decir, que es una
persona natural y por lo tanto no causa ningn tipo de retencin.
Actualizacin en Lnea
Si se activa, se actualizan los saldos de Clientes al grabar un documento. Si no se activa, quiere
decir que la compaa funcionar en BATCH, en este caso es necesario realizar el proceso de
actualizacin para que se afecten los saldos de las tablas.
Batch: Los saldos se alimentan, ejecutando un proceso de actualizacin, el cual recorre la
informacin del movimiento y afecta los saldos en las tablas. Esto nos permite que la
informacin sea verdica y la informacin puede ser corregida antes de afectar los archivos.
Lnea: Significa que con solo grabar el documento, el programa alimenta los saldos.
En cualquier momento se puede cambiar de lnea a batch o viceversa. En caso de pasarse de batch a
lnea, el programa verifica que todas las transacciones estn actualizadas, de lo contrario, no lo
permite.
Transfiere en Lnea
Este identificador se utiliza para indicar que todo movimiento que se ingrese en los dems mdulos
del SIC, se vea reflejado en Comodn.
Por ejemplo: Si se ingresa una factura en Facturacin y se tiene activado este campo; dicha
transaccin va a estar en Comodn, sin necesidad de volver a ingresar dicha factura en Comodn.

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Niveles Plan de Cuentas
En este campo se define el nmero de dgitos que contiene cada uno de los niveles que tendr el
cdigo contable de la contabilidad a manejar.
Compactacin Automtica
Estos campos permiten configurar la periodicidad (lapso de tiempo en das) en el cual se desea
realizar automticamente la compactacin de la Base de datos y de acuerdo a la periodicidad
ingresada, el programa calcula la fecha en la que se realizar la prxima compactacin.
Al habilitar por primera vez el mdulo de Cartera o al dar clic en el botn Ver/Editar que aparece
al frente de Cartera, aparece la siguiente pantalla:

Controles
Controla Cupo Crdito en Ventas
Si se activa este campo, cuando se efecte una venta (Se capture una cuenta por cobrar), el
programa valida que el cliente tenga cupo de crdito disponible, de lo contrario no permite realizar
una venta con dicho cliente. Si se tiene instalado el mdulo de Facturacin y se tiene este control
instalado, al momento de hacer una factura a crdito, el programa verifica el cupo del cliente para
validar si puede realizar o no la factura.
Control de Vendedores en los Documentos
Si se activa este campo, el programa verifica que solo se puedan aplicar Recibos de Caja o Notas
al vendedor que se haya asignado al documento a afectar.
Control de fechas en el movimiento
Si se activa este campo, solo permite capturar movimiento del perodo actual. Si no se activa se
puede capturar movimiento de cualquier fecha del ao.
El perodo actual es el mes siguiente a la fecha que aparece en el campo <Fecha Ultimo Perodo
Cerrado>.
Manejo de comentario en el detalle
Si se activa este campo, en la captura de movimiento, permite digitar en el campo Comentarios del
detalle, tem por tem. Si no se activa, este campo aparece desactivado.
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Causa
Rete Fuente: Si se activa este campo, al momento de elaborar una cuenta por cobrar, se resta del
documento el valor de ReteFuente. Si la causa, se debe digitar el valor por concepto de
ReteFuente.
Rete Iva: Si se activa este campo, al momento de elaborar una cuenta por cobrar, se resta del
documento el valor de Rete Iva. Si la causa, se debe digitar el valor por concepto de Rete Iva.
Rete Ica: Si se activa este campo, al momento de elaborar una cuenta por cobrar, se resta del
documento el valor de Rete Ica. Si la causa, se debe digitar el valor por concepto de Rete Ica.
Vencimientos Anlisis de Cuentas por Cobrar
En estos tres campos, se ingresan los rangos (Nmero de das) que se desea sugiera el programa
al momento de generar los informes de anlisis de cuentas por cobrar.
Fecha Ultimo Perodo Cerrado
En este campo aparece la fecha en la que se realiz el ltimo cierre de perodo. Solamente es
posible ingresar esta fecha al momento de adicionar la compaa, en los dems casos aparece
desactivado y se actualiza automticamente con el cierre de perodo de este mdulo.
Salir
Al seleccionar esta opcin inmediatamente sale del mdulo de usuarios.
Ayuda
Presenta las siguientes opciones:
Indice
Contenido
Acerca de..
Indice
Al activar esta opcin, aparece una ventana donde es posible buscar una opcin o campo
especfico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan
por dicha(s) letra(s). Al localizar la opcin o campo deseado, se oprime el botn <Mostrar> e
inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva.

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Contenido
Al ingresar, muestra la ayuda en lnea donde se encuentra la explicacin de cada una de las
opciones que componen este mdulo. Presenta la siguiente pantalla:

Acerca de..
En esta opcin se visualiza la versin del mdulo de Usuarios.

Importacin/Exportacin de Datos
Para acceder a esta aplicacin, se puede hacer de dos (2) formas: Dentro del programa se ingresa
por Utilidades\Importar/Exportar Archivo o por fuera del programa por Inicio\Programas\SIC
Mecosoft\Aplicaciones externas\Importacin Exportacin de datos.
Al ingresar por fuera del programa se solicita una informacin de acceso:

Luego de ingresar el nombre de usuario (Trae por defecto Supervisor) y la contrasea (Por
defecto Enter), se debe elegir la aplicacin desde el cual se va a realizar la importacin o la
exportacin de los datos:
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Luego de elegir la aplicacin se ingresa al programa y est compuesto por las siguientes opciones:
Archivo
Ayuda
Archivo
Est compuesto por las siguientes opciones:
Abrir Compaa
Importar/Exportar archivos
Salir
Abrir Compaa
Por medio de esta opcin es posible cambiarse de compaa luego de haber ingresado a otra. El
programa visualiza todas las empresas que se encuentran instaladas para que el usuario elija la
que se quiere abrir.
Importar/Exportar Archivo
La funcionalidad de este programa radica en que permite integrar al programa, informacin externa
generada por otros programas o por CARTERA, siempre y cuando el archivo a importar tenga las
mismas caractersticas a la estructura de los archivos que maneja el programa. Tambin permite
enviar toda la informacin de alguno de los archivos del programa para ser utilizada en otras
aplicaciones que manejen la misma estructura del archivo que genera CARTERA.
El programa presenta una lista de todas las tablas que conforman la base de datos.
Se debe seleccionar el archivo a importar o exportar, segn sea el caso.
Seleccionar el tipo de transferencia (Importar/Exportar).
Se elige el formato desde el cual o hacia el cual van los datos. Las clases de formatos son:
Archivos de Cartera, Excel, Paradox, Foxpro, SQL Server, Texto.

- Archivos de Cartera: Aparece una nueva caja de dilogo para seleccionar la compaa desde la
cual se traer la informacin a la Nmina o la compaa destino en caso de estar exportando.
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IMPORTANTE: Si se desea transferir informacin de una compaa a otra y el archivo ya existe, el
programa pregunta si se desea sobreescribir el archivo.
- Excel, Paradox, Foxpro, Texto: Si se elige alguno de estos formatos presenta la siguiente
pantalla:

Para cada uno de los formatos genera (si es para exportar) o busca (si es para importar) el archivo
con sus respectivas extensiones: Excel (Extensin .XLS), Paradox (Extensin .DB), Foxpro (Extensin
.DBF), Texto (Extensin .TXT)
- SQL Server: Permite llevar las tablas a otro tipo de base de datos.
Salir
Al elegir esta opcin, inmediatamente sale del programa.
Ayuda
Presenta las siguientes opciones:
ndice
Contenido
Acerca de..
ndice
Al activar esta opcin, aparece una ventana donde es posible buscar una opcin o campo
especfico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan
por dicha(s) letra(s). Al localizar la opcin o campo deseado, se oprime el botn <Mostrar> e
inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva.
69

Contenido
Al ingresar, muestra la ayuda en lnea donde se encuentra la explicacin de cada una de las
opciones que componen este mdulo. Presenta la siguiente pantalla:

Acerca de..
En esta opcin se visualiza la versin del mdulo de Usuarios.

Consultas Dinmicas
Para acceder a esta aplicacin, se puede hacer de dos (2) formas: Dentro del programa se ingresa
por Utilidades\Consultas dinmicas o por fuera del programa por Inicio\Programas\SIC
Mecosoft\Aplicaciones externas\Consultas dinmicas.
Al ingresar por fuera del programa se solicita una informacin de acceso:

70
Luego de ingresar el nombre de usuario (Trae por defecto Supervisor) y la contrasea (Por
defecto Enter), se debe elegir la aplicacin desde el cual se va a realizar las consultas:

Luego de elegir la aplicacin se ingresa al programa y est compuesto por las siguientes opciones:
Archivo
Ayuda
Archivo
Est compuesto por las siguientes opciones:
Abrir Compaa
Consultas
Salir
Abrir Compaa
Por medio de esta opcin es posible cambiarse de compaa luego de haber ingresado a otra. El
programa visualiza todas las empresas que se encuentran instaladas para que el usuario elija la
que se quiere abrir.
Consultas
Esta opcin permite generar informes especficos, "extractados" de uno o varios archivos del
programa, de acuerdo a los campos y delimitaciones que realice el usuario.
Antes de realizar una consulta de alguno de los archivos del programa, es requisito indispensable
tener bien definido y diseado el contenido de este, es decir, saber de antemano qu informe se
desea, de qu archivo se va a tomar la informacin, qu campos contiene y cules registros
incluye.
Este men est compuesto por las siguientes opciones:
Crear Consulta
Abrir Consulta
Crear Consulta
Al iniciar una nueva consulta, el programa presenta en pantalla los archivos sobre los cuales es
posible realizar alguna consulta y es posible seleccionar uno o varios de ellos.
Es posible recorrer la lista, utilizando las teclas de desplazamiento del cursor. Teniendo en cuenta la
funcionalidad de Windows, para seleccionar uno a uno los archivos, se da clic con el mouse y la tecla
<Ctrl> y si son varios archivos seguidos (rango): clic con el mouse en el primer archivo y la tecla <Shift>
y clic con el mouse en el ltimo campo.
71
Los pasos a seguir son:
Seleccionar los archivos a incluir en el informe.

Al dar clic en el botn Siguiente, aparece la lista de campos que se van a utilizar en la consulta.

Seleccionar los campos a incluir en el informe.
Para seleccionar los campos, se puede hacer de la misma forma que en la pantalla anterior.
Para continuar se debe construir el criterio de seleccin o filtro para los datos del informe as:

Seleccionar de la lista, el campo del archivo por el cual se condicionar el informe.
Elegir un operador matemtico ( Igual, Diferente, Menor, Mayor, Menor o igual, Mayor o igual).
Digitar la expresin (Lmite de la condicin) o elegir otro campo de las tablas elegidas
anteriormente y con el cual se va a evaluar la condicin.
Dar clic en el botn <Adicionar Criterio> para que suba al cuadro superior.
Si se desea adicionar otra condicin se hace lo mismo que en los cuatro (4) pasos anteriores y
se relaciona por medio de los operadores lgicos <Y> <O>.
Para eliminar un criterio se presiona el botn <Limpiar>.
72
Luego se debe indicar el criterio de ordenamiento, es decir, por cul de los campos que
aparecen, se va a organizar el informe.

Se puede guardar en Excel o Ascii, indicando la ruta en donde quedar grabado el archivo.

Si se elige el botn <Detalles>, muestra las caractersticas de la consulta:

Adems, permite guardar el formato de la consulta, para futuras consultas.

IMPORTANTE: El programa asigna al informe el nombre de <Consulta>. Cuando se guarda la consulta
Si se activa este campo,
el programa guarda la
consulta con extensin
.SQL, que luego va a
servir para realizar el
proceso de abrir una
consulta existente.
73
en Excel y luego se guardan otras ms con el mismo nombre, el programa lo que hace es adicionar otra
hoja a dicho archivo sin eliminar la anterior y as sucesivamente.
Abrir Consulta
Si se elige Abrir una consulta existente, el programa permite buscar el archivo con el cual fue
guardada la consulta con extensin .SQL:

Si se abre el archivo, muestra la pantalla que permite guardar la consulta en formato Excel o Ascii:

Salir
Al elegir esta opcin, inmediatamente sale del programa.
Ayuda
Presenta las siguientes opciones:
ndice
Contenido
Acerca de..
ndice
Al activar esta opcin, aparece una ventana donde es posible buscar una opcin o campo
especfico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan
por dicha(s) letra(s). Al localizar la opcin o campo deseado, se oprime el botn <Mostrar> e
inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva.
74

Contenido
Al ingresar, muestra la ayuda en lnea donde se encuentra la explicacin de cada una de las
opciones que componen este mdulo. Presenta la siguiente pantalla:

Acerca de..
En esta opcin se visualiza la versin del mdulo de Usuarios.

Conversin de Datos
El programa de Conversin permite restaurar y convertir las copias de soporte elaboradas con la
versin de PRISMA 8.0 y convertirlas para trabajar en PRISMA 10.
Para acceder a esta aplicacin, se ingresa por Inicio/Programas/SIC Mecosoft/Aplicaciones
externas/Conversin de Datos Prisma 8-10.
Caractersticas de la conversin:
Slo se convierte datos de Prisma 8.0.
Se debe realizar cierre de perodo en todos los mdulos de Prisma 8.0.
Se puede realizar conversin de datos directamente desde la compaa o desde la copia de
soporte.
75
La copia de soporte se debe realizar luego de hacer el cierre de perodo en los mdulos de
Prisma 8.0.
Slo se convierte archivos maestros y de saldos.
Al ingresar al programa de conversin Prisma-Sic.exe sale un mensaje de advertencia:

Luego de dar <Aceptar> en la pantalla anterior, se ingresa al programa de Conversin Prisma - Sic:

Este programa tiene bsicamente un (1) men:
Proceso
Proceso
Antes de realizar el proceso de conversin, se debe crear la compaa en el nuevo Prisma.
Al ubicarse sobre este men es posible restaurar y convertir las copias de soporte de la versin de
PRISMA 8.0, adems se puede salir del programa.
Este men est conformado por las siguientes opciones:
Restauracin de archivos
Salir
Restauracin de archivos
A travs de esta opcin se realiza el proceso de conversin de los datos.
Se debe realizar el proceso para cada una de las compaas a trabajar.
Para llevar a cabo la restauracin y conversin de los datos, el programa presenta una pantalla
donde va mostrando tres pestaas:
Para continuar, debe
asegurarse de haber
realizado todos los cierres
necesarios
76

Al dar clic en el botn <Siguiente> aparece una segunda pestaa:

Por ejemplo: En Prisma 8.0 se maneja Cdigo y Cdula o Nit para los clientes, proveedores y
vendedores, En el PRISMA 10 se maneja Identificador uno e Identificador dos y en la instalacin de la
compaa se define el identificador principal en el campo Identificador Cdula/Nit. El campo que
se elija en la pantalla de conversin (Cdula o Cdigo) va a corresponder a este identificador en el
PRISMA 10.
Por ltimo, Se trae la configuracin de niveles manejados en Prisma 8.0. Si se desea modificar
esta configuracin, es posible hacerlo en esta pantalla:
Se selecciona cual de los dos
campos del cliente en Prisma 8.0
equivale al identificador principal en
PRISMA 10.
Si los datos se
toman de una
copia de soporte
se debe
seleccionar el
Ao de los datos que se estn
convirtiendo. Este dato se utiliza en la
tabla de Ajustes por inflacin.
Se selecciona si
los datos se
toman
directamente de
una unidad de
disco o de una
copia de soporte.
Para seleccionar
la compaa del
PRISMA 10 en la
cual se va a
realizar la
conversin de los
datos.
Si los datos se
toman de Prisma
8.0 directamente
se debe
seleccionar el
directorio de la
compaa a
convertir.
77

En el proceso de conversin de datos, aparece una pantalla donde en un primer cuadro va
mostrando los archivos de PRISMA 8.0 que hay en la copia de soporte y en el segundo muestra
los archivos que se van restaurando al PRISMA 10.


Si se presenta errores en la conversin, aparece un mensaje indicando si se desea ver el reporte
de errores y dicho reporte es mostrado por el programa.

Cuando la conversin se
realiza desde copia de
soporte, inicialmente los datos
se bajan a un directorio
temporal.
Al dar clic en este botn,
comienza el proceso de
conversin de los datos.
De lo que se defina en
esta tabla, depende la
tabla de lneas que se
genera en la conversin
78

Una vez se realice el proceso, se debe ingresar al PRISMA 10 en cada una de las compaas
restauradas, revisar los datos restaurados en la empresa y sacar copia de soporte en la nueva
versin.
Si durante el proceso de conversin, se detectan problemas con las bases de datos de Prisma 8.0,
el programa sugiere ejecutar la utilidad de Paradox para realizar las correcciones necesarias.
El programa verifica la versin de la base de datos de la compaa en la cual se va a convertir, si
tiene una versin diferente a la base de datos original muestra un mensaje de aviso para ejecutar
Utidatos.exe.
Archivos de Prisma 8.0 a convertir
La conversin se hace sobre los siguientes archivos: Referencias, Clientes, Proveedores,
Vendedores, Tipos de tem, Conceptos de Cartera, Cdigo de Inventarios, Tabla de transferencia
de Inventarios, Facturas de Cartera, Movimiento de recibos y notas, Movimiento de pedidos,
Consecutivos de facturas y recibos, Instalacin de compaas.

Archivos PRISMA 8.0 Archivos PRISMA 10
FcInstal GNumeracionDocumento
GMonedas
GImpuestosyRetenciones
FcCpto GCentroCostos
GCuentaPUC
GModeloContable
GCuentasModeloContable
CaCpto GTipoDocumento
GCentroCostos
GCuentaPUC
GModeloContable
GCuentasModeloContable
Al final, genera un
informe con las
inconsistencias
detectadas durante el
proceso de conversin.
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Archivos PRISMA 8.0 Archivos PRISMA 10
InTrans GCentroCostos
GCuentaPUC
GModeloContable
GCuentasModeloContable
FaInvent GImpuestosyRetenciones
GReferencia
GReferenciaporBodega
GLineas
InPartes GSubReferencia
Recibo GNumeracionDocumento
InAjusin InvAjustesInflacion
InPaag GTablaPaag
CaClient GTerceros
GCliente
InProv GTerceros
GProveedores
Vendedor GTerceros
GVendedor
GVendedorporZona
CaMovtoc CarAuxiliarCartera
CaCobrar CarCuotasCuentasCobrar
CabPed PedEncabezadoPedidos
DetPed PedDetallePedidos
Archivos nuevos que se generan
Gbodega
Gzona
GClasificacionCliente
GEfectividadProveedor
GTipoDocumento
GTipodeReferencia
GCumplimiento
GClasificacionProveedor
GListaPrecios
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GNumeracionDocumentos
Para los archivos nuevos que se generan, el programa de conversin crea un registro bsico que
luego puede modificarse, segn los requerimientos de la empresa.
Copias de soporte de la versin de Prisma 8.0
Las copias de soporte sacadas en la versin de Prisma 8.0 son el respaldo de la informacin de
las compaas que sern trabajadas en el PRISMA 10.
Si en algn momento se requiere informacin de la versin de Prisma 8.0, la nica forma de
restaurar esta informacin es teniendo las copias de soporte y restaurndolas por medio del
programa de Conversin de datos Prisma-SIC.
Las copias de soporte sacadas en la versin de Prisma 8.0 deben conservarse debidamente
marcadas y en un lugar seguro.
Deben existir copias de soporte para cada una de las compaas que se estn trabajando.
Utilidades Conversin Bases Datos
Esta utilidad se utiliza para realizar mantenimiento a las bases de datos del programa, tanto la base
de datos de la compaa, como la base de datos de usuarios. Para acceder a esta aplicacin, se
ingresa por Inicio/Programas/SIC Mecosoft/Aplicaciones externas/Utilidades Conversin Bases
Datos. Al ingresar por fuera del programa se solicita una informacin de acceso:

Luego de ingresar el nombre de usuario (Trae por defecto Supervisor) y la contrasea (Por
defecto Enter), se ingresa al programa:

Est compuesto por las siguientes opciones:
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Archivo
Herramientas
Utilidades
Ayuda
Archivo
Est compuesto por las siguientes opciones:
Convertir Compaa
Salir
Convertir Compaa
Por medio de esta opcin se convierte la base de datos que actualmente tiene el programa por la
nueva versin de base de datos. Al ingresar a esta opcin, el programa permite elegir la compaa
de la cual se va a convertir la base de datos o elegir todas las compaas. Muestra la versin de
base de datos que tiene actualmente la compaa elegida y la nueva versin de base de datos y
con la cual quedar la compaa luego de realizado el proceso.
Este proceso se debe realizar para mantener actualizada la base de datos con las nuevas versiones y
as evitar errores con datos. Por ejemplo: Cuando se realiza actualizacin de versin.

Salir
Al elegir esta opcin, inmediatamente sale del programa.
Herramientas
Est compuesto por las siguientes opciones:
Compactar Base de Datos
Actualizacin Base de Datos Usuarios
Eliminar Registro

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Compactar Base de Datos
A medida que se van adicionando y/o borrando registros en las aplicaciones, la base de datos va
creciendo. Para optimizar la distribucin de la informacin dentro de la base de datos, es
conveniente ejecutar esta opcin, especialmente luego de haber eliminado varios registros en
alguno de los mantenimientos o luego de realizar los cierres. El programa compacta la base de
datos y al compactarla, se elimina cualquier espacio vaco no utilizado.
Al ingresar a esta opcin, aparece una pantalla donde se selecciona la base de datos a compactar
entre las siguientes:
Datos de Aplicaciones: Se elige de cual compaa es la base datos o se puede elegir
compactar las bases de datos de todas las compaas instaladas (MecoDB.mdb).
Informes: Si lo que se quiere es compactar la base de datos de los informes (Informes.mdb).
Usuarios: Si lo que se quiere es compactar la base de datos de Usuarios (Usuarios.mdb).

Actualizacin Base de Datos Usuarios
Por medio de esta opcin se convierte la base de datos que actualmente tiene el programa de
Usuarios por la nueva versin de base de datos. Al ingresar a esta opcin, muestra la versin de
base de datos que tiene actualmente el programa Usuarios y la nueva versin de base de datos y
con la cual quedar el programa luego de realizado el proceso.
Este proceso se debe realizar para mantener actualizada la base de datos con las nuevas versiones y
as evitar errores de acceso. Por ejemplo: Cuando se realiza actualizacin de versin.

Eliminar Registro
Por medio de esta opcin se borra el registro del programa. Para realizar este proceso, es
necesario ingresar una contrasea, elegir la aplicacin a la que se le va a borrar el registro
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(Comodn, Nmina, Shop, Tesorero, Facturacin, Cartera, Inventario, Pedidos y Compras) y la
versin del programa.
IMPORTANTE: Esta opcin es diseada para ser manejada por asesores de MECOsoft S.A., debido a
que se debe tener precaucin, ya que se puede borrar el registro de una aplicacin errneamente.
Utilidades
En este men aparecen varias utilidades para la correccin de datos. Est compuesto por las
siguientes opciones:
Construir Niveles Plan de Cuentas
Verificar Histricos Duplicados
Reconstruir Auxiliar Cartera
Reconstruir Saldos Clientes
Cambio de Estado Movimiento
Llevar terceros a Contabilidad
Construir Niveles Plan de Cuentas
Esta utilidad debe ejecutarse cuando se vaya a comenzar a trabajar con Comodn 10 y los niveles
del Plan de cuentas no estn definidos correctamente, esto puede ocurrir debido a que en Prisma
se podan crear cuentas sin haber definido los niveles anteriores.
Ejemplo:
En prisma se cre la cuenta 130505, pero no existen los niveles anteriores 1305, 13 y 1
En este caso es necesario correr la utilidad.
Verificar Histricos Duplicados
La ejecucin de esta utilidad valida documentos duplicados en todos los mdulos.
Reconstruir Auxiliar Cartera
Esta utilidad toma el movimiento de Recibos y Notas y lo lleva al Auxiliar Cartera.
Reconstruir Saldos de Clientes:
Esta utilidad permite calcular el saldo anterior de los clientes.
Para correr las anteriores utilidades slo basta con seleccionar la compaa en la cual se va a
realizar el respectivo proceso.

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Cambio de Estado Movimiento
Esta utilidad coloca los estados seleccionados a los documentos que se encuentren en el rango de
fechas seleccionado y cuyo estado sea diferente de anulado.

Llevar terceros a Contabilidad
Esta utilidad lleva los terceros de los mdulos instalados a Contabilidad y de una misma compaa.
Por ejemplo de Prisma (clientes, proveedores, vendedores), Tesorero (acreedores), Nmina
(empleados). Al ingresar a esta opcin aparece una pantalla donde se elige la compaa en donde
se va a realizar el proceso:

El proceso se realiza dentro de una misma compaa.
Ayuda
Est compuesto por las siguientes opciones:
ndice
Contenido
Acerca de...
ndice
Al activar esta opcin, aparece una ventana donde es posible buscar una opcin o campo
especfico, con solo digitar las primeras letras, se ubica en las opciones o campos que empiezan
por dicha(s) letra(s). Al localizar la opcin o campo deseado, se oprime el botn <Mostrar> e
inmediatamente se visualiza la ayuda respectiva.
Seleccin de los diferentes tipos de movimiento:
Ventas, Devolucin en ventas, Compras,
Devolucin en compras, recibos y notas, otras
entras y otras salidas, ajustes al inventario.
Seleccin del nuevo estado que se va a
cambiar en los documentos, este nuevo
estado puede ser: Mes Siguiente o Digitado.
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Contenido
Por medio de esta opcin se visualiza toda la ayuda en lnea, donde se muestra cada uno de los
mens y opciones que conforman el programa.

Acerca de...
En esta opcin se visualiza la versin del programa. Presenta la siguiente informacin: