TRANSMILENIO S.A.

Nombre de los integrantes

Sandra Barreto Diana Herrera Julian Mendoza

Planeacin de Auditoria

Tema Auditado:

Planeacin de Auditoria ao 2009

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

PROGRAMA DE PLANEACIN AUDITORA

Propsito El propsito de este papel de trabajo consiste en documentar: El conocimiento de la empresa y su Objeto Social, su entorno y ambiente, sus polticas y prcticas por procesos, as como su desempeo financiero La evaluacin de los riesgos de errores o irregularidades importantes pertinentes a la auditoria, incluyendo los riesgos de errores y de fraude La estrategia de nuestra auditoria en respuesta a estos riesgos, y El enfoque planeado para nuestra auditoria con respecto a cuentas y divulgaciones significativas.

Contenido del Papel de Trabajo de Planeacin

Pagina 2 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

I. II.

ALCANCE DEL TRABAJO ............................................................................................................. 4 DECISIONES SOBRE LA ESTRATEGIA DE AUDITORIA ........................................................ 4 A. B. C. D. IMPORTANCIA RELATIVA ............................................................................................................... 4 COORDINACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA ......................................................... 6 ESPECIALISTAS EXTERNOS ........................................................................................................... 7 INTERVENCIN DE OTROS ............................................................................................................ 8 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA .......................................................................................... 8 A. B. C. D. OBJETO, SU AMBIENTE Y ENTORNO ............................................................................................... 9 POLTICAS Y PRCTICAS CONTABLES DE LA EMPRESA.................................................................. 25 DESEMPEO FINANCIERO........................................................................................................... 30 RESUMEN DE CASOS O MOTIVOS DE PREOCUPACIN POR FALTA DE TICA PROFESIONAL O COMPORTAMIENTO POCO TICO ........................................................................................................ 33

III.

V. VI.

DISCUSIN DE LA EVALUACIN DE RIESGOS Y PLANIFICACIN ...................................... 35 RESUMEN DE LOS RIESGOS IDENTIFICADOS .................................................................... 35 A. RIESGOS IDENTIFICADOS EN EL PROCESO DE PLANEACION DE AUDITORIA ..................................... 35 B. RIESGOS IDENTIFICADOS A NIVEL DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ................................................. 35

VII.

ENFOQUE DE AUDITORIA PLANEADO ................................................................................. 36 A. ENFOQUE DE AUDITORIA PLANEADO PARA LAS CUENTAS Y DIVULGACIONES SIGNIFICATIVAS (MATRIZ DE PLANIFICACIN) .......................................................................................................................... 36

Pagina 3 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

I.

Alcance del trabajo

Marco de trabajo pertinente a la emisin de informes financieros, incluyendo leyes, reglamentos, GAAP

Informe Contable a la DIAN, anual. Informe a la CONTADURIA GENERAL, trimestral. Informe a la CONTRALORIA DISTRITAL, mensual. Informe a la CONTRALORIA NACIONAL, trimestral. Informe a La VEEDURIA, anual. Informe a la SECRETARIA DE HACIENDA, cada vez que lo requieran.

Normas de auditoria pertinentes, incluyendo leyes, reglamentos, GAAS

NAGA, Plan General de Contabilidad, Rgimen de la Contralora Distrital.

Requisitos especficos de la industria relacionados con la emisin de informes financieros

En materia presupuestal y contable se le debe aplicar a la entidad, en su condicin de sociedad entre entidades publicas, las normas presupuestales, fiscales y de contabilidad publica aplicadas a las empresas industriales y comerciales del estado del orden municipal, las cuales debern armonizarse con la naturaleza societaria de la compaa en lo que a ello hubiere lugar. TRANSMILENIO S.A, deber rendir la informacin necesaria al Ministerio de Transporte, ya que ellos financian una parte de su funcionamiento.

Requisitos reglamentarios relacionados con la emisin de informes financieros e informes de Auditoria Interna Otros trminos del trabajo que se han de considerar en la estrategia de auditoria

Se debe presentar informacin del desempeo global de la organizacin y de los procesos e Informe trimestral de avance de lo planeado, Proyectos de Inversin a la Gerencia General y Entes de Control, a travs de los indicadores de Gestin.

Financiacin de la fase III del sistema transmilenio, procedimientos operativos, informe de gestin anual.

Decisiones sobre la estrategia de auditoria A. Importancia relativa

I. Se establece la base apropiada para la cuantificacin Se determina la importancia relativa para los fines de la planificacin haciendo referencia a los Excedentes del ejercicio para el periodo sujeto a auditoria. Estas cifras se deben actualizar de acuerdo a la naturaleza extraordinaria o poco frecuente de operaciones que impacten la Empresa.
Pagina 4 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

Excedentes estimado de continuas (miles de pesos) operaciones

Partidas ajustadas: Base determinada

En ciertos casos, el excedente del ejercicio no sea una base apropiada para determinar la importancia relativa a los fines de la planificacin de acuerdo a su variacin. En esos casos, se puede usar como base el total de activos o de ingresos.

II.

Se determina el nivel cuantitativo de la importancia relativa para los fines de la planificacin

La DCI usa su criterio para determinar el nivel cuantitativo de importancia relativa para los fines de la planificacin. Al aplicar su criterio, se considera el efecto de los factores cualitativos. Importancia relativa para los fines de la planificacin Importancia relativa para los fines de la planificacin De acuerdo algunos compendios de normas sobre la auditoria, la importancia relativa para los fines de la planificacin no puede exceder del 3% de los excedentes de las operaciones continuas o, cuando corresponda, del 0.3% del total de los activos o de los ingresos, de las dos cifras, la que sea menor. Cuando se hagan ajustes a las cifras respectivas asentadas, estos porcentajes se aplican a las cantidades ajustadas, esto al cierre del periodo fiscal. La importancia relativa para los fines de la planificacin determinada con base en el total de activos o de ingresos, de las dos cifras, la que sea mayor, puede exceder del 3% del excedentes de las operaciones continuas, estas porcentajes son aplicados ya que son una base que se considera razonable, sea cual sea su organizacin o su nivel de ingresos o activos.

III.

Se determina el umbral de errores o irregularidades significativos reportables

Sobre la base de la determinacin de la importancia relativa para los fines de la planificacin a nivel de los estados financieros, se determina un umbral de errores o irregularidades significativos reportables para aplicarlo a los saldos de cuentas, clases de transacciones y divulgaciones. El umbral de errores o irregularidades significativos se fija al 75% de la importancia relativa determinada para los fines de la planificacin. Umbral de errores o irregularidades significativos

IV.

Se determina el umbral de asientos de diferencias de auditoria

El umbral de los asientos de diferencias de auditoria es la cantidad por debajo de la cual es necesario acumular las diferencias de auditoria. En el Resumen de Diferencias de Auditoria no es necesario incluir las diferencias de auditoria que estn por debajo de esa cantidad, pero se anotan en el papel de trabajo correspondiente para indicar que la diferencia est considerada como de mnima. El umbral de asientos de diferencias de auditoria no excede del 1% al 3% de la importancia relativa para los fines de la planificacin.

Pagina 5 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

Umbral de asientos de diferencias de auditora (3%) En ciertas situaciones se puede llegar a la conclusin de que un umbral ms alto para los asientos de las diferencias de auditoria puede ser apropiado para hacer reclasificaciones en el balance general y/o el estado de operaciones, basndonos en nuestro entendimiento y conceptualizacin de dicha diferencia. Adems, puede haber umbrales diferentes para asentar las diferencias de auditoria de distintas partidas del balance general o el estado de operaciones. Estas decisiones se documentan en el papel de trabajo. Resumen se determina la importancia relativa. Importancia relativa para la planificacin (IMPR) Umbral de errores o irregularidades significativos (UIS) Umbral de asientos de diferencias de auditoria (UDA)

B. Coordinacin de las actividades de auditoria interna Planeamos y se documenta las actividades, as como la coordinacin conexa pertinente para hacer la auditoria. Trabajo en el campo Coordinacin

Entre el 1 de enero del 2009 hasta el 31 de diciembre del 2009., se dar paso al las siguientes actividades las cuales servirn como base para la elaboracin de la auditoria. Actividades de Planeacin Reconocimiento del cliente, a travs de la informacin brindada. Realizar un diagnstico del entorno y del sector Revisin de Sondeos de opinin Agentes del sistema. Revisar la estratgico implementacin del plan

Revisar los resultados de los indicadores de gestin del proceso Revisar y priorizar objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo Revisin de los proyectos de inversin Definir responsabilidades y autoridades Revisar los resultados del, balance social y rendicin de cuentas.

Pagina 6 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

Trabajo en el campo Coordinacin Revisar indicadores resultados de gestin y

Revisin de la Normatividad Vigente Conocimiento Movilidad. del Plan Maestro de

Revisar los procesos y administrativos como la implantacin de la tarifa de cobro. Revisar el seguimiento al cumplimiento del plan de accin. Revisin Contratos interventorias. de concesin e

Evaluacin de controles

Revisin de procesos administrativos tales como la nmina, contratos de menor cuanta, retroactivo, y tratamiento dado a los activos fijos.

Pruebas de Sustantivas)

Recalculo

valuacin

(Pruebas

En la parte de Pasivos Estimados se registran las provisiones para cubrir impuestos, demandas y servicios no facturados al cierre del periodo. Adems de las propias de cada proceso.

Auditoria de informes financieros Enero a Marzo y respectivamente cada 3 meses. Enero 1 del 2009 a 31 de Diciembre del 2008 Cierre de la Auditoria Informe presentado a la Junta Directiva o al mximo rgano de la administracin.

Otras actividades procedimientos especficos de auditoria intervencin de otros intervencin de especialistas externos

Coordinacin Se relazaran actividades en coordinacin del personal asignado por cada direccin en donde se realizaran conteos fsicos, revisin de la evidencia y toma de muestras para el cumplimento del objetivo de la auditoria.

C.

Otras Tareas del equipo, incluyendo especialistas externos

1. Procedimientos Obligatorios de auditoria

Pagina 7 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

Se planea y documenta los procedimientos obligatorios de auditoria as:

Confirmacin de Entidades bancarias Confirmacin de Obligaciones Financieras Conteo fsico de inventarios almacn Corte de documentos para ingresos operacionales, Pasivos no registrados y Confirmacin de abogados

15 de Enero del 2009 Banco Davivienda 31 de enero 2009 15 de Marzo del 2009 01 de Abril del 2009, en donde se har revison de la fecha de corte y el consecutivo cronolgico de los documentos relacionados con las operaciones de ingreso y salida de efectivo.

D.

Intervencin de otros

Uso del trabajo de expertos externos Si se planea usar su trabajo, se documenta el alcance de la labor que van a realizar los expertos externos y los documentos significativos conexos. A estos terceros debemos evaluar por separado la competencia profesional, la objetividad y el trabajo y sus conclusiones.

Nombre del experto externo

Alcance del trabajo que va a realizar el experto externo

Auditor de sistemas

Para la elaboracin de la auditoria es necesario contar con el apoyo de los Profesionales Especializados de cada Dependencia, un Ingeniero de Sistemas el cual se encargara de la revisionde cada uno de los Software utilizados por la entidad y Un abogado el cual se encargara exclusivamente de la revisin de los Contratos de Concesin.

III.

Conocimiento de la Empresa

Se documenta los resultados de nuestros procedimientos de evaluacin de riesgos de una manera tal que nos permitir: Identificar los riesgos (incluyendo el riesgo de fraude) a nivel de los estados financieros, y los riesgos inherentes a nivel de aserciones para cuentas y divulgaciones significativas, y Planear la naturaleza, el alcance y la coordinacin de nuestros otros procedimientos de auditoria que se van a incluir en el programa de auditoria.

Toda documentacin proporciona informacin pertinente, que incluye la fuente de la informacin, para entender la naturaleza y la relevancia de los riesgos identificados. Al tiempo que se documenta nuestro conocimiento, se documenta los riesgos identificados.

Pagina 8 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

A. 1. Objeto, su ambiente y entorno Objeto

a. Estructura jurdica y operativa Antecedentes: El transporte pblico en Bogot comienza su desarrollo a mediados del ao 1884, cuando se empez a trabajar en la primera lnea del tranva municipal pero poco a poco el flujo de pasajeros fue aumentando y los medios de transportes privados se apoderaron casi en un 70 % de los usuarios de transporte pblico de la ciudad, el da 9 de abril del ao 1952 tras los incidentes provocados en el bogotazo se dio por desaparecido el Tranva en este mismo ao se construyo la empresa Distrital de Trasporte Urbano, pero apenas en el ao 1957 ya solo transportaba un 38% de los habitantes, fue as como esta perdi en gran parte su participacin en el transporte de pasajeros en el rea urbana, en consecuencia la administracin de Andrs Pastrana la liquid entre los aos 1988-1990. El crecimiento de la ciudad provoc un aumento masivo de empresas y vehculos transportadores de pasajeros que de una manera desorganizada cubran las diferentes rutas de la ciudad, motivo por el cual un 19 % de la poblacin opto por adquirir vehculo particular y el 81% restante utilizaba transporte pblico. A tal punto que en el ao 1998 existan sesenta y siete cooperativas o asociaciones privadas, muchas constituidas de una manera informal y sin compromiso alguno con la ciudad, estas empresas cubran l servicio con una flota de aproximadamente de 20 mil buses los cules se movilizaban sin control alguno. (Transmilenio la joya de Bogota, 2005, p. 27) Las administraciones de los alcaldes Andrs Pastrana (1988-1990), Jaime Castro (1993-1994) y la de Antanas Mockus (1995-1997), formularon diferentes propuestas para solucionar los diferentes problemas del transport pblico, obteniendo muy pocos resultados, pero fue este ultimo el que insisti frecuentemente en la posibilidad de la creacin de un transporte masivo. Con la llegada de Enrique Pealosa (1998-2000) a la alcalda, se tom como prioridad en su programa de gobierno crear una solucin al problema de movilidad en Bogot. En el desarrollo del plan de movilidad este alcalde buscaba el mejoramiento de la calidad de vida de los bogotanos mediante la construccin de ciclorutas, ampliacin, adaptacin y mejoramiento de la malla vial. En consecuencia y con base en los estudios realizados por el anterior alcalde y por Japan Internacional Coopertion Agency, se determino que el metro no era la mejor opcin a corto plazo ya que este era un medio de trasporte en lnea recta y que sala diez veces ms costoso que la construccin de un trasporte masivo, como solucin al problema se creo el sistema de trasporte masivo TransMilenio. Constitucin:

De conformidad con la Ley, en desarrollo del proyecto contemplado en el Acuerdo 06 de 1998, y con la cofinanciacin de la Nacin, el Concejo de Bogot mediante el Acuerdo 04 de 1999 autoriz al Alcalde Mayor para participar con otras entidades distritales en la constitucin de la sociedad pblica por acciones que se denominara EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO TRANSMILENIO S.A. y que tendra por objeto la gestin, organizacin y planeacin del servicio de transporte pblico masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su rea de influencia. Es as como el 13 de octubre de 1.999, mediante la escritura pblica No. 1528 de la Notara No. 27 del Crculo de Bogot, se constituye la sociedad EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO TRANSMILENIO S.A, por Alcalde Mayor, en nombre del Distrito Capital y otras cuatro entidades pblicas, y con capital exclusivamente aportado por entidades estatales, con el mismo objeto que le fij el Acuerdo que autoriz su creacin. Estructura Orgnica:

Pagina 9 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

Objeto Social: LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO TRANSMILENIO S.A. Tiene por objeto la gestin, organizacin y planeacin del servicio de transporte pblico masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su rea de influencia rganos de Direccin: La empresa de gestin TRANSMILENIO S. A. es una sociedad estatal del orden distrital, por acciones, con la siguiente composicin accionaria: Accionistas Distrito Capital Fondatt Instituto de Desarrollo Urbano Instituto Distrital de Cultura y Turismo Metrovivienda Participacion (%) 70,05 19,97 9,96 0,01 0,01

La junta directiva De acuerdo con los estatutos, la junta directiva tiene las siguientes facultades:

Pagina 10 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

Se asigna a la junta directiva la facultad para dictar normas para la organizacin y el funcionamiento de las dependencias de la sociedad... (artculo 39, numeral 8). Se establece que la junta directiva est facultada para aprobar la estructura interna del organismo, su planta de persona], el rgimen de remuneraciones y la dasificacin de los empleos,... (numeral 11). La junta directiva est compuesta por el Alcalde Mayor y cuatro miembros con sus suplentes nombrados por el alcalde. Durante los cinco aos de existencia.

Direccionamiento Estratgico

Misin: Satisfacer la necesidad de transporte publico de los usuarios del Distrito Capital y su area de influencia, con estndares de calidad, eficiencia y sostenibilidad, mediante la planeacin, gestin, implantacin y control de la operacin de un sistema integrado de transporte publico urbano de pasajeros, que opere bajo un esquema publico-privado, que contribuya a una mayor competitividad de la ciudad y el mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes. Visin: Ser la organizacin que administra la operacin del Sistema Integrado de Transporte Publico, para atender con calidad, eficiencia y sostenibilidad la eficiencia y sostenibilidad la demanda del trasporte publico en el Distrito Capital y su area de influencia que contribuya al desarrollo econmico y social mediante la accin conjunta de lo publico y lo privado, constituyndose en un modelo a seguir a nivel nacional e internacional.

b. Objetivos y estrategias Objetivos

Pagina 11 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Mejorar el nivel de satisfaccin de los clientes. Mantener una tarifa competitiva y accesible a todos los usuarios. Mantener la autososteniblidad del sistema. Disminuir la accidentalidad. Mantener el buen estado de la infraestructura. Mantener niveles de eficiencia en la operacin (IPK). Gestionar las acciones para el cumplimento de los parmetros operacionales establecidos para cada una de las fases del sistema. Optimizar la gestin empresarial de la entidad.

8.

Estrategias Respeto al tiempo de los usuarios Las velocidades comerciales en transporte pblico eran de 12 Km/h y 18 Km/h en la Calle 80 y la Avenida Caracas, respectivamente, antes de iniciar la implantacin del Sistema TransMilenio. Estas velocidades aumentaron a 26 Km/h en promedio para los distintos servicios del sistema troncal. Con este tipo de anlisis, se encuentra que con la entrada en operacin de la Troncal Amricas Calle 13 ms la operacin de Fase 1, el ahorro en tiempo aument a 21 minutos por viaje, lo que equivaldra en trminos monetarios a 116 millones de dlares al ao2. Respeto a la diversidad humana El sistema troncal es completamente accesible para usuarios con discapacidades fsicas, facilitando tambin el acceso de personas mayores, nios y mujeres embarazadas. Tal como se expuso, se calcula que 1 por ciento de los usuarios del sistema (9.800 personas por da) tiene algn tipo de discapacidad. En las estaciones existen guas ciudadanos que atienden los requerimientos de informacin y apoyo de todo tipo de usuarios. En su diseo, la infraestructura del sistema TransMilenio contempla los elementos necesarios para que sea accesible a todas las personas, es decir, rampas en los puentes peatonales, rampas y losetas con textura en los andenes, ascensores en algunas estaciones y puentes peatonales, y sonido en las puertas de las estaciones, entre otros. Costeabilidad El pasaje tiene un costo de US$0,38 , y garantiza el cubrimiento de los costos de inversin, operacin y mantenimiento, as como la utilidad de los operadores troncales y alimentadores y del concesionario de recaudo. Tambin cubre el manejo fiduciario de los recursos, los costos de supervisin del sistema y el aseo, vigilancia y mantenimiento de las estaciones de la fase 1. Generacin de empleo En la actualidad, TRANSMTLENIO S. A, como la entidad que gestiona, planea y controla el sistema cuenta con ciento once personas de planta. En cuanto a la operacin del sistema, es decir, los empleos netos generados por operadores troncales, operadores de alimentacin y recaudo son alrededor de 4.099. Balance beneficio-costo Los beneficios generados por el sistema TransMilenio, confrontados en una evaluacin econmica a diez aos, por medio de un balance entre los beneficios provistos en trminos de ahorros de tiempo, de costos de operacin y mantenimiento, de mantenimiento de la infraestructura, reduccin de las emisiones contaminantes y en la accidentalidad, entre muchos otros, contra las inversiones de infraestructura
Pagina 12 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

realizadas por el estado y los costos de operacin y mantenimiento del sistema, dan como resultado una tasa interna de retorno del 61,4 por ciento5, una tasa con niveles atractivos de rentabilidad social para proyectos de este tipo. Formalizacin del sector transporte TransMilenio est recuperando para la economa formal ingresos del orden de 900 millones de pesos diarios con los correspondientes efectos tributarios y fiscales para el estado.

d. Clientes Desde el inicio de la operacin comercial el nmero de pasajeros movilizados ha venido en ascenso, as: en enero de 2001 se movilizaron, en promedio, 130 mil pasajeros-da; aument con la entrada en operacin de la troncal Amricas-calle 13 en diciembre de 2003; en enero de 2004 el promedio fue de 700 mil pasajeros La fase II cubre en su totalidad el 24 por ciento de los viajes del transporte pblico colectivo de la ciudad, es decir, cerca de 1,4 millones de viajes diarios. Se atiende la demanda de los estratos 1 y 2 en 31,5 por ciento, y la del 3 en 50 por ciento, considerando una distancia de caminada de 500 metros hacia las troncales y de 300 hacia los buses alimentadores. Si esta distancia se duplica se llega a 56,8 por ciento para los estratos 1 y 2, y a 72,1 por ciento en el caso del 3. La demanda agregada, incluyendo las fases uno y dos, es cercana a 1400.000 pasajeros da-hbil. En el Sistema TransMilenio se movilizan ciudadanos que se encuentran principalmente entre los 18 y los 27 aos de edad, representando el 41,24% de los pasajeros transportados, en segundo lugar con el 22,24% se encuentran las personas de 28 a 37 aos, el 16,23% corresponde a las personas que van de los 38, a los 47 aos. Las personas mayores de 48 aos representan el 12,92% y los menores de edad el 7,37%. Los hombres usuarios del Sistema corresponden al 53,80%, mientras que las mujeres corresponden al 46,40%. El 82% de los usuarios del Sistema reside en viviendas de estratos 2 y 3 (35,75% y 46,25% respectivamente). Las personas del estrato 4, con el 10,44% se movilizan ms en el Sistema que las personas del estrato 1, (5,13%) y las personas que residen en viviendas de estratos 5 y 6 corresponden al 2,43%. El 37,30% de los usuarios del Sistema ha terminado la secundaria completa y el 13,67% est estudiando o ha terminado estudios en carreras tcnicas o vocacionales. Los usuarios que ya terminaron o estn estudiando carreras universitarias o postgrado son el 30,16%. La mayora de los usuarios del Sistema TransMilenio se encuentra trabajando (en empresa o de forma independiente) o est trabajando y estudiando, correspondiendo al 68,91%. El 20,90% de los usuarios se encuentra estudiando. En menor proporcin los usuarios del Sistema son amas de casa, personas desempleadas y jubilados

Pagina 13 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

e. Proveedores

SI 99 S. A., Express del Futuro S. A., Sociedad Internacional de Transporte Masivo S. A., Metrobs S. A., TransMasivo S. A., SI 02 S. A. y Connexin Movil S. A., Algelcom S.A., Union Temporal UT Fase ll, Publimilenio, Consorcio Mantrans Mensualmente se realiz La conciliacin deL Fondo de Contingencias, as como deL Fondo de Multas y Bonificaciones. Semanalmente se elabor y tramit ante La Fiduciaria La Liquidacin previa a Los agentes del Sistema, la cual es base para realizar la prestacin deL servicio de transporte pblico masivo de pasajeros, de acuerdo con las condiciones contractualmente establecidas. En eL cuadro de pagos efectivos en La vigencia deL ao 2008 que a continuacin se muestra, se observa La distribucin de Los montos entre Los agentes deL Sistema:

Pagina 14 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

f. Empleados La planta de personal de la Empresa TRANSMILENIO cuenta con 264 trabajadores oficiales y 16 empleados de libre nombramiento, para un total de 280 servidores pblicos. A 31 de diciembre de 2008 el equipo directivo de Transmilenio S.A. era el siguiente:

Adems del personal vinculado bajo la modalidad de prestacin de servicios los cuales son de un gran apoyo
Pagina 15 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

a la entidad. Los procesos de seleccin adelantados por TRANSMILENIO S.A. se rigen por Resoluciones internas, expedidas por la Entidad, en virtud del desarrollo de un modelo integral de competencias laborales acorde con lo requerido por el Sistema de Gestin de Calidad. El tipo de pruebas y el orden de presentacin de las mismas son definidos de acuerdo a cada uno de los perfiles de los cargos. El proceso de seleccin no se rige para ninguna de sus etapas por normas de carrera administrativa. La convocatoria es la norma reguladora de todo concurso; por lo tanto, despus de ser publicada, TRANSMILENIO S.A. no podr realizar modificaciones frente a requisitos, funciones, puntajes de clasificacin de prueba y pesos porcentuales de las mismas. As mismo el participante acepta las condiciones aqu establecidas durante todo el proceso de inscripcin. TRANSMILENIO S.A. en razn de las condiciones y capacidad operativa podr aplazar o posponer, nunca adelantar, los tiempos para ejecutar cada una de las etapas del proceso, para lo cual comunicar oportunamente los cambios generados. Para todos los efectos y durante el tiempo que dure el proceso de seleccin existir un link en la pgina WEB de la TRANSMILENIO S.A. en el que se publicar toda la informacin referente a los resultados de cada etapa del proceso. Al formulario de inscripcin electrnico se tendr acceso las 24 horas del da desde cualquier lugar del mundo, teniendo como referente la hora oficial colombiana. Deben diligenciarse todos los datos contenidos en el formato, de lo contrario el sistema no generar la transaccin correspondiente. Cada aspirante debe imprimir del sistema el formulario electrnico por duplicado, como nico documento vlido para legalizar la inscripcin. El aspirante deber entregar una copia en el momento de la entrega de documentos y la segunda copia conservarla para la presentacin de las pruebas. Para el proceso de inscripcin deber acreditarse como mnimo el cumplimiento de los requisitos bsicos para el desempeo del cargo. Despus de la fecha oficial programada para la legalizacin de la inscripcin, por ninguna razn se recibirn documentos adicionales a los presentados. La inscripcin es vlida solo para el proceso de seleccin actual, si desea participar posteriormente de otros procesos de seleccin, deber validar un nuevo proceso de inscripcin y si es del caso actualizar sus datos en el caso de ser modificados.

g. Inversiones

Pagina 16 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

En la parte de inversiones, TRANSMILENIO S.A., tiene ttulos de tesorera y certificados de depsito, que se han constituido por la disponibilidad temporal de excedentes financieros, situacin que ha permitido estructurar un Portafolio de inversiones, el cual representa una fuente de ingreso por los rendimientos financieros que genera. Portafolio de Inversiones Conforme a los lineamientos y polticas existentes durante el ao 2008 se colocaron los recursos de excedentes de liquidez de TRANSMILENIO S.A. con el objetivo de que produzcan los mayores rendimientos financieros de forma segura, dando aplicacin a los requisitos establecidos por la Secretara Distrital de Hacienda. En el siguiente cuadro se muestra la Composicin del Portafolio al 31 de diciembre de 2008, con la relacin de los ttulos que conforman el portafolio al cierre del ao y la concentracin por entidad (valores en pesos corrientes).

El anterior grfico muestra el comportamiento histrico del portafolio (inversiones) presentado durante el ao 2008, tomando como referencia el valor a precio de mercado de cada mes. Lo anterior muestra que TRANSMILENIO S.A de acuerdo con el manejo de los recursos recaudados ha reinvertido los recursos disponibles.

Pagina 17 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

h. Financiamiento EL instrumento de titularizacin de Las vigencias futuras no comprometidas deL convenio Nacin Distrito es eL instrumento seleccionado para La financiacin de La ejecucin de La Fase III de TransMiLenio. La Nacin a travs deL Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico (DGCP) y La Secretara DistritaL de Hacienda comparti este criterio y manifestaron su conformidad con La utilizacin de este instrumento de financiacin. Con La titularizacin se busca un doble propsito: i) garantizar eL cumplimiento de Las obligaciones derivadas de Los contratos de obra, de interventora y de La compra de predios previstas en esta fase del sistema y u) obtener un relativo menor costo y riesgo financiero Los cuaLes dependern de Las condiciones de emisin de papeles en el mercado internacional y en el mercado local. Con esta estrategia se espera obtener ahorros importantes en eL costo de financiacin de la tercera fase del Sistema TransMilenio, y garantizar que con los recursos que se obtengan de La titularizacin se financie totalmente la infraestructura prevista en este proyecto. Para adelantar La estructuracin de La titularizacin, Luego de un proceso concursal, TRNSMILENIO S.. contrat Los servicios de un banco de inversin (Unin Temporal Citivalores S.. Comisionista de Bolsa S.A. y Citi Group Global Markets, INC). Una vez La Junta Directiva en su sesin deL 12 de marzo de 2008 aprob La iniciacin deL proceso de estructuracin de La titularizacin, se adeLantaron Las siguientes gestiones conexas al proceso: Con el fin de contar con el equipo integral responsable de los diferentes anlisis y procedimientos relacionados con La titularizacin y despus de varios procesos licitatorios se realiz La contratacin de asesores externos con la firma Sidley Austin LLP, para asesorar jurdicamente eL proceso especialmente en temas internacionales, con La firmas Moodys Investors Services y FitchRatings como agencia calificadora internacional y con la Firma Duff & Phelps como calificadora local. Se suscribi eL Otros No. 8 aL convenio Nacin - Distrito para eliminar el riesgo de construccin a TRANSMILENIO S.A. Se seleccion a La Fiduciaria Bancolombia, como administrador del Patrimonio Autnomo aL interior deL proceso de titularizacin, entre Las obligaciones est: ser Agente pagador, Agente de manejo de la titularizacin y contraparte de Las operaciones cambiarlas y de Las operaciones de cobertura que se realicen en eL proceso de titularizacin. Despus del proceso de revisin y anlisis deL modelo de estructuracin de La titularizacin con La Direccin General de Crdito Pblico deL Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y La Superintendencia Financiera, se autoriz a TRANSMILENIO S.A. a realizar la Titularizacin. La fecha prevista de colocacin quedaba supeditada al anlisis del mercado sobre Las condiciones en Las que se poda colocar eL primer tramo de La misma. En este sentido se produjo una reunin eL 2 de diciembre entre el Distrito (SDH) - Ministerio de Hacienda (DGCP) y Transmilenio, para

i. Partes conexas Parte conexa SI 99 S. A., Express del Futuro S. A., Sociedad Internacional de Transporte Masivo S. A., Metrobs S. A., TransMasivo S. A., SI 02 S. A. y Connexin Movil S. A. Transacciones pertinentes con la parte conexa

La operacin del servicio TransMilenio es realizada por los transportadores actuales quienes renen el 98% de los transportadores de la ciudad. Los operadores de las troncales del sistema son siete empresas que se conformaron para participar en TransMilenio, Apoyan y estn comprometidos con la reestructuracin del transporte pblico de Bogot. Las empresas operadoras son escogidas a travs de procesos licitatorios abiertos, en los cuales se solicitan estrictos requisitos financieros, legales y tcnicos, y se evalan condiciones que garantizan la mejor seleccin de acuerdo con los principios de TransMilenio. Los adjudicatarios de los procesos licitatorios son los responsables de adquirir los vehculos y contratar los conductores, mecnicos, personal administrativo, y dems

Pagina 18 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

Parte conexa

Transacciones pertinentes con la parte conexa operarios. La concesin de la operacin incluye la administracin de los patios de mantenimiento y estacionamiento, provistos por el Estado. A las empresas operadoras de servicios troncales se les paga en funcin de los kilmetros recorridos y la tarifa ofertada, de acuerdo con la programacin realizada por TRANSMILENIO S. A. El cumplimiento de las condiciones de operacin, limpieza y confiabilidad genera estmulos; su incumplimiento genera multas que se aplican a mejorar la supervisin del sistema.

Algelcom S.A., Union Temporal UT Fase ll

El Sistema de recaudo, es operado por dos concesionarios privados, los cuales fueron seleccionados mediante procesos licitatorios pblicos bajo el esquema de concesin, y bajo su responsabilidad se encuentran las actividades relacionadas con el suministro de las tarjetas inteligentes sin contacto, el suministro de todos los equipos que conforman la plataforma tecnolgica (torniquetes, equipos de recarga de tarjetas, computadores, equipos de comunicacin, etc.);as mismo, se encarga de la logstica para efectuar una operacin continua, durante todo el horario de servicio del Sistema; de la venta de pasajes; del procesamiento de informacin; del manejo, distribucin y consignacin del dinero recaudado, as como del mantenimiento de los equipos del sistema de recaudo.

Pagina 19 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

2.

Industria y ambiente de la Empresa

a. Industria y ambiente. Durante el mes de abril de 2008, en el marco del Proyecto MDL transmilenio BRT- Bogot (Colombia) Fase II a IV, se adelant eL proceso de verificacin de La reduccin de emisiones deL ao 2007, se atendi La visita de auditoria internacional del ente verificador SGS Internacional con sede en el Reino Unido. Los resultados deL informe de verificacin fueron remitidos en eL mes de mayo a Naciones Unidas, y en el mes de Septiembre este organismo realiz eL proceso de expedicin de Los 69.885 CERs. Durante este ao tambin se realizaron las gestiones para el traspaso de las emisiones reducidas durante Los aos 2006 y 2007, aL Gobierno Holands y para La recepcin de Los recursos obtenidos por esta venta. Los ingresos obtenidos durante eL presente ao por La comercializacin de La reduccin de emisiones del proyecto correspondiente a los dos periodos validados son:

El seguimiento y control de las emisiones a la flota del sistema, los resultados en materia de reduccin de Los niveles de opacidad han sido muy buenos, pues para el 2008 el promedio de opacidad de La flota est en el 15,6% de opacidad versus el un nivel de opacidad del 35%, que es el que tiene establecido en el Decreto 910 de 2008, como Limite Mximo Permisible de opacidad para vehculos ao-modelo 2001 y posteriores. Es importante anotar que toda la flota de buses del sistema posee su certificado de gases vigente y que actualmente todos los operadores se encuentran dentro deL programa de Autorregulacin y reportan peridicamente La informacin de opacidad de la flota a la SDA. A continuacin se realiza un resumen de Los controles realizados a La flota por parte de la SDA y se comparan con Los resultados deL transporte pblico colectivo durante el 2008.

Los resultados de las mediciones de opacidad internas y del programa de autorregulacin son: o o o Controles de Opacidad: 712 vehculos revisados en Los controles efectuados por TRNSMILENIO S. A. En eL marco deL programa de Autorregulacin se realizaron 5782 revisiones. Los promedios de opacidad se mantienen alrededor del 16%, es decir, la flota se mantiene en promedio en un 54% por debajo de lo que exige la normatividad ambiental vigente.

Pagina 20 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

b. Ambiente econmico, poltico y social

El sector transporte representa un 5,5% del PIB y tiene un gran valor estratgico ya que vincula actividades productivas, comerciales y sociales. Los principales retos durante el cuatrienio son: a) disminuir la participacin de los costos del transporte en el precio final de las mercancas; b) integrar las zonas aisladas con los centros de consumo y distribucin para mejorar los niveles de productividad, potenciar las explotacin agrcola y mejorar el nivel de vida en las regiones; c) implementar mecanismos auto sostenibles de administracin regional y transferir la infraestructura de la red de transporte de inters departamental y municipal; y d) disminuir los ndices de accidentalidad, as como los eventos de piratera, secuestros y dems delitos cometidos en las vas. Para el logro de estos objetivos el Gobierno pondr en marcha una estrategia integral que incluye nuevas inversiones, cambios institucionales y modificaciones a la regulacin existente. Con ella se espera, en ltima instancia, el fortalecimiento institucional y la consolidacin de los esquemas de participacin privada. MANTENIMIENTO Y CONSERVACIN DE CARRETERAS Para el logro de objetivos bsicos en cuanto a rehabilitacin, ampliacin, mantenimiento y conservacin de las carreteras, se promover la interconexin modal para integrarlas con el mbito regional, nacional e internacional, se definirn las competencias institucionales para lograr una administracin eficiente y unificada de la red de carreteras, y se fortalecer el proceso de participacin privada en la ejecucin de proyectos de infraestructura. i. Red nacional de carreteras

Los problemas de la red nacional de carreteras han venido en aumento habida cuenta de las crecientes restricciones presupuestales. Se estima que el INVIAS requiere anualmente cerca de $740 mil millones para el mantenimiento de la red pavimentada y de cerca de $170 mil millones para asegurar el mantenimiento de la red en afirmado. Los recursos apropiados no llegan a 30% de los valores anotados. Dadas las limitaciones presupuestales, el Gobierno impulsar la inversin en infraestructura de transporte mediante mecanismos de participacin privada. Para los proyectos financiados con recursos pblicos, se seleccionarn aquellos de alto impacto econmico teniendo en cuenta las razones beneficio-costo y la generacin de empleo. ii. Red terciaria

En tiempos recientes, las vas a cargo del Fondo Nacional de Caminos Vecinales se han deteriorado debido a la escasez de recursos para su mantenimiento. Tampoco se ha contado con recursos suficientes para culminar el proceso de transferencia de la red terciaria a las entidades territoriales, lo que ha generado ambigedades en cuanto a las competencias en la administracin de los recursos. Las nuevas inversiones en la red terciaria se realizarn por contratacin pblica mediante esquemas de participacin comunitaria que incentiven la generacin de empleo de mano de obra no calificada. Se trabajar de manera solidaria con las comunidades aledaas las cuales se convertirn en coejecutoras de las obras. En coordinacin con el Ministerio de Transporte se llevar a cabo un programa de atencin de puentes con el fin de potenciar las inversiones realizadas en vas rurales. As mismo, se dar continuidad al fomento de la infraestructura bsica con recursos del programa Vas para la paz. IMPULSO AL TRANSPORTE URBANO Y MASIVO El transporte masivo en las ciudades colombianas adolece de una serie de problemas explicados, entre otros, por los siguientes factores: a) una sobreoferta cercana a 35%; b) una elevada edad
Pagina 21 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

promedio de los vehculos; c) una ineficiente utilizacin de la infraestructura existente; y d) una deficiente gestin de trfico. En general, las causas estructurales radican en la debilidad institucional de las autoridades encargadas de la planeacin, gestin, regulacin y control de trnsito y transporte. Con el fin de mejorar el servicio de transporte pblico urbano, el Gobierno Nacional transferir a las ciudades las facultades para administrarlo y estimular la conformacin de empresas de transporte eficientes. As mismo, se impulsar el desarrollo de proyectos de gestin de trfico para las ciudades de ms de 300 mil habitantes y de sistemas integrados de transporte masivo para las grandes ciudades. i. Nuevos proyectos

El Gobierno Nacional participar en el desarrollo de sistemas integrados de transporte masivo. La inversin privada se maximizar para cubrir, adems de los costos de equipos, operacin y mantenimiento del sistema, la mayor parte de los costos de inversin en infraestructura. El faltante se cubrir con recursos pblicos, en cuyo caso se considerar la financiacin por parte del sector privado con el respaldo de aportes futuros de la Nacin y los municipios. El Gobierno Nacional cofinanciar asesoras para la estructuracin de los proyectos en los municipios que muestren un avance efectivo en la implantacin de programas de gestin de trfico y mantenimiento de la infraestructura. En cumplimiento de los compromisos adquiridos, el Gobierno Nacional continuar apoyando la financiacin de los proyectos de transporte masivo de las ciudades de Bogot (sistema TransMilenio) y Cali, y con la puesta marcha de los sistemas de transporte masivo de Bogot, Soacha, Cali, PereiraDosquebradas, Barranquilla, Cartagena y Bucaramanga. Con el desarrollo de proyectos como este se contribuye al desarrollo de los dems proyectos que esta impulsando el gobierno a nivel nacional, a que se tendrn en cuenta las mejoras implementadas en los sistemas de transporte masivo como lo es TransMilenio que sirve como ejemplo a nivel nacional e internacional.

c. Ambiente reglamentario Conforme a los artculos 1, 20 y365 de la constitucin poltica, los servicios pblicos son inherentes a la finalidad social del estado, y debern ser prestados en forma eficiente a todos los habitantes. Igualmente, en cumplimiento de las leyes 336 de 1996 y 105 de 1993, las autoridades competentes deben disear y ejecutar polticas dirigidas a fomentar el uso de los medios de transporte como servido pblico esencial, racionalizando los equipos de transporte de acuerdo con la demanda y propendiendo al uso de medios de transporte masivo, en condiciones de libertad de acceso, calidad y seguridad de los usuarios. Desde ese punto de vista, un sistema de transporte masivo de pasajeros ha sido definido como el servicio que se presta por medio de una combinacin organizada de infraestructura y equipos, en un sistema que cubre un alto volumen de pasajeros, y que da respuesta a un porcentaje significativo de necesidades de movilizacin, encontrndose integrado por el conjunto de predios, equipos, seales, paraderos, estaciones e infraestructura vial utilizados para satisfacer la demanda de transporte en un rea urbana. En cuanto a TRANSMILENIO S. A. y al sistema TransMilenio, la normativa se basa, adems de los artculos de la constitucin y de las leyes citadas, en la siguiente normativa.

Constitucin poltica Tmin 11, de la organizacin territorial, captulo 3, del rgimen municipal, artculos 311 y 313.Captulo 4, del rgimen especial, artculo 322.Ttulo 12, del rgimen econmico y de la hacienda pblica, captulo 5, de la finalidad social del estado y de los servicios pblicos, artculo 365.Ley 310 de 1996 .El artculo segundo de esta ley establece que:
Pagina 22 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

La nacin y sus entidades descentralizadas por servicios cofinanciarn o participarn con aportes de capital, en dinero o en especie, en el sistema de servido pblico urbano de transporte masivo de pasajeros, con un mnimo del 40% y un mximo del 70% del servicio de la deuda del proyecto, siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos: 1. Que se constituya urna sociedad por acciones que ser la titular de este tipo de sistemas de transporte, en caso de hacerse un aporte de capital. 2. Que el proyecto respectivo tenga concepto previo del Conpes mediante un estudio de factibilidad y rentabilidad tcnico-econmico, socio-ambiental y fsico-espacial, que defina claramente tanto la estrategia como el sistema integral de transporte masivo propuesto, as como el cronograma y los organismos de ejecucin. 3. Que el plan integral de transporte masivo propuesto, sea coherente con el respectivo plan integral de desarrollo urbano, segn lo dispuesto e n la ley 9a de 1989, o normas que la modifiquen o sustituyan.Por tanto, y haciendo uso de las facultades otorgadas por esta ley, TRANSMILENIO S.A. tiene la titularidad del sistema de transporte masivo urbano de pasajeros en Bogot, D. C. y su rea de influencia; por consiguiente, asume la titularidad de la infraestructura del sistema.

Acuerdo 06 de 1998, deI Concejo de Bogot, D. C. El plan de desarrollo econmico social y de obras pblicas de Bogot 1998-2001, adoptado mediante el acuerdo 06 de 1998 del Concejo de Bogot, estableci que los buses son y seguirn siendo el eje principal del sistema de transporte masivo de la dudad, aun despus de la construccin del metro, por lo que se consider primordial reestructurar este servido y permitir su operacin dando prioridad a la utilizacin de las vas. Segn dicho acuerdo, la coordinacin de la acciones, la redefinicin del esquema empresarial.de operacin del sistema, y la implantacin del nuevo sistema de rutas, tarifario y de pago a los prestatarios del servicio debe estar a cargo de una nueva empresa distrital especializada en la materia, que deba constituirse para estos efectos.

Acuerdo 04 de 1999, del Concejo de Bogot, D.C. Mediante ste se autoriz la constitucin de la Empresa retransporte del Tercer Milenio, TRANSMILENIO S. A., bajo la forma jurdica de sociedad por acciones del orden distrital, con la participacin exclusiva de entidades pblicas, dotada de personera jurdica, autonoma administrativa, financiera, presupuestal y patrimonio propio, y se le asign, entre otras, las funciones de gestionar y planear el servido de transporte pblico masivo urbano de pasajeros en Bogot y su rea de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Decreto 831 de 1999, deI Alcalde Mayor de Bogot Una vez expedido el Acuerdo 04 de 1999, el Alcalde Mayor de Bogot, en ejercido de las atribuciones que le otorga el artculo 38 del decreto 1421 de 1993, en especial el numeral 4, que indica Ejercer la potestad reglamentaria, expidiendo decretos, rdenes y resoluciones necesarios para asegurar la debida ejecucin de los acuerdos, expidi el decreto 831 de 1999, por el cual se reglament el Acuerdo 04 de 1999 y dict otras disposiciones. En cumplimiento de dicho decreto yen desarrollo del objeto social, a TRANSMILENIO S. A. le corresponde la gestin, organizacin, planeacin, supervisin, regulacin, control y responsabilidad del sistema de transporte pblico masivo urbano de pasajeros en Bogot, D. C. Ahora bien, las competencias y funciones reglamentadas en el decreto mencionado tienen por finalidad garantizar la eficiencia, eficacia, economa y
Pagina 23 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

continuidad en la prestacin del servicio, bajo la coordinacin institucional de la Secretara de Trnsito y Transporte de Bogot, como mxima autoridad rectora de trnsito y transporte del distrito capital, de conformidad con el decreto 1023 de 1997, y ejerce funciones de planificacin, organizacin, control y vigilancia, las cuales se deben realizar con criterios unificados de planificacin urbana, obras pblicas y trnsito y transporte.

Acuerdo 018 de 1999 En 1999, el Acuerdo 018 del Concejo de Bogot le asign a la Defensora del Espacio Pblico la administracin del patrimonio inmobiliario de la ciudad, la cual puede ejercer directa o indirectamente.

Convenio interadministrativo 001 de 2000 Celebrado el 31 de julio de ese ao entre el Instituto de Desarrollo Urbano, el Departamento Administrativo de la Defensora del Espacio Pblico y TRANSMILENIO S. A., determina, en su clusula cuarta, que la administracin exclusiva de aquellos bienes de uso pblico que se incorporan dentro del convenio para la operacin del Sistema TransMilenio corresponde a TRANSMILENIO S.A. como titular del sistema.

Convenio interadministrativo 020 de 2001 En el artculo 149 del Decreto 1421 de 1993, se suscribi el convenio 020 de 2001, mediante el cual se definieron las condiciones .bajo las cuales el IDU, en su calidad de entidad ejecutora de las obras y TRANSMILENIO Sociedad titular del Sistema de Transporte Masivo del Distrito Capital, actan para la ejecucin de las obras de infraestructura fsica que requiere el Sistema.

Pagina 24 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

C. Ambiente reglamentario NORMOGRAMA TRANSMILENIO S.A.

D = Decreto, R = Resolucin, NT = Norma Tcnica, FT = Ficha Tcnica L = Ley INT= Instructivo M= Manuales Gi= Guias AC.=Acuerdo; CO= Convenio; CI= Circular ST=estndar DIR=Directiva OT=Otros Nombre/ descripcion / tema Usuarios que requieren copia

Tipo

PROCESO

Aplicacin Especfica Por el cual se expide el cdigo disciplinario nico Numeral 5. Deber del servidor pblico y responsabilidad de los jefes de las unidades administrativas Numeral 13 del artculo 35. Prohibicin a los servidores pblicos Artculo 22. Procesos de la gestin documental: produccin, recepcin, distribucin, consulta, organizacin, recuperacin y disposicin final Artculo 23. Formacin de archivos. Archivos de gestin, archivo central, archivos histricos Artculo 26. Obligacin de elaborar inventarios de los documentos.

Emite / Autor

Responsable de la custodia

Ubicacin

Administracin de archivo, correspondencia y centro de documentacin Administracin de archivo, correspondencia y centro de documentacin

734 de 2002

Congreso de la Repblica

Profesional Especializado de Recursos Fsicos

rea de Recursos Fsicos

TODOS

734 de 2002

Congreso de la Repblica

Profesional Especializado de Recursos Fsicos

rea de Recursos Fsicos

TODOS

Administracin de archivo, correspondencia y centro de documentacin

594 de 2000

Congreso de la Repblica

Profesional Especializado de Recursos Fsicos

rea de Recursos Fsicos

Personal del proceso

Administracin de archivo, correspondencia y centro de documentacin Administracin de archivo, correspondencia y centro de documentacin

594 de 2000

Congreso de la Repblic

Profesional Especializado de Recursos Fsicos

rea de Recursos Fsicos

Personal del proceso

594 de 2000

Congreso de la Repblica

Profesional Especializado de Recursos Fsicos Profesional Especializado de Contabilidad y Presupuesto

rea de Recursos Fsic

Personal del proceso

TODOS

87 de 1993

Sistema de Control Interno

Congreso de la Repblica

Oficina de Control Interno

TODOS

Administracin Presupuestal Gestin Contractual

489 de 1998

Estatuto bsico de la administracin pblica

Congreso de la Repblica

Profesional Especializado de Contabilidad y Presupuesto

rea de Presupuesto rea de Contratacin

Profesional Especializado de Contabilidad y Presupuesto Tesorero General Profesional Especializado de proyectos Director Financiero Director de planeacin tcnica del transporte

Pagina 25 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

Nombre/ descripcion / tema Usuarios que requieren copia

Tipo

PROCESO

Aplicacin Especfica Por la cual se establece el Manual y Formatos para determinar las necesidades de movilizacin de pasajeros para el transporte terrestre colectivo Metropolitano, Distrital y/o Municipal

Emite / Autor

Responsable de la custodia

Ubicaci n

Distribucin y Control de recaudo

2252 de 1999

Ministerio de Transporte

Profesional Especializado de distribucin y control

rea de Recaudo

todos

Administracin de archivo, correspondenci a y centro de documentacin

57 de 1985

Art 13. Documentos de reserva

Congreso de la Repblica

Profesional Especializado de Recursos Fsicos

rea de Recursos Fsicos Profesion al Universita rio de apoyo legal y logstico Profesion al Universita rio de Asuntos Legales rea de Contratac in Asesora Jurdica

Profesional Especializado de Recursos Fsicos Tcnico de archivo

OT

410 de 1971 y sus actualizaciones

410 de 1971 y sus actualizacione s

Por el Cual se expide el Cdigo de Comercio

Congreso de la Repblica

Profesional Universitario de apoyo legal y logstico Profesional Universitario de Asuntos Legales

TODOS

Gestin contractual

828 de 2003

Por la cual se expiden normas para el Control a la Evasin del Sistema de Seguridad Social Por la cual se adopta el estatuto nacional de transporte

Congreso de la Repblica

TODOS

336 de 1996

Congreso de la Repblica

Profesional Universitario de apoyo legal y logstico Profesional Universitario de Asuntos Legales Profesional Especializado de Planeacin Corporativa y Tarifaria

rea de Contratac in Asesora Jurdica Oficina de Asesora Jurdica

TODOS

TODOS

CO

Gestin Ambiental

Convenio Interadministr ativo 289 de 2003

Departamento Tcnico Administrativo del medio ambiente (DAMA) Universidad Nacional de Colombia para la revisin y ajuste de la norma de emisiones por fuentes mviles en la ciudad de Bogot.

Departame nto Tcnico Administrati vo del medio ambiente (DAMA) Universidad Nacional de Colombia

Profesional Especializado de Gestin Ambiental

Base de datos Gestin Ambiental

Profesional Especializado de Gestin Ambiental, Profesional Especializado de Vehculos e Infraestructur a y de los Auxiliares de Flota y Mantenimient o

Pagina 26 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

Direccin de Operaciones, Profesionales Universitarios de Distribucin y Recaudo, Concesionari os de recaudo y la Auditora operativa y de sistemas Profesional Universitario Contabilidad de la Direccin Financiera

Distribucin y Control de recaudo

Decreto Reglamentari o No. 2649 de 1993

Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia

Presidencia de la Repblica

Profesional Univeristario de Recaudo

rea de Recaudo

Administracin de la informacin contable y tributaria

410 de 1971 y sus actualizacione s

Por el Cual se expide el Cdigo de Comercio

Congreso de la Repblica

Profesional Universitario de Contabilidad

rea de Contabilid ad

B. 1.

Polticas y prcticas contables de la Empresa Marco de trabajo pertinente para la emisin de informes financieros

a. Nuevas normas contables y campos polmicos o discutidos que carecen de una orientacin o consenso autorizado

Pagina 27 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

Activo El activo esta compuesto por los bienes y derechos que la Entidad posee, los cuales han crecido a la par con la expansin del Sistema Transmilenio, mostrando incrementos anuales en promedio del 40%, sin embargo para el ao 2008 se presenta un incremento muy por encima, dado principalmente por los cambios dispuestos por la Contadura General de la Nacin respecto de la dinmica contable para el registro de los recursos entregados por la Nacin y el Distrito para la Cofinanciacin de la Infraestructura del Sistema Transmilenio. Los cambios dispuestos respecto del Activo se reflejan principalmente en los Bienes de Beneficio y Uso pblico el procedimiento mencionado anteriormente dispone que TRANSMILENIO S.A., como ente gestor deber asumir la titularidad de la infraestructura del sistema, compuesta, entre otros, por los predios, equipos, seales, paraderos, estaciones, corredores troncales y dems infraestructura vial utilizada por el sistema. El registro realizado para la vigencia 2008 ha sido parcial ya que los registros se realizaron a partir del 1 de Diciembre de 2008. En cuanto a propiedad, planta y equipo y otros activos, como se muestra en el grfico anterior, existe una adquisicin permanente de equipos y bienes toda vez que el sistema se expande y de otra parte se fortalece y optimiza el centro de control de la operacin del sistema.

Pasivo TRANSMILENIO S.A., para el 2008 presenta un comportamiento inusual, el cual es el registro de operaciones de crdito de corto plazo (30 das) con la banca comercial para honrar los anticipos de los contratos de Infraestructura, de la Fase III. Este endeudamiento en razn a la no emisin y entrada de los recursos de la Titularizacin (esquema de financiacin de la fase III). Las cuentas por pagar se muestran con una disminucin importante, y sta principalmente se da por el agotamiento total de los recursos administrados entregados por la Nacin y el Distrito para el pago de los proveedores del Proyecto de Gestin e Infraestructura del Sistema Transmilenio.

Patrimonio Presenta un cambio importante con respecto al ao anterior y su crecimiento se explica en la aplicacin de una nueva dinmica contable establecida por la Contadura General de la Nacin para la forma como deben ser reconocidas las transferencias recibidas de la Nacin y el Distrito para la financiacin de la infraestructura del Sistema Transmilenio. De tal forma que los recursos entregados para financiar el proyecto deben ser reconocidos por TRANSMILENIO (ente gestor) dentro del patrimonio de la Entidad como Recursos de Confinanciacin

Ingresos Los ingresos estn representados por las participaciones, la explotacin colateral y los rendimientos financieros. A partir del 2004 se percibe una participacin del 3.53 por ciento sobre los ingresos de los operadores troncales de Fase II, as como el pago de $ 20 millones desde septiembre de 2002 por la vinculacin de cada bus troncal, indexada al IPC del mes en que se efecta el pago. Adicionalmente para el ao 2007 se percibe una participacin del 2.5 por ciento sobre los ingresos brutos de los operadores de Fase I. De igual forma se obtienen ingresos por las multas operativas y administrativas que se imponen a los agentes del sistema, con la participacin del 100% sobre las multas administrativas y del 10% sobre las operativas (las de los operadores troncales y de alimentacin de fase II). Para el ao 2008 se registraron los recursos ($2.638 mil millones) recibidos de Corporacin Andina de Fomento CAF- por concepto de certificados de Reduccin de Emisiones, expedidos de acuerdo con el contrato de compraventa de reduccin de emisiones, en relacin al proyecto : BRTBogot, Colombia: TransMilenio Fase II a IV. Los otros ingresos estn representados principalmente por los rendimientos financieros causados por los recursos entregados en administracin a la Fiducia (Fondo de Contingencias) y por el portafolio de inversiones.

Gastos
Pagina 28 de 36

Los gastos de funcionamiento, compuestos por los gastos administrativos y de operaciones, han aumentado gradualmente en la medida en que el crecimiento del sistema exige un mayor volumen inversin para ejercer las tareas del ente gestor. .

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

b. Actualizaciones reglamentarias (emisin de informes financieros), investigaciones y/o medidas de cumplimiento, reportes a entidades de control y vigilancia. . 2. Cambios en la seleccin y aplicacin de las polticas contables por la Empresa, incluyendo los cambios en la estructura organizacional Estatuto tributario, Rgimen de la Contralora Distrital, Plan General de Contabilidad Publica. 3. Polticas contables crticas Actualizaciones En la parte Contable a la DIAN, y a la CONTADURIA GENERAL, y a la CONTRALORIA DISTRITAL. Informacin sobre contratacin a la VEEDURIA, cada vez que se genere una contratacin. A la SECRETARIA DE HACIENDA Y EL MINISTERIO DE TRANSPRTE cada vez que requieran la informacin.

Las polticas contables crticas, son aquellas que en la opinin del DCI tienen la mayor importancia para representar la situacin financiera, los flujos de efectivo y los resultados de operaciones de la Empresa, que requieren las determinaciones ms difciles, subjetivas o complejas por parte de la gerencia, con frecuencia como resultado de tener que hacer estimaciones sobre el efecto de asuntos de incertidumbre inherente. La disminucion o aumento de la tarifa, representa un cambio representativo en los estados financieros de la compaa. Estructura y proyeccin de la tarifa Estructura de la tarifa La tarifa est estructurada como una de equilibrio que refleje los costos reales del sistema en cada momento del tiempo. As, los ingresos deben ser iguales a los egresos, o la tarifa pagada por los usuarios multiplicada por el nmero de usuarios debe ser igual a los pagos que se hacen a los agentes del sistema. De esta manera se garantiza que este sea sostenible en el tiempo sin requerir de subsidios externos para su operacin. Los ingresos se obtienen por el nmero de pasajes vendidos por la tarifa, y los costos esnin dados por los costos de los diferentes agentes del sistema, como son los operadores troncales, de alimentacin y de recaudo, as como el ente gestor (TRANSMILENIO S. A.) y el administrador del fondo fiduciario, que maneja el fondo principal, el de contingencias y los de multas y bonificaciones. El grfico 3 muestra la reparticin de los costos dentro de la tarifa.

Pagina 29 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

La tarifa tcnica refleja, mes a mes, los cambios en los niveles de precios y la eficiencia del sistema con el fin de que sea autosostenible. Para ello, los diferentes costos de operacin se calculan mensualmente, de acuerdo con los mecanismos contractuales y variables objetivas. La variacin en los costos de operacin se recolecta para calcular el ajuste que debe tener la tarifa tcnica. El Alcalde Mayor de Bogot fija la tarifa al usuario. Para cubrir la diferencia entre esta y la tcnica se tiene el fondo de contingencias, utilizado para diferir la tarifa al usuario y para cubrir las contingencias que la afecten, evitando fluctuaciones excesivas de la misma.

Cambios en la estructura tarifaria La estructura bsica de la tarifa tcnica se ha mantenido sin cambios a lo largo de los cuatro aos de operacin, aun cuando ha habido variaciones en la forma de calcular el costo de alimentacin y la participacin de TRANSMILENIO S.A. Estos cambios se hicieron con el fin de reflejar mejor los costos reales del sistema de alimentacin, incorporando variables de eficiencia como el rPK de alimentacin, as como instrumentos que permiten diferir el aumento en el costo de alimentacin con el fin de darle estabilidad a la tarifa. Adems, con el paso de las cuencas de alimentacin a las zonas de alimentacin se estableci la posibilidad de hacer ofertas para recibir pagos por pasajero y por kilmetro, de forma tal que se mitiga el riesgo de demanda y cae el costo de alimentacin, reduciendo la tarifa. Se han hecho tambin otros ajustes, como el aumento de la participacin de TRANSMILENIO S. A. de 3 a 4 por ciento de los ingresos del sistema, as como la incorporacin de nuevos tem a los ingresos de la entidad, mediante el pago adicional de 3,53 por ciento de los ingresos de los operadores troncales fase II, y el de derecho de explotacin de la concesin, de $20 millones de septiembre de 2002, por cada bus articulado que se vincule al sistema.

C. 1.

Desempeo financiero de la Empresa Expectativas

Se documenta las expectativas externas relacionadas con el desempeo financiero de la Empresa, particularmente aquellas que pueden ejercer presin sobre la gerencia o proporcionarle incentivos a la misma. Fase I y fase II : Corresponden las lneas rojas. Fase III: Proceso de adecuacin y construccin, corresponden las lneas azules.

Pagina 30 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

La Fase III consta de tres corredores troncales con 36.3 Km (Calle 26, Carrera 10 y Carrera 7) y tres zonas de alimentacin. Para esta Fase se ha previsto construir tres estaciones de cabecera o portales, 5 estaciones intermedias de integracin, 3 estaciones de integracin troncal-troncal, 44 estaciones sencillas y una estacin principal para integracin entre troncales y con servicios complementarios denominada Estacin Central (Calle 26 por Av. Caracas). Adicionalmente, se tienen 22 puentes peatonales, plazoletas, andenes, CicloRutas a lo largo de los corredores y nuevas conexiones entre troncales. Inicialmente se ha iniciado la construccin de dos troncales (Calle 26 y Carrera 10), las cuales tienen las siguientes caractersticas generales: Troncal Calle 26 La troncal Calle 26 tiene una longitud de 13.8 Km, funcionar con un carril por sentido y sobrepaso en las estaciones. Inicia su recorrido en la carrera 3 por calle 19 mediante una conexin peatonal con la estacin de Las Aguas en el Eje Ambiental, posteriormente toma la Calle 26 hacia el occidente interconectando las troncales carrera 10, Av. Caracas y Av. NQS. Se destaca la inclusin de una estacin de integracin intermodal denominada Estacin Central (Calle 26 por Av. Caracas). A la altura de la Av. NQS se tiene previsto que se conectar con la troncal mediante un tnel peatonal hacia la estacin CAD. Posteriormente a la altura de la Av. Ciudad de Cali se tiene prevista la estacin cabecera o portal del corredor a donde llegar alimentacin proveniente de los sectores de Engativ y Fontibn. Finalmente se plantea una extensin hacia el Aeropuerto El Dorado con un carril por sentido, sin sobrepaso en las estaciones, las cuales servirn toda la infraestructura prevista dentro de la expansin del Aeropuerto (este tramo no se ha licitado an en espera de ajustes a los diseos del aeropuerto). Troncal Carrera 10 La troncal Carrera 10 tiene una longitud de 7.7 Km, funcionar con dos carriles por sentido a lo largo de todo su corredor. Inicia su recorrido en la carrera 5 por calle 31Sur mediante una estacin cabecera o portal, la cual recibir las rutas alimentadoras que darn servicio a toda la localidad de San Cristbal y un Patio-Garaje aledao en el cual se podrn realizar las labores de mantenimiento y estacionamiento. Posteriormente toma la Calle 31Sur hacia el occidente hasta la carrera 10 e inicia su recorrido hacia el norte conectndose con las troncales de la Calle 13 mediante una interseccin semaforizada que permite el giro de los buses articulados, y con la Calle 26 mediante un tnel peatonal que conecta con la Estacin Central. Tendr dos estaciones intermedias a la altura de la Av. 1 de Mayo y Av. Comuneros (Calle 6) las cuales recibirn las rutas alimentadoras del sector oriental del corredor. Finalmente se conecta con la troncal de la Carrera 7 en una estacin subterrnea frente al Centro Internacional a la altura de la Calle 31. El esquema de contratacin es de Obra Pblica a Valor Global con ajustes para obras de construccin y pago a Precios Unitarios con ajustes de las obras para redes, demoliciones de predios y desvos requeridos para la ejecucin de la obra. Dentro del desarrollo de la etapa de construccin y mantenimiento, se tiene previsto que existan tres grandes periodos de tiempo, los cuales comprenden cuatro meses para una etapa de preconstruccin, entre 18 y 22 meses correspondientes para la construccin de las troncales y una etapa final de 60 meses correspondiente al tiempo definido para el mantenimiento de la va. Los contratos iniciaron el 17 de junio de 2008 y se tiene prevista la finalizacin de construccin para el segundo semestre del 2010 2. a. Anlisis Anlisis preparado por la insitucin y resultados esperados

Se elabora el conocimiento del anlisis financiero y del negocio realizado por la Empresa, aplicable a nuestra auditoria. Para el anlisis correspondiente, resumimos los resultados pertinentes para la identificacin de los riesgos o la planificacin de la auditoria. EBITDA Se observa que para el ao 2008 una utilidad Operacional en ascenso, la cual se ve afectada por las Provisiones, Depreciaciones y Amortizaciones, que no significan salidas efectivas de dinero (EBITDA) y en este orden de ideas el comportamiento de la Perdida o Utilidad Operacional es la siguiente:

Pagina 31 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

b.

Anlisis del equipo de trabajo DCI

Se complementa el anlisis de la Empresa con propios procedimientos analticos de la planificacin.

Pagina 32 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

D. Resumen de casos o motivos de preocupacin por falta de tica profesional o comportamiento poco tico Tal como se analiza, adicionalmente se examina un resumen de casos o motivos de preocupacin notificados con respecto a la falta de tica profesional o el comportamiento poco tico, incluyendo asuntos cuestionables de contabilidad y auditoria, y se determina si se necesita seguir procedimientos adicionales sobre los casos notificados. Caso o preocupacin documentada revisin de Expedientes Falat de etica profesional en los procesos de seleccion de personal y contratistas Efecto en el enfoque de auditoria control de la informacin control de la informacin, revisin de los procesos

Pagina 33 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

Pagina 34 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

V.

Discusin de la evaluacin de riesgos y planificacin

VI. Resumen de los riesgos identificados A. Riesgos identificados en el proceso de planeacin de auditoria

Los riesgos enumerados a continuacin son los que se identificaron por medio del proceso de planeacin y no es una lista completa de todos los riesgos relacionados con la Empresa. Riesgos Que al tratar de sostener la tarifa el sistema no pueda cubrir sus costos y gastos de funcionamiento Que las empresas operadoras con las cuales se tienen los contratos de conseccin se lleven la utilidad ms alta del sistema. Que no se realice un adecuado reconocimiento de los ingresos percibidos por las tarifas y los intereses generados. Cmo se tratan en la auditoria Haciendo una buena revicsin de los procedimientos tarifarios

Revisando y verificando el adecuado reconocimiento de ingresos

Proceso deregistro y reconociemnto de ingresos

Incumplimiento de los requisitos mnimos para aprobacin de registros calificados.

B.

Riesgos identificados a nivel de los estados financieros

Efecto sobre nuestra estrategia de auditoria Efecto sobre nuestro enfoque de auditoria planeado para las cuentas y divulgaciones significativas

Descripcin del riesgo

N.A

N.A

N.A

Pagina 35 de 36

TRANSMILENIO S.A. Planeacin de Auditoria 2009

VII. Enfoque de auditoria planeado A. Enfoque de auditoria planeado para las cuentas y divulgaciones significativas (Matriz de Planificacin) Cuentas divulgaciones y
Saldo Riesgos inherentes identificados Riesgo de fraude

Presentacin y divulgacin

Obligaciones y derechos

Fin periodo anterior

de

Provisio-nal actual

Aserciones pertinentes
Existencia ocurrencia Integridad y Valuacin

Exactitud

Balance General Estado de ingresos Divulgacin

Pagina 36 de 36

Ninguna