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ORGANIZACIN Y GESTIN DE PROYECTOS

BLOQUE I: CONCEPTOS Y TIPOS DE PROYECTOS


Tema 1: Introduccin. Concepto, objetivos y caractersticas de los proyectos.
Marta Rodrguez Martnez Segismundo Nierola Miguel Martn-Loeches
Departamento de Geologa

Tema 1: Introduccin. Concepto, objetivos y caractersticas de los proyectos.

Introduccin. Concepto de proyecto. Objetivos y caractersticas de los proyectos. Las dimensiones de un proyecto. Costes, gastos, Ingresos, margen y beneficios. El factor riesgo y las contingencias.

Tema 1. Introduccin

La Organizacin y Gestin de Proyectos


La gestin de proyectos es la rama de la ciencia de la administracin que trata de la planificacin y el control de proyectos. PLANIFICACIN: Planear la ejecucin de un proyecto antes de su inicio. CONTROL Y SEGUIMIENTO: Medir el progreso del proyecto. "La planificacin consiste en determinar qu se debe hacer cmo debe hacerse, quin es el responsable de que se haga y por qu." American Management Association

Tema 1. Introduccin

Acepciones de Proyecto segn la RAE:

(Del lat. proiectus).


1. adj. Geom. Representado en perspectiva. 2. m. Planta y disposicin que se forma para la realizacin de un tratado, o para la ejecucin de algo de importancia. 3. m. Designio o pensamiento de ejecutar algo. 4. m. Conjunto de escritos, clculos y dibujos que se hacen para dar idea de cmo ha de ser y lo que ha de costar una obra de arquitectura o de ingeniera. 5. m. Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a veces como prueba antes de darle la forma definitiva.

Tema 1. Introduccin

La Organizacin y Gestin de Proyectos como metodologa de trabajo

Tema 1. Concepto de proyecto.


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2.

3.

Hay muchas definiciones de Proyecto Conjunto de actividades planificadas, ejecutadas y supervisadas que, con recursos finitos, tiene como objeto crear un producto o servicio nico Trabajo singular, no repetitivo, con objetivos definidos y plazos de inicio y finalizacin, que se desarrolla de acuerdo con un programa y unas especificaciones tcnicas, realizndose con un presupuesto preestablecido. Un proyecto es una actividad que implica una inversin y que se lleva a cabo para satisfacer una necesidad, aprovechar una oportunidad o resolver un problema en el futuro. Implica por ello la transformacin de una realidad. Integra objetivos, recursos, informacin y conocimiento suficientes para pasar del pensamiento a la accin.

QU TIENEN EN COMN?

Tema 1. Concepto de proyecto.

Un Proyecto es:

Un trabajo singular, no repetitivo Con objetivos definidos. Con un plazo de finalizacin, con fechas determinadas para su inicio y terminacin Se desarrolla de acuerdo con un programa y unas especificaciones tcnicas. Se realiza segn un presupuesto preestablecido Se lleva a cabo con una organizacin temporal vinculada al proyecto

Tema 1. Concepto de proyecto.

Tema 1. Objetivos y caractersticas de los proyectos

La finalidad de un proyecto es hacer posible la realizacin de una obra o un trabajo concreto, de manera que no haya dudas para el ejecutor en cuanto a los aspectos tcnicos, econmicos, de cantidad, calidad o cualquier otro necesario que deben concurrir para su logro.

Tema 1. Objetivos y caractersticas de los proyectos

Un Proyecto pretende que a su finalizacin, se disponga de toda la informacin necesaria para ejecutar la obra o trabajo. En resumen, obtener, preparar, elaborar y ordenar toda la informacin y datos necesarios para llevarla a cabo, de manera que no haya dudas para su ejecucin en cuanto a los aspectos tcnicos, econmicos, de cantidad, calidad o cualquier otro y teniendo en cuenta que se debe realizar con unos costes y en unos plazos, prefijados.

Tema 1. Objetivos y caractersticas de los proyectos

En los proyectos no basta con conseguir uno o dos objetivos, ni uno suele ser ms importante que el otro. Los objetivos de un proyecto siempre estn relacionados y la modificacin de uno de ellos suele afectar a los dems. Entre ellos debe haber coherencia y proporcin. Muchas veces es necesario establecer prioridades, de algn objetivo sobre el resto, lo cual debe hacerse de acuerdo con los intereses del promotor

Tema 1. Objetivos y caractersticas de los proyectos

En general, los objetivos de los proyectos son triples:


Tcnicos

(resultados), En relacin a los Costes En relacin a los Plazos

Tema 1. Objetivos y caractersticas de los proyectos

El primer objetivo es el resultado, es decir lo que quiere realizarse y se supone que es el origen del proyecto, por lo que puede considerarse el objetivo ms importante y significativo, pero no puede realizarse a cualquier precio ni con un plazo desmesurado. En proyectos, especialmente en los externos, el coste (segundo objetivo) est definido previamente y es una condicin contractual cuyo cumplimiento siempre se exige, a no ser que cambien las condiciones de partida.

Tema 1. Objetivos y caractersticas de los proyectos

El plazo es normalmente el objetivo que menos se cumple, as se convierte en la mejor medida para medir la calidad del proyecto. Muchas veces el cumplimiento del plazo no se valora pero en ocasiones es un objetivo principal, ineludible. El problema del plazo afecta en muchas ocasiones a las anualidades del presupuesto.

Tema 1. Objetivos y caractersticas de los proyectos

Existe tambin un cuarto objetivo, que no alcanza la importancia de los anteriores: la satisfaccin del promotor y del usuario, lo que quiere decir que el proyecto debe satisfacer las expectativas de ambos. Normalmente un proyecto que obtiene los resultados y cuyos costes y plazos son los previstos, satisface al promotor y si est bien concebido, al usuario. En muchas empresas que realizan proyectos la satisfaccin del promotor es una estrategia.

Tema 1. Objetivos y caractersticas de los proyectos

El cumplimiento de los objetivos del proyecto se facilita mucho si este se desarrolla en un contexto adecuado, tanto por parte del promotor como por parte de sus realizadores. En cualquier caso el conocimiento de este contexto es absolutamente necesario para asegurar el xito del mismo.

Tema 1. Objetivos y caractersticas de los proyectos

CARACTERSTICAS DE LOS PROYECTOS


Entidad e importancia. Alcance Principio y final. Trabajo espordico, no repetitivo Dinmico, evoluciona Medios humanos y materiales variables Actuaciones con un cierto grado de irreversibilidad Influencias externas, polticas, sociales, econmicas Carcter de obra completa Riesgos.

Fracaso tcnico Incumplimiento de plazos Costes imprevistos

Tema 1. Objetivos y caractersticas de los proyectos

MINIMIZACIN DE RIESGOS Los riesgos se minimizan mediante un proyecto bien concebido, con recursos adecuados de medios humanos, materiales y econmicos, bien articulado y empleando en cada momento los medios necesarios, con el tiempo que se requiera. Es decir:

Con objetivos bien identificados y definidos, con costes y plazos adecuados, Identificando a priori y de manera acertada las actividades, estudios y trabajos a realizar, estableciendo su secuencia lgica y relaciones y en consecuencia su encadenamiento, programando las actividades de manera acertada, dotando al proyecto de presupuestos adecuados, estimando y utilizando los recursos necesarios adecuados, con un equipo tcnico, un director del trabajo y unos medios materiales suficientes para llevarlo a cabo, estableciendo una organizacin y gestionando los medios humanos y materiales y programando y realizando un seguimiento y control tcnico, econmico y de plazos adecuados.

Tema 1. Objetivos y caractersticas de los proyectos

Para poder acometer mejor su realizacin, los proyectos se dividen en fases, con lo que se obtienen resultados intermedios. Las fases de un proyecto, en conjunto constituyen el ciclo de vida del proyecto. El dividir el proyecto en fases facilita su realizacin y gestin. En proyectos muy complejos la subdivisin en fases es absolutamente necesaria. La subdivisin en fases debe establecerse por grupos de actividades completas de manera que las relaciones entre ellas sean lo ms simples posibles. Una subdivisin bien realizada facilita el trabajo y el control de calidad, mal realizada lo complica.

Tema 1. Objetivos y caractersticas de los proyectos

Cada fase comprende un conjunto de actividades relacionadas con un objetivo parcial del proyecto. Se construyen agrupando las actividades y teniendo en cuenta objetivos y recursos. El proyecto es una sucesin lgica de fases; al finalizar cada una, procede revisar los resultados obtenidos y determinar si la realizacin de las siguientes requiere cambios, modificaciones y adaptaciones. Cada fase comprende una parte del trabajo medible y verificable. Normalmente a su terminacin se puede entregar una parte del trabajo. Una fase debe representar un hito en el conjunto del trabajo.

Tema 1. Objetivos y caractersticas de los proyectos

El ciclo de vida de un proyecto se compone de sus fases sucesivas, integradas por actividades planificables. Los ciclos de vida requieren que se definan los trabajos tcnicos que comportan y con que medios se van a desarrollar. Tambin deben evaluarse los resultados finales e intermedios de manera que unos y otros constituyan hitos en el desarrollo del Proyecto Normalmente los niveles de costos, medios humanos y materiales, son bajos al inicio, se incrementan considerablemente en las fases intermedias y caen rpidamente cuando se acerca su final.

Tema 1. Objetivos y caractersticas de los proyectos

Al inicio del ciclo las incertidumbres son ms altas y disminuyen a medida que se avanza en su desarrollo. El seguimiento y control de los Proyectos debe acentuarse a medida que se avanza en el ciclo de vida. Las diferencias de los ciclos de vida dependen del alcance (dependiendo hasta donde se debe llegar en el proyecto), y del tipo del proyecto y sus caractersticas, tamao, complejidad, etc. en funcin de las cuales se establece la organizacin. La estructura puede ser lineal: cada fase se realiza despus de la anterior y antes que la siguiente. Requiere saber lo que va a ocurrir a efectos de planificacin, pero a veces se plantean incertidumbres que requieren desarrollos parciales antes de poder seguir con el conjunto del proyecto. En este caso requiere conocer los resultados antes de proseguir con las fases siguientes.

Tema 1. Objetivos y caractersticas de los proyectos

Un ciclo de proyecto,

general, puede enunciarse como sigue:

Desarrollo de una idea o necesidad (concepcin)----formulacin de un documento para hacerla realidad (definicin) -------ejecucin de lo escrito en el documento (implementacin) ---- operacin y evaluacin de lo conseguido ----------abandono o desactivacin.

En el ciclo de vida de los proyectos pblicos de obras se suele hablar de siete fases, ordenadas de la siguiente manera:

IdeaEstudio de previabilidadestudio de viabilidad o anteproyectoproyecto definitivoejecucinoperacin y gestinevaluacin ex-post.


(Martinez de Anguita et al, 2008)

Tema 1. Objetivos y caractersticas de los proyectos

IdeaEstudio de previabilidadestudio de viabilidad o anteproyectoproyecto definitivoejecucinoperacin y gestinevaluacin ex-post.

Es ciertamente un proceso que se considera cclico ya que de los resultados pueden surgir ideas que continan y completan el ciclo y cada fase precede a la otra.

Tomado de Martnez de Anguita et al (2008), pg. 62.

Tema 1. Objetivos y caractersticas de los proyectos

Tomado de : http://www.monografias.com/trabajos12/pmbok/pmbok2.shtml

Tema 1. Objetivos y caractersticas de los proyectos

Tomado de : http://www.monografias.com/trabajos55/gestion-de-proyecto/gestion-de-proyecto2.shtml

Tema 1. Objetivos y caractersticas de los proyectos


DIMENSIONES DE UN PROYECTO
Domingo Ajenjo 2005.

DIMENSIN TCNICA

DIMENSIN ECONMICA
ESPECIFICACINES (OBJETIVOS)

DIMENSIONES COMERCIAL Y ESTRATGICA

TCNICOS (RESULTADOS)

COSTES

INGRESOS

SATISFACCIN DEL PROMOTOR Y DEL USUARIO

Tema 1. Objetivos y caractersticas de los proyectos


DIMENSIONES DE UN PROYECTO

Lectura recomendada: La dimensin econmica de un proyecto. La dimensin poltica de un proyecto.


En Proyectos ambientales, de Martnez de Anguita et al 2008.

Tema 1. Costes, gastos, ingresos, margen y beneficios.

CUL ES LA PRINCIPAL RAZN POR LAS QUE SE ABORDA UN PROYECTO? QU QUEREMOS OBTENER?

Tema 1. Costes, gastos, ingresos, margen y beneficios.

BENEFICIOS!!!

Tema 1. Costes, gastos, ingresos, margen y beneficios.

Tema 1. Costes, gastos, ingresos, margen y beneficios.

COSTES: Son el valor de los FACTORES DE PRODUCCIN que se ponen en juego y se consumen para realizar una actividad

Tema 1. Costes, gastos, ingresos, margen y beneficios.

GASTOS: Son el intercambio de un factor de produccin por otro. No confundir con COSTES Cuando se adquiere materia prima (factor A) por dinero (factor B) hemos realizado un GASTO, pero hasta que no consumamos la materia prima (factor A) NO HABLAREMOS DE COSTE.

Tema 1. Costes, gastos, ingresos, margen y beneficios.

(O INCREMENTO PATRIMONIAL)

Tema 1. Costes, gastos, ingresos, margen y beneficios.

Tema 1. Costes, gastos, ingresos, margen y beneficios.

Una compaa obtiene 300.000 euros de ingresos por realizar un proyecto, en el que ha consumido 240.00 euros en costes de personal y equipos. Margen=Ingresos-Costes= 60.000 euros Si hubiese invertido los 300.000 euros en un depsito al 5% habra obtenido 15.000 euros Beneficio=Margen-Costes de Oportunidad= 60.000-15.000= 45.000 euros

Tema 1. Costes, gastos, ingresos, margen y beneficios.

El beneficio, obtenido lcitamente, no es solo una recompensa a la inversin, al esfuerzo y al riesgo asumidos por el empresario, sino que tambin es un factor esencial para que las empresas sigan en el mercado e incorporen nuevas inversiones al tejido industrial y social de las naciones. Es, en definitiva, un elemento imprescindible para la evolucin de la sociedad.

Domingo Ajenjo, 2005.

Tema 1. El factor riesgo y las contingencias.

Riesgos: Aquellos efectos y contingencias que ponen en peligro los objetivos que se persiguen
1. 2. 3.

Fracaso tcnico Incumplimiento de plazo Costes imprevistos

Tema 1. El factor riesgo y las contingencias.

Conceptos de RIESGO y de INCERTIDUMBRE Los riesgos pueden EVALUARSE para adoptar medidas al respecto; la incertidumbre no es calculable (pero podemos reservar un margen para atenuarlas).

Rotura de un equipo Bajas por enfermedad

Huelga general xito comercial del producto

Tema 1. El factor riesgo y las contingencias.

Cmo minimizamos los RIESGOS? Mediante un PROYECTO BIEN CONCEBIDO, con recursos adecuados de medios humanos, materiales y econmicos, bien articulado y empleando en cada momento los medios necesarios, con el tiempo que se requiera.

Tema 1. El factor riesgo y las contingencias.

Cmo minimizamos los RIESGOS?


Objetivos Actividades, estudios y trabajos Organizacin y gestin del Proyecto

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3.

Cmo minimizamos los RIESGOS? Con un PROYECTO BIEN CONCEBIDO


Objetivos Bien identificados y definidos. Costes y plazos adecuados.
Actividades, estudios y trabajos Identificando a priori y de manera acertada las actividades, estudios y trabajos a realizar. Estableciendo su secuencia lgica y relaciones y en consecuencia su encadenamiento. Programando las actividades de manera acertada. Organizacin y gestin del Proyecto Dotando al Proyecto de presupuestos adecuados. Estimando y utilizando los recursos necesarios adecuados, equipo tcnico, director de trabajo y medios materiales para llevarlo a cabo.

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Qu hemos visto HOY?

Qu es un proyecto? Qu es la Gestin y Direccin de Proyectos? Cules son los Objetivos y Dimensiones de un Proyecto? El ciclo de vida de un proyecto. Qu son los Beneficios, Costes, Gastos, Mrgenes..? Qu caracteriza un proyecto? Qu son y cmo minimizamos los riesgos?

BIBLIOGRAFA

Domingo A jenjo, A . ( 2 0 0 5 ) . Direccin y gest in de proyect os, un enfoque prct ico. Ed. RA -M A . M art nez de A nguit a, P, Garca A bril, A , Beneit ez Lpez, J.M ., y Sarmient o, M . ( 2 0 0 8 ) Proyect os ambient ales.. Dyk inson, SL.

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