Vous êtes sur la page 1sur 40

ALFRESCO Outil de collaboration

Manuel de l'utilisateur

SE FAMILIARISER AVEC L'INTERFACE UTILISATEUR .............. 4


MY DASHBOARD ................................................................................... 4 MY PROFILE ........................................................................................ 6 AFFICHER VOTRE PROFIL COMPLET ............................................................ 7 MODIFIER VOTRE PROFIL ....................................................................... 7 CHANGER VOTRE MOT DE PASSE ............................................................... 8 SITES ................................................................................................ 8 CRER UN SITE .................................................................................... 9 RECHERCHER UN SITE .......................................................................... 10 GRER VOTRE ADHSION AUX SITES ........................................................ 10 SUPPRIMER UN SITE ............................................................................ 11 UTILISATEURS ................................................................................... 11 RECHERCHER UN UTILISATEUR ............................................................... 12

TABLEAUX DE BORD DES SITES ............................................ 13


MARQUER UN SITE COMME FAVORI .......................................................... 14 PERSONNALISER UN SITE ..................................................................... 14 PERSONNALISER LE TABLEAU DE BORD D'UN SITE ....................................... 15 MODIFIER LES RENSEIGNEMENTS SUR LE SITE ........................................... 16 CONFIGURATION DU FLUX RSS SUR LE TABLEAU DE BORD DU SITE ................. 16 CONFIGURER LE SOUS-TABLEAU WIKI ..................................................... 17 S'ABONNER UN FLUX RSS .................................................................. 17 CONFIGURER LE SOUS-TABLEAU WEB VIEW .............................................. 18

VOTRE TABLEAU DE BORD PERSONNEL ................................. 19


OUVRIR UN SITE ................................................................................ 19 MARQUER UN SITE COMME FAVORI .......................................................... 19 CONFIGURER LE TABLEAU DE BORD PERSONNEL RSS FEED ............................ 19 VISUALISER LES VNEMENTS CONSIGNS AU CALENDRIER ........................... 20 GRER LES DEMANDES D'ADHSION AUX SITES .......................................... 20

LE COMPOSANT DOCUMENT LIBRARY ................................... 21


ACCS AU COMPOSANT DOCUMENT LIBRARY ............................................. 21 NAVIGATION DANS LA BIBLIOTHQUE ...................................................... 22 CRER UNE STRUCTURE DE DOSSIERS ...................................................... 24 AJOUTER DES LMENTS LA BIBLIOTHQUE ............................................. 24 UTILISER LES DOSSIERS ....................................................................... 25 VISUALISER LES RENSEIGNEMENTS SUR LE DOSSIER .................................... 25 MODIFIER LES MTADONNES D'UN DOSSIER............................................. 26 UTILISER LES LMENTS DE LA BIBLIOTHQUE ........................................... 26 MARQUER DES LMENTS COMME FAVORIS ................................................ 26 VISUALISER UN LMENT...................................................................... 27 VISUALISER UN LMENT DANS UN NAVIGATEUR ........................................ 28 MODIFIER UN LMENT ........................................................................ 28 2

TLCHARGER UN LMENT ................................................................... 29 TLCHARGER LE CONTENU MIS JOUR .................................................... 30

LE COMPOSANT DISCUSSIONS.............................................. 31
ACCS AU COMPOSANT DISCUSSIONS ...................................................... 31 PARCOURIR LES THMES....................................................................... 31 AFFICHAGE D'UN THME ....................................................................... 32 CRER UN THME ................................................................................ 33 MODIFIER UN THME ........................................................................... 33 SUPPRIMER UN THME ......................................................................... 34 CRER UNE RPONSE ........................................................................... 35 MODIFIER UNE RPONSE ...................................................................... 35

ANNEXE I TERMINOLOGIE ALFRESCO ................................ 37 ANNEXE II RLES .............................................................. 40

Se familiariser avec l'interface utilisateur


Lorsque vous lancez l'application Share, votre tableau de bord personnel s'affiche. Ce tableau de bord est une interface utilisateur interactive qui prsente et regroupe l'information importante pour vous. Vous pouvez personnaliser l'information qui apparat sur cette page. La barre d'outils de l'application est toujours visible dans le haut de la page.

La barre d'outils contient des liens vers les composants de page Share suivants : My Dashboard Affiche votre page d'accueil personnelle configurable. My Profile Affiche le composant User Profile qui vous permet de visualiser et de modifier vos donnes d'utilisateur. Sites Affiche le composant Site Finder qui vous permet de grer votre adhsion aux sites Share, de choisir un site dans une liste de sites favoris ou de crer un nouveau site. People Affiche le composant People Finder qui vous permet de rechercher des utilisateurs de l'application Share. La barre d'outils contient galement les boutons de commande suivants : Help Affiche l'aide en ligne. Logout Met fin votre connexion l'application. Search Vous permet d'effectuer rapidement une recherche de contenu sur le site o vous vous trouvez ou sur l'ensemble des sites.

My Dashboard
Votre tableau de bord personnalis est constitu de sous-tableaux qui vous permettent de faire un suivi de toute l'information importante pour vous. Les sous-tableaux apparaissent sur votre tableau de bord personnel (sous-tableaux personnels) et sur les tableaux de bord des sites (sous-tableaux de site). Chaque sous-tableau est un composant de synthse qui peut ou non avoir un composant de page correspondant. Si le composant de page existe, il gnre le contenu du sous-tableau auquel il correspond.

Lorsque vous personnalisez votre tableau de bord personnel, chaque sous-tableau que vous choisissez s'affiche sous forme de volet sur le tableau de bord. Les sous-tableaux personnels suivants sont disponibles : Getting Started Le sous-tableau Getting Started affiche des renseignements utiles quand vient le moment de commencer utiliser l'application et comporte des liens permettant d'accomplir les tches courantes. My Limited Profile Le sous-tableau My Profile contient un sommaire des renseignements personnels qui figurent dans votre profil d'utilisateur complet. My Sites Le sous-tableau My Sites affiche la liste de tous les sites que vous avez crs ou dont vous tes membre. Utilisez ce sous-tableau pour crer et supprimer des sites. Vous pouvez galement accder un site partir de ce sous-tableau. My Calendar Le sous-tableau My Calendar contient une liste rcapitulative des vnements que vous avez crs et des vnements de chaque site dont vous tes membre. My Tasks Le sous-tableau My Tasks affiche la liste des tches non termines qui vous ont t attribues et les invitations devenir membre d'un site. My Sites' Activities Le sous-tableau My Site Activities contient une liste des plus rcentes activits qui ont eu lieu sur tout site dont vous tes membre. My Documents Le sous-tableau My Documents vous permet de visualiser les fichiers de toutes les bibliothques de documents susceptibles de vous intresser, classs selon les trois catgories suivantes : Favorites, I'm Editing et I've Modified.. Content I'm Editing Le sous-tableau Content I'm Editing affiche les trois derniers lments de contenu de la bibliothque de documents, les messages publis sur les blogues, les pages de wiki et les messages que vous avez affichs sur le forum de discussion. My Workspaces Le sous-tableau My Workspaces affiche la liste de tous les espaces de travail documentaires dont vous tes membre. Vous pouvez ajouter et supprimer un espace de travail documentaire partir de ce sous-tableau. Alfresco Network Le sous-tableau Alfresco Network est un portail qui permet aux clients d'Alfresco Share d'avoir accs aux plus rcentes nouvelles et aux vues. Le sous-tableau comporte des liens vers les lments suivants : une base de connaissances; un systme de suivi de vos billets; les avis d'archivage;

la documentation; les tlchargements; le calendrier Alfresco. RSS Feed Le sous-tableau RSS Feed est configur pour afficher la source d'information du site Web d'Alfresco. CMIS Feed Le sous-tableau CMIS Feed comporte des liens pour les Services d'interoprabilit des systmes de gestion de contenu (connus sous le nom de Content Management Interoperability Services ou CMIS en anglais). Web View Le sous-tableau Web View peut tre configur pour afficher tout site Web. Sur votre tableau de bord personnel, une barre de redimensionnement situe sur la bordure infrieure de la plupart des sous-tableaux vous permet de rgler la hauteur.

My Profile
Le composant User Profile renferme vos renseignements personnels et professionnels. Ces renseignements sont publis par l'application Share afin que tous les membres du site puissent les visualiser. Vos donnes d'utilisateur sont rparties sur quatre pages. Info La page Info affiche vos renseignements personnels, notamment vos coordonnes, vos renseignements professionnels et votre photo. Cliquez sur Edit Profile pour modifier les renseignements qui figurent dans votre profil. Sites La page Sites affiche la liste des sites dont vous tes membre. Cliquez sur le nom d'un site dans cette liste pour y accder. Content La page Content contient deux listes renfermant de l'information sur vos plus rcentes activits dans l'environnement Share. La liste Recently added contient les trois derniers lments que vous avez ajouts Share, quel que soit le site. Il peut s'agir de pages de wiki, de messages publis sur un blogue, d'lments de contenu d'une bibliothque, d'vnements consigns au calendrier, de liens vers des sites et de messages affichs sur un forum de discussion. La liste Recently modified affiche les trois derniers lments de contenu que vous avez modifis. Cliquez sur un lment pour le visualiser intgralement dans le composant et sur le site pertinents. Change Password La page Change Password vous permet de changer votre mot de passe. Un sommaire des renseignements qui figurent dans votre profil apparat dans le sous-tableau My Profile de votre tableau de bord personnel.

Afficher votre profil complet


Affichez votre profil d'utilisateur pour passer en revue les renseignements personnels et professionnels qui sont diffuss aux membres du site. Vous pouvez accder au composant User profile depuis n'importe quelle page de l'application Share. Cliquez sur My Profile sur la barre d'outils. Vous pouvez aussi cliquer sur View Full Profile le sous-tableau My Profile de votre tableau de bord. Le composant User Profile apparat en affichant votre nom d'utilisateur sur la bannire.

Modifier votre profil


Modifiez votre profil d'utilisateur pour mettre jour les renseignements votre sujet auxquels les membres du site ont accs. Outre les renseignements personnels ou professionnels, vous pouvez tlcharger une photo. 1. Cliquez sur My Profile sur la barre d'outils. Le composant User Profile apparat. 2. Cliquez sur Edit Profile. Des champs de saisie apparaissent en affichant les renseignements personnels et professionnels ainsi que les coordonnes qui figurent dans votre profil. Les champs marqus d'un astrisque (*) sont obligatoires. 3. Modifiez les renseignements qui figurent dans votre profil d'utilisateur, apportez des modifications et ajoutez de nouveaux renseignements, s'il y a lieu. 4. Tlchargez une photo dans votre profil : a. Cliquez sur Upload la section Photo. b. Ciquez sur le bouton de dfilement de la page Upload File. c. Trouvez et tlchargez l'image de votre choix. Le fichier choisi apparat dans la page Upload File. Cliquez sur Remove pour supprimer le fichier affich l'cran, au besoin. d. Cliquez sur Upload File(s). Si vous aviez dj une photo dans votre profil, celle-ci est remplace par la nouvelle photo. 5. Cliquez sur Save Changes pour enregistrer les renseignements qui figurent dans le profil. Le composant User Profile affiche votre profil d'utilisateur jour.

Changer votre mot de passe


Modifiez votre mot de passe afin d'accrotre la scurit. 1. Cliquez sur My Profile sur la barre d'outils. Le composant User Profile apparat. 2. Cliquez sur Change Password dans la bannire. La page Change Password apparat. 3. Dans la case Enter Old Password, tapez votre mot de passe actuel. 4. Dans la case Enter New Password, tapez votre nouveau mot de passe. 5. Dans la case Confirm New Password, tapez encore une fois votre nouveau mot de passe. 6. Cliquez sur OK. L'application Share enregistre le changement de mot de passe et vous ramne votre profil d'utilisateur.

Sites
Un site est un espace virtuel de collaboration rserv une unit de travail ou un projet. Les utilisateurs peuvent crer des sites publics et privs. Tous les utilisateurs peuvent voir les sites publics, mais seuls les membres de ces sites peuvent y excuter des tches. Ils peuvent excuter les tches suivantes : travailler avec le contenu de la bibliothque de documents; crer des vnements dans le calendrier du site; crer, commenter et publier des messages sur un blogue; crer et commenter les liens des sites; traiter des thmes de discussion; travailler avec des pages de wiki. Certains sites publics sont configurs pour permettre au gestionnaire du site d'agir titre de modrateur auprs des membres. Pour devenir membre d'un site public gr par un modrateur, vous devez prsenter une demande cet effet ou accepter une invitation devenir membre. Les sites privs sont vus seulement par les membres de ces sites. Pour devenir membre d'un site priv, le gestionnaire du site doit vous envoyer une invitation. Une fois que vous tes membre d'un site, vous pouvez annuler votre adhsion en tout temps. Sur la bannire du site, slectionnez Leave Site dans le menu Actions (ou dans le menu More si vous tes le gestionnaire du site) pour annuler facilement votre adhsion titre de membre du site.

l'aide de l'option Sites sur la barre d'outils, vous pouvez : crer un site; ouvrir tout site marqu comme favori; afficher le composant Site Finder; marquer le site comme favori. Le composant Site Finder vous permet de rechercher un site ou d'afficher une liste de tous les sites auxquels vous avez accs, savoir les sites publics de Share, les sites que vous avez crs et les sites (publics et privs) dont vous tes membres. Dans cette liste, vous pouvez ajouter ou supprimer un site et grer votre adhsion aux diffrents sites, soit en les joignant ou en les quittant.

Crer un site
Vous pouvez crer un site depuis n'importe quelle page de l'application l'aide de l'option Sites sur la barre d'outils. Lorsque vous crez un site, vous pouvez choisir qu'il soit public ou priv. L'utilisateur qui cre le site devient le gestionnaire du site. Un site public peut tre vu par tous les utilisateurs, et ce, peu importe qu'ils soient membres ou non de ce site. Les utilisateurs qui joignent un site deviennent membres de ce site et peuvent travailler avec son contenu, selon les rles qui leurs sont attribus. Le site priv est rserv l'usage exclusif du gestionnaire du site et des utilisateurs invits joindre ce site par celui-ci. Un site peut avoir plusieurs gestionnaires. 1. Sur la barre d'outils, dveloppez l'option Sites et cliquez sur Create Site. Vous pouvez aussi cliquer sur Create Site dans le sous-tableau My Sites de votre tableau de bord personnel. La page Create Site apparat. Les champs marqus d'un astrisque (*) sont obligatoires. 2. Entrez les renseignements de base suivants : Name, URL Name et Description. Le nom du site est un nom descriptif qui s'affichera comme titre de votre site. Il est obligatoire. Le nom URL est le nom abrg de l'adresse URL. Le nom URL ne peut contenir les caractres spciaux suivants : * <> \ /. ? : et |. Lorsqu'une entre contient un caractre non autoris, le bouton OK est dsactiv. La description doit donner aux utilisateurs assez de renseignements pour qu'ils puissent distinguer votre site des autres sites dans le sous-tableau My Sites. 3. Indiquez la visibilit que vous voulez donner votre site en choisissant Public ou Private. Pour configurer le site comme un site public gr par un modrateur, c.--d. un site dont le gestionnaire du site peut contrler les membres, slectionnez Moderated site membership. 4. Cliquez sur OK. La page Create Site se ferme et l'application affiche le tableau de bord du site que vous avez cr.

Rechercher un site
Le composant Site Finder vous permet de rechercher des sites. Vous pouvez ouvrir un site partir de la liste affiche. 1. Cliquez sur Sites sur la barre d'outils. Le composant Site Finder apparat. 2. Dans la case de recherche, tapez le nom complet ou une partie du nom du site que vous cherchez et cliquez sur Search. Si vous laissez la case de recherche vide, le systme produit une liste de tous les sites publics, de tous les sites que vous avez crs (publics et privs) et de tous les sites dont vous tes membre. La liste de rsultats apparat sous la case de recherche et contient tous les sites correspondant aux critres de recherche. La liste ne contient que les sites publics (y compris les sites grs par un modrateur) que vous avez crs et les sites privs dont vous tes membre. Les sites privs dont vous n'tes pas membre n'apparaissent pas sur la liste. Les options Join et Request to Join apparaissant droite du site indiquent que vous n'tes pas membre de ce site; l'lment de menu Leave indique que vous tes membre du site. Pour ouvrir un site depuis ce composant, cliquez sur le nom du site.

Grer votre adhsion aux sites


Le composant Site Finder vous permet de rechercher des sites. Aprs avoir trouv les sites, vous grez votre adhsion ces sites en les joignant et en les quittant. La liste de rsultats contient les sites publics, les sites que vous avez crs et les sites privs dont vous tes membre qui correspondent aux critres de recherche. Vous pouvez ouvrir un site partir de la liste affiche. 1. Cliquez sur Sites sur la barre d'outils. Le composant Site Finder apparat. 2. Effectuez une recherche. La liste de rsultats apparat sous la case de recherche. Les options Join et Request to Join apparaissant droite du site indiquent que vous n'tes pas membre de ce site; l'option Leave indique que vous tes membre du site. 3. Dans la liste de rsultats, grez votre adhsion aux diffrents sites comme suit : Cliquez sur Join pour devenir membre d'un site public. Cliquez sur Request to Join pour demander de devenir membre d'un site public gr par un modrateur. Cliquez sur Leave pour annuler votre adhsion un site dont vous ne voulez plus tre membre. Le lien Leave Site dans le menu Actions (ou dans le menu More si vous tes le gestionnaire du site) sur la bannire du site vous permet d'annuler votre adhsion en tant que membre du site. Pour ouvrir un site depuis ce composant, cliquez sur le nom du site.

10

Supprimer un site
Supprimez un site pour l'effacer du dpt de donnes de faon permanente. La suppression d'un site entrane galement la suppression de tout son contenu, y compris le contenu de la bibliothque de documents, les pages de wiki, les messages du blogue, les vnements consigns au calendrier, les liens et les thmes de discussion. Seuls le gestionnaire du site et l'administrateur de l'application peuvent supprimer un site. 1. Cliquez sur Sites sur la barre d'outils. Le composant Site Finder apparat. 2. Effectuez une recherche. La liste de rsultats apparat sous la case de recherche. Si vous dtenez les droits ncessaires pour supprimer un site, le bouton Delete correspondant ce site s'affiche. 3. Cliquez sur le bouton Delete du site que vous voulez supprimer. Un message-guide vous demandant de confirmer la suppression s'affiche. 4. Cliquez sur Delete pour supprimer le site slectionn. Un message vous informant que tout le contenu du site sera supprim s'affiche. 5. Cliquez sur Yes. Le site slectionn est totalement supprim.

Utilisateurs
L'option People sur la barre d'outils affiche le composant People Finder. Utilisez cet outil de recherche pour trouver un utilisateur. Aprs avoir trouv l'utilisateur, vous pouvez afficher son profil, lequel est divis en trois pages : Info La page Info affiche les renseignements personnels de l'utilisateur, notamment ses coordonnes, ses renseignements professionnels et sa photo. Sites La page Sites affiche la liste des sites dont l'utilisateur est membre. Cliquez sur le nom d'un site dans cette liste pour y accder. Content La page Content comporte deux listes renfermant de l'information sur les plus rcentes activits de l'utilisateur dans l'environnement Share. La liste Recently added contient les trois derniers lments que l'utilisateur a ajouts Share, et ce, quel que soit le site. Il peut s'agir de pages de wiki, de messages publis sur un blogue, d'lments de contenu d'une bibliothque, d'vnements consigns au calendrier, de liens vers des sites et de messages affichs sur un forum de discussion. La liste Recently modified contient les trois derniers lments de contenu modifis par l'utilisateur. Cliquez sur un lment pour l'afficher intgralement dans le composant et sur le site pertinents. Seuls les sites et le contenu que l'utilisateur est autoris visualiser apparaissent sur ces pages.

11

Rechercher un utilisateur
Le composant Site Finder vous permet d'effectuer une recherche en vue de trouver un utilisateur. Vous pouvez visualiser le profil de l'utilisateur partir de la liste de rsultats affichs. 1. Cliquez sur People sur la barre d'outils. Le composant People Finder apparat. 2. Dans la case de recherche, tapez le nom complet ou une partie du nom de l'utilisateur que vous cherchez. Vous devez entrer au moins un (1) caractre. La recherche n'est pas sensible la casse. 3. Cliquez sur Search. La liste de rsultats apparat sous la case de recherche et affiche les noms de tous les utilisateurs correspondant aux critres de recherche. 4. Dans la liste, cliquez sur le nom d'un utilisateur pour afficher son profil. Les donnes de l'utilisateur sont rparties sur trois pages : 5. Parcourez les pages Info, Sites et Content pour visualiser les renseignements figurant dans le profil de l'utilisateur.

12

Tableaux de bord des sites


Un site est un espace virtuel de collaboration o vous pouvez inviter des utilisateurs dans le but de partager et de grer le contenu de faon collaborative. Par dfaut, le site comprend les composants suivants : Wiki, Blog, Document Library, Calendar, Links et Discussions. Vous pouvez personnaliser chaque site en utilisant la combinaison de composants de votre choix. Lorsque vous ouvrez un site, le tableau de bord du site s'affiche.

La bannire de site situe sous la barre d'outils de l'application affiche le nom du site slectionn. Les boutons situs droite du nom du site Invite, Customize Dashboard et More permettent au gestionnaire du site de grer le site. Si l'utilisateur exerce des fonctions autres que celles de gestionnaire du site, la bannire n'affiche que le bouton Actions. Sous le nom du site, le lien Site Dashboard s'affiche en surbrillance, indiquant que ce composant est celui affich sur la page. droite de ce lien se trouvent les liens vers les composants de page du site. La bannire contient galement le lien Members qui permet de grer l'adhsion des membres. Le tableau de bord du site est constitu de sous-tableaux servant regrouper et afficher l'information pertinente. Lorsque vous personnalisez le tableau de bord du site, vous pouvez slectionner les sous-tableaux de votre choix et chacun d'entre eux s'affiche sous forme de volet sur le tableau de bord. Les sous-tableaux de site suivants sont disponibles : Getting Started Le sous-tableau Getting Started affiche des renseignements utiles quand vient le moment de commencer utiliser le site et comporte des liens permettant d'accomplir les tches courantes. Site Profile Le sous-tableau Site Profile contient un sommaire des renseignements personnels qui figurent dans votre profil d'utilisateur complet. Site Colleagues Le sous-tableau Site Colleagues affiche la liste des membres du site (jusqu' 100 membres) et des rles qui leur sont attribus. Site Calendar Le sous-tableau Site Calendar contient une liste rcapitulative des vnements du site. Site Activities Le sous-tableau Site Activities contient une liste des plus rcentes activits qui ont eu lieu sur ce site.

13

Recently Modified Documents Le sous-tableau Recently Modified Documents affiche la liste des documents qui ont t ajouts ou supprims dans la bibliothque de documents du site au cours des sept derniers jours. Site Wiki Le sous-tableau Wiki affiche la page de wiki slectionne. Le lien Configure du soustableau permet au gestionnaire du site de slectionner la page de son choix. Cliquez sur le nom de la page de wiki dans l'en-tte du sous-tableau pour afficher le composant Wiki. Site Links Le sous-tableau Site Links affiche les liens Web pertinents compils par les utilisateurs du site. Dans ce sous-tableau, vous pouvez ouvrir un lien, visualiser les renseignements sur le lien ou crer un lien (en cliquant sur Create Link). Image Preview Le sous-tableau Image Preview affiche les vignettes de toutes les images de la bibliothque de documents. RSS Feed Le sous-tableau RSS Feed est configur par dfaut pour afficher la source d'information du site Web d'Alfresco. Web View Le sous-tableau Web View peut tre configur pour afficher tout site Web. Si vous tes le gestionnaire du site, une barre de redimensionnement apparat sur la bordure infrieure de la plupart des sous-tableaux afin que vous puissiez rgler la hauteur, au besoin.

Marquer un site comme favori


Marquer un site dans les favoris vous permet d'y accder facilement partir du menu Sites et du sous-tableau My Sites. Vous pouvez marquer de cette faon autant de sites que vous le souhaitez. En revanche, seuls les sites qui ne sont pas dj marqus comme favoris peuvent tre marqus de cette faon. Sur la barre d'outils, dveloppez l'option Sites et cliquez sur Add [nom du site] to Favorites. Le site apparatra dans la liste My Favorites du menu Sites. II apparatra galement sous forme de favori dans le sous-tableau My Sites de votre tableau de bord personnel.

Personnaliser un site
Personnaliser un site vous permet de choisir les composants de page que vous voulez inclure sur le site. Par dfaut, tous les composants Wiki, Blog, Document Library, Calendar, Links et Discussions sont inclus lorsque vous crez un site. Seul le gestionnaire du site peut personnaliser le site. Aprs avoir personnalis le site, vous pouvez personnaliser le tableau de bord du site qui prsente un aperu de tous les composants disponibles.

14

1. Ouvrez le site souhait. 2. Sur le tableau de bord, cliquez sur More et sur Customize Site. La page Customize Site affiche la liste des composants du site. 3. Pour supprimer un composant du site, cliquez sur l'icne Remove situe sous le composant que vous souhaitez supprimer. 4. Pour ajouter un composant au site : a. Cliquez sur Add Pages pour afficher la liste des composants disponibles. b. Dans la section Select New Page, cliquez sur le bouton Select situ droite du composant que vous voulez inclure sur le site. 5. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Le systme vous ramne au tableau de bord du site. La bannire affiche les composants slectionns selon l'ordre dans lequel ils ont t configurs. Aprs avoir personnalis le site, vous pouvez maintenant personnaliser le tableau de bord du site afin d'afficher l'information pertinente.

Personnaliser le tableau de bord d'un site


Le tableau de bord du site est une interface utilisateur interactive qui contient des renseignements propres au site. Comme votre tableau de bord personnel, les renseignements sur le site sont regroups et affichs dans des sous-tableaux qui reprsentent les composants configurs. Vous devez personnaliser le site avant de personnaliser le tableau de bord du site. Pour chaque site, vous pouvez : modifier l'apparence du tableau de bord; choisir les sous-tableaux qui apparaissent sur le tableau de bord du site; configurer l'ordre d'affichage des sous-tableaux slectionns;

Pour personnaliser l'apparence et le contenu du tableau de bord du site : 1. Ouvrez le site souhait. 2. Sur la bannire du tableau de bord, cliquez sur Customize Dashboard. La page Customize Site Dashboard apparat. L'image dans la section Current Layout reprsente la mise en page slectionne. La section Dashlets affiche les sous-tableaux slectionns comme ils apparatront sur le tableau de bord du site. 3. Modifiez la mise en page du tableau de bord : a. Cliquez sur Change Layout pour afficher les mises en page disponibles. b. Cliquez sur le symbole graphique correspondant la mise en page dsire ou cliquez sur le bouton Select situ sa droite.

15

4. Slectionnez les sous-tableaux du site : a. Cliquez sur Add Dashlets pour afficher les sous-tableaux disponibles. b. Pour ajouter un sous-tableau, cliquez sur celui-ci dans Add Dashlets et glissez-le dans la colonne de votre choix. c. Pour supprimer un sous-tableau, cliquez sur celui-ci et glissez-le dans la corbeille. 5. Cliquez sur les sous-tableaux et glissez-les d'un emplacement l'autre dans une mme colonne ou d'une colonne l'autre pour configurer l'ordre d'affichage. 6. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Le systme vous ramne au tableau de bord du site en affichant les composants slectionns selon l'ordre dans lequel vous les avez configurs. Si vous personnalisez le tableau de bord pour afficher le sous-tableau Alfresco Global Feed, vous pouvez configurer ce sous-tableau de manire afficher un flux RSS (RSS feed). Dans le mme ordre d'ide, si vous personnalisez le tableau de bord de manire afficher le sous-tableau Web View, vous pouvez le configurer pour afficher tout site Web.

Modifier les renseignements sur le site


Aprs avoir cr un site, vous pouvez modifier son nom et sa description depuis n'importe quelle page du site. Vous pouvez galement modifier l'accs (public ou priv) au site. Seul le gestionnaire du site peut modifier les renseignements sur le site. 1. Ouvrez le site souhait. 2. Sur le tableau de bord, cliquez sur More et sur Edit Site Details. La page Edit Site Details affiche les renseignements sur le site. 3. Apportez les modifications dsires au nom du site (Name) et la description (Description). 4. Modifiez la visibilit du site, au besoin. 5. Cliquez sur OK. La page Edit Site Details se ferme, et le tableau de bord du site affiche les renseignements mis jour sur la bannire et dans le sous-tableau Site Profile.

Configuration du flux RSS sur le tableau de bord du site


Vous pouvez configurer le sous-tableau RSS Feed de manire afficher un flux RSS sur le tableau de bord du site. Pour accomplir cette tche, vous devez d'abord personnaliser le tableau de bord de votre site afin d'afficher le sous-tableau Alfresco Global Feed. Celui-ci apparat comme le sous-tableau RSS Feed sur la page Customize Site Dashboard.

16

Les tapes suivre pour configurer le sous-tableau RSS Feed sur le tableau de bord du site sont les mmes que celles que vous devez suivre pour configurer votre tableau de bord personnel.

Configurer le sous-tableau Wiki


Configurez le sous-tableau Wiki pour afficher le contenu d'une page de wiki. Pour accomplir cette tche, le composant Wiki doit contenir au moins une page et le sous-tableau Wiki doit tre configur pour afficher sur le tableau de bord du site. Seul le gestionnaire du site peut configurer le sous-tableau Wiki. 1. Ouvrez le site souhait. 2. Dans le sous-tableau du site Wiki, cliquez sur Configure. La page Select Wiki Page apparat. La liste affiche toutes les pages de wiki du site. 3. Slectionnez la page dont vous voulez afficher le contenu dans le sous-tableau Wiki. Si aucune page de wiki n'a t cre, le message There are no pages available to select s'affiche. 4. Cliquez sur OK. La page Select Wiki Page se ferme, et le sous-tableau Wiki affiche la page slectionne.

S'abonner un flux RSS


Vous pouvez vous abonner un flux RSS (RSS feed) depuis n'importe quelle page de l'application. Ces flux vous permettent de recevoir des mises jour rgulires au sujet des diverses activits qui ont lieu dans l'environnement Share. Le flux RSS est disponible partir des lments suivants dans l'environnement Share : Le composant Wiki; Le composant Blog; Le composant Document Library; Le composant Links; Le composant Discussions; Le sous-tableau My Site Activities sur votre tableau de bord personnel; Le sous-tableau Site Activities sur le tableau de bord du site.

Pour s'abonner un flux RSS : 1. Cliquez sur le lien ou l'icne RSS Feed pour lancer le processus d'abonnement. L'interface utilisateur qui s'affiche varie selon le navigateur utilis. 2. Choisissez de vous abonner au flux. 3. Slectionnez l'emplacement o le flux sera sauvegard, puis abonnez-vous celui-ci.

17

Configurer le sous-tableau Web View


Vous pouvez configurer le sous-tableau Web View de manire afficher un site Web sur le tableau de bord d'un site. Pour accomplir cette tche, vous devez d'abord personnaliser le tableau de bord de votre site afin d'afficher le sous-tableau Web View. Les tapes suivre pour configurer le sous-tableau Web View sur le tableau de bord du site sont les mmes que celles que vous suivez pour configurer votre tableau de bord personnel.

18

Votre tableau de bord personnel


Aprs avoir ouvert une session de l'application Share, vous pouvez visualiser les renseignements et excuter les fonctions qui apparaissent sur les sous-tableaux qui composent votre tableau de bord personnalis.

Ouvrir un site
Vous pouvez ouvrir un site partir du sous-tableau My Sites sur votre tableau de bord personnel. Le sous-tableau affiche la liste de tous les sites que vous avez crs ou dont vous tes membre. Si le site que vous voulez ouvrir ne figure pas dans liste affiche dans le sous-tableau My Sites, vous pouvez le chercher l'aide du composant Site Finder. Si le site n'existe pas, cliquez sur Create Site dans ce sous-tableau pour le crer. 1. Cliquez sur My Dashboard sur la barre d'outils si votre tableau de bord personnel n'est pas dj affich. 2. Dans le sous-tableau My Sites, cliquez sur le nom du site que vous voulez ouvrir. L'application affiche le tableau de bord du site slectionn.

Marquer un site comme favori


L'toile situe gauche du nom du site dans le sous-tableau My Sites vous permet de marquer un site comme favori. Les sites marqus comme favoris apparaissent dans la liste My Favorites du menu Sites afin que l'on puisse y accder facilement. Vous pouvez marquer de cette faon autant de sites que vous le souhaitez. Par dfaut, tous les noms de nouveaux sites s'affichent accompagns d'un symbole reprsentant une toile vide. Lorsque le site est marqu comme favori, le symbole devient une toile pleine. Cliquez sur l'toile situe du ct gauche du nom du site pour faire basculer le statut de favori. Cliquez sur l'toile vide pour marquer le site comme favori et l'ajouter la liste My Favorites. Cliquez sur l'toile pleine pour supprimer le site de la liste My Favorites.

Configurer le tableau de bord personnel RSS feed


Vous pouvez configurer le sous-tableau personnel Alfresco Global Feed de manire afficher un flux RSS sur votre tableau de bord. Pour accomplir cette tche, vous devez d'abord configurer votre tableau de bord personnel de manire afficher le sous-tableau personnel Alfresco Global Feed. Celui-ci apparat comme le sous-tableau RSS Feed sur la page Customize User Dashboard.

19

1. Cliquez sur My Dashboard sur la barre d'outils si votre tableau de bord personnel n'est pas dj affich. 2. Dans le sous-tableau Alfresco Global Feed, cliquez sur Configure. La page Enter Feed URL s'ouvre. 3. Dans le champ URL, tapez le lien correspondant au flux auquel vous voulez vous abonner. 4. Dans la liste Number of items to display, choisissez le nombre d'lments afficher dans le sous-tableau pour le flux indiqu. Slectionnez All pour afficher tous les lments disponibles pour ce flux. 5. Slectionnez Open links in new window pour afficher le flux vis dans une nouvelle fentre. 6. Cliquez sur OK. La page Enter Feed URL se ferme, et le sous-tableau Alfresco Global Feed affiche les flux correspondant l'adresse URL indique.

Visualiser les vnements consigns au calendrier


Le sous-tableau personnel My Calendar prsente un aperu des lments consigns au calendrier pour tous les sites auxquels vous tes associ. Il contient une liste rcapitulative des vnements que vous avez crs, ainsi que des vnements ayant trait aux sites auxquels vous tes associ, soit en tant que membre, soit en tant que gestionnaire du site. Pour visualiser les vnements, vous devez d'abord configurer votre tableau de bord personnel afin d'afficher le sous-tableau personnel My Calendar. 1. Cliquez sur My Dashboard sur la barre d'outils si votre tableau de bord personnel n'est pas dj affich. Le sous-tableau personnel My Calendar affiche le nom, la date et l'heure de chaque vnement, ainsi que le nom du site o il a t cr. 2. Depuis le sous-tableau My Calendar, vous pouvez visualiser des renseignements supplmentaires au sujet d'un vnement : Cliquez sur le nom de l'vnement pour afficher le calendrier du site o l'vnement a t cr. Il s'agit d'un moyen pratique de retrouver et de modifier les vnements que vous avez crs. Cliquez sur le nom du site pour afficher son tableau de bord.

Grer les demandes d'adhsion aux sites


En plus d'afficher les tches venir et les tches en retard, le sous-tableau My Tasks permet au gestionnaire du site de grer les demandes des utilisateurs qui veulent devenir membre d'un site public gr par un modrateur. Pour afficher et grer ces demandes, vous devez d'abord configurer votre tableau de bord personnel afin d'afficher le sous-tableau personnel My Tasks.

20

1. Cliquez sur My Dashboard sur la barre d'outils. Le sous-tableau personnel My Tasks affiche toutes les tches et toutes les demandes d'adhsion titre de membre. 2. Pour afficher seulement les demandes d'adhsion un site, cliquez sur Invites. 3. Passez les demandes en revue et prenez les mesures appropries pour chacune d'elles : Cliquez sur Approve pour accepter l'utilisateur en tant que membre du site indiqu. L'utilisateur est ajout, et le rle suivant lui est attribu : Consumer. Cliquez sur Reject pour empcher que l'utilisateur devienne membre du site indiqu.

Le composant Document Library


Le composant Document Library vous permet de stocker et de grer de manire collaborative tout le contenu d'un site, notamment les documents, les fichiers multimdias et les graphiques.

Accs au composant Document Library


Lorsque vous accdez au composant Document Library, vous pouvez visualiser tous les lments de contenu du site. Dans la bibliothque, vous pouvez visualiser, tlcharger, modifier et supprimer des lments. Vous pouvez galement ajouter des commentaires au sujet d'un lment et modifier ses mtadonnes. 1. Ouvrez le site souhait. 2. Sur la bannire, cliquez sur Document Library. Le composant Document Library apparat. La liste des lments de contenu prsente un rsum des lments qui se trouvent dans le dossier racine, Documents, lequel est l'lment slectionn par dfaut dans le volet de navigation. Le rsum des lments comprend : une vignette du contenu; le titre de l'lment; la date et l'heure auxquelles l'lment a t tlcharg ou modifi sur le site; le nom de l'utilisateur qui a ajout l'lment ou le nom du dernier utilisateur l'avoir modifi; le numro de version (rgl 1.0 lorsqu'un nouvel lment est tlcharg); la taille du fichier; une description; les balises de l'lment.

Lorsque le nombre d'lments dans une vue dpasse le nombre d'lments pouvant tre affichs sur une seule page, les liens Previous et Next situs au haut et au bas de liste d'lments de contenu deviennent actifs.

21

3. Cliquez sur Show Folders pour afficher les dossiers et les lments de contenu de cette liste. Cliquez sur Hide Folders pour afficher seulement les lments de contenu. 4. Cliquez sur Simple View pour afficher seulement les renseignements de base au sujet des lments de contenu (titre, date et heure de modification, utilisateur responsable des modifications). Cliquez sur Detailed View pour afficher le sommaire.

Navigation dans la bibliothque


La fonction de navigation de la bibliothque de documents vous permet de filtrer les lments affichs dans la liste afin que vous puissiez parcourir plus facilement le contenu de la bibliothque. Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Document Library du site slectionn. Le volet de navigation situ du ct gauche de la page vous permet d'afficher un sous-ensemble d'lments de la bibliothque lorsque vous slectionnez une vue, un dossier ou une balise. La liste Documents qui s'affiche dans le volet de navigation permet de parcourir le contenu de la bibliothque l'aide des vues suivantes : All Documents Affiche tous les lments de la bibliothque de documents. I'm Editing Affiche la liste des lments extraits par l'utilisateur. Others are Editing Affiche les lments extraits par les autres membres du site. Recently Modified Affiche la liste des lments modifis au cours des sept derniers jours. Recently Added Affiche la liste des lments ajouts la bibliothque au cours des sept derniers jours. My Favorites Affiche la liste des lments marqus comme favoris. La section Library affiche la structure de dossiers sous forme d'arborescence. Le symbole indique que le dossier de la bibliothque renferme des sous-dossiers. La liste Tags affiche toutes les balises d'un ou de plusieurs lments. Le nombre entre parenthses adjacent la balise indique le nombre d'lments dans la bibliothque qui renvoient cette balise.

22

Pour parcourir les lments de la bibliothque de documents : 1. Slectionnez l'option souhaite dans le volet de navigation : a. Dans la liste Documents, cliquez sur la vue reprsentant les lments que vous voulez visualiser. La liste d'lments affiche tous les lments du site correspondant l'option slectionne. b. Dans la section Library, parcourez l'arborescence et cliquez sur un dossier pour afficher les lments qu'il renferme. Le fil d'Ariane (Breadcrumb Path) situ au-dessus de la liste d'lments de contenu indique l'endroit o vous vous trouvez dans la structure de dossiers. Chaque lment du fil d'Ariane est un lien permettant d'accder facilement toutes les sections du chemin de navigation. Le fil d'Ariane vous permet de retourner un dossier se trouvant sur le chemin d'accs sans avoir rpter toutes les tapes : Cliquez sur un lien pour retourner au dossier correspondant. Cliquez sur Up pour afficher le contenu du dossier situ au niveau suprieur suivant. Cliquez sur Hide Breadcrumb pour masquer le fil d'Ariane. Cliquez sur Show Breadcrumb pour l'afficher de nouveau.

c. Dans la liste Tags, cliquez sur la balise de votre choix. La liste affiche tous les lments de la bibliothque de ce site correspondant la balise slectionne. 2. Placez le curseur sur un lment de liste pour afficher les options disponibles.

23

Crer une structure de dossiers


La section Library du volet de navigation affiche la structure de dossiers du site. Un nouveau site ne contient que le dossier racine Documents. Ajoutez de nouveaux dossiers sous le dossier racine pour crer la structure de dossiers du site. Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Document Library du site slectionn. 1. Dans la section Library du volet de navigation, parcourez l'arborescence, puis cliquez pour choisir l'emplacement du nouveau dossier. Le nouveau dossier sera cr sous forme de sous-dossier du dossier en surbrillance dans l'arborescence. 2. Cliquez sur New Folder. La page New Folder apparat. 3. Tapez le nom du dossier dans le champ Name. Ce nom est celui qui apparatra dans l'arborescence. Le nom du dossier ne peut contenir les caractres spciaux suivants : * <> \ /. ? : et |. Lorsqu'une entre contient un caractre non autoris, le bouton OK est dsactiv. 4. Tapez un titre dans le champ Title et une description dans le champ Description pour ce dossier. 5. Cliquez sur OK. La page se ferme, et le nouveau dossier apparat l'endroit appropri dans l'arborescence.

Ajouter des lments la bibliothque


L'ajout d'lments de contenu provenant de votre ordinateur la bibliothque de documents du site est un processus simple. L'application Share vous permet de tlcharger des fichiers individuels. Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Document Library du site slectionn. La premire tape du processus d'ajout d'un lment la bibliothque de votre site consiste dterminer l'endroit o vous voulez qu'il soit hberg. La section Library du volet de navigation du composant Document Library affiche la liste des dossiers disponibles. Crez un nouveau dossier, au besoin. 1. Parcourez la structure de dossiers de la bibliothque et cliquez sur le dossier o les lments tlchargs seront hbergs. 2. Cliquez sur Upload. La page Upload File(s) apparat. 3. Cliquez sur le bouton Browse.

24

4. Trouvez sur votre ordinateur le fichier que vous voulez tlcharger, puis cliquez sur Open. Slectionnez l'lment en respectant la marche suivre approprie selon votre systme d'exploitation. L'lment slectionn apparat dans la liste. Cliquez sur Remove pour supprimer un lment de la liste, au besoin. 5. Rptez les tapes 3 et 4 pour slectionner les autres lments que vous voulez tlcharger. 6. Cliquez sur Upload File(s) lorsque la liste contient tous les lments que vous voulez tlcharger. Un indicateur d'tat d'avancement vous informe de la progression du tlchargement. Lorsque l'indicateur indique 100 % pour tous les fichiers, vous pouvez passer l'tape suivante. 7. Cliquez sur OK. La page se ferme, et les lments de contenu tlchargs dans le dossier apparaissent dans la liste.

Utiliser les dossiers


Une fois que la structure de dossiers de la bibliothque a t configure, les membres du site peuvent accder aux dossiers servant classer le contenu de la bibliothque et les utiliser. En cliquant sur un nom de dossier ou une vignette dans la liste d'lments de contenu, le contenu de ce dossier s'affiche. Dans cette liste, les membres du site peuvent galement choisir de visualiser les renseignements sur le dossier et de modifier les mtadonnes dfinies pour ce dossier.

Visualiser les renseignements sur le dossier


La page de renseignement sur le dossier vous donne accs aux commandes que vous pouvez excuter dans ce dossier, aux commentaires, aux mtadonnes personnalises et d'autres renseignements, notamment l'adresse URL du dossier, les balises et les paramtres de contrle d'accs. Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Document Library du site slectionn et vous devez vous assurer que la fonction Show Folders est active. 1. Parcourez la structure de dossiers de la bibliothque afin de trouver le dossier que vous voulez utiliser. 2. Dans la liste d'lments, placez le curseur sur le dossier qui vous intresse pour afficher les options disponibles. 3. Cliquez sur View Details. La page de renseignements s'affiche. Dans cette page, vous pouvez ajouter un commentaire ou modifier et supprimer des commentaires que vous avez crs. Les options disponibles s'affichent dans la liste Folder Actions. 4. Dans l'en-tte, cliquez sur le dossier de votre choix dans le chemin d'accs l'emplacement pour revenir la liste d'lments de ce dossier.

25

Modifier les mtadonnes d'un dossier


Vous pouvez modifier les mtadonnes d'un dossier depuis la page de renseignements. Les champs affichs sur cette page varient selon la faon dont les mtadonnes ont t personnalises. Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Document Library du site slectionn et vous devez vous assurer que la fonction Show Folders est active. 1. Trouvez et affichez le dossier dont vous voulez modifier les mtadonnes. 2. Dans la page de renseignements, cliquez sur Edit Metadata. La page Edit Metadata affiche les mtadonnes configures. 3. Modifiez les renseignements sur le dossier dans cette page, au besoin. Le nom ne peut contenir les caractres spciaux suivants : * <> \ /. ? : et |. Lorsqu'une entre contient un caractre non autoris, le bouton Save est dsactiv. 4. Cliquez sur Save. La page se ferme, et les renseignements jour sont affichs dans la section Metadata. 5. Dans l'en-tte, cliquez sur le dossier de votre choix dans le chemin d'accs l'emplacement pour revenir la liste d'lments de ce dossier.

Utiliser les lments de la bibliothque


Une fois que des lments de contenu ont t ajouts la bibliothque, les membres du site peuvent y accder et les utiliser. En plus d'ajouter du contenu, les membres peuvent visualiser, tlcharger, modifier et supprimer des lments de contenu.

Marquer des lments comme favoris


L'toile situe du ct gauche de l'lment de contenu dans la liste d'lments de la bibliothque de documents (Document Library) vous permet de marquer des lments comme favoris. Les lments marqus comme favoris apparaissent dans la vue My Favorites afin que vous puissiez y accder facilement. Ces lments apparaissent galement dans le sous-tableau My Documents du tableau de bord, sous le filtre Favorites. Vous pouvez marquer de cette faon autant d'lments que vous le souhaitez. Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Document Library du site slectionn. Par dfaut, tous les noms de nouveaux lments de contenu s'affichent accompagns d'un symbole reprsentant une toile vide. Lorsque l'lment est marqu comme favori, le symbole devient une toile pleine. Dans la liste d'lments, cliquez sur l'toile situe gauche de l'lment de contenu pour faire basculer le statut de favori. Cliquez sur l'toile vide pour marquer l'lment comme favori. Cliquez sur l'toile pleine pour supprimer la dsignation d'lment favori.

26

Visualiser un lment
La fonction de prvisualisation vous permet d'afficher un lment de contenu directement dans l'application sans que vous ayez le tlcharger sur votre ordinateur ou l'extraire. Si le document contient plusieurs pages, les fonctions de navigation vous permettent de visualiser toutes les pages. En outre, cette page affiche tous les renseignements sur ce document et renferme une fonction permettant aux membres du site d'ajouter des commentaires aux lments qu'ils visualisent. Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Document Library du site slectionn. 1. Parcourez la structure de dossiers de la bibliothque pour trouver l'lment de contenu que vous voulez visualiser. 2. Dans la liste d'lments, cliquez sur le titre ou la vignette de l'lment dsir. La page de renseignements s'affiche. Le nom et un aperu de l'lment slectionn s'affichent dans la partie gauche de la page. La partie droite de la page contient les renseignements sur l'lment, notamment les mtadonnes, les balises, l'historique des versions, les options ayant trait au document et les adresses URL connexes. Les commentaires concernant l'lment slectionn apparaissent au bas de la page, ainsi que la case Add Comment. Dans l'en-tte, le chemin d'accs l'emplacement indique dans quel dossier l'lment slectionn est hberg. 3. Si l'lment de contenu comporte plusieurs pages, utilisez les fonctions de navigation pour les parcourir : a. Cliquez sur les boutons reprsentant des flches pointant vers la droite et vers la gauche pour passer aux pages suivantes ou aux pages prcdentes, une page la fois. b. Dans la case Page, tapez le numro de la page que vous voulez visualiser et appuyez sur la touche Entre. 4. Redimensionnez l'aperu l'aide des outils disponibles, au besoin : a. Dplacez le curseur vers la gauche pour rduire la taille de l'aperu et vers la droite pour l'augmenter. b. Utilisez les boutons et + pour augmenter et rduire la taille de l'aperu par tranche de 10 %. c. Utilisez les lments de menu suivants pour slectionner une taille prcise : Actual Size, Fit Page, Fit Width ou Fit Height. d. Cliquez sur Fullscreen pour augmenter la taille du volet de prvisualisation jusqu' occuper tout l'cran. Dans la vue plein cran, appuyez sur la touche d'chappement (ESC) pour revenir la page de renseignements. e. Cliquez sur Maximize pour augmenter la taille du volet de prvisualisation jusqu' occuper tout l'espace de la fentre du navigateur. L'lment apparat dans le cadre du navigateur. Dans la vue largie, appuyez sur la touche d'chappement (ESC) pour revenir la page de renseignements.

27

5. Utilisez et partagez les adresses URL. Vous pouvez ajouter ces adresses URL vos signets ou les partager avec d'autres utilisateurs par courriel ou messagerie instantane. Lorsque l'utilisateur active l'un de ces liens, le systme affiche un message-guide lui demandant s'il souhaite enregistrer localement l'lment de contenu, (Download File URL), ouvre l'lment de contenu directement dans le navigateur (Document URL) et affiche la page actuelle (This Page URL). 6. S'il existe une version antrieure du document, dveloppez l'lment apparaissant dans la section Version History pour afficher les renseignements concernant cette version. cette tape, vous pouvez : Cliquer sur Download pour obtenir une copie de cette version du document. Cliquer sur Revert pour remplacer la version courante du document par le contenu de la version prcdente.

Faites dfiler la page jusqu'au bas pour visualiser les commentaires concernant l'lment slectionn. Dans l'en-tte, cliquez sur le dossier de votre choix dans le chemin d'accs l'emplacement pour revenir la liste d'lments de ce dossier.

Visualiser un lment dans un navigateur


La fonction de prvisualisation vous permet d'afficher et de parcourir un lment de contenu directement dans l'application, mais vous pouvez galement visualiser cet lment dans votre navigateur. Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Document Library du site slectionn. 1. Parcourez la structure de dossiers de la bibliothque pour trouver l'lment de contenu que vous voulez visualiser. 2. Dans la liste d'lments, placez le curseur sur le dossier qui vous intresse pour afficher les options disponibles. 3. Cliquez sur View in Browser. Cette option est galement disponible sur la page de renseignements. Une nouvelle fentre de navigateur s'ouvre en affichant l'lment de menu slectionn.

Modifier un lment
Lorsqu'un lment est modifi hors ligne, une copie de travail du fichier est place dans la vue I'm Editing. L'lment original demeure dans le rpertoire; toutefois, les membres du site peuvent seulement l'afficher et le tlcharger. Une icne indique aux utilisateurs que l'lment est verrouill. Une fois que l'lment a t transfr sur votre ordinateur, vous pouvez le modifier, puis tlcharger la nouvelle version sur le site.

28

Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Document Library du site slectionn. 1. Parcourez la structure de dossiers de la bibliothque pour trouver l'lment de contenu que vous voulez modifier. 2. Dans la liste d'lments, placez le curseur sur le dossier qui vous intresse pour afficher les options disponibles. 3. Cliquez sur More, puis sur Edit Offline. Les messages-guide qui suivent varient selon le navigateur que vous avez choisi. 4. Rpondez aux messages-guide qui s'affichent. Lorsqu'un message-guide demandant si vous voulez ouvrir ou enregistrer le fichier s'affiche, choisissez d'enregistrer le fichier sur votre ordinateur. Selon le navigateur que vous utilisez, un message-guide vous demandant de prciser la destination de l'lment s'affiche ou l'lment est tlcharg un endroit prtabli. 5. Lorsque le tlchargement est termin, fermez la bote de dialogue. L'application Share place une copie de travail de l'lment dans la vue I'm Editing avec vos autres copies de travail. Une icne indique que vous tes en train de modifier le fichier.

Tlcharger un lment
Vous pouvez tlcharger un lment sur votre ordinateur depuis l'arborescence Library ou depuis les vues de navigation (All Documents, I'm Editing, Others are Editing, Recently Modified, Recently Added et My Favorites). Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Document Library du site slectionn. Lorsque vous slectionnez un lment verrouill, vous tlchargez la dernire version archive dans la bibliothque de documents. Il est important de comprendre qu'il est possible que cette version soit prime. Si l'lment est en voie d'tre modifi par un autre membre du site, il est possible qu'une version plus rcente existe l'extrieur de la bibliothque. 1. Parcourez la structure de dossiers de la bibliothque pour trouver l'lment que vous voulez tlcharger. 2. Dans la liste d'lments, placez le curseur sur le dossier qui vous intresse pour afficher les options disponibles. 3. Cliquez sur Download. Un message-guide vous demandant si vous voulez ouvrir ou enregistrer le fichier s'affiche. 4. Choisissez d'enregistrer le fichier sur votre ordinateur. Selon le navigateur que vous utilisez, un message-guide vous demandant de prciser la destination de l'lment s'affiche ou l'lment est tlcharg un endroit prtabli. 5. Lorsque le tlchargement est termin, fermez la bote de dialogue. Une copie du fichier slectionn se trouve maintenant sur votre ordinateur.

29

Tlcharger le contenu mis jour


Une fois que les modifications hors ligne du fichier sont termines, vous pouvez tlcharger vos changements dans la bibliothque de documents afin d'archiver la copie de travail de l'lment et de la supprimer de la vue I'm Editing. Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Document Library du site slectionn. 1. Cliquez sur I'm Editing dans la section Documents du volet de navigation. Tous les lments que vous avez extraits sont rpertoris dans la liste. 2. Dans la liste d'lments, placez le curseur sur la copie de travail qui vous intresse pour afficher les options disponibles. 3. Cliquez sur Upload New Version. La page Update File apparat. 4. Cliquez sur le bouton Browse. 5. Trouvez sur votre ordinateur le fichier que vous voulez tlcharger, puis cliquez sur Open. L'lment slectionn apparat dans la liste. Cliquez sur Remove pour supprimer l'lment, au besoin. 6. Indique s'il s'agit d'une rvision mineure ou majeure. 7. Dans la bote Comments, tapez les renseignements concernant les mises jour. 8. Cliquez sur Upload File(s). Un indicateur vous informe de la progression du tlchargement. Lorsque l'indicateur qui s'affiche ct du fichier indique 100 %, vous pouvez passer l'tape suivante. 9. Cliquez sur OK. La page se ferme, et l'lment est supprim de la liste dans la vue I'm Editing.

30

Le composant Discussions
Les membres du site peuvent utiliser le composant Discussions pour diffuser du contenu cr pour ce site par les utilisateurs. Les thmes abords prennent souvent la forme de questions ou de commentaires sur un fil de discussion. Les membres d'un site peuvent crer de nouveaux thmes et peuvent galement rpondre des messages afin de participer aux discussions concernant un thme.

Accs au composant Discussions


L'accs au composant Discussions vous permet de visualiser tous les thmes de discussion du site. Dans un forum de discussion, vous pouvez crer des thmes ou modifier et supprimer des thmes que vous avez crs. Vous pouvez galement rpondre des messages afin de participer aux discussions sur les thmes existants. 1. Ouvrez le site souhait. 2. Sur la bannire, cliquez sur Discussions. Le composant Discussions apparat en affichant la liste des plus rcents thmes. Cette liste prsente un rsum de tous les thmes correspondant l'option de navigation slectionne. Le rsum comprend : le titre du thme; la date et l'heure de cration du thme; le nom de la personne qui a cr le thme; le nombre de rponses reues au sujet de ce thme; un chantillon du contenu; les balises du thme.

3. Utilisez les boutons de navigation Previous et Next pour parcourir les pages du fil de discussion. 4. Cliquez sur Simple View pour afficher seulement le titre du thme. Cliquez sur Detailed View pour afficher le sommaire.

Parcourir les thmes


La fonction de navigation du composant Discussions vous permet de filtrer les thmes de discussion afin que vous puissiez parcourir plus facilement le contenu. Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Discussions du site slectionn. Le volet de navigation situ du ct gauche de la page vous permet d'afficher un sous-ensemble de thmes de discussion en slectionnant une vue, un dossier ou une balise de votre choix. La liste Topics qui s'affiche dans le volet de navigation permet de parcourir les thmes de discussion l'aide des options suivantes :

31

New Affiche tous les thmes crs ou mis jour au cours des sept derniers jours. Most Active Affiche la liste des thmes les plus souvent discuts au cours des sept derniers jours. All Affiche tous les thmes. My Topics Affiche les thmes crs par l'utilisateur. Dans la liste Tags, le volet de navigation affiche toutes les balises d'un ou de plusieurs thmes de discussion. Pour parcourir les thmes de discussion : 1. Utilisez le volet de navigation pour parcourir les thmes de discussion : a. Dans la liste Topics, cliquez sur la vue reprsentant les lments que vous voulez visualiser. La liste affiche tous les thmes de discussion du site correspondant l'option slectionne. b. Dans la liste Tags, cliquez sur la balise de votre choix. La liste affiche tous les thmes de ce site correspondant la balise slectionne. 2. Cliquez sur Simple View pour afficher seulement le titre du thme. Cliquez sur Detailed View pour afficher le sommaire.

Affichage d'un thme


Parcourir le forum de discussion permet d'afficher les thmes existants dans le composant Discussions. Les thmes sont affichs sous forme de rsum ou de liste simple. L'affichage d'un thme vous permet de voir tout le contenu de la discussion. Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Discussions du site slectionn. Mme si vous pouvez excuter des tches ayant trait un thme depuis la page principale, l'affichage du thme vous permet de confirmer que vous avez choisi le bon thme avant de le modifier, de le supprimer ou d'envoyer une rponse. 1. Parcourez les thmes de discussions pour trouver le thme que vous voulez visualiser. 2. Cliquez sur View droite du thme. Vous pouvez aussi cliquer sur le titre du thme ou sur Read sous le thme. Si la vue simple s'affiche sur la page principale, vous devez cliquer sur View ou sur le titre du thme. La vue du thme affiche tous les messages et toutes les rponses ayant trait au thme slectionn. 3. Cliquez sur Discussions Topic List pour revenir la vue principale.

32

Crer un thme
Crez un thme pour amorcer une discussion pertinente avec les membres du site. Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Discussions du site slectionn. 1. Cliquez sur New Topic. La page Create New Topic apparat. 2. Tapez un titre pour le thme dans le champ Title. 3. Tapez le contenu du thme dans la case Text. Utilisez les fonctions disponibles pour effectuer la mise en forme du texte, insrer des puces et des listes numrotes, colorier le texte et l'arrire-plan et insrer ou modifier des liens, des marqueurs et des images. Pour faciliter les modifications, utilisez les fonctions d'annulation et de rtablissement de commandes ainsi que les fonctions de suppression de mise en forme, au besoin. D'autres fonctions sont galement disponibles; placez le curseur sur les icnes pour afficher leurs fonctions. Cliquez sur le coin infrieur droit de l'diteur de texte et faites-le glisser pour le redimensionner. 4. Vous pouvez galement ajouter des balises un thme de discussion, au besoin : Tapez une balise dans la case prvue cet effet et cliquez sur Add. Pour ajouter plusieurs balises, laissez un espace entre chaque balise. Cliquez sur Choose from popular tags in this site pour afficher les balises dj utilises sur le site. Cliquez sur une balise pour la lier un nouveau thme.

Le nouveau lien de la balise apparat sous la case Text. Cliquez sur une balise pour la supprimer. 5. Cliquez sur Save. Le nouveau thme apparat, comme il sera vu par les utilisateurs. 6. Cliquez sur Discussions Topic List pour revenir la vue principale.

Modifier un thme
Modifiez un thme de discussion existant pour modifier ou ajouter du contenu. Seuls le gestionnaire du site, le collaborateur du site et l'utilisateur qui a cr le thme peuvent le modifier. Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Discussions du site slectionn. 1. Dans la liste de thmes, trouvez le thme de discussion que vous voulez modifier. 2. Cliquez sur Edit droite du thme. Vous pouvez galement afficher le thme afin de vous assurer que vous avez slectionn le bon thme, puis slectionner Edit dans la page de thmes. La page Edit Topic apparat en affichant le thme slectionn.

33

3. Apportez les modifications souhaites au titre et au contenu du thme. Utilisez les fonctions disponibles pour effectuer la mise en forme du texte, insrer des puces et des listes numrotes, colorier le texte et l'arrire-plan et insrer ou modifier des liens, des marqueurs et des images. Pour faciliter les modifications, utilisez les fonctions d'annulation et de rtablissement de commandes ainsi que les fonctions de suppression de mise en forme, au besoin. D'autres fonctions sont galement disponibles; placez le curseur sur les icnes pour afficher leurs fonctions. Cliquez sur le coin infrieur droit de l'diteur de texte et faites-le glisser pour le redimensionner. 4. Modifiez les balises de ce thme, au besoin. Pour ajouter une nouvelle balise, tapez une balise dans la case prvue cet effet, puis cliquez sur Add. Pour ajouter plusieurs balises, laissez un espace entre chaque balise. Pour ajouter une balise existante, cliquez sur Choose from popular tags in this site pour afficher les balises dj utilises sur le site. Cliquez sur une balise pour la lier un nouveau thme. Pour supprimer une balise de l'ensemble situ sous la case Text, cliquez sur la balise que vous voulez supprimer.

5. Cliquez sur Save. Le thme mis jour apparat, comme il sera vu par les utilisateurs. La mention (Updated) apparat aprs le titre. 6. Cliquez sur Discussions Topic List pour revenir la vue principale.

Supprimer un thme
Supprimez un thme pour l'effacer du composant Discussions de faon permanente. Si vous supprimez un thme, toutes les rponses sont galement supprimes. Seuls le gestionnaire de site et l'utilisateur qui a cr le thme peuvent le supprimer. Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Discussions du site slectionn. 1. Dans la liste de thmes, trouvez le thme que vous voulez supprimer. 2. Cliquez sur Delete droite du thme. Vous pouvez galement afficher le thme afin de vous assurer que vous avez slectionn le bon thme, puis slectionner Delete dans la page de thmes. Un message vous demandant de confirmer la suppression du thme slectionn s'affiche. 3. Cliquez sur Delete. Un message indique que le thme slectionn a t supprim.

34

Crer une rponse


Crer une rponse vous permet de participer la discussion sur un site. Vous pouvez rpondre au message original ayant trait au thme de discussion ou tout autre message au sujet du mme thme. Les rponses sont imbriques les unes dans les autres afin de fournir une reprsentation visuelle du fil de discussion. Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Discussions du site slectionn. 1. Dans la liste de thmes, trouvez et affichez le thme de discussion pour lequel vous voulez envoyer une rponse. La vue du thme affiche tous les messages et toutes les rponses ayant trait au thme slectionn. 2. Cliquez sur Reply. 3. Tapez votre texte dans la case Add Reply. Utilisez les fonctions disponibles pour effectuer la mise en forme du texte, insrer des puces et des listes numrotes, colorier le texte et l'arrire-plan et insrer ou modifier des liens, des marqueurs et des images. Pour faciliter les modifications, utilisez les fonctions d'annulation et de rtablissement de commandes ainsi que les fonctions de suppression de mise en forme, au besoin. D'autres fonctions sont galement disponibles; placez le curseur sur les icnes pour afficher leurs fonctions. Cliquez sur le coin infrieur droit de l'diteur de texte et faites-le glisser pour le redimensionner. 4. Cliquez sur Create. La rponse s'affiche au niveau infrieur suivant et en retrait dans le fil de discussion.

Modifier une rponse


Vous pouvez modifier une rponse comme vous modifiez un thme de discussion. Vous devez accomplir cette tche dans le composant de page Discussions du site slectionn. 1. Dans la liste de thmes, trouvez et affichez le thme souhait. La vue du thme affiche tous les messages et toutes les rponses ayant trait au thme slectionn. 2. Cliquez sur Edit droite de la rponse que vous voulez modifier. La rponse slectionne s'affiche intgralement dans la case de modification. 3. Apportez les modifications souhaites au titre et au contenu du thme. Utilisez les fonctions disponibles pour effectuer la mise en forme du texte, insrer des puces et des listes numrotes, colorier le texte et l'arrire-plan et insrer ou modifier des liens, des marqueurs et des images. Pour faciliter les modifications, utilisez les fonctions d'annulation et de rtablissement de commandes ainsi que les fonctions de suppression de mise en forme, au besoin. D'autres fonctions sont galement disponibles; placez le curseur sur les icnes pour afficher leurs fonctions. Cliquez sur le coin infrieur droit de l'diteur de texte et faites-le glisser pour le redimensionner.

35

4. Cliquez sur Update. La rponse mise jour apparat, comme elle sera vue par les utilisateurs. La mention (Updated) apparat aprs le nom du membre qui avait cr la rponse.

36

ANNEXE I Terminologie Alfresco

Assign Workflow

Attribue des flux de travaux identiques, comme prcis, aux lments slectionns, La page Change Password vous permet de changer votre mot de passe.

Change Password

Content

La page Content contient deux listes renfermant de l'information sur vos plus rcentes activits dans l'environnement Share. La liste Recently added contient les trois derniers lments que vous avez ajouts Share, et ce, quel que soit le site. Il peut s'agir de pages de wiki, de messages publis sur un blogue, d'lments de contenu d'une bibliothque, d'vnements consigns au calendrier, de liens vers des sites et de messages affichs sur un forum de discussion. La liste Recently modified affiche les trois derniers lments de contenu que vous avez modifis. Cliquez sur un lment pour le visualiser intgralement dans le composant et sur le site pertinents. La section Dashlets affiche les sous-tableaux slectionns comme ils apparatront sur le tableau de bord du site.

Dashlets

Getting Started

Le sous-tableau Getting Started affiche des renseignements utiles quand vient le moment de commencer utiliser l'application et comporte des liens permettant d'accomplir les tches courantes. L'option Groups affiche la page Search for Site Groups. Dans cette page, vous pouvez chercher, supprimer, modifier et ajouter un groupe. Affiche l'aide en ligne. Met fin votre connexion l'application. Attribue des droits d'accs identiques, comme prcis, aux lments ou dossiers slectionns,

Groups

Help Logout Manage Permissions

37

My Calendar

Le sous-tableau My Calendar contient une liste rcapitulative des vnements que vous avez crs et des vnements de chaque site dont vous tes membre. Affiche votre page d'accueil personnelle configurable. Le sous-tableau My Documents vous permet de visualiser les fichiers de toutes les bibliothques de documents susceptibles de vous intresser, classs selon les trois catgories suivantes : Favorites, I'm Editing et I've Modified. Affiche la liste des lments marqus comme favoris. Affiche le composant User Profile qui vous permet de visualiser et de modifier vos donnes d'utilisateur. Le sous-tableau My Sites affiche la liste de tous les sites que vous avez crs ou dont vous tes membre. Utilisez ce soustableau pour crer et supprimer des sites. Vous pouvez galement accder un site partir de ce sous-tableau. Le sous-tableau My Site Activities contient une liste des plus rcentes activits qui ont eu lieu sur les sites dont vous tes membre. Le sous-tableau My Tasks affiche la liste des tches non termines qui vous ont t attribues et les invitations devenir membre d'un site. Le sous-tableau My Workspaces affiche la liste de tous les espaces de travail documentaires dont vous tes membre. Vous pouvez ajouter et supprimer un espace de travail documentaire partir de ce sous-tableau.

My Dashboard My Documents

My Favorites My Profile

My Sites

My Sites' Activities

My Tasks

My Workspaces

People

Cette option est l'option slectionne par dfaut pour afficher la page Search for Site Members. Dans cette page, vous pouvez chercher ou supprimer un membre d'un site, modifier le rle d'un membre et inviter des utilisateurs joindre un site. L'option Pending Invites affiche la page Manage Pending Invites. Dans cette page, vous pouvez voir la liste des utilisateurs qui ont t invits joindre le site et vous pouvez annuler des invitations.

Pending Invites

38

RSS Feed

Le sous-tableau RSS Feed est configur par dfaut pour afficher la source d'information du site Web d'Alfresco. Vous permet d'effectuer rapidement une recherche de contenu sur le site o vous vous trouvez ou sur l'ensemble des sites. Le sous-tableau Site Activities contient une liste des plus rcentes activits qui ont eu lieu sur ce site. Le sous-tableau Site Calendar contient une liste rcapitulative des vnements ayant trait au site.

Search

Site Activities

Site Calendar

Site Colleagues

Le sous-tableau Site Colleagues affiche la liste des membres du site (jusqu' 100 membres) et des rles qui leur sont attribus. Le sous-tableau Site Links affiche les liens Web pertinents compils par les utilisateurs du site. Dans ce sous-tableau, vous pouvez ouvrir un lien, visualiser les renseignements sur le lien ou crer un lien (en cliquant sur Create Link). Le sous-tableau Site Profile contient un sommaire des renseignements personnels qui figurent dans votre profil d'utilisateur complet.

Site Links

Site Profile

Site Wiki

Le sous-tableau Wiki affiche la page de wiki slectionne. Le lien Configure du sous-tableau permet au gestionnaire du site de slectionner la page de son choix. Cliquez sur le nom de la page du wiki dans l'en-tte du sous-tableau pour afficher cette page dans le composant Wiki. Le sous-tableau Web View peut tre configur pour afficher tout site Web.

Web View

39

ANNEXE II Rles
Alfresco utilise des rles pour dterminer ce que les utilisateurs peuvent faire et ne pas faire. Ces rles sont lis des droits d'accs. Le tableau suivant prsente les diffrents rles et les droits d'accs qui sont attribus chacun :

Manager

TOUS les droits d'accs. Crer des sites, inviter d'autres utilisateurs, lire, copier, supprimer, archiver, extraire, tlcharger et mettre jour/modifier le contenu cr par d'autres utilisateurs. Lire, ajouter, copier, supprimer, archiver, extraire et tlcharger.

Collaborator

Contributor Consumer

Lire et ajouter. Lire.

40