Procedimiento Adquisicin de Medicamentos (incluye Evaluacin Tcnica)

Elaborado por: QF Gloria Gmez Celia Ziga Anglica Gonzlez Fecha:31 Agosto 2011 Firmas

Revisado por: Dr. Carlos Ureta Vidal Subdirector Mdico

Aprobado por: Dr. Carlos Herrera Soto Director HRR

Fecha: 22 septiembre Fecha: 23 septiembre 2011 2011 Firma Firma

Procedimiento Adquisicin de Medicamentos Calidad y Seguridad del Paciente Hospital Regional Rancagua

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1. OBJETIVOS

Disponer de un procedimiento que garantice la gestin de los stocks de medicamentos que adquiere el Hospital Regional Rancagua, para asegurar su calidad y entrega oportuna a los pacientes que les son prescritos, en cualquier tipo de atencin. Tener un respaldo tcnico formal para la seleccin de los medicamentos y otros productos farmacuticos. Garantizar la trazabilidad de las terapias que se prescriben, dispensan y administran.

2. ALCANCE

Se aplica a la obtencin de todos los medicamentos y otros productos farmacuticos que compra el HRR, los que estn incluidos en el AF&T, los de indicacin en patologas GES, los de uso excepcional, los que deben ser importados en forma directa y los que se reciben como donacin porque debe asignrseles un valor.
3. DEFINICIONES

Arsenal Farmacolgico y Teraputico: catastro de los medicamentos y otros productos farmacuticos de uso autorizado y regular en el establecimiento. Evaluacin Tcnica de un medicamento o producto farmacutico, antecedentes propios de cada producto que permiten efectuar la comparacin entre marcas registradas y/o proveedores. Stock Regular cantidad de un medicamento o producto farmacutico regularmente se mantiene en bodega- y - que

permite cubrir la demanda regular en un

periodo de tiempo. Se define segn el comportamiento histrico Stock Crtico cantidad de un medicamento o producto farmacutico regularmente se mantiene en bodega- y tiempo que demora en recibirse su reposicin Stock Mximo Cantidad que puede alcanzar el nivel de existencia de un - que

permite cubrir la demanda durante el

medicamento o producto farmacutico cuya mantencin no resulte antieconmica,

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corresponde a la cantidad programada como necesidad mensual ms la existencia crtica.

4. RESPONSABLES

Jefe de Unidad de Farmacia Elaborar el programa de adquisicin mensual de medicamentos en base a los antecedentes de consumo histrico mas el incremento que se espera por aumento de la demanda en el periodo. Revisar la programacin cada tres meses para evidenciar los cambios en el consumo, consecuencia de la variacin estacional. Actualizar la nomina de medicamentos y productos farmacuticos en uso, segn proceda incorporacin y/o eliminacin. Realizar e informar al Comit de Farmacia de la evaluacin tcnica de los medicamentos y otros productos farmacuticos, para su sancin. Actualizar a lo menos una vez al ao, la nomina de medicamentos que estarn afectos a stock critico y definir la cantidad de unidades. Esta actividad se realizara en conjunto con la Jefa Seccin Abastecimiento Jefe Seccin Abastecimiento Disear una estrategia para la realizacin de las adquisiciones, ajustada a los tiempos que involucra cada una de las etapas del proceso ajustado a los recursos disponibles en el hospital. Ejecutar la adquisicin regular del programa de compra de medicamentos y otros productos farmacuticos. Disponer la mantencin de los stocks de bodega, stock regular y stock crtico, actualizados en tiempo real. Comunicar en forma oportuna el no despacho de productos que estn programados, quiebres de stocks a nivel de los proveedores y tambin de la discontinuidad definitiva o transitoria en el mercado nacional e internacional

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Jefe de Finanzas Disponer de los fondos para dar cumplimiento a los compromisos presupuestarios adquiridos Realizar en forma peridica el control de existencia de medicamentos y otros productos farmacuticos , en las diferentes bodegas autorizadas. PROFESIONAL ENCARGADA DE BODEGA DE FARMACIA Dar cumplimiento a la normativa vigente relativa al mantenimiento de stocks existentes Mantener actualizada la informacin en el sistema informtico, en tiempo real. OFA ENCARGADA FARMACIA CAE Proporcionar la informacin para la elaboracin, revisin y actualizacin de la programacin de compras. Gestionar la nomina de medicamentos y otros productos farmacuticos que requieren de stock critico
5. DESARROLLO

La jefatura de la Unidad de Farmacia definir el programa mensual de necesidades, considerando los medicamentos incluidos en el AFT y teniendo como referencia su consumo histrico. De esta forma se definir el stock regular y el stock critico de cada medicamento y/o producto farmacutico. Enviar oportunamente el programa mensual de necesidades a Jefa de Seccin Abastecimiento. Igualmente se proceder con las modificaciones del programa por variacin estacional y por nuevas incorporaciones y/o eliminaciones. El stock critico de los medicamentos sujetos a control legal y de los de gran impacto asistencial y de consumo irregular, se va a mantener en la Farmacia Central.

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La incorporacin y/o eliminacin de medicamentos ser evaluada por el Comit de Farmacia, segn sea necesario y de acuerdo al procedimiento establecido por la Resolucin Exenta N2176/2007 DHR La participacin de los profesionales usuarios en la evaluacin tcnica de medicamentos se registrara en el formato oficial y corresponder a materia que ser informada al Comit de Farmacia La jefatura de Seccin Abastecimiento dar cumplimiento a la compra de los medicamentos y otros productos requeridos en la programacin y a lo referente a la mantencin de los stocks , teniendo presente que no pueden presentarse quiebres de stock

6. REGISTROS.
Identificacin PLANILLA EXCELL PROGRAMA MENSUAL ADQUISICION MEDICAMENTOS VERSION MES/AO EVALUACIONES TECNICAS DE MEDICAMENTOS Y OTROS PRODUCTOS FARMACEUTICOS SOLICITUD DE COMPRA DE MEDICAMENTOS EXCEPCIONALES
Almacenamiento ARCHIVO DIGITAL EN PC JEFATURA Y COPIA EN PC OFA ENCARGADA FARMACIA CAE

Proteccin
ARCHIVO DIGITAL OFICIAL UNIDAD DE FARMACIA

Recuperacin
OFA ENCARGADA FARMACIA CAE

Retencin
SE MANTIENE EN ARCHIVO HASTA 5 AOS

Disposicin
AL COMPLETAR 5 AOS SE SOLICITA SU ELIMINACION

ARCHIVO EN UNIDAD DE FARMACIA

ARCHIVO OFICIAL

JEFE UNIDAD DE FARMACIA

SE MANTIENE EN ARCHIVO HASTA 5 AOS

AL COMPLETAR 5 AOS SE SOLICITA SU ELIMINACION AL COMPLETAR 5 AOS SE SOLICITA SU ELIMINACION

ARCHIVO EN UNIDAD DE FARMACIA

ARCHIVO OFICIAL

TPM COORDINADO RA UNIDAD DE FARMACIA

SE MANTIENE EN ARCHIVO HASTA 5 AOS

7. INDICADORES Nivel del stock: se verifica cada vez que se revisa la disponibilidad del medicamento en el sistema informtico.
Existencia encontrada________________ X 100 Cantidad incluida en el programa mensual
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El umbral de cumplimiento aceptable se define entre 90 y 100 % Nivel de cumplimiento evaluaciones tcnicas de medicamentos
N frmacos que se incorporan y/o retiran s/ procedimiento en el periodo X 100 N total de frmacos que se incorporan y/o eliminan en el periodo

El umbral de cumplimiento aceptable se define entre 50 y 60 % en el ao

Participacin de profesionales
Nmero de evaluaciones tcnicas donde consta la participacin del usuario______ X 100 Medicamentos a los que se les aplica la pauta de evaluacin tcnica en el periodo

El umbral de cumplimiento aceptable se define entre 50 y 60 % en el ao 8. REFERENCIAS Norma Tcnica N 12. Gua para la Organizacin y Funcionamiento de la Atencin Farmacutica en Atencin Primaria de Salud, aprobada por Res ex N 1089, 31/10/85. MINSAL. ( Documento adjunto, anexo N 01) Gua Organizacin y Funcionamiento de la Hospitales del S.N.S.S. MINSAL 1999 9. REVISION Y CONTROL DE CAMBIOS Atencin Farmacutica en

Fecha

Tipo

Aprobacin

10.

ANEXOS 2176/ 2007 INCORPORACION DHRR QUE Y RETIRO

RESOLUCION EXENTA N APRUEBAPROCEDIMIENTO DE DEPRODUCTOS FARMACEUTICOS.

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