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Lista desplegable con datos de otra hoja en Excel

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Las listas desplegables en Excel son esenciales para facilitar al usuario la eleccin de valores y mantener la consistencia de nuestros datos. En ocasiones necesitamos crear listas desplegables que tengan como fuente los datos ubicados en otra hoja de Excel. En este artculo analizaremos, en primer lugar, la creacin de una lista desplegable utilizando validacin de datos y posteriormente analizaremos la solucin utilizando un control de formulario.
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Lista desplegable con referencia a otra hoja

Si utilizamos una lista de validacin de datos podemos hacer referencia a los datos de otra hoja al momento de indicar el criterio de validacin. En la siguiente imagen puedes notar que estoy creando una lista (en la Hoja2) que hace referencia al rango de A2:A13 de la Hoja1:

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Como resultado obtendremos una lista desplegable con los valores contenidos en una hoja diferente:

Lista desplegable con datos de una tabla

En el ejemplo anterior creamos una lista desplegable que haca referencia a un rango de celdas, pero es muy comn que nuestros datos estn contenidos en una tabla. Supongamos que los datos de la Hoja1 tienen formato de tabla:

Como sabes, al crear una tabla en Excel tendr un nombre asignado que podremos consultar desde el administrador de nombres. De manera predeterminada Excel nombrar las tablas de nuestro libro como Tabla1, Tabla2, Tabla3, etc. Para crear una lista desplegable con los datos de la columna Meses tenemos que crear un nombre intermedio que haga referencia a la columna que deseamos considerar as que abrir el administrador de nombres (en la ficha Frmulas) y pulsar el botn Nuevo. Observa con detenimiento la referencia que colocar para el nombre ListaDesplegable:

A la referencia Tabla1[Meses] se le conoce como referencia estructurada y es la manera en que podemos referirnos a los datos contenidos en una tabla de Excel. Ahora que hemos creado este nombre intermedio podemos crear nuestra lista de validacin de datos utilizando como fuente este nuevo nombre:

Al momento de seleccionar el cuadro de texto Origen puedes pulsar la tecla F3 y se mostrar el cuadro de dilogo Pegar nombre o simplemente puedes introducir manualmente el nombre recin creado. Ya que los nombres tienen un alcance en todo el libro podemos crear nuestra lista desplegable con datos de otra hoja sin la necesidad de indicar directamente la referencia al rango que contiene los datos. Este truco del nombre intermedio es necesario porque Excel no permite colocar la referencia estructurada directamente en el Origen de la lista de validacin de datos. Si intentas hacerlo Excel devolver un Error en la frmula.

Lista desplegable con Control de formulario

Otra manera de crear una lista desplegable en Excel es utilizar el control de formulario llamado Cuadro combinado. Una vez que agregamos este control a nuestra hoja solo debemos hacer clic derecho sobre l y seleccionar la opcin Formato de control y en la seccin Control seleccionaremos el Rango de entrada adecuado:

Lo nico que estoy haciendo es colocar la referencia adecuada hacia la hoja donde se encuentran los datos que deseo incluir. Como resultado obtendremos una lista desplegable con datos de otra hoja:

Recuerda que para conocer la opcin que ha sido seleccionada en este tipo de control de formulario debemos vincular el cuadro combinado a una celda la cual reflejar la opcin seleccionada. Para conocer un poco ms sobre este procedimiento consulta el artculo Cuadros combinados en Excel. En este artculo hemos analizado tres posibilidades para crear una lista desplegable con datos de otra hoja de manera que no sea necesario tener tanto los datos como las listas desplegables en una misma hoja. Esta es una prctica muy comn, especialmente cuando tenemos mltiples catlogos organizados en diferentes hojas de nuestro libro y necesitamos crear las listas desplegables en una hoja diferente. Artculos relacionados Listas dependientes en Excel Valores de una lista basados en otra

34 pensamientos en Lista desplegable con datos de otra hoja en Excel

EDISON
11 abril, 2013 en 8:51

Definitivamente fue un acierto poder encontrado esta gran ayuda, cada vez aprovechamos mejor de las bondades y facilidades que nos brinda el Excel, pero mucho mejor es la oportunidad que nos brindan los expertos al compartir su experiencia y hacen ms cmoda nuestra gestin con hojas electrnicas y las aplicaciones mltiples que podemos realizar en nuestras labores
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Ana
11 abril, 2013 en 8:53

Gracias Moiss, esto es justo lo que estaba buscando

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Walter Gregorio Toro Lopez

11 abril, 2013 en 9:52

Buenos Das Muy contento de haber encontrado esta pagina, espero aprender mucho de excel apenas estoy comenzando me parece una super herramienta Mil gracias por los conocimientos que estoy adquiriendo con ustedes
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Eduardo
11 abril, 2013 en 10:37

Gracias Moiss.
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otrebor
11 abril, 2013 en 11:34

Cada da nos sorprendes, a veces uno cree saberlo todo respecto a una temtica y llega tu e-mail y nos damos cuenta que en realidad nos falta mucho por aprender. Agradecido por tus aportes.
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RAUL
11 abril, 2013 en 14:33

Muy agradecido de haber encontrado esta pagina la informacion que nos suministra es muy valiosa
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Carlos Castillo
11 abril, 2013 en 18:25

Simplemente excelente, NO dejes de ensear, Maestro. Gracias

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BEATRIZ MAUNA
11 abril, 2013 en 18:45

CORDIAL SALUDO FELICITACIONES LOS TEMAS QUE ME HAN ENVIADO MUY INTERESANTES HE APRENDIDO BASTANTE YA QUE SON MUY EXPLICITO Y FACILES DE ENTENDER ATTE BETTY

Responder

Omar
12 abril, 2013 en 6:25

Moises buenos dias te felicito por la explicacion con respecto a la lista despegable y sus variedades que tiene Excel sos lo maximo, hasta el momento los mail recibidos con respecto de Excel me es muy util inclusive me facilito en mis tareas diarias laborales al estar muy bien explicadas desde ya graciasss. SALUDOS OMAR
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Jorge
12 abril, 2013 en 7:31

Impecable! Felicitaciones
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Fabricio
12 abril, 2013 en 8:59

Saludes,mis conocimientos en excel van en ascenso, esto se pone muy interesante

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RUTH
12 abril, 2013 en 9:13

CADA VEZ VOY APRENDIENDO MAS, GRACIAS A LA AYUDA QUE NOS BRINDAN. ESPERO SEGUIR CONTANDO CON ESTA VALIOSA COLABORACION.
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Art
12 abril, 2013 en 9:33

Muchas gracias! Muy til!

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Luis Carlos
12 abril, 2013 en 15:38

Excelente aporte, para todos los que an debemos aprender ms de Excel. Gracias.
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Marcos Barragn
13 abril, 2013 en 9:17

Moiss muchas gracias por el aporte, tus consejos prcticos han sido de gran ayuda, necesito hacer una lista desplegable para una serie de productos y que una vez seleccionado un producto en otras celdas que me especifique las caractersticas del producto seleccionado, como precio, contenido, etc
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Walter
13 abril, 2013 en 9:38

Gracias Moises siempre sigo tus publicaciones y cada vez me sorprendo ms con todo lo que se puede hacer con esta fabulosa herramienta.
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dalvi
13 abril, 2013 en 16:34

Hermano de verdad agradecido, estoy siempre en la bsqueda de manejar a la perfeccin todas las bondades de excel
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Percy Cansaya
14 abril, 2013 en 6:16

Gracias por los aportes. Estan muy buenos.

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jeans
14 abril, 2013 en 20:18

GRACIAS POR LA AYUDA, EXCELENTE

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Alejandro
16 abril, 2013 en 16:58

Tengo una Lista desplegable con Control de formulario tomo los datos de otra hoja como puedo hacer para que verifique que el usuario selecciono un dato y no lo dejo vaco.
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Moiss Ortz

Autor

17 abril, 2013 en 5:54

Hola Alejandro, debes hacerlo con una macro validando que el valor de la celda no sea blanco. If (Range(A1).Value = ) Then MsgBox (Debes introducir un valor) End If
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Luis
18 abril, 2013 en 20:15

Gracias Moises, muy util y practico

Responder

Carlos Becerra
22 abril, 2013 en 11:13

Amigo Moises. Gracias por compatir, cada da me sorprende las ventajas de excel.
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Edwin Yash
29 mayo, 2013 en 11:04

Gracias por el tiempo utilizado para ensearnos fue muy util.

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Sofa
30 mayo, 2013 en 9:48

Hola, Muchas veces visito vuestra pgina que es realmente til pero nunca haba comentado nada pero de verdad que hoy necesito vuestra ayuda. Esto de la lista desplegable lo he utilizado bastantes veces, pero ahora me he instalado office 2013 y si intento copiar una lista desplegable en varias celdas de la misma columna no me deja fijo los valores, si no que va desplazando la lista al mismo tiempo que vas bajando filas. ej. Si pongo =Datos!$E3:$E6 en la celda A2 y arrastro la frmula a la celda A3, se me cambia a =Datos!$E4:$E7 Adems si he hecho una lista desplegable con excel 2010 en el trabajo y la abro en casa con excel 2013 se me desconfigura Os ha pasado esto alguna vez? Podis ayudarme? Muchsimas gracias
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Moiss Ortz

Autor

31 mayo, 2013 en 11:19

Hola Sofa, la referencias que muestra solo est fijando la columna, as que te recomiendo fijar tambin la fila de la siguiente manera: =Datos!$E$3:$E$6
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JM
30 mayo, 2013 en 13:09

Manda webs que sea mejor esta pgina que la ayuda oficial de Office para Excel. Lo mejor es que est muy bien explicada; lo sorprendente es lo que sabe de Excel.

sabe de Excel. Saludos

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Azulfenix
7 junio, 2013 en 11:17

Gracias por tu genial ayuda. En mas de una ocasion me has sacado de un problema. Una vez gracias por compartir.
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Irma
8 junio, 2013 en 0:15

Te agradezco mucho lo que me enseaste. Soy una inexperta pero con tu ayuda haces ms fcil mi trabajo en Excel.
Responder

Wendy
4 julio, 2013 en 21:20

Las listas desplegables me han ayudado muchsimo en la confeccin de facturas en Excel 2007. He tenido que aumentar la lista donde ahora tengo 21 lneas, pero tengo problemas porque cuando la despliego solamente aparecen las primeras 17 lneas. Qu se puede hacer para que aparezcan todas las lneas de la lista??? Como info adicional tengo la lista desplegable en la hoja 2 y preparo la factura en la hoja 1, donde utilizo esta lista. Agradecer su respuesta.
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Moiss Ortz

Autor

5 julio, 2013 en 12:57

Hola Wendy, 21 elementos son muy pocos y deberan mostrarse en la lista. Cmo ests especificando el origen de la lista?
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Jos Castillo Prez

22 julio, 2013 en 22:46

Moiss, Primero que todo te felicito por tus importantes aportes a nuestros conocimientos, soy amante de excel y pienso que manejo lo bsico, pero es una de las mejores pginas que he visto con relacin a Excel. Muchsimas gracias.
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ARIEL SHADE
23 julio, 2013 en 8:00

Moiss: Ante todo excelente la pagina, mi consulta es la sig.: tengo 3 listas desplegables relacionadas entre si con la funcion indirecto: la primera es lugar fisico, la seguda el dpto. y la tercera la seccion. Cuando voy eligiendo diferentes opciones me va limitando la seleccion, hasta ahi todo perfecto, el tema es que cuando modifico la opcion lugar fisico me mantiene las otras opciones elegidas, es decir, no se limpiar los demas campos automaticos. Hay alguna forma?
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Moiss Ortz

Autor

24 julio, 2013 en 11:13

Hola Ariel, solo se puede lograr con VBA. Por ejemplo, si la primera lista

est en A1 y queremos eliminar el valor de las otras listas (en B1 y C1) cuando haya un cambio, entonces puedes utilizar el siguiente cdigo: Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) If Target = Range(A1) Then Range(B1).Value = Range(C1).Value = End If End Sub
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