William C. Byhan, escribi hace ya bastante tiempo el libro titulado "Zapp, la energa inspiradora y vigorizante que aumentar el xito".

Este libro recuerda muchos otros como Gung Ho, La Paradoja, Empowerment, Equipos de Alto Rendimiento, Insectos Sociales etc., todos los cuales resaltan la importancia de la administracin compartida. La Administracin Cientfica, que nace con Taylor, nos leg la triste historia de que: Los gerentes pensaban Los supervisores hablaban Y los empleados hacan. A pesar de tantos libros y tantos seminarios sobre la importancia de la administracin participativa, muchas empresas siguen los principios de Taylor y de Adam Smith, por la forma en como se administran. Cul es el problema a que se enfrentan las empresas, segn Byhan? El problema consiste en que los jefes quieren ms, porque la gerencia necesita ms, porque los clientes demandan ms, porque los competidores estn dando ms y porque es difcil que la gente haga algo ms que el mnimo. Primero ha que entender porqu el personal no da ms que el mnimo: En algunas empresas se ve que las personas se emocionan muy poco con cosas relacionadas con el trabajo y lo que si los emociona est fuera del trabajo. A muchas solo les interesa el pago del mes, las vacaciones, los feriados y las prestaciones. La actitud es: "No hagas algo que no tengas que hacer. Luego has lo menos posible.". Comn en la administracin pblica, pero tampoco se salva el sector privado.

Cuando se habla de hacer un mejor trabajo, todos se vuelven a ver, nadie asume ms

responsabilidad de la necesaria, se hace lo suficiente para que no se les despida o se les grite. Hoy da lo estamos viendo en empresas certificadas bajo ISO 9000. A muy pocos les importa las mejoras, todos temen al cambio. Cuando se trata de motivar a la gente, los resultados, cuando los hay, son de corta duracin. Cul es la solucin? Existen varias alternativas Esperar a que la gerencia tome la iniciativa Comenzar a buscar un nuevo trabajo Hacer usted mismo algo. Recientemente escuchamos a un lder empresarial costarricense, que la nica forma de enfrentar el Tratado de Libre Comercio es con un cambio de actitud de la gerencia, esperamos que su mensaje cale en muchos de los empresarios que lo escuchaban. Diferentes autores, gurs, etc, han hablado de la importancia del involucramiento del recurso humano en la toma de decisiones. ISO en uno de sus principios recomienda "El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organizacin y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organizacin". Las empresas necesitan seguir un modelo que sea posible utilizar en cualquier departamento, que ayude a mejorar el desempeo, en donde el trabajo sea agradable, en donde las personas se sientan bien y sobre todo sean ms productivas. "La administracin participativa surge de la idea de involucrar a los empleados en el proceso de la toma de decisiones. La idea bsica ha existido desde hace mucho tiempo, pero ha tenido sus altibajos en cuanto a popularidad". Harvard recientemente ha desarrollado el concepto de Insectos Sociales, el cual no ha tenido mucha divulgacin en nuestro medio. "Uno de los problemas ms grandes fue que casi nadie comprendi lo que realmente significaba la administracin participativa. En los aos 50s, se pensaba que significaba ser amable con los empleados. En los 60s, pensaban que significaba ser sensible a las necesidades y motivaciones de la gente. En los 70s, los administradores pensaban que significaba pedir ayuda a los empleados (Recordamos los famosos Crculos de Calidad, de grata memoria). En los 80s significaba celebrar numerosas reuniones de grupo" Diferentes gerentes obtenan diferentes resultados, conocemos muchos gerentes exitosos (Ver artculo Empowerment), pero tambin muchos que no quieren or hablar del tema. El mismo nombre de administracin participativa, implica que se trata de algo que la administracin hace (lo que a su vez parece limitar el grado en que los empleados pueden o deben participar). La participacin de los empleados es un concepto que va de la mano con la administracin participativa, y ambos trminos son equivalentes. Han existido cantidad de modelos y programas que han buscado este propsito:

"Enriquecimiento del Trabajo", "Calidad de Vida del Trabajo", Sistemas de Sugerencias, Equipos de Mejora Continua etc. Pero tambin las empresas han pasado por Reingeniera, "Downsizing", etc. Los resultados fueron, por lo general, inciertos, de corta duracin, desalentadores, contraproducentes, confusos, insignificantes. Muchas encuestas sobre clima organizacional muestran lo que a la mayora de los empleados le disgusta: La falta de confianza No ser escuchados ni tomados en cuenta Falta de tiempo para resolver problemas y las cosas importantes Polticas burocrticas Ignorar cuando se estn haciendo bien las cosas Un jefe que despoja a otros del mrito Falta de recursos para hacer un buen trabajo Un trabajo simple que carece de significado Personas a las que se trata como piezas intercambiables Falta de respeto como persona Comparando una empresa utilizando administracin participativa con otra que no la tiene se observa: Sin Administracin participativa El trabajo pertenece a la empresa El trabajador hace solo lo que se le pide El trabajo no importa realmente El trabajador no sabe "Qu tambin" est haciendo su trabajo El trabajador tiene que mantener siempre la boca cerrada El trabajo es algo diferente de lo que el trabajador es. El trabajador tiene poco o ningn control sobre su trabajo Con Administracin Participativa El trabajo pertenece al empleado El trabajador es responsable El trabajo cuenta para algo El trabajador sabe en donde est ubicado El trabajador puede dar su opinin acerca de las cosas El trabajo es parte de lo que el trabajador es El trabajador tiene control sobre su trabajo

Lo que la gente necesita es: Responsabilidad, confianza, ser escuchada, trabajo en equipo y resolucin de problemas en equipo. Brindar retroalimentacin positiva, reconocer las buenas ideas y el trabajo bien hecho. Adems un trabajador necesita saber que es importante para la organizacin. Se debe dar direccin clara sobre las reas de resultados clave, en esto ayuda mucho el

despliegue de objetivos e indicadores que plantea el Balanced Scorecard que todava no es muy comn en nuestras empresas centroamericanas, como una forma de alinear los objetivos del trabajador con la estrategia. La administracin participativa, tambin requiere de conocimiento, esto es, contar con las competencias necesarias para el buen desempeo de su trabajo, para lo cual se deben desarrollar las habilidades, brindar el entrenamiento, la informacin y aclarar las metas que se espera cumpla. Pero sobre todo: ayuda, apoyo, retroalimentacin y estmulo. La comunicacin debe ser en ambos sentidos como se expuso en el artculo sobre "Informacin alineada". Qu hacer como gerente? Indiferentemente de su nivel gerencial, hay una serie de recomendaciones de lo que debe hacer para lograr una administracin participativa: Mantener la autoestima Escuchar y responder con empatia Pedir ayuda para resolver los problemas Ofrecer ayuda sin tomar la responsabilidad. Cuando se delega la responsabilidad mediante la administracin participativa, es importante que usted encomiende el trabajo a la persona adecuada, pero delegar significa brindar la autoridad para llevar a cabo el trabajo y tomar decisiones. Un jefe que sobre controla, desmotiva a su gente al igual al que abandona el control, es necesario mantener un control situacional. Compartir responsabilidad no significa abandonar la responsabilidad. Es importante que como jefe usted sepa que est sucediendo para poder dirigir el rumbo de su departamento y tomar aquellas decisiones que ellos no pueden tomar. Pero sobre todo asegurar que la gente va por buen camino, ofreciendo gua. Tambin es importante valorar el desempeo y ser un administrador inteligente. Si la empresa cuenta con un Balanced Scorecard (o Cuadro de Mando Integral), debe definir cules son las reas de resultados clave, esto equivale a definir la direccin que se quiere tomar. Cada rea clave debe contar con la medicin, los indicadores que permite saber que se est moviendo en la direccin correcta, as como una meta que indique cuando se alcanza el objetivo. Aunque un gerente debe brindar constantemente retroalimentacin sobre el desempeo relacionado con las metas, es importante que las personas administren su propio sistema de retroalimentacin, preferiblemente mediante forma grfica. El proceso de entrenamiento hacia la administracin participativa, requiere de una serie de pasos:

1. Explicar el propsito y la importancia de lo que se intenta ensear 2. Explicar el proceso que ser utilizado 3. Mostrar como se hace 4. Observar mientras la persona practica el proceso 5. Dar retroalimentacin inmediata y especfica 6. Expresar confianza en la habilidad de la persona para tener xito 7. Ponerse de acuerdo en las acciones de seguimiento. Por ltimo es importante recordar que se aprende ms rpido de los xitos que de los fracasos. Base: Zapp!, William C. Byhan y Jeff Cox, Editorial Diana, Mxico