Tema No.

PLANEACIN
4.1.- CONCEPTO.- Al disear un entorno para el eficaz desempeo de los individuos que trabajan en grupo, la tarea ms importante de un administrador es comprobar que todos conozcan los objetivos, propsitos y mtodos para alcanzarlo. Planeacin: Procedimiento que implica la seleccin misiones y objetivos y de las acciones para llevar a cabo las primeras y alcanzar los segundos; requiere tomar decisiones, esto es, elegir entre alternativas de futuros cursos de accin. 4.1.1.- PRINCIPIOS DE LA PLANEACION
Los principales principios de la planificacin son los siguientes: Principio de la primaca de la planificacin.- La planificacin es la primera actividad que se debe realizar y por tanto, la ms importante. Principio de objetividad.- Las actividades de la planificacin estn orientadas al logro de los objetivos. Por tanto, antes de iniciar el proceso de planificacin se debe contar con los objetivos definidos en trminos de cantidad y calidad. Principio de la precisin.- Es necesario planificar en trminos cuantificables (costos, tiempo, precios, etc.) de esta forma, se podr medir los resultados y comparar con los planes, mejorando el sistema de control. Principio de flexibilidad.- Los planes deben ser flexibles dentro de lmites predeterminados y en ningn caso rgidos. Los resultados esperados deben expresar entre lmites mximos y mnimos permisibles. Principio de unidad de planes.- Generalmente una organizacin debe contar con un plan general y planes de apoyo. De acuerdo con este principio, los planes de apoyo (menores) deben subordinarse al plan general. Principio del compromiso.- Un plan implica la toma de decisiones, por consiguiente, se tiene compromisos a cumplir. Principio de participacin.- Cuando se planifica es necesario que se consulte con los niveles inferiores. Muchas organizaciones cometen el error de planificar solamente con la participacin de las personas que ocupan los cargos de mayor jerarqua. Los resultados del proceso de planificacin sern ms reales cuando participan con opiniones los jefes, supervisores y otros empelados.

4.2.- TIPOS DE PLANES.- Se clasifican en: Propsitos o misiones, objetivos o metas, estrategias, Poltica, procedimiento, reglas, programas, presupuestos.
1.- Propsito o Misiones.-Son trminos que suelen usarse indistintamente. Se identifica la funcin tarea bsica de una empresa o institucin o una parte de ella, todo establecimiento organizado sea del tipo que sea tiene o al menos debe tener un propsito o misin. 2.- Objetivos o Metas.- Son los fines que se persiguen por medio de una actividad. 3.-Estrategias.- En el ejrcito se ha empleado tradicionalmente el trmino estrategias para distinguir los grandes planes resultantes de la deduccin de las probables acciones u o misiones del enemigo, para nosotros estrategia es la determinacin de los objetivos bsicos a largo plazo de una empresa y adopcin de los recursos necesarios para su cumplimiento.

4.-Polticas.- Tambin forman de los planes en el sentido de que consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento en la toma de decisiones. 5.- Procedimientos.- Son planes por medio de los cuales se establece un mtodo para el manejo de actividades futuras, es decir consiste en secuencias cronolgicas, de las acciones requeridas, son guas de accin no de pensamiento en las que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. 6.-Reglas.- Son por lo general el tipo de plan ms simple, que expone una accin especifica que no est sujeta a la discrecionalidad de cada persona. 7.-Programas.- Son un conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos, necesarios para llevar a cabo un curso de accin dado, habitualmente se apoyan en presupuestos. 8.-Presupuestos.- accin valorado que abarca sistemticamente el funcionamiento de toda la empresa y con lleva un estricto control de desempeo.

4.3.- PASOS DE LA PLANEACIN Los pasos prcticos que se enlistan a continuacin son de aplicacin general:
1.-Atencin a las oportunidades.- Tanto de las condiciones externas, como dentro de la organizacin, es el verdadero punto de partida, todos los administradores deben hacer un anlisis preliminar de posibles oportunidades futuras, identificando su posicin a la luz de sus fortalezas y debilidades, el establecimiento de objetivos realistas depende de esta atencin. 2.-Establecimiento de Objetivo.- El segundo paso de la planeacin es establecer objetivos para toda la empresa y posteriormente para cada una de las unidades de trabajo, esto debe hacerse tanto para el largo plazo como para el corto plazo, en los objetivos se especifican los resultados esperados y que se cumplir por medio del entrelazamiento de estrategias, polticas procedimientos, reglas, presupuestos y programas. 3.-Desarrollo de premisas.-El tercer paso de la planeacin es establecer, poner en circulacin y obtener la aceptacin de utilizar premisas como pronostico, polticas y planes ya existentes en la empresa, las premisas son supuestos acerca de las condiciones en la que el plan se llevara a cabo. 4.-Determinacin de cursos alternativos.- El cuarto paso de la planeacin es buscar y examinar cursos de accin alternativos especialmente los que no son perceptibles a primera vista casi no hay lugar para el que no exista alternativas razonables y es frecuente que la alternativa menos obvia sea la mejor. 5.-Evaluacin de cursos alternativos.- Tras la bsqueda de cursos alternativos y el examen de sus ventajas y desventajas, el siguiente paso es evaluar las alternativas en funcin de las premisas y los objetivos, en casi toda situacin se dispone de tantos cursos alternativos y son tantas las variables y limitaciones que la evaluacin puede resultar extremadamente difcil, para la cual existen metodologas aplicaciones y anlisis al respecto. 6.- Seleccin de un curso de accin.- Este es el punto en el que se adoptan el plan, el verdadero punto de toma de decisiones, ocasionalmente el anlisis y evaluacin de cursos alternativos revelar que dos o ms son aconsejables, de modo que se pueda optar para seguir varios cursos de accin en un lugar de uno solo. 7.-Formulacin de planes derivados.- Es raro que una vez tomada la decisin de planeacin pueda darse por concluida pues se requiere de planes derivados en apoyo al plan bsico.

8.-Traslado de planes a cifras por medio de la presupuestacin.- Despus de tomadas las decisiones y establecidos los planes, el ltimo pas para dotarlo el significado, es trasladarlos a cifras convirtindolos en presupuestos.

4.4.- PROCESO DE PLANEACIN ESTRATGICA Los pasos para la formulacin de una estrategia pueden variar, pero el proceso puede fundamentarse al menos en los siguientes elementos:
1.- Insumos de la organizacin.- Se refiere a los diversos insumos organizacionales, en los que se incluye los insumos de los demandantes. Insumos In put entrada Hab. Humanas RR. HH. Hab. Tcnicas Hab. Conceptual RR. FF. RR. Tecnolgicos o materiales. Aportes de la Accionistas. Gobierno: impuestos y cuidado proteccin del Medio Ambiente. Acreedores.

2.- Anlisis de la industria.- La formulacin de una estrategia supone la evaluacin del atractivo de una industria mediante el anlisis de las condiciones externas, la atencin debe centrarse en el tipo de competencia al interior de la industria, la posibilidad de que nuevas empresas se incorporen al mercado, la disponibilidad de productos o servicios sustitutos y la posibilidad de concertacin entre oferentes y demandantes. 3.-Perfil Empresarial.- Es usualmente el punto de partida para determinar donde se encuentra una empresa y hacia donde debe dirigirse. Los administradores de de alto nivel determinan el propsito bsico de la empresa y precisan su orientacin geogrfica, para establecer por ejemplo si debe operar en regiones selectas o en todo el territorio nacional. (Misin-Visin-Objetivos) 4.- Orientacin de los ejecutivos, Valores y Visin.- El perfil empresarial es producto de las personas, especialmente de los ejecutivos de primer nivel, cuya orientacin y valores son importantes para la formulacin de la estrategia, ellos crean el ambiente organizacional y, por medio de su visin, determinan la direccin de la empresa. 5.- Desarrollo de Estrategias Alternativas.- Las alternativas estratgicas se desarrollan con base de un anlisis de los ambientes interno y externo, una empresa puede seguir muchos tipos diferentes de estrategias, puede especializarse o concentrarse, en otro sentido puede optar por diversificarse, otra estrategia consiste en la internacionalizacin, otras posible son las sociedades de participacin y las alianzas estratgicas, en ciertas circunstancias una empresa puede verse obligada a adoptar una estrategia de liquidacin. 6.- Evaluacin y eleccin de estrategias.- La diversas estrategias deben evaluarse cuidadosamente antes de hacer una eleccin. Las decisiones deben considerarse de acuerdo con los riesgos implicados, en ocasiones es necesario dejar pasar redituables oportunidades de alto riesgo que podran resultar en la quiebra de la empresa.

4.5.- LA MATRIZ FODA

Los diseadores de estrategias se sirven en la actualidad de un buen nmero de Matrices para la deteccin de las relaciones entre las variables ms importantes por Ej.: La Matriz FODA, que es de aparicin ms reciente y sirve para analizar las situaciones competitivas de una empresa e incluso de un pas. El alcance de esta matriz, es amplia que facilita apareamiento entre las amenazas o oportunidades externas con las debilidades y fortalezas internas de una empresa. La identificacin de las fortalezas y debilidades de las empresas as como de las oportunidades y amenazas presentes en las condiciones externas se considera como unas actividades comn de las empresas, lo que suele ignorarse es que la combinacin de estos factores puede requerir de distintas decisiones estratgicas, la matriz FODA surgi justamente en respuesta a la necesidad de sistematizar esas decisiones, el punto de partida del modelo son las amenazas dado a la planeacin estratgica como resultado a la planeacin de la percepcin de crisis, problemas o amenazas.
Factores Internos Fortalezas F - Cualidades administrativas - Cualidades operativas - Cualidades Financieras - comercializacin, inv. y des. - Proceso productivo Debilidades - Deudas D

- Falta de capacitacin

Factores Externos

Oportunidades O - Condiciones econmicas - Cambios polticos - Cambios sociales - Nuevos productos - Nuevos servicios - Tecnologa - Apoyo del gobierno Amenazas A -Competencia -Mano de obra -Demanda de Mat. Prima -Escasez de energticos -Cambios climticos

F-O maxi-maxi

D-O mini- maxi

F-A maxi- mini

D-A mini- maxi

Cuatro Estrategias Alternativas.- Estas estrategias se basan en el anlisis de las condiciones externas: Amenazas y oportunidades y de las condiciones internas debilidades y fortaleza. 1.-Estrategia D-A.- Persigue la reduccin al mnimo tanto de las debilidades como de las amenazas y puede llamrselo estrategia mini-mini, esto para la empresa puede implicar la formacin de una sociedad de participacin el atrincheramiento o incluso la liquidacin. 2.-Estrategia D-O.- Pretende la reduccin al mnimo de las debilidades y la optimizacin de las oportunidades, de este modo una empresa con ciertas debilidades en algunas reas puede desarrollar tales reas o bien adquirir las actitudes necesarias en el exterior a fin de aprovechar las oportunidades que presenta el ambiente externo. 3.-Estrategias F-A.- Se baja en las fortalezas de la organizacin para enfrentar amenazas de su entorno, el propsito es optimizar las fortalezas y reducir al mnimo las amenazas esta estrategia se llama maxi -mini. 4.-Estrategia F-O.- Es la situacin ms deseable para una empresa, puede aprovechar sus fortalezas junto con las oportunidades que se presenta, esta estrategia se llama maxi-maxi.

4.6.- LA MATRIZ DEL PORTAFOLIO 4

Tasa de crecimiento

Alta

Estrellas

Signos de interrogacin

de la industria

Baja

Vacas de efectivo Fuerte

Perros Dbil

Posicin competitiva relativa (participacin en el mercado) Esta matriz indica los vnculos entre la tasa de crecimiento de la industria y la posicin competitiva relativa de la empresa, identificada por medio de su participacin en el mercado. Los negocios ubicados en el cuadrante de signos de interrogacin con una dbil participacin en el mercado y alta tasa de crecimiento suele requerir de inversiones de capital para convertirse en estrellas, negocios en la posicin de alto crecimiento y slida competitividad, estos tipos de negocios cuentan con oportunidades de crecimiento y ganancias. Los negocios que son vacas de efectivo con una slida de posicin competitiva y baja tasa de crecimiento, generalmente se halla firmemente establecidos en el mercado y estn en condiciones de producir bienes a bajo costo. Por lo tanto sus productos, les ofrece los recursos econmicos necesarios para mantener sus operaciones. Los negocios perros son aquellos con baja tasa de crecimiento y escasa participacin en el mercado habitualmente no son rentables y deberan eliminrseles.

4.7.- TOMA DE DECISIONES

Concepto.- Es la seleccin de un curso de accin entre varias alternativas y constituye por lo tanto la esencia de la planeacin. Es comn que los administradores conciban la toma de decisiones como su actividad primordial, ya que permanentemente debe determinar: que hacer, quien lo har, cundo lo hora y a veces incluso cmo lo har. Importancia y limitaciones.- La toma de decisiones es una de las partes ms importantes de la planeacin. El proceso de decisin es en verdad la esencia de la planeacin. La toma de decisin puede concebirse como: 1) Establecimiento de premisas 2) Identificacin de alternativas. 3) Evaluacin de alternativas en trminos de la meta propuesta 4) Eleccin de una alternativa Toma de decisiones en condiciones de certidumbre, incertidumbre y riesgo.- Prcticamente todas las decisiones se toman en condiciones de al menos cierto grado de incertidumbre. La toma de decisiones implica siempre ciertos riesgos. Certidumbre.- Se dispone de informacin considerada confiable y se est en conocimiento de las relaciones de causa y efecto. Incertidumbre.- Se cuenta con apenas una frgil base de informacin, se ignora si esta es o no confiable y priva un alto grado de inseguridad respecto de la probabilidad de que la situacin cambie o no.

Riesgo.- En una situacin de riesgo es probable que exista informacin basada en hechos, la cual sin embargo puede ser incompleta. Creatividad e innovacin.- Uno de los factores ms importantes en la administracin de personas es la creatividad: Creatividad, Suele entenderse la capacidad de desarrollarse nuevas ideas. Innovacin, Significa el uso de esas ideas. Proceso creativo Se compone en cuatro fases sobrepuestas e interactuantes entre s: 1) Exploracin inconsciente.- Implica la abstraccin de un problema, cuya determinacin mental es probable que sea muy vaga. 2) Intuicin.- Precisa de tiempo para funcionar. Para los individuos la deteccin de nuevas combinaciones y la integracin de conceptos e ideas diversas. El pensamiento intuitivo puede inducirse mediante tcnicas como la lluvia de ideas y la cintica, que se expondr ms adelante. 3) Discernimiento.- Es resultado sobre todo del trabajo intenso. La aparicin de nuevos discernimientos puede ser momentnea, de manera de que los administradores efectivos acostumbraran tener siempre a la mano lpiz y papel para tomar nota de sus ideas creativas. 4) Formulacin lgica.- El discernimiento debe someterse a la prueba de la lgica o de la experimentacin. Lluvia de ideas.- El propsito de este mtodo es favorecer la resolucin de problemas mediante el hallazgo de nuevas e inslitas soluciones. 1. No criticar ninguna idea. 2. Mientas mas extremosas sean las ideas, mejor 3. Alentar la cantidad de ideas producidas. 4. Estimular el progresivo mejoramiento de las ideas. Sinctica.- Se seleccionan cuidadosamente los miembros del equipo segn su aptitud para resolucin de un problema, el cual puede involucrar a toda la organizacin. El lder del grupo desempeo un importante papel de aplicacin, solo el conoce la naturaleza especifica del problema. Su funcin consiste en estrechar y dirigir cuidadosamente la discusin sin revelar el problema de que se trata, es impedir que el grupo llegue a una solucin prematura.