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Manuel du participant

POWERPOINT 2003

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I - Premier contact avec Powerpoint


A - Introduction
1 - Objectif
Ce cours permet aux participants : de connatre et exploiter correctement les fonctionnalits de base de Ms Powerpoint de concevoir et raliser une prsentation

2 - Niveau requis
Pour pouvoir tirer le maximum de ce cours, le participant doit remplir les conditions suivantes : Ayant une aisance dutilisation du clavier, de la souris et dun logiciel sous Windows Ayant une bonne connaissance des graphismes et des objets dessins ou insrs Le cours Word perfectionnement permet dacqurir des connaissances suffisantes

3 - Les lments dune prsentation Une prsentation est compose de : Diapositives Commentaire du prsentateur Documents pour lassistance Les diapositives sont des pages (affich sur lcran dun ordinateur ou imprim sur des transparents pour rtroprojecteur) comportant des textes et des graphismes (images, dessins et autres objets ) anims qui illustrent le sujet prsent. Le diaporama affiche successivement toutes les diapositives de la prsentation en plein cran selon la compilation (rvlation des lments de la diapositive ), le minutage (dure daffichage de chaque diapositive qui doit tre diffrente selon le contenu de ce dernier) et la transition entre les diapositives (animation durant la fermeture de la diapositive affiche et laffichage de la suivante). Le prsentateur peut prparer des commentaires personnels qui lui serviront daide mmoire pour assumer correctement ses tches. Il peut aussi prparer et distribuer des documents pour lassistance. Ce document est compos des diapositives imprimes o chacun peut prendre ses notes personnelles

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B - Dmarrage de Powerpoint
1 - Dmarrage de Powerpoint a) Lancer Powerpoint Pour dmarrer Powerpoint : 1. Cliquer sur le bouton Dmarrer puis sur Tous les programmes 2. Slectionner le groupe Microsoft Office 3. Cliquer sur Microsoft Powerpoint

b) Ecran de travail

2 - Quitter Powerpoint Pour quitter Powerpoint, vous avez trois possibilits : la commande Fichier/Quitter la commande Fermeture du Menu Systme appuyer sur la touche alt+f4 ou encore le bouton Fermer (

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C - Crer une prsentation


La prsentation dun sujet peut comporter plusieurs points qui seront prsents chacun dans une ou plusieurs diapositives. Pour raliser une bonne prsentation, vous devez commencer par relever les ides majeures de votre message et de les organiser pour dgager le plan de votre prsentation. 1 - Cration dun plan Vous avez plusieurs possibilits pour crer votre plan :

Prendre une prsentation vierge, saisir et organiser votre plan Prendre le sommaire automatique avec un sujet type et modifier ce plan en remplaant les titres et les listes puces par ceux de votre prsentation. Prendre un modle et modifier son plan. Crer un plan partir dun document Word (cas de prsentation dune brochure ) 2 - Modification dun plan

Un plan de prsentation est un ensemble de titres et de liste puces. Chaque titre fera lobjet dune diapositive dont le contenu sera la liste puces correspondant. Modifier un plan est donc modifier ou ajouter ou supprimer un titre ou un lment dune liste puces a) Ajout dun lment de liste puces 1. Cliquer la fin dun lment de la liste 2. Appuyer sur la touche ENTRE b) Suppression dun lment de liste puces 1. Slectionner un lment de la liste 2. Appuyer sur la touche SUPPR c) Ajout dun titre 1. Ajouter un lment de la liste 2. Cliquer sur le bouton Hausser La puce se transforme alors en icne de diapositive : llment de liste puce en titre d) Suppression dun titre 1. Slectionner un titre avec les lments de la liste puces 2. Appuyer sur la touche SUPPR e) Vous pouvez aussi modifier le texte dun lment de liste ou dun titre.

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D - Enregistrement et ouverture de fichier


1 - Enregistrement Lors du premier enregistrement de votre prsentation, vous devez choisir les lments suivant : le dossier o le fichier sera stock (le dossier par dfaut ou le dernier dossier utilis est propos par Word) le nom du fichier le type de fichier
Les noms de fichier ne peuvent pas comprendre les caractres suivants : barre oblique (/) point d'interrogation (?) barre oblique inverse (\) guillemet (") signe suprieur (>) barre verticale (|) signe infrieur (<) deux-points (:) astrisque (*) point-virgule (;). point (.)

La commande est : Fichier/Enregistrer sous


Cette commande permet en plus de dupliquer un fichier dj sauvegard en donnant un autre nom pour la copie et ventuellement en slectionnant un autre dossier de stockage. La commande Fichier/Enregistrer ou le bouton "Enregistrer" permet denregistrer les modifications effectues dans votre prsentation.

2 - Ouverture dun fichier


La commande Fichier/Ouvrir... ou le bouton Ouvrir sur la barre d'outils Standard nous permet d'ouvrir un fichier dj enregistr. Si vous utilisez souvent le mme fichier, vous pouvez aussi louvrir en procdant comme suit : 1. Cliquer sur le bouton Dmarrer 2. Cliquer ensuite sur Mes Documents rcents 3. Cliquer sur le nom de votre fichier On peut aussi ouvrir un document en procdant comme suit : 1. Ouvrir le dossier contenant votre fichier 2. Cliquer deux fois sur le nom de votre fichier

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II - La prsentation
A - Diapositive
Pour personnaliser chaque diapositive, vous devez passer en mode Diapositive en excutant la commande Affichage/Diapositives. Chaque diapositive sera alors affiche avec lapparence du modle de prsentation par dfaut. Ensuite vous pouvez personnaliser les diapositives une une en y insrant des objets graphiques et des formes automatiques, en y ajoutant des dessins ou des textes. Le tout doit tre mis en forme pour attirer lattention de lassistance sur les points essentiels tout en prsentant un ensemble agrable et harmonieux. 1 - Insertion dobjets Les graphismes apportent un plus non seulement de par sa nature et son apparence mais surtout pour le message visuel quils vhiculent. Pour insrer un objet graphique : 1. 2. 3. 4. Insertion/Objet ... Slectionner le type dobjet Slectionner le fichier contenant lobjet ou crer lobjet Confirmer linsertion

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Voici une liste non exhaustive des types dobjets couramment insrs dans une diapositive : Tableau Excel ou Word. Graphique Organigramme hirarchique. Texte avec effets spciaux (WordArt). Image de la bibliothque ou provenant d'un fichier d'image Image scann. Autre objet provenant dune application dont le format et reconnu par Powerpoint. 2 - Objets dessins Powerpoint dispose de deux barres doutils pour dessiner des objets et pour mettre en forme et grer les objets. Les boutons de la barre doutils Dessin nous permettent de dessiner les objets suivants : Zone de texte trait rectangle ellipse forme automatique En outre, vous disposez des boutons pour mettre en forme chaque objet dessin

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3 - Manipulation dobjets Tous les objets insrs dans votre diapositive peuvent tre dplaces, modifis, redimensionns ou rogns (pour image seulement).

Slection dobjet : cliquer sur lobjet et utiliser la touche tab pour tendre la slection aux autres objets de la diapositive tour tour. Un objet slectionn est caractris par lapparition des poignes de slection (petits carrs noirs sur les cts et les angles entourant lobjet ). Dplacer : faire glisser lobjet slectionn. Dimensionner : faire glisser lune des poignes de slection. Rogner : la barre doutils image inclut le bouton Rogner Modifier : les images et objets insrs peuvent tre recolor dune faon gnrale (dans la barre doutils Image cliquer sur Recolorer le diagramme ) ou transformer en objet Powerpoint par le bouton Dissocier de la barre doutils image cliquer sur Dessin puis recoloriez lment par lment. N.B : La transformation dun objet insr en objet Powerpoint rompt toute liaison avec des donnes source. Pour les fichiers Excel ( graphe ou tableau) vous pouvez les inserer en tant quobjet existant.

Si vous activez loption Liaison lors de linsertion alors il suffit de double cliquez sur le tableau pour louvrir sous Excel et de le modifier en tant que fichier Excel, par contre si vous nactivez pas loption Liaison alors pour pouvoir le modifier, il suffit double cliquez sur le tableau et la modification sera faite sous Powerpoint. Vous pouvez faire laide de la commande dition/ Copier puis dition/Coller.

Pour les fichiers Word vous pouvez les insrer en tant quobjet avec liaison ou non comme dans le cas dun fichier Excel, ou de faire un copier/coller Par contre, vous pouvez traiter un tableau, un graphe ( un diagramme) directement sous Powerpoint sans passer par Excel ou Word respectivement par les commandes :

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4 - Masque et modles a) Masque Vous pouvez modifier les masques de diapositives, de page de commentaires ou de documents pour ajouter tous les objets communs et dfinir laspect des lments de votre prsentation : Diapositive, Pages de commentaire et des documents pour l'assistance. Les textes et graphismes insrs dans le masque apparatront sur toutes les diapositives ou pages ex : Logo et adresses Affichage du masque La commande Affichage/Masque vous permet dafficher le masque de votre prsentation.

Modification du masque Vous pouvez taper des lments textuels ou utiliser les commandes du menu Insertion pour insrer les graphismes ncessaires dans votre masque. Les commandes du menu Format vous permet de personnaliser lapparence de chaque lment de votre masque. On peut aussi ajouter les boutons dactions dans le masque (Diaporama/Boutons dactions) Exemple aller la diapositive Prec ou Suiv ou mettre fin diaporama ou pour ouvrir un autre fichier ncessaire pour la prsentation.

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b) Modle de conception Cest un ensemble de masques, de graphismes et de formats prdfinis. Lapplication dun modle de conception vos diapositives modifie uniquement leur apparence globale et non son contenu.

c) Modle Un modle est une prsentation (masque, mise en forme et diapositives avec des contenus communs un ensemble de prsentation ) que vous avez cr et enregistr pour servir de base la cration dautre prsentation. Pour crer un modle :
1. 2. 3. 4. Fichier/Enregistrer sous... Dans la zone "Type du fichier", slectionner "Modle de prsentation Dans la zone "Nom du fichier", taper le nom du modle Enregistrer

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B - Commentaire du prsentateur
Le commentaire du prsentateur est un document imprim qui lui servira daide mmoire. Chaque diapositive est imprime dans une page suivie des textes correspondants et ventuellement des en-ttes et des pieds de page. Le commentaire du prsentateur peut aussi servir de base aux documents de sance. Dans ce cas, il doit tre rdig dans un style plus soign et prsent dune manire lisible et attrayante. 1 - Saisie des notes Le texte sera saisi dans la partie rserve cet effet et peut tre mis en forme avec les commandes du menu Format : police, taille, style et couleur de caractres alignement interligne puces 2 - Mise en forme du page de commentaire Le masque de page de commentaire vous donne la possibilit deffectuer une modification pour lensemble des pages :

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C - Documents pour lassistance


Le document de sance est destin tre distribu lassistance pour quon puisse suivre et voir de plus prs et garder une trace imprim des diapositives. Ce document peut tre une simple copie imprime des diapositives ou une brochure reprenant les diapositives, les commentaires du prsentateur dont le contenu est enrichi par des explications plus dtailles. 1 - Documents imprims Powerpoint propose plusieurs types de mises en page : Une diapositive par page Deux diapositives par page Trois diapositives par page Six diapositives par page

On peut intervenir au niveau du masque de document pour insrer des lments communs ou pour crer des en-ttes et pieds de page pour le document entier. N.B. : Tout texte saisi en dehors des zones rserves pour les diapositives simprimeront sur toutes les pages du document de sance. 2 - Brochures Si votre assistance a besoin dune brochure, vous pouvez excuter la commande Fichier/Envoyer vers pour transfrer votre prsentation - diapositives et pages de commentaire - vers Microsoft Word afin denrichir le contenu et damliorer lapparence de la brochure avec les possibilits de Word : table des illustrations, table des matires,... Il est possible de lier les images des diapositives transfres dans Word aux diapositives de la prsentation. Toute modification apporte aux diapositives sera automatiquement rpercute dans la brochure correspondant. Aucune liaison nest possible entre la brochure destine lassistance et les commentaires du prsentateur de votre prsentation.

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D - Impression de la prsentation
Vous pouvez imprimer la prsentation ou simplement un de ses lments. Auparavant, vous pouvez effectuer la mise en page.

Et vrifier-le tout dans laperu avant impression

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La commande Imprimer du menu Fichier nous permet dimprimer toutes les composantes dune prsentation : diapositives plan pages de commentaire document pour l'assistance Il suffit dindiquer le type de document imprimer, la quantit dsire et les options d'impression. 1. 2. 3. 4. Imprimer Ouvrir la prsentation Excuter la commande Fichier/Imprimer. Dans la bote de dialogue Imprimer, slectionner le type de document : Slectionner les autres options :

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III - Rvision dune prsentation


A - Correction automatique
PowerPoint est capable de corriger les fautes de frappe. La correction est faite au niveau du mot. Pour cela, on doit d'abord activer la correction automatique et ajouter dans la liste des corrections en cours de frappe toute faute de frappe courante. La commande Outils/Correction automatique nous permet d'activer la correction en cours de frappe.

B - Orthographe
Outils/Orthographe... ou le bouton Orthographe permet de vrifier l'existence des mots dans le dictionnaire de PowerPoint

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IV - Le diaporama
Un diaporama est une prsentation affiche sur ordinateur. Dans ce cas, chaque diapositive est affiche en plein cran. La fentre et tous les lments de Powerpoint sont invisibles de manire ne pas distraire lassistance. L'ordinateur devient, en quelque sorte, un projecteur. En projetant un diaporama sur un ordinateur, vous pouvez notamment : Epargner le temps et l'argent autrement consacrs la cration des diapositives. Utiliser les fonctionnalits couleur de l'ordinateur. Utiliser des effets spciaux, tels que les transitions et les animations, pour agrmenter le diaporama. Apporter des changements de dernire minute la prsentation. Prsenter les diapositives dans une salle mi-claire mais pas ncessairement obscure. Annoter vos diapositives au fur et mesure que vous les prsentez. Rpter la prsentation et rgler automatiquement le minutage des diapositives en fonction de vos interventions. Projeter des films et diffuser des effets sonores pendant le diaporama. Masquer certaines diapositives et les mettre en rserve, en cas de besoin. Incorporer, par exemple, les informations d'une feuille de calcul sur une diapositive et l'ouvrir pendant le diaporama. Le branchement vers d'autres diapositives ou pour ouvrir un fichier de donnes est une faon d'adapter une prsentation diffrents types d'auditoires. Les branchements vers d'autres diapositives permettent, d'un simple clic sur un bouton, d'afficher un groupe de diapositives entirement distinct. De mme, on peut dun simple clic sur un bouton ouvrir un fichier contenant des donnes si la circonstance exige des explications et des informations plus dtailles. Dans une prsentation PowerPoint, le nombre de branchements possibles est illimit.

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A - Prparation
1 - Mise au point La prparation dun diaporama consiste dterminer lenchanement des diapositives lors de la projection : masquer certaines diapositives (les afficher uniquement si ncessaire lors du diaporama) crer des branchements pour ouvrir des fichiers de donnes crer des branchements pour dmarrer un autre diaporama compiler certaines diapositives et objets dfinir la transition et le minutage

Afficher chaque diapositive en plein cran avant de dfinir les transitions et le minutage. Ensuite, on peut observer lapparition et la dure daffichage de chaque diapositive, tester diffrentes transitions, adapter le minutage au temps de parole et, en gnral, faire la mise au point de la prsentation afin de transmettre le message de manire claire et professionnelle. Pour la mise au point finale de la prsentation, le mode Trieuse de diapositives. est plus pratique car il affiche des diapositives miniatures et permet d'tablir facilement les transitions et le minutage, et de crer des diapositives compiles et masques. Les commandes du menu Diaporama vous aident mettre au point la projection de vos diapositives

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2 - Compilation a) Diapositive compile Diapositive qui prsente d'abord le premier point de niveau 1 et qui affiche ensuite les points suivants au fur et mesure que se droule la prsentation. Cette diapositive est un instrument de rvlation progressive . Vous pouvez dfinir vous-mme l'animation et le temps de dfilement pour chaque objet de votre diapositive

b) Diapositive masque Diapositive qui n'est pas automatiquement affiche dans le diaporama. Vous pouvez slectionner la ou les diapositives masquer et vous dcidez ensuite de les projeter ou non lors du diaporama. Il s'agit d'une mthode commode pour : adapter un diaporama diffrents publics. inclure des informations complmentaires dans les documents de sance Pour masquer une diapositive : 1. Slectionner la ou les diapositives 2. Diaporama/Masquer la/les diapositive(s)

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3 - Transition et minutage a) Transition La dfinition de la transition consiste dfinir la vitesse et la nature des effets multimdias la sortie dune diapositive et laffichage de la diapositive suivante et la condition davancement de la projection : clic de la souris (ou touche ENTRE ) ou automatique aprs une dure dtermine Pour dfinir la transition : 1. 2. 3. 4. 5. Passer en Mode Trieuse de diapositives Slectionner la diapositive Excuter la commande Diaporama/Transition... Slectionner le type deffets, la vitesse et la proprit avancer Confirmer

PowerPoint peut faire dfiler automatiquement les diapositives ou laisser le contrle la personne maniant la souris ou le clavier. Il est galement possible d'alterner les diapositives dclenchement automatique avec celles contrle manuel. Si vous cliquez sur Appliquer partout alors toutes les diapositives auront la mme transition par contre si vous cliquez sur Appliquer seules les diapositives slectionnes auront la proprit. b) Minutage Temps d'exposition de la diapositive l'cran. C'est vous qui rglez le minutage car il vaut mieux, par exemple, montrer certaines diapositives complexes plus longtemps que d'autres. Le minutage est aussi utile pour les prsentations en direct que pour les prsentations autonomes. Dans tous les cas, vous pouvez annuler le minutage prdfini et cliquer sur le bouton de la souris (ou utiliser le clavier) pour afficher la diapositive suivante.

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B - Projection
a) Dmarrage Pour excuter un diaporama 1. Ouvrez la prsentation. 2. Choisissez Affichage/Diaporama. Ou Diaporama/Visionner le diaporama La projection commence. Et continue selon le temps et ordre dfini Si vous gardez l'option par dfaut dfilement manuel dans la zone avancer , vous pouvez utiliser les touches suivantes pour faire dfiler les diapositives : les touches de direction la touche ESPACE les touches PG.PREC et PG.SUIV. b) Afficher une diapositive Pendant lexcution du diaporama, vous pouvez accder la liste des diapositives de la prsentation et de slectionner une diapositive qui doit tre rafficher 1. Cliquer sur le bouton droit de la souris 2. Slectionner la commande Aller c) Notes Au cours dune prsentation, de nouvelles ides peuvent survenir soit du prsentateur soit de lassistance. Vous devez les noter afin de ne pas les perdre et Powerpoint vous le permet durant le diaporama : 1. Cliquer sur le bouton droit de la souris 2. Slectionner la commande Ecran/Commentaire du prsentateur

d) Stylo Durant le diaporama, vous pouvez aussi utiliser le stylo pour annoter et commenter les diapositives. Les effets du stylo ne seront pas enregistrs dans la prsentation. 1. Cliquer sur le bouton droit de la souris 2. Slectionner la commande Options de pointeur

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C - Confrence
Avec PowerPoint, on peut confrencier lors de la prsentation en organisant et en utilisant Microsoft Net Meeting en rseau par la commande :Outils/collaboration en ligne/organiser une conference. On fera le partage du bureau du prsentateur via Net Meeting : en prcisant le nom de la machine et lutilisateur que vous voulez communiquer par Outils/collaboration en ligne/ confrence maintenant.

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D - Prsentation emporter
Il est souvent ncessaire demporter votre prsentation en dehors de votre bureau, or le lieu o vous allez effectuer la prsentation ne dispose pas de Powerpoint ou de la version de Powerpoint avec laquelle vous avez cr votre prsentation, alors dans ce cas il est ncessaire de crer une prsentation emporter par la commande : Fichier/Prsentation emporter et suivre lassistant.

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Table des matires


I - PREMIER CONTACT AVEC POWERPOINT...........................................................................................................1 ABCDABCDINTRODUCTION................................................................................................................................................... 1 DMARRAGE DE POWERPOINT ............................................................................................................................ 2 CRER UNE PRSENTATION................................................................................................................................. 3 ENREGISTREMENT ET OUVERTURE DE FICHIER.................................................................................................... 4 DIAPOSITIVE....................................................................................................................................................... 5 COMMENTAIRE DU PRSENTATEUR.................................................................................................................... 10 DOCUMENTS POUR LASSISTANCE...................................................................................................................... 11 IMPRESSION DE LA PRSENTATION .................................................................................................................... 12

II - LA PRSENTATION....................................................................................................................................................5

III - RVISION DUNE PRSENTATION.....................................................................................................................14 A - CORRECTION AUTOMATIQUE............................................................................................................................. 14 B - ORTHOGRAPHE................................................................................................................................................. 14 IV - LE DIAPORAMA.......................................................................................................................................................15 ABCDPRPARATION................................................................................................................................................... 16 PROJECTION...................................................................................................................................................... 19 CONFRENCE ................................................................................................................................................... 20 PRSENTATION EMPORTER............................................................................................................................. 21