ORGANIZACION DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES Competencia: Organizar la documentacin teniendo en cuenta las normas legales y de la organizacin.

Elemento de competencia: Recibir los documentos de acuerdo con las normas vigentes. Elemento de competencia: Despachar los documentos producidos, teniendo en cuenta la legislacin y las Normas vigentes. Elemento de competencia: Archivar documentos de acuerdo con las normas externas e internas. Elemento de competencia: Proveer informacin de acuerdo con la legislacin y polticas de la Organizacin. 2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE: 1. Recibir documentos empresariales de acuerdo con las normas dela organizacin la Legislacin vigente. 2. Despachar documentos empresariales teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas tcnicas colombianas para la elaboracin y presentacin de documentos, las normas internas y la legislacin vigente. 3. Organizar y administrar los archivos aplicando los principios archivsticos, las normas tcnicas, las polticas institucionales y la legislacin vigente. 4. Conservar y preservar los documentos para el suministro de informacin de acuerdo con las normas, las tcnicas y la legislacin. 3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS Recursos informticos: -Computadores -Aplicativos (software) -Redes de informacin -Impresora -Internet -Correo electrnico Fax Digitacin Tcnica de reproduccin tiles, elementos y mobiliario Legislacin para la gestin y administracin documental. Concepto de : -Gestin Documental -Documento -Documento de archivo -Documento electrnico de archivo

 -Comunicaciones Oficiales. Correspondencia Clases de documentos: -pblico -Privado Unidad Correspondencia : -Concepto -Objetivos -Misin -Funciones -Servicios que presta -Normas internas (Manuales de procedimiento, Gestin Documental) y legislacin vigente para el recibo y despacho de documentos. Estructura interna de la Organizacin: -Tcnicas de organizacin -Tipos de Organizacin: Lineal, funcional, lineal staff , departamentos matrices y unidades estratgicas de negocios. Medios de ingreso y despacho de documentos; normas de correo y embalaje. Clasificacin de la documentacin producida y recibida: -Correspondencia -Folletos, revistas y publicaciones -Comunicaciones oficiales recibidas -comunicaciones oficiales enviadas -comunicaciones oficiales por correo electrnico. Planillas y formatos para la radicacin y registro de correspondencia recibida, correspondencia enviada, relacin de prstamos de documentos, recordatorio de correspondencia sin contestar, registro de correspondencia para entrega directa en las entidades, registro de correspondencia enviada por fax, testigo (ficha de afuera para prstamo de documentos). Procedimiento para la radicacin y registro de comunicaciones oficiales recibidas. Procedimiento para la distribucin de las comunicaciones oficiales recibidas. Procedimiento para la radicacin y registro de comunicaciones oficiales y comerciales enviadas. Procedimiento para el envo de comunicaciones oficiales producidas. Depsitos de archivos Conceptos Principios

Condiciones fsicas y tcnicas de las instalaciones locativas destinadas para la custodia y conservacin de los archivos. Normas y legislacin vigentes para las instalaciones locativas de los archivos. Muebles Unidades de conservacin Elementos Normas tcnicas y legislacin vigentes para la organizacin y funcionamiento de los archivos y servicios archivsticos. Conceptos de: Archivo Archivo total Organizacin de archivos Organizacin de documentos Clasificacin Clasificacin documental Ordenacin Ordenacin documental Archivo electrnico Documento electrnico de archivo Documento original Estructura orgnica funcional Agrupaciones documentales Cdigo. Concepto Expediente. Concepto. Ordenacin del expediente. Fases de formacin del archivo: Ciclo vital. Concepto. Archivo central Archivo histrico Fundamentos de la clasificacin documental: Principios de orden original Principio de procedencia Metodologa de la clasificacin Sistema de ordenacin: Alfabtico Numrico Mixtos Tcnicas y procesos archivsticos Tablas de retencin documental: Definicin e importancia Marco jurdico Principios bsicos

 Procesos tcnicos Pasos metodolgicos para la elaboracin y aplicacin Conceptos de: Disposicin final, conservacin total, eliminacin, microfilmacin, seleccin, muestreo, valoracin documental: valores primarios y valores secundarios; retencin y depuracin. Transferencias documentales. Definicin e importancia. Procedimiento para las transferencias documentales. Preparacin fsica de la documentacin. Inventarios documentales. Concepto. Utilidad. Formatos de control para prstamo y consulta de documentos. Normas y procedimientos para el prstamo y control de documentos. Conceptos de: Preservacin documental Conservacin documental Aspectos legales sobre conservacin de documentos Normas tcnicas colombianas NTC 4436 y 2676 sobre permanencia y durabilidad de los soportes documentales. Factores de deterioro de los documentos: Ambientales Biticos Desastres Antropogenicos Normas internas y legislacin vigente acerca del acceso a los documentos y a la informacin de archivos. 3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO Verificar y clasificar los documentos, teniendo en cuenta las normas de recepcin y de envo: Identificar los tiles, elementos y mobiliario para la recepcin y el envo de los documentos. Describir los tiles, elementos y mobiliario para la recepcin y el envo de los documentos. Identificar los equipos y programas (aplicativos) para la recepcin y envo de los documentos. Operar equipos y programas (aplicativos) para la recepcin y envo de los documentos. Interpretar la estructura interna de la organizacin. Identificar los documentos que ingresan y los que salen de la organizacin. Radicar los documentos recibidos y los enviados, de acuerdo con las normas y la legislacin vigente. Aplicar las normas y la legislacin vigente para la radicacin y registro de documentos. Identificar planillas, formatos y controles para certificar la recepcin o el

envo de los documentos. Diligenciar planillas formatos y controles para certificar la recepcin o envo de los documentos. Registrar los documentos recibidos y los despachados de acuerdo con las normas de la legislacin vigente. Aplicar el software (aplicativo) para el manejo de la correspondencia. Analizar y sintetizar informacin Distribuir los documentos a las oficinas encargadas de su tramite. Enviar los documentos de acuerdo con las normas y la legislacin vigente. Aplica las normas y la legislacin vigente para el envio de los documentos. Aplica las normas de correo y servicio de mensajera. Organizar el espacio para el archivo Interpretar las normas y la legislacin vigente que regula la construccin o adecuacin de las instalaciones locativas para la gestin y administracin de los archivos. Identificar las condiciones fsicas de los locales para el funcionamiento de la unidad de correspondencia y para la administracin y custodia de los archivos e informacin respectivos, de acuerdo con las normas internas de la organizacin y la legislacin vigente. Identificar los muebles, las unidades de conservacin y los elementos requeridos para la organizacin de los archivos. Aplicar el sistema de ordenacin empleado por la organizacin. Interpretar el sistema de organizacin institucional. Identificar las agrupaciones documentales. Comprender el proceso de clasificacin orgnico-funcional de las series documentales. Identificar los diferentes sistemas de ordenacin. Codificar de acuerdo con las normas establecidas. Aplicar la normatividad para la codificacin.

Conformar los expedientes y archivar los documentos. Identificar unidades documentales simples y complejas. Identificar unidades archivsticas o expedientes. Determinar la disposicin final de los documentos. Aplicar las disposiciones definidas en la tabla de retencin de dependencia para cada serie documental. Transferir los expedientes de archivo. Aplicar el procedimiento para transferencia de expedientes. Preparar fsicamente los documentos. Diligenciar los formatos de control

 Identificar los formatos para la solicitud y control de prstamos de documentos. Conservar los documentos en el soporte o medio de digitacin. Interpretar la legislacin vigente y las polticas de la organizacin para la conservacin de documentos. Suministrar documentos e informacin Aplica las normas internas y la legislacin vigente para el prstamo de documentos y suministro de informacin. Reproducir la informacin solicitada. 4. CRITERIOS DE EVALUACION Utiliza cuidadosamente tiles, elementos, mobiliario y equipos requeridos para la recepcin y el despacho de documentos Identifica de manera responsable los medios de ingreso y de despacho de documentos de la organizacin. Aplica de manera responsable los procedimientos, las normas, la legislacin vigente y la estructura orgnica-funcional para la recepcin y el despacho de documentos manual automatizado. Opera de manera meticulosa los programas (aplicativo) para el recibo y el despacho de los documentos internos y externos. Verifica rigurosamente que los documentos recibidos renan las condiciones para ser radicados, registrados y distribuidos. Demuestra responsabilidad y rigor en la radicacin de los documentos recibidos y por despachar. Analiza, interpreta y sintetiza de manera coherente la informacin contenida en los documentos recibidos y por despachar para el respectivo registro. Utiliza de manera responsable los formatos o planillas para el registro y control de los documentos recibidos y por despachar, manual o automatizados Distribuye oportunamente los documentos a las respectivas dependencias responsables de su tramite Realiza de manera rigurosa el recordatorio de correspondencia recibida, a las dependencias respectivas. Utiliza de manera responsable los medios para el envi de los documentos generados por la organizacin; normas de correo y de embalaje. Verifica rigurosamente que los documentos renan las condiciones para ser radicados, registrados y enviados. Distribuye y conserva oportunamente las copias de los documentos enviados de acuerdo con las normas internas y la legislacin vigente. Aplica tcnicas de plegado embalaje. Realiza cuidadosamente el descargue de los documentos recibidos a las dependencias respectivas. Identifica de manera diligente los muebles, archivadores, unidades de conservacin y elementos requeridos para la organizacin de los archivos. Interpreta de manera responsable las normas y la legislacin vigente que regulan la construccin o adecuacin de las instalaciones locativas para la gestin y administracin de los archivos. Precisa responsablemente las normas tcnicas y la legislacin vigente para la organizacin y funcionamiento de los archivos y servicios archivsticos. Aplica de manera rigurosa la metodologa para la clasificacin documental, teniendo en cuenta la estructura orgnico funcional, el ciclo vital de los documentos, las agrupaciones documentales y los principios de orden original y

el de procedencia. Interpreta cuidadosamente la codificacin de las dependencias de una empresa, en el organigrama. Aplica de manera rigurosa las normas y la legislacin vigente en la conservacin de los documentos; la permanencia y la durabilidad de los soportes documentales; el acceso a los documentos, el suministro de la informacin e identifica los factores de deterioro de los documentos. 5. PERFIL TECNICO DEL INSTRUCTOR Requisitos Acadmicos: Profesional en las ciencias de la informacin y la documentacin, en secretariados, licenciado en lenguas, Secretario (a) bilinge. Experiencia Laboral Relacionada con el sector productivo, no menor a dos aos. Competencias Dominio y habilidad en competencias laborales y comportamentales; procesos y procedimientos en las organizaciones relacionadas con reas de sistemas e informacin. Habilidad para formular y evaluar proyectos productivos y formativos. Dominio en lenguaje profesional, oral y escrito.