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Problemas de la ordenacin y descripcin de archivos histricos en Amrica Latina Gunnar Mendoza Archivo General de Bolivia

Si acepta que los archivos no deben ser cementerios de documentos sino centros de servicio colectivo por medio de los documentos, la ordenacin la descripcin se constituyen en los instrumentos especficos para que el archivo cumpla ese propsito de servicio. Por muy divergentes que sean los puntos de vista sobre cmo se ha de ordenar y describir, no puede haber disconformidad sobre la importancia de ambas operaciones para el cumplimiento de los propsitos del archivo. En realidad, si un archivo no est ordenado ni catalogado es como si no existiera, pues no servira para nada. Un archivo es en la medida en que est ordenado y descrito. En este estudio intentaremos hacer una aproximacin provisional al tema de lo que se ha hecho hasta ahora en materia de ordenacin y descripcin en Amrica Latina, y lo que se supone se debe hacer en vista de las nuevas circunstancias archivsticas. Para ello definiremos los conceptos generales sobre los que a nuestro entender debe discutirse el tema; trazaremos un esbozo de la documentacin latinoamericana, esbozaremos tambin lo que se ha pensado y se ha hecho en materia de ordenacin y descripcin; haremos una revista de los problemas generales que hoy se presentan a nuestros repositorios en este campo; presentaremos el caso prctico de uno de esos repositorios en particular, y estableceremos algunas conclusiones.

I. Supuestos generales de la cuestin

1. Los requisitos de la ordenacin y la descripcin Un archivo no puede estar ordenado ni descrito de cualquier manera. No puede estar ordenado ni descrito, desde luego, de la manera que se le ocurra subjetivamente al archivista, de ah se seguira el peligro de cambiar una y otra vez de sistemas, pues los putnos de vista son por esencia variables si son subjetivos, y un archivo en esas condiciones nunca estar realmente organizado. La ordenacin y la descripcin bsicas deben obedecer a normas objetivas y tener una estructura estable y consistente. No puede haber estabilidad, consistencia ni objetiviidad en la ordenacin y descripcin si para hacerlas no se toman en cuenta la identidad archvstica de un documento es una calidad objetiva que puede definirse en el documento mismo: cuando decimos, por ejemplo, que un documento es del Ministerio de Relaciones Exteriores, que se refiere a lmietes internacionales y que es un tratado, estamos identificando archivsticamente ese documento: fondo de origen, actividades especficas, tipo documental, son datos objetivos de identificacin. Despus de esto hay que considerar que el archivo no tiene un propsito esttico de conservacin sino que es digno de conservacin en la medida en que es necesario, de suerte que ciertas disposiciones de ordenacin han estar inspiradas tambin en el propsito de hacer ms expedito y productivo el servicio del archivo. La ordenacin y la descripcin no son un fin sino un medio y, como tales, no pueden ser
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idealmente perfectas. Cuando el archivista pierde la nocin de las limitaciones propias de ambas operaciones y se embarca en la aventura de la perfeccin est perdido. La ordenacin y la descripcion deben ser inminentemente prcticas. Han de facilitar el cumplimiento de la misin del archivo en toda su amplitud; a los investigadores, al pblico, al personal del archivo. Las ordenaciones y las descripciones que suscitan problemas en vez de resolverlos son suicidas. Las ordenaciones y descrpciones caprichosas e inconsistentes suscitan problemas en vez de resolverlos. Esto no significa que el archivo ha de tener un sistema absolutamente hermtico para ordenar y describir. Hay que distinguir entre la ordenacin y la descripcin pnmarias y las secundarias. 1) Las primarias distribuyen los materiales, y deben tener una estructura esencial. 2) La ordenacin secundaria es la que se da a los documentos sueltos dentro de esa estructura esencial. Esta ordenacin, y la descripcin correlativa, pueden variar segn la ndole de los documentos o las necesidades del servicio. Desde el punto de vista de la ordenacin, un documento no puede estar materialmente sino en un slo punto en el espacio. Para que una ordenacin fuese idealmente perfecta, cada documento deberia poder estar en muchos puntos a la vez: tantos como los puntos de vista de archivistas, investigadores y otros interesados. Esto no es posible en la realidad. En cambio, desde el punto de vista de la descripcin un documento se vuelve ubicuo y gracias a esto la descripcin compensa las limitaciones de la ordenacin, abriendo muchos caminos para llegar hasta un documento, pues no hay obstculos esenciales (aparte de los de dinero, tiempo y personal) para que el mismo figure al mismo tiempo en catlogos onomsticos, cronolgicos, toponimicos, por materias, etc. Este hecho tan simple suele ser olvidado en la prctica y su olvido ha ocasionado daos irremediables a la integridad de los archivos, pues no faltan quienes pretenden hacer con la ordenacin lo que se podra hacer ms ventajosamente con la descripcin. Una adecuada ordenacin es el requisito indispensable para una buena descripcin, pero sta a su vez puede ayudar a descubrir fallas en la ordenacin y subsanarlas.

2. La ordenacin natural Una documentacin no nace caprichosamente y las ms de las veces ni siquiera como fruto de un acto deliberado directo sino obedeciendo a factores preexistentes. Estos factores son las estructuras y actividades de las instituciones, y las actividades de las personas. Ni stas ni aqullas se proponen expresamente producir una documentacin sino que sta resulta formndose natural y forzosamente dentro de una estructura dada y como medio o condicion para el ejerciclo de una actividad. Segun esto, los documentos que se encuentran en el archivo de una entidad pblica o privada como consecuencia y condicin del funcionamiento de esa entidad estn en su lugar natural corno las hojas estn en su rbol; e igualmente, una documentacin que se encuentra en el archivo de un ciudadano particular como producto especfico de la actividad propia de ste, est en su lugar natural. Las actividades de las instituciones y de las personas no son simples sino variadas, y las instituciones no tienen estructuras simples sino complejas. Las documentaciones que resultan de esas estructuras y de esas actividades no se acumulan de cualquier manera sino que desde que nacen van siguiendo las lneas variadas de las actividades y estructuras de suerte que stas van
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estableciendo naturalmente el orden en que dentro del archivo de la institucin y dentro del archivo del ciudadano se van acumulando los documentos, hasta que el orden queda establecido en una forma determinada. El orden de una documentacin segn la estructura y la actividad que la produjeron es su orden natural. Como los documentos no son ubicados, slo pueden tener un orden natural: el impuesto por la actividad y estructura de donde emanaron. Toda ordenacin que se impone a la documentacin, aparte y contra la impuesta por factores que determinaron su nacimiento y su disposicin natural, es antinatural, artificial. La ordenacin natural est expresada en los dos principios clsicos Ilamados: principio de procedencia y principio de orden natural En su formulacin actual el principio de procedencia establece que los documentos deben agruparse, en el archivo, de acuerdo con las entidades de procedencia- Esta formulacin no es suficientemente clara en espaol, porque la palabra procedencia aplicada a los documentos acaba adquinendo una condicin equvoca. As, una nota enviada por el presidente de la Repblica al Ministerio de Relaciones Exteriores debera agruparse entre los documentos de Presidencia de la Repblica, pues de all procede literalmente; pero lo que el principio establece no es la procedencia literal sino archivstica. En todo caso hay dos procedencias y el peligro de confusin en la prctica siempre existe. Una formulacin ms clara en espaol sera: los documentos deben conservarse inviolablemente en el archivo administrativo o privado al que naturalmente pertenecen. En la prctica diaria, nosotros hemos comprobado repetidamente el riesgo de interferencias entre la procedencia literal y la archivstica, sobre todo cuando se trata de ordenar papeles, caso tpico de muchos archivos latinoamericanos. El otro principio clsico de la ordenacin natural es el principio del orden original. Segn l la documentacin debe conservarse en el orden que recibi durante su funcin administrativa. Una formulacin ms clara y rns completa, pues el principio es aplicable no slo a los archivos administrativos sino tambin a los privados, sera sta: la documentacin debe mantenerse, en el archivo administrativo o privado a que pertenece, en el orden natural que tuvo al producirse. Las dos frmulas pueden reducirse a una sola que se expresara as: los documentos deben conservarse inviolablemente en el archivo administrativo o privado al que naturalmente pertenecen y en el orden que tenan cuando se produjeron. La ordenacin natural es la garanta ms segura para conservar intacto valor informativo total de una documentacin, sea como testimonio de la estructura y actividad de la institucin o de la actividad de la persona, pues son un reflejo de esa actividad y estructura, o sea sobre cualesquiera otras circunstancias de personas, tiempo, lugar, cosas y acontecimientos de que trate esa documentacin. La ordenacin natural es econmica. Representa un ahorro en tiempo, funcionarios y trabajo. Si la documentacin se ha mantenido en su orden propio, no hay necesidad de reordenarla sino en casos muy excepcionales; y si se trata de documentacin desordenada, reordenacin procede sobre bases objetivas y seguras, pues no se trata sino de reproducir una estructura y un sistema de actividades preexistentes, en vez de engolfarse en inteminables empresa de ordenacin por materias, personas, lugares, fechas, etctera. La destruccin de la ordenacin natural es, pues, un riesgo que se debe temer tanto como la destruccin material, Cuando un fondo documental se desmembra, padece una destruccin
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estructura. Un fondo documental confundido es como un libro cuyas pginas se han entremezclado: all no hay destruccin material, pero ni el libro ni el fondo son lo que eran, no tiene el valor que tenan para el conocimiento. De ah tambin por qu la ordenacin de los documentos en las oficinas de origen es tan importante, pues va a determinar la ordenacin del archivo; de ah por qu debemos tender a que el archivista tenga un control continuo de la documentacin desde las fuentes en que comienza a formarse hasta desembocar en el archivo, pues as ser ms fcil establecer una coordinacin eficaz entre las diferentes etapas de la vida del documento. La ordenacin natural est incorporada en lo ms antiguo de la radicin archivstica latinoaericana (vase la seccin 3 de este estudio, prrafos 1 y 2). Es creciente la tendencia a consagrar los principios de la ordenacin natural. En los pases ms desarrollados prcticamente no hay cuestin al respecto. Por lo que hace a Espaa, aprciense los conceptos del archivlogo Filemn Arribas Arranz: La clasificacin metdica de los archivos histricos debe hacerse exclusivamente sobre la base de la organizacin administrativa que produjo la documentacin Cuando se deduzcan errores en la ordenacin actual del archivo, debe corregirse sta colocando los documentos en el lugar que por su origen les correspondiera En el mbito de las reuniones internacionales, en el Segundo Congreso Internacional sobre Arcnivos (Scheveningen, Suiza, 1953) hubo uniforrnidad de opinin sobre la definicin de fondo o unidad archivstica, y la mayor parte de los archivistas opinaron que los documentos extraviados que pertenecen a un fondo, deben ser reintegrados a l, y que los documentos que no pertenecen al fondo, deben ser sacados de l. En la Cuarta Conferencia Internacional de la Mesa Redonda de Archivos (Wiesbaden, Alemania- 1958) se recomend que se asegure la conservacin de los fondos de historia literaria y llos reciban un tratamiento conforme a los principios archivsticos universalmente reconocidos: principio de respeto de los fondos, mantenimiento de su unidad, respeto de los legajos, etc.; y con referencia a los archivos geogrficos, la conferencia consider indispensable la aplicacin estricta del respeto de los fondos en la clasificacin de mapas y planos.

3. El plan descriptivo El objeto de la descripcin archivstica es proporcionar un medio expedito para que el investigador y el pblico sepan lo que pueden encontrar en el arcnivo, y que el personal pueda controlar los fondos ms eficazmente para los fines de servicio del archivo. La catalogacin ms aproximada a un ideal de perfeccin sera aquella que abra los carninos imaginables que conduzcan a todos los documentos existentes en el archivo. Esto supondra en la prctica la existencia, por lo menos, de los siguientes catlogos: cronolgico, onomstico y toponmico que comprendan todos y cada uno de los documentos del archivo, y uno temtico que agote todas las materias a que alude el corrtexto de los documentos del archivo. Huelgo decir que instrumento tan monstruoso de descripcin nunca ha sido ni ser logrado, aunque muchas empresas archivsticas de descripcin, en muchos pases, se han abordado con este criterio perfeccionista utpico, con los resultados que son de imaginar. En una fase de produccin acelerada de documentos a la que se est incorporando Amrica Latina, y ante la necesidad ineludible de describir, el archivista no tiene ms alternativa que sta: quedarse cada vez ms atrs si persiste en describir una documentacin como un rbol hoja por
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hoja, u optar por un plan realista escalonado de lo general a lo particular segn un criterio de urgencia. El primer elemento descriptivo inexcusable dentro de un plan sistemtico es la gua general de la documentacin del archivo. La gua genenral ha de ser a la vez completa y sinptica. Completa en el sentido de que describe todos y cada uno de los fondos del archivo. Sinptica, en el sentido de que esa descripcin pone de manifiesto las caractersticas especficas de cada fondo, pero no describe el rbol hojo por hoja. La gua general proporciona a los investigadores y al pblico un conocimiento a la vez exhaustivo y breve de la documentaicn, para que en cada caso se pueda decidir idneamente la necesidad de posteriores y ms detalladas indagaciones; proporciona tambin al personal un instrumento inmediato de control sobre toda la documentacin, y de conocimientos sobre cada uno de los fondos, lo cual pone en camino un mejor servicio y una evaluacin inicial para decidir el orden de importancia de posteriores operaciones descriptivas. Adems, la gua general permite extender el conocimiento de la documentacin tan lejos como sea posible, en un tiempo como el nuestro en que por la facilidad de las comunicaciones, la creciente interdependencia de los pueblos y la coordinacin de informaciones internacionales, los fondos de un repositorio no son nicamente para el pas de origen. Para que la gua general sea posible, el archivo debe estar ordenado de tal suerte que no, sea indispensable hacer descripciones hoja por hoja. Una gua no puede aplicarse a materiales heterogneos y entremezclados sino a los conjuntos homogneos propios de la ordenacin natural. La gua general no es lo nico ni lo suficiente en la descripcin del archivo, que puede extenderse a cada una de las divisiones y subdivisiones de cada fondo, y tambin a los documentos sueltos que componen las ltimas subdivisiones. Cmo se decidir el orden de urgencia de la obra descriptiva? La razn de ser del archivo es el servicio a la colectividad a la que pertenece por medio de los documentos. Este imperativo de servicio determinar el orden de las cuestiones ms vitales para la colectividad y, en consecuencia, el orden del plan de la obra descriptiva. Este debe ser fruto de una evaluacin consistente de la documentacin del archivo: as como se evalan documentos para decidir cules han de conservarse y eliminarse, as tambin deben ser evaluados para decidir en que orden de urgencia han de ser descritos. Aplicando este criterio de urgencia se irn describiendo sucesivamente los dems miembros documentales del archivo, y se llegar, cuando se considere necesario, a describir documentos sueltos, y aun podrn formarse series descriptivas con documentos, relativas a temas de inters colectivo vital, que se encuentran en fondos o en series diferentes; estas series sern exclusivamente descriptivas, pues los documentos mismos permanecern en los lugares correspondientes a su ordenacin natural. Esto destaca nuevamente el valor tco de la descripcin, que hace posible toda clase de agrupaciones sin que el orden natural padezca.

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II. La documentacin latinoamericana Determinadas caractersticas de los fondos documentales latinamericanos suscitan cuestiones relacionadas con su ordenacin.

1. Los restos documentales prehispnicos Aunque en algunos pases latinonoamericanos hubo en tiempos prehispnicos civilizaciones adelantadas, como las de los incas, mayas y aztecas, slo, se conservan escasos documentos archivsticos procedentes de ellas. Que debieron poseer un sistema documental queda fuera de duda por el solo hecho de la existencia de las civilizaciones mismas, ya que sin algn principio de organizacin documental habra sido imposible la transmisin y continuidad de las instituciones y actividades que las mantuvieran vivas. Los quips, o atadijos de cuerdecilllas que, mediante la combinacin de nudos y colores, componan un sistema de notacin con el cual se llevaba la cuenta cronolgica y estadstica del imperio incaico, deben considerarse como documentos airchivsticos, sin que su condicin fsica sea un impedimento para que se los admita como tales. Y lo que se dice de los quips incacos se entiende para los cdices de las civilizaciones maya y azteca. Los indios escondieron en lugares incgnitos sus docurnentos y los espaoles destruyeron muchos otros, pero no es imposible que futuras bsquedas pongan de manifiesto nuevos materiales. No hay documentos antiguos del todo muertos, y menos en este caso, pues aunque por lo pronto parece haberse perdido la clave para.la interpreracin de los quips y otros sistemas de anotacin documental prehispnicos, es aleccionador el ejempo de los jeroglficos egipcios que, al reconstruirse la clave, hicieron accesible su contenido informativo. En todo caso queda en pie el hecho de que los quips y otros restos considerados hoy da como meras reliquias arqueolgicas, son verdaderos documentos archivsticos, y que se podra plantear un primer problema de ordenacin y descripcin a los archivistas de los pases respectivos.

2. La documentacin colonial La produccin de documentos dentro de condiciones fsicas que esenclalmente subsisten en nuestro tiempo comenz en Amrica Latina con la llegada de los espaol.es, y varios pases latinamericanos conservaron documentos desde el siglo XVI La primera caracterstica de la documentacion colonial es que la corresponde exclusivamente a clase de la documentacin escrita con frecuencia ita, aunque inclua, en calidad de anexos, materiales cartogrficos y, ms raramente, pinturas, y hasta objetos extraos, como prendas de vestir, etc., cosa por lo dems usual en todas las documentaciones escritas. La documentacin colonial corresponde casi exclusivamente a instituciones de derecho pblico (real o cannico) y no existen en los archivos, por lo menos para construir un elemento caracterstico, documentos privados de esa poca. Las instituciones productoras de la documentacin colonial fueron virreinatos, audiencias, capitanas generales, presidencias, gobernaciones, corregimientos, intendenciencias, cajas reales, casas de monedas, cabildos seculares, consulados, protomedicatos, arzobispados, obispados, cabildos eclesisticos, tribunales de la inquisicin, universidades, iglesias
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mayores, parroquias o doctrinas, rdenes monsticas, escribanas, etc.; y habra que agregar algunas instituciones sui generis, como el gremio de Azogueros de Potos, Bolivia. y la Compaa Guipuzcoana de Venezuela, que desempenaron un importante papel en sus respectivos pases. Cada una de aquellas entidades tena, desde !uego, una escritura ms o menos compleja, y en una audiencia, por ejemplo, habra que distinguir el real acuerdo, de censos indios, el alguacilazgo mayor, la relatoria, las fiscalas, la Secretara de Cmara, etc. Mas nuestro propsito no es presentar los esquemas de la institucionalidad colonial, sino sugerir las lneas maestras de ella, como punto de partida de la ordenacin y descripcin. La documentacin colonial se caracteriza por la presencia de tipos documentales muy definidos. Categoras especialmente personalizadas son las cdulas, provisiones y rdenes reales, las provisiones virreinales y audienciales, la correspondencia y las relaciones, los libros de acuerdos audienciales y capitulares, los de cajas reales, de fbrica, parroquiales de bautizos, matrimonios y bitos, y los registros de escrituras pblicas. Estas son categoras matrices y a muchas de ellas corresponden subcategoras a veces profusas, como en los libros de cajas reales, donde pueden sealarse las series de libros de temas de razn, correspondencia, cargo y data, diarios generales, aduanas, alcabalas, bienes de difuntos, censos de indios, entregas de plata, remates, revistas, tabacos y naipes, etctera. La mayor parte de la documentacin colonial corresponde a la era del papel de trapo, papel de consistencia excelente. Las tintas eran tambin de la mejor calidad, indelebles, y su nitidez se conserva admirablemente hasta hoy da aun en los documentos ms antiguos, aunque a veces eran tan cidas que extensas lneas documentales han quedado totalmente inhabilitadas por la destruccin que la tinta ha ocasionado en el papel. Gran parte de la documentacin colonial se cosa y encuadernaba reglamentariamente. El tipo documental caracterstico del libro iba siempre encuadernado en cuero o pergamino y, a veces, en lugar de cartn para refuerzo de las encuadernaciones se empleaban tablas. Estos rasgos sugieren una intencin de perdurabilidad y, en efecto, exceptuando factores destructivos de climas demasiado adversos, exposicin prolongada a la intemperie y destruccin violenta, la documentacin colonial tiene bastante capacidad fsica de perdurar indefinidamente. De los tipos fsicos de la documentacin colonial, uno de los ms importantes, por la amplitud cuantitativa y cualitativa que alcanz en toda la trama administrativa de la poca, fue el expediente: expresin documental de un trmite gubernativo, judicial, eclesistico, militar, hacendario, inquisitorial, etc.; cuenta con dos fojas o miles de ellas, poda comenzar y concluir en una misma oficina o pasar por muchas oficinas en un mismo lugar o en varios lugares, a veces a centenares de miles de killmetros; su duracin va de un da a decenas de aos; consta de una estructura sencilla o compleja, e incluye muchos otros tipos de documentos -cdulas reales, cartas, provisiones, escrituras pblicas, papeles privados-, y lleg a constituir por s solo una especie de archivo en pequeno, dotado de una ordenacin propia y muchas veces hasta de un ndice. A medida que progresa el trmite y se acumulan fojas, los antiguos las iban cosiendo en el orden impuesto por el trmite mismo, se formaba un cuaderno de un volumen (y quiz ms de uno), y gracias a esta compactacin el expediente resisti mejor los azares del tiempo, y hoy se lo encuentra victoriosamente profuso en todos los archivos coloniales hispanoamericanos. Normas cuidadosas presidieron tanto la produccin como el manejo y la conservacin de documentos en la Colonia. Ellas estn contenidas en las Leyes de Indias, otros cdigos indianos y en disposiciones legislativas sueltas. Constituyen un importante material auxiliar para la ordenacin y descripcin de los fondos coloniales. La preocupacin gubernativa de Amrica fue
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tan temprana como reiterada, y a ella se debe en mucho la conservacion de aquellos documentos hasta nuestros das. Las escribanas anexas a las principales entidades administrativas eran otros tantos archivos administrativos donde se desarrollaron las prcticas coloniales del control y manejo documental. Para el conocimiento cabal del tema de la documentacin latinoamencana es preciso estudiar el rgimen de las diversas escribanas: gobierno, cmara, cabildo, hacienda, provincia, nmero, notarias eciesiasticas, etctera. Las disposiciones indianas no contemplaron el establecimiento de archivos centrales, y menos de archivos pblicos, y el episodio frustrante del Archivo General de la Nueva Espaa, en 1792, no hace sino confirmar este extremo. La falta de archivos centrales tuvo consecuencias desastrosas. Cantidades cada vez mayores de documentos inactivos se acumularon en las escribanas, las que frecuentemente no contaban con las condiciones adecuadas y cambiaban de sitio, por lo que determinaban traslados en que los documentos sufran daos inevitables. La responsabilidad de la custodia pasaba de mano en mano con el tiempo y se haca poco efectiva. El inters de las autoridades por los documentos se refera, sobre todo, a los papeles necesarios para los trmites actuales, y as los papeles ms antiguos acababan por ser un estorbo. Las luchas por la emancipacin latinoamericana, como es de suponer, agudizaron los factores destructivos, fortuitos o deliberados. Ambos bandos tenan a veces inters en la desaparecin de papeles pblicos. Luego cundi el odio contra un rgimen al que se reputaba como smbolo funesto de la crueldad y la opresin, y cuyos atributos, entre ellos los documentos, deban ser cuando menos echados en el inmerso mar del olvido. La situacin no cambi favorablemente con el advenimiento de los regmenes republicanos. Antes bien, nuevos factores de destruccin material y estructural se agregaron a los antiguos, como las frecuentes alteraciones polticas y las guerras internacionales. Por otra parte, los gobiernos republicanos se vieron abocados al problema del crecimiento de sus propios tondos documentales. Pronto falt espacio en las oficinas pblicas y los fondos coloniales no tardaron en ser trasladados una y otra vez a depsitos cada vez peores. J. Ignacio Rubio Ma y Mario Mariscal hacen un inventario de las calamidades que castigaron a los papeles del Mxico Colonial: calladamente, como en la venta de esos papeles a bizcocheros, coheteros, boticarios y tenderos, o violentamente, en incendios fortuitos o provocados, o en los conflictos polticos, como el de 1840, en que los preciossimos papeles del Archivo General fueron puestos en trincheras de las ventanas para batir detrs de ellos a la tropa que atacaba por los bajos. Estas calamidades, como es obvio, no fueron exclusivas de Mxico, en mayor o menor grado se generalizaron a los pases latinoamericanos y del mundo en alguna poca de su historia. Nos hemos detenido en ellas no para lamentarlas desde el punto de vista histrico sino desde un estricto punto de vista archivstico. En consecuencia, una caracterstica capital de los fondos coloniales latirioamericanos es que ellos son, en buena parte, restos de fondos desmembrados y desordenados. Esto es muy importante, pues, para los fines de ordenacin y descripcin, no es lo mismo tratar con papeles que han experimentado los golpes repetidos de la destruccin material y estructura

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3. La documentacin nacional El establecimiento de los regmenes independientes modific en forma profunda y ms o menos inmediata la estructura y actividad de nuestras sociedades, y esa modificacin suscit, a su vez, cambios en el campo documental. Haremos una revista sumaria de estos cambios, a manera de ejemplo de un fenmeno general, al establecerse los tres poderes del Estado, Legislativo, Ejecutivo y Judicial. El Poder Legislativo represent una fuente de produccin de documentos enteramente nueva en Amrica Latina. Categoras y subcategoras de papeles antes totalmente desconocidos comienzan a acumularse en los parlamentos. Entre algunos tipos documentales legislativos de nuestros pases pueden sealarse actas de las discusiones parlamentarias, proyectos de ley, colecciones.de leyes autgralas, minutas, colecciones de credenciales, actas de elecciones populares, etc. Es verdad que la permanencia y continuidad del Poder Legislativo ha sido desigual en nuestros pases, unos polticamente ms estables que otros, pero esto no oscurece el hecho bsico de que el Poder Legislativo es una de las ms grandes y generosas fbricas documentales del perodo nacional. Como estructura sustantiva -Presidencia de la Repblica y ministerios o secretaras de Estado, con sus respectivas divisiones- el Poder Ejecutivo representa otra fuente nueva, la mayor, sin duda, de produccin documental en Amrica Latina. Inicialmente el Poder Ejecutivo se redujo, en su categora superior, a la Presidencia de la Repblica y a no ms de cuatro secretaras o ministerios de Estado, generalmente del Interior o Gobierno, de Relaciones Exteriores (que a veces estaba incluida en la primera), de Hacienda y de Guerra. El aumento en le volumen de las actividades pblicas suscitado por la transicin de un rgimen poltico de introversin, como era el colonial, a otro de extroversin, como es el nacional, ocasion el aumento del nmero de secretaras de Estado, y la estructura particular de cada una de ellas se ensanch y prolifer en divisiones y subdivisiones, departamentos, negociados, direcciones generales, etc. El tipo documental caracterstico de la maquinaria ejecutiva es la correspondencia, seguida de los libros copiadores, y otras formas propias de cada secretara, de conformidad con su peculiar funcionamiento. El expediente dej de tener en este mbito de la produccin documental la importancia que tuvo en la colonia, pero todava es un elemento importante en los trmites de gobierno. El hecho capital de este perodo en el plano del Poder Ejecutivo, desde el punto de vista documental es el establecimeinto de los archivos especialmente nacionales, en Amrica Latina. Los aos de fundacin de nuestros archivos nacionales (segn datos oficiales) son: Mxico, 1823; Brasil 1838; Cuba, 1840; Hait, 1860; Per, 1861; Colombia, 1868; Paraguay, 1870; Honduras, 1880; Chile, 1887; Panam, 1912; Venezuela, 1912; Uruguay, 1926; Guatemala, 1937; Ecuador, 1938; y Puerto Rico, 1955. El Salvador tiene su archivo nacional proceso de organizacin. Se observa adems una definida tendencia a la organizacin de nuevos repositorios, estatales, provinciales, departamentales y municipales. Tambin en el Poder Judicial es patente el acrecentamiento documental. Las cortes supremas de justicia reemplazaron, en mayor nmero, a las antiguas audiencias; se crearon nuevos tribunales o cortes distritales en las secciones territoriales de cada uno de los pases, y aumentaron los juzgados inferiores. La multiplicacin alcanz al Ministerio Pblico: fiscales con jurisdiccin nacional, distrital o local, se establecieron en todos los pases. Formas judiciales antes desconocidas, como la del trabajo, se agregaron a las antiguas. El tipo documental caracterstico del mecanismo

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judicial sigui siendo el expediente, que all conserva toda su anterior signifcacin; otros tipos documentales son los libros de acuerdos, autos, dictmenes, libros de conocimientos, etctera. En los pases de organizacin federal el fenmeno del crecimiento documental es an ms extenso que en los pases de organizacin unitaria y centralizada, en correspondencia con la mayor diversificacin de la estructura de los tres poderes del Estado. La maquinaria administrativa republicana no ha concluido su ciclo histrico, y nuevas formas se agregan a las antiguas. La aparicin de las entidades autoridades autnomas, autrquicas y semiautrticas viene a ampliar y complicar el cuadro siempre creciente de la produccin documental en Amrica Latina. Este es el hecho ms notable de los aos recientes y su curso sugiere que habr un desarrollo cada vez ms acelerado de nuestras instituciones, con sus consecuencias en el plano archivstco. Debe sealarse otra serie de aspectos que tambin influyen en la produccin de documentos. Si la introduccin de la taquigrafa y de las mquinas de escribir y calcular aument esa produccin en trminos que antes no se sospechaba, la incorporacin de nuevos medios mecnicos de copia y eficiencia documental en los trmites administrativos es constante. El mimegrafo y otros medios de impresin rpida, el dictfono. La cinta magntica, que ya forman parte rutinaria del equipo de las oficinas pblicas y privadas, son indicios de lo que nos reserva el porvenir. La tendencia a admitir documentos privados en los archivos pblicos latinoamericanos es cada vez ms definida. Los archivos nacionales de Argentina, Brasil. Cuba y Chile contienen importantes colecciones de esos papeles, y las leyes orgnicas de los archivos nacionales de Argentina. Cuba y Panam contienen disposiciones que deben considerarse como ejemplos de lo que va a ocurrir. Asimismo, nuevas clases de documentos, como los fotogrficos y fonogrficos, ingresan en los archivos pblicos de Amrica Latina. En 1960 se ntegra en el Archivo General de la Nacin de Argentina el Archivo Grfico de la Nacin con todos sus fondos audiovisuales y sus equipos para la produccin de esta clase de documentos. El nuevo reglamento orgnico del Archivo Nacional de Brasil contempla la creacin de un Servicio de Documentacin Cartogrfica y Fonofotogrfica, adems que de la seccin de mapas cuenta con secciones de fotografa, pelculas mviles, mcropelculas y grabaciones sonoras. Cuba cuenta con equipos para la produccin de documentos por procesos fotogrficos. Otros archivos latinoamericanos han comenzado tambin a incorporar secciones para la conservacin y organizacin de esta clase de documentos. Junto a estos hechos que podemos denominar positivos, debemos sealar otros de signo contrario. El primero y ms obvio de ellos es la disminucin en la calidad del papel con respecto a la Colonia; particularmente para la produccin de copias en la maquina de escribir se usan papeles delgados que tienen escasas posibilidades de buena conservacin. El papel carbn empleado en el proceso de produccin de documentos impone el uso de papel de condicin precaria y produce copias con tendencia a borrarse. El abandono creciente del sistema del libro encuadernado como mtodo usual de conservacin, en beneficio de otras formas menos consistentes, como la carpeta ligera tipo folder, entraa peligros evidentes para la conservacin de los documentos.

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El establecimiento del sistema archivstico pblico de Amnca Latina no ha sido suficiente para impedir la destruccin material y estructural de documentos. Desde luego, en varios paises los archivos pblicos se fundan muchos aos despus del establecimiento de los regmenes nacionales, y en el intermedio ya se habian destruido algunos fondos nacionales por causas semejantes a las analizadas en nuestro tratamiento de los fondos coloniales. Adems, segn revelan datos proporcionados por los archivos latinoamericanos, la transferencia de documentos pblicos a los archivos es deficiente, y esto significa que importantes conjuntos documentales continan sometidos a condiciones nocivas en depsitos inadecuados. Finalmente, la obra de ordenacin, aunque inspirada en los mejores propsitos, ha sido a veces aplicada en condiciones tales que acrecienta la destruccin estructural debida a razones extraarchivsticas. Estos hechos deben ser debidamente evaluados para los efectos de ordenacin y descripcin Por grandes que sean las destrucciones, queda en pie la caracterstica capital de la documentacin atinoamericana de este perodo: expansin en cantidad y complejidad. Desde el establecimiento de los regmenes nacionales hasta el presente, la documentacin de nuestros paises ha crecido ininterrumpidamente y con ritmo cada vez mayor. La falta de estadsticas est compensada en este caso por los datos institucionales: es un hecho que nuestras instituciones son ms grandes y complicadas cada da, y es una ley que a mayor volumen de actividades administrativas corresponde una produccin documental ms grande y ms compleja. En el futuro inmediato el fenmeno va a ser mayor, como resultado de los programas de desarrollo econmico que estan en curso en todos los pases latinoamericanos. Amrica Latna se encuentra en vas de ingresar en la fase de la produccin masiva de documentos. Este fenmeno plantea problemas de toda ndole en el plano de los archivos y, entre ellos, los especficos de ordenacin y descripcin.

III. Teora y prctica de la ordenacin y descripcin archivsticas en Amrica Latina

1. La colonia Los antecedentes ms lejanos de la teora y prctica de la ordenacin y descripcin archivsticas en Amrca Latina se encuentran en las disposiciones adoptadas para el rgimen en del archivo anexo al Consejo de Indias en Madrid, desde el siglo XVI. No nos referimos al Archivo General de Indias, establecido en 1790 en Sevilla. (Debemos hacer una observacin en relacin con Brasil y Hait, cuyos antecedentes archivsticos habr que buscarlos en Portugal y Francia respectivamente. No hemos contado con materiales bsicos para formular ninguna proposicin a dichos pases en este perodo histrico.) La ordenanza 64 del Archivo del Consejo de Indias dispona que en el dicho Consejo y en parte cmoda de l haya un archivo cerrado y guardado, donde estn los papeles que le tocaren y mandaren guardar [...) y pueda haber otro nuestro oficial que sea archivero o bibliotecario. La ordenanza 65 establece un principio clasificatorio de papeles que el archivo conservara, al expresar que all se guarden las cartas de navegar, derroteros, mapas, descubrimientos y relaciones tocantes a la tierra y mar de las Indias, y todo de forma que se pueda hallar con facilidad cualquier cosa que sea necesaria, y que se procure que en el dicho archivo haya y se guarden todos los libros que hubieren salido, salieren y se pudieren hallar que traten de las materias de Indias, morales, polticas y naturales, de historias, geografa, relaciones, discursos, arbitrios pareceres,
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advertencias y otros cualesquiera papeles que toquen o puedan tocar a las Indias [ ... ] as impresos como manuscritos. La ordenanza 15 del Consejo, y 26 de 1636, dispona que haya inventarios de los papeles del Consejo de Indias, y la ordenanza 27 del Consejo, y 27 de 1636. estableca la norma a de la descripcin detallista al ordenar que las cartas escritas al Consejo por virreyes, audiencias otras personas pblicas y particulares de las Indias y de la Casa de Contratacin de Sevilla y otras partes, los nuestros secretarios saquen en relacin la substancia de ellas por la importancia que tienen y la ordenanza 90 del Consejo, y 66 de 1636. reitera que en el Archivo del Consejo haya un libro donde se ponga y asiente en la forma que pareciere ms conveniente la memoria de los libros, cartas, relaciones, consultas y otros papeles y despachos que estuvieren en l, y otro libro particular con memoria y relacin de todos los papeles y cosas tocantes al dicho archivo que estuvieren fuera de l. La relacin que media entre la ordenacin y la descripcin est destacada en la ordenanza 87 del Consejo, y 162: Los secretarios tengan inventario y lo vayan haciendo de todos los papeles que estuvieren a su cargo y vinieren a su poder, con designacin de ellos, ponindolos en sus legajos por tal orden y concierto cue estando a buen recaudo fcilmente se pueda hallar lo que fuera necesario verse,particularmente tengan siempre inventarios de consultas y decretos nuestros, de cartas de gobierno que nos escnben los virreyes, audiencias, gobernadores y oficiales reales, prelados y cabildos eclesisticos libros y seglares, y de todos los libros reales que hay y se fueren haciendo de cdulas, provisiones y otros despachos nuestros, y de las bulas y breves apostlicos tocantes a las Indias, y de cualesquiera escrituras y asientos que en el dicho nuestro Consejo se hicieren o a l se trajeren, y adems papeles importantes para el gobierno de las Indias. En estas disposiciones hay que sealar algunos puntos importantes: a) se establece una coincidencia de funciones entre el archivero y el bibliotecario, y una contigidad de fondos archivisticos y bibliotecarios; b) se encarece el valor prctico de la ordenacin, para que las cosas se puedan hallar con facilidad; c) se hace una enumeracin clasificatoria de los papeles segn su procedencia institucional, y d) la unidad de descripcin era el documento suelto. La primera experiencia archivstica hispanoamericana es el frustrado Archivo General de la Nueva Espaa de 1792, cuyas ordenanzas fueron calcadas, con ligeras modificaciones, de las del Archivo General de Indias de 1790. El prembulo de aquellas ordenanzas asienta que son imponderables las ventajas de un archivo general bien ordenado, asistido y manejado por personas inteligentes, y que el archivo es el centro comn de los documentos [ ... ] donde con el buen orden que debe establecerse y con los puntales ndices que de formarse hallar fcilmente cada uno lo que necesite. La ordenanza 4 dice que la funcin del archivero es recibir los papeles, ordenar y dirigir este archivo, y la condicin prctica de la ordenacion queda expresada en la ordenanza 6: Por ahora ha de ser el principal cuidado coordinar y colocar los papeles con tal mtodo y distincin que cualquiera de ellos pueda hallarse con prontitud y faciliciad. La ordenanza 7 dice que la primera divisin de papeles ha de ser en tantas coleccion es cuantos sean los tribunales y oficinas de donde se hayan remtido y se remitieren en lo sucesivo. Dentro de estas primeras divisiones, el orden y arreglo de papeles debe ser segn lo exija la naturaleza, y as no puede por ahora darse regla general. La ordenanza 12 reitera que siendo muy comun en papeles enlegajados de antiguo andar mezclando muchos de distintas especies, se reconocern todos los legajos que se fueren remitiendo al archivo, a fin de separar cualquiera expediente o papel ajeno de sus ttulos, y reducir cada uno a su lugar propio La ordenanza 13
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seala la necesidad de crear una serie miscelnea con los papeles que no puedan comprenderse en ningn lugar de los ya establecidos, y series de asuntos con los papeles que pertenezcan a series establecidas pero puedan reducirse a un asunto en particular. La ordenanza 9 enuncia que los papeles se colocarn en los estantes, segn los ndices con que se entreguen por las oficinas. Segn la ordenanza 34, para que los empleados puedan mejor hacer la coordinacin y el buen uso de los papeles debern tener un conocimiento preciso de la organizacin administrativa del reino, conocimiento que se expresar en una tabla geogrfica del distrito del virreinato, con indicaciones de las instrucciones y sus lugares respectivos. La ordenanza 37 establece que los expedientes debern llevar indicaciones escritas claras para que no se confunda su orden. La ordenanza 20 determina que no podr trastornarse el orden establecido ni transferirse papel aguno de un lugar a otro sin expresa orden del virrey. En cuanto a la descripcin, la ordenanza 3 dice que todos los tribunales y oficinas remitirn a su tiempo sus respectivos papeles con un ndice individual y expresivo de lo que contenga cada legajo. Si no fuere posible har por mayor pero siempre del modo que d bastante a conocer la naturaleza de los papeles que se envan Segn la ordenanza 9, si los ndices con que se entreguen los papeles estuvieren puntuales y arreglados, no se har ms que copiarlos en los libros del archivo, y la ordenanza 10 agrega que si los dichos ndices no estuvieren puntuales con la debida distincin y claridad, se formarn nuevos en cuadernos separados. La ordenanza 11 establece que de haber un inventario general en que se expresen los asuntos de los papeles por orden alfabtico, con referencia numerada de los inventarios partculares a que corresponden. La ordenanza 17 dice que los papeles sueltos e irreductibles a conjuntos ya establecidos sern objeto tambin de inventario, formando extractos. Segn la ordenanza 19, se harn extractos breves de cada inventario para facilitar la consulta, y una clave general abreviada que presente a la vista el sistema de la coordinacin de los papeles y la disposicin de los inventarios. La ordenanza 23 agrega que al fin del inventario general se dispondrn varios ndices que faciliten su manejo y el conocimiento y uso de los papeles: un ndice de ttulos por orden de colocacin, y el otro por los mismos ttulos alfabticos, todo con sus remisiones a las pginas del inventano. En cuanto a la tcnica de la descripcin, la ordenanza 26 declara que se proceder con la mira de excusar toda superfluidad, reduciendo los artculos a los menos que fuere posible, sin perjuicio de la distincin conducente a declarar el contenido. Tal vez podr en pocos renglones exponerse un expediente voluminoso de asuntos comunes y de poco monto, o un legajo entero de documentos que no difieran unos de otros sino en los tiempos, lugares o personas; y tal vez la importancia o singularidad de un documento breve exigir una declaracin ms extensa. En estas ordenanzas hay que destacar los siguientes aspectos sobre la ordenacin: a) se enuncian con toda nitidez (cerca de medio siglo antes que en Francia v casi medio siglo antes que en Prusia) los princpios del orden natural, el principio de procedencia archivistica y el pincipio del orden original, y se declara el rigor con que se han observar esos principios, y b) con los documentos irreductibles a esa ordenacin, se han de hacer series miscelneas y de asuntos. En cuanto a la descripcin: a) se establece un plan descriptivo en que papeles sern tratados de conformidad con su importancia, b) el archivo tendr un inventario general e inventarios parciales, y c) la unidad bsica para la descripcin es el documento suelto pero tambin se harn inventarios sumarios de series de documentos homogneos.

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2. Antecedentes nacionales La Intruccin para el arreglo de la Secretaria del Interior, de Colombia, del 25 de marzo de 1826 nos permite apreciar el criterio que animaba, respecto a la ordenacin y descripcin, en un archivo administrativo latinoamericano al iniciarse el perodo nacional. El archivo de la Secretara se dividia en tres secciones: Negocios pendientes, Negocios secretos, Negocios concluidos. En cada una de estas secciones los documentos se separaban en grupos correpondientes a las oficinas con que la Secretaria mantena relaciones. Los libros copiadores de correspondencia deban tener ndices al fin de cada ao, con expresin del contenido, nmero y pgina del despacho correspondiente. Los papeles del archivo de Negocios concluidos, que era el archivo principal deban clasificarse por orden cronolgico de aos y meses, y si alguna carpeta o legajo resultaba muy copiosa se dividir por materias del modo que juzgue ms conveniente el archero. Para los expedientes deba hacerse el ndice en un libro a propsito y, finalmente, luego que se halle arreglado el archivo y formados los ndices de materias, el secretario prevendr el mtodo con que se ha de formar un ndice alfabtico que facilite el hallar cualquier documento o expediente que se busque. Cada ao se aadir al ndice de materias y al alfabtico lo que corresponda al ao anterior. En orden cronolgico se pondrn en los armarios y estantes, asi como en los ndices, los documentos. Segn este reglamento se establecen separaciones administrativas dentro de las secciones, se establece un control individual sobre cada documento por medio de los ndices, y se franquea al archivero la atribucin de decidir ordenaciones en ciertos casos. El Archivo Pblico del Imperio del Brasil es cronolgicamente el segundo archivo nacional que se estableci en Amrica Latina. Su reglamento orgnico, del 2 de enero de 1838, contiene antecedentes dignos de destacarse. Los documentos se distribuan en tres secciones: Legislativa, Administrativa e Histrica. La primera deba contener los documentos parlamentarios; la segunda los del rgimen ejecutivo, y la tercera una miscelnea que inclua matrimonios de la familia imperial, mapas, estadsticas de las provincias, descubrimientos tiles, acontecimientos importantes, patentes industriales y memorias histricas. La ordenacin detallada de estos papeles se dejaba a cargo del director del Archivo segn el plan que adoptase con aprobacin del Ministro Secretario General de los Negocios del Imperio. Ms tardamente, en 1870, se estableci que los documentos seran clasificados por matenas, siguindose en cada materia el orden cronolgico, y que este mismo sistema ser adoptado en la organizacin de los respectivos catlogos, y entre tanto habr ndices alfabticos y cronolgicos. Es obvia en estas disposiciones la tendencia a adoptar el documento suelto como unidad de ordenacin y descripcin. En el reglamento de 1838 es terminante la facultad del archivero para disponer, segn su arbitrio, de la ordenacin. Aparece la seccin histrica. El minucioso y elaboradsimo articulado del Reglamento del Archivo General y Pblico de la Nacin de Mxico, del 27 de noviembre de 1846, es otro texto que contiene elementos de gran inters. Se define la ordenacin, a la que el reglamento llama coordinacin, como la colocacin de los papeles con tal mtodo y disposicin que cualquiera de ellos pueda hallarse con prontitud y facilidad.

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La divisin principal de los papeles es histrica: poca anterior y poca posterior a la indepenciencia. Cada una de ellas se divide en cuatro ttulos capitales, correspondientes a las cuatro secretaras de estado: Relaciones, Justicia, Hacienda y Guerra. Cada uno de los ttulos se divide en dos departamentos; cada departamento en secciones (tantas como fueren necesarias); cada seccin en ramos, y cada ramo en clases. El principio segn el cual se hacan estas divisiones era un orden de materias, yendo de lo general a lo particular. Si las clases contenan materias adversas, se impona al director y empleados del archivo seguir haciendo otras divisiones con exactitud y prudencia necesarias, para conseguir hasta en sus ms pequeas partes la perfecta organizacin de los papeles. Fuera de los cuatro ttulos capitales se establecan otros cuatro: Archivos antiguos, Historia, Impresos y Asuntos secretos, los cuales se subdividan tambin en departamentos, secciones, ramos y clases. Es de particular significacion hacer notar que el departamento general del ttulo de Historia comprenda todos los documentos relativos a la htstoria de la Nacin, sus pocas, acontecimientos notables, hroes benemritos y dems varones ilustres, las biograflas de ellos, etctera. Los documentos de la ltima divisin deban, disponerse en libros o legajos, Numerados del 1 en adelante: cada legajo tendr unas 200 fojas y deber seguir rigurosamente el orden cronolgico. Cuando surja un conflicto en quen un documentos, segn su asunto, deba ir a dos o ms clases, se resolver su colocacin con respecto al punto que trate con preferencia o ms extensin, y de los otros se harn extractos que se colocarn donde corresponda. En cuanto a la descripcin, al fin de cada legajo ir un ndice alfabtico, con la mayor exactitud, de los puntos y personas notables que contenga, y otro cronolgico, refirindose ambos a la foliatura. Con los ndices de las clases mediante extractos deban hacerse los ndices de los ramos; de los ramos, los de las secciones: de las secciones, los de los departamentos, y de los departamentos los de los ttulos, siempre siguiencio una lnea doble, alfabtica y cronolgica. De los inventarios de los ttulos se haran dos extractos correspondientes a las dos pocas. Este reglamento constituye una muestra tpica del afan perfeccionista y utpico que ha caractereizado la obra de la ordenacin y descripcin en todas partes, incluso Amrica Latina, en cierto momento del desarrollo archivstico. Claramente se establecen las tendencias siguientes, que luego se encontrarn en todos los archivos latinoamericanos: a) se introduce como divisin principal la historia, por pocas, para efectos de la ordenacin, b) se introducen divisiones artificiales dentro de los fondos, c) se introduce una coleccin artificial histrica, con biografas de prceres, acontecimientos importantes, etc., d) se consagra el documento suelto como unidad de ordenacin y descripcin, y e) se establece la descripcin mltiple y detallada para los mismos materiales, con los ndices alfabticos y cronolgicos. Es de hacer notar, finalmente, que, segn el mismo reglamento, el conjunto de papeles que hoy forma la existencia del archivo es en su mayor parte una confusa miscelnea de todas clases y materias. Se trataba, pues de una documentacin catica y desmembrada, en la que se iba a proceder a una reordenacin. En el decreto del 17 de enero de 1868, por el que se crearon los Archivos Nacionales de Colombia, se estableca que los archivos se reunirn en un solo local, conservndolos con la debida separacin. Adems de las divisiones parciales se observarn tres grandes divisiones correspondientes a las pocas de la Colonia, la antigua Colombia, la poca posterior a sta. Con una frmula de sorprendente parecido a la enunciacin posterior del principio de procedencia

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institucional, se manda que los expedientes se dividan por las oficinas de donde proceden. La siguiente divisin deba ser por ramos, y estos por orden cronolgico. Respecto a la descripcin, concluido el arreglo de un archivo especial se formar el correspondiente ndice, que ser parte del principal, sobreentendindose que el ndice era cronolgico, segn el orden interno de los ramos. Se definen iguales caractersticas que en antecedentes anteriores: divisin histrica, divisin por fondos, clasificacion intema artificial de stos, ndice de documentos sueltos.

3. Desenvolvimiento posterior y situacin actual En 1920 se presentaron en Amrica Latina. al parecer por primera vez, las ideas de Muller, Freith y Fruin, que ya haban influido decisivamente en la teora y prctica de la ordenacin y descripcin en Europa, e influiran luego no menos decisivamente en Estados Unidos de Norteamrica. El penetrante archivlogo mexicano, Ezequiel A. Chvez, al formular un plan de aplicacin descriptiva del sistema decimal universal en los documentos administrativos de la Secretara de Industria, Comercio y Trabajo de Mxico, citaba, como el ABC de la archivologa, el clsico manual de la traduccin francesa de 1910, y conclua que si se es fiel a la idea cardinal que gua la labor de todos los organizadores de archivos, se necesitar no intentar rehacer, conforme a nuevos planes, organizaciones que aun cuando sean defectuosas hayan sido aprovechadas de algn modo para lo pasado. Todo el mecanismo de las ideas modernas en materia de organizacin archivstica tiene como punto de partida la verdad evidente de que se necesita respetar las divisiones administrativas contemponneas de los papeles, y que las clasificaciones de documentos no tienen ms fin que revelar la organizacin natural de los asuntos, ya que son (. . . ] anlogos a las estructuras arquitectnicas, que cuando estn bien hechas revelan exteriormente las divisiones interiores de los edificlos. Sirvi la obra de Chvez para difundir el conocimiento de las ideas de los archivistas holandeses en Amrica Latina? El reglamento del Archivo General de la Nacin de la Repblica Dominicana, del 30 de mayo de 1936, debe mencionarse como uno de los ms recientes desenvolmientos latinoamericanos en materia de ordenacin y descripcin. Sus preceptos establecen ante todo una divisin de tipo histrico en diez secciones, correspondientes a los perodos de la historia dominicana. Enseguida se estipula que el documento debe ir a dar al fondo administrativo que le corresponda segn su naturaleza, y se encarece que es indispensable no deshacer los fondos a que pertenece un documento, para ordenarlo alfabtica o cronolgicamente, sino que el archivero tratar por todos los medios de conservar el fondo primitivo e imprimirle la ordenacin racional que su experiencia le indique. La descripcin debe constar de constar de dos diligencias, inventariado y catalogacin propiamente dicha: el inventariado es la catalogacin de los legajos de cada fondo de cada una de las secciones, y la catalogacin es la descripcin sumaria pero esencialmente completa de cada uno de los documentos de cada legajo. Las papeletas descriptivas deben incluir la mencin del archivo y ubicacin del documento, su signarura, su contenido, el remitente y el destinatario, su materia, lugar y fecha, si es original o copia, formato en milmetros, si est publicado, y el estado de conservacin. Los inventarios se deben asentar en libros, y debe haber un sistema de fichas correspondientes a cada inventario y a cada documento de cada fondo.

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Hay que sealar en este reglamento las siguientes caractersticas: a) divisin histrica, b) respeto a los fondos, c) franquicia al archivero para adoptar ordenaciones internas dentro de los fondos segn su propia iniciativa, y d) descripcin detallada de piezas suetas. El reglamento orgnico del Archivo Nacional de Cuba, del 30 de agosto de 1944, dispone que en la ordenacin el mtodo que se seguir es la clasificacin sistemtica, basada en la organizacin primitiva de los fondos de los archivos que han venido o vengan a formar parte del Archivo Nacional, procurando que en sus lneas generales responda a la organizacin de la administracin de que proviene cada fondo. Con la documentacin no clasificada se seguir el procedimiento de reunir los documentos por fondos [ ... ] que procedan del mismo cuerpo, centro, establecimiento, administracin u oficina, sin mezclar unos con otros. Luego, internamente, cada fondo sera cuidadosamente clasificado por materias y otros asuntos. Todas las partes de un fondo documental se irn ordenando segn lo exija su procedencia. Esta es la que ha de determinar sus divisiones o ttulos. El orden promitivo de un fondo de archivos puede ser modificado para corregir los errores de la antigua organizacin. Las piezas sueltas se restituirn, si es posible, a su primitivo lugar. En este estatuto, de contenido en cierto modo contradictorio, se establece una pugna entre dos tendencias de la organizacin archivstica: la ordenacin natural y la ordenacin artificial que establece separaciones inspiradas no en las relaciones estructurales y funcionales de las instituciones sino en procedimientos clasificatorios ulterioes. En cuanto a la descripicin, la unidad archivstica que sirve como punto de partida es el documento suelto, mediante fichas ordenadas en diversa forma: alfabtica de autores, cronolgica, por materias, etc. El Prmer Congreso Internacional de Archiveros, Bibliotecarios y conservadores de Museos del Caribe, reunido en 1942, recomend a los repositorios respectivos la adopcin de un plan de clasificacin y catalogacin basado en estos principios. Los prrafos del siguiente apartado se tomaron de informaciones oficiales procedentes de la mayora de los repositorios nacionales de Amrica Latina.

Panorama actual Es casi una norma constante en los archivos latinoamencanos establecer ante todo una visin de periodos histricos para distribuir los documentos. El anteproyecto de ley orgnica del Archivo General de la Nacin de Argentina, aprobado por las Jornadas de Archiveros de Argentina, de 1959, expresa que una de las funciones de ese repositorio ser mantener y organizar con criterio histrico la documentacin pblica. Existe tambin una tendencia definida a agrupar los documentos por fondos institucionales y, simultneamente, a introducir en ellos ordenaciones detallistas de tipo alfabtico, cronolgico, toponmico y por materias. Tambin es frecuente la prctica de constituir colecciones artificiales llamadas histricas con documentos separados a veces de los fondos. En el campo de la descripcin, resulta ntida la tendencia a elaborar catlogos minuciosos de documentos sueltos. En resumen: si bien se han consagrado los principios de la ordenacin natural en los fundamentos tradicionales y en el curso de la evolucin archivstica latinoamericana, frecuentemente han sido contradichos en la prctica y estn amenazados por desviaciones hacia la adopcin de sistemas
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artificiales, lo que aumenta el peligro de producir serias alteraciones estructurales en las documentaciones. El estado a menudo catico en que los fondos documentales se transferan a los archivos, la excesiva franquicia reconocida a la iniciativa del archivista, y el predominio de un concepto historigrfico, han sido los factores principales de esa desviacin. En consecuencia, se ha hecho rutinaria la descripcin individual y detallista de piezas sueltas.

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