30/07/2013

CICLO 2013-II Mdulo: I

Unidad: 4 Semana: 08

SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL GESTIN DEL SIG

Ing. Miguel Martn Caldern Su Nbrega

GESTIN DEL CICLO DE VIDA DE LOS PROCESOS DE GESTIN ALINEADO CON EL PMBOK

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Qu es un Proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para la creacin de un producto o servicio.

La naturaleza temporal indica un inicio y un fin.

El fin se alcanza cuando se consiguen los objetivos del proyecto, cuando se determina que no se podrn alcanzar o desaparece la necesidad que origin el proyecto.

Todo Proyecto crea un servicio o producto nico, aunque pueden haber elementos repetitivos en algunos entregables del proyecto

Qu es un Proyecto?

Una actividad, un conjunto de tareas

Un cliente, interno o externo

Proyecto

Un entregable: producto, servicio

Un conjunto de recursos: personas, informacin, medios materiales, dinero

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Qu es un Proyecto? Tareas Vs. Hitos

Tareas FIJAS: Fechas de comienzo y finalizacin fijas. No dependen de otras tareas. ASAP (As Soon As Possible / Lo antes posible): La tarea debe comenzar lo antes posible en funcin de su dependencia con otras tareas. ALAP (As Late As Possible / Lo ms tarde posible): La tarea debe finalizar lo ms tarde posible en funcin de su dependencia con otras tareas. Hitos Un hito es una actividad con duracin cero: reuniones importantes, entregas significativas, partidas presupuestarias, puntos de revisin. Suelen ser puntos de control del proyecto.

Gestin de Proyectos y de Operaciones

Transferencia de entregables y conocimiento

Gestin de Proyectos

Funcin de la Organizacin que se Ejecuta de Manera Permanente? Actividades que generan un mismo producto o servicio?

Gestin de Operaciones

Cierre de Fase Desarrollo de un producto nuevo, mejoras a un producto existente Mejora de las operaciones o procesos de desarrollo del producto Desinversin al final del ciclo de vida

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Gestin de Proyectos y de Operaciones

Qu quiere el cliente: definir el proyecto, qu tiene que hacerse y con qu nivel de calidad. Estimar tiempo: punto de vista interno y del cliente. Tiempo desde el punto de vista del cliente. Para cundo. Concretar la organizacin del equipo: perfiles (quin para qu).

Definir los objetivos.

Estimar coste derivado de todos los factores en juego.

Anticipar los riesgos que puedan surgir.

Prever causas posibles de fracaso y definir acciones preventivas.

Fases de la Gestin de Proyectos

Iniciacin

Planificacin

Ejecucin

Seguimiento y Control

Cierre

Portafolio

Programa A
Proyecto A Proyecto B Proyecto C

Programa B
Proyecto D Proyecto E Proyecto F

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Fases del Proyecto

Inicio

Planificacin

Seguimiento y Control

Ejecucin

Cierre

Restricciones del Proyecto

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Ley de Parkinson aplicada a la gestin de un proyecto

Todo proyecto, por su propia naturaleza, tiende a desviarse en objetivos, plazos y presupuesto, si se le deja marchar libremente y no se toman medidas correctoras.

Problemas Comunes en la Gestin de Proyectos Definicin

El proyecto requiere nueva tecnologa que an no disponemos o conocemos.

No disponemos de personal suficientemente formado.

El cliente no tiene muy claro lo que necesita.

El cliente cambia a menudo las especificaciones.

Puede ser necesario obtener el knowhow del cliente y ste es incapaz de transmitirlo.

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Problemas Comunes en la Gestin de Proyectos Planificacin

El proyecto es novedoso y no tenemos puntos de referencia ni experiencia suficiente para estimarlo.

No disponemos de los recursos humanos adecuados para abordar el proyecto.

La planificacin est ya comprometida con un determinado presupuesto.

Necesitamos determinados materiales y equipos que podran variar su precio durante el proyecto.

Nuestra planificacin depende de ciertos trabajos subcontratados.

Problemas Comunes en la Gestin de Proyectos Seguimiento y Control

El cliente cambia las especificaciones durante el proyecto, sin variar otros parmetros (plazo y coste).

No se detectan con suficiente rapidez las desviaciones que se estn produciendo.

No se controlan correctamente los costes y stos se disparan.

El Director de Proyecto no toma las medidas correctoras cuando son necesarias.

Aparecen problemas tcnicos no considerados al planificar el proyecto.

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Problemas Comunes en la Gestin de Proyectos Cierre

Se ha producido una gran desviacin en horas y no se dispone de ms recursos para finalizar correctamente el proyecto.
No se actualiza el proyecto con los ltimos datos tcnicos.

No se genera informacin suficiente que sirva de apoyo a otros proyectos.

No se archivan correctamente los proyectos.

La Receta del Fracaso

El proyecto es nuevo: tcnicamente, como cliente, como enfoque Si negociamos mal en la fase inicial de oferta hipotecamos el futuro del proyecto (difcil renegociar). El cliente no sabe exactamente lo que quiere.

Surgen modificaciones constantes respecto a las especificaciones iniciales.

Planificamos sobre un punto de partida prefijado: encajamos en un marco ya definido, aunque sea irreal.

Participa en el proyecto personal subcontratado.

Sobrevaloramos lo tcnico frente al coste/plazo.

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Fases del Proyecto Fracasado

Optimismo general. Fase de desorientacin. Desconcierto general. Periodo de sarcasmo incontrolado.

Recuperacin del optimismo perdido.

Castigo ejemplar a los inocentes.

Slvese quien pueda!

Bsqueda implacable de culpables.

Terminacin inexplicable del proyecto.

Condecoraciones a los NO participantes.

Proyecto Tiene Objetivos Definidos. Elaborado progresivamente, segn se avanza en el ciclo de vida del proyecto. Los gestores del proyecto esperan el cambio e implementan procesos para mantener el cambio adminsitrador y controlado. Los gestores del proyecto estn elaborando informacin de alto nivel de manera progresiva en los planes detallados a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Los gestores de proyecto administran al equipo de proyecto para alcanzar de manera satisfactoria los objetivos del proyecto. El xito se mide en funcin de la calidad del proyecto y de los productos, el cumplimiento de las leas de tiempo, del presupuesto, y el grado de satisfaccin de los clientes. El gestor del proyecto monitoreo y controla el trabajo de producir productos, servicios o resultados para el cual el proyecto fue creado.

Programa Alcance mas largo enfocado en la obtencin de beneficios ms significativos. El adminsitrador del proyecto debe esperar los cambios tando dentro como fuera del proyecto, estando preparado para administrarlos. Los admninsitradores del programa desarrollan el plan que engloba a todo el programa y crean planes de alno nivel para guiar los planes detallados en el nivel de componentes. Los administradores del programa adminsitran el staff del programa y a los adminsitradores de proyectos, proviendo la visin y el liderazgo para todo el programa.

Portafolio Alcance de negocio que cambia con los objetivos estratgicos de la organizacin. Los administradores del portafolio estn constantemente mmonitoreando los cambios ocurridos en el entonrno. Los administradores del portafolio crean y mantienen procesos y comuninicaciones necesarios en funcin de los programas incluidos en el protafolio. Los adminsitradores del protafolio deben administrar o coordinar al staff de adminsitacin de los protafolios.

Administracin

Planificacin

Cambio

Alcance

El xito se mide por el grado en el que el El xito se mide en funcin del programa satisface las necesidades y rendimiento agregado (efectividad) por aporta los beneficios para los cuales fue los programas a la organizacin. creado. El gestor del programa monitorea el progreso de los componentes del El gestor del portafolio monitorea el programna para asegurar las metas rendimiento agregado y los indicadores globales, los cronogramas, presupuestos de valor. y beneficios para el cual el programa fue creado.

Monitoreo

xito

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Fase del Proyecto

Proceso de Monitoreo y Control

Procesos de Iniciacin

Planificacin

Ejecucin

Procesos de Cierre

Ciclos de Vida

Qu Cundo Quin Cmo

Qu trabajo tcnico se debe realizar en cada fase (por ejemplo, en qu fase se debe realizar el trabajo del arquitecto?) Cundo se deben generar los productos entregables en cada fase y cmo se revisa, verifica y valida cada producto entregable Quin est involucrado en cada fase (por ejemplo, la ingeniera concurrente requiere que los implementadores estn involucrados en las fases de requisitos y de diseo)

Cmo controlar y aprobar cada fase.

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Aspectos Comunes a las Fases de un Proyecto

Las fases son secuenciales y, normalmente, estn definidas por alguna forma de transferencia de informacin tcnica o transferencia de componentes tcnicos.

Secuenciales

Costo y personal Incertidumbre y riesgo Poder de los Interesados

El nivel de costo y de personal es bajo al comienzo, alcanza su nivel mximo en las fases intermedias y cae rpidamente cuando el proyecto se aproxima a su conclusin.

El nivel de incertidumbre es el ms alto y, por lo tanto, el riesgo de no cumplir con los objetivos es ms elevado al inicio del proyecto. La certeza de terminar con xito aumenta gradualmente a medida que avanza el proyecto.

El poder que tienen los interesados en el proyecto para influir en las caractersticas finales del producto del proyecto y en el coste final del proyecto es ms alto al comienzo y decrece gradualmente a medida que avanza el proyecto.

Coste del proyecto y nivel de personal tpicos a lo largo del ciclo de vida del proyecto
800 Nivel y Costo del Personal 700 600 500 400 Fase Inicial Fases Intermedias Fase Final

300
200 100 0

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Tiempo del Proyecto

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Influencia de los interesados a lo largo del tiempo

16000 14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000

Costo de los cambios Influencia de los interesados

0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Tiempo del Proyecto

Participantes en el Proyecto
Sponsor

Director

Equipo de Direccin del Proyecto Equipo del Proyecto

Interesados en el Proyecto

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Interesados Claves del Proyecto

Director del proyecto Cliente/usuario Organizacin ejecutante Miembros del equipo Equipo de direccin Patrocinador Influyentes
La persona responsable de dirigir el proyecto. La persona u organizacin que utilizar el producto del proyecto. Puede haber mltiples niveles de clientes. La empresa cuyos empleados participan ms directamente en el trabajo del proyecto. El grupo que realiza el trabajo del proyecto. Los miembros del equipo del proyecto que participan directamente en las actividades de direccin del proyecto. La persona o el grupo que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para el proyecto. Personas o grupos que no estn directamente relacionados con la adquisicin o el uso del producto del proyecto.

Oficina de Gestin Si existe en la organizacin ejecutante, la PMO puede ser un interesado si tiene responsabilidad directa o indirecta sobre el resultado del proyecto. de Proyectos

Gestin de los Interesados Tipos de Clientes

Cliente externo Existe una relacin contractual formalizada. El grado de definicin del proyecto puede variar, pero los requerimientos suelen ser ms visibles. Asume que paga por el servicio y acta como cliente real. Hay que conocer sus razones para contratar un proyecto. Cliente interno No suele estar formalizada la relacin contractual. Tendencia natural a aspectos informales, con menos rigor y control. No suele tener la conciencia de pagar por un servicio. No existe la percepcin de poder del cliente externo; intervienen aspectos ms delicados de gestionar.

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Gerente de Proyecto (PM)

Concretar los objetivos Resolver incidencias

Conocimientos y experiencia

Relaciones con el cliente

Inteligencia emocional

Controlar los resultados

PM

Planificar el proyecto

Soporte interno organizativo

Gestionar el equipo Relaciones diversas

Tomar decisiones

reas de Gestin del Proyecto

Integracin Adquisiciones Alcance

Riesgos

Tiempo

Proyecto
Comunicaciones Costos

Recursos Humanos

Calidad

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Gestin de la Integracin del Proyecto

Describe los procesos y actividades que forman parte de los diversos elementos de la direccin de proyectos, que se identifican, definen, combinan, unen y coordinan dentro de los Grupos de Procesos de Direccin de Proyectos. Se compone de los procesos de direccin de proyectos Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto, Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar), Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto, Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto, Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto, Control Integrado de Cambios y Cerrar Proyecto.

Gestin del Alcance del Proyecto

Describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente. Se compone de los procesos de direccin de proyectos Planificacin del Alcance, Definicin del Alcance, Crear EDT, Verificacin del Alcance y Control del Alcance.

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Gestin del Tiempo del Proyecto

Describe los procesos relativos a la puntualidad en la conclusin del proyecto. Se compone de los procesos de direccin de proyectos, Definicin de las Actividades, Establecimiento de la Secuencia de las Actividades, Estimacin de Recursos de las Actividades, Estimacin de la Duracin de las Actividades, Desarrollo del Cronograma y Control del Cronograma.

Gestin de los Costos del Proyecto

Describe los procesos involucrados en la planificacin, estimacin, presupuesto y control de costes de forma que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado. Se compone de los procesos de direccin de proyectos Estimacin de Costes, Preparacin del Presupuesto de Costes y Control de Costes.

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Gestin de la Calidad del Proyecto

Describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto cumpla con los objetivos por los cuales ha sido emprendido. Se compone de los procesos de direccin de proyectos Planificacin de Calidad, Realizar Aseguramiento de Calidad y Realizar Control de Calidad.

Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto

Describe los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto. Se compone de los procesos de direccin de proyectos Planificacin de los Recursos Humanos, Adquirir el Equipo del Proyecto, Desarrollar el Equipo del Proyecto y Gestionar el Equipo del Proyecto.

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Gestin de las Comunicaciones del Proyecto

Describe los procesos relacionados con la generacin, recogida, distribucin, almacenamiento y destino final de la informacin del proyecto en tiempo y forma. Se compone de los procesos de direccin de proyectos Planificacin de las Comunicaciones, Distribucin de la Informacin, Informar el Rendimiento y Gestionar a los Interesados.

Gestin de los Riesgos del Proyecto

Describe los procesos relacionados con el desarrollo de la gestin de riesgos de un proyecto. Se compone de los procesos de direccin de proyectos Planificacin de la Gestin de Riesgos, Identificacin de Riesgos, Anlisis Cualitativo de Riesgos, Anlisis Cuantitativo de Riesgos, Planificacin de la Respuesta a los Riesgos, y Seguimiento y Control de Riesgos.

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Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

Describe los procesos para comprar o adquirir productos, servicios o resultados, as como para contratar procesos de direccin. Se compone de los procesos de direccin de proyectos Planificar las Compras y Adquisiciones, Planificar la Contratacin, Solicitar Respuestas de Vendedores, Seleccin de Vendedores, Administracin del Contrato y Cierre del Contrato.

rea de Gestin (1/3)

Gestin de Proyecto

Gestin de la Integracin

Gestin del Alcance del Proyecto

Gestin del Tiempo del Proyecto

Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto

Desarrollar el enunciado del Alcance Preliminar

Planificacin del Alcance

Definicin del Alcance

Definicin de las Actividades

Establecimiento de la Secuencia de Actividades

Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto

Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto

Crear la EDT (WBS)

Verificacin del Alcance

Estimacin de Recursos de las Actividades

Estimacin de la Duracin de las Actividades

Supervisar y Controlar el trabajo del proyecto

Control Integrado de Cambios

Control del Alcance

Desarrollo del Cronograma

Control del Cronograma

Cerrar el Proyecto

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rea de Gestin (2/3)

Gestin de Proyecto

Gestin de la Costos

Gestin de Calidad

Gestin de los Recursos Humanos Planificacin de los Recursos Humanos Adquirir el Equipo del Proyecto Desarrollo del Equipo del Proyecto Gestionar el Equipo del Proyecto

Gestionar las Comunicaciones

Gestin de los Riesgos

Gestin de Adquisicin del Proyecto

Estimacin de Costos

Planificacin de la Calidad

Planificacin de las Comunicaciones

Planificar la Gestin de Riesgos

Planificar las Compras

Preparacin del Presupuesto

Ejecucin del Aseguramiento de Calidad Ejecucin del Control de Calidad

Distribucin de la Informacin

Identificar los Riesgos

Ejecutar las Adquisiciones

Control de Costos

Informar el Rendimiento

Anlisis Cualitativo de Riesgos Anlisis Cuantitativo de Riesgos Planificacin de Respuesta a Riesgos Seguimiento y Control de Riesgos

Administrar las Adquisiciones

Gestionar a los Interesados

Cerrar las Adquisiciones

reas de Gestin principales por Fase

Proyecto

Iniciacin

Planificacin

Ejecucin

Control

Cierre

Integracin

Integracin

Alcance

Integracin

Integracin

Integracin

Comunicaciones

Tiempo

Costos

Calidad

Calidad

Calidad

Recursos Humanos

Recursos Humanos

Comunicaciones

Comunicaciones

Riesgos

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

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Procesos por Cada Fase / rea de Gestin

Proyecto

Iniciacin

Integracin

Comunicaciones

Desarrollar Acta de Constitucin del Proyecto Desarrollar el plan del Gestin del Proyecto

Identificar a los Stakeholders

Procesos por Cada Fase / rea de Gestin

Proyecto

Planificacin

Integracin

Alcance

Tiempo

Costos

Calidad

Recursos Humanos

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

Desarrollar el plan del Gestin del Proyecto

Recolectar Requerimientos

Definir Actividades

Estimar los Costos

Planificar la calidad

Desarrollar el plan de Recursos Humanos

Planificar las Comunicaciones

Planificar la Gestin de Riesgos

Planificar las Adquisiciones

Definir el Alcance

Secuenciar Actividades

Determinar el Presupuesto

Identificar Riesgos

Crear WBS

Estimar Recursos de las Actividades

Realizar Anlisis Cualitativo de Riesgos

Estimar Duracin de las Actividades

Realizar Anlisis Cuantitativo de Riesgos

Desarrollar Cronograma

Planificar las Respuestas a los Riesgos

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Procesos por Cada Fase / rea de Gestin

Proyecto

Ejecucin

Integracin

Calidad

Recursos Humanos

Comunicaciones

Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto

Realizar Aseguramiento de la Calidad

Adquirir el Equipo del Proyecto

Gestionar las Expectativas de los Stakeholders

Desarrollar el equipo de Proyecto

Gestionar el Equipo de Proyecto

Procesos por Cada Fase / rea de Gestin

Proyecto

Control

Integracin

Calidad

Comunicaciones

Riesgos

Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto

Realizar Control de Calidad

Reportar Rendimiento

Supervisar y Controlar los Riesgos

Realizar y controlar el trabajo del proyecto

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Procesos por Cada Fase / rea de Gestin

Grupos reas de Gestin Integracin Procesos de Inicaicin
Crear el Project Charter Desarrollo del Alcance preliminar

Procesos de Planificacin
Desarrollar el Plan de Administracin del Proyecto Planificacin del Alcance Definicin del Alcance Creacin de la EDT Definicin y Secuencia de actividades Estimacin de Recursos Estimacin de la Duracin Desarrollo programado

Procesos de Ejecucin
Dirigir y Administrar la ejecucin del Proyecto

Procesos de Monitoreo y Control

Monitoreo y Control del Trabajo del Proyecto Control de Cambios Integrados Verificacin del Alcance Control del Alcance Control del Cronograma

Procesos de Cierre
Cierre del Proyecto

Proyecto

Alcance

Tiempo

Cierre
Control de Costos Ejecutar el Aseguramiento de la Calidad Ejecutar Control de Calidad

Costo Calidad Recursos Humanos Comunicaciones

Estimacin del costo Generacin del Presupuesto Planificacin de la calidad

Plan de Recursos Humanos

Project Team Integracin Acquire Develop Project Team Distribucin de la Informacin

Manage Project Team

Plan de Comunicaciones

Reporte del Rendimiento Gestin de los Interesados (Stakeholders) Monitoreo y Control de Riesgos

Riesgtos

Planificacin de la administracin de Riesgos Identificacin de Riesgos Anlisis de Riesgos Planeacin de la respuesta a los riesgos Plan de compras Plan de contrataciones

Cerrar el Proyecto o Fase

Respuestas a los Requerimientos de los Vendedores Seleccin de Vendedores

Adquisiciones

Administracin de los Contactos

Cierre de los Contratos

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