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UNIDAD 2.

PLANIFICACIN Y PREPARACIN DE AUDITORAS ACTIVIDAD: PLANIFICACIN Y PREPARACIN DE AUDITORAS

ESTUDIANTE: LEIDY LORENA OROZCO SILVA Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua determine y desarrolle el programa y plan de auditora que contribuya a la determinacin de la efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad de su empresa. Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad ISO 19011:2011 y desarrolle los siguientes puntos:

1. Diseo del programa de auditoras: el programa de auditora que disee debe contener lo siguiente: A. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL PROGRAMA DE AUDITORA. OBJETIVO Proporcionar metodologa para realizar las auditoras internas con el fin de verificar si el sistema de gestin institucional y el sistema de gestin de la calidad se est ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y est acorde con las polticas administrativas y legales, para asegurar el control dl cumplimiento de las actividades de la alcalda de Florencia, realizando recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, como tambin oportunidades de mejora a la operacin de las actividades; apoyando a la alta direccin en la toma de decisiones para corregir las desviaciones presentadas. ALCANCE Contempla desde la planificacin, programacin, ejecucin y documentacin, as como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditoras internas del cumplimiento de la gestin y sistema de gestin de la calidad en la alcalda de Sincelejo en el periodo fiscal vigente.

B. CRONOGRAMA DE LAS AUDITORAS A REALIZAR EN EL AO.

C. CRITERIOS DE AUDITORA.

D. AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS.

E. RECURSOS NECESARIOS. RECURSOS HUMANOS: Profesionales de la oficina de control interno Auditores de calidad de la entidad FINANCIEROS Viticos Papelera y tiles TECNOLOGICOS HARDWARE: equipos de cmputo e impresoras Software: internet, aplicativos, office INFRAEXTRUCTURA: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los auditores en la oficina de control interno. F. IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORA.

2. Diseo del plan de auditora: el plan de auditora que disee debe contener lo siguiente:

A. OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORA. Ejercer el control de gestin sobre la informacin de la gestin disciplinaria de la Procuradura Regional Choco ALCANCE: Ejecucin presupuestal correspondiente a la vigencia 2006 por el concepto de gastos generales, del nivel central. B. PROCESOS A SER AUDITADOS. Procesos estratgicos:

Procesos misionales:

Proceso Disciplinario Procesos de apoyo conexos:

SIRI

Procesos de apoyo:

tacin

Procesos de evaluacin y control:

C. CRITERIOS DE AUDITORA Y DOCUMENTACIN DE REFERENCIA. a. Elaborar el Plan de Visita de Auditora. i. Precisar los detalles de la auditora tales como:

utilizar. preparacin y entrega de informe.

Definir:

b. Someter el Plan de Visita de Auditora a aprobacin del Jefe de la Oficina de Control Interno c. Generar comunicaciones necesarias. d. Abrir archivo documental de la auditoria. D. UBICACIN, FECHAS, TIEMPO ESPERADO Y DURACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA. Cronograma Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria. Siguiendo la Norma Tcnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices para la Auditora de los Sistemas de Gestin de la Calidad, as como por las buenas prcticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sera la siguiente: Preparacin del Plan de Auditora

Asignacin de las tareas al equipo auditor Preparacin de los documentos de trabajo Realizacin de la reunin de apertura. Fecha prevista para su celebracin. Recopilacin y verificacin de la informacin Generacin de hallazgos de la auditora Preparacin de las conclusiones de la auditora Realizacin de la reunin de cierre. Fecha prevista para su celebracin. Preparacin del informe de auditora Aprobacin y distribucin del informe de auditora E. MTODOS DE AUDITORA A UTILIZAR. Para aplicar el mtodo deductivo a la auditora se necesita: Formulacin de objetivos generales o especficos del examen a realizar Una declaracin de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptacin. Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen Aplicacin de normas generales a situaciones especficas Formulacin de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto

F. ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR. Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito asignado, en coordinacin con las unidades administrativas correspondientes. Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados, tomando en cuenta para su integracin, entre otros aspectos, las condiciones tcnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales. Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin, nmero de auditores por equipo y las instrucciones especficas, entre otros. Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el propsito de lograr el objetivo general propuesto para la auditora especfica. Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del trabajo, la asistencia tcnica necesaria para que stos cumplan eficientemente con sus obligaciones. Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la planificacin especfica previa a la ejecucin del trabajo y examen de reas crticas.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. En el desarrollo de las auditoras es fundamental establecer una excelente comunicacin entre el auditor lder, la alta gerencia y el personal auditado, manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la mxima cooperacin de ambas partes, sin que con ello se deteriore la calidad de la misma. Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos internos de la empresa, sino tambin los requisitos externos y su interiorizacin en la organizacin, tales como normas ambientales, regulacin de empaques, normas fitosanitarias. El no tener estos requisitos actualizados dentro de la empresa puede llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos mercados. Por lo tanto una auditora sera y eficiente debera ir ms all de lo interno a la organizacin. El mejoramiento continuo ha de ser una filosofa dentro de la organizacin y no una imposicin de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de contratacin.