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Manual de Usuario Sistema SIGESP Mdulo: Configuracin SIGESP PASO I
Pg.: 1 de 38 Cambios: N 02
INFORMACIN GENERAL DEL MDULO DE CONFIGURACION Objetivos: A travs de este mdulo podemos especificar los diversos parmetros operativos que permiten el buen funcionamiento de cada uno de los sistemas que conforman el SIGESP. Resultados: Configuracin del sistema.
Funciones Definir los datos bsicos que utiliza el sistema en cada uno de los mdulos. Ventajas Permitir al sistema que trabaje con las siguientes opciones Flexible: El sistema SIGESP es altamente configurable, adaptndose a las necesidades de cada organismo pblico. Multi-empresa: El sistema SIGESP permite crear tantas empresas como desee. Cada empresa puede ser establecida de acuerdo a sus caractersticas Multi-moneda: El sistema permite trabajar con diversas monedas. Envio de datos por SMTP
Elaborado Por: ADS. Teresa Andrade Firma
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Iconos de la Barra de Herramienta del Sistema Nuevo: Permite incluir un nuevo registro en el sistema Guardar: Permite almacenar un registro nuevo o actualizar si proviene de un catlogo. Buscar: Permite buscar registros por medio de catlogos Procesar: Permite ejecutar una operacin que involucra varios procesos. Eliminar: Permite eliminar un registro. Imprimir: Permite imprimir la informacin que se genera del sistema. Cerrar: Permite cerrar la ventana actual que se est utilizando. Ayuda: Inicia las ayudas del Sistema SIGESP.
Iconos utilizados en el manual Observe: Ver el ejemplo que se est mostrando Haga Clic: Ejecutar una accin con el Mouse (Ratn). Alerta: Mensajes que debe considerar Sealar: Tilde la casilla correspondiente Nota: Recuerda algo importante
INGRESAR AL SISTEMA Seleccione la Base de Datos correspondiente. 1. Seleccione la empresa 2. en el botn aceptar
3. Ubquese en el Mdulo de Configuracin
Pasos para Configurar el Sistema SIGESP Paso I Ingrese al Men del Sistema SIGESP. Obtiene la siguiente pantalla
Haga clic sobre la carpeta Configuracin luego haga clic en la carpeta Sigesp
Al ingresar por primera vez al sistema SIGESP no existe ninguna empresa. Es por esto que debemos llenar estos campos anteriormente descritos.
Empresa Esta opcin permite colocar los datos de la empresa, as como tambin el funcionamiento del sistema SIGESP, estableciendo parmetros de configuracin para el resto de los mdulos que lo conforman. Cmo Hacerlo? Haga clic sobre la carpeta y elija la primera opcin denominada empresa
Datos a completar Cdigo: Identificador de la empresa, preestablecido por defecto de modo solo lectura, dispone de cuatro (4) posiciones de formato numrico para la inclusin del mismo. Nombre de la Empresa: Coloque la denominacin de la Organizacin. Se dispone de cien (100) posiciones de formato alfanumrico para incluir el mismo. Siglas de la Empresa: Coloque las iniciales de la misma. Se dispone de cien (100) posiciones de formato alfanumrico para incluir la misma. Direccin de la Empresa: Coloque los datos de ubicacin del organismo. Se dispone de doscientas cincuenta y cuatro (254) posiciones de formato alfanumrico para incluir la misma. Ciudad: Coloque el nombre de la ciudad donde esta situada la empresa, se dispone de cincuenta (50) posiciones de formato alfanumrico para la inclusin de la misma. Telfono: Escriba el nmero de telfono de la empresa. Se dispone de veinte (20) posiciones de formato numrico adems de caracteres especiales tales como parntesis (), slash (/) y guiones (-) para la inclusin del mismo. Fax: Escriba el nmero de fax de la empresa. Se dispone de dieciocho (18) posiciones de formato numrico adems de caracteres especiales tales como parntesis (), slash (/) y guiones (-) para la inclusin del mismo. RIF: Escriba el registro de informacin fiscal. Se dispone de quince (15) posiciones de formato alfanumrico adems de guiones (-) para la inclusin del mismo.
NIT: Escriba el nmero de identificacin tributaria de la empresa. Se dispone de quince (15) posiciones de formato alfanumrico adems de guiones (-) para la inclusin del mismo. E-mail: Escriba el correo electrnico de la empresa. Se dispone de cien (100) posiciones de formato alfanumrico para la inclusin del mismo. Website: Escriba el nombre de la pgina o sitio web que posee la empresa. Se dispone de cien (100) posiciones de formato alfanumrico para la inclusin del mismo. Desagregar Impuesto: Aqu debe seleccionar si el sistema debe o no desagregar los Impuestos. Modalidad Precomprometer: Permitir Cambio de Empresa: Esta opcin al estar tildada, nos indica que esta empresa puede cambiarse a otras bases de datos que pertenezcan a las otras sucursales sin la necesidad de salir del sistema.
1) Ingrese al sistema con la base de datos db_ipsfa_20080716.
2) Seleccione el nombre de la empresa correspondiente asociada a la base de datos
3) Luego aparece una ventana similar y colocamos el usuario y password, haga clic en el botn aceptar
Inmediatamente observar la pantalla principal del sistema
Haga clic sobre este icono, para acceder a otra base de datos
Al hacer clic en el icono de base de datos, aparece esta pantalla, elija la base de datos correspondiente, luego introduzca el login y el password
Esta ventana se podr observar siempre y cuando en SIGESP/EMPRESA est tildada la opcin
Informacin de Consolidacin Empresa que consolida: Esta opcin indica s la empresa que estamos definiendo ser sustentada por las otras empresas que se encuentran relacionadas a ellas. Cdigo Alterno de la Empresa: Coloque el cdigo correspondiente. Esto aplica si el cdigo de la empresa actual es diferente
Datos del Periodo Periodo: Indica la fecha de inicio del ejercicio de la Contabilidad Fiscal. Observe el siguiente ejemplo:
Validacin: Indica utilizado.
el nivel
presupuestario que puede ser
Meses Abiertos: Indica que meses se encuentran abiertos para realizar operaciones Observe el siguiente ejemplo:
Formatos Contabilidad: Esta opcin nos permite seleccionar que contabilidad manejar el sistema.
Solo se seleccionar contabilidad
debe una
Plan nico, Contabilidad, Presupuesto de Gasto, Presupuesto de Ingreso: Se define de acuerdo a las cuentas asociadas a la contabilidad y presupuesto. Se dispone de treinta (30) posiciones de formato alfanumrico con limitacin (bloqueo) de caracteres segn sea el caso de definicin del formato. Dgitos de Cuentas: Es un nmero que se le asigna a cada grupo de clasificacin de cuenta para poder identificarla de acuerdo a su naturaleza contable.
El Administrador de Sistemas es quin ingresar el primer dgito con el cual se identificar el grupo de cuentas que se manejarn en el transcurso de las operaciones. Lo mismo har con las cuentas de orden y presupuesto de gasto e ingreso presupuestario. Se dispone de tres (3) posiciones de formato numrico para incluir los mismos.
Cuentas Cuentas Resultados: El usuario debe ingresar el cdigo que identifica las cuentas a las cuales sern llevados los resultados del ejercicio econmico actual y de aos anteriores e igualmente la situacin del tesoro; o podr escogerlas del catalogo haciendo click sobre la . Estructura Presupuestaria: Se define el nombre respectivo de cada uno de los niveles pertenecientes a la estructura presupuestaria. Se dispone de cuarenta (40) posiciones de formato alfanumrico para la inclusin de los mismos.
Compras Partidas de Compras: Esta opcin permite asociar los movimientos de adquisicin de materiales, suministros, bienes y servicios a una cuenta presupuestaria. Admitiendo seleccionar que cuentas aparecern en el catlogo de cuentas al momento de definir artculos o servicios en el mdulo de compras. En caso de querer agregar una partida, el usuario ingresar los tres primeros dgitos de las partidas en el campo correspondiente o puede tambin seleccionar las cuentas que se muestran en el catalogo de cuentas al hacer clic en la .
Permitir Modificacin de las Partidas en la Imputacin Presupuestaria: Como su nombre lo indica esta opcin permite cambiar las partidas para las imputaciones presupuestarias.
Gastos Validar Porcentajes de Traspasos: Permite recopilar datos sobre el usuario que ejecuta el traspaso. Modalidad de Apertura: Permite elegir bajo que caracterstica se llevarn a cabo las aperturas.
Datos SIGECOF Cdigo del Organismo: Permite colocar el cdigo que SIGECOF le asign a este organismo. Se dispone de cinco (5) posiciones de formato numrico para la inclusin del mismo.
Generacin de Comprobante de Retencin de Impuestos Municipal: Permite al usuario elegir por donde se va a generar la retencin de Impuesto Municipal.
Comprobantes de Retencin IVA: Permite colocar la numeracin correspondiente por donde va a iniciar el comprobante de retencin IVA Ejemplo:
Ao/Mes/Numeracin
Cuentas Por pagar: Esta opcin nos permite cambiar la alcuota del IVA recepcin de documento
para toda
Carta Orden: Esta opcin permite configurar la carta orden para un beneficiario en especfico
Cdula de Beneficiario
Nombre del Beneficiario
Cuenta Contable asociada a ese beneficiario
Banco: Permite al usuario tildar una vez que se ha generado la chequera en la opcin de banco que se encuentra en este mdulo de Configuracin (Ver Configuracin de Banco) La opcin de generar cheques Manual: Permite al usuario escoger el nmero de cheque asociado a una cuenta. La opcin de generar cheques Automtico: El sistema asigna el primer cheque disponible en la chequera asociada a una cuenta
Configuracin del IVA:
IVA Presupuestario: Son para aquellas instituciones que manejan la cuenta presupuestaria 4031801 IVA Contable: Son para aquellas instituciones que no manejan la cuenta presupuestaria 4031801 (Impuesto al valor agregado).
Procedencias: Esta opcin admite registrar las procedencias que les permitir usuarios conocer el origen del documento que se procesa. Cmo Hacerlo? Haga clic sobre la carpeta a los
y elija la segunda opcin denominada Procedencia
Datos a Completar Cdigo: Este se conforma por medio del cdigo origen de las transacciones los tres (3) primeros dgitos y el tipo de transaccin (ltimo tres (3) dgitos). Para ello se dispone de seis (6) posiciones de formato texto para la inclusin del mismo. Cdigo Sistema: Esta opcin permite identificar a que sistema pertenece la procedencia. Se dispone de tres (3) posiciones alfanumrico para la inclusin del mismo. Operacin de Procedencia: Esta opcin indica el proceso que forma parte de la procedencia. Se dispone de tres (3) posiciones de formato texto para la inclusin del mismo. Descripcin: Esta opcin permite identificar la operacin directa de la procedencia. Se dispone de cien (100) posiciones de formato alfanumrico.
El cdigo debe coincidir con la unin de los valores del cdigo del sistema y operacin de procedencia.
Ubicacin Geogrfica: Esta opcin admite registrar la ubicacin geogrfica Cmo Hacerlo? Haga clic sobre la carpeta y elija la tercera opcin denominada Ubicacin Geogrfica, observar las siguientes opciones
Pases: Esta opcin permite registrar pases Datos a Completar Cdigo del Pas: Esta opcin se genera en forma automtica y consecutiva a partir del ltimo registro. Se dispone de tres (3) posiciones de formato numrico para la inclusin del mismo. Denominacin: Esta opcin permite registrar el nombre del pas Se dispone de cincuenta (50) posiciones de formato alfanumrico para la inclusin del mismo.
Estado: Esta opcin permite registrar los estados para un pas. Datos a Completar Pas: Esta opcin permite seleccionar los pases cargados en el punto anterior. (Ver Definicin de Pases).
Cdigo: Esta opcin se genera de forma automtica y consecutiva a partir del ltimo registro creado para ese pas. Se dispone de tres (3) posiciones de formato numrico para la inclusin del mismo. Denominacin: Coloque el nombre del estado. Se dispone de cincuenta (50) posiciones de formato alfanumrico para la inclusin del mismo.
Una vez seleccionado el pas, automticamente el sistema generar el cdigo de estados respectivo para dicho pas y permitir visualizar el catlogo de todos los estados creados para el mismo.
Definicin de Municipios: Esta opcin permite registrar municipios para un pas y estados especficos. Datos a Completar Pas: Esta opcin permite seleccionar cualquiera de los pases que se registraron en el punto anterior (Ver Definicin de Pases.) Estado: Esta opcin permite seleccionar los estados cargados en el punto anterior (Ver Definicin de Estados). Cdigo: Esta opcin se genera de forma automtica y consecutiva a partir del ltimo registro creado para ese estado. Se dispone de tres (3) posiciones de formato numrico para la inclusin del mismo. Denominacin: Coloque el nombre del municipio. Se dispone de cincuenta (50) posiciones de formato alfanumrico para la inclusin del mismo.
Una vez seleccionado el municipio, el sistema generar el cdigo consecutivo para dicho municipio y permitir visualizar el catlogo de todos aquellos municipios creados para ese estado.
Definicin de Parroquias: Esta opcin permite registrar las distintas parroquias que estn asociadas a un pas, estado y municipio especifico. Datos a Completar Pas: Esta opcin permite seleccionar cualquiera de los pases cargados en el punto definicin de pases. Estados: Esta opcin permite seleccionar cualquiera de los estados cargados en el punto definicin de estados. Municipio: Esta opcin permite seleccionar cualquiera de los municipios cargados en el punto definicin de municipios.
Cdigo: Esta opcin se genera de forma automtica y consecutiva a partir del ltimo registro creado para ese municipio. Se dispone de tres (3) posiciones de formato alfanumrico para la inclusin del mismo. Denominacin: Coloque el nombre de la parroquia. Se dispone de cincuenta (50) posiciones de formato alfanumrico para la inclusin del mismo.
Seleccionada la parroquia, el sistema generar el cdigo consecutivo para dicha parroquia y permitir visualizar el catlogo de todas aquellas parroquias creadas para ese municipio"
Definicin de Ciudades: Esta opcin permite registrar ciudades para un estado y pas especifico. Datos a Completar Pas: Esta opcin permite seleccionar cualquiera de los pases que se registraron en el punto Definicin de Pases. Estado: Esta opcin permite seleccionar los estados cargados en el punto anterior Definicin de Estados. Cdigo: Esta opcin se genera de forma automtica y consecutiva a partir del ltimo registro creado para ese estado. Se dispone de tres (3) posiciones de formato numrico para la inclusin del mismo Denominacin: Coloque el nombre de la ciudad. Se dispone de cincuenta (50) posiciones de formato alfanumrico para la inclusin del mismo.
Seleccionado el pas, y el estado automticamente el sistema generar el cdigo respectivo para la ciudad y permitir visualizar el catlogo de todas las ciudades creadas para ese pas y estado especifico.
Comunidades: Esta opcin permite registrar comunidades para un pas, estado, municipio y parroquia especifica. Cmo Hacerlo? Haga clic sobre la carpeta y elija la cuarta opcin denominada Comunidades
Datos a Completar Pas: Esta opcin permite seleccionar cualquiera de los pases que se registraron en el punto Definicin de Pases. Estado: Esta opcin permite seleccionar los estados cargados en el punto Definicin de Estados. Municipio: Esta opcin permite seleccionar los municipios cargados en el punto Definicin de Municipios. Parroquia: Esta opcin permite seleccionar las parroquias cargadas en el punto Definicin de Parroquias. Cdigo: Esta opcin se genera de forma automtica y consecutiva a partir del ltimo registro creado para esa parroquia. Se dispone de tres (3) posiciones de formato numrico para la inclusin del mismo Denominacin: Coloque el nombre de la comunidad. Se dispone de cincuenta (50) posiciones de formato alfanumrico para la inclusin del mismo.
Seleccionado el pas, el estado, el municipio y la parroquia automticamente el sistema generar el cdigo respectivo para la comunidad y permitir visualizar el catlogo de todas las comunidades creadas para esa parroquia.
Control Nmero: Esta opcin permite registrar los prefijos que se le asignar a cada usuario. Cmo Hacerlo? Haga clic sobre la carpeta observar las siguientes opciones y elija la quinta opcin denominada Control Nmero,
Datos a Completar Cdigo: Esta opcin es configurable por el usuario. Corresponde a la numeracin que tendr el control nmero. Se dispone de cuatro (4) posiciones numricas para la inclusin del mismo. Documento: Permite seleccionar el requerimiento a utilizar. Existen dos opciones Solicitud de Pago y Solicitud de Ejecucin Presupuestaria. Se puede elegir una de ellas o ambas. Prefijo: Permite asignarle un cdigo nico a cada usuario. Este puede ser de forma alfanumrica o como lo amerite. Se dispone de seis (6) posiciones para la inclusin del mismo.Numero Actual: Este se genera de forma automtica por lo tanto no se permite la manipulacin por parte del usuario.
S el registro fue exitoso obtendr la siguiente pantalla
Haga clic en Haga clic en
y el control nmero ser almacenado y repita toda la operacin . de la
S desea eliminar un control nmero haga clic en
Para consultar los controles numricos que fueron incluidos haga clic en el icono de la barra de herramienta y obtendr el catlogo de Control Numrico.
Para modificar un Control Numrico debe eliminarlo previamente y repetir todos los pasos anteriormente descrito. Tomando en cuenta que el mismo no debe estar asociado a una SEP u ORDEN DE PAGO y el sistema por defecto no permitir dicha modificacin
Unidad Tributaria: Esta opcin permite registrar y actualizar la unidad de medida fundamentada en la variacin del ndice de precios al consumidor (I.P.C). Cmo Hacerlo? Haga clic sobre la carpeta observar las siguientes opciones y elija la sexta opcin denominada Unidad Tributaria,
Cdigo: Esta opcin se genera de forma automtica y consecutiva, corresponde a la numeracin que tendr la unidad tributaria que se incluya. Ao: Esta opcin permite colocar el ao de vigencia de la unidad tributaria. Fecha entrada en vigencia: Coloque por medio del calendario el da, mes y ao exacto que se consider vigente la unidad tributaria. Gaceta Oficial: Coloque el nmero de la gaceta donde hace referencia a la unidad tributaria que est registrando. Fecha de Publicacin: Coloque por medio del calendario el da, mes y ao exacto que se public la gaceta oficial. Decreto N/Procedencia : Coloque el numero de decreto y/o procedencia el cual hace referencia a la unidad tributaria que esta incluyendo Fecha Decreto: Coloque por medio del calendario el da, mes y ao exacto el decreto correspondiente a la unidad tributaria establecida. Valor de la U.T.: Registre el monto de la unidad tributaria.
Consolidacin: Esta opcin permite parametrizar aquellas bases de datos que actuaran como emisoras de los traspasos de los asientos contables y presupuestarios Intercompaia, logrando la uniformidad de informacin con respecto a los movimientos presupuestarios y contables. Cmo Hacerlo? Haga clic sobre la carpeta observar las siguientes opciones y elija la sptima opcin denominada Consolidacin,
Base de Datos: Coloque la Base de datos a consolidar. Proyecto y/o Acciones Centralizadas: Coloque el proyecto o accin centralizada asociada a esa base de datos. Haga clic en la
Accin Centralizadas
y elija del Catlogo de Proyecto y/o
Detalle de la Consolidacin : Esta opcin permite colocar los detalles de la base de datos que seleccion en la opcin anterior.
: Haga clic sobre esta opcin para borrar los datos de la tabla. : Esta opcin permite borrar un campo determinado.
Definicin de Monedas: Esta opcin permite configurar todas las monedas que se van a utilizar en el sistema. Cmo Hacerlo? Haga clic sobre la carpeta y elija la octava opcin denominada Definicin de Moneda, observar las siguientes opciones
Cdigo: Esta opcin la genera el sistema de manera consecutiva. Est conformado por tres dgitos alfanumricos. Denominacin: Coloque la descripcin de la moneda a registrar Por ejemplo: Bolvar, Euros entre otros. Pas: Esta opcin permite colocar el nombre del pas asociado a la moneda. Haga clic sobre la y escoja el pas correspondiente. Abreviatura de la moneda: Esta opcin permite colocar el smbolo que identifica la moneda a registrar por ejemplo: $, Bs. Detalle de la Moneda: Este opcin permite distinguir los valores de las tasas de cambio de una moneda en particular en fechas determinadas
Haga clic en el calendario para colocar la fecha en que est realizando el cambio de las tasa de la moneda Coloque la tasa de cambio de la moneda principal
Coloque la tasa de la Segunda moneda principal
Correo Electrnico: Esta opcin permite la transferencia de datos por SMTP Cmo Hacerlo? Haga clic sobre la carpeta y elija la Novena opcin denominada Correo Electrnico, observar las siguientes opciones
Envo de Correo: Tilde esta opcin en los caso de enviar un correo. Servidor SMTP: Tilde esta opcin en los casos de utilizar el protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) para el envo de correo. Este protocolo est basado en texto para el intercambio de mensajes de correo electrnico entre computadores y otros dispositivos. Nombre del Servidor: Identifique el servidor a utilizar para el envo de correo electrnico. Puerto: Coloque el puerto que permitir la transmisin entre diferentes computadores. Mensaje HTML: Tilde esta opcin si el mensaje va enmarcado en las etiquetas HTML. Direccin del Correo Remitente: Coloque la direccin de correo de la empresa.
Una vez configurado los datos haga clic en

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1) Ingrese al sistema con la base de datos db_ipsfa_20080716.

2) Seleccione el nombre de la empresa correspondiente asociada a la base de datos

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Validacin: Indica utilizado.

presupuestario que puede ser

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