Apostila Oultlook 2007

INTRODUO
O Microsoft Outlook 2007 um programa de gesto de informaes pessoais e de mensagens que auxilia no gerenciamento de mensagens, compromissos, contatos, tarefas e partilhar informaes com outras pessoas. Ele nos permite realizar as principais funes de uma agenda de forma mais rpida e simples. Com ele voc pode: Definir compromissos em um Calendrio Anotar contatos Organizar tarefas Escrever lembretes pessoais etc.

Uma das especialidades do Outlook 2007 o trabalho com e-mails. Ele te ajuda a montar, enviar e receber um e-mail, alm de organiz-los de forma apropriada e segura. Todos os recursos do programa so integrados, ou seja, voc pode utiliz-los juntos para alcanar um objetivo. Por exemplo, pense em uma tarefa que pode exigir que voc escolha uma data para um compromisso com um de seus contatos, para quem voc enviar um e-mail avisando do compromisso. Para iniciar o Outlook 2007 clique no boto Iniciar, aponto para a opo Todos os programas e selecione a opo Microsoft Office. Na lista de programas exibida, selecione a opo Microsoft Office Outlook 2007.

JANELA PRINCIPAL

PARTES QUE COMPEM A JANELA PRINCIPAL DO OUTLOOK 2007 PAINEL DE NAVEGAO

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Aparece esquerda da tela principal e normalmente apresenta os modos de trabalho Email, Calendrio, Contatos e Tarefas. No Painel de Navegao, voc encontra uma lista de pastas usadas para a organizao de emails. Selecionando uma das pastas, todos os e-mails que esto dentro dela so exibidos em uma rea de aparece ao lado do painel.

Quando voc clica em cada uma das opes, o painel mostra detalhes da opo escolhida, enquanto a rea principal da janela mostra tudo o que voc precisa. Alm disso, a Barra de Ttulos, exibida no alto da janela, informar qual a rea escolhida.

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MODOS DE TRABALHO Email Assim que o programa aberto, a primeira opo de trabalho exibida normalmente Email, onde voc poder enviar, organizar e receber e-mails. Por padro ela comea exibindo o Outlook hoje.

Uma das novidades do Email que o contedo de uma mensagem exibido automaticamente uma rea ao lado da lista de mensagens assim que ela selecionada.

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Calendrio o modo de trabalho Calendrio que voc agenda compromissos com dia, hora e local definidos. Ao acion-lo, o Painel de Navegao exibe um calendrio do lado superior esquerdo j janela, onde nele voc pode escolher em que dia deseja ver ou inserir compromissos.

Para inserir um compromisso basta clicar no boto Novo ou dar um clique duplo sobre a linha do horrio desejado e a janela de trabalho ser exibida.

Depois de inserido os compromissos voc poder optar por v-los de maneira diferentes, por Dia, Semana ou por Ms, bastando, para isso, apenas clicar na guia da opo desejada.

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Dia

Semana

Ms

Contatos Neste modo de trabalho voc poder adicionar pessoas ou empresas com quem voc talvez precise entrar em contato. Voc deve anotar informaes como seu endereo, telefone, email etc. Escolhendo o modo de trabalho Contato, o Painel de Navegao mostra vrios modos de exibio dos contatos cadastrados, tais como, Cartes de Visita, Cartes de Endereo, Lista de telefones etc.

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Para inserir novos contatos, voc dever passar para o modo de trabalho Contatos usando o Painel de Navegao, em seguida clicar no boto Novo na Barra de Ferramentas. Voc tambm poder dar um duplo clique sobre uma rea vazia da rea de trabalho.

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Tarefas Neste modo, voc registra todas as tarefas que precisam ser feitas, ou compromissos sem dia, hora e local definidos. Assim como o modo Contatos, o modo de trabalho Tarefas possui vrias formas de exibir as tarefas agendadas no Painel de Navegao.

Ao selecionar qualquer modo de exibio, uma lista de tarefas ser exibida na rea Lista de tarefas pendentes Informaes simples sero exibidas nessa lista: as datas para concluso, a porcentagem de concluso ou se as tarefas j esto concludas etc.

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Para iniciar a criao de uma nova tarefa, voc pode dar um duplo clique em uma das linhas em branco da planilha, ou tambm clicar no boto Novo na Barra de Ferramentas. Assim como um compromisso, uma tarefa identificada pelo seu assunto.

Anotaes O modo de trabalho Anotaes usado para registrar pequenas anotaes pessoais, como as anotaes que fazemos em bilhetinhos. Ele acionado por um dos botes pequenos exibidos logo abaixo dos modos anteriores.

Dirio

O modo de trabalho Dirio um dos mais incomuns, pois ele reservado para uma atividade normal em empresas: o registro de atividades dirias.

Essa parte do programa til para quem trabalha com atendimento, pois ela permite que cada conversa, documento, ligao telefnica ou fax recebido seja registrado pelo programa.

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BARRA DE MENUS

A Barra de Menus permite que voc encontre os comandos que lhe possibilitem acionar tudo o que pode ser feito no programa: criar e apagar itens, acionar opes, configurar como o programa ir funcionar etc.

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BARRA DE FERRAMENTAS

A Barra de Ferramentas aparece logo abaixo da Barra de Menus e exibe apenas os comandos mais comuns utilizados com mais frequncia. Essa barra muda de acordo com a opo de trabalho do Outlook que voc selecionou. Barra de Ferramentas da opo Calendrio

Barra de Ferramentas da opo Contatos

Barra de Ferramentas da opo Tarefas

As funes dos botes tambm se ajustam opo do programa que voc est utilizando. Por exemplo, ao selecionar a opo Calendrio, o boto Novo est pronto para criar um novo compromisso, mas se voc selecionar a opo Email, o boto Novo estar pronto para criar um novo email.

JANELAS DE TRABALHO
Quando voc deseja criar ou abrir um item do Outlook, seja um email, um contato ou qualquer outra coisa, exibida uma janela de trabalho.

Boto Office: Com este boto voc aciona de forma nica em qualquer programa do Office 2007 todos os comandos que so mais comuns: Abrir, Salvar, Imprimir, Excluir etc.

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Barra de Acesso Rpido: Est localizada junto Barra de Ttulos. Seus botes possuem utilidades bem simples, tais como: 1. Salvar: grava o que voc est fazendo. 2. Desfazer: Desfaz sua ltima ao. 3. Refazer: Refaz a ltima ao desfeita. 4. Item anterior: Exibe o item anterior ao que voc est utilizando; por exemplo; se est visualizando um contato, ele mostrar o contato anterior. 5. Prximo item: exibe o item seguinte ao que voc est utilizando; por exemplo, se est observando um compromisso, ele mostrar o prximo compromisso agendado. Barra de Ttulos: Mostra sempre o que voc est criando ou visualizando e uma identificao, de acordo coma opo do Outlook que est sendo usada. Exibe tambm os botes de controle (Minimizar, Restaurar e Fechar). A janela de trabalho possui outra caracterstica especial do Office 2007, ao invs de ter uma Barra de Menus e uma Barra de Ferramentas, ela possui uma Faixa de Opes.

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Todas as opes desejadas so encontradas de forma mais simples, porque elas possuem uma ajuda visual para cada uma das opes, alm de estarem organizadas. Observao: A Faixa de Opes normalmente dividida em abas (ou guias); os Grupos de Opes em comum so organizados em uma mesma guia.

CONFIGURANDO UMA CONTA DE EMAIL

Uma das grandes utilidades do Outlook 2007 o gerenciamento de e-mails, podendo envi-los, recebe-los e organiz-los. Porm, antes de qualquer coisa necessrio configurar o programa para isso, clicando no menu Ferramentas e selecionando a opo Configuraes.

Ao clicar no boto Novo para definir uma nova conta de email, ser iniciado o assistente com vrias etapas para ajuda-lo na configurao da conta.

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O assistente poder iniciar com a seleo do Servio de Email, porm, caso isso no ocorra, basta selecionar a opo Definir manualmente as configuraes do servidor ou tipos de servidor adicionais , exibida na parte de baixo da janela do assistente e clicar em Avanar.

Os mais comuns da atualidade so o POP3 (mais comuns em e-mails fornecidos por provedores de acesso) e o HTTP (comum em servios gratuitos de e-mails). Caso seu e-mail seja fornecido por um provedor de acesso internet ou por um provedor de emails na internet, voc dever manter selecionada a primeira opo, Email da Internet e clicar no boto Avanar.

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Ao configurar uma conta de e-mail no Outlook 2007, alm dos seus dados, voc dever definir os servidores de e-mail que sero utilizados para enviar e receber mensagens. So eles: POP3: tambm conhecido como Servidor de entrada de emails, utilizado para receber as mensagens de e-mail que foram enviadas para voc. IMAP: tambm conhecido como servidor de entrada, utilizado para receber as mensagens de e-mail que foram enviadas para voc, deixando uma cpia no servidor. SMTP: tambm conhecido como Servidor de sada de emails, utilizado para enviar mensagens de e-mail para outras pessoas.

ENVIANDO UM E-MAIL
Para criar e enviar uma mensagem, voc deve acionar o modo de trabalho Email ou Outlook 2007 e clicar no boto Novo da Barra de Ferramentas.

A primeira coisa a ser definida o endereo de email que receber a mensagem . Voc deve coloc-la na caixa exibida junto ao boto Para...

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Se a pessoa ou empresa que receber a mensagem um dos contatos do Outlook, voc pode clicar no boto Para... e a janela Selecionar nomes: Contatos ser exibida e nela voc poder escolher o contato desejado.