MANUAL DE FUNCIONES

1. IDENTIFICACION Asistente administrativa. Administrativa. Jefe de recursos humanos. No aplica.

NOMBRE DEL CARGO AREA A LA QUE PERTENECE CARGO AL QUE REPORTA CARGOS QUE LE REPORTAN

CODIGO: 0016

2. OBJETIVOS DEL CARGO

Atender eficiente y oportunamente la recepcin.

3. FUNCIONES DIARIAS Atender amablemente la recepcin telefnicamente y personalmente, acatando las necesidades de dicho puesto. Recibir, Relacionar y entregar la correspondencia oportunamente. Servir de apoyo al jefe de recursos humanos en las funciones que as se requiera. Asear y ordenar de martes a viernes su rea de trabajo limpiando los equipos a su cargo y organizando archivo papeles y dems por su seguridad, bienestar y esttica del lugar de trabajo. Realizar Las dems labores anexas y complementarias de acuerdo con las instrucciones que le asigne su Jefe Inmediato, en concordancia con su funcin bsica.

CRA 8 No. 32C-17 Palmira,

Telfono: 2708668

email: aislater@uniweb.net.co

SEMANALES Elaborar listado para ingreso de personal a manuelita. Llevar Control de los requerimientos de mensajera para el pago oportuno.

QUINCENALES Recibir planilla de rea operativa con anexos de novedades como permisos, incapacidades, retiros y dems necesarias para el pago de la nomina, enviar a gerencia para su respectivo uso, y su posterior archivo.

MENSUALES Recopilar para envi a providencia tanto fsico como en medio magntico de: *Planillas de nomina *Listado de horas laboradas *Seguridad social *Estadstica de accidentalidad *Liquidaciones si las hay. Realizar inventario de papelera y elementos de aseo que se utilizan en la oficina.

OTRAS Solicitar plizas a la aseguradora para licitaciones o cuando los contratos lo requieran (autorizados por la gerencia). Sacar fotocopias de diferentes documentos que se manejan en la empresa.

CRA 8 No. 32C-17 Palmira,

Telfono: 2708668

email: aislater@uniweb.net.co

4. RESPONSABILIDADES PERSONAS Ejecutar con calidad, eficiencia y eficacia los trabajos a realizar. Velar por la seguridad y auto cuidado, ubicando las salidas de emergencia. Atender las visitas de la oficina con la preparacin de tinto o tisana, pedir a domicilio o comprar lo que fuere necesario para dicho fin.

MATERIALES, EQUIPOS E INSUMOS Comprar o solicitar al almacn de materiales envi y despacho de insumos herramientas o materiales solicitados por el rea operativa, con previa a autorizacin de gerencia. Recibir y verificar pedidos enviados a la oficina principal de materiales, equipos, insumos y elementos de proteccin personal. Velar por el uso adecuado de computador, impresora, escritorio, papelera y cualquier instrumento que se le asigne.

INFORMACION Registrar inventario de materiales, equipos, insumos y elementos de proteccin personal almacenados en la oficina de rea administrativa. Manejar responsablemente la informacin financiera y contable, costos de contratos y negociaciones con clientes, Y toda informacin que siendo confidencial requiera de su plena discrecin. Elaborar las estadsticas de accidentalidad mensual (providencia-general). Llevar control de los contratos de providencia con su respectiva facturacin. Tener pendientes las fechas de pago de impuestos, pagos de seguro de los carros, cuota de camioneta, as como tambin algunas citas de los gerentes.

CRA 8 No. 32C-17 Palmira,

Telfono: 2708668

email: aislater@uniweb.net.co

DOCUMENTOS Ordenar y Archivar de toda la correspondencia que llega a la empresa (nomina, comercial y del personal). Elaborar y archivar facturas a clientes. Llevar control de las facturas a los clientes y los pagos que hacen a la empresa. Imprimir los aportes mensuales y fotocopia para envi a los frentes de trabajo tanto para la administracin de los frentes de trabajo como para el trabajador.

DINERO O TITULOS Solicitar el dinero a jefe de recursos humanos en caso necesario.

5. RELACIONES INTERNAS Gerente administrativo, comercial y financiero. Gerente tcnico. Director de proyectos. Ingeniero residente. Supervisores. Contador. Jefe de recursos humanos. EXTERNAS Proveedores.

AMBIENTE DE TRABAJO Carga esttica repetitiva y trabajo contino con equipos de cmputo.

FACTOR DE RIESGO Ergonmico.

CRA 8 No. 32C-17 Palmira,

Telfono: 2708668

email: aislater@uniweb.net.co

Elabor

Paola Andrea Herrera. Practicante de psicologa. rea organizacional Claudia Adarve. Psicloga. Coordinadora de prctica. Junio-2010 Gloria Marcela Ariza. Gerente administrativa, comercial y financiera.

Revis

Fecha de aprobacin

FIRMA DEL EMPLEADO EN SEAL DE CONOCIMIENTO ACUERDO____________________________________________________________

________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ Observaciones ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________

CRA 8 No. 32C-17 Palmira,

Telfono: 2708668

email: aislater@uniweb.net.co