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Traduccin libre realizada por INLAC . Documentos oficiales disponibles en : www.iso.

org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup

International Organization for Standardization Accreditation Forum

International

ISO 9001 Auditing Practices Group Guidance on:


El papel y valor de las listas de verificacin para auditora Introduccin
Este documento proporciona informacin del papel y uso de las listas de verificacin para auditora para soportar activamente el proceso de auditora. Mientras que el documento est primordialmente dirigido para organizaciones de auditora externa (incluyendo cuerpos de certificacin), la informacin puede tambin igualmente ser usada por cualquier organizacin que realice auditoras internas.

La necesidad de las listas de verificacin:


Al ver las normas actuales de auditora, la norma ISO 19011 hace referencia a la Preparacin de documentos de trabajo en la clusula 6.4.3. Lo siguiente es un extracto de esta clusula: Los miembros del equipo auditor deberan revisar la informacin pertinente a las tareas asignadas y preparar los documentos de trabajo que sean necesarios como referencia y registro del desarrollo de la auditora. Tales documentos de trabajo pueden incluir: listas de verificacin y planes de muestreo de auditora, y formatos para registrar informacin, tal como evidencias de apoyo, hallazgos de auditora y registros de las reuniones. El uso de listas de verificacin y formularios no debera restringir la extensin de las actividades de auditora, que pueden cambiarse como resultado de la informacin recopilada durante la auditora.

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El uso de la lista de verificacin para auditora:


Aunque no siempre es requerida en las normas de sistemas de gestin, las listas de verificacin para auditora son solo una herramienta disponible de la caja de herramientas del auditor. Muchas organizaciones las usarn para asegurar que la auditora al menos cubrir los requisitos como se definan en el alcance de la auditora. Un ejemplo de enfoque de auditora se muestra enseguida:

ISO 9001 Requisitos


D E S E M P E O &
C U M P L I M I E N T O
C U M P L I M I E N T O

Auditar desde el Sistema de gestin hacia los requisitos de la norma ISO 9001

Uso de listas de verif. para auditar los requisitos en el sistema de gestin de la organizacin

Sistema de Gestin de la organizacin


Es benfico auditar desde el sistema de gestin de la organizacin hacia los requisitos, la lista de verif. se puede utilizar para asegurar que los requisitos relevantes de la norma ISO 9001 se cubrieron

Ventajas: La literatura disponible en el mercado resalta lo siguiente con respecto al uso de listas de verificacin para auditora: 1. Las listas de verificacin si se desarrollan para una auditora especfica y se usa correctamente: a. Promueve la planificacin de la auditora. b. Asegura un enfoque consistente de auditora. c. Acta como plan de muestreo y controlador de tiempo. d. Sirve como ayuda a la memoria. e. Proporciona un archivo para las notas recolectadas durante el proceso de auditora (notas del campo de auditora) 2. Las listas de verificacin para auditora necesitan ser desarrolladas para proporcionar asistencia al proceso de auditora.

Traduccin libre realizada por INLAC . Documentos oficiales disponibles en : www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup 3. Los auditores necesitan ser entrenados en el uso de las listas de verificacin particulares y ensearles como usarlas para obtener el mximo de informacin utilizando buenas tcnicas de cuestionamiento. 4. Las listas de verificacin deben asistir a un auditor a desempearse mejor durante el proceso de auditora. 5. Las listas de verificacin ayudan a asegurar que la auditora se realice de manera sistemtica y comprehensiva y se obtenga evidencia adecuada. 6. Las listas de verificacin pueden proporcionar la estructura y continuidad que asegure que el alcance de la auditora se ha seguido. 7. Las listas de verificacin pueden proporcionar un medio de comunicacin y un lugar para registrar datos para usar como futura referencia. 8. Una lista de verificacin completa proporciona evidencia objetiva de que la auditora se desarroll. 9. Una lista de verificacin puede proporcionar un registro de que el SGC fue examinado. 10. Las listas de verificacin pueden ser utilizadas como informacin base para planificar futuras auditoras. 11.Las listas de verificacin pueden proporcionarse al auditado antes de la auditora en sitio. Desventajas En contraste, cuando las listas de verificacin para auditora no estn disponibles o estn pobremente preparadas surgen los siguientes aspectos de preocupacin: 1. La lista de verificacin puede ser vista como arma de intimidacin por el auditado. 2. El enfoque de la lista de verificacin puede ser muy estrecho en alcance para identificar las reas especficas con problemas. 3. Las listas de verificacin son una herramienta de ayuda para el auditor, pero puede ser restrictiva si se utiliza como el nico mecanismo de soporte del auditor. 4. Las listas de verificacin no deben ser un sustituto del plan de auditora. 5. Una lista de verificacin utilizada por un auditor inexperto pudiera no ser capaz de comunicar claramente que es lo que el auditor esta buscando. 6. Las listas de verificacin pobremente preparadas pueden hacer lenta la auditora debido a duplicaciones y repeticiones. 7. Las listas de verificacin genricas, no reflejan el sistema de gestin especfico de la organizacin y pudieran no agregar valor e interferir con la auditora. 8. Las listas de verificacin con un enfoque cerrado minimiza a preguntas de evaluacin nicas. Conclusin Existen ventajas y desventajas en el uso de las listas de verificacin para auditorias. Depende de muchos factores, incluyendo las necesidades de los clientes, las restricciones de tiempo y costos, la experiencia del auditor y los requisitos del esquema del sector. Los auditores deben evaluar el valor de la lista de verificacin

Traduccin libre realizada por INLAC . Documentos oficiales disponibles en : www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup como una ayuda en el proceso de auditora y considerar su uso como una herramienta funcional.