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Introduo e parmetros bsicos


Neste manual teremos uma noo bsica do uso do sistema Visual Rodopar. Todos os campos que esto sinalizados em AZUL, possuem um cadastro separado. Nestes campos, ao pressionar a tecla F4, sero mostrados os registros que podero ser usados. Nos casos de pagador, remetente, destinatrio, consignatrio e redespacho, poder ser digitado o CNPJ ou CPF que o sistema far a busca e mostrar o cdigo relacionado. Os botes situados na parte superior das telas, so responsveis pelos comandos que afetaro o registro principal ( registro PAI ). Os botes menores, afetam os registros dependentes ( registros filhos). Tambm podero ser usadas as teclas de atalho (Alt + B Busca; Alt + I Imprime, etc.. Ao tentar salvar um registro onde no foram preenchidos todos os campos obrigatrios, o sistema emitir um alerta ento sero realados na tela em AMARELO os campos faltantes. Enquanto no preencher este(s) campo (s) corretamente, o sistema no salvar o registro. Nas prximas telas teremos uma noo maior deste controle.

Cadastros de linhas de itinerrio


Para cadastrar uma linha de itinerrio ser necessrio entrar no cadastro dos municpios de origem e destino para associar um cdigo para estes municpios. Por exemplo, Uberaba-MG para efeito de linha, ser UBE . Ento temos que entrar no cadastro e associar este cdigo, conforme a tela abaixo. O caminho para entrar nesta tela frota, cadastros e municipios .

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Feito isso, podemos cadastrar a linha, conforme a tela abaixo. Para acessar o cadastro de linhas de itinerrios, o caminho faturamento, cadastros e linhas de itinerrio .

Nesta tela, dever ser informado o municipio origem, destino tempo de percurso e kilometragem padro. Para informar as praas de pedgio desta linha, temos a tela abaixo :

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As praas j esto cadastradas, faltando somente associar linha, conforme a necessidade.

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Cadastro de Tabela de frete
Para acessar a tela de cadastro de tabela, o caminho faturamento, cadastros, tabela de frete e tabelas .

Nesta tela ser informado os dados da tabela, como nome da tabela, tipo de tributao, etc. Alguns pontos devero ser observados especialmente, como se o ICMS ser incluso ou no, o se o pedgio incluso ou no e o tipo de tributao do ICMS. Estes campos fazem toda a diferena na hora de calcular o frete.

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Nesta tela, temos que informar a tarifa, o centro de gasto e o tipo de pedgio alm das observaes.

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Aqui ser informado os dados referentes s quebras de pesos e estadias para terceiros. Atentem-se para a informao do percentual de adiantamento, pois se neste campo no for informado nada, o sistema preencher com 0 (zero) e no ser possvel conceder adiantamento de frete ao terceiro.

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Esta tela dever ser informado os dados para clculo de estadia a ser cobrado do cliente.

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Esta tela ser informado as faixas que sero cobrados na tarifa. Em uma nica tarifa, poderemos ter varias faixas, como por exemplo de 1 a 27000 para cavalos simples e de 27001 a 30000 para cavalos trucados. Aqui podemos definir o tipo de clculo do frete e o pedgio a ser cobrado, bem como o tipo de clculo para pagamento do terceiro e o valor do pedgio a ser pago.

Associao de tabela de frete por clientes


Para que o sistema saiba qual tabela utilizar para qual cliente, temos uma tela para informar estas associaes.

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Nesta tela informamos basicamente o pagador do frete e a tabela a ser utilizada. Tem tambm a data de liberao, uma data que serve para controlar a validade das tabelas. Para que seja possvel usar uma tabela, pode ser informado a liberao. A data opcional, ou seja, deixando em branco, a tabela nunca vencer. Caso contrrio, o VR inativar a tabela assim que vencida. Alem disso, podemos colocar regras adicionais nesta tela, como por exemplo especificar o uso de uma tabela para um produto especfico, destinatrio especifico e etc.

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Cadastro de Parceiros Comerciais (cliente, fornecedor, carreteiro e avulso)

Para ter acesso ao cadastro de parceiro comercial, usamos o caminho faturamento, cadastros e parceiros comerciais . Nesta tela sero informados os dados principais do parceiro, como classificao, tipo de empresa, razo social, etc. No caso de clientes, dever ser observado o campo Sit Fiscal (situao fiscal) pois ele que determinar o CFOP que ser usado no CTRC. No caso de informar Indstria ao

invs de Comrcio , o CFOP sair errado e ento ser necessrio uma carta de correo. Lembrando que os campos obrigatrios esto realados em amarelo.

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Esta tela ser mais usada quando estivermos cadastrando um cliente, pois aqui que ser informado as particularidades fiscais do cliente, como substituio tributria e se separa ICMS , pois em alguns casos o cliente exige que o ICMS seja separado na observao do CTRC. Alm disso ser informado a conta contbil do cliente, carreteiro e fornecedor. Estas contas sero padro como segue : Cliente : 112101, Carreteiro 212102 e fornecedor 212101 impreterivelmente.

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Ainda no caso de clientes, estes parmetros devero ser informados, como vendedor, seguro, filial de cobrana etc.

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Esta tela opcional para informar os contatos do parceiro. Aqui poder ser informado por exemplo, o contato do contas a pagar, da expedio, do comercial, etc.

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Aqui poder ser informado um endereo de entrega ou coleta diferente do endereo do cliente. Por exemplo, na NF o destinatrio uma cooperativa no centro da cidade e o combinado entregar numa fazenda. Poder ser cadastrado este endereo e na hora de emitir o ctrc ser informado ao sistema este endereo e ele sair impresso no ctrc, sem necessidade de colocar manualmente ou a mquina.

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Cadastro de Veculos
Para acessarmos esta tela, o caminho frota, cadastros, veculos e veculos .

Aqui informaremos todos os dados do veiculo, como placa, ano, marca, modelo etc. Se o veiculo no for prprio, o sistema obrigar a digitar o proprietrio, por isso, quando for cadastrar um carreteiro, siga esta ordem : se for uma pessoa fsica, comece sempre pelo motorista, pois ao final do cadastro o sistema gerar um parceiro comercial automtico, ou seja em um nico cadastro voc fez 2 : o motorista e o proprietrio. Depois cadastre o veculo. Se for pessoa jurdica, cadastre primeiramente o proprietrio, depois o veiculo e no final o motorista, pois em cada cadastro ser necessrio uma informao do outro cadastro.

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Nesta tela preenchemos as informaes complementares do veiculo, como renavam, tara, etc. Lembrando sempre que os campos realados em amarelo so obrigatrios.

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Aqui informaremos os parmetros e licenas do veiculo. O principal e obrigatrio nesta tela a categoria de CNH necessrio para dirigir este veiculo. Se a categoria aqui exigida no for compatvel com a informada no cadastro do motorista, o sistema no permitir a emisso do ctrc.

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Cadastros de motoristas
Para acessarmos esta tela, o caminho : frota, cadastros, motorista e motorista .

Nesta tela temos as informaes bsicas do motorista, como nome, CPF, endereo, etc.

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Aqui sero informado os dados do proprietrio, banco, conta contbil ( que dever ser 212102 sempre) e tambm associar o veiculo ao motorista, para facilitar a emisso do ctrc. Aqui est localizado o boto para gerar o parceiro comercial, no caso do motorista ser o dono do caminho (pessoa fsica).

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A tela de documentao importante para os controles de SASSMAQ e ISO 9002, por isso tem que ser preenchida totalmente.

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Nesta tela, com exceo do nome da me que obrigatrio, os demais dados so opcionais.

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A tela de cursos/exames servir para controlar o MOPP e demais exames que sero obrigatrios para controles do SASSMAQ.

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Esta tela mostrar as ocorrncias do motorista. Caso o motorista tenha tido algum problema em alguma filial, esta far o lanamento da ocorrncia para que as demais fiquem sabendo da ocorrncia. Pode ser um acidente, um roubo de carga, ou qualquer outro tipo do ocorrncia. Algumas ocorrncias inativam o motorista automaticamente. Abaixo veremos como lanar um curso/licena ou uma ocorrncia.

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Lanamento de curso/licena

Para acessar a tela de lanamento de curso/exames, o caminho frota, movimentaes e lanamentos de cursos e licenas . Aqui ser informado o motorista, o nmero do curso, a filial que est lanando e a periodicidade, nota, reciclagem, etc.

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Lanamento de ocorrncias

Para acessar a tela de lanamento de ocorrncias, o caminho frota, cadastros e cartas de advertncia . Aqui ser informado o tipo de ocorrncia o motorista, a data do evento e um campo de observaes para descrever o acontecimento.

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Ordem de coleta (OCC / ACT)

Para acessar a tela de ordem de coleta, escolha Faturamento, Movimentaes e Ordem de coleta de carga. Nesta tela, teremos os dados principais da ordem de coleta. Filial emitente, srie e nmero da OCC, lembrando que este nmero ser automtico, pois o sistema fornecer. Ainda ser necessrio informar o remetente, destinatrio, consignatrio e redespacho. A data do pedido, o responsvel pelo pedido e a linha de itinerrio tambm dever ser informado. A regio, o sistema informar baseado no pagador, remetente e destinatrio.

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Na tela acima temos os dados das notas fiscais, como srie, nmero, data, produto, peso, cubagem e valor da mercadoria. Estes registros podero ser vrios para a mesma ordem de coleta.

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Nesta tela temos as informaes sobre a composio do frete.

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Conhecimento de Transporte Rodovirio de Cargas (CTRC)

Para acessar esta tela, entre em faturamento, movimentaes e conhecimento. Nesta tela, ser informado os dados bsicos do ctrc. Filial, srie, nmero, nmero do formulrio e data de cadastro. O campo tipo refere-se a modalidade do ctrc, se normal, complementar ou de transferncia de outros documentos. O tipo de pagamento a informao se CIF (pago) ou FOB ( a pagar ). O seguro de carga ser mostrado automtico, baseado no cadastro do pagador. O campo Linha, refere-se ao itinerrio que ser efetuado. Os campos local de coleta e local de entrega, vem dos endereos de coleta e entrega que est nos campos acima.

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Na tela de composio da carga, sero informados os dados da NF ou das NFs. Tambm poder ter vrias NFs para o mesmo CTRC. No caso de mais de uma NF, obrigatrio informar os dados de cada uma das NFs, no sendo permitido a soma dos pesos e valores de mercadoria e informado em um nico registros ( 123455/123456). Este tipo de atitude tem implicaes srias, tanto fiscais, quanto para efeito de seguro, podendo colocar a empresa em srio risco de passivo oculto.

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Esta a tela de composio do frete e tambm para informar as observaes do ctrc, caso haja. Aps o clculo do frete ser obrigatrio clicar no boto efetuar, pois ele que finaliza o ctrc e grava as informaes nas tabelas pertinentes. Ao final do ctrc, poder ser gerado do CTRB a partir do boto Gerar contrato . Ao clicar neste boto, o sistema abrir a tela que vem em seguida, j trazendo todos os dados.

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Contrato de Transporte Rodovirio de Carga ( CTRB

Carta Frete )

Para acessar o contrato de transporte, entre em faturamento, movimentaes, contrato e manuteno ou pelo boto gerar contrato no ctrc.

Esta tela ser praticamente preenchida pelo sistema, pois as informaes vem do ctrc.

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Nesta tela, o sistema mostrar os clculos de frete, possibilita informar o valor do adiantamento e mostrar os clculos de impostos e ser possvel inserir alguma observao, caso haja.

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Nesta tela ser possvel consultar os pagamentos do adiantamento e saldos.

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Emisso de faturas

Para acessar esta tela o caminho faturamento, movomentao e faturas Nesta tela ser informado a filial, a numerao ser seqencial, somando a ultima + 1, o tipo ser sempre normal ( o outro tipo para cobrana de pedgio).

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Nesta tela ser feito a seleo dos documentos a ser faturados, Pode ser OSTs, CTRCs ou NF. A tela de seleo semelhante a busca do ctrc. Voc pode selecionar vrio documentos ao mesmo tempo usando as teclas SHIFT ou CONTROL , semelhante ao Windows.

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Caso haja desconto na fatura, este desconto dever ser classificado conforme a tela acima.

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Emisso de cheques
Para acessar a tela de emisso de cheque, o caminho fluxo de caixa, relatrios, conta a pagar e emisso de cheques .

Nesta tela ser informado a conta, a filial o tipo de documento , o nmero do cheque, etc. Vale ressaltar que a numerao ser sugerido automtico, usando o critrio do ultimo numero + 1.

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Na tela seguinte sero selecionados os documentos que sero pagos neste cheque.

Aqui ser possvel selecionar os documentos para baixa, podendo ser um ou vrios. Aqui tambm ser escolhido o tipo de baixa, total ou parcial, bastando informar no histrico da baixa. Para cheques de despesas, que no h documento (antigo cheque F8), a maneira de emitir a mesma, porm no histrico da primeira tela ser necessrio informar um histrico de transferncia e a conta para qual ser transferido, obrigatoriamente.

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Cancelamento de cheque
Caso haja necessidade de cancelar um cheque, o caminho fluxo de caixa, movimentao e cancelamento de cheque ,

Nesta tela ser informado o cheque a ser cancelado e o motivo. O sistema voltar os documentos baixados para a situao devedor e ser possvel pag-los em outro cheque.

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Cancelamento de documentos (ctrc, fatura)

Para acessar esta tela o caminho faturamento, movimentaes e cancelamento de documentos . Nesta tela ser possvel cancelar um documento, Para tanto ser necessrio informar os dados do documento bem como o motivo. Vale ressaltar que o check box gerar novo documento quando marcado, o sistema transfere todos os dados do ctrc em questo para um novo ctrc, bastando apenas efetu-lo para imprimir.

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Liberao de documentos para re-emisso

Para acessar esta tela o caminho faturamento, movimentao e liberao de documentos para reemisso Aqui ser informado o nmero do documento e o motivo. Lembrando que todas estas liberaes ficaro gravadas em uma tabela e ser possvel consultar na tela do ctrc.

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