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Conseil de lEurope

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ESPACE COLLABORATIF SHAREPOINT DOSSIER DUTILISATEUR

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Sommaire

1. 1.1. 2. 2.1. 2.2. 2.3.

Prsentation de SharePoint................................................................................................ 3 Connexion ...................................................................................................................... 4 Les listes............................................................................................................................. 6 Affichage dune liste ....................................................................................................... 7 Navigation dans une liste ............................................................................................... 9 Utilisation du forum....................................................................................................... 10 Crer une nouvelle discussion................................................................................. 10 Rpondre, visualiser, diter, effacer un post ..................................................... 11 Utilisation dune librairie de documents ....................................................................... 12 Ajouter et supprimer un document........................................................................... 12 Utilisation dun calendrier ............................................................................................. 16 Fonctions annexes ....................................................................................................... 19 Check-out................................................................................................................. 19 Historique des versions............................................................................................ 21 Approbation.............................................................................................................. 23

2.3.1. 2.3.2. 2.4. 2.4.1. 2.5. 2.6. 2.6.1. 2.6.2. 2.6.3. 3. 3.1. 3.2. 3.2.1. 3.2.2. 3.3. 4.

Gestion des alertes........................................................................................................... 24 Activation des alertes gnrales .................................................................................. 24 Mise en place dalertes cibles .................................................................................... 26 Dans le cadre dun forum......................................................................................... 26 Dans le cadre dune librairie de documents............................................................. 29 Gestion des alertes: ..................................................................................................... 31 Les Workspaces ............................................................................................................... 32

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1.

Prsentation de SharePoint

SharePoint est un outil de travail collaboratif. Il fournit un moyen facile de partager des documents et des donnes entre un grand nombre dutilisateurs. Ce que SharePoint permet : Service collaboratif bas sur un site web : En utilisant SharePoint, les utilisateurs peuvent crer des sites spcialiss pour partager des informations, crer et stocker des documents, organiser des runions, et permettre aux membres dune quipe de collaborer au mme projet en utilisant un explorateur web. Systme de stockage de documents : Un des principes de base de SharePoint est le stockage de documents qui permet de simplifier le processus de partage de documents. SharePoint stocke les documents dans des librairies. Une librairie peut stocker un ou plusieurs documents. Les utilisateurs peuvent ajouter des documents aux librairies. Les autres utilisateurs peuvent, sils ont les droits appropris, consulter les documents en utilisant leur navigateur web, mais aussi collaborer en modifiant les documents.

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1.1.

Connexion

Laccs un espace de travail du type http://cwsm http://cwsm.coe.int/team21/DM_EXEC cwsm.coe.int/team21/DM_EXEC se fait avec votre username (addresse addresse ee-mail). mail).

En cochant la case sign me in automatically vous installez un cookie qui vous permettra de vous connectez dans les 8 heures qui ont suivi votre identification sans remettre pour quelle raison que se soit vos identifiants

Laccs un espace de travail du type http://j.cwsm... http://j.cwsm... se fait avec automatiquement avec le compte KEY (authentification intgre). Selon le paramtrage du navigateur il se peut quun identifiant soit demand dans ce cas il faut utiliser son compte KEY\... et son mot de passe habituel.

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Une page daccueil telle que celle-ci-dessous apparat alors.

Lancement Rapide

Web Parts

Recherche

Administration

Les webparts sont des lments (ou blocs), personnalisables de SharePoint. Ils sont visibles sur la page daccueil de votre site. Vous pouvez, grce aux webparts, afficher directement certaines listes sur votre page daccueil.

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2.

Les listes

SharePoint stocke toutes ses informations sous forme de listes. Elles fonctionnent toujours sur le mme principe, mais peuvent se prsenter sous diffrentes formes. Une liste est un ensemble dlments, permettant de stocker diverses informations. Voici quelques listes disponibles le plus souvent utilises : listes de contacts (pour stocker des noms, adresses, numros de tlphone, etc.) listes de tches (type de tche, description, pourcentage davancement, date dchance, etc.) listes dannonces (message avec date dexpiration) listes dvnements (type dvnement, lieu, date de dbut, date de fin, etc.) listes personnalisables, o lutilisateur (qui a les droits suffisants), qui cre une nouvelle liste, dtermine lui-mme quelles informations seront prsentes. Vous pouvez visualiser toutes les listes dont vous avez accs, sur la page daccueil : dans la barre de lancement rapide, mais aussi sur la partie des Webparts.

Listes

Listes affiches dans des Web Parts

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2.1.

Affichage dune liste

Pour afficher le contenu dune liste, et donc les diffrents lments qui la composent, vous pouvez procder de deux manires diffrentes : Si la liste est prsente sur la page daccueil dans lemplacement web part, une vue spcifique de la liste vous est prsente. Pour afficher la liste dans son affichage standard, et vous permettre de changer de vue, cliquez sur le nom de la liste. Si la liste est prsente dans la barre de lancement rapide de gauche, il suffit de cliquer sur son lien. Exemple : la capture suivante montre comment accder la liste Calendar par les deux moyens :

Lorsque vous aurez cliqu sur une liste, une nouvelle page saffichera, contenant tous les lments de la liste.

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Vous pouvez remarquer que toutes les colonnes y sont reprsentes.

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2.2.

Navigation dans une liste

Laffichage est un principe important SharePoint. Les affichages permettent damliorer la manire de classer et de grer les informations et les documents dune manire trs efficace, tout en restant totalement flexible. En effet, le mme document, ou la mme information, peuvent se prsenter de diffrentes manires (plusieurs affichages diffrents), sans pour autant tre redondantes. Affichage

Les affichages sont prsents pour chaque liste. Lorsque vous cliquez sur une liste, cest laffichage All Documents qui est activ par dfaut. Il vous permet dafficher tous les lments de la liste, sans classement particulier.

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2.3.

Utilisation du forum
Crer une nouvelle discussion
Discussion dans la page principale de

2.3.1.

Pour crer une nouvelle discussion, cliquez sur New la discussion dquipe.

Puis taper le sujet de la discussion ainsi quun texte dcrivant le contenu de la discussion, et sauvegarder laide du bouton OK .

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2.3.2.

Rpondre, visualiser, diter, effacer un post

Ces fonctionnalits sont accessibles en cliquant sur le sujet de la discussion ce qui a pour effet douvrir cette discussion. Il est possible de rpondre immdiatement en cliquant sur Reply .

Les autres fonctions sont accessibles en cliquant sur View Properties . On obtient alors un cran permettant de rpondre, visualiser, diter, ou deffacer un post .

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2.4.

Utilisation dune librairie de documents


Ajouter et supprimer un document

2.4.1.

Pour publier un document, il faut dabord choisir dans quel Document Library le document sera dpos. Aprs avoir ouvert la liste concerne, deux cas sont possibles : Vous voulez crer un nouveau document Votre document existe dj

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Nouveau document

Document existant

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Si vous crez un document (en appuyant sur New , le modle de document qui convient au type de liste sera ouvert. Vous pouvez alors diter normalement votre document. Lorsque vous appuierez sur le bouton denregistrement (par exemple dans Word), il vous demandera dinscrire le nom du document de votre choix. Vous pouvez remarquer que la fentre Save As est un peu particulire : la bande bleue signifie que vous tes sur le point denregistrer un document sur SharePoint. Validez.

Si vous voulez ajouter un document existant (en appuyant sur Upload , une page vous proposera dentrer le chemin daccs a votre document. Vous pouvez cliquer sur Browse pour accder la fentre dexploration de votre ordinateur. Choisissez le fichier, puis validez les deux fentres (Open puis OK).

Le document est maintenant prsent sur lespace collaboratif, et visible dans la liste :

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Edition du document

Suppression du document

Pour le consulter (sans pouvoir le modifier), il suffit dappuyer sur son nom. Pour pouvoir le modifier, vous devez cliquer sur Edit in Microsoft Office du menu contextuel, et non sur son nom.

Pour le supprimer il suffit de cliquer sur Delete

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2.5.

Utilisation dun calendrier

Lors de laffichage dune liste, cliquez sur New Item pour ajouter un nouvel lment.

Dans lexemple suivant, la liste utilise est une liste calendrier. Lcran dajout dun nouvel lment sera donc lcran suivant :

Validation

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Les informations qui vous sont alors demandes, sont toutes les informations en rapport avec un vnement (Titre, date de dbut, date de fin, description, endroit, et priodicit). En plus du titre et de la description de lvnement, il est possible de saisir une date de dbut et de fin. En cochant la case Recurrence , il est possible de rpter lvnement de manire rcurrente (tous les jours, toutes les semaines, tous les mois, ou tous les ans).

La dernire option permet de crer dans la foule un Meeting Workspace. Les Workspaces seront dvelopps dans le chapitre Error! Reference source not found.. found. Note : Les champs marqus dun *, sont obligatoires. Une fois tous les champs remplis, la pression sur le bouton OK valide lenregistrement.

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Evnement ajout Menu contextuel

Le nouvel vnement est dsormais ajout la liste. En appuyant sur le titre de lvnement, vous accderez aux donnes compltes de lvnement, mais en cliquant sur ( droite du titre), vous accderez un menu contextuel, qui vous permettra de visualiser lvnement, de le modifier, de le supprimer, mais aussi dtre averti par mail lorsque cet objet sera modifi.

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2.6.

Fonctions annexes
Check-out

2.6.1.

Lorsquune personne est en train dditer un document, il est impratif que personne dautre ne modifie en mme temps le mme document, ceci aurait pour risque de perdre des donnes, puisque la dernire personne qui enregistrera son document, crasera le document de lautre personne. La fonction check check-out permet de supprimer cette problmatique.

Lorsque vous prvoyez de modifier un document, cliquez sur Check Out du menu contextuel du document concern. Vous serez prsent la seule personne avoir les droits en criture sur ce fichier. Si une personne dcide douvrir ce document pendant que vous serez en train de lditer, il ne pourra seulement que le consulter, sans enregistrer de modifications.

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Une fois votre dition termine, vous devrez choisir Check In pour rtablir le comportement normal du document.

Note : Il est vivement conseill dutiliser cette option. Cette fonction devient mme indispensable pour les modifications de document qui prennent beaucoup de temps.

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2.6.2. Historique des versions


Cette option permet de sauvegarder chaque tat des enregistrements des documents. Ainsi, il est possible de rtablir le document tel quil tait une date antrieure. Lorsque vous voulez rtablir un document un tat antrieur, cliquez sur du menu contextuel du fichier concern.

Version History

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Une liste de diffrentes versions saffiche. Pour afficher le contenu de chaque version, il suffit de cliquer sur sa date : la version du fichier souvre alors en lecture seule.

Si vous dsirez rtablir une version prcdente, cliquez sur Restore du menu contextuel de la version dsire.

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2.6.3.

Approbation

Cette option permet de contrler la saisie des informations. Ainsi, si lapprobation est activ pour une liste, lutilisateur soumet un enregistrement et le voit dans la vue My Submissions .

Il est alors possible pour lutilisateur de voir ltat dapprobation ainsi que dventuels commentaires de lapprobateur.

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3.
travail.

Gestion des alertes

Le systme dalertes permet dtre notifi par email de la modification du contenu de lespace de

Les alertes doivent tre mises en place par la personne qui souhaite tre notifie.

3.1.

Activation des alertes gnrales

Cliquer sur Alert Me (dans le menu actions ) qui permet de mettre en place des alertes.

Le choix Alert Me est disponible lorsque lon se trouve dans une librairie de documents, dans un forum ou dans une liste.

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Votre adresse email est dans le champ Send Alerts to , dautres utilisateurs peuvent tre ajouts Indiquer le type de modification, et la frquence de lalerte puis valider par le bouton OK .

NB : le menu Send Alerts for these Changes permet de filtrer les alertes, pour par exemple ne pas tre alert de ses propres actions sur un document, ou pour restreindre les alertes aux documents que lon a crs.

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3.2.

Mise en place dalertes cibles

3.2.1. Dans le cadre dun forum


Une alerte peut tre cible sur une discussion ou sur un post particulier. Pour une discussion : se positionner sur le sujet de discussion dsir et cliquer sur Alert Me dans le menu droulant comme indiqu ci-dessous

Pour un post : cliquer sur View Properties :

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Puis sur Alert Me

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Puis choisir le filtre, la frquence souhaite et valider lalerte par le bouton OK .

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3.2.2.

Dans le cadre dune librairie de documents

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Puis choisir le filtre, la frquence souhaite et valider lalerte par le bouton OK .

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3.3.

Gestion des alertes:

Pour visualiser lensemble de vos alertes, cliquer sur le lien afficher mes alertes sur ce site en haut de la page de cration dune alerte.

Ci-dessous le rcapitulatif des alertes mises en place sur le site.

Pour supprimer une alerte, la cocher puis cliquer sur Delete Selected Alerts.

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4.

Les Workspaces

Le meeting workspace a la vocation dtre li une ou plusieurs runions, permettant ainsi aux collaborateurs de rassembler des documents, les ordres du jour, et les tches concernant ces runions. Le workspace ressemble beaucoup un site collaboratif standard :

Informations de lvnement Onglets de page

Web parts

Vous pouvez remarquer que les informations de lvnement li ce workspace y sont affiches, et quune srie de listes (sous forme de web parts) ont t ajoutes automatiquement. Ce workspace se comporte de la mme manire que le site SharePoint racine, la diffrence prs quil ne comporte quune page daccueil .

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Le workspace peut tre li plusieurs vnements. Ces diffrents vnements sont affichs lcran par leur date respective :

Diffrentes runions

Vous pouvez alors passez dune runion une autre en cliquant sur la date qui vous intresse.

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