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Cles pour MS Project 2010 - innovaxion, experts en management de pro...

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Tutoriel MS Project 2010


Ces dernires annes InnovaXion a form des centaines de personnes l'utilisation du logiciel Microsoft Project. Cette exprience nous permet de vous proposer ce guide qui permettra aux dbutants de dmarrer sur de bonnes bases et tous de gagner en productivit et de produire des plannings de grande qualit. Comment utiliser ce tutoriel ? - Le sommaire est automatique : cliquez sur l'expression de couleur bistre et souligne, vous serez immdiatement dirig sur le dbut du paragraphe correspondant. Une fois l'article consult, cliquez sur "retour au sommaire" - Chaque leon est illustre par une vido pdagogique.

Sommaire
1- Dcouvrir MS Project 2010 Construire un diagramme de Gantt ( -> #premiergantt) simple Dcouvrir l'interface ( -> #interface) 2- Planifier par les dures avec MS Project Paramtrer le calendrier ( -> #calendrier) du projet Planifier dans le rseau logique ( -> #reseau) Planifier dans le Diagramme de Gantt ( -> #gantt1) Planifier en mode manuel ( -> #planimanu) 3- Piloter par les dures Suivre l'avancement par les dures ( -> http://www.innovaxion.net/cles-pour-ms-project2010/project-2010-page-2/#plandur) 4- Planifier les ressources Grer les ressources ( -> http://www.innovaxion.net/cles-pour-ms-project-2010/project2010-page-2/#ressources1) Utiliser le planificateur d'quipe ( -> http://www.innovaxion.net/cles-pour-ms-project2010/project-2010-page-2/#planificateur-d-equipe) 5- Planifier et piloter les cots Planifer les cots ( -> http://www.innovaxion.net/cles-pour-ms-project-2010/project-2010-page2/#couts1)

Les tutoriels vido. Les cots engendrs par la production et la mise en ligne des vidos nous contraignent vous demander une petite contribution financire. Pour vous tre agrable et pour vous permettre de tester le

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visionnage, nous laissons quelques vidos en libre accs. Vous pouvez obtenir immdiatement les mots de passe qui vous donneront accs pour 2 mois la totalit des vidos.

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1- Dcouvrir MS Project 2010

Construire un diagramme de Gantt simple


Voir la vido "Mon premier diagramme de Gantt". Dure 4mn15 ( -> http://www.innovaxion.net/video-decouvrir-microsoft-project-2010/) - Activer le mode automatique - Crer les tches - Saisir les dures de tche et crer les jalons- Lier les tches entre elles - Afficher la tche rcapitulative du projet - Affecter des ressources aux tches -

Le mode de tche automatique L'une des innovations de Project 2010 est le mode de tche manuel. Un conseil si vous dbutez, commencez travailler en mode automatique !

Votre premier diagramme de Gantt Avant d'aller plus loin, voyons l'usage que font la plupart des utilisateurs de MS Project : construire un diagramme de gant et affecter des ressources aux tches. Mme si vous dbutez, il ne vous faudra que quelques minutes pour raliser un planning comme celui-ci :

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Crer des tches et saisir leur dure (1) Rien de plus simple que de crer des tches : il suffit de saisir leur nom, comme dans un tableur. Mme chose pour saisir les dures. Lier les tches entre elles (2) Pour crer les liens d'antriorit, plusieurs faons. Vous pouvez tout simplement "tirer" les liens par un simple cliqu-glisser de la barre prdecesseur vers la barre successeur. Crer des jalons (3) Dans Project, une tche de dure nulle est un jalon. Saisissez 0 (zro) comme valeur de dure d'une tche, et la barre qui lui correspond prendra automatiquement la forme d'un losange, caractristique des jalons.

Affecter des ressources aux tches (4) Bien que cette mthode ne soit pas la plus professionnelle, vous pouvez crer les ressources directement dans le diagramme de Gantt, en saisissant les noms directement dans la colonne "nom ressources" Lorsque plusieurs ressources sont affectes une mme tche, comme Jean et Karim sur la tche "creuser la tranche" sparez les noms par un point-virgule. Lorsque vous activez une cellule de la colonne, observez l'onglet qui apparat sa droite. En cliquant sur cet onglet vous droulez la liste des ressources. Il vous suffit alors de cocher les ressources que vous affectez la tche.

Insrez la tche rcapitulative du projet (5) Les planificateurs professionnels mettent systmatiquement une tche rcapitulative en tte de la liste des tches. C'est devenu extrmement facile avec Project 2010 : il suffit dans l'onglet "format" de cocher "Tche rcapitulative du projet" --- retour au sommaire ( -> #haut) ---

Dcouvrir l'interface du logiciel

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Voir la vido "Dcouvrir l'interface". Dure 7mn15 ( -> http://www.innovaxion.net/video-100009/) - La liste des tches - Le diagramme de Gantt - Le ruban - Les info-bulles - Le menu contextuel par clic droit -

L'affichage principal de Project 2010 Voici l'affichage de Project tel qu'il apparat au dmarrage du logiciel. Il se compose des 6 zones suivantes :

La liste des tches La liste des tches est l'lment central de toute planification. Le terme "WBS" qui figure sur le schma est l'abrg de "Work Breakdown Structure" que l'on peut traduire par "liste hirarchise des tches" Le diagramme de Gantt Le diagramme de Gantt est la reprsentation de la position des tches sur l'chelle de temps. il est quip d'ascenceurs vertical et horizontal. Le "ruban" de Project 2010 Le ruban est une nouveaut de Project 2010. Les utilisateurs de Word et Excel 2007 retrouveront leurs automatismes, les habitus des versions antrieures de Project vont devoir changer leurs automatismes. Les info-bulles descriptives Prenez l'habitude d'utiliser les info-bulles : Vous immobilisez le pointeur sur une entit (icone, bouton, barre du gantt...) et une information sur cette entit vous est fournie.

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Les menus contextuels Un clic droit sur une entit (une barre du Gantt, un groupe de cellules...) donne accs la liste des commandes qui s'appliquent cet lment. --- retour au sommaire ( -> #haut) ---

2- Planifier par les dures avec Project 2010

Paramtrer le calendrier du projet

Voir la vido "Paramtrer le calendrier du projet". Dure 9mn20 ( -> http://www.innovaxion.net/video-100045/) - Paramtrer la semaine de travail - Paramtrer les exceptions du calendrier - Fixer la dure standard des jour, semaine et mois -

Lorsque vous crez un nouveau projet, MS Project lui affecte un calendrier. Ce calendrier est appel "calendrier standard". Les paramtrages de ce calendrier (horaires de travail, jours fris...) sont ceux par dfaut. Il vous appartient de personnaliser ce calendrier en fonction des spcificits de votre projet. Vous pourrez ensuite crer dans le projet autant de calendriers que ncessaire. Vous constaterez que MS Project associe chaque ressource son calendrier personnel, copie du calendrier standard. Les rubriques qui suivent indiquent la marche suivre pour personnaliser les calendriers dans Project 2010.

Paramtrer la semaine de travail Attention : ne vous trompez pas de chemin, contrairement aux apparences le chemin Tache =>Diagramme de gantt => calendrier ne vous donne pas accs au paramtrage des horaires et des jours fris mais l'une des trois reprsentations de votre planning (diagramme de gantt, rseau logique et "calendrier". On accde aux paramtrages du calendrier du projet par Projet => modifier le temps de travail. Dans la boite de dialogue qui s'ouvre

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alors, un onglet est ddi au rglage de la semaine de travail.

En cliquant sur le bouton "dtails" on accde au paramtrage des horaires de chaque jour de la semaine. Astuce : vous pouvez (comme sur l'image ci-contre) slectionner par cliqu-gliss plusieurs journes qui ont les mmes horaires.

Dfinir les exceptions du calendrier

Les jours fris se dclarent dans l'onglet "exceptions" ainsi que les journes dont l'horaire serait particulier.

Pour chaque "exception", on indique, aprs avoir cliqu sur le bouton "dtails", le statut "chom" ou l'horaire spcifique de la journe et la frquence de rptition de l'vnement. La rgle que l'on vient de dfinir sera valide sur la plage de priodicit, que l'on peut dfinir par le nombre d'occurences (de rptitions) de l'vnement ou par la priode de temps sur laquelle elle

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s'appliquera.

Fixer la dure standard du jour, de la semaine, du mois Encore un paramtrage dont la logique chappe aux dbutants. Lorsque vous saisissez des dures de tche en jours, semaines ou mois, MS Project a besoin de savoir combien vaut, en heures, votre journe standard, votre semaine standard, votre mois standard. Ces valeurs sont saisir dans Projet => modifier le temps de travail, bouton options ou bien par Fichier => options => planification Attention : Si vous effectuez ce paramtrage aprs avoir cr des tches, Project recalculera vos dures de tche sans vous demander votre avis, vous n'aurez pas d'autre alternative que de re-saisir toutes les dures de tche !

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Planifier dans le rseau logique


Voir la vido "Planifier dans le rseau logique". Dure 15mn30 ( -> http://www.innovaxion.net/video-reseau-de-taches-project-2010/) - Prsentation de l'affichage "rseau de tches" - Personnaliser l'affichage - Supprimer tches et liens - Personnaliser les cases - Le macro-planning du projet - Construire le macro-planning -

Pourquoi utiliser le rseau logique ? Bien que l'utilisation des logiciels de planification ait fait tomber le rseau logique en dsutude, il ne faut pas ngliger l'intrt de ce mode de reprsentation du projet, tant sur le plan pdagogique que de faon oprationnelle pour tablir trs rapidement le macro-planning du projet. Prsentation de l'affichage "rseau de tches" On accde au rseau logique par le chemin affichage => rseau de tches. Tches et liens se crent par simple cliquer-glisser sur la plage blanche de l'cran. Conformment l'usage, dans MS Project le chemin critique est mis en vidence par la couleur rouge des tches et des liens qui le composent. Faut-il rappeler que le chemin critique est la suite des tches marge nulle.

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Voici ci-dessous un planning ralis directement sur l'affichage "rseau de tches"

Personnaliser l'affichage rseau de tches Si vous utilisez l'affichage tel qu'il est paramtr par dfaut, vous n'obtiendrez pas le rsultat prsent ci-dessus : Les cases sont de taille importante et s'alignent d'autorit par niveau. Vous pouvez autoriser le dplacement manuel des tches par format => disposition => positionnement manuel des cases Supprimer tches et liens Pour supprimer une tche clic droit sur la case et choisir "supprimer" dans la liste des choix proposs. Pour supprimer un lien, le clic droit ne marche pas (ergonomie Microsoft !) il faut faire un double-clic sur le lien et bouton supprimer Personnaliser les cases Pour obtenir un aspect proche de celui prsent ci-dessus, il faut donner l'apparence souhaite aux cases par format => style des cases. Le macro-planning du projet L'affichage "rseau de tches" utilis tel que dcrit ci-dessus est un excellent outil pour raliser le macro-planning du projet. Le "macro-planning" est un planning grosse maille, que l'on ralise en tout dbut de projet pour en vrifier la faisabilit. Construire le macro-planning Vous voulez tonner vos collgues ? Construisez le macro-planning en runion, partir d'une page blanche, au vido-projecteur. --- retour au sommaire ( -> #haut) ---

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Planifier dans le diagramme de Gantt


Voir la vido "Planifier dans le diagramme de Gantt". 26mn15 ( -> http://www.innovaxion.net/video-100121/) - Activer le mode de tche automatique -Paramtrer les date et heure de dbut de projet - Les dures estimes - Crer, insrer, supprimer des tches -Crer des liens d'antriorit - Modifier l'chelle de temps/zoomer -Combiner les diffrentes units de dure - Hirarchiser la WBS (travailler en mode plan) -

Activer le mode de tche automatique Microsoft a introduit dans la version 2010 la notion de "mode de tche"(1). Le mode automatique correspond au fonctionnement des versions antrieures jusqu' 2007. Le mode manuel est l'une des innovations majeures de la version 2010. Le fonctionnement manuel sera dcrit plus loin. Les premiers paragraphes de ce tutoriel utiliseront uniquement le mode automatique. Lorsque vous ouvrez un nouveau projet, prenez soin d'activer le mode

automatique pour ce projet. Pour cela, utilisez la liste droulante situe en bas gauche de l'cran (2). Toutes les tches que vous crerez dsormais dans ce projet fonctionneront en mode automatique.

Probablement souhaiterez-vous ne pas avoir renouveler cette manoeuvre pour chaque nouveau projet. Dans ce cas voici la faon de faire Fichier => Options => Planification => Options de planification pour ce projet =>

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slectionnez "Tous les nouveaux projets" (1), puis Nouvelles tches cres "planifi automatiquement" (2)

Dfinir la date de dbut de projet Aussi tonnant que cel paraisse, beaucoup d'utilisateurs ngligent de spcifier la date de dbut de projet. On accde au paramtrage de la date de dbut de projet par le chemin Projet => informations sur le projet Attention : Par dfaut, MS Project commence les journes 9 heures du matin indpendamment des horaires de travail du calendrier. Pour avoir la maitrise de l'heure, utilisez, comme dans l'exemple ci-dessus, un format date et heure : Fichier => options => Gnral => format de date

Les dures estimes Le point d'interrogation dans la colonne dure signifie que project a donn une dure par dfaut (1 jour) et qu'il attend votre confirmation. Le point d'interrogation disparatra ds que vous aurez saisi une valeur de dure. Si vous avez saisi une valeur de dure dont vous n'tes pas certain et que vous souhaitiez mettre en vidence cette inceritude, vous pouvez remettre le point d'interrogation comme ici sur la tche 3. Double-clic sur la tche pour ouvrir la boite de dialogue "information sur la tche" et cochez "estime"

Crer, insrer, supprimer des tches Comme toujours dans Project il y a plusieurs faons de crer une tche. Le plus simple est de saisir une valeur quelconque sur une ligne du tableau et une tche est cre.

Attention : Evitez les procdures qui conduisent MS Project contraindre les tches, par exemple ne crez pas vos tches par cliquer-glisser dans le diagramme de gantt. Dans l'exemple ci-dessus la deuxime tche a t cre de cette faon. L'icone dans la colonne informations nous signale que la tche est contrainte. En positionnant le pointeur au-dessus de l'icone, une infobulle apparait avec l'indication de la nature de la contrainte. C'est vous seul et non pas le logiciel qui devez dcider qu'une tche est contrainte. La tche contrainte doit rester une exception et correspondre une relle ncessit. D'une faon gnrale soyez attentif aux icones figurant dans la colonne de gauche du tableau, ils sont l pour vous signaler une anomalie ou une spcificit de la tche.

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Crer des liens d'antriorit Rien de plus facile que de crer un lien d'antriorit : soit graphiquement dans le diagramme de gantt, soit en indiquant le numro de la tche antcdent dans la colonne "prdcesseur", soit encore dans la boite de dialogue "information sur la tche" onglet prdcesseurs. Attention : N'utilisez pas les liens entre tches pour rgler les problmes de surutilisation de ressources.

Modifier l'chelle de temps, zoomer Deux faons pour zoomer dans le gantt : - Trs basique, utiliser le curseur situ en bas de l'cran droite de la barre de tche - Pour avoir une bien matrise du zoom, clic droit sur l'chelle de temps et choix "zoom". Et si vous voulez matriser parfaitement l'chelle et le libell des priodes (comme sur l'image ci-dessus) clic droit sur l'chelle de temps et choix "Echelle de temps". La boite de dialogue qui va s'ouvrir vous permet un contrle parfait. Combiner entre elles les diffrentes units de dure Par dfaut, MS Project utilise le jour comme unit de dure. Il est nanmoins tout fait possible, comme sur la capture d'cran ci-contre, d'utiliser d'autres units : minutes, heures, semaines et mois. Attention, pour que le fonctionnement soit correct, il faut que le paramtrage des units de dure dans Projet => modifier le temps de travail => options soit cohrent avec les plages de temps ouvert dfinies pour le calendrier du projet (Projet => modifier le temps de travail => semaine => dtails) Hirarchiser la WBS (travailler en mode plan)

Tout projet quelque peu important se dcompose en phases successives et/ou en lots de travaux. Cette hirarchisation des taches est trs facile prendre en compte dans Project. Il suffit de dcaler (abaisser) les tches slectionnes l'aide des icone flche verte.

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Planifier en mode de tche manuel


Voir la vido "Planifier en mode de tche manuel". 12mn40 ( -> http://www.innovaxion.net/video-100211/) - La planification descendante - Le phasage du projet -Le mode de tche automatique - Les taches lmentaires en mode manuel - Les tches manuelles dans le planificateur d'quipe - Les liens en mode manuel - Les alertes visuelles - Dsactiver une tche - Les tampons de scurit -

La planification descendante Depuis les dbuts de la planification par rseau de tches, dans les annes 1950, la norme tait la "planification montante". C'est la dure des tches et la logique d'enchainement de ces mmes tches qui dterminait la dure du projet. Cette logique est de plus en plus battue en brche et la rgle a tendance s'inverser : les managers dcident de la dure du projet et les techniciens effectuent les choix techniques dans le respect de l'objectif fix. Le mode manuel de tche introduit dans la version 2010 de Project est une rponse cette nouvelle donne. Le phasage du projet

L'exemple ci-dessus illustre la planification descendante : la dure du projet est fixe (110 jours) alors que les dures des tches lmentaires ne sont pas renseignes. Par contre les tches ont t regroupes en 4 phases. Les rcapitulatives de phase tant paramtres en mode manuel, il est possible de leur donner une dure et ainsi de descendre d'un niveau dans le logique de planification descendante.

Le mode de tche automatique Le mode automatique correspond la faon de fonctionner de toutes les versions antrieures de project. Il a vocation continuer exister et mme cohabiter avec le mode manuel. La logique de cette

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coexistence est que le projet soit d'abord planifi en mode manuel et que les tches basculent ensuite en mode automatique, chaque fois qu'une information fiable permet qu'il en soit ainsi. A l'exception toutefois des rcapitulatives pour lesquelles il y a, comme on le verra plus bas une logique les conserver en mode manuel. Les taches lmentaires en mode manuel

En mode manuel, on saisit pour chaque tche les informations connues pour cette tche et pas plus. La forme prise par la date de tche est l'illustration fidle de ces informations. Les tches manuelles dans le planificateur d'quipe Ce planning est le mme que dans le diagramme de gant ci-dessus. Les tches pour lesquelles la priode de droulement n'est pas connue (B, C et D) restent en rserve dans la colonne Tches non planifies. Si la priode est connues elles sont planifies mais la couleur de la barre est significative du statut : bleu pour automatique et vert-bleu pour manuel Les liens en mode manuel En mode manuel, il est possible de lier les tches, mais (est c'est logique) les tches peuvent tre dplace comme si les liens n'existaient pas. Les alertes visuelles

Lorsqu'il y a contradiction entre la position d'une tche et les rgles de planification, comme ici entre le lien de fin dbut prototype => Qualification et la position de la tche qualification, le logiciel nous alerte deux fois : par le sous-lignement des valeurs incohrentes du tableau et par la bordure en pointill de la tche suspecte.

Dsactiver une tche Il est possible de dsactiver une tche, comme ici la tche Fabrication outillages. Cette tche reste au planning avec une reprsentation sans ambiguit. Par contre les donnes de cette tche ne sont pas prises en compte dans les calculs.

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Les tampons de scurit Mme si vous continuez planifier en mode manuel comme dans les versions antrieures de Project, il peut tre intrressant pour vous de mettre les rcapitulatives de phase (ou de lot) en mode manuel. Cela vous autorise incorporer en fin de phase (ou de lot) un tampon de scurit. Ici il reste deux semaines de scurit sur le dernier lot. Par contre sur le lot prcdent la scurit a t plus que consomme puisqu'on a dbord de deux semaines. Notez que la barre des rcapitulatives est double, la partie infrieure indique la plage occupe par les tches du lot, et galement que sa couleur change suivant que le tampon est consomm (rouge) ou non (bleu-gris)

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Pour la suite du tutoriel, rendez-vous la Page suivante => ( -> http://www.innovaxion.net/cles-pour-ms-project-2010/project-2010-page-2/)

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