GUIA PARA ELABORAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES MANUALES DE PROCEDIMIENTOS El Manual de Procedimientos es un documento que permite relacionar de forma

secuencial los pasos necesarios a desarrollar para la ejecucin de un proceso. Permite adems establecer los ejecutores, con la participacin de una o varias dependencias y empleados, segn sea el procedimiento, y para establecer responsabilidades, tiempos de ejecucin, controles y las formas de trabajar en general. Procedimiento : es la gua para desarrollar en desarrollo de las tareas rutinarias y responde a las siguientes preguntas: Qu se hace? Quin lo hace Cmo lo hace? Para qu lo hace? Dnde lo hace? Entradas Quin es el responsable? Insumos

PROCESOS

SALIDAS Servicios de calidad

RECURSOS: Humanos Fsicos Tcnicos Tecnolgicos

PROCEDIMIENTOS EN LA F.C.E.
Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3...

1. PRINCIPIOS GENERALES: Para la elaboracin de los manuales de procedimientos, se deben tener en cuenta los siguientes conceptos: FLEXIBILIDAD Los procedimientos deben ser dinmicos y permitir la objetividad en la toma de decisiones, de acuerdo con el rea y jerarqua donde se ubique la persona que las aplique. Debe contemplarse la posibilidad del mejoramiento continuo y/o cambios en un momento dado, bien sea por decisiones de la administracin o situaciones legislativas, con miras a su optimizacin.

 EFICIENCIA Un manual de procedimientos debe permitir el mejor aprovechamiento de los recursos financieros, humanos, fsicos y tcnicos que participen de un proceso, permitiendo su mejor combinacin, con miras al alcance de los objetivos institucionales, para lograr los mejores resultados en la gestin. UNIDAD La organizacin es un sistema y por lo tanto, los procedimientos realizados en cada una de las dependencias o reas de trabajo, obedecen a parmetros o directrices nicas y generales previamente diseadas, y debern estar concordantes, cumpliendo los objetivos del Plan de Desarrollo de la Facultad y el de la Universidad. INTEGRIDAD Cada procedimiento, independientemente debe ayudar a cumplir un objetivo que lleve a lograr la misin de la Facultad. Por ello, las dependencias o reas de trabajo no son consideradas separadamente y deben contemplar la coordinacin e informacin; y as mismo se deben considerar integralmente, la existencia de responsabilidades asociadas a la de autoridad. CLARIDAD Los manuales de procedimientos deben tener un fin didctico y por tal razn este principio debe aplicarse y garantizarse para cualquier tipo de actividad o tarea, permitiendo el rpido aprendizaje para su realizacin y as evitar tropiezos a la gestin administrativa. CONTROL Los procedimientos son proyectos o planes a ejecutar, lo cual permite realizar los pasos dentro de una actividad, para lograr un objetivo. Deber contemplar los mecanismos o parmetros de control, especialmente facilitando detectar errores y que permitan evaluarsen para ajustar dentro de un proceso constante de retroalimentacin y mejoramiento continuo.

2. COMPONENTES DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Se entiende por Manuales de Procedimientos las guas que explican el que hacer para el desarrollo de las tareas y actividades bien definidas, que sirven como instrumentos para la ejecucin de una funcin. Para la consolidacin de un Manual de Procedimientos, se deben tener en cuenta los siguientes componentes:

 ASPECTOS LEGALES: Se deben relacionar las normas (leyes, decretos, resoluciones) que regulan el proceso, haciendo una descripcin sobre el objeto de cada una. ASPECTOS TCNICOS: Se deben tener en cuenta los procedimientos automatizados y tecnolgicos que se aplican durante el desarrollo de una actividad. OBJETIVOS: Es importante conocer lo que se pretende alcanzar con cada una de las actividades desarrolladas, stas deben ser acordes con los planes, polticas y proyectos generales, y con el Plan de Desarrollo de la Facultad. 3. DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES Una actividad es un conjunto de operaciones o tareas, ejecutadas en un rea especfica, para realizar un procedimiento. Generalmente corresponde al desarrollo de los objetivos. Se relacionan todas las actividades que se ejecutan en las Dependencias que participan en el desarrollo del procedimiento. Es importante tener en cuenta, que las tareas pueden ser realizadas manual o automticamente. Para que no se presenten ambigedades, las actividades sern descritas en forma clara y detallada, paso a paso. 4. ANEXOS A INCLUIR Es fundamental relacionar toda la informacin necesaria, que sirva de complemento para la conformacin del manual: Diagramas de procesos: Se deben disear flujogramas donde se grafica cada proceso, para que de esta manera puedan establecerse los diferentes pasos a dar para la ejecucin, as como tambin las dependencias que participan en el desarrollo de procedimientos. El grfico presenta en forma dinmica la secuencia de las operaciones o actividades y permite conocer y comprender el procedimiento que se describe, a travs de los pasos que ejecuta cada una de las reas o dependencias que intervienen en l. Posibilita igualmente identificar redundancias, operaciones innecesarias y elementos de control. A travs de los diagramas se logra examinar en forma detallada el proceso; esta actividad debe responder a los siguientes interrogantes: Qu se hace? Identifica la finalidad, resultado que se obtiene o justificacin de la actividad u operacin que se desarrolla. Dnde se hace? Sirve para establecer el sitio donde se desarrolla el proceso Cundo se hace? Determina el orden o la secuencia del proceso. Fija la posicin exacta de cada paso dentro del proceso. Quin lo hace? Detecta qu dependencia o personas, desarrollan el proceso

Cmo lo hace? Identifica los medios (mtodos y tcnicas), para realizar la actividad u operacin

Ventajas de los Flujogramas: Permite describir rpidamente los procedimientos que conforman un proceso Muestran los hechos ms significativos de un proceso Proporcionan un medio mas eficaz para comparar los procesos actuales de una determinada operacin o actividad en una dependencia especfica Muestran cuando los documentos entran en trmite y determina claramente las omisiones y demoras en los procesos Sirven de gua para la implantacin o mejoras de los procesos Permiten visualizar en forma rpida la redundancia o duplicidad de actividades

MANUALES DE FUNCIONES Paralelamente se elaboren los procedimientos de la Facultad, se proceder a realizar los manuales de funciones, los cuales tendrn como base principal los formatos de levantamiento de procedimientos. El Manual de Funciones es un instrumento permanente de trabajo, que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada empleado en sus actividades cotidianas y ser elaborado tcnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas y normas. Este Manual indicar, qu hacer y cmo hacer el trabajo, en funcin de cumplir con el Plan de Desarrollo, tanto de la Facultad, como de la Universidad.

ELEMENTOS BSICOS DEL FLUJOGRAMA NOTACIN SIGNIFICADO Conector entre Actividades

Identificador para el INICIO y el FIN de cada Procedimiento Identificador de Actividad

NO

Identificador de Decisin. A partir de una pregunta se dirige el curso del procedimiento hacia dos caminos: Uno para el SI y otro para el NO

Identificador de que en la Actividad, se genera o relacionan uno o ms documentos Conector entre dos partes de un mismo procedimiento, que se encuentran separadas por un cambio de pgina Conector de actividades que indica que desde una actividad dada, el procedimiento se dirige hacia otro actividad de otro procedimiento

FORMATOS UTLIZADOS EN EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FUNDAMENTACIN DEL PROCEDIMIENTO

1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Licencias 2. OBJETIVOS: Dar curso a la solicitud de licencias, por parte del Personal Docente, para su respectiva aprobacin 3. BASE LEGAL: Acuerdo 45 de 1986 Estatuto Docente 4. MEDIDAS Y POLTICAS DE SEGURIDAD Y DE AUTOCONTROL: La novedad debe ser asentada en el krdex y la Hoja de Vida del Docente El Docente debe asumir sus funciones con la Universidad dentro de los cinco das hbiles calendario siguientes al vencimiento de la licencia Tomar fotocopia a la Resolucin y enviarla al departamento respectivo, dejando una copia en la Secretara Acadmica 5. INFORMES: Actas de licencias y relacin de nminas 6. FORMATOS Y DOCUMENTOS: Oficio, Acta y Resolucin (original y una copia)

FECHA DEL LEVANTAMIENTO Y VIGENCIA: PASO No. EMPLEADO RESPONSABLE DEPENDENCIA

PAGINA NO.: 1/1 DESCRIPCIN FORMATO

Docente

Departamento

2 3 4 5 6

Secretaria

Secretaria Decano Secretaria

Secretaria Acadmica Consejo de Facultad Secretaria Acadmica Facultad Secretaria Acadmica

Solicita mediante oficio al Oficio Decano, Licencia anexando Oficio con el visto bueno del Director del Departamento Tramita oficio de Solicitud de Licencia ante el Consejo Recomienda o no sobre la Acta solicitud mediante Acta Elabora Resolucin Resolucin Firma la Resolucin Asienta en Krdex Hoja de Fotocopia de la Vida y fotocopia la Resolucin Resolucin y enva al departamento

FLUJOGRAMA INICIO
Solicita mediante oficio al Decano Oficio

RESPONSABLE

Docente
Tramita oficio de Solicitud de Licencia ante el Consejo Acta

Secretaria Secretaria

Elabora Acta

NO

Recomienda la solicitud mediante el acta? SI Elabora Resolucin Resolucin

Firma Resolucin Fotocopia Resolucin

Secretaria Decano Secretaria

Asienta Hoja de Vida y fotocopia la Resolucin

FIN