Competencia:

Desarrollar y gestionar proyectos

A C T I V I D A D
FERIA DE PROYECTOS

Aprendizajes esperados
Conocer una forma ejecutiva de presentacin de proyectos y los parmetros de evaluacin del mismo.

Desarrollar la capacidad de presentar y evaluar un proyecto, a partir de criterios significativos.

Valorar los elementos relevantes de un proyecto.

Materiales y duracin de la actividad

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Pauta para elaborar el resumen ejecutivo del proyecto. Pauta para la evaluacin del proyecto. Duracin: 45 minutos.

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rea Planificacin y Gestin de Proyectos

Actividad 5

Antecedentes Antecedentes para el profesor

Una vez ideado un proyecto seguramente ser necesario presentarlo ante otras personas o instituciones. Genricamente, todos los proyectos deben incluir los siguientes componentes: Aspectos generales Incluye el ttulo, los objetivos que se espera lograr y el contexto en que se desarrollar el proyecto. Justificacin Se refiere al anlisis de los distintos elementos que entrarn en juego y el porqu de los objetivos antes descritos. Organizacin. Explica la forma en que se debe implementar el proyecto: dnde se har, quines prestarn el servicio, en qu horario, con qu procesos, etc. Plan de accin Define, paso a paso, las acciones que hay que realizar para lograr los objetivos. Se debe indicar las fechas en que se realizar cada actividad y sus responsables. Recursos y presupuesto Se definen los recursos necesarios: materiales, tcnicos, logsticos y financieros. Se sealan los costos involucrados y las fuentes de financiamiento. Si es un proyecto rentable, se estima la utilidad que producir. Control de avance y evaluacin de resultados Se definen los parmetros de control de avance y las formas de evaluacin. Como control, se pueden sugerir reportes peridicos. Como mecanismos de evaluacin, se puede sugerir un diagnstico de las variables que se van a intervenir, antes de iniciar el proyecto y luego de producidos los resultados, para poder comparar su impacto.

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Segn la naturaleza del proyecto, su presentacin deber incluir tambin aspectos especficos. Por ejemplo, un proyecto de investigacin considera referencias bibliogrficas; un proyecto social hace nfasis en los beneficios y en los beneficiarios; un proyecto econmico, en el retorno de la inversin; un proyecto poltico, en el impacto ciudadano; y as sucesivamente. Aun cuando haya que incluir particularidades como estas, debe hacerse sintticamente. En este sentido, la presentacin de un proyecto logra mejor recepcin si es acompaado por un resumen ejecutivo. ste consiste en una sntesis de los aspectos ms destacables, redactados de tal manera que constituyan la carta de presentacin del contenido del proyecto. Ahora bien, una vez presentado un proyecto, seguramente ser evaluado por terceros que no lo conocen pero que tienen inters en l. Evaluar un proyecto significa analizar su validez, determinar por anticipado si responder al propsito que lo inspir. Puesto que an no ha sido implementado, no se pueden evaluar sus resultados. Slo se pueden prever sus beneficios, a partir de la coherencia de sus planteamientos. Los principales aspectos a considerar, estarn en directa relacin con el impacto que se prev, de acuerdo a los objetivos planteados.

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Actividad 5

Descripcin Descripcin de la actividad

Con esta actividad se cierra el ciclo de Planificacin y Gestin de Proyectos, entregando elementos tiles para la presentacin y evaluacin de una iniciativa. En esta sesin cada grupo presentar al resto del curso su proyecto. Un jurado emitir su opinin, apoyado en una pauta de evaluacin de aspectos especficos del proyecto y, finalmente, el curso se pronunciar por el proyecto que merezca la mejor opinin, de acuerdo al sentir de la mayora.

Preparacin
Fotocopie la pauta para elaborar un resumen ejecutivo del proyecto. Disponga de una para cada participante. Fotocopie la pauta para la evaluacin del proyecto. Disponga de una para cada miembro del jurado. Cite a los coordinadores de grupo, con una semana de anticipacin, para explicarles la preparacin que requiere esta actividad. Entrgueles el formato para elaborar el resumen ejecutivo del proyecto. Tenga preparada una rplica o fotocopia de un cheque en blanco, para llenarlo por el monto correspondiente, segn la opinin del jurado y el veredicto del curso. En una esquina de la pizarra pegue la hoja que contiene el formato del proyecto, para que los alumnos lo tengan a la vista, destacando con lpiz plumn o con color, que se trata de la ltima etapa de este proceso de planificacin.

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Desarrollo
1. Solicite la participacin voluntaria de un integrante de cada grupo e invtelo a formar parte del jurado que har la calificacin tcnica de los proyectos, siguiendo una pauta de evaluacin. 2. Invite a cada grupo para que en representacin de Pedro y Camila (o los nombres que hayan decidido utilizar) realicen una breve presentacin del proyecto ante todo el curso.

3. Cada grupo dispondr de un mximo de siete minutos para presentar su proyecto. De preferencia, deben hacerlo en forma grfica. Pueden utilizar una maqueta, fotos, lminas, dibujos, etc. La grfica debe ser acompaada por una explicacin verbal clara y breve, siguiendo el formato del resumen ejecutivo. Usted deber prestar
especial atencin a la administracin del tiempo, considerando que luego de las exposiciones el jurado tendr que deliberar, antes de formular su opinin.

Puesta en comn

Al finalizar las exposiciones y basndose en la pauta de evaluacin, el jurado deber determinar un puntaje para cada proyecto. Uno de los integrantes del jurado deber fundamentar tcnicamente los puntajes asignados. Luego votarn todos los integrantes del curso. Al hacerlo, cada cual tendr especialmente en cuenta la opinin del jurado, adems de sus propias percepciones y juicios. Para facilitar la formacin de juicios respecto de los proyectos presentados, usted puede generar una pequea discusin formulando preguntas tales como: cul de los proyectos consideran el ms innovador?, cul piensan que obtendra mejores resultados?, cul merece ser implementado?, etc. La votacin se har levantando la mano por el que consideren ms valioso. Al proyecto ganador, usted le har entrega del cheque por un monto igual al valor del crdito que hubieran debido solicitar. Si el proyecto ganador no contempl solicitar crdito, extienda el cheque por una cifra que pueda representar el capital inicial del mismo.

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Actividad 5

Conclusin
Los alumnos evaluarn brevemente la experiencia de haber desarrollado un proyecto econmico, como medio para lograr autonoma. El profesor deber subrayar la importancia de planificar y gestionar iniciativas, con el propsito de optimizar resultados.

Portafolio de evidencia
Al finalizar esta Actividad y, basndose en la experiencia de haber formulado un proyecto grupal, cada participante elaborar un proyecto de microiniciativa econmica independiente. A partir de la premisa de que todos en algn momento de sus vidas laborales tendrn necesidad de autofinanciarse, se estimular el desarrollo de un evidencia que d cuenta de la capacidad de planificar y gestionar un proyecto. La elaboracin de este proyecto personal, deber realizarse necesariamente fuera de las horas de sesiones.

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Material Didctico
Actividad 5
Pauta para elaborar el resumen ejecutivo del proyecto
Por muchas razones ustedes van a necesitar un resumen ejecutivo del proyecto que han ideado. Por ejemplo, lo emplearn para buscar un socio, para solicitar financiamiento, para mostrarlo a un amigo, para que lo conozca el curso, para apreciarlo ustedes mismos en un esquema sucinto, en fin, para cualquier ocasin en que haya que presentarlo y no exista tiempo de revisar un documento de muchas pginas. Para resumir en mnimo espacio todo el contenido de un proyecto, se les recomienda responder brevemente las siguientes diez preguntas:
QU POR QU PARA QU POR MEDIO DE QU A QUINES DNDE CMO CUNDO QUINES CON QU quieren hacer lo quieren hacer lo quieren hacer lo van a hacer lo van a dirigir lo van a hacer lo van a hacer lo van a hacer lo van a hacer lo van a hacer Descripcin Justificacin Objetivos Producto o servicio Beneficiarios Ubicacin fsica Actividades Fechas Responsables Recursos y costos

Utilizando, entonces, la pauta recomendada pueden completar el siguiente formato: RESUMEN EJECUTIVO DEL PROYECTO:
(Indicar nombre)

Descripcin Justificacin Objetivos Producto o servicio Beneficiarios Ubicacin fsica Actividades Fechas Responsables Recursos y costos

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Material Didctico
Actividad 5
Pauta para la evaluacin del proyecto
Para facilitar la evaluacin de los proyectos que se presenten, cada miembro del jurado asignar una nota en la escala de 1,0 a 7,0 a los aspectos que se indican en la siguiente pauta. En algunos casos se aplicar nota coeficiente dos, por considerarse ese elemento como fundamental para el desarrollo del proyecto.

Aspectos a evaluar

Puntaje mximo

Puntaje asignado Pr.1 Pr.2 Pr.3 Pr.4 Pr. 5 etc.

Estn claros los objetivos? Estn claramente identificados los beneficiarios finales? Se conocen sus necesidades? Se explica con claridad cmo funcionar el producto o servicio que se ofrecer? Se utiliz una base de informacin confiable y pertinente? Se aprecian bien involucrados los responsables del proyecto? Hay un plan de accin bien definido? Se hizo un calendario de programacin de las actividades? Se definieron los plazos en que se espera lograr los resultados? Se definieron los recursos materiales, financieros, de infraestructura y tecnolgicos que se van a necesitar? Se conoce de dnde se obtendrn los recursos necesarios? Resulta creble que con este proyecto Pedro y Camila vayan a poder autofinanciarse por un ao? Existe un resumen ejecutivo? Puntaje mximo total

14 (coeficiente 2)

7 7 7 14 (coeficiente 2) 7 7

7 7

14 (coeficiente 2) 7 105

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Evidencia de planificacin y gestin

Crea un proyecto que te permita autofinanciarte econmicamente. Presntalo en un resumen ejecutivo, en este formato. Para dar contenido a algunos temes, puedes apoyarte en la gua que se encuentra en las pginas siguientes.

RESUMEN EJECUTIVO DEL PROYECTO:

(Indicar nombre)

Descripcin Justificacin Objetivos Producto o servicio Mercado: oferta y demanda Beneficiarios Recursos necesarios Ingresos y costos Utilidad Financiamiento Responsables Fecha de inicio

Participante: Profesor: Establecimiento educacional: Fecha:

Fundacin Chile Programa Competencias Laborales

Gua para la formulacin de un proyecto personal

Tu activa participacin en la elaboracin de un proyecto grupal, te ha dejado en ptimas condiciones para que formules un proyecto propio, respondiendo a tus intereses personales. Situndote en el mismo escenario de Pedro y Camila, de tener que generar una actividad que te produzca ingresos, te invitamos a imaginar un proyecto y a profundizar en su evaluacin econmica. Para ello te entregamos esta pauta que te puede servir de orientacin. Un proyecto econmico tiene un aspecto especfico que debe ser incluido en su diseo. Digamos que se llama definicin de factibilidad y se refiere a cuatro estudios principales:

Estudio de mercado Estudio tcnico Estudio de organizacin Estudio financiero

Estudio de mercado Lo primero es definir el producto o servicio: qu se va a producir?, para qu sirve?, qu caractersticas tendr? Despus se debe definir cul es la demanda de ese producto: quin lo va a comprar?, dnde se va a vender? Una vez determinada la demanda, se debe estudiar la oferta, es decir, la competencia: de dnde se obtiene en la actualidad el producto o servicio que nosotros ofreceremos?, cuntas tiendas, talleres u oficinas ofrecen lo mismo? Del estudio de oferta y demanda se podr definir un precio de mercado para el producto y se podr hacer un presupuesto de ventas estimado. La proyeccin pudiera decir que venderemos, por ejemplo, unos $55.000 diariamente. Sin embargo, no sabemos todava nuestros costos y, por lo tanto, este presupuesto tendr que ser revisado ms adelante. Estudio tcnico El objetivo de esta fase es definir los aspectos relativos al diseo del producto, las herramientas o instrumentos que sern necesarios y la logstica del proceso. Nadie ms experto para definir estos asuntos que quien tuvo la idea del negocio, porque de seguro pens en algo que conoce suficientemente. En el estudio tcnico uno se pregunta: cmo lo voy a fabricar?, cmo va a ser el producto o servicio?, dnde ubicar las instalaciones?, cmo distribuir lo producido? Al responder este tipo de interrogantes se van desprendiendo los costos y las inversiones que se van a necesitar, ya que se debe indicar, por ejemplo, el programa de produccin y/o prestacin del servicio, la descripcin del proceso o las actividades que se realizarn, los requerimientos de personal y la evaluacin de disponibilidad de materiales e insumos requeridos en el proyecto.

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Estudio de organizacin Este anlisis sealar con qu personal se va a llevar a cabo la iniciativa comercial, qu responsabilidad tendr cada uno, cmo se les reclutar, qu requisitos legales hay que asumir para obtener las autorizaciones pertinentes, en qu horario se trabajar, quin llevar la contabilidad, si se establecern contactos con bancos para solicitar crditos o con instituciones subsidiarias, si se buscar un socio, etc. Esta fase tambin entrega informacin de costos que hay que estimar. Estudio financiero Ahora se saben los costos, las inversiones, las ventas probables y el precio posible. Entonces viene la pregunta ms importante: es rentable el proyecto? Para averiguarlo habr que preguntarse: cunto va a costar echar a andar el proyecto?, en cunto tiempo recuperar la inversin?, dispongo de los recursos iniciales necesarios?, si no tengo el capital inicial, cmo voy a obtenerlo?, cunto se van a demorar en llegar los primeros ingresos?, van a alcanzar los primeros ingresos para ir pagando el dinero que se ocup en partir?, cul va a ser el flujo de ingresos y egresos una vez que el proyecto est en movimiento?

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Elaborado por Fundacin Chile Programa Competencias Laborales