Desfazer e repetir Quando cometemos algum engano, ou queremos voltar atrs no que fizemos usamos o comando Desfazer.

Para repetir nossa ltima ao usamos o comando Repetir. A maioria das aes do usurio pode ser desfeita ou repetida. Para desfazer a sua ltima ao clique no menu Editar e no comando Desfazer. Para repetir a sua ltima ao clique no menu Editar e no comando Repetir. O Word memoriza as 100 ltimas aes do usurio. Use tambm os botes Desfazer e repetir da barra padro Localizar, substituir e ir para Com a caixa de dilogo Localizar e substituir, podemos substituir palavras e vrios outros itens do documento. Os comandos desta caixa so muito teis em documentos longos

Substituir Digamos que o usurio digitou uma apostila no Word. No final do trabalho o autor conclui que melhor usar Microsoft Office, em vez de Office. A substituio manual muito trabalhosa, pois o documento longo. Para automatizar a substituio fazemos o seguinte:

No menu Editar clique em Substituir... Surgir a caixa de dilogo Localizar e substituir. No campo Localizar digite a palavra que ser buscada no documento. No campo Substituir por digite a palavra que entrar no lugar da anterior. Para substituir apenas a primeira palavra encontrada clique em Substituir. Para substituir todas as ocorrncias da palavra no documento clique em Substituir todas. Para voltar ao documento, clique em Cancelar. Na caixa de dilogo Localizar e substituir temos a guia Ir para, que nos permite ir rapidamente para uma pgina especfica, ou para um ttulo, ou para algum outro item do documento

Use tambm os botes Ir para que ficam na parte inferior da barra de rolagem vertical
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Idioma de verificao O verificador ortogrfico pode trabalhar em vrios idiomas desde que o computador tenha instalados os dicionrios para os idiomas escolhidos. Se voc usa o Word em portugus, o idioma definido como padro ser o portugus do Brasil. Para alterar o idioma do verificador ortogrfico faa assim: No menu Ferramentas, escolha Idioma e Definir Idioma. Surgir a caixa de dilogo Idioma. Escolha um idioma na lista e clique em OK. Para converter um idioma no padro para todos os documentos dali em diante, clique em Padro. 5. Para no usar nenhum dicionrio marque o item No verificar ortografia e gramtica.

Se voc marcar a opo Detectar idioma automaticamente, o Word trabalhar com mais de um dicionrio e tentar identificar a que idioma pertence a palavra digitada. Esta opo til quando digitamos textos mistos, como ingls e portugus juntos.
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Verificao ortogrfica e gramatical O Word faz verificao ortogrfica e gramatical do texto. A verificao ortogrfica consiste em identificar palavras que no existem no dicionrio interno do programa. A verificao gramatical consiste em encontrar construes irregulares de frases como, escrever o substantivo no singular e o adjetivo no plural. H dois modos de verificar ortografia no Word, usando o verificador ou pela verificao on-line. A verificao on-line funciona no Word e nos demais aplicativos do Office. Quando uma palavra que no consta no dicionrio digitada, imediatamente surgir um sublinhado vermelho abaixo dela. Clique com o boto direito do mouse sobre uma palavra sublinhada em vermelho. Surgir um menu de contexto para reviso ortogrfica. Dependendo da palavra, voc receber sugestes para alter-la. Uma verificao completa pode ser feita a qualquer momento usando o verificador ortogrfico e gramatical. Faa assim. No menu Ferramentas escolha Ortografia e gramtica...
Uma palavra sublinhada em vermelho no significa necessariamente erro ortogrfico. Nem todas as palavras esto no dicionrio do programa, principalmente os nomes prprios

Surgir a caixa de dilogo Verificar ortografia e gramtica. Vejamos o significado de cada campo e boto desta caixa. O campo No encontrada contm a primeira palavra ou construo irregular localizada no texto. O Campo Sugestes apresenta alternativas para substituir a palavra irregular. O boto Ignorar uma vez no altera a palavra irregular e passa o corretor adiante. O boto Ignorar todas no altera a atual e no apresenta mais outras ocorrncias da palavra no texto. O boto Alterar substitui a palavra irregular pela sugesto selecionada. O boto Alterar todas substitui todas as ocorrncias da palavra irregular no texto pela sugesto selecionada ou pelo que voc digitou. O boto Adicionar ao dicionrio acrescenta a palavra irregular ao dicionrio e da em diante ela no ser mais identificada como irregular.
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Se o campo Sugestes no apresenta a forma correta para a palavra digite a grafia correta diretamente.no texto

AutoCorreo O Word pode ser configurado para corrigir automaticamente os erros de digitao mais comuns. Para configurar como ser a correo automtica v ao menu Ferramentas e clique em Opes de AutoCorreo. Surgir a caixa de dilogo Opes de AutoCorreo. Nos campos Substituir e Por voc pode digitar novas palavras para AutoCorreo. Depois de preencher os dois campos clique em Adicionar para inclu-los na lista de AutoCorreo. Para excluir uma palavra da lista de AutoCorreo clique sobre ela e depois em Excluir. Para alterar um item da lista de AutoCorreo clique sobre ele. Em seguida altere o texto nos campos Substituir e Por e clique em Substituir. Se a AutoCorreo mudar uma digitao que voc no quer que seja mudada s apertar BACKSPACE imediatamente depois da AutoCorreo
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Hifenizao
Hifenizar dividir a ltima palavra da linha com um hfen e enviar algumas slabas para a linha seguinte. Esta prtica comum nos textos manuscritos e nos criados em mquinas de escrever. A idia da hifenizao deixar o texto alinhado direita.

Como o Word distribui as palavras na linha para deix-la alinhada dos dois lados, normalmente a hifenizao no necessria em documentos digitais. Existem alguns casos, porm, em que se recomenda us-la. Um caso tpico onde a hifenizao melhora a aparncia do texto quando usamos colunas estreitas. Nas colunas estreitas a hifenizao ajuda a eliminar os espaos vazios entre palavras. No precisamos nos preocupar com a hifenizao. O Word pode faz-la automaticamente por ns. Basta ativar a hifenizao automtica. No menu Ferramentas, clique em Idioma e em Hifenizao. Na caixa de dilogo selecione a hifenizao automtica do documento.

Tabelas
Com o Word criamos tabelas sofisticadas de tima aparncia Vamos exemplificar criando e formatando uma tabela com o horrio escolar de um aluno. O primeiro passo para criar uma tabela planej-la. O aluno tem cinco aulas por dia, cinco dias da semana. Na tabela devemos reservar uma linha para os dias da semana e uma coluna para o horrio das aulas. Sendo assim, temos que criar uma tabela com seis colunas e seis linhas. Inserindo Tabelas No menu Tabelas, clique em Inserir/Tabela. Surgir a caixa de dilogo correspondente. Digite o nmero de colunas e linhas da tabela. No nosso caso: 6 linhas e 6 colunas. Selecione Largura fixa da coluna e ajuste Automtico. Clique em OK. Pronto. A tabela aparece no documento. A largura das colunas ser ajustada para ocupar uniformemente toda a largura entre as margens.
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Inserindo texto nas clulas

A tabela composta por clulas. Em cada clula podemos digitar texto e inserir imagens ou outros objetos. Para deslocar o cursor de texto de uma clula para outra use as setas de direo do teclado, ou ento, pressione TAB para ir se deslocando para a clula seguinte direita. No tecle ENTER para avanar para a clula seguinte, seno voc cria um pargrafo novo dentro da clula atual. Normalmente a altura de uma clula varivel para se ajustar ao tamanho do texto digitado. Desta forma, se digitarmos um texto longo numa clula, ela ir aumentando sua altura para acomodar as vrias linhas de texto. Vamos agora digitar o texto da tabela de exemplo. O resultado ser este:
SEG 07h30 08h20 09h10 10h10 11h00 Histria Cincias Matemtica Matemtica Portugus TER Portugus Histria Ed. Fsica Cincias Cincias QUA Ingls Geografia Ingls Informtica Matemtica QUI Portugus Histria Ed. Fsica Ed. Artstica Matemtica SEX Matemtica Portugus Portugus Geografia Ingls

Selecionando itens de uma tabela

Use tambm Antes de comearmos a formatao da tabela temos que saber os comandos como selecionar texto, clulas, linhas e colunas. do menu Tabela/Seleci Para selecionar Faa Aproxime o ponteiro do texto. Quando o ponteiro tomar a onar Texto na clula
forma de cursor de texto arraste o cursor sobre o texto Uma clula Vrias clulas Uma linha da tabela Vrias linhas da tabela Uma coluna da tabela Vrias colunas Aproxime o ponteiro da clula pelo lado esquerdo. Quando ele tomar a forma de uma seta preta inclinada, clique. Arraste a seta preta inclinada sobre as clulas que vai selecionar. Clique com o mouse na margem esquerda, ao lado da linha. Arraste o mouse na margem esquerda, do lado das linhas Aproxime o ponteiro da parte superior da coluna. Quando ele assumir a forma de uma seta preta vertical, clique. Arraste a seta preta vertical sobre as colunas que vai selecionar.

Inserindo itens em uma tabela

Se voc criou a tabela com menos linhas ou colunas do que o necessrio, possvel acrescentar esses itens mais tarde. Veja como:
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Para inserir Uma coluna Uma linha Uma clula

Faa Selecione uma coluna prxima da coluna nova e clique em Tabela/Inserir. Da clique em Colunas esquerda ou em Colunas direita, conforme o caso. Selecione uma linha prxima da linha nova e clique em Tabela/Inserir. Da clique em Linhas acima ou em Linhas abaixo, conforme o caso. Selecione a clula e clique em Tabela/Inserir. Depois, clique em Clulas. Escolha a melhor opo na caixa de dilogo que surge.

Uma outra forma de inserir linhas: clique do lado direito da linha e, em seguida, clique em ENTER Excluindo itens de uma tabela Para excluir itens de uma tabela faa o seguinte:
Para excluir Texto Uma coluna Uma linha Uma clula Faa Selecione o texto e pressione DEL Selecione a coluna e clique em Tabela/Excluir. Da, clique em Colunas. Selecione a coluna e clique em Tabela/Excluir. Da, clique em Linhas. Selecione a clula e clique em Tabela/Excluir. Depois, clique em Clulas. Escolha a melhor opo na caixa de dilogo que surge.

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Formatando tabelas
Vamos passar agora formatao da tabela. Muitos itens podem ser formatados.

Fonte
O Word formata o texto de todas as clulas selecionadas. Vamos selecionar a primeira linha e formatar os dias da semana com negrito. Depois, vamos selecionar a primeira coluna da esquerda e formatar os horrios de aula em negrito itlico. Por ltimo, vamos formatar o nome das disciplinas em itlico. Para isso, use o comando Formatar/Fonte, ou ento os botes da barra de formatao. O resultado o seguinte:
SEG TER QUA QUI SEX

07h30 08h20 09h10 10h10 11h00

Histria Cincias Matemtica Matemtica Portugus

Portugus Histria Ed. Fsica Cincias Cincias

Ingls Geografia Ingls Informtica Matemtica

Portugus Histria Ed. Fsica Ed. Artstica Matemtica

Matemtica Portugus Portugus Geografia Ingls

Pargrafo O texto dentro de uma clula tratado como pargrafo. Podemos fazer toda a formatao de pargrafo no texto de uma clula.
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No exemplo vamos centralizar o texto nas clulas. Use o comando Formatar/Pargrafo, ou ento os botes da barra de formatao. O resultado este:
SEG TER QUA QUI SEX

07h30 08h20 09h10 10h10 11h00

Histria Cincias Matemtica Matemtica Portugus

Portugus Histria Ed. Fsica Cincias Cincias

Ingls Geografia Ingls Informtica Matemtica

Portugus Histria Ed. Fsica Ed. Artstica Matemtica

Matemtica Portugus Portugus Geografia Ingls

Bordas e sombreamento
Um dos melhores recursos para formatar tabelas o das bordas e sombreamento. No nosso exemplo faremos o seguinte: Vamos eliminar as linhas verticais da tabela para limpar a apresentao. Na linha dos dias da semana vamos colocar um sombreamento leve e usar linhas mais espessas acima e abaixo do texto. Na coluna dos dias da semana vamos aplicar um sombreado leve. Faa a formatao em etapas. Primeiro elimine as linhas verticais. Depois formate a linha dos dias e por ltimo, a coluna dos horrios. Use o comando Formatar/Bordas e sombreamento. Veja o resultado:
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SEG

TER

QUA

QUI

SEX

07h30 08h20 09h10 10h10 11h00

Histria Cincias Matemtica Matemtica Portugus

Portugus Histria Ed. Fsica Cincias Cincias

Ingls Geografia Ingls Informtica Matemtica

Portugus Histria Ed. Fsica Ed. Artstica Matemtica

Matemtica Portugus Portugus Geografia Ingls

Largura de colunas e altura de linhas

Podemos formatar a largura das colunas para um valor fixo ou para auto ajuste. Um dos auto ajustes fora as colunas a ocupem a largura da pgina. O outro tipo regula a largura para encaixe do texto. A altura da linha pode ser regulada para se encaixar ao texto ou para igual altura de todas as linhas.

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Mesclagem de clulas
Mesclar clulas juntar duas ou mais clulas em uma. Para mesclar, basta selecionar as clulas e usar o comando Tabelas/Mesclar clulas. Veja um exemplo de tabela com clulas mescladas.
Populao do Brasil 1970 Homens Mulheres 1980 Homens Mulheres 1990 Homens Mulheres

Classificao
No precisamos nos preocupar com a ordem com que digitamos dados numa tabela. No final da digitao podemos classificar a tabela por ordem alfabtica ou numrica. Para ordenar as linhas de uma tabela faa assim: Selecione a tabela. No menu Tabela clique em Classificar... Surgir a caixa de dilogo Classificar. Defina qual coluna ser usada para organizar os dados. Se quiser, pode usar uma segunda e uma terceira coluna para uma classificao secundria. Clique em OK. Pronto. As linhas sero redistribudas para colocar a tabela em ordem alfabtica ou numrica dependendo do tipo de dados que havia na coluna base.
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Estilos, modelos e assistentes Neste captulo veremos alguns recursos que automatizam a formatao dos documentos. Estudaremos os estilos, os modelos e os assistentes. O Word possui vrios recursos para automatizar a formatao de documentos. Os estilos so definies de formatao para pargrafos. Os modelos so usados para a formatao prvia do documento inteiro. Os assistentes criam modelos de acordo com nossas escolhas pessoais.
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Usando estilos Um estilo um conjunto completo de instrues de formatao para um pargrafo. Quando aplicamos um estilo a um pargrafo imediatamente todas as definies do estilo so adotadas, nos liberando do servio de format-lo passo a passo. Para aplicar um estilo a um pargrafo faa assim: Selecione o pargrafo. No menu Formatar clique em Estilos e formatao... Surgir o painel de tarefas correspondente. Clique em um estilo da lista. O Word possui alguns estilos prontos. Cada estilo recomendado para um caso. H estilos prprios para ttulo, outros para corpo de texto, outros para citaes, etc. Ser voc quiser, pode modificar os estilos existentes ou criar novos.

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Use tambm a caixa de seleo de etilos da barra de formatao.

Figura 45 Painel de tarefas Estilos e formatao Para criar um estilo faa assim: No menu Formatar clique em Estilos e formatao... Surgir o painel de tarefas.. Clique em Novo estilo. Surgir a caixa de dilogo Novo estilo. Digite um nome para o estilo. Selecione um estilo base. Assim, voc s precisar alterar o estilo base para criar o estilo novo. No boto Formatar selecione os detalhes de formatao do estilo novo, como: fonte, alinhamento, recuos, bordas, sombreamento, cores, etc.. Clique em OK.

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Prefira trabalhar com estilos. Seu documento fica com uma aparncia melhor e voc economiza servio Criando documentos a partir de modelos Modelos so documentos pr-formatados que servem de base para criar documentos novos. Usando modelos economizamos tempo com formatao. O Word instalado com vrios modelos prontos. Voc pode us-los ou se preferir, pode criar seus prprios modelos. Para criar um documento baseado num modelo faa o seguinte: No menu Arquivo clique em Novo... Surgir o painel de tarefas. Clique no link Modelos gerais. Selecione um modelo nas listas disponveis. Clique em OK.

Figura 46 Caixa de dilogo Novo estilo

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Figura 47 Caixa de dilogo Modelos

O documento em branco, que criado sempre que iniciamos o Word, tambm se baseia num modelo. Para criar o seu prprio modelo faa o seguinte: Crie um documento com todos os elementos que voc quer incluir no modelo. Defina a configurao da pgina, os estilos, o cabealho e o rodap, os textos e as imagens. Quando o documento estiver pronto clique em Arquivo e em Salvar como... Na opo Salvar como tipo selecione Modelo de documento. No se preocupe com a pasta. Os modelos do Word so salvos numa pasta prpria para modelos. Clique em Salvar. Pronto. O modelo foi salvo e aparecer na lista de modelos disponveis na prxima vez que voc for criar um documento.
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Criando documentos com assistentes Na caixa de dilogo Modelos voc encontra alguns assistentes de documento. Assistentes so programas que nos orientam passo a passo para criar um documento novo. Se voc escolher um assistente de documento surgir a janela do Assistente. Voc deve selecionar as opes do assistente e ir avanando para as etapas seguintes. Deste modo, no final do processo o Word criar um documento personalizado de acordo com suas escolhas

Figura 48 Assistente de currculo

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AutoFormatao O comando AutoFormatao formata o documento inteiro com um clique de mouse. Voc pode us-lo se quiser ganhar tempo. Vrias operaes so realizadas automaticamente. O problema da AutoFormatao que as vezes os resultados so surpreendentes e acontecem coisas que no eram para acontecer. Eerimente a AutoFormatao em documentos simples. Geralmente ela funciona bem. Mas, no deixe de revisar o texto depois para conferir o resultado. Para auto formatar um documento faa o seguinte: Clique em Formatar e em AutoFormatao. Na caixa de dilogo AutoFormatao clique em OK.

Figura 49 Caixa de dilogo AutoFormatao

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Recursos adicionais Neste captulo veremos alguns recursos complementares do Word como a produo de documentos para a Internet, o trabalho com Tpicos, com campos, ndices e referncias. Recursos para Web Com o Word podemos criar pginas de Internet. Os documentos para Internet usam um formato de arquivo prprio chamado HTML. Os arquivos HTML so um pouco diferentes dos documentos normais do Word, que usam o formato DOC. No iremos a fundo no estudo dos documentos para Internet, pois o assunto vasto e exige do usurio uma srie de outros conhecimentos no abordados aqui. Se voc se interessa pelo assunto consulte um material didtico especfico sobre Internet. Por hora, basta saber que o Word pode ser usado para esta tarefa. O modo de visualizao usado para criar documentos HTML o Layout da Web. Ao ativ-lo voc ver que no h como passar para a pgina seguinte, pois um documento HTML composto por uma nica pgina, mesmo que ela seja muito longa.

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Plano de fundo O comando Plano de fundo usado com documentos de Internet. Os documentos para Web podem ter um fundo colorido ou ladrilhado por uma imagem decorativa. Para definir o plano de fundo de um documento HTML faa o seguinte: Clique em Formatar e em Plano de fundo. Selecione uma cor da tabela ou clique em Mais cores... Para definir uma imagem para ladrilhar o fundo clique em Efeitos de preenchimento... 5. Na caixa de dilogo Efeitos de preenchimento escolha um gradiente, uma textura, um padro ou uma imagem de arquivo. Em qualquer caso uma imagem ser usada para ladrilhar o fundo. 6. Clique em OK.

Figura 50 Caixa de dilogo Efeitos de preenchimento

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Figura 51 Caixa de dilogo Tema

Temas Um tema um conjunto pronto de definies de formatao para pginas da Web. Aplicando um tema a um documento da Web, o Word se encarrega de quase todas as tarefas de formatao. Para aplicar um tema a uma pgina da Web clique em Formatar e em Tema.... Ento selecione um tema e clique em OK. Se voc estiver trabalhando num documento normal do Word e definir um tema este documento ser convertido em documento para Web.

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Figura 52 Caixa de dilogo Inserir Hiperlink

O link aparece na tela sublinhado e colorido de azul. O ponteiro do mouse muda de forma quando est sobre um link. Fica com a forma de uma mo que aperta um boto.

Links Os links so muito usados nas pginas da Web. Um link um texto que ao ser clicado nos leva a uma outra pgina. s vezes os links nos levam a um outro programa ou a uma outra parte da mesma pgina. Os links facilitam a passagem de uma pgina para outra. Para criar um link faa assim: Selecione o texto que funcionar como link No menu Inserir clique em Hiperlink... Selecione ou digite o endereo do local para onde o link vai apontar. Podemos criar links para outras partes do documento. Clique em OK.

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Comentrios Os comentrios so usados principalmente em documentos que circulam por vrias pessoas. Por exemplo: voc redige um texto e pede a um colega para ler e fazer observaes. O colega pode fazer o comentrio diretamente no documento. Basta usar o comando comentrio: Selecione o texto que ser comentado, ou apenas posicione o cursor no local onde o comentrio ser includo. Clique em Inserir e em Comentrio. Surgir uma rea para comentrio na parte inferior janela do Word. Digite o comentrio. Os comentrios aparecem na tela na margem do documento numa caixa cor rosa.

Figura 53 Comentrio

Para excluir um comentrio clique nele com o boto direito do mouse e escolha o comando Excluir comentrio. Para alterar um comentrio, basta colocar o cursor de texto na caixa do comentrio
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Tpicos A estrutura de tpicos do Word til para organizar textos longos divididos em itens e sub itens. Esta apostila um bom exemplo de documento que usa estrutura de tpicos. Criamos estruturas de tpicos com os nove estilos especiais do Word para tpicos: Ttulo 1, Ttulo 2, Ttulo 3, ... e Ttulo 9. O estilo Ttulo 1 aplicamos nos ttulos mais gerais do documento, como por exemplo, os .nomes dos captulos de um livro. O estilo Ttulo 2 aplicamos nos ttulos de segundo nvel, como por exemplo, os nomes das sees de um captulo. O estilo Ttulo 3 aplicamos nos ttulos de terceiro nvel e assim por diante. Os pargrafos que no usam um dos nove estilos de ttulo so tratados como corpo de texto. As vantagens de usar tpicos aparecem no modo de visualizao Estrutura de tpicos. Neste modo podemos ocultar o corpo de texto e ver apenas os ttulos. Podemos ocultar os ttulos de nvel mais baixo e mostrar apenas os de nvel mais alto. Quando movemos um ttulo na estrutura de tpicos, todo o texto subordinado a este ttulo ser movido junto com ele. Quando exclumos um ttulo no modo tpicos, todo texto subordinado a ele tambm excludo.

Figura 54 Barra de tpicos

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ndices Um ndice uma lista que nos mostra todos os itens do documento e a pgina em que cada item se encontra.O Word cria automaticamente os seguintes tipos de ndice: ndice analtico: os assuntos do documento aparecem numa lista ordenada por nmero de pgina. O Word cria ndices analticos buscando estilos de pargrafo no documento. O normal usar os estilos Ttulo 1 at Ttulo 9 para a criao de ndices. No ser possvel criar ndice analtico se no usarmos estilos de pargrafo. ndice remissivo: organiza os assuntos numa lista ordenada por ordem alfabtica de assunto. Para criar um ndice remissivo temos que marcar as entradas do ndice. Para fazer isso, clique no boto Marcar entradas da caixa de dilogo ndices. Surgir a caixa Marcar entrada de ndice remissivo. Esta caixa fica flutuando na tela para que voc selecione as palavras chave no texto. Por exemplo: se o texto sobre Biologia, selecione as palavras chave deste assunto, como: clula, protena, vrus, DNA, etc. ndice de figuras: relaciona as figuras do documento numa lista organizada por nmero de pgina. O Word constri este ndice buscando campos de legenda no documento. Se no usarmos o comando Inserir/Legenda no ser possvel criar ndices de figuras.
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ndice de autoridades: Relaciona as citaes do documento. Para criar um ndice de autoridades preciso marcar as citaes do texto. Para fazer isso clique no boto Marcar citao da caixa de dilogo ndices. Surgir a caixa de dilogo Marcar citao. Esta caixa fica flutuando na tela para que voc selecione o texto de cada citao que aparece no documento. Para cada citao voc deve digitar as informaes importantes como: autor, livro onde foi publicada, nmero da pgina do livro citado, etc.

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Figura 55 Caixa de dilogo

Para criar um ndice analtico faa assim:

Certifique-se que usou estilos de pargrafo no documento. Normalmente o Word cria ndices analticos com os estilos Ttulo1, Ttulo2, Ttulo3, etc. Posicione o cursor de texto no local onde ficar o ndice. No menu Inserir clique em Referncia e em ndices.... Na caixa de dilogo ndices, clique na guia ndice analtico. Em Mostrar nveis, defina quantos nveis ter o ndice. Um ndice com muitos nveis fica detalhado, mas longo. Um ndice com poucos nveis pode ficar resumido demais. Geralmente trs nveis o ideal. Em Formatos, defina um estilo para o ndice. O Word mostra um exemplo de cada estilo. Clique em OK.
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Pronto. O Word cria o ndice automaticamente. Do lado esquerdo ficam os assuntos do documento e do lado direito os nmeros de pgina.

Pronto. O Word cria o ndice automaticamente. Do lado esquerdo ficam os assuntos do documento e do lado direito os nmeros de pgina.

Legendas As legendas do informaes sobre as figuras do documento. O Word cria e numera automaticamente as legendas. Faa assim: Selecione a figura que receber legenda. Clique no menu Inserir, em Referncia e em Legenda... Na caixa de dilogo digite o texto da legenda. Clique em OK. Pronto. Uma legenda numerada surgir abaixo da imagem. Os pargrafos de legenda so usados para criar os ndices de figura.

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No se preocupe com a numerao, que automtica. Se mais tarde voc acrescentar ou remover figuras do texto, a numerao das legendas ser refeita pelo Word.

Notas 1. Notas so comentrios sobre algum ponto do documento principal colocados na parte inferior da pgina, ou no final do documento. Um nmero colocado no texto principal para identificar a nota, como este ao lado. [1] O Word cria e numera automaticamente as notas. Para cri-las, faa assim: 2. Coloque o cursor de texto na posio onde entrar o nmero da nota 3. No menu Inserir clique em Referncia e em Notas... Surgir a caixa correspondente. 4. Selecione se quer nota de fim de rodap ou de fim de texto. 5. Clique em OK. O cursor de texto aparecer no rodap da pgina ou no final do documento, dependendo da sua escolha anterior. 6. Digite o texto da nota e depois pode voltar para o texto principal.
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Figura 56 Caixa de dilogo Legenda

Referncia cruzada Nos documentos longos comum usarmos frases como esta: J falamos sobre os modos de exibio do Word na pgina 7. Se escrevermos o nmero da pgina manualmente, pode acontecer que mais tarde o documento seja alterado e este nmero mude. No teremos problemas se inserirmos o nmero de pgina na frase como uma referncia cruzada. Uma referncia cruzada um campo do Word que nos informa um dado de outra parte do documento. Para inserir uma referncia cruzada faa o Figura 57 Caixa de dilogo Notas seguinte: Posicione o cursor de texto no local No se preocupe com a onde entrar a referncia cruzada. numerao das notas, que No menu Inserir clique em Referncia e automtica. Se mais tarde voc em Referncia cruzada. acrescentar ou remover notas no Na caixa de dilogo selecione os dados documento, a numerao ser da referncia desejada. No nosso refeita pelo Word. Se mais tarde exemplo escolhemos o nmero de o texto principal mudar de pgina pgina do Ttulo Modos de exibio do a nota de rodap ser deslocada Word. junto. Clique em Inserir e depois em Fechar.
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Figura 58 Caixa de dilogo Referncia cruzada

Macros Macros so conjuntos de instrues para execuo em lote. Se voc executa freqentemente uma mesma seqncia de comandos, talvez seja melhor criar uma macro para esta seqncia. Deste modo, sempre que precisar dela basta executar a macro. Vejamos atravs de um exemplo simples, como se cria uma macro. Digamos que voc queira uma macro que desenhe a bandeira do Brasil no documento com um simples clique de mouse.

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No menu Ferramentas, clique em Macro e em Gravar nova macro... Surgir a caixa de dilogo Gravar macro. Digite um nome para a macro. Por exemplo: Bandeira. Clique em OK. A partir de agora todo evento que ocorrer na rea de trabalho ser gravado na macro. Desenhe sua bandeira. Crie um retngulo azul, um losango amarelo, um crculo azul, etc. Quando terminar o desenho, clique no boto Parar que fica flutuando na tela. Sua macro est gravada. Para executar a macro clique em Ferramentas/Macro/Macros... Surgir a caixa de dilogo Macro. Procure o nome de sua macro, selecione-o e clique em Executar.

Figura 59 . Caixa de dialogo Gravar Macro

Figura 60 . Caixa de dialogo Macro

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O conjunto de instrues que compe uma macro gravado na linguagem Visual Basic. O exemplo acima apenas uma amostra de como trabalhar com macros. Como as macros so criadas atravs de uma linguagem de programao bastante poderosa, as possibilidades de criao so enormes e no cabem no objetivo desta apostila.

Mala Direta
Neste captulo veremos como criar malas diretas passo a passo. Tambm veremos como criar envelopes e etiquetas no Word. Imagine que voc mudou de endereo e quer escrever a todos os seus conhecidos comunicando seu novo endereo. Voc no precisa criar uma carta para cada conhecido. O recurso mala direta do Word vai ajud-lo a economizar tempo. Uma mala direta um conjunto de documentos semelhantes criado automaticamente pelo Word. O que muda de um documento para outro so as informaes variveis como: nome do destinatrio, endereo, cidade, CEP, etc.

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Etapas de Uma Mala Direta

Uma mala direta do Word criada em trs etapas: Criao do documento principal: o documento que contm as informaes fixas, ou seja, aquelas que sero repetidas em todos os documentos da mala. Criao da fonte de dados: uma tabela com as informaes variveis da mala, ou seja, contm os dados que mudam em cada documento. Mesclagem: a operao de unir o documento principal com a fonte de dados para criar os documentos da mala. Geralmente na mesclagem feita a impresso da mala.

Criando uma Mala Direta Passo a Passo

Vamos exemplificar a criao de mala direta produzindo um comunicado empresarial de mudana de endereo. O Documento Principal 2. O primeiro passo criar o comunicado de mudana de endereo. 3. Inicie o Word com um documento em branco. 4. Digite o comunicado de mudana de endereo. O texto pode ser parecido com o seguinte:
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Exemplo de comunicado So Paulo, 30 de maro de 2000 Prezado(a) Senhor(a): Nossa empresa est atendendo em novo endereo para melhor servi-lo: Rua Santo Amaro, n 100, bairro Santo Amaro So Paulo-SP CEP 10.0000-000 Nosso telefone tambm mudou para (0xx11)3456-7890. Solicitamos a atualizao de sua agenda para que possamos continuar contando coma sua preferncia. Saudaes Malaquias Malazarte Gerente

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3. Deixe alguns pargrafos vazios entre a data e o texto Prezado(a) Senhor(a): Usaremos este espao mais tarde para inserir os dados variveis da mala. 4. Salve o documento. 5. No menu Ferramentas escolha Cartas e corespondncias/Assistente de mala Direta... Surgir o painel de tarefas. 6. Selecione cartas na lista e clique no link Prxima para avanar para a etapa seguinte. 7. Escolha Usar documento atual. Com isso o documento que est na tela ser usado como documento principal.

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Criando Fonte de Dados

A etapa 3 trata da fonte de dados variveis da mala. 8. Selecione Digitar uma nova lista e clique o link Criar. 9. O Word abrir um formulrio com vrios campos como nome, endereo, telefone, etc. 10. Digite os dados de endereo dos vrios destinatrios da sua mala direta. Quando concluir a digitao de um destinatrio, clique em Nova entrada, para inserir os dados de um novo destinatrio. Quando terminar, clique em OK. 11. A tabela de dados precisa ser salva. Recomendamos salv-la na pasta Minhas fontes de dados com o nome Lista de contatos. Por ltimo, clique em Salvar.

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Concluindo o Documento Principal

Agora que a origem de dados est pronta, podemos terminar o documento principal. 12. Posicione o cursor de texto no local do documento em que sero includas as informaes dos destinatrios. 13. Clique no link Bloco de endereos no Painel de tarefas. Surgir a caixa de dilogo Inserir bloco de endereo. 14. Selecione as opes que deseja para o bloco de endereos

Mesclagem
A ltima fase da mala direta a mesclagem do documento. Fazemos isso nas etapas 5 e 6 da criao da mala. 15. Na etapa 5 voc visualiza as cartas. Clique nos botes de avano e recuo para ver as diversas cartas da mala direta. 16. Na etapa 6, voc imprime o documento. Clique em Imprimir para imprimir as cartas da mala direta.
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Pronto. Sero impressos os documentos da mala direta. Cada documento ser impresso com o nome e endereo de um contato cadastrado na origem de dados. O nmero de comunicados impressos ser igual ao de contatos cadastrados.
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Dicas Sobre Mala Direta

A origem de dados criada para uma mala direta pode ser reaproveitada em novas malas diretas no futuro. Na prxima mala direta, em vez de criar uma origem de dados voc pode abrir uma origem existente. possvel usar como origem de dados os catlogos de endereos de programas como o Outlook. Na hora de definir a origem de dados selecione a opo Usar catlogo de endereos. possvel obter a origem de dados a partir dos mais variados arquivos como: planilhas do Excel, bancos de dados do Access, arquivos de texto e pginas da Internet. Na hora de definir a origem de dados selecione a opo Abrir origem de dados... Ento defina o tipo do arquivo desejado.

Envelopes e etiquetas
A impresso de envelopes e etiquetas costuma ser uma dor de cabea para quem tenta fazer isso manualmente. No fcil acertar as posies exatas do texto para que a impresso fique perfeita. O comando Envelopes e etiquetas do Word simplifica a tarefa de impresso. O usurio apenas define o texto e o tipo do envelope ou da etiqueta que usar. O trabalho de organizar corretamente o texto fica por conta do Word.
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Para imprimir um envelope faa assim: No menu Ferramentas clique em Cartas e correspondncias e em Envelopes e etiquetas... Na caixa de dilogo Envelopes e etiquetas digite os dados do remetente e do destinatrio. Clique em Opes... e selecione o tipo de envelope que ser usado. Para imprimir imediatamente clique em Imprimir. Para manter uma cpia do envelope no documento para impresso futura clique em Adicionar ao documento. O Word cria uma pgina extra no documento com o layout exato do envelope.

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O comando Envelopes e etiquetas s imprime um texto por vez. Se voc quer imprimir vrios envelopes com endereo diferente em cada um deles, deve criar uma mala direta de envelopes. Para imprimir etiquetas faa assim: No menu Ferramentas clique em Cartas e correspondncias e em Envelopes e Etiquetas.... Digite o texto da etiqueta na Caixa de dilogo Envelopes e etiquetas. Em Opes selecione o tipo de etiqueta que ser usado. Defina se vai imprimir o mesmo texto em todas as etiquetas da folha ou se vai imprimir em apenas uma etiqueta da folha. Clique em Imprimir para impresso imediata. Clique em Novo documento para gerar um documento novo para impresso futura.

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O comando Envelopes e etiquetas s imprime um texto por vez. Se voc quer imprimir vrias etiquetas com texto diferente em cada uma delas, deve criar uma mala direta de etiquetas.

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Personalizao do Ambiente
Neste captulo veremos como personalizar o ambiente do Word para torn-lo mais produtivo e mais ao nosso gosto.

Barras de ferramentas
O Word tem vrias barras de ferramentas. A rea de trabalho ficaria congestionada se todas fossem exibidas ao mesmo tempo. Exiba somente as barras que voc precisa para as tarefas que est realizando. Para exibir ou ocultar uma barra de ferramentas clique no menu Exibir, em Barras de ferramentas e marque o nome da barra na lista. H dois modos de exibio de barras: flutuante ou ento, aderida a uma das laterais da rea de trabalho do Word. Uma barra pode aderir a qualquer um dos quatro lados da rea de trabalho. Para desprender uma barra da lateral, arraste-a com o mouse pelo puxador que fica no canto da barra. Se arrastarmos o puxador da barra para dentro da rea de trabalho a barra torna-se flutuante. Veja em seguida como personalizar as barras ou criar barras novas
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Personalizao de barras e menus

No menu Ferramentas, clique no comando Personalizar... Surgir a caixa de dilogo para personalizar barras e menus. Para adicionar um boto novo em uma barra basta arrastar o nome do comando da caixa Personalizar para a barra na rea de trabalho. Para remover um boto de uma barra basta arrast-lo da barra para dentro da caixa de dilogo Personalizar. Para mudar a posio de um boto numa barra basta arrast-lo para nova posio enquanto a caixa Personalizar estiver aberta. Para criar uma barra nova, clique no boto Nova... da caixa Personalizar. D um nome para a barra e em seguida arraste o nome dos comandos que desejar para dentro da barra nova. Para adicionar um comando num dos menus do Word arraste o nome do comando da caixa Personalizar para o menu desejado.

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Opes de usurio
No menu Ferramentas temos o comando Opes.. Ele abre a caixa de dilogo Opes do Word. Nesta caixa de dilogo definimos muitas configuraes do programa. Vamos apenas comentar algumas: Auto recuperao: Periodicamente o Word salva uma cpia temporria do documento ativo por segurana no caso de travamento ou queda de energia. Esta cpia temporria ser restaurada quando reiniciarmos o programa depois de algum problema. Regule o tempo de auto recuperao para um valor cmodo. Valores muito curtos podem atrapalhar o usurio, pois durante a auto recuperao o computador fica muito lento. Arquivos de trabalho: O usurio pode definir que pastas o Word usa como padro para gravar arquivos ou pesquisar cliparts. Senha de proteo: a senha de proteo exigida para abrir o arquivo. Arquivos do Word com senha ficam seguros contra acesso por pessoas indevidas.

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Use tambm a opo Acidionar ou remover programas do Painel de Controle do computador.

Instalao do Office
Para instalar o Word num computador pela primeira vez use o programa de instalao fornecido pela Microsoft. O Word comercializado como parte do pacote Office. Faa assim:

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Insira o CD-ROM no drive. Opcionalmente voc pode acessar os arquivos de instalao, de alguma outra fonte, como um disco rgido ou pela rede. Execute o programa de instalao chamado Instalar.exe. Siga as instrues do programa de instalao.

Para reparar uma instalao danificada, para remover ou acrescentar componentes ou para desinstalar o Word num computador faa o seguinte: Acesse o Painel de controle do seu computador. D um duplo clique no cone Adicionar ou remover programas. Selecione o Office, na lista de programas instalados. Clique em Adicionar/remover... e siga as instrues do programa de instalao.

Instalao no primeiro uso

Por medida de economia de espao em disco, alguns componentes do Office so instalados apenas quando forem usados pela primeira vez. Pode acontecer de voc clicar num comando e receber uma mensagem avisando que o recurso no foi instalado ainda. Nesse caso, coloque o CD-ROM do Office no drive e clique em Sim para fazer a instalao.
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Instalao danificada
O Office detecta automaticamente quando a instalao est com problemas. Nesse caso, ele solicita a colocao do CD-ROM de instalao no drive para que possa reinstalar os arquivos danificados.

FIM
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