Donau-Universität Krems › Bereich Technologie, Information und Medien › Verlagspostamt 3500 Krems › P.b.b. › Nummer 42, 13.

Jahrgang › 02Z030312M
ISSN 1992-6146 › Ausgabe 2/2008

Massenphänomene
Chancen und Gefahren
gruppendynamischer Prozesse

› Datenflut im medizinischen Alltag

Viele Augen sehen mehr. Visualisation for the Masses
 02/08
Elektronischer Akt (ELAK) für Gemeinden
Der elektronische Akt – ein Kernstück moderner Verwaltung
Einerseits haben Digitalisierung der Verwaltung und Internetnutzung zur Kommunikation mit den BürgerInnen die Arbeit der Gemeinden
vereinfacht – andererseits jedoch auch erschwert.
Denn neben den bisher typischen mündlichen und schriftlichen
Kommunikationsformen (Telefonate, Parteistunden, Papierformu-
lare, Briefe und Faxe …) sind die elektronischen hinzugekommen:
E-Mail, Elektronische Formulare, Fachanwendungen oder auch In-
stant-Messaging-Systeme. Die Komplexität wurde also durch die
Doppelgleisigkeit von Papier- und digitaler Welt verschärft. Gefordert
ist deshalb ein integriertes System, in dem alle Kommunikationswege
zusammenlaufen: Telefon, Postverkehr, E-Mail und eingehende elek-
tronische Formulare werden automatisch zugeordnet, bearbeitet und
schließlich als Elektronischer Akt abgelegt.
› ELAK auch für kleinere Gemeinden?
Zwar steht mit dem ELAK konzeptionell ein Werkzeug zur Verfügung,
das medienbruchfreien Aktenverkehr sowohl innerhalb als auch
zwischen verschiedenen Verwaltungsstellen zulässt. Aber bisher
wurden elektronische Aktensysteme hauptsächlich auf Bundes- und
Landesebene eingesetzt, hingegen aufgrund der hohen IT-Inves-
titionskosten kaum bei Gemeinden. Dabei besteht gerade bei den
kleineren Verwaltungseinheiten ein erhöhter Bedarf: Im Gegensatz
zu thematisch eher spezialisierten Behörden sind kommunale Mitar-
beiterInnen generell für breite Arbeitsgebiete zuständig und könnten
daher besonders von einem durchgängigen System profitieren.
Das Zentrum für E-Government hat dieses Potenzial erkannt und
gemeinsam mit Unisys Österreich ein Vorgehensmodell entwickelt,
das sowohl für die Bedürfnisse der Gemeinden praktikabel als auch
finanzierbar ist. Ein Prototyp hat 2006 in Gföhl den Testbetrieb auf-
genommen; 2007 war der Start zum Echtbetrieb. Seither schlossen
sich viele Gemeinden im dafür errichteten Verein „ELAK-Government
Verbund“ zusammen, um die Vorteile elektronischer Geschäftsab-
wicklung effektiv und kostengünstig zu nutzen.
› Vorteile und Potenziale der ELAK-Systeme
Im Gegensatz zu vielen „elektronisch lückenhaften“ Systemen, die
nur Teilbereiche erfassen, können beim Einsatz von ELAK-Systemen
sämtliche Eingangsdaten wie Briefe oder Faxe zu 100 % digital er-
fasst werden. Jede Information aus Papieren, die bisher im Akten-
ordner abgeheftet wurden, mündet jetzt – gescannt – in den ELAK. In
einem einzigen System ist alles zu protokollieren: von einfachen Ak-
tennotizen über E-Mails bis zu komplexen Angelegenheiten wie Bau-
akten. Denn nur die elektronische Erfassung sämtlicher Schriftstücke
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ermöglicht eine zentrale Datenanalyse und Auswertung. Und da der
ELAK ein intelligentes Dokumentenmanagementsystem und einen
elektronischen Workflow beinhaltet, können sowohl Änderungen
bestehender Abläufe als auch übers Standardrepertoire hinausge-
hende Nicht-Routine-Prozesse ohne aufwändiges Programmieren
integriert werden.
Weitere Potenziale liegen in der Kommunikation zwischen Gemeinden
und Land, die derzeit doppelgleisig kommunizieren: sowohl per Post
als auch elektronisch via E-Mail. Dabei haben E-Mails ein wesent-
liches Manko, die Nachvollziehbarkeit: Weder der Versand noch der
Empfang ist nachweisbar; eine weitere Schwäche ist die mangelnde
Zuordnung zum jeweiligen Akt sowohl auf der Landes- als auch auf
der Gemeindeseite. Die Lösung liegt in der direkten Kommunikation
zwischen den ELAK-Systemen der Gemeinden und des Landes. Diese
Funktionalität kann natürlich auch für die Kommunikation zwischen
den einzelnen Gemeinden verwendet werden.
Zukunftsweisende Chancen liegen auch in der dualen Zustellung, die
im ELAK eingebettet werden kann. Die Zustellung erfolgt dann ein-
heitlich über eine Schnittstelle und wird im Akt dokumentiert, unab-
hängig von der Zustellart (RSA, Brief, E-Mail oder Zustellserver).
Mit diesen Verbesserungen und Erweiterungen wird das elektro-
nische Aktenverwaltungssystem immer mehr zur Wissensplattform,
als vernetzter Angelpunkt aller wichtigen Fachanwendungen. Dar-
über hinausgehende innovative Projektideen – semantische Tech-
nologien wie intelligente automatische Beschlagwortung, Ähnlich-
keitssuchen oder Wortstammanalysen – können bald weiterführen in
Richtung „ELAK 2.0“.
Foto › FOTOLIA
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