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GUIDE DE L' ENVIRONNEMENT

NUMRIQUE
DE TRAVAIL (E.N.T.)

2009-2010
les services numriques pour se former, s'informer, se documenter, communiquer, s'orienter, et grer toute sa scolarit en ligne...

etu.univ-lyon2.fr

Prsentation du guide
Ce guide a pour objectif de prsenter lEnvironnement Numrique de Travail (ENT) propos depuis la rentre 2003 lensemble de la communaut universitaire de Lyon 2. La premire partie, qui sintitule Prise en main de lENT-Lyon 2, introduit le concept dENT et offre un tour dhorizon de ses principales composantes ainsi quune prise en main rapide. La deuxime partie, qui sintitule Descriptif des outils de lENT-Lyon 2, dcrit les diffrentes composantes de lENT : Information, Communication, Formation et E-administration. Pourquoi cet ouvrage ? Tout dabord, lENT ncessite un guide de prise en main et dutilisation permettant chaque utilisateur de se lapproprier. Ensuite, dans un monde en perptuelle mutation, un ouvrage de ce type sinsre dans une relle politique dimplication des technologies au sein du monde universitaire et au sens le plus large de la culture numrique. Enfin, cet ouvrage a la volont de rendre plus explicite le concept dENT qui peut tre immatriel comme le bureau virtuel (BV) ou matriel comme les cartes CUMUL ou bien les imprimantes dotes de la fonction denvoi par mail. Bonne lecture et bon voyage dans lENT de lUniversit Lyon 2 !

Guide de lENT de Lyon 2

Avertissements
Utiliser lENT de lUniversit Lumire Lyon 2 ne ncessite aucune installation particulire ; il fonctionne avec tout navigateur et tout systme dexploitation (Windows, Mac OS ou Linux) Toutefois, nous vous recommandons dutiliser le navigateur Firefox issu du projet Mozilla qui prsente lavantage de fonctionner de faon identique sur les principaux systmes dexploitation actuels. Vous pouvez le tlcharger quel que soit votre systme dexploitation ladresse suivante : http://www.mozilla-europe.org/fr/ Les informations contenues dans ce guide sont valables la date du 1er juillet 2009. Cela signifie quau cours de lanne universitaire 20092010 des changements peuvent intervenir dans larchitecture et linterface de lENT. Ce sera notamment vrai pour le Bureau virtuel dont vous pouvez dj tester la nouvelle interface utilisateur en vous connectant directement ladresse suivante : http://bureau.univ-lyon2.fr Vous aurez alors le choix entre linterface classique (celle qui est dcrite dans ce guide) et la nouvelle interface. Toutes les modifications de lENT qui interviendront en cours danne universitaire feront lobjet dannonces sur les diffrents sites Web de luniversit.

Sommaire

Sommaire
PRESENTATION DE LOUVRAGE AVERTISSEMENTS PARTIE I PRISE EN MAIN DE LENT-LYON 2 CONCEPTS GENERAUX
1. Environnement Numrique de Travail 2. Le navigateur comme moyen daccs universel linformation 3. Accessibilit

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SE CONNECTER
1. Page daccueil de votre ENT 2. Connexion scurise par mot de passe 3. Recommandation 4. Dconnexion de lENT-Lyon 2

INFORMATION
1. Le site institutionnel 2. Le Web tudiant 3. Lintranet 4. Les sites de chaque composante 5. La WebTv

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COMMUNICATION FORMATION
1. Prsentation 2. Les utilisateurs 3. Les ressources numriques

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DOCUMENTATION
1. Les ressources 2. Le plagiat

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E-ADMINISTRATION

Sommaire PARTIE II DESCRIPTIF DES OUTILS DE LENT COMMUNICATION-BV


1. La notion de groupe 2. Comptes 3. Principes gnraux de navigation 4. Paramtrages initiaux 5. Comment trouver de laide ? 6. Le courrier 7. Groupes 8. Calendriers 9. Carnet dadresses 10. Documents 11. Forum 12. Tches 13. Notes 14. Favoris 15. Wiki 16. Annuaires 17. Appels tlphoniques 18. Rappels 19. Services 20. Scurit 21. Aide 22. Mon compte 23. Autres outils

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24. Utilisation avec dautres terminaux

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Guide de lENT de Lyon 2 FORMATION SERVICES NUMERIQUES


1. Podcast 2. Carte Cumul 3. Copieur numrique connect 4. WIFI Lyon 2 5. Salles de libre accs informatique 6. Services individualiss

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NOTES PERSONNELLES

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Partie I Prise en main de lENT-Lyon 2

Prise en main de lENT de Lyon 2

Concepts gnraux
1. Environnement Numrique de Travail
La micro-informatique, dabord outil de travail personnel, est devenue un outil de communication grce au dveloppement des rseaux. Lenvironnement de chaque utilisateur a volu dans le sens dun ENT. Un ENT se dfinit comme tant un dispositif global fournissant une personne donne un ensemble doutils et de services numriques en rapport avec son activit depuis tout point daccs lInternet. Cest un point dentre pour accder au systme dinformation de ltablissement, de linstitution, de lentreprise ou de lcole dont lusager dpend. LENT de Lyon 2 est un ensemble constitu de cinq familles doutils : un portail tudiant, un intranet, un extranet et une WebTV pour se tenir au courant de la vie tudiante, Information institutionnelle, culturelle et pdagogique. Un bureau virtuel, vritable assistant personnel en ligne pour changer, stocker, partager, sorganiser seul ou plusieurs. des outils et des ressources pour dcouvrir, comprendre, apprendre, svaluer. un point unique daccs aux catalogues des bibliothques, bases de donnes documentaires, encyclopdies et dictionnaires.

Communication

Formation

Documentation

les contrats pdagogiques, relevs de notes, E-administration certificats de scolarit et emploi du temps en un clic de souris. Certaines composantes de cet ENT sont accessibles sans authentification, dautres avec authentification (accs des informations personnalises) qui ncessiteront la saisie de votre login et votre mot de passe (remis lors de votre inscription luniversit).

Se connecter

2. Le navigateur comme moyen daccs universel linformation


Laccs lENT se fait par le biais dun navigateur Internet. Ce dispositif logiciel devient, au fil du temps, un moyen daccs unique et universel aux informations de toute nature. Dans la mesure o les navigateurs sont prsents dans tous les environnements, cette caractristique permet de ne pas tre li un quelconque systme dexploitation, ce qui signifie que lENT est disponible sur de nombreuses plateformes (Windows, Mac OS, Unix, Linux, etc.), ainsi que sur la plupart des terminaux mobiles (PDA et tlphones mobiles).

3. Accessibilit
LUniversit Lumire Lyon 2, soucieuse dapporter des services au plus grand nombre dans le respect des spcificits de chacun a choisi de mettre laccent sur laccessibilit de ses services numriques. Laccessibilit est ici comprise dans son sens le plus large : permettre chacun daccder aux informations et aux services quels que soient les contraintes techniques et les choix technologiques (libre choix du terminal, du navigateur et du systme dexploitation) ou encore les handicaps des utilisateurs. LUniversit tente ainsi de se conformer la loi n 2005-102 du 11 fvrier 2005 pour l'galit des droits et des chances, la participation et la citoyennet des personnes handicapes qui est publie au Journal Officiel n 36 du 12 fvrier 2005. Les services de communication publique en ligne des services de l'Etat, des collectivits territoriales et des tablissements publics qui en dpendent doivent tre accessibles aux personnes handicapes. L'accessibilit des services de communication publique en ligne concerne l'accs tout type d'information sous forme numrique quels que soient le moyen d'accs, les contenus et le mode de consultation. Les recommandations internationales pour l'accessibilit de l'internet doivent tre appliques pour les services de communication publique en ligne.

Prise en main de lENT de Lyon 2

Se connecter
Pour vous connecter lENT, il suffit de disposer dun ordinateur reli Internet, dun navigateur (Internet Explorer, Netscape, Safari, Mozilla, Firefox, etc.), de lidentifiant (en anglais, login) et du mot de passe qui vous ont t affects. Les tudiants ont accs lENT partir du portail tudiant disponible ladresse : http://etu.univ-lyon2.fr/. Les personnels de luniversit ont aussi accs lENT depuis ladresse : http://intranet.univ-lyon2.fr/. Pour accder aux composantes de votre ENT, vous devez dabord vous authentifier en saisissant votre login et votre mot de passe dans la zone Identification sous la barre doutils.

Quand lauthentification est russie, le pictogramme reprsentant un cadenas ouvert devient un cadenas ferm et licne situe sa droite change galement (la personne avec un point dinterrogation devient une porte de sortie). la place de la zone didentification, un message indique que vous tes connect. Il vous suffit ensuite de cliquer sur licne de loutil dsir. retour page daccueil :http://etu.univ-lyon2.fr/ ; accder au Bureau Virtuel (BV) ; accder la plate-forme de cours ; accder votre scolarit ;

Se connecter accder au dictionnaire Le Robert ; accder au traducteur Collins ; accder lEncyclopdia Universalis ; accder aux ressources numriques ; accder la WebTv Lyon2 ; solliciter la hotline tudiant ; grer votre profil.

Une fois authentifi, vous aurez accs tous les outils de lENT : BV, scolarit, plate-forme de cours en ligne, encyclopdie, etc. Les personnels de lUniversit peuvent galement utiliser le portail tudiant pour se connecter leur ENT.

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Prise en main de lENT de Lyon 2

1. Page daccueil de votre ENT


Aprs authentification, une page apparat.

Cette page est personnelle et contient pour sa partie centrale : les informations vous concernant (nom, prnom, adresse lectronique) ; les contributions que vous pouvez faire; les dernires annonces de jobs ; les dernires infos. Dans la partie de droite, vous avez votre bureau virtuel et les contributions que vous avez faites avec bien videmment les composantes de lENT en partie suprieure.

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Se connecter

2. Connexion scurise par mot de passe


Laccs lENT de Lyon 2 est scuris : un identifiant et un mot de passe sont exigs pour vous connecter. Tous les tudiants inscrits Lyon 2 possdent un identifiant et un mot de passe qui leur permet daccder aux services numriques de lENT (BV, plate-forme de cours en ligne, etc.). Dans le cas o ltudiant ne connat ni son identifiant ni son mot de passe, il doit se rendre ladresse suivante : http://etu.univ-lyon2.fr et suivre la procdure dcrite ci-dessous : 1-Cliquez sur licne Grer votre profil dicnes situe en haut droite de lcran.
oubli ? (sous

qui se trouve dans la barre

2-Une fentre dauthentification apparat. Cliquez sur Mot de passe )

3-La fentre ci-dessous apparat. Indiquez votre numro dtudiant et votre date de naissance dans les champs correspondants, puis cliquez sur suite.

4-Cliquez sur Suite et suivez les instructions.

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Prise en main de lENT de Lyon 2


Problme didentifiant ou de mot de passe ? Si vous tes tudiant et que vous narrivez pas vous connecter votre ENT en raison dun problme didentifiant ou de mot de passe, rendez-vous dans une salle de libre-service informatique et demandez de laide un moniteur.

Pour se connecter lENT, les personnels de lUniversit utilisent le couple habituel identifiant / mot de passe qui leur sert pour accder lintranet ainsi qu leur messagerie.
Dconnexion dun systme authentifi Quelle que soit la mthode que vous employez pour vous connecter lENT, il est trs important de bien vous dconnecter une fois que vous avez termin votre session de travail. Cette prcaution dusage est indispensable si vous vous connectez votre ENT depuis un ordinateur qui nest pas le vtre (salle de libre-service informatique, cybercaf, bibliothque, machine dun ami, etc.). Si vous ne le faites pas, la personne qui utilisera aprs vous la machine sur laquelle vous tiez en train de travailler pourrait usurper votre identit numrique et dans le pire des cas commettre des dlits qui vous seraient reprochs.

3. Recommandation
linscription lUniversit, il vous est attribu un identifiant et un mot de passe. Lors de votre premire connexion, nous vous recommandons de changer et de scuriser votre mot de passe. Pour cela, cliquez sur licne : grer mon profil . Puis cliquez sur Mot de passe et suivez les instructions. Celui-ci doit comporter : au moins six huit caractres, seulement des lettres de lalphabet latin sans accents et des chiffres, les lettres majuscules sont distingues des minuscules.

4. Dconnexion de lENT-Lyon 2
Pour vous dconnecter de lENT, cliquez sur licne reprsentant une porte de sortie ( ) situe en haut droite de la barre doutils du portail tudiant.

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Information

Information
Linformation passe par : - le site institutionnel de luniversit : http://www.univ-lyon2.fr/; - le Web tudiant : http://etu.univ-lyon2.fr; - lintranet : http://intranet.univ-lyon2.fr/; - les sites web de chaque composante (par exemple : http://filtre.univlyon2.fr); - la WebTv et la baladodiffusion : http://webtv.univ-lyon2.fr/.

1. Le site institutionnel

Pens comme un outil de communication et d'information, le site, avec deux millions de connexions par mois, est l'image de la dimension internationale de l'Universit, en mettant l'accent sur la recherche et la formation. Dans le contexte international, le site prsente aussi une version anglaise de plus de deux cents pages.

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Prise en main de lENT de Lyon 2 Ct image, la charte graphique et la ligne ditoriale ont t conues pour mettre en valeur les ressources de l'Universit ou bien encore l'insertion en "Une" dinformations urgentes ou utiles (formations en priode de prinscription, publicits pour des services comme le wifi...). Lorientation webzine du site permet une participation de tous aux articles publis travers les forums. Ct navigation, 6 profils sont proposs pour tre au plus prs des informations. L'accs direct permet de naviguer entre les services et les sites des diffrentes facults. Enfin les menus proposent des parcours synthtiques et intgrent la baladodiffusion (podcasts).

2. Le Web tudiant

Le Web tudiant, c'est plus de 3 000 connexions par jour et des dizaines de bons plans sur les sujets qui intressent les tudiants.

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Information

Vous avez des questions : sur les diffrents services de lUniversit Lumire Lyon 2 ; sur les bourses, les tudes ltranger, les associations. Vous avez besoin dun job, de ressources documentaires en ligne, dinformations sur les activits sportives et culturelles du campus, de la rgion, ou une envie de publier vos crits et de vous confronter aux regards des autres alors le Web-tu est fait pour vous. Le Web-tu se veut un mdia interactif o les tudiants peuvent trouver des infos pratiques, sexprimer et poser directement leurs questions sur les forums attachs chaque article. Simple participation en raction, ou implication plus profonde en intgrant lquipe rdactionnelle pour une premire exprience journalistique, le Web-tu est dfinitivement ouvert vos besoins et vos envies. Au programme, vous avez accs 6 rubriques : MAG : Pour suivre l'actualit de l'Universit au jour le jour et traiter des sujets qui font partie du quotidien sur le campus ; HOP : Pour s'extrioriser les muscles et les neurones avec une slection des sorties sportives et culturelles en cours et venir sur la rgion ; UTILE : Pour tout savoir sur les services que propose l'Universit, les bourses, la sant, les annonces jobs, les associations... ; TRIBU : O tout le monde peut s'exprimer travers la cration littraire, faire partager ses rcits de voyage, ses coups de gueule, ses coups de cur ou ses bons plans, mais galement passer ou rpondre une petite annonce (logement, covoiturage ou divers) ; DOC : Toute l'actualit des bibliothques, les ressources documentaires en ligne, des thses aux catalogues des bibliothques ; SOS : Toutes les informations pour une bonne utilisation des outils de lENT.

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Prise en main de lENT de Lyon 2

3. Lintranet

Outil pour les personnels, l'intranet est le portail pour connatre l'Universit, son organigramme, sa composition, la gestion des personnels, l'organisation de la scolarit et l'activit des conseils. Attention, lauthentification est ncessaire pour le consulter.

4. Les sites de chaque composante


L'information en direct des facults : Avec un systme dinformation commun, et une prsentation similaire entre tous les sites, retrouvez les dernires actualits de votre composante, les derniers comptes-rendus, les enseignements dtaills, les ressources de formation et tous les contacts utiles.

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Information

5. La WebTv

La WebTV, c'est une camra l'afft des vnements et des news de l'Universit Lumire Lyon 2 accessible via le portail tudiant (etu.univlyon2.fr) et le site Internet de l'Universit (www.univ-lyon2.fr). Cre en 2002, la WebTV a rellement pris son essor en 2004 en offrant une production plus importante. Ses programmes refltent la vie universitaire en temps rel. Avec plus de 500 sujets traits depuis sa cration, elle intgre aussi des productions dtudiants, des courts-mtrages de 5 6 minutes raliss par des tudiants de 2me anne en tudes de cinma. La WebTV comporte 5 chanes thmatiques : Institutionnel : informations, actualit de l'Universit, vie institutionnelle ; tudiants: vie tudiante, associations, informations pratiques ; Libre expression : crations tudiantes ; Recherche : colloques, journes d'tudes, laboratoires, grandes confrences ; Formation : confrences, formations en ligne, cours. La WebTV propose galement une fonctionnalit de baladodiffusion (ou podcasting). Pour en savoir plus reportez vous la partie II. Plus dinfos sur http://webtv.univ-lyon2.fr/

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Prise en main de lENT de Lyon 2

Communication
Pour communiquer, vous utilisez votre Bureau Virtuel ( ). Il se compose dune srie doutils qui facilitent lorganisation de votre travail et de vos donnes personnelles. Nous passons rapidement en revue chacun de ces outils afin que vous ayez une vue densemble des fonctionnalits du BV. Ces outils sont classs en deux catgories : les outils principaux dont lutilisation est en gnral quotidienne ; les autres outils dont lemploi est moins courant. Cette premire visite est ralise partir des crans que vous rencontrerez lors de vos connexions au bureau virtuel et dont les outils sont explicits dans la partie II.

Longlet Bureau virtuel prsente les outils principaux du BV. Vous trouverez ci-dessous une courte description de chacun de ces outils : Courriers : il sagit de loutil de messagerie qui sert envoyer, recevoir, organiser et stocker des courriers lectroniques ;

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Communication Documents : dans cet espace, vous pouvez stocker vos documents personnels et ventuellement les partager avec dautres utilisateurs du BV ; Carnet dadresses : cet outil permet dorganiser, sous forme de fiche, les informations sur vos contacts personnels ou professionnels ; Annuaires : grce cet outil, vous pouvez interroger lannuaire des tudiants et des personnels de Lyon 2. Une fonction permet dimporter automatiquement les informations de lannuaire dans votre carnet dadresses personnel ; Calendriers : cet outil sert grer vos rendez-vous. Il est galement possible de planifier des runions au sein dun groupe en envoyant automatiquement des invitations ; Tches : dans cet outil, vous enregistrez les tches personnelles que vous avez accomplir ou bien vous assignez des tches aux membres dun groupe ; Forum : Si vous appartenez des groupes, vous allez pouvoir communiquer par crit avec lensemble des membres dun groupe en proposant des sujets de discussion ou bien en participant aux dbats qui sont dj lancs ; Chat : outil de messagerie instantane, le chat permet de communiquer de manire interactive avec les membres dun groupe auquel vous appartenez ; Bloc-notes : cet outil vous permet de rdiger des notes que vous pouvez ventuellement partager avec des membres dun groupe ; Favoris : dans cet outil, vous allez pouvoir stocker les liens hypertexte que vous utilisez frquemment. Vous pourrez aussi partager ces liens avec des membres de votre groupe ; Wiki : cet outil vous permet de crer un mini site Web au sein de votre bureau virtuel ; Aide : comme son nom lindique, cet outil fournit une aide en ligne sur les diffrentes fonctions du logiciel. Longlet Autres outils prsente une srie doutils dont lusage est moins courant. Vous trouverez ci-dessous une courte description de chacun de ces outils : Rappels : tous les vnements saisis dans un agenda peuvent faire lobjet dun rappel. Les rappels vous sont notifis soit par courrier lectronique soit par SMS ; WAP : si vous possdez un tlphone mobile WAP, vous pouvez accder votre bureau virtuel grce ce protocole de

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Prise en main de lENT de Lyon 2 communication. Vous navez alors plus besoin dun ordinateur reli Internet pour consulter les informations du BV : votre tlphone mobile suffit ; Appels tlphoniques : cet outil permet de garder la trace des appels tlphoniques que vous avez reus et des actions qui en dcoulent ; Synchronisation : si vous possdez un assistant numrique personnel de type Palm ou Pocket PC, vous pouvez synchroniser les donnes de votre PDA avec celles du bureau virtuel ; Importer vos contacts : si vous possdez le logiciel Outlook (version 97, 98, 2000, 2002, 2003 ou Express), vous pouvez importer vos contacts dans le BV. Vous pouvez aussi raliser une importation laide dun fichier texte spar par des virgules ; Scurit : cet outil vous explique comment vous connecter de manire scurise votre bureau virtuel ; Services : cet outil permet de rechercher des informations sur Internet en utilisant le moteur de recherche Google. Vous avez aussi la possibilit de rechercher dans des annuaires.

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Formation

Formation
Pour accder la plate-forme de cours, cliquez sur : .

1. Prsentation
La plate-forme permet aux enseignants de diffuser des activits pdagogiques pour les tudiants. Celles-ci peuvent tre de diffrents types et les formats de fichiers courants sont grs (Word, PowerPoint, PDF). Elle permet galement la diffusion de QCM et dexercices dautovaluation qui seront utiliss dans la prparation au C2I. Lenseignant peut diffuser une activit donne un ou plusieurs tudiants pour une priode de diffusion donne. Des bilans permettent aux enseignants, aux tuteurs de suivre lactivit des tudiants et leurs rsultats aux tests proposs dans la plate-forme.

2. Les utilisateurs
Il existe trois profils correspondant trois types dutilisateurs distincts : ltudiant ; lenseignant ; le tuteur. Ltudiant consulte les activits diffuses par les enseignants pour les enseignements et les groupes auxquels il est inscrit dans la plate-forme. Lenseignant est le seul pouvoir alimenter la plate-forme en activits pdagogiques.

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Prise en main de lENT de Lyon 2 Le nombre denseignement et de groupe grs par lenseignant est illimit. Lenseignant peut galement partager un enseignement ou un groupe avec dautres enseignants. Il a la possibilit de suivre les tudiants grce aux bilans : nombre de connexions et de consultations, rsultats aux activits de type test Le tuteur est un tudiant qui peut consulter les bilans des tudiants placs sous sa responsabilit, mais il ne peut pas alimenter la plate-forme. Dans cet ouvrage, seul le point de vue de ltudiant sera abord.

3. Les ressources numriques


Outre les ressources de formation mises votre disposition par vos enseignants, vous disposez dlments de formation dans la rubrique ). ressources numriques ( Dans la colonne de droite, vous disposez de ressources pour : - les langues avec Tell me more, 7 langues porte de clic ; - le C2i avec Taptouche, C2imes. Taptouche et Tell me more ncessitent une identification laide de vos identifiant et mot de passe, car celles-ci font partie intgrante de votre ENT. Elles sont disponibles pour tous les tudiants de lUniversit Lumire Lyon 2.

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Documentation

Documentation
1. Les ressources
La documentation, pour un tudiant, un enseignant, un chercheur ou un personnel administratif de l'Universit, peut tre dfinie comme l'ensemble des ressources textuelles et factuelles dont il peut avoir besoin. Cette documentation peut prendre de nombreuses formes, et tre disponible sous diffrents supports. L'volution de la socit, avec le dveloppement des technologies informatiques, a conduit la diversification des supports de la documentation : aujourd'hui, on ne trouve plus seulement dans les bibliothques de la documentation en format papier traditionnel, mais de plus en plus de ressources en format lectronique, le plus souvent accessibles distance via le rseau Internet. La documentation lectronique souscrite ou slectionne par le Service Commun de la Documentation (SCD) de l'Universit Lumire Lyon 2 est signale dans le catalogue du SCD, et dans les rubriques Documents lectroniques des portails web de l'Universit. Ces documents sont rservs l'usage des tudiants, enseignants et personnels de l'Universit Lyon 2. Ils peuvent tre consults depuis tout poste informatique situ sur l'un des deux campus. Un certain nombre sont aussi consultables distance avec les login et mot de passe de l'ENT Lyon 2. Nous ne prsentons, dans ce guide, quune partie des ressources disponibles dans le volet documentaire de lENT : l'Encyclopaedia Universalis en ligne, le dictionnaire bilingue Collins-Lexibase, le dictionnaire de la langue franaise le Petit Robert en ligne. Vous retrouverez ces ressources et bien dautres encore dans les ressources numriques ( ) et dans les rubriques Documentation des portails web de l'Universit. L'Encyclopaedia Universalis : En ligne, c'est une somme de connaissances accessibles dans leur intgralit toute la communaut universitaire de Lyon 2. Grce cet outil, vous pouvez consulter plus de 30 000 articles couvrant l'ensemble des domaines de la connaissance. Signs par 4 000 auteurs prestigieux,

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Prise en main de lENT de Lyon 2 dont plusieurs prix Nobel, les textes sont relis entre eux par un rseau "intelligent" de plus de 350 000 liens hypertextes qui balisent des dizaines de milliers d'itinraires. L'Encyclopaedia Universalis est utiliser pour faire le point sur un sujet et pour dbuter une recherche. En cliquant sur lencyclopdie ( ), vous pourrez vous connecter lEncyclopedia Universalis avec linterface suivante :

La premire page vous permet de dcouvrir les ressources slectionnes en fonction de lactualit (phmrides, dossier du mois, ) et de disposer dun moteur de recherche simplifi. Vous pourrez galement faire des recherches en mode expert (avec oprateurs boolens par exemple), accder en mode alphabtique ou thmatique et mme disposer dun dictionnaire. Celui-ci est accessible depuis les articles au sein de lencyclopdie afin de vous permettre de saisir la signification de tous les mots. Une aide en ligne contextuelle est disponible en haut droite (cliquez sur le point dinterrogation).

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Documentation Le dictionnaire bilingue Collins-Lexibase : Collection lectronique de 5 dictionnaires : dictionnaire gnral de la langue anglaise et des noms propres, dictionnaires bilingues franaisanglais, franais-allemand, franais-italien et franais-espagnol. Le dictionnaire Collins-Lexibase en ligne est galement accessible tout instant sans interrompre le travail en cours. Parmi les nombreuses possibilits de cet outil on peut citer : des fonctions de recherches avances puissantes ; une recherche alphabtique avec suggestions simultanes (mots mal orthographis, variantes...) ; la possibilit de rechercher un mot ou une expression tendue l'ensemble du dictionnaire ; une fentre de dtail pour consulter un mot sans quitter l'entre en cours ; la traduction d'une chane de texte franais en anglais, espagnol, allemand, italien et rciproquement. ), vous obtenez linterface des En cliquant sur le traducteur ( dictionnaires Collins Lexibase.

Vous pourrez ainsi choisir un couple de traduction parmi les 4 suivants : Franais - Allemand Franais - Anglais Franais - Espagnol Franais - Italien

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Prise en main de lENT de Lyon 2 Vous aurez galement un lien direct sur un dictionnaire de dfinitions en anglais qui permettra aux non-spcialistes de travailler efficacement. Vous pourrez choisir la langue de votre interface et dfinir les paramtres daffichage ainsi que des guides dexpression pour certaines langues. Le Petit Robert : Dictionnaire de la langue franaise (version en ligne du Petit Robert 2001) offrant un accs aux dfinitions, pluriels, transcriptions phontiques et tymologies de mots. Les dfinitions sont illustres par des exemples, expressions ou des citations et sont enrichies de renvois analogiques. Il est possible d'afficher la conjugaison de tous les verbes et d'couter la prononciation de plus de 12 000 mots difficiles. Le Petit Robert en ligne permet d'accder : 60 000 mots ; 180 000 exemples ; 41 000 citations ; 150 000 renvois analogiques. ), vous accdez, dans une En cliquant sur loutil dictionnaire ( nouvelle fentre, linterface du dictionnaire de franais le Petit Robert .

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Documentation La fentre en haut gauche vous permet de saisir le mot rechercher. En cliquant sur la loupe droite de la fentre de saisie, vous obtenez la liste des dfinitions et des expressions relatives ce mot. La partie droite de la fentre vous prsente la dfinition incluant ltymologie, les contraires, les homonymes, les citations et les exemples dexpressions. En cliquant sur les ressources numriques ( ), vous obtenez le catalogue des ressources disponibles en art, sociologie, droit

Pour avoir plus dinformations, nous vous encourageons vous connecter au web-tu et tlcharger le Guide Lyon 2 de la documentation lectronique dans onglet Doc, rubrique "utiliser la doc".

Ce document est compos de quatre parties : Dfinition de la documentation ; Les catalogues ; Quels textes en ligne ; Les bibliographies et les sommaires des revues.

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Prise en main de lENT de Lyon 2

2. Le plagiat
Le texte qui suit est directement inspir des ressources proposes par le Service d'Appui au Succs Scolaire (SASS) de lUniversit d'Ottawa au Canada. Il vous est propos avec laimable autorisation de Madame Marie-Lise Blain, responsable du Centre d'Aide la Rdaction des Travaux Universitaires (CARTU) http://www.sass.uottawa.ca/redaction/trousse/ Attention au plagiat* ! cest facile et cest tentant ... mais a peut coter cher** ! * Plagier, cest emprunter les mots ou les ides de quelquun dautre sans en mentionner le nom et/ou sans mettre les mots emprunts entre guillemets ( ... ). ** Plus de 10 infractions examines par la section disciplinaire de luniversit depuis la rentre 2006. Consulter le rglement gnral de la scolarit de lUniversit Lumire Lyon 2 sur www.univ-lyon2.fr, rubrique formation, documents utiles. Avant dinsister sur les aspects thiques du plagiat, ce bref rappel des textes en vigueur a pour objet de vous informer des sanctions prvues par l'article 40 du dcret n 92-657 du 13 juillet 1992 modifi relatif la procdure disciplinaire dans les tablissements publics d'enseignement suprieur placs sous la tutelle du ministre charg de l'enseignement suprieur. Les sanctions encourues en cas de plagiat sont les suivantes : - avertissement ; - blme ; - exclusion de l'tablissement pour une dure maximum de 5 ans. Sanction prononce avec sursis si l'exclusion n'excde pas 2 ans ; - exclusion dfinitive de l'tablissement ; - exclusion de tout tablissement public d'enseignement suprieur pour une dure maximum de 5 ans ; - exclusion dfinitive de tout tablissement public d'enseignement suprieur. Depuis le dbut de lanne 2007, tous les enseignants ont accs au sein de leur ENT un puissant outil de dtection de plagiat dans les copies ou les mmoires qui leur sont remis. Nous vous encourageons vivement

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Documentation respecter au mieux les rgles proposes ci-dessous et prendre contact avec vos enseignants si vous avez un doute sur le bien fond de vos pratiques. Au-del des aspects rglementaires, avoir une attitude responsable face au plagiat cest respecter la communaut intellectuelle dont vous faites partie en tant qutudiant, dans les normes qui la gouvernent. Cela signifie que vous tes garant de lhonntet et de la qualit du travail que vous soumettez vos pairs et aux enseignants. Les droits de la proprit intellectuelle doivent tre respects en reconnaissant de faon convenable la proprit de tout mot, phrase ou ide utiliss dans la rdaction des travaux universitaires et en attribuant le mrite lauteur original.

LE PLAGIAT
Le plagiat lcrit est le mauvais usage de documentation et de sources. Que ce soit intentionnel ou non, ne pas attribuer le mrite toute source dont vous prenez des mots, ides ou concepts, y compris lun de vos travaux dj soumis, reprsente un acte de plagiat.

COMMENT VITER LE PLAGIAT


PLAGIER, cest voler les mots, les ides ou les statistiques dune autre personne en les faisant passer pour les vtres. La traduction partielle ou totale des textes dautrui constitue une forme de plagiat si la source nest pas indique. videmment, on ne peut pas toujours tre original. Il est donc tout fait normal de sinspirer des crits et des penses des autres. Cependant, il faut le faire de faon acceptable afin de ne pas se rendre coupable de plagiat. PRINCIPES ET RGLES Tout emprunt cit textuellement doit tre plac entre guillemets et accompagn dune rfrence complte (nom de lauteur, date, pages). Les textes consults sur Internet font partie des sources quil faut citer. Tout emprunt dides doit tre accompagn dune rfrence complte. Il est inacceptable de paraphraser les mots dun autre en les faisant passer pour les vtres.

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Prise en main de lENT de Lyon 2 DEUX RGLES LMENTAIRES : 1. Si vous utilisez les mots, les donnes, etc. de quelquun dautre, mettez le passage que vous citez entre guillemets et fournissez la rfrence complte. 2. Si vous empruntez les ides de quelquun dautre, donnez la rfrence complte. Vous devez rfrencer correctement toute information que vous prenez dune autre source, que ce soit dun livre, dun priodique, dun film, dun ami, ou de notes de cours. Cest votre responsabilit, en tant qutudiant, de connatre et de comprendre la politique de lUniversit sur la fraude scolaire. Les rglements sappliquent, que le plagiat soit volontaire ou non. Je ne savais pas nest pas une excuse acceptable. LE PLAGIAT PREND PLUSIEURS FORMES DONT : Se servir des mots ou des ides dun auteur sans les rfrencer de faon adquate; Ne pas placer entre guillemets les mots tirs dune autre source; Faire le travail pour quelquun dautre ou que quelquun dautre le fasse pour vous; Falsifier ou inventer de linformation ou des donnes; Copier et coller dInternet. IL Y A PLUSIEURS AVANTAGES APPRENDRE VITER LE PLAGIAT DONT : Pouvoir bien construire un travail et intgrer les sources correctement ; Amliorer votre propre style de rdaction ; Dvelopper votre facult danalyse et votre pense critique; tablir clairement la distinction entre les ides des autres et votre propre analyse ; Crer une bonne image de vous-mme en tant que rdacteur ; Prvenir la fraude scolaire involontaire. BIEN UTILISER LES DONNES INITIALES Il y a diffrentes faons dutiliser des donnes initiales 1. Citer Le but de citer est dappuyer votre propre argument. Prenez les mots exacts dun auteur et placez-les entre guillemets. La citation est diffrente de la paraphrase ou du rsum car elle utilise les mots de lauteur original.

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Documentation Important : Soyez fidle loriginal; il ny a aucune place pour lerreur dans la citation. Utilisez les citations avec modration. 2. Rsumer Le but est simplement de rapporter de faon succincte des propos dun auteur sans donner de dtails ou dexemples. Condensez le sens dun plus grand texte dans un format plus concis en utilisant vos propres mots. Lorsque vous rsumez, respectez le mme ordre dides que loriginal. Important : Respectez lintention de lauteur original. Utilisez seulement les lments les plus importants ou pertinents du texte. Placez les termes cls de lauteur entre guillemets ou en italique pour montrer quils ne sont pas les vtres. 3. Paraphraser Le but est de reformuler les propos dun auteur afin dappuyer votre propre argument. Condensez la documentation dans un format concis en utilisant vos propres mots. Soyez original avec la documentation. Utilisez votre propre style sans changer le sens du texte original. Important : Soyez slectif. Utilisez seulement ce dont vous avez besoin. Placez les termes cls de lauteur entre guillemets ou en italique pour indiquer quils ne sont pas les vtres. FAIRE RFRENCE AUX SOURCES Introduisez toujours la documentation avec une phrase dintroduction (ex. : dans un article rcent, Jeannin a dclar) et fournissez la rfrence dans le texte et dans la bibliographie. Le style de prsentation des rfrences de linformation varie souvent dune facult lautre, dun programme lautre et mme dun professeur lautre. Demandez votre professeur quel style vous devez utiliser, puis consultez les documents ou les autres ressources disponibles au sein de votre facult. N.B. Les images, statistiques, graphiques et tableaux, y compris leur format, ne peuvent tre utiliss sans la rfrence adquate. De plus, cela est souvent vrai pour les logiciels et les codes informatiques spcifiques.

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Prise en main de lENT de Lyon 2 EST-CE QUIL Y A DES SOURCES QUI NEXIGENT PAS DE RFRENCE ? Vos propres ides nexigent pas de rfrence. Toute conclusion que vous tirez de votre recherche ou tout lment qui est le fruit de votre propre rflexion reprsente votre ide. Un travail qui a dj t soumis est une exception. Vous devez en indiquer la rfrence comme pour nimporte quelle autre source. Si votre ide est semblable celle dun autre auteur, indiquez clairement dans votre rdaction que vous avez dvelopp cette ide par vous-mme, mais que vous lavez retrouve plus tard dans une autre source (ex. : des conclusions semblables peuvent tre retrouves dans...). Les connaissances de base nexigent pas de rfrence. Si linformation rpond aux critres suivants, elle est habituellement considre comme une connaissance de base : Elle apparat dans plusieurs sources sans rfrence. Elle nest pas controverse. Cela signifie que linformation est gnralement considre comme un fait accept. Elle reprsente, dans le travail, une ide dimportance mineure. Si elle fait partie de votre hypothse de travail ou de vos arguments principaux, ou si elle reprsente le fondement de votre recherche, elle doit tre rfrence. Si vous avez des doutes savoir si linformation constitue une connaissance de base, rfrencez la source ou consultez votre enseignant. TRAVAUX DE GROUPE Il y a deux types de travaux de groupe qui peuvent poser un problme de plagiat. 1) Travaux de groupe autoriss : dans le cas o le professeur donne comme projet un travail de groupe, chaque membre du groupe est galement responsable du produit final. Si un de vos partenaires se rend coupable de plagiat, vous tes autant responsable que lui et vous pouvez tre sanctionn. 2) Travaux de groupe non autoriss : dans le cas o des tudiants travaillent ensemble un projet sans la permission du professeur, le partage de donnes et la copie du travail dun autre tudiant, mme si ce nest quun passage minime, sont considrs comme du plagiat. Chaque tudiant impliqu peut tre sanctionn.

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Documentation REMARQUES IMPORTANTES POUR LES TUDIANTS DIPLMS Lorsque vous poursuivez vos tudes en master ou en doctorat, votre responsabilit en ce qui concerne la documentation que vous utilisez dans votre travail et les sources de cette documentation nen est que plus grande. Cette question prend encore plus dimportance dans les deux situations suivantes : 1) La rvision de votre thse ou de votre mmoire peut occasionner certaines complications. La ligne de dmarcation entre ce qui est acceptable et ce qui ne lest pas nest pas toujours trs claire. Demandez votre enseignant ou votre directeur de dterminer le niveau de rvision auquel vous avez droit. 2) Le travail effectu en collaboration avec un enseignant comporte ses propres dfis. Il est bon dtablir une entente, avant que le travail commence, sur qui aura le mrite du travail accompli. Vous avez droit ce que vos ides soient protges, tout comme nimporte quel autre auteur. PLAGIAT : MODE DEMPLOI ET EXEMPLES Vous voulez vous servir du texte suivant : Bien quelles reprsentent partout plus de la moiti de la population, les femmes comptent rarement plus quune poigne de reprsentantes dans la classe dirigeante politique. Il y a peu daspects de la vie en socit o la domination des hommes se fait davantage sentir que dans le domaine lectoral. Depuis quelques dcennies, les femmes sont de plus en plus nombreuses embrasser des professions traditionnellement rserves aux hommes; pourtant, laccession une charge lgislative demeure un objectif inaccessible pour la trs grande majorit des Canadiennes.* * Brodie, Janine avec le concours de Clia Chandler (1991), Les femmes et le processus lectoral au Canada dans K. Megyery, Les femmes et la politique canadienne, Toronto, Dundern Press, 3-4. CE QUI EST INACCEPTABLE Vous avez crit* : Mme si les femmes reprsentent partout plus de la moiti de la population, elles comptent rarement plus quune poigne de reprsentantes dans la classe dirigeante politique. Il y a peu daspects de la vie en socit o la domination des hommes se fait davantage sentir que dans le domaine lectoral. Depuis quelques dcennies, les femmes

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Prise en main de lENT de Lyon 2 sont de plus en plus nombreuses embrasser des professions traditionnellement rserves aux hommes; pourtant, laccession une charge lgislative demeure un objectif inaccessible pour la trs grande majorit des Canadiennes. Inacceptable parce que lextrait a simplement t recopi, sans guillemets ni indication de source. Vous avez crit* : Mme si les femmes constituent plus de 50 % de la population, il est rare quelles possdent des postes levs dans le domaine de la politique. En fait, la domination des hommes peut tre plus facilement aperue dans le domaine lectoral. Cependant, mme si, depuis quelques dizaines dannes, les femmes occupent de plus en plus de postes qui taient domins par les hommes, il demeure quil est trs difficile pour les femmes canadiennes daccder des postes lgislatifs. Inacceptable parce que les mots sont changs, mais les ides sont empruntes, et il ny a aucune rfrence. (On ne peut pas simplement remplacer les mots dun autre par des synonymes). Vous avez crit* : Mme si les femmes reprsentent plus de 50 % de la population, elles comptent rarement plus quune poigne de reprsentantes dans la classe dirigeante politique. En fait, cest dans le domaine lectoral que la domination des hommes se fait davantage sentir. Cependant, mme si depuis quelques dizaines dannes, les femmes occupent de plus en plus de postes traditionnellement rservs aux hommes, laccession une charge lgislative demeure un objectif inaccessible pour la plupart des Canadiennes (Brodie, 1991 : 3). Inacceptable parce que mme si lauteur, son oeuvre et les pages sont indiqus, les mots utiliss sont pour la plupart ceux de lauteur et ils ne sont pas placs entre guillemets. * Pour plus dinformation au sujet des sanctions et des pnalits qui rsultent dun acte de plagiat, contactez le service de scolarit de luniversit ou sollicitez le secrtariat pdagogique de votre facult. CE QUI EST ACCEPTABLE Vous avez crit : Selon Brodie, Bien quelles reprsentent partout plus de la moiti de la population, les femmes comptent rarement plus quune poigne de

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Documentation reprsentantes dans la classe dirigeante politique. Il y a peu daspects de la vie en socit o la domination des hommes se fait davantage sentir que dans le domaine lectoral . (1991 : 3) Acceptable parce que lextrait est plac entre guillemets et la source est cite. Vous avez crit : Comme le rappelle Brodie (1991 : 3), de plus en plus de femmes occupent des postes domins par les hommes et laccession une charge lgislative demeure un objectif inaccessible pour la trs grande majorit des Canadiennes . Acceptable parce que : Vous avez brivement exprim en vos propres termes lessentiel de ce que lauteur a dit en deux phrases. Vous avez plac entre guillemets ce que vous avez emprunt textuellement lauteur. La source est cite. Vous avez crit : Selon Brodie (1991), mme si les femmes accdent de plus en plus des postes jadis domins par les hommes, elles demeurent trs sousreprsentes dans le domaine de la politique. Acceptable parce que : Lide est rsume en des termes autres que ceux de lauteur (bonne paraphrase). Lauteur et son uvre sont cits. Prsentation des rfrences : Guide de rdaction des travaux universitaires, prpar par F.-P. Gingras (Facult des sciences sociales) www.sciencessociales.uOttawa.ca/guide-fr.asp. Comment viter le plagiat : www.socialsciences.uOttawa.ca/pdf/plagiat2.pdf Qui la dit ? Intgrit dans la rdaction : viter le plagiat : http://www.sass.uOttawa.ca/redaction/plagiarism-f.pdf

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Prise en main de lENT de Lyon 2

E-Administration
), vous accdez : En vous connectant loutil scolarit ( vos certificats de scolarit ; votre contrat pdagogique ; vos relevs de notes ; votre emploi du temps si vous tes en 1re ou 2me anne ; au mode demploi.

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Pour aller plus loin

Pour aller plus loin


Pour vous permettre daller plus loin et vous entraner dun point de vue technique, vous trouverez sur le Web-etu de Lyon 2, ladresse suivante : http://etu.univ-lyon2.fr/ rubrique SOS. le prsent manuel au format PDF ; des tutoriels pas pas ; une archive contenant diffrents fichiers qui vous permettront de raliser des manipulations dimports darborescence de fichiers, dagenda, de carnet dadresses,

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Partie II Descriptif des outils de lENT

Communication-BV

Communication-BV
1. La notion de groupe
La notion de groupe est essentielle dans votre BV. Cest grce aux groupes que vous allez pouvoir partager des informations et mettre en uvre une dmarche de travail collaboratif. Attention, le nombre de groupes est limit en fonction de votre abonnement. Le crateur du groupe en est l'administrateur et le modrateur. Il est responsable de son bon fonctionnement et des informations qui sont postes dans les diffrents outils. Ladministrateur peut ainsi dcider de partager tout ou partie de ses informations avec les autres membres du groupe. Il dfinit un droit d'accs chacune des donnes contenues dans ses outils, les rendant accessibles ou non aux autres membres du groupe. Il existe 3 types de groupes dfinis en fonction de la procdure dadhsion (accs) et de la prsence dans les rpertoires publics. Un groupe ouvert apparat dans le rpertoire public des groupes, la liste de ses membres est publique et ladhsion au groupe est libre, chaque utilisateur peut rejoindre le groupe. Un groupe ferm apparat dans le rpertoire public des groupes, la liste de ses membres est publique et ladhsion au groupe se fait sur invitation de ladministrateur. Un groupe priv napparat dans aucun rpertoire, la liste de ses membres napparat pas non plus et ladhsion au groupe se fait sur invitation de ladministrateur.

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2

2. Comptes

Longlet Mon compte permet de dfinir les paramtres dutilisation de votre bureau virtuel. Vous pouvez galement consulter vos statistiques dutilisation du compte ainsi que modifier votre abonnement. Cest aussi dans cet onglet que vous pourrez crer une copie de sauvegarde de toutes les donnes stockes dans votre bureau virtuel. Il existe quatre types de comptes dans le bureau virtuel : M, L, XL et XXL. Par dfaut, les tudiants ont un compte M et peuvent migrer en compte L. Par dfaut, les personnels ont un compte XL et peuvent migrer en compte XXL. Lillustration suivante liste les diffrentes capacits de chaque compte pour chaque outil.
Les tudiants qui souhaitent migrer vers un compte XL, voire XXL, peuvent en faire la demande auprs des moniteurs des salles de libre-service informatique.

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Communication-BV

3. Principes gnraux de navigation


Pour accder aux outils du bureau virtuel et passer dun outil lautre, trois modes de navigation sont proposs : un accs par la page daccueil, un accs par le menu droulant et un accs par la liste des icnes.

3.1

Accs par la page daccueil

La page d'accueil, constitue de longlet Bureau virtuel, s'affiche quand vous vous connectez au BV. Elle permet d'accder directement aux outils principaux en cliquant sur leur icne ou bien sur le libell de leur descriptif ; pour accder aux autres outils, vous devez cliquer sur un des trois autres onglets disponibles (Autres outils, Groupes et Mon compte).

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Le dernier onglet, Infos, permet ladministrateur dun groupe dafficher des informations. Si des informations sont disponibles, cest cet onglet qui est affich comme page daccueil.

Quand vous naviguez l'intrieur du bureau virtuel, vous pouvez revenir la page daccueil en cliquant sur licne reprsentant une maison ( ).

3.2

Accs par le menu droulant

Un menu droulant, permettant de passer rapidement dun outil un autre, est accessible quand vous naviguez l'intrieur de votre bureau virtuel.

Ce menu propose la liste complte des outils disponibles. Choisissez loutil du BV que vous souhaitez utiliser. Une nouvelle fentre s'ouvre. Vous tes prsent sur la page daccueil de loutil slectionn. Il existe un environnement de travail priv et un environnement de travail de groupe. En slectionnant lenvironnement priv, on travaille sur ses donnes personnelles ; en choisissant lenvironnement dun groupe, on travaille sur les donnes qui sont partages entre les diffrents membres dun

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Communication-BV groupe. Le fait de crer des groupes autorise le travail collaboratif, coopratif et collectif.

3.3

Accs par la liste des icnes


La liste des icnes s'affiche gauche de l'cran quand vous naviguez l'intrieur du bureau virtuel. Quand cela est ncessaire, cliquez sur les boutons Suivant >> ou << Retour pour afficher dautres outils. Pour accder loutil que vous souhaitez utiliser, cliquez sur son icne.

4. Paramtrages initiaux
4.1 Identifier votre adresse lectronique
Initialement, loutil Courriers utilise ladresse lectronique qui vous a t attribue lors de votre inscription lUniversit. Elle est de la forme prenom.nom@univ-lyon2.fr et cest cette adresse que vous devez communiquer vos correspondants pour quils vous crivent dans votre BV. Vous pouvez demander au BV de relever le courrier correspondant des adresses lectroniques extrieures (notamment celle de votre fournisseur daccs Internet) en cliquant sur POP3 dans l'outil Courriers. Vous pouvez enfin utiliser plusieurs identits pour envoyer vos messages depuis le bureau virtuel.

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2

4.2

Complter vos donnes personnelles

Il est trs important de mettre vos donnes personnelles jour car elles sont utilises dans diffrents outils.

4.3

Capacits de votre compte

Votre compte comporte des limites associes aux diffrents outils. Ces limites dpendent du type d'abonnement de votre compte (espace de stockage pour votre bote aux lettres lectronique, nombre de contacts dans le carnet d'adresses, etc.). Selon votre abonnement, il vous est possible d'augmenter la capacit de votre compte en passant l'abonnement suprieur.

4.4

Groupes

La base de l'utilisation du BV repose sur les notions d'espace priv et d'espace de groupe. Les donnes de l'espace priv n'apparaissent pas aux autres utilisateurs (par exemple, la superposition d'agenda ne fait apparatre que la dure des vnements privs, pas leur contenu). L'outil Groupes permet de rechercher, grer ou crer ses propres groupes. Le partage de donnes (calendriers, carnets d'adresses, etc.) ne peut s'effectuer qu'au sein d'un groupe. Vous devez donc rejoindre un groupe ou en crer un pour partager vos propres donnes ou accder celles d'un tiers. La cration de groupe permet le travail collaboratif, coopratif et collectif.
Savoir dans quel environnement on se trouve Une erreur assez commune, quand on commence utiliser le bureau virtuel, est de ne pas toujours faire la distinction entre l'environnement priv et l'environnement de groupe. Par exemple, on souhaite partager une information avec le groupe et on la stocke dans son espace priv. Linverse peut galement se produire : vous stockez une information prive dans lespace dun groupe. Il convient donc de faire particulirement attention lenvironnement dans lequel vous tes quand vous ralisez une action. Faites galement attention au fait que lenvironnement choisi (priv ou groupe) est conserv lors du passage dun outil un autre.

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Communication-BV Pour de plus amples informations, consultez le chapitre Groupes de ce guide.

4.5

Importer vos donnes

Vous pouvez saisir vos donnes une par une, mais si vous possdez dj un ordinateur, vous pouvez aussi les importer pour gagner du temps. Vous trouverez les procdures dtailles dimportation dans chaque partie concerne.

4.6

Prfrences

Vous pouvez personnaliser l'interface en modifiant toute une srie de rglages, regroups dans loutil Mon compte, rubrique Prfrences.

5. Comment trouver de laide ?


Pour trouver de laide sur lutilisation du bureau virtuel, vous pouvez consulter laide en ligne, soit dans loutil Aide de la page daccueil du BV, soit dans le menu daide de chaque outil (matrialis par un point dinterrogation ou la mention Aide) qui fournit des informations contextuelles.

6. Le courrier
Le courrier lectronique est un outil de communication de plus en plus utilis ; envoyer un mail est devenu aujourdhui un acte banal. Pourtant, mme si les techniques mises en uvre pour utiliser une messagerie lectronique sont relativement simples, on peut en revanche constater que les rgles dusage du courrier lectronique sont largement ignores. Dans ce chapitre, nous allons particulirement insister sur les bonnes pratiques du courrier lectronique.

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2


Mme si vous possdez dj une autre adresse lectronique, il est trs vivement conseill de relever la bote aux lettres lectronique que lUniversit vous a attribue au moins trois fois par semaine. En effet, cest par ce canal que vous seront communiques de nombreuses informations : les changements demploi du temps, vos relevs de notes. Ne confondez pas usage personnel et professionnel.

6.1

Principes du courrier lectronique

Il est particulirement important de comprendre quel chemin prend votre mail pour aller son destinataire. Lorsque, avec votre navigateur web, vous cliquez sur le bouton Envoyer dans la fentre d'un message, voici ce qui se passe. Tout d'abord, le contenu de votre message et les informations associes (adresse de l'expditeur, adresses des destinataires) sont transmises par votre navigateur l'ordinateur de l'universit qui hberge le BV. Le BV, qui est un logiciel, stocke le message et expdie une copie de ce message une passerelle. Cette passerelle est un autre logiciel qui vrifie que le message ne contient pas de virus et le transmet au serveur de messagerie de votre correspondant. Arriv au serveur de messagerie de votre correspondant, le message est certainement vrifi nouveau et, si tout se passe bien, stock dans la boite aux lettres de votre correspondant.

6.2 Diffrences entre logiciel de messagerie et navigateur web


Il existe deux manires diffrentes d'utiliser le courrier lectronique. Vous pouvez utiliser un navigateur web comme Firefox, Safari ou Microsoft Internet Explorer, ou alors vous pouvez utiliser un logiciel spcifique la messagerie (on dit aussi un client lourd). Il existe de trs nombreux logiciels de messagerie. Sous Linux on peut utiliser Thunderbird, K-Mail, Mozilla-Mail, Pine, etc. Sous Mac OS on peut utiliser Thunderbird, Mail, Opera, Entourage, etc. Sous Windows on peut utiliser Thunderbird, Outlook Express (intgr Internet Explorer), Outlook (qui fait partie de la suite Office), Eudora, Netscape, etc.
Pour en savoir plus sur les nombreux clients de messagerie disponibles pour les systmes d'exploitation Linux, Mac OS et Windows, consultez ladresse suivante : http://www.arobase.org/softs/

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Communication-BV Avec un logiciel de messagerie, vous navez pas besoin dtre connect Internet pour rdiger vos messages et les lire. Vous devez juste vous connecter Internet pour envoyer les messages que vous avez rdigs et relever votre bote aux lettres. Tous les messages que vous envoyez et recevez sont stocks sur le disque dur de votre ordinateur. En revanche, avec un navigateur web, lorsque vous utilisez l'outil Courriers du BV, les messages ne se trouvent pas sur votre disque dur. Avec un navigateur web toute activit de courrier lectronique (rdaction, envoi, rception et lecture de messages) ncessite que vous soyez connect Internet. Le navigateur web vous permet de raliser toutes les oprations du courrier lectronique (lecture, envoi, traitement des pices jointes, classement, carnet dadresses, etc.) au sein dune page Web, mais les messages ne sont pas stocks sur lordinateur qui sert la consultation, ils restent sur le serveur du BV. Un navigateur web est loutil idal. Il vous permet d'utiliser l'ensemble des outils du BV partir de pratiquement n'importe quelle machine disposant d'une connexion Internet : dans une salle d'accs libre de l'universit, sur un des ordinateurs de la Bibliothque Universitaire, dans un cybercaf En revanche, si vous disposez d'un ordinateur personnel et tes abonn Internet, lutilisation dun logiciel de messagerie peut se rvler plus intressante, car les possibilits de stockage de votre ordinateur sont certainement suprieures celles offertes par le BV. En effet, les capacits de stockage du courrier lectronique dans votre bureau virtuel sont limites par votre abonnement (de 25 Mo 100 Mo). Si vous utilisez un client de messagerie, la capacit de stockage de vos messages est limite par l'espace disponible sur votre ordinateur. Vous pouvez utiliser les services de courrier lectronique que lUniversit met votre disposition de trois manires. Vous pouvez accder au bureau virtuel en utilisant un navigateur web. Vous pouvez grer les courriers avec un logiciel de messagerie. Ou alors vous pouvez combiner les deux mthodes en utilisant un navigateur web et un logiciel de messagerie.
Vous ne devez pas perdre de vue que tant que vous navez pas supprim un message il reste sur le serveur de courrier lectronique. Cela signifie que vous pouvez lire vos messages sur le bureau virtuel, puis en charger une copie sur votre ordinateur personnel, grce un client de messagerie. Quand vous relevez votre courrier avec un client de messagerie, vous avez la possibilit de laisser les messages sur le serveur ou bien de les supprimer quand vous les avez chargs sur votre ordinateur. Cette dcision vous appartient et vous devez faire ce choix en paramtrant votre logiciel de messagerie.

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Afin de paramtrer votre client de messagerie pour grer vos mails, voici ce que vous devez saisir dans votre compte client: serveur SMTP : indiquez ici le serveur SMTP de votre fournisseur d'accs internet ; Pour une machine raccorde au rseau de l'Universit, il faut mettre : serveur SMTP : smtp.univ-lyon2.fr ; Dans tous les cas, ladresse du serveur POP est : mail.univ-lyon2.fr.

6.3

Ladresse lectronique

On ne peut vous envoyer un mail que si lon possde votre adresse lectronique. Beaucoup de personnes confondent les adresses lectroniques et les adresses web. Une adresse web permet uniquement daccder un site web et commence toujours par http://. Une adresse lectronique est de la forme destinataire@domaine.fr
Certains caractres sont interdits dans les adresses lectroniques, notamment lespace, les lettres accentues ou la cdille.

Ladresse lectronique est une suite de caractres qui identifie le destinataire dun courrier lectronique. Le symbole @ sert de sparateur entre le nom de la personne qui reoit le courrier et le nom de son domaine qui est une subdivision du rseau Internet. Pour lUniversit Lyon 2, le nom de domaine est univ-lyon2.fr.
Une donne nominative La loi Informatique et liberts du 6 janvier 1978 protge les citoyens contre les abus de linformatisation outrance et encadre notamment la collecte des informations nominatives et leur utilisation. Larticle 4 de cette loi prcise que sont rputes nominatives les informations qui permettent sous quelque forme que ce soit, directement ou non, lidentification des personnes physiques auxquelles elles sappliquent . Il apparat clairement que cette dfinition englobe ladresse lectronique, cette dernire tant directement nominative quand elle se prsente sous la forme prenom.nom . Le fait que ladresse lectronique soit perue comme une information nominative a des consquences juridiques : sa collecte et son utilisation sont rglementes. Pour de plus amples informations, consultez le site Web de la CNIL (www.cnil.fr).

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Communication-BV

6.4
6.4.1

Les pices jointes


Prcautions prendre avant denvoyer un fichier

Nimporte quel type de fichiers peut tre expdi par mail : traitement de texte, tableur, image, son, etc., mais des connaissances de base en informatique sont ncessaires pour viter toute dconvenue.
Fichiers excutables Certains logiciels et serveurs de messageries nacceptent pas que vous puissiez recevoir ou envoyer un fichier excutable sous la forme dune pice jointe, en raison du risque potentiel de virus. Cest le cas du serveur de courrier lectronique de lUniversit qui refuse de traiter les fichiers ayant les extensions suivantes : exe, vbs, pif, scr, bat, cmd, com, cpl ou dll. Comment envoyer un fichier excutable Si vous devez tout prix envoyer par mail un fichier excutable, il vous faudra crer une archive, laide des fonctions du systme ou encore dun logiciel de compression (comme Winzip ou Stuffit), protge par un mot de passe. Dans ces conditions, la pice jointe ne pourra pas tre analyse par lantivirus et votre fichier excutable pourra ainsi tre envoy. Une autre mthode consiste crer un groupe sur le bureau virtuel et dposer le fichier excutable dans les documents du groupe. Quand vous dposez un fichier dans les documents du bureau virtuel, aucun contrle antiviral nest ralis.

Avant denvoyer un fichier, vous devez vous mettre daccord avec le destinataire et avoir les rponses aux questions suivantes : sait-il rcuprer un fichier envoy par courrier lectronique ? dispose-t-il de lenvironnement (matriel et logiciel) pour exploiter le fichier que vous avez transmis ? quelle est la taille maximale des fichiers quil peut recevoir ? accepte til quon lui envoie des pices jointes ? quel type de connexion Internet possde-t-il ?
Si vous envoyez un fichier Word de 8 Mo un correspondant qui a une connexion Internet 14 400 bits par seconde, vous risquez de vous faire un ennemi car il lui faudra environ une heure pour charger votre message.

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6.4.2

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Conseils pour expdier une pice jointe

Quand on envoie une pice jointe pour la premire fois un correspondant, le minimum est de sentendre avec ce dernier. Une fois quil a rpondu aux questions que vous lui avez poses, vous pouvez dcider dun commun accord si, oui ou non, vous pouvez lui envoyer une pice jointe, et dterminer le type de pices jointes quil est susceptible de recevoir. Quand vous envoyez un document de travail un correspondant, il est toujours utile de prciser le logiciel qui a servi crer le document, ainsi que sa version (par exemple Word 2000 ou Writer pour un traitement de texte). Si vous navez pas pu vous entendre lavance avec le destinataire de la pice jointe, la prudence recommande de lui envoyer un fichier dans un format le plus standard possible. Si, par exemple, vous devez envoyer un fichier de traitement de texte, sauvegardez votre document au format RTF (Rich Text Format) car il sagit dun format que limmense majorit des traitements de texte est susceptible de lire. Mme si votre correspondant ne possde pas de traitement de texte, il pourra lire et modifier votre document laide de WordPad, livr avec toutes les versions de Windows ou TextEdit fourni avec Mac OS.
Taille des pices jointes La taille maximale dune pice jointe susceptible dtre envoye et reue dpend du serveur de courrier lectronique de lexpditeur et du destinataire. Le serveur de courrier de lUniversit vous permet denvoyer et de recevoir des pices jointes dune taille maximale de 7 Mo. Si le fichier que vous avez envoyer dpasse cette limite, vous pouvez toujours tenter de rduire sa taille laide dun logiciel de compression.

6.5

La ntiquette

Mme sil ny a pas de convention concernant le style adopter lors de la rdaction dun mail, il existe une RFC, portant le numro 1855, qui fournit un guide dusage de la ntiquette. Comme son nom le laisse supposer, la ntiquette est ltiquette du Net, cest--dire les rgles du bon usage en vigueur sur les rseaux lectroniques. Tout utilisateur dInternet devrait avoir lu ce texte avant de se lancer dans lexploration des multiples facettes de ce rseau. Une partie de la RFC 1855 est bien videmment consacre au courrier lectronique. En voici quelques

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Communication-BV extraits, mais nous vous conseillons daller directement consulter vousmme loriginal de ce texte sur <http://www.ietf.org/rfc/rfc1855.txt> ou lune de ses nombreuses traductions en franais qui sont publies sur Internet, par exemple sur : <http://www.sri.ucl.ac.be/SRI/frfc/rfc1855.fr.html>

RFC Sigle de Request for comments (appel commentaires). Les RFC sont des documents publis sous le contrle de lInternet Architecture Board qui est administr par lISOC (Internet Society), organisation internationale qui coordonne Internet. Toutes les normes dInternet sont publies sous la forme de RFC et il en existe plus de 4 000 ce jour. Les RFC sont accessibles gratuitement en anglais ladresse suivante : http://www.ietf.org/rfc.html

De la mme manire que la politesse facilite les rapports sociaux, le fait de suivre les recommandations de la ntiquette facilitera grandement lutilisation du courrier lectronique. Vous trouverez ci-dessous quelques extraits de la RFC 1855 : moins dutiliser un outil de cryptage (matriel ou logiciel), vous supposerez que le courrier lectronique nest pas sr. Ne mettez jamais dans un message lectronique quelque chose que vous ne mettriez pas sur une carte postale. Respectez les droits dauteur de ce que vous reproduisez. Presque tous les pays ont des lois sur les droits dauteur. Pensez aux Cc lorsque vous rpondez. Ne continuez pas inclure des gens si les messages deviennent une conversation bilatrale. Vrifiez toutes les adresses avant de commencer des discours longs ou personnels. Il est de bonne pratique aussi de mettre le mot Long dans la ligne den-tte Objet, pour permettre au destinataire de savoir que le message va demander un temps certain de lecture et de rponse. partir dune centaine de lignes, un message est considr comme long. Souvenez-vous que le destinataire est un humain dont la culture, la langue et lhumour ont dautres rfrences que les vtres. Rappelez-vous que les formats de date, les units de mesure et les idiomes peuvent mal sexporter. Soyez particulirement prudent avec les sarcasmes.

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Sachez utiliser les minuscules et les majuscules. LES MAJUSCULES DONNENT LIMPRESSION QUE VOUS CRIEZ. Soyez concis, sans tre excessivement bref. Lorsque vous rpondez un message, citez suffisamment du texte original pour tre compris, mais pas plus. Il est de trs mauvais got de rpondre simplement un message en reprenant tout le message reu : supprimez tout ce qui est hors propos. Si vous estimez que limportance dun message le justifie, rpondez brivement immdiatement pour signaler lexpditeur que vous lavez reu, mme si vous allez rpondre plus longuement ultrieurement. N'envoyez jamais de lettre-chane par courrier lectronique. Les lettres-chanes sont interdites sur l'Internet.

6.6
6.6.1
Hoax

Les piges du courrier lectronique


Nabusez pas de la fonction Transfrer

Le terme anglais hoax, qui signifie canular , dsigne en matire dInternet une information sciemment errone que son auteur essaye de faire passer pour vraie auprs du plus grand nombre de personnes.

On assiste aujourdhui lapparition de certains hoaxes qui sont visiblement destins rcuprer des adresses lectroniques ou bien nuire certaines marques ou certains produits. Pour de plus amples informations sur le sujet, visitez le site http://www.hoaxbuster.com/. 6.6.2 Le problme du spam De la mme manire que votre bote aux lettres est envahie de publicits en tout genre, votre bote aux lettres lectronique peut regorger de messages que vous navez pas vraiment demand recevoir. Il sagit le plus souvent de courriers vous incitant acheter des produits. Marginal aux dbuts de lInternet, ce phnomne prend une ampleur considrable, telle enseigne que, dans ltude NetValue/Datatrader ralise en mai 2001, 56 % des hommes et 48 % des femmes interrogs peroivent un mail sur deux comme tant promotionnel ou commercial. Les entreprises commencent prendre ce phnomne trs au srieux, car le trafic gnr par ces courriers non sollicits cre un engorgement des serveurs de messagerie.

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Communication-BV Le terme anglais spam (ou spamming, les spammers tant ceux qui se livrent cette activit) dsigne lenvoi en nombre de courriers non sollicits. Il semblerait que ltymologie du mot spam vienne dun sketch des Monty Python (SPAM = Shoulder of Pork and hAM). 6.6.3 Le problme des virus

Si le spam est un flau qui peut contrarier lusage que lon fait du courrier lectronique, la menace la plus dangereuse reste nanmoins le risque de contamination par un virus. Un virus est un programme (donc des instructions crites dans un langage de programmation) qui effectue certaines actions et, en gnral, cherche se reproduire. Les actions effectues dpendent du virus et sont donc diffrentes dun virus lautre : cela peut aller du simple affichage dimages ou de messages lcran leffacement complet du disque dur, en passant par la suppression de certains fichiers.
Antivirus et antispam Le serveur de courrier lectronique de lUniversit gre en entre et en sortie un antivirus et un antispam (logiciel luttant contre les mails non sollicits). Vous navez donc pas grer cela ni dans le bureau virtuel ni dans votre logiciel de messagerie (pour les mails reus sur ladresse lectronique de lUniversit).

6.6.4

Le phishing ou hameonnage

Le phishing (qui vient du mot anglais fishing qui signifie la pche) est une technique dingnierie sociale qui consiste envoyer un mail en se faisant passer pour une organisation avec laquelle vous tes en relation (une banque, une administration, un diteur de logiciel, un fournisseur daccs Internet, etc.). Dans ce mail, il vous est demand de fournir des renseignements personnels quune personne malveillante pourra exploiter ultrieurement pour, par exemple, pirater votre compte bancaire. Le mail peut aussi vous rediriger vers un site web qui affichera un formulaire de saisie imitant parfaitement le formulaire rel de lentreprise dont le pirate cherche usurper lidentit. Tout est mis en uvre pour mettre linternaute en confiance : ladresse du site web pirate ressemble une lettre prs ladresse du site web de lentreprise et lidentit visuelle (logo, polices de caractres, mise en page, etc.) est reprise lidentique. Vous avez ainsi limpression de communiquer avec une entreprise que vous connaissez et avec laquelle vous entretenez des relations commerciales. En ralit, vous fournissez des renseignements un pirate.

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2


Pour en savoir plus sur le phishing et lingnierie sociale, visitez les liens suivants : http://www.foruminternet.org/cyberconso/ http://fr.wikipedia.org/wiki/Ingnierie_sociale http://fr.wikipedia.org/wiki/Hameonnage

6.7
6.7.1

Envoi de messages
Cration d'un message

Cliquez sur Composer dans la barre de menus. Dans la fentre qui apparat, compltez les informations: Vers : dans ce champ, saisissez l'adresse lectronique du destinataire principal (vous pouvez indiquer plusieurs personnes en tant que destinataire principal). Il est obligatoire d'indiquer au moins un destinataire principal; Cc (optionnel) : dans ce champ Cc (Carbon copy ou Copie carbone) entrez une ou plusieurs adresses de destinataire. Ce champ est optionnel, il n'est pas obligatoire d'y mettre une adresse ; Bcc (optionnel) : dans ce champ Bcc (Blind carbon copy ou copie carbone aveugle) entrez une ou plusieurs adresses de destinataire. Ce champ est optionnel ; Sujet : le sujet de votre message ; Corps (optionnel) : le corps du message.
Les adresses figurant dans le champ Cc sont visibles par tous les destinataires, alors que les adresses figurant dans le champ Bcc sont masques tous les destinataires.

6.7.2

Cration d'un brouillon

Lors de la rdaction d'un message, cliquez sur Sauver pour enregistrer le message en tant que brouillon. Il n'est pas envoy et est plac automatiquement dans le dossier Brouillons. Pour reprendre la rdaction ou envoyer le message, rendez-vous dans le dossier Brouillons et cliquez sur le message concern. 6.7.3 Canaux (mail et SMS)

Tout message peut tre envoy par un ou plusieurs canaux diffrents. Les trois types de champs de destinataires (Vers, Cc et Bcc) peuvent

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Communication-BV galement tre utiliss. NB : pour utiliser les SMS vous devez avoir provisionner votre compte (onglet : Mon compte et lien Abonnement/Provision (SMS,fax) Pour un courrier vers une adresse lectronique (canal mail), indiquez simplement l'adresse lectronique du destinataire. Pour le SMS, indiquez le numro de tlphone complet du destinataire au format international (code pays + zone + numro) suivi de @SMS (exemple : 32475123456@SMS). Les pices jointes ventuelles ne sont pas envoyes ces destinataires. Il est conseill de signer vos SMS afin que les destinataires puissent en identifier la provenance. En outre, si vous souhaitez une rponse par SMS, indiquez votre propre numro. Envoi en HTML

6.7.4

Un mail peut tre envoy en format texte seul (format par dfaut) ou en HTML. Ce second format permet notamment de formater le texte (police, alignement, couleurs, etc.), d'inclure des images, etc. Pour envoyer un mail en HTML, cliquez d'abord sur Ecrire et ensuite sur l'onglet Texte enrichi. Une barre de boutons, similaire celle d'un traitement de texte, apparat au sommet du corps du texte. Laissez le pointeur un court instant sur un bouton pour faire apparatre sa lgende. Pour travailler directement en code HTML, cliquez sur lavant-dernier bouton. Lorsque vous rpondez un mail reu en HTML, le format utilis pour la rponse (texte ou HTML) est celui qui figure dans les Prfrences la rubrique Format pour la rponse un mail HTML. 6.7.5 Rpondre un mail

Ouvrez le message auquel vous souhaitez rpondre et cliquez sur Rpondre. Le message de rponse s'affiche, le message original tant cit dans son intgralit. Vous pouvez supprimer les lments superflus. Pour rpondre en une seule opration tous les destinataires d'un message (champs Vers et Cc), cliquez sur A tous. Les messages auxquels vous avez rpondu sont signals par le . pictogramme

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6.7.6

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Rpondeur automatique

Lors d'une absence prolonge, vous pouvez activer un rpondeur automatique personnalis grce aux filtres. Pour ce faire, crez d'abord un modle qui contiendra le texte du rpondeur automatique. Enregistrez-le en cliquant sur Sauver modle. Ensuite, cliquez sur Filtres et ensuite sur Ajouter. Dans Description, entrez un nom explicite tel que "Rpondeur automatique". Dans Conditions, slectionnez simplement Pour tous les mails. Dans Actions, slectionnez Rpondeur automatique et cliquez ensuite sur Choisir modle. Choisissez le modle souhait dans la liste.

N'oubliez pas de dsactiver le rpondeur votre retour ! Pour ce faire, cliquez sur Filtres pour en faire apparatre la liste. Cliquez sur le filtre concern et dcochez la case Actif figurant dans le haut de la page et ensuite sur Sauver pour confirmer. La manuvre inverse vous permet de ractiver le filtre en cas de besoin. 6.7.7 Transmission (forward)

Ouvrez le message que vous souhaitez transmettre et cliquez sur Transmettre. Un nouveau message s'affiche, le message original tant cit dans son intgralit et aucun destinataire n'tant indiqu. Vous pouvez supprimer les lments superflus.

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Communication-BV 6.7.8 Adresses d'expditeur

Vous pouvez disposer de diffrentes adresses de courrier lectronique en tant qu'expditeur. Ces adresses peuvent tre ajoutes votre fiche de donnes personnelles. Lors de la rdaction d'un message, cliquez sur De: pour accder votre fiche personnelle et ajouter (ou modifier) une adresse lectronique. Lors de la rdaction d'un message, slectionnez l'adresse d'expditeur souhaite dans le menu droulant figurant ct de De:. Vous pouvez dfinir l'adresse d'expditeur par dfaut en cliquant sur Prfrences.

6.8
6.8.1

Pices jointes
Pices jointes reues

Lorsqu'un message reu comporte une pice jointe (en anglais, attachment), ce fait vous est signal par un petit trombone ( ). Lorsque le message est ouvert, les fichiers attachs figurent en bas de la fentre. Pour visualiser les pices jointes, cliquez sur Voir. Pour enregistrer les pices jointes sur votre ordinateur cliquez sur Sauver sur PC. Et pour enregistrer directement dans votre outil Documents cliquez sur Sauver dans les documents. Une fentre apparat avec la hirarchie de vos dossiers de documents personnels. Si vous souhaitez l'enregistrer dans les Documents de groupe, rendez-vous pralablement dans les Documents et choisissez le groupe concern, revenez dans l'outil Courriers et cliquez nouveau sur Sauver dans les documents. 6.8.2 Envoi de pices jointes

Vous pouvez ajouter une ou plusieurs pices jointes un message. Pour envoyer un fichier stock sur votre ordinateur, cliquez sur Pice jointe lors de la rdaction d'un message. Dans la fentre qui apparat, cliquez sur Parcourir pour slectionner le fichier sur votre ordinateur. Pour envoyer un fichier stock dans l'outil Documents, rendez-vous dans cet outil et localisez le document souhait. Slectionnez Envoyer par mail dans le menu Actions associ ce document. Pour envoyer plusieurs pices jointes, vous devez rpter l'opration pour chaque pice jointe.

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6.8.3

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Problme lors de lenvoi des pices jointes

a) La publicit sur le web Limmense majorit des sites web tant gratuits, de nombreux webmestres cherchent rentabiliser leur investissement en imposant de la publicit aux visiteurs de leur site. Le moyen le plus courant de dlivrer un message publicitaire est douvrir une fentre qui vient se superposer celle que vous tes en train de consulter. Ainsi, quand vous naviguez sur certains sites Web, il nest pas rare de voir apparatre des fentres qui vantent les mrites dun produit ou dun service. Ces fentres qui surgissent sans que lon nait rien demand sont appeles en anglais fentres popup (to pop up en anglais signifie surgir). Face linflation de ce genre de fentres, il est apparu une nouvelle catgorie de logiciels dont le rle est dinterdire laffichage des fentres popup. Dans la mesure o, quand vous souhaitez attacher une pice jointe un mail, vous demandez louverture dune fentre (Charger fichier) partir dune autre fentre ouverte (criture du message), certains logiciels antipopup considrent quil sagit l dune publicit et bloquent par consquent laffichage de la bote de dialogue qui permet de slectionner la pice jointe. b) Paramtrer son logiciel anti-popup Comme le blocage systmatique de toutes les fentres popup peut savrer gnant, les logiciels anti-popup prvoient tous un mcanisme dexception qui permet dindiquer ladresse des sites dont on souhaite pouvoir afficher les fentres popup. Par consquent, si vous constatez que le clic sur la commande Pice jointe du BV ne fait apparatre aucune fentre, vous devez suspecter que cest votre logiciel anti-popup qui est responsable de cette situation. Il suffit alors de lui indiquer que les sites http://bureau.univ-lyon2.fr et http://co.univ-lyon2.fr sont des sites sur lesquels laffichage des fentres popup est autoris. Ce paramtrage devrait thoriquement rgler votre problme. Malheureusement, il arrive parfois que lutilisateur ne soit pas conscient du fait quun logiciel antipopup est install sur sa machine ; il peut galement arriver que lutilisateur ne sache pas paramtrer son logiciel anti-popup. Nous allons donc tudier le paramtrage de deux logiciels anti-popup qui sont trs courants. c) Windows XP Service Pack 2 Les Services Pack sont chez Microsoft des correctifs logiciels qui sont censs amliorer la scurit ou la fiabilit des programmes. Le Service Pack 2 (baptis SP2) corrige un grand nombre de failles de scurit et

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Communication-BV intgre un pare-feu. Il ajoute galement des fonctionnalits au navigateur (Internet Explorer version 6), notamment le blocage des fentres popup qui est activ par dfaut. Pour paramtrer cette fonctionnalit, slectionnez la commande Outils | Options Internet et cliquez sur longlet Confidentialit :

Dans la zone Bloqueur de fentres publicitaires intempestives, cliquez sur le bouton Paramtres. La fentre suivante apparat :

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Dans la zone Adresse du site Web autoriser, saisissez http://bureau.univ-lyon2.fr puis cliquez sur le bouton Ajouter. Ladresse du site Web sinscrit dans la zone Sites autoriss.
En dernier recours, si rien ne fonctionne, voici une astuce pour envoyer une pice jointe : chargez le fichier que vous voulez envoyer en pice jointe dans vos documents privs (outils Documents, commande Charger un fichier). Une fois le ficher charg, cliquez sur le bouton Actions. Dans la fentre qui apparat, choisissez alors la commande Envoyer par mail et votre fichier se retrouvera directement attach dans une fentre dcriture de message.

6.9
6.9.1

Correcteur orthographique
Fonctionnalits

Le correcteur orthographique permet de vrifier l'orthographe des courriers lectroniques avant lenvoi, qu'ils soient au format texte ou texte enrichi (HTML). Le correcteur gre actuellement le franais, l'anglais et le nerlandais. Il gre galement les variantes locales (France et Suisse pour le franais; Grande Bretagne, USA et Canada pour l'anglais). NB : le correcteur est en version bta et ne doit pas vous viter une relecture attentive de votre message pour viter les fautes de grammaires en particulier. 6.9.2 Corriger un mail

Cliquez sur Orthographe dans la barre de menus. Si le texte ne comporte aucune erreur, un message d'avertissement apparat et le correcteur orthographique est ferm automatiquement. Si le texte comporte au moins une erreur, la fentre du correcteur orthographique demeure ouverte et le premier mot erron apparat soulign par des traits rouges. Slectionnez une proposition ou entrez-en une dans le champ Remplacer par. Cliquez sur Remplacer pour remplacer uniquement cette occurrence ou sur Remplacer tous pour remplacer toutes les occurrences.

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Communication-BV Vous pouvez galement ignorer cette occurrence ou toutes les occurrences en cliquant respectivement sur Ignorer et Ignorer tous. Cliquez sur OK en bas de la fentre pour terminer la correction et tenir compte des modifications, ou sur Abandonner pour annuler toutes les corrections.

Le correcteur orthographique ne dtecte pas les mots qui ne figurent pas dans son dictionnaire et il se contente donc de souligner les barbarismes. Cela signifie que les fautes de grammaire ne sont pas signales (dans la copie dcran, la faute daccord du participe pass na pas t dtecte). Un tel outil rend de grands services, mais il ne vous dispense pas dapprendre la grammaire

6.9.3

Choisir un dictionnaire

Le correcteur orthographique dtermine automatiquement la langue du texte corriger. Vous pouvez cependant forcer le choix d'une langue l'aide du menu droulant Dictionnaire. Slectionnez la langue de votre choix et cliquez sur Nouvelle vrification.

6.10

Signature

6.10.1 Crer une signature Cliquez sur Prfrences dans la barre de menus et ensuite sur Signature. Enregistrez votre signature dont la longueur est libre. Vous ne pouvez disposer que d'une seule signature.

62

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 6.10.2 Signer un message La signature n'est jamais incluse automatiquement dans un message : lors de la rdaction, cliquez sur Signature pour l'ajouter l'emplacement du curseur. Une autre faon de signer vos messages est d'y inclure une vCard (format standard de carte de visite, reprenant les informations de votre fiche de donnes personnelles). Pour ce faire, lors de la rdaction d'un message, cliquez sur vCard. Toutes les donnes prsentes dans votre fiche personnelle sont utilises ( l'exception du champ Commentaires).

6.11

Modles

Modle Un modle est un mail prt l'envoi et permettant de grer plus efficacement des situations rcurrentes : demandes d'information, rponses des questions, etc.

Une fois quun modle est appel (en tant que nouveau message ou comme rponse un message reu), le message peut tre personnalis au cas par cas avant l'envoi sans que le modle en soit affect pour les utilisations ultrieures. 6.11.1 Crer un modle Cliquez sur Modles dans la barre de menus et ensuite sur Ajouter un nouveau modle. Donnez un nom au modle en remplissant le champ Sujet. Cliquez sur Sauver modle lorsque vous avez conu votre modle. Vous pouvez galement cliquer sur Composer et cliquer sur Sauver modle. 6.11.2 Utiliser un modle Pour rpondre un message reu l'aide d'un modle, cliquez sur Avec modle, choisissez le modle appropri, adaptez si ncessaire le contenu du message (le modle n'en sera pas affect) et cliquez enfin sur Envoyer. Pour envoyer un nouveau message l'aide d'un modle, cliquez sur
Modles, choisissez le modle appropri, adaptez si ncessaire le contenu du message (le modle n'en sera pas affect) et cliquez enfin sur Envoyer.

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Communication-BV 6.11.3 Modifier un modle Cliquez sur Modles, choisissez le modle appropri, effectuez les changements et cliquez sur Sauver modle. 6.11.4 Effacer un modle Cliquez sur Modles et ensuite sur la corbeille ( du modle concern. ) situe en face du nom

6.12

Carnet d'adresses

6.12.1 Appel du carnet d'adresses Lors de la rdaction d'un message, vous pouvez complter les champs Vers, Cc et Bcc l'aide de l'outil Carnet d'adresses en cliquant sur Vers, Cc ou Bcc. Il vous suffit de cocher les cases comportant ladresse lectronique, le numro de tlphone mobile (pour envoyer un SMS) situes en face des noms pour placer les destinataires dans les champs appropris. 6.12.2 Envoyer un message tous les membres d'un groupe Aprs avoir cliqu sur Vers, Cc ou Bcc, slectionnez l'onglet Groupes. Choisissez le nom du groupe dans la liste droulante puis cochez ensuite la case de tte (Tous les membres de...) dans la colonne Vers, Cc ou Bcc. 6.12.3 Ajout d'adresses au carnet d'adresses Lorsqu'un mail est ouvert, cliquez sur une adresse lectronique pour l'ajouter au carnet d'adresses. Si le message reu comporte une vCard (fichier carte de visite possdant l'extension .vcf), cliquez sur Ajouter mes adresses en face de celle-ci.

6.13

Listes de contacts

Listes de contacts Les listes vous permettent de regrouper plusieurs contacts provenant de vos diffrents carnets d'adresses afin d'envoyer ensuite le mme message l'ensemble de ces contacts en une seule opration.

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Vous pouvez regrouper au sein d'une liste plusieurs adresses en combinant plusieurs modes (Vers, Cc, ou Bcc) ainsi que diffrents canaux de communication (mail et SMS). Le nombre de listes que vous pouvez crer, ainsi que le nombre de destinataires qu'elles peuvent comporter, dpendent du type de votre abonnement. Bien qu'elles puissent tre bidirectionnelles (en plaant toutes les adresses en Cc: et la vtre en Vers), les listes sont plutt destines un usage unidirectionnel. 6.13.1 Cration d'une liste prive Cliquez sur Listes dans la barre de menus et slectionnez Priv dans le slecteur d'environnement. Cliquez sur Ajouter une liste. Ensuite, cliquez sur Editer en face du nom de la nouvelle liste et attribuez-lui un nom plus explicite que le nom par dfaut (undefined). Ce nom ne doit comporter ni espaces, ni accents. Enfin, constituez votre liste en faisant appel aux carnets d'adresses (priv et groupes) et en cochant les cases situes en face des personnes que vous souhaitez inclure dans la liste. 6.13.2 Cration d'une liste de groupe Tous les membres du groupe peuvent toujours envoyer un message une liste de groupe. Seul l'administrateur du groupe peut crer des listes de groupe et, par dfaut, il est aussi le seul pouvoir les modifier. Si vous tes l'administrateur, cliquez sur Listes, slectionnez le groupe concern dans le slecteur d'environnement puis crez la liste de groupe comme vous creriez une liste prive. Pour permettre certains ou tous les membres du groupe de modifier la liste de groupe, cliquez sur Accs en face du nom de la liste et cochez les cases souhaites. 6.13.3 Cration d'une liste des membres d'un groupe Une liste spciale comporte l'adresse mail de chacun des membres d'un groupe, mme si ceux-ci n'ont pas partag leur fiche de donnes personnelles avec le groupe. Etant donn que chaque membre peut avoir

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Communication-BV plusieurs adresses mail, seule leur adresse d'expditeur par dfaut sera reprise dans la liste des membres du groupe. Chaque membre peut modifier l'adresse d'expditeur par dfaut en se rendant dans l'outil Courriers puis en cliquant sur Prfrences. La liste des membres du groupe tient compte des nouveaux membres ainsi que des membres qui quittent le groupe. Pour envoyer un message tous les membres d'un groupe, crez un nouveau mail et cliquez sur Vers. Cliquez ensuite sur l'onglet Groupes et cochez la case Vers figurant en face de Tous les membres de (nom du groupe). Vous noterez que toutes les adresses lectroniques des membres sont rvles tous les destinataires figurant dans les champs Vers et Cc. Pour leur masquer les adresses lectroniques des membres, slectionnez la case Bcc et indiquez votre propre adresse dans le champ Vers. 6.13.4 Utilisation d'une liste Pour visualiser le contenu d'une liste, cliquez sur le nom de celle-ci. Pour envoyer un message une liste, crez un nouveau message et cliquez sur Vers et slectionnez ensuite l'onglet Listes. Cochez la case approprie suivant la liste souhaite. Vous pouvez galement cliquer sur Listes, slectionner Priv ou le nom d'un groupe et enfin cliquer sur Envoyer un message cette liste en face du nom de la liste concerne.
La liste dfinit la position de chacune des adresses qu'elle comporte dans les diffrents champs (Vers, Cc et Bcc). Indiquer "nomdelaliste@LIST" dans Vers, Cc ou Bcc produira toujours le mme rsultat.

6.13.5 Modification d'une liste Cliquez sur Listes et ensuite sur Editer en face du nom de la liste et effectuez les modifications souhaites. 6.13.6 Suppression d'une liste Cliquez sur Listes et ensuite sur la corbeille en face du nom de la liste.

66

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2

6.14

Classement des messages

6.14.1 Crer un dossier Chaque message doit figurer dans un dossier. Le nombre de messages contenus dans chaque dossier s'affiche entre parenthses. Certains dossiers sont crs automatiquement et ne peuvent tre renomms ni dplacs : Rception (messages reus), Envoys (messages envoys), Corbeille, Brouillons et Modles. Vous pouvez crer des dossiers supplmentaires pour organiser au mieux vos messages, en crant ventuellement des filtres afin de classer automatiquement les messages dans le bon dossier lors de leur arrive. Pour crer un nouveau dossier, cliquez sur Courrier dans la partie gauche de l'cran (racine de larborescence des dossiers), puis choisissez Nouveau dossier. Indiquez un nom explicite et cliquez sur Sauver. Le nouveau dossier apparat immdiatement dans la partie gauche de l'cran. Les dossiers personnels apparaissent par ordre alphabtique sous les dossiers standard. 6.14.2 Dplacer un dossier Le dplacement permet de transformer un dossier en sous-dossier (ou inversement, de transformer un sous-dossier en un dossier) ou de dplacer un sous-dossier. Cliquez sur le nom du dossier dans la partie gauche de l'cran et choisissez ensuite Dplacer dans le menu Actions associ chaque dossier. Cliquez enfin sur le dossier de destination. 6.14.3 Renommer un dossier Cliquez sur le nom du dossier dans la partie gauche de l'cran et choisissez ensuite Renommer dans le menu Actions associ chaque dossier. 6.14.4 Dtruire un dossier Cliquez sur le nom du dossier dans la partie gauche de l'cran et ensuite sur Dtruire dans la partie droite. Choisissez ensuite Ce dossier et ses sous-dossiers pour effacer le dossier concern de mme que tout son contenu.

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Communication-BV 6.14.5 Sous-dossiers Vous pouvez crer des sous-dossiers dans tous les dossiers except Rception et Envoys. Pour crer un sous-dossier, cliquez d'abord sur le nom du dossier principal dans la partie gauche de l'cran et choisissez ensuite Nouveau dossier dans le menu Actions associ chaque dossier. 6.14.6 Classer un message dans un dossier Pour classer un message pendant qu'il est ouvert, cliquez sur Vers dossier. La fentre qui apparat comporte la hirarchie de vos diffrents dossiers et sous-dossiers. Cliquez sur l'un de ceux-ci pour y classer le message. Pour classer un ou plusieurs messages depuis un dossier : cochez les cases figurant gauche des messages que vous voulez classer (en cliquant sur Tout slectionner, tous les messages de la page sont slectionns) et cliquez ensuite sur Vers dossier. La fentre qui apparat comporte la hirarchie de vos diffrents dossiers et sous-dossiers. Cliquez sur l'un de ceux-ci pour y classer les messages slectionns.
Si vous voulez augmenter considrablement les performances de loutil Courriers, ne conservez pas plus dune centaine de mails dans les dossiers Rception et Envoys. Si vous avez trop de messages dans ces dossiers, dplacez-les dans dautres dossiers que vous aurez crs pour organiser vos mails.

6.15

Suppression de messages

6.15.1 Suppression d'un message Cliquez sur la Corbeille situe en face du message. Pour dtruire un message alors qu'il est ouvert, cliquez sur Vers corbeille. Le message suivant est ouvert automatiquement. Le message n'est pas supprim mais plac dans la Corbeille, ce qui vous permet de le rcuprer en cas d'erreur. Pour le supprimer dfinitivement, videz la corbeille. 6.15.2 Suppression d'une slection de messages Cochez les cases situes en face des messages supprimer et cliquez ensuite sur Vers Corbeille.

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Les messages ne sont pas supprims mais placs dans la Corbeille, ce qui vous permet de les rcuprer en cas d'erreur. Pour les supprimer dfinitivement, videz la corbeille. 6.15.3 Suppression de tous les messages d'un dossier Cliquez sur Dtruire et slectionnez ensuite Tous les messages dans ce dossier. Cliquez enfin sur Effacer !. Les messages ne sont pas supprims mais placs dans la corbeille, ce qui vous permet de les rcuprer en cas d'erreur. Pour les supprimer dfinitivement, videz la corbeille. 6.15.4 Suppression danciens messages Cliquez sur Dtruire et slectionnez ensuite Tous les messages dans ce dossier plus vieux que et indiquez une date. Cliquez enfin sur Effacer. Les messages ne sont pas supprims mais placs dans la Corbeille, ce qui vous permet de les rcuprer en cas d'erreur. Pour les supprimer dfinitivement, videz la corbeille. 6.15.5 Vidange manuelle de la corbeille Rendez-vous dans la Corbeille, cliquez sur Dtruire, slectionnez ensuite Tous les messages dans ce dossier et enfin cliquez sur Effacer. Les messages sont alors supprims sans possibilit de rcupration. 6.15.6 Vidange automatique de la corbeille Les messages placs depuis au moins 7 jours dans la corbeille sont supprims automatiquement lorsque vous vous connectez au BV. Par ailleurs, la corbeille est vide automatiquement si la rception de nouveaux messages exige l'espace disque qu'elle occupe, mme si vous ne vous connectez pas au bureau virtuel.

6.16

Rception de messages

6.16.1 Relve de l'adresse lectronique interne Le courrier est relev en permanence et s'affiche lorsque les pages sont recharges. Pour recharger la page, cliquez simplement sur le dossier Rception. Pour les messages non lus, le sujet et l'expditeur sont affichs en gras.

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Communication-BV Pour lire un message, cliquez sur son sujet ou sur l'expditeur. Lorsqu'un ou pour ouvrir le message message est ouvert, cliquez sur prcdent ou le message suivant dans la mme fentre. 6.16.2 Rception en HTML Pour des raisons de scurit (tant les virus que le spam utilisent le code HTML dans les mails des fins dtournes), les mails en HTML ne sont jamais affichs comme tels automatiquement. Lorsqu'un mail comporte une version en HTML, celle-ci est signale par "Alternative text/html" et, si elle existe, la version texte s'affiche. Pour afficher la version HTML, cliquez sur Voir en face du pictogramme. 6.16.3 Transfert automatique Cliquez sur Prfrences dans la barre de menus. Sous l'intitul Transfert automatique de vos mails entrants, indiquez l'adresse lectronique souhaite. Les mails transfrs sont automatiquement effacs du compte qui effectue le transfert. Pour mettre fin au transfert automatique, effacez l'adresse figurant dans ce champ.
Gare aux boucles ! Veillez ne pas crer de boucles. Si l'adresse fournie pour le transfert automatique renvoie elle-mme la premire adresse, cette boucle se traduira par une multiplication effrne des messages, voire la perte de tous les messages. De mme, si vous relevez une adresse lectronique externe en POP3 et que vous transfrez tous les mails reus cette mme adresse, il y aura une boucle.

6.17

Limites de taille

La taille maximale du message que vous pouvez recevoir (corps de texte et pices jointes) est fixe par l'espace disponible dans votre bote aux lettres (une jauge d'utilisation figure sous la liste des dossiers) ainsi que par la limite fixe par le serveur de messagerie de lUniversit (7 Mo). Pour augmenter l'espace disponible, passez un abonnement suprieur ou effacez d'anciens messages.

70

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2

6.18

Relve d'adresses lectroniques externes

6.18.1 Fonctionnalits Le BV peut relever la plupart des adresses lectroniques tierces : adresses POP3 (fournisseurs d'accs, etc.), Hotmail, MSN, Lycos, Google, etc. Cela vous permet de rassembler toutes vos adresses lectroniques dans une interface unique accessible depuis tout point daccs Internet. Vous pouvez organiser vos messages avec des filtres et transfrer automatiquement les messages en provenance de comptes diffrents dans des dossiers diffrents. 6.18.2 Ajouter un compte POP3 Avant de pouvoir relever une adresse externe, vous devez la configurer. Pour ce faire, cliquez sur POP3 dans la barre suprieure de loutil courrier. Cliquez ensuite sur Crer un nouveau compte POP3. Dans la fentre qui apparat, compltez les informations : Nom du compte : introduisez le nom de votre choix, le plus simple tant d'utiliser un nom vocateur ; Nom du serveur POP3 : introduisez le serveur POP3 concern. Ne le confondez pas avec le serveur SMTP (serveur d'envoi). Un serveur POP3 a gnralement la forme pop3.fournisseur.com ou mail.fournisseur.com, tandis qu'un serveur SMTP a souvent la forme smtp.provider.com ou relay.provider.com ; Compte POP3 : introduisez votre compte sur le serveur POP3. Attention, ce n'est pas toujours la premire partie de votre adresse lectronique ! Un identifiant (login) POP3 peut avoir la forme bs123456 ou user123456 ; Mot de passe : le mot de passe du serveur POP3 ; Port du serveur : la valeur par dfaut est 110 ; Laisser les messages sur le serveur : cochez oui pour laisser une copie des messages sur l'autre serveur. Cochez non pour que les messages soient supprims du compte que vous relevez aprs leur importation dans le BV ; Ne dcharger que les nouveaux messages ? : Si vous avez choisi oui au point prcdent, cochez oui pour viter que les messages dj tlchargs le soient nouveau ;

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Communication-BV Relever POP3 automatiquement : cochez oui si vous souhaitez que le courrier soit relev automatiquement (plus ou moins toutes les 20 minutes). Enfin, cliquez sur Sauver. 6.18.3 Ajouter un compte Hotmail, MSN ou Lycos Suivez la procdure d'ajout de compte POP3 en utilisant comme nom de serveur respectivement Hotmail , MSN ou Lycos . Introduisez comme identifiant la premire partie de votre adresse Hotmail, MSN ou Lycos. Exemple : Pour l'adresse office@hotmail.com, utilisez Hotmail comme nom de serveur et office comme identifiant.
Tous les comptes Hotmail ne disposent pas de la relve POP3 (en particulier les comptes rcents) : vrifiez tout d'abord que votre compte Hotmail autorise cette fonctionnalit.

6.18.4 Ajouter un compte G-Mail ou POP3-S Suivez la procdure d'ajout de compte POP3 en utilisant comme port de serveur la valeur 995, correspondant au protocole POP3-S (POP3 scuris) utilis notamment par Google. Toutes les communications entre les serveurs sont cryptes lors de l'utilisation de ce protocole. 6.18.5 Modifier un compte POP3 La modification du compte peut tre ncessaire si un paramtre a t mal introduit ou si votre mot de passe a chang. Affichez la liste des comptes POP3 en cliquant sur POP3 et cliquez sur Editer en face du compte concern. 6.18.6 Supprimer un compte POP3 Affichez la liste des comptes POP3 en cliquant sur POP3 et cliquez sur la corbeille situe en face du compte concern. Les messages dj prsents dans l'outil Courriers ne sont pas affects par la destruction du compte POP3.

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 6.18.7 Relve manuelle Cliquez sur Relever uniquement ce compte ou sur Relever tous les comptes. Une barre de progression vous informe de l'tat d'avancement de la relve. Vous pouvez interrompre la relve tout moment en cliquant sur Annuler. Pour vous dispenser de la relve manuelle, vous pouvez activer la relve automatique. 6.18.8 Relve automatique Modifiez le compte POP3 et cochez oui en face de Relve automatique. Les relves automatiques sont espaces de 10 20 minutes, selon la charge du serveur. Vous pouvez utiliser les relves automatique et manuelle en combinaison. 6.18.9 Adresse d'expditeur pour les rponses Si vous relevez un compte externe via POP3, vous pouvez ajouter l'adresse lectronique correspondant ce compte dans vos donnes personnelles (via Mon compte > Modifier mes donnes personnelles). La bonne adresse lectronique sera automatiquement slectionne lors d'une rponse un message reu. 6.18.10 Messages tlchargs plusieurs fois Si vous laissez les messages sur le serveur, des messages identiques pourraient tre tlchargs plusieurs fois : afin de dterminer quels messages sont nouveaux, le bureau virtuel stocke une liste des messages, limite 1024. Si le serveur comporte plus de 1024 messages, les messages excdentaires seront tlchargs lors de chaque relve.

6.19 Relve messagerie

des

mails

avec

un

logiciel

de

6.19.1 Logiciels compatibles Tous les logiciels compatibles POP3, comme Thunderbird, Microsoft Outlook, Outlook Express, Eudora, Apple Mail, Netscape Mail, etc. permettent de relever les mails reus sur le compte de courrier lectronique de lUniversit Lyon 2.

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Communication-BV 6.19.2 Configuration du logiciel Crez un nouveau compte dans votre logiciel et introduisez les paramtres suivants : Compte POP3 : lidentifiant (login) qui vous a t fourni par lUniversit ; Mot de passe du compte POP3 : le mot de passe associ votre identifiant de lUniversit ; Serveur POP3 : mail.univ-lyon2.fr ; Serveur SMTP : utiliser smtp.univ-lyon2.fr si vous vous connectez depuis une borne Wi-Fi ou une prise rseau dans les btiments de luniversit ou le serveur indiqu par votre fournisseur d'accs Internet si vous vous connectez depuis chez vous. Pour plus d'explications sur la cration d'un compte POP3 dans votre logiciel de messagerie, consultez l'aide de celui-ci. 6.19.3 Accs POP3 et interface web Si vous configurez votre logiciel pour laisser les messages sur le serveur, vous pourrez tout moment les consulter dans l'interface web. Toutefois, veillez ne pas dpasser le quota allou votre bote lectronique. Si vous configurez votre logiciel pour supprimer les messages sur le serveur, ceux-ci seront placs dans la corbeille. Cela ne vous oblige pas vous connecter de temps en temps l'interface web pour la vider car elle sera vide automatiquement si de nouveaux messages entrants le ncessitent. Si vous avez cr des filtres qui classent des messages dans d'autres dossiers que le dossier de rception, ils ne seront pas relevs par votre logiciel. La relve en IMAP permet de rsoudre cette limitation de POP3.

6.20

Relve des messages par un logiciel IMAP4

6.20.1 Avantages d'IMAP par rapport POP3 IMAP vous permet d'accder la totalit de vos messages (y compris ceux figurant dans des dossiers personnels ou dans le dossier Envoys), alors que POP3 ne concerne que les nouveaux messages dans la bote de rception. En d'autres termes, IMAP effectue une synchronisation entre le BV Lyon 2 et un logiciel de messagerie ; vous pouvez naturellement restreindre la synchronisation aux dossiers frquemment utiliss. En configurant votre logiciel pour qu'il tlcharge les messages complets (et pas uniquement les en-ttes), vous disposez dun accs votre messagerie en mode dconnect.

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 IMAP conserve toujours les messages sur le serveur : selon les circonstances, vous pouvez accder ceux-ci via l'interface web du BV Lyon 2 ou via votre logiciel de courrier lectronique sans risque de perte de messages. IMAP est plus rapide car, par dfaut, il ne tlcharge dans un premier temps que les en-ttes des messages (expditeur, sujet, etc.). Ce n'est que lorsque vous voulez lire un message que la totalit du contenu est tlcharge. En consquence, vous devez tre connect Internet pour lire les messages ( l'exception de ceux qui ont t tlchargs en totalit). 6.20.2 Logiciels compatibles Tous les logiciels compatibles IMAP4 comme Thunderbird, Microsoft Outlook, Outlook Express, Eudora, Apple Mail, Netscape Mail, etc. permettent de lire les mails du compte de lUniversit. 6.20.3 Configuration du logiciel Crez un nouveau compte dans votre logiciel et introduisez les paramtres suivants : Compte IMAP4 : lidentifiant (login) qui vous a t fourni par lUniversit ; Mot de passe du compte IMAP4 : le mot de passe associ votre identifiant de Lyon 2 ; Serveur IMAP4 : mail.univ-lyon2.fr ; Serveur SMTP : utiliser smtp.univ-lyon2.fr si vous vous connectez depuis une borne Wi-Fi ou une prise rseau dans les btiments de luniversit ou le serveur indiqu par votre fournisseur d'accs Internet si vous vous connectez depuis votre domicile. Pour plus d'explications sur la cration d'un compte IMAP4 dans votre logiciel, consultez l'aide de celui-ci.
Dans Outlook, lors de la premire connexion, seul le dossier "Bote de rception" est coch pour la synchronisation. Cochez d'autres dossiers si vous souhaitez qu'ils soient eux aussi synchroniss. Lorsque vous rpondez un message dans votre logiciel, le message de rponse est conserv dans un nouveau dossier de votre compte IMAP nomm "lments envoys" (ou Sent Items). Vous pouvez si vous le souhaitez dplacer le message vers le dossier "Envoys" du BV de Lyon 2.

75

Communication-BV 6.20.4 Accs IMAP4 et interface web L'accs IMAP4 ne modifie rien vos messages dans l'interface web. Lorsque vous supprimez un message dans votre logiciel, son titre apparat barr dans l'interface web du BV de Lyon 2. Cela signifie que le message a t supprim dans le logiciel, mais pas sur le serveur. Pour les effacer sur le serveur, faites appel la commande spciale de votre logiciel (Vider les messages supprims dans le menu Edition d'Outlook).

6.21

Accs aux messages par RSS

6.21.1 Fonctionnalits Le RSS permet de consulter plusieurs sites Web (journaux, blogs, etc.) dans une seule interface. Concrtement, on s'abonne avec un lecteur RSS (un logiciel) un flux (galement appel fil ou bien feed en anglais) RSS. Ce flux RSS est une page Web spciale publie par chaque site proposant le RSS. Le flux RSS contient habituellement le titre et le rsum des derniers articles publis sur le site, accompagns d'un lien permettant de prendre connaissance de la totalit de l'article sur le site de lditeur. Le lecteur RSS rafrachissant priodiquement tous les flux, on est de cette faon inform rapidement de la parution d'un nouvel article sur tous les sites choisis. Sur ce mme principe, le bureau virtuel propose plusieurs flux personnels (votre bote de rception, votre agenda, vos favoris, etc.) et de groupe (agenda de groupe, favoris de groupe, etc.). Ces fils sont protgs par vos identifiant et mot de passe habituels. On peut dire que le RSS est un rsum des informations qui sont en train dtre publies sur le BV ; grce un lecteur RSS, on peut consulter ce rsum sans avoir besoin dtre connect son BV.
Un flux RSS ou fil RSS ("RSS feed" en anglais), sigle de Really Simple Syndication (syndication vraiment simple), ou de Rich Site Summary (Sommaire d'un site enrichi) est un format de syndication de contenu web. Ce systme permet de diffuser les nouvelles des sites d'information ou des blogs, ce qui permet de rapidement consulter ces dernires sans visiter le site. (Wikipedia <http://fr.wikipedia.org/wiki/Really_Simple_Syndication>)

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 6.21.2 Flux disponibles Chaque dossier de loutil Courriers peut tre consult en RSS. 6.21.3 Logiciels compatibles Tous les lecteurs RSS grant l'authentification, comme Thunderbird (Linux, Mac OS, Windows), Safari (Mac OS), Feedreader (Windows), sont compatibles avec cette fonctionnalit. 6.21.4 Configuration du logiciel Rendez-vous dans un dossier et placez le pointeur sur l'image . Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'image et slectionnez Copier l'adresse de ce lien. Dans le lecteur RSS, crez un nouveau flux et collez l'adresse.

Entrez votre identifiant et votre mot de passe du bureau virtuel dans le lecteur RSS, de mme qu'un nom pour le flux.

Configurez l'intervalle de rafrachissement du flux dans le lecteur RSS.

77

Communication-BV

6.22

Notifications (par mail ou SMS)

6.22.1 Activer la notification Cliquez sur Prfrences dans la barre de menus. Cochez les cases correspondantes pour une notification par mail et/ou SMS. Vous pouvez tre notifi l'arrive du premier message ou de chaque nouveau message depuis la fin de votre dernire session sur le site. La notification par mail est envoye la premire adresse figurant dans votre fiche personnelle. Vous pouvez mettre jour ou modifier celle-ci si vous le souhaitez via Mon compte > Modifier mes donnes personnelles. Pour disposer de notifications plus prcises (par exemple, les mails envoys par telle personne ou ayant tel sujet, etc.), crez plutt un filtre. NB : il est ncessaire de disposer dune provision de SMS pour pouvoir utiliser la fonction notification par SMS (voir onglet Mon compte puis Abonnement et clic sur Provision (SMS, fax) 6.22.2 Dsactiver la notification Cliquez sur Prfrences dans la barre de menus. Dcochez les cases correspondantes pour dsactiver la notification par mail et/ou SMS.

6.23
Filtre

Filtres

Les filtres permettent d'effectuer des actions sur tous les mails entrants (y compris ceux des adresses externes que vous relevez en POP3) rpondant certaines conditions.

Les conditions peuvent porter sur le sujet, l'expditeur, le destinataire, le corps du message, la priorit et le poids du message. Parmi les actions possibles, on peut citer : ne rien faire, classer le mail dans un dossier, envoyer le mail la corbeille, envoyer une copie vers une autre adresse, envoyer une notification par mail, par SMS, rpondre automatiquement.

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 6.23.1 Crer un filtre Cliquez sur Filtres dans la barre de menus et ensuite sur Ajouter. Entrez ensuite les paramtres suivants : Description : donnez un nom explicite au filtre afin de pouvoir le grer plus facilement. Conditions : indiquez au moins une condition. Pour en ajouter une, cliquez sur Ajouter une condition. Pour en retirer une, cliquez sur Annuler en face de la condition concerne. Si vous indiquez plusieurs conditions, dterminez si elles doivent toutes tre vraies (ET logique) ou si au moins une doit tre vraie (OU logique). Actions : indiquez au moins une action via le menu droulant. Pour en ajouter une, cliquez sur Ajouter une action. Pour en retirer une, cliquez sur Annuler en face de la condition concerne. Suivant l'action choisie, vous devrez indiquer l'une ou l'autre donne (dossier dans lequel le message doit tre class, etc.). 6.23.2 Modifier un filtre Vous pouvez tout moment modifier un filtre en cliquant sur son nom. 6.23.3 Ordre des filtres Les filtres sont excuts selon l'ordre d'apparition dans la page de rsum des filtres, le filtre figurant en haut de la page tant excut en premier. Ds lors, des ordres diffrents pourraient donner des rsultats diffrents. Pour remonter un filtre dans la liste, cliquez sur . Pour descendre un filtre dans la liste, cliquez sur . 6.23.4 Dsactiver un filtre Dans l'aperu des filtres, cliquez sur le nom du filtre concern et dcochez la case aprs Actif. Le filtre est de ce fait dsactiv mais pas dtruit. Vous pourrez le ractiver au besoin. 6.24.4 Effacer un filtre Dans l'aperu des filtres, cliquez sur la corbeille en face du filtre concern.

79

Communication-BV

6.25

Tri et recherche

6.25.1 Tri des messages Par dfaut, les messages sont tris par ordre chronologique inverse (les messages les plus rcents apparaissent en premier). Vous pouvez modifier ce tri en utilisant un seul de ces critres : lus ou non lus, sujet du message, nom de l'expditeur, taille du message et date de rception. Pour chacun d'eux, vous pouvez opter pour l'ordre normal (alphabtique ou ascendant) ou inverse (descendant). Pour activer un tri, cliquez sur la flche correspondante figurant en tte de la liste des messages ( ou ). Pour le tri lus/non lus, cliquez sur les premires flches (au-dessus des enveloppes). Le tri demeure actif tant que vous restez dans le dossier en cours : si vous vous rendez dans un autre dossier ou dans un autre outil, c'est le tri par dfaut qui sera activ lorsque vous reviendrez dans le dossier en cours. Pour revenir au rglage par dfaut immdiatement, cliquez sur la dernire flche de la ligne. 6.25.2 Recherche des messages Cliquez sur Rechercher dans la barre de menus.

6.26

Accus de rception

Accus de rception Un accus de rception confirme que le message a t ouvert par le destinataire, mais cela ne garantit pas pour autant qu'il a t lu. Par ailleurs, le destinataire n'est jamais tenu d'envoyer un accus de rception, mme s'il a bel et bien lu le message. Il se peut galement que son logiciel de courrier lectronique ne propose pas cette fonctionnalit.

L'accus de rception se prsente sous la forme d'un mail ; son contenu varie selon le logiciel de messagerie utilis. Habituellement, son sujet cite celui du message original.

80

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 6.26.1 Demande d'un accus de rception Lors de la rdaction d'un message, cochez la case Demander un accus
de rception.

Si vous souhaitez demander un accus de rception pour chaque message envoy, cliquez sur Prfrences et, en face de l'intitul Demander un accus de rception pour les mails envoys, cochez Toujours.
Il est dconseill de demander un accus de rception pour tous les mails envoys. Rservez cette fonctionnalit pour les mails vraiment importants dont vous voulez vous assurer quils sont bien arrivs. Ce nest pas parce que vous demandez un accus de rception que vous en recevrez un, mais vous avez plus de chances dobtenir satisfaction si vous usez de cette fonctionnalit avec modration.

6.26.2 Envoi d'un accus de rception Lorsqu'un message reu demande un accus de rception, le texte suivant apparat avant l'ouverture du message : "Votre correspondant demande
tre inform de l'ouverture de ce message. Envoyer un accus de rception ?". Cliquez simplement sur Oui ou Non pour respectivement

envoyer ou ne pas envoyer un accus de rception. Vous pouvez automatiser la rponse en cliquant sur Prfrences et en choisissant une option en face de Envoyer un accus de rception pour les mails reus (lorsqu'un accus de rception est demand par l'expditeur) : Toujours : l'accus de rception est envoy automatiquement et de manire transparente ; Jamais : aucun accus de rception n'est envoy ; Me demander : un cran intermdiaire apparat, vous laissant le choix (envoyer ou ne pas envoyer).

6.27

Priorits

Priorit La priorit d'un mail est destine signaler au destinataire le degr d'urgence d'un message. Elle n'a aucun effet sur les serveurs de courrier lectronique eux-mmes : un message dot d'une haute priorit ne sera pas envoy plus vite.

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Communication-BV Lors de la rdaction d'un message, slectionnez la priorit de votre choix dans le menu droulant figurant ct de Priorit. La valeur par dfaut est "normale".

6.28

Antivirus et antispam

L'antispam agit au niveau des serveurs de rception et denvoi de courrier lectronique et examine chaque message entrant et sortant afin d'liminer automatiquement les spams (courriers non sollicits). L'antivirus agit au niveau des serveurs de rception et denvoi du courrier lectronique et examine chaque message entrant et sortant afin d'en liminer automatiquement les virus. Ces fonctionnalits sont gres directement sur les serveurs de lUniversit en amont des serveurs du bureau virtuel. Les fonctionnalits propres au bureau virtuel dans ces domaines ne sont donc pas utilises.

6.29

Archivage

Archivage L'archivage vous permet de conserver des messages d'un dossier en dehors de l'outil Courriers, afin de librer de l'espace de stockage sans pour autant dtruire d'anciens messages.

Les messages sont archivs sous la forme d'un fichier .eml (format Outlook) compress au format .zip et plac dans l'outil Documents, pour autant que l'espace disponible soit suffisant. 6.29.1 Crer une archive Placez-vous tout d'abord dans le dossier (ou le sous-dossier) dont vous souhaitez archiver des messages. Si vous souhaitez n'archiver que certains messages, slectionnez-les pralablement en cochant les cases correspondantes. Cliquez ensuite sur Archiver sous le nom du dossier et dterminez si vous voulez archiver uniquement les messages slectionns, tous les messages ou encore tous les messages plus anciens qu'une date de votre choix. Une option vous permet d'effacer automatiquement les messages concerns une fois qu'ils auront t archivs.

82

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 L'archive est cre automatiquement et place dans l'outil Documents, pour autant que l'espace ncessaire soit disponible. Le fichier d'archivage a pour nom sa date de cration mais vous pouvez bien entendu le renommer. 6.29.2 Utiliser une archive Vous pouvez stocker votre archive dans l'outil Documents et/ou la tlcharger sur votre ordinateur. Pour consulter une archive, il est impratif de la tlcharger et de l'ouvrir par double clic. La liste des messages archivs apparat ; ces derniers sont au format .eml (compatible Outlook et Outlook Express) et s'ouvrent eux aussi par un double clic.
Actuellement, il n'est pas possible de rimporter les messages directement dans le bureau virtuel.

6.30

Impression

Lorsqu'un message est ouvert, cliquez sur l'icne d'impression de la fentre du navigateur web pour l'imprimer.

7. Groupes
7.1
7.1.1

Gnralits
Dfinition

Le partage de donnes (calendriers, carnets d'adresses, documents, forums etc.) ne peut s'effectuer qu'au sein d'un groupe. Vous devez donc rejoindre un groupe ou en crer un pour partager vos propres donnes ou accder celles d'un tiers.

83

Communication-BV
Du bon usage des groupes Il importe de crer les bons groupes, comprenant uniquement les personnes avec lesquelles vous partagez effectivement des informations. Il est plus efficace de crer plusieurs petits groupes au schma de partage simple (droits de vue identiques pour tous les membres) qu'un seul grand groupe dot d'un schma de partage complexe (droits de vue diffrents selon les membres).

7.1.2

Types de groupes

Il existe trois types de groupe : ouvert, ferm et priv. Un groupe ouvert apparat dans le rpertoire public des groupes, la liste de ses membres est publique et l'adhsion au groupe est libre, chaque utilisateur peut rejoindre le groupe. Un groupe ferm apparat dans le rpertoire public des groupes, la liste de ses membres est publique et l'adhsion au groupe se fait sur invitation de l'administrateur. Un groupe priv n'apparat dans aucun rpertoire, la liste de ces membres n'apparat pas non plus et l'adhsion au groupe se fait sur invitation de l'administrateur.

7.2
7.2.1

Membres
Conditions pour rejoindre un groupe

Pour rejoindre un groupe, ce dernier doit tre ouvert ou bien vous devez avoir reu une invitation de son administrateur. De plus, le nombre de groupes auxquels vous pouvez adhrer tant limit, vous ne devez pas avoir atteint cette limite. 7.2.2 Chercher un groupe

Cliquez sur Chercher un groupe dans la barre de menus. Utilisez au moins un critre parmi les suivants : Nom du groupe : entrez au minimum 3 lettres conscutives devant figurer dans le nom du groupe ; Activit : dterminez s'il s'agit d'un groupe professionnel ou pas ; Secteur : s'il s'agit d'un groupe professionnel, prcisez le secteur conomique ; Langue. Les groupes privs n'apparaissent jamais dans le rsultat d'une recherche.

84

7.2.3

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Rejoindre un groupe

La procdure varie selon le type de groupe que vous voulez rejoindre : Les groupes ouverts figurent dans le rpertoire des groupes. Effectuez une recherche et cliquez sur Cliquez ici pour rejoindre le groupe. Les groupes ferms figurent galement dans le rpertoire des groupes. Effectuez une recherche et envoyez ensuite un mail de candidature l'administrateur du groupe (son adresse lectronique apparat dans la fiche du groupe). Si ladministrateur le souhaite, il vous enverra alors une invitation rejoindre le groupe. Les groupes privs ne peuvent faire l'objet d'une recherche : vous devez tre invit par l'administrateur pour en rejoindre un. 7.2.4 Quitter un groupe

Cliquez sur Grer mes groupes et ensuite sur le lien Quitter le groupe que vous dsirez quitter.

7.3

Administrateur

Administrateur L'administrateur du groupe est tout simplement la personne qui a cr le groupe. Par dfaut, seul l'administrateur peut placer, modifier et supprimer du contenu dans les outils de groupe (calendriers, documents, etc.), mais il peut accorder ces droits certains ou tous les membres du groupe.

L'administrateur ne peut pas quitter le groupe : s'il veut le quitter, il doit d'abord nommer un autre administrateur sa place. 7.3.1 Conditions pour crer un groupe Le nombre maximal de groupes que vous pouvez crer est dtermin par votre formule d'abonnement. 7.3.2 Nombre maximal de membres

Tout groupe a une limite en termes de nombre de membres. Elle est fixe par la formule d'abonnement de son administrateur.

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Communication-BV 7.3.3 Capacits du groupe Tout comme l'environnement priv, l'environnement de groupe dispose de capacits (exprimes en Mo pour les documents, par exemple). Ces capacits sont fixes par le type d'abonnement de l'administrateur du groupe (le crateur du groupe). La capacit de stockage pour un groupe est la capacit de stockage des documents de l'administrateur de groupe. Par exemple un utilisateur ayant une formule d'abonnement M dispose d'un espace de stockage de 75 Mo pour ses documents. S'il cre un groupe, l'espace de stockage de ce groupe sera donc de 75 Mo. L'espace disponible dans l'environnement priv de chacun des membres est fix par leur propre formule d'abonnement. 7.3.4 Crer un groupe Dans l'outil Groupes, cliquez sur Crer un groupe. Entrez ensuite les paramtres suivants : Nom du groupe : le nom abrg du groupe (entre 6 et 25 caractres), c'est--dire le nom sous lequel il apparatra dans le rpertoire des groupes. Exemple : Master1LEA. Nom complet du groupe: le nom complet du groupe. Exemple : Licence SDL Smio). Description : entrez l'objectif d'utilisation ainsi que la description du groupe. Activit principale du groupe : slectionnez le type de groupe : Professionnel ou Non-Professionnel. Secteur d'activit : slectionnez le secteur d'activit du groupe. Langue : slectionnez la langue du groupe. Rpertoire des groupes : dterminez le caractre priv ou public de votre groupe. Un groupe public figure dans le rpertoire des groupes, alors qu'un groupe priv n'y figure pas. Rpertoire des membres : dterminez le caractre public ou priv du rpertoire des membres du groupe. Une liste publique des membres est rpertorie, alors qu'une liste prive ne l'est pas. Accs : choisissez le type d'accs pour votre groupe. Si la case est coche, le groupe est ouvert et n'importe quel utilisateur peut rejoindre le groupe en effectuant une recherche et en cliquant sur Rejoindre le Groupe. Si la case nest pas coche, le groupe est ferm et l'administrateur du groupe doit inviter une personne en lui envoyant un mail.

86

7.3.5

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Modification d'un groupe

tout moment, l'administrateur d'un groupe peut modifier les paramtres du groupe afin d'en faire un groupe ouvert, ferm ou priv. Tous les autres paramtres (nom complet, description, langue, etc.) peuvent galement tre modifis, l'exception du nom du groupe. Si vous tes l'administrateur, cliquez sur Grer mes groupes et ensuite sur Modifier les paramtres du groupe et effectuez les modifications souhaites. 7.3.6 Ajouter des membres

Cliquez sur Grer mes groupes et ensuite sur Inviter des membres en face du nom du groupe concern. Selon que la personne inviter figure ou non dans le carnet d'adresses personnel ou de groupe, cliquez sur Inviter un nouveau membre via carnet d'adresses ou sur Inviter un nouveau membre via mail. Dans le premier cas, il suffit de cocher les cases en face des personnes inviter. Dans le second cas, entrez un nom et une adresse lectronique et choisissez une langue. Dans les deux cas, la personne invite reoit alors un mail standardis dans la langue choisie. Ce mail comporte le nom de l'administrateur et celui du groupe, de mme qu'une explication du fonctionnement du bureau virtuel. La procdure pour rejoindre le groupe est galement explique. Si un invit n'a pas ragi une invitation, vous pouvez renvoyer l'invitation en cliquant sur Renvoyer l'invitation ou la supprimer en cliquant sur la Corbeille. 7.3.7 Retirer des membres

Cliquez sur Grer mes groupes et ensuite sur Voir les membres en face du nom du groupe concern. Cliquez ensuite sur la corbeille en face du nom du membre concern. 7.3.8 Nombre d'administrateurs

Il ne peut y avoir qu'un seul administrateur par groupe.

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Communication-BV 7.3.9 Changement d'administrateur L'administrateur actuel peut se retirer et nommer un nouvel administrateur sa place. Pour ce faire, affichez la liste des membres du groupe et cliquez sur Devient administrateur en face du membre qui doit tre le nouvel administrateur.
tant donn que les capacits du groupe (nombre de groupes, nombre de membres et capacits pour les objets de groupe) dpendent de la formule d'abonnement de son administrateur, veillez nommer un nouvel administrateur disposant d'une formule d'abonnement allouant suffisamment de capacits.

7.4
7.4.1

Objets de groupe
Accs aux objets de groupe

Positionnez-vous dans l'outil souhait et cliquez sur Voir dans la barre de menus et ensuite sur le nom du groupe souhait. Vous pouvez galement slectionner le groupe dans le second menu droulant. 7.4.2 Administrateurs : droits par dfaut

Lorsque, aprs avoir cliqu sur Accs, vous cochez la case Tous les membres de (nom du groupe), les nouveaux membres qui rejoindront le groupe aprs disposeront des mmes droits que les membres actuels. 7.4.3 Droits du calendrier de groupe

Voici les droits par dfaut et la faon de procder pour accorder des droits supplmentaires. Seul l'administrateur peut modifier les droits. Voir les dtails Tous les membres du groupe Par dfaut Modifications Ne peut tre modifi Ajouter vnements Administrateur du groupe Cliquez sur Accs et cochez les cases dans la colonne Ajouter vnements

Par dfaut Donner le droit

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Par dfaut Modifier vnements Administrateur du groupe Membres autoriss ajouter (uniquement leurs propres vnements) Membres autoriss modifier tous les vnements : cliquez sur Accs et cochez les cases dans la colonne Editer vnements Membres autoriss modifier un vnement donn : cliquez sur Priv ou Public lors de la cration ou de la modification de l'vnement (ce droit peut galement tre attribu par le crateur de l'vnement) Dtruire vnements Administrateur du groupe Membres autoriss ajouter (uniquement leurs propres vnements) Membres autoriss effacer tous les vnements : cliquez sur Accs et cochez les cases dans la colonne Dtruire vnements

Donner le droit

Par dfaut

Donner le droit 7.4.4

Droits du carnet d'adresses de groupe

Voici les droits par dfaut et la faon de procder pour accorder des droits supplmentaires. Seul l'administrateur peut modifier les droits. Par dfaut Modifications Voir les contacts Tous les membres du groupe Ne peut tre modifi Ajouter contacts Administrateur du groupe

Par dfaut Donner le droit

Cliquez sur Accs et cochez les cases dans la colonne Ajouter adresses Modifier contacts Administrateur du groupe Membres autoriss ajouter (uniquement leurs propres contacts)

Par dfaut

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Communication-BV Donner le droit Membres autoriss modifier un contact donn : affichez les dtails du contact et cliquez sur Accs. Cochez ensuite les cases ncessaires dans la colonne Editer contact (ce droit peut galement tre attribu par le crateur du contact) Dtruire contacts Administrateur du groupe Membres autoriss ajouter (uniquement leurs propres contacts) Membres autoriss effacer tous les contacts : cliquez sur Accs et cochez les cases dans la colonne Dtruire contacts Droits des documents de groupe

Par dfaut Donner le droit 7.4.5

Voici les droits par dfaut et la faon de procder pour accorder des droits supplmentaires. Seul l'administrateur peut modifier les droits. Chaque sous-dossier dispose de ses propres autorisations. Pour appliquer des autorisations identiques l'ensemble d'une hirarchie, placez-vous au niveau le plus lev, cliquez sur Accs et cochez la case Appliquer cette slection tous les sous-dossiers de.... Cette procdure ralise une copie ponctuelle des autorisations : si celles-ci sont modifies, une nouvelle copie ponctuelle doit tre effectue. Voir (et tlcharger) les documents Tous les membres du groupe Par dfaut Modifications Ne peut tre modifi Ajouter documents Administrateur du groupe Cliquez sur Accs et cochez les cases dans la colonne Ajouter documents/dossiers Modifier documents/dossiers Administrateur du groupe Membres autoriss ajouter (uniquement leurs propres documents) Membres autoriss modifier un document donn : slectionnez Accs dans le menu Actions associ au

Par dfaut Donner le droit

Par dfaut

Donner le droit

90

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 document et cochez les cases ncessaires dans la colonne Editer document (ce droit peut galement tre attribu par le crateur du document) Dtruire documents/dossiers Administrateur du groupe Membres autoriss ajouter (uniquement leurs propres documents) Membres autoriss effacer tous les documents : cliquez sur Accs et cochez les cases dans la colonne Dtruire documents

Par dfaut

Donner le droit

7.4.6

Droits dans les notes de groupe

Voici les droits par dfaut et la faon de procder pour accorder des droits supplmentaires. Seul l'administrateur peut modifier les droits. Chaque sous-dossier dispose de ses propres autorisations. Pour appliquer des autorisations identiques l'ensemble d'une hirarchie, placez-vous au niveau le plus lev, cliquez sur Accs et cochez la case Appliquer cette slection tous les sous-dossiers de.... Cette procdure ralise une copie ponctuelle des autorisations : si celles-ci sont modifies, une nouvelle copie ponctuelle doit tre effectue. Le droit d'ajouter des notes dans un dossier autorise la cration de sousdossiers dans le dossier concern. Voir les notes Tous les membres du groupe Par dfaut Modifications Ne peut tre modifi Ajouter notes/dossiers Administrateur du groupe Cliquez sur Accs et cochez les cases dans la colonne Ajouter notes Modifier notes/dossiers Administrateur du groupe

Par dfaut Donner le droit

Par dfaut

91

Communication-BV Membres autoriss ajouter (uniquement leurs propres notes) Membres autoriss modifier une note donne : slectionnez Accs dans le menu Actions associ la note et cochez les cases ncessaires dans la colonne Editer (ce droit peut galement tre attribu par le crateur de la note) Dtruire notes/dossiers Administrateur du groupe Membres autoriss ajouter (uniquement leurs propres notes) Membres autoriss effacer toutes les notes : cliquez sur Accs et cochez les cases dans la colonne Dtruire notes

Donner le droit

Par dfaut

Donner le droit 7.4.7

Droits des tches de groupe

Voici les droits par dfaut et la faon de procder pour accorder des droits supplmentaires. Seul l'administrateur peut modifier les droits. Par dfaut Modifications Voir les tches Tous les membres du groupe Ne peut tre modifi

Ajouter tches Tous les membres du groupe Par dfaut Modifications Ne peut tre modifi Modifier tches Tous les membres du groupe (toutes les tches) Par dfaut Modifications Ne peut tre modifi Par dfaut Dtruire tches Administrateur du groupe Tous les membres du groupe (uniquement leurs propres tches) Membres autoriss effacer toutes les tches : cliquez sur Accs et cochez les cases dans la colonne Dtruire tches

Donner le droit

92

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 7.4.8 Droits dans les favoris de groupe

Voici les droits par dfaut et la faon de procder pour accorder des droits supplmentaires. Seul l'administrateur peut modifier les droits. Chaque sous-dossier dispose de ses propres autorisations. Pour appliquer des autorisations identiques l'ensemble d'une hirarchie, placez-vous au niveau le plus lev, cliquez sur Accs et cochez la case Appliquer cette slection tous les sous-dossiers de.... Cette procdure ralise une copie ponctuelle des autorisations : si celles-ci sont modifies, une nouvelle copie ponctuelle doit tre effectue. Le droit d'ajouter des favoris dans un dossier autorise la cration de sousdossiers dans le dossier concern. Par dfaut Modifications Par dfaut Donner le droit Voir les favoris Tous les membres du groupe Ne peut tre modifi Ajouter favoris/dossiers Administrateur du groupe

Cliquez sur Accs et cochez les cases dans la colonne Ajouter favoris Modifier favoris/dossiers Administrateur du groupe Membres autoriss ajouter (uniquement leurs propres favoris) Membres autoriss modifier un favori donn : slectionnez Accs dans le menu Actions associ au favori et cochez les cases ncessaires dans la colonne Editer (ce droit peut galement tre attribu par le crateur du favori) Dtruire favoris/dossiers Administrateur du groupe Membres autoriss ajouter (uniquement leurs propres favoris) Membres autoriss effacer tous les favoris : cliquez sur Accs et cochez les cases dans la colonne Dtruire favoris

Par dfaut Donner le droit

Par dfaut Donner le droit

93

Communication-BV 7.4.9 Droits du forum : Voici les droits par dfaut et la faon de procder pour accorder des droits supplmentaires. Seul l'administrateur peut modifier les droits. Voir les messages Tous les membres du groupe Par dfaut Modifications Ne peut tre modifi Ajouter un sujet Administrateur du groupe Cliquez sur Accs en dessous de Sujets et cochez les cases ncessaires dans la colonne Ajouter sujets

Par dfaut Donner le droit

Ajouter un message Tous les membres du groupe Par dfaut Modifications Ne peut tre modifi Dtruire messages Administrateur du groupe Par dfaut Modifications Ne peut tre modifi

8. Calendriers
8.1
8.1.1

Calendrier personnel
Ajouter un vnement

Cliquez sur Ajouter dans la barre de menus ou cliquez sur le + figurant dans le coin suprieur gauche de la tranche horaire souhaite. 8.1.2 Ajouter un vnement s'tendant sur toute une journe Cliquez sur le + figurant dans le coin suprieur gauche de la zone (all day) (au-dessus de la premire tranche horaire du calendrier).

94

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Un vnement all day se comporte comme un vnement classique et vous pouvez le modifier, le supprimer, programmer un rappel, etc. 8.1.3 Attribuer une couleur un vnement

Diffrentes couleurs de fond sont disponibles pour les vnements. Lors de la cration ou de la modification dun vnement, slectionnez la couleur souhaite en face de Couleur. Les couleurs vous sont propres : vous pouvez attribuer une couleur une runion, mais cette couleur ne sera applique que dans votre propre calendrier. 8.1.4 Rpter un vnement

Lors de la cration ou la modification d'un vnement, cliquez sur Oui en face de Rpter. Choisissez ensuite la frquence (tous les x jours, semaines, mois ou annes). 8.1.5 Modifier un vnement

Cliquez sur le titre de l'vnement et effectuez les modifications souhaites. 8.1.6 Dtruire un vnement

Cliquez sur le titre de l'vnement et ensuite sur Dtruire. S'il s'agit d'un vnement rpt, vous pouvez dtruire cette occurrence prcise en cliquant sur Dtruire ou dtruire toute la srie en cliquant sur Dtruire toutes les instances. Si votre abonnement le permet, vous pouvez galement dtruire des vnements en masse en cliquant sur Dtruire dans la barre de menus. Indiquez une date pour dtruire tous les vnements antrieurs celle-ci. 8.1.7 Gestion de laccs votre calendrier par un tiers

Par dfaut, tous les membres des groupes auxquels vous appartenez peuvent toujours voir quelles sont les plages horaires occupes dans votre calendrier, mais les dtails des vnements (le sujet et la description) n'apparaissent pas.

95

Communication-BV Vous pouvez masquer totalement un vnement (plage horaire occupe et dtails) en crant un vnement priv. Pour ce faire, lors de la cration ou de la modification d'un vnement, slectionnez Oui en face de Priv. Vous pouvez galement autoriser certains membres d'un groupe ou bien la totalit du groupe voir les dtails de vos vnements ( l'exception des vnements privs) : Pour lensemble de vos vnements : cliquez sur Autoriser l'accs dans la barre horizontale. Cochez les cases correspondantes (certains membres ou l'ensemble du groupe). Cette approche ne permet pas de masquer les dtails d'un vnement donn. Pour un vnement donn : ditez l'vnement, cliquez sur Priv ou public figurant en face de Partager et cochez les cases correspondantes (certains membres ou l'ensemble du groupe). 8.1.8 Modification de votre calendrier par un tiers

Par dfaut, vous seul pouvez ajouter, modifier ou supprimer des vnements dans votre propre calendrier, mais vous pouvez autoriser certains membres d'un groupe ou la totalit dun groupe faire de mme. Vous noterez que les runions ne sont que des propositions d'ajout, que vous pouvez accepter ou dcliner. Les autorisations se grent en cliquant sur Accs dans la barre horizontale. a) Autorisation d'ajout Cochez les cases correspondantes (certains membres ou l'ensemble du groupe). En tant que propritaire du calendrier, vous avez toujours le droit de modifier et de supprimer des vnements ajouts par un tiers. b) Autorisation de modification Les membres autoriss ajouter des vnements sont du mme coup autoriss modifier les vnements qu'ils ont eux-mmes crs (mais pas les supprimer). En outre, si vous les avez aussi autoriss voir les dtails de tous vos vnements, ils pourront galement tous les modifier. Si vous souhaitez donner le droit de modification pour la totalit des vnements de votre calendrier, cochez la case Editer vnements.

96

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Si vous souhaitez donner le droit de modification pour un vnement prcis, ditez l'vnement, cliquez sur Priv ou Public en face de Partager et cochez les cases souhaites dans la colonne Editer vnement. c) Autorisation de suppression Cochez les cases correspondantes (certains membres ou l'ensemble du groupe).
L'autorisation de suppression s'tend tous les vnements de votre calendrier, y compris ceux que vous avez encods vousmme. N'accordez donc pas ce droit la lgre !

8.2
8.2.1

Calendrier d'un tiers


Accs au calendrier d'un tiers

Cliquez sur Voir dans la barre de menus et ensuite sur le nom du tiers concern (si le nom recherch n'apparat pas immdiatement, cliquez sur Suivants pour afficher le reste de la liste). Par dfaut, les vnements du tiers s'affichent sous la forme de plages horaires occupes : vous ne pouvez accder aux dtails (titre et description de l'vnement) que si des droits d'accs vous ont t accords. Pour revenir votre calendrier personnel, cliquez nouveau sur Voir et slectionnez votre nom dans la liste. Celui-ci est prcd de la mention Priv.
Le nom du propritaire du calendrier visualis figure toujours au sommet de celui-ci (entre les boutons Prcdent et Suivant).

8.2.2

Modification du calendrier d'un tiers

Le calendrier d'un tiers s'utilise comme votre propre calendrier, mais son propritaire doit vous avoir donn les droits ncessaires pour ajouter, modifier ou supprimer des vnements. La possibilit d'ajouter des vnements est signale par la prsence des + figurant dans chaque tranche horaire.

97

Communication-BV Vous pouvez utiliser la rptition dans le calendrier d'un tiers, ainsi que les rappels. Ces derniers seront envoys au tiers, et non vous-mme. De mme, vous pouvez crer des runions dans le calendrier d'un tiers (en tant vous-mme invit ou pas).

8.3
8.3.1

Calendrier de groupe
Accs au calendrier de groupe

Slectionnez le nom du groupe dans le slecteur d'environnement (dont la valeur par dfaut est Priv) ou cliquez sur Voir dans le menu et choisissez ensuite le nom du groupe dans la liste droulante. 8.3.2 Ajouter un vnement de groupe

Placez-vous dans le calendrier de groupe et vrifiez que vous disposez du droit d'ajout (des + doivent apparatre dans chaque tranche horaire). Si c'est le cas, crez un vnement comme vous le feriez dans votre calendrier priv. Vous pouvez modifier tous les vnements que vous avez crs, mais vous ne pouvez pas modifier des vnements crs par des tiers, moins que l'administrateur du groupe ne vous y ait autoris. 8.3.3 Rappels dans le calendrier de groupe

Vous pouvez crer des rappels dans le calendrier de groupe. Il s'agira dans tous les cas de rappels personnels (envoys vous seul) et non de rappels pour le groupe.

8.4
8.4.1

Superposition
Fonctionnalits

Vous pouvez superposer des calendriers, qu'ils proviennent du bureau virtuel (calendriers internes) ou qu'ils soient disponibles sur Internet au format .ics (vCal/iCal) (calendriers externes). Pour configurer la superposition, cliquez sur Superposition dans la barre de menus horizontale. Des droits d'accs sont applicables aux vnements superposs.

98

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 a) Calendriers internes Les actions possibles varieront selon les droits qui vous ont t accords par le propritaire du calendrier : vue des dtails, modification, suppression, etc. b) Calendriers externes Ces calendriers sont toujours en lecture seule : vous ne pouvez donc pas les modifier. En outre, les vnements ne figurent pas dans votre calendrier personnel : vous ne pouvez donc pas les partager, configurer un rappel, etc.
Le nombre maximal de calendriers que vous pouvez superposer dpend de votre abonnement.

8.4.2

Activer la superposition

Ajoutez au moins un calendrier et cochez la case Activer la superposition. La superposition est permanente : elle demeure active jusqu' la dsactivation. En mode superposition, chaque vnement est accompagn des initiales de son propritaire (personne ou groupe), la lgende figurant au sommet du calendrier. 8.4.3 Dsactiver la superposition

Dcochez la case Activer la superposition. Vous pouvez tout moment ractiver la superposition sans recommencer la configuration (ajout de calendriers). 8.4.4 Ajouter un calendrier interne

Cliquez sur Ajouter le calendrier d'une personne ou d'un groupe. Cochez les cases correspondantes et cliquez sur Sauver. Le nouveau calendrier apparat dans la liste. Cliquez sur Sauver pour afficher la nouvelle superposition.

99

Communication-BV 8.4.5 Ajouter un calendrier externe Un calendrier externe est disponible sur Internet et contient des vnements publics (jours fris, congs scolaires, vnements sportifs, etc.). Pour voir un exemple dune telle fonctionnalit, rendez-vous sur le site Web diCalShare (http://icalshare.com/). Cliquez sur Ajouter un vCalendar externe. Entrez ensuite un nom pour ce calendrier, son URL (qui doit commencer par http://). Vous pouvez galement entrer une description et choisir une couleur pour l'ensemble des vnements de ce calendrier. Cliquez sur Valider l'URL et, si l'URL est accepte, cliquez sur Sauver. Le nouveau calendrier apparat dans la liste. Cliquez sur Sauver pour afficher la nouvelle superposition. 8.4.6 Supprimer un calendrier

Un calendrier peut tre supprim temporairement ou dfinitivement. a) Suppression temporaire Dcochez la case en face du calendrier dans la colonne Voir : le calendrier n'est plus pris en compte dans la superposition mais vous pouvez tout moment l'inclure nouveau en cochant nouveau la case. b) Suppression dfinitive Cliquez sur la Corbeille en face du nom du calendrier.

8.5

Runions

Runion Une runion est un vnement particulier permettant d'inviter des participants et d'effectuer le suivi en ligne. Les participants doivent tre membres des groupes auxquels vous appartenez ou figurer dans le carnet d'adresses avec leur adresse mail.

8.5.1

Accepter ou refuser une runion

Une invitation une runion est signale par un pictogramme. Cliquez sur son sujet pour afficher les dtails. Vous pouvez visualiser la liste des personnes invites en cliquant sur Voir en face de Participants. Pour accepter la runion, cliquez sur Accepter runion et le pictogramme change. Une fois l'invitation accepte, vous pourrez toujours la dcliner par la suite.

100

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Pour refuser la runion, cliquez sur Refuser runion. Une fois l'invitation dcline, la runion disparat automatiquement de votre calendrier. Le pictogramme signalant la runion dans le calendrier peut varier : Le fait qu'au moins un invit ait refus la runion est signal par un pictogramme spcifique. Le fait que tous les invits aient accept la runion est signal par un pictogramme spcifique. 8.5.2 Crer une runion

Lors de la cration d'un vnement, cliquez sur l'onglet Runion. Aprs avoir dtermin l'horaire, le sujet et une description ventuelle, cliquez sur Inviter et voir les participants. Cliquez ensuite sur Ajouter participants pour accder votre carnet d'adresses (priv et groupes). Cochez les cases appropries pour inviter des participants. Vous pouvez aisment inviter tous les membres d'un groupe en cochant la case de tte (Tous les membres). a) Invits utilisant le bureau virtuel La proposition de runion apparat directement dans leur calendrier avec un point d'interrogation clignotant. En cliquant sur le titre de la runion, ils peuvent d'un clic accepter ou refuser la runion. En cas de refus, elle disparat de leur calendrier. b) Invits n'utilisant pas le bureau virtuel Un mail leur est envoy avec les dtails de la runion. D'un clic, ils peuvent l'accepter ou la refuser. Aprs avoir cliqu sur Sauver, vous pouvez envoyer une notification par mail ou par SMS aux invits de votre choix. 8.5.3 Suivi des invitations

Le crateur de la runion peut tout moment visualiser les rponses de chacun en cliquant sur le sujet de la runion et ensuite sur Inviter et voir les participants. Les tats possibles sont : Invit (pas de rponse), Accepte ou Dcline. Vous noterez qu'un participant qui a d'abord accept la runion peut tout moment la refuser. Le pictogramme signalant la runion dans le calendrier peut galement varier : Le fait qu'au moins un invit ait refus la runion est signal par un pictogramme spcifique. Le fait que tous les invits aient accept la runion est signal par un pictogramme spcifique.

101

Communication-BV 8.5.4 Modification de runion

Seul le crateur de la runion est autoris la modifier. La modification peut porter sur les dtails de la runion (horaire, sujet, description et/ou lieu) ou sur les participants. Pour effectuer la modification, cliquez tout d'abord sur le sujet de la runion. Lorsque les dtails sont modifis, les tats des invitations sont remis zro : les invits doivent alors nouveau accepter ou refuser la runion. Une notification est envoye chacun par mail. Cette notification peut tre dsactive pour chaque runion. Pour retirer un participant, cliquez sur Retirer cette personne en face de la personne souhaite. La runion disparat de son calendrier mais aucune notification n'est envoye. 8.5.5 Annuler une runion en la dtruisant la destruction calendrier des par mail. Cette

Le crateur d'une runion peut tout moment l'annuler dans son propre calendrier. La procdure est identique d'un vnement ordinaire. La runion disparat du participants et une notification est envoye chacun notification peut tre dsactive pour chaque runion.

8.6
8.6.1

Rappels
Crer un rappel

Cliquez sur le titre de l'vnement et slectionnez Oui en face de Rappel. Dterminez quel moment par rapport l'vnement le rappel doit vous tre envoy (par mail et/ou SMS). Les rappels par mail sont envoys la premire adresse mail (en tte de liste) figurant dans vos donnes personnelles. Les rappels par SMS sont envoys au numro de GSM figurant dans vos donnes personnelles. NB : vous devez disposer dune provision de SMS pour utiliser cette fonction. 8.6.2 Modifier un rappel

Cliquez sur le titre de l'vnement et slectionnez Oui en face de Rappel. Modifiez ensuite le moment et/ou le canal du rappel.

102

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 8.6.3 Annuler un rappel

Cliquez sur le titre de l'vnement et slectionnez Non en face de Rappel. 8.6.4 Aperu des rappels

Slectionnez Rappels dans le menu droulant des outils pour faire apparatre une page rcapitulative de tous les rappels. 8.6.5 Agenda par SMS

Cliquez sur SMS dans la barre de menus et choisissez les jours pour lesquels vous souhaitez recevoir votre agenda de mme que le moment de la rception (le jour mme ou le lendemain). Si votre agenda est vide pour un jour donn, vous ne recevrez pas de SMS. Vous pouvez tout moment modifier les rglages ou annuler la fonction Agenda par SMS en dcochant toutes les cases dans la rubrique Envoyez mon agenda du. Vous pouvez galement prendre une copie SMS de votre agenda en cliquant sur Maintenant. Si vous avez choisi de recevoir votre agenda du jour mme, l'agenda du jour courant vous est envoy. Si vous avez choisi de recevoir votre agenda du lendemain, l'agenda du lendemain par rapport au jour courant est envoy. NB : vous devez disposer dune provision de SMS pour utiliser cette fonction.

8.7
8.7.1

Accs lagenda par RSS


Flux disponibles

Chaque calendrier (priv ou de groupe) dispose de 4 flux RSS : Jour courant ; Semaine courante ; Mois courant ; 30 jours ( compter du jour courant).

103

Communication-BV

8.7.2

Logiciels compatibles

Tous les lecteurs RSS grant l'authentification comme Feedreader et Thunderbird (sous Windows) ou NetNewsware ou Vienna (sous MacOSX) sont compatibles avec les flux RSS du bureau virtuel. 8.7.3 Configuration du logiciel

Rendez-vous dans un calendrier et placez le pointeur sur une des images. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'image et slectionnez Copier l'adresse de ce lien. Dans le lecteur RSS, crez un nouveau flux et collez l'adresse. Entrez votre identifiant et votre mot de passe du bureau virtuel dans le lecteur RSS, de mme qu'un nom pour le flux. Configurez l'intervalle de rafrachissement du flux dans le lecteur RSS.

8.7.4 Accs avec un logiciel compatible iCal


Des logiciels tiers peuvent se connecter au bureau virtuel qui est un serveur de calendriers. L'accs depuis un logiciel tiers se limite la consultation et ne permet pas la modification. Les calendriers sont protgs par votre identifiant et votre mot de passe habituels. tant donn que le disque virtuel repose lui aussi sur WebDAV, vous remarquerez ds lors la prsence de fichiers "calendar.ics" dans chaque dossier principal (le dossier "private" et le dossier de chaque groupe). Ces fichiers sont de taille nulle et il est normal qu'ils ne puissent tre supprims.

104

8.7.5

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Logiciels compatibles

Parmi les logiciels compatibles, on peut citer : Mozilla Calendar ou Sunbird, Apple iCal, Microsoft Works, etc. Il est galement possible dutiliser des applications en ligne qui savent rcuprer ce type de fichiers en abonnement (comme Google Calendrier). 8.7.6 Configuration du logiciel

Pour votre calendrier personnel, utilisez l'adresse : http://bureau.univ-lyon2.fr/docs/votre_login/private/calendar.ics Pour le calendrier d'un groupe, utilisez l'adresse : http://bureau.univ-lyon2.fr/docs/votre_login/nom_groupe/calendar.ics

Attention la casse ! Veillez bien respecter la casse du nom du groupe : par exemple, Groupe-TP nest pas quivalent groupe-tp.

Casse Quand on vous demande de respecter la casse, il ne sagit pas dun appel la violence, mais simplement de faire la diffrence entre les majuscules et les minuscules. La casse est un terme dimprimerie ; au temps o lon imprimait avec des caractres en plomb, le compositeur disposait dune caisse divise en casiers. Les caractres les plus couramment employs se trouvaient dans le casier du bas et crire en bas de casse signifie crire en minuscules.

8.7
8.7.1

Importation - exportation
Importation

Vous pouvez importer un ou plusieurs vnements au format vCal/iCal. Avant de raliser une importation, placez-vous pralablement dans le calendrier souhait (calendrier personne ou de groupe). Cliquez sur Importer dans la barre de menus et slectionnez le fichier vCal/iCal sur votre disque dur. Vous pouvez galement importer des vnements par le biais d'une synchronisation.

105

Communication-BV 8.7.2 Exportation Vous pouvez exporter des vnements d'un calendrier au format vCal/iCal afin de les rimporter dans un logiciel compatible avec ce format. Avant de raliser une exportation, placez-vous pralablement dans le calendrier souhait (calendrier personnel ou de groupe). a) Exporter un seul vnement Cliquez sur le titre de l'vnement et ensuite sur Exporter. b) Exporter plusieurs vnements Placez-vous dans la vue souhaite (jour, semaine ou mois) et cliquez sur Exporter dans la barre de menus puis sur Exporter uniquement les vnements de cette page. c) Exporter l'ensemble d'un calendrier Cliquez sur Exporter dans la barre de menus puis sur Exporter tous les vnements de ce calendrier. Vous pouvez galement exporter des vnements par le biais d'une synchronisation.

8.8

Personnalisation

En cliquant sur Prfrences dans la barre de menus, vous pouvez modifier diffrents rglages : Heures de dbut et de fin de la journe ; Fuseau horaire ; Page de dmarrage : jour, semaine ou mois ; Premier jour de la semaine ; Dure par dfaut des vnements (plusieurs choix possibles entre 0 et 480 minutes) ; Rsolution des grilles de calendrier : dure des plages horaires (plusieurs choix possibles entre 10 et 60 minutes) ; Format du temps : 12h ou 24h.

8.9

Utilisation prive

Le calendrier du BV permet dune part de constituer et de consulter son agenda priv depuis tout lieu o lon peut se connecter lInternet. Il permet, dautre part, de consulter les agendas privs dautres personnes pour organiser, par exemple, une runion (seules les plages occupes apparaissent alors avec les initiales du propritaire, sans dtail du

106

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 contenu). Vous pouvez aussi dlguer des personnes de votre choix le soin de publier ou de modifier des vnements dans votre propre agenda.

8.10

Utilisation en groupe

Le calendrier dun groupe permet dafficher les vnements communs au groupe entier. saisie dun vnement (clic sur un point bleu du calendrier, ou choisir Nouvel vnement) ; importation des vnements dun autre calendrier (situ sur son ordinateur, sur un assistant personnel de type Palm ou Pocket PC) pour les afficher dans le calendrier du bureau virtuel ; superposition dagendas : cliquer sur Superposer des agendas et choisir les calendriers que lon veut visualiser. Dcocher ces cases pour ne plus superposer les agendas. Les agendas peuvent tre des agendas de personnes (si vous y tes autoris), de groupes du bureau virtuel ou encore des agendas externes au bureau virtuel.

8.11

Scnario dusage en groupe

Un coordonnateur dquipe projet veut provoquer une runion de prparation. En faisant afficher les agendas de ses collgues, il peut facilement proposer un ou deux crneaux de runion dans les plages apparaissant libres.

9. Carnet dadresses
9.1
9.1.1

Contacts personnels
Ajouter un contact

Cliquez sur Ajouter fiche dans la barre de menus. Remplissez ensuite les champs souhaits : Titre : salutation ; Langue : cette information est importante dans la mesure o le systme utilisera la langue choisie pour communiquer avec le contact (invitation un groupe, vrification automatique des coordonnes, etc.) ;

107

Communication-BV Nom ; Prnom ; Socit ; Dpartement ; Fonction ; Adresses : dterminez le type d'adresse (Bureau, Priv, Autre, Non dfinie) et entrez les coordonnes. Choisissez un pays dans la liste droulante ou entrez-le au clavier ; Numros de tlphone : choisissez le type de numro et entrez-le au format international en utilisant les 3 cases prvues. Ce format permettra d'envoyer rapidement des SMS et des fax vos contacts ; Adresses mail : entrez jusqu' 3 adresses ; Catgories : cliquez sur Editer pour associer une catgorie au contact ; URL : l'adresse du site Web du contact (ou de sa socit) ; Commentaire : zone libre. Pour disposer de plus d'espace, cliquez sur Zoom
Ajout depuis lannuaire Quand vous faites une recherche dans lannuaire des membres de lUniversit (tudiants ou personnels), vous pouvez ajouter simplement une fiche votre carnet dadresses en cliquant sur le lien Ajouter mes adresses.

9.1.2

Voir les dtails d'un contact

Cliquez sur le nom du contact ou sur la loupe figurant dans le coin suprieur droit pour afficher la fiche complte. 9.1.3 Plan Affichez les dtails d'un contact et cliquez ensuite sur Plan d'accs. Cette fonction n'est disponible que si une adresse postale (prive ou professionnelle) a t encode pour le contact concern. Le plan d'accs, fourni par Maporama.com, s'ouvre dans une fentre spare. 9.1.4 Photo Une fois le contact cr, vous pouvez placer une photo dans la fiche. La plupart des formats sont supports : GIF, JPEG, BMP, PNG, TIFF et RAW. L'image est automatiquement redimensionne.

108

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Modifiez le contact et cliquez sur Charger sous l'emplacement de la photo. 9.1.5 Modifier un contact

Affichez les dtails du contact et cliquez ensuite sur Editer. 9.1.6 Vrifier un contact

Cette fonction n'est disponible que pour les contacts dont vous tes le propritaire. Elle vous permet de vrifier automatiquement les donnes d'un contact : le systme envoie un mail votre contact en lui prsentant les donnes dont vous disposez ( l'exception du champ Commentaires). Un lien dans le mail permet de valider ou de modifier les donnes si ncessaire. Vous serez averti par mail si une modification ou une validation est effectue par votre correspondant. 9.1.7 Suppression de contacts

a) Suppression d'un contact Cliquez sur la Corbeille situe en face du contact. b) Suppression d'une slection de contacts Cochez les cases en face des contacts supprimer et cliquez ensuite sur Dtruire dans la barre de menus. Vous pouvez galement slectionner tous les contacts d'une page en cliquant sur Tout slectionner. c) Vider le carnet d'adresses Vous pouvez supprimer tous les contacts de votre carnet d'adresses priv en une seule opration. Une fois ralise, cette opration est irrversible. Pour ce faire, rendez-vous dans les Prfrences, section Dtruire et cliquez sur Vider le carnet d'adresses.

9.2
9.2.1

Carnet d'adresses de groupe


Accs au carnet d'adresses de groupe

Slectionnez le nom du groupe dans le slecteur d'environnement (dont la valeur par dfaut est Priv) ou cliquez sur Voir dans le menu et slectionnez ensuite le nom du groupe dans la liste droulante.

109

Communication-BV 9.2.2 Ajouter un contact de groupe Vous pouvez : Ajouter un nouveau contact directement dans le groupe Rendez-vous dans le carnet d'adresses de groupe et crez un nouveau contact (tout comme vous le faites d'habitude dans votre environnement priv). Si vous quittez le groupe, vous n'aurez plus accs au contact. Partager un de vos contacts privs avec le groupe Affichez les dtails du contact concern et cliquez sur Partager avec groupes. Slectionnez ensuite les groupes avec lesquels le contact doit tre partag. Une copie du contact est place dans le groupe : si vous quittez le groupe, le contact sera toujours accessible au groupe et vous-mme.

9.3
9.3.1

Messagerie
Envoi d'un mail

Cliquez sur l'une des adresses lectroniques du contact souhait. 9.3.2 Envoi d'un SMS

Cliquez sur le numro de GSM du contact souhait. Vous pouvez envoyer le mme message plusieurs destinataires en cliquant sur Ajouter sous la case Vers. Cochez ensuite les cases correspondantes dans votre carnet d'adresses personnel ou dans celui de chacun de vos groupes. NB : vous devez disposer dune provision de SMS pour utiliser cette fonction.
Il est conseill de signer vos SMS afin que les destinataires puissent en identifier la provenance.

9.4
9.4.1

Tri et recherche
Catgories

Chaque contact peut tre associ une ou plusieurs catgories personnelles. Pour ajouter une catgorie, rendez-vous dans Prfrences puis Catgories. Introduisez un nom de catgorie et cliquez sur Ajouter.

110

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Pour associer un contact une catgorie, affichez les dtails du contact en cliquant sur son nom, puis cliquez sur Editer. Dans la section Catgories, cliquez sur Editer. Slectionnez la catgorie souhaite dans le menu droulant et cliquez sur Ajouter. Un mme contact peut appartenir plusieurs catgories. Pour afficher tous les contacts d'une catgorie, slectionnez-la dans le moteur de recherche du Carnet d'adresses et cliquez sur Rechercher. 9.4.2 Trier les contacts Au sommet du carnet d'adresses figure un alphabet. Cliquez sur la lettre souhaite pour afficher les contacts dont l'initiale du nom de famille correspond cette lettre. Cliquez sur Tous pour afficher tous les contacts. 9.4.3 Rechercher un contact Le moteur de recherche se trouve dans la partie suprieure droite de l'cran. Dterminez si la recherche doit s'effectuer au sein de vos adresses prives ou au sein des adresses de groupe. Choisissez ensuite le critre de recherche (nom, prnom, socit) l'aide du menu droulant, introduisez un terme et cliquez sur Rechercher.

9.5
9.5.1

Importation - exportation
Importation

Diffrentes importations sont possibles : Importer des contacts au format vCard ; Cliquez sur Importer dans la barre de menus et slectionnez le fichier vCard (.vcf) sur votre ordinateur. Pour importer, il faut pralablement vous placer dans l'environnement souhait (priv ou de groupe). Importer des contacts depuis Outlook (2000, 98, 97 ou Express) ; Rendez-vous dans l'outil Importer dans le premier menu droulant et suivez les instructions. Importer des contacts dans un autre format. Convertissez la source des donnes au format .csv (comma separated values, cest--dire valeurs spares par des virgules). Choisissez ensuite l'outil Importer dans le premier menu droulant et suivez les instructions. 9.5.2 Exportation Diffrentes exportations sont possibles : Exporter un carnet d'adresses au format vCard ;

111

Communication-BV Placez-vous dans le carnet d'adresses souhait (priv ou groupes) et cliquez sur Exporter dans la barre de menus. Exporter certains contacts au format vCard ; Cliquez sur le nom du contact souhait pour afficher les dtails et cliquez ensuite sur Exporter vCard dans la barre de menus. Exporter un carnet d'adresses au format PDF. Placez-vous dans le carnet d'adresses souhait (priv ou groupes) et cliquez sur l'icne PDF dans la barre de menus.
Export vers Outlook et Outlook Express Si vous souhaitez exporter votre carnet d'adresses (au format .vcf - vCard) pour le rimporter dans Outlook/Outlook Express, vous serez confront aux problmes suivants, imputer ces deux logiciels et non au bureau virtuel. Outlook Express Pour accder la fonction d'importation vCard, slectionnez Carnet d'adresses dans le menu Outils. Dans le menu Fichier du Carnet d'adresses, choisissez ensuite Importer/Carte de visite. Vous devrez approuver manuellement l'importation de chaque contact en cliquant sur OK. Le bureau virtuel exporte tous les contacts dans un seul fichier .vcf. Or, Outlook ne gre pas les fichiers .vcf contenant plusieurs contacts ; seul le premier sera ds lors import. Outlook ne gre pas non plus l'importation d'un dossier de fichiers .vcf. La seule solution rapide d'importation dans Outlook consiste ds lors importer le fichier dans Outlook Express puis faire passer les donnes dans Outlook. Pour ce faire, dans Outlook, rendez-vous dans Contacts puis slectionnez Importer et Exporter dans le menu Fichier. Choisissez ensuite Importer des messages et des adresses Internet, et puis Outlook Express. Cochez uniquement Importer le carnet d'adresses.

9.6

Personnalisation

En cliquant sur Prfrences dans la barre de menus, vous pouvez modifier le nombre de contacts par page (entre 5 et 50).

9.7

Utilisation prive

Le carnet dadresses du BV permet de rendre disponible en permanence les coordonnes de ses correspondants (pour leur adresser un message

112

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 lectronique par exemple). Ces adresses peuvent tre importes partir dautres carnets dadresses lectroniques (Outlook, assistant numrique personnel...) ou tre directement saisies dans cet outil du bureau virtuel. Il est possible de partager ses adresses avec dautres membres de lUniversit ou avec des groupes auxquels on appartient. Les adresses (personnels, tudiants) de lannuaire de lUniversit sont accessibles par loutil Annuaires et peuvent tre ajoutes dun simple clic son carnet dadresses.

9.8

Utilisation en groupe

Les adresses sont alors partages par lensemble des membres du groupe et elles peuvent tre compltes et enrichies par chacun des membres. saisir ou importer les adresses de ses contacts ; partager des adresses avec dautres membres de lUniversit ; partager des adresses avec ses groupes.

9.9

Scnario dusage priv

Comment pouvoir disposer depuis nimporte quel ordinateur reli Internet de son carnet dadresses postales ou lectroniques, des coordonnes tlphoniques ? En utilisant loutil Carnet dadresses du BV o vous pouvez reporter les indications portes sur les cartes de visite de vos contacts et mme visualiser directement un plan daccs si ladresse postale est correctement renseigne.

10. Documents
10.1 Documents personnels
10.1.1 Ajouter un document (upload) Positionnez-vous l'endroit souhait dans l'arborescence de vos dossiers et cliquez sur Charger fichier dans la partie droite de l'cran. Cliquez ensuite sur Parcourir... pour slectionner le fichier sur votre ordinateur. Vous pouvez ajouter plusieurs documents (jusqu' 5) en une seule opration. Une barre de progression indique le pourcentage de transfert dj effectu.

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Communication-BV
Le temps ncessaire au chargement d'un fichier dpend de la taille de celui-ci ainsi que de la vitesse de votre connexion Internet. Ne fermez pas la fentre pop-up pendant le chargement; elle se fermera automatiquement ds que le chargement sera termin.

10.1.2 Modifier un document Pour modifier un document, vous devez pralablement le tlcharger sur votre ordinateur, effectuer les modifications, dtruire ou renommer le document prsent dans l'interface Web et le remplacer par la nouvelle version via un chargement.
Pensez au disque virtuel ! Si vous avez un ordinateur personnel connect Internet, pensez utiliser la fonctionnalit de disque virtuel qui vous permet de simplifier toutes les oprations sur les documents de votre bureau virtuel.

10.1.3 Tlcharger un document (download) Cliquez sur le nom du document ou slectionnez Tlcharger dans le menu Actions associ chaque document. 10.1.4 Renommer un document Slectionnez Renommer dans le menu Actions associ chaque document. 10.1.5 Dplacer un document Slectionnez Dplacer dans le menu Actions associ chaque document. Slectionnez ensuite le dossier de destination. Le document est alors dplac et disparat du dossier en cours. 10.1.6 Copier un document Slectionnez Copier dans le menu Actions associ chaque document. Slectionnez ensuite le dossier de destination. Le document est alors copi, sans disparatre du dossier en cours.

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 10.1.7 Suppression de documents a) Suppression d'un document Cliquez sur la Corbeille en face du document. Le document n'est pas supprim, mais il est plac dans la Corbeille, ce qui vous permet de le rcuprer en cas d'erreur. Pour le supprimer dfinitivement, videz la Corbeille. b) Suppression d'une slection de documents Cochez les cases en face des documents supprimer et cliquez ensuite sur Vers Corbeille. Les documents ne sont pas supprims, mais ils sont placs dans la Corbeille, ce qui vous permet de les rcuprer en cas d'erreur. Pour les supprimer dfinitivement, videz la Corbeille. c) Vidange manuelle de la Corbeille Rendez-vous dans la Corbeille, cliquez sur Tout slectionner et ensuite sur Dtruire. Les documents sont alors supprims sans possibilit de rcupration. La Corbeille des documents n'est jamais vide automatiquement.
Vous verrez apparatre la racine de votre rpertoire priv un dossier nomm wiki qui contient les pages produites et visualises par loutil Wiki priv.

10.2

Documents de groupe

10.2.1 Accs aux documents de groupe Slectionnez le nom du groupe dans le slecteur d'environnement (dont la valeur par dfaut est Priv) ou cliquez sur Voir dans le menu et slectionnez un nom de groupe dans la liste droulante. 10.2.2 Ajouter un document de groupe Vous pouvez : Ajouter un nouveau document directement dans le groupe. Rendez-vous dans les documents de groupe et placez un nouveau document (tout comme vous le faites d'habitude dans votre environnement priv). Si vous quittez le groupe, vous n'aurez plus accs au document ; Partager un de vos documents privs avec le groupe. Slectionnez Partager avec groupes dans le menu Actions

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Communication-BV associ chaque document. Slectionnez ensuite les groupes avec lesquels le document doit tre partag. Une copie du document est place dans le groupe : si vous quittez le groupe, le document sera toujours accessible au groupe et vous-mme. 10.2.3 Notification aux membres du groupe Lors de la cration ou de la modification d'un document de groupe, vous pouvez envoyer une notification par mail tous les membres du groupe (except vous-mme) afin de leur signaler qu'un nouveau document ou une nouvelle version d'un document est disponible. Cette notification standardise peut s'accompagner d'un commentaire. Seul le crateur du document est autoris envoyer une notification. Pour envoyer une notification, slectionnez Notification dans le menu Actions associ au document concern.

10.3

Dossiers et sous-dossiers

10.3.1 Crer un dossier ou un sous-dossier Positionnez-vous l'endroit souhait dans l'arborescence de vos dossiers et cliquez sur Nouveau dossier dans la partie droite de l'cran. 10.3.2 Renommer un dossier Rendez-vous dans le dossier (en cliquant sur son nom dans la partie gauche de l'cran) et cliquez ensuite sur Renommer dans la partie droite de l'cran. 10.3.3 Dtruire un dossier Rendez-vous dans le dossier (en cliquant sur son nom dans la partie gauche de l'cran) et cliquez ensuite sur Dtruire dans la partie droite de l'cran.

10.4

Disque virtuel

Disque virtuel Le disque virtuel vous permet d'accder directement aux documents sans passer par l'interface Web. L'accs s'effectue via un dossier spcial sur votre ordinateur, protg par votre identifiant et votre mot de passe.

116

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Ce dossier se comporte comme un dossier standard de votre systme dexploitation : vous pouvez ajouter, supprimer, renommer des fichiers et des sous-dossiers. Vous pouvez galement ouvrir un fichier depuis le dossier ou depuis une application sur votre ordinateur. Enfin, le disque virtuel vous permet de raliser des copies de sauvegarde trs facilement, en y glissant les fichiers concerns. 10.4.1 Crer un disque virtuel La procdure varie suivant le systme d'exploitation que vous utilisez. Cliquez sur Disque virtuel pour y accder. Suivez strictement les procdures indiques pour chacun des systmes dexploitation.
Windows XP Service Pack 2 Si vous utilisez le Service Pack 2 de Windows XP, faites bien attention remplacer http:// par https:// dans ladresse du favori rseau.

Au terme de la cration du disque virtuel, vous remarquerez que celui-ci comporte diffrents dossiers : Un dossier private qui contient vos documents personnels ; Un dossier par groupe : chaque dossier contient les documents du groupe concern.
Tous vos documents doivent figurer dans l'un de ces dossiers : vous ne pouvez pas placer des documents ni crer de nouveaux dossiers au premier niveau. Vous remarquerez la racine du rpertoire priv (private) et des rpertoires des groupes, un fichier intitul calendar.ics visible seulement en mode webdav . Vous en apprendrez plus sur ce fichier dans la section consacre aux abonnements un agenda.

10.4.2 Problmes ventuels Pour un fonctionnement optimal de votre disque virtuel, veuillez noter les points suivants : vitez les accents et les espaces dans les noms des dossiers ; Configurez le cas chant votre pare-feu personnel pour qu'il autorise la connexion de votre disque virtuel (protocole WebDAV) ;

117

Communication-BV Selon les abonnements, le nombre de niveaux que la hirarchie de vos dossiers et sous-dossiers peut comporter varie entre 4 et 6. Si vous tentez de placer un plus grand nombre de niveaux dans le disque virtuel, une erreur se produira.
Cryptage des donnes Si vous souhaitez que les communications avec votre dossier Web soient cryptes ( laide du protocole SSL), il vous suffit de crer un dossier Web en suivant la procdure classique, mais en saisissant https au lieu de http. Par exemple : https://bureau.univ-lyon2.fr/docs/votre_login au lieu de : http://bureau.univ-lyon2.fr/docs/votre_login) Attention : une communication encrypte est en moyenne deux fois plus lente qu'une communication normale. La connexion au dossier Web est active jusqu' l'extinction de votre connexion Internet ou de votre ordinateur. Si vous voulez fermer la connexion manuellement, effectuez un clic droit sur le Poste de travail et choisissez Dconnecter un lecteur rseau. Slectionnez le lecteur rseau correspondant votre dossier Web puis cliquez sur OK.

10.4.3 Limitations connues Ouverture d'un document par double clic. Si votre PC/Mac dispose de la suite Office 2000 ou dune version ultrieure, les documents Word (.doc), Excel (.xls), PowerPoint (.ppt) situs sur votre disque virtuel s'ouvriront en effectuant un double clic sur le fichier. Vous pourrez ainsi les modifier et les sauver directement sur le serveur, l'opration tant totalement transparente. Dans le cas o un fichier ne s'ouvrirait pas par cette mthode, il vous faudra le rapatrier par glisser/dposer sur votre machine afin de pouvoir l'ouvrir et le modifier. Il vous faudra ensuite le replacer sur votre disque virtuel. Fichiers inattendus sous Mac OS X. Sous Mac OS, le chargement d'un fichier dans le disque virtuel cre un doublon du fichier commenant par le caractre '_'. Nous travaillons la rsolution de ce problme.

Partage des documents au sein d'un groupe. Si vous placez un document au sein d'un groupe partir de votre disque virtuel, celui-ci ne sera pas partag par dfaut. Pour le rendre accessible aux membres de votre groupe, vous devrez donc vous rendre dans l'interface Web et lui attribuer les droits de lecture. Ce problme sera corrig dans une version ultrieure.

118

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2

10.5

Liens entre un document et un contact

Il est possible de lier un document un contact de votre carnet d'adresses. Cela vous permet, par exemple, d'associer un CV une personne. 10.5.1 Lier un document un contact Slectionnez Copier vers le clipboard dans le menu Actions figurant en face du document concern. Dans le carnet d'adresses, ditez le contact concern et cliquez sur Coller Document en bas de la fentre. Le document apparat dsormais dans la fiche du contact.
Un mme document peut tre li plusieurs contacts. Tant qu'un document est li un contact, ce document ne peut tre dtruit. Pour le dtruire, il faut pralablement briser le lien entre ce document et le(s) contact(s).

10.5.2 Briser le lien entre un document et un contact Dans le carnet d'adresses, ditez la fiche du contact concern et slectionnez Dtruire en face du document.

10.6

Dossiers et sous-dossiers

10.6.1 Crer un dossier ou un sous-dossier Positionnez-vous l'endroit souhait dans l'arborescence de vos dossiers et cliquez sur Nouveau dossier dans la partie droite de l'cran. 10.6.2 Renommer un dossier Rendez-vous dans le dossier (en cliquant sur son nom dans la partie gauche de l'cran) et cliquez ensuite sur Renommer dans la partie droite de l'cran. 10.6.3 Dtruire un dossier Rendez-vous dans le dossier (en cliquant sur son nom dans la partie gauche de l'cran) et cliquez ensuite sur Dtruire dans la partie droite de l'cran.

119

Communication-BV

10.7

Utilisation prive

Loutil Documents du BV permet de stocker des fichiers sur un espace scuris et protg (2 sauvegardes quotidiennes). Ces fichiers sont accessibles leur propritaire depuis tout lieu connect lInternet quel que soit le navigateur utilis (PC, PDA ou tlphone mobile WAP).

10.8

Utilisation en groupe

Les fichiers stocks dans un espace de groupe sont partags entre lensemble des membres du groupe. Chaque fichier peut disposer de ses propres paramtres daccs. dpt de fichiers dans des rpertoires crs au pralable. Possibilit de rendre accessibles tel rpertoire et/ou tel fichier dautres utilisateurs du bureau virtuel (en personnalisant les droits : lecture, tlchargement, remplacement, suppression) ; disque virtuel : possibilit dutiliser cet espace documentaire directement dans le logiciel de gestion de fichiers du systme dexploitation.

10.9

Scnario dusage priv

Un enseignant ou un tudiant prpare un diaporama ou un fichier PDF pour un cours ou une confrence donner hors de lUniversit. Depuis son domicile, il dpose ses documents dans loutil Documents du BV. Arriv sur le lieu de sa confrence, il peut rcuprer et diffuser son document depuis lordinateur sur lequel il va faire sa prsentation : pas de fichier transporter sur disquette, CD-ROM ou autre support quil pourrait garer...

10.10 Scnario dusage en groupe


Cet outil est idal pour dposer un document que lon souhaite diffuser tous les membres dun groupe auquel on appartient.

10.11 Cration dun espace web personnel


Le Bureau Virtuel vous propose de disposer dun espace web personnel dans lequel vous pourrez placer des pages html et des objets qui seront accessibles aux personnes de votre choix ou nimporte quel utilisateur anonyme en fonction des rglages.

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Afin dactiver cette fonction, vous devez vrifier que vous disposez la racine de vos documents privs dun rpertoire web. Si celui ci nexiste pas encore, crer un dossier web (en respectant bien les minuscules). Rgler ensuite le contrle daccs de votre espace priv en autorisant laccs public vos documents et rpertoires : cliquez sur accs puis cocher la case lintersection de la ligne accs public et de la colonne voir ce dossier puis suivez la mme procdure avec le dossier web : cliquez sur actions puis accs et cocher la case accs public et tout en bas de la fentre, cocher la case appliquer cette slection tous les sous dossiers de Documents\web . Placer les fichiers et sous rpertoires que vous souhaitez publier dans votre espace web en utilisant le nom index.html pour le fichier qui souvrira par dfaut en accdant au rpertoire web . Enfin, cliquez sur le lien publier en haut de votre fentre de rpertoire pour offrir un accs public aux fichiers prsents dans le dossier web . Vous devrez observer une petite icne bleue avec Pub droite du nom de fichier pour vous assurer quelle sera visible par des anonymes. LURL daccs au fichier est visible en cliquant sur le lien actions pour tous les documents situs dans le rpertoire web . Attention : lURL est diffrente selon que le fichier est en accs public ou en accs priv. LURL pour un document public est de type : http://bureau.univ-lyon2.fr/pub/docs/votrelogin/web/index.html LURL pour un document en accs contrl est de type : http://bureau.univ-lyon2.fr/private/docs/votrelogin/web/index.html Vous pouvez grer vos fichiers et sous rpertoires en utilisant le bureau virtuel, en utilisant le disque virtuel ou un logiciel FTP (voir ci-dessous). NB : seule linterface web du BV permet de grer les droits daccs et dautoriser la publication des fichiers placs dans ce rpertoire.

10.12 Gestion des documents avec un logiciel FTP


Vous pouvez grer vos documents en utilisant un logiciel FTP (File Transfert Portocol ). Nous vous recommandons dutiliser le logiciel open-source Filezilla (accessible en franais sur : http://filezilla-project.org/). Les paramtres utiliser sont : nom du serveur : ftp://bureau.univ-lyon2.fr

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Communication-BV Login : votre login daccs lENT ou au BV Mot de passe : votre mot de passe daccs lENT ou au BV Chemin : /private/web Port FTP : 21 (port par dfaut en gnral) NB : seule linterface web du BV permet de grer les droits daccs et dautoriser la publication des fichiers placs dans ce rpertoire si vous utiliser un logiciel FTP.

10.13 Produire un podcast avec le BV


Le podcasting permet la diffusion aise de fichiers MP3, MP4 ou de fichiers PDF via des logiciels comme iTunes d'Apple, eux-mmes ventuellement relis des baladeurs numriques (iPod). Si votre bureau virtuel autorise l'accs public, vous pouvez crer facilement des podcasts au moyen d'un flux RSS public. Chaque fois que vous ajouterez un fichier supplmentaire, il sera diffus automatiquement aux abonns de votre podcast. Pour crer un podcast Vous pouvez crer facilement des podcasts dans le bureau virtuel: Placez les fichiers ncessaires dans un dossier. Ajoutez ventuellement une description chacun de ces documents (via le menu Actions). La description apparatra dans le podcast. Configurez le dossier en accs public Configurez chacun de ces fichiers en accs public. Communiquez l'URL du flux RSS public de ce dossier. Pour l'obtenir, effectuez un clic droit sur l'icne et choisissez "Copier l'adresse de ce lien". NB: La loi interdit la diffusion de contenu pour lequel vous ne disposez pas de l'ensemble des droits d'auteur. Le bureau virtuel dcline toute responsabilit en cas d'utilisation illgale: vous serez seul responsable en cas de poursuite judiciaire. Pour couter un podcast La premire tape consiste obtenir l'URL du podcast: Soit on vous la communique, par e-mail par exemple. Soit un dossier dans les groupes dont vous tes membre comporte des fichiers audio en accs public (ils signals par

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 l'icne ). Cliquez avec le bouton droit sur l'icne et slectionnez Copier l'adresse de ce lien. Procurez-vous un logiciel compatible podcast tel que iTunes (gratuit). Dans iTunes, slectionnez "S'abonner au podcast" dans le menu "Avanc". Collez l'URL du podcast et cliquez sur OK. Reportez-vous ensuite l'aide d'iTunes pour les options de configuration ainsi que pour la liaison avec un iPod.

10.14 Utiliser la boite de dpt


La bote de dpt est un dossier spcial dans vos Documents privs dans lequel les membres des groupes auxquels vous appartenez peuvent dposer des Documents sans voir le contenu du dossier. Elle se comporte comme une bote postale: une fois qu'un tiers a dpos un document, il ne lui est plus visible. Cette fonctionnalit vous permet de recevoir des fichiers directement dans l'outil Documents plutt que par e-mail: rapports, travaux et devoirs, etc. NB: Tous les membres des groupes auxquels vous appartenez ont toujours la possibilit d'utiliser votre bote de dpt pour y placer des documents. Dposer un document Pour dposer un document dans la bote de dpt d'un tiers, placez d'abord ce document dans vos documents privs. Ensuite, dans le menu Actions associ ce document, choisissez Envoyer vers une bote de dpt. Dans la liste des groupes, cliquez sur le nom du destinataire. Grer les documents dposs Les fonctions habituelles (y compris le partage avec les groupes) s'appliquent aux Documents qui ont t dposs dans votre bote de dpt. Vous pouvez galement les dplacer vers d'autres dossiers ou les supprimer. Cette fonctionnalit peut tre particulirement utile aux enseignants qui souhaitent rcolter des travaux raliss par des tudiants.

123

Communication-BV

11. Forum
11.1 Participation aux forums
11.1.1 Accs aux forums Les forums s'envisagent toujours dans le cadre de groupes : vous ne pouvez crer des forums personnels. Slectionnez le nom du groupe dans le slecteur d'environnement (dont la valeur par dfaut est Priv). 11.1.2 Lire un message Choisissez un sujet dans la colonne de gauche. La colonne de droite comporte les titres des messages ainsi que le dbut du corps de texte. Pour lire la totalit d'un message, cliquez sur son titre. Si aucun sujet n'est prsent, seul l'administrateur du groupe peut en crer un. 11.1.3 Rpondre un message Cliquez sur le titre du message et ensuite sur Rpondre. Le titre du message est modifi pour inclure le prfixe RE: mais vous pouvez le modifier votre guise. La rponse apparat sous le message auquel elle se rapporte. 11.1.4 Poster un message Cliquez sur Ajouter un nouveau message dans la partie droite de l'cran. Entrez un titre et un message.

11.2

Administration

11.2.1 Crer un sujet Cliquez sur Nouveau sujet dans la partie gauche de l'cran. Entrez un titre court ainsi qu'une description. Celle-ci apparatra en haut du forum, dans la partie droite de l'cran.

124

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 11.2.2 Supprimer un message Cliquez sur le titre du message et ensuite sur Dtruire. Vous pouvez galement cliquer sur la corbeille figurant en face du message. Le message, de mme que toutes les rponses qui en dpendent, sont alors dtruits. 11.2.3 Supprimer un sujet Cliquez sur le sujet et ensuite sur Dtruire dans la partie droite de l'cran. Tous les messages sont alors dfinitivement effacs.

11.3

Exportation XML

Tous les sujets (et les messages associs) d'un forum peuvent tre exports dans un seul fichier .xml. Pour ce faire, cliquez sur Exporter dans la barre de menus. Vous obtenez alors un fichier XML contenant lensemble des contributions postes sur le forum. Ce fichier XML est un fichier balis qui peut, par exemple, tre import dans une base de donnes.

11.4

Utilisation en groupe

Le forum est un outil de groupe destin changer sur un certain nombre de thmes crs par les membres du groupe. Le principe est simple : on poste sur le forum une question, une rflexion, un commentaire... et les membres du groupe peuvent ragir aux propos affichs. Un historique des changes est disponible tout instant. chaque membre dun groupe peut crer un ou plusieurs thmes (Nouveau sujet) qui apparaissent comme des dossiers ; dans chacun de ces thmes ou dossiers, les utilisateurs peuvent alors Ajouter un nouveau message, cest--dire lancer une discussion ; pour ragir, il suffit de choisir Rpondre aprs avoir cliqu sur le titre du message en question. Plusieurs rponses peuvent tre saisies pour un mme message initial ou pour ragir une rponse dj formule...

11.5

Scnario dusage en groupe

Cest loutil rv pour observer et conserver les traces de travaux collectifs. Dans le cadre dun travail collaboratif, le formateur peut juger

125

Communication-BV de la qualit des changes et de lapport de chaque membre du groupe. Le forum peut alors constituer un outil dvaluation du travail de groupe.

12. Tches
12.1 Tches personnelles
12.1.1 Accs aux tches personnelles Vos tches personnelles sont celles que vous vous tes assignes ou qui vous ont t assignes par des tiers. Cliquez sur Personnelles dans la partie gauche de l'cran pour les afficher. 12.1.2 Droit d'ajout de tches personnelles Tous les membres des groupes auxquels vous appartenez peuvent toujours vous assigner des tches personnelles. 12.1.3 Ajouter une tche personnelle Cliquez sur Ajouter sous votre nom dans la partie droite de l'cran. 12.1.4 Modifier une tche personnelle Cliquez sur le titre d'une tche pour accder ses dtails. Effectuez ensuite les modifications souhaites. Si la tche a t assigne par un tiers, vous ne pouvez modifier que le statut. 12.1.5 Supprimer une tche personnelle Cliquez sur la corbeille ( ) en face du titre de la tche.

12.2

Tches assignes un tiers

12.2.1 Accs aux tches assignes Les tches assignes sont celles que vous avez assignes un tiers. Cliquez sur Assignes dans la partie gauche de l'cran pour les afficher.

126

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Cet cran vous permet en outre d'effectuer le suivi via le champ "Statut" de chacune des tches assignes. 12.2.2 Assigner une tche Rendez-vous dans les tches assignes et cliquez sur Ajouter dans la partie droite de l'cran. Sous A faire par, cliquez sur Choisir autre personne et slectionnez la personne souhaite. Procdez ensuite comme pour une tche personnelle. 12.2.3 Notifier une tche Lors de la cration de la tche, vous pouvez envoyer une notification par mail et/ou SMS. Cochez les cases appropries la rubrique Notification. La notification par SMS ne sera envoye que si le tiers a encod correctement son numro de GSM dans sa fiche personnelle et si vous disposez d'un crdit SMS suffisant. 12.2.4 Modifier une tche assigne Cliquez sur le titre d'une tche pour accder ses dtails. Effectuez ensuite les modifications souhaites. 12.2.5 Supprimer une tche assigne Cliquez sur la corbeille ( ) en face du titre de la tche.

12.3

Tches de groupe

12.3.1 Accs aux tches de groupe Slectionnez le nom du groupe dans le slecteur d'environnement (dont la valeur par dfaut est Priv) ou cliquez sur Voir dans le menu et choisissez ensuite le nom du groupe dans la liste droulante. 12.3.2 Ajouter une tche de groupe Assignez une nouvelle tche et attribuez-la au groupe en cliquant sur Choisir autre personne et en choisissant le nom du groupe dans la liste droulante.

127

Communication-BV

12.4

Personnalisation

En cliquant sur Prfrences dans la barre de menus, vous pouvez slectionner le nombre de tches par page.

12.5

Utilisation prive

Cet outil du BV permet dorganiser et de hirarchiser ses propres tches raliser court, moyen ou long terme. Ainsi, on peut tablir une programmation lors dun projet mener.

12.6

Utilisation en groupe

Il est galement possible dassigner des tches plusieurs membres ou la totalit des membres dun groupe du bureau virtuel : chacun peut retrouver ce quil doit faire et le dlai prvu pour la ralisation. les tches sont de nature personnelle (prives) ou peuvent tre affectes dautres membres du bureau virtuel (qui vous ont autoris leur assigner des tches) ; le gestionnaire dun groupe peut, lintrieur de ce groupe, saffecter des tches personnelles ou en assigner aux autres membres. Il peut aussi partager les droits de consultation, ajout et suppression de tches avec dautres membres du groupe (individualisation possible de laffectation des droits).

12.7

Scnario dusage en groupe

Outil danimation dun travail collaboratif, la gestion des tches peut sappliquer, par exemple, au suivi des mmoires par un enseignant. En association avec le calendrier pour rythmer les rencontres autour du mmoire professionnel, lenseignant peut affecter un travail particulier lensemble des stagiaires (remise dun plan dtaill avant le 10 janvier 2008) ou lindividualiser (tel stagiaire devant reformuler sa problmatique avant telle date).

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2

13. Notes
13.1 Notes personnelles
13.1.1 Ajouter une note Positionnez-vous l'endroit souhait dans l'arborescence de vos dossiers et cliquez sur Ajouter note dans la partie droite de l'cran. 13.1.2 Modifier une note Cliquez sur le sujet de la note et ensuite sur Editer. Vous pouvez galement slectionner Editer dans le menu Actions figurant en face de chaque note. 13.1.3 Renommer une note Cliquez sur le sujet de la note et ensuite sur Editer. 13.1.4 Modifiez le sujet Vous pouvez galement slectionner Editer dans le menu Actions figurant en face de chaque note. 13.1.5 Supprimer une note Cliquez sur la Corbeille en face de la note concerne.

13.2

Notes de groupe

13.2.1 Accs aux notes de groupe Slectionnez le nom du groupe dans le slecteur d'environnement (dont la valeur par dfaut est Priv) ou cliquez sur Voir dans le menu et choisissez ensuite le nom du groupe dans la liste droulante. 13.2.2 Ajouter une note de groupe Vous pouvez : Ajouter une nouvelle note directement dans le groupe ;

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Communication-BV Rendez-vous dans les notes de groupe et crez une nouvelle note (tout comme vous le faites d'habitude dans votre environnement priv). Si vous quittez le groupe, vous n'aurez plus accs la note. Partager une de vos notes prives avec le groupe ; Slectionnez Partager avec groupes dans le menu Actions associ chaque note. Slectionnez ensuite les groupes avec lesquels la note doit tre partage. Une copie de la note est place dans le groupe: si vous quittez le groupe, la note sera toujours accessible au groupe et vous-mme.

13.3

Dossiers et sous-dossiers

13.3.1 Crer un dossier ou un sous-dossier Positionnez-vous l'endroit souhait dans l'arborescence de vos dossiers et cliquez sur Nouveau dossier dans la partie droite de l'cran. 13.3.2 Renommer un dossier Rendez-vous dans le dossier (en cliquant sur son nom dans la partie gauche de l'cran) et cliquez ensuite sur Renommer dans la partie droite de l'cran. 13.3.3 Dtruire un dossier Rendez-vous dans le dossier (en cliquant sur son nom dans la partie gauche de l'cran) et cliquez ensuite sur Dtruire dans la partie droite de l'cran.

13.4

Utilisation prive

Cet outil du BV est lquivalent du bloc-notes papier : quelques mots ou un plan de cours jets sur lcran... Vous avez la possibilit dy accder ultrieurement depuis tout ordinateur connect lInternet.

13.5

Utilisation en groupe

Le bloc-notes de groupe est directement lisible par tous les membres dun groupe. il est possible de crer un grand nombre de notes et de les classer dans des rpertoires crs par lutilisateur ;

130

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 ladministrateur dun groupe peut grer et individualiser les droits des membres : au niveau des dossiers : visualiser le contenu de tel dossier contenant des notes, ajouter ou dtruire des notes dans ce dossier ; au niveau de chaque note : diter la note, la dplacer dans un autre dossier, la partager avec dautres groupes...

13.6

Scnario dusage

La note va permettre de conserver et de partager tout lment qui na pas trouv sa place dans les autres espaces du bureau virtuel, celui que lon ne sait pas o ranger.

14. Favoris
14.1 Favoris personnels
14.1.1 Ajouter un favori Positionnez-vous l'endroit souhait dans l'arborescence de vos dossiers et cliquez sur Ajouter favori dans la partie droite de l'cran. Entrez un nom, une adresse (Web, FTP, etc.) et une description ventuelle. Pour les adresses Web, vous pouvez entrer "www.site.com", le systme compltant automatiquement en "http://www.site.com". Une fois le favori cr, cliquez sur son adresse (et non sur son nom) pour ouvrir sa destination dans une nouvelle fentre.
Saisie de lURL Plutt que de saisir manuellement ladresse de votre favori, positionnez votre navigateur Internet sur le site Web dont vous voulez sauvegarder ladresse et faites une copie de lURL pour la coller dans le champ URL. Vous viterez ainsi une erreur de saisie.

131

Communication-BV 14.1.2 Modifier un favori Cliquez sur le nom du favori concern et ensuite sur Editer. Vous pouvez galement slectionner Editer dans le menu Actions associ chaque favori. 14.1.3 Supprimer un favori Cliquez sur la corbeille ( ) figurant en face du favori concern.

14.2

Favoris de groupe

14.2.1 Accs aux favoris de groupe Slectionnez le nom du groupe dans le slecteur d'environnement (dont la valeur par dfaut est Priv) ou cliquez sur Voir dans le menu et choisissez ensuite le nom du groupe dans la liste droulante. 14.2.2 Ajouter un favori de groupe Vous pouvez : Ajouter un nouveau favori directement dans le groupe ; Rendez-vous dans les favoris de groupe et crez un nouveau favori (tout comme vous le faites d'habitude dans votre environnement priv). Si vous quittez le groupe, vous n'aurez plus accs au favori. Partager un de vos favoris privs avec le groupe. Slectionnez Partager avec groupes dans le menu Actions associ chaque favori. Slectionnez ensuite les groupes avec lesquels le favori doit tre partag. Une copie du favori est place dans le groupe : si vous quittez le groupe, le favori sera toujours accessible au groupe et vous-mme.

14.3

Dossiers et sous-dossiers

14.3.1 Crer un dossier ou un sous-dossier Positionnez-vous l'endroit souhait dans l'arborescence de vos dossiers et cliquez sur Nouveau dossier dans la partie droite de l'cran.

132

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 14.3.2 Renommer un dossier Rendez-vous dans le dossier (en cliquant sur son nom dans la partie gauche de l'cran) et cliquez ensuite sur Renommer dans la partie droite de l'cran. 14.3.3 Dtruire un dossier Rendez-vous dans le dossier (en cliquant sur son nom dans la partie gauche de l'cran) et cliquez ensuite sur Dtruire dans la partie droite de l'cran.

14.4

Importation - exportation

14.4.1 Importation Vous avez la possibilit dimporter les favoris qui sont stocks dans votre navigateur. En cliquant sur le bouton Importer, une bote de dialogue dcrit la procdure pour limport des favoris partir des navigateurs Internet Explorer et Netscape.

Des favoris toujours disponibles En important vous rendrez les consulter Internet et personnel. les favoris qui sont stocks dans votre navigateur, ainsi vos favoris toujours disponibles. Vous pourrez partir de nimporte quel ordinateur connect non pas uniquement depuis votre ordinateur

14.4.2 Exportation Vous pouvez galement exporter les favoris qui sont stocks dans votre bureau virtuel, quil sagisse de vos favoris privs ou bien des favoris dun groupe auquel vous appartenez. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Exporter. Vous obtenez ainsi un fichier HTML qui comprend, outre un lien hypertexte vers chaque favori, les descriptions qui ont t renseignes pour chaque favori.

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Communication-BV

14.5

Accs par RSS

L'ensemble des favoris privs et de groupe est disponible sous forme de flux RSS. Rendez-vous dans les favoris privs ou d'un groupe et placez le pointeur sur l'image .

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'image et slectionnez Copier l'adresse de ce lien. Dans le lecteur RSS, crez un nouveau flux et collez l'adresse. Entrez votre identifiant et votre mot de passe du bureau virtuel dans le lecteur RSS, de mme qu'un nom pour le flux. Configurez l'intervalle de rafrachissement du flux dans le lecteur RSS.
Si vous utilisez le navigateur Firefox, vous pouvez crer un "Live bookmark" afin d'afficher les favoris du bureau virtuel sous forme de liste droulante dans le navigateur. Pour ce faire, slectionnez le menu Marque-pages puis loption Grer les marque-pages. Dans la fentre Gestionnaire de marquepages, choisissez loption Nouveau marque-page dynamique du menu Fichier. Saisissez un titre dans le champ Nom (par exemple, Mes favoris du BV) puis collez ladresse dun flux RSS du BV dans le champ Adresse Web. Les champs Mot-clef et Description sont facultatifs. Pour afficher le signet dynamique dans la barre de signets du navigateur, slectionnez dans la barre de gauche le rpertoire nomm Barre personnelle (c'est la barre qui s'affiche directement dans le navigateur). On peut galement utiliser Safari sous Mac OSX qui affichera diffremment les flux RSS. Attention, l'arborescence que vous avez cre dans vos favoris ne s'affichera pas car il y a un flux RSS diffrent pour chacun des dossiers de vos signets.

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2

15. Wiki
15.1 Gnralits
15.1.1 Fonctionnalits L'outil Wiki permet de consulter et de concevoir des pages au sein du bureau virtuel. En d'autres termes, ce sont des Notes labores : vous pouvez contrler la mise en page (HTML), crer des hyperliens vers d'autres pages similaires ou mme vers des donnes stockes dans le bureau virtuel (actuellement des documents et des notes). Le Wiki est galement utilis pour crer ou modifier des messages apparaissant dans la page d'accueil du bureau virtuel (aprs l'identification), passage oblig de tous les utilisateurs. Comme pour la majorit des outils, vous disposez d'un Wiki personnel et chaque groupe dispose galement d'un Wiki de groupe. 15.1.2 Wiki et Documents L'outil Wiki sert uniquement la consultation et la conception des pages ; ces dernires, en tant que fichiers .html, sont stockes dans le dossier "wiki" des Documents. Vous pouvez donc effectuer des actions sur les pages via les Documents ou mme via le disque virtuel.

15.2

Wiki personnel

15.2.1 Ajouter une page avec le Wiki Lors de l'ouverture du Wiki, la premire page est cre automatiquement. Elle s'appelle "index.html" et ne doit pas tre renomme ni dplace. Entrez du texte dans la zone d'dition et mettez-le ventuellement en forme l'aide des boutons de style. cette fin, vous pouvez galement slectionner du texte avec la souris, comme dans un traitement de texte. Une barre de boutons, similaire celle d'un traitement de texte, apparat au sommet du corps du texte. Laissez le pointeur un court instant sur un bouton pour faire apparatre sa lgende. Pour travailler directement en code HTML, cliquez sur le dernier bouton. Cliquez sur Sauver en dessous de la zone d'dition pour enregistrer les modifications.

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Communication-BV 15.2.2 Modifier une page avec le Wiki Rendez-vous sur la page qui doit tre modifie et cliquez ensuite sur Editer dans la barre de menus. Effectuez les modifications souhaites et cliquez ensuite sur Sauver. 15.2.3 Supprimer une page avec le Wiki Rendez-vous sur la page qui doit tre supprime et cliquez ensuite sur Dtruire dans la barre de menus.
En supprimant une page, vous risquez galement de supprimer le seul chemin daccs une autre page. Aprs avoir supprim une page, assurez-vous donc que toutes les pages du Wiki demeurent accessibles par hyperliens.

15.2.4 Ajouter une page via les Documents Ajoutez simplement un nouveau document dans le dossier nomm Wiki. La page d'entre du Wiki doit obligatoirement tre nomme "index.html". Vous pouvez ajouter le document via l'outil Documents ou via le disque virtuel. La page Wiki peut tre cre avec un diteur HTML (Macromedia Dreamweaver, Kompozer, etc.) ou texte (Notepad, TexEdit, etc.). La seule contrainte consiste crer des liens internes sous la forme : <a class="WikiReference" href="sw?type=wiki&state=10&WikiPage=NOM_DE_LA_PA GE"> Vous noterez que le nom de la page ne doit pas comporter l'extension (.html). Si votre page s'appelle "test.html", vous devez donc utiliser "test" comme nom de page. 15.2.5 Modifier une page via les Documents Tlchargez la page sur votre ordinateur, effectuez les modifications souhaites et renvoyez la page sous le mme nom.

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 15.2.6 Supprimer une page via les Documents Cliquez sur la Corbeille en face de la page concerne ou supprimez simplement la page dans le disque virtuel.
En supprimant une page, vous risquez galement de supprimer le seul chemin daccs une autre page. Aprs avoir supprim une page, assurez-vous donc que toutes les pages du Wiki demeurent accessibles par hyperliens.

15.2.7 Atteindre une page Vous pouvez afficher la liste des pages en cliquant sur Slectionner une page dans la barre de menus. Cliquez sur une page pour l'afficher (en mode consultation). 15.2.8 Revenir la page d'accueil tout moment, vous pouvez revenir la page d'accueil (index.html) en cliquant sur Page d'accueil dans la barre de menus. 15.2.9 Crer un lien Si un Wiki comporte plusieurs pages, il est impratif de les relier entre elles par des hyperliens. En effet, la fonction Slectionner une page sert uniquement la gestion du Wiki et non sa consultation (elle n'apparat pas aux utilisateurs qui ne disposent pas des droits de modification). Dans l'diteur en ligne, vous pouvez facilement crer un lien vers une autre page du Wiki. Si elle n'existe pas encore, elle est cre automatiquement. Slectionnez le texte qui doit tre transform en hyperlien ; Cliquez sur le premier bouton de la deuxime range, dont la lgende est "Crer un lien vers une autre page du Wiki" ; Dans la fentre qui apparat, entrez le nom de la page souhaite sans l'extension ".html". Si vous spcifiez l'extension ".html", la page sera cre sous le nom "page.html.html" ; Cliquez sur Sauver afin de confirmer la modification de la page courante ; Cliquez sur l'hyperlien pour faire apparatre la nouvelle page. Entrez le contenu de la nouvelle page ; Cliquez sur Sauver.

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Communication-BV 15.2.10 Modifier un lien Il n'est pas possible de modifier un lien : vous devez le supprimer et ensuite le recrer. 15.2.11 Supprimer un lien Supprimez le texte de l'hyperlien. Cette action est sans effet sur la destination du lien : la page de destination n'est pas supprime. Par contre, il est possible que la page de destination ne soit plus accessible si plus aucun lien n'y mne.

15.3

Wiki de groupe

15.3.1 Accs au Wiki de groupe Slectionnez le nom du groupe dans le slecteur d'environnement (dont la valeur par dfaut est Priv) ou cliquez sur Voir dans le menu et ensuite choisissez le nom du groupe dans la liste droulante. 15.3.2 Droits du Wiki de groupe Les pages du Wiki sont considres comme des Documents de groupe. Rendez-vous dans le dossier wiki du groupe concern et reportez-vous l'aide des Documents.

16. Annuaires
16.1 Gnralits
Loutil Annuaires vous donne accs deux sources de donnes : la recherche dans lannuaire de lUniversit Lumire Lyon 2 ; la recherche dans les pages jaunes et pages blanches sur le Web (ouverture dune nouvelle fentre Web indpendante du bureau virtuel).

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2

16.2

Procder une recherche

Lannuaire contenant tous les tudiants et personnels de Lyon 2 est connect au BV et permet donc deffectuer des recherches compltes sur lensemble des membres de Lyon 2. Pour chercher les coordonnes dune personne, procdez de la manire suivante : Saisir dans la fentre le nom et/ou le prnom de la personne cherche ; Cocher le bouton Etudiants ou le bouton Personnel ; Cliquer sur le bouton Rechercher ; Le rsultat ou les rsultats saffichent dans une liste avec des informations disponibles publiquement dans lannuaire.

16.3

Ajouter une fiche mon carnet dadresses

Le lien Ajouter mes adresses permet de rcuprer directement la fiche dans son propre carnet dadresses. Un formulaire contenant les coordonnes de la personne recherche saffiche et vous avez la possibilit de complter la fiche avant de la sauver ou de la partager avec des groupes.

17. Appels tlphoniques


17.1 Appels reus
17.1.1 Accs aux appels reus Les appels reus correspondent aux messages tlphoniques que l'on vous a laisss en votre absence. Ils vous sont transmis par les membres des groupes auxquels vous appartenez. Pour y accder, cliquez sur Appels reus dans la partie gauche de l'cran. 17.1.2 Droit d'ajout d'appels reus Tous les membres des groupes auxquels vous appartenez peuvent toujours crer des appels reus.

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Communication-BV 17.1.3 Ajouter un appel reu Vous pouvez vous crer un appel reu, des fins de rappel ou de suivi. Pour ce faire, cliquez sur Ajouter, ne modifiez pas le destinataire (il est fix vous-mme par dfaut) et entrez le nom du correspondant, son numro et un commentaire ventuel. Enfin, choisissez une action dans le menu droulant. 17.1.4 Modifier un appel reu Cliquez sur le nom du correspondant et effectuez les modifications souhaites. 17.1.5 Effacer un appel reu Cliquez sur la corbeille figurant en face de l'appel reu concern.

17.2

Appels transmis

17.2.1 Accs aux appels transmis Les appels transmis correspondent aux messages tlphoniques que vous avez transmis en leur absence aux membres de vos groupes. Pour y accder, cliquez sur Appels transmis dans la partie gauche de l'cran. 17.2.2 Droit d'ajout d'appels transmis Vous pouvez toujours transmettre des appels tous les membres des groupes auxquels vous appartenez. 17.2.3 Transmettre un appel Cliquez sur Ajouter et ensuite sur Choisir autre personne pour dterminer le destinataire au sein des groupes auxquels vous appartenez. Entrez ensuite le nom du correspondant, son numro et un commentaire ventuel. Enfin, choisissez une action dans le menu droulant. 17.2.4 Modifier un appel transmis Vous pouvez tout moment modifier un appel transmis. Pour ce faire, cliquez sur le nom du correspondant et effectuez les modifications

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 souhaites. Elles apparaissent automatiquement chez le destinataire de l'appel transmis. 17.2.5 Supprimer un appel transmis Vous pouvez tout moment supprimer un appel transmis. Pour ce faire, cliquez sur la corbeille figurant en face de l'appel transmis concern. Il est automatiquement effac chez le destinataire galement.

17.3

Appels de groupe

Le groupe peut recevoir des appels. Lors de la transmission d'un appel, l'tape du choix du destinataire, il suffit de choisir "Nom du groupe (Common)". Pour accder aux appels reus par le groupe, slectionnez le nom du groupe dans le slecteur d'environnement (dont la valeur par dfaut est Priv) ou cliquez sur Voir dans le menu et choisissez ensuite le nom du groupe dans la liste droulante.

18. Rappels
La documentation sur les rappels est traite dans le chapitre consacr aux calendriers. Pour disposer dun aperu des rappels, slectionnez Rappels dans le menu droulant des outils pour faire apparatre une page rcapitulative de tous les rappels.

19. Services
Cet outil vous permet daccder directement prslectionns par lUniversit Lumire Lyon 2. Vous trouvez depuis la rentre 2005 : Un accs aux annuaires pages blanches ; des services

141

Communication-BV Un accs aux annuaires pages jaunes ; Un accs la recherche propose par Google ; Un accs un outil de traduction en ligne fourni par Altavista Les services sont susceptibles de changer en cours danne.

20. Scurit
Vous pouvez vous connecter en mode scuris (https) en cochant la case prvue cet effet lors dune session ouverte directement sur le serveur http://bureau.univ-lyon2.fr Par ailleurs, vous pouvez galement scuriser votre montage de Disque Virtuel en remplaant lURL http://bureau.univ-lyon2.fr/docs/login par https://bureau.univ-lyon2.fr/docs/login
Lutilisation du protocole scuris ralentit sensiblement les changes avec le serveur (au minimum de 20 %). Le montage du bureau virtuel nest pas li votre session sur lENT et les connexions peuvent rester ouvertes aprs que vous avez quitt lENT ou le bureau virtuel. Veillez bien fermer votre session de disque virtuel aprs votre travail afin dviter une intrusion dans vos donnes personnelles. Ncrivez jamais votre identifiant et votre mot de passe sur des documents (lectronique ou papier) et veillez compliquer votre mot de passe en suivant les consignes qui vous sont proposes sur lENT.

21. Aide
En cliquant sur loutil Aide, vous pourrez accder : Support en Ligne : il sagit dun ensemble cohrent prsentant de faon structure la totalit des fonctionnalits. Les chapitres et parties permettent un accs direct aux informations qui vous seront utiles. Le Support en ligne offre la possibilit dune impression totale ou partielle des informations ;

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Contact du support dans lUniversit Lumire Lyon 2

Dans la majorit des outils, vous pourrez disposer dune aide contextuelle, cest--dire adapte lopration que vous tes en train deffectuer. Il suffit pour cela de cliquer sur le ? qui est affich dans la barre suprieure ou dans la fentre qui sest ouverte.

22. Mon compte


22.1 Compte
Il est trs important de mettre vos donnes personnelles jour car elles sont ncessaires diffrentes fonctionnalits : envoi de mails par le systme (rappels par mail, invitations des groupes, etc.). Par dfaut, il s'agit de l'adresse lectronique qui vous a t attribue par lUniversit ; envoi de SMS par le systme (agenda par SMS, rappels d'vnements, etc.) ; groupes : vous pouvez facilement partager vos donnes personnelles dans l'un ou dans tous les groupes dont vous faites partie. Veillez encoder votre numro de tlphone mobile au format international dans votre fiche personnelle en utilisant les 3 cases prvues.

22.2

Statistiques

Cet cran affiche les capacits disponibles et utilises pour chacun de vos environnements : priv et chaque groupe. Le slecteur d'environnement figurant en haut de la page permet de passer d'un environnement l'autre.

22.3

Dtruire

Vous pouvez supprimer tous les contacts de votre carnet d'adresses priv en une seule opration. Une fois ralise, cette opration est irrversible.

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Communication-BV Pour ce faire, rendez-vous dans les Prfrences, section Dtruire et cliquez sur Vider le carnet d'adresses.

22.4

Prfrences

22.4.1 Langue Choisissez une langue parmi celles disponibles et indiquez galement votre pays. Cliquez sur Sauver. Pour que la modification soit pleinement prise en compte, quittez le bureau virtuel et reconnectez-vous. 22.4.2 SMS Lorsque vous envoyez des SMS par l'interface de messagerie, ce paramtre vous permet de dfinir le nombre maximum de SMS qui seront utiliss pour l'envoi d'un message un destinataire.

22.5

Changements

Pour identifier les donnes qui ont t modifies ou ajoutes rcemment (nouveau document, nouveau message dans un forum, ...), indiquez le nombre de jours pendant lesquels une donne doit tre considre comme nouvelle. La valeur par dfaut est de 5 jours. Pour dsactiver la fonction, indiquez 0 jour. Une nouvelle donne est signale par un chevron rouge ().

22.6

Session

Afin de protger vos donnes, la session du bureau virtuel se ferme automatiquement aprs x minutes d'inactivit. Vous pouvez dfinir ce nombre de minutes (entre 1 et 480 minutes, soit 8 heures). Dans tous les cas, vous conservez la possibilit de fermer manuellement la session en cliquant sur Quitter.

22.7

Back-up (sauvegarde)

Vous pouvez exporter toutes les donnes contenues dans votre environnement priv en une seule opration, l'exclusion des donnes places dans les groupes. Toutes les donnes seront places dans un seul fichier .zip que vous pouvez tlcharger ou placer dans l'outil Documents.

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Les formats d'export sont indiqus en face de chaque outil. Pour les Messages, vous avez le choix entre .eml (compatible Outlook) et MBOX (Mozilla Mail, Thunderbird, Netscape, certains serveurs mail). Slectionnez les outils pour lesquels vous souhaitez exporter les donnes et cliquez sur Exporter. Cette opration ne supprime pas les donnes de votre environnement priv.

23. Autres outils


Pour ces autres outils, nous vous conseillons de vous rfrer laide contextuelle : Synchronisation Importer vos contacts SMS Infos Chat . ; ; ; ;

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2

24. Utilisation avec dautres terminaux

24.1

Utiliser un tlphone WAP

Vous pouvez aussi accder votre bureau virtuel par lintermdiaire du protocole WAP (Wireless Application Protocol ou protocole pour application sans fil). Vous avez ainsi la possibilit de consulter et dentrer des donnes : agenda, adresses et mail. Grce votre tlphone mobile compatible WAP, votre bureau virtuel vous sera accessible en toutes circonstances. Cet accs WAP est propos comme un canal supplmentaire d'accs vos donnes. Lorsque vous n'avez pas d'ordinateur connect Internet sous la main, le WAP vous permet de consulter ou de saisir des donnes dans l'interface de votre bureau virtuel. WAP Express fonctionne avec tous les tlphones mobiles compatibles WAP 1.0. Lapplication respecte scrupuleusement les standards du W3C. Votre identifiant et votre mot de passe du bureau virtuel de Lyon 2 vous seront demands. Dans linterface WAP, les fonctionnalits suivantes sont disponibles : consulter / ajouter des vnements dans votre agenda ; consulter vos adresses personnelles ou celles de vos groupes ; crire et envoyer des mails, des SMS ou des fax ; lire les mails de votre adresse Webmail ; relever et lire les mails de toute adresse configure en POP3 ; consulter vos rpertoires de documents ; transmettre par mail ou fax des documents.

24.2

Utiliser un assistant numrique personnel

Si vous possdez un assistant numrique (PDA) disposant dune connexion Internet (par GPRS ou par Wi-Fi), vous pouvez galement vous connecter au bureau virtuel de Lyon 2 en saisissant dans votre navigateur ladresse suivante : http://bureau.univ-lyon2.fr. Linterface est plus riche quen mode WAP car lcran dun PDA possde une meilleure dfinition.

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2

Formation
Pour se former, vous avez votre disposition les activits dposes dans la plate-forme de cours et des ressources dans ressources numriques ( ).

1. La plate-forme de cours
1.1. Les types dactivits de la plate-forme de cours en ligne
Cette partie aborde les principaux types dactivits que vous pouvez rencontrer sur la plate-forme. Certaines activits sont consultables en ligne ( information , supports de cours ), dautres peuvent tre rcupres ( fichiers tlcharger ), enfin dautres activits ncessitent une participation active de la part des tudiants ( test/valuation, test avanc , enqute , vote , travail rendre , forum , atelier dcriture ).

l information est typiquement utilise par les enseignants pour vous fournir des informations de dernires minutes : changement de salles, dhoraires, rattrapages ;

le supports de cours est consultable en ligne et peut comporter des squences multimdias ;

le fichier tlcharger est un document (cours ou chapitres de cours) que vous pouvez rcuprer sur votre ordinateur ;

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Formation

le test sipmple le test avanc peuvent tre effectus en ligne pour vous entraner (auto-valuation) ou pour passer une preuve note ;

le vote permet lenseignant de poser une question pour recueillir votre opinion. Le vote reste anonyme ;

l enqute permet lenseignant de recueillir vos rponses. Lenqute est anonyme ;

le travail rendre est demand par lenseignant : vous devez dposer les fichiers correspondant votre travail sur la plate-forme ;

le forum qui est ouvert par lenseignant vous permet de vous exprimer librement ; tous les autres tudiants partageant lenseignement y ont accs ;

l atelier dcriture vous permet de rdiger directement en ligne sur un sujet propos par votre enseignant ;

les agendas permettent de vous organiser sur la plate-forme. Il existe deux types dagendas : votre agenda personnel, que vous tes le seul pouvoir consulter et modifier.

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 les agendas diffuss par vos enseignants, par exemple pour dtailler le contenu des sances, que vous pouvez consulter mais que vous ne pouvez pas modifier.

1.2. La page daccueil de la plate-forme de cours en ligne


Aprs connexion, la plate-forme affiche votre page daccueil personnelle. Cette page est constitue par dfaut de deux cadres : Le cadre de gauche affiche la liste des cinq dernires activits de type information diffuses dans vos enseignements. Le cadre de droite affiche les cinq dernires activits des autres types.

Vous pouvez personnaliser votre page daccueil en cliquant sur Prfrences . Vous pouvez par exemple ajouter un troisime cadre qui contiendra les dernires activits de type test simple diffuses.

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Formation

1.3. Accder aux activits dun enseignement de votre cursus au sein de la plate-forme de cours en ligne
Slectionner un enseignement dans le menu en haut gauche Choisir : UN ENSEIGNEMENT ; vous accdez ainsi aux activits proposes dans cet enseignement.

1.4. Consultation des activits de la plate-forme de cours en ligne


Aprs la page principale, vous pouvez naviguer lintrieur de lenseignement en cliquant sur voir les dossiers et sur voir les activits . Par exemple, ici la navigation dans lenseignement STAGE TICE 2005 affiche sa structure et son contenu.

Pour afficher le contenu dune activit, il suffira simplement de cliquer sur son nom. La recherche simple porte sur le nom de lactivit. - 150 -

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2

1.5. Podcasts pdagogiques


La demande daccs se fait simplement auprs de lenseignant. Ce dernier vous indiquera ladresse Internet o vous pourrez vous abonner la baladodiffusion (podcast) de son cours (plate-forme de cours, bureau virtuel,) si lenseignant propose ce type de support. Pour plus dinformation sur lutilisation des podcasts, se rfrer la partie Services numriques .

2. Les ressources numriques

Les Langues avec Tell me more : 7 langues porte de clic

Taptouche : multipliez votre vitesse de frappe dactylographique pour devenir plus efficace. C2imes et Portices : des ressources en ligne pour le C2i

2.1. Les langues


Avec la ressource numrique Tell me more Campus, tout le monde a la possibilit : - de tester sa comprhension et son expression orale et crite ; - de simuler des situations de communication relle avec des dialogues interactifs illustrant des scnes de la vie quotidienne et professionnelle ; - 151 -

Formation - de travailler, grce des activits interactives et motivantes, toutes les notions de grammaire, lexique, phontique, et conjugaison indispensables la matrise de la langue (37 types dactivits diffrentes, plus de 2000 heures de ressources par langue, 10000 exercices dapplication, 200 rgles de grammaire et 700 verbes conjugus accessibles tout moment). Toues les tudiants et les personnels de lUniversit Lumire Lyon 2 peuvent y accder avec lidentifiant et le mot de passe de Lyon 2.

2.2. Apprendre utiliser le clavier efficacement


Il est facile de constater toute la place que lordinateur a prise dans les diffrentes sphres de notre vie, ainsi que la vitesse laquelle cela sest pass. Il est tout aussi facile de dduire que ce nest pas termin et quil sera de plus en plus essentiel de savoir utiliser efficacement lordinateur. Le moyen le plus rpandu pour le faire demeure le clavier. Et bien quil ne soit pas le seul, il est celui qui est le plus universellement utilis et le sera encore pour bien longtemps. Le problme est que le clavier demande une certaine matrise pour tre efficace comme outil de saisie. Son apprentissage peut tre abord de faon autodidacte, en utilisant quatre, trois et mme deux doigts, mais en bout de ligne la productivit ne sera jamais aussi optimale quavec une bonne mthode de doigt qui utilise tous les doigts. Cest une fois lge adulte que lon constate quel point notre productivit est diminue par une technique incomplte alors que lon se pensait champion du clavier pour participer un chat ! Si vous frappez deux ou trois doigts, il est fort probable que vous soyez en mesure de frapper environ 15 mots la minute. Aprs deux mois dexercices rguliers (3 4 sances de 15 minutes par semaine), vous devriez tre en mesure de saisir jusqu 45 mots la minute (soit une amlioration de 200 % de votre efficacit). Voici deux exemples qui vous aideront vous dcider pour cet apprentissage : - En usage quotidien (rdaction de courrier lectronique par exemple) : si vous tapez 15 mots/minute pendant 2 heures par jour, vous saisirez 1 800 mots par jour mais si vous tapez 45 mots/minute, vous effectuerez le mme travail en seulement 40 minutes ce qui vous fera gagner 1h20 par jour, 6h40 par semaine et 26h40 par mois ! - 152 -

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 - En usage intensif (rdaction dun mmoire ou dune thse) : si vous tapez 15 mots/minute pendant 6 heures par jour, vous saisirez 5 400 mots par jour mais si vous tapez 45 mots/minute, vous effectuerez le mme travail en seulement 2 heures ce qui vous fera gagner 4 heures par jour, 20 heures par semaine et 80 heures par mois ! Les principaux repres pdagogiques de TapTouche Vous retrouverez ici les principaux points qui font de lapproche TapTouche une mthode efficace, motivante et simple pour lapprentissage de la frappe au clavier: une progression graduelle des exercices; une rptition constante des caractres dj appris; des animations qui retiennent lattention de lapprenant sur lcran; du perfectionnement personnalis pour chaque apprenant; des rapports de statistiques que lenseignant peut exporter et utiliser; des outils qui permettent lenseignant de personnaliser lapprentissage. Lapprentissage de la mthode 10 doigts Avant chaque exercice enseignant de nouveaux caractres dans TapTouche, une directive crite, appuye par une animation, explique comment taper ces caractres selon la mthode 10 doigts. Les exercices sont ordonns par niveau de difficult croissant et sont composs dun maximum de deux nouveaux caractres, afin de ne pas dcourager les apprenants. Lexprience sur le terrain, par exemple lors de formations, a dmontr que la difficult tait dj beaucoup plus grande ds le deuxime exercice, parce que lajout de deux caractres oblige lapprenant utiliser quatre doigts plutt que deux. Contrairement dautres approches, celle de TapTouche propose de courts exercices lapprenant afin dviter la monotonie et de prvenir, par une charge de travail trop grande, une fatigue propice adopter de mauvaises habitudes. Les caractres appris reviennent ensuite dans les exercices qui suivent, donnant loccasion de les pratiquer rgulirement. De plus, tous les 4 ou 5 exercices, TapTouche prsente une activit rcapitulative de tous les caractres appris jusque-l. Cet encadrement permet une rptition essentielle lapprentissage. Pour devenir efficace avec un clavier dordinateur, il faut shabituer aux combinaisons de syllabes et aux mots les plus frquents dans une langue. Cest pour cette raison que, ds le moment o TapTouche est en mesure de former des mots avec les caractres connus par lapprenant, ces derniers vont apparatre dans les exercices.

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Formation Pourquoi y a-t-il des animations dans le bas des fentres dexercice ? Pendant les exercices, une animation humoristique apparat au bas de la fentre et ragit de faon diffrente selon que le caractre tap est le bon ou pas. Ces animations poursuivent deux objectifs : Apprendre ne pas regarder le clavier. En effet, lanimation captive lattention de lapprenant qui sattarde moins regarder le clavier. Briser la monotonie en amusant lapprenant. Cela rend lapprentissage moins austre. Dautres outils dapprentissage du doigt prsentent lcran un clavier sur lequel les doigts bougent. TapTouche na jamais adopt cette approche car nous estimons quelle est en contradiction avec lobjectif de base dapprendre ne pas regarder le clavier. Comme on ne veut pas que lapprenant regarde le clavier, on ne laffichera pas lcran non plus: on veut plutt loublier. De toute faon, il est impossible de suivre le mouvement des mains en mme temps que lon tape, ce qui rend donc cette fonctionnalit inutile. Le perfectionnement avec TapTouche TapTouche offre aux apprenants des exercices de perfectionnement qui sont bass sur leurs statistiques personnelles. Le logiciel identifie les faiblesses de lapprenant sur le plan de la prcision et de la vitesse. Il concocte ensuite des exercices pratiques personnaliss grce auxquels lapprenant amliore ses faiblesses. Les exercices proposs visent les points suivants: lamlioration de la prcision; lamlioration de la vitesse; les doigts les plus difficiles; les touches les plus difficiles; les caractres les plus difficiles. Les statistiques Les statistiques de chaque tape sont compiles. TapTouche indique la fois le nombre de mots la minute et le nombre derreurs. Lenseignant peut exporter le rapport de statistiques afin de sen servir dans un chiffrier lectronique ou un traitement de texte.

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Prsentation de linterface : Rubrique Exercices : Cette rubrique comprend tous les exercices de votre cours, autant ceux russis que ceux non complts. Si vous chouez un exercice, vous devez le refaire avant de commencer l'exercice suivant car Tap'Touche introduit de nouveaux caractres en plus de ceux dj appris. Vous pouvez aussi refaire un exercice dj complt pour amliorer votre dextrit Rubrique Pratique : Ces exercices de pratique vous permettent de taper des textes continus. Vous pouvez utiliser ces textes pour amliorer votre vitesse et votre prcision dans un contexte rel. Nous vous recommandons cependant d'avoir complt toutes les leons de la section Exercices avant de pratiquer votre frappe sur ces textes car vous risqueriez de devoir utiliser des caractres que vous n'avez pas encore appris. Rubrique Ergonomie : Cette section comprend des informations sur les problmes lis au travail l'ordinateur et propose des conseils pour adopter de saines habitudes de travail : position, clairage, protection des yeux, etc. Rubrique Statistique : Cette rubrique comprend toutes les statistiques sur vos performances de frappe. Vous pouvez y voir votre vitesse de frappe et le nombre d'erreurs commises. Consultez-la rgulirement pour valuer vos progrs. Vous pourrez galement exporter vos rsultats sur votre tableur prfr pour constater vos progrs. Rubrique Perfectionnement : Cette rubrique vous propose des exercices personnaliss en fonction des faiblesses dtectes grce aux statistiques. Ces exercices sont plus difficiles mais aussi plus bnfiques pour vous puisqu'ils prennent en compte vos faiblesses. Rubrique Jeu : Aprs avoir bien travaill, il faut s'amuser! Le jeu propos vous divertira tout en vous permettant d'amliorer votre frappe. Nhsitez pas dfier vos amis avec ce jeu !

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Formation

Bon apprentissage...

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Services numriques
Vous disposez au sein de lUniversit Lumire Lyon 2 de divers services numriques : Podcasts ; Carte Cumul ; Copieur numrique connect ; WIFI Lyon 2 ; Salles de libre accs informatique et Hotline en cas de difficults informatiques.

1. Podcast
1.1 Quest-ce que le podcast ?
Le podcasting (ou baladodiffusion) est un moyen habituellement gratuit de diffusion de fichiers audio ou vido sur Internet que l'on nomme podcasts (ou balados). Par l'entremise d'un abonnement aux flux RSS (Really Simple Syndication) ou Atom, la baladodiffusion permet aux utilisateurs d'automatiser le tlchargement d'missions audio ou vido, notamment pour leur baladeur numrique, sur le disque dur de leur ordinateur personnel, pour une coute immdiate ou ultrieure. Termes connexes : baladodiffuser, balado, baladomission, baladobillet, baladodiffusable, balado audio, balado vido, carnet audio, audioblogue, carnet vido, vidoblogue, podcast, podcaster, podcatching, phonambulle, blogcasting, podiffusion. Source : http://fr.wikipedia.org/wiki/Podcast Pour trouver les podcasts de la WebTV, rendez-vous sur la rubrique WebTV de lENT et cliquez sur une des icnes du podcast.

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Formation

1.2

Abonnement podcast (baladodiffusion)

Pour vous abonner un podcast propos par lUniversit, cliquez sur l'une des icnes suivantes :

Quelle est la signification des icnes IPOD et AUDIO ? iPod: pour vous abonner au flux optimis pour iPod. Vous pouvez ainsi tlcharger les reportages de la WebTV sur votre iPod grce au logiciel iTunes (disponible sur Mac et PC). Audio : pour vous abonner la version sonore de la WebTV. Vous pouvez ainsi tlcharger la version sonore des reportages de la WebTV sur nimporte quel baladeur mp3. Flux : pour vous abonner au flux podcast standard. Vous pouvez ainsi tlcharger les reportages de la WebTv sur tout type de baladeur vido : archos, creative, Neo, PSP 1.2.1 Lutilisation des podcasts ncessite-t-elle linstallation dun logiciel ? Vous devez avoir install un logiciel offrant une fonctionnalit de mise jour automatique de votre iPod, baladeur MP3 - 158 -

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 Plusieurs logiciels multi plateformes (PC, Mac) de ce type existent : iTunes ou Juice. Ces logiciels sont gnralement gratuits. 1.2.2 Comment faire pour synchroniser les podcasts de la WebTV sur votre iPod avec iTunes ? 1 / Tlchargez et installez le logiciel iTunes. Le logiciel est tlchargeable ladresse suivante :
http://www.apple.com/fr/itunes/download/;

2/ Connectez-vous la WebTV ; 3/ Slectionnez la chane laquelle vous souhaitez vous abonner ; 4/ Cliquez sur licne IPOD ; 5/ Le logiciel iTunes se lance automatiquement. Les reportages sont stocks dans le dossier Podcast du logiciel ; 6 / Les reportages non encore tlchargs apparaissent griss. Cliquez sur le bouton obtenir si vous souhaitez les rcuprer ; 7/ Connectez votre iPod votre ordinateur. Le logiciel iTunes le dtecte et met jour votre iPod en fonction des paramtres de mise jour que vous avez stipuls ; 8/ Pour modifier les paramtres de mise jour de vos podcasts, dans le menu iTunes cliquez sur Prfrences ;

9/ Cliquez ensuite sur iPod puis Podcasts afin dindiquer vos paramtres dactualisation. Vous pouvez soit actualiser tous les podcasts, soit actualiser les podcasts slectionns.

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Formation 1.2.3 Comment faire pour synchroniser les podcasts de la WebTV sur votre baladeur MP3 avec Juice ? 1 / Tlchargez et installez le logiciel Juice. Le logiciel est tlchargeable ladresse suivante : http://juicereceiver.sourceforge.net/ (Note : pour un baladeur vido, suivez la mme procdure en utilisant licne Flux au lieu de licne Audio ) 2/ Connectez-vous la WebTV. 3/ Slectionnez la chane laquelle vous souhaitez vous abonner. 4/ Copiez ladresse du lien correspondant licne AUDIO en faisant un clic droit sur l'icne AUDIO et en slectionnant Copier l'adresse du lien dans le menu propos. 5/ Lancez le logiciel. Dans le menu Prfrences (onglet Gnral ), indiquez le lieu de stockage de vos podcasts (votre lecteur MP3) laide du bouton Naviguer

6/ Dans longlet Abonnement du logiciel, cliquez sur licne ajouter de nouvelles ressources et collez le lien dans le champ URL.

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Descriptif des outils de lENT de Lyon 2 7/ Pour lancer le tlchargement de vos podcasts sur votre lecteur MP3, cliquez sur Vrifier les sources .

Longlet Tlchargements vous permet de visualiser la progression du tlchargement sur votre baladeur.

8/ Vous pouvez maintenant couter la WebTV sur votre baladeur. NB : vous pouvez vous mme produire aisment des podcasts en utilisant les flux RSS au sein de vos documents (voir partie 10.13)

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Formation

2. Carte Cumul
Afin de vous faciliter la vie sur le campus, l'universit Lyon 2, le CROUS et la Rgion Rhne-Alpes, vous proposent la Carte Universitaire Multiservices. Avec une seule et mme carte, vous pouvez accder aux salles de travail informatique, imprimer vos documents, obtenir des imprims administratifs, retirer des ouvrages en bibliothque, payer vos repas au resto'U et les boissons aux distributeurs automatiques, etc. Si vous tes dj tudiant, une fois votre rinscription effectue, une vignette vous est remise. Elle atteste de votre statut d'tudiant pour l'anne. Les services qui sont ou seront proposs : Accs :
Salles de travail informatique, Espaces accs contrl, margement lectronique, Parkings et locaux pour les personnels, Certificats de scolarit, dition et consultation des relevs de notes, Inscription aux activits sportives, Emprunt des livres la bibliothque, Acclration du traitement des bourses, Impressions dans les salles de travail informatique, Boissons et friandises aux distributeurs automatiques, Repas au Resto'U et la cafet'U.

dition : Gestion :

Paiement :

2.1 Comment rditer votre carte ?


En cas de perte, vol ou dtrioration, vous devrez vous acquitter dune somme de 10 euros pour la rdition auprs : Campus Berges du Rhne : Guichet des services numriques, 18 quai Claude Bernard, du lundi au vendredi de 7h45 18h45 : 0478697104 Campus porte des Alpes : Btiment P, salle P128, du lundi au jeudi de 9h 18h et le vendredi de 9h 13h : 0478774361. Vous venez de perdre ou de vous faire voler votre carte CUMUL ? Appelez immdiatement le 0478773131 pour invalider les droits lis votre carte. Faites ensuite rditer votre carte. Contact : cumul@univ-lyon2.fr - 162 -

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3. Copieur numrique connect


Quest-ce que c'est ? Il s'agit de nouveaux photocopieurs installs dans les services centraux, composantes, salles de libre accs informatique... Ces photocopieurs sont dots de fonctions particulires qui vous permettent : d'imprimer, partir de votre ordinateur, en bnficiant des options de celui-ci (recto/verso, cahier, agraf, A3,...) ; de scanner des documents papiers afin d'en obtenir une version numrique dans votre bote aux lettres lectronique ; d'effectuer une reconnaissance de caractres d'un document papier afin d'en obtenir une version Word ou Excel... Exemple d'utilisation : Recevoir un document papier dans sa bote mail : 1. Placer le(s) document(s) dans le chargeur (jusqu' 70 feuilles) 2. Demander l'affichage de toutes les fonctions. 3. Slectionner la fonction courrier lectronique 4. Appuyer sur le bouton A (permettant de saisir l'adresse du ou des destinataires) 5. Taper le nom du destinataire puis appuyer sur Entrer. Le photocopieur interroge automatiquement l'annuaire de l'Universit et affiche la liste des emails qui correspond. Appuyer sur Ajouter puis Termin 6. Appuyer sur la touche copie comme pour faire une photocopie... c'est dans votre bote aux lettres !!! (vous pouvez maintenant si vous le dsirez, rexpdier vos documents, les intgrer dans un document lectronique de type traitement de texte, ...) Les salles de travail informatique du campus Porte des Alpes ainsi que les salles du campus Berges du Rhne sont quipes de cette technologie. N'hsitez pas demander de l'aide aux moniteurs qui surveillent ces salles.

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Formation

4. WIFI Lyon 2
4.1 Le Wifi ?
Il s'agit d'une liaison Internet haut dbit sans fil. Afin de vous faciliter encore plus la vie sur les campus, l'Universit vous propose d'accder l'Internet sans fil. Avec votre ordinateur quip d'une carte wifi et en lanant un navigateur internet (Internet Explorer, Safari, Firefox...), vous pouvez depuis les deux campus accder l'Environnement Numrique de Travail.

4.2

Qui peut accder au Wifi ?

Toute la communaut universitaire (enseignants, personnels, chercheurs ; tudiants,...) ainsi que les visiteurs extrieurs.

4.3

O accder au Wifi ?

Une quarantaine de bornes WIFI-LYON2 sont rparties sur les campus Porte des Alpes et Berges du Rhne. Parmi les espaces quips, citons les deux bibliothques universitaires (BU, Chevreul), l'IUT Lumire. Vous trouverez galement des accs Wifi sur : - le Campus Porte des Alpes : A116, Amphi Lumire, Scuio, Amphi Culturel, Amphi Cujas, Amphi Condorcet, Amphi Minerve, Amphi A, Amphi B, F006, F148, Baie, Amphi Salle des confrences, Salle du Conseil, K02, K18D, K18K, K216, K239, K242, Amphi Cassin, Amphi E (Delpech), Amphi F, Baie L1, Amphi G, L0001, L04B, L204, L209Bis, DRI 107, Maeva 118 ; - le campus Berges du Rhne : BR18, G003, Amphi Benveniste, B125, HALL 18, HALL 16, DR18, CR15, C129, Amphi Laprade, BAIE A, GR18B, GR03, G123A, G404C, G108, G212B. Les point wifi des campus Porte des Alpes et Berges du Rhne sont identifiables ce symbole.

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4.4

Comment accder au Wifi ?

Avec Windows XP

Fentre connexion Wifi PC, cliquez aprs avoir activ votre wifi sur Actualiser la liste des rseaux

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Formation

Wifi PC choix rseau : Choisissez Wifi-Lyon2 et cliquez sur connecter

Fentre connexion Wifi PC - 166 -

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2

Avec OSX
tape 1 : choisissez dans vos connexions rseaux WIFI-LYON 2

tape 2 : lancez votre navigateur tape 3 : la page de connexion Wifi s'affiche. Si toutefois laffichage prend du temps, essayez de vous connecter un site extrieur Lyon 2 et cest la page de connexion Wifi qui vous sera renvoye.

tape 4 : tudiants/personnels/enseignants de l'Universit : saisissez vos identifiant et mot de passe de messagerie

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Formation tape 5 : un message de confirmation de connexion et une petite fentre de dconnexion apparaissent. Soyez patient, dans certains cas la fentre prend un peu de temps venir.

tape 6 : vous tes connect. Vous pouvez maintenant aller sur Internet. tape 7 : pour vous dconnecter, cliquez dans la petite fentre de dconnexion Vous trouverez la liste actualise des points daccs wifi pour les deux campus dans la rubrique SOS/WIFI de lENT.

5. Salles de libre accs informatique


Diffrentes salles de libre accs informatique sont accessibles tout au long de l'anne universitaire sur les deux campus. Un moniteur-tuteur ou un assistant est prsent dans chacune dentre elles pour vous accompagner. Ces salles sont quipes dordinateurs mac et pc disposant des principaux logiciels (bureautique, accs Internet...) ainsi que de copieurs multifonctions pour imprimer vos travaux ou pour accder au service gratuit de "scan to mail". Si vous tes tudiant de Licence, vous avez accs de plein droit aux salles suivantes : Campus des Berges du Rhne : - salle du sous-sol du dme E022 ( proximit de la cafet'U, Guichet des Services Numriques) Campus Porte des Alpes : - salle PR21, Btiment P ; - salle 006F, Btiment F ; Ouverture du lundi au vendredi de 9h 19h. Si vous tes tudiant de master, doctorant ou enseignant-chercheur, vous avez accs de plein droits aux salles suivantes ouvertes du lundi au vendredi de 7h45 18h45 : Campus des Berges du Rhne - Guichet des Services Numriques, sous-sol du dme ( proximit de la cafet'U) Campus Porte des Alpes - Guichet des Services Numriques, Btiment P, 1er tage, salle P128 - 168 -

Descriptif des outils de lENT de Lyon 2

6. Services individualiss
LUniversit met votre disposition un ensemble de services numriques destins vous aider tout au long de lanne universitaire. Si toutefois vous rencontrez des difficults dans leur utilisation (activation du bureau virtuel, utilisation ou rdition de votre carte CUMUL, dition dun document administratif partir de votre ENT, ) ou si vous dsirez avoir accs un service particulier du type numrisation petits et grands formats, impression grands formats, prts d'quipements informatique et audiovisuel, ... vous trouverez rponses et accompagnement : - pour le campus Berges du Rhne au Guichet des Services Numriques, 18, quai Claude Bernard, sous-sol du dme, 69007 Lyon. Tl : 0478697104 Horaires d'ouverture du service : du lundi au vendredi de 7h45 18h45 non stop - pour le campus Porte des Alpes au Guichet des services numriques du service SENTIER, Bt. P, 1er tage, salle P128, 5 avenue Pierre Mends France, 69676 Bron. Tl : 0478774361 Horaires d'ouverture du service : du lundi au jeudi de 9h 18h non stop et le vendredi de 9h 13h.

6.1

Hotline tudiante

Vous disposez galement dune Hotline tudiante : ladresse http://etu.univ-lyon2.fr, cliquer sur loutil Hotline remplir le formulaire de demande. et

6.2

Hotline des personnels

Vous pouvez soit : - contacter par tlphone le 31 31 (04 78 77 31 31). Un technicien prendra en charge votre demande. - aller ladresse <http://intranet.univ-lyon2.fr>, cliquer sur loutil et remplir le formulaire de demande Hotline dintervention. Un technicien traitera votre demande.

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Notes personnelles

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Notes personnelles

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