PUESTA EN MARCHA DE LA EMPRESA- INDICADORES EN GESTIN

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Paso 6 Puesta en marcha de la empresa

El gran sueo de un emprendedor es abrir la puerta de su propio negocio. Sin duda, es un momento de emocin, pero tambin de enorme compromiso porque se inicia la etapa de ejecutar las estrategias que se han plasmado en el plan de negocios. Toda la voluntad de empresa, sus productos, su comercializacin y conseguir los recursos, se materializan y su el comienzo si se ha cumplido a cabalidad la etapa de planeacin Tambin implica asumir nuevos retos y encontrarse posiblemente con algunos detalles que no se alcanzaron a percibir en el proyecto empresarial. En esta fase es indispensable la mayor concentracin y una gran disciplina para seguir el plan trazado. El nuevo empresario se debe sentir seguro y ante cualquier duda remitirse a su plan de negocios, es la bitcora de vuelo y en lo posible no se debe alejar de lo que all consign, salvo que las circunstancias ameriten contar con la ayuda de expertos asesores o, simplemente, de la experiencia de otros empresarios. para los trmites que deber hacer para que su empresa exista de manera formal y legal desde el primer da, para usted, sus inversionistas, socios, clientes, el Estado y el mercado nacios u empresa no debe ser un suplicio sino la recompensa y la alegra de ver la terializacin de sus sueos. En la medida que usted est plenamente convencido del plan de negocio que ha redactado, le sobrarn los consejos de los amigos o los malos presagios de quienes le advierten de riesgos; a mayor planeacin, menos improvisacin. Si maximiza la planeacin, minimiza los fracasos y optimiza recursos; recuerde que es usted quien tiene el control y el poder de concretar los planes. Si bien todos los aspectos son importantes, debe darles prioridad a los temas legales y que tengan que v.er con permisos, licencias, patentes, seguros y dems herramientas que estn a su alcance para que haga bien las cosas desde el primer da. Seguramente la ansiedad es muy grande, as que el empresario debe mantener su mente centrada en lo que agregue valor a su plan de negocios y no distraerse con detalles menores como elegir el mobiliario o humano que estar a su servicio sea el indicado y tenga para los nuevos empresarios. Toda travesa se inicia con un paso, proverbio chino. ma-

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Consejo editorial: Rosario Crdoba, Dario Montoya. Concepto y edicin general: Promopress / Beatriz Vsquez Gmez. Textos: Oscar Pantoja. Revisin tcnica: Grupo de Emprendimiento y Empresarismo. Direccin General del SENA. Ilustraciones: Daniel Rueda y diseo: ngel David Reyes Durn. Produccin: Pre Prensa Publicaciones Semana. Coordinacin general del proyecto: Mario Restrepo Quintero. COPYRIGHT 2007 PUBLICACIONES DINERO S.A Todos los derechos reservados

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La legalidad: llave de la prosperidad comercial

Un emprendedor debe saber que para efectuar una transaccin comercial, su empresa debe estar organizada y legalmente constituida, de lo contrario cualquier acuerdo mercantil que realice no tendr soporte ni credibilidad. Las compaas que requieren de productos o servicios, y que entran en contacto directo con los empresarios nacientes, demandan estos requisitos para no entrar en problemas de tipo legal o tico frente al Estado. El simple hecho de obtener el RUT, en el caso de una persona natural, es indispensable para registrarse como proveedor en cualquier empresa. Con mayor razn una empresa que busca acomodarse en el mundo actual con rangos de calidad y competitividad. Cmo ha de realizar una transaccin comercial a gran escala si no tiene definida la empresa en su aspecto legal?

Existe una serie de mitos o excusas para no legalizar las dcimas de cuero para sus reparaciones paga imla empresa, pero quizs el ms importante y errneo puesto en el almacn. Por no llevar contabilidad ni eses el de los impuestos. Los emprendedores que no tar legalizado no reporta el IVA pagado ni factura IVA, formalizan sus empre-sas, y que incurren en procesos en consecuencia, pierde la recuperacin de ese IVA empricos ar-gumentando que por esta va van a ser que ha pagado antes; dice Jess Galindo que hace exitosos, son quienes fracasan con mayor rapidez, parte del Grupo de Emprendimiento y Empresarismo pues no tienen futuro, la competencia no los dejar del SENA. Adems de la asesora legal que hayan sobrevivir. La realidad de este asunto y que desbara- recibido los emprendedores, por parte de las instituta el mito es que las personas pagan ms impuestos ciones en que se han apoyado para elaborar su plan cuando no han formalizado o legalizado su empresa. de empresa, es importante tener en cuenta el portal Es una verdad que hay que identificar para evitar. Nos www.crearempresa.com.co en donde Confecmaras, hemos quedado con la versin de hace treinta aos con sus Centros de Atencin Empresarial, ayudan donde lo ms importante en tributos era el impuesto a en lo que tiene que ver con los principales requisitos la renta que se aplicaba a los que ms tenan. Hoy, los para crear empresa (tipo de empresa, nombre o razn impuestos indirectos son el 70 por ciento del ingreso so-cial, marcas, actividad econmica, uso de suelo, corriente del estado, se aplican al consumidor. Yeso y simulador de pagos para conocer cunto le cuesno lo han entendido los que plantean negocios. Yo no ta crear su empresa); la definicin de si es persona me legalizo porque me cobran impuestos; dicen. Una natural o jurdica, y as poder seguir los pasos ante persona que haga reparacin de zapatera y vaya a la Cmara de Comercio para formalizar su empresa. Ms adelante encuentra informacin al respecto. comprar

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El marco legal
Permiso de funcionamiento por parte de las autoridaUna empresa existe ante el Estado en el momento en des civiles y de Polica. Se renueva anualmente. Para que se legaliza. Los trmites para legalizar las acti- ser tramitado se necesita: vidades comerciales y mercantiles que las empresas Registro Mercantil (en negocios nuevos) o De-claraefectan son iguales para todas ellas y bsicamen- cin de Industria y Comercio. te se centran en Cmara de Comercio de la ciudad Permiso de Bomberos. donde se encuentra la direccin general de la em- Permiso de Planeacin Distrital o Municipal. presa, Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales Permiso de SAYCO (Sociedad de Autores y Com(DIAN), entidades del sector pblico que expiden li- positores de Colombia). Mayor informacin en www. cencias y permisos de funcionamiento segn la activi- sayco.org, para usar msica ambiental en establecidad especfica de la empresa y afiliacin al sistema de mientos comerciales. Proteccin Social para garantizar que los trabajadores Registro INVIMA (Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos). para produccin de a su servicio tienen cobertura. Estos trmites se pueden resumir en: alimentos. 1. Constitucin de la empresa y registro ante la 4. Afiliacin al Sistema de Proteccin Social Son varias entidades, cada una creada para brindarles beCmara de Comercio La empresa puede ser unipersonal o estar conforma- neficios especficos a los trabajadores ya sus familias. da por varios socios (ms adelante se describe cada Los aportes son mensuales. tipo), en todo caso, de este paso se obtiene el registro E.PS. Empresa Promotora de Salud. mercantil que se deber renovar cada ao. Este ase- A.R.P. Administradora de Riesgos Profesionales. gura, entre otros aspectos, que la empresa existe. Fondos de Pensiones y Cesantas. 2. Obtencin del nmero de identificacin tributa- Caja de Compensacin Familiar. Adems de estas afiliaciones obligatorias para los traria. N IT Es el cdigo o serie de nmeros que le asigna la DIAN bajadores, la empresa est obligada a hacer aportes y va a identificar su empresa para el tema de impues- mensuales al SENA (Servicio Nacional de Aprendizatos, tanto los que debe pagar como los que tendr je) y al ICBF, Instituto Colombiano de Bienestar Faa favor. Si no hay ventas no habr impuestos a las miliar). ventas, si su empresa hace compras y paga IV A esto Esta lista no debe sorprender al nuevo empresario, queda registrado a su favor y luego se cruza con el ya que en el plan de negocios ha debido quedar no IVA que debe pagar. slo mencionado sino presupuestado el trmite de le3. Licencias o permisos de funcionamiento Depen- galizacin de la empresa de acuerdo con el tipo de diendo de la actividad econmica que realice necesi- actividad, la ubicacin y la cantidad de trabajadores tar ms o menos trmites, pero en todo caso cubren a contratar. De aqu se desprenden unos gastos fijos mensuales, se-mestrales y anuales, as como otros los siguientes aspectos: Patente de Sanidad expedida por la Secretara de imprevistos: liquidaciones, vacaciones, primas, entre otros, que todo buen financiero debe contemplar . Salud.

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Ventajas de la legalizacin
La informalidad para un empresario significa permanecer en una posicin de continua inseguridad, adems, se cierran puertas para el proceso de sostenibilidad en el mercado o de crecimiento de la empresa. Dicha situacin coloca al empresario en condiciones desfavorables y hasta puede verse sometido a chantajes. De otro lado, estar formalizado representa buenas oportunidades de negocios con grandes entidades privadas o del Estado as como beneficiarse de fondos de cofinanciacin de proyectos, de tener reconocimiento ante diferentes actores, necesarios para su propio desarrollo empresarial.

Es probable que siendo informal slo consiga hacer Se puede presentar y beneficiar de los resultados de negocios con otras empresas tambin in-formales lo concursos, becas, y convocatorias de entidades pblique supone doble riesgo a mediano plazo. Si su em- cas y privadas, nacionales e internacionales. Tiene la posibilidad de realizar alianzas estratgicas presa est legalizada: Puede acceder a crditos institucionales con intere- con otros empresarios. ses razonables que amortiza peridicamente y le per- Puede participar de operaciones financieras, de leamiten ganar un reconocimiento del sector financiero. sing, de bolsa, entre otras. Va a gozar, por Ley, del amparo de cualquiera de sus Obtener beneficios y servicios institucionales. actividades comerciales por la posibilidad de actuar Realizar negocios nacional e internacional mente, judicialmente y de contar con otros respaldos y apo- importando o exportando. Acogerse a beneficios de Ley. yos. Puede acceder a contratos con entidades del Estado Facilidad de afiliacin a Gremios u Organizaciones y empresas privadas, de tal modo que sus ventas se Empresariales. incrementarn notablemente. Proyecta una imagen Adelantar campaas publicitarias de promocin y de credibilidad y calidad muy positiva para sus clien- mercadeo en los diferentes medios de comunicacin. tes en beneficio suyo y de ellos. Realizar actividades de franquicias. Tendr un nombre en el mercado y en el mundo co- Cul es el tipo de empresa que ms le conviene? mercial, y por este beneficio accede a mucha infor- Que la empresa sea legalmente constituida es algo macin que de otro modo no le sera entregada. No que no debe tener discusin, lo que s puede decidir olvide que para muchas prestigiosas empresas como en forma estratgica el empresario es qu tipo de fiCoca Cola, Toyota, BMW, Motorola, Nike, Microsoft, gura legal es la que ms le conviene, de acuerdo con McDonalds, Kodak, la sola razn social ya es un ac- sus fuentes de financiacin, sus planes de comerciativo. lizacin y el alcance o cobertura que espera desarroLos datos de su empresa han de aparecer en las ba- llar. En forma muy general las empresas pueden ser ses de datos de diferentes Cmaras de Comercio de una sola persona (E. U. Empresa Unipersonal) o de los municipios. Esto es de mucha utilidad porque de muchas o inclusive pertenecer a otras empresas dichas entidades constantemente realizan ruedas de y se llaman sociedades, de las cuales existen varios negocios, ferias, diferentes capacitaciones y activi- tipos. dades a las cuales con seguridad su empresa ser invitada. Brindar bienestar a su comunidad generando empleo, proporcionando aportes y haciendo crecer al pas.

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Empresa Unipersonal E.U. (1 persona) Esta perso- fusionar y transformar en pluripersonal. As mismo, na que conforma su empresa tiene la calidad de co- puede contar con agencias o sucursales. Est prohimerciante y est en capacidad de realizar actividades bido para el empresario retirar para s o para terceros especficas de ndole mercantil. En el registro mercan- bienes de la empresa. Igualmente, tambin tiene protil aparece como una persona jurdica. La empresa hibido contratar con la misma empresa. unipersonal puede constituirse por: Comerciantes, personas naturales, jurdicas y de- Las sociedades ms profesionales que desarrollen actividades comer- En una sociedad existe ms de una persona natural ciales. o jurdica y se debe constituir por contrato pblico. Las actividades comerciales que estas personas van Sobre este tema ample informacin en www.supera desarrollar deben aparecer en el acto de constitu- sociedades.gov.co. Las sociedades se clasifican de cin. Requisitos: Nombre. Identificacin y domicilio. La empresa se debe designar con la sigla E.U. Sede de la empresa. Duracin de la empresa. Descripcin de los bienes, valor y disponibilidad. Capital de la empresa. Forma de administracin de la empresa. Otras empresas existentes del mismo tipo. acuerdo con tres elementos clave: 1 . Tipo de actividad Aunque la sociedad es esencialmente mercantil, es decir, creada para hacer transacciones comerciales, se debe definir el tipo de actividad de acuerdo con la Cmara de Comercio de cada municipio. Cada categora tiene un nmero que la identifica y el hecho de pertenecer a una u otra le va a permitir restringir ciertas actividades. Es prioritario que el empresario evale cada categora y se ubique en la ms ade-

El administrador de la empresa unipersonal puede ser cuada. Si la sociedad realiza diversas actividades, es el mismo socio constituyente o varias personas de- posible inscribirse en varias categoras, lo que incresignadas por l. La o las personas designadas para menta costos, pero a la vez permite mayor grado de administrar tienen que apare-cer al momento de ins- operacin. cribirse en la Cmara de Comercio del municipio co- 2. Responsabilidad Es la responsabilidad que los socios tienen frente a rrespondiente. El empresario deber llevar una contabilidad in-de- terceros. En el caso de sociedades de economa sopendiente en libros de contabilidad, foliados y regis- lidaria, limitadas, o annimas, los socios responden trados, que permita conocer el historial comercial del hasta el lmite de los aportes realizados al comienzo negocio. Estos folios se deben hacer por partida do- de la sociedad. En el caso de sociedades ilimitadas la ble. Los libros que debe llevar son: libro de diario, libro responsabilidad va hasta responder con su patrimonio personal. mayor y libro de inventaras y balance. Es importante recordar que el empresario es sujeto 3. Participacin del socio en la sociedad Segn los pasivo de impuestos por su patrimonio y, por tanto, ac- aportes de capital que los socios realicen en el mota como una sociedad de res-ponsabilidad limitada. mento de la constitucin de la sociedad, tendrn ms El empresario puede terminar su empresa por volun- o menos poder en las decisiones clave. Es fundamentad propia, vencimiento de trmino, muerte, imposibi- tal que el empresario asegure tener el control de la lidad de desarrollar la actividad. As mismo la empresa unipersonal se puede sociedad

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Tipos de sociedad
Las sociedades pueden ser con o sin nimo de lucro, como es el caso de las cooperativas, fundaciones u organizaciones no gubernamentales ONG. Hay que diferenciar entre tipos de sociedad y tipos de empresa.

Sociedades con nimo de lucro

Sociedad limitada

dad, los libros de actas y dems documentos de la compaa. Causales de disolucin:

Esta sociedad es la que se establece con socios que Exceder en nmero inicial de socios. limitan su responsabilidad al pago de cuotas de valor Tener prdidas por ms del 50 por ciento del capital. igual. Se conoce con la abreviatura LTDA. Sus caractersticas son: Mnimo 2 socios, mximo 25. Sociedad Annima Se conforma por una reunin de un fondo social de

Los socios deben pagar los aportes suscritos por accionistas y tienen limitadas sus responsabilidades al monto de sus aportes o acciones. Su administraobligacin. Dichos aportes tendrn que dividirse en cuotas de cin est a cargo de gestores temporales con facilidad de cambio. Se le designa con las letras S. A. igual valor. Las cuotas no deben ser ttulos negociables. Para constituir una sociedad annima se re-quiere: La responsabilidad de sus socios se limita a su Asociar el capital de mnimo 5 accionistas. Pagar la tercera parte de la accin suscrita. o Dividir aporte. Debe tener una razn social con su respectiva abre- el capital en ttulos de igual valor. viatura. Los socios pueden ser personas naturales o En una sociedad annima la administracin puede ser jurdicas. El pago de los aportes se debe hacer en el delegada a propios y extraos. Lo importante en este momento mismo de la constitucin y se debe acredi- tipo de sociedad es el monto de capital que aporta. Se tar por certificado de una entidad financiera. La ad- deben tener en cuenta irregularidades como el lavado ministracin, igual que la representacin, correspon- de dinero, actividades ilcitas y freno a monopolios. de a todos los socios y podr ser delegada por una Cada socio tendr votos conforme a las acciones que junta directiva donde se establezcan claramente las posea. Tiene derecho a asistir a las asambleas y tener funciones. Todos los socios tendrn derecho a revisar voz en ellas, participar de las utilidades y una vez se liquide la sociedad participar de las recuando quieran la contabiliservas. As mismo, negociar libremente sus acciones e inspeccionar los libros de contabilidad.

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Sociedades sin nimo de lucro Las sociedades sin nimo de lucro se dividen en dos: 1. Las asistencialistas que son bsicamente asociaciones, fundaciones y corporaciones. 2. Las empresas de economa solidaria que bsicamente son precooperativas cooperativas (trabajo asociado, multiactivas, especializadas e integrales), mutuales, fondos de empleados y empresas comunales rentables. Fuente: Manual para el Establecimiento de Sociedades (lvaro Barrero Buitrago)

Tipos de empresa
Micro, pequeas y medianas empresas (MIPYME). Es toda unidad de explotacin econmica, realizada por personas naturales o jurdicas, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, rurales o urbanas, que respondan a dos (2) de los siguientes parmetros: Microempresa Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores. Activos totales excluida la vivienda por valor inferior a quinientos (500) salarios mnimos mensuales legales vigentes. Pequea empresa Planta de personal entre once (11) Y cincuenta (50) trabajadores. Activos totales por valor entre quinientos uno (501) Y menos de cinco mil (5.000) salarios mnimos mensuales legales vigentes. Mediana empresa Planta de personal entre cincuenta y uno (51) Y doscientos (200) trabajadores. Activos totales por valor entre cinco mil uno (5.001) a treinta mil (30.000) salarios mnimos mensuales legales vigentes. Para la clasificacin de las MIPYMES se presentan combinaciones de parmetros de planta de personal y activos totales diferentes a los indicados, el factor de-terminante de clasificacin ser el de activos to-tales. Para mayor informacin sobre MIPYMES consulte en www.mipymes.gov.co

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Constitucin de la empresa
Una vez haya decidido la figura legal que ms le conviene, si su empresa ser unipersonal o una sociedad, lo que sigue es acercarse a la Cmara de Comercio de su ciudad para iniciar la constitucin.

Trmites bsicos (Fuente: Cmara de Comercio de Bogot)

Cmaras de Comercio estn para fomentar la creacin y existencia legal de las empresas.

1. Consulta de nombre ante la Cmara de Comercio. Algunos trmites son decisivos para continuar con Debe garantizar que no existe el nombre de la em- otros, por ejemplo, hasta no saber el nombre de su presa que usted propone. Se recomienda consultar empresa y si ste est libre de uso, no podr constituir varios para ganar tiempo. la sociedad. Igualmente, para todos los efectos debe 2. Contar con la clasificacin por actividad econmi- tener claro quin ser el representante legal y el doca Cdigo CIIU, ante la Cmara de Comercio. Revise micilio donde va a funcionar la empresa, ya que en los bien el listado y consulte con su asesor de impuestos distintos formularios, tanto de Cmara de Comercio las repercusiones de estar en una u otra categora. co-mo DIAN y otras entidades, lo solicitarn. Una vez la Cmara de Comercio le certifique que pue- Errores que demoran el proceso de usar el nombre que ha propuesto para su empresa, No consultar previamente horarios y sitios de ateny si no es empresa unipersonal puede proceder a la cin y la documentacin que debe llevar para cada constitucin de la sociedad, acto a realizar en Notara trmite. Utilice al mximo Internet, aproveche las pmediante escritura pblica. En el caso de personas ginas web de entidades especializadas, y la consulta jurdicas debe entonces adjuntar dicha escritura. telefnica, ahorrar tiempo y dinero. 3. Consulta de uso de suelo ante el Departamento Ad- Dedicar poco tiempo a los trmites o delegarlos en ministrativo de Planeacin Distrital, o en la dependen- personas incompetentes e inexpertas. No se trata de cia correspondiente de su municipio. Indispensable llevar unos papeles, cada paso significa el proceso de para verificar que las instalaciones o el predio donde legalizacin de su empresa, prstele mucha atencin. va a funcionar su empresa tiene permiso para el uso Pagar a intermediarios, que ge-neralmente se ofrecen que va a dar: industrial o comercial. a la entrada de entidades, le puede acarrear proble4. Inscripcin ante la DIAN, para obtencin del N IT Y mas a futuro, as como prdida de tiempo y dinero. el RUT y saber la clasificacin tributaria, es decir, qu Presentar formularios con tachones o enmendadutipo de contribuyente es, si es responsable del lVA y ras, igualmente, documentacin anexa ilegible, vencide otros impuestos. 5. Diligenciar formularios de Matrcula Mercantil. da o fotocopias borrosas. Llenar los espacios sin comprender bien la informa-

6. Diligenciar formularios adicionales de registro con cin que le solicitan. Consulte sin temor, el empresario otras entidades. Presente los anteriores documentos debe estar dispuesto a reconocer cuando no sabe y en la sede de la Cmara de Comercio de su ciudad, pedir ayuda. pague los derechos de matrcula y siga las instrucciones de dicha entidad. Las

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Cinco documentos clave que demuestran la legalidad de su empresa:
1. Certificado de matrcula, existencia y representacin legal, expedido por la camara de comercio de su cuidad o con influencia en su municipio en la pgina www.confecamaras.org.co podr conocer cules son las Cmaras de Comercio que existen en Colombia ya cul puede recurrir de acuerdo con su ubicacin geogrfica. Para algunas empresas de economa solidaria el registro de legalidad se obtiene en la Superintendencia de Economa Solidiaran o de Salud y no hay registro en Cmara de Comercio. 2. Inscripcin en el Registro Mercantil y pago del impuesto de registro para su ciudad y departamento. Cmara de Comercio. 5. Libros de contabilidad as como facturas registra dos ante la DIAN 4. . Notificacin de la apertura del establecimiento a Planeacin Distrital o a su similar en su municipio, con lo cual se informa a bomberos, alcaldas locales DAMA y Secretara de Salud. Posteriormente, estas entidades realizarn las visitas correspondientes exigindole trmites especficos segn consideren por impacto ambiental o de responsabilidad civil. 3. Formato en el que le asignan el NIT y RUT a su empresa. Direccin de Impuestos y Aduanas Nacio pblico debe exhibir, en lugar visible, el documento nales (DIAN). Si tiene establecimientos abiertos al pblico debe exhibir, en lugar visible, el documento del RUT.

No escribir bien las cifras en la informacin financie- ante I NVI MA para alimentos y otros para cosmticos ra, una coma o un punto pueden tergiversar de miles y a millones y frenar su trmite. Inconsistencias en la clasificacin de la actividad econmica entre Cmara de Comercio y DIAN. No incluir la firma del Representante Legal. No entregar todos los requisitos y documentos exigidos. Dirigirse a sitios que no son los apropiados. Registros, patentes, marcas y licencias En su Plan de Negocio h a n debido quedar incluidos los trmites adicionales segn el sector de la economa al que pertenece y la explotacin comercial a la que se va a dedicar. Consulte adems de pginas como la del lNVIMA la de la Superintendencia de Industria y Comercio, www. sic.gov.co Existen registros artculos de aseo. Todos estos trmites son posteriores a la creacin de su empresa, de hecho, es el representante legal de la sociedad comercial quien debe realizar dichos registros. Registro de MARCA As como con el nombre de la empresa, debe verificar si la marca que va a colocar a sus productos se encuentra disponible. Si es as, debe hacer el registro ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Licencias De funcionamiento y de uso de tec-nologa. Recuerde que existen operativos para verificar legalidad de software, asegrese de contar con equipos y pro-gramas legales. Patentes Si ha realizado un invento o efectuado una mejora industrial, debe hacer la legalizacin del mismo ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

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SENA: CONOCIMIENTO Y COMPETITIVIDAD PARA TODOS LOS COLOMBIANOS

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La contabilidad
DSi ha recibido recursos de terceros o si ha puesto su propio capital, la contabilidad es el proceso para controlar el dinero, saber exactamente el destino de los gastos y el ritmo de los ingresos, en definitiva, para cuidar el patrimonio contable.

El patrimonio contable es el conjunto de bienes y obli- Informes financieros. Estn compuestos por: gaciones con los que cuenta la empresa para llevar a El Balance General cabo sus operaciones diarias, y la contabilidad es la Estado de Prdidas y Ganancias (P y G) herramienta de vigilancia y control que brinda un cl- La gerencia utiliza estos informes para evaluar la siculo exacto de los recursos manejados. Aun si tiene tuacin financiera cada mes y el buen fun-cionamienasesor contable, el empresario debe saber los trmi- to de la empresa. nos bsicos, su significado y conocer fsicamente los documentos que soportan cada operacin. Archivo de cuentas registra todas las cuentas que Lo primero que un contable debe tener en cuen-ta sern necesarias. Su objetivo es facilitar la labor conpara presentar en la empresa es una lista de che- table para la consolidacin de cifras financieras y queo donde estn consignados todos los datos de la satisfacer la necesidad de registro diario de las opeempresa: razn social, ubicacin, actividad comercial, raciones de la empresa. Las cuentas deben estar nunmina, nmero de talento humano disponible, equi- meradas, tanto el balance general como el estado de pos y maquinaria, capital, entre otros. resultados, de la siguiente manera:

Las Cuentas son una herramienta de medida del pa- Balance General trimonio. Se esbozan como una T, la parte izquierda 1. Activo se llama Dbito o Debe y la derecha Crdito o Ha- 2: Pasivo ber. Existen, entonces, cuentas de Activo (recursos 3. Capital lquidos) y de Pasivo (deudas). Cada hecho contable, Estado de Resultados ha de producir un cargo en una cuenta y un abono en 4. Ingreso otra, y la suma de los cargos y los abonos efectuados 5. Costos deben ser iguales, es decir, el resultado debe ser la 6. Gastos igualdad de la ecuacin contable donde la suma del Formularios activo debe dar igual a la suma del pasivo ms patri- Para que la contabilidad est al da es indispensable monio. El saldo es la diferencia entre el Debe y su Haber. El saldo ser insolvente cuando el Debe es mayor que el Haber, y ser solvente cuando ocurra lo contrario. tener y llenar varios formularios internos que per-

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mitan la recoleccin de informacin. Para que sean Comprobante de ingreso se usa para registrar el un soporte legal deben llevar la firma del gerente y dinero que entra a las cuentas de la empresa, quin funcionarios contables. ha girado y su concepto. Estados financieros preEstos son algunos de los formularios o soportes b- sentan la situacin de la empresa y resultan de la relasicos de una empresa, la mayora debe ir prenume- cin entre los activos (recursos lquidos) y los pasivos rados. (deudas) de la empresas. Los estados financieros esFactura es un documento legal que se debe emitir tn compuestos por el balance general que muestra la siempre que se realice una venta y entre otros da- situacin de la empresa, sus recursos de operacin y tos debe llevar el precio, la cantidad y las condicio- sus deudas, y el estado de resultados que explica si la nes de pago. El cliente siempre debe llevar su factura empresa obtuvo algn beneficio o fracaso durante un de compra. El no expedir factura es un sntoma no perodo determinado. slo de ilegalidad sino de evasin de impuestos. Es la Libros contables son aquellos donde se registra de DIAN la que autoriza la emisin de facturas mediante manera definitiva las informaciones que aportan los resolucin especfica a la empresa. formularios, donde se sientan las operaciones de la Orden de compra es un formulario que de-muestra empresa con el fin de dar cabal cumplimiento de todas los productos que adquiere una empresa y le ser exi- las obligaciones que impone la ley. gida por sus proveedores. Nota de dbito se utiliza El nuevo empresario debe ser disciplinado con todos para contabilizar una partida que debe la empresa. favor de la empresa. los soportes que usa la empresa para girar dinero y autorizada para hacer dichas transacciones; es la Nota de crdito es un formato que registra una cifra a para ingresarlo, as como de designar a la persona Recibo es un documento en el cual se hace cons- nica manera de asegurar que en vez de despilfarro tar la entrega de una determinada suma de dinero en realmente va a generar riqueza. efectivo o mediante cheque. Recibo de caja es un En comparacin con el pasado, ahora existen muchas formulario que se dili-gencia cuando hay un egreso de ms alternativas para mantener al da su contabilidad, caja menor, que es generalmente en efectivo. Puede por ejemplo: software a la medida de las operaciones ser provisional mientras se reemplaza por la factura de la empresa; expertos en el tema que podr condel bien comprado. tratar para labores especficas sin mantener a una Comprobante de egreso se usa para registrar des- persona vinculada permanentemente en la empresa, embolsos en cheque, debe quedar incluido el monto y esta forma de outsourcing o de subcontratacin racioa quin est girado. naliza costos de operacin de su empresa.

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Indicadores de gestin
En un punto en el que usted ya ha planeado su negocio, ha conseguido la financiacin, ha realizado los trmites para constituir su empresa y definitivamente ya va a comenzar operaciones, es vital que repase cules son los indicadores que estableci, cmo y cada cunto les va a hacer seguimiento.

Independientemente de la contabilidad que controlar no se estn vendiendo, igualmente se demorar en el dinero que entra y sale de la empresa, los indicado- identificar la causa y, por tanto, aplicar el correctivo. res de gestin sirven para medir ventas, estndares Si la empresa no dispone de sofisticados equipos, de calidad, grado de satisfaccin de los clientes, tiem- recurra al papel y al lpiz, solicite la cifra diariamenpos y lo que usted haya estimado conveniente mante- te a los responsables y tenga presente confrontarla ner bajo control permanente. con el documento oficial que debern presentarle en Una muestra de informalidad del nuevo empre-sario los periodos que usted establezca. Sera muy til si es no saber si va bien o va mal, los indicadores, ade- desde el primer mes se acostumbra a ver cuadros de ms de brindarle esta informacin, le impiden caer en ventas y empieza a llevar el histrico con ciertos datos un manejo subjetivo del negocio frente a sus propios adicionales de entorno como medio ambiente, orden colaboradores. En vez de que tenga que preguntar al pblico, moda y otros factores externos de mercadeo. representante comercial de su empresa cmo van las Antes de saltar de felicidad porque empez a vender ventas, sencillamente usted tiene el reporte diario. De- ms de lo esperado, es preciso que tenga clara la fina tambin las normas del manejo de la infor-macin causa, sepa cundo esperar este resultado, cundo interna de su empresa, quines tienen la responsabi- no y lo que debe hacer para lograrlo. lidad de generarla y quines estn autorizados para Los informes de ventas deben contener cifras en uniconocerla y transmitirla. dades y en dinero, as empieza usted a manejar dos variables crticas; a lo mejor puede generar ms dinero vendiendo menos unidades o requiere generar

Informes de ventas

Hoy, con los recursos tecnolgicos, es posible tener ms unidades para mantener determinado ingreso. la informacin de ventas casi en lnea. Si usted se de- Adicionalmente, los mora en saber que sus productos

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informes de ventas aportan la base de lo que se debe En los informes de produccin debe quedar registraver reflejado en la contabilidad, si las ventas estn por do: encima de lo esperado o del punto de equilibrio, pero Unidades producidas por hora, por da, por semana su balance arroja prdidas, entonces por alguna parte y por mes. tiene fugas de capital, malversacin de recursos o una Materia prima empleada para una unidad y para mala gestin administrativa y financiera. una cantidad determinada de unidades, segn lo que Los informes de ventas pueden ser diarios, semana- se registre en cada caso: gramos, kilos, litros, pliegos, les, mensuales y anuales, pero en todo caso deben entre otros. Estos datos son bsicos para anlisis de contener: Unidades totales presupuestadas Unidades totales vendidas Unidades por cada canal de ventas (si cuenta con ms de uno) Ingresos totales Ingresos por cada canal Descuento por canal Descuento promedio Rotacin por lneas de producto. costos. Desperdicio. Adems de saber cunto sobr de ciertos materiales, debe saber qu se hace con ese desperdicio y establecer las normas que contribuyan al cuidado del ambiente. Nmero de personas que han intervenido en una jornada de produccin. Posibles fallas: tcnicas, humanas, de suministro de energa, agua, entre otros. Calificacin de calidad: buena, aceptable, mala. Adems del aspecto meramente tcnico, es importante que haga equipo y demuestre inters con la gente

Informes de produccin

En el plan de negocios debi estipularse, claramen- que participa directamente en la produccin, su comte, cuntas unidades iba a producir en determinado promiso se traduce en motivacin para asegurar una tiempo y con qu estndares de calidad, sin embargo, produccin continua y con la calidad y oportunidad hasta que no se echa a andar una mquina o una l- esperadas. nea de produccin, se consume materia prima y se obtiene el primer producto de la empresa, usted no Informes de distribucin tendr oportunidad de verificarlo en la prctica. Una Es muy probable que a la hora de negociar con ciernorma de oro en las empresas de manufactura es que tos canales de distribucin cambien las condiciones ninguna mquina o lnea de produccin puede estar y ah debe actuar rpido para buscar alternativas y detenida, porque los otros costos como arriendo, ser- establecer otras estrategias en la cadena de logstica vicios pblicos, salarios y clientes esperando, siguen de distribucin. En los informes de distribucin debe corriendo. Una vez su empresa inicie operaciones, tener claro: asegrese de conocer bien los procesos en forma Nombre del distribuidor. La empresa y quin resdirecta y dedique tiempo a permanecer en la zona ponde por la gestin. de produccin, as podr detectar, de primera mano, Costo de cada canal de distribucin. aquellas fallas que hay que corregir. Aspectos tan Cmo, cundo, dnde y quin realiza los procesos elementales como el flujo de circulacin dentro de de inventario de productos fabricados, empaque, emuna planta, el fcil acceso a planos y tomas elctricas balaje, transporte, bodegaje y dems que tengan que son aspectos que ve el empresario, no el operario. ver con la manipulacin de la mercanca fabricada. En el camino es probable que descubra que no necesita tanto espacio o que requiere contar con un paso de refrigeracin

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Tiempos. Cunto se demoran realmente sus produc- gerencias. En el mundo del servicio al cliente un intos en llegar a manos del consumidor? dicador extendido es que de cada 10 clientes insatisfechos solo 4 se quejan, cada cliente insatisfecho le cuenta a otros 5 clientes mientras que cada cliente

Control de inventarios

Vital para actuar frente a la respuesta del mercado y satisfecho solo a 3. tomar decisiones tanto en la produccin como en la Utilizar este tipo de herramientas, conocidas como compra de insumos y en la distribucin de producto los famosos callcenters, le ayudarn a estar siempre terminado. Un informe de inventarias debe contener: ya le estn suministrando insumos. reposicin. bodega. en contacto con sus clientes fijos. La implementacin del CRM (customer relationship managment) a los sistemas operativos har que su empresa tenga ms de este sistema podr captar la aten9in y hacer seEstos son algunos indicadores bsicos que cualquier ce a funcionar, podr definir sus propios indicadores. Lo importante es actuar con rapidez para entender qu est sucediendo como se expuso en el Plan de Proveedores ciertos, con los que ya negoci, los que oportunidades que la competencia ya que por medio Materia prima disponible y fecha probable de guimiento continuo a los clientes. Total de unidades producidas que permanecen en la empresa debe tener, pero, solo usted, cuando empie-

Satisfaccin de clientes

Todo habr valido la pena si adems de registrar ven- Negocio y qu debe ser diferente para cambiarlo. En tas usted sabe que sus clientes estn satisfechos con esta fase el empresario tiene la oportunidad de ver su sus productos. Debe establecer el canal de comunica- empresa en marcha y poder tomar las decisiones que cin con sus compradores finales y permitir conocer la mantendrn en crecimiento. lo que ellos piensan de su producto. Es clave habilitar una lnea telefnica o un correo electrnico para que se contacten y colocar esta informacin en un lugar visible en la etiqueta de sus productos. Ideal si puede llevar un registro de quejas o su-

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Antes de decidir crear empresa, consulte con un coaching personal acerca de sus competencias y trabaje en lo que debe mejorar. Para ser empresario se requiere de mucha fortaleza, optimismo y perseverancia. Acrquese a las entidades que apoyan la creacin de empresa y djese asesorar, siguiendo los pasos que all le recomiendan. Redacte usted mismo cada prrafo de su Plan de Negocio, no delegue su proyecto de vida. Si debe recurrir a socios, prefiera que sean personas sin vnculos afectivos y estdielas bien, indague acerca de sus antecedentes. Un mal socio puede acabar con una gran empresa. Piense en grande, usted no va a montar un negocio, va a crear empresa que es sinnimo de riqueza. No acepte capital de gente que no conoce, recuerde que en el mundo hay gente a la caza de empresas para cometer fraudes o lavado de dinero. Abra los ojos y cierre los odos ante comentarios desalentadores, no se deje contagiar por el fracaso. Contrate gente entusiasta y responsable. Mantenga sus planes con cierta confidencialidad, aun en su crculo social o familiar. Estudie, capactese, est al tanto de nuevas tcnicas y tendencias. Mantenga contacto con los bancos, no espere a las crisis para que lo conozcan. No desfallezca, todas las empresas atraviesan momentos difciles, lea biografas de grandes empresarios.

CONSEJOS DE EMPRESARIOS

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Testimonio
Puesta en marcha
el tiempo y trmites por hacer que desgastan, adems de la falta de una sola central que expida todo este tipo de documentos. Productos Maxilimpio EU es una empre- Algo muy importante, que la mayora de beneficiarios del Fondo sa ubicada en Santiago de Cali (Valle del Emprender dejamos a un lado, es la parte de mercadeo, comerCauca), dedicada a la fabricacin y comer- cializacin y venta de los productos, ya que nos enfocamos ms cializacin de protectores sanitarios para en la adecuacin de la infraestructura y en mejorar da tras da el uso en baos pblicos con la innovacin el proceso de produccin y calidad de los productos lo cual es de ser desechables, impermeables e higi- importante, pero si no hay ventas para qu tanta infraestrucnicos, adems de tener la caracterstica de tura y produccin? Todo debe ser un complemento para que la ser muy suaves y evitar el contacto directo empresa, desde el mismo momento que empieza operaciones, de la piel con el sanitario. La idea naci de no tenga trastornos con el regreso del capital de trabajo, las complicaciones que tenan mi mam, mi hermana, mi novia y dems mujeres de mi familia al momento de usar los baos pblicos, por eso surgieron nuestros lemas: Te protege fuera de casa y Para que te sientas como en casa. Tambin ofrecemos soluciones para la envoltura de alimentos (pastelera, comidas rpidas, frutas, frituras, chocolates, entre otros) con un producto que es considerado mundialmente amigo de la naturaleza por ser producido a partir del bagazo de la caa de azcar-, su principal caracterstica es que no permite el paso de humedad, conserva los alimentos frescos, no se adhiere a estos, no emite olores ni sabores y permite el empaque de forma fcil y prctica, se trata del Papel Parafinado marca Maxilimpio. Para la constitucin de la empresa no haba muchas opciones al ser un slo emprendedor, pero esto hasta ahora no ha sido un impedimento, ms bien ha causado curiosidad el EU al final del nombre, lo cual tan slo sig-nifica que una persona ejerce la actividad eco-nmica en nombre propio asumiendo el control y el riesgo derivado de dicha actividad. Luego surgieron otras cosas a tener en cuenta pero que uno por la emocin del momento no indaga ms all, como el permiso de uso de suelos, de bomberos, Sayco Acinpro, entre otros, donde lo importante no es la inversin econmica sino

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eso sin mencionar que nos creemos que todo lo podemos hacer nosotros, desde ser el gerente, hasta cumplir labores de mercadeo, cerrar ventas, participar en produccin, entre otros, creemos que somos los nicos que sabemos cmo debe funcionar la empresa y hacia dnde debe ir, nos creemos los ms indispensables y no dejamos que otras personas nos ayuden, delegando acciones. Bsicamente, creo que es por miedo a que alguien nos copie la idea y tengamos competencia, pero hoy estoy convencido que esos miedos debemos dejarlos a un lado y ms bien procurar rodearnos de gente valiosa que nos ayude a salir adelante y nos oriente para el cumplimiento de los indicadores de gestin que nos hemos comprometido con el Fondo Emprender y que son un signo clave de monitoreo del avance y retroalimentacin del proceso, para la ejecucin del proyecto y de los planes estratgicos. Estos se hacen ms importantes si su tiempo de respuesta es muy corto, ya que esto permite que las correcciones o ajustes se hagan en el momento preciso. Todos los beneficiarios nos hemos trazado la meta de cumplirlos y hacer de este prstamo un capital semilla no reembolsable para seguir con nuestro plan de ser empresarios emprendedores. Pasar de lo escrito en el plan de negocios a la realidad no es nada fcil, siempre se van a presentar tropiezos como lo fue para m el entrar a las grandes superficies con mis productos. Esto ha sido una odisea completa, despus de muchos meses de entrevistas, comits de evaluacin para introduccin de nuevos productos y nuevos sistemas de codificacin como el POS, la mayora me ha dicho que no, pero hay unos pocos, muy valiosos, que creen en las empresas del Fondo Emprender y nos abren las puertas, recibindonos con un fuerte apretn de manos. Que alguien me diga que no, no me ha hecho decaer, porque la fuerza de un emprendedor est en la capacidad de alcanzar sus metas. En lo planeado por Maxilimpio est: posicionar, nacional mente en el segundo semestre de 2008, el protector sanitario como un producto complementario del aseo personal, no slo para mujeres y nios, sino tambin para hombres. Adems de aprovechar la infraestructura para el desarrollo de nuevas lneas de productos, a partir del papel parafinado. Hay muchos planes, muchos indicadores por cumplir que, da a da, van llevando a mi empresa a trazar nuevos retos a la par de los cambios tecnolgicos y del mercado, pero por siempre dar las gracias al SENA y a la Presidencia de la Repblica por crear el Fondo Emprender y hacer realidad el sueo de muchos colombianos. Por un pas de propietarios. Diego Armando Cabrera Vidal Gerente Productos Maxilimpio EU

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Fortalecimiento empresarial
Juan Bautista Franco Clavijo, asesor de MIPYMES de la Direccin General del SENA, quien durante varios aos ha liderado procesos de fortalecimiento empresarial, manifiesta que la puesta en marcha de la empresa debe implicar pasos claros con un fin: Sostenerse y crecer en el mercado.

Recomendaciones generales de un experto

Aproveche las posibilidades y ventajas de trabajo

Cuando se est comenzando la empresa, lograr dicho en red con otros empresarios y entidades afines a la fin no es fcil, pero con una buena capacidad de ges- actividad de su empresa.

tin e inters en romper paradigmas es posible supe- Busque adquirir materias primas e insumos a travs rar muchas limitantes, por tal motivo, se recomienda, de mayoristas o directamente de fbrica asocindoentre otras estrategias y buenas prcticas, tener en se con otros empresarios para que se beneficie de economas de escala al adquirir volmen o importar cuenta: Consiga informacin pertinente a la actividad de su directamente. Postule su empresa en convocatorias y concur-sos empresa que le permita mantenerse actualizado.

Documente sus procesos productivos, informacin que le permitan medirse a otras empresas y por qu tecnolgica del know how, de productos, clientes, pro- no obtener reconocimientos econmicos o galardones veedores, entre otros. Evite realizar gastos e inversiones innecesarias. que le generan unos importantes valores agregados. Acte siempre en la fidelizacin de sus clientes.

Piense en hacer alianzas estratgicas o incursionar Realice procesos para visualizar todo aquello que en procesos de asociatividad con otros empresarios. sea viable en su empresa a fin de reducir costos e Subcontrate servicios que requiera con otras em- incursione en negocios por internet, squeles jugo a presas previamente analizadas, evitando adquirir acti- las TICS. vos que no va a utilizar permanentemente. Automatice los procesos que sean posibles. comerciales

Participe de ferias, ruedas de negocios y misiones

Dentro de veinte aos usted estar defraudado ms por lo que dej de hacer que por lo que hizo. Entonces, suelte ya sus amarras. Salga del puerto seguro, navegue. Aproveche los vientos del cambio. Explore. Suee. Descubra Mark Twain

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Conocimiento de clase mundial

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