COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS DE NEGCIO Parte 2 Levantamento, Analise e Desenho Fluxograma (Passo-a-Passo).

COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS DE NEGCIO Parte 2 Levantamento, Analise e Desenho Fluxograma (Passo a Passo) Rev.2.
Em continuao primeira parte do artigo Como desenhar fluxogramas de processos de Negcio, trataremos neste artigo algumas tcnicas que podem ser utilizadas para a realizao de levantamento de informaes de processos de negcio, analise das informaes coletadas e finalmente o desenho do processo de negcio. 1.

- Termos e Nomenclaturas Utilizados: Analista: Pessoa Responsvel pelo levantamento, a analise e confeco do fluxograma de processo. Usurio: Pessoa responsvel pela transmisso do conhecimento do processo a ser analisado e representado graficamente. Organizao: No contexto deste artigo o Domnio onde os processos de negcio se desenvolvem Mesmo que Empresa, Filial ou subsidiria. Unidade de Negcio: No contexto deste artigo, o local onde um ou mais processos se desenvolvem Mesmo que Gerencias (Financeiro, Comercial, Controladoria, etc.). rea de Negcio: No contexto deste artigo o local responsvel pela execuo de um ou mais processos Mesmo que Departamentos (Contas a Pagar, Contas a Receber, Pedidos, Faturamento, Patrimnio, Contabilidade, etc..).

2. - Preparao para a Realizao do Levantamento de informaes do Processo de Negcio

Recomendamos ao Analista a execuo de algumas atividades preliminares que lhe podero ser muito teis durante a realizao do levantamento e entendimento do processo a ser avaliado, so elas: 2.1 Entendimento da Estrutura Organizacional Realizar o entendimento da estrutura organizacional onde o processo est inserido proporcionar ao Analista a localizao do processo a ser avaliado dentro do contexto da Organizao, alm da identificao dos cargos/funes e a cadeia hierrquica existente na organizao e que possa ter algum vinculo ou relacionamento com o processo a ser avaliado. E, ainda no momento em que o processo for entendido e posteriormente desenhado, pode-se utilizar o Organograma para referenciar corretamente as denominaes de cargos e funes existentes, identificar os responsveis pelas autorizaes e ainda identificar as relaes processuais existentes entre as Unidades de Negcio, se estas esto ou no subordinadas ao mesmo gestor; Ex:

2.2 Entendimento do Modelo de Integrao do Negcio importante o Analista conhecer o modelo de integrao entre os processos de negcio existente na organizao, ou seja, possuir uma viso de alto nvel dos principais eventos de integrao existentes e onde eles ocorrem no contexto de sua estrutura organizacional. Esta viso auxiliar o Analista no entendimento das integraes entre as Unidades de negcio, suas respectivas reas de Negcio e consequentemente entre os Processos que as mesmas executam. Ex: Se entendermos que uma Unidade de Negcio (Financeiro) representa um grupo de processo que so executados pelas suas reas de Negcio a ela subordinadas (Contas a Pagar, Contas a Receber, Caixa e Bancos, etc) e que ainda, h pontos de integrao e

relacionamento entre estes processos (Entrada-Processamento-Sada), conseguimos ter uma viso de alto nvel dos processos que so executados na Unidade de negcio (Financeiro) e como eles se relacionam entre si. Expandindo esta mesma viso, verificando as integraes existentes entre o Financeiro e as demais unidades de negcio da Organizao, poderemos entender como a organizao funciona e como as suas reas de negcio interagem e se integram entre si (Modelo Funcional do Negcio).

Ex: O pr-conhecimento deste nvel macro de integraes e relacionamentos existentes entre os processos, certamente ir dirimir muitas questes e dvidas no momento do levantamento e entendimento das informaes de cada processo individualmente, com base no modelo de integrao e na viso de grupo entre os processos. 2.3 Identificao do Responsvel pelo Processo uma tarefa importante identificar quem ser o responsvel pela transmisso das informaes relativas a cada processo individualmente, pois o mesmo deve conhecer em detalhes todas as atividades, controles e todos os demais itens que dever compor a documentao do processo. Quanto maior for o nvel de conhecimento do Responsvel pelo Processo, maior ser a riqueza de detalhes contida na documentao a ser gerada para o mesmo. natural que o Responsvel pelo processo seja um componente de sua estrutura organizacional, em Tese no se deve utilizar recursos de reas diferente para documentar processos de outra rea. Necessariamente o responsvel deve pertencer e estar inserido no grupo de pessoas que executam de fato as atividades. Agindo de forma diferente o Analista estar inferindo os eventos do processo e no levantando de fato os eventos que ali ocorrem e, certamente no conseguir identificar todas as integraes e relacionamentos existentes (Corre-se o risco de que algum processo possa ficar sem uma de suas entradas ou uma de suas sadas poder no ser comunicada adequadamente a todos os seus processos clientes) Esta a origem da maioria das falhas de Integrao e de comunicao entre os processos de negcio. 3. - Tcnicas de Execuo do Levantamento das informaes do Processo de Negcio

Para o leitor/Analista iniciante em atividades de levantamento de informaes sobre processos, recomendamos o uso de uma tcnica muito simples mas que pode auxiliar na realizao da entrevista, possibilitando o mapeamento adequado das informaes sobre o processo de negcio, e ainda, poder ser muito til durante a etapa de analise do processo e posterior documentao e desenho do fluxograma do processo. 3.1 Mtodo 5w2h

Abaixo descrevemos o que cada campo significa, para o entendimento do contedo a ser includo em cada Questo/item:

O que?

Esta questo determina as aes ou atividades que so executadas pelo usurio durante toda a extenso do processo, podem ser aes de Processamento, Decises a serem tomadas, autorizaes a serem solicitadas e executadas, enfim atravs desta descrio tomamos conhecimento do que de fato efetuado durante o processo. Recomenda-se desdobrar as aes descritas pelo usurio em um verbo, ou seja, em uma ao executada. comum ao descrever uma ao, considerar mais de um verbo ou mais de uma atividade contidas em uma nica ao. Ex: O que ?: Receber um documento e conferir o seu contedo. O mais recomendado dividir esta atividade composta em duas atividades simples, pois isto facilitar a analise de lgica posterior no fluxograma ou ainda no devemos utilizar mais de um verbo em cada ao. No caso do exemplo foram descritos dois: receber e conferir indicando que so duas aes e no apenas uma.

Quem?

Esta questo determina ou identifica que deve ser o agente executor de uma ao ou atividade, da mesma forma que na questo anterior uma atividade no pode ser executada por duas pessoas ao mesmo tempo, o mesmo ocorre com o executor, caso isto venha a ocorrer, possvel que estejamos considerando duas atividades sendo

executadas simultaneamente por duas pessoas e de acordo com as definies bsicas de processo (Entrada-Processamento-Sada) isto no pode ocorrer. Se por algum motivo esta hiptese venha de fato a ocorrer, dever ser desdobrada e documentada em duas aes, cada qual um com o seu executor.

Onde?

Esta questo determina ou identifica os locais onde a atividade ocorre, podendo indicar um Departamento ou Localidade. Esta informao possibilita organizarmos o fluxograma do processo no espao. O cruzamento desta informao com o contedo da coluna Quem?, ser a base necessria para a construo do fluxograma, quando escolhido o formato crossfunctional.

Quando?

Esta questo determina um situao qualquer ou condies necessria para que a ao ocorra. Nos casos onde o Quando no puder ser identificado pode-se considerar simplesmente que a ao eventual. Alguns erros muito comuns quando se usa este mtodo para o mapeamento e/ou levantamento de processos e considerar o quando como prazo, e na realidade este campo s tem esta funo, quando se usa o mesmo mtodo para estabelecer as atividades de um plano de ao. Em nosso caso, utilizamos o mtodo para levantamento de processos e esta informao passa a ser utilizada para determinar a existncia de alguma condies que possa vir a ser necessrias para disparar a execuo de uma determinada ao. (Quando tal fato ocorrer.). Ex.:
o

Confeccionar o Balano Contbil de uma empresa uma ao que somente pode ser executada aps o fechamento contbil ter sido concludo (Evento de Sada de um processo que possibilita o evento de entrada para um outro processo). Mesmo que esta atividade tenha uma data e hora marcada para ocorrer, h uma condio de processo que precisa ser atendida para que ao de confeco do balano possa ser disparada (Condio de entrada), e, no caso em questo, ser iniciada somente aps a concluso do fechamento contbil, tenha sido ele executado ou no dentro do prazo (Para efeito de mapeamento e desenho de processo esta informao no tem fundamento). Durante a avaliao do processo, depois de documentado que poder ser avaliado a pontualidade ou no do processo.

Por qu?

Esta questo identifica a razo ou motivo pelo qual a ao deve ser executada. Embora isto possa parecer o obvio, em alguns processos (Principalmente os Tcnicos) muito comum e em alguns casos muito importante identificar a razo ou motivo de execuo

de uma determinada ao, pois identifica qual o motivo tcnico ou qual o requisito de uma determinada norma ou regra que deva ser cumprido. Caso a norma ou regra vier a ser alterada, pode-se identificar rapidamente nos processos onde ela ocorre e revisar os processos. Em processos de negcio o motivo ou razo de execuo de uma ao pode estar relacionado a necessidade de autorizaes, desmembramento de atividade para garantir regras de segregao de funo, mitigar um determinado risco ou na maioria dos casos esta informao pode ficar sem contedo (No Aplicvel), pois a ao poder ser apenas um componente dentre uma sequencia de passos destinados a atingir um objetivo nico, ou seja, as aes podem ser o meio de atingir o objetivo ou a razo determinado pelo prprio processo. Ex:

Ao atingir 300 Celsios o equipamento dever ser desligado.

O motivo para esta atividade podem os mais variados possveis, tais como: Por qu? : Acima de 300 o equipamento pode ser danificado, pode haver risco de exploso, e assim por diante.

Solicitar autorizao do superior imediato do solicitante.

O motivo ou razo para a ocorrncia desta atividade indica a necessidade de autorizao prvia para que a atividade solicitada seja considerada vlida somente e aps existncia de uma autorizao.

Como?

Esta questo identifica o mtodo ou forma que a ao dever ser executada, podendo indicar ou referenciar uma sequencia inteira de aes ou atividades (Descrio detalhada do Mtodo) atravs de outro documento que demostre o mtodo a ser utilizado com mais detalhes Ex: (Lista de Critrios de aprovao, Lista de Regras de Negcio, Instruo Tcnica contendo instrues passo-a-passo, Manual, etc.).

Quanto?

Esta questo identifica o montante a ser gasto ou quanto custa execuo da ao. Em tese este valor um resultado de alguma formula destinada a apurao dos valores. Sugerimos levantar os elementos necessrios para calcular o valor ou ainda indicar onde o valor pode ser obtido e mais importante ainda, onde ele poder ser posteriormente atualizado. Infelizmente comum encontrarmos fluxos contendo valores de atividades com mais de 5 anos de idade e totalmente defasados ou desatualizados. 3.2 Informaes Adicionais ao Mtodo 5w2h Agora vamos sugerir algumas outras informaes que podem ser adicionadas e levantadas e com isto complementar a viso oferecida pelo mtodo 5w2h. Vejam algumas possveis:

Custo Hora/Recurso? Esta questo identifica os recursos necessrios para execuo de uma determinada ao, Recursos podem ser por exemplo: (Telefone, Mo de Obra, Mquina ou equipamento, servios de telecomunicaes, correio, entre outros). Com a identificao destas variveis o custo de uma ao poder ser melhor entendido e calculado e/ou posteriormente atualizado. Artefato? Esta questo identifica quais documentos, evidencias, controles ou documentos so emitidos ou confeccionados atravs da ao (Se a ao produz algum entregvel). Com esta informao adicional podemos identificar onde os artefatos so gerados no contexto do processo, oportunizando ainda outras informaes adicionais, como: Tempo de reteno do documento, forma de armazenamento, o que dever ser feito para o descarte , classificaes de segurana das informaes contidas no artefato, e assim por diante. a quantidade de informaes sobre os artefatos podem variar muito, dependendo do objetivo desejado pela documentao do processo em questo. Quantas Vezes? Esta uma informao interessante, quando se pretende avaliar a capacidade ou a carga exercida por um processo, vamos detalhar este assunto em um artigo especfico. No incomum um processo ocorrer um determinado numero de vezes durante uma jornada de trabalho e o tempo disponvel para executa-lo no ser suficiente para a sua completa execuo na mesma jornada. Com base nesta informao e na informao contida na questo seguinte (Quanto Tempo?), consegue-se identificar gargalos nos processos de negcio, ou ainda, identificar a quantidade necessria de pessoas para atender um determinado processo e mantendo um nvel aceitvel de servio. Ex: So emitidos em mdia 300 pedidos de vendas a cada jornada de trabalho. Quando Tempo? Esta informao identifica a quantidade de tempo mdio para a execuo de uma ao ou atividade. Em combinao com a informao anterior (Quantas Vezes?) pode nos indicar quanto uma atividade consome em termos de capacidade de trabalho (tempo disponvel) da equipe. Ex: Um Pedido de venda consome 5 minutos para ser concludo, multiplicando-se esta informao pela quantidade mdia de pedidos emitidos durante uma jornada de trabalho (Quantas Vezes?), podemos calcular que esta atividade consome (5 min x 300 pedidos = 1.500 minutos / 60 min = 25 horas de trabalho por jornada). Se uma jornada de trabalho possui 9 horas, em tese, so necessrios pelo menos 3 colaboradores alocados na execuo desta atividade, para que no fiquem pedidos pendentes de serem processados

de um dia para o outro. E mais ou menos assim que calcula-se a quantidade de atendentes de caixa em um bancos, supermercados, lojas e etc 3.3 Preparao do Check List para levantamento dos Dados. Recomendamos preparar uma planilha para documentar o levantamento dos processos, alm de possibilitar o acrscimo posterior de frmulas de calculo para o tratamento dos valores, disponibiliza funcionalidade de filtros de contedo de campos, gerao de vises e grficos que podem ser muito teis nas analises posteriores. Se o Analista utilizar editores de texto os clculos e vises auxiliares demandaro mais esforo para serem executadas. Ex Planilha para Levantamento de Informaes do Processo:

4.

Execuo das Entrevistas de Levantamento de Informaes dos Processos

Embora o mtodo em questo seja bastante simples, preciso tomar alguns cuidados, pois em virtude da quantidade de informaes que sero levantadas para cada atividade, corre-se o risco de que a lgica de continuidade do processo seja perdida ou quebrada , em funo das interrupes causadas pelas lista de perguntas que devero ser necessrias para o preenchimento de todas as colunas. Para que isto no ocorra, sugerimos levantar as informaes em ciclos completos, iniciando pelo contedo das colunas (O que?, Quem? e Como? Artefato?) executando o levantamento do processo do inicio at o fim e mantendo o foco inicial no mapeamento destas informaes. Aps o trmino deste primeiro ciclo, retorne a primeira atividade e execute as perguntas complementares relativo as demais colunas, Oportunize a cada ciclo realizado no mesmo processo a execuo de possveis revises de contedo do que j foi documentado. No raro ao repassarmos um processo junto com o usurio, que o mesmo venha a lembrar de detalhes que foram esquecidos ou ainda no declarados nos ciclos/rodadas anteriores. As demais colunas, portanto, representam informaes adicionais e destinadas ao detalhamento e compreenso do contedo contido nas quatro primeiras e, podem ser identificadas em ciclos posteriores ao levantamento inicial, sem que isto venha a causar prejuzos ao resultado obtido no levantamento do processo. Caso o processo a ser levantado seja muito complexo e envolva um nmero exagerado de pessoas para a sua execuo, interessante avaliar a hiptese de realizao do levantamento em uma nica sesso com a presena de todos os envolvidos. Agindo

assim, o Analista obter como resultado uma viso de consenso sobre o processo e ainda, ser muito mais simples a aprovao do resultado final pelos envolvidos. 5. - Desenho do Fluxograma do Processo de Negcio

Bem agora como j sabemos como so estruturados os processos, critrios de integrao, e j possumos um mtodo para execuo dos levantamentos das informaes junto aos usurios responsveis dos processos, vamos mostrar um processo mapeado segundo as informaes principais do Mtodo 5w2h e como este processo pode ser representado graficamente atravs de um fluxograma no formato CrossFunctional. 5.1 Exemplo de Resultado obtido no Levantamento do Processo.

Observao: Embora no tenha sido mostrado na tabela acima o contedo da coluna (Onde?), estamos considerando, para efeito deste exemplo que todas as atividades ocorrem na rea Comercial. 5.2 Passo-a-Passo para Confeco do Fluxograma. 5.2.1 Preparativos Iniciais Folha de Desenho

Aps a validao da planilha de levantamento do processo de negcio ter sido concluda e validada junto ao usurio, estaremos prontos para o incio da etapa de desenho do fluxograma. Para que no percamos tempo durante a execuo desta atividade, recomenda-se que a Folha de desenho seja previamente preparada. Caso seja adotado o formato crossfunctional, convm identificar todos os atores e locais que sero endereados pelo fluxograma e isto pode ser facilmente identificado atravs de filtros na coluna (Quem?) e (Onde?) da planilha de levantamento de informaes (5w2h). Ex: Em nosso exemplo temos: Atores:

Auxiliar Vendas Vendedor Responsvel

Locais:

rea Comercial

Portanto a nossa folha de desenho ficar composta da seguinte estrutura.

5.2.2 Desenhando Fluxo Convenes Gerais para o Desenho e Leitura do Fluxograma / Conectores / Setas
Sentido de escrita e leitura dos Smbolos aplicados no Fluxograma

Embora esta conveno no seja obrigatria, extremamente interessante que o fluxo seja desenhado no mesmo sentido e direo aplicados pela escrita normal, ou seja, da Esquerda para a Direita, e de Cima para Baixo. Esta conveno realmente bastante til e facilita bastante leitura do fluxo, pois a forma natural adotada por todos ns quando realizamos a leitura de qualquer documento, porm nem sempre a mecnica do desenho permitir a sua aplicao durante toda a amplitude do desenho, vez por outra, seremos forados a desenhar algum

smbolo no contra fluxo definido por esta conveno, mesmo assim recomendamos adota-la como um critrio geral.

Sentido das linhas de Conexo e o uso de setas indicativas de direo

H ainda uma Conveno relacionada ao uso de setas nas linhas de conexo utilizadas entre os smbolos a qual define que nas situaes onde uma linha esteja conectando dois smbolos e o sentido de conexo estiver indicando o mesmo sentido de direo definido pela conveno de escrita/leitura (da Esquerda para a Direita, e de Cima para Baixo) no necessrio a colocao de seta no final da linha de conexo Ex. ( 1 ao 2), ( 1 ao 3) e (3 ao 4). Segundo esta mesma conveno, As setas, devem ser usadas apenas nos casos onde o sentido apontado pela conexo esteja apontando no contra fluxo estipulado pela conveno aplicada para a sua leitura Ex. ( 2 ao 3 ) e ( 4 ao 2 ). Ex:

Para evitar qualquer tipo de confuso, causada pela eventual esquecimento deste detalhe, sugerimos aplicar o uso generalizado das setas, mais simples e rpido de executar o desenho, como foi a regra adotada em nosso modelo final, mais adiante demonstrado. 5.2.3 Desenhando Fluxo Cabealhos e Informaes de Identificao dos Fluxos No h uma conveno fixada para definio de um cabealho ou informaes necessrias para a indicao de fluxogramas de processos de negcio, para isto recorremos s referencias aplicveis as tabelas de identificao de plantas de engenharia, ou at mesmo controles aplicaes documentos em geral. H campos que so importantes, tais como:

Titulo ou Descrio do Fluxograma, Verso e Reviso

Autor Desenho, Data de emisso Revisor Desenho, Data Reviso, se houver.

O Quadro de identificao normalmente posicionado na parte inferior, direita do fluxograma (Fim do Documento), da mesma forma que buscamos um ndice ao final do livro, mas esta conveno no rgida e a presena da tabela pode ocorrer onde for possvel coloca-la na folha de desenho. Ex:

5.2.4 Desenhando Fluxo Identificando o Incio e Fim de Processos Utilizar os smbolos indicando onde o mesmo inicia e onde finalizado uma indicao lgica e recomendamos sempre utilizar estes smbolos ao desenhar qualquer fluxograma, por mais simples que seja e por considerao ao leitor do fluxo. importante lembrar que os fluxos devem possuir um inicio e pelo menos um fim, exceto em casos muito especficos tais como o fluxo de processos contnuos, onde ao final de um ciclo, retornamos a condio de inicio de forma contnua e ciclicamente. H casos onde um fluxo possui uma indicao de inicio e pode possuir mais de uma forma de ser Finalizado, e isto uma condio normal, visto que um processo pode ter diversas possibilidades de sadas ou at mesmo formas de ser finalizado, vejamos um exemplo: Em um processo de Vendas, inicia com a chegada do vendedor na sede do cliente, e o fluxograma do processo de venda pode encerrar nas seguintes situaes, todas possveis:

Com o cancelamento da visita pelo cliente Com a ocorrncia da reunio sem realizar uma venda efetiva Com a emisso do pedido de venda Entre outras situaes.

A figura demonstrada no item 5.2.2 , ilustra graficamente o uso dos conectores de inicio e fim de um processo. 5.2.5 Desenhando Fluxo Tratamento de Atividades Sequenciais Procure detalhar o mximo possvel em cada smbolo de atividades a ao a ser executada, sendo indicado sempre iniciar o texto a ser empregado na atividade por um verbo, indicando a ao de fazer alguma coisa. Ex:

Conferir a assinatura do cliente no pedido Arquivar o documento na pasta de pedidos

Dependendo do nvel de detalhamento realizado durante o levantamento de informaes do processo, pode haver diversas atividades, executadas em sequencia, sem que algo seja efetivamente produzido entre elas, alm da execuo da prpria atividade em si. O importante em relao ao sequenciamento identificar a ordem de execuo das aes no contexto de um processo, ao contrrio da regra em que a ordem dos fatores no altera o resultado do produto, em termos de processo, a ordem pode significar muito para o resultado final desejado, e devido a isto deve ser muito bem identificada e principalmente validada junto aos seus responsveis. Ex: De nada adianta solicitar os dados de identificao de pessoa, para lhe franquear o acesso ou no a um determinado ambiente proibido, depois que ela j estiver no interior do prprio ambiente. Neste caso: A ordem indicada seria, primeiro solicitar a identificao, avaliar a situao e, somente depois disto, liberar o acesso ao referido ambiente. Quando uma atividade estiver relacionada ao preenchimento de um documento, por exemplo, ela poder ser representada atravs de uma nica atividade (Preencher tal documento), sendo desnecessrio identificar uma atividade para cada campo contido no corpo deste documento. Este nvel de detalhamento e outros tantos exemplos a ele relacionados, no indicado, pois torna o fluxo alm de muito extenso, extremamente cansativo no momento de ser interpretado. Excees existem, e nestes casos, faa o uso deste tipo de representao apenas quando houver motivos muito relevantes para o entendimento do processo em si. Isto uma questo de bom senso, (Nem 8 e nem 80). Ex: As Atividades (1), (2), (3) e (4), so sequenciais e indicam a ordem exata das atividades a serem executadas no contexto do processo.

5.2.6 Desenhando Fluxo Tratamento de Documentos (Artefatos) funo excencial dos processos a produo de algum Resultado tangvel em algum momento de sua execuo esta resultado encerra o ciclo de vida do processo, pois est relacionado ao se componente de Sada, conforme tratamos na 1 Parte deste artigo.

(Quando o Processo Formal e o Resultado Informal).

Quando estamos desenhando um processo de negcio e no identificamos oo mesmo no produz um resultado tangvel no final do seu ciclo de vida, este processo tem um erro de concepo grave: Quando um Processo Formal, mas o Resultado produzido pelo mesmo algo intangvel ou no formal, todo o processo passa a ser classificado como um processo informal. E, portanto no produziu nenhum sentido ou efeito concreto a atividade realizada para a sua documentao. Ex: Pensemos juntos: Quando desenhamos um processo, sob a tica da documentao de processos, ele at que poder ser categorizado como um processo formal, pois esta ali, descrito e documentado. No entanto, se, ao analisarmos o contexto do processo em si, e notamos a ausncia de evidncias materiais e concretas durante todo o seu ciclo de vida, Podemos concluir, que mesmo tendo sido documentado formalmente ele ainda continua sendo um PROCESSO INFORMAL. (Ele no produziu nada, apenas documentou os esforos tidos pelas atividades sem fornecer nenhuma evidncia de que de fato foi executado). Em processos de negcio, onde estes esto inseridos no mecanismo de funcionamento de uma empresa, padronizando eventos, integrando equipes, produzindo obrigaes e direitos em quase todos os eventos so raros os casos onde as permisses ou possibilidades de que os produtos produzidos pelos processos possam ser informais.

(Quando o Processo Formal e o Resultado Formal).

O mais comum que os processos produzam durante o seu ciclo de vida algum artefato ou evidencia, tais como, documentos, controles, registros de dados em sistemas e tantas outras possibilidades formais de comprovar que aquele ciclo de fato ocorreu. A isto se denomina Prova Material produzida pelos processos. No momento de desenhar os artefatos em um fluxograma, o mesmo deve ser inserido sempre e logo aps a ultima atividade que concluiu a sua produo ou que efetivamente tenha o produzido. Nos casos onde um documento finalizado e em seguida enviado para outra pessoa ou rea de negcio, uma boa prtica representa-lo no processo fornecedor e indica-lo novamente na entrada do processo cliente. Faz-se isto para que o leitor, ao interpretar o processo cliente, no tenha que navegar at mesmo identificar de qual artefato est se tratando. H ainda algumas convenes que sugerem marcar no documento, um trao diagonal, no momento onde gerado pela primeira vez, e ainda, h convenes que determinam um trao para cada via emitida. Embora a informao possa ser til de alguma forma, este mtodo raro de ser observados nos dias atuais e praticamente caiu em desuso. Vamos ao Ex: Na representao abaixo, podemos concluir que a Atividade (3) produziu o Artefato (4), e que as atividades (1) e (2) podem estar relacionadas as atividades de preparao para a sua produo.

5.2.7 Desenhando Fluxo Representando as Decises Tomadas As decises representam a alma dos fluxogramas, pois so atravs delas que podemos representar graficamente a dinmica e as alternativas existentes nos processos, regras de negcio, enfim tudo aquilo que diferencia um fluxograma de uma Receita de bolo, Lista de compras do Supermercado, lista de pendencias, entre outros.

O conceito de fluxograma somente existe, se houverem situaes de deciso ou de alternativas distintas de ao frente a uma situao positiva ou negativa qualquer. Onde houver a possibilidade de duas alternativas em relao a uma situao qualquer, esta, poder ser representada atravs de um fluxograma. Embora o losango, smbolo convencionado para as decises possua 4 vrtices, utiliza-se apenas 3 nas representaes dos fluxos, sendo sempre 1 entrada e 2 sadas possveis, frente a uma Questo interrogativa qualquer, indicando pela resposta SIM / POSITIVO um caminho e NO / NEGATIVO o outro caminho a ser seguido pela lgica representada pelo grafia do fluxo. um erro muito comum, incluir no smbolo a ao que pretere a deciso lgica, quando o correto colocar esta ao em uma atividade anterior a deciso, e deixar para incluir no smbolo apenas questes simples e diretas (Perguntas Fechadas so as mais recomendadas, pois no deixam dvidas em relao ao caminho a ser seguido). Ex: Se pretendermos verificar a completude de um documento, antes de t-lo como concludo, (Validao de preenchimento, por exemplo).

5.2.8 Desenhando Fluxo Tratamento de Arquivos Deixamos este smbolo por ultimo, pois ele sem sempre consta em todos os fluxos. Representa o destino final de um artefato, e que poder vir a ser um Arquivo, depsito, Almoxarifado, ou at mesmo a sua destruio ou descarte. As convenes mais antigas do uso deste smbolo recomendavam inserir no interior do triangulo, algumas letras indicando a ordem de arquivamento que deveria ser adotada como ndice de ordem de arquivamento, esta

informao poderia ser ainda acompanhada pelo tempo em (M Meses / D Dias / A Anos), que o documento deveria ser mantido, at ser descartado/destrudo. Ex.: (A/3 A)- Alfabtica Destruir aps 3 anos, (D /3M) Ordem Cronolgica, (N /30D) Ordem Numrica) ou ainda, se estivesse sem contedo (Sem a presena de Letras seria o equivalente a arquivar o artefato em Ordem de Chegada ( /3A) Ordem de Chegada, destruir aps 3 anos), ou ainda, Uma segunda indicao de qual a Informao deveria ser utilizada como ndice para a ordem de arquivamento (Nr. Pedido/A3 Destruir aps 3 Anos, Razo Social, CNPJ). Nos casos onde o documento no seria arquivado e sim destrudo, convencionava-se colocar um X cobrindo todo o triangulo ou o smbolo do prprio documento, indicando a destruio do documento. Embora estas informaes tambm fossem interessantes, atualmente fazem sentido em apenas alguns casos de processos (Ex: Processos de ordem jurdicas ou legais, Processos de produo envolvendo frmulas qumicas).

Situaes onde o Arquivamento encerra o Processo

O mais comum, e encontrarmos smbolos de arquivo no fim de processos, onde aps ser executadas todas as aes e atividades previstas e ainda depois de serem produzidas todas as evidencias (Artefatos), o destino final da documentao indicada nos processos atravs do arquivamento dos documentos. Para efeito de organizao e mtodos: Mais importante do que indicar o arquivamento de um artefato em um fluxograma , t-lo de fato disponvel para uso. No local indicado no fluxo, e ainda, em acordo com a ordem de armazenamento previstas no mesmo fluxo.

Situaes onde o Arquivamento Inicia o Processo

Embora seja menos comum, tambm podemos encontrar smbolos de arquivo no inicio dos processos. Isto normalmente ocorre nos casos envolvendo rotinas de limpeza e descarte das prprias informaes contidas nos arquivos ou ainda informaes que estavam armazenadas de forma temporria ou aguardando um evento ou data para serem recuperadas e processadas. Vamos Exemplificar, para facilitar o entendimento:

5.3 Representao Grfica do Processo (Fluxograma)