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DEPARTAMENTO DE CAPACITACIN
Manual de Usuario
El presente documento tiene la finalidad de guiar al usuario en el manejo de Excel 2007 a nivel intermedio, Haciendo uso de herramientas cada vez ms avanzadas, para obtener mayores ventajas en el uso del programa y obtener as beneficios slidos que lo lleven a su manejo ptimo. El manual fue desarrollado por los Profesores del Departamento de Capacitacin del Hospital Espaol, bajo la supervisin de la Licenciada Elvira Diz.
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NDICE
CONTENIDO
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. CREACIN DE GRFICOS .... HERRAMIENTAS DE DATOS. ORDENACIN DE DATOS.. FILTROS FUNCIONES IMGENES FORMAS Y DIBUJOS DIAGRAMAS ESQUEMAS Y VISTAS
PGINA
4 6 8 9 11 14 16 18 19 24 28 51
10. IMPLEMENTAR SEGURIDAD. 11. ANEXO EJERCICIOS PRCTICOS. 12. ANEXO CARTAS PERSONALIZADAS..
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CURSO: OBJETIVO:
EXCEL NIVEL INTERMEDIO El alumno aprender a manipular y proteger grandes volmenes de informacin a travs de diferentes herramientas de organizacin y seguridad de datos. 20 HORAS. Haber cursado el nivel Bsico de Excel.
DURACIN: REQUISITOS:
1. CREACIN DE GRFICOS. Qu es un grfico? Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin, los grficos pueden representar una o ms series de datos. Algunos tipos de grficos son:
1.2
SELECCIN DE RANGO Es muy importante saber cules son los datos que se deben seleccionar, para insertar un grafico, la correcta seleccin de los datos, ser la seal, para obtener un grafico que realmente refleje la informacin que se desee proyectar. La seleccin de los datos a graficar se puede hacer de dos formas: a) Si son datos continuos, se arrastra el mouse desde el inicio hasta el fin de los datos. b) Si don datos con celdas no continuas, se selecciona la primera columna, dejando presionada la tecla CTRL, se seleccionan las dems columnas.
1.2
INSERTAR GRFICO Existen varias formas para hacer esta operacin, la ms directa es empleando la cinta de opciones:
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1.3
TIPOS DE GRFICOS Existen diversos tipos de grficos. El uso de cada uno de ellos, es de acuerdo a la informacin que se desea mostrar.
En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra todos los tipos de grfico...
1.4
Muestra una gama de estilos, en 3D. Permite mover de ubicacin el grafico, ya sea a una Hoja nueva o como Objeto en una hoja ya existente.
GRAFICOS-1, 2, 3
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2. HERRAMIENTAS DE DATOS Excel, es una herramienta muy potente para el manejo de grandes listas de datos, en este tema, se detallar la forma de trabajar con estas listas. 2.1 ELIMINAR FILAS DUPLICADAS En ocasiones, al estar manejando grandes listas de datos, es posible llegar a duplicar algunos de ellos, de manera tal, que se pueden tener datos duplicados, triplicados, etc., es posible hacer esta eliminacin de datos, de manera sencilla. a) Seleccionar la lista de datos completa b) En la cinta de opciones Datos, seleccionar Quitar Duplicados. c) En esta pantalla, se deben seleccionar las columnas en las cuales se desean eliminar los valores duplicados
HERRAMIENTAS-1
2.2 VALIDACIN DE DA DATOS La validacin de datos es una funcin de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validacin de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no vlidos. La validacin de datos nos permite asegurar que los valores que se introducen en las celdas son los adecuados; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si nos equivocamos. Tambin puede proporcionar mensajes para indicar qu tipo de entradas se esperan en una celda, as como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que slo se escriben nmeros enteros positivos.
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Para hacer esta accin, el proceso es el siguiente: a) Seleccionar las celdas a validar b) En la cinta de opciones, seleccionar Datos c) Seleccionar Validacin de Datos
o Configuracin, en esta opcin, se define cual es el valor permitido a introducir, puede ser cualquier valor, nmero entero, decimal, fecha, hora, etc., o Tambin es posible restringir an ms el valor, utilizando la propiedad Datos, para delimitar entre que valor y valor se puede introducir. o Mensaje de entrada, se puede introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qu tipos de datos son considerados vlidos para esa celda o Mensaje de error, se puede escribir el mensaje de error a mostrar al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.
VALIDACIN-1, 2, 3
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3. ORDENACIN DE DATOS
Cuando se tienen grandes listas de datos, en la mayora de los casos es necesario, ordenar stos datos, siguiendo uno o varios criterios (columnas), es decir, una ordenacin simple o una ordenacin por criterios. Es muy importante, que cuando se va a realizar un proceso de ordenamiento, seleccionar toda la informacin contenida en la tabla, para evitar que los datos se mezclen y pierdan consistencia. 3.1 ORDENACIN SIMPLE En este tipo de ordenacin, de manera automtica, Excel toma la primera columna como criterio de ordenacin. a) Seleccionar la tabla de datos a ordenar b) Seleccionar de la cinta de opciones, Datos c) Seleccionar Ordenar y Filtrar d) e) 3.2 Seleccionar la opcin Decidir, si el ordenamiento va a ser Ascendente (A-Z) o descenderte (Z-A).
ORDENACIN POR CRITERIOS Cuando se necesita hacer una ordenacin por dos o ms criterios, Excel incorpora esta herramienta, donde se pueden agregar niveles de ordenacin. Tambin es posible ordenar la informacin por colores, ya sea de la celda o de la fuente. a) Seleccionar la tabla de datos a ordenar b) Seleccionar de la cinta de opciones, Datos c) Seleccionar Ordenar, donde se despliega la siguiente pantalla:
d) En esta pantalla, se pueden agregar los niveles de ordenacin necesarios y adems elegir el criterio de acuerdo a las necesidades.
ORDENAR-1, 2, 3
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4. FILTROS
Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra solo las filas que cumplen con el criterio que se especific para la columna.
Criterio, son las condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el
conjunto de resultados de una consulta o filtro. A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza los datos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en grficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo. 4.1 FILTRO SIMPLE/AUTOFILTRO
Se filtra por seleccin y se usa para criterios simples. a) b) c) d) Seleccionar toda la tabla de datos Seleccionar de la cinta de opciones, Datos Seleccionar Filtro A continuacin se muestra la opcin de filtrado en los campos.
FILTROS-1
4.2 FILTROS AVANZADOS Permite trabajar con filtros, por medio de condiciones ms complejas, que en Excel se les llama criterios. Es posible hacer la bsqueda por varios criterios en una misma tabla de datos. Para hacer un filtro avanzado: a) Primero se deben crear las condiciones; al final de la tabla de datos, copiar los encabezados de la tabla de datos.
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4.3
QUITAR FILTROS
Datos/Filtro/Borrar.
FILTROS-2, 3
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5. FUNCIONES
Una funcin, es una frmula predefinida por Excel, que al final nos devuelve un valor calculado.La sintaxis de las funciones es la siguiente:
5.1 INSERTAR FUNCIN a) Ubicarse en la celda donde se necesita el resultado b) En la cinta de opciones, seleccionar Frmulas c) Seleccionar la opcin d) A continuacin se despliega la siguiente pantalla
En la lista se pueden ver TODAS la funciones que contiene Excel o se puede seleccionar por categora. Una vez seleccionada la funcin, se visualiza el resultado que devuelve cada funcin A continuacin se explica el uso de algunas funciones que pertenecen a diferentes categoras:
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5.2 FUNCIONES DE FECHA Y HORA FUNCIN RESULTADO AHORA Devuelve la fecha y hora actuales HOY DIA Devuelve la fecha actual Devuelve el da de una fecha, el da se expresa como un nmero entero entre 1 y 31 Devuelve el mes de una fecha, el mes se expresa entre 1 (enero) y 12 (diciembre) Devuelve el ao correspondiente a una fecha, el ao se expresa entre 1900 y 9999 Devuelve la hora, la hora se expresa como nmero entero entre 0 (12:00 a.m.) y 23 (11:00 p.m) Devuelve el nmero que representa una fecha
SINTAXIS =AHORA() HOY() =DIA(num_de_serie) num_de_serie, es la fecha del da que intenta buscar =MES(num_de_serie) num_de_serie, es la fecha del mes que intenta buscar =AO(num_de_serie) num_de_serie, es la fecha del ao que intenta buscar =HORA(num_de_serie) num_de_serie, es el valor de la hora que contiene la hora que intenta buscar =FECHA(ao;mes;dia) Ao, de 1 a 4 dgitos Mes, del 1 al 12 Da, del 1 al 31 Da, del 1 al 31 =DIAS360(fecha_inicial, fecha_final)
MES AO
HORA
FECHA
DIAS
FUNCIONES-1
5.3 FUNCIONES DE TEXTO FUNCIN RESULTADO CONCATENAR Une dos o ms cadenas en una cadena final MINUSC Convierte todas las maysculas en una cadena de caracteres minsculas
SINTAXIS
=CONCATENAR(texto1;texto2;...) Texto1, texto2, son de 2 a 255 caracteres.Nota: tambin se puede usar el smbolo &, para esta operacin, =MINUSC(texto) Texto, es el texto que se va a convertir en minsculas Nota: esta funcin no cambia los caracteres que no sean letras =MAYUSC(texto) Texto, es el texto que se va a convertir en maysculas Nota: esta funcin no cambia los caracteres que no sean letras =EXTRAE(texto;posicin_inicial;num_ca racteres) Texto, cadena de texto de donde se har la extraccin Posicin_inicial, posicin del primer carcter de donde se desea extraer, el primer valor es 1 Num_caracteres, es el nmero de caracteres que se va a devolver =NOMPROPIO(texto)
MAYUSC
EXTRAE
Devuelve el nmero especificado de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posicin que se especifique
NOMPROPIO
Cambia a mayscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de las otras letras de texto que se encuentren despus de un carcter que no sea una letra. Convierte todas las dems letras a minsculas
FUNCIONES-2
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5.4 FUNCIONES ESTADSTICAS FUNCIN RESULTADO Cuenta el nmero de celdas CONTAR contienen nmeros. Cuenta las celdas de un rango que cumplen con un criterio Devuelve el valor mximo de una lista numrica Devuelve el valor mnimo de una lista numrica Devuelve la media aritmtica de un conjunto de valores Cuenta el nmero de celdas no vacas de un rango con texto o nmero. Busca el valor promedio de un rango de celdas que cumplan con un criterio Cuenta el nmero de celdas vacas de un rango Suma las celdas que cumplen con una condicin Comprueba si se cumple una condicin y SI devuelve un valor si se evala como verdadero y otro valor si se evala como falso. Comprueba todos los argumentos y si Y todos son verdaderos, devuelve Verdadero o Falso si alguno de los argumentos es falso. Devolver VERDADERO si alguno de los O argumentos es VERDADERO; devolver FALSO si todos los argumentos son FALSO.
= O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
SINTAXIS que =CONTAR(ref1;ref2...) ref1... es un nmero contenido en una celda =CONTAR.SI(rango,criterio) rango, celdas con valores criterio, es la condicin =MAX(num1,num2, ...) num1.. valor de una celda =MIN(num1,num2, ...) num1.. valor de una celda =PROMEDIO(num1,num3..) num1.. valor de una celda =CONTARA(valor1, valor2) =PROMEDIO.SI(rango, criterio, rango_promedio) =CONTAR.BLANCO(rango) =SUMAR.SI(rango, criterio, rango_suma) =SI(prueba_lgica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)
CONTARA
PROMEDIO .SI
= Y(valor_lgico1, valor_lgico2)
FUNCIONES-3, 4, 5, 6
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6. IMGENES Para dar una mejor presentacin a un libro de trabajo, es posible incluir elementos grficos, como imgenes, fotografas, autoformas o diagramas. Los distintos elementos grficos (imgenes o dibujos) que se pueden insertar en Excel son: Imagen desde archivo, inserta una imagen, guardada previamente en alguna ubicacin Imagen prediseada, son las pertenecientes a la galera de Excel Formas, son figuras geomtricas SmartArt, son plantillas para crear organigramas
Se pueden insertar imgenes que ya existan y se encuentren guardadas en alguna ubicacin o que se descarguen de Internet. a) Para insertar cualquier archivo de imagen debemos hacer clic en el botn Imagen b) Se desplegar la siguiente ventana:
c) Aqu se selecciona la ubicacin (el lugar donde se encuentra el archivo) d) Despus seleccionar el archivo de imagen que se va a insertar e) Al encontrarlo dar clic en Insertar 6.2 IMGENER PREDISEADAS Son las que se encuentran en el catlogo de Office, aqu estn clasificadas por categora o se pueden ver todas en una lista. Para insertar, realiza los siguientes pasos: a) b) Hacer clic sobre el botn Imgenes prediseadas de la pestaa Insertar. Se desplegar la siguiente ventana
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Donde:
Imgenes prediseadas de Office Online: si se cuenta con conexin a internet, hace una bsqueda en la web
6.3 OPCIONES DE IMGEN Para mover un objeto tenemos que seleccionarlo haciendo clic sobre l, una vez seleccionado aparecer enmarcado en unos puntos, los controladores de tamao. Si posicionamos el puntero del ratn sobre el objeto, cambiar de aspecto a una flecha parecida esta , slo tienes que arrastrar la imagen sin soltar el botn del ratn hasta llegar a la posicin deseada. Para modificar su tamao, situar el cursor en las esquinas del objeto y cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao. Para manipular una imagen podemos utilizar la pestaa Formato. 6.4 HERRAMIENTAS DE IMAGEN Permite cambiar la imagen existente por otra almacenada en disco Control del contraste de la imagen Control del brillo de la imagen. Restablece la imagen a su estado original Hace que la imagen se comprima, ocupando mucho menos espacio en el documento de Excel. Si ejecutas esta opcin es posible que no puedas volver al estado original. La imagen puede perder resolucin. Recorta la imagen
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Es posible aplicar diferentes estilos (muchos de ellos en 3 dimensiones) a tu imagen utilizando este men de configuracin
IMAGEN-1 GALERA-1
7. FORMAS Y DIBUJOS
Excel, dispone de diferentes formas para la creacin de dibujos propios, que contengan figuras, flechas, lneas, cintas, etc.Al hacer clic en el men Formas aparecer el listado de todas las formas.
b) Seleccionar c) Se despliega la lista completa de las formas contenidas. d) Seleccionar la forma y dar clic sobre ella, enseguida la forma se insertar en la hoja de trabajo.
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TAMAO a. Dar clic sobre la imagen b. Situar el cursor en los puntos de control. c. Para mantener la proporcin mantener pulsada la tecla MAYSCULAS mientras se arrastra desde cualquiera de las esquinas. GIRAR Para girar, seleccionar el objeto y hacer clic sobre el crculo verde que vemos en la parte superior central de la imagen, y mover el ratn para hacer girar el objeto, para acabar el proceso dejamos de presionar el ratn. DISTORSIONAR Cuando el grafico tiene un rombo amarillo en la parte superior, este sirve para distorsionar o cambiar su forma, no todos los grficos presentan este rombo.
7.3 AADIR TEXTO A UNA FORMA Es posible aadir texto dentro de cualquiera de las formas. Dar clic derecho sobre la forma y seleccionar Modificar Texto del men contextual
FORMAS-1 FORMAS-2
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8. DIAGRAMAS
Un diagrama o un objeto SmartArt, es un grafico que sirve para comunicar informacin de manera visual. Incluyen listas, diagramas de procesos, organigramas, etc. 8.1 INSERTAR DIAGRAMAS a) Dar clic en Insertar Grafico SmartArt b) Se despliega la siguiente pantalla: , de la cinta de opciones Insertar.
c) Los grficos SmartArt, estn divididos por categoras como se observa en la imagen (lista, proceso, ciclo, jerarqua, relacin, matriz y pirmide). d) Seleccionar la categora y el modelo que se desea e) Automticamente se inserta en la hoja activa.
f)
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8.2
HERRAMIENTAS DE SMARTART
Donde:
Agregar forma: permite incluir ms formas al diagrama Cambiar Diseo: muestra la lista de los diferentes diseos, aqu es posible cambiar la
estructura del diagrama
Cambiar Colores: Excel cuenta con una galera de colores variados que pueden ser
usados para los diagramas.
ORGANIGRAMA-1 PROCESOS-1
9. ESQUEMAS Y VISTAS 9.1 INTRODUCCIN
Un esquema es un resumen preciso que refleja los conceptos ms importantes; se puede entender como el ndice de un libro, donde se reflejan los puntos que contiene tal libro. Para poder realizar un esquema, los datos deben estar organizados por diferentes niveles de prioridad. Por cada hoja de trabajo, solo se puede incluir un esquema, si es necesario incluir mas esquemas, se deben copiar los datos a otras hojas. Existen 2 formas de crear esquemas, Automtica y Manual. 9.2 CREACIN AUTOMTICA Excel puede hacer esta tarea de manera automtica, teniendo en cuenta los siguientes parmetros: Las filas de encabezado deben estar encima o debajo de todos los datos, nunca entrelazadas. Las columnas de encabezado deben estar a la derecha o a la izquierda, pero no mezcladas. La siguiente pantalla podemos observar los datos bien estructurados para poder hacer este esquema. Existen Subtotales para cada seccin Existe el Total Trimestral Existe un Gran Total En este ejemplo se puede hacer un esquema ya sea de filas o de columnas
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Con los datos bien estructurados, ya se puede realizar el esquema automtico. a) En la cinta Datos, opcin Esquemas, seleccionamos b) Excel nos genera la siguiente agrupacin, c) En la cual se pueden observar las agrupaciones por Columnas y por Filas
e) En el esquema por columnas, se aprecia la siguiente agrupacin: DEPARTAMENTO DE CAPACITACIN EXCEL INTERMEDIO 20
f)
Para comprimir y expandir el esquema slo tenemos que hacer clic en los smbolos - y + de cada nivel.
ESQUEMAS-1
9.3 CREACIN MANUAL Para crear un esquema de forma manual debemos crear grupos de filas o de columnas dependiendo del tipo de esquema que queramos hacer. a) Para crear un grupo debemos seleccionar las filas (seleccionando los nmeros de las filas) o columnas (seleccionando las letras de las columnas) de las cuales vayamos a crear un grupo, pero no debemos incluir las filas o columnas que contengan frmulas. b) Una vez seleccionadas las filas o columnas vamos al men Agrupar de la pestaa
c)
Si
en
la
seleccin en el inicio
elegiste de la
columnas, filas si
cuadro hiciste
9.4
BORRAR ESQUEMA a)
ESQUEMAS-2, 3
b)
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9.5 OCULTAR ESQUEMA Para ocultar un esquema, el nico proceso a seguir es presionando las teclas Ctrl+8 y de manera automtica desaparecern las marcas de las agrupaciones, si se desea volver a visualizar, presionar nuevamente Ctrl+8. La tecla del nmero 8 debe ser la que se encuentra arriba del teclado alfabtico. 9.6 OPCIONES DE VENTANAS Cuando la informacin que contiene una tabla de datos, cada vez es ms extensa, perdemos la visin hacia otra parte de los datos, que en muchas ocasiones es necesario para realizar alguna consulta o clculo en los datos. Excel cuenta con opciones para hacer la visualizacin, se encuentran en la cinta de opciones Vista
Donde:
a) Nueva ventana: abre en una nueva ventana, una vista del documento actual. b) Organizar todo: coloca en mosaico todas las ventanas de los archivos que estn abiertos actualmente.
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Inmovilizar
paneles:
contiene
opciones
que
permiten
inmovilizar una parte de la hoja de clculo, ya sea inmovilizar la fila superior de encabezado o la primera columna con ttulos. Al trmino de la captura de informacin regresa a su estado original, movilizando los paneles.
c) Dividir: divide la ventana en varios paneles, que permiten tener una visin total del documento.
VENTANAS-1
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Excel resulta ser una herramienta muy eficaz para trabajos de contabilidad, balances, nminas, entre otros; informacin que en muchas ocasiones es necesario proteger de usuarios externos. A continuacin se explican algunas alternativas que resultan tiles para proteger nuestra informacin, ya sea total o parcialmente. 10.1 PROTEGER CELDA Excel ofrece este tipo de proteccin, que se usa cuando es necesario proteger un conjunto de celdas que deseamos que los usuarios no cambien, por ejemplo: filas de encabezado, columnas con frmulas, columnas con datos, etc. Para esta accin se deben hacer 2 tareas, primero proteger las celdas que no queremos sean modificadas y despus proteger la hoja de trabajo. Por default todas las celdas estn bloqueadas, as que cuando se protege la hoja de trabajo de manera automtica se protege toda la informacin. Pero si deseamos que solo algunas celdas estn bloqueadas, a continuacin se describe el proceso. a) Abrir la hoja de trabajo a proteger b) Seleccionar el rango de celdas que deseamos si sea modificable c) Ir a la cinta de opciones Inicio/Celdas/Formato/Formato de Celdas/Proteger
d) Desactivar la casilla Bloqueada y Hacer clic sobre el botn Aceptar. e) A continuacin bloquearemos la hoja, seleccionar la pestaa Revisar de la cinta de opciones. f) Hacer clic sobre el botn Proteger hoja.
g) Dejar activada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas para proteger el contenido de las celdas de la hoja activa. h) Otorgar los permisos a los usuarios que leern esta hoja DEPARTAMENTO DE CAPACITACIN EXCEL INTERMEDIO 24
i)
10.2 PROTEGER HOJA a) Abrir el archivo a proteger. b) Ir a la pestaaRevisar y escogemos Proteger Hoja, c) Al seleccionar Proteger Hoja nos aparece una pequea ventana con algunas opciones de las cuales elegiremos la primera opcin que dice Proteger hojay
10.3 PROTEGER LIBRO Impide que se realicen operaciones con la estructura de las hojas del libro, como hacer nuevas hojas, eliminarlas o renombrarlas.
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10.4 COMPARTIR LIBRO En algunas ocasiones es necesario que ms de un usuario trabaje sobre el mismo libro de trabajo al mismo tiempo. Para que esto sea posible, el archivo original, se debe guardar sobre una ubicacin de red, y de ah los usuarios pueden accesar a realizar los cambios necesarios.
10.5 PROTEGER ARCHIVO Excel, puede proteger el archivo completo con contrasea, desde la apertura, para permitir que slo los revisores autorizados vean o modifiquen los datos.
2. Haga clic en Herramientas y, a continuacin, en Opciones generales. 3. Siga uno o ambos procedimientos: Si desea que los revisores escriban una contrasea para poder ver el libro, especifique la contrasea en el cuadro Contrasea de apertura. Si desea que los revisores escriban una contrasea para poder guardar los cambios en el libro, especifique la contrasea en el cuadro Contrasea de escritura 4. Clic en Aceptar. DEPARTAMENTO DE CAPACITACIN EXCEL INTERMEDIO 26
Contrasea apertura/escritura : Puede asignar ambas contraseas: una para tener acceso al archivo y otra para proporcionar a revisores permiso para modificar el contenido. Asegrese de que cada contrasea es diferente.
Utilice contraseas seguras que combinen letras en maysculas y minsculas, nmeros y smbolos. Las contraseas no seguras son aquellas que no combinan estos elementos. Es fundamental que recuerde la contrasea. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla. Guarde las contraseas que anote en un lugar seguro, lejos de la informacin que ayudan a proteger.
SEGURIDAD-1
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Ejercicios Prcticos
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CURSO:
PRCTICA 1
OBJETIVOS: REALIZAR GRFICAS CON 2 O MS SERIES DE DATOS CONOCERE INTERPRETAR INFORMACIN EN DIFERENTES TIPOS DE GRFICOS MANIPULAR LAS DIVERSAS HERRAMIENTAS DE LOS GRFICOS
GRAFICOS-1 1. Abre un nuevo Libro de Excel y crea la siguiente tabla, que incluye las medallas obtenidas por Mxico en las ltimas cinco Olimpiadas: N de medallas Plata Bronce 1 0 2 3 0 0 1 3 1 1
Olimpiadas Barcelona 1992 Atlanta 1996 Sidney 2000 Atenas 2004 Pekin 2008
Oro 0 0 1 0 2
2. Crea un grfico que muestre en una lnea las olimpiadas y las medallas de oro obtenidas en cada una de ellas. 3. Crea un grfico que muestre en varias lneas las medallas de oro, plata y bronce obtenidas a lo largo de las 5 olimpiadas 4. Crea una grfica que muestre el total de medallas obtenidas en las 5 olimpiadas (observa cmo debe quedar la grfica).
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a. Grafica de dispersin que represente el tipo de cambio del dlar en cada uno de los das, colcala en la misma hoja. b. Grafica de dispersin que represente el tipo de cambio del euro en cada uno de los das, colcala en la misma hoja. c. La comparacin entre el euro con el dlar, colcala en la misma hoja. d. Guarda el archivo, en tu carpeta
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GRAFICOS-3 1. Abre el archivo GRAFICOS-3 y observa la siguiente tabla: VENTAS SUCURSALES CENTRO Y SUR SUCURSAL CENTRO CENTRO SUR CENTRO SUR SUR CENTRO CENTRO SUR VENDEDOR DAMIAN LAZCANO PATRICIA LOPEZ FEDERICO AVILES SILVIA REYES RUBEN MARTINEZ ANGEL GUZMAN ELSA SOTO ENERO $ 10,800.00 $ 5,678.00 $ $ FEBRERO 9,750.00 4,550.00 MARZO $ 16,310.00 $ $ $ 3,670.00 8,567.00 6,665.00
2. Realizar las operaciones necesarias para obtener los grficos que se piden. 3. Hacer un grfico que represente las ventas totales que hicieron en ambas sucursales del mes de enero, colcala debajo de la tabla de datos. 4. As debe quedar la grfica:
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5. Hacer un grfico que muestre los porcentajes de ventas totales de cada uno de los empleados, colcala debajo de la tabla de datos.
6. Realiza una grfica que compare las ventas totales de Elsa Soto y Patricia Lpez y colcala en una hoja independiente.
7. Realiza una grfica comparativa de las ventas mensuales de cada uno de los vendedores, colcalo en una hoja independiente.
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8. Realiza una grfica que muestre el promedio de ventas mensual, colcalo en una hoja independiente. 9. Guarda el archivo, con el nombre de GRAFICOS-3, en tu carpeta.
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PRCTICA 2
HERRAMIENTAS-1 1. Abre el archivo HERRAMIENTAS-1, que se encuentra en la carpeta de ejercicios. 2. Observa la lista y ubica los valores duplicados. 3. Realiza las operaciones necesarias para Eliminar las filas duplicadas por puesto 4. Cuntas filas duplicadas se eliminaron?________________ 5. Guarda el archivo con el nombre de HERRAMIENTAS-1 en tu carpeta. 6. Explica, por qu es importante la eliminacin de las filas duplicadas?
VALIDACIN-1 1. Abre un nuevo libro de Excel y valida la celda donde deber ir la fecha de nacimiento, como celda de tipo fecha, y configura para que al introducir un valor errneo, marque el siguiente error.
2. Agrega el campo de EDAD en la celda D1, y realiza la validacin para que solo acepte valores de 30 a 40. 3. Realiza la validacin para el NOMBRE Y APELLIDO.
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VALIDACIN-2 1. Abre el archivo VALIDACIN-2 y realiza una validacin para la columna de VISITANTES NACIONALES, que solo acepte valores de 500 a 1000. 2. Qu sucedi con los datos anteriores? _______________________________________________________________ 3. Cundo es conveniente hacer las reglas de validacin en una hoja de trabajo y porqu? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 4. Qu accin se hace para tener la siguiente lista de datos marcada?
_______________________________________________________________ _______________________________________________________________ VALIDACIN-3 1. Abre un nuevo libro y realiza un formato de acuerdo a las necesidades del departamento en el que laboras, que tenga al menos 5 campos con diferentes tipos de datos validados. 2. Comprueba su funcionamiento. 3. Introduce al menos 5 registros. 4. Guarda el archivo con el nombre de VALIDACIN-3 en tu carpeta.
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PRCTICA 3
1. Abre un libro nuevo, en la hoja 1, de tu libro de Excel, captura la siguiente tabla 1. Combina el ttulo columna A y B. en la
2. Ordena la informacin de forma Ascendente, cambia el nombre de la etiqueta de la hoja a ASCENDENTE 3. Copia la tabla con la informacin a la HOJA2, y ah ordena la informacin en forma DESCENDENTE, cambia el nombre de la etiqueta de la HOJA2 a DESCENDENTE 4. En la HOJA3, captura la siguiente informacin:
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5. Ahora ordenaremos esta informacin, en forma ascendente por ao de nacimiento, cambia el nombre de la HOJA3 a CRITERIOS 6. Aplica un formato diferente a cada una de las tablas que hiciste. 7. Guarda el archivo con el nombre de ORDENAR-1 en tu carpeta. ORDENAR 2 1. Abre el archivo ORDENAR-2, que se encuentra en la carpeta del curso. 2. Copia toda la informacin de la tabla a la hoja2 y a la hoja3 del libro. 3. En la hoja1, ordena la informacin de tal forma que aparezcan los campos de Metas y Alcanzado, de mayor a menor, en una misma ordenacin. 4. En la hoja2, ordena la informacin, para que se visualice de manera tal que, estn las Metas y Alcanzado de menor a mayor y adems que los nombres estn en orden alfabtico. 5. En la hoja3, ordena la informacin, para que se visualice de manera tal que, estn las Metas de mayor a menor y los Apellidos de la Z-A. 8. Guarda el archivo con el nombre ORDENAR-2 en tu carpeta. ORDENAR 3 1. Abre el archivo ORDENAR-3, que se encuentra en la carpeta del curso. 2. Inserta 3 hojas, y etiqutalas as: CURSOS, FECHAS, COSTOS 3. En la hoja CURSOS, ordena la informacin en forma ascendente, primero por el nombre del curso y despus por la fecha de inicio. 4. En la hoja FECHAS, ordena la informacin en forma ascendente primero por fecha y luego por duracin. 5. En la hoja COSTOS, ordena la informacin, primero por costos y despus por la duracin en forma descendente. 6. Guarda el archivo con el nombre ORDENAR-3 en tu carpeta. 9. Contesta las siguientes preguntas:
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c. Cundo ordenas informacin, porque debes seleccionar toda la tabla de datos? d. Cundo es necesario utilizar la ordenacin por criterios (cuando agregamos niveles)?
PRCTICA 4
FILTROS-1 1. Abre el archivo llamado FILTROS-1de la carpeta de ejercicios 2. Calcula la columna de Total 3. Copia la informacin a la hoja2 y hoja3, del libro de trabajo 4. En la hoja1, realiza los siguientes filtros y cpialos a partir de la fila 40. a. Empleados cuyo puesto sea asesor b. Empleados cuyo departamento sea recursos humanos c. Empleados cuyo sueldo sea menor a $6,700. d. Empleados cuyos apellidos empiecen con A e. Empleados cuyo bono sea mayor o igual a $600 f. Empleados cuyo nombre sea = alejandr? 5. Guarda el archivo con el nombre de FILTROS-1 en tu carpeta.
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FILTROS-2 1. En la hoja 2, realiza los filtros avanzados, tomando en cuenta las siguientes condiciones, y en la lnea de abajo, escribe la explicacin de la condicin Apellidos Nombres
Departamento Puesto programador >10000 Sueldo Bono
b)
_____________________________________________________________
Departamento Gerencia Puesto Sueldo Bono >1000
Apellidos Nombres
e) _____________________________________________________________________
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necesarias,
para
Puesto
Sueldo
Apellidos Nombres
Rios Martn
Departamento
Puesto
Sueldo $ 4,500.00
Bono $ 300.00
f) Guarda el archivo con el nombre de FILTROS-2 en tu carpeta. FILTROS-3 1. Abre el archivo llamado FILTROS-3 de la carpeta de ejercicios. 2. Copia la informacin a la hoja2. 3. En la hoja1, realiza los siguientes filtros, crea una hoja nueva por cada filtro, y nmbrala de acuerdo al filtro. a. Todas las referencias del ao 2009. b. Las referencias que sean Oficina y estn en Alquiler. c. Las referencias que tengan una superficie mayor a 150 m2. d. Las referencias que tengan un precio de venta entre $852,500.00 hasta $1,250,000.00 e. Las referencias cuyo vendedor inicie con la letra J. 4. Usando la hoja2, crea los siguientes filtros avanzados, cpialos al final de la tabla de datos, anotando el inciso resuelto. a. Que sean Alquiler, con precio menor a $200,000 b. Que sean Casa, en Barcelona y cuya superficie sea menor a 50m 2. c. Ahora t, realiza la propuesta de 3 filtros avanzados con 3 condiciones. 5. Guarda el archivo.
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PRCTICA 5
OBJETIVOS: ENTENDER DIFERENTES FUNCIONES ESTDISITICAS, DE TEXTO Y FECHA REALIZAR DIFERENTES CASOS EN DONDE SE PUEDEN APLICAR DIFERENTES FUNCIONES
FUNCIONES-1, 2, 3, 4, 5, 6
FUNCIONES -1 1. Abre un libro nuevo de Excel 2. En la Hoja1, sitate en la celda A1, inserta la funcin =AHORA(). 3. Qu valor insert?_________________________ 4. Ahora sitate en la celda B1 y escribe los siguientes valores B
1 2 3 10 7 2001
8. Sitate en la celda A1, y escribe la fecha de tu nacimiento con el formato (da/mes/ao), como se muestra a continuacin:
1 2
B FECHA HOY
10. En la celda C1, vamos a obtener el nmero total de das que han trascurrido desde la fecha de nacimiento hasta la fecha actual, haciendo uso de la funcin DIAS360. 11. En la celda C2, ahora realizaremos la divisin de los das totales que han trascurrido entre 360, con esto obtuvimos los aos, pero tambin obtuvimos un valor con decimales. 12. Para entero, podemos usar la funcin =ENTERO(TOTAL_DIAS/360), de esta forma obtendremos el valor en nmero entero. obtener el nmero
Ros Altamirano Claudia riosaltamiranoclaudia Valverde Martnez Mario valverdemarnezmario Len Castejn Jos Luis leoncastrejonjoseluis
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2. Haciendo uso de la funcin CONTAR.SI, resuelve las siguientes preguntas, colcalas al final de la tabla. Cuntas celdas hay con valore, cuyos(as):? 1. Nombres igual a CARLOS 2. Nombres igual a LUIS 3. Apellidos distintos a TELLEZ 4. Ciudades iguales a QUERETARO 5. Edades mayor o igual a 38 6. Edades inferiores a 50 7. Estado Civil igual a SOLTERO 8. Estado Civil distinto a CASADO - Guarda el archivo. FUNCIONES 3.2 1. Abre el archivo FUNCIONES-3, activa la hoja fun-2.
PRENDA FALDA CICRULAR PANTALON LISO CAMISA V PANTALON LISO CORBATA FALDA CICRULAR COLOR NEGRO ROJO BLANCO AZUL NEGRO ROJO FABRICACIN PRECIO PAQUETE BRASIL BRASIL BRASIL PERU ARGENTINA PERU $ $ $ $ $ $ 75,000.00 82,500.00 78,000.00 52,500.00 32,000.00 67,000.00 DESCUENTO $ $ $ $ $ 3,500.00 4,500.00 2,600.00 3,200.00 1,500.00
Respuesta: ______________ Respuesta: ______________ Respuesta: ______________ Respuesta: ______________ Respuesta: ______________ Respuesta: ______________ Respuesta: ______________ Respuesta: ______________
$ 3,400.00
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Haciendo uso de la funcin SUMAR.SI, resuelve las siguientes preguntas, colcalas al final de la tabla. 1. Sumar los precios de paquete, de los elementos de BRASIL 2. Sumar los precios de paquete, de los elementos de color BLANCO 3. Sumar los precios de paquete, del elemento PANTALON LISO 4. Sumar los precios de paquete, de los elementos distintos al pas ARGENTINA 5. Sumar los precios de paquete, de los elementos distintos a al color ROJO 6. Sumar los descuentos de los elementos de PERU 8. Sumar los descuentos de los elementos iguales al color BLANCO 9. Sumar los descuentos cuyos valores sean inferiores a $2,000. Guarda el archivo
1 2 3
10 15
2. Captura la siguiente tabla de datos, y usando la funcin SI, determina si la condicin dada es verdadera (V) o falsa (F). RESULTADO CONDICION FALSO A1=F1 A3=B3 A2=5 D2>A1 C1= HOLA A3>C2+C3
- Guarda
el archivo.
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FUNCIONES-4 1. Abre el archivo que creaste en la prctica de GRAFICOS-1 2. Copia la tabla de datos a un libro nuevo en la hoja 1 y gurdalo como FUNCIONES-4 VENTAS SUCURSALES CENTRO Y SUR SUCURSAL VENDEDOR ENERO FEBRERO CENTRO DAMIAN LAZCANO $10,800.00 $9,750.00 CENTRO PATRICIA LOPEZ $5,678.00 $4,550.00 SUR FEDERICO AVILES $34,567.00 $4,567.00 CENTRO SILVIA REYES $7,658.00 $9,658.00 SUR RUBEN MARTINEZ $12,300.00 $18,350.00 SUR ANGEL GUZMAN $23,400.00 $13,410.00 CENTRO ELSA SOTO $11,230.00 $9,230.00 CENTRO JUAN ALTAMIRANO $4,500.00 $3,530.00 SUR FERNADO RINCON $9,750.00 $7,770.00
MARZO $16,310.00 $3,670.00 $8,567.00 $6,665.00 $1,300.00 $4,400.00 $6,230.00 $4,500.00 $8,750.00
3. Haciendo uso de funciones necesarias, escribe debajo de la tabla, los datos que a continuacin se piden, escribe la pregunta y en otra celda el resultado dado de la funcin. a) La cantidad de empleados de cada sucursal b) La cantidad total de empleados. c) La cantidad total vendida d) Cul fue la mayor venta? e) Cul fue la menor venta? f) El promedio de ventas de ambas sucursales g) El promedio de ventas de la sucursal CENTRO h) El promedio de ventas de la sucursal SUR. i) Cunto vendieron los empleados de la sucursal CENTRO j) Cunto vendieron los empleados de la sucursal SUR k) Guarda el archivo con el nombre de FUNCIONES-4.
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2. Usando la funcin SI (Y). En la columna ENTRADA, se colocar el texto ACCESO LIBRE, si el sexo es FEMENINO y la edad es mayor a 18; de lo contrario, colocar el texto ACCESO PROHIBIDO. 3. Guarda el archivo con el nombre de FUNCIONES-5 en tu carpeta. FUNCIONES - 6 1. Abre el archivo funciones-6 y observa la siguiente tabla de datos.
NOMBRE CARLOS REYES MARISOL LAGOS TERESA GOMEZ DANIEL MAYA SERGIO ENRIQUEZ MAYRA SANCHEZ FEDERICO AVILEZ DIEGO MARTINEZ ROSA AGUILAR DIAS ECONOMICOS 5 3 3 2 1 0 3 2 3 FALTAS 0 0 4 3 2 1 0 0 0 PASES DE RETARDOS ENTRADA 1 1 1 1 3 3 1 0 0 2 1 0 0 0 1 1 2 0 CONCEPTO
2.
Usando
la
funcin
SI(Y),
en
el
concepto,
se
aplicar
BONO
DE
PRODUCTIVIDAD, de acuerdo a las siguientes condiciones: Das econmicos menores o iguales a 3. Faltas igual a cero. Retardos igual o menor a tres. Pases de entrada solo se acepta 1.
Si no se cumpliera alguna de las condiciones, se aplicar SIN BONO DE PRODUCTIVIDAD. 3. Guarda el archivo con el nombre de FUNCIONES-6 en tu carpeta.
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PRCTICA 6
IMAGEN-1 GALERA-1
1. Abre el ejercicio FUNCIONES-1, FUNCIONES-2y FUNCIONES-3, e inserta una imagen en la parte superior de cada ejercicio. 2. Ajusta el tamao de las imgenes. 3. Si es necesario, inserta filas/columnas para que la imagen se visualice. 4. Guarda los archivos con el mismo nombre.
GALERA-1 1. Abre un nuevo libro de Excel 2. Elimina las hojas2 y 3 3. En la hoja1, inserta 5 imgenes que pertenezcan a 5 galeras diferentes 4. A cada imagen dale diferente tratamiento, como brillo, contraste, estilos, variaciones de color. 5. Guarda el archivo con el nombre de GALERA-1 en tu carpeta.
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PRCTICA 7
OBJETIVOS:
3. Inserta las imgenes necesarias para lograrlo. 4. Guarda el archivo con el nombre de FORMAS-1 en tu carpeta.
FORMAS-2 1. Realiza un diagrama de un proceso que se lleve a cabo en tu departamento, donde tengas que involucrar al menos una decisin. 2. Guarda el archivo con el nombre de FORMAS-2 en tu carpeta.
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PRCTICA 8 OBJETIVOS:
PROCESOS-1 1. Abre un nuevo libro de Excel 2. En la hoja1, realiza un diagrama de algn proceso que se lleve a cabo en tu departamento, debe contener al menos 5 pasos. 3. Inserta las imgenes necesarias para lograrlo. 4. Guarda el archivo con el nombre de PROCESOS-1 en tu carpeta.
PRCTICA 9
OBJETIVOS: ENTENDER LA FORMA DE COMPRIMIR INFORMACIN MUY EXTENSA, PARA VISUALIZAR DIFERENTES RESULTADOS.
ESQUEMAS Y SUBTOTALES
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PRCTICA 10
OBJETIVOS:
Para esta prctica utilizaremos los archivos realizados a lo largo del curso, as que es muy importante los tengas guardados en tu carpeta de prcticas. Para siempre recordar la contrasea utilizaremos en todos los ejercicios la palabra: secreto.
1. Abre el archivo GRAFICOS-1 y realiza las acciones necesarias para que el usuario solo pueda editar la columna de VENDEDOR. 2. Protege la hoja de GRAFICOS-2, para que los usuarios solo la puedan ver la informacin de ese libro. 3. Protege la hoja del archivo llamado FILTROS-1. 4. Abre otro ejercicio y protege el archivo desde su apertura. 5. Practica las operaciones de proteccin al menos con 3 ejercicios ms. 6. Es muy importante que despus de la proteccin, compruebes que sta funciona correctamente.
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ANEXO CARTAS PERSONALIZADAS Mediante la opcin Combinar correspondencia Word2007 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas, la impresin de sobres, generar recibos, etc. Conceptos previos Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos. Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente. Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.
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Crear el documento principal Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo. Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de correspondencia, all haz clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
Se abrir la seccin Combinar correspondencia con el primer paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la opcin deseada.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrnico, sobres, etc..) Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.
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En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicacin de la opcin seleccionada en este momento. Dejar seleccionada la primera opcin y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente.
En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.
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Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcin Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos. Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta. Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opcin Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista. Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar... Al hacer clic en la opcin Examinar... se abre el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dnde coger los datos: En el campo Tipo de archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo ms comn ser utilizar el tipo Bases de datos Access (*.mdbx;..) si tenemos los datos en una tabla de base de datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xlsx) si tenemos los datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de Word (*.docx) si tenemos los datos en una tabla de Word. En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la carpeta donde se encuentra el origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecern todos los archivos del tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta, slo nos quedar hacer doble clic sobre el archivo que contiene nuestro origen de datos o seleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo Nombre de archivo: y hacer clic en el botn Abrir. Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, en l vemos los datos que se combinarn y podemos aadir opciones que veremos ms adelante. Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente... En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y aadimos los campos de combinacin. Para ello debemos posicionar el cursor en la posicin donde queremos que aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar. Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Lnea de saludo. Franqueo electrnico... (si tenemos la utilidad instalada), o Ms elementos.... En la opcin Ms elementos... aparecer la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar. Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para pasar al paso 5 del asistente.
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En este paso examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del origen de datos. Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado. Para terminar hacer clic en Siguiente. Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcin Imprimir.... Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado ser un documento normal sin combinacin. Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero tambin podemos utilizar los botones de la pestaa Correspondencia.
Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones las ampliaremos ms adelante. . Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes. . Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente. . Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal como vimos con el asistente. . Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de datos.
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. Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms fcil localizarlos dentro del documento. Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms adelante. Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta opcin est disponible con un documento de tipo etiquetas. En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes destinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu parte en la creacin de la carta.
Insertar campos de combinacin Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el icono
de la pestaa Correspondencia y se abrir el cuadro Insertar campo de combinacin con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botn Insertar. Podemos insertar as todos los campos que queramos. El campo aparecer en el documento principal entre << y >> esto nos indica que ah va un campo que ser sustituido por un valor cuando se ejecute la accin de combinar. A la derecha tienes un ejemplo de un documento con campos de combinacin. Ver datos combinados Si queremos ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacer clic en
el botn
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Este botn permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos. La imagen de la derecha muestra el documento combinado con los datos del primer registro del origen de datos. Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los campos de son del origen de datos, una forma fcil de
solucionar este problema es hacer clic sobre el icono del origen de datos aparecern resaltados. Desplazarse por los registros
, los campos
El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar, se generarn tantos documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes botones permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados. Permite ver los datos del primer registro del origen. Permite visualizar el registro anterior. Este cuadro permite saber qu registro se est visualizando, y tambin permite ir directamente a un registro determinado escribiendo el n del registro. Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizar el documento con los datos del cuarto cliente. Permite visualizar el registro siguiente. Permite visualizar el ltimo registro.
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