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ESTUDIOS PREVIOS PARA ADQUISICION DE BIENES SERVICIOS


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GRUPO FUNCIONAL CONTRAT ACION

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Doctora: VIVIANA MENESES Gerente HOSPITAL SIMON BOLlVAR

REF: ESTUDIOS PREVIOS PARA LA ADQUISICION DE DISPOSITIVOS MEDICOS CARDIOLOGIA

En el presente escrito expongo para su conocimiento el estudio referenciado as:

DEFINICiN DE LA NECESIDAD CONTRATACiN:

QUE LA ENTIDAD

PRETENDE

SATISFACER

CON LA

El Hospital Simn Bolvar 111 Nivel ESE requiere contratar la adquisicin de DISPOSITIVOS MEDICOS PROCEDIMIENTOS DE CARDIOLOGIA, conciba bajo los parmetros calidad, de Buenas Prcticas de Manufactura, Certificado de Capacidad de almacenamiento y Acondicionamiento, Registros Sanitarios y Clasificacin del dispositivo mdico segn riesgo. El Hospital debe disponer en cantidad suficiente de dispositivos mdicos para la atencin de sus pacientes hospitalizados, ambulatorios. Estos deben cumplir con lo establecido en el Decreto 4725 de 2005, Resolucin 4816 de 2008, Resolucin 1043 de 2006, Decreto 4562 de 2006 y dems relacionados, en aras de asegurar la prestacin del servicio de salud, con criterios de eficiencia, oportunidad y calidad. Es necesario disponer de Dispositivos Mdicos que cumplan con los requisitos normativos, para brindar seguridad y cubrir las necesidades de los usuarios y garantizar una mejor capacidad de respuesta ante la demanda de los servicios y de forma especial impactar en la seguridad del paciente como pilar fundamental para el logro de calidad propuestos por la organizacin a travs del proceso de mejoramiento continuo emprendido para implementar los estndares de Acreditacin dentro del Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad. 11, DEFINICION NECESIDAD TECNICA DE LA FORMA EN QUE LA ENTIDAD PUEDE SATISFACER SU

El Hospital satisface la necesidad antes descrita, mediante la contratacin de proveedores para la adquisicin de Dispositivos Mdicos para el Hospital como parte del cumplimiento de la Poltica Institucional de Seguridad del Paciente y en beneficio de las buenas prcticas elini. s.
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Como institucin que est realizando actividades encaminadas hac~ cum limiento de los estndares de habilitacin y acreditacin que garanticen las condiciones c.~alida~;os mismos. t.

111.

CONDICIONES ESPECIALES DE LA CONTRATACJON A CELEBRARSE

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OBJETO El HOSPITAL SIMON SOLlVAR 111 NIVEL E.S.E., est interesado en contratar a proveedores especializados, para realizar la adquisicin de Dispositivos Mdicos para satisfacer las necesidades de todos los servicios bajo parmetros de calidad, accesibilidad y oportunidad. El oferente deber presentar una propuesta tcnica para el suministro de los Dsposlivos Mdicos para el almacn requeridos por el Hospital Simn Bolvar, de acuerdo a las especificaciones del cuadro anexo 1.

B. ESPECIFICACIONES 1.

TCNICAS REQUERIDAS:

En caso de adjudicacin, el eventual proveedor deber entregar los Dispositivos Mdicos segn la programacin o requerimientos establecidos por el Hospital, los cuales para todos los casos constituir parte integral del contrato. Esta programacin que es interna del hospital podr cambiar de acuerdo a sus necesidades y conveniencia. En todo caso, la entrega de Dispositivos Mdicos requeridos por el Hospital, deber realizarse por parte del Contratista, mximo dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a dicho requerimiento. excepto en los casos de urgencia vital o manifiesta cuya oportunidad de entrega deber ser inmediata. Las entregas debern efectuarse en las instalaciones del Hospital Simn Bolvar - Empresa Social del Estado, en la Bodega del Almacn con cargo al Conlrato u orden de compra que se suscriba. En caso de urgencias vitales nocturnas, la entrega deber realizarse en la Bodega de la Farmacia. El proveedor se compromete a realizar la repostoon de productos que resultaren deteriorados en el transporte de los mismos, o con defeclos de calidad, empaque o conservacin, de cuyo reporte le haga el Hospital ~ Almacn hasta setenta y dos (72) horas siguientes a la recepcin del producto, debiendo proceder a dicha reposicin centro de las setenta y dos (72) horas siguientes al mismo. En caso de urgencias vitales el cambio deber ser de manera inmediata. El proveedor no podr negarse a entregar los insumas aduciendo motivos de empaque o presentacin de los mismos, adems no podr retrasar o cancelar las entregas por motivos de produccin, baja oferta, baja demanda, escasez en el mercado, trmites aduaneros y/o de importacin, licencias. vacaciones colectivas o variaciones en el precio de la oferta. En caso de fuerza mayor o caso fortuito que impida la entrega, el Proveedor deber realizar todas las gesliones necesarias para la consecucin y entrega del dispositivo medico al Hospital. El dispositivo mdico entregado por el Proveedor deber tener como minimo un vencimiento no inferior a (18) meses o 75% de vida til. En caso de que el tiempo de vida til fijado en el Registro Invima sea inferior a dieciocho (18) meses, el Proveedor deber notificar por escrito al momento de la entrega al Hospital, mediante una comunicacin denominada CARTA DE COMPROMISO DE CAMBIO Y se obligar a realizar el cambio del dispositivo mdico en las unidades existentes en el Hospital cuando est cercano a la fecha de vencimiento. Por polticas del H9Sp1faC~clr cinco (5) meses de anticipacin a la fecha de vencimiento del producto se n9,1iffar ~I~~oveedor, quien se obliga a asumir la recepcin y cambio del producto rep~~do teniro rcuenla las condiciones de almacenamiento especial como
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los que requieran cadena de trio. En caso de distribuidores cambio sujetas al Laboratorio Fabricante. 7.

no se aceptan politicas de

El proveedor deber certificar Carta de compromiso de cambio de insumas de baja rotacin hasta por dos (2) aos o despus de la liquidacin del contrato. El proveedor deber garantizar que los dispositivos mdicos entregados cuenten con etiquetas que contengan registro sanitario, lote, fecha de vencimiento y clasificacin, caractersticas tcnicas en el empaque primario y secundario de acuerdo a lo estipulado en el decreto 4725 del 2005. El oferente deber contar con una experiencra mnima de tres (3) aos en el suministro de dispositivos mdicos, para tal efecto deber aportar certificaciones expedidas por las empresas que hayan celebrado contrataciones con el proponente, con indicacin del objeto, cumplimiento y nivel de satisfaccin de cada uno.

8.

9.

10. Considerando que las cantidades de los dispositivos mdicos, aqu previstas, dependen de
las necesidades reales de consumo y rolacin del Hospital sern susceptibles de variacin, de manera que podrn disminuir o aumentar, con la respectiva deduccin de la cantidad estimada de otro u otros de los iterns contratados, siempre y cuando no sobrepase el valor contractual, quedando entonces, obligado el PROVEEDOR corno Jo acepta en el momento de suscribir el contrato, a despachar las cantidades que requiera el Hospital, sobre los insumas aqul contemplados.

11. Por necesidad del servicio el hospital podr solicitar cambio de dispositivos mdicos y/o cantidades contratadas durante la ejecucin del contrato, siempre y cuando no sobrepase el
valor presupuestaL

12. Todo producto deber facturarse por unidad


13. El Hospital se reserva la facultad de contratar en bloque otal, por producto o en forma parcial, segun las negociaciones y precios ofrecidos y evaluacin adelantada.

14. El Hospital Simn Bolvar ESE, realizar en primer trmino una evaluacin tcnica sobre los productos cotizados y sern objeto de evaluacin econmica nicamente aquellos que
cumplan con las normas aplicables.

15. Con fa presentacin de la cotizacin, se entiende que el oferente acepta de forma integral
estas condiciones para participar en la presente solicitud yconlratar el Hospital. segun sea el caso, con

16. El Proveedor deber entregar al Hospital Simn Bolivar siempre que sean necesario durante
la recepcin tcnica y administrativa el CERTIFICADO DE 8UENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA vigente en la fecha de la presentacin de la cotizacin. En caso de depsitos y/o distribuidores l}1<liriSlas presentar concepto sanitario expedido por la Secretaria Dstrilal de Salu,di5 Sec etaria de Salud del lugar de procedencia del oferente, dicho registro deber~' . tOriz ara arlO la venta y distribucin mayorista de dispositivos mdicos, adems an ar copia d BPM (Buenas Prcticas de Manufactura) del laboratorio fabricante en medio m _nlico. . ':/

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17. Se deben especificar las caracteristicas

tcnicas de los elementos, unidad de medida, marca, pas de origen, valor unitario, si est gravado por el impuesto de valor agregado (IVA), % del IVA o si son exentos de IVA y los dems datos estipulados por la institucin.

18. SOPORTE TCNICO-CIENTFICO: El Proveedor (tanto como para el Laboratorio fabricante como para los Distribuidores) suministrara apoyo tcnico-cientfico sobre el tem ofrecido, cuando as lo requiera el Hospital. Con cada producto contratado anexar el certificado de anlisis por cada lote de producto enviado al Hospital Simn Bolvar ESE con cada uno de Jos despachos realizados.

C. REGISTROS SANITARIOS DE INVIMA y FICHAS TCNICAS: 1. El Proveedor deber relacionar el registro sanitario del lnvima por cada uno de los lems ofrecidos, garantizando su vigencia en la fecha de la presentacin de la cotizacin. Los proveedores deben certificar que sus registros sanitarios se encuentran vigentes a la fecha de evaluacin, El Hospital se reserva el derecho de verificar la informacin relacionada con la vigencia de dichos registros sanitarios. En el evento de encontrar la falta de expedicin o de vigencia del mismo registro para alguno de los items ofrecidos, este no ser tenido en cuenta. El Proveedor deber presentar con la oferta copia legible del registro sanitario, adems deber presentar en CD-ROM, documentos escaneados en formato POF de los registros sanitarios en una carpeta denominada REGISTROS y de las fichas tcnicas en una carpeta denominada FICHAS de cada uno de los insumas cotizados.

2.

3.

El Proveedor deber presentar los correspondientes registros sanitarios vigentes y las fichas tcnicas de calidad por cada uno de los tems ofrecidos, dentro del trmino de cinco (5) das siguientes a la legalizacin del contrato, en caso de no hacerlo, se har acreedor a la aplicacin de las multas, sanciones administrativas, contractuales y efectividad de las plizas constiluidas y el tem se le asignar al cotizante que contine en la calificacin. Lo mismo ocurrir en caso de aportar uno diferente al real o sin vigencia DEPSITOS YIO DISTRIBUIDORES: En caso de que el proveedor sea Depsito y/o Distribuidor, deber presentar la misma documentacin que solicitarn al Laboratorio productor, adicional a una carta expresa original del laboratorio en la cual se autorice al depsito ylo distribuidor la comercializacin de los insumos ofrecidos. En caso de no presentarla no se realizar el estudio sobre los productos que carezcan de esta documentacin El proveedor deber entregar al hospital carta expresa de aceptacin de condiciones de recepcin, aceptacin y reposicin de productos ylo insumes deteriorados o rechazados. (El Hospital har una recepcin tcnica y administrativa de los insumas suministrados segn manual de normas tcnicas de calidad .- guia tcnica de anlisis INVIMA)_ El proveedor deber e?l~;'~OSPital carta expresa aceptando la evaluacin de proveedores. Dicha evalu'~n se le dr en cuenta para posteriores invitaciones y/o para la continuidad o no del eventuatcon7

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7.

El proveedor deber entregar al hospital carta expresa donde se declare tiempo de entrega de los productos solicitados LEAD TIME (Tiempo entre la solicitud y recepcin del producto en nuestras instalaciones), donde el oferente se comprometa a la entrega de productos y/o insumas solicitados en un mximo de 48 horas. El proveedor deber enlregar al hospital carta expresa donde se acepte tem por tem las condiciones de entrega y vencimiento establecidas en el presente pliego de las condiciones comerciales. Verificacin de las polticas y procedimientos para el manejo de devoluciones.

8.

9.

D. DESCRIPCION DE LOS BIENES O SERVICIOS A ADQUIRIR En anexo 1 se relaciona listado. E. PLAZO DE EJECUCIN El plazo de ejecucin del contrato sera con base a las disposiciones dadas por la Subgerencia Administrativa y se establecer en la minuta del Contrato. F. LUGAR DE EJECUCION En las sedes del hospital ubicadas en la: Calle 165 N?-06 Sede ubicada en la calle 104 N4? - 51

G. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO Los recursos con que cuenta el HOSPITAL SIMON SOLlVAR, para respaldar econmicamente la ejecucin del presente objeto a contratar provienen de los recursos asignados al presupuesto de la Entidad para la vigencia. H. FORMA DE PAGO La forma de pago y los requisitos inherentes sern los definidos Administrativa y se estipulara en la minuta del Contralo. por las Subgerencia

Previa presentacin de la factura correspondiente, certificado de cumplimiento suscrito por el Supervisor del Contrato y la acreditacin de pagos parafiscales de Ley.

IV.

GARANTlA UNICA

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En cumplimiento de la n9m(:'ida
HOSPITAL SIMON BOre~R

vigente se exiqir al contratista la constitucin a favor del


nica expedida por Una Compaa de Seguros

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legalmente establecida en Colombia y cuya pliza matriz est debidamente Superintendencia Financiera y que ampare los siguientes riesgos: Definidos por el rea de contratacin y relacionados en la minuta del Contrato.

aprobada por la

En caso de que el contrato se adicione, prorrogue, suspenda o cualquier otro evento en que fuere necesario, el CONTRA TlST A se obliga a modificar las garantas. Igualmente, se pactaran en el contrato las clusulas de multas y penal pecuniaria del derecho comn y las excepcionales de terminacin, interpretacin y modificacin unilateral, as como la de caducidad.

v.

SUPERVISOR DEL CONTRATO La supervisin en la ejecucin del contrato estar a cargo del Almacenista del HOSPITAL SIMON SOLlVAR quien velar por la correcta ejecucin del objeto contractual, y certificar el cumplimiento a cabaldad de las obligaciones contractuales.

Por la atencin y colaboracin, gracias.

Atentamente,

GONZALO MEDINA CABALLERO Jefe de Almacn

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