Auditoría de Sistemas UNFV

UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLARREAL
AUDITORIA DE SISTEMAS
Docente: CPC. Auditor Jorge G. Vergel Zapata
CPC. Auditor Jorge G. Vergel Zapata
AUDITORIA DE SISTEMAS
El estudio de los Sistemas Informticos contribuye al entendimiento cabal del proceso de informacin a travs de medios automatizados hasta la obtencin de resultados mas elaborados con el menor esfuerzo posible. A su vez, la auditora que se practica a estos procedimientos permite saber los recursos humanos, equipos y programas que han intervenido, estn a la altura de los requerimientos de la empresa. si cumplen con las expectativas cifradas en ellos. Conceptos Esta rama de la Auditora se ocupa de examinar los controles internos y procedimientos operativos destinados al procesamiento de la informacin. Verifica la existencia y aplicacin de normas internas de control en el uso de los equipos de cmputo, evaluacin de su eficiencia y seguridad. Con esta actividad de evala tambin al equipo humano que participa en el proceso, con el objeto de lograr el uso ms eficiente y seguro de estos recursos. La Auditora de Sistemas se ocupa de evaluar el proceso de la informacin desde sus entradas, procedimientos, controles, archivos, seguridad hasta la obtencin de los resultados esperados. Se le define tambin como una herramienta orientadora para el buen desempeo de los sistemas de informacin. Evala, corrige y proporciona los controles necesarios para que los sistemas sean confiables y seguros. En esta perspectiva, la Auditora de Sistemas ha de evaluar todo lo concerniente al manejo de la informacin: informtica, personal, organizacin de centros de informacin, hardware y software. El vocablo auditora proviene del latn auditorius, que se refiere a personaje que escucha y revisa cuentas. Esta actividad debe tener objetivos especficos que conduzcan a evaluar con eficiencia y eficacia el objeto con el cual se est operando. Autores diversos manejan otros conceptos pero siempre coinciden en la revisin, evaluacin y elaboracin de un informe. A continuacin algunas definiciones de expertos en el tema que nos ocupa: Auditora de Sistemas es: La verificacin de controles en el procesamiento de la informacin, desarrollo de sistemas e instalacin con el objetivo de evaluar su efectividad y presentar recomendaciones a la Gerencia. La actividad dirigida a verificar y juzgar informacin.
El examen y evaluacin de los procesos del rea de Procesamiento automtico de Datos (PAD) y de la utilizacin de los recursos que en ellos intervienen, para llegar a establecer el grado de eficiencia, efectividad y economa de los sistemas computarizados en una empresa y presentar conclusiones y recomendaciones encaminadas a corregir las deficiencias existentes y mejorarlas. El proceso de recoleccin y evaluacin de evidencia para determinar si un sistema automatizado:
Salvaguarda activos
- Daos - Destruccin - Uso no autorizado - Robo
Mantiene Integridad de datos
- Informacin Precisa, - Completa - Oportuna - Confiable
Alcanza metas organizacionales
- Contribucin de la funcin informtica
Consume recursos eficientemente
- Utiliza los recursos adecuadamente en el proceso de la informacin.
Es el examen o revisin de carcter objetivo (independiente), crtico(evidencia), sistemtico (normas), selectivo (muestras) de las polticas, normas, prcticas, funciones, procesos, procedimientos e informes relacionados con los sistemas de informacin computarizados, con el fin de emitir una opinin profesional (imparcial) con respecto a: - Eficiencia en el uso de los recursos informticos - Validez de la informacin - Efectividad de los controles establecidos
LA AUDITORIA Y SUS PARTICULARIDADES En la auditora tenemos diversos campos de accin, entre los cuales destaca la Auditora de Sistemas por que se integra un mundo paralelo al mismo contenido de la informacin procesada, enfocndose en los procesos del manejo logstico de la informacin. A continuacin, algunas diferencias entre la Auditora de Sistemas y otros procedimientos de auditora:
Auditora Financiera
- Evala la veracidad de estados financieros - Prepara informes de acuerdo a principios contables, normas pre establecidas
Aud. de Gestin u Operativa
- Evala la eficiencia de la gestin. - Evala la eficacia de la gestin. - Evala la economa de los mtodos y procedimientos en la empresa
Auditora de Sistemas
- Se ocupa del uso y manejo eficiente de los procesos informticos
Auditora Fiscal
- Se ocupa preservar el cumplimiento de las normas legales vinculadas a la recaudacin fiscal.
Auditora Administrativa
- Evala los objetivos alcanzados por la Administracin - Evala el ptimo desempeo de administrativas
las
funciones
Auditora de Calidad
- Evala los mtodos usados para la prestacin de bienes y servicios. - Mide la eficiencia de los servicios. - Evala los controles de los bienes y servicios.
Auditora Social
- Examina la contribucin de determinada actividad a la sociedad; as como la participacin de la organizacin en actividades con fines sociales.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE SISTEMAS 1. Buscar una mejor relacin costo-beneficio de los sistemas automticos o computarizados diseados e implantados por el PAD. 2. Incrementar la satisfaccin de los usuarios de los sistemas computarizados. 3. Asegurar una mayor integridad, confidencialidad y confiabilidad de la informacin mediante la recomendacin de seguridades y controles. 4. Conocer la situacin actual del rea informtica y las actividades y esfuerzos necesarios para lograr los objetivos propuestos. 5. Seguridad de personal, datos, hardware, software e instalaciones 6. Apoyo de funcin informtica a las metas y objetivos de la organizacin 7. Seguridad, utilidad, confianza, privacidad y disponibilidad en el ambiente informtico 8. Minimizar existencias de riesgos en el uso de Tecnologa de informacin 9. Decisiones de inversin y gastos innecesarios 10. Capacitacin y educacin sobre controles en los Sistemas de Informacin
Hechos que motivan una Auditora de Sistemas 1. Aumento considerable e injustificado del presupuesto del PAD (Departamento de Procesamiento de Datos) 2. Desconocimiento en el nivel directivo de la situacin informtica de la empresa 3. Falta total o parcial de seguridades lgicas y fsicas que garanticen la integridad del personal, equipos e informacin. 4. Descubrimiento de fraudes efectuados con el computador 5. Falta de una planificacin informtica
6. Organizacin que no funciona correctamente, falta de polticas, objetivos, normas, metodologa, asignacin de tareas y adecuada administracin del Recurso Humano 7. Descontento general de los usuarios por incumplimiento de plazos y mala calidad de los resultados 8. Falta de documentacin o documentacin incompleta de sistemas que revela la dificultad de efectuar el mantenimiento de los sistemas en produccin
CONTROLES Conjunto de disposiciones metdicas, cuyo fin es vigilar las funciones y actitudes de las empresas y para ello permite verificar si todo se realiza conforme a los programas adoptados, ordenes impartidas y principios admitidos.
CLASIFICACION GENERAL DE LOS CONTROLES CONTROLES PREVENTIVOS Son aquellos que reducen la frecuencia con que ocurren las causas del riesgo, permitiendo cierto margen de violaciones. Ejemplos: Letrero No fumar para salvaguardar las instalaciones Sistemas de claves de acceso
CONTROLES DETECTIVOS Son aquellos que no evitan que ocurran las causas del riesgo sino que los detecta luego de ocurridos. Son los ms importantes para el auditor. En cierta forma sirven para evaluar la eficiencia de los controles preventivos. Ejemplo: Archivos y procesos que sirvan como pistas de auditora Procedimientos de validacin
CONTROLES CORRECTIVOS Ayudan a la investigacin y correccin de las causas del riesgo. La correccin adecuada puede resultar difcil e ineficiente, siendo necesaria la implantacin de controles detectivos sobre los controles correctivos, debido a que la correccin de errores es en si una actividad altamente propensa a errores.
PRINCIPALES CONTROLES FISICOS Y LOGICOS Controles particulares tanto en la parte fsica como en la lgica se detallan a continuacin Autenticidad Permiten verificar la identidad 1. Passwords 2. Firmas digitales Exactitud Aseguran la coherencia de los datos 1. Validacin de campos 2. Validacin de excesos Totalidad Evitan la omisin de registros as como garantizan la conclusin de un proceso de envio 1. Conteo de registros 2. Cifras de control Redundancia Evitan la duplicidad de datos 1. Cancelacin de lotes 2. Verificacin de secuencias Privacidad Aseguran la proteccin de los datos 1. Compactacin 2. Encriptacin Existencia Aseguran la disponibilidad de los datos 1. Bitcora de estados 2. Mantenimiento de activos Proteccin de Activos Destruccin o corrupcin de informacin o del hardware
1. Extintores 2. Passwords Efectividad Aseguran el logro de los objetivos 1. Encuestas de satisfaccin 2. Medicin de niveles de servicio Eficiencia Aseguran el uso ptimo de los recursos 1. Programas monitores 2. Anlisis costo-beneficio
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CONTROLES AUTOMTICOS Y LGICOS Periodicidad de cambio de claves de acceso Los cambios de las claves de acceso a los programas se deben realizar peridicamente. Normalmente los usuarios se acostumbran a conservar la misma clave que le asignaron inicialmente. El no cambiar las claves peridicamente aumenta la posibilidad de que personas no autorizadas conozcan y utilicen claves de usuarios del sistema de computacin. Por lo tanto se recomienda cambiar claves por lo menos trimestralmente. Combinacin de alfanumricos en claves de acceso No es conveniente que la clave este compuesta por cdigos de empleados, ya que una persona no autorizada a travs de pruebas simples o de deducciones puede dar con dicha clave. Para redefinir claves es necesario considerar los tipos de claves que existen: Individuales Pertenecen a un solo usuario, por tanto es individual y personal. Esta clave permite al momento de efectuar las transacciones registrar a los responsables de cualquier cambio. Confidenciales De forma confidencial los usuarios debern ser instruidos formalmente respecto al uso de las claves. No significativas Las claves no deben corresponder a nmeros secuenciales ni a nombres o fechas. Verificacin de datos de entrada Incluir rutinas que verifiquen la compatibilidad de los datos mas no su exactitud o precisin; tal es el caso de la validacin del tipo de datos que contienen los campos o verificar si se encuentran dentro de un rango.
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Conteo de registros Consiste en crear campos de memoria para ir acumulando cada registro que se ingresa y verificar con los totales ya registrados. Totales de Control Se realiza mediante la creacin de totales de lnea, columnas, cantidad de formularios, cifras de control, etc., y automticamente verificar con un campo en el cual se van acumulando los registros, separando solo aquellos formularios o registros con diferencias. Verificacin de lmites Consiste en la verificacin automtica de tablas, cdigos, lmites mnimos y mximos o bajo determinadas condiciones dadas previamente. Verificacin de secuencias En ciertos procesos los registros deben observar cierta secuencia numrica o alfabtica, ascendente o descendente, esta verificacin debe hacerse mediante rutinas independientes del programa en si. Dgito autoverificador Consiste en incluir un dgito adicional a una codificacin, el mismo que es resultado de la aplicacin de un algoritmo o formula, conocido como MODULOS, que detecta la correccin o no del cdigo. Tal es el caso por ejemplo del decimo dgito del documento de identidad, calculado con el modulo 10 o el ultimo dgito del RUC calculado con el mdulo 11. Utilizar software de seguridad en los microcomputadores El software de seguridad permite restringir el acceso al microcomputador, de tal modo que solo el personal autorizado pueda utilizarlo. Adicionalmente, este software permite reforzar la segregacin de funciones y la confidencialidad de la informacin mediante controles para que los usuarios puedan accesar solo a los programas y datos para los que estn autorizados.
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CONTROLES ADMINISTRATIVOS EN UN AMBIENTE DE PROCESAMIENTO DE DATOS La mxima autoridad del rea de Informtica de una empresa o institucin debe implantar los siguientes controles que se agruparan de la siguiente forma: 1.- Controles de Preinstalacin 2.- Controles de Organizacin y Planificacin 3.- Controles de Sistemas en Desarrollo y Produccin 4.- Controles de Procesamiento 5.- Controles de Operacin 6.- Controles de uso de Microcomputadores Controles de Preinstalacin Hacen referencia a procesos y actividades previas a la adquisicin e instalacin de un equipo de computacin y obviamente a la automatizacin de los sistemas existentes. Objetivos: - Garantizar que el hardware y software se adquieran siempre y cuando tengan la seguridad de que los sistemas computarizados proporcionaran mayores beneficios que cualquier otra alternativa. - Garantizar la seleccin adecuada de equipos y sistemas de computacin - Asegurar la elaboracin de un plan de actividades previo a la instalacin Acciones a seguir: Elaboracin de un informe tcnico en el que se justifique la adquisicin del equipo, software y servicios de computacin, incluyendo un estudio costo-beneficio. Formacin de un comit que coordine y se responsabilice de todo el proceso de adquisicin e instalacin Elaborar un plan de instalacin de equipo y software (fechas, actividades, responsables) el mismo que debe contar con la aprobacin de los proveedores del equipo. Elaborar un instructivo con procedimientos a seguir para la seleccin y adquisicin de equipos, programas y servicios computacionales. Este proceso debe enmarcarse en normas y disposiciones legales.
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- Efectuar las acciones necesarias para una mayor participacin de proveedores. - Asegurar respaldo de mantenimiento y asistencia tcnica. Controles de organizacin y Planificacin Se refiere a la definicin clara de funciones, lnea de autoridad y responsabilidad de las diferentes unidades del rea PAD, en labores tales como: 1. 2. 3. 4. Disear un sistema Elaborar los programas Operar el sistema Control de calidad
Se debe evitar que una misma persona tenga el control de toda una operacin. Es importante la utilizacin ptima de recursos en el PAD mediante la preparacin de planes a ser evaluados continuamente Acciones a seguir - La unidad informtica debe estar al mas alto nivel de la pirmide administrativa de manera que cumpla con sus objetivos, cuente con el apoyo necesario y la direccin efectiva. - Las funciones de operacin, programacin y diseo de sistemas deben estar claramente delimitadas. - Deben existir mecanismos necesarios a fin de asegurar que los programadores y analistas no tengan acceso a la operacin del computador y los operadores a su vez no conozcan la documentacin de programas y sistemas. - Debe existir una unidad de control de calidad, tanto de datos de entrada como de los resultado del procesamiento. - El manejo y custodia de dispositivos y archivos magnticos deben estar expresamente definidos por escrito. - Las actividades del PAD deben obedecer a planificaciones a corto, mediano y largo plazo sujetos a evaluacin y ajustes peridicos Plan Maestro de Informtica
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- Debe existir una participacin efectiva de directivos, usuarios y personal del PAD en la planificacin y evaluacin del cumplimiento del plan. - Las instrucciones deben impartirse por escrito. Controles de Sistema en Desarrollo y Produccin Se debe justificar que los sistemas han sido la mejor opcin para la empresa, bajo una relacin costo-beneficio que proporcionen oportuna y efectiva informacin, que los sistemas se han desarrollado bajo un proceso planificado y se encuentren debidamente documentados. Acciones a seguir: Los usuarios deben participar en el diseo e implantacin de los sistemas pues aportan conocimiento y experiencia de su rea y esta actividad facilita el proceso de cambio - El personal de auditora interna/control debe formar parte del grupo de diseo para sugerir y solicitar la implantacin de rutinas de control - El desarrollo, diseo y mantenimiento de sistemas obedece a planes especficos, metodologas estndares, procedimientos y en general a normatividad escrita y aprobada. - Cada fase concluida debe ser aprobada documentadamente por los usuarios mediante actas u otros mecanismos a fin de evitar reclamos posteriores. - Los programas antes de pasar a Produccin deben ser probados con datos que agoten todas las excepciones posibles. - Todos los sistemas deben estar debidamente documentados y actualizados. documentacin deber contener: La
Informe de factibilidad Diagrama de bloque Diagrama de lgica del programa Objetivos del programa Listado original del programa y versiones que incluyan los cambios efectuados con antecedentes de pedido y aprobacin de modificaciones Formatos de salida Resultados de pruebas realizadas
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- Implantar procedimientos de solicitud, aprobacin y ejecucin de cambios a programas, formatos de los sistemas en desarrollo. - El sistema concluido ser entregado al usuario previo entrenamiento y elaboracin de los manuales de operacin respectivos Controles de Procesamiento Los controles de procesamiento se refieren al ciclo que sigue la informacin desde la entrada hasta la salida de la informacin, lo que conlleva al establecimiento de una serie de seguridades para: Asegurar que todos los datos sean procesados Garantizar la exactitud de los datos procesados Garantizar que se grabe un archivo para uso de la gerencia y con fines de auditora Asegurar que los resultados sean entregados a los usuarios en forma oportuna y en las mejores condiciones.
Acciones a seguir: Validacin de datos de entrada previo procesamiento debe ser realizada en forma automtica: clave, dgito autoverificador, totales de lotes, etc. Preparacin de datos de entrada debe ser responsabilidad de usuarios y consecuentemente su correccin. Recepcin de datos de entrada y distribucin de informacin de salida debe obedecer a un horario elaborado en coordinacin con el usuario, realizando un debido control de calidad. Adoptar acciones necesarias para correcciones de errores. Analizar conveniencia costo-beneficio de estandarizacin de formularios, fuente para agilizar la captura de datos y minimizar errores. Los procesos interactivos deben garantizar una adecuada interrelacin entre usuario y sistema. Planificar el mantenimiento del hardware y software, tomando todas las seguridades para garantizar la integridad de la informacin y el buen servicio a usuarios.
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Controles de Operacin Abarcan todo el ambiente de la operacin del equipo central de computacin y dispositivos de almacenamiento, la administracin y la operacin de terminales y equipos de comunicacin por parte de los usuarios de sistemas on line. Los controles tienen como fin: Prevenir o detectar errores accidentales que puedan ocurrir en el Centro de Cmputo durante un proceso Evitar o detectar el manejo de datos con fines fraudulentos por parte de funcionarios del PAD Garantizar la integridad de los recursos informticos. Asegurar la utilizacin adecuada de equipos acorde a planes y objetivos.
Personal Hardware Datos
Recursos Informticos
Software Instalaciones
Acciones a seguir: - El acceso al centro de computo debe contar con las seguridades necesarias para reservar el ingreso al personal autorizado - Implantar claves o password para garantizar operacin de consola y equipo central (mainframe), a personal autorizado. - Formular polticas respecto a seguridad, privacidad y proteccin de las facilidades de procesamiento ante eventos como: incendio, vandalismo, robo y uso indebido, intentos de violacin y como responder ante esos eventos. - Mantener un registro permanente (bitcora) de todos los procesos realizados, dejando constancia de suspensiones o cancelaciones de procesos.
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- Los operadores del equipo central deben estar entrenados para recuperar o restaurar informacin en caso de destruccin de archivos. - Los backups no deben ser menores de dos (padres e hijos) y deben guardarse en lugares seguros y adecuados, preferentemente en bvedas de bancos. - Se deben implantar calendarios de operacin a fin de establecer prioridades de proceso. - Todas las actividades del Centro de Computo deben normarse mediante manuales, instructivos, normas, reglamentos, etc. - El proveedor de hardware y software deber proporcionar lo siguiente: Manual de operacin de equipos Manual de lenguaje de programacin Manual de utilitarios disponibles Manual de Sistemas operativos - Las instalaciones deben contar con sistema de alarma por presencia de fuego, humo, asi como extintores de incendio, conexiones elctricas seguras, entre otras. - Instalar equipos que protejan la informacin y los dispositivos en caso de variacin de voltaje como: reguladores de voltaje, supresores pico, UPS, generadores de energa. - Contratar plizas de seguros para proteger la informacin, equipos, personal y todo riesgo que se produzca por casos fortuitos o mala operacin. Controles en el uso del Microcomputador Es la tarea mas difcil pues son equipos mas vulnerables, de fcil acceso, de fcil explotacin pero los controles que se implanten ayudaran a garantizar la integridad y confidencialidad de la informacin. Acciones a seguir: - Adquisicin de equipos de proteccin como supresores de pico, reguladores de voltaje y de ser posible UPS previo a la adquisicin del equipo - Vencida la garanta de mantenimiento del proveedor se debe contratar mantenimiento preventivo y correctivo.
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- Establecer procedimientos para obtencin de backups de paquetes y de archivos de datos. - Revisin peridica y sorpresiva del contenido del disco para verificar la instalacin de aplicaciones no relacionadas a la gestin de la empresa. - Mantener programas y procedimientos de deteccin e inmunizacin de virus en copias no autorizadas o datos procesados en otros equipos. - Propender a la estandarizacin del Sistema Operativo, software utilizado como procesadores de palabras, hojas electrnicas, manejadores de base de datos y mantener actualizadas las versiones y la capacitacin sobre modificaciones incluidas. Analizados los distintos tipos de controles que se aplican en la Auditora de Sistemas efectuaremos a continuacin el anlisis de casos de situaciones hipotticas planteadas como problemticas en distintas empresas, con la finalidad de efectuar el anlisis del caso e identificar las acciones que se deberan implementar.
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PLANIFICACIN DE LA AUDITORA DE SISTEMAS
Para hacer una adecuada planeacin de la auditora en informtica, hay que seguir una serie de pasos previos que permitirn dimensionar el tamao y caractersticas de rea dentro del organismo a auditar, sus sistemas, organizacin y equipo. En el caso de la auditora en informtica, la planeacin es fundamental, pues habr que hacerla desde el punto de vista de los dos objetivos: Evaluacin de los sistemas y procedimientos. Evaluacin de los equipos de cmputo.
Para hacer una planeacin eficaz, lo primero que se requiere es obtener informacin general sobre la organizacin y sobre la funcin de informtica a evaluar. Para ello es preciso hacer una investigacin preliminar y algunas entrevistas previas, con base en esto planear el programa de trabajo, el cual deber incluir tiempo, costo, personal necesario y documentos auxiliares a solicitar o formular durante el desarrollo de la misma.
INVESTIGACIN PRELIMINAR Se deber observar el estado general del rea, su situacin dentro de la organizacin, si existe la informacin solicitada, si es o no necesaria y la fecha de su ltima actualizacin. Se debe hacer la investigacin preliminar solicitando y revisando la informacin de cada una de las reas basndose en los siguientes puntos: ADMINISTRACIN Se recopila la informacin para obtener una visin general del departamento por medio de observaciones, entrevistas preliminares y solicitud de documentos para poder definir el objetivo y alcances del departamento. PARA ANALIZAR Y DIMENSIONAR LA ESTRUCTURA POR AUDITAR SE DEBE SOLICITAR: A NIVEL DEL REA DE INFORMTICA Objetivos a corto y largo plazo. RECURSOS MATERIALES Y TECNICOS o Solicitar documentos sobre los equipos, nmero de ellos, localizacin y caractersticas. o Estudios de viabilidad. o Nmero de equipos, localizacin y las caractersticas (de los equipos instalados y por instalar y programados) o Fechas de instalacin de los equipos y planes de instalacin.
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o o o o o o o o
Contratos vigentes de compra, renta y servicio de mantenimiento. Contratos de seguros. Convenios que se tienen con otras instalaciones. Configuracin de los equipos y capacidades actuales y mximas. Planes de expansin. Ubicacin general de los equipos. Polticas de operacin. Polticas de uso de los equipos.
SISTEMAS o Descripcin general de los sistemas instalados y de los que estn por instalarse que contengan volmenes de informacin. o Manual de formas. o Manual de procedimientos de los sistemas. o Descripcin genrica. o Diagramas de entrada, archivos, salida. o Salidas. o Fecha de instalacin de los sistemas. o Proyecto de instalacin de nuevos sistemas. Evaluacin preliminar de la informacin En el momento de hacer la planeacin de la auditora o bien su ejecucin, debemos evaluar que pueden presentarse las siguientes situaciones: Se solicita la informacin y se ve que: - No tiene y se necesita. - No se tiene y no se necesita. - Se tiene la informacin pero: o o o o o No se usa. Es incompleta. No esta actualizada. No es la adecuada. Se usa, est actualizada, es la adecuada y est completa.
En el caso de No se tiene y no se necesita Se debe evaluar la causa por la que no es necesaria. En el caso de No se tiene pero es necesaria, Se debe recomendar que se elabore de acuerdo con las necesidades y con el uso que se le va a dar. En el caso de que se tenga la informacin pero no se utilice, Se debe analizar por que no se usa. En caso de que se tenga la informacin,
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Se debe analizar si se usa, si est actualizada, si es la adecuada y si est completa. Anlisis crtico El xito del anlisis crtico depende de las consideraciones siguientes: - Estudiar hechos y no opiniones (no se toman en cuenta los rumores ni la informacin sin fundamento) - Investigar las causas, no los efectos. - Atender razones, no excusas. - No confiar en la memoria, preguntar constantemente. - Criticar objetivamente y a fondo todos los informes y los datos recabados.
PERSONAL PARTICIPANTE Una de las partes ms importantes dentro de la planeacin de la auditora en informtica es el personal que deber participar y sus caractersticas. Uno de los esquemas generalmente aceptados para tener un adecuado control es que el personal que intervengan est debidamente capacitado, con alto sentido de moralidad, al cual se le exija la optimizacin de recursos (eficiencia) y se le retribuya o compense justamente por su trabajo. Con estas bases se debe considerar las caractersticas de conocimientos, prctica profesional y capacitacin que debe tener el personal que intervendr en la auditora. En primer lugar se debe pensar que hay personal asignado por la organizacin, con el suficiente nivel para poder coordinar el desarrollo de la auditora, proporcionar toda la informacin que se solicite y programar las reuniones y entrevistas requeridas. ste es un punto muy importante ya que, de no tener el apoyo de la alta direccin, ni contar con un grupo multidisciplinario en el cual estn presentes una o varias personas del rea a auditar, sera casi imposible obtener informacin en el momento y con las caractersticas deseadas. Tambin se debe contar con personas asignadas por los usuarios para que en el momento que se solicite informacin o bien se efecte alguna entrevista de comprobacin de hiptesis, nos proporcionen aquello que se esta solicitando, y complementen el grupo multidisciplinario, ya que se debe analizar no slo el punto de vista de la direccin de informtica, sino tambin el del usuario del sistema. Para completar el grupo, como colaboradores directos en la realizacin de la auditora se deben tener personas con las siguientes caractersticas: Tcnico en informtica. Experiencia en el rea de informtica. Experiencia en operacin y anlisis de sistemas. Conocimientos de los sistemas ms importantes.
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En caso de sistemas complejos se deber contar con personal con conocimientos y experiencia en reas especficas como base de datos, redes, etc. Lo anterior no significa que una sola persona tenga los conocimientos y experiencias sealadas, pero si deben intervenir una o varias personas con las caractersticas sealadas. Una vez que se ha hecho la planeacin, se puede utilizar el formato sealado en el Anexo N 01, en l figura el organismo, las fases y sub-fases que comprenden la descripcin de la actividad, el nmero de personas participantes, las fechas estimadas de inicio y terminacin, el nmero de das hbiles y el nmero de das/hombre estimado. El control del avance de la auditora lo podemos llevar mediante el Anexo N 02, el cual nos permite cumplir con los procedimientos de control y asegurarnos que el trabajo se est llevando a cabo de acuerdo con el programa de auditora, con los recursos estimados y en el tiempo sealado en la planeacin. El hecho de contar con la informacin del avance nos permite revisar el trabajo elaborado por cualquiera de los asistentes. Como ejemplo de propuesta de auditora en informtica vase el Anexo N 03.
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EVALUACIN DE SISTEMAS
La elaboracin de sistemas debe ser evaluada con mucho detalle, para lo cual se debe revisar si existen realmente sistemas entrelazados como un todo o bien si existen programas aislados. Otro de los factores a evaluar es si existe un plan estratgico para la elaboracin de los sistemas o si se estn elaborados sin el adecuado sealamiento de prioridades y de objetivos. El plan estratgico deber establecer los servicios que se presentarn en un futuro contestando preguntas como las siguientes: Cules servicios se implementarn? Cundo se pondrn a disposicin de los usuarios? Qu caractersticas tendrn? Cuntos recursos se requerirn?
La estrategia de desarrollo deber establecer las nuevas aplicaciones, recursos y la arquitectura en que estarn fundamentados: Qu aplicaciones sern desarrolladas y cuando? Qu tipo de archivos se utilizarn y cuando? Qu bases de datos sern utilizarn y cuando? Qu lenguajes se utilizarn y en que software? Qu tecnologa ser utilizada y cuando se implementar? Cuantos recursos se requerirn aproximadamente? Cul es aproximadamente el monto de la inversin en hardware y software?
En lo referente a la consulta a los usuarios, el plan estratgico debe definir los requerimientos de informacin de la dependencia. Qu estudios van a ser realizados al respecto? Qu metodologa se utilizar para dichos estudios? Quin administrar y realizar dichos estudios?
En el rea de auditora interna debe evaluarse cul ha sido la participacin del auditor y los controles establecidos. Por ltimo, el plan estratgico determina la planeacin de los recursos. Contempla el plan estratgico las ventajas de la nueva tecnologa? Cul es la inversin requerida en servicios, desarrollo y consulta a los usuarios?
El proceso de planeacin de sistemas deber asegurarse de que todos los recursos requeridos estn claramente identificados en el plan de desarrollo de aplicaciones y datos. Estos recursos (hardware, software y comunicaciones) debern ser compatibles con la arquitectura y la tecnologa, conque se cuenta actualmente.
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Los sistemas deben evaluarse de acuerdo con el ciclo de vida que normalmente siguen: requerimientos del usuario, estudio de factibilidad, diseo general, anlisis, diseo lgico, desarrollo fsico, pruebas, implementacin, evaluacin, modificaciones, instalacin, mejoras. Y se vuelve nuevamente al ciclo inicial, el cual a su vez debe comenzar con el de factibilidad. La primera etapa a evaluar del sistema es el estudio de factibilidad, el cual debe analizar si el sistema es factible de realizarse, cul es su relacin costo/beneficio y si es recomendable elaborarlo. Se deber solicitar el estudio de factibilidad de los diferentes sistemas que se encuentren en operacin, as como los que estn en la fase de anlisis para evaluar si se considera la disponibilidad y caractersticas del equipo, los sistemas operativos y lenguajes disponibles, la necesidad de los usuarios, las formas de utilizacin de los sistemas, el costo y los beneficios que reportar el sistema, el efecto que producir en quienes lo usarn y el efecto que stos tendrn sobre el sistema y la congruencia de los diferentes sistemas. En el caso de sistemas que estn funcionando, se deber comprobar si existe el estudio de factibilidad con los puntos sealados y compararse con la realidad con lo especificado en el estudio de factibilidad. Por ejemplo en un sistema que el estudio de factibilidad seal determinado costo y una serie de beneficios de acuerdo con las necesidades del usuario, debemos comparar cual fue su costo real y evaluar si se satisficieron las necesidades indicadas como beneficios del sistema. Para investigar el costo de un sistema se debe considerar, con una exactitud razonable, el costo de los programas, el uso de los equipos (compilaciones, programas, pruebas, paralelos), tiempo, personal y operacin, cosa que en la prctica son costos directos, indirectos y de operacin. Los beneficios que justifiquen el desarrollo de un sistema pueden ser el ahorro en los costos de operacin, la reduccin del tiempo de proceso de un sistema. Mayor exactitud, mejor servicio, una mejora en los procedimientos de control, mayor confiabilidad y seguridad.
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EVALUACIN DEL ANLISIS
En esta etapa se evaluarn las polticas, procedimientos y normas que se tienen para llevar a cabo el anlisis. Se deber evaluar la planeacin de las aplicaciones que pueden provenir de tres fuentes principales: La planeacin estratgica: agrupadas las aplicaciones en conjuntos relacionados entre s y no como programas aislados. Las aplicaciones deben comprender todos los sistemas que puedan ser desarrollados en la dependencia, independientemente de los recursos que impliquen su desarrollo y justificacin en el momento de la planeacin. Los requerimientos de los usuarios. El inventario de sistemas en proceso al recopilar la informacin de los cambios que han sido solicitados, sin importar si se efectuaron o se registraron. La situacin de una aplicacin en dicho inventario puede ser alguna de las siguientes: Planeada para ser desarrollada en el futuro. En desarrollo. En proceso, pero con modificaciones en desarrollo. En proceso con problemas detectados. En proceso sin problemas. En proceso espordicamente.
Nota: Se deber documentar detalladamente la fuente que gener la necesidad de la aplicacin. La primera parte ser evaluar la forma en que se encuentran especificadas las polticas, los procedimientos y los estndares de anlisis, si es que se cumplen y si son los adecuados para la dependencia. Es importante revisar la situacin en que se encuentran los manuales de anlisis y si estn acordes con las necesidades de la dependencia. En algunas ocasiones se tiene una microcomputadora, con sistemas sumamente sencillos y se solicita que se lleve a cabo una serie de anlisis que despus hay que plasmar en documentos sealados en los estndares, lo cual hace que esta fase sea muy compleja y costosa. Los sistemas y su documentacin deben estar acordes con las caractersticas y necesidades de una dependencia especfica. Se debe evaluar la obtencin de datos sobre la operacin, flujo, nivel, jerarqua de la informacin que se tendr a travs del sistema. Se han de comparar los objetivos de los sistemas desarrollados con las operaciones actuales, para ver si el estudio de la ejecucin deseada corresponde al actual. La auditora en sistemas debe evaluar los documentos y registros usados en la elaboracin del sistema, as como todas las salidas y reportes, la descripcin de las actividades de flujo de la informacin y de procedimientos, los archivos almacenados, su uso y su relacin con otros
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archivos y sistemas, su frecuencia de acceso, su conservacin, su seguridad y control, la documentacin propuesta, las entradas y salidas del sistema y los documentos fuentes a usarse. Con la informacin obtenida podemos contestar a las siguientes preguntas: 1. 2. 3. 4. 5. Se est ejecutando en forma correcta y eficiente el proceso de informacin? Puede ser simplificado para mejorar su aprovechamiento? Se debe tener una mayor interaccin con otros sistemas? Se tiene propuesto un adecuado control y seguridad sobre el sistema? Est en el anlisis la documentacin adecuada?
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EVALUACIN DEL DISEO LGICO DEL SISTEMA
En esta etapa se debern analizar las especificaciones del sistema. Qu deber hacer?, Cmo lo deber hacer?, Secuencia y ocurrencia de los datos, el proceso y salida de reportes? Una vez que hemos analizado estas partes, se deber estudiar la participacin que tuvo el usuario en la identificacin del nuevo sistema, la participacin de auditora interna en el diseo de los controles y la determinacin de los procedimientos de operacin y decisin. Al tener el anlisis del diseo lgico del sistema debemos compararlo con lo que realmente se est obteniendo en la cual debemos evaluar lo planeado, cmo fue planeado y lo que realmente se est obteniendo. Los puntos a evaluar son: 1. Entradas. 2. Salidas. 3. Procesos. 4. Especificaciones de datos. 5. Especificaciones de proceso. 6. Mtodos de acceso. 7. Operaciones. 8. Manipulacin de datos (antes y despus del proceso electrnico de datos). 9. Proceso lgico necesario para producir informes. 10. Identificacin de archivos, tamao de los campos y registros. 11. Proceso en lnea o lote y su justificacin. 12. Frecuencia y volmenes de operacin. 13. Sistemas de seguridad. 14. Sistemas de control. 15. Responsables. 16. Nmero de usuarios. 17. Dentro del estudio de los sistemas en uso se deber solicitar: Manual del usuario. Descripcin de flujo de informacin y/o procesos. Descripcin y distribucin de informacin. Manual de formas. Manual de reportes. Lista de archivos y especificaciones.
Lo que se debe determinar en el sistema: En el procedimiento: 1. Quin hace, cuando y como?

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2. 3. 4. 5.
Qu formas se utilizan en el sistema? Son necesarias, se usan, estn duplicadas? El nmero de copias es el adecuado? Existen puntos de control o faltan?
En la grfica de flujo de informacin: 1. 2. 3. 4. Es fcil de usar? Es lgica? Se encontraron lagunas? Hay faltas de control?
En el diseo: 1. Cmo se usar la herramienta de diseo si existe? 2. Qu tambin se ajusta la herramienta al procedimiento?
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EVALUACIN DEL DESARROLLO DEL SISTEMA
En esta etapa del sistema se debern auditar los programas, su diseo, el leguaje utilizado, interconexin entre los programas y caractersticas del hardware empleado (total o parcial) para el desarrollo del sistema. Al evaluar un sistema de informacin se tendr presente que todo sistema debe proporcionar informacin para planear, organizar y controlar de manera eficaz y oportuna, para reducir la duplicidad de datos y de reportes y obtener una mayor seguridad en la forma ms econmica posible. De ese modo contar con los mejores elementos para una adecuada toma de decisiones. Al tener un proceso distribuido, es preciso considerar la seguridad del movimiento de la informacin. El proceso de planeacin de sistemas debe definir la red ptima de comunicaciones, los tipos de mensajes requeridos, el trfico esperado en las lneas de comunicacin y otros factores que afectan el diseo. Es importante considerar las variables que afectan a un sistema: ubicacin en los niveles de la organizacin, el tamao y los recursos que utiliza. Las caractersticas que deben evaluarse en los sistemas son: 1. Dinmicos (susceptibles de modificarse). 2. Estructurados (las interacciones de sus componentes o subsistemas deben actuar como un todo) 3. Integrados (un solo objetivo). En l habr sistemas que puedan ser interrelacionados y no programas aislados. 4. Accesibles (que estn disponibles). 5. Necesarios (que se pruebe su utilizacin). 6. Comprensibles (que contengan todos los atributos). 7. Oportunos (que est la informacin en el momento que se requiere). 8. Funcionales (que proporcionen la informacin adecuada a cada nivel). 9. Estndar (que la informacin tenga la misma interpretacin en los distintos niveles). 10. Modulares (facilidad para ser expandidos o reducidos). 11. Jerrquicos (por niveles funcionales). 12. Seguros (que slo las personas autorizadas tengan acceso). 13. nicos (que no duplique informacin).
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DIAGRAMA DE FLUJO Un Diagrama de Flujo es la esquematizacin grfica de un algoritmo, el cual muestra grficamente los pasos o procesos a seguir para alcanzar la solucin de un problema. Su correcta construccin es importante porque, a partir del mismo se escribe un programa en algn Lenguaje de Programacin. Si el Diagrama de Flujo est completo y correcto, el paso del mismo a un Lenguaje de Programacin es relativamente simple y directo. Esta herramienta se basa en el uso de smbolos para representar operaciones especficas, es decir y nos facilita la representacin visual del flujo de datos y su procesamiento. Representa grficamente las distintas operaciones que se van a realizar, con indicacin expresa el orden lgico en que deben llevar a cabo. Es de resaltar que esta herramienta muestra el sistema como una red de procesos conectados entre s por "Tuberas", "Depsitos" y Procesadores de datos que permite describir el movimiento de los mismos a travs del Sistema. Este describir: Lugares de Origen y Destino de los datos, transformaciones a las que son sometidos, ubicacin del lugar en que se almacenan dentro del sistema, los canales por donde circulan, etc. Adems de esto podemos decir que este es una representacin particular de un Sistema. Se les llama diagramas de flujo porque los smbolos usados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de operacin. Para hacer comprensibles los diagramas a todas las personas, los smbolos se someten a una normalizacin; es decir, se hicieron smbolos casi universales, ya que, en un principio cada usuario podra tener sus propios smbolos para representar sus procesos en forma de Diagrama de flujo. Esto trajo como consecuencia que slo aquel que conoca sus smbolos, los poda interpretar. La simbologa utilizada para la elaboracin de diagramas de flujo es variable y debe ajustarse a un patrn definido previamente. El diagrama de flujo es la forma ms tradicional y duradera de especificar los detalles algortmicos de un proceso. Se usa en programacin, economa y procesos industriales. Los principales smbolos usados en el diagrama de flujo son para representar: Inicio o fin de un proceso Proceso Entrada o salida Decisin Conector Conector fuera de pgina Flujo del programa Salida de informacin impresa
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Mostrar informacin en pantalla
SIMBOLOS USADOS EN EL DIAGRAMA DE FLUJO Se usa para representar el inicio o el fin de un algoritmo, tambin representa una parada o una interrupcin programada. Se usa para un proceso determinado, comnmente para representar una instruccin, u otra operacin que origine un cambio de valor. Se usa para representar una entrada o salida de informacin, que sea procesada o registrada por medio de un perifrico.
Este es utilizado para la toma de decisiones, ramificaciones, para la indicacin de operaciones lgicas o de comparacin entre datos.
Se usa para enlazar dos partes de un diagrama mediante un conector de salida y un conector de entrada. Forma un enlace en la misma pgina del diagrama.
Este es encuentren
utilizado para enlazar dos partes de un diagrama pero que no se en la misma pagina.
Este es utilizado para indicar la secuencia del diagrama de flujo, es decir, para indicar el sentido de las operaciones dentro del mismo.
Este es utilizado para representar la salida de informacin por medio de la impresora.
Este es utilizado para representar la salida o para mostrar la informacin por medio del monitor o la pantalla.
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ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL DIAGRAMA DE FLUJO: Para llevar a cabo un diagrama de flujo debemos tener el anlisis lgico de lo que se quiere expresar o representar, es decir, hacer un breve razonamiento al problema o a dicha situacin para luego ser representada en diagrama de flujo. Los diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo, y de izquierda a derecha. Debemos conocer bien los conectores y smbolos que son utilizados en la resolucin de problemas ya sea para conocer el comienzo o el fin del diagrama y saber como fluye la solucin del problema. Usar los smbolos y unirlos con lneas, las cuales tienen en la punta una flecha que indica la direccin que fluye la informacin de los procesos, se deben utilizar solamente lneas de flujos horizontales o verticales, pero nunca diagonales. Nunca deben quedar lneas de flujo sin conectar. Todo texto escrito dentro de un smbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras. Utilizar y asignar valores que sean precisos ya que no se deben de admitir ambigedades en la realizacin de los diagramas. Tratar de que el procedimiento sea genrico para que pueda ser usado con cualquier tipo de valor numrico. Tener en cuenta que el smbolo para las operaciones de asignacin en este caso el rectngulo y cualquier smbolo de entrada y salida puedan ser precedidos de una o varias flechas, pero solo pueden ser seguidos por una. Las flechas de flujo no deben cruzarse.
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Problemas resueltos con Diagramas de Flujo 1. Determinar si 2 nmeros son iguales o diferentes, si son diferentes determinar cual de los 2 es el mayor.
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2. Cambiar la llanta desinflada de un auto.
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CONTROL DE PROYECTOS
Debido a las caractersticas propias del anlisis y la programacin, es muy frecuente que la implantacin de los sistemas se retrase y se llegue a suceder que una persona lleva trabajando varios aos dentro de un sistema o bien que se presenten irregularidades en las que los programadores se ponen a realizar actividades ajenas a la direccin de informtica. Para poder controlar el avance de los sistemas, ya que sta es una actividad de difcil evaluacin, se recomienda que se utilice la tcnica de administracin por proyectos para su adecuado control. Para tener una buena administracin por proyectos se requiere que el analista o el programador y su jefe inmediato elaboren un plan de trabajo en el cual se especifiquen actividades, metas, personal participante y tiempos. Este plan debe ser revisado peridicamente (semanal, mensual, etc.) para evaluar el avance respecto a lo programado. La estructura estndar de la planeacin de proyectos deber incluir la facilidad de asignar fechas predefinidas de terminacin de cada tarea. Dentro de estas fechas debe estar el calendario de reuniones de revisin, las cuales tendrn diferentes niveles de detalle. CUESTIONARIO 1. Existe una lista de proyectos de sistema de procedimiento de informacin y fechas programadas de implantacin que puedan ser considerados como plan maestro? 2. Est relacionado el plan maestro con un plan general de desarrollo de la dependencia? 3. Ofrece el plan maestro la atencin de solicitudes urgentes de los usuarios? 4. Asigna el plan maestro un porcentaje del tiempo total de produccin al reproceso o fallas de equipo? 5. Escribir la lista de proyectos a corto plazo y largo plazo. 6. Escribir una lista de sistemas en proceso periodicidad y usuarios. 7. Quin autoriza los proyectos? 8. Cmo se asignan los recursos? 9. Cmo se estiman los tiempos de duracin? 10. Quin interviene en la planeacin de los proyectos? 11. Cmo se calcula el presupuesto del proyecto? 12. Qu tcnicas se usan en el control de los proyectos? 13. Quin asigna las prioridades? 14. Cmo se asignan las prioridades? 15. Cmo se controla el avance del proyecto? 16. Con qu periodicidad se revisa el reporte de avance del proyecto? 17. Cmo se estima el rendimiento del personal? 18. Con que frecuencia se estiman los costos del proyecto para compararlo con lo presupuestado? 19. Qu acciones correctivas se toman en caso de desviaciones? 20. Qu pasos y tcnicas siguen en la planeacin y control de los proyectos? Enumrelos secuencialmente. ( ) Determinacin de los objetivos. ( ) Sealamiento de las polticas.
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( ) Designacin del funcionario responsable del proyecto. ( ) Integracin del grupo de trabajo. ( ) Integracin de un comit de decisiones. ( ) Desarrollo de la investigacin. ( ) Documentacin de la investigacin. ( ) Factibilidad de los sistemas. ( ) Anlisis y valuacin de propuestas. ( ) Seleccin de equipos. 21. Se llevan a cabo revisiones peridicas de los sistemas para determinar si an cumplen con los objetivos para los cuales fueron diseados? De anlisis De programacin Observaciones 22. Incluir el plazo estimado de acuerdo con los proyectos que se tienen en que el departamento de informtica podra satisfacer las necesidades de la dependencia, segn la situacin actual. S ( ) NO ( ) S ( ) NO ( )
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CONTROL DE DISEO DE SISTEMAS Y PROGRAMACIN
El objetivo es asegurarse de que el sistema funcione conforme a las especificaciones funcionales, a fin de que el usuario tenga la suficiente informacin para su manejo, operacin y aceptacin. Las revisiones se efectan en forma paralela desde el anlisis hasta la programacin y sus objetivos son los siguientes: 1. ETAPA DE ANLISIS Identificar inexactitudes, ambigedades y omisiones en las especificaciones. 2. ETAPA DE DISEO Descubrir errores, debilidades, omisiones antes de iniciar la codificacin. 3. ETAPA DE PROGRAMACIN Buscar la claridad, modularidad y verificar con base en las especificaciones. 4. Esta actividad es muy importante ya que el costo de corregir errores es directamente proporcional al momento que se detectan: si se descubren en el momento de programacin ser ms alto que si se detecta en la etapa de anlisis. Esta funcin tiene una gran importancia en el ciclo de evaluacin de aplicaciones de los sistemas de informacin y busca comprobar que la aplicacin cumple las especificaciones del usuario, que se haya desarrollado dentro de lo presupuestado, que tenga los controles necesarios y que efectivamente cumpla con los objetivos y beneficios esperados. El siguiente cuestionario se presenta como ejemplo para la evaluacin del diseo y prueba de los sistemas: 1. Quines intervienen al disear un sistema? Usuario. Analista. Programadores. Operadores. Gerente de departamento. Auditores internos. Asesores. Otros.
2. Los analistas son tambin programadores? S ( ) NO ( ) 3. Qu lenguaje o lenguajes conocen los analistas? 4. Cuntos analistas hay y qu experiencia tienen? 5. Qu lenguaje conocen los programadores? 6. Cmo se controla el trabajo de los analistas?
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7. Cmo se controla el trabajo de los programadores? 8. Seale los pasos de los programadores en el desarrollo de un programa: Estudio de la definicin ( ) Discusin con el analista ( ) Diagrama de bloques ( ) Tabla de decisiones ( ) Prueba de escritorio ( ) Codificacin ( ) Es enviado a captura o los programadores capturan? ( ) Quin los captura?___________________________________________ Compilacin ( ) Elaborar datos de prueba ( ) Solicitar datos al analista ( ) Correr programas con datos ( ) Revisin de resultados ( ) Correccin del programa ( ) Documentar el programa ( ) Someter resultados de prueba ( ) Entrega del programa ( )
9. Qu documentacin acompaa al programa cuando se entrega? Difcilmente se controla realmente el flujo de la informacin de un sistema que desde su inicio ha sido mal analizado, mal diseado, mal programado e incluso mal documentado. El excesivo mantenimiento de los sistemas generalmente ocasionado por un mal desarrollo, se inicia desde que el usuario establece sus requerimientos (en ocasiones sin saber qu desea) hasta la instalacin del mismo, sin que se haya establecido un plan de prueba del sistema para medir su grado de confiabilidad en la operacin que efectuar. Para verificar si existe esta situacin, se debe pedir a los analistas y a los programadores las actividades que estn desarrollando en el momento de la auditora y evaluar si estn efectuando actividades de mantenimiento o de realizacin de nuevos proyectos. En ambos casos se deber evaluar el tiempo que llevan dentro del mismo sistema, la prioridad que se le asign y cmo est en el tiempo real en relacin al tiempo estimado en el plan maestro.
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INSTRUCTIVOS DE OPERACIN
Se debe evaluar los instructivos de operacin de los sistemas para evitar que los programadores tengan acceso a los sistemas en operacin, y el contenido mnimo de los instructivos de operacin se puedan verificar mediante el siguiente cuestionario. El instructivo de operacin deber comprender. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Diagrama de flujo por cada programa. ( ) Diagrama particular de entrada/salida ( ) Mensaje y su explicacin ( ) Parmetros y su explicacin ( ) Diseo de impresin de resultados ( ) Cifras de control ( ) Frmulas de verificacin ( ) Observaciones ( ) Instrucciones en caso de error ( ) Calendario de proceso y resultados ( )
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FORMA DE IMPLEMENTACIN
La finalidad de evaluar los trabajos que se realizan para iniciar la operacin de un sistema, esto es, la prueba integral del sistema, adecuacin, aceptacin por parte del usuario, entrenamiento de los responsables del sistema etc. Indicar cules puntos se toman en cuenta para la prueba de un sistema: 1. 2. 3. 4. 5. Prueba particular de cada programa ( ) Prueba por fase validacin, actualizacin ( ) Prueba integral del paralelo ( ) Prueba en paralelo sistema ( ) Otros (especificar)____________________________________________
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ENTREVISTA A USUARIOS
La entrevista se deber llevar a cabo para comprobar datos proporcionados y la situacin de la dependencia en el departamento de Sistemas de Informacin. Su objeto es conocer la opinin que tienen los usuarios sobre los servicios proporcionados, as como la difusin de las aplicaciones de la computadora y de los sistemas en operacin. Las entrevistas se debern hacer, en caso de ser posible, a todos los usuarios o bien en forma aleatoria a algunos de los usuarios, tanto de los ms importantes como de los de menor importancia, en cuanto al uso del equipo. Desde el punto de vista del usuario los sistemas deben: 1. 2. 3. 4. Cumplir con los requerimientos totales del usuario. Cubrir todos los controles necesarios. No exceder las estimaciones del presupuesto inicial. Sern fcilmente modificables.
Para que un sistema cumpla con los requerimientos del usuario, se necesita una comunicacin completa entre usuarios y responsable del desarrollo del sistema. En esta misma etapa debi haberse definido la calidad de la informacin que ser procesada por la computadora, establecindose los riesgos de la misma y la forma de minimizarlos. Para ello se debieron definir los controles adecuados, establecindose adems los niveles de acceso a la informacin, es decir, quin tiene privilegios de consulta, modificar o incluso borrar informacin. Esta etapa habr de ser cuidadosamente verificada por el auditor interno especialista en sistemas y por el auditor en informtica, para comprobar que se logro una adecuada comprensin de los requerimientos del usuario y un control satisfactorio de informacin. Para verificar si los servicios que se proporcionan a los usuarios son los requeridos y se estn proporcionando en forma adecuada, cuando menos ser preciso considerar la siguiente informacin. 5. Descripcin de los servicios prestados. 6. Criterios de evaluacin que utilizan los usuarios para evaluar el nivel del servicio prestado. 7. Reporte peridico del uso y concepto del usuario sobre el servicio. 8. Registro de los requerimientos planteados por el usuario. Con esta informacin se puede comenzar a realizar la entrevista para determinar si los servicios proporcionados y planeados por la direccin de Informtica cubren las necesidades de informacin de las dependencias. A continuacin se presenta una gua de cuestionario para aplicarse durante la entrevista con el usuario.
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1. Considera que el Departamento de Sistemas de Informacin de los resultados esperados? Si ( ) No ( ) Por que? 2. Cmo considera usted, en general, el servicio proporcionado por el Departamento de Sistemas de Informacin? Deficiente ( ) Aceptable ( ) Satisfactorio ( ) Excelente ( ) Por que? 3, Cubre sus necesidades el sistema que utiliza el departamento de cmputo? No las cubre ( ) Parcialmente ( ) La mayor parte ( ) Todas ( ) Por que? 3. Hay disponibilidad del departamento de cmputo para sus requerimientos? Generalmente no existe ( ) Hay ocasionalmente ( ) Regularmente ( ) Siempre ( ) Por que? 4. Son entregados con puntualidad los trabajos? Nunca ( ) Rara vez ( ) Ocasionalmente ( ) Generalmente ( ) Siempre ( ) Por que? 6. Que piensa de la presentacin de los trabajadores solicitados al departamento de cmputo? Deficiente ( ) Aceptable ( ) Satisfactorio ( ) Excelente ( ) Por que?
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7. Que piensa de la asesora que se imparte sobre informtica? No se proporciona ( ) Es insuficiente ( ) Satisfactoria ( ) Excelente ( ) Por que? 8. Que piensa de la seguridad en el manejo de la informacin proporcionada por el sistema que utiliza? Nula ( ) Riesgosa ( ) Satisfactoria ( ) Excelente ( ) Lo desconoce ( ) Por que? 9. Existen fallas de exactitud en los procesos de informacin? Cules? 10. Cmo utiliza los reportes que se le proporcionan? 11. Cules no Utiliza? 12. De aquellos que no utiliza por que razn los recibe? 13. Que sugerencias presenta en cuanto a la eliminacin de reportes modificacin, fusin, divisin de reporte? 14. Se cuenta con un manual de usuario por Sistema? SI ( ) NO ( ) 15. Es claro y objetivo el manual del usuario? SI ( ) NO ( ) 16. Que opinin tiene el manual? NOTA: Pida el manual del usuario para evaluarlo. 17. Quin interviene de su departamento en el diseo de sistemas? 18. Que sistemas deseara que se incluyeran? 19. Observaciones: CONTROLES
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Los datos son uno de los recursos ms valiosos de las organizaciones y, aunque son intangibles, necesitan ser controlados y auditados con el mismo cuidado que los dems inventarios de la organizacin, por lo cual se debe tener presente: a) La responsabilidad de los datos es compartida conjuntamente por alguna funcin determinada y el departamento de cmputo. b) Un problema de dependencia que se debe considerar es el que se origina por la duplicidad de los datos y consiste en poder determinar los propietarios o usuarios posibles (principalmente en el caso de redes y banco de datos) y la responsabilidad de su actualizacin y consistencia. c) Los datos debern tener una clasificacin estndar y un mecanismo de identificacin que permita detectar duplicidad y redundancia dentro de una aplicacin y de todas las aplicaciones en general. d) Se deben relacionar los elementos de los datos con las bases de datos donde estn almacenados, as como los reportes y grupos de procesos donde son generados.
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CONTROL DE LOS DATOS FUENTE Y MANEJO CIFRAS DE CONTROL La mayora de los Delitos por computadora son cometidos por modificaciones de datos fuente al: Suprimir u omitir datos. Adicionar Datos. Alterar datos. Duplicar procesos.
Esto es de suma importancia en caso de equipos de cmputo que cuentan con sistemas en lnea, en los que los usuarios son los responsables de la captura y modificacin de la informacin al tener un adecuado control con sealamiento de responsables de los datos (uno de los usuarios debe ser el nico responsable de determinado dato), con claves de acceso de acuerdo a niveles. El primer nivel es el que puede hacer nicamente consultas. El segundo nivel es aquel que puede hacer captura, modificaciones y consultas y el tercer nivel es el que solo puede hacer todos lo anterior y adems puede realizar bajas. NOTA: Debido a que se denomina de diferentes formas la actividad de transcribir la informacin del dato fuente a la computadora, en el presente trabajo se le denominar captura o captacin considerndola como sinnimo de digitalizar (capturista, digitalizadora). Lo primero que se debe evaluar es la entrada de la informacin y que se tengan las cifras de control necesarias para determinar la veracidad de la informacin, para lo cual se puede utilizar el siguiente cuestionario: 1. Indique el porcentaje de datos que se reciben en el rea de captacin. 2. Indique el contenido de la orden de trabajo que se recibe en el rea de captacin de datos: - Nmero de folio ( ) Nmero(s) de formato(s) ( ) - Fecha y hora de Nombre, Depto. ( ) - Recepcin ( ) Usuario ( ) - Nombre del documento ( ) Nombre responsable ( ) - Volumen aproximado Clave de cargo - de registro ( ) (Nmero de cuenta) ( ) - Nmero de registros ( ) Fecha/hora de entrega de Clave del capturista ( ) - Documentos y registros captados ( ) - Fecha estimada de entrega ( )
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3. Indique cul(es) control(es) interno(s) existe(n) en el rea de captacin de datos: a. b. c. Firmas de autorizacin ( ) Recepcin de trabajos ( ) Control de trabajos atrasados ( ) Revisin del documento ( ) Avance de trabajos ( )
d. fuente, legibilidad, verificacin de datos completos, etc.) ( ) e. f. g. Prioridades de captacin ( ) Errores por trabajo ( ) Produccin de trabajo ( ) Correccin de errores ( ) Produccin de cada operador ( ) Entrega de trabajos ( )
h. Verificacin de cifras Costo Mensual por trabajo ( ) de control de entrada con las de salida. ( ) 5. Existe un programa de trabajo de captacin de datos? a. Se elabora ese programa para cada turno? Diariamente ( ) Semanalmente ( ) Mensualmente ( ) b) La elaboracin del programa de trabajos se hace: Internamente ( ) Se les sealan a los usuarios las prioridades ( ) c) Que accin(es) se toma(n) si el trabajo programado no se recibe a tiempo? 5. Quin controla las entradas de documentos fuente? 6. En que forma las controla? 7. Que cifras de control se obtienen? 8. Que documento de entrada se tienen? Sistemas Documentos Depto. que periodicidad Observaciones proporciona el documento 9. Se anota que persona recibe la informacin y su volumen?
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SI NO 10. Se anota a que capturista se entrega la informacin, el volumen y la hora? SI NO 11. Se verifica la cantidad de la informacin recibida para su captura? SI NO 12. Se revisan las cifras de control antes de enviarlas a captura? SI NO 13. Para aquellos procesos que no traigan cifras de control se ha establecido criterios a fin de asegurar que la informacin es completa y valida? SI NO 14. Existe un procedimiento escrito que indique como tratar la informacin invlida (sin firma ilegible, no corresponden las cifras de control)? 15. En caso de resguardo de informacin de entrada en sistemas, Se custodian en un lugar seguro? 16. Si se queda en el departamento de sistemas, Por cuanto tiempo se guarda? 17. Existe un registro de anomalas en la informacin debido a mala codificacin? 18. Existe una relacin completa de distribucin de listados, en la cual se indiquen personas, secuencia y sistemas a los que pertenecen? 19. Se verifica que las cifras de las validaciones concuerden con los documentos de entrada? 20. Se hace una relacin de cuando y a quin fueron distribuidos los listados? _________________________________________________________________________ 21. Se controlan separadamente los documentos confidenciales? _________________________________________________________________________ 22. Se aprovecha adecuadamente el papel de los listados inservibles? _________________________________________________________________________ 23. Existe un registro de los documentos que entran a capturar? _________________________________________________________________________ 24. Se hace un reporte diario, semanal o mensual de captura? _________________________________________________________________________
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25. Se hace un reporte diario, semanal o mensual de anomalas en la informacin de entrada? 26. Se lleva un control de la produccin por persona? 27. Quin revisa este control? 28. Existen instrucciones escritas para capturar cada aplicacin o, en su defecto existe una relacin de programas?
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CONTROL DE OPERACIN La eficiencia y el costo de la operacin de un sistema de cmputo se ven fuertemente afectados por la calidad e integridad de la documentacin requerida para el proceso en la computadora. El objetivo del presente ejemplo de cuestionario es sealar los procedimientos e instructivos formales de operacin, analizar su estandarizacin y evaluar el cumplimiento de los mismos. 1. Existen procedimientos formales para la operacin del sistema de cmputo? SI ( ) NO ( ) 2. Estn actualizados los procedimientos? SI ( ) NO ( ) 3. Indique la periodicidad de la actualizacin de los procedimientos: Semestral ( ) Anual ( ) Cada vez que haya cambio de equipo ( ) 4. Indique el contenido de los instructivos de operacin para cada aplicacin: Identificacin del sistema ( ) Identificacin del programa ( ) Periodicidad y duracin de la corrida ( ) Especificacin de formas especiales ( ) Especificacin de cintas de impresoras ( ) Etiquetas de archivos de salida, nombre, ( ) archivo lgico, y fechas de creacin y expiracin Instructivo sobre materiales de entrada y salida ( ) Altos programados y la acciones requeridas ( ) Instructivos especficos a los operadores en caso de falla del equipo ( ) Instructivos de reinicio ( ) Procedimientos de recuperacin para proceso de gran duracin o criterios ( )
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Identificacin de todos los dispositivos de la mquina a ser usados ( ) Especificaciones de resultados (cifras de control, registros de salida por archivo, etc. ) ( ) 5. Existen rdenes de proceso para cada corrida en la computadora (incluyendo pruebas, compilaciones y produccin)? SI ( ) NO ( ) 6. Son suficientemente claras para los operadores estas rdenes? SI ( ) NO ( ) 7. Existe una estandarizacin de las ordenes de proceso? SI ( ) NO ( ) 8. Existe un control que asegure la justificacin de los procesos en el computador? (Que los procesos que se estn autorizados y tengan una razn de ser procesados. SI ( ) NO ( ) 9. Cmo programan los operadores los trabajos dentro del departamento de cmputo? Primero que entra, primero que sale ( ) se respetan las prioridades, ( ) Otra (especifique) ( ) 10. Los retrasos o incumplimiento con el programa de operacin diaria, se revisa y analiza? SI ( ) NO ( ) 11. Quin revisa este reporte en su caso? 12. Analice la eficiencia con que se ejecutan los trabajos dentro del departamento de cmputo, tomando en cuenta equipo y operador, a travs de inspeccin visual, y describa sus observaciones. 13. Existen procedimientos escritos para la recuperacin del sistema en caso de falla? 14. Cmo se acta en caso de errores? 15. Existen instrucciones especificas para cada proceso, con las indicaciones pertinentes? 16. Se tienen procedimientos especficos que indiquen al operador que hacer cuando un programa interrumpe su ejecucin u otras dificultades en proceso?
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17. Puede el operador modificar los datos de entrada? 18. Se prohibe a analistas y programadores la operacin del sistema que programo o analizo? 19. Se prohibe al operador modificar informacin de archivos o bibliotecas de programas? 20. El operador realiza funciones de mantenimiento diario en dispositivos que as lo requieran? 21. Las intervenciones de los operadores: Son muy numerosas? SI ( ) NO ( ) Se limitan los mensajes esenciales? SI ( ) NO ( ) Otras (especifique)___________________________________________________ 23. Se tiene un control adecuado sobre los sistemas y programas que estn en operacin? SI ( ) NO ( ) 23. Cmo controlan los trabajos dentro del departamento de cmputo? 24. Se rota al personal de control de informacin con los operadores procurando un entrenamiento cruzado y evitando la manipulacin fraudulenta de datos? SI ( ) NO ( ) 25. Cuentan los operadores con una bitcora para mantener registros de cualquier evento y accin tomada por ellos? Si ( ) por mquina ( ) escrita manualmente ( ) NO ( ) 26. Verificar que exista un registro de funcionamiento que muestre el tiempo de paros y mantenimiento o instalaciones de software. 27.Existen procedimientos para evitar las corridas de programas no autorizados? SI ( ) NO ( )
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28. Existe un plan definido para el cambio de turno de operaciones que evite el descontrol y discontinuidad de la operacin. 29. Verificar que sea razonable el plan para coordinar el cambio de turno. 30. Se hacen inspecciones peridicas de muestreo? SI ( ) NO ( ) 31. Enuncie los procedimientos mencionados en el inciso anterior: 32. Se permite a los operadores el acceso a los diagramas de flujo, programas fuente, etc. fuera del departamento de cmputo? SI ( ) NO ( ) 33. Se controla estrictamente el acceso a la documentacin de programas o de aplicaciones rutinarias? SI ( ) NO ( ) Cmo?____________________________________________________ 34. Verifique que los privilegios del operador se restrinjan a aquellos que le son asignados a la clasificacin de seguridad de operador. 35. Existen procedimientos formales que se deban observar antes de que sean aceptados en operacin, sistemas nuevos o modificaciones a los mismos? SI ( ) NO ( ) 36. Estos procedimientos incluyen corridas en paralelo de los sistemas modificados con las versiones anteriores? SI ( ) NO ( ) 37. Durante cuanto tiempo? 38. Que precauciones se toman durante el periodo de implantacin? 39. Quin da la aprobacin formal cuando las corridas de prueba de un sistema modificado o nuevo estn acordes con los instructivos de operacin. 40. Se catalogan los programas liberados para produccin rutinaria? SI ( ) NO ( )
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41. Mencione que instructivos se proporcionan a las personas que intervienen en la operacin rutinaria de un sistema. 42. Indique que tipo de controles tiene sobre los archivos magnticos de los archivos de datos, que aseguren la utilizacin de los datos precisos en los procesos correspondientes. 43. Existe un lugar para archivar las bitcoras del sistema del equipo de cmputo? SI ( ) NO ( ) 44. Indique como est organizado este archivo de bitcora. Por fecha ( ) por fecha y hora ( ) por turno de operacin ( ) Otros ( )
45. Cul es la utilizacin sistemtica de las bitcoras? 46. Adems de las mencionadas anteriormente, que otras funciones o reas se encuentran en el departamento de cmputo actualmente? 47. Verifique que se lleve un registro de utilizacin del equipo diario, sistemas en lnea y batch, de tal manera que se pueda medir la eficiencia del uso de equipo. 48. Se tiene inventario actualizado de los equipos y terminales con su localizacin? SI ( ) NO ( ) 49. Cmo se controlan los procesos en lnea? 50. Se tienen seguros sobre todos los equipos? SI ( ) NO ( ) 51. Conque compaa? Solicitar plizas de seguros y verificar tipo de seguro y montos. 52. Cmo se controlan las llaves de acceso (Password)?.
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CONTROLES DE SALIDA 1. Se tienen copias de los archivos en otros locales? 2. Dnde se encuentran esos locales? 3. Que seguridad fsica se tiene en esos locales? 4. Que confidencialidad se tiene en esos locales? 5. Quin entrega los documentos de salida? 6. En que forma se entregan? 7. Que documentos? 8. Que controles se tienen? 9. Se tiene un responsable (usuario) de la informacin de cada sistema? Cmo se atienden solicitudes de informacin a otros usuarios del mismo sistema? 10. Se destruye la informacin utilizada, o bien que se hace con ella? Destruye ( ) Vende ( ) Tira ( ) Otro ___________________________
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CONTROL DE MEDIOS DE ALMACENAMIENTO MASIVO Los dispositivos de almacenamiento representan, para cualquier centro de cmputo, archivos extremadamente importantes cuya prdida parcial o total podra tener repercusiones muy serias, no slo en la unidad de informtica, sino en la dependencia de la cual se presta servicio. Una direccin de informtica bien administrada debe tener perfectamente protegidos estos dispositivos de almacenamiento, adems de mantener registros sistemticos de la utilizacin de estos archivos, de modo que servirn de base a registros sistemticos de la utilizacin de estos archivos, de modo que sirvan de base a los programas de limpieza (borrado de informacin). Adems se deben tener perfectamente identificados los carretes para reducir la posibilidad de utilizacin errnea o destruccin de la informacin. Un manejo adecuado de estos dispositivos permitir una operacin ms eficiente y segura, mejorando adems los tiempos de procesos. CONTROL DE ALMACENAMIENTO MASIVO OBJETIVOS El objetivo de este cuestionario es evaluar la forma como se administran los dispositivos de almacenamiento bsico de la direccin. 1. Los locales asignados a los dispositivos de almacenamiento tienen: Aire acondicionado ( ) Proteccin contra el fuego ( ) (sealar que tipo de proteccin )__________________________________ Cerradura especial ( ) Otra 2. Tienen los dispositivos de almacenamiento proteccin automtica contra el fuego? SI ( ) NO ( ) (sealar de que tipo)_______________________________________________ 3. Que informacin mnima contiene el inventario de los dispositivos de almacenamiento? Nmero de serie o carrete ( ) Nmero o clave del usuario ( ) Nmero del archivo lgico ( ) Nombre del sistema que lo genera ( )
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Fecha de expiracin del archivo ( ) Fecha de expiracin del archivo ( ) Nmero de volumen ( ) Otros 4. Se verifican con frecuencia la validez de los inventarios de los archivos magnticos? SI ( ) NO ( ) 5. En caso de existir discrepancia entre los medios magneticos y su contenido, se resuelven y explican satisfactoriamente las discrepancias? SI ( ) NO ( ) 6. Que tan frecuentes son estas discrepancias? ______________________________________________________________________
7. Se tienen procedimientos que permitan la reconstruccin de un archivo, el cual fue inadvertidamente destruido? SI ( ) NO ( ) 8. Se tienen identificados los archivos con informacin confidencial y se cuenta con claves de acceso? SI ( ) NO ( ) Cmo?___________________________________________________ 9. Existe un control estricto de las copias de estos archivos? SI ( ) NO ( ) 10. Que medio se utiliza para almacenarlos? Mueble con cerradura ( ) Bveda ( ) Otro (especifique)_________________________________________ 11. Este almacn esta situado: En el mismo edificio del departamento ( ) En otro lugar ( ) Cual?_________________________________________________________________
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12. Se borran los archivos de los dispositivos de almacenamiento, cuando se desechan estos? SI ( ) NO ( ) 13. Se certifica la destruccin o baja de los archivos defectuosos? SI ( ) NO ( ) 14. Se registran como parte del inventario los nuevos medios magnticos que recibe la biblioteca? SI ( ) NO ( ) 15. Se tiene un responsable, por turno, de los medios magnticos que almacenan datos? SI ( ) NO ( ) 16. Se realizan auditoras peridicas a los medios de almacenamiento? SI ( ) NO ( ) 17. Que medidas se toman en el caso de extravo de algn dispositivo de almacenamiento? 18. Se restringe el acceso a los lugares asignados para guardar los dispositivos de almacenamiento, al personal autorizado? SI ( ) NO ( ) 19. Se tiene relacin del personal autorizado para firmar la salida de archivos confidenciales? SI ( ) NO ( ) 20. Existe un procedimiento para registrar los archivos que se prestan y la fecha en que se devolvern? SI ( ) NO ( ) 21. Se lleva control sobre los archivos prestados por la instalacin? SI ( ) NO ( ) 22. En caso de prstamo Conque informacin se documentan? Nombre de la institucin a quin se hace el prstamo. fecha de recepcin ( )
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fecha en que se debe devolver ( ) archivos que contiene ( ) formatos ( ) cifras de control ( ) cdigo de grabacin ( ) nombre del responsable que los presto ( ) otros
23. Indique qu procedimiento se sigue en el remplazo de los medios magnticos que contienen los archivos maestros: 24. Se conserva archivo maestro anterior hasta despus de la creacin de uno nuevo? SI ( ) NO ( ) 25. El responsable del control de medios magnticos de almacenaje controla los anteriores previendo su uso incorrecto o su eliminacin prematura? SI ( ) NO ( ) 26. La operacin de remplazo es controlada por el responsable de los medios magnticos? SI ( ) NO ( ) 27. Se utiliza la poltica de conservacin de archivos hijo-padre-abuelo? SI ( ) NO ( ) 28. En los procesos que manejan archivos en lnea, Existen procedimientos para recuperar los archivos? SI ( ) NO ( ) 29. Estos procedimientos los conocen los operadores? SI ( ) NO ( ) 30. Con que periodicidad se revisan estos procedimientos? MENSUAL ( ) ANUAL ( ) SEMESTRAL ( ) OTRA ( ) 31. Existe un responsable en caso de falla? SI ( ) NO ( )
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32. Explique que polticas se siguen para la obtencin de archivos de respaldo? 33. Existe un procedimiento para el manejo de la informacin de los medios magnticos? SI ( ) NO ( ) 34. Lo conoce y lo sigue responsable de los medios magnticos? SI ( ) NO ( ) 35. Se distribuyen en forma peridica entre los jefes de sistemas y programacin informes de archivos para que liberen los dispositivos de almacenamiento?
SI ( ) NO ( ) Con qu frecuencia? ___________________________________
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CONTROL DE MANTENIMIENTO Como se sabe existen bsicamente tres tipos de contrato de mantenimiento: El contrato de mantenimiento total que incluye el mantenimiento correctivo y preventivo, el cual a su vez puede dividirse en aquel que incluye las partes dentro del contrato y el que no incluye partes. El contrato que incluye refacciones es propiamente como un seguro, ya que en caso de descompostura el proveedor debe proporcionar las partes sin costo alguno. Este tipo de contrato es normalmente ms caro, pero se deja al proveedor la responsabilidad total del mantenimiento a excepcin de daos por negligencia en la utilizacin del equipo. (Este tipo de mantenimiento normalmente se emplea en equipos grandes). El segundo tipo de mantenimiento es por llamada, en el cual en caso de descompostura se le llama al proveedor y ste cobra de acuerdo a una tarifa y al tiempo que se requiera para componerlo (casi todos los proveedores incluyen, en la cotizacin de compostura, el tiempo de traslado de su oficina a donde se encuentre el equipo y viceversa). Este tipo de mantenimiento no incluye refacciones. El tercer tipo de mantenimiento es el que se conoce como en banco, y es aquel en el cual el cliente lleva a las oficinas del proveedor el equipo, y este hace una cotizacin de acuerdo con el tiempo necesario para su compostura mas las refacciones (este tipo de mantenimiento puede ser el adecuado para computadoras personales). Al evaluar el mantenimiento se debe primero analizar cual de los tres tipos es el que ms nos conviene y en segundo lugar pedir los contratos y revisar con detalles que las clusulas estn perfectamente definidas en las cuales se elimine toda la subjetividad y con penalizacin en caso de incumplimiento, para evitar contratos que sean parciales. Para poder exigirle el cumplimiento del contrato de debe tener un estricto control sobre las fallas, frecuencia, y el tiempo de reparacin. Para evaluar el control que se tiene sobre el mantenimiento y las fallas se pueden utilizar los siguientes cuestionarios: 1. Especifique el tipo de contrato de mantenimiento que se tiene (solicitar copia del contrato). 2. Existe un programa de mantenimiento preventivo para cada dispositivo del sistema de cmputo? SI ( ) NO ( ) 3. Se lleva a cabo tal programa? SI ( ) NO ( ) 4. Existen tiempos de respuesta y de compostura estipulados en los contratos?
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SI ( ) NO ( ) 5. Si los tiempos de reparacin son superiores a los estipulados en el contrato, Qu acciones correctivas se toman para ajustarlos a lo convenido? SI ( ) NO ( ) 6. Solicite el plan de mantenimiento preventivo que debe ser proporcionado por el proveedor SI ( ) NO ( ) Cual? 7. Cmo se notifican las fallas? 8. Cmo se les da seguimiento?
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ORDEN EN EL CENTRO DE CMPUTO
Una direccin de Sistemas de Informacin bien administrada debe tener y observar reglas relativas al orden y cuidado del departamento de cmputo. Los dispositivos del sistema de cmputo, los archivos magnticos, pueden ser daados si se manejan en forma inadecuada y eso puede traducirse en prdidas irreparables de informacin o en costos muy elevados en la reconstruccin de archivos. Se deben revisar las disposiciones y reglamentos que coadyuven al mantenimiento del orden dentro del departamento de cmputo. 1. Indique la periodicidad con que se hace la limpieza del departamento de cmputo y de la cmara de aire que se encuentra abajo del piso falso si existe y los ductos de aire: Semanalmente ( ) Quincenalmente ( ) Mensualmente ( ) Bimestralmente ( ) No hay programa ( ) Otra (especifique) ( ) 3. Existe un lugar asignado a los medios magnticos? SI ( ) NO ( ) 4. Se tiene asignado un lugar especfico para papelera y utensilios de trabajo? SI ( ) NO ( ) 5. Son funcionales los muebles asignados para los dispositivos de almacenamiento magntico? SI ( ) NO ( ) 6. Se tienen disposiciones para que se acomoden en su lugar correspondiente, despus de su uso los medios magnticos, la papelera, etc.? SI ( ) NO ( ) 6. Indique la periodicidad con que se limpian las unidades de disco: Al cambio de turno ( ) cada semana ( ) cada da ( ) otra (especificar) ( ) 7. Existen prohibiciones para fumar, tomar alimentos y refrescos en el departamento de cmputo? SI ( ) NO ( ) 8. Se cuenta con carteles en lugares visibles que recuerdan dicha prohibicin? SI ( ) NO ( )
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9. Se tiene restringida la operacin del sistema de cmputo al personal especializado de la Direccin de Informtica? SI ( ) NO ( ) 10. Mencione los casos en que personal ajeno al departamento de operacin opera el sistema de cmputo:
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EVALUACIN DE LA CONFIGURACIN DEL SISTEMA DE CMPUTO
Los objetivos son evaluar la configuracin actual tomando en consideracin las aplicaciones y el nivel de uso del sistema, evaluar el grado de eficiencia con el cual el sistema operativo satisface las necesidades de la instalacin y revisar las polticas seguidas por la unidad de informtica en la conservacin de su programoteca. Esta seccin esta orientada a: a) Evaluar posibles cambios en el hardware a fin de nivelar el sistema de cmputo con la carga de trabajo actual o de comparar la capacidad instalada con los planes de desarrollo a mediano y lago plazo.
b) Evaluar las posibilidades de modificar el equipo para reducir el costo o bien el tiempo de proceso. C) Evaluar la utilizacin de los diferentes dispositivos perifricos. 1. De acuerdo con los tiempos de utilizacin de cada dispositivo del sistema de cmputo, existe equipo? Con poco uso? SI ( ) NO ( ) Ocioso? SI ( ) NO ( ) Con capacidad superior a la necesaria? SI ( ) NO ( ) Describa cual es ________________________________ 2. El equipo mencionado en el inciso anterior puede remplazarse por otro ms lento y de menor costo? SI ( ) NO ( ) 3. Si la respuesta al inciso anterior es negativa, el equipo puede ser cancelado? SI ( ) NO ( ) 4. De ser negativa la respuesta al inciso anterior, explique las causas por las que no puede ser cancelado o cambiado. _______________________________________ 5. El sistema de cmputo tiene capacidad de teleproceso? SI ( ) NO ( ) 6. Se utiliza la capacidad de teleproceso? SI ( ) NO ( )
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7. En caso negativo, exponga los motivos por los cuales no utiliza el teleproceso? SI ( ) NO ( ) 8. Cuantas terminales se tienen conectadas al sistema de cmputo? 9. Se ha investigado si ese tiempo de respuesta satisface a los usuarios?
SI ( ) NO ( ) 10. La capacidad de memoria y de almacenamiento mximo del sistema de cmputo es suficiente para atender el proceso por lotes y el proceso remoto? SI ( ) NO ( )
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SEGURIDAD LGICA Y CONFIDENCIAL
La computadora es un instrumento que estructura gran cantidad de informacin, la cual puede ser confidencial para individuos, empresas o instituciones, y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta. Tambin pueden ocurrir robos, fraudes o sabotajes que provoquen la destruccin total o parcial de la actividad computacional. Esta informacin puede ser de suma importancia, y el no tenerla en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos. Antes esta situacin, en el transcurso del siglo XXI, el mundo ha sido testigo de la transformacin de algunos aspectos de seguridad y de derecho. En la actualidad y principalmente en las computadoras personales, se ha dado otro factor que hay que considerar el llamado "virus de las computadoras, el cual aunque tiene diferentes intenciones se encuentra principalmente para paquetes que son copiados sin autorizacin (piratas) y borra toda la informacin que se tiene en un disco. Al auditar los sistemas se debe tener cuidado que no se tengan copias piratas o bien que, al conectarnos en red con otras computadoras, no exista la posibilidad de transmisin del virus. El uso inadecuado de la computadora comienza desde la utilizacin de tiempo de mquina para usos ajenos de la organizacin, la copia de programas para fines de comercializacin sin reportar los derechos de autor hasta el acceso por va telefnica a bases de datos a fin de modificar la informacin con propsitos fraudulentos. Un mtodo eficaz para proteger sistemas de computacin es el software de control de acceso. Dicho simplemente, los paquetes de control de acceso protegen contra el acceso no autorizado, pues piden del usuario una contrasea antes de permitirle el acceso a informacin confidencial. Dichos paquetes han sido populares desde hace muchos aos en el mundo de las computadoras grandes, y los principales proveedores ponen a disposicin de clientes algunos de estos paquetes. El sistema integral de seguridad debe comprender: Elementos administrativos Definicin de una poltica de seguridad Organizacin y divisin de responsabilidades Seguridad fsica y contra catstrofes (incendio, terremotos, etc.) Prcticas de seguridad del personal Elementos tcnicos y procedimientos Sistemas de seguridad (de equipos y de sistemas, incluyendo todos los elementos, tanto redes como terminales. Aplicacin de los sistemas de seguridad, incluyendo datos y archivos El papel de los auditores, tanto internos como externos Planeacin de programas de desastre y su prueba.
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Se debe evaluar el nivel de riesgo que puede tener la informacin para poder hacer un adecuado estudio costo/beneficio entre el costo por prdida de informacin y el costo de un sistema de seguridad, para lo cual se debe considerar lo siguiente: Clasificar la instalacin en trminos de riesgo (alto, mediano, pequeo). Identificar aquellas aplicaciones que tengan un alto riesgo. Cuantificar el impacto en el caso de suspensin del servicio en aquellas aplicaciones con un alto riesgo. Formular las medidas de seguridad necesarias dependiendo del nivel de seguridad que se requiera. La justificacin del costo de implantar las medidas de seguridad para poder clasificar el riesgo e identificar las aplicaciones de alto riesgo, se debe preguntar lo siguiente: Que sucedera si no se puede usar el sistema? Si la contestacin es que no se podra seguir trabajando, esto nos sita en un sistema de alto riego.
La siguiente pregunta es: Que implicaciones tiene el que no se obtenga el sistema y cuanto tiempo podramos estar sin utilizarlo? Existe un procedimiento alterno y que problemas nos ocasionara? Que se ha hecho para un caso de emergencia?
Una vez que se ha definido, el grado de riesgo, hay que elaborar una lista de los sistemas con las medias preventivas que se deben tomar, as como las correctivas en caso de desastre sealndole a cada uno su prioridad. Hay que tener mucho cuidado con la informacin que sale de la oficina, su utilizacin y que sea borrada al momento de dejar la instalacin que est dando respaldo. Para clasificar la instalacin en trminos de riesgo se debe: Clasificar los datos, informacin y programas que contienen informacin confidencial que tenga un alto valor dentro del mercado de competencia de una organizacin, e informacin que sea de difcil recuperacin. Identificar aquella informacin que tenga un gran costo financiero en caso de prdida o bien puede provocar un gran impacto en la toma de decisiones. Determinar la informacin que tenga una gran prdida en la organizacin y, consecuentemente, puedan provocar hasta la posibilidad de que no pueda sobrevivir sin esa informacin.
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Para cuantificar el riesgo es necesario que se efecten entrevistas con los altos niveles administrativos que sean directamente afectados por la suspensin en el procesamiento y que cuantifiquen el impacto que les puede causar este tipo de situaciones. Para evaluar las medidas de seguridad se debe: Especificar la aplicacin, los programas y archivos. Las medidas en caso de desastre, prdida total, abuso y los planes necesarios. Las prioridades que se deben tomar en cuanto a las acciones a corto y largo plazo. En cuanto a la divisin del trabajo se debe evaluar que se tomen las siguientes precauciones, las cuales dependern del riesgo que tenga la informacin y del tipo y tamao de la organizacin. El personal que prepara la informacin no debe tener acceso a la operacin. Los anlisis y programadores no deben tener acceso al rea de operaciones y viceversa. Los operadores no debe tener acceso irrestricto a las libreras ni a los lugares donde se tengan los archivos almacenados; es importante separar las funciones de librera y de operacin. Los operadores no deben ser los nicos que tengan el control sobre los trabajos procesados y no deben hacer las correcciones a los errores detectados.
Al implantar sistemas de seguridad puede, reducirse la flexibilidad en el trabajo, pero no debe reducir la eficiencia.
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SEGURIDAD FSICA
El objetivo es establecer polticas, procedimientos y prcticas para evitar las interrupciones prolongadas del servicio de procesamiento de datos, informacin debido a contingencias como incendio, inundaciones, huelgas, disturbios, sabotaje, etc. y continuar en medio de emergencia hasta que sea restaurado el servicio completo. Entre las precauciones que se deben revisar estn: Los ductos del aire acondicionado deben estar limpios, ya que son una de las principales causas del polvo y se habr de contar con detectores de humo que indiquen la posible presencia de fuego. En las instalaciones de alto riesgo se debe tener equipo de fuente no interrumpible, tanto en la computadora como en la red y los equipos de teleproceso. En cuanto a los extintores, se debe revisar en nmero de estos, su capacidad, fcil acceso, peso y tipo de producto que utilizan. Es muy frecuente que se tengan los extintores, pero puede suceder que no se encuentren recargados o bien que sean de difcil acceso de un peso tal que sea difcil utilizarlos. Esto es comn en lugares donde se encuentran trabajando hombres y mujeres y los extintores estn a tal altura o con un peso tan grande que una mujer no puede utilizarlos. Otro de los problemas es la utilizacin de extintores inadecuados que pueden provocar mayor perjuicio a las mquinas (extintores lquidos) o que producen gases txicos. Tambin se debe ver si el personal sabe usar los equipos contra incendio y si ha habido prcticas en cuanto a su uso. Se debe verificar que existan suficientes salidas de emergencia y que estn debidamente controladas para evitar robos por medio de estas salidas.
Tomando en cuenta lo anterior se elaboro el siguiente cuestionario: 1. Se han adoptado medidas de seguridad en el departamento de sistemas de informacin? SI ( ) NO ( ) 2. Existen una persona responsable de la seguridad? SI ( ) NO ( ) 3. Se ha dividido la responsabilidad para tener un mejor control de la seguridad? SI ( ) NO ( )
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4. Existe personal de vigilancia en la institucin? SI ( ) NO ( ) 5. La vigilancia se contrata? a) Directamente ( ) b) Por medio de empresas que venden ese servicio ( ) 6. Existe una clara definicin de funciones entre los puestos clave?
SI ( ) NO ( ) 7. Se investiga a los vigilantes cuando son contratados directamente?
SI ( ) NO ( ) 8. Se controla el trabajo fuera de horario?
SI ( ) NO ( ) 9. Se registran las acciones de los operadores para evitar que realicen algunas pruebas que puedan daar los sistemas?. SI ( ) NO ( ) 10. Existe vigilancia en el departamento de cmputo las 24 horas?
SI ( ) NO ( ) 11. Existe vigilancia a la entrada del departamento de cmputo las 24 horas? a) Vigilante ? ( ) b) Recepcionista? ( ) c) Tarjeta de control de acceso ? ( ) d) Nadie? ( ) 12. Se permite el acceso a los archivos y programas a los programadores, analistas y operadores? SI ( ) NO ( )
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13. Se ha instruido a estas personas sobre que medidas tomar en caso de que alguien pretenda entrar sin autorizacin? SI ( ) NO ( ) 14. El edificio donde se encuentra la computadora esta situado a salvo de: a) Inundacin? ( ) b) Terremoto? ( ) c) Fuego? ( ) d) Sabotaje? ( ) 15. El centro SI ( ) NO ( ) de cmputo tiene salida al exterior al exterior?
16. Describa brevemente la construccin del centro de cmputo, de preferencia proporcionando planos y material con que construido y equipo (muebles, sillas etc.) dentro del centro. 17. Existe control en el acceso a este cuarto? a) Por identificacin personal? ( ) b) Por tarjeta magntica? ( ) c) por claves verbales? ( ) d) Otras? ( ) 18. Son controladas las visitas y demostraciones en el centro de cmputo? SI ( ) NO ( ) 19. Se registra el acceso al departamento de cmputo de personas ajenas a la direccin de informtica? SI ( ) NO ( ) 20. Se vigilan la moral y comportamiento del personal de la direccin de informtica con el fin de mantener una buena imagen y evitar un posible fraude? SI ( ) NO ( ) 21. Existe alarma para a) Detectar fuego(calor o humo) en forma automtica? ( )
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b) Avisar en forma manual la presencia del fuego? ( ) c) Detectar una fuga de agua? ( ) d) Detectar magnticos? ( ) e) No existe ( ) 22. Estas alarmas estn a) En el departamento de cmputo? ( ) b) En el almacn de medios magnticos? ( ) 23. Existe alarma para detectar condiciones anormales del ambiente? a) En el departamento de cmputo? ( ) b) En el almacn? ( ) c) En otros lados ( ) 24. La alarma es perfectamente audible? SI ( ) NO ( ) 25. Esta alarma tambin est conectada a) Al puesto de guardias? ( ) b) A la estacin de Bomberos? ( ) c) A ningn otro lado? ( ) Otro_________________________________________ 26. Existen extintores de fuego a) Manuales? ( ) b) Automticos? ( ) c) No existen ( ) 27. Se ha adiestrado el personal en el manejo de los extintores? SI ( ) NO ( )
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28. Los extintores, manuales o automticos a base de TIPO SI NO a) Agua, b) Gas? c) Otros ()() ()() ()()
29. Se revisa de acuerdo con el proveedor el funcionamiento de los extintores? SI ( ) NO ( ) 30. Si es que existen extintores automticos son activador por detectores automticos de fuego? SI ( ) NO ( ) 31. Si los extintores automticos son a base de agua Se han tomado medidas para evitar que el agua cause mas dao que el fuego? SI ( ) NO ( ) 32. Si los extintores automticos son a base de gas, Se ha tomado medidas para evitar que el gas cause mas dao que el fuego? SI ( ) NO ( ) 33. Existe un lapso de tiempo suficiente, antes de que funcionen los extintores automticos para que el personal a) Corte la accin de los extintores por tratarse de falsas alarmas? SI ( ) NO ( ) b) Pueda cortar la energa Elctrica SI ( ) NO ( ) c) Pueda abandonar el local sin peligro de intoxicacin SI ( ) NO ( ) d) Es inmediata su accin? SI ( ) NO ( ) 34. Los interruptores de energa estn debidamente protegidos, etiquetados y sin obstculos para alcanzarlos? SI ( ) NO ( ) 35. Saben que hacer los operadores del departamento de cmputo, en caso de que ocurra una emergencia ocasionado por fuego? SI ( ) NO ( ) 36. El personal ajeno a operacin sabe que hacer en el caso de una emergencia (incendio)? SI ( ) NO ( )
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37. Existe salida de emergencia? SI ( ) NO ( ) 38. Esta puerta solo es posible abrirla: a) Desde el interior ? ( ) b) Desde el exterior? ( ) c) Ambos Lados ( ) 39. Se revisa frecuentemente que no est abierta o descompuesta la cerradura de esta puerta y de las ventanas, si es que existen? SI ( ) NO ( ) 40. Se ha adiestrado a todo el personal en la forma en que se deben desalojar las instalaciones en caso de emergencia? SI ( ) NO ( ) 41. Se ha tomado medidas para minimizar la posibilidad de fuego: a) Evitando artculos inflamables en el departamento de cmputo? ( ) b) Prohibiendo fumar a los operadores en el interior? ( ) c) Vigilando y manteniendo el sistema elctrico? ( ) d) No se ha previsto ( ) 42. Se ha prohibido a los operadores el consumo de alimentos y bebidas en el interior del departamento de cmputo para evitar daos al equipo SI ( ) NO ( ) 43. Se limpia con frecuencia el polvo acumulado debajo del piso falso si existe? SI ( ) NO ( ) 44. Se controla el acceso y prstamo en el almacn de medios magnticos, en la programoteca? ( ) 45. Explique la forma como se ha clasificado la informacin vital, esencial, no esencial etc. 46. Se cuenta con copias de los archivos en lugar distinto al de la computadora? SI ( ) NO ( )
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47. Explique la forma en que estn protegidas fsicamente estas copias (bveda, cajas de seguridad etc.) que garantice su integridad en caso de incendio, inundacin, terremotos, etc. 48. Se tienen SI ( ) NO ( ) establecidos procedimientos de actualizacin a estas copias?
49. Indique el nmero de copias que se mantienen, de acuerdo con la forma en que se clasifique la informacin: 0123 50. Existe departamento de auditoria interna en la institucin? SI ( ) NO ( ) 51. Este departamento de auditoria interna conoce todos los aspectos de los sistemas? SI ( ) NO ( ) 52. Que tipos de controles ha propuesto? 53. Se cumplen? SI ( ) NO ( ) 54. Se auditan los sistemas en operacin? SI ( ) NO ( ) 55. Con que frecuencia? a) Cada seis meses ( ) b) Cada ao ( ) c) Otra (especifique) ( ) 56. Cundo se efectan modificaciones a los programas, a iniciativa de quin es? a) Usuario ( ) b) Director de informtica ( ) c) Jefe de anlisis y programacin ( ) d) Programador ( )
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e) Otras (especifique) __________________________________________ 57. La solicitud de modificaciones a los programas se hacen en forma? a) Oral? ( ) b) Escrita? ( ) En caso de ser escrita solicite formatos, 58. Una vez efectuadas las modificaciones, se presentan las pruebas a los interesados? SI ( ) NO ( ) 59. Existe control estricto en las modificaciones? SI ( ) NO ( ) 60. Se revisa que tengan la fecha de las modificaciones cuando se hayan efectuado? SI ( ) NO ( ) 61. Si se tienen terminales conectadas, se ha establecido procedimientos de operacin? SI ( ) NO ( ) 62. Se verifica identificacin: a) De la terminal ( ) b) Del Usuario ( ) c) No se pide identificacin ( ) 63. Se ha establecido que informacin puede ser acezada y por qu persona? SI ( ) NO ( ) 64. Se ha establecido un nmero mximo de violaciones en sucesin para que la computadora cierre esa terminal y se de aviso al responsable de ella? SI ( ) NO ( ) 65. Se registra cada violacin a los procedimientos con el fin de llevar estadsticas y frenar las tendencias mayores? SI ( ) NO ( )
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66. Existen controles y medidas de seguridad sobre las siguientes operaciones? Cuales son? ( ) Recepcin de documentos___________________________________________ ( ) Informacin Confidencial____________________________________________ ( ) Captacin de documentos____________________________________________ ( ) Cmputo Electrnico_______________________________________________ ( ) Programas_______________________________________________________ ( ) Medios magnticos_____________________________________________ ( ) Documentos de Salida______________________________________________ ( ) Archivos Magnticos_______________________________________________ ( ) Operacin del equipo de computacin________________ ( ) En cuanto al acceso de personal________________ ( ) Identificacin del personal___________________________________________ ( ) Policia___________________________________________________________ ( ) Seguros contra robo e incendio_______________________________________ ( ) Cajas de seguridad_________________________________________________ ( ) Otras (especifique)_________________________________________________
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SEGURIDAD EN EL USO DEL EQUIPO
En la actualidad los programas y los equipos son altamente sofisticados y slo algunas personas dentro del centro de cmputo conocen al detalle el diseo, lo que puede provocar que puedan producir algn deterioro a los sistemas si no se toman las siguientes medidas: 1) Se debe restringir el acceso a los programas y a los archivos. 2) Los operadores deben trabajar con poca supervisin y sin la participacin de los programadores, y no deben modificar los programas ni los archivos. 3) Se debe asegurar en todo momento que los datos y archivos usados sean los adecuados, procurando no usar respaldos inadecuados. 4) No debe permitirse la entrada a la red a personas no autorizadas, ni a usar las terminales. 5) Se deben realizar peridicamente una verificacin fsica del uso de terminales y de los reportes obtenidos. 6) Se deben monitorear peridicamente el uso que se le est dando a las terminales. 7) Se deben hacer auditoras peridicas sobre el rea de operacin y la utilizacin de las terminales. 8) El usuario es el responsable de los datos, por lo que debe asegurarse que los datos recolectados sean procesados completamente. Esto slo se lograr por medio de los controles adecuados, los cuales deben ser definidos desde el momento del diseo general del sistema. 9) Deben existir registros que reflejen la transformacin entre las diferentes funciones de un sistema. 10) Debe controlarse la distribucin de las salidas (reportes, CDs, Datatravelers, etc.). 11) Se debe guardar copias de los archivos y programas en lugares ajenos al centro de cmputo y en las instalaciones de alta seguridad; por ejemplo: los bancos. 12) Se debe tener un estricto control sobre el acceso fsico a los archivos. 13) En el caso de programas, se debe asignar a cada uno de ellos, una clave que identifique el sistema, subsistema, programa y versin. Tambin evitar que el programador ponga nombres que nos signifiquen nada y que sean difciles de identificar, lo que evitar que el programador utilice la computadora para trabajos personales. Otro de los puntos en los que hay que tener seguridad es en el manejo de informacin. Para controlar este tipo de informacin se debe: 1) Cuidar que no se obtengan fotocopias de informacin confidencial sin la debida autorizacin. 2) Slo el personal autorizado debe tener acceso a la informacin confidencial.
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3) Controlar los listados tanto de los procesos correctos como aquellos procesos con terminacin incorrecta. 4) Controlar el nmero de copias y la destruccin de la informacin y del papel carbn de los reportes muy confidenciales. El factor ms importante de la eliminacin de riesgos en la programacin es que todos los programas y archivos estn debidamente documentados. El siguiente factor en importancia es contar con los respaldos, y duplicados de los sistemas, programas, archivos y documentacin necesarios para que pueda funcionar el plan de emergencia. Equipo, programas y archivos Control de aplicaciones por terminal Definir una estrategia de seguridad de la red y de respaldos Requerimientos fsicos. Estndar de archivos. Auditora interna en el momento del diseo del sistema, su implantacin y puntos de verificacin y control.
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SEGURIDAD AL RESTAURAR EL EQUIPO
En un mundo que depende cada da mas de los servicios proporcionados por las computadoras, es vital definir procedimientos en caso de una posible falta o siniestro. Cuando ocurra una contingencia, es esencial que se conozca al detalle el motivo que la origin y el dao causado, lo que permitir recuperar en el menor tiempo posible el proceso perdido. Tambin se debe analizar el impacto futuro en el funcionamiento de la organizacin y prevenir cualquier implicacin negativa. En todas las actividades relacionadas con las ciencias de la computacin, existe un riesgo aceptable, y es necesario analizar y entender estos factores para establecer los procedimientos que permitan analizarlos al mximo y en caso que ocurran, poder reparar el dao y reanudar la operacin lo mas rpidamente posible. En una situacin ideal, se deberan elaborar planes para manejar cualquier contingencia que se presente. Analizando cada aplicacin se deben definir planes de recuperacin y reanudacin, para asegurarse que los usuarios se vean afectados lo menos posible en caso de falla o siniestro. Las acciones de recuperacin disponibles a nivel operativo pueden ser algunas de las siguientes: En algunos casos es conveniente no realizar ninguna accin y reanudar el proceso. Mediante copias peridicas de los archivos se puede reanudar un proceso a partir de una fecha determinada.
El procesamiento anterior complementado con un registro de las transacciones que afectaron a los archivos permitir retroceder en los movimientos realizados a un archivo al punto de tener la seguridad del contenido del mismo a partir de l reanudar el proceso. Analizar el flujo de datos y procedimientos y cambiar el proceso normal por un proceso alterno de emergencia.
Reconfigurar los recursos disponibles, tanto de equipo y sistemas como de comunicaciones.
Cualquier procedimiento que se determine que es el adecuado para un caso de emergencia deber ser planeado y probado previamente. Este grupo de emergencia deber tener un conocimiento de los posibles procedimientos que puede utilizar, adems de un conocimiento de las caractersticas de las aplicaciones, tanto desde el punto tcnico como de su prioridad, el nivel de servicio planeado y su influjo en la operacin de la organizacin.
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Adems de los procedimientos de recuperacin y reinicio de la informacin, se deben contemplar los procedimientos operativos de los recursos fsicos como hardware y comunicaciones, planeando la utilizacin de equipos que permitan seguir operando en caso de falta de la corriente elctrica, caminos alternos de comunicacin y utilizacin de instalaciones de cmputo similares. Estas y otras medidas de recuperacin y reinicio debern ser planeadas y probadas previamente como en el caso de la informacin. El objetivo del siguiente cuestionario es evaluar los procedimientos de restauracin y repeticin de procesos en el sistema de cmputo. 1) Existen procedimientos relativos a la restauracin y repeticin de procesos en el sistema de cmputo? SI ( ) NO ( ) 2) Enuncie los procedimientos mencionados en el inciso anterior 3) Cuentan los operadores con alguna documentacin en donde se guarden las instrucciones actualizadas para el manejo de restauraciones? SI ( ) NO ( ) En el momento que se hacen cambios o correcciones a los programas y/o archivos se deben tener las siguientes precauciones: 1) Las correcciones de programas deben ser debidamente autorizadas y probadas. Con esto se busca evitar que se cambien por nueva versin que antes no ha sido perfectamente probada y actualizada. 2) Los nuevos sistemas deben estar adecuadamente documentos y probados. 3) Los errores corregidos deben estar adecuadamente documentados y las correcciones autorizadas y verificadas. Los archivos de nuevos registros o correcciones ya existentes deben estar documentados y verificados antes de obtener reportes.
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PROCEDIMIENTOS DE RESPALDO EN CASO DE DESASTRE
Se debe establecer en cada direccin de informtica un plan de emergencia el cual ha de ser aprobado por la direccin de informtica y contener tanto procedimiento como informacin para ayudar a la recuperacin de interrupciones en la operacin del sistema de cmputo. El sistema debe ser probado y utilizado en condiciones anormales, para que en cas de usarse en situaciones de emergencia, se tenga la seguridad que funcionar. La prueba del plan de emergencia debe hacerse sobre la base de que la emergencia existe y se ha de utilizar respaldos. Se deben evitar suposiciones que, en un momento de emergencia, hagan inoperante el respaldo, en efecto, aunque el equipo de cmputo sea aparentemente el mismo, puede haber diferencias en la configuracin, el sistema operativo, en disco etc. El plan de emergencia una vez aprobado, se distribuye entre personal responsable de su operacin, por precaucin es conveniente tener una copia fuera de la direccin de informtica. En virtud de la informacin que contiene el plan de emergencia, se considerar como confidencial o de acceso restringido. La elaboracin del plan y de los componentes puede hacerse en forma independiente de acuerdo con los requerimientos de emergencia, La estructura del plan debe ser tal que facilite su actualizacin. Para la preparacin del plan se seleccionar el personal que realice las actividades claves del plan. El grupo de recuperacin en caso de emergencia debe estar integrado por personal de administracin de la direccin de informtica, debe tener tareas especficas como la operacin del equipo de respaldo, la interfaz administrativa. Los desastres que pueden suceder podemos clasificar as: a) Completa destruccin del centro de cmputo, b) Destruccin parcial del centro de cmputo, c) Destruccin o mal funcionamiento de los equipos auxiliares del centro de cmputo (electricidad, aire, acondicionado, etc.) d) Destruccin parcial o total de los equipos descentralizados e) Prdida total o parcial de informacin, manuales o documentacin f) Prdida del personal clave g) Huelga o problemas laborales. El plan en caso de desastre debe incluir: La documentacin de programacin y de operacin. Los equipos: El equipo completo El ambiente de los equipos
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Datos y archivos Papelera y equipo accesorio Sistemas (sistemas operativos, bases de datos, programas).
El plan en caso de desastre debe considerar todos los puntos por separado y en forma integral como sistema. La documentacin estar en todo momento tan actualizada como sea posible, ya que en muchas ocasiones no se tienen actualizadas las ltimas modificaciones y eso provoca que el plan de emergencia no pueda ser utilizado. Cuando el plan sea requerido debido a una emergencia, el grupo deber: Asegurarse de que todos los miembros sean notificados, informar al director de informtica, Cuantificar el dao o prdida del equipo, archivos y documentos para definir que parte del plan debe ser activada. Determinar el estado de todos los sistemas en proceso, Notificar a los proveedores del equipo cual fue el dao, Establecer la estrategia para llevar a cabo las operaciones de emergencias tomando en cuenta: Elaboracin de una lista con los mtodos disponibles para realizar la recuperacin
Sealamiento de la posibilidad de alternar los procedimientos de operacin (por ejemplo, cambios en los dispositivos, sustituciones de procesos en lnea por procesos en lote). Sealamiento de las necesidades para armar y transportar al lugar de respaldo todos los archivos, programas, etc., que se requieren.
Estimacin de las necesidades de tiempo de las computadoras para un periodo largo.
Cuando ocurra la emergencia, se deber reducir la carga de procesos, analizando alternativas como: Posponer las aplicaciones de prioridad ms baja, Cambiar la frecuencia del proceso de trabajos. Suspender las aplicaciones en desarrollo.
Por otro lado, se debe establecer una coordinacin estrecha con el personal de seguridad a fin de proteger la informacin. Respecto a la configuracin del equipo hay que tener toda la informacin correspondiente al hardware y software del equipo propio y del respaldo.
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Debern tenerse todas las especificaciones de los servicios auxiliares tales como energa elctrica, aire acondicionado, etc. a fin de contar con servicios de respaldo adecuados y reducir al mnimo las restricciones de procesos, se debern tomar en cuenta las siguientes consideraciones: Mnimo de memoria principal requerida y el equipo perifrico que permita procesar las aplicaciones esenciales. Se debe tener documentados los cambios de software. En caso de respaldo en otras instituciones, previamente se deber conocer el tiempo de computadora disponible.
Es conveniente incluir en el acuerdo de soporte recproco los siguientes puntos: Configuracin de equipos. Configuracin de equipos de captacin de datos. Sistemas operativos. Configuracin de equipos perifricos.
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ANEXO 1
PROGRAMA DE AUDITORIA EN SISTEMAS
INSTITUCION________________________ HOJA No.__________________ DE_____________ FECHA DE FORMULACION____________
FASE
DESCRIPCION ACTIVIDAD
NUMERO DE PERSONAL PARTICIPANTE
PERIODO ESTIMADO INICIO
DIAS HAB TERMINO EST.
DIAS HOM. EST.
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ANEXO 2
AVANCE DEL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA EN SISTEMAS
INSTITUCION_______________________ NUMERO___________ HOJA No._______ DE_______ PERIODO QUE REPORTA____________________________
SITUACION DE LA AUDITORIA
PERIODO REAL DE LA AUDITORIA
DIAS DE FASE NO REALES AVANC EN TERMI TERMINA UTILIZADOS INICIA PROC INICIADA E NADA DA DA ESO
GRADO
DIAS HOM. EST.
EXPLICACION DE LAS VARIACIONES EN RELACION CON LO PROGRAMAD O
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ANEXO 3 Ejemplo de Propuesta de Servicios de Auditoria en Informtica
I. ANTECEDENTES (Anotar los antecedentes especficos del proyecto de Auditoria) II. OBJETIVOS (Anotar el objetivo de la Auditoria) III. ALCANCES DEL PROYECTO El alcance del proyecto comprende: 1. Evaluacin de la Direccin de Informtica en lo que corresponde a: Capacitacin Planes de trabajo Controles Estndares.
2. Evaluacin de los Sistemas a. Evaluacin de los diferentes sistemas en operacin (flujo de informacin, procedimientos, documentacin, redundancia, organizacin de archivos, estndares de programacin, controles, utilizacin de los sistemas) b. Evaluacin del avance de los sistemas en desarrollo y congruencia con el diseo general c. Evaluacin de prioridades y recursos asignados (humanos y equipos de cmputo) d. Seguridad fsica y lgica de los sistemas, su confidencialidad y respaldos. 3. Evaluacin de los equipos Capacidades Utilizacin Nuevos Proyectos Seguridad fsica y lgica Evaluacin fsica y lgica
IV. METODOLOGIA La metodologa de investigacin a utilizar en el proyecto se presenta a continuacin: 1. Para la evaluacin de la Direccin de Informtica se llevarn a cabo las siguientes actividades: Solicitud de los estndares utilizados y programa de trabajo Aplicacin del cuestionario al personal
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Anlisis y evaluacin del a informacin Elaboracin del informe.
2. Para la evaluacin de los sistemas tanto en operacin como en desarrollo se llevarn a cabo las siguientes actividades: 3. - Solicitud del anlisis y diseo de los sistemas en desarrollo y en operacin - Solicitud de la documentacin de los sistemas en operacin (manuales tcnicos, de operacin del usuario, diseo de archivos y programas) - Recopilacin y anlisis de los procedimientos administrativos de cada sistema (flujo de informacin, formatos, reportes y consultas) - Anlisis de llaves, redundancia, control, seguridad, confidencial y respaldos - Anlisis del avance de los proyectos en desarrollo, prioridades y personal asignado - Entrevista con los usuarios de los sistemas - Evaluacin directa de la informacin obtenida contra las necesidades y requerimientos del usuario - Anlisis objetivo de la estructuracin y flujo de los programas - Anlisis y evaluacin de la informacin recopilada - Elaboracin del informe. 3. Para la evaluacin de los equipos se levarn a cabo las siguientes actividades: Solicitud de los estudios de viabilidad y caractersticas de los equipos actuales, proyectos sobre ampliacin de equipo, su actualizacin Solicitud de contratos de compra y mantenimientos de equipo y sistemas Solicitud de contratos y convenios de respaldo Solicitud de contratos de Seguros Elaboracin de un cuestionario sobre la utilizacin de equipos, memoria, archivos, unidades de entrada/salida, equipos perifricos y su seguridad Visita tcnica de comprobacin de seguridad fsica y lgica de la instalaciones de la Direccin de Informtica Evaluacin tcnica del sistema electrnico y ambiental de los equipos y del local utilizado Evaluacin de la informacin recopilada, obtencin de grficas, porcentaje de utilizacin de los equipos y su justificacin
4. Elaboracin y presentacin del informe final ( conclusiones y recomendaciones) V. TIEMPO Y COSTO (Poner el tiempo en que se llevar a cabo el proyecto, de preferencia indicando el tiempo de cada una de las etapas, costo del proyecto
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- Daos - Destruccin - Uso no autorizado - Robo

Mantiene Integridad de datos

- Informacin Precisa, - Completa - Oportuna - Confiable

Alcanza metas organizacionales

- Contribucin de la funcin informtica

Consume recursos eficientemente

- Utiliza los recursos adecuadamente en el proceso de la informacin.

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Aud. de Gestin u Operativa

- Se ocupa del uso y manejo eficiente de los procesos informticos

- Se ocupa preservar el cumplimiento de las normas legales vinculadas a la recaudacin fiscal.

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