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ndice Pgina 1.2.3.4.5.6.7.8.9.Introduccin Objetivo Base Legal Alcance Glosario Requisitos Reglas Generales Reglas Particulares Partes que debe contener un asiento de Bitcora 5 5 5 5 7 8 9 10 13

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1. Introduccin La presente Gua es un elemento complementario del Manual Tcnico del Residente Responsable de Obra del IMSS, actualizado en abril de 2004, en donde se define que la Bitcora es un documento tcnico, cuya aplicacin est orientada al registro de las incidencias y actos de importancia y trascendencia durante el proceso de ejecucin de la obra, o bien durante la prestacin de un servicio. El uso de la Bitcora es responsabilidad del Residente Responsable de Obra del IMSS, en su utilizacin razonable y oportuna, ya que se registra la historia de trascendencia tcnica administrativa que constituye el sustento ante cualquier aclaracin o controversia que se llegar a tener erigindose como el instrumento legal de la obra; sirve adems para ordenar, regular su desarrollo y ejercer el control de la misma; en cumplimiento con lo establecido en la legislacin vigente en la materia, adems de asentar la forma de el cumplimiento de la empresa con lo establecido en el contrato, anexos tcnicos y obligaciones, sealando claramente en las notas que generen erogacin econmica, a quien corresponde el cargo. La finalidad del uso de la Bitcora de obra, es proporcionar los elementos prcticos a la supervisin de obra, para dirigir o realizar los procesos constructivos, as como establecer el uso, lenguaje y la concepcin homognea de lo que es una Bitcora como instrumento de control, de ordenanza en la secuencia logstica y cronolgica en el desarrollo de los trabajos objeto del contrato y condiciones originalmente pactadas entre quien supervisa la obra y quien la ejecuta. La naturaleza de este documento es de carcter legal e institucional, por medio del cual se establece la representatividad del contratista y la Residencia de Obra del IMSS; siendo la Bitcora el medio oficial y legal de comunicacin durante el desarrollo de los trabajos y dems eventos importantes hasta la terminacin de los mismos. La apertura de la Bitcora, se realizar por cada contrato que intervenga en la obra, por tal motivo se requerirn varios tomos, siendo necesario se incorpore el Cdigo en el formato de la Bitcora de Obra del IMSS, que permitir dar un orden en el contexto general del conjunto de trabajos. Su vigencia ser nicamente en el proceso de la ejecucin fsica de los trabajos y representante de las partes durante el desarrollo de la obra, siendo un instrumen-

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to que relaciona entre otos aspectos los costos reales autorizados para determinar el valor final de la misma obra. La actualizacin de esta Gua Bsica para el Uso de Bitcora de Obra- IMSS, deja sin efecto al Procedimiento de Uso de Bitcora de Obra emitido en 1991, as como todas aquellas disposiciones emitidas al respecto. 2.- Objetivo Proporcionar a la Residencia de Obra del IMSS, las disposiciones en materia de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas, su Reglamento e Institucionales que se requieren para el manejo de la Bitcora que repercuta en la ejecucin de la obra en calidad, tiempo y costo programado, salvaguardando los intereses de las partes. 3.- Base Legal Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos. Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Polticas, Bases y Lineamientos en materia de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Contrato de Obra Pblica o de Prestacin de Servicios. Manual Tcnico del Residente Responsable de Obra del IMSS. Oficio Circular 36.44/1878 del 17 de septiembre de 1996.

4.- Alcances El presente documento tiene por objeto normar las disposiciones y acciones relativas al buen uso de la Bitcora como un elemento complementario del contrato y anexos tcnicos, durante la ejecucin de los trabajos contratados, en el

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cual se plasma la representatividad de las partes de la obra, tanto del Instituto y del contratista en apego a lo establecido en el artculo 46 ltimo prrafo de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas; los artculos 1ro. Fraccin V, 84 Fraccin V, 86 Fraccin IV, 87, 93, 94, 95, 96, 97, 98, 102 Fraccin II, 103,121 y 135 del Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas y dems disposiciones de carcter oficial. El Residente Responsable de Obra del IMSS, deber verificar la Bitcora en su inicio, que los folios sean consecutivos y que no se repitan o se cambien por error de imprenta, si esto sucede deber ser remplazada, en caso que el error sea mnimo la correccin se realizar con tinta indeleble y por triplicado. No se iniciar una obra sin Bitcora, en caso de no contar con la oficial, puede improvisarse una libreta foleada o bien una Bitcora que se puede adquirir en una papelera, y una vez recibida la Bitcora Institucional (oficial) se realizar el traspaso respectivo firmando las notas, el Residente Responsable de Obra del IMSS y el Superintendente de Obra por parte del contratista. Su uso es obligatorio y su apertura se realizar por contrato y dependiendo de la magnitud y complejidad de la obra, por especialidad (obra civil e instalaciones). Cuando en una obra se requiera de Director Responsable y Corresponsables se llevar Bitcora independiente a la de la obra, donde manifiesten sus observaciones de acuerdo a sus responsabilidades identificadas en el Reglamento de Construcciones del D.F. en su caso. Cada Bitcora se deber etiquetar en los lomos o pastas para su identificacin en forma inmediata; si as fuera necesario sern tantos tomos seriados, como lo requiera el volumen de ejecucin de la obra. Para su clasificacin se utilizar el Cdigo que permitir dar un orden en el contexto general del conjunto de trabajos, de la siguiente manera: A) B) Ejemplo. El contratista de albailera y acabados, es el tercer contratista de la obra (03) y el
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2 (dos) dgitos para designar el contrato. 2 (dos) dgitos para designar el No. de Tomo.

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tomo de Bitcora es el nmero cinco (05) el Cdigo para este libro ser 0305, de tal manera, si estuviramos llenando la Foja No. 007 de ste, sin posibilidad de error la foja u hoja 0305/007 que corresponde especficamente a un determinado contratista y nmero de tomo en esa obra, lo que an desprendida no quedar en desorden; ya que su clasificacin estar dentro de un orden en el conjunto de acciones de la obra y se sabe que pertenece a determinada empresa. La custodia de la Bitcora quedar bajo resguardo del Residente Responsable de Obra del IMSS (Artculos 84 Fraccin V y 93 del Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas). La Bitcora forma parte del contrato de obra, su contenido complementar los trminos y condiciones establecidos en el texto del contrato, que afecten sustancialmente las condiciones originalmente pactadas, y debern estar firmados nicamente por el personal tcnico facultado oficialmente establecindose de esta manera la responsabilidad e importancia de la trascendencia y las consecuencias de cada intervencin. Este documento es el instrumento para ejercer el control tcnico administrativo de la obra, el Residente Responsable de Obra del IMSS, deber estar conciente de la importancia que tiene cada asiento en la Bitcora, por lo tanto la elaboracin y contenido de cada nota, sin excepcin, deber limitarse a asuntos relevantes y de trascendencia que afecten sustancialmente las condiciones originalmente pactadas, relacionadas nicamente con la obra; adems de ser el medio oficial y legal de comunicacin entre las partes, que firman el contrato. Su vigencia ser durante el desarrollo de los trabajos de la obra, y dems eventos de relevancia que se susciten en el mismo. 5.- Glosario Bitcora: Es un libro tamao carta de pastas duras y resistentes, forradas con un material que resiste la humedad, en su forro protector est impreso el logotipo del IMSS y la palabra Bitcora de Obra, se editan de 25 50 fojas u hojas. Formatos: La Hoja Portada, formulada con similitud a la portada de un contrato de obra pblica cuenta con un recuadro de Cdigo, contiene los datos generales de la
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obra, del contrato y del contratista ;continua con un recuadro para hacer una breve descripcin de los trabajos y en la parte inferior se manifiestan, los nombres, cargos y firmas de los representantes responsables de la empresa y del Instituto. La Hoja de Bitcora (original) deber estar foliada en la arista superior derecha y cada original debe ir acompaado con dos hojas copias desprendibles, la primera copia (azul) es para la Residencia de Obra (Instituto) y la segunda (amarilla) para el contratista. El diseo de las hojas que forman el cuerpo de la Bitcora es: 1.- Una cabeza superior izquierda que identifica la hoja como institucional IMSS con su logotipo. 2.- Una subcabeza en que identifica la obra/localidad, contratista, No. de contrato, cdigo y folio de la hoja o foja. 3.- Una tercera cabeza, que identifica la columna de No. de nota, fecha, notas y croquis explicativos. La Bitcora al final contiene Hoja de Resumen, donde se redactar un concentrado con texto muy sucinto, asentndose el tipo de nota, si produce cargos al Instituto y aspectos que se consideren convenientes o relevantes. El diseo de la Hoja Resumen es: 1.- Una cabeza superior izquierda que identifica la hoja como institucional IMSS, con su logotipo. 2.- Una subcabeza que identifica la obra/localidad, contratista, No. de contrato, cdigo y Hoja Resumen. 3.- Una tercera cabeza que identifica la columna de No. de nota/fecha, tipo de nota/asunto y el responsable que autoriza. 6.- Requisitos En este rubro se definen los elementos que debe contener la Bitcora de Obra IMSS en apego al Artculo 94 del Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y SerCLAVE DE LA NORMA FECHA DE ACTUALIZACION PAGINA 8

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vicios Relacionados con las Mismas, adicionalmente en este rubro El Instituto implement para un mejor control adicionar a este documento un Cdigo el cual su aplicacin se encuentra referido en el punto nmero 4 denominado Alcances, as mismo la bitcora de obra institucional contiene una Hoja Resumen cuya descripcin se encuentra referida en el punto nmero 5 Glosario. 7.-Reglas Generales El Residente Responsable de Obra del IMSS y el Superintendente de Obra del contratista, debern observar las disposiciones para el manejo correcto de la Bitcora de Obra IMSS en apego a los Artculos 95, 96 y 97 del Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Aunado a lo anterior, es importante considerar que para efectos de un mejor manejo de la bitcora institucional se debern aplicar los siguientes puntos: 7.1.- Obra iniciada. Si la supervisin se designara a una obra ya iniciada, se ordenar un corte de obra de los trabajos realizados, haciendo las observaciones pertinentes sobre las irregularidades, deslindando las responsabilidades a partir de ese momento. 7.2.Auditorias Tcnicas.

En caso de auditorias tcnicas que llegaran a visitar la obra, tendrn facultad de intervenir en la Bitcora en forma restringida slo para dar fe de su visita en determinada fecha nicamente. 7.3.- Notas apremiantes. Cuando sea necesario asentar una nota de particular importancia y se requiera notificar a sus superiores, se anular con rayas diagonales el resto de la hoja para validar de inmediato las copias y manejar la informacin con carcter urgente. 7.4.Ortografa y Redaccin.

Las notas debern ser claras y precisas, sin dejar dudas sobre todo en el caso que se formulen cargos para las partes identificadas sin limitacin pero precisando las afectaciones, se deber cuidar la ortografa por imagen profesional.
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8.- Reglas Particulares En est rubro se definen la clasificacin de el tipo de notas de Bitcora para el correcto manejo de la misma. 8.1.- rdenes. Por medio de la Bitcora el Residente Responsable de Obra del IMSS, ordenar corregir las desviaciones que se presenten en tiempo, calidad y costo. 8.2.- Certificaciones. El Residente Responsable de Obra IMSS, deber certificar el cumplimiento de rdenes, ya sea por funciones propias del mbito de su responsabilidad o a solicitud del contratista. Deber revisar lo que asevera y tener las pruebas que respalden lo certificado a travs de fotografas, reportes, oficios y en cada caso particular el soporte administrativo o tcnico que corresponda. 8.3.- Autorizaciones. Deber registrar la autorizacin de: colados de concreto, compactacin de rellenos, bancos de nivel, revisando previamente que este de acuerdo al proyecto o a la especificacin propia de la obra, independientemente es necesario revisar para asegurarse que todo est correcto para su autorizacin correspondiente, siendo responsabilidad del Residente Responsable de Obra del IMSS y del contratista el resultado final de los trabajos contratados. 8.4.- Informacin. Se anotar en Bitcora la informacin que represente una afectacin al programa de obra (tiempo), al presupuesto (costo) o a la calidad de la obra, de no ser as esta informacin se deber transmitir por cualquier otro medio como: oficios, minutas de trabajo, circular u otros. 8.5 - Control por Bitcora. El Residente Responsable de Obra del IMSS, con base en sus conocimientos, habilidades, experiencia, capacidad y su formacin acadmica adems de contar con la facultad de toma de decisiones a travs de la Bitcora, ordenar al contratista la correcta ejecucin de los t rabajos con la secuencia y en el tiempo
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previsto en los programas pactados en el contrato y programa de obra. 8.6 Por Parte del Contratista. El Superintendente de Obra estar facultado por parte del contratista, en la toma de decisiones o resoluciones en todo lo relativo al cumplimiento del contrato; a continuacin se listan elementos prcticos para el manejo de la Bitcora, donde manifestar como Responsable Tcnico de la empresa sus observaciones de acuerdo a sus responsabilidades, aclarando que son enunciativas, ms no limitativas. a) Solicitudes El Superintendente de Obra del contratista, solicitar en forma oficial a travs de la Bitcora a la Residencia de Obra del IMSS, los elementos necesarios para la ejecucin de la obra que sean de su competencia en lo concerniente a la supervisin inherente a la ejecucin de los trabajos como empresa, como son las solicitudes de: autorizacin, certificacin, constancias, informacin, revisin y en su caso de visto bueno de los trabajos parciales, sin que esto lo exima de su responsabilidad de entregar la obra en su conjunto; el Residente Responsable de Obra del IMSS, deber tener cuidado en las recepciones parciales de los trabajos, ya que adquiere la corresponsabilidad. b) Aceptaciones. El contratista, a travs del Superintendente de Obra, aceptar las rdenes emitidas por el Residente Responsable de Obra del IMSS, con el derecho de aceptarlas y en su caso bajo protesta, manifestando las razones o motivos que tiene para hacerlo, adems de solicitar la reconsideracin de lo ordenado. c) Inconformidades. En el caso de que el Superintendente de Obra del contratista est totalmente en desacuerdo con la orden recibida, podr asentar mediante nota de Bitcora su inconformidad, explicando los motivos; ya que sto puede conllevar a una solicitud de anulacin de la nota de Bitcora. El Residente Responsable de Obra del IMSS, deber valorar la inconformidad y en caso de proceder la orden la reiterar; si por algn motivo omitiera la contestacin, solicitar en esta ocasin al contratista una reunin, ya que es resCLAVE DE LA NORMA FECHA DE ACTUALIZACION PAGINA 11

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ponsabilidad de la contratante resolver oportunamente: las consultas, aclaraciones, dudas o autorizaciones que presente el contratista y su actuacin ante el Tcnico Responsable de la empresa no deber ser de negligencia e irresponsabilidad para evitar una posible demanda por parte del contratista. d) Exigencias. Si por algn motivo el Residente Responsable de Obra del IMSS sin ninguna justificacin no entregar las soluciones a problemas especficos de la obra, retrasando el programa de obra, lesionando los intereses del contratista, o en su defecto cuando oficialmente se ha dado una solucin que no se ha cumplido, de cualquiera de los dos casos, el Superintendente de Obra deber exigir por medio de la Bitcora el cumplimiento de estos compromisos para la solucin de los problemas tcnicos o administrativos que se susciten y presentar las alternativas de solucin por ambas partes, para la ejecucin de los trabajos dentro del plazo establecido. e) Advertencias. El Superintendente de Obra de la empresa, al recibir una orden que a su criterio, pueda ocasionar un retraso por falta de informacin oportuna o los elementos tcnicos o administrativos en el programa de obra, afectando sus intereses como empresa asentar mediante una nota de Bitcora, como advertencia a su consideracin pueda impactar en perjuicio del Instituto; solicitar al Residente Responsable de Obra del IMSS, la definicin y solucin al problema para evitar imprevistos en el desarrollo de la obra y sea contraproducente en la secuencia y tiempo de la ejecucin de los trabajos, evitando que se genere una erogacin econmica, salvaguardando los intereses de las partes. 8.8Cierre de la Bitcora.

En el acto de clausura de Bitcora, sto se lleva a cabo, con el asiento final de la ltima nota, en la que se indica el nmero, pgina y tomo con que se concluye y se marca con una raya diagonal el resto de la hoja o foja y se cancele el resto del tomo, quedando invalidado el uso posterior de la Bitcora, dando por terminada la relacin tcnica de campo. En este acto de clausura de la Bitcora las partes que intervienen contractualmente (IMSS-Contratista), convienen en que no habiendo pendiente alguno, se da por terminado el uso de la Bitcora, para iniciar el procedimiento de
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entrega de los trabajos. La Bitcora de Obra IMSS original, se deber entregar para su resguardo y archivo al rea Responsable de la Contratacin y Ejecucin de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (ARC) segn sea el caso de los servicios de construcciones. 9.- Partes que debe contener un asiento de Bitcora. a) Clasificacin de la nota de Bitcora. Las notas de Bitcora se clasifican de acuerdo a su finalidad escribiendo en el contenido, el tipo y asunto y dentro de la misma se deber indicar de la siguiente manera; se informa, se ordena, se autoriza, se certifica, se solicita, se acepta, se inconforma, se exige y se advierte. b) Descripcin del asunto. La descripcin del asunto se deber realizar en forma clara y precisa en los trminos tcnicos o administrativos aplicables a los procedimientos institucionales o el motivo que dio origen a la instruccin que se emite. c) Ubicacin. Se deber ubicar la posicin del elemento o elementos con datos suficientes, definiendo en su caso ejes y de ser necesario se elaborar croquis con la finalidad de evitar errores. d) Causas del problema. De forma breve se mencionar el origen y causa del problema con la mayor precisin y deber estar referida a los planos, normas o especificaciones institucionales que no fueron acatadas ya sea por error, deficiencia u omisin, debindose tener plena conciencia y seguridad de las causales del mismo y en el caso de ser necesario y se requiriera se solicitar peritajes por especialista en lo concerniente: a mecnica de suelo, geotecnia, estructuras, laboratorios de material como apoyo para su dictamen y alternativas de solucin

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e) Solucin exigida. Se deber anotar la solucin adecuada para resolver la problemtica, asentando todos los datos necesarios para realizar la correccin con base a una especificacin correcta y particular y de ser necesario se deber referir a las Guas Tcnicas de Construccin IMSS. f) Plazo de ejecucin. Toda orden o instruccin para resolver un problema deber ser precisa estableciendo un plazo mximo para la ejecucin de los trabajos, considerando un tiempo adecuado para su solucin en forma satisfactoria, se anotar en Bitcora la fecha de compromiso conforme al programa de obra. g) Prevencin. En el caso de haber detectado o incurrido en un error se deber detectar las causales y determinar una alternativa de solucin para la correccin y ejecucin de los trabajos con la secuencia y en el tiempo previsto en los programas pactados en el contrato, aprovechando la experiencia del Residente Responsable de Obra del IMSS y el Responsable Tcnico de la empresa, con la finalidad de evitar se vuelva a presentar este tipo de incidencias en el proceso de la obra. h) Responsabilidad del asiento de la nota y la erogacin econmica que genere. En cumplimiento con lo establecido en la legislacin vigente en la materia adems de asentar la forma de cumplimiento de la empresa con lo pactado en el contrato y anexos tcnicos, se deber sealar claramente en la parte final de la nota a quien le corresponde el cargo de los trabajos; por reparaciones, sustituciones o modificaciones. En el caso que sea con cargo al contratista ser por una inobservancia de un detalle en el plano o en alguna especificacin incluida en el proyecto o la omisin de utilizar el material adecuado incluido en su presupuesto; ahora bien en caso de modificacin al proyecto fuera de los alcances del contrato sern con cargo al contratante para ello, el Residente Responsable de Obra del IMSS deber de cuantificar los volmenes de material y rendimiento de mano de obra para la elaboracin por parte del contratista de los precios unitarios extraordinarios y con ello en su caso solicitar el convenio modificatorio.

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i) Croquis explicativo. Como apoyo al texto se sugiere dibujar uno o los croquis necesarios para lograr una mejor y clara comprensin de algn detalle o especificacin particular, en los casos en que se requiera elaborar un croquis ms detallado o de mayor tamao es factible dibujarlo en hoja anexa la cual deber ser validada por el Residente Responsable de Obra del IMSS, anexndose a la hoja de Bitcora original y copias del mismo, todas en su caso debern llevar un texto indicando que este croquis forma parte de la nota de bitcora No.___ de fecha ________ y No. de folio___ clasificada bajo Cdigo _____ asentando adems en la misma nota que se anexa en forma engrapada; la validacin de fotografas se puede realizar en forma similar. j) Seguimiento a las notas de Bitcora. El Residente Responsable de Obra del IMSS, vigilar que los plazos establecidos se cumplan en las fechas programadas, este seguimiento se deber realizar mediante el diario de obra, ya que ste es un instrumento tcnico, cotidiano auxiliar, en donde se capta la relacin secuencial de las acciones registradas en la libreta de campo, los datos asentados en ste carecen de validez oficial, pero sirven de base para el desarrollo y clasificacin de notas de Bitcora y memoria constructiva oficiales. De esta manera y de forma ordenada se dejar constancia de las rdenes, datos y acciones ubicadas en las coordenadas de tiempo y lugar en que ocurrieron, siendo alimentado del producto de los recorridos y de las anotaciones relevantes de las libretas de campo, informacin que debe contener en forma cronolgica bajo la tnica siguiente: - Hechos transcendentes. - Actividades pendientes. - Reportes y resultados de los recorridos de obra. - Recepcin de equipo, mobiliario y otros materiales clave. - Recepcin de documentos. - Instrucciones y comunicaciones expresas, de nivel superior. - Vaciado de las libretas de campo, lo ms relevante. En el diario de obra se anotar y marcar con separador las notas numeradas donde se asent algn plazo y en forma breve la descripcin del elemento a revi-

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sar contenida en la misma, dentro de la rutina de revisin de la Bitcora se leer que las notas con plazo vencen si tienen el carcter de cumplido y por consiguiente este nmero de nota le daremos cierre, as como las que permanezcan pendientes k) Penalizaciones. Las penalizaciones econmicas indicadas en el contrato deben ser registradas en la Bitcora asentndose los motivos por los cuales se aplican tanto al contratista o en su caso a la supervisin externa.

Nota: Los usuarios de esta Gua estarn obligados a conocer la Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con las Mismas, su Reglamento y dems disposiciones de carcter oficial. |

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