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AGENCE PANAFRICAINE

DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

SOMMAIRE
PARTIE 1 ORGANISATION GENERALE ET PRESENTATION CHAPITRE 1 : DEFINITIONS ET ABREVIATIONS
SECTION 1 : DEFINITIONS ..................................................................................................................9 SECTION 2 : ABREVIATIONS ............................................................................................................11 SECTION 2 : INTRODUCTION ............................................................................................................13

CHAPITRE 2 : PRESENTATION DE LAPGMV....................................................... 15


SECTION 1 : ENVIRONNEMENT INSTITUTIONNEL DE LAPGMV .......................................................15 SECTION 2 : PREREQUIS POUR UNE BONNE OPERATIONNALISATION DU MANUEL DES PROCEDURES .........................................................................................................................................................22

CHAPITRE 3 : FICHES DE POSTE.......................................................................... 23


SECTION 1 : SECRETAIRE EXECUTIF ...............................................................................................23 SECTION 4 : DIRECTEUR SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE ..................................................................28 SECTION 6 : RESPONSABLE DE LA CELLULE DES AFFAIRES JURIDIQUES .......................................29 SECTION 8 : RESPONSABLE CELLULE AUDIT INTERNE ET CONTROLE DE GESTION ......................32

CHAPITRE 4 : PROCEDURES DE REVISION DU MANUEL................................... 33


SECTION 1 : SCHEMATISATION DU PROCESSUS DE MISE A JOUR DU MANUEL ...............................33 SECTION 2 : RESPONSABILITES ET PRINCIPES ...............................................................................33

PARTIE 2 GESTION BUDGETAIRE ................................................................... 38 CHAPITRE 1 : CADRE REGLEMENTAIRE DE LELABORATION DU BUDGET.... 39


SECTION 1 : INTRODUCTION ............................................................................................................39 SECTION 2 : PRINCIPES DE BASE DU BUDGET ................................................................................39 SECTION 3 : PREPARATION DU BUDGET ..........................................................................................40 SECTION 4 : DOCUMENT BUDGETAIRE ............................................................................................41

CHAPITRE 2 : ELABORATION DU BUDGET.......................................................... 41 CHAPITRE 3 : APPROBATION DU BUDGET ......................................................... 44 AU SEIN DE LAPGMV, LAPPROBATION DU BUDGET EST DE LA COMPETENCE DU CM. .... 44 CHAPITRE 4 : SAISIE DU BUDGET ........................................................................ 44 CHAPITRE 5 : EXECUTION ET SUIVI BUDGETAIRE ............................................. 45

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CHAPITRE 6 : PROCESSUS DE REAJUSTEMENT DU BUDGET.......................... 46


SECTION 1 : DISPOSITIONS GENERALES .........................................................................................46

PARTIE 3 ................................................................................................................. 49 GESTION DES ACHATS.......................................................................................... 49 CHAPITRE 1 : DISPOSITIONS ET REGLES APPLICABLES ................................. 50
SECTION 1 : PREAMBULE ................................................................................................................50 SECTION 2 : PRINCIPES ET REGLES DE PASSATION DES MARCHES ................................................50 SECTION 3 : COMMISSION DES MARCHES, ORGANE DE PASSATION DES MARCHES .......................50 SECTION 4 : METHODES ET SEUILS DE PASSATION DES MARCHES ...............................................51

CHAPITRE 2 : ELABORATION DU PLAN DE PASSATION DES MARCHES......... 54


SECTION 1 : AVANT-PROPOS ..........................................................................................................54

CHAPITRE 3 : PASSATION DES MARCHES .......................................................... 59


SECTION 1 : APPEL DOFFRES.........................................................................................................59 SECTION 2 : CONSULTATION ECRITE (APPEL DOFFRES RESTREINT) ............................................61 SECTION 3 : DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS ET DE PRIX ..............................................................61

CHAPITRE 4 : PROCEDURE DACHAT SIMPLIFIEE ............................................ 64 CHAPITRE 5 : REFERENCEMENT DES FOURNISSEURS ..................................... 68 PARTIE 4 ............................................................................................................. 75 GESTION DES IMMOBILISATIONS ........................................................................ 75 ET DES VALEURS ................................................................................................... 75 CHAPITRE 1 : PREAMBULE................................................................................... 76
SECTION 1 : OBJECTIF DE LA PROCEDURE, PRINCIPES ET INTERVENANTS.....................................76 SECTION 2 : CONSERVATION DES FOURNITURES DE BUREAU.........................................................76

CHAPITRE 2 : GESTION DES STOCKS.................................................................. 77


SECTION 1 : GESTION DES ENTREES ...............................................................................................77 SECTION 3 : INVENTAIRE PHYSIQUE ................................................................................................79

CHAPITRE 3 : GESTION DES VEHICULES ET DU CARBURANT ......................... 81


SECTION 1 : GESTION DES VEHICULES............................................................................................81 SECTION 2 : GESTION DU CARBURANT............................................................................................82

CHAPITRE 4 : GESTION DES IMMOBILISATIONS ................................................ 86


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SECTION 1 : GESTION DES ENTREES ...............................................................................................86 SECTION 2 : GESTION DES SORTIES ................................................................................................88 SECTION 3 : INVENTAIRE PHYSIQUE DES IMMOBILISATIONS ............................................................91

CHAPITRE 5 : SUPPORTS DE GESTION (MODELES): ........................................... 93 BON DE COMMANDE .................................................................................................... 93 ORDRE DE VIREMENT .................................................................................................. 93 IMMOBILISATION ........................................................................................................ 93
BON DE SORTIE ........................................................................................................... FICHE INDIVIDUELLE DIMMOBILISATION ..................................................................... FICHE DE SORTIE DIMMOBILISATION ........................................................................... FICHE DE SUIVI MENSUEL DE CONSOMMATION DE CARBURANT ....................................... DEMANDE DE REGLEMENT FOURNISSEUR ...................................................................... SUIVI MOUVEMENT DE STOCK CARBURANT....................................................................

93 93 93 93 93 93

PARTIE 5 : GESTION DU COURRIER ET DE LA DOCUMENTATION ................. 104 CHAPITRE 1 : PREAMBULE ................................................................................. 105
SECTION 1 : PRINCIPES .................................................................................................................105 SECTION 2 : PRINCIPE DE SIGNATURES.........................................................................................105 SECTION 3 : BOITE POSTALE.........................................................................................................105

CHAPITRE 2 : COURRIER NORMAL .................................................................... 106


SECTION 1 : APPLICATION DE LA PROCEDURE..............................................................................106 SECTION 2 : COURRIER NORMAL ARRIVEE .............................................................................106 SECTION 3 : COURRIER NORMAL DEPART ..............................................................................107

CHAPITRE 3 : COURRIER CONFIDENTIEL ......................................................... 111


SECTION 1 : COURRIER CONFIDENTIEL ARRIVEE ....................................................................111 SECTION 2 : COURRIER CONFIDENTIEL DEPART .....................................................................111

CHAPITRE 4 : NOTES DE SERVICES ET MEMOS INTERNES ............................ 112


SECTION 1 : NOTES DE SERVICE ...................................................................................................112 SECTION 2 : MEMOS INTERNES ....................................................................................................113

CHAPITRE 5 : GESTION DES E-MAILS................................................................ 113


SECTION 1 : CONTENU DU SOUS-CYCLE .......................................................................................113 SECTION 2 : REACTIVITE AUX E-MAILS ET PRINCIPES CLES ..........................................................113 SECTION 3 : TRAITEMENT DES E-MAILS REUS SUR LA BOITE GENERALE....................................114 SECTION 4 : E-MAILS CONFIDENTIELS ...........................................................................................115

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CHAPITRE 6 : GESTION DE LA DOCUMENTATION TECHNIQUE...................... 115


SECTION 1 : PRINCIPES .................................................................................................................115 SECTION 2 : RESPONSABILITES / TACHES CLES DE LA GESTION ..................................................115

CHAPITRE 7 : GESTION DE LOUTIL INFORMATIQUE...................................... 116


SECTION 1 : SECURITE INFORMATIQUE .........................................................................................116 SECTION 2 : SUIVI DU PARC, SAUVEGARDES, MAINTENANCE........................................................117 SECTION 3 : SITE WEB ..................................................................................................................117

PARTIE 6 ............................................................................................................ 119 GESTION DES SESSIONS, REUNIONS ET MISSIONS ........................................ 119 CHAPITRE 1 : GESTION DES SESSIONS ET DES REUNIONS ........................... 120
SECTION 2 : SESSION DU CONSEIL DES MINISTRES......................................................................120 SECTION 2 REUNION DU COMITE TECHNIQUE DES EXPERTS CTE................................................120 SECTION 3 AUTRES REUNIONS DE LAGENCE ..............................................................................120 SECTION 5 : GESTION DE LHEBERGEMENT..................................................................................125 RESERVER DES CHAMBRES DHOTELS POUR LES HOTES A NDJAMENA........................................125

CHAPITRE 2 : GESTION DES MISSIONS ............................................................. 127


SECTION 1 : DEFINITIONS ET PRINCIPES........................................................................................127 SECTION 2 : SUIVI DES MISSIONS .................................................................................................127 SECTION 3 : VALIDATION DE LORDRE DE MISSION OM ................................................................129 SECTION 4 : VALIDATION DE LORDRE DE PAIEMENT OP ..............................................................129

PARTIE 7 : ORGANISATION FINANCIERE ET COMPTABLE ............................. 132 CHAPITRE 1 : ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE............................. 133
SECTION 1 : REFERENTIEL COMPTABLE........................................................................................133 SECTION 2 : CARACTERISTIQUES DES SYSTEMES COMPTABLE ....................................................133 SECTION 3 : PRINCIPES COMPTABLES APPLICABLES ...................................................................135 SECTION 4 : DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME....................................................138 SECTION 5 : SUPPORTS COMPTABLES ..........................................................................................140

CHAPITRE 2 : CODIFICATION COMPTABLE ...................................................... 144


SECTION 1 : REGISTRES COMPTABLES .........................................................................................144 SECTION 2 : COMPTES GENERAUX ................................................................................................144 SECTION 3 : CODIFICATIONS AUXILIAIRES.....................................................................................144 SECTION 4 : CODIFICATIONS BUDGETAIRES..................................................................................145

CHAPITRE 3 : SCHEMA DE TRAITEMENT COMPTABLE DES PRINCIPALES OPERATIONS........................................................................................................ 146


SECTION 1 : CHARGES IMMOBILISEES...........................................................................................146
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SECTION 2 : IMMOBILISATION ........................................................................................................147 SECTION 4 : PERSONNEL...............................................................................................................153 SECTION 5 : CREANCES ................................................................................................................156 SECTION 6 : DETTES......................................................................................................................158 SECTION 7 : ETAT ..........................................................................................................................159

CHAPITRE 4 : GESTION DE LA TRESORERIE .................................................... 161


SECTION 1 : PREAMBULE ..............................................................................................................161 SECTION 2 : APPROVISIONNEMENT DES COMPTES .......................................................................162 SECTION 3 : GESTION DES COMPTES BANCAIRES .........................................................................162 SECTION 4 : GESTION DE LA CAISSE .............................................................................................166

CHAPITRE 5 : CLASSEMENT ET ARCHIVAGE DES DOCUMENTS.................... 168


SECTION 1 : IMMOBILISATIONS ......................................................................................................168 SECTION 2 : ACHATS FOURNISSEURS ........................................................................................169 SECTION 3 : CAISSE ......................................................................................................................169 SECTION 4 : BANQUE.....................................................................................................................169 SECTION 5 : PAIE-PERSONNEL......................................................................................................169 SECTION 6 : DECLARATIONS FISCALES .........................................................................................169 SECTION 7 : DECLARATIONS SOCIALES ........................................................................................170 SECTION 8 : OPERATIONS DIVERSES ............................................................................................170

CHAPITRE 6 : ETATS FINANCIERS ..................................................................... 171 PARTIE 8 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES..................................... 173 CHAPITRE 1 : RAPPEL DES REGLES REGISSANT LE PERSONNEL................ 174
SECTION 1 : DISPOSITIONS GENERALES .......................................................................................174

CHAPITRE 2 : EMBAUCHE ET INTEGRATION DU PERSONNEL ....................... 175


SECTION 1 : INTEGRATION DU PERSONNEL ...................................................................................175 SECTION 2 : EMBAUCHE DU PERSONNEL ......................................................................................176

CHAPITRE 3: CONGES ET ABSENCES ............................................................... 188


SECTION 1 : CONGES ....................................................................................................................188 SECTION 2 : ABSENCES.................................................................................................................195

CHAPITRE 4 : PRETS AU PERSONNEL ............................................................... 198 CHAPITRE 5 : TRAITEMENT ET REGLEMENT DE LA PAIE................................ 201 CHAPITRE 6 : COMPTABILISATION DE LA PAIE................................................ 205 CHAPITRE 7 : REGLEMENTS DES IMPOTS ET DE LA PAIE .............................. 206 CHAPITRE 8 : EVALUATION DU PERSONNEL.................................................... 209

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CHAPITRE 9 : FORMATION .................................................................................. 212

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PARTIE 1: ORGANISATION GENERALE

ET PRESENTATION

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CHAPITRE 1 : DEFINITIONS ET ABREVIATIONS Section 1 : Dfinitions


1. 2. 3. Agence : lAgence Panafricaine de la Grande Muraille Verte, en abrg APGMV ; Comit : le Comit Technique des Experts de lAgence tel que dfini larticle 4.4 de la Convention portant cration de lAgence ; Confrence : la Confrence des Chefs dEtat et de Gouvernement des Etats membres de lAgence Panafricaine de la Grande Muraille Verte telle que dfinie larticle 4.1 de la Convention portant cration de lAgence ; Conseil : le Conseil des Ministres en charge de la Grande Muraille Verte des Etats membres de lAgence Panafricaine de la Grande Muraille Verte tel que dfini larticle 4.2 de la Convention portant cration de lAgence ; Convention : lacte constitutif instituant lAgence Panafricaine de la Grande Muraille Verte sign le 17 Juin 2010 par les Chefs dEtat et de Gouvernement des Etats membres lors du 1ER sommet tenu NDjamena Rpublique du Tchad ; Communaut des Etats sahlo - sahariens : en abrg CEN-SAD, Organisation internationale regroupant vingt-huit (28) Etats africains. Elle a pour objectif principal, ltablissement dune union conomique globale base sur une stratgie dinvestissement et de dveloppement complmentaire dans les domaines agricole, industriel, nergtique, social et culturel des pays concerns ; tats membres : les tats sahlo - sahariens ayant sign la Convention et dpos les instruments de ratification de lAgence : le Burkina Faso, la Rpublique de Djibouti, lEtat de lErythre, la Rpublique Dmocratique Fdrale dEthiopie, la Rpublique du Mali, la Rpublique Islamique Mauritanie, la Rpublique du Niger, la Rpublique Fdrale du Nigeria, la Rpublique du Sngal, la Rpublique du Soudan, la Rpublique du Tchad ; Fonctionnaire ou agent : la personne employe par lAgence de faon permanente, rgulire ou sur la base dun contrat dure dtermine avec un salaire journalier ou mensuel tel que prvu dans le prsent rglement ; Fonctionnaire lu : la personne lue ou nomme par la Confrence ou le Conseil pour occuper un poste dans un organe de lAgence ;

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10. Fonctionnaire spcial : la personne nomme par un fonctionnaire lu pour occuper un poste lAgence au sein du bureau du fonctionnaire lu sa discrtion ou jusqu la fin de son mandat ; 11. Frais professionnels : Tous frais autoriss et engags par le fonctionnaire durant une mission ou toute autre activit autorise par le SE ; 12. Frais autoriss : frais autres que gratifications et dons, spcifiquement engags pour une bonne excution de la mission, tels que photocopie, fax, confection de rapport, location de vhicules ; 13. Manuel de procdures : le document qui dcrit de manire dtaille la nature et le contenu des tches qui doivent tre excutes pour chaque opration de gestion administrative, comptable et financire rgissant le fonctionnement de lAgence ; 14. Rglement intrieur de lAgence : le document amend et approuv par le Conseil des Ministres prcisant les modalits dorganisation et de fonctionnement de lAgence ; 15. Rglement intrieur du personnel : le document labor par lAgence prcisant la rglementation en matire dhygine et de scurit. Il dtermine galement les rgles gnrales et permanentes relatives la discipline ainsi que la nature et lchelle de sanctions applicables ; 16. Secrtariat Excutif : lorgane de lAgence Panafricaine de la Grande Muraille Verte mis en place en application de larticle 4.3 de la Convention et charg entre autres, de mettre en uvre les dcisions prises par les organes de lAgence. Il est dirig par un Secrtaire Excutif ;
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17. Secrtaire Excutif : la personne nomme par la Confrence des Chefs dEtat et de Gouvernement, qui assume la responsabilit gnrale de lAgence pour une dure de quatre (04) ans renouvelable ; 18. Statut du personnel : le statut du personnel est le document officiel qui dfinit les droits et obligations de tous les fonctionnaires et autres agents de lAPGMV et rgit leurs relations avec l'administration. 19. Structure nationale de la Grande Muraille Verte : structure nationale des Etats membres charge de la mise en uvre de la composante nationale de la Grande Muraille Verte.

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Section 2 : Abrviations
AOO AOR APGMV ASE BC BL CAICG CAJ CCEG CCMP CEN-SAD CILSS CM CO COMIFAC CR CREA CTE DA DAF DE DST FI GC GLG GOF GRH IGAD JB JC JG JOD LC MP NPCA OP OSS PBA RI ROF SET Appels dOffres Ouverts Appels dOffres Restreints Agence Panafricaine de la Grande Muraille Verte Assistante du SE Bon de Commande Bordereau de Livraison Cellule dAuditeur Interne et Contrleur de Gestion Cellule des Affaires Juridiques Confrence des Chefs dtat et de Gouvernement Cellule de Communication, Marketing et Plaidoyer Communaut des tats Sahlo-Sahariens Comit Permanent Inter - tat de Lutte contre la Scheresse dans le Sahel Conseil des Ministres Coordonnateur des Oprations Commission des Forts dAfrique Centrale Comit de Recensement Comit de Recrutement, dvaluation et dAvancement Comit Technique des Experts Demande d'Achat Directeur Administratif et Financier Demande dExplication Direction Scientifique et Technique Fiche dimputation Gestion de la Comptabilit Grand Livre Gnral Gestion des Oprations Financires Gestion des Ressources Humaines lAutorit Inter Gouvernementale pour le Dveloppement Journal Banque Journal Caisse Journal Gnral Journal des oprations diverses Lettre de Commande Mise Pied Nepad Planification and Coordination Agency Ordre de paiement lObservatoire du Sahara et du Sahel Projet de Budget Annuel Rglement intrieur Responsable des oprations financires Secrtariat Excutif

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SE SNGMV SP UA

Secrtaire Excutif Structure Nationale Grande Muraille Verte Statut du Personnel Union Africaine

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Section 2 : Introduction
Le Manuel des Procdures de lAgence fixe les procdures Administratives, Financires et Comptables de lAPGMV. Il est un instrument dorganisation de travail qui : dcrire les tches et oprations raliser au niveau des postes de travail pour que leurs titulaires exercent correctement les activits et tches qui leur sont confies ; formaliser les modes opratoires suivre dans chaque cas de figure, pour permettre aux agents dagir de faon sre et rapide devant chaque situation ; traduire en termes clairs les rgles et les instructions relatives un processus de travail ou dactivit donn. Le manuel des procdures joue plusieurs rles et poursuit plusieurs objectifs parmi lesquels on peut citer : cest un rfrentiel de communication : par sa conception, il permet chaque intervenant ou oprateur d'agir avec une parfaite connaissance et comprhension des contraintes et responsabilits des oprateurs prcdents et suivants selon des normes et des procdures comprises et acceptes par tous; cest un rfrentiel de formation : il constitue en effet un outil de formation efficace pour les personnes nouvellement recrutes, mutes ou affectes temporairement une fonction et qui peuvent ainsi, aisment se familiariser avec leurs nouvelles responsabilits et disposer d'un support crit pour l'excution de leurs tches quotidiennes ; cest un rfrentiel de gestion : il permet d'avoir une vision globale de tous les aspects de la gestion de lAgence et de la totalit des composantes lmentaires de son systme d'information. Il remplit cet effet un rle de planification, de supervision et de contrle de la dlgation de responsabilit du sommet l'chelon le plus bas de l'organigramme de lAgence ; cest un rfrentiel de contrle : il aide dans le diagnostic, l'analyse de l'existant et de l'valuation des procdures de contrle interne et des documents de gestion produits. L'application des instructions du Secrtariat Excutif (SE) et le respect, pour chaque oprateur, de sa responsabilit de contrle et d'excution des tches qui lui sont dvolues, seront ainsi plus aiss aussi bien pour les organismes de contrle interne qu'externe ; cest un rfrentiel d'information : il permet aux diffrents responsables de la structure d'analyser tous les rsultats et informations qui leur parviendront, de mieux comprendre le circuit qui a produit de tels rsultats et informations et d'interpeller, au besoin, tout oprateur sur les tches ou contrles qu'il a eu effectuer.

Les objectifs du manuel sont :


sensibiliser sur la vision et la mission de lAgence ; fournir une standardisation des procdures des oprations quotidiennes ; aider dans la formalisation de son fonctionnement ; clarifier les rles et responsabilits de son personnel ; fournir un guide pour les postes de travail ; dcrire et fournir des outils de gestion ; former les utilisateurs.

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Tout le personnel de lAPGMV selon les attributions de chacun doit tre form sur les contenus de ce manuel.

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STRUCTURATION DU MANUEL
Le manuel est prsent sous forme de classeur feuillets mobiles permettant une mise jour aise. Il comporte huit (8) parties ainsi dfinies:

Partie 1 Partie 2 SOMMAIRE Partie 3 Partie 4 MANUEL DES PROCDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES Partie 5 Partie 6 Partie 7 Partie 8

Prsentation Gnrale et Organisation Gestion Budgtaire Gestion des Achats Gestion des Immobilisations et Valeurs Gestion du Courrier et de la Documentation Gestion des Sessions Runions et Missions Organisation Financire et Comptable Gestion des Ressources Humaines

Chaque procdure comportera un sommaire prsentant les informations suivantes : 1. 2. 3. le cycle et le sous-cycle concern, les diffrentes tches et leur support (ou rfrence), la page relative chaque tche dcrite.

La procdure elle-mme indiquera : 1. 2. 3. 4. 5. 6. le cycle et le sous-cycle, la tche, loprateur, les supports ou fait (s) gnrateur (s) de la tche excuter, la tche excuter, la date de la dernire mise jour de la procdure.

CHAPITRE 2 : PRESENTATION DE LAPGMV Section 1 : Environnement institutionnel de lAPGMV


LAgence Panafricaine de la Grande Muraille Verte, en abrg APGMV, est une organisation intertatique conue sous lgide de lUnion Africaine (UA) et de la CEN-SAD. Elle est cre le 17 juin 2010 lors du premier Sommet de la Confrence des Chefs dEtat et de Gouvernement des Etats sahlo--sahariens tenu NDjamena Rpublique du Tchad entre les Etats suivants : le Burkina Faso, la Rpublique de Djibouti, lEtat de lrythre, la Rpublique Dmocratique Fdrale dEthiopie, la Rpublique du Mali, la Rpublique Islamique de Mauritanie, la Rpublique du Niger, la Rpublique Fdrale du Nigeria, la Rpublique du Sngal, la Rpublique du Soudan, la Rpublique du Tchad.
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Cette convention est ouverte aux autres Etats sahlo-sahariens qui le dsirent. LAgence a pour objectif la ralisation de la Grande Muraille Verte, une barrire verte comprise entre les isohytes 100 et 400 mm sur une distance de 7000 km de long et 15 km de large allant de DAKAR DJIBOUTI. La Grande Muraille Verte est une rponse africaine face au changement climatique, la dsertification, la perte de biodiversit. Elle met en synergie dans une approche cosystmique des activits oprationnelles dagroforesterie, de restauration des terres et de la biodiversit, de dveloppement de systmes agricoles et pastoraux accompagnes dactivits gnratrices de richesse et la cration dinfrastructures communautaires de base. Le trac global peut en cas de ncessit inclure des bretelles. Lagence dispose de la capacit juridique internationale et de lautonomie de fonctionnement. Elle est dote des organes suivants : la Confrence des Chefs dtat et de Gouvernement ; le Conseil des Ministres ; le Secrtariat Excutif ; le Comit Technique des Experts ; LAPGMV en relation avec lUnion africaine et la CEN SAD assure la planification, la coordination le suivi et lvaluation de toutes les activits relatives la Grande Muraille Verte ainsi que la mobilisation des ressources ncessaires. Dans le cadre de lapplication de la Convention, elle est relaye au niveau de chaque pays par une structure nationale cre conformment la lgislation propre du pays avec la mission dentreprendre la ralisation de la Grande Muraille Verte dans la composante nationale. Le Gouvernement du pays sige accorde lAPGMV et son personnel, les privilges et immunits permettant de faciliter laccomplissement de leurs activits. Les tats membres sengagent lui accorder ainsi qu son personnel, les privilges et immunits ncessaires lexcution de leurs tches dans leurs territoires. LOrganigramme, le Rglement intrieur, le Statut du personnel et le prsent Manuel de procdures approuvs par le Conseil des Ministre constituent les instruments de gestion et fixent les modalits de fonctionnement de lAgence.

Paragraphe 1 : La Confrence des Chefs dtats et de Gouvernement - CCEG La Confrence est constitue des Chefs dtat et de Gouvernement des tats membres de lAgence Panafricaine. En tant quorgane suprme de lAgence, elle : dfinit la politique gnrale et les grandes orientations de lAgence ; statue sur tout sujet intressant la mission et les objectifs fondamentaux de lAgence ; tranche souverainement toute question qui est lui soumise ; statue sur toute demande dadhsion de nouveaux membres ; apporte toute modification ou amendement la Convention ; nomme le SE ; exerce toute autre attribution que lui confre la Convention et prend toute mesure en vue d'atteindre les objectifs de lAgence.

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La CCEG fixe le sige de lAgence et peut dcider de son transfert. Elle se runit au moins une fois tous les deux ans linitiative du Prsident en exercice. Les dcisions de la Confrence sont prises par consensus. Elle informe le Sommet des Chefs dtat et de Gouvernement de lUnion Africaine. Ltat membre, Prsident en Exercice, est dsign par la CCCEG. Paragraphe 2 : Le Conseil des Ministres CM Le Conseil des Ministres compos des Ministres en charge de lEnvironnement des tats membres de lAPGMV est charg d'assurer le fonctionnement et le dveloppement de lAgence. A cet effet, il : formule des recommandations 1'intention de la Confrence sur toute action tendant la ralisation des objectifs de lAgence dans le cadre de la politique gnrale et des grandes orientations dfinies et arrtes par la Confrence ; veille la mise en uvre des orientations dfinies par la CCEG ; adopte le cadre stratgique et le plan daction global de lAgence ; adopte le programme global de lAgence ; adopte le budget et le plan dinvestissement du Secrtariat Excutif ; aide le Secrtariat Excutif mobiliser les ressources ; adopte les rapports dactivits technique et financier du SE ; approuve les accords et conventions de coopration techniques et financiers liant lAgence une organisation internationale ; approuve lorganigramme, le rglement intrieur et le manuel de procdures de lAgence et peut y apporter en cas de besoin toute modification ; labore les projets de dcisions soumettre la CCEG ; exerce toute attribution que lui reconnait la Convention et toute comptence que la Confrence pourra lui dlguer.

La Prsidence du Conseil est assure par le Ministre en charge de la Grande Muraille Verte du pays assurant la prsidence. Le CM se runit une fois par an en runion ordinaire sur convocation de son Prsident. Les dcisions sont prises par consensus ou dfaut, la majorit des membres prsents. Chaque tat membre dispose d'une voix. Le CM se runit en runion extraordinaire sur convocation du Prsident ou la demande des 2/3 de ses membres. Le Prsident peut, chaque runion, inviter toute personnalit, ministre sectoriel ou autre responsable, dont la prsence est juge pertinente en fonction de lordre du jour. En cas durgence, le Prsident peut utiliser la procdure de consultation domicile. Paragraphe 3 : Le Secrtariat Excutif Le Secrtariat excutif est charg: de mettre en uvre les dcisions du CM ;

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de prparer des projets de propositions et daccords qui ncessitent lapprobation et recommandations du CM ; de prparer, identifier et assurer la planification, la coordination et le suivi-valuation des programmes et projets relatifs la ralisation de la Grande Muraille Verte ; dassurer le secrtariat du CM ; de sacquitter dautres fonctions que lui confient le CCEG et le CM.

LAgence est dirige par un Secrtaire Excutif (SE) nomm par la CCEG pour une dure de quatre (04) ans renouvelable une fois. La nomination du SE tient dument compte des critres de comptence scientifique, daptitude la gestion et de lexprience. Il est choisi sur appel candidatures parmi les personnalits scientifiques et techniques des tat membres, dont la comptence et lexprience sont avres. Le Secrtaire Excutif (SE) est le reprsentant lgal de lAgence et est ce titre, charg de lensemble des fonctions dadministration, dorganisation et de gestion de lAgence. A ce titre, le Secrtaire Excutif : ordonne le budget ; recrute et administre le personnel, signe les accords et conventions liant lAgence aux structures partenaires, met en oeuvre les dcisions du CM ; prpare en troite collaboration avec le CTE, les sessions du CM et de la CCEG ; assure le secrtariat de la CCEG et du CM.

Le Secrtariat Excutif est compos du Cabinet du Secrtaire Excutif et de trois (03) Directions oprationnelles. Le Cabinet est constitu des diffrentes comptences et structures suivantes : lAssistante du Secrtaire Excutif, le Coordonnateur des Oprations, la Cellule de communication, marketing et plaidoyer, la Cellule des Affaires Juridiques, la Cellule dAudit interne et de Contrle de gestion,

Les Directions oprationnelles au nombre de deux (02) sont ainsi structures : la Direction Administrative et Financire (DAF). Service des Ressources Humaines, Service des Finances, de la Comptabilit et de passation des Marchs,

la Direction Scientifique et Technique (DST), Service de la Recherche et du Dveloppement Service de la Gestion de lInformation, de la Planification, du Suivi -Evaluation et de la Documentation

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Paragraphe 4 : Le Comit Technique des experts -CTE


Le Comit Technique des experts (CTE) est un organe consultatif qui a pour taches dassister le Secrtariat Excutif, notamment dans : llaboration du plan daction et du budget de lAgence soumettre lapprobation du CM ; la prparation des sessions du CM et de la CCEG; lexamen des contrats et accords soumis lAgence.

Le CTE donne galement des avis techniques et scientifiques sur toutes questions qui lui sont soumises par le SE. Il peut aussi soumettre des propositions au SE.

Le CTE est compos des membres suivants : les responsables des structures nationales de la Grande Muraille Verte ; les Directeurs des services chargs des forts ; les experts dsigns par les Etats en raison dun par pays ; un reprsentant de la Commission de lUnion Africaine ; un reprsentant du NEPAD ; un reprsentant du Secrtariat Gnral de la CEN - SAD. Les reprsentants raison dun par organisation des Organisations ci-aprs sont galement membres du CTE :

le Comit Permanent Inter - tat de Lutte contre la Scheresse dans le Sahel (CILSS) ; la Commission des Forts dAfrique Centrale (COMIFAC) ; lAutorit Inter Gouvernementale pour le Dveloppement (IGAD) ; lObservatoire du Sahara et du Sahel (OSS). Le Comit Technique des experts peut sadjoindre, titre consultatif, de personnes physiques ou morales en raison de leurs comptences techniques ainsi que de reprsentants des partenaires techniques et financiers. Le CTE se runit au moins une fois par an et chaque fois que de besoin, sur convocation du SE.

Paragraphe 5 : Les structures nationales de la Grande Muraille Verte


Dans la mise en uvre de la Grande Muraille verte, lAgence est relaye au niveau de chaque pays par une structure technique nationale cre avec la mission dentreprendre la ralisation de la composante nationale de la Grande Muraille Verte. Dans le cadre de ses activits, la structure nationale : propose lAgence un plan de travail annuel et le budget y affrent sur la base du Plan dAction Consolid adopt par le CM ; transmet lAgence le rapport annuel dactivit et dexcution du budget de lexercice clos; appuie le personnel technique et dadministration de lAgence durant ses missions dans ltat membre.

Lorganigramme gnral de lAgence Panafricaine de la Grande Muraille Verte est ainsi schmatis :

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- Service des Ressources humaines, - Service des Finances, de la Comptabilit et De passation des marchs

- Service de la Recherche et du Dveloppement - Service de Gestion de lInformation, de la Planification du Suivi-Evaluation et de la Documentation

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

STRUCTURES NATIONALES DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Paragraphe 6 : Cadre de concertation


En plus du Comit Technique des Experts, qui est un organe consultatif dappui, le Secrtaire Excutif sappuie galement conformment au rglement Intrieur de lAgence sur les structures de concertation ad hoc suivantes: le Comit de Recrutement, dvaluation et Avancement (CREA); la Plateforme de Partenariat et de Coopration Scientifique, Technique et Financier (PPCSTF) la Table ronde des bailleurs de fonds.

La composition et les modalits de fonctionnement de ces structures du cadre de concertation sont prcises dans le Manuel des procdures. Lenvironnement institutionnel de lAPGMV ainsi que son organisation se schmatisent ainsi comme suit :

Figure.2 : Schma institutionnel de lAgence Panafricaine de la Grande Muraille Verte

Section 2 : Prrequis pour une bonne oprationnalisation du manuel des procdures


Pour une meilleure conduite de ses missions, lAgence doit : mettre en place 'un systme qui garantit la transparence dans son fonctionnement avec une organisation, souple et flexible, gage d'une gestion moderne et efficace, s'appuyer sur une politique de communication trs pointue, et la mener de faon trs flexible,

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES faire face au double dfi de son environnement ainsi qu sa propre organisation et aux outils de travail que procure ce prsent manuel de procdures.

Elle a donc besoin d'instruments et de moyens que seule une organisation base sur un mode de gestion exclusivement priv peut lui procurer.

CHAPITRE 3 : FICHES DE POSTE Section 1 : Secrtaire Excutif


IDENTIFICATION SE : TUTELLE SECRTAIRE EXCUTIF CONSEIL DES MINISTRES Le Secrtaire excutif est un fonctionnaire lu par la Confrence des Chefs dEtat et de Gouvernement. Il est une personnalit scientifique de grande envergure justifiant dau moins vingt ans dexprience professionnelle et dix ans la tte dinstitutions nationales ou internationales Assurer la gestion administrative et financire et la reprsentation lgale de lAgence ; Veiller sous son autorit aux intrts de lAgence et au fonctionnement correct des diffrentes structures de lAgence et latteinte de leurs objectifs spcifiques dans la ralisation de la grande Muraille Verte. grer lensemble des fonctions dadministration, dorganisation et de gestion de lAgence ; reprsenter lAgence dans tous les actes de la vie civile et pouvoir conclure les accords ou contrats approuvs par le Conseil des Ministres ; tre ordonnateur du budget ; charger de nommer le personnel des diffrentes catgories de lAgence conformment aux dispositions du manuel de procdures ; choisir les membres de son cabinet ; prparer et prsenter au Conseil des Ministres les projets de plan daction, dorganigramme, de rglement intrieur ainsi que celui du programme de travail et de budget correspondant et de tout autre projet, notamment de construction de locaux et de cration de nouvelles structures ; prparer en troite collaboration avec le Comit Technique des Experts, la Confrence des Chefs dtat et de Gouvernement et le Conseil des Ministres ; assurer le Secrtariat de la Confrence des Chefs dtat et de Gouvernement et du Conseil des Ministres et veille la mise en uvre des dcisions et lapplication de toute rglementation et directive issues de ces instances ; prparer et soumettre au Conseil des propositions susceptibles de contribuer au bon fonctionnement et au rayonnement de lAgence et toutes propositions damendement des textes statutaires et toutes demandes dadhsion de nouveaux membres ; enregistre les demandes dadhsion de nouveaux membres et les soumettre lexamen du Conseil des Ministres et ensuite lapprobation de la Confrence des Chefs dEtat et de Gouvernement ; convoquer les runions du Comit Technique des Experts ; sacquitter dautres fonctions que lui confierai la Confrence des Chefs dEtat et de Gouvernement et le Conseil des Ministres. mettre en uvre les dcisions du CM ; prparer, identifier et assurer la coordination et le suivi-valuation des programmes et projets de lAPGMV ; ordonner le budget ; excuter les dcisions du CM ; assurer le secrtariat de la CCEG et du CM. Avril 2011

MISSION GNRALE DU POSTE

MISSIONS SPCIFIQUES

Dernire Mise Jour

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Section 2 : Assistante du Secrtaire Excutif


Identification poste : Suprieur hirarchique Qualifications Assistante du Secrtaire Excutif Secrtariat Excutif Assistante de Direction de haut niveau bilingue (Anglais-Franais), titulaire dau moins 5 ans dans un poste similaire au niveau nationale ou international. Bonne prsentation et bonne rdaction dans les deux langues. bonne comptences en informatique Assister le Secrtaire Excutif dans lexcution de la totalit de sa fonction managriale. au moins : traitement du courrier, planning daudience, organisation et gestion de lemploi du temps et des dplacements du SE assister le SE et contribuer au bon fonctionnement de lAgence entre autres : Saisir les correspondances et rapports, Grer les communications du SE, Grer les courriers arrive et dpart du SE, grer lagenda du SE et ses rendez-vous ; servir dinterface entre les organes, les Directions et le SE ; organiser et coordonner la circulation de linformation ; assurer la bonne tenue du secrtariat ; organiser les runions courantes, les sminaires, les ateliers et les plnires ; laborer et prsenter la synthse de documents, de dossiers, et grer le suivi et le contrle de la traduction des documents, diffuser et transmettre tous les documents aux diffrents participants, laborer des notes dinformation et de planning des participants, tre linterface entre les participants et le SE. prparer les rencontres extrieures et audiences du Secrtaire Excutif ; assister le Secrtaire Excutif dans ses contacts avec lextrieur ; prparer les ordres du jour et dossiers pour les runions ; assister aux runions hebdomadaires ainsi quaux runions exceptionnelles ; prendre des notes et rdiger les conclusions des runions ; faire des notes de synthse toute autre runion laquelle elle est convie ; filtrer les visites et les appels tlphoniques ; grer la logistique du SE ; classer les dossiers, courriers et documents suivant un systme qui devra tre connu et approuv par le SE ; faire toute proposition susceptible damliorer la marche administrative de lAgence ; veiller au respect strict des procdures dorganisation des courriers mail, fax, express, etc. ; tenir inform le SE de toutes les questions urgentes et importantes, lui communiquer tous les renseignements ncessaires ayant un lien avec lAgence ; excuter toute autre tche confie par le SE dans le cadre de sa mission. tre charge en relation avec le Charg de Mission de la Section Voyage du SE ; laborer les plans de vol soumettre au SE, effectuer les rservations de vols (aller/retour), (opration effectuer par courriel pour transfert au SE), imprimer les e-tickets, renseigner les cartes dembarquement, grer la navette (chauffeurs, vhicules) du dpart de Ndjamena, pour toute la priode de la mission et de retour Ndjamena, effectuer le check in et check out dans les htels, contrler et suivre le planning voyages du SE.

Mission du Poste

Attributions spcifiques

Dernire Mise Jour

Avril 2011

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Section 3 : Directeur Administratif et Financier


IDENTIFICATION : Tutelle Suprieur Hirarchique Comptences Directeur Administratif et Financier Secrtaire Excutif Secrtaire Excutif

Mission du Poste

Avoir pour Mission gnrale de garantir la bonne gestion de lAgence dun point de vue comptable, financier, juridique et administratif, de participer directement aux dcisions stratgiques et alerter la hirarchie sur les risques potentiels, de coordonner les services sous sa tutelle notamment les Services des Ressources Humaines et des Finances, de la Comptabilit et de passation des Marchs,

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MISSION FINANCIERES Comptabilit - Contrle de gestion Rapportage : Garantir la fiabilit des comptes de l'Agence et l'tablissement des documents financiers et comptables en conformit avec la lgislation ; Superviser les quipes comptables dans leur organisation et le respect des dlais et des procdures ; faire appliquer les normes comptables retenues ; valider les choix fiscaux avec les commissaires aux comptes et les auditeurs ; superviser le contrle de gestion dans ses missions et la gestion de ses priorits ; dfinir les principales orientations des contrles et indicateurs mettre en place, ainsi que le cadre du rapportage destin au Secrtariat excutif ; laborer le budget de lAgence et le plan de mise en uvre en conformit avec les choix stratgiques ; superviser la prparation des situations priodiques (trimestrielles, mensuelles) ; dfinir puis superviser la rdaction des commentaires concernant les rsultats administratifs et financiers de l'Agence. Trsorerie - Contrle du crdit et relations bancaires Elaborer les plans de financement de l'entreprise et valider les budgets de trsorerie qui permettront d'anticiper les besoins de financements externes court ou moyen terme ; Encadrer le trsorier dans le suivi de la position de trsorerie et l'analyse des carts constats par rapport aux prvisions ; Evaluer les besoins de financement de l'entreprise en appui au trsorier et appuyer le Secrtaire excutif dans la mobilisation des ressources. Audit Superviser l'auditeur interne en charge de missions d'audit. MISSIONS ADMINISTRATIVES Ressources humaines Superviser les services administratifs du personnel ; Assurer la maintenance et larchivage scuris et exact de tous les dossiers du personnel des RH (par exemple les contrats, les congs, documents, historique salarial, etc.) ; Grer les relations avec les instances reprsentatives des salaris : dlgus syndicaux, comit d'entreprise. Approvisionnements - Achats Superviser le service achat en charge de la centralisation des missions de commandes ; Appuyer les oprationnels dans les ngociations avec les fournisseurs. Juridique Grer et organiser les sessions des diffrentes instances prvues dans le respect des obligations lgales ; Contrler les engagements juridiques de l'Agence en centralisant et validant l'ensemble des contrats tablis. Informatique Dfinir les besoins et moyens ncessaires l'optimisation des systmes d'information et de gestion ; Piloter l'implantation de nouveaux outils de gestion. Services gnraux & Communication Ngocier les contrats importants des prestations centrales tels que la tlphonie, le nettoyage des locaux, les fournitures de bureau... ; Mettre en place des outils de gestion visant rduire les cots des services gnraux ; Grer les travaux de rnovation des locaux ; Appuyer les initiatives allant dans le sens de renforcer lAgence comme instrument de la Stratgie de construction de la GMV ; Participer la Promotion de lAgence auprs dinstances nationales et internationales. MISSIONS DE PASSATION DE MARCHES

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES


mettre sur pied la fonction de passation des marchs pour tous les projets dont la gestion lui est confie selon les procdures du bailleur de fonds et conformment aux dispositions de lAccord de Crdit ; mettre en place les instruments de base de la passation des marchs ainsi que les outils de gestion des marchs de lAgence, dont le plan annuel de passation des marchs et sa mise jour priodique ; mettre en place les instruments de base de la passation de marchs ; dvelopper des mcanismes de suivi de lexcution des contrats ainsi que des procdures et pratiques ncessaires lintgrit du systme de passation des marchs dont le systme de classement ; mettre en place un systme simple de gestion de la passation des marchs comprenant (i) la planification des oprations de passation des marchs, (ii) le suivi de lavancement, (iii) lanalyse des carts entre les ralisations et le plan de passation des marchs ; veiller la bonne gestion des appels doffres en cours ; assurer le respect des procdures dans le processus dvaluation des offres et propositions reues ; tablir tous les rapports dactivits prescrits par le manuel des procdures dacquisition de la socit, mais galement tout autre rapport li la passation des marchs que les bailleurs ou le SE pourraient demander.

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Section 4 : Directeur Scientifique et Technique


IDENTIFICATION DU POSTE: TUTELLE SUPRIEUR H IRARCHIQUE COMPTENCES MISSION DU POSTE Directeur Scientifique et Technique Secrtaire Excutif Secrtaire Excutif Coordonner, assurer la gestion correcte des activits et lanimation du dpartement, superviser les tudes et requtes , identifier les partenaires et les sources de financement, veiller lexcution correcte et date chue des activits dtude, de mise en uvre, de programmation, de suivi et dvaluation en relation avec les structures nationales, Initier et participer la coordination des programmes et projets et des rseaux de groupes de recherche thmatiques et de laboratoires scientifiques, Construire, grer et piloter le Systme dInformation et systmes connexes ainsi que l'ensemble des rseaux informatiques et de tlcommunications de lAgence ; coordonner les services sous sa tutelle notamment : Service de lInformation, Planification, Suivi et Evaluation et de la documentation, Service de la Recherche et du Dveloppement tre linterface avec la communaut scientifique et technique ; assurer une veille technologique et des pratiques aptes faire avancer les programmes de lAgence ; identifier les bonnes pratiques en cours dans les diffrents pays et aider leur capitalisation et leur partage ; proposer des mthodes ou outils (dmarches, technologies, procds) aptes faciliter le travail et mieux optimiser les ressources ; veiller une premire valuation de la faisabilit et de lintrt scientifique et technique ; prparer une base de dcisions lattention du Secrtaire excutif ; assurer le suivi des projets retenus ; organiser les runions ad hoc et statutaires ; assurer la promotion de la vision, des objectifs ainsi que lapproche technique de linitiative Grande Muraille Verte, coordonner la mise en place et le fonctionnement de la revue on-line et du bulletin dinformation de lagence, prparer les rapports prsenter au SE ; prparer, participer aux comits de slection, recrutement des experts nationaux, internationaux, prestataires selon les cas et au besoin ; participer la mobilisation des ressources et au montage de partenariats publics ou privs, en lien avec la politique gnrale de lAgence ; participer la Promotion de lAgence auprs dinstances nationales et internationales ; conclure des partenariats de haut niveau avec des organismes de Recherche & Dveloppement ; appuyer les initiatives allant dans le sens de renforcer lAgence comme instrument de la Stratgie de construction de lAgence ; assurer la prospection pour des interventions ou partenariats potentiels en dehors de la zone initiale du trac de la GMV. mettre en place, exploiter et administrer un Systme dInformation et autres systmes d'exploitation associs

ATTRIBUTIONS
SPCIFIQUES

Dernire Mise Jour

Avril 2011

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Section 5 : Coordonnateur des Oprations


FICHE DE POSTE : Suprieur Hirarchique Mission du Poste Tches Coordonnateur des Oprations Secrtaire Excutif Assistance du Secrtaire Excutif dans la gestion des dossiers et la coordination des activits cellules et des directions LExpert travaille sous lautorit directe du SE et assiste le SE dans le fonctionnement technique et la coordination des activits des directions et du bureau du SE de lAgence. Il assume ainsi les tches suivantes : (i) Assister le SE dans le traitement des dossiers techniques (ii) Prparer une base de dcision dans le traitement des dossiers (iii) Coordonner les activits oprationnelles en relation avec les directions notamment, la planification stratgique, le suivi-valuation, la coopration financire et la gestion de linformation (iv) Effectuer toutes missions techniques spcifiques qui lui sont confies par le SE Dernire Mise Jour Il assure lIntrim du Secrtaire Excutif en cas dabsence.

Avril 2011

Section 6 : Responsable de la Cellule des Affaires Juridiques


FICHE DE POSTE : Cellule Direction Suprieur Hirarchique Mission du Poste Tches Responsable Cellule des Affaires Juridiques Cellule des Affaires Juridiques Cabinet Secrtariat Excutif Secrtaire Excutif Assister au plan juridique les structures du secrtariat excutif Sous la responsabilit du SE, Le Responsable des Affaires juridiques prpare une base de dcision lattention de son suprieur hirarchique et lassiste au plan juridique dans toutes ses missions notamment le respect des obligations lgales et la conformit juridique nationale ou internationale des actes de gestion et dorganisation au niveau des diffrents organes statutaires de lAgence ainsi que leurs sessions. Examiner et formuler des avis juridiques dans les dossiers spcifiques notamment les contrats, marchs, conventions, dcisions et rglements et le contrle des engagements juridiques de lAgence en centralisant, il veillera la conformit des actes et engagements de lAgence vis vis du droit international et des juridictions.

Dernire Mise Jour

Avril 2011

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Section 7 : Responsable Cellule Communication, Marketing et Plaidoyer


FICHE DE POSTE : Cellule Direction Suprieur Hirarchique Mission du Poste Responsable Cellule Communication, Marketing et Plaidoyer Cellule Communication, Marketing et Plaidoyer Cabinet Secrtariat Excutif Secrtaire Excutif Dfinir et mettre en uvre la politique de communication, la stratgie de plaidoyer et de renforcement des capacits des cibles et des partenaires. dfinir, laborer la politique de communication et de plaidoyer de lAgence ; partager avec les partenaires et usagers la mission et les objectifs de lAgence ; analyser les pratiques existantes et proposer au SE toute suggestion visant amliorer le comportement des acteurs impliqus dans les activits de lAgence ; promouvoir limage, la philosophie et les idaux qui sont la base de la cration de lAgence ; conseiller le SE sur toutes les questions de communication ; assumer la fonction de plaidoyer et les activits de renforcement des capacits en direction des cibles et les partenaires de lAgence en particulier les agences nationales ; informer largement les partenaires potentiels sur les orientations, programmes et rsultats attendus ; dfinir et mettre en uvre un programme triennal de plaidoyer et de renforcement des capacits des agences nationales ; faire partager les programmes et ralisations de lAgence ; servir dinterface entre lAgence et la presse et grer les vnements communicationnels de lAgence ; grer et alimenter le site web de lAgence ; diter et diffuser tous les documents et rapports de lAgence y compris les rapports dactivit ; assurer la mobilisation de linformation stratgique au service de la politique et des activits de lAgence ; veiller la bonne conservation des collections documentaires ; veiller lefficacit de la recherche et de la diffusion de linformation ; veiller lorganisation et la prservation des fonds darchives ; veiller la sauvegarde du patrimoine intellectuel de lAgence ; organiser et grer les flux documentaires ; capitaliser lexprience et les savoirs lAgence ; coordonner les activits du Centre de Suivi et de Documentation ; dfinir une politique de gestion des connaissances ; dfinir la politique de gestion de linformation de lAgence ; dfinir les objectifs du Centre de Documentation et de Suivi ; coordonner les activits de veille ; rechercher des informations sur les opportunits dinvestissements (veille conomique et commerciale) ; reprer et identifier les investisseurs potentiels par secteur (veille marketing) ; surveiller lactivit des organisations trangres de promotion des investissements (veille concurrentielle) ; formaliser et synthtiser les informations provenant de sources varies : sminaires, salons, colloques, missions, voyages et tudes ; faire le suivi de lactivit avec les divers acteurs du rseau de veille : partenaires de lAgence, consultants et ambassades, dvelopper le rseau ; laborer et alimenter lintranet documentaire ; rdiger des notes de synthse pour le secrtariat excutif ; servir de support aux chefs de march ; laborer un rapport annuel sur les activits de gestion de linformation. Avril 2011

Tches

Dernire Mise Jour

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

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Section 8 : Responsable Cellule Audit Interne et Contrle de Gestion


FICHE DE POSTE : Cellule Direction Suprieur Hirarchique Mission du Poste Responsable Cellule dAudit Interne et Contrle de Gestion Cellule Audit Interne et Contrle de Gestion Cabinet Secrtariat Excutif Secrtaire Excutif Centraliser les enjeux majeurs de lAgence. Ses missions "d'expression d'assurance" portent sur l'valuation de l'ensemble des processus, fonctions et oprations de celle-ci et plus particulirement sur les processus de management des risques, de contrle et de gouvernement d'entreprise. identifier les clients de laudit et leurs attentes ; dfinir les objectifs du service daudit ; laborer un plan daudit : promouvoir et assurer la prennit de lAgence ; veiller la bonne application du manuel de procdures de lAgence et son actualisation permanente ; veiller la sauvegarde des actifs de lAgence ; veiller au respect de la destination des fonds allous par les tats membres et les bailleurs de fonds conformment aux conditions des accords de crdit, conventions et protocoles d'accords ; coordonner llaboration et le suivi permanent du budget annuel de lAgence; mettre en place et animer un dispositif efficient daide la dcision pour la Direction Gnrale (tableau de bord, reporting, systme dalerte, etc) permettant la mesure, la matrise et lamlioration des performances de gestion de lAgence ; laborer de manire priodique un rapport de contrle sur lexcution budgtaire et le suivi de ltat dexcution des plans oprationnels pour les diffrents projets ; assurer la disponibilit et la fiabilit du systme de reporting du secrtariat excutif ; cordonner llaboration du budget avec la Direction Administrative et Financire en relation avec les parties prenantes ; assurer le reporting financier et le contrle budgtaire de lensemble des activits. Avril 2011

Tches

Dernire Mise Jour

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES CHAPITRE 4 : PROCEDURES DE REVISION DU MANUEL Section 1 : Schmatisation du processus de mise jour du Manuel

Dcision de mise jour du SE

Validation du SE autorisation de diffusion

et

Section 2 : Responsabilits et Principes Le gardien du manuel est lAuditeur Interne sous le contrle du Comit de Rvision qui comprend : le Directeur Administratif et Financier,

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le Coordonnateur des oprations, le Contrleur de Gestion/Auditeur Interne qui en assure lanimation et le secrtariat.

Le Comit de rvision est charg de veiller : au bon droulement des diffrentes tches concernant sa mise jour, sa disponibilit auprs des utilisateurs (versions papier et lectronique), lorganisation des sances de formation juges ncessaires, toute autre tche relative au manuel.

Le SE et lAuditeur Interne sont seuls autoriss disposer des fichiers Word (versions modifiables) des procdures ; Une autre version des fichiers est cependant conserve en un lieu scuris conformment aux procdures de scurit informatique et de scurit de lAPGMV. DISPONIBILIT DU MANUEL Le manuel est disponible sous supports papiers (classeurs feuillets mobiles) auprs des collaborateurs dsigns par note de service signe par le SE. PRIODICIT DES MISES JOUR La mise jour des manuels seffectue une fois par an. Cette priodicit peut toutefois tre modifie sur dcision du SE en cas de ncessit : implmentation dun nouveau systme dinformation, rorganisation, aprs consultation des propositions mises par les responsables habilits. Les dates de dbut des mises jour du manuel sont fixes par note de service signe par le SE. La note de service est adresse : lAuditeur Interne ; aux Responsables des diffrentes Directions ; au Comit de Rvision.

PROPOSITION DE MISE JOUR En dehors de la priodicit ci-dessus dfinie, des propositions de mise jour du manuel sont effectues ds quelles sont souhaites par les responsables susmentionns et sont alors transmises au Comit de Rvision, via lAI/CG ; Ce dernier discute et value la pertinence des demandes de mise jour, valide leur bien-fond et met une note de service motivant la mise jour lattention du SE. DCISION DE MISE JOUR EN CAS DE PROPOSITION D ACTUALISATION La dcision de mise jour est du ressort du SE. Ce dernier se prononce sur la base de la note ciavant mentionne. Le SE met alors une note de service informant de sa dcision et mentionnant les cycles et sous-cycles concerns. Paragraphe 1 : Mise en uvre et rdaction des procdures RPARTITION DES MISES JOUR :

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES La mise jour des procdures est confie au Comit de Rvision selon les cycles concerns. RPARTITION DES MISES JOUR : CYCLES ET SOUS-CYCLES La rpartition des diffrents cycles et sous-cycles du manuel sera prcise par note de service mise par le SE. DURE DES MISES JOUR ET VALIDATION Un chronogramme prcis de mise jour sera labor en lien avec le Comit de Rvision et sera joint la note prcite. Il prcisera : le dlai octroy pour la mise jour de chaque sous-cycle, les rdacteurs, les responsables des pr-validations et validations, la ncessit de leur matrialisation sur les supports papiers ainsi que les dates auxquelles elles doivent tre effectues.

RDACTION DES PROCDURES La rdaction des procdures seffectue selon les normes et rgles appliques dans llaboration initiale des manuels (respect de la forme, des ponctuations, des styles de rdaction, de la traabilit,) ; La rdaction des procdures obit aux rgles de scurit en matire daccs aux informations relatives aux manuels (cf. responsabilit des manuels).

RDACTION INITIALE DUNE NOUVELLE PROCDURE Les procdures sont rdiges par les oprateurs dsigns sous format lectronique Word (feuille vierge) faisant mention des points suivants ;

TACHE Le cycle et le sous-cycle La tche effectuer Loprateur Le fait gnrateur de la tche excuter La tche excuter La date de la dernire mise jour

THEME Le cycle et le sous-cycle Le Thme

La date de la dernire mise jour

MISE EN FORME La mise en forme dans le moule final (incluant llaboration des sommaires, les scans des annexes ventuelles, etc.) est ralise par lAI/CG. MISE JOUR DUNE PROCDURE EXISTANTE

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Les modifications peuvent tre effectues directement sur le support papier existant et tre transmises au Comit de Rvision. PRINCIPALES RGLES RESPECTER EN MATIRE DE PONCTUATION Utilisation des modles : Les procdures devront tre rdiges dans les fiches types remises par le Cabinet ayant labor le manuel indiquant notamment les polices utiliser ; Puces : point-virgule suite une puce suivie dune autre puce, espace avant le point-virgule, point lissue dune srie de puce, point lissue dune puce seule. numrations : virgule lissue dune numration, point lissue de lnumration. Temps : utilisation de linfinitif sauf dans les fiches abordant des thmes (principes, rappels,). RAPPEL SUR LA SCURIT Il est strictement interdit la personne dsigne pour effectuer la mise en forme, de diffuser les fichiers relatifs aux manuels toute personne autre que le Comit de Rvision, gardien du manuel qui validera la forme finale. VALIDATIONS Diffrents stades de validations interviennent avant la mise en circulation des procdures modifies ou nouvelles procdures : 1. rdaction par la ou les personnes dsignes par note de service, 2. soumission du premier projet au Comit de Rvision, 3. intgration des corrections, 4. validation avant soumission au SE. MATRIALISATION DES VALIDATIONS ET AUTORISATION DU SECRETARIAT EXECUTIF Un visa du rdacteur et du Comit de Rvision doit tre port sur la version soumise au Secrtariat Excutif. La signature du SE sur les fiches soumises atteste de sa validation et autorise la diffusion des procdures de mise jour. Paragraphe 2 : Mise jour des supports et information du personnel La mise jour des diffrents classeurs est effectue par lAI/CG. Un contrle qualit de leffectivit de la mise jour est effectu par le comit de Rvision. MISE JOUR DES FICHIERS PDF Le remplacement des fichiers est effectu par lAI/CG. Toute version antrieure est systmatiquement dtruite. CONSERVATION DES FICHIERS W ORD Les fichiers Word mis jour sont conservs par le Secrtariat Excutif. Une copie des fichiers est conserve en lieu scuris conformment aux procdures informatiques et de scurit de lAPGMV. INFORMATION DU PERSONNEL Une note de service destine lensemble du personnel informe de leffectivit de la mise jour du manuel.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES Paragraphe 3 : Formation Une formation relative la mise jour peut tre tenue en cas de modification importante des procdures. Dans ce cas le Comit de Rvision dfinira le public cible (personnel former).

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PARTIE 2 GESTION BUDGETAIRE

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

CHAPITRE 1 : CADRE REGLEMENTAIRE DE LELABORATION DU BUDGET


Section 1 : Introduction
Le Budget est l'acte de gestion par lequel sont rpertories les recettes et les dpenses dune priode donne qui sont soumises, pour approbation, au CM. Il est tabli daprs les rsultats connus et doit tre disponible avant le dbut de l'exercice. Afin d'aboutir un systme budgtaire cohrent, il est impratif que : le systme budgtaire doit couvrir la totalit des activits de lAPGMV ; le budget doit permettre une comparaison dans le temps et un rapprochement entre les prvisions et ralisations ; le budget doit tre labor sur la base des ralisations du pass et l'volution de l'environnement. La budgtisation par direction servira principalement assurer la cohsion de lensemble budgtaire. Les budgets prvisionnels qui seront mis en place seront issus du rsultat du processus de planification concert entre les diffrentes directions de lAPGMV, selon un calendrier budgtaire valid par le SE.

Section 2 : Principes de base du Budget


Les budgets sont raliss sur la base des orientations du Secrtariat Excutif. Il existe quatre grands principes budgtaires : le principe de l'annualit : Un budget est vot pour un an et s'excute au cours de l'anne pour laquelle il a t vot ; le principe de l'unit: Ce principe veut que toutes les recettes et toutes les dpenses d'un budget figurent sur un mme document ; le principe de l'universalit: Ce principe interdit l'affectation de recettes identifies des dpenses dtermines. Ce sont les recettes prises globalement qui doivent servir couvrir les charges dans leur globalit. le principe de l'quilibre budgtaire : C'est l'interdiction de prsentation d'un budget dsquilibr. Les charges ne doivent jamais tre suprieures aux produits attendus. Lors de llaboration et de lexcution du budget de lAPGMV, les quatre (04) autres principes suivants doivent tre observs : la priode budgtaire de lAPGMV correspond lanne civile: du 1er janvier au 31 dcembre ; lefficacit du processus dlaboration budgtaire dpendra de la qualit de la planification de ses activits dans le temps ; le budget doit intgrer tous les financements indpendamment de leurs origines ; les personnes charges de llaboration du budget doivent prendre en compte les rgles dexcution budgtaire selon lesquelles : une dpense ne peut tre engage que si elle a t prvue au budget,

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un dpassement budgtaire nest autoris que dans les limites prvues par la procdure de rvision du budget. les activits prvues au cours dun exercice budgtaire et non ralises la fin de celui-ci peuvent tre reconduites au budget de lexercice suivant. Les propositions budgtaires doivent tre accompagnes du maximum de justifications. Ces justifications concernent une description dtaille de laction, les objectifs spcifiques, les rsultats attendus, le budget, les dlais dexcution et la personne responsable.

Section 3 : Prparation du budget


Il existe deux types de budget, le budget de fonctionnement et celui des investissements. Ces deux budgets sont confectionns selon une nomenclature propre lAPGMV. Ils sont tablis chaque anne en fonction des objectifs du Secrtariat Excutif et dans le respect des principes budgtaires. Paragraphe 1 : Dtermination des objectifs atteindre Les objectifs atteindre sont fixs par le Secrtariat Excutif. Le budget est bas sur les ralits des exercices prcdents tout en s'orientant vers les objectifs que le Secrtariat Excutif se propose datteindre et quil assigne ses divers centres de cots et profits. Les objectifs de l'exercice sont fixs en fonction des rsultats de lanne en cours, de lvolution du march, et des financements dj disponibles. Afin d'aboutir des comparaisons dans l'espace et dans le temps, il est gnralement recommand de ne pas changer la prsentation du budget d'un exercice l'autre. La procdure d'laboration du budget doit galement suivre le processus OPM ciaprs : (i) Objectifs : partir de l'objectif gnral dfini par le SE, chaque fonction doit assigner ses diffrents centres de responsabilit, des objectifs spcifiques qualifiables, quantifiables et mesurables dans le temps permettant de raliser l'objectif gnral ;

(ii) Programmes d'actions: il s'agit ici de rpertorier au niveau de chaque centre de responsabilit les tches raliser pour atteindre les objectifs dfinis. Ces tches doivent tre programmes selon le calendrier de leur ralisation ; (iii) Moyens d'actions : cette tape constitue la phase de prvision budgtaire o les moyens sont mis en uvre pour l'excution des programmes. Ces moyens d'actions dcoulent videmment des tches rpertories et doivent tre classs suivant leur nature (comptes de comptabilit gnrale). Paragraphe 2 : tude prparatoire Projets de budget Le budget est tabli sur demande du DAF sur la base des prvisions des diffrentes directions selon le calendrier suivant : mi-Octobre (ou le premier jour ouvrable suivant sil sagit dun jour fri) : Transmission du canevas de prparation budgtaire (fonctionnement et investissements) et du calendrier par le DAF aux diffrentes directions et cellules ; fin-Octobre : Rception des rponses des projets de budget par direction et cellule ; mi-Novembre: Runion de validation par le Secrtariat Excutif ; fin Novembre : Synthse des documents corrigs par le DAF, rpartition par source de financement et tablissement de la note explicative.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Paragraphe 3 : Budget dfinitif Lapprobation du budget par le CM doit tre faite selon le calendrier indicatif suivant : 1e dcembre : Rception du projet de budget envoy par le SE ; 15 dcembre : Runion du Conseil pour adoption du budget. Approbation du budget et signature du procs-verbal par le Prsident du CM.

Paragraphe 4 : Outils de base pour la prparation budgtaire Le budget est prsent par compte comptable (charge par nature), par centre de cots et ensuite consolid par centre de responsabilits. Il est obligatoirement soumis la rgle de l'quilibre budgtaire.

Section 4 : Document budgtaire


Le document budgtaire est un recueil de programmation des activits conduire au cours dune priode annuelle. Il contient au moins les donnes suivantes : la justification de chaque activit ; les objectifs poursuivis par lactivit ; les rsultats attendus de lexcution de lactivit ; la description de lactivit ; le calendrier dexcution de lactivit ; le budget de lactivit.

Ces procdures sont dtailles dans les pages qui suivent.

CHAPITRE 2 : ELABORATION DU BUDGET


Sous-cycle Oprateur Tche laboration du budget DAF Prparer et diffuser le canevas et le calendrier de llaboration du budget

SUPPORTS (S) OU FAITS (S) GNRATEURS (S) DE LA TCHE :

Au plus tard en mi-octobre.

T CHES EXCUTER

prparer une lettre circulaire la signature du SE adresser aux diffrents Directeurs et Chefs de Cellules, contenant les canevas dont un pour le fonctionnement et un autre pour les investissements et le calendrier de llaboration du budget valid par le SE ; transmettre la lettre au SE pour signature ; classer une copie de la lettre signe par le SE et faire envoyer aux diffrents Directeurs et Chefs de Cellules.
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Souscycle Oprateur Tche

laboration du budget DAF Convoquer le Comit budgtaire

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :

cration dun Comit budgtaire compos du SE ou de son Reprsentant, du DAF, du DDO, du DST, et de la Cellule Audit et Contrle de Gestion ; lettre circulaire adresse aux diffrents Directeurs et Chefs de Cellules.

T CHES EXCUTER

demander chaque Directeur et Chef de Cellule de prparer son budget, dtablir le niveau dexcution des activits de lanne en cours et de lui transmettre les informations dans un dlai maximum de treize (13) jours ; convoquer pour le 5 septembre par note crite ou par voie lectronique lensemble des collaborateurs directs en indiquant les ampliations une runion pour lvaluation du projet de budget ; demander sa Secrtaire de classer une copie de la note crite ou du mail portant convocation de la runion.

Sous-cycle Oprateur Tche

laboration du budget Comit Technique des Experts Prsenter les programmes dactivits

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE : canevas ; note crite ou mail portant convocation de la runion ; jour de runion du Comit de Direction.

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T CHES EXCUTER prsenter, pour chaque Direction et Cellule, le niveau d'excution technique des activits et des investissements en cours, les projections pour les mois restants de l'anne budgtaire et les actions ou activits reporter ; exposer les difficults rencontres dans la mise en uvre des activits et apporter les suggestions utiles pour le programme venir ; prsenter, pour chaque Direction et Cellule, le programme dactivits pour lanne venir ; lissue de la prsentation, le Secrtaire de sance tablit le PV de runion quil fait signer tous les membres, en effectue des copies pour chacun et classe une copie.

Sous-cycle Oprateur Tche

laboration du budget DAF laborer le PBA

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE : programmes dactivits des Directeurs et chefs de cellules; rapports dexcution sectoriels ; procs-verbal de runion ; au plus tard le 8 septembre.

T CHES EXCUTER procder la synthse des documents corrigs ; tablir la note explicative ; laborer le Projet de Budget Annuel (PBA) ; conserver un exemplaire du PBA pour classement et transmettre un exemplaire au SE pour validation et signature.

Sous-cycle Oprateur Tche

laboration du budget SE Valider, signer et classer le PBA

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE : projet de budget annuel ;


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rapport dactivits annuel ; procs-verbal de runion ; au plus tard le 13 septembre.

T CHES EXCUTER vrifier que tous les plans dactions ont t pris en compte lors de llaboration du Projet de Budget Annuel ; contrler si les projections faites pour les derniers mois sont pertinentes ; transmettre au DAF pour intgration de ses observations, sil y a lieu ; signer le PBA et le retourner au DAF pour classement dans le dossier BUDGET ANNUEL .

CHAPITRE 3 : APPROBATION DU BUDGET


Au sein de lAPGMV, lapprobation du budget est de la comptence du CM. Les dispositions gnrales relatives la composition, aux pouvoirs et rgles de fonctionnement du CM sont dcrites ci-avant.

CHAPITRE 4 : SAISIE DU BUDGET

Sous-cycle Oprateur Tche

Saisie du budget AI/CG Faire saisir le budget et contrler la saisie

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :

budget approuv par le CM ; procs-verbal de runion du CM.

T CHES EXCUTER

analyser les documents approuvs ; faire saisir le budget annuel dans lapplication SAGE prvue cet effet.

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contrler et valider la saisie du budget ; classer les documents budgtaires approuvs ainsi que le procs-verbal de runion du CM dans le dossier BUDGET ANNUEL .

CHAPITRE 5 : EXECUTION ET SUIVI BUDGETAIRE

Sous-cycle Oprateur Tche

Excution et suivi budgtaire Contrleur de gestion/SE Engager les dpenses

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE : demande dachat, besoin de fournitures, travaux ou services valids par le Directeur de dpartement.

T CHES EXCUTER vrifier lexistence du crdit budgtaire ; transmettre la demande dachat vise au Secrtariat Excutif pour autorisation, si le crdit est toujours disponible ; si non la demande est rejete, notifier le rejet lagent demandeur par une lettre motive et conserver une copie de la notification de rejet ; autoriser la dpense par le SE ; transmettre la demande dachat autorise au DAF.

Sous-cycle Oprateur Tche

Excution et suivi budgtaire DAF/Assistante DAF Excuter la dpense

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE : demande dachat autorise par le SE.

T CHES EXCUTER
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dclencher la procdure dacquisition en tablissant le bon de commande ou Projet de contrat sur la base du procs-verbal dattribution dfinitive ; transmettre les dossiers au SE pour signature ; transmettre le document de commande sign par lassistant du SE au fournisseur ; procder la saisie de lengagement dans le module SAGE.

Sous-cycle Oprateur Tche

Excution et suivi budgtaire Contrleur de gestion Suivre le budget

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE : march ou contrat ; cahier de charges ; termes de rfrences ; dossier dappel doffres ou de consultation ; bon de commande ;

facture .

T CHES EXCUTER suivre lexcution du budget grce aux documents reus du DAF (march ou contrat, cahier des charges, termes de rfrences, dossier dappel doffres ou de consultation, Bon de commande, facture, ) ; analyser tous les mois, les taux dexcution et transmettre tous les Directeurs ceux relevant de leur direction ; se rapprocher des diffrents responsables pour avoir la justification des carts ventuels et tablir le rapport trimestriel de suivi budgtaire faisant, entre autres, mentions des carts et de leur justification.

CHAPITRE 6 : PROCESSUS DE REAJUSTEMENT DU BUDGET


Section 1 : Dispositions Gnrales
Les budgets rajusts sont communiqus au personnel dexcution du budget dans les mmes conditions que lors de llaboration. Il existe deux (02) modes de rajustements budgtaires :

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le ramnagement budgtaire, la rvision budgtaire.

Paragraphe 1 : le ramnagement budgtaire Le ramnagement budgtaire consiste une raffectation des ressources dune ligne budgtaire une autre dans la mme rubrique budgtaire. Le SE est la personne habilite procder un ramnagement budgtaire entre les rubriques. Paragraphe 2 :la rvision budgtaire Dans la mesure o le budget repose sur des prvisions dactivits et de cots court et moyen terme, son excution peut aboutir au dgagement dcarts entre les prvisions et les ralisations en fonction des situations rencontres. Une analyse budgtaire est faite chaque fin de mois par le Contrleur de Gestion afin de dgager les carts entre les ralisations et les prvisions du trimestre. Lanalyse et lexplication de ces carts peuvent conduire des rvisions pour radapter les cots aux activits mener. La rvision budgtaire seffectue normalement par le CM. Cependant, il peut dlguer ses pouvoirs au SE plus apte assurer cette rvision, en particulier, dans un contexte durgence. Cette dlgation est octroye au SE jusqu hauteur de 20% du budget annuel. LAPGMV peut galement bnficier en cours dexercice de subventions spcifiques dun partenaire, dans ce cas elle est tenue de procder une rvision budgtaire.

Sous-cycle Oprateur Tche

Ramnagement et rvision du budget DAF Demander un rajustement budgtaire

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE : commande rejete pour des raisons de non inscription au budget ; dpassement du budget allou certains postes.

T CHES EXCUTER tablir la demande de rajustement budgtaire en prcisant les postes budgtaires pourvoir et ceux rduire ;
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dater et signer la demande de rajustement ; transmettre la demande au SE pour approbation.

NB : La demande de rajustement budgtaire est approuve par le SE.

Sous-cycle Oprateur Tche

Ramnagement et rvision du budget SE / Prsident du CM Approuver ou rejeter la demande

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE : demande de rajustement budgtaire tablie par le DAF

T CHES EXCUTER vrifier le bien-fond de la demande et demander un avis si besoin au Contrleur de Gestion ; sil sagit dune demande de ramnagement budgtaire interne : approuver la demande et imputer le dossier au Contrleur de Gestion pour rajustement ou ; rejeter la demande et imputer le dossier au DAF en notifiant le rejet ;

sil sagit dune demande de rvision : approuver ou rejeter la demande si le montant ne dpasse pas 20% du budget annuel ; sinon, soumettre la demande au CM pour approbation.

Sous-cycle Oprateur Tche

Ramnagement et rvision du budget SE Imputer le dossier

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE : demande approuve ou rejete ; avis du Prsident du CM.

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T CHES EXCUTER si la demande est rejete par le SE ou le Prsident du CM selon le cas, imputer le dossier au DAF en notifiant le rejet ; si la demande est approuve par le SE et le Prsident du CM, imputer le dossier au DAF pour prise en compte et rajustement du budget.

Sous-cycle Oprateur Tche

Ramnagement et rvision du budget DAF Rajuster le budget

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE : demande approuve.

T CHES EXCUTER ramnager le budget ou procder au rallongement de certains postes budgtaires conformment la dcision des autorits comptentes ; transmettre une copie du budget rajust au CG pour saisie des modifications ; classer la demande approuve, le budget rajust dans le dossier BUDGET ANNUEL .

PARTIE 3 GESTION DES ACHATS


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CHAPITRE 1 : DISPOSITIONS ET REGLES APPLICABLES


Section 1 : Prambule
La partie gestion des achats prsente les procdures dapprovisionnement et dappels doffres. Elle nonce les responsabilits dapprovisionnement, donne les directives de planification, les mthodes et les seuils dapprovisionnement, les appels doffres, les orientations pour lvaluation et lattribution des marchs. La responsabilit des achats au sein de lAgence relve du Responsable du Service de la Direction Administrative et Financire. A ce titre, Il est aussi responsable des tches suivantes : ltablissement de lavis gnral de passation des marchs et sa publication ; la tenue du secrtariat de la commission des marchs ; lappui aux diffrents services pour les oprations de passation de marchs ; la ralisation et la tenue des tableaux de bord sur les dlais de mise en uvre des diffrentes tapes des procdures de passation des marchs et de ralisation des calendriers dexcution des marchs.

Les politiques et procdures dapprovisionnement de lAgence sont en accord avec les standards internationaux et lui garantissent la transparence et lefficacit requises.

Section 2 : Principes et rgles de passation des marchs


Les principes gnraux de passation des marchs suivants sont applicables, quel que soit le niveau requis pour la procdure : la mise en concurrence est ncessaire pour slectionner lattributaire au meilleur cot, la transparence dans les mthodes afin de garantir lquit entre les soumissionnaires, la clrit du processus de passation afin dviter les retards dans lexcution des activits.

Les personnes impliques dans la passation de marchs se soumettent aux principes dontologiques suivant la slection des attributaires de marchs de lAPGMV, afin doffrir les mmes chances aux fournisseurs, bureaux dtudes et consultants participant aux appels la concurrence : indpendance et impartialit, transparence et efficacit, intgrit et devoir de rserve.

Sauf drogation spciale, aucune acquisition de bien ou de service nest possible tant que le budget nest pas prvu ou rvis.

Section 3 : Commission des Marchs, organe de passation des marchs


La commission des marchs est charge de veiller la qualit des dossiers de passation de marchs ainsi quau bon fonctionnement des procdures douverture des plis, d'valuation des offres et d'attribution des marchs. Elle est compose : du DAF (Prsident de la commission) ; du Responsable du Service des Finances, de la Comptabilit et de passation des Marchs,;

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du Directeur ou Chef de Service linitiative de la demande dachat ; de lAuditeur Interne et du Contrleur de gestion ; du Responsable de la Cellule des Affaires Juridiques, du Coordonnateur des oprations.

Un procs-verbal est dress lors des runions de la commission. Les observations particulires manant de ses membres y sont portes, sur leur demande. Sur proposition de son prsident, la commission des marchs peut dsigner un comit technique dtude et dvaluation des offres qui remet la commission des lments d'analyse et d'valuation des offres ou faire participer ses travaux, avec voix consultative, tout expert choisi en fonction de ses comptences particulires et de la nature des prestations objet du march.

Section 4 : Mthodes et Seuils de Passation des Marchs


La mthode de passation des marchs est fonction de la nature de la dpense et du montant prvisible de la dpense. Les mthodes de passation des marchs prvues sont : lappel doffres ouvert (AOO) ; lappel doffres restreint (AOR : Consultation restreinte) ; la demande de renseignements et de prix (DRP) ; lentente directe (ED).

Paragraphe 1 : lAppel doffres ouvert Lappel doffres est dit ouvert (AOO) lorsque tout candidat peut remettre une offre. Il constitue le mode de passation des marchs par principe. Paragraphe 2 : lAppel doffres restreint (Consultation restreinte) Lappel doffres restreint (AOR) ne sadresse quaux candidats qui sont directement invits par lAPGMV si les seuils sont infrieurs 3.000.000 F CFA (fournitures et autres services) ou 5.000.000 FCFA (prestations intellectuelles et travaux). Paragraphe 3 : la Demande de renseignements et de prix La demande de renseignements et de prix (DRP) est une procdure qui peut tre applique par lAPGMV dans les cas suivants :

TYPE DE MARCHE

MONTANT TTC PREVISIBLE DU MARCHE INFERIEUR A 50.000.000 Francs CFA 30.000.000 Francs CFA 30.000.000 Francs CFA

Travaux Services et fournitures courants Prestations intellectuelles

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Le nombre dentreprises sollicites simultanment par crit ne peut tre infrieur cinq (5).

Paragraphe 4 : l Entente directe Les marchs sont dits par "entente directe ED" lorsque lAPGMV engage directement les discussions qui lui paraissent utiles avec les candidats et attribue le march au candidat quelle a retenu. Le candidat retenu doit donner son accord se soumettre un contrle spcifique des prix de revient durant lexcution des prestations. Le march prcise les obligations de transmission d'informations financires et comptables auxquelles il sera soumis en vue de permettre ce contrle. La procdure de passation de march par entente directe ne peut tre applique, que dans les trois (3) cas suivants : pour les marchs de travaux, fournitures ou services considrs comme secrets ou dont l'excution doit s'accompagner de mesures particulires de scurit lorsque la protection de l'intrt suprieur de lAgence l'exige ; pour les marchs destins rpondre des besoins qui, pour des raisons tenant la dtention dun droit dexclusivit, ne peuvent tre satisfaits que par un cocontractant dtermin ; pour des fournitures, services ou travaux qui compltent ceux ayant fait lobjet dun premier march excut par le mme titulaire, la condition que le march initial ait t pass selon la procdure dappel doffres. Ou que le march complmentaire porte sur des fournitures, services ou travaux qui ne figurent pas dans le march initialement conclu mais qui sont devenus ncessaires, la suite d'une circonstance imprvue et extrieure aux parties, et que ces fournitures, services ou travaux ne peuvent tre techniquement ou conomiquement spars du march principal. Le montant cumul des marchs complmentaires ne doit pas dpasser un tiers du montant du march principal, avenants compris.

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SYNTHESE DES METHODES DE PASSATION APPLICABLES SELON LES SEUILS


ENTENTE DIRECTE LIBELLE FCFA TRAVAUX PRESTATIONS INTELECTUELLES FOURNITURES ET AUTRES SERVICES DE 0 A 5 000 000 DE 0 A 5 000 000 DE 5 000 000 A 50 000 000 DE 5 000 000 A 30 000 000 AU DELA DE 30 000 000 DE 0 A 3 000 000 DE 3 000 000 A 30 000 000 FCFA AU DELA DE 50 000 000 COMMISSION DES MARCHES

Appel doffres ouvert

OU

Trois (3) Factures proforma

Appel doffres restreint au moins trois (3) candidats : les marchs pour lesquels l'urgence imprieuse rsultant de circonstances imprvisibles pour lautorit contractante n'est pas compatible avec les dlais exigs par les procdures d'appel doffres, et notamment pour faire face des situations durgence imprieuse relevant dune catastrophe naturelle ou Demande de renseignements et de technologique ; prix avec au moins cinq (5) candidats les marchs qui ont donn lieu un appel doffres infructueux; les marchs de travaux, fournitures ou services qui ne sont excuts qu titre de recherches, dessais, dexprimentation ou de mise au point ; les marchs que lautorit contractante doit faire excuter aux lieux et place des titulaires dfaillants et leurs frais et risques.

ENTENTE DIRECTE : pour les marchs de travaux, fournitures ou services considrs comme secrets ou dont l'excution doit s'accompagner de mesures particulires de scurit lorsque la protection de l'intrt suprieur de l'Etat l'exige ; pour les marchs destins rpondre des besoins qui, pour des raisons tenant la dtention dun droit dexclusivit, ne peuvent tre satisfaits que par un cocontractant dtermin ; pour des fournitures, services ou travaux qui compltent ceux ayant fait lobjet dun premier march excut par le mme titulaire, la condition que le march initial ait t pass selon la procdure dappel doffres que le march complmentaire porte sur des fournitures, services ou travaux qui ne figurent pas dans le march initialement conclu mais qui sont devenus ncessaires, la suite d'une circonstance imprvue et extrieure aux parties, et que ces fournitures, services ou travaux ne peuvent tre techniquement ou conomiquement spars du march principal. Le montant cumul des marchs complmentaires ne doit pas dpasser un tiers du montant du march principal, avenants compris

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CHAPITRE 2 : ELABORATION DU PLAN DE PASSATION DES MARCHES Section 1 : Avant-Propos A partir du mois daot de lanne N, le DAF convoque les Directeurs ou les responsables des diffrentes cellules une runion, pour marquer le dbut de llaboration du plan de passation des marchs et du programme de travail. Paragraphe 1 Elaboration du plan de passation des marchs Au sein de chaque direction, le responsable convoque et anime les runions de concertation avec ses collaborateurs. Les actions prvues doivent indiquer clairement : les objectifs de la direction ; les moyens financiers ncessaires la bonne ralisation des objectifs ; les conditions de ralisation ; les responsabilits qui leur sont attaches ; les chances de ralisation avec indication dun calendrier et mise en place de contrle (dates cls).

Le responsable procde ensuite la synthse et communique le plan de passation au RPM. Paragraphe 2 Synthse du plan de passation des marchs du projet Le RPM procde la synthse des diffrents plans de passation pour tablir le plan quil soumet au SE. Le RPM convoque autant de fois que ncessaire, les responsables des directions et responsables de projets pour valider le plan annuel de passation des marchs, au plus tard la fin du mois de dcembre de lanne N. Les procdures dacquisition de passation de marchs sont dtailles dans les pages qui suivent.

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Sous-cycle Oprateur Tche

laboration du plan de passation des marchs Responsables dsigns par direction Prparer le plan de passation des marchs

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :

plan de passation des marchs.

T CHES EXCUTER

partir du mois de septembre de lanne N, chaque directeur ou responsable dsign de lAPGMV demande ses collaborateurs de procder la prparation du plan de passation des marchs. le plan de passation est labor pour chaque activit et doit prciser : la note dorientation ; les intituls des prestations (tudes, travaux, fournitures) ; les montants estims ; les objectifs ; les rsultats attendus.

Le plan de passation des marchs est ensuite transmis au RPM.

Sous-cycle Oprateur Tche

laboration du plan de passation des marchs RPM Consolider le plan de passation des marchs

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :

plan de passation des marchs ; avis gnral de passation des marchs.

T CHES EXCUTER

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le RPM se charge dune part de consolider les plans partiels reus des responsables dsigns par direction, dautre part, de mentionner la mthode de passation (demande de renseignements de prix, appel doffres ouvert, appel doffres restreint) ; le plan doit, en outre, dfinir le planning dtaill de toutes les tapes du processus de passation des marchs, en spcifiant les dates prvisionnelles et effectives de toutes les tapes cls ; le plan de passation des marchs est ensuite transmis au SE ainsi qu tous les autres Directeurs.

Sous-cycle Oprateur Tche

laboration du plan de passation des marchs Responsables dsigns par direction Contrler le plan de passation des marchs

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :

plan de passation des marchs.

T CHES EXCUTER

rceptionner plan de passation des marchs du RPM et sassurer quil est correctement tabli par rapport ses propres activits. vrifier notamment que : les activits figurant dans le plan de passation de marchs sont conformes aux activits prvues ; les intituls des prestations sont suffisamment clairs et explicites ; les tapes du processus sont toutes prcises ; les dates prvisionnelles des tapes sont toutes dfinies ; le total des montants estims est conforme au montant allou la composante correspondante lAccord de crdit ou prvu dans le budget annuel de lAPGMV ; les prestations prvues sont rattaches de faon adquate aux catgories de financement. en prsence danomalies, le responsable apporte les modifications ncessaires au plan de passation des marchs. en labsence danomalies, le responsable vise le plan de passation et le transmet au SE tout en gardant une copie.

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Sous-cycle Oprateur Tche

laboration du plan de passation des marchs SE Arbitrer et adopter le plan de passation des marchs

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :

plan de passation des marchs vis.

T CHES EXCUTER

la rception des plans de passation des marchs viss, SE linscrit lordre du jour des prochaines runions de coordination lexamen du plan de passation des marchs. au cours de cette sance, anime par le SE et les responsables dsigns, les plans sont dabord discuts et vrifis individuellement, puis globalement. Les contrles suivants sont effectus : les dlais indiqus respectent la date de clture de lexercice et ventuellement des projets; la rpartition sur les catgories financires est conforme ; les prestations prvues sont ligibles et sont rattaches la catgorie de financement adquate ; le montant consolid de tous les plans est conforme au montant prvu dans le budget adopt. lissue de la runion, le RPM procde aux modifications ncessaires et envoie la version dfinitive au SE. ce dernier sassure que les modifications ont t effectues conformment aux conclusions des runions de coordination. En labsence danomalie, le RPM transmet une copie des plans au DAF.

NB : Le SE peut convoquer autant de runions dexamen des plans que ncessaire jusqu laccord entre les parties en prsence, sachant que la date limite est fixe au mois de novembre de lanne N.

Sous-cycle Oprateur Tche

laboration du plan de passation des marchs SE / RPM Saisir et diffuser le plan de passation des marchs

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :

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plan de passation des marchs approuv.

T CHES EXCUTER

le RPM procde la saisie des plans de passation ; il dite le plan de passation et le soumet au contrle du DAF/AI ; le DAF/AI sassure que le plan a t correctement saisi ; en prsence danomalies, le DAF/AI retourne le plan au RPM pour correction ; en labsence danomalies, le SE fait procder la diffusion du plan de passation aux directions et services de lAPGMV.

Sous-cycle Oprateur Tche

laboration du plan de passation des marchs RPM Mettre jour le plan de passation des marchs

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :

plan de passation des marchs approuv, mis jour.

T CHES EXCUTER

au fur et mesure du droulement du processus de passation des marchs, le RPM met jour le plan en saisissant les informations dans les parties ralisations dans le systme.

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CHAPITRE 3 : PASSATION DES MARCHES


Les types de passation des marchs prvus sont : appel doffres (AOO) ; appel doffres restreintes (consultation crite) (AOR) ; demande de renseignements et de prix (DRP) ; demande de 3 factures proforma.

Section 1 : Appel doffres


Le processus de lappel doffres est compos des tapes suivantes : laboration du dossier dappel doffres ; publication de lavis dappel doffres ; rception des soumissions ; ouverture des plis et valuation des offres ; dcision dattribution du march ; signature et approbation du march.

Paragraphe 1 : laboration du dossier dappel doffres A partir du plan de passation des marchs, le RPM labore son dossier dappel doffres en faisant ressortir aussi exactement que possible les termes de rfrence (nature, tendue des besoins satisfaire). Les fournitures, services ou travaux qui font lobjet des marchs doivent rpondre exclusivement ces besoins. Si ncessaire, il peut solliciter la collaboration de services techniques ou dexperts qualifis en la matire. Les principales caractristiques des fournitures, services ou travaux sont prcises dans le cahier des charges. Elles doivent faire rfrence des normes ou spcifications homologues ou des normes internationales. Toute drogation ce principe est rpute nulle. Enfin les cahiers des charges dterminent les conditions dans lesquelles les marchs sont excuts. Ils comprennent les documents gnraux et particuliers suivants : 1. les cahiers des clauses administratives gnrales (CCAG) fixant les dispositions administratives applicables ; 2. les cahiers des clauses techniques gnrales fixant essentiellement les conditions et spcifications techniques applicables ; 3. les cahiers de prescriptions spciales fixant les clauses administratives et techniques particulires ; 4. le bordereau des prix et les plans (sil y a lieu).

Paragraphe 2 : Publication Lancement Aprs llaboration du dossier dappel doffres la concurrence, lAgence procdera linsertion de lavis d'appel public la concurrence au moins dans un journal quotidien grand tirage dans chaque pays membre, et si ncessaire par voie daffichage. Cet avis sera tabli selon un modle type correspondant la nature du march. La dmatrialisation des publications est galement valable. Ainsi, lavis dappel doffres peut faire aussi lobjet dune publicit complmentaire par voie lectronique.
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Le dossier dappel la concurrence peut tre dlivr aux soumissionnaires, dans un lieu indiqu dans lannonce, soit gratuitement, soit des conditions financires. En cas de paiement de frais pour le retrait du dossier, le montant ne doit pas dpasser les charges affrentes sa confection. Paragraphe 3 : Rception des soumissions Les plis contenant les offres peuvent tre envoys par courrier lectronique ou par services postaux public ou priv contre accus de rception soit dposs contre dcharge au niveau de lagence ou de son reprsentant habilit. La rception des offres doit donner lieu un enregistrement dans lordre de leur arrive en apposant sur chacune des enveloppes un numro dordre, la date et lheure de rception. Les plis doivent rester cachets jusquau moment de louverture. Il convient aussi de retenir que le rglement de lappel doffres autorise la remise des offres au dbut de la sance publique douverture des plis. Paragraphe 4 : Ouverture des plis Evaluation des offres Ouverture des plis

Toute offre reue aprs la date et heure limites de remise des offres est dclare hors dlai, carte et renvoye au candidat sans avoir t ouvert. LAgence adresse une convocation aux membres de la commission des marchs une semaine prcdant la date douverture des plis. La Commission, en prsence des candidats ou leurs reprsentants qui souhaitent tre prsents, ouvre les enveloppes contenant les offres. Les noms des candidats, les montants des offres, les rabais ou les remises ventuelles, la prsence ou labsence de la garantie doffre et toutes autres pices juges utiles sont lues haute voix. Ces renseignements sont consigns dans un procs-verbal de la sance douverture des plis qui est contresign par toutes les personnes prsentes et publi. Ce procs-verbal est remis par la suite tous les candidats ou leurs reprsentants.

valuation

La Commission procde dabord un examen prliminaire afin de dterminer si les candidatures sont recevables et sont accompagnes des pices obligatoires. Les offres non recevables sont rejetes. La commission vrifie ensuite si les offres sont conformes aux conditions et spcifications des cahiers des charges. Enfin la commission propose au SE, l'attribution du march au candidat qui prsente loffre value la mieux disante qui est dtermine sur la base de la qualit technique de la proposition, du prix et le cas chant, dautres critres tels que le cot dutilisation, le dlai dexcution, le calendrier de paiement. Paragraphe 5 : Dcision dattribution du march La dcision du SE relative la proposition d'attribution doit intervenir dans les trois (3) jours ouvrables qui suivent celui de la dcision de la commission des marchs. Ds qu'il a approuv la proposition d'attribution les autres candidats sont aviss du rejet de leurs offres et lavis dattribution provisoire est publi.

Paragraphe 6 : Signature et approbation du March

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Le RPM prpare le projet de march au nom du candidat retenu et le lui transmet pour signature dans un dlai minimum de quinze jours suivant la publication de lavis dattribution. Les marchs signs sont soumis l'approbation des signataires autoriss viss, en fonction des seuils fixs. Aprs approbation le march est notifi l'attributaire du march, sauf dispositions contraires dans le march, la date de notification constitue le point de dpart des dlais contractuels d'excution du march. Dans les quinze (15) jours suivant la notification du march, lAPGMV publie un avis dattribution dfinitive.

Section 2 : Consultation crite (Appel dOffres Restreint)


LAPGMV adresse, une lettre dinvitation accompagne du dossier d'appel la concurrence et des documents complmentaires, le cas chant, au moins trois (3) candidats prsentant les meilleurs profils dans la base de donnes des fournisseurs. Cependant dautres fournisseurs ne figurant pas dans la base peuvent tre slectionns, si cela se justifie et aprs autorisation du SE. Elle les invite prsenter une offre relative cette invitation. La lettre de consultation comporte au moins : a. ladresse du service auprs duquel le dossier d'appel la concurrence et les documents complmentaires peuvent tre demands ; b. la date limite pour prsenter cette demande ainsi que le montant et les modalits de paiement ; c. la somme, ventuellement, qui doit tre verse pour obtenir ces documents ; d. la date de rception des offres et ladresse laquelle elles sont transmises ; e. lindication dtaille des documents joindre pour justifier des capacits soumissionner. Les offres remises par les candidats sont ouvertes par la commission des marchs comptente en sance publique et le march est attribu comme en matire d'appel doffres.

Section 3 : Demande de renseignements et de prix


La demande de renseignements et de prix est une procdure qui peut tre applique par lAPGMV dans les cas suivants :

TYPE DE MARCHE Travaux Services et fournitures courantes Prestations intellectuelles

MONTANT TTC PREVISIBLE DU MARCHE INFERIEUR A 50.000.000 Francs CFA 30.000.000 Francs CFA 30.000.000 Francs CFA

Dans ces cas, lAPGMV : a. choisit librement les modalits de publicit adaptes au march et sollicite simultanment par crit des prix auprs dau moins cinq fournisseurs en dfinissant la nature des prestations recherches et en faisant rfrence des normes ; b. slectionne les fournisseurs prsentant les meilleurs profils dans la base de donnes des fournisseurs. Cependant dautres fournisseurs ne figurant pas dans cette base peuvent tre slectionns, si cela se justifie et aprs autorisation du SE. ; c. doit s'assurer que les candidats ont la capacit d'excuter le march, y compris au plan juridique ;
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d. attribue le march au candidat prsentant l'offre value la mieux disante et rdige un procsverbal d'attribution. Les marchs concerns donnent lieu des contrats crits de forme libre.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Section 4 : Demande de factures proforma


La demande de factures proforma est une procdure qui peut tre applique par lAPGMV dans les cas suivants :

TYPE DE MARCHE Travaux Services et fournitures courantes Prestations intellectuelles

MONTANT TTC PREVISIBLE DU MARCHE INFERIEUR A 5.000.000 Francs CFA 3.000.000 Francs CFA 5.000.000 Francs CFA

Les marchs concerns peuvent tre dispenses de forme crite et donner lieu rglement sur mmoires ou factures.

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CHAPITRE 4 : PROCEDURE DACHAT SIMPLIFIEE

Sous-Cycle Oprateur Tche

Procdure simplifie Demandeur / Responsable du service demandeur Exprimer le besoin

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TACHE

fiche dexpression. TACHES A EXECUTER

le demandeur tablit une fiche dexpression de besoins mentionnant : la date, son nom et son prnom, le service laquelle il appartient, la description des biens et/ou services demands, la quantit, les ventuelles observations, transmet la fiche son Responsable de service.

le Responsable du service demandeur : vrifie lutilit du besoin exprim ; vrifie la disponibilit des crdits ; signe la fiche dexpression de besoins ; transmet la fiche dexpression de besoins signe au RPM

Sous Cycle Oprateur Tche

Procdure simplifie RPM Prparer de la demande dachat

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TACHE

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

demande dachat.

TACHES A EXECUTER
le RPM : consulte les fournisseurs ou prestataires en vue dune proposition de prix ; remplit la demande dachat selon le moins disant ; consulte le fournisseur unique, sil y a lieu, en vue dune proposition de prix ; transmet la demande dachat, les demandes de factures pro-forma des 3 fournisseurs et les rponses obtenues au CG. Procdure simplifie Contrleur de gestion Vrifier de la demande dachat

Sous Cycle Oprateur Tche

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TACHE

liasse.

TACHES A EXECUTER le Contrleur de gestion : vise la demande dachat en cas davis favorable ; transmet la demande dachat vise au DG ;

En cas de rejet, o tablit une fiche dobservation transmise au RPM. le SE apprcie lopportunit de la dpense et signe ou rejette la DA si la demande est accepte, o transmets au RPM; en cas de rejet, o tablit une fiche dobservation transmise au RPM.

Sous-cycle Oprateur Tche

Procdure simplifie RPM Etablissement du bon de commande

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SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TACHE liasse.

TACHES A EXECUTER le RPM : procde aux vrifications ncessaires ; vise la demande dachat, sil y a lieu ; tablit sur la base de la demande dachat un bon de commande (annexe), en cinq exemplaires. Le bon de commande comporte les renseignements suivants : la date ; le code fournisseur ; le nom du fournisseur ; le lieu de livraison ; le numro de la demande dachat ; lobjet de la commande (description de la nature de lachat et de sa destination) les articles ou prestations fournir (dsignation, service, quantit, prix unitaire, montant) ; le total gnral de chaque commande en chiffres et lettres ; les rfrences de lengagement. mentionne le numro du bon de commande sur la demande dachat ; transmet le bon de commande vis la DAF.

Sous-cycle Oprateur Tche

Procdure simplifie DAF Viser le bon de commande

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TACHE

liasse.
TACHES A EXECUTER

la DAF: vrifie que le bon de commande comporte tous les renseignements ;

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

vise le bon de commande et y appose son cachet : o vrifier limputation des comptes limitatifs sur le BC ; o Attestation de disponibilit financire par sa signature ; si le BC est vis, o transmet le BC au Contrleur de Gestion; en cas de rejet, o tablit une fiche dobservation transmise au RPM.

Sous Cycle Oprateur Tche

Procdure simplifie CG Valider du bon de commande

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TACHE Bon de commande.

TACHES A EXECUTER

Le Contrleur de gestion : vrifie que le bon de commande est conforme la demande dachat et comporte tous les renseignements ncessaires ; Si le BC est valide, vise le bon de commande et appose son cachet ; transmet le bon de commande au secrtariat excutif CEO pour signature. En cas de rejet, o tablit une fiche dobservation transmise au RPM. Procdure simplifie Secrtariat excutif CEO Signer du bon de commande

Sous Cycle Oprateur Tche

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TACHE Liasse.

TACHES A EXECUTER

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Le Secrtariat excutif CEO vrifie la cohrence de la liasse ; Si le BC est sign, o transmet le BC au RPM; En cas de rejet, o tablit une fiche dobservation transmise au contrleur de gestion.

Sous Cycle Oprateur Tche

Procdure simplifie

responsable des approvisionnements


Dispatching du bon de commande

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TACHE

Liasse.

TACHES A EXECUTER Le RPM: transmet loriginal du bon de commande et une copie la secrtaire pour enregistrement dans le courrier dpart et envoi au fournisseur ; garde un exemplaire du bon de commande dans le carnet ; transmet une copie au responsable du service demandeur par registre de transmission.

CHAPITRE 5 : REFERENCEMENT DES FOURNISSEURS

Sous-cycle Sous-sous-cycle Oprateur Tche

Rfrencement des fournisseurs Invitation des fournisseurs DAF Prparer le texte

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Accord du SE (mmo interne).

TCHES EXCUTER

Prparer le texte de la publication invitant les fournisseurs adresser lAPGMV une demande dagrment. Le texte prcisera la date limite de dpt du dossier ainsi que les principaux lments produire par le fournisseur afin dtudier la demande dagrment : Secteur dactivits, Produits et/ou services offerts, Rfrences (services dj fournis pour le secteur dactivits concern, plaquettes, brochures,), Coordonnes et pices administratives (RIB, NIF, ), Etc

NB : les lments requis doivent permettre de renseigner les diffrents champs du fichier lectronique des fournisseurs. Transmettre le texte de parution au SE pour validation. Sous-cycle Sous-sous-cycle Oprateur Tche Rfrencement des fournisseurs Invitation des fournisseurs DAF Retenir les organes de presse

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :

Annonce de presse valide par le SE (visa et bon pour parution ).

TCHES EXCUTER

Recueillir les propositions des diffrents organes de presse selon la procdure adquate ; tudier les propositions et en slectionner au moins trois (03) ; Faire valider le choix par le SE ; tablir les bons de commandes (BC), les contrler et les signer puis les faire signer au SE (NB : le BC devra indiquer quun bon--tirer (BAT) doit tre transmis pour validation par lAPGMV avant parution) ; Conserver une copie de chaque bon de commande et la classer dans le dossier correspondant ;

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Transmettre les lments ncessaires aux organes de presses slectionns (texte de lannonce et bons de commande).

Sous-cycle Sous-sous-cycle Oprateur Tche

Rfrencement des fournisseurs Invitation des fournisseurs RPM Suivre les publications

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :

Organes de presse slectionns Texte de lannonce et BC transmis ; BAT reu.

T CHES EXCUTER

Valider et faire valider au DAF chaque BAT (les modifications ncessaires sont portes sur le BAT qui est retourn lorgane de presse jusqu obtention du BAT dfinitif) ; Retourner le BAT dfinitif avec la mention bon pour parution chaque organe de presse (visa + date) ; Ds parution, effectuer deux (02) photocopies des publications, en classer lune dans le dossier correspondant et joindre lautre la liasse (facture pro forma, copie du BC ; BAT) dans lattente de la rception de la facture dfinitive. Sous-cycle Sous-sous-cycle Oprateur Tche Rfrencement des fournisseurs Mise jour des fournisseurs DAF Trier les demandes reues

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :

Demandes dagrment reues

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES T CHES EXCUTER

Trier les fournisseurs par secteur dactivit et classer les demandes dagrment par ordre alphabtique dans des chemises indiquant les secteurs dactivits ; mettre un avis sur chaque demande en rdigeant un mmo interne qui sera agraf chaque demande aprs concertation avec les experts mtiers internes ; Transmettre les dossiers au SE au moyen dun mmo de synthse.

Sous-cycle Sous-sous-cycle Oprateur Tche

Rfrencement des fournisseurs Mise jour des fournisseurs SE Valider les demandes

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :

Demandes dagrment traites par le DAF (mmo davis du DAF) ;

T CHES EXCUTER

tudier lensemble des demandes ; Accorder ou rejeter les demandes en tenant compte de lavis du DAF. La dcision sera indique sur le mmo prpar par le DAF ; Retourner les dossiers annots au DAF.

Sous-cycle Sous-sous-cycle Oprateur Tche .

Rfrencement des fournisseurs Mise jour des fournisseurs DAF Trier les demandes et transmettre

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :

Demandes dagrment traites

T CHES EXCUTER

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Sparer les demandes agres et les demandes non agres et les classer dans des chemises (portant lindication du secteur dactivits) par secteur dactivits et par ordre alphabtique ;

Transmettre les dossiers au RPM pour renseignement du fichier lectronique et affectation dun code fournisseur.

NB : le DAF transmet en mme temps que les dossiers la liste des secteurs dactivits et des codes y affrents.

.Sous-cycle
Sous-sous-cycle Oprateur Tche

Rfrencement des fournisseurs Mise jour des fournisseurs RPM Renseigner le fichier lectronique des fournisseurs

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE : Dossiers dagrments transmis par le DAF.

T CHES EXCUTER Affecter un code chaque fournisseur agr et linscrire dans un fichier lectronique en prenant soin de renseigner les champs suivants : Code (Chiffre 1 pour les travaux, chiffre 2 pour les biens et quipements, chiffre 3 pour les services autres que tudes, chiffre 4 pour les tudes / trois lettres pour le secteur dactivits / deux chiffres pour le mois dagrment / deux chiffres pour lanne dagrment / trois premires lettres du nom du fournisseur), Nom du fournisseur, Nom du directeur, Nom du contact, Adresse, BP, Tlphone, cellulaire, fax, e-mail, Secteur dactivits, Produits ou services fournis, Principales rfrences, Nombre danne dexprience,

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES Sous-cycle Sous-sous-cycle Oprateur Tche Numro didentification fiscale, Modalits de facturation et de paiement, Rfrences bancaires, Autres (fournisseur dj connu, etc). Rfrencement des fournisseurs Mise jour des fournisseurs RPM Renseigner le fichier lectronique des fournisseurs

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :

Dossiers dagrments transmis par le DAF

T CHES EXCUTER

Affecter un code aux fournisseurs non agrs et les inscrire dans un fichier lectronique en prenant soin de renseigner les mmes champs et en indiquant le motif du rejet ; Rpondre chaque demande par courrier (sign par le DAF) en prcisant la suite qui a t donne ; Pour les fournisseurs agrs, demander ce que les pices non jointes dans la demande initiale soient transmises dans un dlai de huit (08) jours. Chaque rponse sera annexe la demande dagrment correspondante et classe avec celle-ci dans le dossier ; Sassurer que chaque dossier physique comprend les demandes, les pices requises, les avis mis par le DAF et la dcision finale du SE et les courriers informant les fournisseurs.

Cas des informations modificatives : modification de situation gographique dun fournisseur, conditions gnrales de vente, service rendu,

Renseigner le fichier lectronique ds transmission de linformation par le ROF/AO. Sous-cycle Sous-sous-cycle Oprateur Tche Rfrencement des fournisseurs Mise jour des fournisseurs AI Contrler

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :


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Dossiers transmis par DAF ; Fichier lectronique des fournisseurs transmis par le RPM T CHES EXCUTER Contrler ladquation du fichier et des dossiers physiques ; Contrler la correcte attribution du code fournisseur ; Faire porter si besoin les modifications qui simposent au RPM et contrler leur correcte intgration.

NB : des contrles inopins peuvent tre effectus par lAudit Interne en cours danne.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PARTIE 4 GESTION DES IMMOBILISATIONS ET DES VALEURS

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

CHAPITRE 1 : PREAMBULE
Section 1 : Objectif de la procdure, principes et intervenants
Objectif La procdure a pour objectif de dcrire les principes et rgles relatifs la gestion extra comptable des immobilisations et valeurs acquises dans le cadre de la mise en uvre des activits de lAgence. La procdure sapplique aux immobilisations et valeurs tels que : les btiments, matriels, les cartouches, les classeurs, les rames de papier, etc.

Principes cls Tout mouvement des immobilisations et valeurs est matrialis dans le registre dentres et de sorties.

le Comptable est tenu dinformer le DAF de toute consommation quil estimerait abusive. En ce sens, il renseigne le registre de sorties des fournitures de bureau, par exemple, de lobjectif (ramette de papier remise pour tel ou tel rapport, stylos remis pour lorganisation dun sminaire, etc.).

Le DAF effectue priodiquement des valuations de consommations moyennes lui permettant de sassurer dune utilisation rationnelle des fournitures de bureau. Il produit un mmo quil adresse au SE pour information (une copie du mmo est conserve par ce dernier dans le dossier prvu cet effet).

Section 2 : Conservation des fournitures de bureau Les fournitures de bureau sont stockes et conserves dans un magasin ou une armoire dment scuris(e) dont la cl est dtenue par le Comptable. Toute perte ventuelle de cls est immdiatement signale lAssistante du SE qui dtient le double. Toute nouvelle cl est remise contre dcharge sur un document prvu cet effet. Le DAF estime alors la ncessit ou pas du changement de la serrure.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

CHAPITRE 2 : GESTION DES STOCKS


Section 1 : Gestion des entres
Objectif Les stocks constituent la seconde catgorie des lments corporels du patrimoine de lAgence. Par stock, il faut entendre : Les petits matriels, Les cartes ou bons de carburant, Les fournitures de bureau.

La procdure a pour objectif de dcrire : - Les modalits extracomptables de gestion des valeurs de lAgence. - La rception et lenregistrement des entres en stock des valeurs.

Rception de la Commande
SUPPORTS DELAIS OBSERVATIONS

OPERATEURS Comptable

TACHES Rceptionner les commandes Procder au comptage des articles et au rapprochement de ces derniers avec le procs-verbal (PV) de livraison et le bon de commande pour sassurer de ladquation de la livraison et de la commande avant lentre en stock Dcharger sur le bon de livraison (BL) pour matrialiser la rception en mentionnant la date, les rserves sur les ventuelles quantits non reues Faire prcder la signature de la mention reu le. Complter le registre dentre en stocks et le signer Stocker les articles sous cl dans le magasin / larmoire prvue cet effet Conserver loriginal du bon de commande ainsi que le BL Transmettre une copie du bon de commande ainsi que le BL dcharg au comptable.

Dlais : Ds rception Support : BL Bon de commande

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Objectif de la procdure La procdure consiste dcrire le processus dapprovisionnement interne du personnel en stock tels que les fournitures de bureau.

Traitement des sorties SUPPORTS DELAIS OBSERVATIONS Dlais : En cas de ncessit Support : Bon de sortie

OPERATEURS Demandeur

TACHES Remplir le bon de sortie (BS) en prcisant : son identit, la date de la demande, la rfrence et la dsignation des articles demands, la quantit demande pour chaque article, la motivation de la demande (organisation, dun sminaire, puisement de la cartouche prcdente,) Signer le bon de sortie Transmettre le bon de sortie dment complt et sign au Comptable. Sassurer de la conformit de la demande ; Vrifier si les lments demands existent en stock
N o n
Viser et dater la demande en mentionnant Accord Livrer les articles demands au demandeur contre dcharge sur le registre et le bon de sortie Viser le bon de Sortie. Renseigner la fiche de suivi des stocks Viser et dater la demande en mentionnant Non disponible et motiver le refus sur la demande Enclencher la procdure dachat adquate et informer le demandeur de linexistence en stock de larticle demand

Comptable

Dlais : Ds rception Support : Bon de sortie dment renseign, Fiche de stocks

Classer loriginal du bon de sortie de fourniture et transmettre une copie au comptable

OPERATEURS Comptable

TACHES Viser son tour le bon de sortie Constater la sortie sur la fiche de stock Sassurer de la rationalit des sorties de stock Alerter le DAF en cas de consommation abusive Classer la copie du bon de sortie et la fiche de

SUPPORTS DELAIS OBSERVATIONS Dlais : Ds rception Support : Bon de sortie dument vis et

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES stock dans le classeur SORTIE DE FOURNITURES DE BUREAU . dat, Fiche de suivi de stock

Section 3 : Inventaire physique OPERATEURS TACHES Comptable Etablir le planning dinventaire physique Transmettre le planning au DAF pour validation Valider et viser le planning dinventaire Transmettre le planning lAssistante du SE Diffuser le planning dinventaire (une semaine avant la date dinventaire) auprs des personnes concernes Transmettre les fiches dinventaire toute lquipe Classer les fournitures par nature Procder au comptage physique des articles Reporter les quantits comptes, au stylo bille sur les fiches dinventaire Indiquer ventuellement tout dfaut ou anomalie constat (e) sur les stocks inventoris Dresser un PV dinventaire physique (en deux (02) exemplaires) Faire viser le PV par tous les membres de lquipe dinventaire Justifier les carts ventuels Transmettre une copie du PV au DAF qui, si besoin, tablit une note sur les carts lattention du SE. SUPPORTS DELAIS OBSERVATIONS Dlais : A la priode chue Support : Planning dinventaire Dlais : Ds rception Support : Planning dinventaire Dlais : Ds rception Support : Planning dinventaire Support : Fiche dinventaire Dlais : A la priode chue Support : Fiches dinventaire, PV dinventaire physique

DAF

Assistante SE

DAF/ Comptable Equipe dinventaire

OPERATEURS Comptable

TACHES Passer les critures de rgularisation Classer les documents dans le classeur INVENTAIRE DE STOCKS

SUPPORTS DELAIS OBSERVATIONS Dlai : Ds rception Support : Etats dinventaires de stocks (initial et final), Bons de livraison de commande Bons de sortie, Etat des consommations, PV dinventaire Note sur les carts

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

NB : le Comptable grant du stock fait partie de lquipe dinventaire, ainsi que toute autre personne dsigne par le DAF.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

CHAPITRE 3 : GESTION DES VEHICULES ET DU CARBURANT


Section 1 : Gestion des vhicules
Affectation des vhicules Le parc automobile de lAgence est notamment constitu : - du vhicule du SE, - des vhicules des Directeurs, - des vhicules des Chargs Principaux de Programmes et des Chefs de services - dun vhicule de liaison. Rgles dutilisation Les vhicules de lAgence ne peuvent tre utiliss : - ni des fins comptitives ou dautres courses, ni dans un but lucratif ; - par une personne sous lemprise de lalcool ou toute autre substance affectant la conscience ; - par une personne autre que celle qui le vhicule a t affect ; - par une personne qui ne possderait pas le permis de conduire ncessaire. Chaque matriel roulant doit avoir un dossier administratif complet (carte grise, assurance, vignette, visite technique, admission temporaire,) et sera gr par un chauffeur et un seul qui devra soccuper de son entretien et des dclarations des ventuels problmes au DAF ou au SE. Entretien des vhicules Chaque vhicule possde un carnet dentretien fourni par le constructeur, toutes les interventions effectues par le prestataire en charge de lentretien doivent y tre consignes. Chaque Chauffeur doit en relation avec le Comptable veiller ce que toutes les factures relatives lentretien soient : 1. adresses lAgence ; 2. correctement affectes au niveau comptable ; 3. en adquation avec les informations figurant dans le carnet du vhicule. Le(s) Chauffeur(s) veillent quotidiennement au bon fonctionnement des vhicules : Concernant le moteur - Contrler frquemment le niveau dhuile, au moins une fois par semaine ; - Effectuer la vidange compte tenu des recommandations figurant dans la notice des constructeurs pour chaque vhicule. Concernant la carrosserie - Nettoyage quotidien - Celle-ci doit tre entretenue : un lavage rgulier et approfondi doit tre fait chaque semaine ou au retour de voyage. Rgles de scurit Les Chauffeurs et autres utilisateurs de vhicules sont tenus de respecter les rgles suivantes en matire dutilisation des vhicules : 1. Les vhicules doivent circuler avec tous leurs papiers en rgle et bord ; 2. Le port de la ceinture de scurit pour les passagers est obligatoire ; 3. La police dassurance doit tre vrifie rgulirement ; 4. Le chauffeur doit veiller avoir son permis de conduire avec lui avant de conduire une voiture de lAgence.

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Section 2 : Gestion du carburant


Dotation trimestrielle de carburant Conformment aux procdures du Ministres des Affaires Etrangres de lEtat du sige, les dotations mensuelles maximales en carburant hors taxes et hors douanes octroyes aux vhicules de lAgence sont les suivantes : NOMBRE DE LITRES DE CARBURANT PAR TRIMESTRE 3 x 350 litres 3x 400 litres

VEHICULES Vhicule officiel du SE Vhicule de liaison

Toute consommation supplmentaire doit tre justifie et valide par le DAF et le SE (au regard du programme dactivit). Acquisition de cartes ou bons de carburant

OPERATEURS

TACHES Lancer la demande de cotation auprs du fournisseur, Rceptionner la facture proforma, Constituer le dossier dexonration de TVA adresser au Ministre des Affaires Etrangres. Le dossier est compos de : - La note verbale adresse au ministre des affaires trangres, - La liste du parc automobile - La facture proforma du fournisseur Rceptionner le titre dexonration Etablir le Bon de Commande au profit du fournisseur retenu en prcisant le nombre de cartes voulues

Comptable

SUPPORTS DELAIS OBSERVATIONS Dlais : Seuil dapprovisionnement atteint Support : Demande de cotation, Dossier dexonration de TVA, Note verbale adresse au ministre des affaires trangres, Liste du parc automobile, Facture pro forma, BC, Titre dexonration Dlais : Ds rception Support Bon de commande Dlais : Ds rception Support Facture dfinitive, Cartes de carburant, Bordereau de rception des cartes, Fiche de suivi des mouvements en

DAF

Contrler et signer le Bon de Commande au fournisseur

Comptable

Obtenir la facture dfinitive et la transmettre la Direction des Impts et des Domaines pour visa. Transmettre les documents au fournisseur et archiver une copie Rceptionner les cartes de carburant conformment la sous procdure E.3 Rception des biens, services, quipements et travaux du manuel des achats et viser le BL

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES stocks, Demande de rglement.

Comptable

En labsence danomalies, stocker les cartes ou bons de carburant Etablir une fiche du suivi des mouvements en stock Etablir la demande de rglement en faveur du fournisseur et transmettre les documents (facture pro-forma, bon de commande, demande de rglement) au Comptable Contrler la facture dfinitive et la viser Renseigner la Pice dImputation Comptable (P.I.C) Etablir le chque et transmettre les documents au DAF

DAF

Contrler la facture et signer le chque Apposer bon payer sur la facture et sur la demande de rglement puis transmettre le tout au SE

Dlais : Ds rception Support : PIC, Facture dfinitive, Chque Dlais : Ds rception Support : Facture dfinitive SUPPORTS DELAIS OBSERVATIONS Dlais : Ds la rception Support Chque Dlais : Ds rception Support Copie du chque

OPERATEURS SE

TACHES Contrler la facture et le montant du chque Signer le chque Transmettre le chque lAssistante du SE Faire une copie du chque Enregistrer le chque dans le cahier prvu cet effet Transmettre le chque au fournisseur retenu contre dcharge sur le cahier et sur la copie du chque

Assistante du SE

___________________________________________________________________________________________

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Demande de carburant

OPERATEURS Chauffeur

TACHES Etablir la demande de carburant indiquant le kilomtrage affich lors de la dernire demande, le nouveau kilomtrage affich, la quantit demande et la quantit accorde Signer la demande de carburant Transmettre la demande de carburant dment signe, le cas chant au Comptable. Vrifier que le carnet de bord du vhicule est bien rempli et sign Vrifier la concordance entre la demande de carburant et les besoins en carburant prvus Contresigner la demande de carburant de faon matrialiser son accord Remettre la carte ou bons de carburant du Chauffeur contre dcharge sur le carnet de suivi des cartes Faire le plein du vhicule Remettre le reu de la station au Comptable

SUPPORTS DELAIS OBSERVATIONS Dlais : Aprs puisement de la dotation, du seuil de rapprovisionnement Support : Demande de carburant

Comptable

Dlais : Ds rception Support : Demande de carburant Carnet de bord Ordre de mission Carnet de suivi des cartes

Chauffeur

Dlais : Ds rception Support : Reu de carburant

OPERATEURS Comptable

TACHES Remplir la fiche de suivi de carburant indiquant : Le dtail des entres de carburant Le niveau de consommation par vhicule Le dtail des sorties de carburant Transmettre la fiche de suivi de carburant au DAF pour approbation Viser la fiche de suivi du carburant pour matrialiser lapprobation

SUPPORTS DELAIS OBSERVATIONS Dlais : Ds rception Support : Fiche de suivi carburant

DAF

Comptable

Classer la fiche de suivi de carburant vise

Dlais : Ds rception Support : Fiche de suivi carburant Dlais : Ds rception Support : Fiche de suivi carburant

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Tenue du carnet de bord La procdure a pour objectif de permettre le contrle de lutilisation du vhicule et de sa consommation en carburant. Elle doit tre applique par tous les chauffeurs et pour tous les vhicules de lAgence.

OPERATEURS

TACHES Avant chaque dplacement :

Chauffeur Noter la date de dplacement Inscrire son nom sur la fiche ainsi que lobjet du dplacement Inscrire la quantit de carburant prise Relever le kilomtrage de dpart

SUPPORTS DELAIS OBSERVATIONS Dlais : A chaque dplacement du vhicule Support : Carnet de bord du vhicule

A la fin du dplacement : Inscrire sur le carnet de bord du vhicule le kilomtrage darrive ; Signer le carnet de bord et le remettre dans le vhicule

OPERATEURS Comptable

TACHES Sassurer de la bonne tenue du carnet de bord Contrler la consommation de carburant par rapprochement avec les fiches de consommations antrieures Rdiger pour chaque srie de contrles un mmo interne, le dater, le viser et le transmettre au DAF Conserver une copie du mmo interne

SUPPORTS DELAIS OBSERVATIONS Dlais : Chaque fin de mois faire de faon inopine des contrles en sus des contrles mensuels. Support : Carnet de bord du vhicule

NB : Le DAF et le SE effectuent mensuellement des contrles inopins afin de sassurer de la bonne gestion du carnet de bord

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CHAPITRE 4 : GESTION DES IMMOBILISATIONS


Section 1 : Gestion des entres
Prambule La procdure sapplique tous les biens immobilisables acquis et rceptionns par lAgence (Equipements, Matriels de bureau, Matriels de transport, etc.). La codification des immobilisations de lAgence doit tre effectue comme suit (sauf pour le matriel roulant):

XX

XX

XX

XX

XX

XX

Rang (n dordre dans la sous-catgorie) Code anne dacquisition (ex : 01/2010) Code sous-catgorie (ex : fauteuil, chaise,) Code catgorie (ex : mobilier de bureau,) Code bnficiaire (ex : SE, DAF, ) Code localisation (selon plan des locaux par exemple) Lgende : SE DAF CO DST Etc. SE Directeur Administratif et Financier Coordonnateur des Oprations Directeur Scientifique et Technique

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Fiche individuelle dimmobilisation


SUPPORTS DELAIS OBSERVATIONS Dlais : Ds rception Support : Facture Fiche dimmobilisation

OPERATEURS Comptable

TACHES Etablir pour chaque immobilisation, une fiche individuelle comportant : le numro de la fiche, la dsignation de l'immobilisation, le compte collectif de limmobilisation, le code de limmobilisation, la date d'acquisition, la source de financement, l'identification du fournisseur, la date de mise en service, le montant, le taux damortissement, laffectation, lemplacement (destinataire final). Signer la fiche individuelle dimmobilisation et la transmettre, accompagne de la facture, au DAF pour contrle et approbation Vrifier que les paramtres de limmobilisation (nature, code, etc.) sont correctement tablis et transmettre la fiche au Comptable pour modification le cas chant, Contresigner la fiche individuelle dimmobilisation et la transmettre ainsi que la facture au SE pour approbation. Contrler puis viser la fiche individuelle dimmobilisation, Transmettre la fiche individuelle dimmobilisation vise et la facture au comptable par voie hirarchique Mettre jour le fichier des immobilisations Classer la fiche individuelle dimmobilisation approuve dans le chrono IMMOBILISATIONS .

DAF

Dlais : Ds rception Support : Facture Fiche dimmobilisation

SE

Comptable

Dlais : Ds rception Support : Facture Fiche dimmobilisation Dlais : Ds rception Support : Logiciel de lAgence Chrono IMMOBILISATIONS

___________________________________________________________________________________________

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Identification des immobilisations SUPPORTS DELAIS OBSERVATIONS Dlais : Ds rception Support : Fiches dimmobilisation

OPERATEURS Comptable

DAF

TACHES Identifier chaque immobilisation selon sa codification au moyen dune tiquette appose sur celle-ci (dans un endroit permettant la conservation de ltiquette) Etablir la liste des immobilisations Faire dcharger sur la liste chaque occupant du bureau ou local dans lequel sont affectes les immobilisations Transmettre une autre copie au DAF pour conservation Valider la liste des immobilisations Conserver une copie de la liste dans le dossier IMMOBILISATIONS .

Dlais : Ds rception Support : Fiches dimmobilisation Dlais : Ds rception Support : Fiches dimmobilisation

Comptable

Afficher la liste dment cachete dans le bureau concern

NB : la liste doit tre en permanence actualise et vise par les parties concernes. En cas daffectation dune nouvelle immobilisation dans un bureau, lancienne liste affiche est remplace par la nouvelle dont une copie est jointe au dossier IMMOBILISATIONS .

Section 2 : Gestion des sorties


Prambule La procdure sapplique tous les biens dimmobilisation de lAgence. : a. les sorties dfinitives : biens rforms ou cds par lAgence (Equipements, Matriels de bureau, Matriels de transport, etc.) qui doivent tre portes sur les livres journaux du DAF et ; b. les sorties provisoires : cas des rparations, missions, prts. Recensement des immobilisations La Commission de Recensement (CR) est constitue: 1. du Spcialiste de Passation Marchs ; 2. dun reprsentant de la Direction du Dveloppement et des Ouvrages ; 3. du Comptable ; 4. de tout autre employ de lAgence dsign par le SE.

OPERATEURS

TACHES

SUPPORTS DELAIS

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES OBSERVATIONS Dlais : Suivant la date fixe par le DAF, aprs linventaire des immobilisations et dans lanne (au plus tard le 31 janvier de lanne suivante) Support : Fiches de recensement

Commission de Recensement

Recenser les immobilisations et celles rformer Vrifier ltat des immobilisations concernes Vrifier la date dacquisition ainsi que la dure dutilisation des immobilisations concernes Mentionner la Valeur Nette Comptable (VNC) Etablir un Procs-verbal (PV) de rforme dimmobilisation Signer le PV de rforme (tous les membres de la Commission de recensement), Transmettre le PV de rforme au DAF

N.B : Le PV de rforme doit indiquer la date dacquisition, le motif de rforme et la valeur nette comptable des immobilisations.

Validation du PV de rforme SUPPORTS DELAIS OBSERVATIONS Dlais : Ds rception Support : PV de rforme

OPERATEURS DAF

TACHES Valider le PV de rforme ou, mettre des observations et les transmettre la Commission de Recensement pour modification puis validation Signer le PV de rforme valid et le transmettre au SE pour visa

OPERATEURS SE

TACHES Approuver le PV de rforme des immobilisations Signer le PV de rforme Transmettre le PV de rforme au DAF Archiver le PV de rforme

DAF

SUPPORTS DELAIS OBSERVATIONS Dlais : Ds rception Support : PV de rforme Dlais : Ds rception Support : PV de rforme

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Validation des fiches de sortie SUPPORTS DELAIS OBSERVATIONS Dlais : Ds rception Support : PV de validation Fiche de Sortie

OPERATEURS Comptable

TACHES Etablir, pour chaque immobilisation, une fiche de sortie en indiquant les paramtres suivants : code de limmobilisation, dsignation de limmobilisation, date dacquisition, date de sortie, valeur nette comptable, le motif (cession ou mise au rebut) ; etc. Signer les fiches de sortie dimmobilisation Transmettre le PV de validation de rforme et les fiches de sortie dimmobilisation au SE pour visa

DAF

SE

Viser les fiches de sortie des immobilisations

Comptable

Classer les fiches de sortie, le PV de validation et le PV de rforme dans le chrono IMMOBILISATIONS Actualiser, si besoin, les listes dimmobilisations des diffrents bureaux et locaux, faire dcharger les parties concernes sur les listes et en conserver une copie date dans le dossier IMMOBILISATIONS

Dlais : Ds tablissement de la fiche de sortie dimmobilisation Support : PV de validation Fiche de Sortie Dlai : Ds rception Support : PV de validation Fiche de Sortie Dlai : Ds rception Support : PV de validation Fiche de Sortie

OPERATEURS TACHES Comptable Comptabiliser la sortie des immobilisations

SUPPORTS DELAIS OBSERVATIONS Dlai : Ds rception Support : PV de validation Fiche de Sortie

Sorties provisoires dimmobilisation La sortie provisoire de toute immobilisation doit tre matrialise par une fiche de sortie provisoire dment date et vise par les parties concernes et jointe au dossier des immobilisations.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES Si la dure de la sortie excde trois (03) mois, la liste figurant dans le bureau ou local concern devra tre mise jour. Un prt dimmobilisation ne doit tre effectu par lAgence que dans des cas exceptionnels et ncessite laccord du SE matrialis par un memo stipulant les dates de sortie, de retour et le fait que tout dommage caus limmobilisation concerne sera la charge du bnficiaire qui assumera les frais de rparation, remise en tat ou remplacement.

Section 3 : Inventaire physique des immobilisations


Prambule La procdure sapplique tous les biens dimmobilisation acquis et rceptionns par lAgence (Equipements, Matriels de bureau, Matriels de transport, etc.). Un inventaire physique des immobilisations doit tre effectu tous les ans.

NB : lquipe dinventaire est constitue de la mme faon que la Commission de recensement de: 1. du Spcialiste de Passation Marchs ; 2. dun reprsentant de la Direction du Dveloppement et des Ouvrages ; 3. du Comptable ; 4. de tout autre employ de lAgence dsign par le SE.

Planning dinventaire SUPPORTS DELAIS OBSERVATIONS Dlais : Tous les six (6) mois Support : Planning dinventaire des immobilisations

OPERATEURS Comptable

TACHES Etablir le planning dinventaire en indiquant : les dates et heures dinventaire, la nature des immobilisations inventorier, la composition de lquipe dinventaire, le Chef de lquipe dinventaire ; Transmettre le planning au DAF pour visa Viser le planning et le transmettre au SE pour visa

DAF

___________________________________________________________________________________________

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Visa du planning dinventaire


SUPPORTS DELAIS OBSERVATIONS Dlais :Ds rception Support : Planning dinventaire des immobilisations Dlais : Ds rception Support : Planning dinventaire des immobilisations Fiches dinventaire Bordereau de transmission

OPERATEURS SE Comptable

TACHES Prendre connaissance du planning et faire porter, si besoin, les modifications qui simposent Viser le planning dinventaire et le transmettre au comptable pour diffusion Diffuser le planning dinventaire auprs des responsables concerns, contre dcharge. Transmettre une copie : - au SE, - au DAF, - au chef de lquipe dinventaire. Informer les membres de lquipe dinventaire et leur transmettre les fiches dinventaire renseigner, indiquant la liste des immobilisations inventorier (qui doit faire apparatre notamment la rfrence et la dsignation de chaque immobilisation). Procder au comptage des immobilisations Reporter les quantits comptes, au stylo bille, sur les fiches dinventaires Indiquer le cas chant tous dfauts ou anomalies relev(e)s sur les immobilisations inventories Signer les fiches dinventaires dment renseignes et les transmettre au chef dquipe dsign par le SE

Equipe dinventaire

Dlais :A date chue (jour dinventaire) Support :Sur la base du programme dtaill de linventaire, Fiche dinventaire renseigner SUPPORTS DELAIS OBSERVATIONS Dlais : Aprs linventaire Support : A partir des fiches dinventaire dment renseignes et centralises Dlais : Ds rception Support : Fichier des immobilisations PV dinventaire Dlais :Ds rception Support : Etat dinventaire vis par le DAF, et le cas chant de la note relative aux carts Dlais : Ds rception Support : Sur la base de ltat dinventaire approuv par le SE

OPERATEURS Chef de lEquipe dinventaire DAF

TACHES Sassurer que les fiches dinventaires sont correctement renseignes et les signer Sassurer que les fiches dinventaires sont numrotes Editer la liste des immobilisations en deux (02) exemplaires et classer un (01) exemplaire Transmettre ltat de synthse et la liste des immobilisations au DAF pour traitement Procder au rapprochement entre le fichier thorique des immobilisations et linventaire physique Rdiger une note en cas dcarts significatifs Transmettre, ltat dinventaire et, le cas chant, la note relative aux carts au SE pour visa dans un dlai de trois (03) jours Prendre connaissance des lments transmis En cas dcart non justifi prendre les mesures ncessaires un meilleur suivi et/ou une dcision et rdiger un mmo en ce sens (dment dat vis) Signer et dater ltat dinventaire Transmettre les originaux au Comptable par voie hirarchique pour comptabilisation Comptabiliser les rgularisations approuves Actualiser le fichier des immobilisations Classer ltat dinventaire (et le mmo le cas chant) dans le classeur INVENTAIRES DES IMMOBILISATIONS .

SE

Comptable

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

CHAPITRE 5 : SUPPORTS DE GESTION (Modles):

BON DE COMMANDE ORDRE DE VIREMENT IMMOBILISATION


BON DE SORTIE FICHE INDIVIDUELLE DIMMOBILISATION FICHE DE SORTIE DIMMOBILISATION FICHE DE SUIVI MENSUEL DE CONSOMMATION DE CARBURANT DEMANDE DE REGLEMENT FOURNISSEUR SUIVI MOUVEMENT DE STOCK CARBURANT

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Pan-african Agency of the Great Green Wall PAGGW

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BP. 395 NDjamena Bololo, 2e Arrondissement TCHAD , Tel. +235 22 522099 662314706, Web site: grandemurailleverte.org

------------------------------------------------------------------------------------------------

BON DE COMMANDE :
N ../SE/APGMV/11 Demandeur : Catgorie de Dpense :.. Nom du Fournisseur : Adresse du Fournisseur : DSIGNATION DESCRIPTION QTE PRIX UNITAIRE FCFA PRIX TOTAL FCFA Date.

SOUS TOTAL HT T VA (18 %) TOTAL Arrt le prsent Bon de Commande la somme de :-------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------

Le DAF

Le Secrtaire Excutif

N.B. Prire joindre loriginal la facture

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ORDRE DE PAIEMENT
N .. Nom: Libell :. Montant : (en chiffre) :. (en lettre) Date.

Mode de paiement : Chque N :.. Virement Espces

---------------------------------------------------------------------Compte Banque/caisse Montant crdit Observations

Compte

Tiers bnficiaire

Montant dbit

chance

DAF

Le Secrtaire Excutif

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-----------------------------------------------------------------------------------------------Nature du produit : Unit de mesure :

Date

Rfrence

Libell

Entre

sortie

stock

Total reporter Date Signature du Comptable

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Signature du DAF

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BON DE SORTIE
Nature du produit : Unit de mesure :

Rfrence

Dsignation

Quantit

Observation

Signature du Demandeur Signature du SPM

Date Date

Signature du Comptable

Date

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-----------------------------------------------------------------------------------------------MODELE DE FICHE INDIVIDUELLE DIMMOBILISATION


N de fiche : Date :

Code Dsignation Compte collectif Date dacquisition Source de financement Identification du Fournisseur Montant Taux damortissement Date de mise en oeuvre Emplacement Affectation

Signatures :

COMPTABLE DAF

SE

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MODELE DE FICHE DE SORTIE DIMMOBILISATION


N de fiche : Date :

Code Dsignation Compte collectif Date dacquisition Source de financement Date de sortie Valeur nette comptable Motif de sortie

Signatures :

DAF

SE

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MODELE DE FICHE DINVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS


Date : N de fiche : Nom et Prnoms du chef dquipe

N dordre

Code

Dsignation

Montant

Etat *

Observations

* N= neuf, B= Bon Etat ; D= Dfectueux ; H = Hors service Signatures : Equipe dinventaire

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-----------------------------------------------------------------------------------------------MODELE DE FICHE DE SUIVI MENSUEL DE CONSOMMATION DE CARBURANT

ENTREE STOCK INITIAL (1) : ACHATS DE LA PERIODE (2) ACHAT 1 : ACHAT 2 : TOTAL ENTREE= A= (1+2) : SORTIE VEHICULE 1

VEHICULE 2

VEHICULE 3 TOTAL SORTIE = B STOCK FIN DE MOIS = A-B

SIGNATURES COMPTABLE

DATE

DAF

SECRETAIRE EXECUTIF

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-----------------------------------------------------------------------------------------------MODELE DE DEMANDE DE REGLEMENT FOURNISSEUR NDjamena , le.. A Monsieur Objet : Rglement fournisseur N/Ref. Ref. Fournisseur : Monsieur Le DAF Nous nous rfrons au ( la) march/facture N. du.. relatif (ve) . et vous transmettons ci-joint les documents ad hoc pour vous demander de bien vouloir procder au paiement du fournisseur rfrenc ci-dessus : facture N/AN du ......(J)......(M)..(AN) dun montant de FCFA ; copie de la caution N. dun montant de ..FCFA, copie du march N/FM du .. Copie du PV de rception provisoire du. bordereau de livraison

Ainsi , Mr Le DAF, nous vous prions de bien vouloir procder au chque, par le dbit du comptede la somme de en lettres. ..en chiffre. (FCFA) au profit de la rfrence fournisseur ci-dessus.

Veuillez agrer, Monsieur le DAF, lAssurance de notre considration distingue.

Signature NOM et prnom

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-----------------------------------------------------------------------------------------------Nature du produit : Unit de mesure :

Date

Rfrence

Libell

Entre

Sortie

stock

Approbation
DAF

Total reporter Date Signature du Comptable

Signature du DAF

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PARTIE 5 GESTION DU COURRIER ET DE LA DOCUMENTATION

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

CHAPITRE 1 : PREAMBULE
Section 1 : Principes
Il est cr un registre arrive et un registre dpart pour : Les courriers normaux ; Les courriers confidentiels ; Les documents comptables ; Les appels doffres et autres marchs

La circulation des courriers peut se faire sous parapheur (courrier physique). A cet effet, diffrents parapheurs existent :

CONTENU ET INTITULE DU PARAPHEUR Courrier normal Courrier classique Autre courrier nentrant pas dans les autres types dcrits plus bas Notes de services Courrier confidentiel Courrier estampill "confidentiel" Courrier "comptable" Facture Rglements Autres documents comptables Appels doffres ; Demandes de renseignements et de prix ; Autres offres de prix

COURRIER ARRIVEE

COURRIER DEPART

1 1

Et / ou sous forme lectronique (e-mails, etc) selon les procdures dment valides.

Section 2 : Principe de signatures

Seul le SE (ou son dlgataire est (sont) habilit (s) signer les courriers sortants et les notes de services ;

Section 3 : Boite postale

LAgence dispose d'une bote postale releve tous les matins par le chauffeur.

___________________________________________________________________________________________

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CHAPITRE 2 : COURRIER NORMAL


Section 1 : Application de la procdure
La procdure sapplique pour tous les courriers normaux qu'il s'agisse de courriers : Postaux, Dposs lAgence, Fax reus, Courriers express, E-mails (selon leur importance). Section 2 : Courrier normal Arrive 1 Enregistrement du courrier Pour le courrier : TACHE Assistante SE du Rceptionner le courrier, Dcharger le cas chant le courrier / ou le registre prsent par le dposant en apposant une signature et le cachet de lAgence, Enregistrer le courrier dans le registre courrier ARRIVEE de lAgence en mentionnant : La date d'arrive ; L'heure d'arrive ; Le numro dordre ; Le numro de rfrence du courrier ; Les noms et adresses de lmetteur ; Lobjet ; Le nombre de pices accompagnant le courrier ; Les observations ventuelles ; Apposer sur chaque courrier le cachet de rception et complter les trois (03) premires rubriques : N d'ordre ; Date d'arrive ; Heure d'arrive ; Destinataire ; Suite rserve (imputation) Effectuer une copie du courrier et la classer dans le chrono "COURRIER ARRIVEE" Puis transmettre le courrier sous parapheur au SE. DELAIS / SUPPORTS Dlai : Ds larrive du courrier Support : Courrier Registre courrier ARRIVEE

OPERATEUR

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Pour les fax et e-mails :

La procdure dcrite ci-avant s'applique. Les e-mails sont alors imprims. 2 Imputation du courrier OPERATEUR TACHE Parapher le courrier, Complter la rubrique du cachet de rception "suite rserve" pour imputer le courrier au salari concern avec ses instructions, Retransmettre le courrier sous parapheur son Assistante pour excution des instructions (prparation dun projet de rponse, dune note, transmission un destinataire, ). DELAIS / SUPPORTS Dlai : Ds larrive du courrier Support : Sur la base du courrier enregistr

SE

3 Diffusion du courrier aprs imputation OPERATEUR Assistante du SE TACHE Transmettre le courrier la personne concerne Ou prparer le courrier de rponse si des instructions sont donnes en ce sens par le SE DELAIS / SUPPORTS Dlai : Ds larrive du courrier Support : Sur la base du courrier paraph et imput par le SE

Section 3 : Courrier normal Dpart 1. Prambule Le COURRIER DEPART peut tre de diffrentes natures : Correspondance : aux collaborateurs, aux membres du Comit Technique des Experts, aux Etats membres, un organisme / une organisation partenaire, un fournisseur Etc

Tout projet de correspondance soumis la signature du SE doit tre au pralable valid par lauteur et accompagn du dossier de base.

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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2.

Rception et / ou saisie du projet de courrier ou fax OPERATEUR Secrtaire TACHE Saisir le projet courrier/fax et si le courrier/fax est transmis sous format lectronique effectuer sa mise en forme dans la maquette applicable Editer le projet de courrier/fax et / ou transmettre le projet de courrier linitiateur pour validation DELAIS / SUPPORTS Dlai : Ds larrive du courrier Support : Ds rception du projet de courrier accompagn du dossier de base

3.

Validation du projet de courrier ou de fax OPERATEUR Initiateur TACHE Sassurer du respect de la charte graphique de lAgence et du fait que les mentions obligatoires ont bien t portes Valider le projet de courrier ou fax saisi / mis en forme : Sil nya pas dobservations : retourner le projet la Secrtaire pour transmission lAssistante du SE Sinon : faire porter les modifications qui simposent. DELAIS / SUPPORTS Dlai : Ds larrive du courrier Support : Projet de courrier ou de fax

4.

Transmission lAssistante du SE OPERATEUR Secrtaire TACHE Transmettre le projet de courrier / fax par email lAssistante du SE DELAIS / SUPPORTS Dlai : Ds validation par linitiateur Support : Projet de courrier / fax

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

5.

Enregistrement du courrier ou fax dpart OPERATEUR Assistante SE TACHE Enregistrer le courrier / fax dans le registre COURRIER DEPART en prcisant notamment : Numro dordre, Numro de rfrence Nombre de pices, Date du dpart, Heure de dpart, Destinataire, Objet, Observations Transmettre le courrier au SE pour signature DELAIS / SUPPORTS Dlai : Ds rception Support : Registre Projet de courrier / fax

6.

Signature du courrier ou fax dpart OPERATEUR SE TACHE Contrler le contenu du courrier et demander si besoin des explications complmentaires linitiateur (se rfrer si besoin au dossier de base) Faire porter si besoin les modifications qui simposent par son Assistante, puis signer le courrier et le retourner son Assistante. DELAIS / SUPPORTS Dlai : Ds rception Support : Registre Projet de courrier / fax

7.

Transmission du courrier / fax dpart Pour les courriers

OPERATEUR Assistante SE

TACHE Effectuer deux (02) copies du courrier sign dont une (01) pour classement dans le chrono courrier dpart et une (01) pour classement dans le dossier concern par la personne initiatrice, Transmettre le courrier aux destinataires : contre dcharge (cachet et date de rception) dans le registre Courrier Dpart ou au Chauffeur pour dpt la poste (si le courrier doit tre post) contre dcharge dans le registre Correspondance expdie par la poste ; Lors du retour du Chauffeur, contrler la dcharge faite dans le cahier de transmission Ou scanner le courrier et lenvoyer au destinataire en demandant un accus de rception par e-mail

DELAIS / SUPPORTS Dlai : Ds rception Support : Registre Projet de courrier / fax

NB : pour les courriers transmis par transporteurs internationaux express, il est effectu un tracking via Internet afin de sassurer de larrive au destinataire du courrier. La bonne rception peut galement tre confirme par un appel tlphonique Pour les fax

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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OPERATEUR Assistante du SE

TACHE Contrler la validit du numro denvoi du fax Envoyer le fax et agrafer laccus denvoi au fax Effectuer deux (02) copies du courrier sign dont une (01) pour classement dans le chrono "courrier dpart" et une (01) pour classement dans le dossier concern par la personne initiatrice. Si le fax est urgent, contacter le destinataire pour sassurer quil la bien reu

DELAIS / SUPPORTS Dlai : Ds signature Support : Fax sign

8.

Classement du courrier ou du fax Pour les courriers : OPERATEUR TACHE DELAIS / SUPPORTS Dlai : Aprs lenvoi du courrier Support : Sur la base du courrier sign par le SE

Assistante SE

Classer une (01) copie du courrier envoy dans le chrono DEPART COURRIER NORMAL Transmettre l'autre copie l'initiateur qui effectuera le classement dans le dossier correspondant.

Pour les fax : OPERATEUR TACHE DELAIS / SUPPORTS Dlai : Aprs lenvoi du Fax Support : Sur la base du Fax sign par le SE

Assistante SE

Effectuer une (01) copie du FAX et de laccus denvoi pour classement dans le dossier concern par l'initiateur, Classer loriginal et laccus denvoi dans le chrono des FAX DEPART .

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

CHAPITRE 3 : COURRIER CONFIDENTIEL Section 1 : Courrier confidentiel Arrive 1 Prambule Le courrier estampill CONFIDENTIEL ne doit en aucun cas tre ouvert par une personne autre que le destinataire. En pratique, les courriers dits CONFIDENTIELS ne sont adresss quau SE de lAgence.

Rappel : cas spcifique des courriers reus dans le cas des appels doffres et autres consultations

Louverture de ces plis ne relve que de la commission charge de louverture des plis et de jugement des offres.

Arrive du courrier CONFIDENTIEL chez lAssistante OPERATEUR Assistante SE TACHE Dcharger sur le registre qui lui est prsent par lmetteur, Enregistrer le courrier dans le registre courrier confidentiel en portant uniquement les mentions pouvant tre portes sans que le courrier ne soit ouvert, Transmettre le courrier non ouvert au SE DELAIS / SUPPORTS Dlai : Ds larrive du courrier estampill CONFIDENTIEL Support : Registre courrier confidentiel

Section 2 : Courrier confidentiel dpart Le SE est seul habilit dcider du traitement du courrier confidentiel et donne les instructions en ce sens son Assistante : traitement spcial, transmission au Prsident du CM, reversement dans le courrier normal, etc

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CHAPITRE 4 : NOTES DE SERVICES ET MEMOS INTERNES Section 1 : Notes de service 1 Elaboration de la note de service OPERATEUR SE TACHE Demander la rdaction du projet de note de service ou donner les instructions pour sa rdaction son Assistante DELAIS / SUPPORTS Dlai : En cas de ncessit Fait gnrateur : Ncessit de rdiger une note de service Dlai : Ds rception instructions Support : Instructions du SE/AA Projet de note

Assistante SE

Rdiger / mettre en forme le projet de note ds rception des lments relatifs dans le modle applicable et en appliquant la codification en vigueur Soumettre le projet de note de service (dans le parapheur concern) au SE pour signature.

des

Validation et signature de la note de service OPERATEUR SE TACHE Valider le projet de note ou faire si besoin y apporter les modifications qui simposent Signer la note de service ds lors que les modifications ventuelles ont t prises en compte, Transmettre la note son Assistante pour diffusion aux ampliataires et/ou affichage. DELAIS / SUPPORTS Dlai : Ds rception Support : Note de servie

Enregistrement de la note de service OPERATEUR Assistante du SE TACHE Procder lenregistrement de la note dans le registre ouvert cet effet, Apposer le cachet de lAgence, Effectuer le nombre de copies ncessaires de la note de service, Classer l'original dans le chrono NOTES DE SERVICES ; DELAIS / SUPPORTS Dlai : Ds signature de la note de service par le SE Support : Registre Note

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES OPERATEUR TACHE Diffuser lensemble du personnel concern et/ou des ampliataires la note de service Procder si besoin laffichage de la note de service si telle est linstruction du SE. DELAIS / SUPPORTS Dlai : Ds enregistrement et selon les ampliataires : Support : Note/ Tableau daffichage

Assistante du SE (suite)

Section 2 : Mmos internes

Les mmos internes concernent les relations inter-dossiers au sein de lquipe de lAgence ainsi ils sont directement rdigs par le personnel concern dans le modle applicable ; L'initiateur conserve une trace de chaque mmo dans le dossier correspondant ; Tout mmo est dment dat (et sign s'il revt une forme papier).

CHAPITRE 5 : GESTION DES E-MAILS Section 1 : Contenu du sous-cycle Le sous-cycle aborde : les e-mails reus dans la bote e-mail gnrale de lAgence dont la gestion est confie lAssistante du SE ; les e-mails reus dans les botes nominatives professionnelles du personnel de lAgence ; les e-mails confidentiels reus par le SE.

Section 2 : Ractivit aux e-mails et principes cls La gestion des e-mails fait lobjet dun document spar. Quelques rgles de gestion pratiques sont cidessous rappeles : les e-mails reus sur les botes personnelles du personnel de lAgence sont traits par ces derniers sous un dlai nexcdant pas 24 h. Si le dossier exige un temps de travail important, il est fait une rponse dattente linterlocuteur, toutes les botes e-mails doivent tre consultes au moins deux (02) fois par jour, le matin et le soir, tout e-mail concernant un dossier et dont limportance est juge significative par son destinataire doit tre imprim et class dans le dossier correspondant, Les destinataires des e-mails sur les botes personnelles (professionnelles) rpondent directement aux e-mails et informent le SE de toute difficult ventuelle.

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Section 3 : Traitement des e-mails reus sur la bote gnrale Le tableau ci-dessous indique les cas les plus frquents pouvant survenir et le traitement effectuer pour les e-mails reus dans la bote gnrale : CAS INTERVENTION LASSISTANTE SECRETAIRE EXECUTIF DE DU INTERVENTION DES RESPONSABLES CONCERNES Envoi des documents sur indication du SE OBSERVATIONS

Demande de documentation ou information gnrale susceptible d'tre communique

Evaluer le caractre durgence de la demande Retransmettre l'e-mail de demande au SE pour obtention des instructions quant lenvoi des documents souhaits

L'e-mail de rponse faisant mention des pices jointes est dit et class dans le dossier Rponses aux demandes de documentation ou informations gnrales .

CAS

INTERVENTION SECRETAIRE

DE

DU

Email concernant une session du CTE, du CM ou la Confrence

Retransmettre l'e-mail de demande au SE (voie lectronique) Edition de le-mail et reversement dans le courrier normal

INTERVENTION DES RESPONSABLES CONCERNES Le collaborateur qui est imput lemail propose un texte de rponse quil valide avec le SE avant lenvoi par l'expditeur dsign par le SE Traitement par lquipe du DAF

OBSERVATIONS

Une dition de l'email de rponse est effectue pour classement au dossier correspondant

Email de type comptable ou concernant les moyens gnraux

Retransmission lectronique

DAF par voie

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES Section 4 : E-mails confidentiels Dans le cas o le SE reoit un e-mail confidentiel sur sa bote personnelle (en provenance dun membre de lun des organes de lAgence, il est seul habilit y rpondre directement et peut demander ce que les classements ad hoc soient effectus conformment la procdure de traitement du courrier confidentiel, ceci afin de garantir la traabilit des changes.

CHAPITRE 6 : GESTION DE LA DOCUMENTATION TECHNIQUE Section 1 : Principes La gestion de la documentation revt une importance particulire au sein de lAgence. Toute documentation reue ou obtenue lors de runions, si cela est ncessaire, doit tre enregistre, classe et archive, voire dtruite lorsque ncessaire.

Section 2 : Responsabilits / Tches cls de la gestion Les principales tches effectuer en matire de gestion de la documentation technique sont rsumes ci-dessous :

OPERATEURS Directeur / expert / agent concern Assistante SE

TACHES Evaluation de la ncessite de rfrencer la documentation Rception et enregistrement dans la base de donnes documentaire de lAgence

Assistante SE

Assistante SE Directeur / Expert / Agent Assistante du SE

Rfrencement / identification de la documentation / numrisation le cas chant Classement physique et lectronique (numrisation)

OBSERVATIONS Au plus tard dans la semaine suivant la rception / obtention Toute documentation reue lAgence ou obtenue lors dune runion / Manifestation est transmise lAssistante du SE pour enregistrement dans la BDD Le Directeur / expert / agent concern indique le lieu de classement lAssistante Selon le systme retenu par lAgence Selon le systme retenu par lAgence

Archivage

Sur dcision du Directeur / expert / agent et au regard de la disponibilit de nouvelles versions

Assistante du SE SE

Suivi des prts et retours (internes et externes) Destruction

Uniquement sur dcision du SE

Cycle Sous Cycle

Gestion du Courrier et de la Documentation Gestion de loutil informatique

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CHAPITRE 7 : GESTION DE LOUTIL INFORMATIQUE Section 1 : Scurit informatique Le Responsable Informatique Statistiques est charg de veiller lintgrit du systme informatique de lAgence et son fonctionnement optimal. En ce sens, il veille ce que les investissements permettant de garantir la scurit du systme soient prvus au budget. Toutefois, la scurit physique et logique concerne galement tous les utilisateurs des ressources informatiques de lAgence qui doivent y contribuer en suivant ces quelques rgles: ne pas masquer sa vritable identit ; ne pas usurper lidentit dautrui ; choisir un mot de passe sr (il ne doit correspondre ni un mot, ni un nom propre et ce, dans quelque langue que ce soit) et gard secret ; ne jamais donner son mot de passe un tiers (y compris un administrateur systme) ; ne pas afficher de mot de passe, mme si le poste de travail est partag par plusieurs personnes, changer rgulirement de mot de passe ; ne pas quitter le poste de travail en laissant une session en cours ; signaler au Responsable Informatique Statistiques toute violation, tentative de violation ou toute violation suspecte d'un systme informatique et, de faon gnrale, toute anomalie constate (mauvaise gestion des protections, faille systme, logiciel suspect,...) pouvant nuire au bon niveau de scurit du systme ; ne jamais laisser un micro-ordinateur portable ou matriel informatique dans un lieu non scuris lors de dplacements ; utiliser un cble de scurit informatique (pour les micro-ordinateurs portables) lors des dplacements lextrieur de lAgence. Chaque utilisateur est tenu deffectuer une vrification antivirus avant utilisation en interne des donnes en provenance des partenaires de lAgence sous forme de fichier via Internet, Cl USB, CD-ROM, etc Seuls les logiciels acquis par lAgence peuvent tre installs sur les machines et leur installation est soumise lautorisation pralable du SE selon les habilitations arrtes par ce dernier.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES Section 2 : Suivi du parc, sauvegardes, maintenance Rappel : Les diffrentes machines (ordinateurs fixes, portables, scanners, imprimantes, ) composant le parc informatique de lAgence sont identifies et immobilises selon les procdures de gestion des immobilisations et valeurs en vigueur ; Le prt doit rester exceptionnel et fait dans ce cas lobjet dune sortie provisoire tout comme la rparation.

Cycle Sous Cycle

Gestion du Courrier et de la Documentation Gestion de loutil informatique

Le responsable Informatique Statistiques : effectue des sauvegardes externes rgulires selon le plan quil valide avec le SE ; veille linstallation et au fonctionnement de lantivirus ; effectue deux (02) types de maintenance : la maintenance prventive (visant prvenir les incidents), la maintenance curative (visant rsoudre les pannes et dysfonctionnements en faisant si besoin appel un prestataire externe) ; veille informer chaque utilisateur en temps voulu de toute intervention effectuer sur sa machine afin que ce dernier prenne si besoins les dispositions ncessaires pour rendre sa machine disponible en influant le moins possible sur son efficience et efficacit professionnelle.

Section 3 : Site Web Le Responsable Informatique Statistiques est responsable de la gestion du site Web de lAgence, en ce sens il veille sa fonctionnalit et sa mise jour. Les principales responsabilits du personnel de lAgence sont rappeles ci-dessous :

OPERATEURS Responsable Informatique Statistiques

Personnel de lAgence

SE

PRINCIPALES RESPONSABILITE Mettre en ligne les donnes ; Assurer le suivi de lhbergement ; Extraire le cas chant les candidatures dposes sur le site Web. Communiquer au SE toutes donnes / mise jour susceptibles dtre en ligne sur le site Web ; Informer le Responsable Informatique Statistique de tout dysfonctionnement constat. Valider toutes donnes / informations mettre en ligne Informer le Responsable Informatique Statistique de tout dysfonctionnement constat

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Cycle Sous Cycle

Gestion des Sessions, Runions et Missions Cadre Gnral de prise en charge des sessions et runions de lAgence

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PARTIE 6 GESTION DES SESSIONS, REUNIONS ET MISSIONS

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CHAPITRE 1 : GESTION DES SESSIONS ET DES REUNIONS


Section 1 : Rappel de dfinitions :
Le concept de Session est utilis pour dsigner les rencontres ordinaires ou extraordinaires de la CCEG ainsi que celles du Conseils des Ministres. Le concept de Runion est utilis pour dsigner les rencontres du Comit Technique des Experts et divers ateliers et sminaires.

Section 2 : Session du Conseil des Ministres


Le Prsident en exercice en relation avec le SE fixe le lieu, la date et le projet dordre du jour. lAgence prend en charge les frais de participation des membres. Cette prise en charge comprend un titre de transport en classe affaires, lhbergement et le versement dun perdiem.

Section 2 Runion du Comit Technique des Experts CTE Le SE en relation avec les Etats membres, fixe le lieu, la date et le projet dordre du jour de la runion. Pour les runions statutaires prparatoires du CTE, lAgence prend en charge les frais de participation de deux (02) reprsentants par pays. Cette prise en charge comprend : un titre de transport en classe conomique et le versement dun perdiem conformment au barme en annexe ; Les reprsentants des institutions continentales, rgionales et sous rgionales sont pris en charge par leurs organisations respectives.

Section 3 Autres Runions de lAgence


Pour les autres runions, ateliers et sminaires organiss en partenariat, les modalits spcifiques dorganisation et de prise en charge seront arrtes dun commun accord avec les partenaires. Cycle Sous Cycle Gestion des Sessions, Runions et Missions Gestion des Sessions et des Runions

Droulement de lenvoi des lettres dinvitation OPERATEUR Assistante du SE TACHE Prparer le projet de lettre dinvitation des reprsentants des Etats et le Soumettre au SE pour amendement ventuel OBSERVATION Dlai : Entre 5 et 6 semaines avant la date prvue pour la session Support :

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

SE

Valider la lettre de convocation aprs avoir fait si besoin porter les modifications qui simposent par son Assistante Transmettre les lettres et les annexes (conversion en format PDF) par email lAssistante du SE pour envoi en demandant une confirmation de rception

Modles de lettre dinvitation (pour Membres et observateurs ) extrieurs) Dlai : Ds rception Support : Projets de lettres Lettres / Annexes / E-mails

Suivi des participations OPERATEUR Assistante SE TACHE Pointer en temps rel les confirmations de participation NB : toutes les rponses sont imprimes et transmises au SE, puis classe par lAssistante dans le dossier de la session concerne Sur la base des documents reus, tablir la liste des participants par Etat et la transmettre au SE OBSERVATION Dlai : En temps rel Supports : Rponses des invits

Secrtaire/ Assistante

Dlai : 1 semaine aprs avoir envoy les invitations et en temps rel lapproche de la date de la session Support : Liste des participants Dlai : Ds disponibilit de la liste Support : Liste des participants Dlai : 2 semaines avant la date de tenue de la session

SE

Effectuer les relances sur la base de ltat de suivi des participations et/ou donner les instructions en ce sens lAssistante SE Communiquer la liste des participants lEtat Hte afin que ce dernier puisse grer le volet logistique sur place

Cycle Sous Cycle

Gestion des Sessions, Runions et Missions Gestion des Sessions et des Runions

Prparation des perdiems des Membres des organes (DSA Daily Subsistance Allowances) lAgence assure le paiement des perdiems des participants. Ces derniers sont calculs selon le barme en vigueur au sein de lAgence.

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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Le montant des perdiems est retir en banque par le Comptable de lAgence et les espces sont entres en caisse selon la procdure en vigueur avant dtre remis au moyen dune pice de caisse approuve par le SE au Responsable CCMP, charg de les amener sur le site. Larticle 8 de la Convention intitul privilges et immunits : Le Gouvernement du pays sige accorde lAPGMV et son personnel, les privilges et immunits permettant de faciliter laccomplissement de leurs activits., permet un transport scuris des fonds.

OPERATEUR Responsable CCMP

Comptable

DAF

SE

TACHE Etablir une liste nominative des bnficiaires et le montant des perdiem allous au regard de leur dure de sjour Etablir une autre liste prcise des autres dpenses effectuer sur place non prises en charge par lEtat hte Calculer : le montant des perdiem par bnficiaire et tablir un tat rcapitulatif, le viser et le transmettre au DAF le montant des dpenses effectuer sur place Mentionner les montants sur les tats, les viser et les dater, puis les transmettre au DAF Contrler les tats, les dater et les viser aprs avoir fait si besoin porter les modifications qui simposent Aprs consultation des comptes bancaires, indiquer sur les tats les comptes sur lesquels les chques doivent tre tirs Contrler les tats, puis les dater et les viser aprs avoir fait si besoin porter les modifications qui simposent, puis les retourner au DAF

OBSERVATION Dlai : 3 semaines avant la session Supports : Liste des participants Liste des dpenses prendre en charge Dlai : Ds rception Supports : Etats

Dlai : Ds rception Supports : Etats

Dlai : Ds rception Supports : Etats

Cycle Souscycle

Gestion des Sessions, Runions et Missions Gestion des Sessions et des Runions

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

OPERATEUR DAF

TACHE Transmettre les tats approuvs par le SE au Comptable pour prparation du chque permettant le retrait des fonds en banque

Comptable

Prparer les chques sur la base des tats approuvs

DAF

Contrler et signer les chques et les transmettre au SE pour signature Contrler et signer les chques puis les retourner au DAF

OBSERVATION Dlai : Ds rception Supports : Etats des perdiem approuv Etat des dpenses approuv Dlai : Ds rception Supports : Etats des perdiem approuv Etat des dpenses approuv Chques Dlai : Ds rception Dlai : Ds rception Supports : Etats des perdiems approuv Etat des dpenses approuv Chque Dlai : Ds rception Supports : Etats des perdiems approuv Etat des dpenses approuv Chques Dlai : Ds rception Supports : Etats des perdiems approuv Etat des dpenses approuv Chque (copies) Dlai : Ds rception Supports : Etats des perdiems approuv Etat des dpenses approuv Espces

SE

DAF

Transmettre les chques au Comptable pour retrait des fonds la banque

Comptable

Effectuer une (02) copies du chque : en classer une avec les pices comptable et transmettre lautre au Responsable CCMP Retirer les fonds la banque et les remettre au Responsable CCMP avec le reu de la banque

Responsable CCMP

Compter les fonds en prsence du Comptable

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Cycle Souscycle

Gestion des Sessions, runions et Missions Gestion des Sessions et des Runions

Paiement des perdiems des Membres des organes

Responsable CCMP

Avant le dpart du SE si la session a lieu hors de NDJAMENA Au moment de la session / manifestation Dlai : Compter les fonds revenant chaque A la date prvue membre Supports : Remettre les fonds chaque membre Etats de chaque membre contre dcharge sur la copie de ltat le concernant Remettre les tats des membres dchargs au SE Remettre une (01) copie de chaque tat dcharg au Comptable et classer les originaux

Justification Les montants octroys aux participants au titre des perdiems (DSA) ne font pas lobjet de justification du fait de leur caractre forfaitaire. Les montants dpenss pour couvrir les frais dorganisation doivent tre justifis par le Responsable CCMP qui tablit un tat des dpenses (selon le tableau figurant ci-dessous) et joint les justificatifs. Labsence de justificatifs (cas pour lesquels il est impossible den obtenir un) fait lobjet dun rcapitulatif des dclarations sur lhonneur par le Responsable CCMP. Labsence de justificatif demeure lexception. Le Comptable effectue un rapprochement entre ltat des dpenses et les justificatifs produits. NATURE DE LA DEPENSE MONTANT JUSTIFICATIF

DATE DE LA DEPENSE .. /.. /. .. /.. /.

Achat de ramettes de papier pour les reproductions Paiement de frais de taxi pour.

XXX XX

Facture N de la socit YYY en date du Cf. rcapitulatif des attestations sur lhonneur

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Montants non utiliss Les montants non utiliss sont reverss en caisse selon la procdure de gestion de la caisse en vigueur ; Sur la base des pices justificatives, un tat rcapitulatif mentionnant le montant initial, les dpenses effectues et le solde restant est arrt par le Responsable CCMP et est soumis au comptable et la DAF.

Cycle Sous-cycle

Gestion des Sessions, Runions et Missions Gestion des Sessions et des Runions

Section 5 : Gestion de lhbergement Rserver des chambres dhtels pour les htes Ndjamena

1. Le Responsable CCMP , de concert avec lAssistante de Direction, fait tablir une lettre de rservation la rception de la lettre dinvitation de lhte ou du budget prvu pour l hbergement dans le cadre dune runion valide ; 2. Le DAF signe la lettre de rservation ; 3. Le secrtariat transmet par fax la lettre de rservation et, si disponible, le plan de voyage de lhte, lhtel choisi sur la liste dhtels rfrencs ; 4. Lhtel vient chercher loriginal de la lettre de rservation la DAF. Payer les factures dhbergement des htes 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. A la fin du sjour de lhte, les htes signent leur facture dhtel ; Lhtel envoie la facture la DAF ; Le service CCMP contrle la facture ; Si la facture est conforme, la DAF engage la dpense ; Lengagement est vis par le Responsable CCMP ; La DAF tablit alors lordre de paiement ; Lordre de paiement est vis par la DAF, puis le Responsable CCMP ; Lordre de paiement est sign par le SE ; La comptabilit effectue le paiement de la facture reue.

Cycle Sous-cycle

Gestion des Sessions, Runions et Missions Gestion des Sessions et des Runions

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Section 6 : Rserver un vhicule pour une runion Ndjamena


Location du vhicule

1. A la rception de lordre de mission ou lorsquun routing mentionne la rservation dune voiture, le Responsable CPM tablit une lettre de demande de location ; 2. Le Responsable CPM signe la lettre ; 3. Le secrtariat transmet la lettre, par fax, lagence de location qui a t choisie par le Responsable CPM ; 4. un agent du service approvisionnement va vrifier ltat du vhicule. Paiement de la facture de location 1. Une fois la location termine, lagence envoie la facture la DAF ; 2. Le Responsable CPM contrle la facture (effectivit de la priode) ; 3. Si la facture est conforme, la DAF engage la engage la dpense ; 4. Lengagement est vis par le Responsable CPM ; 5. La DAF tablit alors lordre de paiement ; 6. Lordre de paiement est vis par la DAF, puis par le Responsable CPM; 7. Lordre de paiement est sign par le SE.

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Cycle Souscycle

Gestion des Sessions, runions et Missions Gestion des Missions

CHAPITRE 2 : GESTION DES MISSIONS Section 1 : Dfinitions et principes Est en mission le fonctionnaire de lAgence qui effectue un dplacement autoris par le Secrtaire Excutif ou lautorit habilite, hors de sa rsidence administrative et de sa rsidence familiale. Elle peut tre dans le cadre du service ou daction de formation la demande de lagence. Toute mission excute au nom et pour le compte de lAPGMV doit tre approuve par le SE qui en dlivre un Ordre de Mission lintress et pour lui-mme sil est en mission ; Lagent en mission hors du pays du sige, a droit une prise en charge par lAPGMV comprenant : o o les titres de transport; les perdiem conformment aux dispositions de la section 5 : Gestion financire des Missions ; Une assurance souscrite de manire ponctuelle par lagence au profit de lagent en mission hors du sige.

le Secrtaire Excutif en mission, bnficie de titre de transport en classe Affaires et de frais professionnels notamment, de moyens de dplacements au niveau local, en cas de ncessit ; Les autres agents bnficient de titres de transports en classe conomique ; Les taux de perdiem sont fixs par le CM dans un document spar ; Les dparts en missions sont dcids par le SE qui en informe la DAF. Sen suit ltablissement dun ordre de mission par la DAF dment sign et dat par le SE

Section 2 : Suivi des missions La programmation des missions et runions intressant lAgence est approuve par le SE, dans le respect du programme dactivit, du plan de dveloppement de lAgence ainsi que de ses objectifs stratgiques. Un planning trimestriel des dplacements est labor par la DAF en tenant compte des prvisions et disponibilits budgtaires la demande dordre de mission doit parvenir la DAF au minimum 10 jours avant le dbut de la mission (pour les voyages dans les Etats membres) et 15 jours avant le dbut de la mission (pour les autres voyages) ;

La procdure dautorisation de la mission se dtaille comme suit:

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Cycle Sous-cycle

Gestion des Sessions, runions et Missions Gestion des Missions

OPERATEUR SE

DAF

TACHE Recevoir les invitations / propositions de runions et manifestations Etudier le bien-fond de la participation de lAgence Echanger avec les Directeurs et Experts, puis arrter les choix de participation au regard des objectifs de lAgence Procder aux arbitrages ncessaires et arrter un planning Formaliser le projet de planning et le remettre au SE pour signature

OBSERVATION Dlai : Tous les trimestres / Ds que besoin selon les dates proposes Support : Invitations / propositions de runions et manifestations

Dlai : Ds transmission des lments par le SE Au moins une fois par trimestre Support : Projet de planning NB : le planning est ajust en cas de modification lie une contrainte externe ou une invitation de dernire minute

SE

Prsenter le planning en runion de Coordination et le diffuser

Dlai : Ds disponibilit du planning et / ou en cas durgence / modification Support : Planning / Planning ajust Dlai : Priode inhrente chaque type action Support : Planning / Planning ajust

Equipe administrative

Programmer les actions lies au planning : rservations, prparation des perdiems, etc

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Cycle Sous-cycle

Gestion des Sessions, runions et Missions Gestion des Missions

Section 3 : Validation de lordre de mission OM A partir dune ncessit de dpart en mission (mmo interne ou e-mail du SE marquant son accord pour le dpart en mission), la DAF tablit un ordre de mission (OM) en trois (03) exemplaires sur la base des lments fournis. Lordre de mission comportera les informations suivantes: Nom et prnom de lagent concern, Grade et Fonctions, Motif de la mission, Lieu de la mission, Date de dpart et de retour, Moyen de transport, Frais de transport.

Lordre de mission tabli par la DAF est ensuite transmis pour approbation dfinitive et signature au SE en sassurant que : lintrim du concern sera parfaitement effectu, la souscription dune assurance dans le cas dune mission ltranger, le dcompte des indemnits de dplacement est fait.

Section 4 : Validation de lordre de paiement OP Sur la base de lordre de mission sign par le SE et des taux dindemnits de dplacement en vigueur au sein de lAgence, le DAF : 1. 2. Dtermine le montant des frais de mission ; Transmet le montant des frais de missions au comptable pour tablissement de lordre de paiement ; Vrifie et signe lOP et le fait signer au SE ; Transmet lOP sign au comptable pour tablissement du chque de paiement quil fera signer au SE aprs vrification.

3. 4.

Sur la base de lOP sign et la prsence de lAgent muni de lordre de paiement, le Comptable : 1. 2. 3. remet le chque lagent contre dcharge sur lOP ; transmet la copie de lOP, du chque et de lOM au Comptable pour classement ; classe une copie du chque, une copie de lOP et une copie de lOM dans le dossier correspondant.

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Cycle Souscycle

Gestion des Sessions, runions et Missions Gestion des Missions

Section 5 : Gestion financire Evaluation des perdiems du personnel de lAgence et mise disposition Lvaluation est effectue selon les modalits dcrites ci-avant. Toutefois, pour le personnel de lAgence, dans le cadre de missions ou runions objet de ce cycle, seuls 80% des frais de missions sont remis avant le dpart. Le solde est remis sur prsentation de lordre de mission vis au dpart et larrive dans les diffrents postes frontaliers traverss et du rapport de mission.

Retour de mission / runion du personnel de lAgence Dans les deux (02) jours suivant le retour de mission / runion, le personnel de lAgence est tenu de produire : la souche du billet, les talons des cartes dembarquement, lordre de mission dment cachet par la structure hte ou aux postes frontires, le justificatif dhtel sil y a lieu, tout justificatif inhrent une dpense exceptionnelle. Dans la semaine suivant le retour de mission : Le rapport de mission comprenant au moins les rubriques suivantes est transmis au SE par la voie hirarchique : o o o o o o o o Nature et objet de la mission ; Lieu de la mission ; Dure de la mission ; Rsultats et recommandations de la mission ; Propositions de mise en uvre et de suivi (modalits et couts) ; Liste complte des contacts tablis (nom, prnom, fonction, structure, tlphones) ; Indicateurs de mesure de russite de la mission pour la production de rapport de suivi ; Impact sur les objectifs stratgiques de lAgence.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Paralllement au rapport de mission, un compte rendu succinct de la mission est effectu oralement par lagent concern lors des runions de coordination.

NB : La documentation technique obtenue sur le site de runion est galement remise lAgence afin dtre si ncessaire traite en conformit avec la procdure dcrite dans le sous-cycle Courrier et Documentation et exploite par les intresss et partage avec ces derniers. Cette documentation est scanne pour archivage numrique.

Cycle Sous-cycle

Gestion des Sessions, runions et Missions Gestion des Missions

Modification de la mission en cours Pour un motif valable exceptionnel ayant entran un dcalage de la mission et des frais supplmentaires, lagent rdigera un mmo accompagn des pices justificatives ncessaires (frais dhtel et autres supplmentaires) quil transmettra au DAF pour remboursement de ces frais supplmentaires. La procdure se droule comme suit : le fonctionnaire en mission en informe le DAF et le Coordonnateur des oprations par mail , pour la prise en compte des frais ; le DAF calcule les frais supplmentaires et rdige une note pour demander lautorisation du SE ; la note est vise par le Coordonnateur puis soumise au SE. En cas de refus du SE, le fonctionnaire en mission est inform ; en cas daccord, le DAF demande le prolongement du billet davion de lagent en mission.

Liquidation de la mission au retour de mission, lagent transmet ses justificatifs la comptabilit, lesquels sont accompagns dune demande de paiement des frais supplmentaires ? le Responsable CCMP tablit un certificat administratif rectifiant les dates de la mission et procde la mise en liquidation de la mission

Cycle Sous-cycle

Organisation Financire et Comptable Organisation du systme comptable

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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PARTIE 7 ORGANISATION FINANCIERE ET COMPTABLE

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

CHAPITRE 1 : ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE


Section 1 : Rfrentiel comptable
Le systme de comptabilit gnrale mis en uvre par APGMV a pour principal objet de fournir lensemble des informations financires et comptables, lgalement obligatoires, mais aussi indispensables pour une gestion efficiente de lentreprise. La comptabilit gnrale de lAPGMV est tenue selon les rgles du SYSCOHADA (Systme Comptable de lOHADA). Cependant, outre cet aspect rglementaire, ltablissement de situations intermdiaires en cours dexercice, pour dterminer la situation financire, est llment indispensable dune gestion efficace pour les dirigeants et fournit une information fiable aux diffrents partenaires. Le prsent manuel a pour objectif de prsenter les rgles et techniques appliquer pour, dune part, procder lenregistrement comptable des principales oprations ralises au sein de lagence, et ce, conformment aux principes comptables en usage, et dautre part, fournir toutes informations susceptibles dorienter la gestion de lentreprise en fonction des objectifs dfinis par les membres dirigeants. La comptabilit gnrale a principalement trois fonctions :

Dcrire dune manire exhaustive la situation patrimoniale de lagence, Calculer le rsultat dexploitation de lexercice ou dune priode donne, Mesurer les flux financiers et la position des tiers.

Pour assurer ces fonctions, le systme doit permettre la tenue des comptes, cest--dire :

Enregistrer les pices comptables, Saisir et contrler les critures, Classer les pices comptables. La fiabilit de la comptabilit gnrale repose en outre sur : La matrise des oprations courantes et de leur traduction en comptabilit, Une scurit patrimoniale, La scurisation du systme informatique.

LAgence utilise pour la tenue de ses comptes et llaboration des tats financiers, le progiciel SAGE.

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Section 2 : Caractristiques des systmes comptable


Le progiciel SAGE mis en place par APGMV tient notamment :

une comptabilit gnrale et auxiliaire axe sur l'enregistrement et le traitement des flux principalement externes permettant de produire les principaux tats financiers numrs par

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le SYSCOHADA ;

une comptabilit analytique comportant l'imputation des transactions selon le dcoupage analytique de ses activits (par direction, par projet, etc.), leur traitement et la production des tats analytiques d'activits ; un suivi budgtaire autorisant l'inscription des crdits budgtaires, l'engagement des dpenses, le suivi budgtaire, la rvision en cas de besoin des crdits et la production des tats budgtaires ; un suivi financier traitant des oprations de mobilisation, de justification et de suivi des fonds reus suivants les catgories de dpenses dfinies dans les conventions de financement ;

SCHEMA GENERAL DU SYSTEME COMPTABLE

SCHEMA GENERAL DU SYSTEME COMPTABLE


Supports

PIECES COMPTABLES

LIVRES COMPTABLES

ETATS FINANCIERS

VERIFICATIONS

Budgets

Traitements manuels et automatiss

Journaux et grand-livre des budgets

DOSSIERS DE DECAISSEMENT

Vrifications des auditeurs

Alimentation des comptes bancaires

Traitements manuels et automatiss

Journaux et grand-livre bancaires

ETATS FINANCIERS TRIMESTRIELS

Vrifications des auditeurs et Vrifications des corps de contrle de l'Etat et des Bailleurs de fonds

Engagements de dpenses

Traitements manuels et automatiss

Journaux des achats, oprations diverses,JPMD et grand-livre des comptes de tiers

Paiements des engagements

Traitements manuels et automatiss

Journaux, grand-livre bancaires et comptes de tiers

ETATS FINANCIERS ANNUELS

Vrifications des auditeurs et Vrifications des corps de contrle de l'Etat et des Bailleurs de fonds

Moyens

dossiers comptables, plans comptables,

logiciels comptables et financiers

journaux comptables et codifications

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Section 3 : Principes comptables applicables


Paragraphe 1 : Principe de continuit de lexploitation Ltablissement des tats financiers doit tre fait dans la perspective de continuit de lexploitation. Cette continuit est indispensable pour assurer la cohrence des valuations et la validit des rsultats compars dun exercice lautre. Si lAgence nest pas appele continuer ses activits, seules les valeurs de liquidation doivent tre prises en compte pour lvaluation des principales rubriques des tats financiers. Ce principe trouve son fondement dans larticle 39 du SYSCOHADA qui "conduit valuer les biens en fonction de leur utilit, en supposant que ltendue des activits de lAPGMV se maintiendra sans rduction sensible dans un avenir prvisible. Il implique donc la prise en considration dun horizon conomique sans trouble majeur, le recours dautres valeurs autre que la valeur dutilit (valeur de march, valeur de liquidation, valeur la casse) et ne peut tre justifi que par la cession dune branche dactivit ou linterruption de lexploitation, par exemple". Paragraphe 2 : Principe du cot historique Ce principe classique et dapplication gnrale, appel aussi principe du nominalisme, consiste conserver au bilan quelle que soit la dure et malgr les fluctuations de la monnaie, le prix dachat du bien du jour de lacquisition. Il constitue la principale rfrence du comptable en matire dvaluation car la mthode est simple, objective, universellement connue et pratique. Le critre unique dvaluation des lments dactif et de passif est le cot historique. Le principe consiste toujours utiliser pour la valorisation des actifs dune entreprise le prix, le cot ou la valeur en monnaie courante de lpoque laquelle linscription de lactif a eu lieu. Le cot historique des biens inscrits lactif du bilan est constitu par : le cot rel dacquisition pour ceux achets des tiers ;

la valeur dapport pour ceux apports par ltat ou les associs ; la valeur actuelle pour ceux acquis titre gratuit ou ; par la valeur, en cas dchange, de celui des deux lments dont lestimation est la plus sre; le cot rel de production pour ceux produits par APGMV pour elle-mme.

La subvention obtenue, le cas chant, pour lacquisition ou la production dun bien na pas dinfluence sur le calcul du cot du bien acquis ou "produit".

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Paragraphe 3 : Principe de spcialisation des exercices Il est ncessaire de dterminer les rsultats de la gestion passe de lAPGMV et de prvoir les rsultats futurs, do le dcoupage de la dure de vie de lAPGMV en exercices comptables dune dure dun an. Il sagit, par le biais des comptes de rgularisation en gnral, de rattacher chaque exercice les charges et produits qui le concernent effectivement et ceux-l seulement. Paragraphe 4 : Principe de prudence Il se dfinit comme lapprciation raisonnable des faits afin dviter le risque de transfert, sur lavenir, dincertitudes prsentes susceptibles de grever le patrimoine et les rsultats de lAPGMV. Il en rsulte un traitement comptable diffrenci des charges et des produits :

anticipation des charges ds quelles apparaissent probables par la constitution de provisions pour dprciation et pour risques et charges ; non comptabilisation des profits ou plus-values latents ; ceux-ci ne peuvent tre comptabiliss quau moment de leurs ralisations effectives.

En consquence, une charge ou une moins-value non encore intervenue doit tre prise en compte pour la dtermination du rsultat de lexercice, ds lors que sa ralisation est probable. En revanche, un produit ou une plus-value nest compris dans le rsultat quau moment de sa ralisation effective. Compris comme une rgle de mesure, le principe de prudence permet lapprciation raisonnable des vnements et oprations pour viter de donner une image flatteuse au lecteur. Toute perte mme probable doit tre constate, alors que les gains doivent tre raliss pour tre pris en compte. Le principe peut tre attnu ou ne pas sappliquer dans certaines exceptions : frais de recherche et dveloppement ;

rattachement des produits partiels ; position globale de change ; achats terme de devises.

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Paragraphe 5 : Principe de permanence des mthodes Les principes comptables et mthodes dvaluation des biens doivent tre identiques dun exercice un autre, ceci pour permettre la comparabilit dans le temps de linformation financire et comptable donne par les comptes. En effet, de frquents changements de mthode auraient pour effet dter aux tats financiers toute leur signification. En cas de modification dune mthode ou dun principe comptable au cours dun exercice, les tats financiers doivent reflter les effets de ce changement.

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Paragraphe 6 : Principe de transparence Les informations comptables doivent donner leurs utilisateurs une description adquate, loyale et complte des oprations. Ce principe peut tre dfini par lapplication de bonne foi des rgles et procdures en vigueur en fonction de la connaissance que les responsables des tats financiers doivent normalement avoir de la ralit et de limportance des oprations, vnements et situations. Ce principe se rapproche davantage des concepts de rgularit et de sincrit des informations. En effet, la sincrit et la rgularit des informations comptables rsultent dune description adquate, loyale, claire, prcise et complte des vnements, oprations et situations se rapportant lexercice. Il faut galement inclure dans ce concept la conformit aux rgles et procdures du SYSCOHADA, la prsentation et la communication claire ainsi que le respect de la rgle de non-compensation. Paragraphe 7 : Principe de correspondance bilan douverture et bilan de clture "Le bilan douverture dun exercice doit correspondre au bilan de clture de lexercice prcdent". Il en rsulte que lon ne peut imputer directement sur les capitaux propres louverture de lexercice ni les incidences (gains ou pertes) des changements de mthode comptables, ni les produits et charges relatifs des exercices prcdents qui auraient t omis. Paragraphe 8 : Principe de prminence de la ralit sur lapparence Les huit principes du SYSCOHADA ont pour finalit dobtenir des tats financiers clairs, loyaux, rguliers et sincres donnant limage fidle du patrimoine, de la situation financire et permettre des comparaisons dans le temps et dans lespace. Mais, cette comparaison entre entreprises pose problmes dans certains cas. Do le principe dutilisation limite de prminence de la ralit sur lapparence. Ce principe dorigine anglo-saxonne, a pour but de donner, dans les tats financiers, la priorit la ralit conomique sur la forme ou lapparence juridique. Son application conduit par exemple inscrire lactif des bilans des utilisateurs la valeur des biens pris en crdit-bail comme sils en taient propritaires en dpit de lapparence juridique. Lapplication intgrale de ce principe est dlicate et peut tre source de distorsions dune entreprise une autre. Cest pourquoi le SYSCOHADA ne retient que cinq de ses applications : inscription lactif du bilan (comme si APGMV en tait propritaire) des biens dtenus avec "rserve de proprit" ; AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE
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inscription lactif du bilan des biens mis la disposition du concessionnaire par le concdant (dans le bilan du concessionnaire) ; inscription lactif du bilan de lutilisateur (ou preneur) des biens utiliss dans le cadre dun contrat de crdit-bail ; inscription lactif du bilan des effets remis lescompte et non encore chus ou honors ; inscription dans les "charges de personnel" du personnel factur par dautres entreprises.

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Les consquences comptables de ces solutions sont assures par :

linscription au passif, en contrepartie des valeurs dactifs, de comptes de dettes financires spcifiques (crdit-bail, rserve de proprit...), dautres "fonds propres" (concessions), de dettes de trsorerie (crdits descomptes...) ; linscription dans les charges et les produits des lments correspondants : dotations aux amortissements, charges financires (crdit-bail), charges de personnel (personnel intrimaire).

La mise en uvre de ces principes comptables garantit lobtention de limage fidle de lAPGMV

Section 4 : Description du fonctionnement du systme


Paragraphe 1 : Rception des pices justificatives La comptabilit doit tre appuye de toutes les pices justifiant les oprations enregistres. Elles servent de support d'imputation comptable et doivent faire apparatre diffrentes informations nonces ci-aprs. Cest pourquoi des tampons sont apposs la rception des pices pour distinguer loriginal des copies. Paragraphe 2 : Imputation des pices Aux pices justificatives sont jointes des fiches dimputation comptable permettant les mentions des codifications antrieurement prpares. Les pices sont imputes, saisies, traites et classes selon la nature de lopration. Chaque pice comptable est impute selon :

le dossier, le journal comptable, les comptes gnraux et auxiliaires ventuellement, les comptes budgtaires,

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les codifications financires.

Les imputations sont proposes par le comptable puis approuves par le comptable Lapprobation est matrialise par un visa appos sur la fiche dimputation. Paragraphe 3 : Saisies des pices Pour assurer la scurit de l'excution des oprations d'enregistrement des critures comptables et la fiabilit des informations gnres par le systme comptable, le service comptable doit suivre une dmarche structure et ordonne. Cycle Sous-cycle Organisation Financire et Comptable Organisation du systme comptable

La ralisation du traitement comptable des oprations courantes, tout au long de l'exercice s'effectue pour chaque priode considre (normalement le mois), en deux phases, elles-mmes subdivises en tapes. Lenregistrement des donnes lmentaires dans les comptes intresss : imputation des pices comptables, enregistrement des pices comptables et vrification de la saisie quotidienne en autocontrle et en supervision (Dual control), classement des bordereaux et des pices, La centralisation des critures et l'dition des documents de synthse lettrage et analyse des comptes corrections ventuelles, comparaison comptabilit / autres donnes (brouillards de caisse, balance ge), tablissement des tableaux de bord priodiques, vrification des saisies, blocage pour interdire de revenir dessus, scurisation informatique dition et clture du mois, en cas derreur aprs arrt du mois, saisie de la pice en ngatif, puis ressaisie correcte.

Les bordereaux de saisie et les pices de base ayant servi de support aux critures qui y sont portes sont classs.

Paragraphe 4 : Traitement des critures Chaque module du logiciel traite instantanment les critures saisies selon les processus propres chaque module. Les oprations sont traites dans la monnaie locale. Paragraphe 5 : Edition des tats A lissue des traitements tous les tats prvus dans chaque module sont imprimables (balances, grands livres, journaux, tats financiers formaliss).

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Ces ditions sont soumises au visa du DAF pour certifier leur conformit aux critures. Les comptes sont analyss et les soldes sont justifis par le comptable, puis approuvs par le DAF avant la production dfinitive des tats.

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Section 5 : Supports comptables Les pices justificatives sont la preuve des enregistrements comptables. Elles servent tablir la vrit des comptes dans les contentieux, les litiges et les procs caractre commercial. Les enregistrements comptables indiquent dans les livres comptables la nature et les rfrences des pices justificatives. La dure de conservation des pices justificatives est de 10 ans. Les pices justificatives accompagnent les livres comptables. On dnombre trois catgories de pices justificatives : Paragraphe 1 : Pices externes Elles sont constitues soit de factures (dachats ou de prestations de service) soit de documents fiscaux, soit de documents issus dautres tiers, soit de documents bancaires. On peut citer :

Factures ou dcomptes des entreprises, factures des fournisseurs ou des consultants, factures des consommations d'eau, d'lectricit, de tlcommunication, avis et bordereaux de banque,

Les factures dlivres par les fournisseurs doivent :

tre dates, tre dtailles article par article ou par prestation de services, comporter l'identit du fournisseur (raison sociale, adresse, n didentification fiscale et cachet de ltablissement), comporter l'identit de lAPGMV comme client, tre signes.

Les tickets de caisses enregistreuses ne sont pas considrs comme des justificatifs de dpenses et une facture rgulire doit tre dlivre par le fournisseur. Toutefois le ticket de caisse peut tre tolr condition d'y faire figurer, en clair, la raison sociale du fournisseur (cachet), la date et la dsignation des achats en regard de chaque somme.

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Le numro didentification fiscale est galement ncessaire. Dans le cas o le fournisseur est une personne physique, il convient de porter sur la pice qui servira justifier l'opration, le numro de la carte d'identit. Cycle Sous-cycle Organisation Financire et Comptable Organisation du systme comptable

Cas particulier des notes de frais Dans certains cas une facture conforme aux rgles ci-dessus est difficile, sinon impossible obtenir. Il s'agit essentiellement des notes (et reus) de taxi, des manuvres sur lesquels peut ne pas tre indique l'identit du client. Mais ces notes doivent obligatoirement comporter tous les autres renseignements dfinis au paragraphe prcdent. Les dpenses de ce genre seront reportes sur une note de frais tablie et signe par la personne les ayant exposes, puis accepte par la Direction. Remarque Avant la saisie des pices dans le systme comptable, l'apposition des codes comptables doit tre faite sur la fiche dimputation agrafe la pice justificative. Si cette dernire est trop petite, l'oprateur agrafe la pice originale sur une feuille au format standard. Pour les autres pices d'origine externe, la pice de base qui sert de justification l'enregistrement comptable peut tre diverse : actes publics, bordereaux d'oprations financires mis par les banques, certaines correspondances, documents sociaux et fiscaux. Ces pices sont caractrises par les mentions dont elles font tat. Cependant, certaines informations sont indispensables. Il sagit :

de la date, de la nature de lopration, du tiers intervenant, du montant de lopration.

Paragraphe 2 : Pices internes Les pices internes sont des pices mises par APGMV et servent de support de base la comptabilisation. Elles constituent des pices justificatives pour les oprations internes ; nous pouvons citer :

les bulletins de salaire et/ou les tats de salaires, les fiches dimputation, les pices de caisse, les bordereaux de chques reus, les contrats et bons de commande, les copies des chques et ordres de virement, les relevs de frais, tats de paiement,

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les tats de rapprochement, etc.

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Ces pices doivent aussi comporter les mentions indispensables que sont la date, la nature de l'opration, lagent intervenant, le montant de l'opration (au cas o il nest pas pr saisi dans le logiciel). Pour les autres pices internes, chaque imputation comptable doit tre appuye d'un document crit. Ces documents correspondent des oprations conomiques, juridiques, fiscales ou de rgularisation traduction comptable. Les documents servant de pice de base doivent dcrire de manire claire :

la date, la nature de l'opration, le dtail des calculs effectus pour dterminer les montants comptabiliser (utilisation de feuille de travail si ncessaire pour les oprations diverses), les imputations comptables (Dbit et Crdit).

Les pices internes doivent revtir les signatures des personnes habilites pour prsenter le caractre probant. Paragraphe 3 : Registres comptables APGMV tient les livres comptables suivants :

Le livre -journal, Le grand-livre gnral et auxiliaire, La balance gnrale des comptes, Le livre d'inventaire, Le livre de paie.

Le livre -journal, le livre d'inventaire et le livre de paie sont cots, paraphs par l'autorit judiciaire comptente (tribunal du commerce, inspection du travail). NB : Lorsque le systme de traitement des oprations comptables est informatis, le livre journal dfinitif dit en fin de priode est reli et paraph.

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Ils sont tenus sans blancs (sils sont manuels) ni altration d'aucune sorte ; Les corrections dans les livres comptables sont effectues uniquement en ngatif des lments errons. Ils sont conservs pendant au moins dix (10) ans.

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Pour faciliter l'tablissement du livre journal, des journaux auxiliaires suivants sont ouverts :

Journaux de banques, Journaux de caisses, Journaux des achats, Journaux de paie, Journaux des operations diverses.

Il en est de mme du grand livre des comptes gnraux de tiers dont la tenue peut tre facilite par la tenue des comptes auxiliaires de :

Fournisseurs, Personnel, Consultants.

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Organisation Financire et Comptable Codification comptable

CHAPITRE 2 : CODIFICATION COMPTABLE


Le personnel comptable fait usage des tables de codifications comptables pour analyser, imputer, saisir et traiter les oprations de lAPGMV. Ces tables comprennent : la liste des dossiers comptables, la liste des journaux comptables, la liste des comptes gnraux, la liste des codifications auxiliaires, le plan comptable analytique, la liste des comptes financiers, la liste des comptes budgtaires,

Pour chacune des listes ci-dessus, il est cr une codification comportant un code de caractres alphanumriques et d'un libell associ. Ces listes sont mises jour au fur et mesure des besoins de codifications. Pour chaque programme ou projet, le comptable cre un dossier comptable dans lequel sont traites les oprations relevant de cette activit. Les journaux comptables, les comptes gnraux et auxiliaires, les comptes analytiques, les comptes financiers et les comptes budgtaires sont mises jour si la nouvelle activit apporte des changements ncessaires.

Section 1 : Registres comptables


Les codifications des registres comptables comportent quatre caractres alphanumriques. Il est cr un code par journal comptable.

Section 2 : Comptes gnraux


Les codifications des comptes gnraux sont dcimales conformment aux dispositions du SYSCOHADA. Chaque compte gnral comporte six (6) caractres numriques : Le 1er caractre du compte indique la classe du compte ; me Le 2 caractre du compte indique le chapitre du compte ; Le 3me et le 4me caractre du compte indiquent des subdivisions de chapitre du compte ; Le 5me et le 6me caractre indiquent le compte de mouvement. Seul le compte 6 caractres est habilit recevoir des mouvements dcritures, les autres comptes (2 chiffres, 3 chiffres ou 4 chiffres) sont des comptes de regroupement.

Section 3 : Codifications auxiliaires


A certains comptes de tiers sont associs des comptes ou des codes auxiliaires permettant dindividualiser les oprations traites avec eux. Les comptes gnraux qui font lobjet dun suivi auxiliaire sont reprs par le compte collectif. On peut citer : Fournisseurs, Personnel, Bureaux dtudes, etc.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES Section 4 : Codifications budgtaires

Le plan budgtaire comporte des postes 3 caractres alphanumriques. Le 1er caractre du compte indique le titre budgtaire (I pour Investissement F pour Fonctionnement). Le 2 et le 3 caractre du compte indiquent le poste comptable.

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Organisation Financire et Comptable Schma de traitement comptable des principales oprations

CHAPITRE 3 : SCHEMA DE TRAITEMENT COMPTABLE DES PRINCIPALES OPERATIONS


Section 1 : Charges immobilises
Les charges immobilises sont des charges caractre gnral non rptitives ayant une incidence sur le rsultat de l'entreprise. Elles constituent des actifs fictifs (non-valeurs), mais de par leur nature et leur valeur, sont inscrites l'actif immobilis afin de les rpartir sur plusieurs exercices et ne pas pnaliser le rsultat de lexercice au cours duquel elles sont engages. Les charges immobilises comprennent : les frais d'tablissement: dpenses engages la constitution de lAgence ou dans le cadre d'augmentation du capital ou de restructuration, les charges rpartir sur plusieurs exercices : charges engages au cours d'un exercice, mais qui concernent aussi les exercices venir.

Les charges immobilises sont pralablement enregistres dans les comptes de charges par nature (classe 6). Au moment de l'arrt des comptes, elles sont transfres au compte 20 :

Dbit : Crdit :

20 78 ou 848

Compte de charges immobilises Compte de transfert de charges ordinaires ou HAO

Pour enregistrer les charges immobilises

L'amortissement des charges immobilises se fait directement par le crdit du compte 20, sur une dure de 2 5 ans :

Dbit :

6811

Compte de dotations aux amortissements des charges immobilises Compte de charges immobilises Pour amortissement des charges immobilises

Crdit :

20

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Section 2 : Immobilisation Une immobilisation est un bien que APGMV a lintention de conserver ou dutiliser durablement et qui ne se consomme pas par le premier usage. Il convient de noter linnovation fondamentale suivante : lexigence de pleine proprit nest plus un critre indispensable linscription au bilan des immobilisations. La notion de comptabilit dintention apparat trs nettement ce niveau. Les immobilisations corporelles et incorporelles sont des biens ou valeurs destins rester durablement sous la mme forme dans APGMV pour tre utiliss dans le cadre de son activit. Les procdures de gestion des immobilisations doivent seffectuer sur la base que : les acquisitions sont dment autorises et correctement comptabilises, les immobilisations existent, appartiennent bien APGMV, les immobilisations sont correctement rceptionnes par une commission, les charges dexploitation ne sont pas enregistres dans les immobilisations et inversement, la protection des immobilisations est parfaite, la souscription de la police dassurance est adquate, la dotation aux amortissements (et provisions pour dprciation) respecte les principes gnralement admis et la lgislation en vigueur, linventaire physique des immobilisations a lieu au moins une fois lan.

Les immobilisations sont suivies partir de lapplication SAGE. A la livraison de limmobilisation le comptable renseigne le module Immobilisations sur la base des originaux de la liasse. Il prcise : la dsignation de limmobilisation, le numro didentification (automatiquement attribu par le systme compos de la nature du bien, de lanne dacquisition et du numro dordre), le nom du fournisseur, lemplacement et le dtenteur de limmobilisation, la valeur dacquisition (prix dachat, frais dapproche et frais de mise en service), la source de financement, la date de mise en service, le taux damortissement, le poste budgtaire auquel il est reli, le poste analytique.

La valorisation des immobilisations leur entre dans le patrimoine est traite par le comptable Elments constitutifs de la valorisation des immobilisations : le prix d'achat hors taxes (aprs dduction des taxes lgalement rcuprables, c'est-dire le montant en francs rsultant de l'accord des parties la date de l'opration AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE
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dduction faite des rabais, remises et ristournes obtenus), les frais accessoires directement lis l'acquisition et sa mise en tat d'utilisation. Les frais accessoires (aprs dduction des taxes lgalement rcuprables, c'est--dire les charges directement ou indirectement lies l'acquisition pour la mise en tat d'utilisation du bien ou pour son entre en magasin.). Ce sont : les droits de douane l'importation ; la TVA et les taxes assimiles non rcuprables par APGMV ; les frais de transport, d'installation et de montage ncessaires la mise en tat d'utilisation des immobilisations par l'entreprise; les frais financiers engags avant lentre du bien dans le patrimoine.

Par contre ne constituent pas des frais accessoires, les lments suivants : les frais financiers exposs pour l'acquisition qui constituent des charges financires (67); les frais de transport supports aprs l'acheminement du bien sur les lieux de sa premire utilisation (61); les frais d'enregistrement et pnalits dus en cas de non-respect de l'engagement de construire (64); certains frais d'acquisition non reprsentatifs d'une valeur vnale (droits de mutation, honoraires ou commissions et frais d'actes), (63, 64).

Constatation des immobilisations en cours : On enregistre en immobilisations en cours , la valeur des immobilisations incorporelles et corporelles non termines la clture de l'exercice mais pour lesquelles il y a dj eu transfert de proprit au bnfice de l'tablissement. Dbit : Crdit : 219/229/239/249 78 Immobilisations en cours Compte de transfert de charges ordinaires

Pour enregistrer les immobilisations en cours non acheves Constatation des immobilisations en cours acheves : Quand toutes les factures concernant une immobilisation sont parvenues APGMV aprs son achvement, et qu'elle est apte tre mise en service, il convient deffectuer un virement dans le compte d'immobilisations corporelles ou incorporelles correspondant. Dbit : Crdit : 21/22/23/24 219/229/239/249 Immobilisation par nature (pour la totalit de son cot) Immobilisations en cours

Pour enregistrer les immobilisations en cours acheves

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Versements davances et acomptes sur commandes dimmobilisations : En cas davances et/ ou dacomptes verss, il est opportun de les enregistrer dans le compte 25 Avances et acomptes verss sur immobilisations Dbit : Crdit : 251/252 5 Avances et acomptes verss sur immobilisations Comptes de trsorerie

Pour enregistrer les avances et acomptes sur immobilisations

Rgularisation des avances et acomptes sur immobilisations : Lors de la livraison totale du bien dans le cas d'une immobilisation corporelle ou incorporelle acheve ou des livraisons partielles dans le cas des immobilisations en cours, il convient de rgulariser le compte 25 par le dbit du compte concern. Dbit : Crdit : 21/22/23/24 5./251/252 Immobilisation par nature Comptes de trsorerie/Avances et acomptes verss sur immobilisations

Pour rgulariser les avances et acomptes sur immobilisations Rception : Ds la rception de limmobilisation, sa mise en service intervient. Le comptable dite sa fiche partir du module SAGE qui reprend la nature de l'immobilisation, sa date d'entre en service, sa valorisation, son affectation. Il dresse le plan d'amortissement de l'immobilisation. Le classement des documents est important et impose la mise en place dun classeur immobilisations qui rpertorie toutes les pices affrentes lachat et celles produites par la comptabilit. Transferts d'immobilisations : Les mouvements d'immobilisations doivent tre autoriss par le SE. Le transfert est matrialis par une fiche de transfert signe par les deux Responsables de direction concerns (ancienne affectation, nouvelle affectation). Ils conservent chacun un exemplaire de la fiche de transfert et un troisime exemplaire est adress au comptable pour modification de la fiche d'immobilisation. L'tat de l'immobilisation est renseign sur la fiche de transfert. Entretien/Protection des immobilisations : Les immobilisations doivent tre assures selon l'valuation des risques encourus. Des entretiens prventifs sont raliss, notamment sur le matriel informatique. Lors d'un transfert, d'un inventaire ou la survenance d'un problme dans l'utilisation d'une immobilisation, des entretiens rparateurs peuvent tre ncessits. A ce niveau, il convient de souligner que, conformment la rglementation et la pratique comptable, les dpenses d'entretien d'un montant important qui ont pour effet d'accrotre la valeur d'un actif immobilis ou d'en prolonger la dure de vie doivent tre inscrites en immobilisations. Le comptable doit soigneusement analyser les dpenses d'entretien engages pour vrifier la distinction charges/immobilisations. Dans le cas d'une dpense ayant le caractre d'une immobilisation, la valeur de l'immobilisation, sa dure de vie ainsi que le plan d'amortissement sont corrigs. La fiche de l'immobilisation et le classeur des immobilisations sont mis jour.

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Travaux de fin d'exercice : Linventaire annuel est ralis en fin dexercice, sous la supervision de lAuditeur Interne. Une lettre est aussi adresse aux auditeurs externes de lAPGMV, les invitant participer ces travaux. Les quipes peuvent tre formes dun agent administratif et dun agent technique pour lvaluation des machines. Le comptable contrle le calcul et l'enregistrement des amortissements et compare les amortissements prvisionnels ceux raliss. L'amortissement est dfini comme la rpartition sur la dure probable d'utilisation du bien de la diffrence entre le cot d'entre et la valeur rsiduelle prvisionnelle (article 45 du rglement relatif au droit comptable du SYSCOHADA). Mme en cas d'absence ou d'insuffisance de bnfice, "Il est procd, dans l'exercice, tous les amortissements et provisions ncessaires pour couvrir les dprciations" (article 49).

L'amortissement des immobilisations corporelles et incorporelles est comptabilis ainsi : Dbit : Crdit : 68 281/282/283/284 Dotations aux amortissements dexploitation Amortissements des dimmobilisation concernes

Pour la dotation aux amortissements de lexercice

Les immobilisations sortent du patrimoine de l'tablissement pour 2 raisons, savoir : leur mise au rebut, ou leur cession des tiers. Les oprations de cession, de mise au rebut ou de rforme des immobilisations entranent le constat des plus ou moins-values.

Mise au rebut : Une immobilisation est mise au rebut quand elle n'a plus dutilit dexploitation. Le chef du service utilisateur de limmobilisation constate la mise au rebut et soumet la dcision au DAF qui lapprouve. Un constat dhuissier savre ncessaire. Un tat dtaill et la fiche de limmobilisation doivent accompagner la demande chez le Directeur. La mise au rebut se fait en fin dexercice en gnral. Cette sortie est constate lors de linventaire et sur le tableau damortissement. Le comptable enregistre la sortie de limmobilisation de lactif par le crdit du compte concern (21, 22, 23, 24) en contre-passant les comptes 81 Valeurs comptables des cessions dimmobilisations ou 654 Valeurs comptables des cessions courantes dimmobilisations de la valeur dentre de limmobilisation concerne. Dbit : 81/654 Valeurs comptables des cessions/courantes dimmobilisation Immobilisation selon la nature

Crdit :

21/22/23/24

Pour lenregistrement de la sortie de limmobilisation

150 /215

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Si limmobilisation nest pas amortie pour la priode allant de la dernire date dinventaire la date de cession, une dotation complmentaire devra tre passe. Les amortissements pratiqus doivent tre annuls par le crdit du compte 81valeurs comptables des cessions dimmobilisation ou du compte 654 valeurs comptables des cessions courantes dimmobilisation . Dbit : Crdit : 28 81/654 Amortissements du compte immobilisation par nature Valeurs comptables des cessions/courantes dimmobilisation

Pour solde du total des amortissements jusqu la date de sortie Cession dimmobilisation un tiers Elle est obligatoirement autorise par la Direction Gnrale qui vrifie la conformit de cette proposition avec les paramtres habituels de mise au rebut ou de rforme dquipements du mme type ou examine les justifications dune cession prmature. La mise en rforme seffectuera suivant les rgles et pratiques habituelles condition quelles respectent au minimum les conditions suivantes : information largement ouverte de la mise en rforme et de ses conditions : par voie de communiqu de presse ; dpt des offres sous pli ferm et dpouillement public ; attribution au mieux disant ; une clause accordant priorit, offre strictement gale, aux soumissionnaires appartenant APGMV est acceptable condition davoir t pralablement porte la connaissance de tous les soumissionnaires ;

La cession est matrialise par une facture dtaille et les conditions et/ou modalits de paiement du produit financier de la rforme sont prcises. La cession peut tre ordinaire ou hors activit ordinaire ; les critures de comptabilisation se prsente comme suit : Le dbit du compte 654 valeur comptable des cessions courantes dimmobilisation ou 81 valeur comptable des cessions dimmobilisation suivant le cas, par le crdit du compte dimmobilisation concern constate la sortie de limmobilisation du patrimoine de lentreprise.

Dbit : Crdit :

81/654

Valeurs comptables des cessions/courantes dimmobilisation

21/22/23/24 Immobilisation selon la nature Pour lenregistrement de la sortie de limmobilisation

Les amortissements pratiqus doivent galement tre annuls par le crdit du compte 81 valeurs comptables des cessions dimmobilisation ou du compte 654 valeurs comptables des cessions courantes dimmobilisation .

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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Dbit :

28

Amortissements du compte immobilisation par nature Valeurs comptables des cessions/courantes dimmobilisation

Crdit : 81/654

Pour solde du total des amortissements jusqu la date de cession

La valeur de cession est enregistre au crdit du compte 82 produits des cessions dimmobilisation ou du compte 754 produits des cessions courantes dimmobilisation par le dbit dun compte de tiers ou de trsorerie.

Dbit :

41 ou 52/57

Comptes de tiers clients ou de trsorerie Produits des cessions / courantes dimmobilisation

Crdit : 82 ou 754

Pour lenregistrement du produit des cessions dimmobilisation

Section 3 : Matires Les stocks sont dfinis comme lensemble des matires, fournitures de bureau, appartenant APGMV. Les critres de distinction entre stocks et immobilisations sont dcrits infra. INVENTAIRE Les stocks sont valus suivant la mthode du premier entr premier sorti (FIFO). Les carts trouvs entre les comptages physiques et les donnes issues des fichiers sont analyss et comments. En cas dcarts difficilement explicables, on procde un inventaire de confirmation. Sur la base des rsultats dinventaires valids, dventuelles propositions de passation en pertes et de mise jour du fichier sont soumises au DAF.

DEPRECIATION DES STOCKS Stock vivant : Cest le stock de roulement et de maintenance ncessaire pour faire face la consommation moyenne et au dlai moyen dapprovisionnement. Stock mort : Il correspond aux lments dclasss, dqualifis, aliner. Stock prsum mort : Il sagit de produits dutilisation courante non consomms depuis un an et sans prvision de consommation. La politique de dprciation doit tre module en fonction de ces diffrentes catgories de stocks : Stock mort ou prsum mort : Application dun taux de dprciation de 100%. Stock vivant : Application dune rgle de dprciation tenant compte du niveau de stock et de lhistorique des consommations.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES Section 4 : Personnel

REMUNERATION DIRECTE

Sur la base des bulletins de salaires et des dcomptes de commissions, les rmunrations verses aux salaris (salaires, appointements, traitements, soldes, commissions, primes et indemnits forfaitaires) sont enregistres pour leur montant brut au crdit de 422 "personnel, rmunrations dues", par le dbit des comptes 661 663.

Dbit : Crdit :

661 663 422

Charges de personnel Personnel, rmunrations dues

Pour lenregistrement des charges de personnel

Les retenues sociales ou "cotisations salariales" pratiques sont ensuite dbites du compte 422 par le crdit des comptes des organismes sociaux intresss, 431 433, de sorte que le solde de 422 reprsente le salaire net. Lindemnit compensatrice de congs pays suit la mme rgle.

Dbit : Crdit :

422 431 433

Personnel, rmunrations dues Organismes sociaux

Pour lenregistrement des retenues sociales salariales

REMUNERATION INDIRECTE

Sur la base des bordereaux mensuels, trimestriels ou annuels, les rmunrations indirectes ou "cotisations patronales" sont dbites en 6641 et 6642, et crdites selon leur bnficiaire dans les comptes dorganismes sociaux 431 433.

Dbit : Crdit :

6642 431 433

Charges sociales patronales Organismes sociaux

Pour lenregistrement des charges sociales patronales

RETENUES SUR SALAIRE

Les retenues sur salaire, autres que sociales, sont vires du compte 422 au crdit de : 421 sil sagit davances ou dacomptes : lavance est consentie au salari avant toute prestation, son arrive dans APGMV par exemple ; lacompte lest aprs fourniture de prestations, mais avant ltablissement du bulletin de paie, en fin de semaine ou de quinzaine par exemple, si la paie est mensuelle.

423 sil sagit doppositions ou de saisies-arrts ;

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

153

447 sil sagit dimpts retenus la source ;

Dbit : Crdit :

422 421/423/447

Personnel, rmunrations dues Retenues salariales autres que sociales

Pour lenregistrement des autres retenues salariales

De sorte que le compte 422 fasse finalement ressortir le "net payer".

REMBOURSEMENTS DE FRAIS

Les remboursements de frais rels engags par le salari pour le compte de lAPGMV sont dbits par nature dans les consommations de biens et services, 60 63, mme sils figurent sur le bulletin de paie.

Dbit : Crdit :

60.. 63.. 422

Achats / Services extrieurs Remboursement de frais au personnel

Pour lenregistrement des remboursements de frais

AVANTAGES EN NATURE

Les avantages en nature consentis aux salaris sont galement dbits par nature, en : 614 "TRANSPORTS DU PERSONNEL" ; 622 "LOCATIONS ET CHARGES LOCATIVES" ; 624 "ENTRETIEN, RPARATIONS ET MAINTENANCE" ; 628 "FRAIS DE TLCOMMUNICATIONS; etc

Mais rgulariss globalement en fin dexercice par le dbit des comptes 6617 et 6627 "AVANTAGES EN NATURE" et le crdit de 781 "TRANSFERTS DE CHARGES DEXPLOITATION". En cours danne Dbit : Crdit : 614/622/624/628 Comptes de charges par nature 52 /57. Comptes de trsorerie

Pour lenregistrement des avantages en nature En fin danne

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Dbit : Crdit :

6617/6627 781

Avantages en nature Transfert de charges dexploitation

Pour lenregistrement des avantages en nature

RMUNRATION DE PERSONNEL EXTRIEUR

Les rmunrations du personnel salari extrieur APGMV, verses titre dhonoraires ou factures par des socits de "personnel temporaire", constituent des services extrieurs enregistrs en 637 "rmunrations de personnel extrieur APGMV" ; mais en fin dexercice, leur montant global fait lobjet dun transfert : En cours danne Dbit : Crdit : 637 52../57... REMUNERATION DE PERSONNEL EXTERIEUR Comptes de trsorerie

Pour lenregistrement des rglements du Personnel extrieur

En fin danne Dbit : Crdit : 667 637 REMUNERATION


TRANSFEREE DE PERSONNEL EXTERIEUR

REMUNERATION DE PERSONNEL EXTERIEUR

Pour rgularisation de la rmunration de personnel extrieur

De manire quelles soient incluses dans les charges de personnel. INDEMNITES POUR DEPART A LA RETRAITE

Les indemnits dues au personnel lors du dpart la retraite font lobjet dune provision la clture de chaque exercice et sont enregistres en compte 196 Provisions pour pensions et obligations similaires en contrepartie du compte 691 Dotations aux provisions dexploitation. Les provisions pour pensions et retraites sont des indemnits de dpart la retraite ou de fin de carrire. Les indemnits sont calcules en fonction de lanciennet et de lorigine du personnel sur les bases suivantes : Pour les cinq premires annes d'anciennet, I indemnit est de 25% d'un mois de salaire par anne de service ; Entre la sixime anne et la dixime anne d'anciennet, l'indemnit passe 30% dun mois de salaire par anne de service ; A partir de la onzime anne danciennet, lindemnit est de 40% dun mois de salaire par anne de service. Le mois de salaire considr et communment appel salaire global mensuel moyen, est gal la moyenne des douze (12) derniers mois de salaire brut imposable ayant prcd la fin dactivit APGMV.

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Dbit : Crdit :

691 196

Dotations aux provisions dexploitation Provisions pour pension de dpart la retraite Pour la dotation de lexercice

CONGES PAYES

Les textes lgaux prvoient le droit aux congs pour lensemble du personnel. Il convient par consquent de constituer, conformment aux principes comptables de prudence et de spcialisation des exercices, une provision pour congs pays qui comprend la totalit des droits accumuls par le personnel ainsi que les charges sociales affrentes. La charge globale des congs pays est enregistre au dbit du compte 6613 Congs pays (ou 6623 Congs pays) par le crdit du compte 4281 Dettes provisionnes pour congs payer.

Dbit : Crdit :

6623 4281

Congs pays Dettes provisionnes pour congs payer Pour la constatation des congs payer

PRETS AU PERSONNEL

Les prts au personnel sont dprcis lorsquils sont devenus irrcouvrables ou excdent les possibilits de remboursement long terme de lemprunteur. Une provision pour dprciation est galement constitue pour couvrir les risques de recouvrement des prts accords au personnel ne faisant plus partie de lAPGMV.

Section 5 : Crances

REGLES GENERALES

Les ressources de lagence sont dfinies dans la loi n2007-13 du 19 fvrier 2007, en son article 6 qui stipule : Les ressources de lagence sont constitues en particulier par les revenus provenant de la gestion des zones conomiques statut spcial, de toutes autres ressources en contrepartie des services et prestations fournis dans le cadre de la promotion ou de la gnration dinvestissements et toute autre ressource accordes par ltat, notamment dans le cadre de ses relations avec les partenaires au dveloppement et destines la ralisation de missions spcifiques. Les crances sont comptabilises ds quelles acquirent un caractre certain, aprs la confirmation des lments de facturation se trouvant dans le dossier technique. DEPRECIATION DES CREANCES CLIENT

Les crances certaines dans leur principe mais dont le recouvrement (en partie ou en totalit) apparat, pour des raisons diverses, incertain sont transfres dans un compte douteux et une provision pour

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dprciation approprie constitue. Des provisions ne peuvent tre constitues que pour couvrir des risques de contestations. Aussi elles peuvent ltre en fonction de lanciennet sur la base dune balance par antriorit. Les crances dont lanciennet est suprieure deux ans au moins sont provisionnes 100%. Cette mthode, bien que proche des ralits conomiques, ncessite avant sa mise en uvre lautorisation de ladministration fiscale. Les critures se prsentent comme suit : Virement clients ordinaires en clients douteux ou litigieux

Dbit : Crdit :

416 411

Crances clients litigieuses ou litigieuses Clients ordinaires

Pour transfert des crances ordinaires en douteuses ou litigieuses

Constatation de la charge provisionne

Dbit : Crdit :

659 491

Charges provisionnes dexploitation Dprciation des comptes clients

Pour la constatation de la dprciation des crances clients

Crances irrcouvrables Les crances irrcouvrables peuvent natre : de la perte de la crance du fait des difficults du client, du rsultat ngatif des poursuites engages ; de la prescription quinquennale (5 ans en matire commerciale).

Il en rsulte, sur le plan comptable, sa constatation en perte et donc sa sortie de lactif. Les critures sont les suivantes : Enregistrement de la perte de la crance

Dbit :

6511

Perte sur crances clients

Crdit :

411/416

Clients/crances clients douteuses ou litigieuses Pour la constatation de la perte de la crance

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Solde de la provision devenue sans objet

Dbit : Crdit :

491 759

Dprciation des crances clients Reprise de la charge provisionne dexploitation Pour solde des provisions devenues sans objet

CESURE DES EXERCICES

Les produits doivent tre rattachs lexercice au cours duquel ils sont acquis. Dbit : Crdit : 418./47.. Clients produits recevoir/Dbiteurs divers 7. Comptes de produits Pour constatation des produits recevoir Par respect au principe de la sparation des exercices, les produits constats et non rattachables lexercice doivent tre rgulariss en fin danne.

Dbit : Crdit :

7 477

Comptes de produits Produits constats davance

Pour rgularisation des produits non rattachables lexercice

Section 6 : Dettes

REGLES GENERALES DEVALUATION

Les dettes dexploitation sont comptabilises lorsquelles acquirent un caractre certain la livraison du bien ou la fourniture de la prestation. Lenregistrement des achats est effectu ds rception de la facture tablie par le fournisseur, accompagne du bon de rception et de la certification. Dbit : Crdit : 60.. 40. 4441 Comptes de charge (Achats TTC) Comptes de tiers fournisseurs (HT) Tva prcompter (TVA) Pour constatation des charges dachat Les factures en devises sont converties au cours du jour de leur comptabilisation. Les diffrences de change apparaissant lors du rglement dune chance sont passes en pertes ou gains de change.

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Dbit : Crdit :

40..et/ou 676 5 et/ou776

Comptes de tiers fournisseurs/Perte de change Comptes de trsorerie/Gain de change

Pour constatation des rglements doprations dachats en devises

CESURE DES EXERCICES

Les charges doivent tre rattaches leur exercice dorigine. Les marchandises reues ou les prestations rendues et non encore factures la clture de lexercice sont recenses et enregistres en compte de charges. Dbit : Crdit : 6 408 Comptes de charges Comptes de tiers, factures non parvenues

Pour constatation des charges rattachables lexercice

Par respect toujours au principe dindpendance des exercices, les marchandises et les prestations de services dj constates en charges de lexercice et non rattachables doivent faire lobjet de rgularisation en fin danne. Dbit : Crdit : 476 6.. Charges constates davance Comptes de charges par nature

Pour rgularisation des charges non rattachables lexercice

DETTES PROBABLES

Il doit tre tenu compte des risques et des charges intervenus au cours de lexercice ou dun exercice antrieur, mme sils sont connus entre la date de la clture de lexercice et celle de ltablissement des tats financiers.

Section 7 : Etat

TVA

La TVA prcompte sur les factures fournisseurs sont comptabilises au crdit du compte 4441 Etat Tva due . Lors de la liquidation de la TVA au plus tard M+15, le compte est sold par un compte de trsorerie.

Travaux effectus pour le compte de lEtat

Dans le cadre des travaux effectus par APGMV pour le compte de lEtat, des comptes transitoires sont utiliss pour enregistrer : la rception des fonds ;

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

159

le paiement des factures certifies (Entrepreneurs, Bureaux dtude, etc.) ; le reversement du reliquat lEtat. Les critures se prsentent comme suit : Rception des fonds Dbit : Crdit : 5 4499 Comptes de trsorerie Fonds reus p/c Etat Rception des fonds Prise en charges des factures/dcomptes fournisseurs Dbit : Crdit : 4493 481 409 4819 444 447 Oprations effectues p/c Etat Fournisseurs Avances de dmarrage Retenue de garantie Etat TVA Etat BNC (Bureaux dtude)

Pour la comptabilisation de la facture ou du dcompte Rglement des factures fournisseurs, des impts et taxes Dbit : 481 409 4819 444 447 5 4499 4493 Fournisseurs Avances de dmarrage Retenue de garantie Etat TVA Etat BNC (Bureaux dtude) Comptes de trsorerie Paiement des factures Fonds reus p/c Etat Oprations effectues p/c Etat Pour la constatation de la diminution des fonds

Crdit : Dbit : Crdit :

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Cycle Sous-cycle

Organisation Financire et Comptable Gestion de la Trsorerie

CHAPITRE 4 : GESTION DE LA TRESORERIE

Section 1 : Prambule
LAPGMV est une organisation intertatique conue sous lgide de lUnion africaine et de la Communaut des tat Sahlo- Sahariens (CEN-SAD). Elle dispose de la capacit juridique internationale et de lautonomie de fonctionnement. Les textes fondateurs tels que lActe instituant lAgence Panafricaine de la Grande Muraille Verte sign le 17 Juin 2010. LAPGMV a pour objectif global la ralisation de la Grande Muraille Verte dans les tat membres pour lutter contre les effets de changement climatique, de dsertification, la perte de biodiversit afin dengendrer des impacts socio-conomiques hautement positifs sur les populations et dassurer la gestion durable des ressources naturelles et le dveloppement intgr des zones arides cibles. Elle est relaye dans la mise en uvre, au niveau de chacun des tat membres par une structure nationale charge dentreprendre la ralisation de la composante nationale de la Grande Muraille Verte. Elle a pour missions principales la coordination et le suivi des activits de ralisation de la Grande Muraille Verte. Les ressources financires de lAgence comprennent : a. des contributions statutaires annuelles et volontaires verses par les tat membres ; b. des contributions et aides financires, dons, legs ou subventions accords par des personnes physiques ou morales africaines ou trangres, notamment gouvernements, organisations internationales ou institutions financiers, organismes publics ou privs, organisations non gouvernementales et particuliers ; c. toute autre source autorise par le CM.

Les tat membres peuvent accorder sur la base de besoins dument exprims par le SE et approuvs par le Conseil excutif des contributions en nature sous forme de ressources humaines ou des ressources matrielles. Les ressources humaines concernent des experts ou du personnel professionnel dtachs auprs du Secrtariat excutif pour une priode dfinie. Les salaires de ces personnes sont pris en charge par les tat respectifs et sont dductibles du montant des contributions des pays concerns. Les ressources matrielles sont notamment des quipements, du matriel, des fournitures et des locaux offerts lAgence. Le cout global du don est mis lactif du pays donateur. Les dpenses la charge de lAgence sont rgles dans les limites du budget annuel tabli par le SE et approuv par le CM. Le budget annuel est tabli et approuv avant la fin de lanne dexercice. Au cas o le CM narrivait pas se runir pour adopter le budget, le Prsident du conseil autorise le SE engager les dpenses dans la limite des crdits approuvs au titre de lexercice en cours.

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

161

Section 2 : Approvisionnement des Comptes

Sous-cycle Oprateur Tche

Approvisionnement des comptes DAF Approvisionner les comptes

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :

Dotation budgtaire. T CHES EXCUTER

Paragraphe 1 : Ressources budgtaires Une dotation budgtaire est alloue, chaque anne lAgence pour lui permettre de raliser ses activits ; Aprs adoption du budget, la dcision de versement du montant inscrit est labore par le DAF ; Le logiciel SAGE permet de suivre la situation financire de lAgence ainsi que tous les lments constitutifs du budget annuel.

Section 3 : Gestion des comptes bancaires


Sous-cycle Oprateur Tche Gestion des comptes bancaires Comptable Conserver les chques

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :

Carnets de chques ; Espces.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

T CHES EXCUTER

Les carnets de chques sont conservs par le comptable dans un coffre ou tiroir fermant clef et font lobjet dun suivi par le Directeur Administratif et Financier ; Les carnets de chques utiliss et termins sont conservs pendant au moins dix ans. SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :

Souscycle Oprateur Tche

Gestion des comptes bancaires DAF / Comptable Rceptionner les factures ou les dcomptes et transmettre

Dcomptes, Factures et documents annexes (Bon de livraison et/ou PV de rception, Bon de commande). T CHES EXCUTER

Rceptionner la liasse : facture, exemplaire jaune du bon de commande, bon de livraison et/ou PV de rception, dcompte, attachements correspondants ;

A lchance : Valider : lexhaustivit de la liasse (facture ou dcompte), la conformit du dcompte par rapport la fiche de march dite partir de SAGE ;

Transmettre, sil y a lieu la liasse vise, date et tamponne au Responsable du service demandeur pour certification.

Sous-cycle Oprateur Tche

Gestion des comptes bancaires Responsable du service demandeur Certifier ou rejeter la facture ou le dcompte

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :


Dcomptes, Factures et documents annexes (Bon de livraison et/ou PV de rception, Bon de commande) ;

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

163

Certificat de conformit.

TCHES EXCUTER
Vrifier les calculs et la conformit du contenu du rsultat fourni celui attendu par le Responsable du service demandeur ; Etablir un mmo pour servir de certificat de conformit par rapport au contrat ; Signer le mmo et viser la liasse pour certification, Conserver une copie de la liasse certifie et transmettre le dossier au DAF pour rglement Si la vrification aboutit la formulation de rserves : 1. 2. Sous-cycle Oprateur Tche Retourner la facture ou le dcompte au DAF pour renvoi lentreprise afin quelle lve les rserves, Retourner la facture ou le dcompte au DAF pour correction par lentreprise, Gestion des comptes bancaires SE/DAF Signer les chques

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :


Factures fournisseurs certifies, dcomptes certifis, Bulletins de salaire ; Ordre de virement, Approvisionnement caisse, etc. ;

TCHES EXCUTER
Toutes les factures et dcomptes chus et certifis sont transmis au Comptable avec les pices justificatives (facture, dcompte, bordereau de livraison, bon de commande, bon de rception) qui, aprs vrification, tablit les chques de rglement ou les ordres de virement; Le comptable les transmet dabord au DAF dans un parapheur qui vrifie et signe, sil ny a pas danomalies, puis au SE suivant la mme procdure pour la seconde signature ; NB : Principe de signature conjointe par le DAF et le SE. Une fois les chques signs, le parapheur est transmis lAssistant du SE qui mentionne les rfrences du paiement sur la facture ou le dcompte ;

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Elle fait une copie des chques quelle transmet avec le parapheur au comptable pour comptabilisation des rglements.

Sous-cycle Oprateur Tche

Gestion des comptes bancaires Assistant du SE / Accueil Remettre les chques aux bnficiaires

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :


Chques signs ; Factures fournisseurs certifies ; Dcomptes certifis ; Bulletins de salaire ; Approvisionnement caisse ; Etc. T CHES EXCUTER

Lassistant du SE appelle les fournisseurs concerns et leur remet les chques contre dcharge et pice justificative ; NB : il convient de noter que pour les chques annuls :

Ils devront porter la mention annul ; Les numros devront tre dcoups et agrafs sur le talon du chque. Gestion des comptes bancaires Comptable Comptabiliser les rglements

Sous-cycle Oprateur Tche

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :


Copies des chques signs et des ordres de virement.

TCHES EXCUTER Les procdures de saisie dans SAGE sont allges pour les rglements du fait de lexistence de contrepartie automatique pour les journaux financiers ;
Pour lapurement dun compte de tiers, la liste des mouvements solder est propose pour le choix de lopration rgler ; AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE
165

Sous-cycle Oprateur Tche

Gestion des comptes bancaires Comptable / DAF / Auditeur interne Contrler les comptes

Le systme propose par dfaut les imputations saisies lors de la prise en charge de la facture.

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :


Extrait de compte bancaire.

TCHES EXCUTER
Mensuellement le comptable prpare ltat de rapprochement bancaire partir du module de rapprochement de SAGE ou manuellement ; Il le transmet au Directeur Administratif et Financier avec : ltat du mois prcdent, une dition du grand livre des banques, les bordereaux de paiement relatifs aux lments en suspens. Le Directeur Administratif et Financier procde aux contrles dusage, le vise et rclame le cas chant la banque les pices manquantes ; Ltat de rapprochement est ensuite transmis lauditeur interne pour approbation.

Section 4 : Gestion de la Caisse


Paragraphe 1 : Prambule La caisse est tenue par le responsable des oprations financires (ROF). Le montant maximal autoris en caisse est de 400.000 FCFA. Seules des dpenses de montant infrieur 50.000 FCFA sont rgles par caisse. Les dcaissements sont autoriss par le Directeur Administratif et Financier. Il est ouvert un brouillard de caisse tenu par le ROF. Chaque dpense devra donner lieu ltablissement dun justificatif. A tout moment, le montant des justificatifs augment du montant des espces en caisse devra tre gal au fonds de caisse allou au dpart.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

A loccasion de chaque rapprovisionnement ou chaque fois que de besoin (priode darrt comptable par exemple), un arrt de caisse est effectu et les pices comptables transmises au comptable pour enregistrement. La caisse devra tre contrle par lAuditeur interne sur une base rgulire et de faon inopine au moins une fois par mois. Sous-cycle Oprateur Tche Gestion de la caisse Comptable Contrler les comptes

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :


Justificatifs de la dpense ou de la sortie de fonds.

TCHES EXCUTER
Le Responsable des Oprations Financires charge de la gestion de la caisse remplit un bon de sortie de caisse pr-numrot rcapitulant les principaux renseignements ci-dessous : date, service demandeur, nature de la dpense, montant de la dpense, documents justificatifs de la dpense.

Le bon de sortie de caisse est ensuite vis par le DAF. Quand des dpenses doivent tre engages pour lesquelles le montant exact nest pas connu davance et quil est manifeste que la dpense est infrieure 50.000 FCFA, un reu provisoire est tabli. Ce reu provisoire est annul la rception de la facture dachat et ventuellement de la monnaie restante. Le ROF prpare une demande de paiement pr-numrote quelle transmet au DAF avec les pices justificatives jointes ; Le DAF valide la dpense en visant le cadre qui lui est ddi ; Le ROF fait signer la demande de paiement par le bnficiaire et appose le cachet rgl le XX/XX/XX en espces sur la pice justificative, puis met jour son journal de caisse.

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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Sous-cycle Oprateur Tche

Gestion de la caisse DAF/Auditeur interne Rgler en espces

SUPPORTS(S) OU FAITS(S) GNRATEURS(S) DE LA TCHE :

Demande de rapprovisionnement de la caisse ; Arrt mensuel du compte caisse. T CHES EXCUTER

Avant chaque rapprovisionnement de la caisse, le comptable et/ou lauditeur interne tire (nt) le solde du compte de caisse et procde (nt) en prsence de lAssistante du DAF linventaire des espces ; Ils rapprochent : le solde comptable de lencaisse inventori, les pices de caisse du brouillard et sassurent du respect de la chronologie des pices ;

Le procs-verbal dinventaire de caisse est dress et porte les signatures des personnes ayant pris part linventaire ; Tous les procs-verbaux dinventaire de caisse sont classs avec les pices de caisse. Cycle Sous Cycle Organisation Financire et Comptable Classement et Archivage des documents

CHAPITRE 5 : CLASSEMENT ET ARCHIVAGE DES DOCUMENTS


Chaque enregistrement comptable est appuy par une ou plusieurs pices justificatives qui doivent tre imprativement archives dans les classeurs ouverts da faon chronologique.

Section 1 : Immobilisations
Les pices relatives aux acquisitions dimmobilisations doivent comprendre notamment : Copie de la facture, 2me exemplaire du Bon de commande,

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

justificatifs de frais annexes (frais de douane, transit...).

La facture est classe dans le classeur dachat appropri.

Section 2 : Achats Fournisseurs


Les pices (copies de factures et bons de commande) sont classes chronologiquement par numro de pice. Loriginal de la facture servant son rglement, est class dans le classeur de trsorerie appropri avec la rfrence du paiement. Un dossier appel Echancier des factures en instance de paiement est mis en place afin dassurer un suivi des factures non rgles.

Section 3 : Caisse
Les pices de caisse (bons de sorties, reus et factures) assorties des bordereaux de transmission et/ou du brouillard de caisse, sont archives chronologiquement.

Section 4 : Banque
Les pices de banque (photocopies des chques mis avec les factures les ayant appels et reus, bordereaux de remises de chques, Avis de dbit et de crdit des banques ...) sont archives chronologiquement. Un classeur diffrent est utilis pour chaque banque. Les rapprochements bancaires et les relevs de comptes sont galement archivs dans un classeur spcifique chaque banque.

Section 5 : Paie-Personnel
Le DAF archive les dossiers individuels (contrat de travail, planning des congs, justificatifs didentit...) des salaris de lAgence dans des classeurs prvus cet effet, Chaque mois, le comptable archive les bulletins de salaires du personnel permanent, le livre de paie dit mois par mois et les rcapitulatifs de la main duvre occasionnelle.

Section 6 : Dclarations fiscales


Un ou plusieurs classeurs reprennent mois par mois les copies des dclarations fiscales : Taxe sur la Valeur Ajoute, Attestation de prcompte ; Prlvements la source et les certificats de prlvement, Impts sur les Traitements et salaires, Contribution Forfaitaire la charge de l'employeur, Impt sur le Revenu des Valeurs Immobilires, Impt sur les Socits, Patentes, Autres taxes

Les Acomptes sur Divers Impts et Taxes sont classs avec la TVA sur laquelle ils sont imputs.

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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Section 7 : Dclarations sociales


Ce classeur doit contenir les dclarations caractre social. Ainsi, les versements aux organismes sociaux sont archivs sparment.

Section 8 : Oprations Diverses


Ce classeur reprend tous les enregistrements effectus en attente de justificatifs, ainsi que les oprations qui ne se rapportent aucun des journaux principaux, les rgularisations dcritures, les amortissements et oprations de fin dexercice. Toutes les Oprations Diverses doivent tre assorties des pices qui justifient les rgularisations et autres oprations passes en criture.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

CHAPITRE 6 : ETATS FINANCIERS


Cette tape constitue le dernier maillon de la chane. Les tats financiers sont constitus : du Bilan, du Compte de rsultat de lexercice, du Tableau financier des ressources et des emplois de lexercice, ainsi que dun Etat annex dont les dispositions principales sont fixes dans le SYSCOHADA.

Il comporte aussi ltablissement dun Etat supplmentaire. Le bilan dcrit sparment les lments dactif et les lments de passif constituant le patrimoine de lentreprise. Il fait apparatre, de faon distincte, les capitaux propres. Le Bilan de lexercice fait apparatre, de faon distincte, lactif : lactif immobilis, lactif dexploitation attach aux activits ordinaires, lactif hors activits ordinaires et lactif de trsorerie; au passif : les capitaux propres et ressources assimiles, les dettes financires, le passif dexploitation attach aux activits ordinaires, le passif hors activits ordinaires et le passif de trsorerie. Le Compte de rsultat rcapitule les produits et les charges qui font apparatre par diffrence le bnfice net ou la perte nette de lexercice. Il fait apparatre les produits et les charges, distingus selon quils concernent les oprations dexploitation attaches aux activits ordinaires, les oprations financires, les oprations hors activits ordinaires. Le classement des produits et des charges permet dtablir des soldes de gestion dans les conditions dfinies par le SYSCOHADA. Le Tableau financier des ressources et des emplois retrace les flux de ressources et les flux demplois de lexercice. Il fait apparatre pour lexercice les flux dinvestissement et de financement, les autres emplois et ressources financires et la variation de la trsorerie. LEtat annex complte et prcise, pour autant que de besoin, linformation donne par les autres tats financiers annuels. Ltat annex comporte tous les lments de caractre significatif qui ne sont pas mis en vidence dans les autres tats financiers et sont susceptibles dinfluencer le jugement que les destinataires des documents peuvent porter sur le patrimoine, la situation financire et le rsultat de lentreprise. Il en est ainsi notamment pour le montant des engagements donns et reus dont le suivi doit tre assur par lentreprise dans le cadre de son organisation comptable. Toute modification dans la prsentation des tats financiers annuels ou dans les mthodes dvaluation, doit tre signale dans lEtat annex. Les tats financiers annuels de chaque entreprise respectent les dispositions ci-aprs : le bilan douverture dun exercice doit correspondre au bilan de clture de lexercice prcdent; toute compensation, non juridiquement fonde, entre postes dactif et postes de passif dans le Bilan et entre postes de charges et postes de produits dans le Compte de rsultat, est interdite ; la prsentation des tats financiers est identique dun exercice lautre ; chacun des postes des tats financiers comporte lindication du chiffre relatif au poste correspondant de lexercice prcdent.

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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Lorsque lun des postes chiffrs dun tat financier nest pas comparable celui de lexercice prcdent, cest ce dernier qui doit tre adapt. Labsence de comparabilit ou ladaptation des chiffres est signale dans lEtat annex.

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PARTIE 8 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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Sous-cycle Oprateurs

Rappel des rgles rgissant le personnel

CHAPITRE 1 : RAPPEL DES REGLES REGISSANT LE PERSONNEL


Section 1 : Dispositions gnrales

RAPPELS :

Le personnel de lAPGMV est soumis une obligation de rserve, d'impartialit et de discipline similaire celle qui s'impose aux agents de la Fonction Publique et principalement : Le personnel ne peut publiquement se livrer une critique ouverte de ses suprieurs hirarchiques ou des autorits publiques. De mme, il ne peut se livrer aucune propagande de nature politique ou religieuse dans l'exercice de ses fonctions ; Le personnel est tenu une impartialit absolue. Il se doit de traiter de manire gale les usagers du service public qu'il reoit et avec lesquels il traite, en l'occurrence les entreprises ou bureaux dtudes ; Le personnel doit observer en tout temps les rgles dthique professionnelle les plus strictes. Notamment il doit sinterdire tout favoritisme, toute forme de corruption ou toute autre forme de manuvres frauduleuses ; Le personnel est enfin tenu dobserver la confidentialit des informations sur les activits de lAPGMV.

Paragraphe 1 : Conflits dintrts


Le personnel de lAPGMV ne peut dtenir, directement ou par personne interpose, aucun intrt dans des Entreprises ou Bureaux dtudes, ou exercer une activit ou des responsabilits dans des institutions publiques ou prives appeles entretenir des relations commerciales avec lAPGMV, ou bnficier de l'activit de celle-ci. Il ne peut percevoir aucune rmunration, avantage, commission ou honoraire sous quelque forme que ce soit de la part de ces mmes entreprises ou institutions. Tout agent est tenu, lors de son recrutement par lagence, de remplir une dclaration tablissant la liste de ses engagements, intrts ou participations susceptibles d'entrer en conflit avec la rgle ci-dessus. Il dispose alors d'un dlai d'un mois pour se librer de tels engagements, intrts ou participations. L'accomplissement de cette obligation est une condition expresse de son recrutement dfinitif ou de son maintien en poste.

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CHAPITRE 2 : EMBAUCHE ET INTEGRATION DU PERSONNEL


Section 1 : Intgration du personnel

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Embauche et intgration du personnel Intgration du personnel Tuteur Intgrer le nouvel agent

APPLICATION DE LA PROCDURE
Cette procdure sapplique aux agents titulaires dun Contrat Dure Indtermine ainsi qu ceux titulaires dun Contrat Dure Dtermine.

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :


Dsignation du Responsable (Tuteur) charg dintgrer la nouvelle recrue effectue par le responsable de la Direction laquelle elle est affecte ; tablissement du planning dintgration.

TCHES EXCUTER
Accompagner la nouvelle recrue dans sa prise de connaissance de lAPGMV environnement (rendez-vous planifis, remise de documents, etc.) ; et de son

Communiquer au Suprieur Hirarchique direct de la nouvelle recrue les lments qui lui permettront de rdiger le rapport dvaluation avant la fin de la priode dessai: se rfrer au dlai indiqu.

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Embauche et intgration du personnel Intgration du personnel Responsable Hirarchique valuer

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :


Agent en poste ; Avant la fin de la priode dessai :

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

175

2 mois aprs la prise de fonction pour les cadres, 3 semaines aprs la prise de fonction pour les non-cadres, 1 semaine avant la fin du Contrat Dure Dtermine.

TCHES EXCUTER
Rdiger un rapport dvaluation et le transmettre par la voie hirarchique (visa) la Direction Gnrale qui prendra les mesures ncessaires pour confirmer lembauche ou choisira de se sparer de lagent lissue de la priode dessai.

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Embauche et intgration du personnel Intgration du personnel Responsable des ressources humaine Suivre lvolution de lAgent

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :


Agent intgr.

TCHES EXCUTER
Rpertorier, tout au long de lanne, et en collaboration avec la Direction dont relve lAgent et le SE, lensemble des lments ncessaires au suivi de ce dernier et les classer ; Veiller la bonne excution des missions et tches de lagent en relation avec son suprieur hirarchique direct (ralisation des objectifs, gestion prventive dventuels conflits ou autres difficults, etc.).

Section 2 : Embauche du personnel

Paragraphe 1 : Recrutement du personnel CDI


Cycle Sous-cycle Rappels Embauche et Intgration du personnel Recrutement du personnel CDI

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

RAPPELS :
Le recrutement du personnel CDI se fait avec lappui dun Cabinet de recrutement ; Le Cabinet de recrutement a t choisi conformment aux procdures de passation des marchs de consultants ; Les tches confies au Cabinet de recrutement sont : laborer les Termes de Rfrence (TDR) du (des) poste (s) pourvoir et le (s) faire valider par lAPGMV, Prparer lannonce presse sur la base des TDR du poste et faire valider par lAPGMV, Publier loffre de lemploi dans les mdias choisis, Recevoir et valuer les CV, Rdiger un rapport de recrutement lattention de lAPGMV, Transmettre lAPGMV les dix (10) meilleurs CV accompagns du rapport de recrutement.

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Embauche et Intgration du personnel Recrutement du personnel CDI SE, Directeur Administratif et Financier, Responsable Hirarchique Valider les termes de rfrence

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :


Poste pouvoir ; Budget disponible (dans le cas dune demande non planifie, la disponibilit du budget aura t pralablement vrifie par le Contrleur de gestion et lengagement effectu) ; Termes de rfrence (TDR) du Cabinet de recrutement.

TCHES EXCUTER

Valider les termes de rfrence du Cabinet de recrutement contenant : les missions et les qualifications requises pour occuper le poste pouvoir, les modalits de prsentation des dossiers de candidature, le lieu et la date limite de dpt des dossiers de candidature.

Transmettre les TDR valids au Cabinet de recrutement pour lancement de lavis dappel candidature ; Valider le Bon Tirer des annonces paratre dans la presse.

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Embauche et Intgration du personnel Recrutement du personnel CDI Responsable des ressources humaine Prparer le planning des entretiens finaux

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :


Rapport du Cabinet de recrutement sur les cinq (05) candidats retenus par ordre de choix de un (01) cinq (05) ; Dossier des candidats tudis.

TCHES EXCUTER
Fixer les dates dentretien des candidats en relation avec le SE, le Responsable hirarchique concern et le Directeur Administratif et Financier ; Convoquer les candidats prconiss par le rapport ; Prparer les questions types poser lors de lentretien de mme que les critres de notations et les valider avec le DAF et le Responsable Hirarchique; Une fois tous les rendez-vous valids, rdiger une note mentionnant le planning des entretiens et la diffuser comme suit : un (01) exemplaire au SE, un (01) exemplaire au Responsable hirarchique, un (01) exemplaire au Directeur Administratif et Financier, un (01) exemplaire pour classement dans le dossier correspondant.

Ce Comit est compos du Directeur du Service ou du Dpartement concern, du Responsable hirarchique direct, du Responsable charg des ressources humaines et de toute personne dont lapport sera jug utile pour le recrutement. Ce Comit est constitu pour une meilleure transparence dans le systme de recrutement de lAgence.

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Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Embauche et Intgration du personnel Recrutement du personnel CDI Comit de recrutement interne Conduire les entretiens

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :


Rapport du Cabinet de recrutement ou de la CREA; Date des entretiens.

TCHES EXCUTER
Sentretenir avec les candidats retenus par le cabinet de recrutement ou la CREA (01 05) : Discuter avec eux des objectifs et indicateurs de performances qui leur seront fixs (SE, Directeur Administratif et Financier et Responsable hirarchique), Discuter des prtentions salariales avec les candidats, Vrifier leur disponibilit (date de prise de fonction), Vrifier leurs aptitudes et ses connaissances, Etc. A lissue des entretiens, se runir (SE, Directeur Administratif et Financier, Responsable hirarchique concern, Consultant RH) pour changer sur les candidats.

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Embauche et Intgration du personnel Recrutement du personnel CDI Responsable hirarchique tablir le PV de slection finale

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :


Rapport du cabinet de recrutement ou de la CREA; Entretiens de slections tenus.

TCHES EXCUTER
tablir un procs-verbal de slection des candidats prsentant par ordre de mrite : le ou les candidats retenu (s), AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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les candidats retenus sur la liste d'attente ;

Faire signer le PV de slection finale tous les membres du Comit de recrutement interne ; tablir la lettre dengagement du candidat retenu et la soumettre au Directeur Administratif et Financier et au SE.

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Embauche et Intgration du personnel Recrutement du personnel CDI Assistante de Direction Convoquer le candidat retenu

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :


Procs-verbal de slection finale.

TCHES EXCUTER
Fixer avec le SE une date laquelle il peut recevoir le candidat retenu ; Contacter le candidat pour linformer de la date dentretien ; Demander au candidat retenu de se prsenter muni des pices administratives ncessaires la constitution de son dossier : curriculum vitae actualis, copies lgalises des diplmes et attestations de stages mentionns dans le CV, extrait acte de naissance, certificat de nationalit, copie de la carte didentit lgalise, certificat de domicile, certificat de visite et contre-visite mdical, extrait du casier judiciaire ;

Confirmer la date dentretien au SE ; Demander au Responsable des ressources humaine de prparer un contrat.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Embauche et Intgration du personnel Recrutement du personnel CDI SE, Directeur Administratif et Financier, Responsable Hirarchique Recevoir le candidat retenu

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :


Candidat convoqu ; Jour de lentretien.

TCHES EXCUTER
Recevoir le candidat retenu et sentretenir avec lui ; Dterminer la date de dbut de prise de fonction ; Transmettre les pices administratives fournies par le candidat au Responsable des ressources humaine pour classement par lAssistant du SE dans le dossier individuel du nouvel agent.

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Embauche et Intgration du personnel Recrutement du personnel CDI Directeur Administratif et Financier Finaliser le contrat

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :


Candidat ayant accept de prendre ses fonctions ; Salaire, objectifs et indicateurs de performance dfinis ; Lettre dengagement signe par le SE.

TCHES EXCUTER
Sur la base du modle prpar, finaliser le contrat (en quatre (04) exemplaires), lattestation de mouvement du travailleur et la note comportant les indicateurs de performance et objectifs assigns la nouvelle recrue ; Avant transmission au SE, faire valider le contrat par le Conseiller Juridique ;

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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Faire signer les documents (contrat et documents prcisant les objectifs et indicateurs de performance) au SE ou son dlgataire ; Contacter la nouvelle recrue, la convoquer, la recevoir et lui faire signer les documents ; Demander la nouvelle recrue de complter si ncessaire son dossier du personnel ; Transmettre le dossier au Responsable des ressources humaine pour traitement.

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Embauche et Intgration du personnel Recrutement du personnel CDI Responsable des ressources humaine Traiter le dossier

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :


Dossier du candidat transmis par le Directeur Administratif et Financier ; Contrat de travail.

TCHES EXCUTER
Faire subir au nouvel agent une nouvelle visite et une contre visite mdicale ; Ouvrir un dossier personnel au nom du nouvel agent recrut et y classer lensemble des documents ; Effectuer les diffrentes oprations relatives sa prise de fonction : Transmission du contrat lInspection du Travail, Transmission de la dclaration de mouvement aux organismes sociaux, Mise jour de la liste et du fichier du personnel.

Prparer les dossiers dadhsion aux organismes sociaux ; Effectuer les dmarches ncessaires relatives la protection sociale (assurance maladie) de lagent selon sa catgorie ; Transmettre les lments relatifs la paie lagent charg de la paie.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Embauche et Intgration du personnel Recrutement du personnel CDI Responsable des ressources humaine Contrler le dossier administratif

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :


Dossier du candidat transmis par le Responsable des ressources humaine ; Contrat de travail.

TCHES EXCUTER
Le dossier de chaque agent devra contenir les pices suivantes et sera mis jour en permanence :

Dossier de candidature (demande d'emploi, curriculum vitae jour, diplmes et attestations de travail lgalises), Extrait acte de naissance, Certificat de nationalit, Copie de la carte didentit lgalise, Certificat de domicile, Extrait du casier judiciaire, sil y a lieu ; Contrat de travail, Fiche des lments du salaire, Certificat de visite et de contre visite mdicale, Certificat de mariage, Bulletins ou extraits de naissance des enfants, Bulletins dinscription scolaire pour les enfants gs de plus de 21 ans, Toutes dcisions administratives (nominations, valuations, promotions, formations, sanctions, etc.) concernant l'agent.

Rdiger lattention de lensemble du personnel (diffusion large) une note informant de larrive du nouvel agent (date darrive, affectation ).

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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Paragraphe 2 : Recrutement du personnel CDD

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Embauche et intgration du personnel Recrutement du personnel CDD Directeur Administratif et Financier, Responsable hirarchique laborer les termes de rfrence du poste pourvoir

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :


Cette procdure de recrutement concerne uniquement le besoin en personnel support. Poste pouvoir ; Budget disponible (dans le cas dune demande non planifie, la disponibilit du budget aura t pralablement vrifie par le Contrleur de Gestion et lengagement effectu).

TCHES EXCUTER
laborer les Termes de Rfrence du Poste (TDR) pourvoir : le titre et la position hirarchique, les tches et les responsabilits, le profil de comptences (niveau dtudes, diplmes), l'exprience requise dans le domaine dactivit, la dure du Contrat, les qualits professionnelles requises pour occuper le poste ; Transmettre les TDR au DRH, puis au SE pour validation.

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Embauche et intgration du personnel Recrutement du personnel CDD SE Valider les TDR

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :


TDR du poste labor.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

TCHES EXCUTER
Valider les termes de rfrence (TDR) du poste pourvoir aprs avoir fait intgrer si besoin les modifications ncessaires ; Transmettre les TDR valids au Responsable des ressources humaine qui se chargera de faire publier lappel candidature dans la presse nationale.

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Embauche et intgration du personnel Recrutement du personnel CDD Responsable des ressources humaine Faire publier lannonce et prparer les entretiens

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :


TDR du poste valid par le Directeur.

TCHES EXCUTER
Rdiger le projet dannonce de presse sur la base des TDR ; Faire valider le projet au SE ; Transmettre le texte dannonce aux organes de presse retenus ; Recevoir et valider le Bon Tirer ; tablir les critres de notation et les faire valider par le Responsable Hirarchique, le DAF et le SE.

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Embauche et intgration du personnel Recrutement du personnel CDD Responsable des ressources humaine Recevoir et valuer les dossiers

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :


Critres dvaluation tablis par lAssistant du SE et valids par le Directeur Administratif et Financier, le Responsable Hirarchique et le SE ; Dossiers de candidature reus.

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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TCHES EXCUTER

Sassurer que le profil de qualification est conforme aux exigences du poste ; valuer les dossiers de candidature ; Retenir les dix (10) meilleurs candidats ; Sassurer davoir au moins trois (03) candidats par poste ; Rdiger un PV de pr-slection reprenant les diffrentes fiches de notation des CV ; Demander lAssistante de Direction deffectuer la convocation des candidats retenus. NB : Le Comit de recrutement interne est compos :

du Coordonnateur des Oprations, du Directeur Administratif et Financier, du Responsable hirarchique, du Responsable des ressources humaines

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Embauche et intgration du personnel Recrutement du personnel CDD Comit de recrutement interne Effectuer les entretiens et rdiger le rapport de recrutement

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :


Date dentretien fixe ; PV de pr-slection ; Candidats convoqus par le comit de recrutement.

TCHES EXCUTER

Effectuer les entretiens, valuer les candidats et changer sur les candidatures ; Rdiger le rapport de recrutement (Assistant du SE) en trois (03) exemplaires et le dispatcher comme suit : Un (01) exemplaire au SE, Un (01 exemplaire au DAF, Un (01) exemplaire au Directeur concern,

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Loriginal est conserv par la Cellule de Gestion du Personnel pour classement dans le dossier correspondant ;

Adresser un courrier aux candidats non retenus afin de les informer de la dcision prise quant leur candidature et pour les remercier de lintrt port lAPGMV (Le courrier est prpar par le Responsable des ressources humaine qui en classe une copie. Il est sign par le SE). NB : Le rapport de recrutement devra reprendre le processus complet du recrutement (de lvaluation de lensemble des dossiers de candidatures reus, au choix des candidats retenus). Il conviendra galement dy joindre les critres de notation des CV et des entretiens.

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Embauche et intgration du personnel Recrutement du personnel CDD SE Embaucher

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :


Rapport de recrutement.

TCHES EXCUTER
S'assurer, la rception du dossier de candidature que le profil de qualification du candidat est conforme aux exigences du poste ; Fixer le salaire en tenant compte de l'enveloppe budgtaire prvue ; Fixer la priode dessai ; Faire tablir par le Responsable des ressources humaine un contrat de travail en trois (03) exemplaires originaux ; Soumettre le contrat lavis du Conseiller Juridique, le valider, le signer le contrat de travail et le faire signer lagent recrut ; Dispatcher le contrat comme suit : Un (01) conserv par le Responsable des ressources humaines, Un (01) exemplaire est transmis lagent, Un (01) exemplaire est transmis lInspection du Travail,

Demander l'agent de complter son dossier personnel (justification de la situation professionnelle et familiale, etc.) auprs de lAgent Administratif ; laborer et signer la note de prise de service (diffusion en interne) matrialisant l'entre en fonction de l'agent ; Transmettre le dossier d'embauche lAssistant du SE pour l'excution de la dcision d'embauche et classement du dossier dans le classeur Dossier du Personnel.

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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CHAPITRE 3: CONGES ET ABSENCES


Section 1 : Congs

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Congs et absences Congs annuels Demandeur Complter la demande de cong

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Avant le dbut de lexercice ou au plus tard le 30 avril de chaque anne.

TCHES EXCUTER

Complter la demande de cong en prenant soin de prciser les dates de dpart et de retour souhaites ; Signer la demande et la transmettre son Suprieur Hirarchique pour visa.

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Congs et absences Congs annuels Responsable Hirarchique Viser et transmettre la demande

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Demande de cong dment complte par lagent demandeur.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

TCHES EXCUTER

Vrifier la validit des congs ; Vrifier que labsence de lagent est compatible avec le fonctionnement prenne de lAPGMV ; Viser la demande de cong ; Transmettre la demande au Directeur Administratif et Financier pour imputation au Responsable des ressources humaines.

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Congs et absences Congs annuels Responsable des ressources humaines Prparer le planning

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :


Demande(s) de cong(s) vise(s) par le Responsable Hirarchique de lagent demandeur et imputes par le DAF.

TCHES EXCUTER
tablir un planning provisoire des congs du personnel en indiquant pour chaque agent : la date de dpart, la date de retour ; Transmettre par la voie hirarchique le planning provisoire au Directeur Administratif et Financier pour visa.

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Congs et absences Congs annuels Directeur Administratif et Financier Viser et contrler le planning

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Planning provisoire de congs transmis par le Responsable des ressources humaine.

T CHES EXCUTER Contrler le planning ; Viser le planning provisoire des congs en sassurant que le fonctionnement et lefficacit des entits concernes (cohrence, ) ne sera pas perturb ; Soumettre le planning provisoire au SE pour approbation ; Transmettre le planning approuv au Responsable des ressources humaine pour imputation. .

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Congs et absences Congs annuels Responsable des ressources humaine Diffuser le planning

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE : Planning gnral des congs valids par le SE et transmis au Responsable des ressources humaine

T CHES EXCUTER Reproduire le planning gnral des congs valids ; Transmettre toutes les Directions, Cellules et personnels rattachs au SE une copie du planning des congs ; Classer un exemplaire dans le classeur suivi des congs .

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Congs et absences Congs annuels Responsable des ressources humaine tablir les dcisions de congs

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Planning gnral des congs valids par le SE ; Au plus tard un (01) mois avant la date de jouissance de cong des agents concerns

T CHES EXCUTER

Procder ltablissement des dcisions de dpart en cong ; Faire calculer lAgent charg de la Paie les allocations de congs et en effectuer le contrle ; Rdiger une note lattention des agents devant aller en cong ; Transmettre les dcisions de congs, les allocations de congs ainsi que les notes destines aux agents au DAF. N.B :L'allocation de cong est gale 1/12 des sommes perues (salaire brut) par le travailleur au cours de la priode de rfrence, gale 12 mois l'exclusion des indemnits ayant le caractre de remboursement de frais, de prestations en nature lies accessoirement l'emploi ou des indemnits forfaitaires en tenant lieu, telle que l'indemnit de logement. Une fois la date retenue, la jouissance effective du cong peut, pour des raisons de service, tre reporte pour une priode n'excdant pas trois mois. Le cong peut galement tre report d'accord partie sans que la dure de service effectif ne dpasse trois ans condition que le travailleur se repose obligatoirement six (06) jours ouvrables par an.

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Congs et absences Congs annuels Directeur Administratif et Financier Valider et viser les allocations et dcisions de congs

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Dcisions de congs ; Allocations de congs ; Notes.

TCHES EXCUTER
Vrifier les allocations de congs et en cas de modification en faire part au Chef de bureau de gestion du personnel pour correction Valider et signer les allocations de congs ; Viser les dcisions de congs et les notes ; Transmettre le dossier (dcisions et allocations de congs, notes) au SE pour signature ;

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Congs et absences Congs annuels SE Signer les dcisions et allocations de congs

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :


Dcisions de congs vises par le DAF ; Allocations de congs vises par le DAF ; Notes vises par le DAF.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

TCHES EXCUTER

Prendre connaissance des diffrents documents et les signer ; Retourner les documents au DAF.

NB : en cas danomalie, faire porter les modifications qui simposent.

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Congs et absences Congs annuels Assistant du SE Classer et ventiler

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Dossier retourn par la voie hirarchique

TCHES EXCUTER
Faire reproduire les documents selon les besoins ci-dessous indiqus ; Classer loriginal de la dcision de congs, une copie de lallocation de congs y affrente et de la note dans le dossier administratif de chaque agent concern ; Transmettre un (01) exemplaire des documents chaque agent concern ; Transmettre un (01) exemplaire des documents lagent charg de la paie pour traitement de la paie. NB : Le retour de cong sera matrialis par une note de reprise de service labore par le Responsable des ressources humaine et signe par le Directeur Administratif et Financier. Cette note sera classe par lAssistant du SE dans le dossier correspondant. Cette procdure est valable pour le cas dun rappel en service durant la priode de cong.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Section 2 : Absences

Cycle Sous-cycle Rappels

Congs et absences Absences

TYPES DABSENCE:

Il existe deux (02) types dabsences : Absences non dductibles du cong, Absences dductibles du cong.

TCHES EXCUTER
Dans la limite annuelle de quinze (15) jours ouvrables et sur pice justificative, des permissions d'absences non dductibles des congs annuels pourront tre accordes au personnel l'occasion des vnements familiaux suivants :

Mariage de l'agent : Mariage d'un des enfants, d'un frre ou d'une sur : Dcs d'un conjoint ou d'un descendant en ligne directe : Dcs d'un ascendant en ligne directe, d'un frre ou d'une sur : Dcs d'un beau-pre, d'une belle-mre : Naissance ou dcs d'un enfant : Baptme d'un enfant (premire communion) : Hospitalisation dun conjoint ou dun enfant :

trois (03) jours un (01) jour quatre (04) jours deux (02) jours deux (02) jours un (01) jour un (01) jour un (01) jour

Les autres absences non dductibles des congs ne peuvent pas dpasser une (01) journe et doivent avoir fait lobjet dune demande dabsence dment vise. Le nombre total dabsence non dductible pour convenance personnelle ne peut dpasser trois (03) jours dans lanne. Toutes les demandes dabsence, quelles soient dductibles ou non dductibles doivent faire lobjet dune demande dautorisation dabsence.

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Congs et absences Absences Demandeur Complter la demande dautorisation dabsence

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :


Ncessit de sabsenter.

TCHES EXCUTER

Complter la demande dautorisation dabsences en sassurant de bien remplir tous les champs ; Indiquer sil sagit dune absence dductible ou non dductible du cong en cochant la case correspondante ; Signer et dater la demande puis la transmettre au Suprieur Hirarchique pour visa.

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Congs et absences Absences Suprieur hirarchique concern Planifier les entretiens

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Demande dautorisation dabsence dment complte par lagent demandeur.

TCHES EXCUTER

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Ds rception de la demande, vrifier que labsence de lagent est compatible avec le fonctionnement prenne de lAPGMV ; Viser la demande dautorisation dabsence ; Transmettre la demande au Responsable des ressources humaine pour contrle de premier niveau (correct remplissage de la demande et dductibilit ou non dductibilit de labsence) puis transmission au DRH.

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Congs et absences Absences Responsable des ressources humaine Contrler la demande

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Demande dautorisation dabsence vise par le Responsable Hirarchique de lagent demandeur

TCHES EXCUTER

Sassurer du bien-fond de la demande dautorisation dabsence de lagent ; Sassurer que le nombre de jours lgalement autoris par la loi na pas dj t atteint ; En cas daccord, porter la mention OK sur la demande dautorisation dabsence et la signer ; En cas de dsaccord, porter la mention REFUS en prenant le soin de le justifier directement lagent concern ; Transmettre la demande ainsi annote au DAF pour signature.

Cycle Sous-cycle Oprateur Tche

Congs et absences Absences Directeur Administratif et Financier Signer la demande et transmettre

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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Demande dautorisation traite par le Responsable des ressources humaine.

TCHES EXCUTER

Prendre connaissance de la demande, la contrler et la signer ; Transmettre la demande signe la Cellule charge de la GRH par la voie hirarchique. Ce dernier conservera une copie de la demande pour classement dans le dossier de lagent par lAssistant du SE, une autre copie sera remise lagent charg de la paie, loriginal sera remis lagent.

CHAPITRE 4 : PRETS AU PERSONNEL

Sous-cycle Oprateur Tche

Prts au personnel Demandeur Adresser le courrier de demande de prt

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Souhait dun employ de bnficier dun prt.

TCHES EXCUTER

Rdiger un courrier de demande de prt lattention du SE en prenant soin de prciser : Le montant du prt souhait (ne devant pas dpasser la quotit cessible : un tiers du montant du salaire net), Lchancier de remboursement (dlai maximum de 30 mois) et la date souhaite de mise disposition du montant accord.

Signer le courrier de demande ; Transmettre le courrier de demande au SE qui limputera au DAF pour tude et avis.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Sous-cycle Oprateur Tche

Prts au personnel Directeur Administratif et Financier Traiter la demande de prt

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Courrier de demande imput par le SE.

TCHES EXCUTER

Ds rception du courrier de demande, ouvrir un dossier au nom de lAgent demandeur ; Vrifier la situation dendettement de lagent et le respect des dispositions lgales (quotit cessible,) ; Formuler son avis (favorable ou dfavorable) sur la recevabilit de la demande de prt, rdiger un mmo interne en ce sens et le transmettre au SE afin quil puisse se prononcer.

Sous-cycle Oprateur Tche

Prts au personnel SE tudier la demande de prt

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Dossier de demande de prt et mmo interne du DAF.

TCHES EXCUTER

tudier la demande et le mmo interne du DAF ; Sur la base des lments prcits, porter sa mention bon pour accord ou refus sur le mmo interne et apposer son visa et la date du jour ct de lavis port ; Transmettre la demande et le mmo interne ainsi annot au DAF pour traitement.

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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Sous-cycle Oprateur Tche

Prts au personnel Directeur Administratif et Financier Prparer la convention de prt

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Demande et mmo interne tudis et retourns par le DAF.

TCHES EXCUTER

En cas davis ngatif du Comit Informer par note crite le demandeur ; Conserver une copie de la note dans le dossier de lAgent ; Mettre jour la base de donnes des demandes de prts.

En cas davis positif du Comit tablir la convention de prt en trois (03) exemplaires originaux et inviter le demandeur les signer (NB : la convention de prt comprendra lchancier de remboursement). Transmettre les contrats de prt au SE ou dlgataire pour signature ; Une fois le contrat sign par toutes les parties, effectuer le dispatching suivant : Remettre loriginal au demandeur, Effectuer deux (02) copies transmettre au Responsable des ressources humaine (prparation du moyen de paiement) et lAgent charg de la Paie, Classer une (01) copie dans le dossier du demandeur ; Mettre jour la base de donnes relatives aux prts ;

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Sous-cycle Oprateur Tche

Prts au personnel Agent charg de la paie Mettre jour les lments de paie

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Copie de la convention de prt ; Copie du chque ou de lordre de virement.

TCHES EXCUTER

Faire parvenir une note lAgent lui notifiant que les retenues sur salaire prendront effet ds le dbut du mois M+1 ; Mettre jour les lments variables de paie ; Classer les lments dans le dossier de paie correspondant ; En cas de dpart de lagent, solder tous les prts dont il a pu bnficier.

CHAPITRE 5 : TRAITEMENT ET REGLEMENT DE LA PAIE

Sous-cycle Oprateur Tche

Traitement et rglement de la paie Agent charg de la paie Recenser et traiter les lments variables de paie

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :


Priode de prparation de la paie (le 20 du mois en cours).

TCHES EXCUTER
Recenser les diffrents lments variables de la paie pour chacun des agents : Dpassement du plafond : tlphone mobile, Frais de pharmacie, Avance sur salaire, AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE
201

Prt, etc. ;

Cas des cessions sur salaire :

Cessions volontaires : Le dossier doit comporter un document crit initi par lagent en accord avec le crancier ; Il doit tre valid par lautorit judiciaire comptente.

Saisies attributions sur salaires : Il sagit de cessions au profit dorganismes. Leur traitement doit avoir t valid par le Directeur Administratif et Financier au regard de la situation dendettement de lagent. Le dossier doit comporter le document correspondant ; tablir pour chaque agent un dcompte prcis pour chacun des postes concerns.

Sous-cycle Oprateur Tche

Traitement et rglement de la paie Agent charg de la paie tablir les bulletins de paie

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

lments variables de la paie recenss et traits transmis par le Comptable.

TCHES EXCUTER

tablir les bulletins de paie de lensemble des agents titulaires dun contrat de travail ; diter et les transmettre au Responsable des ressources humaine pour validation. Ce dernier les transmet aprs contrle au Comptable pour visa.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Sous-cycle Oprateur Tche

Traitement et rglement de la paie Directeur Administratif et Financier Contrler et signer les bulletins de paie

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Bulletins de paie contrls par le Responsable des ressources humaine ; Bulletins de paie contrls et viss par le comptable ; lments de calcul de la paie.

TCHES EXCUTER

Contrler lensemble des calculs effectus ; Si besoin, indiquer au Comptable les modifications qui simposent afin que ce dernier valide leur correcte intgration par le Responsable des ressources humaine ; Signer les bulletins de paie ; Retourner les bulletins de paies signs au Comptable pour tablissement des lettres de virement. Ce dernier effectue une copie des bulletins quil transmet au Comptable pour lui permettre deffectuer le dversement en comptabilit.

Sous-cycle Oprateur Tche

Traitement et rglement de la paie DAF tablir les ordres de virement

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :


Bulletins de paie valids.

TCHES EXCUTER
tablir les lettres de virement aux diffrentes banques ; Transmettre au SE ou son dlgataire les lettres de virement pour signature.

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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Sous-cycle Oprateur Tche

Traitement et rglement de la paie SE Contrler et signer les lettres de virement

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Lettres de virement tablies par le Directeur Administratif et Financier

TCHES EXCUTER

Effectuer les contrles relatifs aux lettres de virement ; Signer les lettres de virement ; Transmettre les lettres de virement au Directeur Administratif et Financier.

Sous-cycle Oprateur Tche

Traitement et rglement de la paie Responsable des ressources humaine Remettre les bulletins et faire dcharger

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Lettres de virement signes par le SE ; Virement des salaires effectu ; Bulletins de paie.

TCHES EXCUTER

tablir une copie des bulletins de paie et la classer ; Faire dcharger lAgent sur loriginal et la copie du bulletin de paie ;

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Remettre loriginal lAgent et transmettre la copie lAgent charg de la Paie pour classement dans le dossier correspondant.

Sous-cycle

Traitement et rglement de la paie

Cas des avances sur salaire

PRINCIPES

Les agents de lAPGMV peuvent bnficier davances sur salaire hauteur de 1/3 du montant de leur salaire net ; Ces avances peuvent tre demandes jusquau 12 (douze) du mois en cours et sont dductibles du salaire mensuel, elles doivent faire lobjet dune demande crite de lagent adresse au DAF ; Le DAF aprs contrle du montant demand par rapport au montant pouvant tre accord, indique son accord ou rejet sur la demande quil retourne au demandeur. Une copie de la note est adresse pour traitement lagent charg du traitement de la paie pour prise en compte dans les lments variables de la paie.

CHAPITRE 6 : COMPTABILISATION DE LA PAIE

Sous-cycle Oprateur Tche

Comptabilisation de la paie Comptable Imputer les salaires dans le suivi budgtaire

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Bulletins de salaires remis aux agents ; Salaires pays.

TCHES EXCUTER

Mettre jour le module de suivi budgtaire ; Transfrer les bulletins de paie lagent comptable pour reversement dans le module comptable.

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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Sous-cycle Oprateur Tche

Comptabilisation de la paie Agent comptable Reverser les lments de paie

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Bulletins de salaires transmis par le comptable.

TCHES EXCUTER

Vrifier que tous les salaris ont marg en face de leur nom ; Enregistrer les rglements dans les journaux de rglement ; Classer les bulletins de paie, les tats mensuels de paie, les tats dmargement signs et les copies des moyens de rglement de la paie (ordre de virement) dans le chrono Paie du personnel .

CHAPITRE 7 : REGLEMENTS DES IMPOTS ET DE LA PAIE

Sous-cycle Oprateur Tche

Rglements des impts et cotisations Comptable Prparer les tats de renversement et les bordereaux

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Priode : J-4 (J reprsentant la date butoir pour les rglements des impts et cotisations).

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

TCHES EXCUTER

Sentretenir avec le collaborateur valuer ; Prparer les tats de reversement des retenues la source et cotisations sociales ; Transmettre au Directeur Administratif et Financier les tats de paiement pour contrle ; Aprs visa du DAF, tablir les diffrents bordereaux ; Transmettre au Directeur Administratif et Financier pour tablissement des moyens de paiement.

Sous-cycle Oprateur Tche

Rglements des impts et cotisations DAF Contrler et viser les bordereaux

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Les Bordereaux.

TCHES EXCUTER

Contrler les bordereaux et lister avec le comptable les modifications ventuelles apporter le mois suivant ; Signer les bordereaux ; Transmettre les bordereaux au Comptable pour tablissement des chques.

Sous-cycle Oprateur Tche

Rglements des impts et cotisations Comptable tablir les chques

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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Bordereaux dment complts et signs par le DAF ; Priode J-2.

TCHES EXCUTER

tablir les chques ; Transmettre les chques de rglement au DAF pour signature. Ce dernier les transmet alors au SE pour signature. Aprs signature SE le retourne les bordereaux et les chques au DAF.

Sous-cycle Oprateur Tche

Rglements des impts et cotisations Agents administratifs Effectuer le dispatching

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Chques signs par le DAF et le SE ; Bordereaux ; Priode J-1.

TCHES EXCUTER

Transmettre loriginal des bordereaux et les exemplaires qui leurs sont destins aux organismes concerns ; Effectuer deux (02) copies : Transmettre une copie au Directeur Administratif et Financier pour suivi, Conserver une copie pour classement dans le dossier correspondant.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

CHAPITRE 8 : EVALUATION DU PERSONNEL

Sous-cycle Oprateur Tche

valuation du personnel Suprieur hirarchique concern Planifier les entretiens

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Priode annuelle dvaluation dcide par la note du SE.

TCHES EXCUTER

Les valuations sont effectues ainsi : Les Directeurs, Chargs Principaux de Programmes, Chef de service et Responsables de cellule valuent le personnel hirarchiquement infrieur ; Les Directeurs valuent les Chargs Principaux de Programmes, Chef de service et Responsables de cellule ; Les Chefs de service, Responsables de Cellules, Chargs Principaux de Programmes cellule valuent les Chefs de Bureau et le personnel sous leur responsabilit ; Les Directeurs et Responsables de Cellules et personnes directement rattaches au SE sont valus par ce dernier.

Planifier les entretiens ; Informer les collaborateurs devant tre reus par e-mail, tlphone ou note de service.

Sous-cycle Oprateur Tche

valuation du personnel Suprieur hirarchique concern valuer et transmettre

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

209

Date de lentretien ; Fiche dobjectifs annuels (ou tablie lors de lembauche).

TCHES EXCUTER

Sentretenir avec le collaborateur valuer ; Effectuer la notation ; Discuter de lvaluation avec le collaborateur valu ; Signer la fiche dvaluation ; Faire signer la fiche dvaluation au collaborateur aprs accord de ce dernier ; Transmettre loriginal de la fiche dvaluation au Directeur Administratif et Financier et conserver une copie.

Sous-cycle Oprateur Tche

valuation du personnel Responsable des ressources humaine tablir le rapport dvaluation

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Fiches dvaluation centralises.

TCHES EXCUTER

tablir un rapport synthtique des valuations (fiche par agent) ; Effectuer des propositions de gratification ; Dispatcher le rapport comme suit : original au SE, une (01) copie au DAF, une (01) copie pour classement.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Sous-cycle Oprateur Tche

valuation du personnel SE tudier le rapport, notifier et transmettre

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Fiches dvaluation ; Rapport dvaluation.

TCHES EXCUTER

Prendre connaissance du rapport ; Dcider des gratifications ; Transmettre les informations ncessaires au Responsable des ressources humaine via le Directeur Administratif et Financier pour notification aux agents concerns par ces gratifications (mmo interne dat et sign).

Sous-cycle Oprateur Tche

valuation du personnel Responsable des ressources humaine Informer

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Dcisions de gratification du SE.

TCHES EXCUTER

Informer les agents des dcisions du SE par mmo ; Transmettre chaque agent une copie de la fiche rsume dvaluation le concernant ; Communiquer les lments variables de paie lagent charg de la paie.

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

211

CHAPITRE 9 : FORMATION
Sous-cycle Oprateur Tche Formation SE Rdiger une note

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Fin du mois daot (pour quil soit inclus dans le Projet de Budget Annuel).

TCHES EXCUTER

Rdiger une note lattention des Directeurs et des Chefs de cellules concerns leur demandant de recenser sous huit (08) jours lensemble des besoins en formation du personnel dont ils ont la charge.

Sous-cycle Oprateur Tche

Formation Responsable des ressources humaine Centraliser les besoins en formation

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Besoins en formation recenss et transmis par les diffrents Responsables.

TCHES EXCUTER

Centraliser les besoins ;

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

tablir un dossier de formation (synthse des besoins par structure) et le transmettre au SE pour approbation. Avant approbation le DAF se concerte avec les diffrents responsables pour valider le bien-fond des demandes de formation.

Sous-cycle Oprateur Tche

Formation Responsable des ressources humaine tablir un plan de formation

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Besoins en formation valids ; Priode : mi-Dcembre.

TCHES EXCUTER

Vrifier les formations dont a bnfici chaque agent dans les mois prcdents et vrifier son cursus ; tablir le plan de formation et le chronogramme y affrent et le proposer au Directeur Administratif et Financier ; Intgrer les observations du Directeur Administratif et Financier puis lui retourner le plan de formation pour transmission au SE aprs avoir vrifi que le plan naffectera pas le fonctionnement de lAPGMV (absences rparties dans le temps) ; Choisir les organismes de formation conformment aux procdures relatives la passation des marchs et services de consultants ; Communiquer le plan de formation et les factures pro forma au Directeur Administratif et Financier.

Sous-cycle Oprateur Tche

Formation Directeur administratif et financier valuer le plan de formation

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Plan de formation ; Devis de lorganisme choisi. AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE
213

TCHES EXCUTER

Effectuer lvaluation financire du plan de formation ; Sassurer de la faisabilit du plan de formation par rapport au budget en se rapprochant du contrleur de gestion ; Transmettre le plan de formation chiffr au SE.

Sous-cycle Oprateur Tche

Formation SE Approuver le plan de formation chiffr

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Plan de formation chiffr transmis par le DAF.

TCHES EXCUTER

tudier le plan de formation et y apporter les corrections ncessaires ; Aprs amendements ventuels, approuver le plan de formation ; Transmettre le plan de formation au Directeur Administratif et Financier.

Sous-cycle Oprateur Tche

Formation Contrleur de Gestion Inscrire les dpenses de formation au budget

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :


Plan de formation chiffr valid par le SE.

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MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

TCHES EXCUTER

Inscrire les dpenses de formation au budget en relation avec lauditeur interne ; Transmettre le plan de formation au Contrleur de Gestion pour mise en application.

Sous-cycle Oprateur Tche

Formation Responsable des ressources humaine Mettre en uvre le plan de formation

SUPPORT(S) OU FAIT(S) GNRATEUR(S) DE LA TCHE :

Plan de formation inscrit au budget.

TCHES EXCUTER

Mettre en uvre le plan de formation : planning des dparts en formation, prvision des intrimaires si besoin, notes de service au personnel,

rservations auprs des structures, etc. ;


Veiller la bonne excution du plan de formation et son suivi ; Demander aux agents de produire un rapport de formation retraant les apports de la formation suivie ; Joindre les attestations de formation aux dossiers des agents.

NB : Il devra tre prvu pour tout agent bnficiant dune formation dun cot suprieur 2 000 000 F CFA (deux millions de francs CFA), un avenant au contrat stipulant que ce dernier sengage servir lAPGMV durant au moins une priode de deux (02) ans sauf cas exceptionnel valider par le SE .

AGENCE PANAFRICAINE DE LA GRANDE MURAILLE VERTE

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