Universidad Rafael Landvar Facultad de Ingeniera Seminario de Casos de Gestin

Grupo No. 6 20/08/2013 Modulo Operaciones

ERP Aspire S.A. 1. SITUACIN DE LA EMPRESA Aspire S.A de C.V. es una empresa ubicada en Mxico, que se dedica a la comercializacin de equipo, mobiliario e instrumentacin mdica, exportando e importando los productos de varios pases europeos; su mayor fortaleza es ser los distribuidores exclusivos de la lnea de productos alemanes Stromhertz en Mxico, esto le dio mayor realce a la compaa sobre sus competidores. Actualmente se manejan trece lneas de productos principales. La estructura gerencial cuenta con un Director general de la empresa quien es Daniel Kaufmann, Con un Gerente Administrativo el Licenciado Ral Mendez y una contadora general Sonia Casillas entre otros. 2. CONTEXTO DEL PROBLEMA 2.1 Antecedentes Aspire S.A. de C.V. Fue creada en 1995 cuando cuatro profesionales formaron una sociedad para crear una empresa que se dedicara a la importacin y exportacin de equipo e instrumentacin mdica. sta fue fundada en Guadalajara, Jalisco, Mxico. En 2005 llegaron a facturar alrededor de $2.5 millones de dlares anualmente. La empresa comenz a distribuir equipos de otros pases, llegando a manejar actualmente diversas lneas de productos con lo cual dejo de ser una empresa pequea y entr a un proceso de construccin para ampliar la matriz en Guadalajara. Debido a este crecimiento nace la necesidad de una mejora en el control de equipo y procedimientos para lograr la efectividad en la operacin en cada una de las reas, para lo cual se decidi implementar un sistema ERP. 2.2 Actores Socios - Accionistas Daniel Kaufmann - Director General Lic. Ral Mndez - Gerente Administrativo Ing. Marco Antonio Cortez - Encargado del rea de ventas Sonia Casillas - Contadora General Ing. Carlos Garibay - Jefe del departamento de sistemas. 2.3 Sector Industrial Campo empresarial: Comercializacin de equipo e instrumental mdico. Anlisis del sector industrial: Barreras de Entrada: -Exclusividad de distribucin en lneas de productos. - Ofrecer un equipo diferenciado de alta calidad. Redes de contactos. Barreras de Salida: Proyectos de construccin y expansin de oficinas de ventas en Guadalajara y otras ciudades del pas. - Clientes leales a la empresa. Inversin en manejo y comercializacin de cartera de productos.

Anlisis de las cinco fuerzas de Porter 1. Competencia actual: Empresas distribuidoras de equipo mdico de otras marcas similares. Ej. Comercializadora Daso Mdica, AC Mdica. S.A., Equipo mdico Prosmet, Acare Latinoamrica S.A. 2. Poder de negociacin de los proveedores: Alto, porque los proveedores imponen sus condiciones de precio y tamao de pedido, y los costos de cambiar de proveedores pueden llegar a ser altos. 3. Poder de negociacin de los clientes: Baja, porque los clientes no tienen productos sustitos de la marca Stromhertz, ya que slo Aspire comercializa determinada marca que no pueden adquirir con otras empresas. Tampoco se pueden negociar los precios. 4. Competencia potencial: Media, otras distribuidoras de equipo mdico porque ofrecen un producto con caractersticas similares aunque no de la misma calidad y precio. 5. Productos Sustitutos: Si hay, en productos pequeos como instrumental mdico menor. 3. DESCRIPCIN DE LA EMPRESA 3.1 Sistema de Negocio Actividades Primarias: -Logstica de entrada: Compra y recepcin y almacenamiento de equipo e instrumentacin mdica proveniente del extranjero. -Logstica de Salida: Procesamiento de pedidos, distribucin del producto, procesamiento de rutas. -Mercadeo y Ventas: Promocin de artculos disponibles. Red de contactos, Plan de marketing, personal capacitado para atender a clientes. Ventas a clientes. -Servicio tcnico: garantiza la calidad del producto siempre y cuando sea defectos del fabricante. Actividades de Apoyo: -Infraestructura de la Empresa: Contabilidad, finanzas, marketing, bodega, cuyo objetivo es una adecuada proyeccin y gestin de los recursos y actividades de la empresa. -Recursos Humanos: Contratacin, capacitacin y desarrollo de personal que tendr que desempear labores en la empresa. -Departamento financiero: determinan cada uno de los gastos de la empresa mediante anlisis de riesgo y estudio para poder estructurar los gastos y reinvertir ganancias. -Bodega: gestin de inventarios, procesos de almacenamiento.

3.2 Organizacin Del tipo lineal, ya que las decisiones se realizan en la gerencia las cuales se informan a cada director de rea de forma directa delegando responsabilidades para llevar a cabo la implementacin del plan. Organigrama es de tipo vertical, ya que la jerarqua utilizada era de arriba hacia abajo.

3.3 Producto: Equipo e instrumental mdico, la diferencia del producto radica en que mediante ste se logra el bienestar y salud de las personas; por lo que el producto tiene un alto crecimiento y alta participacin de mercado. 3.4 Estrategia de Mercadeo Producto Precio Plaza De uso mdico, diferenciado y de alta calidad Precios altos, respaldados por la calidad del producto. Venta directa en cada una de las sucursales, Distrito federal, monterrey, Len, Villahermosa, a travs de canales de distribucin FabricanteAspire -Cliente Enfocada a hospitales y clnicas mdicas, por medio de marketing y publicidad ofreciendo producto exclusivo con garanta de fbrica y soporte tcnico. Ser lder en distribucin de instrumentacin mdica y de laboratorio. Servicio al cliente post-venta, para mantener satisfaccin y fidelidad del comprador.

Promocin

Posicionamiento Partners

3.5 Estrategia Empresarial -Estrategia actual: A nivel de estrategia de negocios, la utilizada por la empresa es la diferenciacin, lo cual le permite un aumento de las utilidades a la vez que crea una barrera de entrada a la competencia y reduce el poder de los compradores. -Estrategia a reforzar: A nivel de estrategia corporativa, la empresa emprendi una estrategia de consolidacin, la cual busca integrar todas las reas funcionales de la empresa, por medio de un desarrollo tecnolgico y econmico mediante el establecimiento de objetivos y equipos necesarios para el cumplimiento de los mismos, y un control para observar los resultados obtenidos; para lograrlo se decidi implementar un sistema de Planificacin de los Recursos de la Empresa.

4. Anlisis del Problema 4.1 FODA Fortalezas: -Exclusividad de venta de marca extranjera. -Experiencia del Director General Oportunidades: -Localizacin de nichos de mercado -Redes de contactos -Percepcin de calidad por parte de los clientes. Amenazas: -Prdida de contratos de exclusividad de marcas. -Prdida de participacin de mercado. -Retrasos en recepcin de productos.

Debilidades: -Sistema de cobro inadecuado -Inadecuado control de inventarios y saldos -Falta de cultura organizacional

4.2 Diagnstico preliminar Desde un inicio era muy complicado para las reas de contabilidad el consolidar los saldos de los clientes y se presentaban fugas de almacn por la falta de informacin al hacer el control de inventarios, a raz de esto, la empresa se ve afectada por la falta de liquidez. La organizacin operaba con tres sistemas diferentes en las reas de facturacin, cobro y contabilidad, lo cual creaba atrasos y dificultad para consolidar datos, creando incertidumbre en cuanto a la informacin ms reciente. Se decidi por la integracin de un ERP, ya que a diferencia de un software a medida, ste brinda mejor integracin de la informacin, pero el inconveniente est en el personal ya se dificulta la adaptacin al nuevo proceso produciendo el ingreso de forma errnea y atrasos en saldos ya que no se terminaron en depurar. Adems se encontraron las siguientes deficiencias: Los conflictos entre departamentos dificultaron el flujo de la informacin, la cual es vital para el funcionamiento correcto de la empresa, manteniendo un control efectivo de inventario, pago de los clientes, pedidos y entregas a tiempo, reportes financieros, etc. La filosofa empresarial es inexistente o no se fomenta en los empleados. Falta de implementacin de estrategias a nivel operativo que permita la correcta interaccin entre departamentos facilitando el flujo de informacin. 4.3 Herramientas de Anlisis

4.4 Anlisis del problema

5. Propuesta de Solucin 5.1 Descripcin del problema principal: El problema principal por el que atraviesa la empresa es la falta de liquidez, la cual dificulta la expansin de la empresa, la construccin de nuevos puntos de venta y la adquisicin de nuevos productos, esta problemtica se ve reflejada en la empresa como resultado de:

Un ineficiente control y aplicacin de las polticas de cobros a los clientes, pues algunos se encontraban en sobre crdito y se les continuaba vendiendo productos a un plazo de crdito muy extendido. Una inadecuada administracin de los inventarios, resultando en fugas de almacn, por lo cual se ven afectados los estados de resultados al no cuadrar los inventarios con los productos que se poseen, a consecuencia de esto se ve afectado el flujo de efectivo. Una falta de cultura organizacional, por lo cual no se respetaba la jerarqua dentro de la empresa y no existen responsabilidades claramente asignadas a los puestos de trabajo y un compromiso por parte del personal, lo cual crea una mala comunicacin enlazada entre departamentos, produciendo una ineficiente gestin de la informacin, resultando en un atraso en los registros de ventas y actualizaciones de los saldos de los clientes.

5.2 Alternativas de Solucin: 5.2.1 La propuesta de solucin a la situacin actual de la empresa ser enfocada de la siguiente manera: La falta de cultura organizacional se reducir a travs de la reestructuracin de puestos de trabajo, creando y evaluando perfiles de puestos y manuales de funciones, para ubicar al personal adecuado de manera estratgica aprovechando al mximo sus capacidades y habilidades, no apartndose de los lineamientos de personal de la empresa. Mejorar los canales de comunicacin entre departamentos, reforzando la cadena de mando y la asignacin de responsabilidades especficas a cada departamento. Para mejorar la administracin de inventarios, establecer un lineamiento riguroso de procesos, el cual ser de utilidad para un mayor control de ingresos y egresos de los productos; el personal de bodega deber realizar reportes continuos sobre el estado del almacn. Sobre el control y aplicacin de las polticas de cobros a los clientes, se deben establecer los siguientes aspectos importantes: condiciones de pago, definir el plazo de crdito adecuado y negociar los trminos de pago; mantener y reforzar una comunicacin directa con el cliente. Crear un sistema de pagos basado en recompensas y penalizaciones para motivar a los clientes a que paguen a tiempo.

Mientras se estn implementando las soluciones a los problemas anteriores el sistema ERP debe permanecer en espera, para evitar que la informacin de nuevos clientes reincida en los problemas descritos anteriormente.

http://www.tendencias21.net/Tres-pasos-para-hacer-que-los-clientes-paguen-a-tiempo_a3428.html http://inventarios.org/2009/07/14/como-mejorar-mi-inventario-circulo-de-deming/