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Date de publication : Avril 2007 Ce document prend en charge DocuShare version 6.0/DocuShare CPX version 6.0
Prpar par : Xerox Corporation DocuShare Business Unit 3400 Hillview Avenue Palo Alto, California 94304 USA Xerox Corporation, 2007. Tous droits rservs. Xerox et DocuShare sont des marques dposes de Xerox Corporation. Toutes les autres marques appartiennent aux socits qui en sont propritaires et sont reconnues par la prsente comme tel.
Chapitre 2
Utilisateurs et groupes
propos des comptes DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Comptes d'utilisateur DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Cration d'un compte d'utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Affichage des proprits d'un compte d'utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Modification des proprits de votre compte d'utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Changement de votre mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Modification de votre nom d'utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Changement de domaine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Affichage de l'historique des activits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Modification des paramtres de fdration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Suppression d'un compte d'utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Comptes de groupe DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Cration d'un groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Affichage des proprits de groupe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 Modification des proprits de groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 Modification de la composition d'un groupe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 Changement du propritaire d'un groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212 Changement du domaine d'un groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212 Envoi de courrier lectronique aux membres d'un groupe . . . . . . . . . . . . . . . 213 Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214 Suppression d'un groupe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214 Recherche et affichage des comptes DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Chapitre 3
Collections DocuShare
propos des collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Ajout d'une collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Affichage et modification des proprits de collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Guide dutilisation
iii
Table des matires Changement de l'emplacement d'une collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Suppression d'une collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Modification de plusieurs objets dans une collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Utilisation de Copier, Couper et Coller pour changer l'emplacement d'un objet 39
Chapitre 4
Documents DocuShare
propos des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Ajout d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Affichage d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Affichage d'un document et de ses proprits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Affichage d'un rendu HTML d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Affichage de la version PDF d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Recherche de documents en double . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Modification d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Ajout d'une nouvelle version d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Gestion des versions de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410 Affichage des versions de document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410 Changement de la version prfre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410 Affichage des rendus d'une version. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411 Affichage et modification des proprits d'une version . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411 Verrouillage et dverrouillage d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412 Exportation d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413 Ajout de commentaires un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414 Affichage et modification des proprits de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415 Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415 Changement de l'emplacement d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416 Suppression d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
Chapitre 5
Droits d'accs
propos des droits d'accs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Affichage des droits d'accs un objet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Changement des droits d'accs un objet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Changement du propritaire d'un objet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Application des droits d'accs un objet dans un contenant. . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Application des droits d'accs un document et ses versions . . . . . . . . . . . . . . . 57
Chapitre 6
Agendas DocuShare
propos des agendas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Ajout d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Changement de la vue dans un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Affichage et modification des proprits d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Changement de l'emplacement d'un agenda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
iv
Guide dutilisation
Table des matires Suppression d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Ajout d'un vnement un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Affichage et modification des proprits d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610 Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610 Changement de l'emplacement d'un vnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611 Suppression d'un vnement l'agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 612
Chapitre 7
propos des espaces de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Ajout d'un espace de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Contrle de l'accs l'espace de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Modification des utilisateurs et des groupes dans la composition de groupe . . 74 Raffectation de la composition du groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Changement des droits d'accs l'espace de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Ajout de contenu l'espace de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Gestion des raccourcis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Utilisation des agendas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 710 Modification des proprits d'un portlet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 711 Affichage et modification des proprits d'un espace de travail . . . . . . . . . . . . . . 712 Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 712 Changement de l'emplacement d'un espace de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 713 Suppression d'un espace de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 715
Chapitre 8
Wikis de DocuShare
propos des wikis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Ajout d'un wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Ajout de contenu un wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Ajout de contenu la page d'accueil du wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Liaison de pages un wiki. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Insertion d'images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Joindre des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Renommage des pages wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Impression de pages wiki. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Affichage et modification des proprits d'un wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 Changement de l'emplacement d'un wiki. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Suppression d'un wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 810
Chapitre 9
propos des blogues Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 Ajout d'un blogue Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Affichage des entres de blogue Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Modification d'entres de blogue Web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Guide dutilisation
Table des matires Suppression d'entres de blogue Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Approbation d'entres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Ajout de commentaires aux entres. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Affichage des commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Suppression de commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Affichage et modification des proprits d'un blogue Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Changement de l'emplacement d'un blogue Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Suppression d'un blogue Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
vi
Guide dutilisation
Table des matires Affichage des rgles de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 Suppression d'une rgle de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Guide dutilisation
vii
Table des matires Confirmation de rception d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1713 Retrait d'un document envoy uniquement titre d'information . . . . . . . . . . 1713 Affichage des tches supprimes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1714 Affichage des tches de circulation pour un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1715
Chapitre 20 FAQ
Foire aux questions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
Annexe A
Dossiers WebDAV
Utilisation des dossiers WebDAV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A2 Titre des documents dans les dossiers WebDAV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A2
Annexe B
viii
Guide dutilisation
Dmarrage
Bienvenue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Accs DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Prsentation des objets DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Connexion et dconnexion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Obtenir de l'aide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Applications client DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Guide d'utilisation
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Bienvenue
Dmarrage
Bienvenue
La famille de produits DocuShare de Xerox vous permet de grer facilement et efficacement du contenu lectronique l'aide d'un navigateur Web. DocuShare vous permet de crer, organiser et partager du contenu, de collaborer avec d'autres utilisateurs sur des projets, de rechercher et d'extraire du contenu et d'automatiser les processus de traitement des documents. Bas sur une plateforme principale, votre site peut offrir les capacits d'un ou des deux produits : DocuShare et DocuShare CPX. Les principales fonctions des produits vous permettent de : Crer et mettre jour votre compte et votre espace de travail personnel sans l'assistance d'un webmestre ou de l'administrateur du site. Ajouter des droits d'accs au contenu du site et les contrler. Conserver de multiples versions d'un document, assurer le suivi de l'historique des rvisions et verrouiller un document afin d'empcher la modification simultane. Collaborer la cration de contenu l'aide de pages wiki et de blogues. Numriser des documents imprims sur le site. Faire circuler des documents aux fins d'approbation ou de relecture. Crer des zones de projet pour la gestion du contenu, des personnes et des tches. (DocuShare CPX seulement) Dfinir des rgles de contenu afin d'automatiser un processus de travail. (DocuShare CPX seulement)
Ce guide dcrit comment utiliser les fonctions de DocuShare et DocuShare CPX. Les fonctions uniques DocuShare CPX sont indiques par l'icne et la remarque suivantes :
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Guide d'utilisation
Dmarrage
Accs DocuShare
Accs DocuShare
L'accs DocuShare s'effectue en entrant l'URL de votre site dans la fentre de votre navigateur Web. Selon la faon dont votre site est configur, il est possible que vous deviez vous connecter ou que vous voyez la page d'accueil de DocuShare. Depuis la page d'accueil du site, vous pouvez vous connecter et accder au contenu et aux fonctions sur votre site. Malgr le fait que votre administrateur peut avoir personnalis la page d'accueil de votre site et que des navigateurs diffrents peuvent afficher des lments du site de manire diffrente, votre page d'accueil devrait ressembler l'exemple illustr ci-dessous.
F G B
La page d'accueil DocuShare prsente les caractristiques suivantes : A Zone de connexion B Collections de niveau suprieur du site, configures par votre administrateur C Pied de page, qui comprend des liens vers d'autres pages DocuShare et de l'information connexe et qui affiche votre historique de navigation D Barre de navigation, qui comprend des liens vers d'autres pages DocuShare et une zone de recherche pour effectuer des recherches rapides et pour accder des fonctions de recherche avance E Accs aux espaces communautaires F Menu Nouveauts, qui vous permet de prendre connaissance du contenu ajout ou modifi G Aide sur l'utilisation de DocuShare
Guide d'utilisation
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Accs DocuShare
Dmarrage
Pied de page En plus de contenir certains des liens affichs sur la barre de navigation, le pied de page fournit des liens vers de l'information connexe, des pages personnelles et de l'information de compte et affiche votre historique de navigation. Pistes offrent un chemin d'accs de la page d'accueil votre emplacement actuel ou rpertorient les dernires pages que vous avez visites. Vous pouvez cliquer sur n'importe lequel de ces liens pour aller la page correspondante. Dans le cas d'objets qui figurent dans plusieurs emplacements, plusieurs pistes sont affiches lorsque vous cliquez sur le triangle en dessous Emplacement. Emplacement : Accueil > Collection de niveau suprieur D > Ma collection T
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Guide d'utilisation
Dmarrage
Collection contenant servant stocker des objets DocuShare. Espace de travail zone partage rserve aux travaux de collaboration de projet et d'quipe. (DocuShare CPX seulement) Wiki site Web de collaboration. Discussion forum en ligne permettant de publier des sujets. Agenda agenda hebdomadaire ou mensuel en ligne. Message lectronique courriel.
Notification notification par courrier lectronique aprs qu'une modification ait t apporte un objet DocuShare spcifi.
Guide d'utilisation
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Dmarrage
Votre administrateur DocuShare dispose de droits d'accs complets tous les objets sur le site. Droits d'accs offre une explication complte sur la faon d'attribuer des droits d'accs aux objets.
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Guide d'utilisation
Dmarrage
Connexion et dconnexion
Connexion et dconnexion
Votre administrateur dfinit les politiques d'accs votre site. Selon le cas, vous pourrez donc naviguer et afficher du contenu sans vous connecter (en tant que visiteur), ou vous devrez vous connecter pour pouvoir accder du contenu sur le site. Pour vous connecter DocuShare, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans un navigateur Web, entrez l'URL de votre site DocuShare. 2. Dans la zone Connexion, entrez votre nom d'utilisateur inscrit et votre mot de passe dans les champs appropris. Les mots de passe sont sensibles la casse. 3. Dans le champ Domaine, slectionnez le nom de votre domaine interne (le cas chant). 4. Si la case Conserver la connexion apparat, cochez-la pour demeurer connect DocuShare aprs avoir ferm puis rouvert le navigateur.
Remarque : La case conserver la connexion n'apparat que si votre administrateur a configur votre site de faon permettre aux utilisateurs de rester connects aprs avoir ferm leur navigateur. Pour que DocuShare enregistre votre mot de passe, l'option Ne pas enregistrer les pages cryptes sur le disque d'Internet Explorer ne doit pas tre active. Vous pouvez vrifier si l'option est active en slectionnant Options Internet dans le menu Outils, puis en cliquant sur l'onglet Avanc. 5. Cliquez sur Aller. Votre nom d'utilisateur apparat dans la barre de navigation, ce qui indique que vous tes bien connect. Pour vous dconnecter de DocuShare, 1. Prenez l'une des actions suivantes : Fermez la fentre du navigateur. Si vous avez coch la case conserver la connexion, cliquez sur le lien Se dconnecter dans la barre de navigation.
Guide d'utilisation
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Obtenir de l'aide
Dmarrage
Obtenir de l'aide
Outre le prsent guide, le service d'assistance comprend d'autres guides et un tutoriel. La page Documentation offre des guides d'utilisation pour les fonctions disponibles sur votre site. La page Formation comprend un tutoriel pour l'utilisateur, qui vous aide dmarrer dans DocuShare en suivant une srie d'exercices tape par tape.
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Guide d'utilisation
Dmarrage
Guide d'utilisation
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Dmarrage
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Guide d'utilisation
Utilisateurs et groupes
propos des comptes DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Comptes d'utilisateur DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Comptes de groupe DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Recherche et affichage des comptes DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Guide d'utilisation
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Utilisateurs et groupes
Lorsque le compte d'utilisateur est cr, le niveau d'utilisateur attribu au compte est indiqu par les lettres qui s'affichent aprs le nom d'utilisateur : lecture seule, DS ou CPX.
Remarque : Si votre site utilise la fonction LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) pour la gestion des comptes d'utilisateur, c'est l'administrateur qui cre votre compte. Pour savoir comment votre site est configur, communiquez avec votre administrateur DocuShare.
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Guide d'utilisation
Utilisateurs et groupes
Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 5. Cliquez sur Appliquer. La page d'affichage des proprits du compte d'utilisateur apparat. Si DocuShare n'a pas t en mesure de crer un nouveau compte, un message dcrivant le problme apparat.
Guide d'utilisation
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Utilisateurs et groupes
5. Dans la liste affiche, cliquez sur le nom de l'utilisateur dont vous dsirez afficher les proprits. La page Affichage des proprits apparat, prsentant les proprits de l'utilisateur. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit.
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Guide d'utilisation
Utilisateurs et groupes
Remarque : Si votre site utilise la fonction LDAP, vous ne pouvez pas changer votre mot de passe vous-mme. C'est votre administrateur qui doit le changer sur le serveur LDAP. Pour changer votre mot de passe actuel, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur votre nom d'utilisateur. 2. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Changer mot de passe. 3. Entrez votre mot de passe actuel dans le champ Ancien mot de passe. 4. Entrez votre nouveau mot de passe dans le champ Nouveau mot de passe. Votre administrateur peut spcifier que votre mot de passe respecte un ensemble de rgles. Dans ce cas, les rgles figurent dans la page. 5. Entrez votre nouveau mot de passe dans le champ Confirmer nouveau mot de passe. 6. Cliquez sur Appliquer.
Remarque : Si votre site utilise la fonction LDAP, vous ne pouvez pas changer votre nom d'utilisateur vous-mme. C'est votre administrateur qui doit le changer sur le serveur LDAP. Pour changer votre nom d'utilisateur, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur votre nom d'utilisateur. 2. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Changer nom d'utilisateur. 3. Entrez votre mot de passe actuel dans le champ Mot de passe. 4. Entrez un nouveau nom d'utilisateur dans le champ Nom d'utilisateur. 5. Cliquez sur Appliquer. La page Affichage des proprits apparat, contenant votre nouveau nom d'utilisateur. Ce dernier figure galement dans la barre de navigation.
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Utilisateurs et groupes
Changement de domaine
Si votre site utilise la fonction LDAP, vous pouvez changer votre domaine pour un domaine interne sur le serveur DocuShare. Vous devez tre connect sous le nom d'utilisateur du compte dont vous dsirez changer le domaine; vous ne pouvez pas changer le domaine d'un autre utilisateur. Pour changer votre domaine actuel, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur votre nom d'utilisateur. 2. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Changer de domaine. 3. Slectionnez un nouveau domaine dans le menu Domaine. 4. Cliquez sur Appliquer.
DocuShare conserve une trace de toutes les activits des utilisateurs effectues sur le site, offrant ainsi une piste de vrification des actions excutes par chaque utilisateur. Vous pouvez afficher uniquement les activits de votre site. Un administrateur peut afficher les activits des utilisateurs de tous les sites. Pour afficher l'historique des activits : 1. Cliquez sur votre nom d'utilisateur dans la barre de navigation. 2. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Historique des activits. 3. Dans le menu Activit, slectionnez le type d'activit afficher. 4. Dans le menu Type d'objet, slectionnez un objet pour limiter l'affichage des activits ce type d'objet particulier. 5. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'activits afficher. 6. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 7. Cliquez sur Aller. L'information sur les activits est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.
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Guide d'utilisation
Utilisateurs et groupes
Pour mapper votre compte d'utilisateur, procdez de la faon suivante : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur votre nom d'utilisateur. 2. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Paramtres de fdration. La page Paramtres de fdration affiche la liste des serveurs de votre fdration. 3. Cliquez sur le lien Modifier le mappage qui apparat droite du serveur auquel vous voulez mapper votre compte. La page Modifier le mappage apparat. Si vous connaissez votre nom d'utilisateur sur le serveur, passez l'tape 4. Pour chercher votre nom d'utilisateur, allez l'tape 5.
Remarque : Si vous n'avez pas de compte sur le serveur, voyez la procdure suivre dans la rubrique Pour crer un compte utilisateur sur un serveur fdr, ci-dessous. 4. Pour entrer l'information de votre compte, cliquez sur Entrez manuellement et procdez de la faon suivante : a. Entrez votre nom d'utilisateur, mot de passe et domaine (le cas chant). b. Cliquez sur Appliquer. Votre nom d'utilisateur apparat dans la page Paramtres de fdration. 5. Pour slectionner votre compte d'utilisateur dans une liste, cliquez sur Choisir dans la liste et suivez les tapes ci-dessous : a. Recherchez votre compte en procdant de l'une des faons suivantes : Entrez une partie de votre prnom, nom, ou nom d'utilisateur dans le champ Rechercher et cliquez sur Aller. Cliquez sur Afficher tout pour afficher tous les comptes d'utilisateur. Cliquez sur Afficher les utilisateurs avec mon adresse lectronique pour afficher les comptes avec cette adresse.
b. Slectionnez votre compte. c. Entrez le mot de passe du compte. d. Cliquez sur Appliquer. Votre nom d'utilisateur apparat dans la page Paramtres de fdration. Pour crer un compte d'utilisateur sur un serveur fdr, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la page Modifier le mappage, cliquez sur Crer un nouveau compte utilisateur sur ce serveur. La page Ajouter un utilisateur pour le serveur sur lequel vous crez le compte apparat.
Remarque : Toutefois, vous ne pouvez pas crer de compte sur un site qui ne permet pas l'accs visiteur.
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Utilisateurs et groupes
2. Entrez l'information de votre compte et cliquez sur Appliquer. 3. Cliquez sur le bouton Prcdent de votre navigateur jusqu' ce que vous retrouviez la page Modifier le mappage sur le serveur initial. 4. Cliquez sur Choisir dans la liste. 5. Affichez votre compte et slectionnez-le. 6. Entrez votre mot de passe. 7. Cliquez sur Appliquer. Votre nom d'utilisateur apparat dans la page Paramtres de fdration. Pour supprimer le mappage d'un compte, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur votre nom d'utilisateur. 2. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Paramtres de fdration. La page Paramtres de fdration affiche la liste des serveurs de votre fdration. 3. Cliquez sur le lien Modifier le mappage qui figure droite du serveur dont vous voulez supprimer le mappage. 4. Dans la page Modifier le mappage, cliquez sur Pas de mappage utilisateur. 5. Cliquez sur Appliquer. Votre nom d'utilisateur n'apparat plus ct du serveur dans la page Paramtres de fdration.
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Guide d'utilisation
Utilisateurs et groupes
Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 6. Cliquez sur Appliquer. La page Choisir les membres du groupe apparat. 7. Dans le champ Afficher, slectionnez le type de compte que vous dsirez afficher dans le champ Utilisateurs/groupe possibles. 8. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte particulier, entrez une partie du prnom, du nom, du nom d'utilisateur ou du titre de groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos comptes prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.
9. Dans le champ Utilisateurs/groupes possibles, slectionnez les comptes ajouter au groupe et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).
Guide d'utilisation
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Utilisateurs et groupes
10. Dans le champ Utilisateurs/groupes slectionns, slectionnez les comptes que vous dsirez retirer du groupe et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 11. Cliquez sur Mettre jour. Les membres du groupe sont affichs dans la page Membres. 12. Pour donner un ou plusieurs membres des droits d'accs Gestionnaire pour le groupe, cochez la case de chaque membre vis, puis cliquez sur Appliquer. Ce droit d'accs permet aux membres de changer les proprits et la composition du groupe.
4. Dans la liste affiche, cliquez sur le nom du groupe dont vous dsirez afficher les proprits. La page Affichage des proprits du groupe apparat. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit.
4. Dans la liste affiche, cliquez sur le groupe dont vous dsirez modifier les proprits. La page Affichage des proprits pour ce groupe apparat. 5. Cliquez sur le lien Modifier. 6. Apportez les modifications dsires. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit. 7. Cliquez sur Appliquer.
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Guide d'utilisation
Utilisateurs et groupes
4. Dans la liste affiche, cliquez sur le groupe dont vous dsirez changer les membres. La page Affichage des proprits pour ce groupe apparat. 5. Cliquez sur le lien Membres. La page Membres affiche les membres actuels. 6. Pour ajouter ou retirer des membres, cliquez sur le bouton Changer la composition. 7. Dans le champ Afficher, slectionnez le type de compte que vous dsirez afficher dans le champ Utilisateurs/groupe possibles. 8. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte particulier, entrez une partie du prnom, du nom, du nom d'utilisateur ou du titre de groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos comptes prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.
9. Dans le champ Utilisateurs/groupes possibles, slectionnez les comptes ajouter au groupe et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 10. Dans le champ Utilisateurs/groupes slectionns, slectionnez les comptes que vous dsirez retirer du groupe et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 11. Cliquez sur Mettre jour. Les membres du groupe sont affichs dans la page Membres.
Guide d'utilisation
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Utilisateurs et groupes
4. Dans la liste affiche, cliquez sur le groupe dont vous dsirez changer le propritaire. La page Affichage des proprits pour ce groupe apparat. 5. Cliquez sur le lien Modifier. 6. Cliquez sur Changer de propritaire. La page Changer de propritaire apparat. 7. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte d'utilisateur particulier, entrez une partie du prnom, du nom ou du nom d'utilisateur de l'utilisateur dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes d'utilisateur, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos comptes prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.
8. Slectionnez un nom dans le champ Nouveau propritaire. 9. Dans le champ Ajouter le propritaire au groupe, cliquez sur Oui pour ajouter le nouvel utilisateur au groupe. 10. Cliquez sur Mettre jour le propritaire.
Remarque : Le fait de changer le domaine d'un groupe n'a aucun effet sur le domaine d'un membre de ce groupe, s'il est affect un domaine. Pour changer le domaine d'un groupe, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Utilisateurs et groupes. 2. Dans la page Liste, slectionnez Groupes dans le champ Afficher.
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Guide d'utilisation
Pour trouver un compte de groupe particulier, entrez une partie quelconque du titre du groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes de groupe, cliquez sur Afficher tout.
4. Dans la liste affiche, cliquez sur le groupe dont vous dsirez changer le domaine. La page Affichage des proprits pour ce groupe apparat. 5. Cliquez sur le lien Changer de domaine. 6. Slectionnez un nouveau domaine dans le menu Domaine. 7. Cliquez sur Appliquer.
4. Dans la liste affiche, cliquez sur le groupe auquel vous souhaitez envoyer le message. La page Affichage des proprits pour ce groupe apparat. 5. Cliquez sur le lien Courrier lectronique. 6. Pour rdiger le message, cliquez sur le lien ici. Votre navigateur ouvre une fentre de message sans titre dont le champ contient l'adresse lectronique de chacun des membres du groupe. 7. Composez votre message, puis cliquez sur Envoyer pour l'envoyer tous les membres du groupe.
Guide d'utilisation
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Utilisateurs et groupes
DocuShare conserve une trace de toutes les oprations effectues sur les objets du site, offrant ainsi une piste de vrification des modifications. Pour afficher l'historique des modifications : 1. Reprez le groupe dont vous voulez afficher l'historique des modifications. 2. Cliquez sur l'icne Proprits du groupe. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Historique des modifications. 4. Dans le menu Modifier, slectionnez le type de modification afficher. 5. Prenez l'une des actions suivantes : Entrez une partie d'un nom dans le champ Rechercher un utilisateur, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Cliquez sur Afficher tout, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Slectionnez Tous dans le menu Slectionner l'utilisateur.
6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements de modification afficher. 7. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 8. Cliquez sur Aller. L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.
4. Dans la liste affiche, cliquez sur le groupe que vous dsirez supprimer. La page Affichage des proprits pour ce groupe apparat. 5. Au bas de la page, cliquez sur le bouton Supprimer. La page Confirmation de suppression apparat. 6. Cliquez sur Supprimer pour supprimer le groupe de votre site.
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Guide d'utilisation
Utilisateurs et groupes
Lors de l'affichage de la liste des comptes, la page Liste permet de voir les utilisateurs connects DocuShare. L'icne figurant ct de chaque nom d'utilisateur indique si ce dernier est connect. Lorsque l'utilisateur n'est pas connect, l'icne est affiche en gris.
Guide d'utilisation
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Utilisateurs et groupes
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Guide d'utilisation
Collections DocuShare
propos des collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Ajout d'une collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Affichage et modification des proprits de collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Changement de l'emplacement d'une collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Suppression d'une collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Modification de plusieurs objets dans une collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Guide d'utilisation
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Collections DocuShare
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Guide d'utilisation
Collections DocuShare
Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 5. Cliquez sur Appliquer. La collection est ajoute au contenant. Pour savoir comment modifier les droits d'accs une collection, voir Droits d'accs.
Guide d'utilisation
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Collections DocuShare
Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 5. Cliquez sur Appliquer.
DocuShare conserve une trace de toutes les oprations effectues sur les objets du site, offrant ainsi une piste de vrification des modifications. Vous pouvez afficher les modifications apportes tout objet pour lequel vous disposez de droits d'accs Lecteur. Pour afficher l'historique des modifications : 1. Reprez la collection dont vous voulez afficher l'historique des versions. 2. Cliquez sur l'icne Proprits de la collection. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Historique des modifications. 4. Dans le menu Modifier, slectionnez le type de modification afficher. 5. Prenez l'une des actions suivantes : Entrez une partie d'un nom dans le champ Rechercher un utilisateur, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Cliquez sur Afficher tout, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Slectionnez Tous dans le menu Slectionner l'utilisateur.
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Guide d'utilisation
Collections DocuShare
6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements de modification afficher. 7. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 8. Cliquez sur Aller. L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.
Guide d'utilisation
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Collections DocuShare
Remarque : Vous pouvez galement utiliser les commandes Copier, Couper et Coller du menu Modifier la slection pour changer l'emplacement d'une collection. Voir la rubrique Modification de plusieurs objets dans une collection, page 38. Pour changer l'emplacement d'une collection, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez la collection dont vous voulez modifier l'emplacement. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur la case cocher ct du titre de la collection. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Changer d'emplacement. Dans la page Confirmer le changement d'emplacement, cliquez sur Confirmer. Cliquez sur l'icne Proprits droite du titre de la collection. Dans la page des proprits de la collection, cliquez sur le lien Emplacements.
La page Changer d'emplacement apparat. 3. Dans le champ Trier par, slectionnez Titre pour afficher les contenants possibles en ordre alphabtique ou Identificateur pour les afficher en ordre numrique. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour rechercher des contenants particuliers, entrez une quelconque partie du titre d'un contenant dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les contenants, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos contenants prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.
5. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous dsirez que la collection apparaisse et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 6. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez les contenants dans lesquels vous ne souhaitez pas que la collection apparaisse et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).
Remarque : Assurez-vous qu'il y a au moins un contenant dans le champ Emplacements slectionns. Sinon, la collection deviendrait orpheline, ce qui signifie qu'elle ne figurerait dans aucun contenant. 7. Cliquez sur Mettre jour les emplacements.
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Collections DocuShare
Remarque : Si vous supprimez une collection sans en supprimer le contenu et que les objets ne figurent pas dans une autre collection, ceux-ci deviennent orphelins. Il est impossible d'accder aux objets orphelins partir d'une collection. Votre administrateur peut dplacer les objets orphelins dans une collection afin que vous puissiez y accder de nouveau. Pour supprimer une collection, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez la collection que vous dsirez supprimer. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur la case cocher ct du titre de la collection. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Supprimer. Dans le menu Plus d'actions de la collection, slectionnez Supprimer.
Remarque : Si un signe moins apparat dans la case qui prcde la collection, cela signifie que vous ne disposez pas des droits Gestionnaire pour cet objet et que vous ne pouvez pas supprimer la collection. 3. Dans le menu Pour les collections, supprimer, choisissez une des options suivantes : Slectionnez Collection et contenu pour supprimer la collection et tous les objets qu'elle contient. Slectionnez Collection seulement pour supprimer la collection, mais pas son contenu.
Guide d'utilisation
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Collections DocuShare
Pour modifier plusieurs objets d'une collection, suivez les tapes ci-dessous : 1. Naviguez jusqu' la collection dsire et ouvrez-la. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Pour modifier certains objets, cliquez dans la case ct des objets dsirs. Pour modifier tous les objets, cochez la case la gauche de l'en-tte de colonne Type.
3. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez la commande dsire. Une fentre de confirmation apparat. 4. Cliquez sur Confirmer pour continuer. Selon la commande slectionne, il est possible que des pages supplmentaires apparaissent.
Remarque : Lorsque vous utilisez la commande Changer d'emplacement avec un objet qui apparat dans plus d'une collection, seule la collection courante figure dans le champ Emplacements slectionns.
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Guide d'utilisation
Collections DocuShare
Remarque : Lorsque vous utilisez la commande Couper, l'objet reste en gris jusqu' ce qu'il soit coll dans un autre contenant. 6. Ouvrez le contenant dans lequel vous voulez coller l'objet. 7. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Coller. Une fentre de confirmation apparat. 8. Indiquez si vous voulez que les objets prsents dans le Presse-papiers soient supprims aprs le collage. 9. Cliquez sur Confirmer. L'objet apparat dans le contenant.
Guide d'utilisation
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Collections DocuShare
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Guide d'utilisation
Documents DocuShare
propos des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Ajout d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Affichage d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Recherche de documents en double . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Modification d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Ajout d'une nouvelle version d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Gestion des versions de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410 Verrouillage et dverrouillage d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412 Exportation d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413 Ajout de commentaires un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414 Affichage et modification des proprits de document . . . . . . . . . . . . . . . . . 415 Changement de l'emplacement d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416 Suppression d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
Guide d'utilisation
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Documents DocuShare
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Guide d'utilisation
Documents DocuShare
4. Si vous envoyez un document maintenant, entrez le chemin et le nom de fichier du document dans le champ Nom de fichier, ou cliquez sur le bouton Parcourir pour naviguer jusqu'au document vis et le slectionner. Si vous entrez le chemin et le nom de fichier d'un document qui ne figure pas sur le lecteur, DocuShare tlcharge un document vide. 5. Entrez l'information suivante : Titre titre du document. Le titre peut contenir des espaces et des signes de ponctuation. Nb. maximum de versions nombre maximum de versions pouvant tre enregistres. Lors de l'enregistrement d'une nouvelle version d'un document dans DocuShare, la version la plus ancienne est supprime moins que ce ne soit la version prfre. 6. Entrez toute information facultative supplmentaire. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit. 7. Cliquez sur Appliquer. Si vous tlchargez un document, ce dernier est ajout au contenant. Si vous numrisez un document, une page de couverture apparat. Imprimez la page de couverture. Pour savoir comment utiliser la page de couverture, voir Numrisation d'un document avec une page de couverture, page 184. Si vous envoyez un document plus tard, vous pouvez ajouter le contenu du document en ajoutant une nouvelle version. Voir la rubrique Ajout d'une nouvelle version d'un document, page 49. Si vous avez choisi de faire circuler le document, une fiche de circulation apparat. Pour obtenir plus d'information sur l'utilisation de la fiche de circulation, voir la rubrique Circulation des documents.
Guide d'utilisation
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Documents DocuShare
Remarque : Si vous cliquez sur le X dans le coin suprieur droit du navigateur ou choisissez Fermer dans le menu Fichier, votre navigateur se ferme et vous perdez votre connexion au site DocuShare.
Remarque : Pour afficher des documents Word et PowerPoint, vous devez utiliser Internet Explorer. De plus, assurez-vous que les Options des dossiers sont configures de faon que chaque type de document soit ouvert dans la mme fentre de navigateur.
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Guide d'utilisation
Documents DocuShare
Pour afficher un document et ses proprits, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez le document que vous voulez afficher. 2. Depuis le menu Plus d'actions du document, slectionnez Afficher le document et ses proprits. Le document et ses proprits s'affichent dans une fentre distincte. 3. Modifiez les proprits et cliquez sur Mettre jour. 4. Cliquez sur Fermer pour fermer la fentre.
Remarque : La fonction de conversion en HTML ne peut cependant pas convertir des documents qui contiennent de l'information chiffre. Pour afficher un rendu HTML d'un document, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez le document que vous voulez afficher. 2. Dans le menu Plus d'actions du document, slectionnez Afficher en HTML. DocuShare convertit le document en HTML et l'affiche. 3. Cliquez sur le bouton Prcdent du navigateur pour revenir la page du contenant.
DocuShare offre une fonction de conversion en PDF qui vous permet d'afficher les types de document pris en charge en format PDF. Cette fonction limine la ncessit de configurer votre navigateur afin qu'il puisse afficher certains types de document.
Remarque : La fonction de conversion en PDF ne peut cependant pas convertir des documents qui contiennent de l'information chiffre. L'application Adobe Reader doit tre installe sur votre ordinateur. Pour afficher la version PDF d'un document : 1. Reprez le document que vous voulez afficher. 2. Dans le menu Plus d'actions du document, slectionnez Afficher en PDF. DocuShare convertit le document en format PDF et l'affiche.
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Documents DocuShare
DocuShare fournit une fonction de localisation qui permet de rechercher des documents dont le contenu est identique, quel qu'en soit le format. Pour rechercher des documents en double : 1. Reprez le document pour lequel vous dsirez vrifier la prsence de doubles. 2. Dans le menu Plus d'actions du document, slectionnez Rechercher les documents en double. Tout document dont le contenu est identique est affich.
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Guide d'utilisation
Documents DocuShare
Remarque : Si DocuShare Windows Client est install sur votre ordinateur et que vous avez activ la proprit Extraction de l'identificateur depuis le navigateur Web dans la fentre Proprits DocuShare Client, l'assistant d'extraction de DocuShare Client apparat une fois que vous avez modifi et enregistr le document. Lorsque vous utilisez cette fonction, assurez-vous que l'URL DocuShare dans le navigateur est la mme que l'adresse du serveur dans Windows Client. Pour vrifier l'adresse du serveur, cliquez avec le bouton droit sur le nom du serveur et slectionnez Proprits. Pour modifier un document, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez le document que vous voulez modifier. 2. Cliquez sur l'icne Extraire du document. Une fentre apparat qui vous permet d'ouvrir ou de tlcharger le document. 3. Apportez les modifications dsires. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Dans le document ouvert dans le navigateur, cliquez sur le bouton Prcdent. Cliquez sur Oui pour enregistrer les modifications. Si le document s'est ouvert dans l'diteur d'origine, slectionnez Enregistrer sous dans le menu Fichier.
5. Dans la fentre Enregistrer sous, enregistrez le document l'emplacement dsir sur votre lecteur local. Ne modifiez pas le nom du document. 6. Dans la page du contenant, cliquez sur l'icne Archiver une nouvelle version. La page Ajouter une version apparat. 7. Cliquez sur le bouton Parcourir. 8. Allez l'emplacement sur votre lecteur local o vous avez enregistr le document modifi, slectionnez-le, puis cliquez sur Ouvrir. Le chemin d'accs du document apparat dans le champ Nom de fichier. 9. Dans le champ Titre, vous pouvez changer le titre du document. Par dfaut, le systme attribue la nouvelle version le titre du document d'origine.
Guide d'utilisation
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Documents DocuShare
10. Vous pouvez entrer des commentaires facultatifs dans le champ Commentaires sur la version. 11. Si vous avez verrouill le document, indiquez dans le champ Dverrouiller le document si vous voulez le dverrouiller aprs l'ajout de la nouvelle version. 12. Lorsque la version prfre d'un document n'est pas la version la plus rcente, cliquez sur Oui dans le champ Dfinir comme version prfre pour que cette dernire devienne la version prfre. Sinon, cliquez sur Non pour ne pas changer la version prfre. 13. Cliquez sur Appliquer.
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Documents DocuShare
Guide d'utilisation
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Documents DocuShare
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Guide d'utilisation
Pour slectionner une des versions existantes comme version prfre, cliquez sur le bouton d'option cot de cette version. Pour que la version prfre soit toujours la dernire version d'un document, cliquez sur le bouton d'option Utiliser la version la plus rcente.
Guide d'utilisation
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Documents DocuShare
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Guide d'utilisation
Documents DocuShare
Votre administrateur peut configurer des emplacements sur des serveurs externes vers lesquels vous pouvez exporter des documents. Vous pouvez exporter un ou plusieurs documents la fois. Pour exporter un document : 1. Reprez le document que vous voulez exporter. 2. Cliquez sur la case cocher ct du titre du document. 3. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez l'option Exporter le document. La page Confirmer l'exportation de document apparat. 4. Dans le champ Emplacement, slectionnez l'emplacement externe voulu pour le document. 5. Cliquez sur le bouton Confirmer.
Guide d'utilisation
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Guide d'utilisation
Documents DocuShare
Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 5. Cliquez sur Appliquer.
6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements de modification afficher. 7. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 8. Cliquez sur Aller. L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.
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Remarque : Pour dplacer le document, vous pouvez galement utiliser les commandes Copier, Couper et Coller du menu Modifier la slection. Voir la rubrique Modification de plusieurs objets dans une collection, page 38. Suivez les tapes ci-dessous pour changer l'emplacement d'un document : 1. Reprez le document que vous voulez dplacer. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur la case cocher ct du titre du document. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Changer d'emplacement. Dans la page Confirmer le changement d'emplacement, cliquez sur Confirmer. Cliquez sur l'icne Proprits droite du titre du document. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Emplacements.
La page Changer d'emplacement apparat. 3. Dans le champ Trier par, slectionnez Titre pour afficher les contenants possibles en ordre alphabtique ou Identificateur pour les afficher en ordre numrique. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver des contenants particuliers, entrez une partie quelconque du titre d'un contenant dans le champ Rechercher puis cliquez sur Aller. Pour afficher tous les contenants, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos contenants prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.
5. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous dsirez que le document apparaisse puis cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 6. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous ne souhaitez pas que le document apparaisse et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).
Remarque : Assurez-vous qu'il y a au moins un contenant dans le champ Emplacements slectionns. Sinon, le document deviendrait orphelin, ce qui signifie qu'il ne figurerait dans aucun contenant. 7. Cliquez sur Mettre jour les emplacements.
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Remarque : Si un signe moins apparat dans la case qui prcde le document, cela signifie que vous ne disposez pas des droits Gestionnaire pour cet objet et que vous ne pouvez pas supprimer le document. 3. Cliquez sur Supprimer pour supprimer le document de votre site.
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Droits d'accs
propos des droits d'accs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Affichage des droits d'accs un objet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Changement des droits d'accs un objet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Changement du propritaire d'un objet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Application des droits d'accs un objet dans un contenant. . . . . . . . . . . . . . 56 Application des droits d'accs un document et ses versions . . . . . . . . . . . 57
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Droits d'accs
Vous pouvez galement contrler qui peut voir un objet dans la liste des rsultats de recherche. Par dfaut, des icnes de cl de diffrentes couleurs apparaissent ct des objets pour indiquer la porte des droits d'accs qui y sont associs. (DocuShare CPX seulement) Tableau 51 : Icnes de droits d'accs Icne de droits d'accs et description Cl verte L'objet est accessible tous les utilisateurs, tous les groupes, ainsi qu' l'administrateur du site. Cl jaune L'objet est accessible tous les groupes, ainsi qu' l'administrateur du site. Cl rouge L'objet n'est accessible qu' l'administrateur du site.
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Droits d'accs
La page Droits d'accs affiche les utilisateurs et les groupes faisant partie de la liste d'accs, ainsi que les droits d'accs attribus chaque compte.
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Droits d'accs
La page Droits d'accs pour l'objet apparat. 3. Pour rechercher les lments disponibles pour, procdez de l'une des faons suivantes : Cliquez sur N'importe qui pour permettre tout visiteur et utilisateur d'afficher l'objet dans la liste des rsultats d'une recherche. Cliquez sur Liste d'accs uniquement pour permettre uniquement aux utilisateurs des comptes figurant dans la liste d'accs de l'objet et ayant au moins les droits d'accs Lecteur d'afficher cet objet dans la liste des rsultats d'une recherche.
4. Pour modifier la liste des utilisateurs et des groupes ayant accs l'objet, cliquez sur le bouton Changer la liste d'accs. La page Changer la liste d'accs apparat. 5. Dans le champ Afficher, slectionnez le type de compte que vous dsirez afficher dans le champ Utilisateurs/groupe possibles. 6. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte particulier, entrez une partie du prnom, du nom, du nom d'utilisateur ou du titre de groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos comptes prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.
7. Dans le champ Utilisateurs/groupes possibles, slectionnez les comptes ajouter la liste d'accs et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 8. Dans le champ Utilisateurs/groupes slectionns, slectionnez les comptes que vous dsirez retirer de la liste d'accs et cliquez sur le bouton Retirer. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 9. Cliquez sur Mettre jour la liste d'accs. La page Droits d'accs apparat et affiche la nouvelle liste d'accs. 10. Cochez les cases correspondant aux droits que vous dsirez accorder chacun des utilisateurs et des groupes affichs dans la liste d'accs. 11. Cliquez sur Appliquer.
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Droits d'accs
Remarque : Lorsque vous changez le propritaire d'un contenant, seul le propritaire de cet objet est chang; les autres propritaires des objets du contenant ne sont pas touchs. Pour changer le propritaire d'un objet, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez l'objet dont vous voulez changer le propritaire. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur la case cocher gauche du titre de l'objet. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Changer de propritaire. Dans la page de confirmation, cliquez sur Confirmer. Dans le menu Plus d'actions de l'objet, slectionnez Droits d'accs. Dans la page Droits d'accs, cliquez sur le bouton Changer de propritaire. Si elle est visible, cliquez sur l'icne de cl qui apparat droite du titre de l'objet. Dans la page Droits d'accs, cliquez sur le bouton Changer de propritaire. (DocuShare CPX seulement)
La page Changer de propritaire apparat. 3. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte particulier, entrez une partie du prnom, du nom, du nom d'utilisateur ou du titre de groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes d'utilisateur, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos comptes prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.
4. Slectionnez un nom d'utilisateur dans le champ Nouveau propritaire. 5. Cliquez sur Mettre jour le propritaire. La page des droits d'accs de l'objet apparat, affichant le nom du nouveau propritaire au dbut de la liste d'accs. Le nouveau propritaire possde les droits d'accs Gestionnaire, Rdacteur et Lecteur. Le nom du propritaire prcdent demeure dans la liste d'accs.
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Droits d'accs
La page Droits d'accs pour le contenant apparat. 3. Apportez les modifications dsires la liste d'accs. 4. Dans la zone Options, slectionnez une des options suivantes : Appliquer tous les droits d'accs attribue tous les doits d'accs. Appliquer uniquement les changements attribue uniquement les droits d'accs modifis. Ce contenant uniquement applique les droits d'accs au contenant uniquement. Les droits d'accs aux objets du contenant demeurent inchangs. Ce contenant et ses objets, y compris ceux qui apparaissent dans d'autres contenants applique les droits d'accs au contenant et aux objets qu'il contient. Les droits d'accs des objets identiques apparaissant dans d'autres contenants sont galement modifis. Ce contenant et ses objets, l'exception de ceux qui apparaissent dans d'autres contenants applique les droits d'accs au contenant et aux objets qu'il contient. Les droits d'accs des objets identiques apparaissant dans d'autres contenants ne sont pas modifis.
Remarque : Lorsque vous appliquez les droits d'accs un contenant et ses objets, la modification est effectue en arrire-plan. Vous pouvez vrifier l'tat du travail en arrire-plan dans la barre d'information affiche en haut de la page Droits d'accs. Pour afficher plus de dtails sur le travail, et pour le supprimer de la file d'attente au besoin, cliquez sur le numro d'ID du travail figurant dans la barre d'information. Vous pouvez galement accder vos travaux en arrire-plan partir de Mon DocuShare.
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Droits d'accs
La page Droits d'accs pour le document apparat. 3. Apportez les modifications dsires la liste d'accs. 4. En ce qui concerne Appliquer tous les droits d'accs , slectionnez une des options suivantes : Ce document et ses versions attribue au document et toutes ses versions les droits d'accs modifis. Ce document seulement attribue les droits d'accs modifis au document seulement. Le document et ses versions auront alors des droits d'accs diffrents.
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Droits d'accs
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propos des agendas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Ajout d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Changement de la vue dans un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Affichage et modification des proprits d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Changement de l'emplacement d'un agenda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Suppression d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Ajout d'un vnement un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Affichage et modification des proprits d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610 Changement de l'emplacement d'un vnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .611 Suppression d'un vnement l'agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 612
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Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 5. Cliquez sur Appliquer. L'agenda est ajout au contenant. Pour savoir comment changer les droits d'accs un agenda, voir Droits d'accs.
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Agendas DocuShare
Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 5. Cliquez sur Appliquer.
DocuShare conserve une trace de toutes les oprations effectues sur les objets du site, offrant ainsi une piste de vrification des modifications. Vous pouvez afficher les modifications apportes tout objet pour lequel vous disposez de droits d'accs Lecteur. Pour afficher l'historique des modifications : 1. Reprez l'agenda dont vous voulez afficher l'historique des modifications. 2. Cliquez sur l'icne Proprits de l'agenda. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Historique des modifications. 4. Dans le menu Modifier, slectionnez le type de modification afficher. 5. Procdez ensuite de l'une des faons suivantes : Entrez une partie d'un nom dans le champ Rechercher un utilisateur, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Cliquez sur Afficher tout, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Slectionnez Tous dans le menu Slectionner l'utilisateur.
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6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements de modification afficher. 7. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 8. Cliquez sur Aller. L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.
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Remarque : Pour dplacer l'agenda, vous pouvez galement utiliser les commandes Copier, Couper et Coller du menu Modifier la slection. Voir Modification de plusieurs objets dans une collection, page 38. Suivez les tapes ci-dessous pour changer l'emplacement d'un agenda : 1. Reprez l'agenda dont vous voulez modifier l'emplacement. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur la case cocher ct du titre de l'agenda. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Changer d'emplacement. Dans la page Confirmer le changement d'emplacement, cliquez sur Confirmer. Cliquez sur l'icne Proprits droite du titre de l'agenda. Dans la page Proprits de l'agenda, cliquez sur le lien Emplacements.
La page Changer d'emplacement apparat. 3. Dans le champ Trier par, slectionnez Titre pour afficher les contenants possibles en ordre alphabtique ou Identificateur pour les afficher en ordre numrique. 4. Procdez ensuite de l'une des faons suivantes : Pour rechercher des contenants particuliers, entrez une quelconque partie du titre d'un contenant dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les contenants, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos contenants prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.
5. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous dsirez que l'agenda apparaisse et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 6. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez les contenants dans lesquels vous ne souhaitez pas que l'agenda apparaisse et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).
Remarque : Assurez-vous qu'il y a au moins un contenant dans le champ Emplacements slectionns. Sinon l'agenda deviendrait orphelin, ce qui signifie qu'il ne figurerait dans aucun contenant. 7. Cliquez sur Mettre jour les emplacements.
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Remarque : Si un signe moins apparat dans la case qui prcde l'agenda, cela signifie que vous ne disposez pas des droits Gestionnaire pour cet objet et que vous ne pouvez pas supprimer l'agenda. 3. Cliquez sur Supprimer pour supprimer l'agenda de votre site.
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Agendas DocuShare
Remarque : Si votre administrateur a cr un vnement personnalis, celui-ci apparat dans le menu Ajouter. 3. Dans le champ Titre, entrez un nom pour dsigner l'agenda. 4. Si l'vnement se produit de faon rgulire, slectionnez la frquence de rptition (Rpter) et le nombre d'occurrences. 5. Entrez toute information facultative supplmentaire. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit.
Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 6. Cliquez sur Appliquer. L'vnement est ajout l'agenda. 7. Vous pouvez cliquer sur le nom de l'vnement afin d'ouvrir ce dernier. Pour savoir comment changer les droits d'accs un vnement, voir Droits d'accs.
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6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements de modification afficher. 7. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 8. Cliquez sur Aller. L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.
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6. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez le ou les agendas dans lesquels vous dsirez que l'vnement apparaisse et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs agendas, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 7. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez les agendas dans lesquels vous ne souhaitez pas que l'vnement apparaisse et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs agendas, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).
Remarque : Assurez-vous qu'il y a au moins un agenda dans le champ Emplacements slectionns, sinon l'vnement deviendrait orphelin, ce qui signifie qu'il ne figurerait dans aucune collection. 8. Cliquez sur Mettre jour les emplacements.
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Un espace de travail fournit une zone partage pour les travaux de collaboration de projet et d'quipe. partir d'une seule page dans DocuShare, vous et les autres membres de l'espace de travail pouvez recueillir et grer du contenu partag, avoir accs des outils de collaboration pour faciliter vos tches et communiquer entre vous. Un espace de travail comprend quatre zones distinctes appeles portlets; chaque portlet est destin un usage diffrent. Portlet de contenu Zone dans laquelle vous ajoutez et grez du contenu partag. Portlet de raccourcis Affiche les objets frquemment utiliss. Portlet d'agendas Affiche une combinaison d'agendas dans un portlet de contenu. Portlet de la composition du groupe Rpertorie les utilisateurs qui sont membres du groupe de l'espace de travail.
Vous pouvez fermer un portlet et le rouvrir en cliquant sur le petit triangle ct du titre du portlet.
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Remarque : Si vous tes administrateur de site ou de contenu, un lien [ajouter] apparat sur la page d'accueil. Ceci vous donne le droit d'ajouter un espace de travail la page d'accueil de votre site. Pour ajouter un espace de travail, suivez les tapes ci-dessous : 1. Pour ajouter un espace de travail un autre, procdez de l'une des faons suivantes puis allez l'tape 3 : Sur la page d'accueil DocuShare, cliquez sur Plus sous Espaces de travail. Rechercher l'espace de travail auquel vous voulez ajouter un autre espace. Ouvrez cet espace de travail et slectionnez Espace de travail dans le menu Ajouter. Allez Mon DocuShare. Dans le portlet des espaces de travail, recherchez l'espace auquel vous dsirez ajouter un autre espace de travail. Ouvrez cet espace de travail et slectionnez Espace de travail dans le menu Ajouter. Naviguez jusqu' l'espace de travail auquel vous dsirez ajouter un autre espace et ouvrez-le. Dans le portlet de contenu, slectionnez Espace de travail dans le menu Ajouter.
2. Pour ajouter un espace de travail dans Mon DocuShare, procdez de l'une des faons suivantes : Sur la page d'accueil DocuShare, cliquez sur Plus sous Espaces de travail. Cliquez ensuite sur Ajouter un espace de travail. Allez Mon DocuShare. Dans le portlet des espaces de travail, cliquez sur Ajouter un espace de travail.
3. Dans la page Ajout d'un nouvel espace de travail, slectionnez un des modles suivants : Archivage de documents comprend quatre collections espace de travail dans le portlet de contenu. Projet d'quipe comprend une collection espace de travail, un agenda et une collection pour les URL de runion en ligne dans le portlet de contenu.
4. Cliquez sur Suivant. 5. Dans le champ Titre, entrez un nom pour l'espace de travail. 6. Entrez toute information facultative supplmentaire. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit. 7. Cliquez sur Termin. La page d'accueil de l'espace de travail apparat.
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Remarque : Le portlet de la composition de groupe ne rpertorie que les utilisateurs. Donc, chaque membre du groupe est rpertori, mais pas les titres des groupes. Pour modifier les membres dans la composition du groupe, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la page d'accueil de l'espace de travail, procdez de l'une des faons suivantes : Cliquez sur l'en-tte Composition. Cliquez sur l'icne Proprits. Dans la page Proprits, cliquez sur le lien Composition.
La page Composition apparat, affichant le nom des membres actuels. 2. Cliquez sur le lien Changer la composition. 3. Dans le champ Afficher, slectionnez le type de compte que vous dsirez afficher dans le champ Utilisateurs/groupe possibles. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte particulier, entrez une partie du prnom, du nom, du nom d'utilisateur ou du titre de groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos comptes prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.
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Guide d'utilisation
5. Dans le champ Utilisateurs/groupes possibles, slectionnez les comptes ajouter au groupe et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 6. Dans le champ Utilisateurs/groupes slectionns, slectionnez les comptes que vous dsirez retirer du groupe et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 7. Cliquez sur Mettre jour. La page Membres apparat. 8. Pour donner un ou plusieurs membres des droits d'accs Gestionnaire au groupe, cochez la case ct de chaque membre vis, puis cliquez sur Appliquer. Ce droit d'accs permet aux membres de changer les proprits et la composition du groupe. 9. Pour attribuer un accs Gestionnaire au groupe, affichez la page Droits d'accs de l'espace de travail. Cliquez sur la case Gestionnaire, puis sur Appliquer.
5. Dans le champ Nouveau groupe de membres, slectionnez le groupe que vous dsirez associer l'espace de travail. 6. Cliquez sur Enregistrer. La composition du groupe prcdente reste dans la liste d'accs de l'espace de travail.
Guide d'utilisation
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5. Dans le champ Utilisateurs/groupes possibles, slectionnez les comptes ajouter la liste d'accs et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 6. Dans le champ Utilisateurs/groupes slectionns, slectionnez les comptes que vous dsirez retirer de la liste d'accs et cliquez sur le bouton Retirer. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 7. Cliquez sur Mettre jour la liste d'accs. La page Droits d'accs apparat. 8. Pour rechercher les lments disponibles pour, procdez de l'une des faons suivantes : Cliquez sur N'importe qui pour permettre tout visiteur ou utilisateur d'afficher l'espace de travail dans la liste des rsultats d'une recherche. Cliquez sur Liste d'accs uniquement pour ne permettre qu'aux comptes figurant dans la liste d'accs de l'espace de travail d'afficher l'objet dans la liste des rsultats. Appliquer tous les droits d'accs attribue tous les doits d'accs. Appliquer uniquement les changements attribue uniquement les droits d'accs modifis.
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Guide d'utilisation
Ce contenant uniquement applique les droits d'accs au contenant uniquement. Les droits d'accs aux objets du contenant demeurent inchangs. Ce contenant et ses objets, y compris ceux qui figurent dans plusieurs emplacements applique les droits d'accs au contenant et aux objets qu'il contient. Les droits d'accs des objets identiques apparaissant dans d'autres contenants sont galement modifis. Ce contenant et ses objets, sauf ceux qui figurent dans plusieurs emplacements applique les droits d'accs au contenant et aux objets qu'il contient. Les droits d'accs des objets identiques apparaissant dans d'autres contenants ne sont pas modifis.
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Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit. 3. Cliquez sur Appliquer.
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Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 5. Cliquez sur Appliquer.
6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements de modification afficher. 7. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 8. Cliquez sur Aller. L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.
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Guide d'utilisation
Remarque : Pour dplacer un espace de travail, vous pouvez galement utiliser les commandes Copier, Couper et Coller du menu Modifier la slection. Suivez les tapes ci-dessous pour changer l'emplacement d'un espace de travail : 1. Reprez l'espace de travail dont vous voulez modifier l'emplacement. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Dans le portlet de contenu, cliquez sur l'icne Proprits qui figure ct du titre de l'espace de travail. Dans la page Proprits, cliquez sur le lien Emplacement. Cliquez sur l'en-tte Contenu. Cochez la case ct du titre de l'espace de travail. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Changer d'emplacement. Dans la page Confirmer le changement d'emplacement, cliquez sur Confirmer.
La page Emplacements apparat. 3. Cliquez sur le bouton Ajouter des emplacements. 4. Dans le champ Trier par, slectionnez Titre pour afficher les emplacements possibles en ordre alphabtique ou Identificateur pour les afficher en ordre numrique. 5. Prenez l'une des actions suivantes : Pour rechercher des espaces de travail particuliers, entrez une partie quelconque du titre de l'espace de travail dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les espaces de travail, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos espaces de travail favoris, cliquez sur Afficher les favoris.
6. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez le ou les espaces de travail dans lesquels vous dsirez qu'ils apparaissent et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs espaces de travail, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 7. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez le ou les espaces de travail dans lesquels vous ne souhaitez pas qu'ils apparaissent et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs espaces de travail, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).
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Remarque : Assurez-vous qu'il y a au moins un espace de travail dans le champ Emplacements slectionns. Sinon, l'espace de travail deviendrait orphelin, ce qui signifie qu'il ne figurerait dans aucun espace de travail. 8. Cliquez sur Mettre jour les emplacements. La page Proprits de l'espace de travail apparat et affiche le titre du ou des espaces de travail dans lesquels figure maintenant l'espace de travail.
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Remarque : Si un signe moins apparat dans la case qui prcde l'espace de travail, cela signifie que vous ne disposez pas d'un accs Gestionnaire pour cet objet et ne pouvez pas le supprimer. 2. Dans le menu Pour les espaces de travail, supprimer, choisissez une des options suivantes : Slectionnez Espace de travail et contenu pour supprimer cet espace et tous les objets qu'il contient. Slectionnez Espace de travail seulement pour supprimer cet espace mais pas son contenu.
3. Dans le champ Composition de groupe, indiquez si vous dsirez supprimer la composition du groupe de l'espace de travail. 4. Cliquez sur Supprimer pour supprimer l'espace de travail dans votre site.
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propos des wikis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Ajout d'un wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Ajout de contenu un wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Renommage des pages wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Impression de pages wiki. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Affichage et modification des proprits d'un wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 Changement de l'emplacement d'un wiki. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Suppression d'un wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 810
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Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 5. Cliquez sur Appliquer. Le wiki est ajout au contenant. Pour savoir comment modifier les droits d'accs au wiki, voir Droits d'accs.
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3. Cliquez sur Appliquer. La page d'accueil du wiki apparat avec votre contenu.
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Remarque : Pour afficher les pages lies une page wiki, affichez cette page et cliquez sur Liens prcdents. Les pages lies sont rpertories dans la page Rsultats de la recherche.
Insertion d'images
Vous pouvez insrer dans une page wiki une image figurant dans une URL externe ou sur le mme serveur DocuShare. Pour insrer une image sur une page wiki l'aide de l'diteur HTML tel-tel : 1. Prenez l'une des actions suivantes : Pour insrer une image situe sur une URL externe, slectionnez le texte lier l'image et cliquez sur le bouton Insrer/modifier le lien de la barre de l'diteur HTML tel-tel. Entrez l'URL complte vers l'image et cliquez sur Insrer. Pour insrer une image situe sur le mme serveur DocuShare, entrez {image:Document-#}.
2. Cliquez sur Appliquer. Pour insrer une image sur une page wiki l'aide de la syntaxe wiki : 1. Prenez l'une des actions suivantes : Pour insrer une image situe sur une URL externe, entrez {image:url}. Pour insrer une image situe sur le mme serveur DocuShare, entrez {image:Document-#}.
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4. Utilisez la commande Imprimer du menu Fichier pour imprimer la version imprimable du wiki.
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Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 5. Cliquez sur Appliquer.
6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements de modification afficher. 7. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 8. Cliquez sur Aller. L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.
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La page Changer d'emplacement apparat. 3. Dans le champ Trier par, slectionnez Titre pour afficher les contenants possibles en ordre alphabtique ou Identificateur pour les afficher en ordre numrique. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver des contenants particuliers, entrez une partie quelconque du titre d'un contenant dans le champ Rechercher puis cliquez sur Aller. Pour afficher tous les contenants, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos contenants prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.
5. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous dsirez que l'objet apparaisse et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 6. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous ne souhaitez pas que l'objet apparaisse et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).
Remarque : Assurez-vous qu'il y a au moins un contenant dans le champ Emplacements slectionns. Sinon l'objet deviendrait orphelin, ce qui signifie qu'il ne figurerait dans aucun contenant. 7. Cliquez sur Mettre jour les emplacements. La page Emplacements apparat et affiche le titre du ou des contenants dans lesquels l'objet figure maintenant.
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Remarque : Si un signe moins apparat dans la case qui prcde le wiki ou la page wiki, cela signifie que vous ne disposez pas de droits d'accs Gestionnaire l'objet et ne pouvez pas le supprimer. 3. Cliquez sur Supprimer pour supprimer le wiki ou la page wiki de votre site.
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Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 5. Cliquez sur Appliquer. Le blogue est ajout au contenant. Pour savoir comment changer les droits d'accs au blogue, voir Droits d'accs.
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Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 6. Cliquez sur Appliquer. L'entre apparat dans le blogue et indique la date de publication ainsi que votre nom d'utilisateur. Si le blogue est modr, la mention Approbation en attente prcde votre nom d'utilisateur. Les utilisateurs ne peuvent lire cette entre tant qu'elle n'a pas t approuve par un utilisateur possdant des droits d'accs Gestionnaire au blogue.
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Remarque : Si un signe moins apparat dans la case devant l'entre du blogue, cela signifie que vous ne disposez pas des droits d'accs Gestionnaire cet objet et que vous ne pouvez pas le supprimer. 4. Cliquez sur Supprimer pour supprimer l'objet de votre site.
Approbation d'entres
Si vous tes un utilisateur disposant de droits d'accs Gestionnaire un blogue modr, vous devez approuver les entres avant qu'elles ne soient publies pour tre lues par les utilisateurs. Pour approuver une entre, 1. Prenez l'une des actions suivantes : Ouvrez le blogue contenant l'entre approuver. Cliquez sur la coche ct de l'entre. Dans la barre de navigation, cliquez sur Mes tches. Dans le menu Afficher, slectionnez Tches assignes moi. Cliquez sur le titre de l'entre vise. Dans la barre de navigation, cliquez sur Mon DocuShare. Les tches qui vous sont assignes sont affiches sous Tches. Cliquez sur le titre de l'entre vise.
Une fentre Pour approbation apparat. 2. Cliquez sur le titre de l'entre pour relire le texte. 3. Cliquez sur le bouton Approuv.
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Suppression de commentaires
Si vous tes l'utilisateur ayant ajout le commentaire ou celui qui a ajout l'entre, vous pouvez le supprimer. Pour supprimer un commentaire, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez l'entre de blogue Web qui inclut le commentaire que vous voulez supprimer. 2. Cliquez sur le titre du commentaire. 3. Dans le menu Plus d'action, slectionnez Supprimer. La page Confirmation de suppression apparat. 4. Cliquez sur Supprimer pour supprimer l'objet de votre site. Si vous ne souhaitez pas supprimer l'objet, cliquez sur Annuler.
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DocuShare conserve une trace de toutes les oprations effectues sur les objets du site, offrant ainsi une piste de vrification des modifications. Vous pouvez afficher les modifications apportes tout objet pour lequel vous disposez de droits d'accs Lecteur. Pour afficher l'historique des modifications : 1. Reprez le blogue dont vous voulez afficher l'historique des modifications. 2. Cliquez sur l'icne Proprits du blogue. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Historique des modifications. 4. Dans le menu Modifier, slectionnez le type de modification afficher. 5. Prenez l'une des actions suivantes : Entrez une partie d'un nom dans le champ Rechercher un utilisateur, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Cliquez sur Afficher tout, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Slectionnez Tous dans le menu Slectionner l'utilisateur.
6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements de modification afficher. 7. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 8. Cliquez sur Aller. L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.
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La page Changer d'emplacement apparat. 3. Dans le champ Trier par, slectionnez Titre pour afficher les contenants possibles en ordre alphabtique ou Identificateur pour les afficher en ordre numrique. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver des contenants particuliers, entrez une partie quelconque du titre d'un contenant dans le champ Rechercher puis cliquez sur Aller. Pour afficher tous les contenants, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos contenants prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.
5. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous dsirez que l'objet apparaisse et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 6. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous ne souhaitez pas que l'objet apparaisse et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).
Remarque : Assurez-vous qu'il y a au moins un contenant dans le champ Emplacements slectionns. Sinon l'objet deviendrait orphelin, ce qui signifie qu'il ne figurerait dans aucun contenant. 7. Cliquez sur Mettre jour les emplacements. La page Emplacements apparat et affiche le titre du ou des contenants dans lesquels l'objet figure maintenant.
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Remarque : Si un signe moins apparat dans la case qui prcde le blogue ou une entre de blogue, cela signifie que vous ne disposez pas des droits d'accs Gestionnaire cet objet et ne pouvez pas le supprimer. 3. Cliquez sur Supprimer pour supprimer du site le blogue ou une entre de blogue.
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propos des discussions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 Ajout d'une discussion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Affichage et modification des proprits d'une discussion. . . . . . . . . . . . . . . 104 Changement de l'emplacement d'une discussion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Suppression d'une discussion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Ajout d'un sujet une discussion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Affichage et changement des proprits d'un sujet ou d'une rponse. . . . . . 109 Changement de l'emplacement d'un sujet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1010 Suppression d'un sujet ou d'une rponse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1011 Affichage et suppression des sujets prims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1012
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Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 6. Cliquez sur Appliquer. La discussion est ajoute au contenant. Pour savoir comment changer les droits d'accs une discussion, voir Droits d'accs.
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Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 5. Cliquez sur Appliquer.
DocuShare conserve une trace de toutes les oprations effectues sur les objets du site, offrant ainsi une piste de vrification des modifications. Vous pouvez afficher les modifications apportes tout objet pour lequel vous disposez de droits d'accs Lecteur. Pour afficher l'historique des modifications : 1. Reprez la discussion dont vous voulez afficher l'historique des modifications. 2. Cliquez sur l'icne Proprits de la discussion. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Historique des modifications. 4. Dans le menu Modifier, slectionnez le type de modification afficher. 5. Prenez l'une des actions suivantes : Entrez une partie d'un nom dans le champ Rechercher un utilisateur, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Cliquez sur Afficher tout, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Slectionnez Tous dans le menu Slectionner l'utilisateur.
6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements de modification afficher.
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7. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 8. Cliquez sur Aller. L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.
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Remarque : Pour dplacer une discussion, vous pouvez galement utiliser les commandes Copier, Couper et Coller du menu Modifier la slection. Voir la rubrique Modification de plusieurs objets dans une collection, page 38. Suivez les tapes ci-dessous pour changer l'emplacement d'une discussion : 1. Reprez la discussion dont vous voulez modifier l'emplacement. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur la case cocher gauche du titre de la discussion. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Changer d'emplacement. Dans la page Confirmer le changement d'emplacement, cliquez sur Confirmer. Cliquez sur l'icne Proprits droite du titre de la discussion. Cliquez sur le lien Emplacements.
La page Changer d'emplacement apparat. 3. Dans le champ Trier par, slectionnez Titre pour afficher les contenants possibles en ordre alphabtique ou Identificateur pour les afficher en ordre numrique. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour rechercher des contenants particuliers, entrez une quelconque partie du titre d'un contenant dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les contenants, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos contenants prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.
5. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous dsirez que la discussion apparaisse et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 6. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous ne souhaitez pas que la discussion apparaisse et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).
Remarque : Assurez-vous qu'il y a au moins un contenant dans le champ Emplacements slectionns. Sinon la discussion deviendrait orpheline, ce qui signifie qu'elle ne figurerait dans aucun contenant. 7. Cliquez sur Mettre jour les emplacements.
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Discussions DocuShare
Remarque : Si un signe moins apparat dans la case qui prcde la discussion, cela signifie que vous ne disposez pas des droits Gestionnaire pour cet objet et que vous ne pouvez pas le supprimer. 3. Cliquez sur Supprimer pour supprimer la discussion de votre site.
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Discussions DocuShare
Remarque : Si votre administrateur a cr un sujet personnalis, ce dernier apparat dans le menu Ajouter. 3. Dans le champ Titre, entrez un nom pour le sujet. 4. Dans le champ Description, entrez le texte du sujet. 5. Cliquez sur Soumettre. Le sujet est ajout la discussion. Pour savoir comment changer les droits d'accs au sujet, voir Droits d'accs.
Ajout de rponses
Si vous tes connect et disposez des droits d'accs Rdacteur au sujet ou une rponse, vous pouvez ajouter une rponse. Pour ajouter une rponse, suivez les tapes ci-dessous : 1. Naviguez jusqu' la discussion dsire et ouvrez-la. 2. Reprez le sujet ou la rponse auquel vous voulez ajouter des commentaires. 3. Cliquez sur le bouton Rpondre. 4. Entrez un titre et une description. 5. Si vous dsirez inclure le message prcdent et le nom de l'utilisateur qui l'a ajout, cliquez sur Citer prcdent. 6. Cliquez sur Soumettre.
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6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements de modification afficher. 7. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 8. Cliquez sur Aller. L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.
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6. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez la ou les discussions dans lesquelles vous dsirez que le sujet apparaisse et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs discussions, utilisez la touche Ctrl (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 7. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez les discussions dans lesquelles vous ne souhaitez pas que le sujet apparaisse et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs discussions, utilisez la touche Ctrl (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).
Remarque : Assurez-vous qu'il y a au moins une discussion dans le champ Emplacements slectionns, sinon le sujet deviendrait orphelin, ce qui signifie qu'il ne figurerait dans aucune discussion. 8. Cliquez sur Mettre jour les emplacements.
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Discussions DocuShare
Remarque : Si un signe moins apparat dans la case qui prcde le sujet ou la rponse, cela signifie que vous ne disposez pas des droits Gestionnaire pour cet objet et que vous ne pouvez pas le supprimer. 3. Dans la page Confirmation de suppression, cliquez sur le bouton Supprimer.
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propos des URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112 Ajout d'une URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113 Affichage et modification des proprits URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114 Changement de l'emplacement d'une URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115 Suppression d'une URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116
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Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 5. Cliquez sur Appliquer.
6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements de modification afficher. 7. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 8. Cliquez sur Aller. L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.
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URL DocuShare
Remarque : Pour dplacer une URL, vous pouvez galement utiliser les commandes Copier, Couper et Coller du menu Modifier la slection. Voir la rubrique Modification de plusieurs objets dans une collection, page 38. Suivez les tapes ci-dessous pour changer l'emplacement d'une URL : 1. Reprez l'URL dont vous voulez modifier l'emplacement. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur la case cocher gauche du titre de l'URL. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Changer d'emplacement. Dans la page Confirmer le changement d'emplacement, cliquez sur Confirmer. Cliquez sur l'icne Proprits droite du titre de l'URL. Cliquez sur le lien Emplacements.
La page Changer d'emplacement apparat. 3. Dans le champ Trier par, slectionnez Titre pour afficher les contenants possibles en ordre alphabtique ou Identificateur pour les afficher en ordre numrique. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour rechercher des contenants particuliers, entrez une quelconque partie du titre d'un contenant dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les contenants, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos contenants prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.
5. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous dsirez que l'URL apparaisse et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 6. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous ne souhaitez pas que l'URL apparaisse et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).
Remarque : Assurez-vous qu'il y a au moins un contenant dans le champ Emplacements slectionns. Sinon l'URL deviendrait orpheline, ce qui signifie qu'elle ne figurerait dans aucun contenant. 7. Cliquez sur Mettre jour les emplacements.
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Remarque : Si un signe moins apparat dans la case qui prcde L'URL, cela signifie que vous ne disposez pas des droits Gestionnaire pour cet objet et que vous ne pouvez pas supprimer l'URL. 3. Cliquez sur Supprimer pour supprimer l'URL de votre site.
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Notifications DocuShare
propos des notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Ajout d'une notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Affichage des notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 Cration d'une liste de destinataires pour une notification. . . . . . . . . . . . . . . 125 Affichage et modification des proprits d'une notification . . . . . . . . . . . . . . 126 Suppression d'une notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
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Notifications DocuShare
Remarque : DocuShare offre des fils donnant accs des collections et d'autres types de contenants du site. Si vous utilisez un navigateur assurant la prise en charge des fils ou si un logiciel agrgateur est install sur votre ordinateur, vous pouvez ajouter un fil un contenant DocuShare. Si vous disposez des droits d'accs appropris, cette caractristique vous permet d'afficher le contenu mis jour du contenant, sans avoir accder au site DocuShare l'aide de votre navigateur.
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Notifications DocuShare
3. Dans la page Notifications, cliquez sur Crer une nouvelle notification. 4. Dans le champ Priode, slectionnez une des options suivantes : Immdiatement une notification est envoye ds que l'vnement se produit. Tous les jours un avis est donn sous forme de sommaire quotidien. Toutes les semaines un avis est donn sous forme de sommaire hebdomadaire.
5. Pour slectionner des options avances, cliquez sur Afficher les options avances et choisissez l'une des options suivantes : vnements d'intrt le ou les vnements dont vous dsirez tre avis. Pour slectionner plusieurs vnements, utilisez la touche Ctrl (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). Inclure l'activit destinataire indique si l'utilisateur dont l'action a dclench la notification doit, lui aussi, tre avis. Slectionnez Oui pour aviser cet utilisateur; sinon, slectionnez Non. Destinataires externes les adresses lectroniques des destinataires qui ne sont pas des utilisateurs inscrits sur le site DocuShare. Sparez les adresses lectroniques par une virgule. Ce champ est facultatif. Expditeur nom d'utilisateur qui apparat dans le champ De : Admin ou Propritaire. La notification s'applique dans le cas d'une collection, indique la faon d'appliquer la notification la collection et aux objets qu'elle contient. Droits d'accs initiaux indique les droits d'accs la notification. 6. Cliquez sur Appliquer. La notification n'apparat pas comme un objet dans un contenant. Les notifications apparaissent dans la page Notifications de l'objet.
Remarque : Si vous recevez trop de messages de notification, vous pouvez choisir de ne pas en recevoir pour un ou plusieurs types d'vnements, applicables toutes vos notifications. Pour dsactiver les vnements de votre choix, cliquez sur votre nom d'utilisateur dans la barre de navigation et utilisez le menu Supprimer les messages de notification dans la page Modifier.
Guide d'utilisation
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Notifications DocuShare
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Guide d'utilisation
Notifications DocuShare
Les notifications actuelles de l'objet apparaissent. 3. Cliquez sur l'icne Proprits figurant droite de la notification modifier. La page Afficher les proprits s'ouvre. 4. Cliquez sur le lien Destinataires. 5. Cliquez sur Changer les destinataires. 6. Dans le champ Afficher, slectionnez le type de compte que vous dsirez afficher dans le champ Utilisateurs/groupe possibles. 7. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte particulier, entrez une partie du prnom, du nom, du nom d'utilisateur ou du titre de groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos comptes prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.
8. Dans le champ Utilisateurs/groupes possibles, slectionnez les comptes ajouter la liste de destinataires et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 9. Dans le champ Utilisateurs/groupes slectionns, slectionnez les comptes que vous dsirez retirer de la liste de destinataires et cliquez sur le bouton Retirer. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 10. Cliquez sur Mettre jour.
Guide d'utilisation
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Notifications DocuShare
Les notifications actuelles de l'objet apparaissent. 3. Cliquez sur l'icne Proprits figurant droite de la notification modifier. La page Afficher les proprits s'ouvre. 4. Cliquez sur le lien Modifier. 5. Apportez les modifications dsires. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit.
Remarque : La proprit Dsactiv vous permet de dsactiver une notification sans la supprimer. Lorsque vous voulez de nouveau utiliser la notification, vous pouvez l'activer. 6. Cliquez sur Appliquer.
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Guide d'utilisation
Notifications DocuShare
Les notifications actuelles de l'objet apparaissent. 3. Cliquez sur l'icne Proprits figurant droite de la notification que vous dsirez supprimer. La page Afficher les proprits s'ouvre. 4. Cliquez sur l'icne Supprimer. La page Confirmation de suppression apparat. 5. Cliquez sur Supprimer.
Guide d'utilisation
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Notifications DocuShare
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Guide d'utilisation
Guide d'utilisation
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Une rgle de contenu vous permet d'obtenir une action qui s'excute automatiquement lorsque se produit un vnement spcifique. Par exemple, vous pouvez crer une rgle de contenu pour une collection afin de faire circuler tout document ajout la collection. Il est galement possible de crer une rgle de contenu pour un document afin de recevoir un message lectronique lorsqu'une nouvelle version du document rdige par un utilisateur spcifique est ajoute. Vous pouvez ajouter une rgle de contenu n'importe quel objet sur votre site. Vous pouvez faire qu'une action s'excute lorsque se produit l'un des vnements suivants : Toute modification tous les changements apports un objet. Verrouillage ou extraction d'un document le document est verrouill ou en cours de modification. Dverrouillage d'un document le document est dverrouill. Changement d'emplacement un objet a chang d'emplacement. Ajout d'une nouvelle version d'un document un document a t mis jour par une version plus rcente. Changement de propritaire un objet a chang de propritaire. Droits d'accs modifis les droits d'accs un objet ont t modifis. Modification des proprits les proprits d'un objet ont t modifies. Circulation une modification a t apporte l'tat d'une tche de circulation. Tout ajout un nouvel objet a t ajout dans un contenant.
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Guide d'utilisation
Remarque : vitez de crer une rgle de contenu qui se rpte elle-mme car elle sera dsactive aprs un certain nombre de rptitions. Par exemple, si vous crez une rgle de contenu qui modifie une proprit (action excuter) quand un changement quelconque ou une modification de proprit se produit (dclencheur d'vnement), la rgle continuera de se rpter jusqu' ce qu'elle soit dsactive. Il est conseill de prciser l'vnement en spcifiant des options additionnelles dans la page Conditions de la proprit Contenu. Pour crer une rgle de contenu, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez l'objet pour lequel vous voulez crer une rgle de contenu. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur l'icne Rgles de contenu de l'objet. Cliquez sur l'icne Proprits de cet objet. Puis cliquez sur le lien Rgles de contenu.
3. Dans la page des rgles de contenu, cliquez sur Crer une nouvelle rgle de contenu. L'assistant pour la cration d'une nouvelle rgle relative au contenu apparat. Les champs requis sont dcrits dans les tapes ci-dessous. Pour en savoir plus sur les champs facultatifs de l'assistant, cliquez sur le nom de champ appropri. 4. Dans la page Description, entrez un Titre pour la rgle de contenu puis cliquez sur Suivant. 5. Dans la page Dclencheurs d'vnement, slectionnez l'vnement qui dclenchera l'excution de l'action, puis cliquez sur Suivant. 6. Dans la page Conditions de la proprit Contenu, prcisez le dclencheur d'vnement en dfinissant les conditions de la proprit. Cliquez sur Suivant. 7. Dans la page Action excuter, slectionnez l'action qui s'excutera quand se produira l'vnement puis cliquez sur Suivant. La page Paramtres d'action apparat. Les options de la page varient en fonction de l'action que vous avez slectionne l'tape prcdente. 8. Entrez l'information approprie, puis cliquez sur Suivant. 9. La page Paramtres de fin d'excution vous donne la possibilit de spcifier une valeur de proprit pour l'objet la fin de l'excution de la rgle de contenu. De plus, vous pouvez ajouter cette valeur de proprit aux valeurs de proprit existantes. Cliquez ensuite sur Termin. La page Afficher les proprits apparat pour afficher un sommaire de la rgle de contenu.
Guide d'utilisation
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La page Rgles de contenu rpertorie les rgles actuelles de l'objet. 3. Pour afficher les paramtres d'une rgle de contenu, procdez de l'une des faons suivantes : Cliquez sur l'icne Proprits figurant droite de la rgle de contenu. Cliquez sur le titre de la rgle.
Les paramtres sont en mode lecture seule; vous ne pouvez les modifier.
Remarque : Si une rgle de contenu est dsactive, c'est parce qu'elle s'est excute de trop nombreuses reprises du fait de sa propre rptition. Pour qu'une rgle dsactive puisse s'excuter nouveau, vous devez la recrer.
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Guide d'utilisation
La page Rgles de contenu rpertorie les rgles actuelles de l'objet. 3. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur l'icne Proprits figurant droite de la rgle de contenu. Cliquez sur le titre de la rgle.
4. Cliquez sur l'icne Supprimer dans le coin suprieur droit de la fentre. La page Confirmation de suppression apparat. 5. Cliquez sur Supprimer.
Guide d'utilisation
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Guide d'utilisation
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propos des recherches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 Affichage de nouveau contenu sur votre site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 Recherche d'objets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 Recherche avance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146 Utilisation de caractres rservs dans une recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 Mots vides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1410 Enregistrement d'une requte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1411 Modification des proprits de requtes enregistres . . . . . . . . . . . . . . . . . 1412 Changement de l'emplacement d'une requte enregistre . . . . . . . . . . . . . 1414 Suppression d'une requte enregistre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1415
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Remarque : Si vous cliquez sur Nouveauts dans la barre de navigation titre de visiteur, DocuShare rpertorie le contenu qui a t ajout ou modifi durant les dernires 24 heures. Si vous cliquez sur Nouveauts dans la barre de navigation titre d'utilisateur inscrit, DocuShare rpertorie le contenu qui a t ajout ou modifi depuis votre dernire utilisation de Nouveauts.
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Recherche d'objets
La barre de navigation fournit une zone de recherche qui vous permet de rechercher rapidement des objets et du contenu. Il n'est pas ncessaire d'tre connect DocuShare pour effectuer une recherche. Pour effectuer une recherche rapide, procdez de la faon suivante : 1. Dans la barre de navigation, entrez un ou plusieurs mots dans le champ Rechercher. Sparez chaque mot par un espace.
Remarque : Pour que DocuShare recherche une expression exacte ou une expression contenant un oprateur logique comme Et ou Ou, entrez l'expression entre guillemets (p. ex., guerre et paix). Pour que les rsultats de la recherche excluent les objets qui contiennent un certain mot, faites prcder ce mot du signe moins (-). Par exemple, pour trouver du contenu sur les lgumes verts, mais pas sur le brocoli, tapez lgumes verts -brocoli. Pour que les rsultats incluent les objets qui contiennent un certain mot, faites prcder ce mot du signe plus (+). Par exemple, pour trouver du contenu sur les lgumes verts incluant le brocoli, tapez lgumes verts +brocoli. 2. Selon la page partir de laquelle vous avez lanc la recherche et si votre site est membre d'une fdration, slectionnez une tendue de recherche dans le menu Dans. 3. Cliquez sur Rechercher. DocuShare affiche les rsultats de la recherche. Dans le cas des documents, DocuShare prsente un court extrait du document avec le terme recherch en surbrillance ou affiche le rsum du document si le terme recherch ne se trouve pas dans le contenu. Vous pouvez cliquer sur le bouton Afficher/Masquer les dtails pour contrler cet affichage. Si vous recherchez dans tous les sites fdrs, DocuShare affiche les rsultats de la recherche dans le site utilis pour excuter la recherche. Pour afficher les rsultats des autres sites de la fdration, cliquez sur chaque nom de site sous Slectionner un site de la fdration.
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Options de recherche
Lorsque vous faites une recherche rapide, vous pouvez prciser plusieurs options pour affiner la rechercher et dfinir l'affichage des rsultats. Suivez les tapes ci-dessous pour effectuer une recherche rapide avec options de recherche : 1. Entrez les termes recherchs dans le champ Rechercher et si le champ Dans apparat, slectionnez l'tendue de la recherche. 2. Cliquez sur le petit triangle ct du bouton Rechercher et entrez l'information pertinente dans les champs suivants : Rechercher les mots dans permet de prciser l'emplacement des mots recherchs. Tout texte recherche les mots demands dans le contenu et les proprits des objets. Dernire modification le restreint la recherche aux objets dont la dernire modification se situe l'intrieur d'une priode spcifique. Type d'objets prcise le type d'objet rechercher. Types de documents recherche dans tous les types de documents ou dans un type particulier. Types d'objets doit tre rgl Tous les types d'objets ou Documents seulement. Rsultats maximum nombre maximum d'objets afficher dans les rsultats de la recherche. DocuShare organise les rsultats en prsentant d'abord les objets les plus pertinents. Trier les rsultats ordre dans lequel vous dsirez afficher les rsultats de la recherche. 3. Cliquez sur Rechercher. DocuShare affiche les rsultats de la recherche.
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Recherche avance
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Recherche avance
La page Recherche avance permet d'affiner davantage la recherche en combinant des mots, en spcifiant des plages et en prcisant des types d'objet ou de document spcifiques. Pour effectuer une recherche avance, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur le lien Avanc. 2. Sous Rechercher les mots dans, entrez le critre de recherche. Crez un critre de recherche en slectionnant un oprateur, en entrant le ou les mots recherchs (sparez chaque mot par un espace), puis en slectionnant l'endroit o les mots demands devraient se trouver. Pour que DocuShare recherche une expression exacte ou une expression contenant un oprateur logique, entrez l'expression entre guillemets (par ex., guerre et paix). Vous pouvez cliquer sur + Ajouter un critre de recherche pour crer un autre critre de recherche en utilisant un oprateur logique. Voir la rubrique Tableau 141 pour obtenir la description de chacun des oprateurs.
Remarque : Pour plus d'informations sur l'utilisation de caractres gnriques et non alphanumriques dans un critre de recherche, voir la rubrique Utilisation de caractres rservs dans une recherche, page 149. 3. Selon la page partir de laquelle vous excutez la recherche et si votre site est membre d'une fdration, slectionnez une tendue de recherche dans le menu Rechercher dans. 4. Dans le champ Rsultats maximum, slectionnez le nombre maximum d'objets afficher dans les rsultats de la recherche. DocuShare organise les rsultats en prsentant d'abord les objets les plus pertinents. 5. Dans le champ Trier les rsultats, slectionnez l'ordre dans lequel vous dsirez afficher les rsultats de la recherche. 6. Sous Restreindre la recherche une plage de dates, entrez la plage de dates utiliser pour rechercher les objets. Prcisez une plage de dates en slectionnant des options dans les menus et en entrant une date. Cliquez sur + Ajouter plage de dates pour prciser une deuxime plage de dates. 7. Sous Rechercher dans la plage numrique, entrez la plage numrique utiliser pour rechercher les objets dont les proprits contiennent des valeurs numriques. Cliquez sur + Ajouter plage numrique pour prciser une deuxime plage numrique.
Remarque : Ce champ apparat si un objet a une proprit numrique pouvant servir une recherche. 8. Sous Types d'objets rechercher, procdez de l'une des faons suivantes : Pour rechercher parmi tous les objets du site, cliquez sur Rechercher tous les types d'objets. Pour rechercher seulement parmi des objets particuliers, cliquez sur Restreindre la recherche aux types d'objets slectionns et slectionnez les objets rechercher dans la liste.
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Recherche avance
9. Si vous recherchez des documents, sous Types de document rechercher, procdez de l'une des faons suivantes : Pour rechercher parmi tous les types de documents, cliquez sur Rechercher tous les types de documents. Pour rechercher parmi des types de documents particuliers, cliquez sur Restreindre la recherche aux types de documents slectionns et slectionnez les types de documents rechercher dans la liste. Le type d'un document dpend de son type MIME.
10. Cliquez sur le bouton Rechercher. DocuShare affiche les rsultats de la recherche. Dans le cas des documents, DocuShare prsente un court extrait du document avec le terme recherch en surbrillance ou affiche le rsum du document si le terme recherch ne se trouve pas dans le contenu. Vous pouvez cliquer sur le bouton Afficher/Masquer les dtails pour contrler cet affichage. Si vous recherchez dans tous les sites fdrs, DocuShare affiche les rsultats de la recherche dans le site utilis pour excuter la recherche. Pour afficher les rsultats des autres sites de la fdration, cliquez sur chaque nom de site sous Slectionner un site de la fdration. Tableau 141 : Oprateurs logiques Oprateur logique ET Signification Recherche les objets qui correspondent tous les critres. Par exemple : Rechercher les objets dont Titre contient Formation Et Sommaire contient Produit de base. Cette recherche produirait comme rsultat uniquement les objets dont le titre contient le mot Formation et le sommaire les mots Produit de base. Ou Recherche les objets qui rpondent un des critres. Par exemple : Rechercher les objets dont Titre contient Avanc Ou Sommaire contient Administrateur. Cette recherche produirait comme rsultat les objets dont le titre contient le mot Avanc ou dont le sommaire contient le mot Administrateur et ceux qui rpondent aux deux critres.
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Signification Recherche les objets qui rpondent au moins un des critres et classe les rsultats selon leur pertinence en affichant en premier les objets qui rpondent au plus grand nombre de critres. Par exemple : Rechercher les objets dont Titre contient Avanc Cumul Sommaire contient Administrateur. La recherche renverrait d'abord les objets qui contiennent la fois Avanc dans le titre et Administrateur dans le sommaire, puis les objets qui ne contiennent qu'un seul des mots recherchs (soit Avanc dans le titre ou Administrateur dans le sommaire).
Et non
Recherche les objets qui contiennent un des mots recherchs et pas l'autre. Par exemple : Rechercher les objets dont Titre contient Technologie Et non Titre contient Marketing. Cette recherche produirait comme rsultat uniquement les objets dont le titre contient le mot Technologie, mais pas ceux dont le titre contient galement le mot Marketing.
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Remarque : Pour trouver des objets qui contiennent un caractre gnrique, utilisez l'oprateur est gal , faites prcder le caractre de deux barres obliques inverses (\\) et slectionnez le nom de la proprit. Par exemple, pour retrouver un document intitul * lire en premier, entrez : est gal \\* lire en premier dans Titre. Pour trouver des objets qui contiennent des caractres non alphanumriques, comme le symbole (@) et le signe gal (=) ou des caractres non alphanumriques et des caractres gnriques, slectionnez le nom de la proprit, utilisez l'oprateur est gal et entrez le texte recherch entre apostrophes. Exemple : pour rechercher jbeaudin@monentreprise.com, entrez : est gal 'jbeaudin@monentreprise.com' dans (Utilisateur) Adresse lectronique Exemple : pour rechercher jbeaudin@*, entrez : est gal 'jbeaudin@*' dans (Utilisateur) Adresse lectronique
Remarque : Trois caractres non alphanumriques, la perlute (&), le trait d'union (-) et le trait de soulignement (_), sont considrs comme des caractres alphanumriques et ne ncessitent aucun traitement spcial. Par exemple, pour rechercher mon_document.doc, entrez mon_document.doc.
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Mots vides
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Mots vides
Afin d'acclrer l'affichage des rsultats de la recherche, DocuShare ignore certains mots courants, que l'on dsigne comme mots vides. Cela signifie que vous n'avez pas besoin d'entrer ces mots lorsque vous effectuez une recherche. Toutefois, si vous voulez que DocuShare cherche un mot vide, mettez ce mot entre guillemets. Les mots vides sont rpertoris dans Tableau 142. Tableau 142 : Mots vides
a (un ou une) actif also (galement) am am (je suis) an (un ou une) any (un ou une quelconque) are (sont) as (comme) at () be (tre) but (mais) can (peut) dans de de did do does et
find (rechercher) for (pour) get got had (avait) has (a) have (ont) how (comment) I if (si) is (est) it (c') it's (c'est) its (son, sa ou ses) like (comme) non ou par should so
than (que) that (ce ou cette) the (le, la ou l') there (il y a) too (aussi) want (veut) was (tait) were (taient) what (quoi) when (quand) where (o) whether (si) which (ce qui) who (qui) whose (dont) why (pourquoi) will with (avec) would <or> (<ou>)
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7. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous dsirez que la requte enregistre apparaisse et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 8. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez les contenants dans lesquels vous ne souhaitez pas que la requte enregistre apparaisse et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 9. Cliquez sur Mettre jour les emplacements. DocuShare ajoute au contenant votre requte enregistre. Lorsque vous cliquez sur la requte enregistre, DocuShare excute la recherche en fonction des critres spcifis dans la requte, puis affiche les rsultats.
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DocuShare conserve une trace de toutes les oprations effectues sur les objets du site, offrant ainsi une piste de vrification des modifications. Vous pouvez afficher les modifications apportes tout objet pour lequel vous disposez de droits d'accs Lecteur. Pour afficher l'historique des modifications : 1. Reprez la requte enregistre dont vous voulez afficher l'historique des modifications. 2. Cliquez sur l'icne Proprits de la requte enregistre. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Historique des modifications. 4. Dans le menu Modifier, slectionnez le type de modification afficher. 5. Prenez l'une des actions suivantes : Entrez une partie d'un nom dans le champ Rechercher un utilisateur, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Cliquez sur Afficher tout, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Slectionnez Tous dans le menu Slectionner l'utilisateur.
6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements de modification afficher.
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7. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 8. Cliquez sur Aller. L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.
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Remarque : Pour dplacer une requte enregistre, vous pouvez galement utiliser les commandes Copier, Couper et Coller. Voir la rubrique Modification de plusieurs objets dans une collection, page 38. Suivez les tapes ci-dessous pour changer l'emplacement d'une requte enregistre : 1. Reprez la requte enregistre dont vous voulez modifier l'emplacement. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur la case cocher la gauche du titre de la requte enregistre. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Changer d'emplacement. Dans la page Confirmer le changement d'emplacement, cliquez sur Confirmer. Cliquez sur l'icne Proprits droite du titre de la requte enregistre. Cliquez sur le lien Emplacements.
3. Dans le champ Trier par, slectionnez Titre pour afficher les contenants possibles en ordre alphabtique ou Identificateur pour les afficher en ordre numrique. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour rechercher des contenants particuliers, entrez une quelconque partie du titre d'un contenant dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les contenants, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos contenants prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.
5. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous dsirez que la requte enregistre apparaisse et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 6. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez les contenants dans lesquels vous ne souhaitez pas que la requte enregistre apparaisse et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).
Remarque : Assurez-vous qu'il y a au moins un contenant dans le champ Emplacements slectionns. Sinon, la requte enregistre deviendrait orpheline, ce qui signifie qu'elle ne figurerait dans aucun contenant. 7. Cliquez sur Mettre jour les emplacements.
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La page Confirmation de suppression apparat. 3. Cliquez sur Supprimer pour supprimer la requte enregistre de votre site.
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propos de Mon DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 Gestion des favoris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 Utilisation d'une collection personnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 Utilisation de votre agenda personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 Utilisation de votre corbeille personnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 Affichage de vos runions en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Affichage de vos groupes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Affichage de vos tches de circulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
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Vous pouvez galement accder vos travaux en arrire-plan partir de Mon DocuShare. Lorsque vous modifiez les droits d'accs d'un contenant et de ses objets, la modification est effectue en arrire-plan. Lorsque vous avez des travaux en arrireplan, un lien apparat sous la barre de navigation. Vous pouvez cliquer sur ce lien pour vrifier l'tat des travaux et en supprimer au besoin.
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3. Dans la page de confirmation d'ajout aux favoris, cliquez sur Confirmer. 4. Allez Mon DocuShare. L'objet que vous avez ajout apparat sous Favoris. Le menu Affichage vous permet d'afficher un type d'objets favoris, tels que les documents favoris. Cliquez sur l'en-tte Favoris pour afficher vos favoris dans une liste de contenu de collection. Vous pouvez utiliser les fonctions de collection standard dans cette vue. Pour supprimer un objet de vos favoris, procdez de la faon suivante : 1. Allez Mon DocuShare. 2. Cliquez sur l'en-tte Favoris. 3. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Supprimer le favori. 4. Dans la page de confirmation de suppression, cliquez sur Confirmer. L'objet n'apparat plus dans les favoris, mais il existe toujours son emplacement d'origine.
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Remarque : Vous pouvez galement ajouter un objet votre collection personnelle en utilisant une page Emplacements de l'objet. Affichez et slectionnez votre collection personnelle dans le champ Emplacements possibles, puis cliquez sur les boutons Ajouter et Mettre jour les emplacements. Pour afficher votre collection personnelle dans une pleine page, procdez de la manire suivante : 1. Allez Mon DocuShare. 2. Cliquez sur l'en-tte Collection personnelle. Les objets sont affichs sous forme de liste du contenu de la collection. Vous pouvez utiliser les fonctions de collection standard dans cette vue, comme ajouter de nouveaux objets et modifier les proprits de la collection.
Remarque : Vous pouvez supprimer votre collection personnelle et, le cas chant, son contenu. Cependant, votre prochain accs Mon DocuShare, votre collection personnelle apparatra nouveau.
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3. Dans la page de confirmation d'ajout aux favoris, cliquez sur Confirmer. 4. Rptez les tapes 1 3 pour ajouter d'autres agendas aux favoris. 5. Allez Mon DocuShare. L'agenda unique personnel apparat sous Agendas favoris. 6. l'aide du menu Affichage, vous pouvez basculer de la vue d'un jour la vue d'une semaine de l'agenda ou l'inverse.
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Remarque : Si l'emplacement est une collection ou un espace de travail (DocuShare CPX seulement) qui a t supprim, l'objet est restaur dans votre collection personnelle. Si l'emplacement est un contenant d'un type autre que collection (par exemple, un calendrier ou une discussion) et qu'il a t supprim, l'objet devient orphelin et peut tre restaur un autre emplacement par votre administrateur.
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Les runions que vous programmez sont affiches sous l'en-tte Runions en ligne. Vous pouvez cliquer sur le titre d'une runion pour vous joindre la runion en ligne. Voir Runions en ligne pour obtenir de l'information sur la faon d'utiliser la fonction Runions en ligne.
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Runions en ligne
propos des runions en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 Programmation d'une runion en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 Lancement d'une runion en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 Joindre une runion en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 Suppression d'une runion en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
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Runions en ligne
DocuShare est intgr au WebEx Meeting Center, qui vous permet de programmer et de participer des runions en ligne avec d'autres utilisateurs DocuShare. En utilisant un navigateur Web, vous pouvez facilement et de faon rentable communiquer avec vos collgues, sans gards leur lieu gographique.
Remarque : Pour utiliser la fonction de runions en ligne, votre administrateur doit configurer le serveur pour permettre JavaScript. De plus, vos proprits de compte utilisateur doivent avoir le paramtre Activer JavaScript fix Oui.
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Runions en ligne
9. Dans le champ Utilisateurs/groupes possibles, slectionnez les comptes ajouter la liste de destinataires et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 10. Dans le champ Utilisateurs/groupes slectionns, slectionnez les comptes que vous dsirez retirer de la liste de destinataires et cliquez sur le bouton Retirer.
Guide d'utilisation
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Runions en ligne
11. Pour inviter des participants externes, procdez de la faon suivante : a. Dans le champ Courriel, entrez l'adresse lectronique de la personne que vous dsirez inviter. b. Cliquez sur le bouton Ajouter. c. Rptez les tapes a et b pour chaque personne. d. Pour supprimer une personne dans le champ Utilisateurs slectionns, slectionnez l'adresse de la personne et cliquez sur Supprimer. 12. Cliquez sur Crer. La page Sommaire apparat et affiche l'tat de cration de la runion. 13. Cliquez sur OK. Deux URL sont ajoutes au contenant. Les URL de runion pour un espace de travail sont places dans une collection de runions du portlet de contenu.
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Guide d'utilisation
Runions en ligne
Remarque : Vous pouvez alors lancer une runion en ligne en cliquant sur l'URL hte situe dans le contenant partir duquel vous avez programm la runion.
Guide d'utilisation
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Runions en ligne
Remarque : Vous pouvez galement joindre une runion en ligne en ouvrant le contenant dans lequel se trouve l'URL Joindre et en cliquant sur le nom de la runion.
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Runions en ligne
Remarque : Si un signe moins apparat dans la case qui prcde la runion, cela signifie que vous ne disposez pas des droits d'accs Gestionnaire pour cet objet et que vous ne pouvez pas le supprimer. 3. Cliquez sur Supprimer pour supprimer les URL de la runion dans DocuShare. La runion n'est toutefois pas supprime dans le serveur WebEx.
Guide d'utilisation
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Runions en ligne
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Guide d'utilisation
Guide d'utilisation
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Guide d'utilisation
Une fiche de circulation apparat. 2. Si vous voulez inclure un autre document, cliquez sur le bouton Ajouter. Reprez le document et cliquez sur sa commande Circuler. Confirmez ensuite l'ajout du document la fiche de circulation. 3. Si vous voulez utiliser une fiche de circulation enregistre, procdez de l'une des faons ci-aprs, puis passez l'tape 19 : Slectionnez une des fiches de circulation enregistre et cliquez sur Charger. Cliquez sur Afficher toutes les fiches de circulation enregistres pour afficher vos fiches de circulation enregistres et les fiches de circulation publiques enregistres par tous les utilisateurs du site. Slectionnez une fiche. Approuver ou Refuser l'utilisateur doit approuver ou refuser le document.
Guide d'utilisation
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Relire et apporter des modifications permet l'utilisateur d'ajouter des commentaires et de soumettre une version rvise du document. Cliquez sur Partager les modifications avec les destinataires si vous dsirez que chaque destinataire voie les modifications du destinataire prcdent. Accuser rception envoie le document aux utilisateurs titre d'information uniquement; les destinataires doivent confirmer qu'ils ont bien reu le document. Information envoie le document aux utilisateurs titre d'information uniquement.
5. Selon l'action de circulation slectionne, choisissez un des ordres de circulation suivants : Dans l'ordre fait circuler le document aux utilisateurs dans l'ordre o ils figurent dans le champ Utilisateurs/groupes slectionns. Si un utilisateur refuse le document, celui-ci n'est pas envoy aux utilisateurs suivants. En mme temps - une rponse envoie le document tous les utilisateurs simultanment, mais la rponse d'un utilisateur suffit pour que la tche soit termine. En mme temps - toutes les rponses envoie le document tous les utilisateurs simultanment et tous les utilisateurs doivent rpondre pour que la tche soit termine. En mme temps - une majorit de rponses envoie le document tous les utilisateurs simultanment et plus de la moiti des utilisateurs doivent rpondre pour que la tche soit termine. Dans le champ Objet, entrez l'objet de la tche en quelques mots, qui apparatront dans la notification ou le courriel envoy l'utilisateur. Dans le champ Commentaires, entrez un message.
7. Cliquez sur Suivant pour aller la page d'ajout de destinataires. 8. Dans le champ Afficher, slectionnez le type de compte que vous dsirez afficher dans le champ Utilisateurs/groupe possibles. 9. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte particulier, entrez une partie du prnom, du nom, du nom d'utilisateur ou du titre de groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos comptes prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.
10. Dans le champ Utilisateurs/groupes possibles, slectionnez les comptes ajouter la liste de destinataires et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 11. Dans le champ Utilisateurs/groupes slectionns, slectionnez les comptes que vous dsirez retirer de la liste de destinataires et cliquez sur le bouton Retirer.
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Guide d'utilisation
12. Pour afficher les membres d'un groupe, slectionnez celui-ci dans le champ Utilisateurs/groupes slectionns et cliquez sur Afficher les membres du groupe. Les membres du groupe remplacent le titre du groupe et la tche est envoye chaque utilisateur et non au groupe. 13. Pour changer l'ordre des destinataires dans le champ Utilisateurs/groupes slectionns, slectionnez un compte et procdez de l'une des faons suivantes : Pour placer le destinataire avant un autre, cliquez sur Monter. Pour placer le destinataire aprs un autre, cliquez sur Descendre.
14. Cliquez sur Suivant pour aller la page Intervention et notification (la page ne s'affiche pas si vous faites circuler le document titre d'information). 15. Slectionnez Si non achev et procdez de la faon suivante : Pour spcifier une date d'chance, slectionnez Le et entrez une date ou slectionnez Dans et spcifiez une priode. Pour spcifier une intervention si la tche de circulation n'est pas termine la date spcifie, choisissez une action dans le menu Porter au niveau suprieur. De l'intervention vous informe de l'intervention. De la progression de la tche vous informe de l'avancement de la circulation du document aprs excution par chacun des utilisateurs de l'action demande. Lorsque la tche est termine vous avise la fin de chaque tape de la tche.
Pour vrifier les notifications reues, cliquez sur le lien Mes tches dans la barre de navigation et slectionnez Tches assignes moi. 17. Cliquez sur Termin et vrifiez l'information sur la tche dans la page Vrification des tapes de circulation. 18. Pour enregistrer la fiche de circulation, cliquez sur Enregistrer la fiche de circulation. Entrez un nom pour cette fiche et assurez-vous que l'option Enregistrer en tant que Priv est slectionne si vous ne dsirez pas la partager avec d'autres utilisateurs. Cliquez sur OK. 19. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur Soumettre pour lancer la tche. Cliquez sur Prcdent pour modifier l'information de circulation. Cliquez sur Ajouter une tape pour ajouter une autre tape la tche.
Remarque : Si vous choisissez l'option Faire circuler le document et le publier plus tard de l'tape 1, vous devez publier le document pour qu'il apparaisse dans DocuShare. Pour plus d'informations sur la faon de publier le document, voir la rubrique Vrification de l'tat des tches que vous avez assignes, page 177.
Guide d'utilisation
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Configuration d'une collection pour circulation des documents Circulation des documents
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Guide d'utilisation
La fentre Mes tches apparat. 2. Dans le menu Afficher, slectionnez Tches assignes par moi. La page rpertorie les tches, sous Description, leur date de dbut et leur tat. Le Tableau 171 dcrit les diffrents tats. Tableau 171 : tat des tches tat Approuv Description La tche d'une seule tape ou une tape d'une tche qui en comporte plusieurs est termine et le ou les destinataires ont approuv le(s) document(s). La tche d'une seule tape ou une tape d'une tche qui en comporte plusieurs est termine et le ou les destinataires n'ont pas approuv le(s) document(s). La tche d'une seule tape ou une tape d'une tche qui en comporte plusieurs est termine et le ou les destinataires ont relu le(s) document(s). La tche d'une seule tape ou une tape d'une tche qui en comporte plusieurs est termine et le ou les destinataires ont accus rception du ou des documents. La tche d'une seule tape ou une tape d'une tche qui en comporte plusieurs est termine et le ou les destinataires ont reu le(s) document(s) titre d'information. La tche comportant plusieurs tapes est termine. La tche est en cours. Le document est achemin tous les destinataires en mme temps pour approbation, relecture ou accus de rception. La tche est en cours. Le document est achemin tous les destinataires dans l'ordre; l'utilisateur dont le nom est affich a reu le document, mais n'a pas rpondu.
Refus
Relu
Rception confirme
Remis
Nom d'utilisateur
Guide d'utilisation
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Vrification de l'tat des tches que vous avez assignes Tableau 171 : tat des tches tat tape (numro) tape (numro) : Nom d'utilisateur
Description La tche est en cours et est rendue une tape particulire. La tche est en cours et est rendue une tape particulire. Le document est achemin tous les destinataires dans l'ordre; l'utilisateur dont le nom est affich a reu le document, mais n'a pas rpondu. Si une tche ou une tape d'une tche forme de plusieurs tapes est en retard, les mots Retard de circulation apparaissent aprs la description de la tche. La tche a t arrte parce qu'elle ne peut pas continuer. Ceci peut se produire si Annuler la tche est rgl Porter au niveau suprieur ou lorsqu'un document ou un utilisateur est supprim du site.
Retard de circulation
Interrompu
3. Pour voir plus d'information au sujet de la tche, cliquez sur sa description. Une fentre Rapport de circulation apparat et affiche l'tat de la tche pour chacun des utilisateurs auxquels elle a t assigne. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour visualiser les commentaires de chacun des destinataires, cliquez sur leur nom d'utilisateur. Pour voir tous les commentaires des destinataires, cliquez sur Afficher tous les commentaires d'utilisateur. Vous pouvez enregistrer les commentaires dans un fichier texte si vous le dsirez.
Fermez la fentre aprs avoir lu les commentaires. 5. Pour prendre connaissance des modifications apportes au document par l'utilisateur, cliquez sur le titre du document. 6. Fermez le document aprs avoir examin les changements. Fermez ensuite la fentre Rponse la circulation. 7. Si la tche est termine, procdez de l'une des faons suivantes : Pour faire passer une tche de la liste Tches assignes par moi la liste Tches supprimes, cliques sur Supprimer ce travail. Pour terminer la tche plus tard, cliquez sur Mettre de ct. La tche demeure dans la liste Tches assignes par moi. Pour publier un document qui n'a pas encore t ajout DocuShare (la mention Non publi apparat aprs le titre du document), cliquez sur l'icne Proprits droite du titre du document. Au bas de la page Affichage des proprits, cliquez sur le bouton Publier cette version. Si le document circulait pour approbation et n'a pas t approuv, vous pouvez refaire circuler ce document non publi en cliquant sur l'icne Circuler ct du titre du document.
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Guide d'utilisation
La fentre Mes tches apparat. 2. Dans le menu Afficher, slectionnez Tches assignes moi. La page rpertorie les tches, sous Description, ainsi que la date laquelle elles vous ont t assignes et le type d'tat. Le Tableau 172 dcrit les types d'tat. Tableau 172 : Type d'tat Type Rponse la circulation Fin de circulation Retard de circulation Interruption Description Le destinataire a accompli la tche demande. La tche est termine. La tche se poursuit aprs la date de fin prvue. La tche a t arrte parce qu'elle ne peut pas continuer. Ceci se produit lorsqu'un document ou un utilisateur est supprim de votre site.
3. Pour afficher l'tat d'avancement d'une tche, cliquez sur sa description. Une fentre Rponse la circulation contenant le document en circulation et les commentaires de l'utilisateur apparat. 4. Pour prendre connaissance des modifications apportes au document par l'utilisateur, cliquez sur le titre du document. Vous pouvez enregistrer le document rvis de l'utilisateur en tant que nouvelle version du document que vous avez fait circuler. Voir la rubrique Publication d'une nouvelle version d'un document ayant circul, page 1710. 5. Fermez le document aprs avoir examin les changements. 6. Dans la fentre Rponse la circulation, procdez de l'une des faons suivantes : Pour fixer une nouvelle chance pour une tche en retard, entrez une nouvelle date dans le champ chance et cliquez sur le bouton Rception confirme. Pour confirmer la relecture du rapport, cliquez sur le bouton Rception confirme. Pour relire le rapport plus tard, cliquez sur le bouton Accus rception plus tard.
Guide d'utilisation
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Guide d'utilisation
Remarque : Pour recevoir un message lectronique lorsqu'une nouvelle tche vous est assigne, la proprit Notification de tches de circulation de votre compte d'utilisateur doit tre rgle Courrier lectronique et votre adresse lectronique doit apparatre dans le champ Adresse lectronique. Suivez les tapes ci-dessous pour voir vos tches : 1. Prenez l'une des actions suivantes : Dans la barre de navigation, cliquez sur Mes tches. Dans le menu Afficher, slectionnez Tches assignes moi. Toute tche marque Demande est une tche qui vous est assigne. Dans la barre de navigation, cliquez sur Mon DocuShare. Les tches qui vous sont assignes sont affiches sous Tches.
2. Cliquez sur une tche pour la voir. Une fentre apparat et affiche la tche. Les rubriques qui suivent expliquent comment rpondre aux tches qui vous sont assignes.
Remarque : Si la version d'un document qui vous a t envoye n'est pas la plus rcente, un lien Version la plus rcente publie apparat. Vous pouvez cliquer sur ce lien pour voir la version la plus rcente du document. 2. Lisez le document. 3. Lorsque vous avez termin votre lecture, fermez le document. 4. Vous pouvez rpter les tapes 1 3 pour chacun des documents qui circulent. 5. Dans le champ Commentaires, entrez un message s'il y a lieu. 6. Cliquez sur Enregistrer en tant que Priv afin que les autres utilisateurs ne voient pas vos commentaires.
Guide d'utilisation
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Affichage des tches qui vous ont t assignes 7. Prenez l'une des actions suivantes :
Pour mettre fin la tche et approuver le document, cliquez sur le bouton Approuv. La tche est supprime de la liste Tches assignes moi. Pour mettre fin la tche en refusant le document, cliquez sur le bouton Refus. La tche est supprime de la liste Tches assignes moi. Pour ne pas mettre fin la tche immdiatement, cliquez sur le bouton Rpondre plus tard. La tche demeure dans la liste Tches assignes moi.
Remarque : Si la version d'un document qui vous a t envoye n'est pas la plus rcente, un lien Version la plus rcente publie apparat. Vous pouvez cliquer sur ce lien pour voir la version la plus rcente du document. 2. Relisez le document et apportez les modifications ncessaires. 3. Fermez le document et enregistrez-le un emplacement de votre choix sur votre ordinateur, si vous l'avez modifi. 4. Si vous avez modifi le document, procdez ensuite de l'une des faons suivantes : a. Cliquez sur l'icne Proprits droite du titre du document. b. Au bas de la page Affichage des proprits, cliquez sur le bouton Ajouter version prliminaire. c. Dans la page Ajouter la version, cliquez sur le bouton Parcourir. d. Reprez et slectionnez le document que vous avez modifi, puis cliquez sur Ouvrir. e. Vous pouvez galement changer le titre du document et ajouter des commentaires sur la version. f. Dans la page Ajouter la version, cliquez sur Appliquer. g. Si une version d'un document autre que la plus rcente est la version prfre, le systme vous demande si vous voulez dfinir cette version comme la version prfre. Cliquez sur Oui pour changer la version prfre, dans le cas contraire cliquez sur Non. h. Dans la page Affichage des proprits, cliquez sur le lien Pour relecture dans le chemin d'accs Emplacement. 5. Vous pouvez rpter les tapes 1 4 pour chacun des documents qui circulent. 6. Dans le champ Commentaires, entrez un message s'il y a lieu. 7. Cliquez sur Enregistrer en tant que Priv afin que les autres utilisateurs ne voient pas vos commentaires. 8. Prenez l'une des actions suivantes : Pour mettre fin la tche et la supprimer de la liste Tches assignes moi, cliquez sur le bouton Relu. Pour ne pas mettre fin la tche immdiatement, cliquez sur le bouton Relire plus tard. La tche demeure dans la liste Tches assignes moi.
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Guide d'utilisation
Remarque : Si la version d'un document qui vous a t envoye n'est pas la plus rcente, un lien Version la plus rcente publie apparat. Vous pouvez cliquer sur ce lien pour voir la version la plus rcente du document. 2. Lorsque vous avez pris connaissance du document, fermez-le. 3. Vous pouvez rpter les tapes 1 et 2 pour chacun des documents qui circulent. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour mettre fin la tche et la supprimer de la liste Tches assignes moi, cliquez sur le bouton Rception confirme. Pour ne pas mettre fin la tche immdiatement, cliquez sur le bouton Accus rception plus tard. La tche demeure dans la liste Tches assignes moi.
Remarque : Si la version d'un document qui vous a t envoye n'est pas la plus rcente, un lien Version la plus rcente publie apparat. Vous pouvez cliquer sur ce lien pour voir la version la plus rcente du document. 2. Lorsque vous avez pris connaissance du document, fermez-le. 3. Vous pouvez rpter les tapes 1 et 2 pour chacun des documents qui circulent. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour mettre fin la tche et la supprimer de la liste Tches assignes moi, cliquez sur le bouton Retirer. Pour ne pas mettre fin la tche immdiatement, cliquez sur le bouton Retirer plus tard. La tche demeure dans la liste Tches assignes moi.
Guide d'utilisation
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La fentre Mes tches apparat. 2. Dans le menu Afficher, slectionnez Tches supprimes. Vos tches supprimes apparaissent.
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Guide d'utilisation
2. Cliquez sur l'icne Proprits droite du titre du document. La page Afficher les proprits s'ouvre. 3. Cliquez sur le lien Circulation. Les tches et leur tat apparaissent.
Guide d'utilisation
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1716
Guide d'utilisation
Numrisation de documents
propos de la numrisation de documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 Numrisation de documents l'aide de pages de couverture de numrisation . . . . 183 Numrisation de documents dans une collection d'archivage temporaire . . . 185
Guide d'utilisation
181
Numrisation de documents
Votre administrateur dtermine la mthode utiliser pour la numrisation des documents. Consultez votre administrateur pour connatre la mthode prescrite pour votre site.
182
Guide d'utilisation
Numrisation de documents
Lorsque vous crez une page de couverture de numrisation, l'information sur l'emplacement de destination et le propritaire de la page de couverture est stocke sous forme de code infoglyphique (DataGlyph) sur la page de couverture. Vous placez la page de couverture sur le dessus d'un document et numrisez le tout pour ajouter le document PDF rsultant dans DocuShare. Vous pouvez galement choisir de crer une page de couverture pour un document lorsque vous utilisez la page Ajouter un document pour envoyer un document. Pour plus d'information, voir la rubrique Ajout d'un document, page 43.
2. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Page de couverture de numrisation. 3. Cliquez sur le lien Crer une page de couverture de numrisation. La page de couverture est cre et affiche dans une fentre distincte. 4. Imprimez la page de couverture. Fermez la fentre d'affichage de la page de couverture. La page de couverture de numrisation est affiche avec la date et l'heure de sa cration.
Guide d'utilisation
183
Numrisation de documents
Remarque : Compte tenu du fait que l'interface utilisateur des priphriques multifonctions peut varier, la procdure suivante dcrit les tapes gnrales permettant de numriser un document dans DocuShare. Pour numriser un document, suivez les tapes ci-dessous : 1. Placez la page de couverture sur le dessus du document, puis placez le tout sur le dispositif d'alimentation du priphrique. 2. Affichez l'cran de la fonction de numrisation dans un fichier. 3. Suivez les instructions spcifiques au type de priphrique. 4. Appuyez sur le bouton Dmarrer. Le priphrique numrise le document puis l'ajoute dans DocuShare conformment aux indications de la page de couverture.
184
Guide d'utilisation
Numrisation de documents
Remarque : Les tapes de la numrisation d'un document peuvent varier selon le modle de WorkCentre. DocuShare ne permet pas de numriser des images couleurs sur un WorkCentre Pro 40 en utilisant la compression JPEG (JPEG-in-TIFF). Pour numriser un document, suivez les tapes ci-dessous : 1. Placez le document sur la vitre ou dans le dispositif d'alimentation. 2. Appuyez sur le bouton Fonctions. 3. l'cran tactile, appuyez sur l'onglet Numriser. 4. Appuyez sur la fonction de numrisation dans un fichier. 5. Slectionnez le modle de numrisation. 6. Si l'utilisation de ce modle exige un mot de passe, suivez les tapes ci-dessous : a. Appuyez sur l'option de fonctions avances. b. Appuyez sur l'option de paramtres de stockage. c. Appuyez sur Nom de connexion/Mot de passe. d. Appuyez sur Mot de passe. e. Tapez votre mot de passe et appuyez sur Enregistrer. f. Appuyez sur Enregistrer. 7. Si le modle permet d'indiquer des valeurs de proprit, entrez les valeurs des proprits dsires. 8. Appuyez sur le bouton Dmarrer. Le WorkCentre numrise le document et l'envoie dans la collection d'archivage temporaire des documents numriss sur votre site DocuShare. Le document est stock dans cette collection pour une priode de temps dtermine. Vous pouvez vrifier la dure de conservation en cliquant sur Espace d'archivage WorkCentre dans la page d'accueil de DocuShare. Pour conserver le document, vous devez l'enregistrer dans une collection permanente.
Guide d'utilisation
185
Numrisation de documents
9. Dans le champ Trier par, slectionnez Titre pour afficher les collections en ordre alphabtique ou Identificateur pour les afficher en ordre numrique. 10. Prenez l'une des actions suivantes : Pour rechercher des collections particulires, entrez une partie quelconque du titre de la collection dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher toutes les collections, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos collections prfres, cliquez sur Afficher les favoris. Pour afficher votre collection personnelle, cliquez sur Afficher ma collection personnelle.
11. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez la collection dans laquelle vous dsirez enregistrer le document. 12. Cliquez sur Appliquer. 13. Dans le champ Titre, entrez un titre pour le document.
186
Guide d'utilisation
Numrisation de documents
14. Entrez des renseignements supplmentaires s'il y a lieu. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit. 15. Cliquez sur Enregistrer. Le document est enregistr dans la collection que vous avez indique.
Remarque : Votre administrateur vous a peut-tre donn accs une collection nomme Espace d'archivage temporaire des documents numriss. Vous pouvez aussi ouvrir cette collection pour dplacer ou supprimer votre document numris.
Guide d'utilisation
187
Numrisation de documents
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Guide d'utilisation
Archivage de contenu
propos de l'archivage de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 Archivage de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193 Restauration de contenu archiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
Guide d'utilisation
191
Archivage de contenu
192
Guide d'utilisation
Archivage de contenu
Archivage de contenu
Archivage de contenu
Vous pouvez archiver des documents, des pages Interact et des messages lectroniques avec leurs pices jointes. Lorsque vous archivez un document, toutes ses versions sont aussi archives. Pour archiver rapidement le contenu d'une collection, slectionnez la collection et archivez-la. Cependant, seuls les documents, les pages Interact et les messages lectroniques dans la collection et ses sous-collections sont archivs. La collection elle-mme n'est pas archive et demeure sur le serveur DocuShare. Il existe deux faons d'archiver du contenu : spcifier une date laquelle les objets sont automatiquement archivs ou slectionner les objets archiver et utiliser la commande Archive. Une fois qu'un objet est archiv, il conserve ses proprits, sa liste d'accs et l'emplacement prcdent sur le serveur DocuShare. Vous pouvez archiver un objet si vous en tes le propritaire ou un utilisateur y ayant accs en tant que Gestionnaire et que vous tes connect.
Guide d'utilisation
193
Archivage de contenu
Archivage de contenu
3. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Archiver. La page Confirmer le dplacement vers les archives apparat.
Remarque : Si un signe moins apparat dans la case qui prcde un objet, cela signifie que vous ne disposez pas des droits Gestionnaire pour cet objet et que vous ne pouvez pas l'archiver. 4. Cliquez sur le bouton Confirmer pour dplacer les objets vers le serveur d'archivage.
194
Guide d'utilisation
Archivage de contenu
Remarque : L'tendue de recherche slectionne est utilise sur le serveur d'archivage. Lorsqu'un objet est archiv, il conserve le chemin d'accs son emplacement original. Si vous connaissez une partie du chemin d'accs de l'emplacement de l'objet, vous pouvez limiter l'tendue de la recherche pour l'acclrer. 4. Dans le champ Serveur de recherche, slectionnez Serveur d'archivage. 5. Cliquez sur Rechercher. La page Rsultats de la recherche apparat. Les mots Apparu dans, suivis du nom de la collection, apparaissent sous chaque objet dont la collection existe dans DocuShare. Si les mots Apparu dans et le nom de la collection n'apparaissent pas, cela signifie que la collection a t supprime. Vous pouvez restaurer l'objet en tant qu'orphelin, puis l'ajouter une autre collection. 6. Slectionnez les objets restaurer. 7. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Restaurer. 8. Dans la page Confirmer la restauration depuis les archives, cliquez sur Confirmer. La page Rsultats de restauration apparat. 9. Si l'objet est un orphelin, suivez les tapes ci-dessous : a. Cliquez sur la case cocher qui le prcde. b. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Changer d'emplacement. c. Dans la page Confirmer le changement d'emplacement, cliquez sur Confirmer. d. Utilisez la page Changer d'emplacement pour dplacer l'objet orphelin. La page Rsultats de restauration apparat et affiche la nouvelle collection de l'objet sous le titre de l'objet.
Guide d'utilisation
195
Archivage de contenu
196
Guide d'utilisation
FAQ
Foire aux questions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
Guide d'utilisation
201
FAQ
202
Guide d'utilisation
FAQ Tableau 201 : FAQ Problme Pourquoi DocuShare trouve-t-il des objets qui contiennent une valeur que je n'ai pas spcifie? Solution
Lorsqu'une proprit comporte plusieurs valeurs spares par une virgule, DocuShare traite les virgules comme des espaces. C'est pourquoi DocuShare trouvera des objets qui contiennent des valeurs de proprit contigus. Par exemple, si la valeur de la proprit auteur d'un document est Suzanne Georges, Thomas Jean, DocuShare trouvera le document si vous effectuez une recherche sur l'auteur ou sur toutes les parties contenant Suzanne Georges, Thomas Jean ou Georges Thomas.
Vrifiez si le document est ouvert dans l'application associe (par exemple, Word ou PowerPoint). Si c'est le cas, fermez le document et essayez de l'envoyer de nouveau. (Il s'agit d'un bogue souponn dans l'interaction Netscape-Windows.) Vrifiez les paramtres proxy de votre navigateur. Vous ne devriez pas utiliser un serveur proxy pour accder votre serveur DocuShare. Si vous retournez dans la collection o le document a t ajout, vous devriez vous rendre compte qu'il a t correctement envoy. Si c'est le cas, le problme se situe l'tape d'indexation, qui se droule aprs l'envoi du document. Le document est stock mais non index. Signalez le problme votre administrateur. Assurez-vous que votre navigateur est configur de faon utiliser une application d'assistance pour afficher ce type de document.
Pourquoi suis-je incapable d'afficher un document que j'ai envoy dans DocuShare? Je n'ai eu aucun problme pendant le tlchargement. J'ai envoy un document dans DocuShare et j'ai reu un message d'erreur indiquant qu'il comportait un index non valide ou qu'il tait impossible d'ouvrir la collection. Que dois-je faire?
Lorsque je clique sur le titre d'un document dans DocuShare, je reois le message Type de fichier inconnu Vous avez commenc tlcharger un fichier de type application/..... Que dois-je faire? J'utilise Internet Explorer. Lorsque je clique sur un document PDF dans DocuShare, j'obtiens seulement une page vide. Pourquoi le fichier ne s'ouvre-t-il pas?
C'est un problme d'interaction connu entre Internet Explorer et les fichiers Acrobat (PDF). Communiquez avec votre administrateur pour obtenir de l'aide.
Guide d'utilisation
203
Foire aux questions Tableau 201 : FAQ Problme Pourquoi la page n'apparat-elle pas correctement aprs que j'ai ajout des balises HTML aux proprits de l'objet? Solution
FAQ
DocuShare vous permet d'ajouter des balises HTML dans des proprits texte, telles que la description ou le sommaire d'un objet. Il est prfrable de limiter l'utilisation de HTML des commandes de mise en forme simples comme les changements de polices et les listes. L'utilisation de commandes d'en-tte comme <HTML>, <HEAD> ou <BODY> brouillera probablement les commandes HTML de DocuShare, ce qui provoquera l'affichage d'une page blanche ou d'une trs mauvaise mise en forme. Dans les proprits Titre et Sommaire, vitez galement d'utiliser des balises qui modifient la disposition verticale, telles que IMG et les instructions de liste, parce que ces deux proprits sont affiches dans des contextes qui supposent des chanes simples. DocuShare offre une varit de fonctions de recherche pour vous aider trouver rapidement les objets. Voir Recherches DocuShare pour obtenir de l'information sur la faon d'effectuer une recherche. Communiquez avec le propritaire de l'objet, qui peut vous donner accs.
Je suis connect DocuShare et lorsque j'essaie d'accder un objet, je reois le message Non autoris. Que dois-je faire? J'ai supprim accidentellement une collection sans supprimer les objets qu'elle contenait. Depuis je ne peux plus trouver ces objets. Que dois-je faire?
Lorsque vous supprimez une collection sans en supprimer le contenu et que les objets ne figurent pas dans une autre collection, ceux-ci deviennent orphelins. Il est impossible d'accder aux objets orphelins partir d'une collection. Cependant, les objets se trouvent encore sur votre site. Votre administrateur peut dplacer les objets orphelins dans une collection afin que vous puissiez y accder de nouveau. Ou vous pouvez accder un objet orphelin si vous connaissez son adresse unique (par exemple, http://ventes.acme.com/ docushare/dsweb/Get/Document-128).
204
Guide d'utilisation
FAQ Tableau 201 : FAQ Problme Aprs avoir dplac une collection dans un nouvel emplacement, pourquoi ne puis-je la trouver ni dans le nouvel emplacement ni dans l'ancien? Solution
Vous avez accidentellement rendu la collection orpheline, ce qui signifie que vous ne pouvez pas y accder partir d'une autre collection. La collection est encore enregistre dans DocuShare. Votre administrateur peut rcuprer la collection orpheline en la dplaant dans une collection. Ou vous pouvez accder la collection si vous connaissez son adresse unique (par exemple, http://ventes.acme.com/docushare/dsweb/ Get/Collection-12). Si vous utilisez le bouton Prcdent, Favoris ou Signet du navigateur pour naviguer, vous avez probablement accd la version en mmoire cache de la page de la collection. Cliquez sur le bouton Actualiser ou Recharger du navigateur pour afficher la plus rcente version de la page. Vous avez accd la version en mmoire cache de la page. Cliquez sur le bouton Actualiser ou Recharger du navigateur pour afficher la plus rcente version de la page. Vous devriez voir votre nom d'utilisateur dans la barre de navigation. Vous devez changer le paramtre de la mmoire cache du navigateur. Ouvrez la fentre Prfrences et cliquez sur Avances, puis sur Cache. Sous Le document du cache est compar celui du rseau, slectionnez Chaque fois. Le temps pris pour changer les droits d'accs une collection et ses objets dpend du nombre d'objets dans la collection, y compris toutes les collections imbriques et leur contenu. Lorsqu'on change les droits d'accs une collection, DocuShare doit vrifier la liste d'accs de chaque l'objet et fusionner les changements ou remplacer la liste d'accs. C'est pour cette raison que DocuShare traite les changements de droit d'accs en arrireplan, afin que vous puissiez effectuer d'autres tches. Votre administrateur peut galement utiliser un utilitaire ligne de commande pour changer les droits d'accs d'une collection qui contient un grand nombre d'objets.
J'ai supprim un objet d'une collection. Pourquoi puis-je encore le voir lorsque je navigue la page de la collection?
Je suis connect DocuShare, j'ai parcouru le site et utilis le bouton Prcdent du navigateur en quelques occasions. Pourquoi suis-je maintenant connect en tant que visiteur? J'utilise Netscape Navigator pour accder DocuShare. Aprs avoir fait pivoter une image numrise, pourquoi ne puis-je la voir dans cet tat? Pourquoi le changement des droits d'accs une collection et ses objets prend-il plus de temps que prvu?
Guide d'utilisation
205
FAQ
206
Guide d'utilisation
Dossiers WebDAV
Utilisation des dossiers WebDAV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A2
Guide d'utilisation
A1
Remarque : Sous Windows et Mac OS X, vous devez ajouter /webdav aprs l'URL du serveur DocuShare. Lorsque le systme vous invite vous connecter, utilisez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe DocuShare.
A2
Guide d'utilisation
Guide d'utilisation
B1
B2
Guide d'utilisation
Index
A
accs, droits Voir droits d'accs droits d'accs Voir aussi droits d'accs initiaux, dfinition pour des objets affichage commentaires d'un document 414 contenu du document et proprits 44 d'un document 44 d'un document en format HTML 45 d'un document en format PDF 45 documents en double 46 droits d'accs 53 tat d'avancement des tches 179 historique des activits 26 historique des versions d'un document 410 nouveau contenu 143 rendus de version 411 sujets prims 1012 affichage d'un agenda modification 64 affichage dans un agenda changement 710 vue d'un jour 710 vue d'une semaine 710 affichage des 109 affichage des proprits agenda 65 blogue 97 collection 34 compte d'utilisateur 24 compte de groupe 210 discussion 104 document 415 espace de travail 712 vnement 610 notification 126 sujet 109
URL 114 wiki 88 agenda propos de 62 affichage de l'historique des modifications 65 affichage des proprits 65 ajout au contenant 63 ajout d'vnements 69 application des droits d'accs aux contenants 56 changement d'emplacement 67 changement de propritaire 55 modification de l'affichage 64 modification des droits d'accs 54 modification des proprits 65 suppression 68 agenda personnel 155 cration 155 ajout d'objets agendas 63 blogues 93 collections 33 comptes d'utilisateur 23 comptes de groupe 29 210 discussions 103 documents 43 espace de travail 73 vnements des agendas 69 notifications 123 rgles de contenu 133 sujets des discussions 108 URL 113 wikis 83 ajout de commentaires un document 414 Ajouter aux favoris (menu Modifier la slection) 38 application de portail, et DocuShare B2 applications clients DocuShare DocuShare Outlook Client 19
Guide dutilisation
Index1
Index DocuShare Windows Client 19 PaperPort Link to DocuShare 19 archivage d'un document modifi 47 archivage de contenu propos de 193 automatiquement 193 manuellement 193 194 archivage, serveur DocuShare 192 Archiver (menu Modifier la slection) 38 astrisque, utilisation dans une recherc 149 sujet 1010 URL 115 wiki 89 Changer d'emplacement (menu Modifier la slection) 38 Changer de propritaire (menu Modifier la slection) 38 circulation d'un document des utilisateurs 173 175 propos de 172 immdiatement aprs ajout une collection 176 ordre de circulation 174 types de tches 173 utilisation d'une fiche de circulation enregistre 173 y compris des documents additionnels 173 Circuler (menu Modifier la slection) 38 code infoglyphique 183 collection 32 propos de 15 Voir aussi collection personnelle affichage de l'historique des modifications 34 affichage des proprits 34 ajout 33 ajout de document 43 application des droits d'accs aux contenants 56 changement d'emplacement 36 changement de propritaire 55 configuration pour circulation des documents 176 modification de plusieurs objets 38 modification des droits d'accs 54 modification des proprits 34 restauration aprs suppression 37, 417, 68 suppression 37 collection d'arch 186 collection d'archivage temporaire vrification du temps de stockage des documents numriss 185 collection personnelle 154 ajout d'objets 154 Coller (menu Modifier la slection) 38
B
barre de navigation 14 blogue propos de 92 affichage de l'historique des modifications 97 affichage des proprits 97 ajout au contenant 93 changement d'emplacement 98 modr 92 modification des proprits 97 publication d'entres 94 restauration aprs suppression 99 suppression 99 blogue, Voir blogue boolens, voir oprateurs logiques
C
agenda Voir aussi agenda personnel caractres gnriques, utilisation dans une recherche 149 caractres rservs, utilisation dans une recherche 149 changement d'emplacement agenda 67 blogue 98 collection 36 discussion 106 document 416 espace de travail 713 vnement 611 requte enregistre 1414
Index2
Guide dutilisation
Index commentaire affichage 96 suppression dans l'entre de blogue 96 commentaires affichage pour les documents 414 ajout l'entre de blogue 96 ajout un document 414 commentaires de version, ajout 47, 49 composition de groupe 73 changement des membres 74 75 changement du groupe affect l'espace de travail 75 compte d'utilisateur affichage d'une liste 215 affichage de l'historique des activits 26 affichage des proprits 24 changement de domaine 26 changement de mot de passe 25 changement du nom d'utilisateur 25 cration 23 et niveaux d'utilisateur 22 mappage un serveur fdr 27 modification des proprits 24 recherche 215 suppression d'un compte d'utilisateur mapp un serveur fdr 28 compte de groupe affichage d'une liste 215 affichage d'une liste de groupes dont vous tes membre 157 affichage des proprits 210 changement de domaine 212 changement des membres du groupe 211 changement du propritaire de groupe 212 cration 29 210 envoi de message lectronique aux membres 213 modification des proprits 210 recherche 215 suppression 214 comptes, voir compte de groupe, compte d'utilisateur connexion 17 conserver la connexion 17 Copier (menu Modifier la slection) 38 Copier les raccourcis (menu Modifier la slection) 38 corbeille personnelle, utilisation 156 Couper (menu Modifier la slection) 38 cration compte d'utilisateur 23 compte de groupe 29 210
D
dconnexion 17 dverrouillage d'un document 412 discussion propos de 102 affichage de l'historique des modifications 104 affichage des proprits 104 ajout un contenant 103 ajout de sujets 108 application des droits d'accs aux contenants 56 changement d'emplacement 106 changement de propritaire 55 dfinition d'une date d'expiration pour les sujets 103 modification des droits d'accs 54 modification des proprits 104 restauration aprs suppression 107 suppression 107 document propos de 42 affichage 44 affichage de l'historique des modifications 415 affichage de l'historique des versions 410 affichage des commentaires 414 affichage des doubles 46 affichage des proprits 415 affichage des tches de circulation supprimes 1715 affichage des tches en cours 1715 affichage du contenu et des proprits 44 affichage en format HTML 45 affichage en format PDF 45 ajout d'une nouvelle version 49 ajout dans la collection 43 ajout de commentaires 414
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Index3
Index application des droits d'accs aux versions 57 archivage 193 194 archivage d'une nouvelle version 47 changement d'emplacement 416 changement de propritaire 55 circulation des utilisateurs 173 175 dverrouillage 412 enregistrement d'un document numris dans une collection 186 exportation 413 extraction 47 modification 47 modification des droits d'accs 54 modification des proprits 415 numrisation l'aide de pages de couverture 183 numrisation un WorkCentre 185 restauration depuis le serveur d'archivage 195 suppression 417 tlchargement 44 verrouillage 412 document avec espace rserv 43 document ayant circul approbation 1711 confirmation de rception 1713 publication d'une nouvelle version 1710 refus 1711 relecture 1712 retrait aprs envoi titre d'information 1713 document numris un WorkCentre 185 enregistrement dans une collection 186 rception d'une URL aprs l'enregistrement 186 vrification du temps dans la collection temporaire 185 DocuShare 12 accs 13 connexion 17 dconnexion 17 et dossiers WebDAV A2 FAQ 202 205 icnes 15 navigation 14 DocuShare Outlook Client 19 DocuShare Windows Client 19 domaine changement pour le groupe 212 changement pour un utilisateur 26 dossier WebDAV, utilisation avec DocuShare A2 droits d'accs 16, 52 affichage 53 application au contenant 56 application aux versions de document 57 et administrateur DocuShare 16 modification 54 modification pour l'espace de travail 76 77 modifications effectues en arrire-plan 56
E
diteur HTML tel-tel et wikis 84 enregistrement document numris dans une collection 186 fiche de circulation 175 requte 1411 entre de blogue ajout au blogue 94 ajout de commentaires 96 approbation 95 modification 94 suppression 95 envoi d'un document 43 espace de travail propos de 15, 72 affichage de l'historique des modifications 712 affichage des agendas 710 affichage des proprits 712 ajout 73 ajout de contenu 78 ajout de raccourcis 79 changement d'emplacement 713 changement du groupe de membres 74 75 contrle de l'accs 74 modification des droits d'accs 76 77 modification des proprits 712
Index4
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Index modification des proprits de portlet 711 raffectation de la composition de groupe 75 restauration aprs suppression 715 suppression 715 suppression de raccourcis 79 tat d'avancement, affichage 179 vnement affichage des proprits 610 ajout l'agenda 69 changement d'emplacement 611 changement de propritaire 55 modification des droits d'accs 54 modification des proprits 610 suppression 612 vnement l'agenda, voir vnement vnement d'agenda affichage de l'historique des modifications 610 vnement rptitif ajout l'agenda 69 suppression de sries 612 vnement Voir aussi vnement rptitif exportation d'un document 413 extraction d'un document 47 extrait (document), affichage et masquage dans les rsultats de recherche 144, 147 fichier TIFF, cration par numrisation 185 fil RSS, Voir fil 122 fil, utilisation pour afficher un contenu mis jour dans DocuShare 122 flux de travaux, voir circulation d'un document foire aux questions, voir FAQ format HTML, affichage d'un document en 45 format PDF, affichage d'un document en 45
G
Gestionnaire, droits d'accs 16, 52 groupe affichage de l'historique des modifications 214 guillemets, utilisation dans les recherches 144, 146
H
historique activit, affichage 26 modifications, affichage 214, 34, 415, 65, 610, 712, 88, 97, 104, 109, 114, 1412 navigation, affichage 13, 14 versions du document, affichage 410 historique de navigation, affichage 13, 14 historique des activits, affichage 26 historique des modifications, affichage d'objets 214, 34, 415, 65, 610, 712, 88, 97, 104, 109, 114, 1412 historique des versions, affichage 410
F
FAQ 202 205 favoris affichage 153 ajout d'objets aux 153 retrait d'objets des 153 Fdration DocuShare 26 fiche de circulation 172 enregistrement 175 rutilisation 173 fiche de circulation enregistre, utilisation 173 fichier PDF, cration par numrisation 183
I
icne d'utilisateur, et indication de l'tat connect 215, 74
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Index5
Index icnes des objets 15 pour les droits d'accs 52 icnes de touche 52 indexation 142 modle de numrisation 185 modification d'un document 47 modification des proprits agenda 65 blogue 97 collection 34 compte d'utilisateur 24 compte de groupe 210 discussion 104 document 415 espace de travail 712 vnement 610 notification 126 rponse 109 requte enregistre 1412 sujet 109 URL 114 version 411 modifications des proprits wiki 88 Mon DocuShare propos de 152 affichage d'une collection personnelle 154 affichage de l'agenda personnel 155 affichage de la corbeille personnelle 156 affichage des favoris 153 affichage des groupes dont vous tes membre 157 affichage des tches de circulation 157 lancement d'une runion en ligne 165 mot de passe, changement 25 mots vides 1410
L
LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) changement de domaine du groupe 212 changement du domaine d'un utilisateur 26 changement du mot de passe de l'utilisateur 25 changement du nom d'utilisateur 25 et comptes d'utilisateur 22 Lecteur, droits d'accs 16, 52 liste d'accs 52 liste de destinataires cration pour notification 125 modification pour la circulation d'un document 175
M
mappage d'un compte d'utilisateur un serveur fdr 27 membres changement pour le groupe 211 envoi de message lectronique 213 menu Modifier la slection 38 Mes tches utilisation pour afficher l'tat d'avancement 179, 1714 utilisation pour afficher les tches qui vous sont assignes 1711 utilisation pour vrifier les tches assignes par vous 177 message lectronique envoi un groupe 213 rception lorsqu'une tche est assigne 1711 rception pour une notification 123 restriction du nombre reu pour notifications 123
N
navigation DocuShare 14 niveaux d'utilisateur 22 nom d'utilisateur, changement 25 notification propos de 122 activation et dsactivation 126 affichage 124 affichage des proprits 126 ajout 123 conditions d'utilisation 122
Index6
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Index cration d'une liste de destinataires 125 dsactivation de notifications d'vnements slectionns 123 vnements d'intrt 122 modifications des proprits 126 priodes 123 restauration aprs suppression 127 suppression 127 nouveauts utilisation 143 numrisation de documents l'aide de pages de couverture 183 l'aide de pages de couverture de numrisation 43 propos de 182 oprateurs logiques types 147 utilisation dans les recherches 146 147
P
page d'accueil 13 fonctions 13 page de couverture de numrisation cration 183 suppression 184 utilisation 43, 184 page de couverture, voir page de couverture de numrisation PaperPort Link to DocuShare 19 prim sujet, affichage 1012 sujet, suppression 1012 pied de page 14 pistes, de navigation 14 portlet d'agendas 72 modification des proprits 711 portlet de contenu 72 modification des proprits 711 portlet de la composition de groupe 72 modification d 711 portlet de raccourcis 72 modification des proprits 711 portlet JSR 168, accs DocuShare dans un B2 portlet, accs DocuShare dans un B2 propritaire changement pour le groupe 212 changement pour un objet 55 proprits affichage et modification du contenu du document 44 proprits d'objet 16
O
objet orphelin 416, 89, 98 ajout une collection aprs restauration depuis le serveur d'archivage 195 objets propos de 15 Voir aussi agenda, collection, discussion, document, vnement, compte de groupe, requte enregistre, sujet, URL, compte d'utilisateur, blogue Web, wiki, espace de travail changement de propritaire 55 icnes 15 modification de plusieurs dans la collection 38 modification des droits d'accs 54 recherche 144 147 objets DocuShare, voir la rubrique objets objets, et proprits 16 oprateur cumul, utilisation dans les recherches 148 oprateur et non, utilisation dans les recherches 148 oprateur et, utilisation dans les recherches 147 oprateur ou, utilisation dans les recherches 147
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Index7
Index
R
raccourcis ajout l' espace de travail 79 suppression dans l'espace de travail 79 recherche 144 Recherche d'objets rechercher un mot 144 recherche d'objets combinaison de critres de recherche 146 147 recherche de comptes d'utilisateur et de groupe 215 sur les serveurs fdrs 146 144 utilisation des options de recherche 145 Recherche d'objets, sparateur 144 recherche dobjets 144 147 sur les serveurs fdrs 147 recherche enregistre changement de propritaire 55 modification des droits d'accs 54 Rechercher les lments disponibles pour, dfinition 54 recherches 142 comment spcifier la phrase exacte 146 enregistrement 1411 mots vides 1410 utilisation de caractres gnriques 149 utilisation de caractres non alphanumriques 149 utilisation du signe moins 144 utilisation du signe plus 144 recherches excution 144 147 Rdacteur, droits d'accs 16, 52 rgle de contenu propos de 132 propos des rgles de contenu dsactives 134 affichage 134 conseils pour la cration 133 cration 133 dclencheurs d'vnement 132 restauration aprs suppression 135 suppression 135 Index8
rendu affichage du PDF 45 affichage HTML 45 affichage pour les versions 411 Renommer (menu Modifier la slection) 38 rponse affichage de l'historique des modifications 109 affichage des proprits 109 ajout un sujet 108 modification des proprits 109 suppression 1011 requte enregistre affichage de l'historique des modifications 1412 ajout un contenant 1411 changement d'emplacement 1414 modification des proprits 1412 restauration aprs suppression 1415 suppression 1415 restauration d'objets supprims 37, 417, 68, 715, 810, 99, 107, 116, 127, 135, 1415 restauration de contenu archiv 195 Restaurer (menu Modifier la slection) 38 rsum (document), affichage et masquage dans les rsultats de recherche 144, 147 runion en ligne affichage des runions que vous avez programmes 157 ajout de participants 163 164 lancement 165 participation 166 programmation 163 164 suppression 167 runions en ligne propos de 162
S
recherches Voir aussi requte enregistre serveur d'archivage 192 archivage de contenu 193 194 restauration de contenu 195
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Index serveur fdr mappage 27 recherche 144, 146 147 suppression d'un mappage 28 serveur fdr DocuShare 26 signe moins, utilisation dans les recherches 144 signe plus, utilisation dans les recherches 144 Site du groupe d'utilisateurs DocuShare 18 sujet affichage de l'historique des modifications 109 affichage des proprits 109 ajout une discussion 108 changement d'emplacement 1010 changement de propritaire 55 modification des droits d'accs 54 modification des proprits 109 prim, affichage 1012 prim, suppression 1012 rponse 108 suppression 1011 suppression agenda 68 blogue 99 collection 37 compte de groupe 214 discussion 107 document 417 espace de travail 715 vnement 612 notification 127 rgle de contenu 135 rponse 1011 requte enregistre 1415 runion en ligne 167 sujet 1011 sujets prims 1012 tches assignes par vous termines 178 URL 116 wiki 810 suppression du mappage d'un compte d'utilisateur un serveur fdr 28 Supprimer (menu Modifier la slection) 38
T
tches affichage des tches qui vous sont assignes 1711 suppression la fin 178 vrification de l'tat de vos tches 177 178 tches de circulation affichage de toutes les tches supprimes 1714 affichage des tches qui vous sont assignes 157 affichage pour le document 1715 tches supprimes, affichage de toutes 1714 tches supprimes, affichage pour le document 1715 tches, voir tches de circulation tlchargement d'un document 44 travaux en arrire-plan 56, 152
U
URL propos de 112 affichage de l'historique des modifications 114 affichage des proprits 114 ajout un contenant 113 changement d'emplacement 115 changement de propritaire 55 modification des droits d'a 54 modification des proprits 114 restauration aprs suppression 116 suppression 116 utilisateur connect et apparence d'une icne d'utilisateur 215, 74 utilisateur de CPX 22 utilisateur de DocuShare 22 utilisateur en lecture seule 22
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Index9
Index
V
verrouillage d'un document 412 version prfre changement 410 dfinition 410 et nombre maximum de versions 43 version, document affichage 410 affichage des proprits 411 affichage des rendus 411 ajout d'un document modifi 47 ajout d'un nouveau document 49 changement de version prfre 410 modification des proprits 411 nombre maximum enregistrer 43 publication d'un document ayant circul 1710 visiteur 22 affichage des nouveauts dans DocuShare 143 vue d'un jour, agenda 62 vue d'un mois, agenda 62 vue d'une semaine, agenda 62 vue de l'agenda vue d'un jour 62 vue d'un mois 62 vue d'une semaine 62
restauration aprs suppression 810 suppression 810 WorkCentre, numrisation de documents 185
W
WebEx Meeting Center 162 wiki propos de 82 affichage de l'historique des modifications 88 affichage des pages lies 85 affichage des proprits 88 ajout 83 ajout de contenu 84 ajout de documents comme pices jointes 85 changement d'emplacement 89 impression de pages wiki 87 insertion d'images 85 liaison de pages 84 modification du nom de la page 86 modifications des proprits 88
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