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DocuShare Guide d'utilisation

Date de publication : Avril 2007 Ce document prend en charge DocuShare version 6.0/DocuShare CPX version 6.0

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Table des matires


Chapitre 1 Dmarrage
Bienvenue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Accs DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Navigation sur le site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Prsentation des objets DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Droits d'accs des objets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Proprits des objets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Connexion et dconnexion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Obtenir de l'aide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Site du groupe d'utilisateurs DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Applications client DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Chapitre 2

Utilisateurs et groupes

propos des comptes DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Comptes d'utilisateur DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Cration d'un compte d'utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Affichage des proprits d'un compte d'utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Modification des proprits de votre compte d'utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Changement de votre mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Modification de votre nom d'utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Changement de domaine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Affichage de l'historique des activits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Modification des paramtres de fdration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Suppression d'un compte d'utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Comptes de groupe DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Cration d'un groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Affichage des proprits de groupe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 Modification des proprits de groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 Modification de la composition d'un groupe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 Changement du propritaire d'un groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212 Changement du domaine d'un groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212 Envoi de courrier lectronique aux membres d'un groupe . . . . . . . . . . . . . . . 213 Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214 Suppression d'un groupe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214 Recherche et affichage des comptes DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Chapitre 3

Collections DocuShare

propos des collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Ajout d'une collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Affichage et modification des proprits de collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Guide dutilisation

iii

Table des matires Changement de l'emplacement d'une collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Suppression d'une collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Modification de plusieurs objets dans une collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Utilisation de Copier, Couper et Coller pour changer l'emplacement d'un objet 39

Chapitre 4

Documents DocuShare

propos des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Ajout d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Affichage d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Affichage d'un document et de ses proprits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Affichage d'un rendu HTML d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Affichage de la version PDF d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Recherche de documents en double . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Modification d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Ajout d'une nouvelle version d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Gestion des versions de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410 Affichage des versions de document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410 Changement de la version prfre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410 Affichage des rendus d'une version. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411 Affichage et modification des proprits d'une version . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411 Verrouillage et dverrouillage d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412 Exportation d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413 Ajout de commentaires un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414 Affichage et modification des proprits de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415 Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415 Changement de l'emplacement d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416 Suppression d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Chapitre 5

Droits d'accs

propos des droits d'accs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Affichage des droits d'accs un objet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Changement des droits d'accs un objet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Changement du propritaire d'un objet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Application des droits d'accs un objet dans un contenant. . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Application des droits d'accs un document et ses versions . . . . . . . . . . . . . . . 57

Chapitre 6

Agendas DocuShare

propos des agendas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Ajout d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Changement de la vue dans un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Affichage et modification des proprits d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Changement de l'emplacement d'un agenda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

iv

Guide dutilisation

Table des matires Suppression d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Ajout d'un vnement un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Affichage et modification des proprits d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610 Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610 Changement de l'emplacement d'un vnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611 Suppression d'un vnement l'agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 612

Chapitre 7

Espaces de travail DocuShare

propos des espaces de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Ajout d'un espace de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Contrle de l'accs l'espace de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Modification des utilisateurs et des groupes dans la composition de groupe . . 74 Raffectation de la composition du groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Changement des droits d'accs l'espace de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Ajout de contenu l'espace de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Gestion des raccourcis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Utilisation des agendas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 710 Modification des proprits d'un portlet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 711 Affichage et modification des proprits d'un espace de travail . . . . . . . . . . . . . . 712 Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 712 Changement de l'emplacement d'un espace de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 713 Suppression d'un espace de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 715

Chapitre 8

Wikis de DocuShare

propos des wikis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Ajout d'un wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Ajout de contenu un wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Ajout de contenu la page d'accueil du wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Liaison de pages un wiki. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Insertion d'images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Joindre des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Renommage des pages wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Impression de pages wiki. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Affichage et modification des proprits d'un wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 Changement de l'emplacement d'un wiki. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Suppression d'un wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 810

Chapitre 9

Blogues Web DocuShare

propos des blogues Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 Ajout d'un blogue Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Affichage des entres de blogue Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Modification d'entres de blogue Web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Guide dutilisation

Table des matires Suppression d'entres de blogue Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Approbation d'entres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Ajout de commentaires aux entres. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Affichage des commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Suppression de commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Affichage et modification des proprits d'un blogue Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Changement de l'emplacement d'un blogue Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Suppression d'un blogue Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Chapitre 10 Discussions DocuShare


propos des discussions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 Ajout d'une discussion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Affichage et modification des proprits d'une discussion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Changement de l'emplacement d'une discussion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Suppression d'une discussion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Ajout d'un sujet une discussion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Ajout de rponses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Affichage et changement des proprits d'un sujet ou d'une rponse. . . . . . . . . . 109 Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Changement de l'emplacement d'un sujet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1010 Suppression d'un sujet ou d'une rponse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1011 Affichage et suppression des sujets prims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1012

Chapitre 11 URL DocuShare


propos des URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Ajout d'une URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Affichage et modification des proprits URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Changement de l'emplacement d'une URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Suppression d'une URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Chapitre 12 Notifications DocuShare


propos des notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Ajout d'une notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Affichage des notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 Cration d'une liste de destinataires pour une notification. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 Affichage et modification des proprits d'une notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Suppression d'une notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Chapitre 13 Rgles de contenu DocuShare


propos des rgles de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132 Cration d'une rgle de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

vi

Guide dutilisation

Table des matires Affichage des rgles de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 Suppression d'une rgle de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

Chapitre 14 Recherches DocuShare


propos des recherches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 Affichage de nouveau contenu sur votre site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 Recherche d'objets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 Options de recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 Recherche avance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146 Utilisation de caractres rservs dans une recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 Mots vides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1410 Enregistrement d'une requte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1411 Modification des proprits de requtes enregistres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1412 Affichage de l'historique des modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1412 Changement de l'emplacement d'une requte enregistre . . . . . . . . . . . . . . . . . 1414 Suppression d'une requte enregistre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1415

Chapitre 15 Mon DocuShare


propos de Mon DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 Gestion des favoris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 Utilisation d'une collection personnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 Utilisation de votre agenda personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 Utilisation de votre corbeille personnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 Affichage de vos runions en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Affichage de vos groupes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Affichage de vos tches de circulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Chapitre 16 Runions en ligne


propos des runions en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 Programmation d'une runion en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 Lancement d'une runion en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 Joindre une runion en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 Suppression d'une runion en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

Chapitre 17 Circulation des documents


propos de la circulation des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 Circulation d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 Configuration d'une collection pour circulation des documents . . . . . . . . . . . . . . . 176 Vrification de l'tat des tches que vous avez assignes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177 Affichage de l'tat d'avancement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 Publication d'une nouvelle version d'un document ayant circul. . . . . . . . . . 1710 Affichage des tches qui vous ont t assignes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1711 Approbation ou refus d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1711 Relecture d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1712

Guide dutilisation

vii

Table des matires Confirmation de rception d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1713 Retrait d'un document envoy uniquement titre d'information . . . . . . . . . . 1713 Affichage des tches supprimes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1714 Affichage des tches de circulation pour un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1715

Chapitre 18 Numrisation de documents


propos de la numrisation de documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 Numrisation de documents l'aide de pages de couverture de numrisation. . . 183 Cration d'une page de couverture de numrisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183 Numrisation d'un document avec une page de couverture . . . . . . . . . . . . . . 184 Suppression d'une page de couverture de numrisation . . . . . . . . . . . . . . . . 184 Numrisation de documents dans une collection d'archivage temporaire . . . . . . . 185 Enregistrement d'un document numris dans une collection . . . . . . . . . . . . 186

Chapitre 19 Archivage de contenu


propos de l'archivage de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 Archivage de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193 Archivage automatique du contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193 Archivage manuel du contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193 Restauration de contenu archiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

Chapitre 20 FAQ
Foire aux questions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

Annexe A

Dossiers WebDAV

Utilisation des dossiers WebDAV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A2 Titre des documents dans les dossiers WebDAV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A2

Annexe B

Intgration de portail DocuShare

Accs DocuShare dans un portlet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B2

viii

Guide dutilisation

Dmarrage
Bienvenue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Accs DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Prsentation des objets DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Connexion et dconnexion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Obtenir de l'aide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Applications client DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Guide d'utilisation

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Bienvenue

Dmarrage

Bienvenue
La famille de produits DocuShare de Xerox vous permet de grer facilement et efficacement du contenu lectronique l'aide d'un navigateur Web. DocuShare vous permet de crer, organiser et partager du contenu, de collaborer avec d'autres utilisateurs sur des projets, de rechercher et d'extraire du contenu et d'automatiser les processus de traitement des documents. Bas sur une plateforme principale, votre site peut offrir les capacits d'un ou des deux produits : DocuShare et DocuShare CPX. Les principales fonctions des produits vous permettent de : Crer et mettre jour votre compte et votre espace de travail personnel sans l'assistance d'un webmestre ou de l'administrateur du site. Ajouter des droits d'accs au contenu du site et les contrler. Conserver de multiples versions d'un document, assurer le suivi de l'historique des rvisions et verrouiller un document afin d'empcher la modification simultane. Collaborer la cration de contenu l'aide de pages wiki et de blogues. Numriser des documents imprims sur le site. Faire circuler des documents aux fins d'approbation ou de relecture. Crer des zones de projet pour la gestion du contenu, des personnes et des tches. (DocuShare CPX seulement) Dfinir des rgles de contenu afin d'automatiser un processus de travail. (DocuShare CPX seulement)

Ce guide dcrit comment utiliser les fonctions de DocuShare et DocuShare CPX. Les fonctions uniques DocuShare CPX sont indiques par l'icne et la remarque suivantes :

DocuShare CPX seulement

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Guide d'utilisation

Dmarrage

Accs DocuShare

Accs DocuShare
L'accs DocuShare s'effectue en entrant l'URL de votre site dans la fentre de votre navigateur Web. Selon la faon dont votre site est configur, il est possible que vous deviez vous connecter ou que vous voyez la page d'accueil de DocuShare. Depuis la page d'accueil du site, vous pouvez vous connecter et accder au contenu et aux fonctions sur votre site. Malgr le fait que votre administrateur peut avoir personnalis la page d'accueil de votre site et que des navigateurs diffrents peuvent afficher des lments du site de manire diffrente, votre page d'accueil devrait ressembler l'exemple illustr ci-dessous.

F G B

La page d'accueil DocuShare prsente les caractristiques suivantes : A Zone de connexion B Collections de niveau suprieur du site, configures par votre administrateur C Pied de page, qui comprend des liens vers d'autres pages DocuShare et de l'information connexe et qui affiche votre historique de navigation D Barre de navigation, qui comprend des liens vers d'autres pages DocuShare et une zone de recherche pour effectuer des recherches rapides et pour accder des fonctions de recherche avance E Accs aux espaces communautaires F Menu Nouveauts, qui vous permet de prendre connaissance du contenu ajout ou modifi G Aide sur l'utilisation de DocuShare

Guide d'utilisation

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Accs DocuShare

Dmarrage

Navigation sur le site


Les fonctions de navigation DocuShare facilitent votre recherche. Barre de navigation contient des liens vers les pages et les fonctions que vous utilisez souvent : Accueil vous ramne la page d'accueil. Carte du contenu vous fournit une vue hirarchique des objets de votre site, base sur votre emplacement actuel. Vous pouvez cliquer sur n'importe quel objet figurant dans la carte pour l'ouvrir. Nouveauts rpertorie les objets modifis ou nouveaux sur votre site. Utilisateurs et groupes offre des liens permettant de rpertorier, de rechercher et de crer les comptes d'utilisateur et de groupe. Aide donne accs aux guides d'utilisation, aux tutoriels et du logiciel tlcharger. Nom d'utilisateur affiche les proprits de votre compte d'utilisateur. Votre nom d'utilisateur apparat une fois que vous tes connect DocuShare. Se dconnecter vous dconnecte de DocuShare. Ce lien apparat une fois que vous tes connect. Mon DocuShare affiche votre page d'accueil personnelle, qui comprend vos favoris ainsi qu'une collection et un agenda personnels. Ce lien apparat une fois que vous tes connect. Mes tches affiche les tches qui vous ont t assignes concernant des documents en circulation, ainsi que celles que vous avez assignes. Ce lien apparat une fois que vous tes connect. Zone de recherche comprend une zone pour excuter des recherches rapides ainsi qu'un lien vers la page Recherche avance.

Pied de page En plus de contenir certains des liens affichs sur la barre de navigation, le pied de page fournit des liens vers de l'information connexe, des pages personnelles et de l'information de compte et affiche votre historique de navigation. Pistes offrent un chemin d'accs de la page d'accueil votre emplacement actuel ou rpertorient les dernires pages que vous avez visites. Vous pouvez cliquer sur n'importe lequel de ces liens pour aller la page correspondante. Dans le cas d'objets qui figurent dans plusieurs emplacements, plusieurs pistes sont affiches lorsque vous cliquez sur le triangle en dessous Emplacement. Emplacement : Accueil > Collection de niveau suprieur D > Ma collection T

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Guide d'utilisation

Dmarrage

Prsentation des objets DocuShare

Prsentation des objets DocuShare


Vous crez du contenu sur votre site en ajoutant diffrents types d'objets DocuShare. Vous organisez le contenu du site dans des objets contenants appels collections. Sur un site DocuShare CPX, vous grez le contenu et les ressources associs aux projets dans des objets appels espaces de travail. Les objets que vous ajoutez aux collections et aux espaces de travail comprennent des documents, des agendas, des pages wiki, des blogues, des discussions et des URL. DocuShare identifie chacun des objets sur le site l'aide d'un identificateur unique (par exemple, Document-37 et Agenda-102). Le type et le nombre d'objets sur votre site varient en fonction des besoins de votre organisation. Chaque objet DocuShare est indiqu par une icne. Le Tableau 11 prsente les icnes DocuShare. Tableau 11 : Icnes DocuShare Objet DocuShare et icne correspondante Utilisateur utilisateur inscrit DocuShare. Groupe un ou plusieurs utilisateurs ou groupes DocuShare, ou les deux. Document document stock sur le site DocuShare. L'icne peut varier selon le type de fichier du document. Rgle de contenu rgle configurable pour excuter une action aprs qu'un objet spcifi ait t modifi. (DocuShare CPX seulement) Blogue Web site Web pour publications frquentes. Sujet lment diffus dans une discussion. vnement entre dans un agenda. Requte enregistre critres de recherche enregistrs pouvant tre rutiliss. URL adresse Internet d'une page Web.

Collection contenant servant stocker des objets DocuShare. Espace de travail zone partage rserve aux travaux de collaboration de projet et d'quipe. (DocuShare CPX seulement) Wiki site Web de collaboration. Discussion forum en ligne permettant de publier des sujets. Agenda agenda hebdomadaire ou mensuel en ligne. Message lectronique courriel.

Notification notification par courrier lectronique aprs qu'une modification ait t apporte un objet DocuShare spcifi.

Guide d'utilisation

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Prsentation des objets DocuShare

Dmarrage

Droits d'accs des objets


Chaque objet sur un site a un propritaire qui peut dfinir le type d'accs des utilisateurs et groupes cet objet en attribuant des droits d'accs. Initialement, le propritaire d'un objet est l'utilisateur qui a ajout cet objet. Toutefois, tout utilisateur ayant les droits d'accs appropris peut changer le propritaire. DocuShare vous permet d'accorder les droits d'accs suivants aux utilisateurs et aux groupes : Lecteur : permet l'utilisateur ou au groupe de lire le contenu de l'objet et d'en afficher les proprits et les droits d'accs. Rdacteur : permet l'utilisateur ou au groupe de modifier les proprits de l'objet et d'ajouter de nouveaux objets, y compris de nouvelles versions de documents existants. Gestionnaire : permet l'utilisateur ou au groupe de supprimer l'objet et d'en changer les droits d'accs et le propritaire.

Votre administrateur DocuShare dispose de droits d'accs complets tous les objets sur le site. Droits d'accs offre une explication complte sur la faon d'attribuer des droits d'accs aux objets.

Proprits des objets


Outre les droits d'accs, chaque objet possde un ensemble de proprits. Par exemple, les proprits communes tous les objets sont : le titre, la description et le propritaire. Chaque objet possde aussi des proprits qui lui sont propres. Par exemple, l'ordre de tri est exclusif aux collections et le nombre de versions aux documents. Votre administrateur DocuShare peut galement crer des proprits personnalises pour votre site. Vous pouvez attribuer des valeurs de proprit aux objets, qui vous permettront de classer ces objets par catgories, de fournir de l'information sur eux aux autres utilisateurs et de faciliter les recherches.

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Guide d'utilisation

Dmarrage

Connexion et dconnexion

Connexion et dconnexion
Votre administrateur dfinit les politiques d'accs votre site. Selon le cas, vous pourrez donc naviguer et afficher du contenu sans vous connecter (en tant que visiteur), ou vous devrez vous connecter pour pouvoir accder du contenu sur le site. Pour vous connecter DocuShare, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans un navigateur Web, entrez l'URL de votre site DocuShare. 2. Dans la zone Connexion, entrez votre nom d'utilisateur inscrit et votre mot de passe dans les champs appropris. Les mots de passe sont sensibles la casse. 3. Dans le champ Domaine, slectionnez le nom de votre domaine interne (le cas chant). 4. Si la case Conserver la connexion apparat, cochez-la pour demeurer connect DocuShare aprs avoir ferm puis rouvert le navigateur.

Remarque : La case conserver la connexion n'apparat que si votre administrateur a configur votre site de faon permettre aux utilisateurs de rester connects aprs avoir ferm leur navigateur. Pour que DocuShare enregistre votre mot de passe, l'option Ne pas enregistrer les pages cryptes sur le disque d'Internet Explorer ne doit pas tre active. Vous pouvez vrifier si l'option est active en slectionnant Options Internet dans le menu Outils, puis en cliquant sur l'onglet Avanc. 5. Cliquez sur Aller. Votre nom d'utilisateur apparat dans la barre de navigation, ce qui indique que vous tes bien connect. Pour vous dconnecter de DocuShare, 1. Prenez l'une des actions suivantes : Fermez la fentre du navigateur. Si vous avez coch la case conserver la connexion, cliquez sur le lien Se dconnecter dans la barre de navigation.

Guide d'utilisation

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Obtenir de l'aide

Dmarrage

Obtenir de l'aide
Outre le prsent guide, le service d'assistance comprend d'autres guides et un tutoriel. La page Documentation offre des guides d'utilisation pour les fonctions disponibles sur votre site. La page Formation comprend un tutoriel pour l'utilisateur, qui vous aide dmarrer dans DocuShare en suivant une srie d'exercices tape par tape.

Site du groupe d'utilisateurs DocuShare


Le site du groupe des utilisateurs offre l'accs des renseignements additionnels sur le produit, des conseils et des astuces des autres membres du groupe et des articles de la base de connaissances. Pour vous abonner ce site d'utilisateurs, allez l'adresse http://docushare.xerox.com/doug (en anglais seulement).

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Guide d'utilisation

Dmarrage

Applications client DocuShare

Applications client DocuShare


La page Tlchargements du service d'assistance offre plusieurs applications clients destines tendre la fonctionnalit de DocuShare : DocuShare Windows Client Application Windows qui intgre en toute harmonie les fonctions de gestion de documents DocuShare votre environnement Windows. partir du bureau Windows, vous pouvez facilement accder au contenu DocuShare, faire glisser et dplacer des documents entre les collections DocuShare et vos lecteurs locaux ou rseau, ouvrir, modifier et enregistrer des documents DocuShare partir d'une varit d'applications. DocuShare Outlook Client Application Windows qui permet de grer et de partager de l'information de manire commode dans Microsoft Outlook. Les collections et les serveurs DocuShare mapps apparaissent comme des dossiers de courrier dans votre bote de rception. Ouvrez simplement un dossier pour parcourir le contenu d'une collection, ouvrir des documents afin de les modifier et enregistrer de nouvelles versions. Vous pouvez facilement archiver et partager des messages lectroniques et des pices jointes en les faisant glisser sur une collection. Lorsque vous avez besoin de trouver de l'information rapidement, vous pouvez effectuer des recherches l'aide de mots-cls. PaperPort Link to DocuShare Liaison logicielle pour l'application populaire Nuance PaperPort, fournie avec de nombreux numriseurs de bureau. Cette liaison vous permet de glisser-dposer des documents numriss du bureau PaperPort DocuShare.

Guide d'utilisation

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Applications client DocuShare

Dmarrage

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Guide d'utilisation

Utilisateurs et groupes
propos des comptes DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Comptes d'utilisateur DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Comptes de groupe DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Recherche et affichage des comptes DocuShare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Guide d'utilisation

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propos des comptes DocuShare

Utilisateurs et groupes

propos des comptes DocuShare


DocuShare offre deux types de comptes : des comptes d'utilisateur individuels et des comptes de groupe. Votre administrateur dtermine qui peut crer chaque type de compte sur votre site. Par exemple, votre site peut autoriser un visiteur (quelqu'un qui peut voir le contenu public) crer un compte d'utilisateur, mais exiger qu'un administrateur cre les comptes de groupe. Lorsqu'un compte d'utilisateur est cr, soit par vous soit par un administrateur, un niveau d'utilisateur lui est affect. Le niveau d'utilisateur contrle le niveau d'accs aux fonctions et au contenu du site. Un ou plusieurs des niveaux d'utilisateur suivants sont disponibles lors de la cration d'un compte d'utilisateur : Lecture seule permet l'utilisateur d'afficher le contenu et de grer le contenu personnel sur Mon DocuShare. DocuShare permet l'utilisateur d'accder toutes les fonctions de gestion du contenu de DocuShare. CPX permet l'utilisateur d'accder toutes les fonctions de gestion des processus et du contenu de DocuShare CPX. (DocuShare CPX seulement)

Lorsque le compte d'utilisateur est cr, le niveau d'utilisateur attribu au compte est indiqu par les lettres qui s'affichent aprs le nom d'utilisateur : lecture seule, DS ou CPX.

Remarque : Si votre site utilise la fonction LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) pour la gestion des comptes d'utilisateur, c'est l'administrateur qui cre votre compte. Pour savoir comment votre site est configur, communiquez avec votre administrateur DocuShare.

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Guide d'utilisation

Utilisateurs et groupes

Comptes d'utilisateur DocuShare

Comptes d'utilisateur DocuShare


Pour ajouter et modifier le contenu, vous devez avoir un compte d'utilisateur DocuShare.

Cration d'un compte d'utilisateur


Si votre site permet aux visiteurs de crer des comptes, vous pouvez vous crer un compte d'utilisateur. Si la cration des comptes est restreinte, un administrateur devra crer un compte d'utilisateur pour vous. Pour crer un compte d'utilisateur, procdez comme suit : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Utilisateurs et groupes. 2. Cliquez sur le lien Ajouter un utilisateur. 3. Dans la page Ajouter un utilisateur, entrez l'information suivante : Nom d'utilisateur nom que vous dsirez utiliser pour vous connecter DocuShare. Mot de passe et Confirmation du mot de passe mot de passe utilis pour se connecter DocuShare. Votre administrateur peut spcifier que les mots de passe respectent un ensemble de rgles. Dans ce cas, les rgles figurent dans la page. Les mots de passe sont sensibles la casse et doivent tre entrs tels qu'ils ont t indiqus lors de la connexion. Domaine organisation ou entit sur votre site DocuShare. Ce champ apparat si votre site utilise la fonction LDAP; le menu affiche alors les domaines internes et les domaines LDAP. Niveau d'utilisateur niveau d'accs aux fonctions et au contenu du site. Nom nom de l'utilisateur. Les utilisateurs sont rpertoris par leur prnom et leur nom sur le site DocuShare. 4. Entrez toute information facultative supplmentaire. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit.

Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 5. Cliquez sur Appliquer. La page d'affichage des proprits du compte d'utilisateur apparat. Si DocuShare n'a pas t en mesure de crer un nouveau compte, un message dcrivant le problme apparat.

Guide d'utilisation

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Comptes d'utilisateur DocuShare

Utilisateurs et groupes

Affichage des proprits d'un compte d'utilisateur


Vous pouvez afficher les proprits de tous les comptes d'utilisateur DocuShare. Pour afficher les proprits d'un compte d'utilisateur, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Utilisateurs et groupes. 2. Sur la page Liste, slectionnez l'option Utilisateurs du menu Afficher. 3. Dans le menu Niveau d'utilisateur, slectionnez un niveau d'utilisateur ou tous les niveaux. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte d'utilisateur particulier, entrez une partie du prnom, du nom ou du nom d'utilisateur de l'utilisateur dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes d'utilisateur, cliquez sur Afficher tout.

5. Dans la liste affiche, cliquez sur le nom de l'utilisateur dont vous dsirez afficher les proprits. La page Affichage des proprits apparat, prsentant les proprits de l'utilisateur. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit.

Modification des proprits de votre compte d'utilisateur


Vous devez tre connect sous le nom d'utilisateur du compte dont vous voulez modifier les proprits. Vous pouvez afficher les proprits d'un autre utilisateur, mais vous ne pouvez pas les modifier. Pour modifier les proprits de votre compte d'utilisateur, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur votre nom d'utilisateur. 2. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Modifier. 3. Apportez les modifications dsires. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit. 4. Cliquez sur Appliquer.

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Guide d'utilisation

Utilisateurs et groupes

Comptes d'utilisateur DocuShare

Changement de votre mot de passe


Vous devez tre connect sous le nom d'utilisateur du compte dont vous voulez changer le mot de passe. Vous ne pouvez pas changer le mot de passe d'un autre utilisateur.

Remarque : Si votre site utilise la fonction LDAP, vous ne pouvez pas changer votre mot de passe vous-mme. C'est votre administrateur qui doit le changer sur le serveur LDAP. Pour changer votre mot de passe actuel, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur votre nom d'utilisateur. 2. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Changer mot de passe. 3. Entrez votre mot de passe actuel dans le champ Ancien mot de passe. 4. Entrez votre nouveau mot de passe dans le champ Nouveau mot de passe. Votre administrateur peut spcifier que votre mot de passe respecte un ensemble de rgles. Dans ce cas, les rgles figurent dans la page. 5. Entrez votre nouveau mot de passe dans le champ Confirmer nouveau mot de passe. 6. Cliquez sur Appliquer.

Modification de votre nom d'utilisateur


Vous devez tre connect sous le nom d'utilisateur que vous voulez changer. Vous ne pouvez pas changer le nom d'utilisateur d'un autre utilisateur.

Remarque : Si votre site utilise la fonction LDAP, vous ne pouvez pas changer votre nom d'utilisateur vous-mme. C'est votre administrateur qui doit le changer sur le serveur LDAP. Pour changer votre nom d'utilisateur, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur votre nom d'utilisateur. 2. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Changer nom d'utilisateur. 3. Entrez votre mot de passe actuel dans le champ Mot de passe. 4. Entrez un nouveau nom d'utilisateur dans le champ Nom d'utilisateur. 5. Cliquez sur Appliquer. La page Affichage des proprits apparat, contenant votre nouveau nom d'utilisateur. Ce dernier figure galement dans la barre de navigation.

Guide d'utilisation

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Comptes d'utilisateur DocuShare

Utilisateurs et groupes

Changement de domaine
Si votre site utilise la fonction LDAP, vous pouvez changer votre domaine pour un domaine interne sur le serveur DocuShare. Vous devez tre connect sous le nom d'utilisateur du compte dont vous dsirez changer le domaine; vous ne pouvez pas changer le domaine d'un autre utilisateur. Pour changer votre domaine actuel, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur votre nom d'utilisateur. 2. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Changer de domaine. 3. Slectionnez un nouveau domaine dans le menu Domaine. 4. Cliquez sur Appliquer.

Affichage de l'historique des activits


DocuShare CPX seulement

DocuShare conserve une trace de toutes les activits des utilisateurs effectues sur le site, offrant ainsi une piste de vrification des actions excutes par chaque utilisateur. Vous pouvez afficher uniquement les activits de votre site. Un administrateur peut afficher les activits des utilisateurs de tous les sites. Pour afficher l'historique des activits : 1. Cliquez sur votre nom d'utilisateur dans la barre de navigation. 2. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Historique des activits. 3. Dans le menu Activit, slectionnez le type d'activit afficher. 4. Dans le menu Type d'objet, slectionnez un objet pour limiter l'affichage des activits ce type d'objet particulier. 5. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'activits afficher. 6. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 7. Cliquez sur Aller. L'information sur les activits est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.

Modification des paramtres de fdration


La fonction de fdration DocuShare vous permet d'effectuer des recherches dans plusieurs sites DocuShare afin d'accder facilement du contenu stock sur plusieurs serveurs. Si votre site est membre d'une fdration DocuShare (une icne Fdration apparat au bas de la page DocuShare), vous devez mapper l'information de votre compte d'utilisateur aux autres serveurs membres auxquels vous voulez accder.

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Guide d'utilisation

Utilisateurs et groupes

Comptes d'utilisateur DocuShare

Pour mapper votre compte d'utilisateur, procdez de la faon suivante : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur votre nom d'utilisateur. 2. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Paramtres de fdration. La page Paramtres de fdration affiche la liste des serveurs de votre fdration. 3. Cliquez sur le lien Modifier le mappage qui apparat droite du serveur auquel vous voulez mapper votre compte. La page Modifier le mappage apparat. Si vous connaissez votre nom d'utilisateur sur le serveur, passez l'tape 4. Pour chercher votre nom d'utilisateur, allez l'tape 5.

Remarque : Si vous n'avez pas de compte sur le serveur, voyez la procdure suivre dans la rubrique Pour crer un compte utilisateur sur un serveur fdr, ci-dessous. 4. Pour entrer l'information de votre compte, cliquez sur Entrez manuellement et procdez de la faon suivante : a. Entrez votre nom d'utilisateur, mot de passe et domaine (le cas chant). b. Cliquez sur Appliquer. Votre nom d'utilisateur apparat dans la page Paramtres de fdration. 5. Pour slectionner votre compte d'utilisateur dans une liste, cliquez sur Choisir dans la liste et suivez les tapes ci-dessous : a. Recherchez votre compte en procdant de l'une des faons suivantes : Entrez une partie de votre prnom, nom, ou nom d'utilisateur dans le champ Rechercher et cliquez sur Aller. Cliquez sur Afficher tout pour afficher tous les comptes d'utilisateur. Cliquez sur Afficher les utilisateurs avec mon adresse lectronique pour afficher les comptes avec cette adresse.

b. Slectionnez votre compte. c. Entrez le mot de passe du compte. d. Cliquez sur Appliquer. Votre nom d'utilisateur apparat dans la page Paramtres de fdration. Pour crer un compte d'utilisateur sur un serveur fdr, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la page Modifier le mappage, cliquez sur Crer un nouveau compte utilisateur sur ce serveur. La page Ajouter un utilisateur pour le serveur sur lequel vous crez le compte apparat.

Remarque : Toutefois, vous ne pouvez pas crer de compte sur un site qui ne permet pas l'accs visiteur.

Guide d'utilisation

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Comptes d'utilisateur DocuShare

Utilisateurs et groupes

2. Entrez l'information de votre compte et cliquez sur Appliquer. 3. Cliquez sur le bouton Prcdent de votre navigateur jusqu' ce que vous retrouviez la page Modifier le mappage sur le serveur initial. 4. Cliquez sur Choisir dans la liste. 5. Affichez votre compte et slectionnez-le. 6. Entrez votre mot de passe. 7. Cliquez sur Appliquer. Votre nom d'utilisateur apparat dans la page Paramtres de fdration. Pour supprimer le mappage d'un compte, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur votre nom d'utilisateur. 2. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Paramtres de fdration. La page Paramtres de fdration affiche la liste des serveurs de votre fdration. 3. Cliquez sur le lien Modifier le mappage qui figure droite du serveur dont vous voulez supprimer le mappage. 4. Dans la page Modifier le mappage, cliquez sur Pas de mappage utilisateur. 5. Cliquez sur Appliquer. Votre nom d'utilisateur n'apparat plus ct du serveur dans la page Paramtres de fdration.

Suppression d'un compte d'utilisateur


Seul un administrateur peut supprimer un compte d'utilisateur existant. Communiquez avec votre administrateur si vous dsirez supprimer votre compte. Si vous avez plusieurs comptes d'utilisateur, l'administrateur peut combiner un nombre quelconque de comptes en un seul.

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Guide d'utilisation

Utilisateurs et groupes

Comptes de groupe DocuShare

Comptes de groupe DocuShare


Un groupe est form d'un nombre quelconque d'utilisateurs ou de groupes DocuShare, ou des deux. Si votre site comporte des groupes, il est plus facile de grer l'accs aux objets en attribuant les droits d'accs au groupe plutt qu' chacun des utilisateurs.

Cration d'un groupe


L'administrateur DocuShare peut choisir entre autoriser les utilisateurs inscrits crer des comptes de groupe, ou conserver la cration de tels comptes sous contrle administratif. Lorsque vous tes connect DocuShare, si vous ne voyez pas le lien Ajouter un groupe dans la page Registre des utilisateurs et des groupes, un administrateur doit crer un groupe pour vous. Pour crer un groupe, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Utilisateurs et groupes. 2. Cliquez sur le lien Ajouter un groupe. 3. Dans le champ Titre, entrez un nom pour dsigner le groupe. Le nom peut contenir des espaces et des signes de ponctuation et tre identique au nom d'un autre groupe. 4. Dans le champ Domaine, slectionnez un nom de domaine. Ce champ apparat si votre site utilise la fonction LDAP; le menu affiche alors les domaines internes et les domaines LDAP. 5. Entrez toute information facultative supplmentaire. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit.

Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 6. Cliquez sur Appliquer. La page Choisir les membres du groupe apparat. 7. Dans le champ Afficher, slectionnez le type de compte que vous dsirez afficher dans le champ Utilisateurs/groupe possibles. 8. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte particulier, entrez une partie du prnom, du nom, du nom d'utilisateur ou du titre de groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos comptes prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.

9. Dans le champ Utilisateurs/groupes possibles, slectionnez les comptes ajouter au groupe et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).

Guide d'utilisation

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Comptes de groupe DocuShare

Utilisateurs et groupes

10. Dans le champ Utilisateurs/groupes slectionns, slectionnez les comptes que vous dsirez retirer du groupe et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 11. Cliquez sur Mettre jour. Les membres du groupe sont affichs dans la page Membres. 12. Pour donner un ou plusieurs membres des droits d'accs Gestionnaire pour le groupe, cochez la case de chaque membre vis, puis cliquez sur Appliquer. Ce droit d'accs permet aux membres de changer les proprits et la composition du groupe.

Affichage des proprits de groupe


Vous pouvez afficher les proprits de tous les comptes de groupe DocuShare. Pour afficher les proprits d'un groupe, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Utilisateurs et groupes. 2. Dans la page Liste, slectionnez Groupes dans le champ Afficher. 3. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte de groupe particulier, entrez une partie du titre du groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes de groupe, cliquez sur Afficher tout.

4. Dans la liste affiche, cliquez sur le nom du groupe dont vous dsirez afficher les proprits. La page Affichage des proprits du groupe apparat. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit.

Modification des proprits de groupe


Selon la configuration du groupe, ses proprits peuvent tre modifies soit par le propritaire du groupe, soit par un des membres. Pour modifier les proprits d'un groupe, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Utilisateurs et groupes. 2. Dans la page Liste, slectionnez Groupes dans le champ Afficher. 3. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte de groupe particulier, entrez une partie du titre du groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes de groupe, cliquez sur Afficher tout.

4. Dans la liste affiche, cliquez sur le groupe dont vous dsirez modifier les proprits. La page Affichage des proprits pour ce groupe apparat. 5. Cliquez sur le lien Modifier. 6. Apportez les modifications dsires. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit. 7. Cliquez sur Appliquer.

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Guide d'utilisation

Utilisateurs et groupes

Comptes de groupe DocuShare

Modification de la composition d'un groupe


Selon la configuration du groupe, ses proprits peuvent tre modifies soit par le propritaire du groupe, soit par l'un des membres. Pour modifier la composition d'un groupe, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Utilisateurs et groupes. 2. Dans la page Liste, slectionnez Groupes dans le champ Afficher. 3. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte de groupe particulier, entrez une partie du titre du groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes de groupe, cliquez sur Afficher tout.

4. Dans la liste affiche, cliquez sur le groupe dont vous dsirez changer les membres. La page Affichage des proprits pour ce groupe apparat. 5. Cliquez sur le lien Membres. La page Membres affiche les membres actuels. 6. Pour ajouter ou retirer des membres, cliquez sur le bouton Changer la composition. 7. Dans le champ Afficher, slectionnez le type de compte que vous dsirez afficher dans le champ Utilisateurs/groupe possibles. 8. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte particulier, entrez une partie du prnom, du nom, du nom d'utilisateur ou du titre de groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos comptes prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.

9. Dans le champ Utilisateurs/groupes possibles, slectionnez les comptes ajouter au groupe et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 10. Dans le champ Utilisateurs/groupes slectionns, slectionnez les comptes que vous dsirez retirer du groupe et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 11. Cliquez sur Mettre jour. Les membres du groupe sont affichs dans la page Membres.

Guide d'utilisation

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Comptes de groupe DocuShare

Utilisateurs et groupes

Changement du propritaire d'un groupe


Seul le propritaire du groupe peut en changer le propritaire lorsqu'il est connect. Aprs avoir spcifi un autre utilisateur comme propritaire du groupe, vous ne pourrez plus changer les proprits et les membres du groupe, sauf si vous y avez accs en tant que Gestionnaire. Pour modifier le propritaire d'un groupe, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Utilisateurs et groupes. 2. Dans la page Liste, slectionnez Groupes dans le champ Afficher. 3. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte de groupe particulier, entrez une partie du titre du groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes de groupe, cliquez sur Afficher tout.

4. Dans la liste affiche, cliquez sur le groupe dont vous dsirez changer le propritaire. La page Affichage des proprits pour ce groupe apparat. 5. Cliquez sur le lien Modifier. 6. Cliquez sur Changer de propritaire. La page Changer de propritaire apparat. 7. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte d'utilisateur particulier, entrez une partie du prnom, du nom ou du nom d'utilisateur de l'utilisateur dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes d'utilisateur, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos comptes prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.

8. Slectionnez un nom dans le champ Nouveau propritaire. 9. Dans le champ Ajouter le propritaire au groupe, cliquez sur Oui pour ajouter le nouvel utilisateur au groupe. 10. Cliquez sur Mettre jour le propritaire.

Changement du domaine d'un groupe


Si votre site utilise la fonction LDAP, vous pouvez changer le domaine d'un groupe pour un domaine interne sur le serveur DocuShare. Vous devez tre le propritaire du groupe et tre connect pour pouvoir changer le domaine.

Remarque : Le fait de changer le domaine d'un groupe n'a aucun effet sur le domaine d'un membre de ce groupe, s'il est affect un domaine. Pour changer le domaine d'un groupe, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Utilisateurs et groupes. 2. Dans la page Liste, slectionnez Groupes dans le champ Afficher.

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Guide d'utilisation

Utilisateurs et groupes 3. Prenez l'une des actions suivantes :

Comptes de groupe DocuShare

Pour trouver un compte de groupe particulier, entrez une partie quelconque du titre du groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes de groupe, cliquez sur Afficher tout.

4. Dans la liste affiche, cliquez sur le groupe dont vous dsirez changer le domaine. La page Affichage des proprits pour ce groupe apparat. 5. Cliquez sur le lien Changer de domaine. 6. Slectionnez un nouveau domaine dans le menu Domaine. 7. Cliquez sur Appliquer.

Envoi de courrier lectronique aux membres d'un groupe


Pour communiquer facilement avec un groupe DocuShare, vous pouvez envoyer un courrier lectronique aux membres du groupe. Le message est alors envoy chacun des membres dont les proprits comportent une adresse lectronique. Pour envoyer des courriers lectroniques, votre navigateur Web doit tre correctement configur et utiliser un client de messagerie comme Microsoft Outlook ou Netscape Communicator. Pour envoyer un courrier lectronique aux membres d'un groupe, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Utilisateurs et groupes. 2. Dans la page Liste, slectionnez Groupes dans le champ Afficher. 3. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte de groupe particulier, entrez une partie du titre du groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes de groupe, cliquez sur Afficher tout.

4. Dans la liste affiche, cliquez sur le groupe auquel vous souhaitez envoyer le message. La page Affichage des proprits pour ce groupe apparat. 5. Cliquez sur le lien Courrier lectronique. 6. Pour rdiger le message, cliquez sur le lien ici. Votre navigateur ouvre une fentre de message sans titre dont le champ contient l'adresse lectronique de chacun des membres du groupe. 7. Composez votre message, puis cliquez sur Envoyer pour l'envoyer tous les membres du groupe.

Guide d'utilisation

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Comptes de groupe DocuShare

Utilisateurs et groupes

Affichage de l'historique des modifications


DocuShare CPX seulement

DocuShare conserve une trace de toutes les oprations effectues sur les objets du site, offrant ainsi une piste de vrification des modifications. Pour afficher l'historique des modifications : 1. Reprez le groupe dont vous voulez afficher l'historique des modifications. 2. Cliquez sur l'icne Proprits du groupe. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Historique des modifications. 4. Dans le menu Modifier, slectionnez le type de modification afficher. 5. Prenez l'une des actions suivantes : Entrez une partie d'un nom dans le champ Rechercher un utilisateur, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Cliquez sur Afficher tout, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Slectionnez Tous dans le menu Slectionner l'utilisateur.

6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements de modification afficher. 7. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 8. Cliquez sur Aller. L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.

Suppression d'un groupe


Vous pouvez supprimer un groupe si vous en tes le propritaire et si vous tes connect. Pour supprimer un groupe, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Utilisateurs et groupes. 2. Dans la page Liste, slectionnez Groupes dans le champ Afficher. 3. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte de groupe particulier, entrez une partie quelconque du titre du groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes de groupe, cliquez sur Afficher tout.

4. Dans la liste affiche, cliquez sur le groupe que vous dsirez supprimer. La page Affichage des proprits pour ce groupe apparat. 5. Au bas de la page, cliquez sur le bouton Supprimer. La page Confirmation de suppression apparat. 6. Cliquez sur Supprimer pour supprimer le groupe de votre site.

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Guide d'utilisation

Utilisateurs et groupes

Recherche et affichage des comptes DocuShare

Recherche et affichage des comptes DocuShare


Dans la page Liste, vous pouvez rechercher rapidement des utilisateurs et des groupes dans le registre afin de dterminer s'ils possdent un compte sur le site DocuShare. Vous pouvez galement afficher tous les comptes d'utilisateurs et de groupes inscrits sur le site. Pour rechercher un utilisateur ou un groupe, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Utilisateurs et groupes. 2. Dans la page Liste, slectionnez le type de comptes qui doivent apparatre dans le champ Afficher. 3. Dans le menu Niveau d'utilisateur, slectionnez un niveau d'utilisateur ou tous les niveaux. 4. Dans le champ Rechercher, entrez un nom complet ou partiel. 5. Cliquez sur Aller. Les rsultats de la recherche apparaissent et rpertorient les utilisateurs et les groupes qui rpondent au critre. Pour afficher les comptes inscrits sur votre site, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la page Liste, slectionnez le type de comptes qui doivent apparatre dans le champ Afficher. 2. Cliquez sur Afficher tout. La liste de tous les comptes inscrits apparat. DocuShare CPX seulement

Lors de l'affichage de la liste des comptes, la page Liste permet de voir les utilisateurs connects DocuShare. L'icne figurant ct de chaque nom d'utilisateur indique si ce dernier est connect. Lorsque l'utilisateur n'est pas connect, l'icne est affiche en gris.

Guide d'utilisation

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Recherche et affichage des comptes DocuShare

Utilisateurs et groupes

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Guide d'utilisation

Collections DocuShare
propos des collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Ajout d'une collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Affichage et modification des proprits de collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Changement de l'emplacement d'une collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Suppression d'une collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Modification de plusieurs objets dans une collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Guide d'utilisation

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propos des collections

Collections DocuShare

propos des collections


Votre site DocuShare est constitu d'un certain nombre d'espaces d'archivage, appels collections, dans lesquels vous stockez des documents et autres objets. L'administrateur dtermine le jeu initial de collections qui apparaissent dans la page d'accueil de DocuShare. titre d'utilisateur inscrit, vous pouvez ajouter des collections sur votre site.

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Guide d'utilisation

Collections DocuShare

Ajout d'une collection

Ajout d'une collection


Vous pouvez ajouter une collection une autre collection ou un espace de travail (DocuShare CPX seulement) si vous tes connect et disposez de droits d'accs Rdacteur au contenant existant. Pour ajouter une collection, suivez les tapes ci-dessous : 1. Naviguez jusqu'au contenant dans lequel vous dsirez ajouter une collection et ouvrez-le. 2. Dans le menu Ajouter, slectionnez Collection. La page Ajout d'une collection apparat. 3. Dans le champ Titre, entrez un nom pour dsigner la collection. Le titre doit tre court, mais descriptif; il peut contenir des espaces et des signes de ponctuation. 4. Entrez toute information facultative supplmentaire. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit.

Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 5. Cliquez sur Appliquer. La collection est ajoute au contenant. Pour savoir comment modifier les droits d'accs une collection, voir Droits d'accs.

Guide d'utilisation

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Affichage et modification des proprits de collection

Collections DocuShare

Affichage et modification des proprits de collection


Si vous tes connect et disposez de droits d'accs Lecteur une collection, vous pouvez afficher ses proprits. Vous pouvez modifier les proprits d'une collection si vous en tes le propritaire ou un utilisateur y ayant accs en tant que Rdacteur et si vous tes connect. Pour afficher et modifier les proprits d'une collection, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez la collection dont vous voulez afficher et modifier les proprits. 2. Cliquez sur l'icne Proprits de la collection. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Modifier. 4. Apportez les modifications dsires. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit.

Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 5. Cliquez sur Appliquer.

Affichage de l'historique des modifications


DocuShare CPX seulement

DocuShare conserve une trace de toutes les oprations effectues sur les objets du site, offrant ainsi une piste de vrification des modifications. Vous pouvez afficher les modifications apportes tout objet pour lequel vous disposez de droits d'accs Lecteur. Pour afficher l'historique des modifications : 1. Reprez la collection dont vous voulez afficher l'historique des versions. 2. Cliquez sur l'icne Proprits de la collection. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Historique des modifications. 4. Dans le menu Modifier, slectionnez le type de modification afficher. 5. Prenez l'une des actions suivantes : Entrez une partie d'un nom dans le champ Rechercher un utilisateur, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Cliquez sur Afficher tout, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Slectionnez Tous dans le menu Slectionner l'utilisateur.

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Guide d'utilisation

Collections DocuShare

Affichage et modification des proprits de collection

6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements de modification afficher. 7. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 8. Cliquez sur Aller. L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.

Guide d'utilisation

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Changement de l'emplacement d'une collection

Collections DocuShare

Changement de l'emplacement d'une collection


Vous pouvez dplacer une collection vers un autre contenant ou la faire apparatre dans plusieurs contenants sur votre site. Bien qu'une collection puisse figurer dans plusieurs contenants, il n'en existe vritablement qu'une seule copie dans DocuShare, ce qui permet d'conomiser de l'espace sur votre site. Pour changer l'emplacement d'une collection, vous devez tre connect et disposer de droits d'accs Rdacteur pour la collection actuelle et le nouveau contenant.

Remarque : Vous pouvez galement utiliser les commandes Copier, Couper et Coller du menu Modifier la slection pour changer l'emplacement d'une collection. Voir la rubrique Modification de plusieurs objets dans une collection, page 38. Pour changer l'emplacement d'une collection, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez la collection dont vous voulez modifier l'emplacement. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur la case cocher ct du titre de la collection. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Changer d'emplacement. Dans la page Confirmer le changement d'emplacement, cliquez sur Confirmer. Cliquez sur l'icne Proprits droite du titre de la collection. Dans la page des proprits de la collection, cliquez sur le lien Emplacements.

La page Changer d'emplacement apparat. 3. Dans le champ Trier par, slectionnez Titre pour afficher les contenants possibles en ordre alphabtique ou Identificateur pour les afficher en ordre numrique. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour rechercher des contenants particuliers, entrez une quelconque partie du titre d'un contenant dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les contenants, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos contenants prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.

5. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous dsirez que la collection apparaisse et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 6. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez les contenants dans lesquels vous ne souhaitez pas que la collection apparaisse et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).

Remarque : Assurez-vous qu'il y a au moins un contenant dans le champ Emplacements slectionns. Sinon, la collection deviendrait orpheline, ce qui signifie qu'elle ne figurerait dans aucun contenant. 7. Cliquez sur Mettre jour les emplacements.

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Guide d'utilisation

Collections DocuShare

Suppression d'une collection

Suppression d'une collection


Vous pouvez supprimer une collection si vous tes connect et en tes le propritaire ou disposez pour elle de droits d'accs Gestionnaire. Si la collection contient d'autres objets, vous pouvez supprimer uniquement la collection ou la collection et son contenu. Pour supprimer la collection et son contenu, vous devez tre propritaire des objets contenus dans la collection ou disposer de droits d'accs Gestionnaire ces objets. L'URL supprime est envoye dans votre corbeille personnelle dans Mon DocuShare. Vous pouvez restaurer un objet de votre corbeille personnelle ' votre administrateur ne l'a pas supprim de la corbeille gnrale du site. Voir la rubrique Mon DocuShare pour obtenir plus d'information.

Remarque : Si vous supprimez une collection sans en supprimer le contenu et que les objets ne figurent pas dans une autre collection, ceux-ci deviennent orphelins. Il est impossible d'accder aux objets orphelins partir d'une collection. Votre administrateur peut dplacer les objets orphelins dans une collection afin que vous puissiez y accder de nouveau. Pour supprimer une collection, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez la collection que vous dsirez supprimer. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur la case cocher ct du titre de la collection. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Supprimer. Dans le menu Plus d'actions de la collection, slectionnez Supprimer.

La page Confirmation de suppression apparat.

Remarque : Si un signe moins apparat dans la case qui prcde la collection, cela signifie que vous ne disposez pas des droits Gestionnaire pour cet objet et que vous ne pouvez pas supprimer la collection. 3. Dans le menu Pour les collections, supprimer, choisissez une des options suivantes : Slectionnez Collection et contenu pour supprimer la collection et tous les objets qu'elle contient. Slectionnez Collection seulement pour supprimer la collection, mais pas son contenu.

4. Cliquez sur Supprimer pour supprimer la collection de votre site.

Guide d'utilisation

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Modification de plusieurs objets dans une collection

Collections DocuShare

Modification de plusieurs objets dans une collection


Vous pouvez utiliser le menu Modifier la slection dans une collection ouverte pour effectuer une varit de tches sur des objets. Le menu offre les commandes suivantes : Ajouter aux favoris ajoute l'objet aux Favoris dans Mon DocuShare. Archiver et Restaurer dplace l'objet vers un serveur d'archivage et l'extrait de ce serveur (ces commandes n'apparaissent que si votre site utilise un serveur d'archivage). Voir la rubrique Archivage de contenu pour obtenir plus d'information. Changer d'emplacement permet d'ajouter l'objet un autre emplacement. Changer de propritaire permet de changer le propritaire de l'objet. Copier copie une rfrence l'objet dans le Presse-papiers. Le Pressepapiers peut contenir 100 objets maximum. Copier les raccourcis copie une rfrence de l'objet dans le Presse-papiers, d'o il peut tre coll dans un portlet de raccourcis d'un espace de travail. (DocuShare CPX seulement) Couper coupe l'objet et le place dans le Presse-papiers. Le Presse-papiers peut contenir 100 objets maximum. Coller colle l'objet contenu dans le Presse-papiers. Supprimer supprime l'objet de votre site. Renommer changer le titre de l'objet. Circuler envoie un document des utilisateurs aux fins d'approbation, de relecture ou d'information. Voir la rubrique Circulation des documents pour obtenir plus d'information.

Pour modifier plusieurs objets d'une collection, suivez les tapes ci-dessous : 1. Naviguez jusqu' la collection dsire et ouvrez-la. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Pour modifier certains objets, cliquez dans la case ct des objets dsirs. Pour modifier tous les objets, cochez la case la gauche de l'en-tte de colonne Type.

3. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez la commande dsire. Une fentre de confirmation apparat. 4. Cliquez sur Confirmer pour continuer. Selon la commande slectionne, il est possible que des pages supplmentaires apparaissent.

Remarque : Lorsque vous utilisez la commande Changer d'emplacement avec un objet qui apparat dans plus d'une collection, seule la collection courante figure dans le champ Emplacements slectionns.

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Guide d'utilisation

Collections DocuShare

Modification de plusieurs objets dans une collection

Utilisation de Copier, Couper et Coller pour changer l'emplacement d'un objet


Pour copier ou couper des objets, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez l'objet que vous dsirez copier ou couper. 2. Cochez la case ct de l'objet. 3. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez la commande Copier ou Couper. Une fentre de confirmation apparat. 4. Indiquez si les objets ventuels dans le Presse-papiers doivent tre supprims avant l'excution de la fonction copier ou couper. 5. Cliquez sur Confirmer.

Remarque : Lorsque vous utilisez la commande Couper, l'objet reste en gris jusqu' ce qu'il soit coll dans un autre contenant. 6. Ouvrez le contenant dans lequel vous voulez coller l'objet. 7. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Coller. Une fentre de confirmation apparat. 8. Indiquez si vous voulez que les objets prsents dans le Presse-papiers soient supprims aprs le collage. 9. Cliquez sur Confirmer. L'objet apparat dans le contenant.

Guide d'utilisation

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Modification de plusieurs objets dans une collection

Collections DocuShare

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Guide d'utilisation

Documents DocuShare
propos des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Ajout d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Affichage d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Recherche de documents en double . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Modification d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Ajout d'une nouvelle version d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Gestion des versions de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410 Verrouillage et dverrouillage d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412 Exportation d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413 Ajout de commentaires un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414 Affichage et modification des proprits de document . . . . . . . . . . . . . . . . . 415 Changement de l'emplacement d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416 Suppression d'un document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Guide d'utilisation

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propos des documents

Documents DocuShare

propos des documents


Grce DocuShare, vous pouvez stocker, extraire et grer des documents crs dans une varit de formats courants. Vous ajoutez des documents dans DocuShare en y transfrant des fichiers depuis votre ordinateur ou un lecteur rseau ou en numrisant des documents imprims. Lorsque les documents sont stocks dans DocuShare, les utilisateurs connects au rseau peuvent utiliser leur navigateur pour rechercher, afficher, modifier ou tlcharger un document. DocuShare assure la gestion des documents grce ses fonctions de contrle des versions et de verrouillage des documents. Par dfaut, DocuShare conserve quatre versions d'un document, mais vous pouvez changer ce nombre pour chaque document. Vous pouvez galement changer la version prfre d'un document, c'est--dire la version qui s'ouvre lorsque les utilisateurs affichent, modifient et font circuler le document. Par dfaut, la version prfre d'un document est la version la plus rcente.

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Guide d'utilisation

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Ajout d'un document

Ajout d'un document


Vous ajoutez un document une collection ou un espace de travail (DocuShare CPX seulement) pour le rendre accessible d'autres utilisateurs aux fins d'affichage ou de travail en collaboration. Lorsque vous ajoutez un document en utilisant la fonction Envoyer un document maintenant, il est immdiatement ajout DocuShare. Lorsque vous ajoutez un document en le numrisant ou en utilisant la fonction Envoyer un document plus tard, un espace rserv de document est ajout. L'espace rserv ne contient aucun document; le contenu est insr dans l'espace rserv lorsque vous numrisez un document en utilisant une page de couverture ou en tlchargeant une nouvelle version. Pour ajouter un document, vous devez tre connect et disposer des droits d'accs Rdacteur pour le contenant. Pour ajouter un document, suivez les tapes ci-dessous : 1. Naviguez jusqu'au contenant dans lequel vous dsirez ajouter un document et ouvrez-le. 2. Dans le menu Ajouter, slectionnez Document. La page Ajouter un document apparat. 3. Dans le champ Ajout de document par, slectionnez l'une des options suivantes : Envoyer un document maintenant pour tlcharger un document immdiatement. Numriser un document avec une page de couverture pour numriser un document imprim. Envoyer un document plus tard pour tlcharger un document plus tard.

4. Si vous envoyez un document maintenant, entrez le chemin et le nom de fichier du document dans le champ Nom de fichier, ou cliquez sur le bouton Parcourir pour naviguer jusqu'au document vis et le slectionner. Si vous entrez le chemin et le nom de fichier d'un document qui ne figure pas sur le lecteur, DocuShare tlcharge un document vide. 5. Entrez l'information suivante : Titre titre du document. Le titre peut contenir des espaces et des signes de ponctuation. Nb. maximum de versions nombre maximum de versions pouvant tre enregistres. Lors de l'enregistrement d'une nouvelle version d'un document dans DocuShare, la version la plus ancienne est supprime moins que ce ne soit la version prfre. 6. Entrez toute information facultative supplmentaire. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit. 7. Cliquez sur Appliquer. Si vous tlchargez un document, ce dernier est ajout au contenant. Si vous numrisez un document, une page de couverture apparat. Imprimez la page de couverture. Pour savoir comment utiliser la page de couverture, voir Numrisation d'un document avec une page de couverture, page 184. Si vous envoyez un document plus tard, vous pouvez ajouter le contenu du document en ajoutant une nouvelle version. Voir la rubrique Ajout d'une nouvelle version d'un document, page 49. Si vous avez choisi de faire circuler le document, une fiche de circulation apparat. Pour obtenir plus d'information sur l'utilisation de la fiche de circulation, voir la rubrique Circulation des documents.

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Affichage d'un document

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Affichage d'un document


Lorsque vous ouvrez un document pour le visualiser, vous pouvez choisir entre l'ouvrir ou l'enregistrer (tlcharger). Si vous tlchargez le document, il sera copi, l'original tant conserv dans DocuShare. Le navigateur dtermine comment afficher un document. De par leur nature, les navigateurs peuvent traiter plusieurs types de documents et de fichiers, tels que HTML, GIF et JPEG. Dans certains cas cependant, notamment dans le cas de Microsoft Word et Excel, votre navigateur lance une application d'assistance (visualiseur) pour excuter ou afficher le document l'extrieur ou l'intrieur de la fentre du navigateur. Pour excuter des fichiers multimdias, votre navigateur utilise un module d'extension, qui ouvre le fichier l'intrieur de la fentre du navigateur. Votre navigateur est prconfigur de faon utiliser des applications d'assistance et des modules d'extension spcifiques. En rgle gnrale, si vous essayez d'ouvrir un document ou un fichier que votre navigateur ne reconnat pas, il affiche une fentre qui vous aide trouver l'application utiliser avec ce type de fichier. moins que l'accs un document ne soit restreint, vous pouvez afficher n'importe quel document sur votre site. Pour afficher un document, procdez de la faon suivante : 1. Reprez le document que vous voulez afficher. 2. Cliquez sur le titre du document. Une fentre apparat qui vous permet d'ouvrir ou de tlcharger le document. 3. Une fois le document ouvert, pour revenir la page du contenant procde de l'une des faons suivantes : Si le document s'est ouvert dans une fentre distincte, slectionnez Quitter dans le menu Fichier. Si le document s'est ouvert dans la fentre mme du navigateur, cliquez sur le bouton Prcdent du navigateur.

Remarque : Si vous cliquez sur le X dans le coin suprieur droit du navigateur ou choisissez Fermer dans le menu Fichier, votre navigateur se ferme et vous perdez votre connexion au site DocuShare.

Affichage d'un document et de ses proprits


Pour les documents PDF, de nombreux documents d'images (gif, jpeg, png, tiff) et d'autres formats de documents, vous pouvez afficher le contenu du document tout en affichant et modifiant les proprits du document.

Remarque : Pour afficher des documents Word et PowerPoint, vous devez utiliser Internet Explorer. De plus, assurez-vous que les Options des dossiers sont configures de faon que chaque type de document soit ouvert dans la mme fentre de navigateur.

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Affichage d'un document

Pour afficher un document et ses proprits, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez le document que vous voulez afficher. 2. Depuis le menu Plus d'actions du document, slectionnez Afficher le document et ses proprits. Le document et ses proprits s'affichent dans une fentre distincte. 3. Modifiez les proprits et cliquez sur Mettre jour. 4. Cliquez sur Fermer pour fermer la fentre.

Affichage d'un rendu HTML d'un document


DocuShare offre une fonction de conversion HTML qui vous permet d'afficher les types de document pris en charge en format HTML. Cette fonction limine la ncessit de configurer votre navigateur afin qu'il puisse afficher certains types de document.

Remarque : La fonction de conversion en HTML ne peut cependant pas convertir des documents qui contiennent de l'information chiffre. Pour afficher un rendu HTML d'un document, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez le document que vous voulez afficher. 2. Dans le menu Plus d'actions du document, slectionnez Afficher en HTML. DocuShare convertit le document en HTML et l'affiche. 3. Cliquez sur le bouton Prcdent du navigateur pour revenir la page du contenant.

Affichage de la version PDF d'un document


DocuShare CPX seulement

DocuShare offre une fonction de conversion en PDF qui vous permet d'afficher les types de document pris en charge en format PDF. Cette fonction limine la ncessit de configurer votre navigateur afin qu'il puisse afficher certains types de document.

Remarque : La fonction de conversion en PDF ne peut cependant pas convertir des documents qui contiennent de l'information chiffre. L'application Adobe Reader doit tre installe sur votre ordinateur. Pour afficher la version PDF d'un document : 1. Reprez le document que vous voulez afficher. 2. Dans le menu Plus d'actions du document, slectionnez Afficher en PDF. DocuShare convertit le document en format PDF et l'affiche.

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Recherche de documents en double

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Recherche de documents en double


DocuShare CPX seulement

DocuShare fournit une fonction de localisation qui permet de rechercher des documents dont le contenu est identique, quel qu'en soit le format. Pour rechercher des documents en double : 1. Reprez le document pour lequel vous dsirez vrifier la prsence de doubles. 2. Dans le menu Plus d'actions du document, slectionnez Rechercher les documents en double. Tout document dont le contenu est identique est affich.

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Modification d'un document

Modification d'un document


DocuShare prend en charge le cycle complet de prparation d'un document et permet aux utilisateurs de collaborer un projet. L'extraction et le verrouillage des documents permettent de s'assurer qu'un seul utilisateur la fois peut modifier un document. Pour le contrle des versions, le systme conserve le nombre de versions de document spcifi par l'utilisateur. Pour modifier un document et crer une nouvelle version, vous devez tre le propritaire du document ou un utilisateur connect y ayant accs en tant que Rdacteur. De plus, la proprit Ajouter des versions doit tre rgle Permis (par dfaut).

Remarque : Si DocuShare Windows Client est install sur votre ordinateur et que vous avez activ la proprit Extraction de l'identificateur depuis le navigateur Web dans la fentre Proprits DocuShare Client, l'assistant d'extraction de DocuShare Client apparat une fois que vous avez modifi et enregistr le document. Lorsque vous utilisez cette fonction, assurez-vous que l'URL DocuShare dans le navigateur est la mme que l'adresse du serveur dans Windows Client. Pour vrifier l'adresse du serveur, cliquez avec le bouton droit sur le nom du serveur et slectionnez Proprits. Pour modifier un document, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez le document que vous voulez modifier. 2. Cliquez sur l'icne Extraire du document. Une fentre apparat qui vous permet d'ouvrir ou de tlcharger le document. 3. Apportez les modifications dsires. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Dans le document ouvert dans le navigateur, cliquez sur le bouton Prcdent. Cliquez sur Oui pour enregistrer les modifications. Si le document s'est ouvert dans l'diteur d'origine, slectionnez Enregistrer sous dans le menu Fichier.

5. Dans la fentre Enregistrer sous, enregistrez le document l'emplacement dsir sur votre lecteur local. Ne modifiez pas le nom du document. 6. Dans la page du contenant, cliquez sur l'icne Archiver une nouvelle version. La page Ajouter une version apparat. 7. Cliquez sur le bouton Parcourir. 8. Allez l'emplacement sur votre lecteur local o vous avez enregistr le document modifi, slectionnez-le, puis cliquez sur Ouvrir. Le chemin d'accs du document apparat dans le champ Nom de fichier. 9. Dans le champ Titre, vous pouvez changer le titre du document. Par dfaut, le systme attribue la nouvelle version le titre du document d'origine.

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Modification d'un document

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10. Vous pouvez entrer des commentaires facultatifs dans le champ Commentaires sur la version. 11. Si vous avez verrouill le document, indiquez dans le champ Dverrouiller le document si vous voulez le dverrouiller aprs l'ajout de la nouvelle version. 12. Lorsque la version prfre d'un document n'est pas la version la plus rcente, cliquez sur Oui dans le champ Dfinir comme version prfre pour que cette dernire devienne la version prfre. Sinon, cliquez sur Non pour ne pas changer la version prfre. 13. Cliquez sur Appliquer.

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Ajout d'une nouvelle version d'un document

Ajout d'une nouvelle version d'un document


Vous pouvez ajouter une nouvelle version d'un document en l'envoyant partir d'un dossier sur votre disque local ou un lecteur rseau. Pour ajouter une nouvelle version, vous devez tre le propritaire du document ou disposer des droits d'accs Rdacteur au document et tre connect. Suivez les tapes ci-dessous pour ajouter une nouvelle version d'un document : 1. Reprez le document que vous voulez mettre jour par une nouvelle version. 2. Cliquez sur l'icne Archiver une nouvelle version du document. La page Ajouter une version apparat. 3. Cliquez sur le bouton Parcourir. 4. Naviguez jusqu' l'emplacement du document que vous dsirez ajouter comme nouvelle version, slectionnez-le, puis cliquez sur Ouvrir. Le chemin d'accs du document apparat dans le champ Nom de fichier. 5. Dans le champ Titre, vous pouvez changer le titre du document. Par dfaut, le systme attribue la nouvelle version le titre du document d'origine. 6. Vous pouvez entrer des commentaires facultatifs dans le champ Commentaires sur la version. 7. Si la version prcdente du document tait verrouille, l'option Dverrouiller le document apparat. Cliquez sur Non si vous ne souhaitez pas dverrouiller le document aprs avoir ajout la nouvelle version. 8. Lorsque la version prfre d'un document n'est pas la version la plus rcente, cliquez sur Oui dans le champ Dfinir comme version prfre pour que cette dernire devienne la version prfre. Sinon, cliquez sur Non pour ne pas changer la version prfre. 9. Cliquez sur Appliquer.

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Gestion des versions de document

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Gestion des versions de document


La fonction de contrle de versions de DocuShare vous permet de conserver un historique des versions d'un document. Pour chacune des versions enregistres par DocuShare, vous pouvez afficher le contenu, la date et l'heure d'ajout de la version, ainsi que l'utilisateur qui a fait l'ajout et tout commentaire sur la version, le cas chant. Vous pouvez galement afficher et modifier les proprits et les droits d'accs de chaque version et faire circuler de manire individuelle. Par dfaut, DocuShare conserve quatre versions d'un document. Vous pouvez changer la valeur par dfaut en modifiant la proprit Nb. maximum de versions du document. Voir la rubrique Affichage et modification des proprits de document, page 415.

Affichage des versions de document


Pour afficher l'historique des versions d'un document, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez le document dont vous voulez afficher l'historique des versions. 2. Cliquez sur l'icne Proprit de ce document. La page Afficher les proprits s'ouvre. 3. Cliquez sur le lien Historique des versions. La page prsente toutes les versions enregistres du document. 4. Pour afficher une version particulire du document, cliquez sur son type ou son numro de version. 5. Pour revenir la page Historique des versions, procdez de l'une des faons suivantes : Si le document s'est ouvert dans une fentre distincte, slectionnez Quitter dans le menu Fichier. Si le document s'est ouvert dans la fentre mme du navigateur, cliquez sur le bouton Prcdent du navigateur.

Changement de la version prfre


Par dfaut, la version prfre d'un document est la version la plus rcente. Lorsqu'il existe plus d'une version d'un document, vous pouvez changer la version prfre, Ceci est la version du document qui s'ouvre quand les utilisateurs affichent, modifient et font circuler le document. Les utilisateurs peuvent toutefois faire circuler une version particulire d'un document partir de la page Historique des versions du document. DocuShare enregistre toujours la version prfre, peu importe le nombre spcifi dans Nb maximum de versions. Suivez les tapes ci-dessous pour changer la version prfre d'un document : 1. Affichez la page Historique des versions du document. 2. Cliquez sur Changer la version prfre. Des boutons d'option apparaissent cot de chaque version, ainsi que l'option Utiliser la version la plus rcente.

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Documents DocuShare 3. Prenez l'une des actions suivantes :

Gestion des versions de document

Pour slectionner une des versions existantes comme version prfre, cliquez sur le bouton d'option cot de cette version. Pour que la version prfre soit toujours la dernire version d'un document, cliquez sur le bouton d'option Utiliser la version la plus rcente.

4. Cliquez sur Appliquer.

Affichage des rendus d'une version


Chaque version d'un document peut tre constitue de plusieurs rendus. Un rendu est un format d'affichage de la version, tel que Microsoft Word, Adobe PDF, ou HTML, et peut tre constitu de fichiers de contenu. Par exemple, un rendu HTML d'une version de document particulire comprendrait le fichier HTML mme et plusieurs fichiers image si le rendu contient des graphiques. Pour afficher les rendus d'une version, suivez les tapes ci-dessous : 1. Affichez la page Historique des versions du document. 2. Pour afficher les rendus, cliquez sur Afficher les rendus. Les rendus de version apparaissent, ainsi que les fichiers de contenu le cas chant. 3. Vous pouvez cliquer sur un rendu ou un fichier de contenu pour l'afficher. 4. Cliquez sur Masquer les rendus pour ne pas afficher les rendus.

Affichage et modification des proprits d'une version


Si vous tes connect et disposez de droits d'accs Lecteur une version, vous pouvez afficher ses proprits. Vous pouvez changer les proprits d'une version si vous en tes le propritaire ou un utilisateur connect y ayant accs en tant que Rdacteur. Pour afficher et modifier les proprits d'une version, suivez les tapes ci-dessous : 1. Affichez la page Historique des versions du document. 2. Cliquez sur l'icne Proprits de la version du document. La page Afficher les proprits s'ouvre. 3. Cliquez sur le lien Modifier. 4. Apportez les modifications dsires. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit. 5. Cliquez sur Appliquer. Pour savoir comment changer les droits d'accs d'une version, voir Droits d'accs.

Guide d'utilisation

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Verrouillage et dverrouillage d'un document

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Verrouillage et dverrouillage d'un document


Vous pouvez verrouiller un document pour empcher les autres utilisateurs de le modifier. Pour verrouiller un document, vous devez tre connect et tre le propritaire ou un utilisateur disposant de droits d'accs Rdacteur au document. Pour permettre aux autres utilisateurs de modifier un document verrouill, vous devez le dverrouiller. Pour dverrouiller un document, vous devez tre connect et tre le propritaire ou un utilisateur disposant de droits d'accs Rdacteur au document. Un document est verrouill lorsqu'une icne de verrou apparat gauche du titre du document. Pour verrouiller un document, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez le document que vous voulez verrouiller. 2. Dans le menu du document Plus d'actions, slectionnez Verrouiller. Une icne de verrou apparat gauche du titre du document. Les utilisateurs peuvent afficher le document mais pas le modifier. Pour dverrouiller un document verrouill, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez le document que vous voulez dverrouiller. 2. Dans le menu du document Plus d'actions, slectionnez Dverrouiller. L'icne de verrou n'apparat plus gauche du titre. Les utilisateurs peuvent maintenant modifier le document.

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Exportation d'un document

Exportation d'un document


DocuShare CPX seulement

Votre administrateur peut configurer des emplacements sur des serveurs externes vers lesquels vous pouvez exporter des documents. Vous pouvez exporter un ou plusieurs documents la fois. Pour exporter un document : 1. Reprez le document que vous voulez exporter. 2. Cliquez sur la case cocher ct du titre du document. 3. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez l'option Exporter le document. La page Confirmer l'exportation de document apparat. 4. Dans le champ Emplacement, slectionnez l'emplacement externe voulu pour le document. 5. Cliquez sur le bouton Confirmer.

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Ajout de commentaires un document

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Ajout de commentaires un document


Vous pouvez publier des commentaires sur un document afin d'y joindre une note informelle s'y rapportant. Par exemple, lorsque vous participez la coproduction d'un document, vous pouvez ajouter des commentaires utiles l'intention des autres auteurs. Tout utilisateur connect qui dispose de droits d'accs Lecteur un document peut publier des commentaires sur celui-ci. Pour publier un commentaire sur un document : 1. Reprez le document en question. 2. Cliquez sur l'icne Commentaires du document. 3. Si le document comporte dj des commentaires, cliquez sur le lien Ajouter un commentaire. La page Ajouter des commentaires apparat. 4. Dans le champ Titre, entrez un titre pour le commentaire. 5. Dans le champ Description, entrez votre texte. 6. Cliquez sur Appliquer. Vous pouvez afficher les commentaires publis pour un document en cliquant sur l'icne Commentaires. Pour modifier un commentaire, cliquez sur l'icne Modifier du commentaire.

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Affichage et modification des proprits de document

Affichage et modification des proprits de document


Si vous tes connect et disposez de droits d'accs Lecteur un document, vous pouvez afficher ses proprits. Vous pouvez modifier les proprits d'un document si vous en tes le propritaire ou un utilisateur connect dot des droits d'accs Rdacteur. Pour afficher et modifier les proprits d'un document, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez le document dont vous voulez afficher et modifier les proprits. 2. Cliquez sur l'icne Proprit de ce document. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Modifier. 4. Apportez les modifications dsires. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit.

Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 5. Cliquez sur Appliquer.

Affichage de l'historique des modifications


DocuShare CPX seulement DocuShare conserve une trace de toutes les oprations effectues sur les objets du site, offrant ainsi une piste de vrification des modifications. Vous pouvez afficher les modifications apportes tout objet pour lequel vous disposez de droits d'accs Lecteur. Pour afficher l'historique des modifications : 1. Reprez le document dont vous voulez afficher l'historique des modifications. 2. Cliquez sur l'icne Proprits du document. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Historique des modifications. 4. Dans le menu Modifier, slectionnez le type de modification afficher. 5. Prenez l'une des actions suivantes : Entrez une partie d'un nom dans le champ Rechercher un utilisateur, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Cliquez sur Afficher tout, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Slectionnez Tous dans le menu Slectionner l'utilisateur.

6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements de modification afficher. 7. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 8. Cliquez sur Aller. L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.

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Changement de l'emplacement d'un document

Documents DocuShare

Changement de l'emplacement d'un document


Vous pouvez dplacer un document vers un autre contenant ou le faire apparatre dans plusieurs contenants de votre site. Le fait de dplacer un document vous vite de le supprimer, puis de l'envoyer de nouveau. Bien qu'un document puisse apparatre dans plusieurs contenants, il n'en existe vritablement qu'une seule copie dans DocuShare, ce qui permet d'conomiser de l'espace sur votre site. Pour changer l'emplacement d'un document, vous devez tre connect et disposer de droits d'accs Lecteur pour le document et Rdacteur pour le nouveau contenant.

Remarque : Pour dplacer le document, vous pouvez galement utiliser les commandes Copier, Couper et Coller du menu Modifier la slection. Voir la rubrique Modification de plusieurs objets dans une collection, page 38. Suivez les tapes ci-dessous pour changer l'emplacement d'un document : 1. Reprez le document que vous voulez dplacer. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur la case cocher ct du titre du document. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Changer d'emplacement. Dans la page Confirmer le changement d'emplacement, cliquez sur Confirmer. Cliquez sur l'icne Proprits droite du titre du document. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Emplacements.

La page Changer d'emplacement apparat. 3. Dans le champ Trier par, slectionnez Titre pour afficher les contenants possibles en ordre alphabtique ou Identificateur pour les afficher en ordre numrique. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver des contenants particuliers, entrez une partie quelconque du titre d'un contenant dans le champ Rechercher puis cliquez sur Aller. Pour afficher tous les contenants, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos contenants prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.

5. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous dsirez que le document apparaisse puis cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 6. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous ne souhaitez pas que le document apparaisse et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).

Remarque : Assurez-vous qu'il y a au moins un contenant dans le champ Emplacements slectionns. Sinon, le document deviendrait orphelin, ce qui signifie qu'il ne figurerait dans aucun contenant. 7. Cliquez sur Mettre jour les emplacements.

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Guide d'utilisation

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Suppression d'un document

Suppression d'un document


Vous pouvez supprimer un document si vous en tes le propritaire ou un utilisateur connect y ayant accs en tant que Gestionnaire. Le document supprim est envoy dans votre corbeille personnelle dans Mon DocuShare. Vous pouvez restaurer un objet de votre corbeille personnelle ' votre administrateur ne l'a pas supprim de la corbeille gnrale du site. Voir la rubrique Mon DocuShare pour obtenir plus d'information. Pour supprimer un document, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez le document que vous voulez supprimer. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur la case cocher ct du titre du document. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Supprimer. Dans le menu du document Plus d'actions, slectionnez Supprimer.

La page Confirmation de suppression apparat.

Remarque : Si un signe moins apparat dans la case qui prcde le document, cela signifie que vous ne disposez pas des droits Gestionnaire pour cet objet et que vous ne pouvez pas supprimer le document. 3. Cliquez sur Supprimer pour supprimer le document de votre site.

Guide d'utilisation

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Suppression d'un document

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Guide d'utilisation

Droits d'accs
propos des droits d'accs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Affichage des droits d'accs un objet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Changement des droits d'accs un objet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Changement du propritaire d'un objet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Application des droits d'accs un objet dans un contenant. . . . . . . . . . . . . . 56 Application des droits d'accs un document et ses versions . . . . . . . . . . . 57

Guide d'utilisation

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propos des droits d'accs

Droits d'accs

propos des droits d'accs


Un ensemble de droits d'accs, que l'on appelle liste d'accs, est associ chaque objet DocuShare. Les droits d'accs dterminent si un ensemble dfini d'utilisateurs et de groupes est autoris afficher, supprimer ou modifier un objet DocuShare. Le propritaire de l'objet ou tout utilisateur ayant les droits de Gestionnaire pour un objet peut accorder et modifier des droits d'accs. En tant que propritaire des objets DocuShare que vous ajoutez votre site, vous pouvez contrler le type d'accs dont les utilisateurs et les groupes disposent pour ces objets. Lorsque vous ajoutez un objet un contenant, vous dfinissez les droits d'accs initiaux l'objet. Vous pouvez en tout temps changer les utilisateurs et les groupes qui ont accs l'objet ainsi que le type d'accs dont dispose chaque utilisateur ou groupe. DocuShare permet d'attribuer les droits d'accs suivants aux utilisateurs et aux groupes : Lecteur : permet l'utilisateur ou au groupe de lire le contenu de l'objet et d'en afficher les proprits et les droits d'accs. Rdacteur : permet l'utilisateur ou au groupe de modifier les proprits de l'objet et d'ajouter de nouveaux objets, y compris de nouvelles versions de documents existants. Gestionnaire : permet l'utilisateur ou au groupe de supprimer l'objet et d'en changer les droits d'accs et le propritaire.

Vous pouvez galement contrler qui peut voir un objet dans la liste des rsultats de recherche. Par dfaut, des icnes de cl de diffrentes couleurs apparaissent ct des objets pour indiquer la porte des droits d'accs qui y sont associs. (DocuShare CPX seulement) Tableau 51 : Icnes de droits d'accs Icne de droits d'accs et description Cl verte L'objet est accessible tous les utilisateurs, tous les groupes, ainsi qu' l'administrateur du site. Cl jaune L'objet est accessible tous les groupes, ainsi qu' l'administrateur du site. Cl rouge L'objet n'est accessible qu' l'administrateur du site.

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Guide d'utilisation

Droits d'accs

Affichage des droits d'accs un objet

Affichage des droits d'accs un objet


Si vous disposez de droits d'accs Lecteur un objet, vous pouvez afficher les droits d'accs cet objet. Pour afficher les droits d'accs un objet, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez l'objet dont vous voulez afficher les droits. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Dans le menu Plus d'actions de l'objet, slectionnez Droits d'accs. Si elle est visible, cliquez sur l'icne de cl qui apparat droite du titre de l'objet. (DocuShare CPX seulement)

La page Droits d'accs affiche les utilisateurs et les groupes faisant partie de la liste d'accs, ainsi que les droits d'accs attribus chaque compte.

Guide d'utilisation

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Changement des droits d'accs un objet

Droits d'accs

Changement des droits d'accs un objet


Vous pouvez modifier les droits d'accs un objet si vous en tes le propritaire ou un utilisateur y ayant accs en tant que Gestionnaire et que vous tes connect. Pour modifier les droits d'accs un objet, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez l'objet dont vous voulez modifier les droits. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Dans le menu Plus d'actions de l'objet, slectionnez Droits d'accs. Si elle est visible, cliquez sur l'icne de cl qui apparat droite du titre de l'objet. (DocuShare CPX seulement)

La page Droits d'accs pour l'objet apparat. 3. Pour rechercher les lments disponibles pour, procdez de l'une des faons suivantes : Cliquez sur N'importe qui pour permettre tout visiteur et utilisateur d'afficher l'objet dans la liste des rsultats d'une recherche. Cliquez sur Liste d'accs uniquement pour permettre uniquement aux utilisateurs des comptes figurant dans la liste d'accs de l'objet et ayant au moins les droits d'accs Lecteur d'afficher cet objet dans la liste des rsultats d'une recherche.

4. Pour modifier la liste des utilisateurs et des groupes ayant accs l'objet, cliquez sur le bouton Changer la liste d'accs. La page Changer la liste d'accs apparat. 5. Dans le champ Afficher, slectionnez le type de compte que vous dsirez afficher dans le champ Utilisateurs/groupe possibles. 6. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte particulier, entrez une partie du prnom, du nom, du nom d'utilisateur ou du titre de groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos comptes prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.

7. Dans le champ Utilisateurs/groupes possibles, slectionnez les comptes ajouter la liste d'accs et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 8. Dans le champ Utilisateurs/groupes slectionns, slectionnez les comptes que vous dsirez retirer de la liste d'accs et cliquez sur le bouton Retirer. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 9. Cliquez sur Mettre jour la liste d'accs. La page Droits d'accs apparat et affiche la nouvelle liste d'accs. 10. Cochez les cases correspondant aux droits que vous dsirez accorder chacun des utilisateurs et des groupes affichs dans la liste d'accs. 11. Cliquez sur Appliquer.

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Guide d'utilisation

Droits d'accs

Changement du propritaire d'un objet

Changement du propritaire d'un objet


Le propritaire par dfaut d'un objet est l'utilisateur qui l'a cr. Vous pouvez changer le propritaire d'un objet si vous en tes le propritaire ou un utilisateur connect y ayant accs en tant que Gestionnaire.

Remarque : Lorsque vous changez le propritaire d'un contenant, seul le propritaire de cet objet est chang; les autres propritaires des objets du contenant ne sont pas touchs. Pour changer le propritaire d'un objet, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez l'objet dont vous voulez changer le propritaire. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur la case cocher gauche du titre de l'objet. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Changer de propritaire. Dans la page de confirmation, cliquez sur Confirmer. Dans le menu Plus d'actions de l'objet, slectionnez Droits d'accs. Dans la page Droits d'accs, cliquez sur le bouton Changer de propritaire. Si elle est visible, cliquez sur l'icne de cl qui apparat droite du titre de l'objet. Dans la page Droits d'accs, cliquez sur le bouton Changer de propritaire. (DocuShare CPX seulement)

La page Changer de propritaire apparat. 3. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte particulier, entrez une partie du prnom, du nom, du nom d'utilisateur ou du titre de groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes d'utilisateur, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos comptes prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.

4. Slectionnez un nom d'utilisateur dans le champ Nouveau propritaire. 5. Cliquez sur Mettre jour le propritaire. La page des droits d'accs de l'objet apparat, affichant le nom du nouveau propritaire au dbut de la liste d'accs. Le nouveau propritaire possde les droits d'accs Gestionnaire, Rdacteur et Lecteur. Le nom du propritaire prcdent demeure dans la liste d'accs.

Guide d'utilisation

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Application des droits d'accs un objet dans un contenant

Droits d'accs

Application des droits d'accs un objet dans un contenant


Lorsque vous changez les droits d'accs un contenant qui renferme des objets, vous pouvez choisir la faon d'appliquer les droits d'accs du contenant son contenu. Ainsi, vous pouvez appliquer au contenant ou au contenant et son contenu tous les droits d'accs ou uniquement des droits d'accs modifis. Vous pouvez modifier les droits d'accs un contenant si vous en tes le propritaire ou un utilisateur connect y ayant accs en tant que Gestionnaire. Pour appliquer les droits d'accs un contenant aux objets qu'il contient, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez le contenant dont vous voulez changer les droits. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Dans le menu Plus d'actions du contenant, slectionnez Droits d'accs. Si elle est visible, cliquez sur l'icne de cl qui apparat droite du titre du contenant. (DocuShare CPX seulement)

La page Droits d'accs pour le contenant apparat. 3. Apportez les modifications dsires la liste d'accs. 4. Dans la zone Options, slectionnez une des options suivantes : Appliquer tous les droits d'accs attribue tous les doits d'accs. Appliquer uniquement les changements attribue uniquement les droits d'accs modifis. Ce contenant uniquement applique les droits d'accs au contenant uniquement. Les droits d'accs aux objets du contenant demeurent inchangs. Ce contenant et ses objets, y compris ceux qui apparaissent dans d'autres contenants applique les droits d'accs au contenant et aux objets qu'il contient. Les droits d'accs des objets identiques apparaissant dans d'autres contenants sont galement modifis. Ce contenant et ses objets, l'exception de ceux qui apparaissent dans d'autres contenants applique les droits d'accs au contenant et aux objets qu'il contient. Les droits d'accs des objets identiques apparaissant dans d'autres contenants ne sont pas modifis.

5. Slectionnez une des options suivantes :

6. Cliquez sur Appliquer.

Remarque : Lorsque vous appliquez les droits d'accs un contenant et ses objets, la modification est effectue en arrire-plan. Vous pouvez vrifier l'tat du travail en arrire-plan dans la barre d'information affiche en haut de la page Droits d'accs. Pour afficher plus de dtails sur le travail, et pour le supprimer de la file d'attente au besoin, cliquez sur le numro d'ID du travail figurant dans la barre d'information. Vous pouvez galement accder vos travaux en arrire-plan partir de Mon DocuShare.

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Guide d'utilisation

Droits d'accs

Application des droits d'accs un document et ses versions

Application des droits d'accs un document et ses versions


Comme chaque version d'un document possde sa propre liste d'accs, vous pouvez choisir la faon d'appliquer les changements aux versions du document lorsque vous changez les droits d'accs de ce dernier. Vous pouvez modifier les droits d'accs un document si vous en tes le propritaire ou un utilisateur connect y ayant accs en tant que Gestionnaire. Pour appliquer aux versions d'un document les droits d'accs de ce dernier, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez le document dont vous voulez modifier les droits. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Dans le menu Plus d'actions du document, slectionnez Droits d'accs. Si elle est visible, cliquez sur l'icne de cl qui apparat droite du titre du document. (DocuShare CPX seulement)

La page Droits d'accs pour le document apparat. 3. Apportez les modifications dsires la liste d'accs. 4. En ce qui concerne Appliquer tous les droits d'accs , slectionnez une des options suivantes : Ce document et ses versions attribue au document et toutes ses versions les droits d'accs modifis. Ce document seulement attribue les droits d'accs modifis au document seulement. Le document et ses versions auront alors des droits d'accs diffrents.

5. Cliquez sur Appliquer.

Guide d'utilisation

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Application des droits d'accs un document et ses versions

Droits d'accs

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Guide d'utilisation

Agendas DocuShare
propos des agendas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Ajout d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Changement de la vue dans un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Affichage et modification des proprits d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Changement de l'emplacement d'un agenda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Suppression d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Ajout d'un vnement un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Affichage et modification des proprits d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610 Changement de l'emplacement d'un vnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .611 Suppression d'un vnement l'agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 612

Guide d'utilisation

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propos des agendas

Agendas DocuShare

propos des agendas


Vous pouvez ajouter un agenda votre site afin d'effectuer le suivi de vos rendez-vous, runions et autres activits. Si un groupe de vos collgues et vous tes chargs d'un projet, vous pouvez mettre en commun un agenda pour grer les tches et les chanciers. Les entres que vous faites dans un agenda s'appellent des vnements. Un vnement peut durer toute une journe ou pendant une priode de temps spcifie. En outre, un vnement peut se produire une seule fois ou se rpter, par exemple une runion hebdomadaire ou un cours. Vous pouvez afficher un calendrier dans l'une des vues suivantes : Vue d'un mois Affiche un mois entier avec la journe courante en vidence. partir de la vue d'un mois, vous pouvez cliquer sur un lien pour aller au mois suivant ou au mois prcdent. Vous pouvez galement afficher des agendas pour les annes prcdentes ou venir. L'heure de dbut et le titre de chaque vnement l'agenda sont indiqus la date de l'vnement. Vue d'un mois Affiche un mois entier avec la journe courante en vidence. partir de la vue d'un mois, vous pouvez cliquer sur un lien pour aller au mois suivant ou au mois prcdent. Vous pouvez galement afficher des agendas pour les annes prcdentes ou venir. La dure, le titre et le propritaire de chaque vnement sont indiqus la date de l'vnement. Vue d'un jour Affiche la journe courante. partir de la vue du jour, vous pouvez cliquer sur un lien pour aller au jour suivant ou au jour prcdent. Vous pouvez galement afficher une journe d'un autre mois ou d'une autre anne. La vue d'un jour indique la dure, le titre et le propritaire de chaque vnement de ce jour.

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Guide d'utilisation

Agendas DocuShare

Ajout d'un agenda

Ajout d'un agenda


Vous pouvez ajouter un agenda une collection ou un espace de travail (DocuShare CPX seulement) si vous tes connect et disposez de droits d'accs Rdacteur au contenant. Pour ajouter un agenda, suivez les tapes ci-dessous : 1. Naviguez jusqu'au contenant dans lequel vous dsirez ajouter un agenda et ouvrez-le. 2. Dans le menu Ajouter, slectionnez Agenda. La page Ajouter un agenda apparat. 3. Dans le champ Titre, entrez un nom pour dsigner l'agenda. Le titre doit tre court, mais descriptif; il peut contenir des espaces et des signes de ponctuation. 4. Entrez toute information facultative supplmentaire. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit.

Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 5. Cliquez sur Appliquer. L'agenda est ajout au contenant. Pour savoir comment changer les droits d'accs un agenda, voir Droits d'accs.

Guide d'utilisation

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Changement de la vue dans un agenda

Agendas DocuShare

Changement de la vue dans un agenda


Lorsque vous examinez un agenda, vous pouvez choisir parmi trois vues possibles. Pour changer la vue de l'agenda, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez l'agenda. 2. Dans le menu Affichage, slectionnez Vue d'un mois, Vue d'une semaine ou Vue d'un jour.

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Guide d'utilisation

Agendas DocuShare

Affichage et modification des proprits d'un agenda

Affichage et modification des proprits d'un agenda


Si vous tes connect et disposez de droits d'accs Lecteur un calendrier, vous pouvez afficher ses proprits. Vous pouvez modifier les proprits d'un calendrier si vous en tes le propritaire ou un utilisateur y ayant accs en tant que Rdacteur et si vous tes connect. Pour afficher et modifier les proprits d'un agenda, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez l'agenda dont vous voulez afficher et modifier les proprits. 2. Cliquez sur l'icne Proprits de l'agenda. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Modifier. 4. Apportez les modifications dsires. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit.

Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 5. Cliquez sur Appliquer.

Affichage de l'historique des modifications


DocuShare CPX seulement

DocuShare conserve une trace de toutes les oprations effectues sur les objets du site, offrant ainsi une piste de vrification des modifications. Vous pouvez afficher les modifications apportes tout objet pour lequel vous disposez de droits d'accs Lecteur. Pour afficher l'historique des modifications : 1. Reprez l'agenda dont vous voulez afficher l'historique des modifications. 2. Cliquez sur l'icne Proprits de l'agenda. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Historique des modifications. 4. Dans le menu Modifier, slectionnez le type de modification afficher. 5. Procdez ensuite de l'une des faons suivantes : Entrez une partie d'un nom dans le champ Rechercher un utilisateur, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Cliquez sur Afficher tout, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Slectionnez Tous dans le menu Slectionner l'utilisateur.

Guide d'utilisation

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Affichage et modification des proprits d'un agenda

Agendas DocuShare

6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements de modification afficher. 7. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 8. Cliquez sur Aller. L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.

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Guide d'utilisation

Agendas DocuShare

Changement de l'emplacement d'un agenda

Changement de l'emplacement d'un agenda


Vous pouvez dplacer un agenda dans un autre contenant ou le faire apparatre dans plusieurs contenants de votre site. Bien qu'un agenda puisse apparatre dans plusieurs contenants, il n'en existe vritablement qu'une seule copie dans DocuShare, ce qui permet d'conomiser de l'espace sur votre site. Pour changer l'emplacement d'un agenda, vous devez tre connect et avoir accs l'agenda et au nouveau contenant en tant que Rdacteur.

Remarque : Pour dplacer l'agenda, vous pouvez galement utiliser les commandes Copier, Couper et Coller du menu Modifier la slection. Voir Modification de plusieurs objets dans une collection, page 38. Suivez les tapes ci-dessous pour changer l'emplacement d'un agenda : 1. Reprez l'agenda dont vous voulez modifier l'emplacement. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur la case cocher ct du titre de l'agenda. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Changer d'emplacement. Dans la page Confirmer le changement d'emplacement, cliquez sur Confirmer. Cliquez sur l'icne Proprits droite du titre de l'agenda. Dans la page Proprits de l'agenda, cliquez sur le lien Emplacements.

La page Changer d'emplacement apparat. 3. Dans le champ Trier par, slectionnez Titre pour afficher les contenants possibles en ordre alphabtique ou Identificateur pour les afficher en ordre numrique. 4. Procdez ensuite de l'une des faons suivantes : Pour rechercher des contenants particuliers, entrez une quelconque partie du titre d'un contenant dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les contenants, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos contenants prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.

5. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous dsirez que l'agenda apparaisse et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 6. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez les contenants dans lesquels vous ne souhaitez pas que l'agenda apparaisse et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).

Remarque : Assurez-vous qu'il y a au moins un contenant dans le champ Emplacements slectionns. Sinon l'agenda deviendrait orphelin, ce qui signifie qu'il ne figurerait dans aucun contenant. 7. Cliquez sur Mettre jour les emplacements.

Guide d'utilisation

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Suppression d'un agenda

Agendas DocuShare

Suppression d'un agenda


Vous pouvez supprimer un agenda si vous en tes le propritaire ou un utilisateur connect y ayant accs en tant que Gestionnaire. Lorsque vous supprimez un agenda, tous les vnements qu'il contient sont aussi supprims. L'agenda supprim est envoy dans votre corbeille personnelle dans Mon DocuShare. Vous pouvez restaurer un objet de votre corbeille personnelle ' votre administrateur ne l'a pas supprim de la corbeille gnrale du site. Voir la rubrique Mon DocuShare pour obtenir plus d'information. Pour supprimer un agenda, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez l'agenda que vous dsirez supprimer. 2. Procdez ensuite de l'une des faons suivantes : Cliquez sur la case cocher ct du titre de l'agenda. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Supprimer. Dans le menu Plus d'actions de l'agenda, slectionnez Supprimer.

La page Confirmation de suppression apparat.

Remarque : Si un signe moins apparat dans la case qui prcde l'agenda, cela signifie que vous ne disposez pas des droits Gestionnaire pour cet objet et que vous ne pouvez pas supprimer l'agenda. 3. Cliquez sur Supprimer pour supprimer l'agenda de votre site.

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Guide d'utilisation

Agendas DocuShare

Ajout d'un vnement un agenda

Ajout d'un vnement un agenda


Vous pouvez ajouter un vnement dans un agenda si vous tes connect et si vous avez accs l'agenda en tant que Rdacteur. Vous pouvez dfinir l'vnement afin qu'il se produise de manire rgulire, par exemple tous les lundis ou aux deux semaines. Pour ajouter un vnement un agenda, suivez les tapes ci-dessous : 1. Ouvrez l'agenda dans lequel vous dsirez ajouter l'vnement. 2. Procdez ensuite de l'une des faons suivantes : Cliquez sur l'icne Ajouter un vnement correspondant la date laquelle vous voulez ajouter l'vnement. Dans le menu Ajouter, slectionnez vnement.

Remarque : Si votre administrateur a cr un vnement personnalis, celui-ci apparat dans le menu Ajouter. 3. Dans le champ Titre, entrez un nom pour dsigner l'agenda. 4. Si l'vnement se produit de faon rgulire, slectionnez la frquence de rptition (Rpter) et le nombre d'occurrences. 5. Entrez toute information facultative supplmentaire. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit.

Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 6. Cliquez sur Appliquer. L'vnement est ajout l'agenda. 7. Vous pouvez cliquer sur le nom de l'vnement afin d'ouvrir ce dernier. Pour savoir comment changer les droits d'accs un vnement, voir Droits d'accs.

Guide d'utilisation

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Affichage et modification des proprits d'un agenda

Agendas DocuShare

Affichage et modification des proprits d'un agenda


Vous pouvez afficher et modifier les proprits d'un vnement telles que le titre ou l'heure. Si l'vnement se rpte, la modification est applique chacune des rptitions. Pour modifier les proprits, vous devez tre propritaire de l'vnement ou un utilisateur connect y ayant accs en tant que Rdacteur. Suivez les tapes ci-dessous pour afficher et modifier les proprits d'un vnement l'agenda : 1. Allez l'agenda contenant l'vnement afficher et modifier et ouvrez-le. 2. Cliquez sur le titre de l'vnement. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Modifier. 4. Apportez les modifications dsires. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit. 5. Cliquez sur Appliquer.

Affichage de l'historique des modifications


DocuShare CPX seulement DocuShare conserve une trace de toutes les oprations effectues sur les objets du site, offrant ainsi une piste de vrification des modifications. Vous pouvez afficher les modifications apportes tout objet pour lequel vous disposez de droits d'accs Lecteur. Pour afficher l'historique des modifications : 1. Reprez l'vnement d'agenda dont vous voulez afficher l'historique des modifications. 2. Cliquez sur l'icne Proprits de l'vnement. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Historique des modifications. 4. Dans le menu Modifier, slectionnez le type de modification afficher. 5. Procdez ensuite de l'une des faons suivantes : Entrez une partie d'un nom dans le champ Rechercher un utilisateur, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Cliquez sur Afficher tout, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Slectionnez Tous dans le menu Slectionner l'utilisateur.

6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements de modification afficher. 7. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 8. Cliquez sur Aller. L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.

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Guide d'utilisation

Agendas DocuShare

Changement de l'emplacement d'un vnement

Changement de l'emplacement d'un vnement


Vous pouvez dplacer un vnement un autre agenda ou le faire apparatre dans plusieurs agendas. Pour dplacer un vnement, vous devez tre connect et avoir accs l'vnement et au nouvel agenda en tant que Rdacteur. Bien qu'un vnement puisse apparatre dans plusieurs agendas, il n'en existe vritablement qu'une seule copie dans DocuShare, ce qui permet d'conomiser de l'espace sur votre site. Pour changer l'emplacement d'un vnement, suivez les tapes ci-dessous : 1. Ouvrez l'agenda contenant l'vnement dplacer. 2. Cliquez sur le titre de l'vnement. La page Afficher les proprits apparat. 3. Cliquez sur le lien Emplacements. La page Emplacement affiche le ou les emplacements actuels de l'vnement. 4. Dans le champ Trier par, slectionnez Titre pour afficher les emplacements possibles en ordre alphabtique ou Identificateur pour les afficher en ordre numrique. 5. Procdez ensuite de l'une des faons suivantes : Pour rechercher des agendas particuliers, entrez une partie quelconque du titre de l'agenda dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les agendas, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos agendas favoris, cliquez sur Afficher les favoris.

6. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez le ou les agendas dans lesquels vous dsirez que l'vnement apparaisse et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs agendas, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 7. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez les agendas dans lesquels vous ne souhaitez pas que l'vnement apparaisse et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs agendas, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).

Remarque : Assurez-vous qu'il y a au moins un agenda dans le champ Emplacements slectionns, sinon l'vnement deviendrait orphelin, ce qui signifie qu'il ne figurerait dans aucune collection. 8. Cliquez sur Mettre jour les emplacements.

Guide d'utilisation

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Suppression d'un vnement l'agenda

Agendas DocuShare

Suppression d'un vnement l'agenda


Vous pouvez supprimer un vnement si vous en tes le propritaire ou un utilisateur connect y ayant accs en tant que Gestionnaire. Cependant, si l'vnement fait partie d'une srie de rptitions, les droits d'accs Rdacteur suffisent pour le supprimer. Pour supprimer un vnement d'un agenda, suivez les tapes ci-dessous : 1. Ouvrez l'agenda contenant l'vnement supprimer. 2. Cliquez sur le titre de l'vnement. La page Afficher les proprits apparat. 3. Cliquez sur l'icne Supprimer de l'vnement. 4. Dans la page Confirmation de suppression, procdez de l'une des faons suivantes : S'il s'agit d'un vnement unique, cliquez sur le bouton Supprimer. Si l'vnement se rpte, cliquez sur le bouton Supprimer toutes les rptitions de cet vnement afin de supprimer toutes les occurrences de l'vnement; cliquez sur le bouton Supprimer uniquement cette occurrence afin de supprimer l'vnement la date slectionne.

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Guide d'utilisation

Espaces de travail DocuShare


propos des espaces de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Ajout d'un espace de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Contrle de l'accs l'espace de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Ajout de contenu l'espace de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Gestion des raccourcis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Utilisation des agendas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 710 Modification des proprits d'un portlet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .711 Affichage et modification des proprits d'un espace de travail . . . . . . . . . . 712 Changement de l'emplacement d'un espace de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . 713 Suppression d'un espace de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 715

Guide d'utilisation

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propos des espaces de travail

Espaces de travail DocuShare

propos des espaces de travail


DocuShare CPX seulement

Un espace de travail fournit une zone partage pour les travaux de collaboration de projet et d'quipe. partir d'une seule page dans DocuShare, vous et les autres membres de l'espace de travail pouvez recueillir et grer du contenu partag, avoir accs des outils de collaboration pour faciliter vos tches et communiquer entre vous. Un espace de travail comprend quatre zones distinctes appeles portlets; chaque portlet est destin un usage diffrent. Portlet de contenu Zone dans laquelle vous ajoutez et grez du contenu partag. Portlet de raccourcis Affiche les objets frquemment utiliss. Portlet d'agendas Affiche une combinaison d'agendas dans un portlet de contenu. Portlet de la composition du groupe Rpertorie les utilisateurs qui sont membres du groupe de l'espace de travail.

Vous pouvez fermer un portlet et le rouvrir en cliquant sur le petit triangle ct du titre du portlet.

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Guide d'utilisation

Espaces de travail DocuShare

Ajout d'un espace de travail

Ajout d'un espace de travail


Vous pouvez ajouter un espace de travail un autre espace de travail pour lequel vous disposez de droits d'accs Rdacteur, ou en ajouter un dans Mon DocuShare. Pour vous aider crer un espace de travail, DocuShare offre des modles et un assistant. Lorsque vous ajoutez un espace de travail, le systme cr automatiquement une composition de groupe qui vous inclut initialement comme membre. Aprs l'ajout de l'espace de travail, vous pouvez ajouter des membres dans la composition de groupe. Les membres sont rpertoris dans le portlet de la composition du groupe dans la page d'accueil de l'espace de travail.

Remarque : Si vous tes administrateur de site ou de contenu, un lien [ajouter] apparat sur la page d'accueil. Ceci vous donne le droit d'ajouter un espace de travail la page d'accueil de votre site. Pour ajouter un espace de travail, suivez les tapes ci-dessous : 1. Pour ajouter un espace de travail un autre, procdez de l'une des faons suivantes puis allez l'tape 3 : Sur la page d'accueil DocuShare, cliquez sur Plus sous Espaces de travail. Rechercher l'espace de travail auquel vous voulez ajouter un autre espace. Ouvrez cet espace de travail et slectionnez Espace de travail dans le menu Ajouter. Allez Mon DocuShare. Dans le portlet des espaces de travail, recherchez l'espace auquel vous dsirez ajouter un autre espace de travail. Ouvrez cet espace de travail et slectionnez Espace de travail dans le menu Ajouter. Naviguez jusqu' l'espace de travail auquel vous dsirez ajouter un autre espace et ouvrez-le. Dans le portlet de contenu, slectionnez Espace de travail dans le menu Ajouter.

2. Pour ajouter un espace de travail dans Mon DocuShare, procdez de l'une des faons suivantes : Sur la page d'accueil DocuShare, cliquez sur Plus sous Espaces de travail. Cliquez ensuite sur Ajouter un espace de travail. Allez Mon DocuShare. Dans le portlet des espaces de travail, cliquez sur Ajouter un espace de travail.

3. Dans la page Ajout d'un nouvel espace de travail, slectionnez un des modles suivants : Archivage de documents comprend quatre collections espace de travail dans le portlet de contenu. Projet d'quipe comprend une collection espace de travail, un agenda et une collection pour les URL de runion en ligne dans le portlet de contenu.

4. Cliquez sur Suivant. 5. Dans le champ Titre, entrez un nom pour l'espace de travail. 6. Entrez toute information facultative supplmentaire. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit. 7. Cliquez sur Termin. La page d'accueil de l'espace de travail apparat.

Guide d'utilisation

73

Contrle de l'accs l'espace de travail

Espaces de travail DocuShare

Contrle de l'accs l'espace de travail


Pour modifier les utilisateurs et les groupes ayant accs l'espace de travail, il suffit de changer les membres de la composition de groupe de cet espace de travail. Tout utilisateur ou groupe que vous ajoutez obtient des droits d'accs Lecteur et Rdacteur l'espace de travail. Vous pouvez aussi choisir d'attribuer au groupe des droits d'accs Gestionnaire pour l'espace de travail. Outre la liste des membres du groupe, le portlet de la composition du groupe vous permet aussi de voir quels utilisateurs sont connects DocuShare. Dans le portlet, l'icne d'utilisateur ct de son nom indique si cette personne est connecte, l'icne apparaissant en gris quand elle ne l'est pas. Comme tous les autres objets DocuShare, un espace de travail contient une liste d'accs, que vous pouvez utiliser pour attribuer aux utilisateurs et aux groupes des droits d'accs l'espace de travail. Toutefois, les utilisateurs ou groupes que vous ajoutez la liste d'accs ne sont pas rpertoris dans le portlet de la composition de groupe.

Modification des utilisateurs et des groupes dans la composition de groupe


Si vous tes le propritaire de l'espace de travail ou un membre du groupe (et que le groupe dispose de droits d'accs Gestionnaire l'espace de travail), vous pouvez changer les utilisateurs et la composition de ce groupe.

Remarque : Le portlet de la composition de groupe ne rpertorie que les utilisateurs. Donc, chaque membre du groupe est rpertori, mais pas les titres des groupes. Pour modifier les membres dans la composition du groupe, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la page d'accueil de l'espace de travail, procdez de l'une des faons suivantes : Cliquez sur l'en-tte Composition. Cliquez sur l'icne Proprits. Dans la page Proprits, cliquez sur le lien Composition.

La page Composition apparat, affichant le nom des membres actuels. 2. Cliquez sur le lien Changer la composition. 3. Dans le champ Afficher, slectionnez le type de compte que vous dsirez afficher dans le champ Utilisateurs/groupe possibles. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte particulier, entrez une partie du prnom, du nom, du nom d'utilisateur ou du titre de groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos comptes prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.

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Guide d'utilisation

Espaces de travail DocuShare

Contrle de l'accs l'espace de travail

5. Dans le champ Utilisateurs/groupes possibles, slectionnez les comptes ajouter au groupe et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 6. Dans le champ Utilisateurs/groupes slectionns, slectionnez les comptes que vous dsirez retirer du groupe et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 7. Cliquez sur Mettre jour. La page Membres apparat. 8. Pour donner un ou plusieurs membres des droits d'accs Gestionnaire au groupe, cochez la case ct de chaque membre vis, puis cliquez sur Appliquer. Ce droit d'accs permet aux membres de changer les proprits et la composition du groupe. 9. Pour attribuer un accs Gestionnaire au groupe, affichez la page Droits d'accs de l'espace de travail. Cliquez sur la case Gestionnaire, puis sur Appliquer.

Raffectation de la composition du groupe


Au besoin, vous pouvez modifier la composition de groupe associe l'espace de travail en affectant cet espace un groupe diffrent. Vous pouvez raffecter la composition du groupe si vous tes le propritaire de l'espace de travail ou un utilisateur disposant de droits d'accs Gestionnaire cet espace. Pour raffecter la composition du groupe, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la page d'accueil de l'espace de travail, cliquez sur l'icne Proprits. 2. Dans la page Proprits, cliquez sur le lien Droits d'accs. 3. Cliquez sur le bouton Raffecter la composition du groupe. La page Raffectation de la composition du groupe apparat. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un groupe particulier, entrez une partie du titre du groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les groupes, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos groupes favoris, cliquez sur Afficher les favoris.

5. Dans le champ Nouveau groupe de membres, slectionnez le groupe que vous dsirez associer l'espace de travail. 6. Cliquez sur Enregistrer. La composition du groupe prcdente reste dans la liste d'accs de l'espace de travail.

Guide d'utilisation

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Contrle de l'accs l'espace de travail

Espaces de travail DocuShare

Changement des droits d'accs l'espace de travail


La page Droits d'accs vous permet de changer les utilisateurs et les groupes rpertoris dans la liste d'accs de l'espace de travail et d'attribuer des droits d'accs. Les utilisateurs et les groupes de la liste d'accs n'apparaissent pas dans le portlet de la composition de groupe de la page d'accueil de l'espace de travail; seuls apparaissent dans ce portlet les membres composant le groupe li l'espace de travail. Vous pouvez changer les droits d'accs si vous tes le propritaire de l'espace de travail ou un utilisateur disposant de droits d'accs Gestionnaire cet espace. Pour changer les droits d'accs de l'espace de travail, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la page d'accueil de l'espace de travail, slectionnez l'option Droits d'accs du menu Plus d'actions. La page Droits d'accs affiche la liste d'accs de l'espace de travail. 2. Cliquez sur le bouton Changer la liste d'accs. La page Changer la liste d'accs apparat. 3. Dans le champ Afficher, slectionnez le type de compte que vous dsirez afficher dans le champ Utilisateurs/groupe possibles. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte particulier, entrez une partie du prnom, du nom, du nom d'utilisateur ou du titre de groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos comptes prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.

5. Dans le champ Utilisateurs/groupes possibles, slectionnez les comptes ajouter la liste d'accs et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 6. Dans le champ Utilisateurs/groupes slectionns, slectionnez les comptes que vous dsirez retirer de la liste d'accs et cliquez sur le bouton Retirer. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 7. Cliquez sur Mettre jour la liste d'accs. La page Droits d'accs apparat. 8. Pour rechercher les lments disponibles pour, procdez de l'une des faons suivantes : Cliquez sur N'importe qui pour permettre tout visiteur ou utilisateur d'afficher l'espace de travail dans la liste des rsultats d'une recherche. Cliquez sur Liste d'accs uniquement pour ne permettre qu'aux comptes figurant dans la liste d'accs de l'espace de travail d'afficher l'objet dans la liste des rsultats. Appliquer tous les droits d'accs attribue tous les doits d'accs. Appliquer uniquement les changements attribue uniquement les droits d'accs modifis.

9. Dans la zone Options, slectionnez une des options suivantes :

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Guide d'utilisation

Espaces de travail DocuShare 10. Slectionnez une des options suivantes :

Contrle de l'accs l'espace de travail

Ce contenant uniquement applique les droits d'accs au contenant uniquement. Les droits d'accs aux objets du contenant demeurent inchangs. Ce contenant et ses objets, y compris ceux qui figurent dans plusieurs emplacements applique les droits d'accs au contenant et aux objets qu'il contient. Les droits d'accs des objets identiques apparaissant dans d'autres contenants sont galement modifis. Ce contenant et ses objets, sauf ceux qui figurent dans plusieurs emplacements applique les droits d'accs au contenant et aux objets qu'il contient. Les droits d'accs des objets identiques apparaissant dans d'autres contenants ne sont pas modifis.

11. Cliquez sur Appliquer.

Guide d'utilisation

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Ajout de contenu l'espace de travail

Espaces de travail DocuShare

Ajout de contenu l'espace de travail


Vous pouvez ajouter un espace de travail n'importe quel type d'objet, y compris un autre espace de travail. Pour ajouter du contenu, vous devez tre connect et avoir des droits d'accs Rdacteur l'espace de travail. Pour ajouter du contenu l'espace de travail, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans le portlet de contenu, slectionnez dans le menu Ajouter le type d'objet que vous dsirez ajouter. 2. Dans la page Ajouter, entez l'information requise et cliquez sur Appliquer. L'objet apparat dans le portlet de contenu. Pour utiliser les fonctions d'affichage de l'espace de travail, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans le menu Afficher, slectionnez le type d'objet que vous dsirez afficher. 2. Cliquez sur une icne Afficher pour basculer entre l'icne et les affichages de liste.

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Guide d'utilisation

Espaces de travail DocuShare

Gestion des raccourcis

Gestion des raccourcis


Pour accder facilement, partir d'un espace de travail, aux objets que vous utilisez souvent, vous pouvez leur ajouter des raccourcis. Tout objet que vous ajoutez comme raccourci est un lien l'objet original et non une copie. Si l'objet original est supprim, le lien n'apparatra plus comme raccourci. Pour ajouter un raccourci l'espace de travail, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez l'objet que vous dsirez ajouter comme raccourci. 2. Cliquez sur la case cocher ct du titre de l'objet. 3. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez l'option Copier les raccourcis. 4. Sur la page Confirmer la copie des raccourcis, cliquez sur Confirmer. 5. Ouvrez l'espace de travail auquel vous dsirez ajouter un raccourci. 6. Dans le portlet des raccourcis, cliquez sur l'icne Coller les raccourcis. 7. Dans la page Confirmer le collage du raccourci, cliquez sur Confirmer. L'objet que vous avez ajout apparat dans le portlet des raccourcis. Utilisez le menu Afficher pour afficher un type d'objet, comme des documents. Les icnes Afficher vous permettent de basculer entre l'icne et les affichages de liste. Pour supprimer un raccourci dans un espace de travail, suivez les tapes ci-dessous : 1. Allez l'espace de travail contenant le raccourci supprimer et ouvrez-le. 2. Dans le portlet des raccourcis, cliquez sur l'icne Affichage de la liste pour afficher les raccourcis rpertoris dans une liste. 3. Cliquez sur l'icne Supprimer le raccourci qui apparat ct de l'objet vis. 4. Dans la page Confirmer la suppression de raccourcis, cliquez sur Confirmer. L'objet n'apparat plus dans les raccourcis, mais il existe toujours son emplacement d'origine.

Guide d'utilisation

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Utilisation des agendas

Espaces de travail DocuShare

Utilisation des agendas


Le portlet des agendas affiche tous les agendas du portlet de contenu. Ceci vous permet ainsi qu'aux autres membres de l'espace de travail d'accder rapidement chaque agenda ainsi que de voir les vnements inscrits dans tous les agendas. Pour utiliser le portlet des agendas, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans le menu Afficher, slectionnez l'agenda que vous dsirez voir, ou slectionnez l'option Tous les agendas pour les voir tous. 2. Utilisez les icnes Afficher pour basculer entre la vue d'un jour et la vue d'une semaine.

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Guide d'utilisation

Espaces de travail DocuShare

Modification des proprits d'un portlet

Modification des proprits d'un portlet


Chaque portlet possde des proprits par dfaut que vous pouvez modifier. Par exemple, vous pouvez rgler l'affichage par dfaut Affichage de la liste pour afficher les objets dans une liste de style collection. Pour modifier les proprits d'un portlet, suivez les tapes ci-dessous : 1. Cliquez sur le bouton Modifier du portlet. 2. Selon les proprits que vous voulez modifier, procdez de l'une des faons suivantes : a. Dans le champ Taille de page, entrez le nombre d'objets afficher dans chaque page. b. Dans le champ Ordre de tri, entrez l'ordre dans lequel afficher les objets. c. Dans le champ Type d'affichage, entrez le type d'affichage utilis pour afficher les objets.

Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit. 3. Cliquez sur Appliquer.

Guide d'utilisation

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Affichage et modification des proprits d'un espace de travail

Espaces de travail DocuShare

Affichage et modification des proprits d'un espace de travail


Pour pouvoir modifier les proprits d'un espace de travail, vous devez tre le propritaire de cet espace ou un utilisateur connect disposant de droits d'accs Rdacteur sur l'espace de travail. Pour afficher et modifier les proprits d'un espace de travail, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez l'espace de travail dont vous voulez afficher et modifier les proprits. 2. Cliquez sur l'icne Proprits de l'espace de travail. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Modifier. 4. Apportez les modifications dsires. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit.

Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 5. Cliquez sur Appliquer.

Affichage de l'historique des modifications


DocuShare conserve une trace de toutes les oprations effectues sur les objets du site, offrant ainsi une piste de vrification des modifications. Vous pouvez afficher les modifications apportes tout objet pour lequel vous disposez de droits d'accs Lecteur. Pour afficher l'historique des modifications : 1. Reprez l'espace de travail dont vous voulez afficher l'historique des versions. 2. Cliquez sur l'icne Proprits de l'espace de travail. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Historique des modifications. 4. Dans le menu Modifier, slectionnez le type de modification afficher. 5. Prenez l'une des actions suivantes : Entrez une partie d'un nom dans le champ Rechercher un utilisateur, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Cliquez sur Afficher tout, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Slectionnez Tous dans le menu Slectionner l'utilisateur.

6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements de modification afficher. 7. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 8. Cliquez sur Aller. L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.

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Guide d'utilisation

Espaces de travail DocuShare

Changement de l'emplacement d'un espace de travail

Changement de l'emplacement d'un espace de travail


Vous pouvez dplacer un espace de travail vers un autre espace de travail, ou le faire apparatre dans plusieurs espaces de travail de votre site. Bien qu'un espace de travail puisse apparatre dans plusieurs espaces de travail, il n'en existe vritablement qu'une seule copie dans DocuShare, ce qui permet d'conomiser de l'espace sur votre site. Pour changer l'emplacement d'un espace de travail, vous devez tre connect et avoir accs l'espace actuel et au nouvel espace en tant que Rdacteur.

Remarque : Pour dplacer un espace de travail, vous pouvez galement utiliser les commandes Copier, Couper et Coller du menu Modifier la slection. Suivez les tapes ci-dessous pour changer l'emplacement d'un espace de travail : 1. Reprez l'espace de travail dont vous voulez modifier l'emplacement. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Dans le portlet de contenu, cliquez sur l'icne Proprits qui figure ct du titre de l'espace de travail. Dans la page Proprits, cliquez sur le lien Emplacement. Cliquez sur l'en-tte Contenu. Cochez la case ct du titre de l'espace de travail. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Changer d'emplacement. Dans la page Confirmer le changement d'emplacement, cliquez sur Confirmer.

La page Emplacements apparat. 3. Cliquez sur le bouton Ajouter des emplacements. 4. Dans le champ Trier par, slectionnez Titre pour afficher les emplacements possibles en ordre alphabtique ou Identificateur pour les afficher en ordre numrique. 5. Prenez l'une des actions suivantes : Pour rechercher des espaces de travail particuliers, entrez une partie quelconque du titre de l'espace de travail dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les espaces de travail, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos espaces de travail favoris, cliquez sur Afficher les favoris.

6. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez le ou les espaces de travail dans lesquels vous dsirez qu'ils apparaissent et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs espaces de travail, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 7. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez le ou les espaces de travail dans lesquels vous ne souhaitez pas qu'ils apparaissent et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs espaces de travail, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).

Guide d'utilisation

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Changement de l'emplacement d'un espace de travail

Espaces de travail DocuShare

Remarque : Assurez-vous qu'il y a au moins un espace de travail dans le champ Emplacements slectionns. Sinon, l'espace de travail deviendrait orphelin, ce qui signifie qu'il ne figurerait dans aucun espace de travail. 8. Cliquez sur Mettre jour les emplacements. La page Proprits de l'espace de travail apparat et affiche le titre du ou des espaces de travail dans lesquels figure maintenant l'espace de travail.

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Guide d'utilisation

Espaces de travail DocuShare

Suppression d'un espace de travail

Suppression d'un espace de travail


Vous pouvez supprimer un espace de travail si vous tes connect et en tes le propritaire ou disposez des droits d'accs Gestionnaire pour cet espace. Lorsque vous supprimez un espace de travail, vous pouvez choisir entre supprimer seulement l'espace de travail, ou supprimer cet espace et son contenu. Pour supprimer l'espace de travail et son contenu, vous devez tre propritaire des objets de cet espace ou disposer de droits d'accs Gestionnaire aux objets. L'espace de travail supprim est envoy dans votre corbeille personnelle dans Mon DocuShare. Vous pouvez restaurer un objet de votre corbeille personnelle votre administrateur ne l'a pas supprim de la corbeille gnrale du site. Voir la rubrique Mon DocuShare pour obtenir plus d'information. Pour supprimer un espace de travail, 1. Prenez l'une des actions suivantes : Reprez l'espace de travail que vous dsirez supprimer. Sur la page Rsultats de la recherche, cliquez sur Supprimer dans le menu Plus d'actions de l'espace de travail. Allez Mon DocuShare. Dans le portlet des espaces de travail, ouvrez l'espace de travail que vous voulez supprimer. Cliquez sur l'icne Proprits, puis cliquez sur Supprimer.

La page Confirmation de suppression apparat.

Remarque : Si un signe moins apparat dans la case qui prcde l'espace de travail, cela signifie que vous ne disposez pas d'un accs Gestionnaire pour cet objet et ne pouvez pas le supprimer. 2. Dans le menu Pour les espaces de travail, supprimer, choisissez une des options suivantes : Slectionnez Espace de travail et contenu pour supprimer cet espace et tous les objets qu'il contient. Slectionnez Espace de travail seulement pour supprimer cet espace mais pas son contenu.

3. Dans le champ Composition de groupe, indiquez si vous dsirez supprimer la composition du groupe de l'espace de travail. 4. Cliquez sur Supprimer pour supprimer l'espace de travail dans votre site.

Guide d'utilisation

715

Suppression d'un espace de travail

Espaces de travail DocuShare

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Guide d'utilisation

Wikis de DocuShare
propos des wikis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Ajout d'un wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Ajout de contenu un wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Renommage des pages wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Impression de pages wiki. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Affichage et modification des proprits d'un wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 Changement de l'emplacement d'un wiki. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Suppression d'un wiki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 810

Guide d'utilisation

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propos des wikis

Wikis de DocuShare

propos des wikis


Un wiki vous permet ainsi qu'aux autres utilisateurs de publier rapidement et facilement du contenu sur le Web. Au moyen d'un navigateur Web et de l'diteur HTML tel-tel ou d'une simple syntaxe wiki, vous pouvez ajouter et lier des pages Web ou modifier du contenu de faon instantane. Les wikis conviennent tout type de projet de rdaction collaborative.

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Guide d'utilisation

Wikis de DocuShare

Ajout d'un wiki

Ajout d'un wiki


Vous devez commencer par ajouter un wiki une collection ou un espace de travail (DocuShare CPX seulement), puis y ajouter du contenu. Vous pouvez ajouter un wiki si vous tes connect et disposez de droits d'accs Rdacteur au contenant. Pour ajouter un wiki, suivez les tapes ci-dessous : 1. Naviguez jusqu'au contenant dans lequel vous dsirez ajouter un wiki et ouvrez-le. 2. Dans le menu Ajouter, slectionnez Wiki. La page Ajouter un wiki apparat. 3. Dans le champ Titre, entrez un nom pour le wiki. Le nom peut contenir des espaces et des signes de ponctuation. 4. Entrez toute information facultative supplmentaire. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit.

Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 5. Cliquez sur Appliquer. Le wiki est ajout au contenant. Pour savoir comment modifier les droits d'accs au wiki, voir Droits d'accs.

Guide d'utilisation

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Ajout de contenu un wiki

Wikis de DocuShare

Ajout de contenu un wiki


Vous pouvez ajouter du contenu au wiki en modifiant sa page d'accueil, en crant et en liant des pages additionnelles, en insrant des images et en envoyant des documents en pices jointes. Pour pouvoir ajouter du contenu au wiki, vous devez tre connect et avoir des droits d'accs Rdacteur au wiki. Toutes les pages wiki comprennent un diteur HTML tel-tel permettant de formater facilement le contenu. Vous pouvez galement utiliser la syntaxe wiki fournie dans une barre latrale dans la page wiki. Toutefois, lorsque vous modifiez une page wiki, vous devez utiliser la mme mthode que vous avez utilise pour crer la page.

Ajout de contenu la page d'accueil du wiki


Une fois le wiki ajout, la premire tape consiste ajouter du contenu sa page d'accueil. Pour ajouter du contenu la page d'accueil, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez le wiki vis et ouvrez-le. La page Ajouter une page wiki apparat, avec pour titre Page d'accueil. 2. Dans le champ Description, entrez le contenu de la page en utilisant une des mthodes suivantes : Utilisez l'diteur HTML tel-tel. Il s'affiche lorsque l'option diteur HTML tel-tel est slectionne. Dslectionnez l'option diteur HTML tel-tel. Utilisez la syntaxe wiki affiche dans la barre latrale.

3. Cliquez sur Appliquer. La page d'accueil du wiki apparat avec votre contenu.

Liaison de pages un wiki


Vous pouvez ajouter un nombre quelconque de pages au wiki. Vous ajoutez d'abord le lien la page puis entrez le contenu de cette page. Pour lier une page au wiki, procdez de la faon suivante : 1. Ouvrez une page wiki et cliquez sur Modifier cette page. 2. Sur la page Modifier wiki, entrez le nouveau nom de la page entre deux crochets. Exemple : [[Nouvelle page wiki]] 3. Cliquez sur Appliquer. La page apparat affichant le nom de la page que vous avez entr suivi d'un point d'interrogation. 4. Cliquez sur ce nom. La page Ajouter une page wiki apparat. 5. Dans le champ Description, entrez le contenu de la page en utilisant l'diteur HTML tel-tel ou la syntaxe wiki. 6. Cliquez sur Appliquer. Les pages sont lies.

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Guide d'utilisation

Wikis de DocuShare

Ajout de contenu un wiki

Remarque : Pour afficher les pages lies une page wiki, affichez cette page et cliquez sur Liens prcdents. Les pages lies sont rpertories dans la page Rsultats de la recherche.

Insertion d'images
Vous pouvez insrer dans une page wiki une image figurant dans une URL externe ou sur le mme serveur DocuShare. Pour insrer une image sur une page wiki l'aide de l'diteur HTML tel-tel : 1. Prenez l'une des actions suivantes : Pour insrer une image situe sur une URL externe, slectionnez le texte lier l'image et cliquez sur le bouton Insrer/modifier le lien de la barre de l'diteur HTML tel-tel. Entrez l'URL complte vers l'image et cliquez sur Insrer. Pour insrer une image situe sur le mme serveur DocuShare, entrez {image:Document-#}.

2. Cliquez sur Appliquer. Pour insrer une image sur une page wiki l'aide de la syntaxe wiki : 1. Prenez l'une des actions suivantes : Pour insrer une image situe sur une URL externe, entrez {image:url}. Pour insrer une image situe sur le mme serveur DocuShare, entrez {image:Document-#}.

2. Cliquez sur Appliquer.

Joindre des documents


Sur une page wiki, vous pouvez ajouter un lien un document que vous tlchargez dans DocuShare. Pour joindre un document une page wiki, suivez les tapes suivantes : 1. Ouvrez une page wiki et cliquez sur Joindre. La page Ajouter un document apparat. 2. Entrez le chemin d'accs complet et le nom de fichier du document dans le champ Nom de fichier, ou cliquez sur le bouton Parcourir pour naviguer jusqu'au document vis et le slectionner. 3. Dans le champ Titre, entrez un nom de document. 4. Cliquez sur Appliquer. 5. Sur la page wiki, cliquez sur Modifier cette page. 6. Sur la page Modifier wiki, entrez le nom du document que vous avez utilis l'tape 3 entre crochets. Exemple : Pour en savoir plus, voir notre [[brochure]]. 7. Cliquez sur Appliquer.

Guide d'utilisation

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Renommage des pages wiki

Wikis de DocuShare

Renommage des pages wiki


Si vous tes connect et disposez de droits d'accs Lecteur une page wiki, vous pouvez la renommer. Pour renommer une page wiki, suivez les tapes ci-dessous : 1. Ouvrez la page wiki que vous voulez renommer. 2. Cliquez sur Renommer cette page. 3. Dans le champ Titre, entrez un nouveau nom, puis cliquez sur Renommer. 4. Dans la page de confirmation, cliquez sur OK.

Remarque : Vous ne pouvez pas renommer la page d'accueil wiki.

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Guide d'utilisation

Wikis de DocuShare

Impression de pages wiki

Impression de pages wiki


Vous pouvez imprimer des pages wiki slectionnes ou toutes vos pages wiki pour en consulter le contenu ou en conserver une version imprime. Pour imprimer des pages wiki : 1. Reprez et ouvrez la page d'accueil du wiki que vous dsirez imprimer. 2. Cliquez sur Version imprimable. Cette fonction affiche les deux niveaux suprieurs du wiki, la page d'accueil tant le niveau le plus lev. 3. Pour afficher d'autres pages wiki, procdez comme suit : Pour retrancher un niveau de pages de l'affichage, cliquez sur Enlever un niveau. Pour ajouter un niveau de pages de l'affichage, cliquez sur Ajouter un niveau. Pour afficher tous les niveaux de pages, cliquez sur Afficher tous les niveaux. Lorsque tous les niveaux sont affichs, vous pouvez cliquer sur Afficher deux niveaux pour afficher les deux niveaux suprieurs du wiki.

4. Utilisez la commande Imprimer du menu Fichier pour imprimer la version imprimable du wiki.

Guide d'utilisation

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Affichage et modification des proprits d'un wiki

Wikis de DocuShare

Affichage et modification des proprits d'un wiki


Si vous tes connect et disposez de droits d'accs Lecteur une page wiki, vous pouvez afficher ses proprits. Vous pouvez modifier les proprits d'une page wiki si vous en tes le propritaire ou un utilisateur connect y ayant accs en tant que Rdacteur. Pour afficher et modifier les proprits d'un wiki, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez le wiki dont vous voulez afficher et modifier les proprits. 2. Cliquez sur l'icne Proprits du wiki. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Modifier. 4. Apportez les modifications dsires. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit.

Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 5. Cliquez sur Appliquer.

Affichage de l'historique des modifications


DocuShare CPX seulement DocuShare conserve une trace de toutes les oprations effectues sur les objets du site, offrant ainsi une piste de vrification des modifications. Vous pouvez afficher les modifications apportes tout objet pour lequel vous disposez de droits d'accs Lecteur. Pour afficher l'historique des modifications : 1. Reprez le wiki dont vous voulez afficher l'historique des modifications. 2. Cliquez sur l'icne Proprits du wiki. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Historique des modifications. 4. Dans le menu Modifier, slectionnez le type de modification afficher. 5. Prenez l'une des actions suivantes : Entrez une partie d'un nom dans le champ Rechercher un utilisateur, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Cliquez sur Afficher tout, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Slectionnez Tous dans le menu Slectionner l'utilisateur.

6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements de modification afficher. 7. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 8. Cliquez sur Aller. L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.

88

Guide d'utilisation

Wikis de DocuShare

Changement de l'emplacement d'un wiki

Changement de l'emplacement d'un wiki


Vous pouvez transfrer un wiki dans un autre contenant ou le faire apparatre dans plusieurs contenants de votre site. Bien qu'un wiki puisse apparatre dans plusieurs contenants, il n'en existe vritablement qu'une seule copie dans DocuShare, ce qui permet d'conomiser de l'espace sur votre site. Pour changer l'emplacement d'un wiki, vous devez tre connect et avoir un accs Rdacteur au wiki et au nouvel emplacement. Suivez les tapes ci-dessous pour changer l'emplacement d'un wiki : 1. Reprez le wiki que vous voulez dplacer. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cochez la case ct du titre du wiki. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Changer d'emplacement. Dans la page Confirmer le changement d'emplacement, cliquez sur Confirmer. Cliquez sur l'icne Proprits du wiki. Dans la page des proprits du wiki, cliquez sur l'onglet Emplacements.

La page Changer d'emplacement apparat. 3. Dans le champ Trier par, slectionnez Titre pour afficher les contenants possibles en ordre alphabtique ou Identificateur pour les afficher en ordre numrique. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver des contenants particuliers, entrez une partie quelconque du titre d'un contenant dans le champ Rechercher puis cliquez sur Aller. Pour afficher tous les contenants, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos contenants prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.

5. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous dsirez que l'objet apparaisse et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 6. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous ne souhaitez pas que l'objet apparaisse et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).

Remarque : Assurez-vous qu'il y a au moins un contenant dans le champ Emplacements slectionns. Sinon l'objet deviendrait orphelin, ce qui signifie qu'il ne figurerait dans aucun contenant. 7. Cliquez sur Mettre jour les emplacements. La page Emplacements apparat et affiche le titre du ou des contenants dans lesquels l'objet figure maintenant.

Guide d'utilisation

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Suppression d'un wiki

Wikis de DocuShare

Suppression d'un wiki


Vous pouvez supprimer un wiki avec toutes ses pages, ou supprimer une page wiki individuelle, condition d'tre le propritaire du wiki ou de disposer de droits d'accs Gestionnaire cet objet, et d'tre connect. Le wiki supprim est envoy dans votre corbeille personnelle dans Mon DocuShare. Vous pouvez restaurer un objet de votre corbeille personnelle ' votre administrateur ne l'a pas supprim de la corbeille gnrale du site. Voir la rubrique Mon DocuShare pour obtenir plus d'information. Pour supprimer un wiki ou une page wiki, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez le wiki ou la page supprimer. 2. Dans le menu Suite slectionnez Supprimer. La page Confirmation de suppression apparat.

Remarque : Si un signe moins apparat dans la case qui prcde le wiki ou la page wiki, cela signifie que vous ne disposez pas de droits d'accs Gestionnaire l'objet et ne pouvez pas le supprimer. 3. Cliquez sur Supprimer pour supprimer le wiki ou la page wiki de votre site.

810

Guide d'utilisation

Blogues Web DocuShare


propos des blogues Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 Ajout d'un blogue Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Affichage des entres de blogue Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Ajout de commentaires aux entres. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Affichage et modification des proprits d'un blogue Web . . . . . . . . . . . . . . . 97 Changement de l'emplacement d'un blogue Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Suppression d'un blogue Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

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propos des blogues Web

Blogues Web DocuShare

propos des blogues Web


Un blogue Web est un site Web simple dans lequel vous publiez rgulirement des entres sur un sujet particulier. Les entres sont affiches en ordre chronologique inverse et incluent le nom de l'utilisateur ayant publi l'entre. Lorsque vous ajoutez un blogue Web, vous pouvez choisir de le faire approuver par un modrateur. Un blogue Web modr requiert qu'un utilisateur possdant un droit d'accs Gestionnaire ce blogue approuve ses entres avant qu'elles soient publies pour tre lues par tous les utilisateurs.

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Ajout d'un blogue Web

Ajout d'un blogue Web


Vous pouvez ajouter un blogue Web dans une collection ou un espace de travail (DocuShare CPX seulement) si vous tes connect et disposez de droits d'accs Rdacteur au contenant. Par dfaut, lorsque vous ajoutez un blogue Web, vous tes le seul utilisateur disposant des droits d'accs Rdacteur l'objet (le paramtre Droits d'accs initiaux est fix Identiques au contenant sauf droits Rdacteur rservs au propritaire). Si vous voulez que d'autres utilisateurs et groupes puissent ajouter des entres au blogue, modifiez le paramtre Droits d'accs initiaux quand vous ajoutez l'objet, ou modifiez les droits d'accs l'objet aprs son ajout. Pour ajouter un blogue Web, suivez les tapes ci-dessous : 1. Ouvrez le contenant dans lequel vous dsirez ajouter un blogue. 2. Dans le menu Ajouter, slectionnez Blogue Web. La page Ajout d'un blogue Web apparat. 3. Dans le champ Titre, entrez un nom pour le blogue. Le titre doit tre court, mais descriptif; il peut contenir des espaces et des signes de ponctuation. 4. Vous pouvez changer toute valeur par dfaut des proprits et entrer toute information facultative supplmentaire. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit.

Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 5. Cliquez sur Appliquer. Le blogue est ajout au contenant. Pour savoir comment changer les droits d'accs au blogue, voir Droits d'accs.

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Affichage des entres de blogue Web

Blogues Web DocuShare

Affichage des entres de blogue Web


Pour ajouter du contenu dans un blogue Web, il suffit d'y publier des entres. Par dfaut, les entres apparaissent en ordre chronologique, en commenant par les plus rcentes. Vous pouvez publier des entres dans un blogue si vous tes connect et disposez de droits d'accs Rdacteur au blogue. Pour publier une entre, suivez les tapes ci-dessous : 1. Ouvrez le blogue Web dans lequel vous dsirez publier une entre. 2. Cliquez sur le lien Ajouter une entre. La page Ajout d'une entre de blogue Web apparat. 3. Dans le champ Titre, entrez un nom pour l'entre. Le titre doit tre court, mais descriptif; il peut contenir des espaces et des signes de ponctuation. 4. Dans le champ Description, entrez le corps de l'entre. 5. Entrez toute information facultative supplmentaire. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit.

Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 6. Cliquez sur Appliquer. L'entre apparat dans le blogue et indique la date de publication ainsi que votre nom d'utilisateur. Si le blogue est modr, la mention Approbation en attente prcde votre nom d'utilisateur. Les utilisateurs ne peuvent lire cette entre tant qu'elle n'a pas t approuve par un utilisateur possdant des droits d'accs Gestionnaire au blogue.

Modification d'entres de blogue Web


Vous pouvez modifier des entres si vous tes connect et disposez de droits d'accs Rdacteur au blogue. Pour modifier une entre, suivez les tapes ci-dessous : 1. Ouvrez le blogue contenant l'entre modifier. 2. Cliquez sur l'icne Modifier ct de l'entre. 3. Apportez les modifications dsires. 4. Cliquez sur Appliquer.

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Guide d'utilisation

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Affichage des entres de blogue Web

Suppression d'entres de blogue Web


Vous pouvez supprimer une entre de blogue si vous en tes le propritaire ou un utilisateur connect disposant de droits d'accs Gestionnaire. Pour supprimer une entre, suivez les tapes ci-dessous : 1. Ouvrez le blogue contenant l'entre supprimer. 2. Cliquez sur le titre de l'entre vise. 3. Dans le menu Plus d'actions de l'entre, slectionnez Supprimer. La page Confirmation de suppression apparat.

Remarque : Si un signe moins apparat dans la case devant l'entre du blogue, cela signifie que vous ne disposez pas des droits d'accs Gestionnaire cet objet et que vous ne pouvez pas le supprimer. 4. Cliquez sur Supprimer pour supprimer l'objet de votre site.

Approbation d'entres
Si vous tes un utilisateur disposant de droits d'accs Gestionnaire un blogue modr, vous devez approuver les entres avant qu'elles ne soient publies pour tre lues par les utilisateurs. Pour approuver une entre, 1. Prenez l'une des actions suivantes : Ouvrez le blogue contenant l'entre approuver. Cliquez sur la coche ct de l'entre. Dans la barre de navigation, cliquez sur Mes tches. Dans le menu Afficher, slectionnez Tches assignes moi. Cliquez sur le titre de l'entre vise. Dans la barre de navigation, cliquez sur Mon DocuShare. Les tches qui vous sont assignes sont affiches sous Tches. Cliquez sur le titre de l'entre vise.

Une fentre Pour approbation apparat. 2. Cliquez sur le titre de l'entre pour relire le texte. 3. Cliquez sur le bouton Approuv.

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Ajout de commentaires aux entres

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Ajout de commentaires aux entres


Si vous tes connect et disposez de droits d'accs Lecteur un blogue, vous pouvez ajouter un commentaire une entre de blogue. Pour ajouter un commentaire, suivez les tapes ci-dessous : 1. Ouvrez l'entre de blogue vise. 2. Cliquez sur le lien Ajouter un commentaire. 3. Dans le champ Titre, entrez un titre pour le commentaire. 4. Dans le champ Description, entrez votre texte. 5. Cliquez sur Appliquer.

Affichage des commentaires


Si vous tes connect et disposez de droits d'accs Lecteur un blogue, vous pouvez afficher les commentaires sur les entres. Pour afficher les commentaires, suivez les tapes ci-dessous : 1. Ouvrez le blogue. Les entres du blogue apparaissent. Un lien Commentaires apparat pour toute entre comprenant des commentaires. 2. Cliquez sur ce lien. Les commentaires apparaissent en ordre chronologique inverse, avec le nom des utilisateurs qui les ont publis.

Suppression de commentaires
Si vous tes l'utilisateur ayant ajout le commentaire ou celui qui a ajout l'entre, vous pouvez le supprimer. Pour supprimer un commentaire, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez l'entre de blogue Web qui inclut le commentaire que vous voulez supprimer. 2. Cliquez sur le titre du commentaire. 3. Dans le menu Plus d'action, slectionnez Supprimer. La page Confirmation de suppression apparat. 4. Cliquez sur Supprimer pour supprimer l'objet de votre site. Si vous ne souhaitez pas supprimer l'objet, cliquez sur Annuler.

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Guide d'utilisation

Blogues Web DocuShare

Affichage et modification des proprits d'un blogue Web

Affichage et modification des proprits d'un blogue Web


Si vous tes connect et disposez de droits d'accs Lecteur un blogue, vous pouvez afficher ses proprits. Pour modifier une proprit de blogue, vous devez en tre le propritaire ou un utilisateur connect y ayant accs en tant que Rdacteur. Pour afficher et modifier les proprits d'un blogue, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez le blogue Web dont vous voulez afficher et modifier les proprits. 2. Cliquez sur l'icne Proprits du blogue. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Modifier. 4. Apportez les modifications dsires. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit. 5. Cliquez sur Appliquer.

Affichage de l'historique des modifications


DocuShare CPX seulement

DocuShare conserve une trace de toutes les oprations effectues sur les objets du site, offrant ainsi une piste de vrification des modifications. Vous pouvez afficher les modifications apportes tout objet pour lequel vous disposez de droits d'accs Lecteur. Pour afficher l'historique des modifications : 1. Reprez le blogue dont vous voulez afficher l'historique des modifications. 2. Cliquez sur l'icne Proprits du blogue. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Historique des modifications. 4. Dans le menu Modifier, slectionnez le type de modification afficher. 5. Prenez l'une des actions suivantes : Entrez une partie d'un nom dans le champ Rechercher un utilisateur, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Cliquez sur Afficher tout, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Slectionnez Tous dans le menu Slectionner l'utilisateur.

6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements de modification afficher. 7. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 8. Cliquez sur Aller. L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.

Guide d'utilisation

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Changement de l'emplacement d'un blogue Web

Blogues Web DocuShare

Changement de l'emplacement d'un blogue Web


Vous pouvez dplacer un blogue dans un autre contenant ou le faire apparatre dans plusieurs contenants de votre site. Bien qu'un blogue puisse apparatre dans plusieurs contenants, il n'en existe vritablement qu'une seule copie dans DocuShare, ce qui permet d'conomiser de l'espace sur votre site. Pour changer l'emplacement d'un blogue, vous devez tre connect et disposer de droits d'accs Rdacteur pour le blogue et le nouveau contenant. Suivez les tapes ci-dessous pour changer l'emplacement d'un blogue : 1. Reprez le blogue que vous voulez dplacer. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cochez la case qui apparat ct du titre du blogue. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Changer d'emplacement. Dans la page Confirmer le changement d'emplacement, cliquez sur Confirmer. Cliquez sur l'icne Proprits du blogue. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Emplacements.

La page Changer d'emplacement apparat. 3. Dans le champ Trier par, slectionnez Titre pour afficher les contenants possibles en ordre alphabtique ou Identificateur pour les afficher en ordre numrique. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver des contenants particuliers, entrez une partie quelconque du titre d'un contenant dans le champ Rechercher puis cliquez sur Aller. Pour afficher tous les contenants, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos contenants prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.

5. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous dsirez que l'objet apparaisse et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 6. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous ne souhaitez pas que l'objet apparaisse et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).

Remarque : Assurez-vous qu'il y a au moins un contenant dans le champ Emplacements slectionns. Sinon l'objet deviendrait orphelin, ce qui signifie qu'il ne figurerait dans aucun contenant. 7. Cliquez sur Mettre jour les emplacements. La page Emplacements apparat et affiche le titre du ou des contenants dans lesquels l'objet figure maintenant.

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Suppression d'un blogue Web

Suppression d'un blogue Web


Vous pouvez supprimer un blogue, ce qui supprime toutes ses entres, ou supprimer une entre individuelle si vous tes le propritaire du blogue ou un utilisateur connect y ayant accs en tant que Gestionnaire. Le blogue supprim est envoy dans votre corbeille personnelle dans Mon DocuShare. Vous pouvez restaurer un objet de votre corbeille personnelle tant que votre administrateur ne l'a pas supprim de la corbeille gnrale du site. Voir Mon DocuShare pour obtenir plus d'information. Pour supprimer un blogue ou une entre de blogue, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez le blogue ou l'entre que vous dsirez supprimer. 2. Dans le menu Suite slectionnez Supprimer. La page Confirmation de suppression apparat.

Remarque : Si un signe moins apparat dans la case qui prcde le blogue ou une entre de blogue, cela signifie que vous ne disposez pas des droits d'accs Gestionnaire cet objet et ne pouvez pas le supprimer. 3. Cliquez sur Supprimer pour supprimer du site le blogue ou une entre de blogue.

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Suppression d'un blogue Web

Blogues Web DocuShare

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Guide d'utilisation

Discussions DocuShare
propos des discussions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 Ajout d'une discussion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Affichage et modification des proprits d'une discussion. . . . . . . . . . . . . . . 104 Changement de l'emplacement d'une discussion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Suppression d'une discussion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Ajout d'un sujet une discussion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Affichage et changement des proprits d'un sujet ou d'une rponse. . . . . . 109 Changement de l'emplacement d'un sujet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1010 Suppression d'un sujet ou d'une rponse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1011 Affichage et suppression des sujets prims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1012

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propos des discussions

Discussions DocuShare

propos des discussions


Pour favoriser les changes d'ides en ligne, DocuShare prend en charge les fils de discussion. Vous pouvez ajouter un contenant, nomm discussion, dans lequel les utilisateurs ajoutent des sujets que d'autres utilisateurs peuvent lire et auxquels ils peuvent rpondre. Au fur et mesure que les utilisateurs rpondent un sujet, leurs rponses sont lies de faon squentielle au sujet original. Les utilisateurs peuvent lire tous les sujets ou toutes les rponses dans un fil de discussion et y rpondre.

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Guide d'utilisation

Discussions DocuShare

Ajout d'une discussion

Ajout d'une discussion


Vous pouvez ajouter une discussion une collection ou un espace de travail (DocuShare CPX seulement) si vous tes connect et disposez de droits d'accs Rdacteur au contenant. Pour ajouter une discussion, procdez de la faon suivante : 1. Naviguez jusqu'au contenant dans lequel vous dsirez ajouter une discussion et ouvrez-le. 2. Dans le menu Ajouter, slectionnez Discussion. La page Ajouter une discussion apparat. 3. Dans le champ Titre, entrez un nom pour la discussion. Le titre doit tre court, mais descriptif; il peut contenir des espaces et des signes de ponctuation. 4. Dans le champ Sujets expirent aprs, slectionnez la dure de conservation des sujets et des fils de messages dans la discussion aprs leur ajout. Lorsqu'un sujet excde la dure spcifie, il n'apparat plus dans la discussion. Vous pouvez afficher et supprimer les sujets prims dans la page Afficher prims de la discussion. 5. Entrez toute information facultative supplmentaire. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit.

Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 6. Cliquez sur Appliquer. La discussion est ajoute au contenant. Pour savoir comment changer les droits d'accs une discussion, voir Droits d'accs.

Guide d'utilisation

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Affichage et modification des proprits d'une discussion

Discussions DocuShare

Affichage et modification des proprits d'une discussion


Si vous tes connect et disposez de droits d'accs Lecteur une discussion, vous pouvez afficher ses proprits. Vous pouvez modifier les proprits d'une discussion si vous en tes le propritaire ou un utilisateur connect dot des droits d'accs Rdacteur. Pour afficher et modifier les proprits d'une discussion, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez la discussion dont vous voulez afficher et modifier les proprits. 2. Cliquez sur l'icne Proprits de la discussion. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Modifier. 4. Apportez les modifications dsires. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit.

Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 5. Cliquez sur Appliquer.

Affichage de l'historique des modifications


DocuShare CPX seulement

DocuShare conserve une trace de toutes les oprations effectues sur les objets du site, offrant ainsi une piste de vrification des modifications. Vous pouvez afficher les modifications apportes tout objet pour lequel vous disposez de droits d'accs Lecteur. Pour afficher l'historique des modifications : 1. Reprez la discussion dont vous voulez afficher l'historique des modifications. 2. Cliquez sur l'icne Proprits de la discussion. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Historique des modifications. 4. Dans le menu Modifier, slectionnez le type de modification afficher. 5. Prenez l'une des actions suivantes : Entrez une partie d'un nom dans le champ Rechercher un utilisateur, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Cliquez sur Afficher tout, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Slectionnez Tous dans le menu Slectionner l'utilisateur.

6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements de modification afficher.

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Guide d'utilisation

Discussions DocuShare

Affichage et modification des proprits d'une discussion

7. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 8. Cliquez sur Aller. L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.

Guide d'utilisation

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Changement de l'emplacement d'une discussion

Discussions DocuShare

Changement de l'emplacement d'une discussion


Vous pouvez dplacer une discussion dans un autre contenant ou la faire apparatre dans plusieurs contenants de votre site. Bien qu'une discussion puisse apparatre dans plusieurs contenants, il n'en existe vritablement qu'une seule copie dans DocuShare, ce qui permet d'conomiser de l'espace sur votre site. Pour changer l'emplacement d'une discussion, vous devez tre connect et disposer de droits d'accs Rdacteur la discussion et au nouveau contenant.

Remarque : Pour dplacer une discussion, vous pouvez galement utiliser les commandes Copier, Couper et Coller du menu Modifier la slection. Voir la rubrique Modification de plusieurs objets dans une collection, page 38. Suivez les tapes ci-dessous pour changer l'emplacement d'une discussion : 1. Reprez la discussion dont vous voulez modifier l'emplacement. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur la case cocher gauche du titre de la discussion. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Changer d'emplacement. Dans la page Confirmer le changement d'emplacement, cliquez sur Confirmer. Cliquez sur l'icne Proprits droite du titre de la discussion. Cliquez sur le lien Emplacements.

La page Changer d'emplacement apparat. 3. Dans le champ Trier par, slectionnez Titre pour afficher les contenants possibles en ordre alphabtique ou Identificateur pour les afficher en ordre numrique. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour rechercher des contenants particuliers, entrez une quelconque partie du titre d'un contenant dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les contenants, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos contenants prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.

5. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous dsirez que la discussion apparaisse et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 6. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous ne souhaitez pas que la discussion apparaisse et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).

Remarque : Assurez-vous qu'il y a au moins un contenant dans le champ Emplacements slectionns. Sinon la discussion deviendrait orpheline, ce qui signifie qu'elle ne figurerait dans aucun contenant. 7. Cliquez sur Mettre jour les emplacements.

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Guide d'utilisation

Discussions DocuShare

Suppression d'une discussion

Suppression d'une discussion


Vous pouvez supprimer une discussion de votre site DocuShare si vous en tes le propritaire ou un utilisateur connect y ayant accs en tant que Gestionnaire. Lorsque vous supprimez une discussion, tous les sujets courants et prims qu'elle contient sont galement supprims. La discussion supprime est envoye dans votre corbeille personnelle dans Mon DocuShare. Vous pouvez restaurer un objet de votre corbeille personnelle votre administrateur ne l'a pas supprim de la corbeille gnrale du site. Voir la rubrique Mon DocuShare pour obtenir plus d'information. Pour supprimer une discussion, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez la discussion que vous dsirez supprimer. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur la case cocher ct du titre de la discussion. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Supprimer. Dans le menu Plus d'actions de la discussion, slectionnez Supprimer.

La page Confirmation de suppression apparat.

Remarque : Si un signe moins apparat dans la case qui prcde la discussion, cela signifie que vous ne disposez pas des droits Gestionnaire pour cet objet et que vous ne pouvez pas le supprimer. 3. Cliquez sur Supprimer pour supprimer la discussion de votre site.

Guide d'utilisation

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Ajout d'un sujet une discussion

Discussions DocuShare

Ajout d'un sujet une discussion


Le premier message ajout une discussion est le sujet qui amorce la conversation en ligne. Les utilisateurs peuvent rpondre sur le sujet ou des rponses individuelles. Par dfaut, les rponses apparaissent en retrait pour offrir un affichage hirarchique de la discussion. Vous pouvez ajouter un sujet dans une discussion si vous tes connect et si vous disposez des droits d'accs Rdacteur la discussion. Pour ajouter un sujet, suivez les tapes ci-dessous : 1. Ouvrez la discussion dans laquelle vous dsirez ajouter un sujet. 2. Cliquez sur le bouton Ajouter un sujet.

Remarque : Si votre administrateur a cr un sujet personnalis, ce dernier apparat dans le menu Ajouter. 3. Dans le champ Titre, entrez un nom pour le sujet. 4. Dans le champ Description, entrez le texte du sujet. 5. Cliquez sur Soumettre. Le sujet est ajout la discussion. Pour savoir comment changer les droits d'accs au sujet, voir Droits d'accs.

Ajout de rponses
Si vous tes connect et disposez des droits d'accs Rdacteur au sujet ou une rponse, vous pouvez ajouter une rponse. Pour ajouter une rponse, suivez les tapes ci-dessous : 1. Naviguez jusqu' la discussion dsire et ouvrez-la. 2. Reprez le sujet ou la rponse auquel vous voulez ajouter des commentaires. 3. Cliquez sur le bouton Rpondre. 4. Entrez un titre et une description. 5. Si vous dsirez inclure le message prcdent et le nom de l'utilisateur qui l'a ajout, cliquez sur Citer prcdent. 6. Cliquez sur Soumettre.

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Guide d'utilisation

Discussions DocuShare

Affichage et changement des proprits d'un sujet ou d'une rponse

Affichage et changement des proprits d'un sujet ou d'une rponse


Si vous tes connect et disposez de droits d'accs Lecteur un sujet ou une rponse, vous pouvez afficher ses proprits. Vous pouvez changer les proprits d'un sujet ou d'une rponse si vous y avez accs en tant que Rdacteur et si vous tes connect DocuShare. Pour afficher et changer les proprits d'un sujet ou d'une rponse, suivez les tapes ci-dessous : 1. Allez la discussion contenant le sujet ou la rponse que vous dsirez changer et ouvrez-la. 2. Cliquez sur l'icne Proprits droite de l'objet. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Modifier. 4. Apportez les modifications dsires. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit. 5. Cliquez sur Appliquer.

Affichage de l'historique des modifications


DocuShare CPX seulement DocuShare conserve une trace de toutes les oprations effectues sur les objets du site, offrant ainsi une piste de vrification des modifications. Vous pouvez afficher les modifications apportes tout objet pour lequel vous disposez de droits d'accs Lecteur. Pour afficher l'historique des modifications : 1. Reprez le sujet ou la rponse dont vous voulez afficher l'historique des modifications. 2. Cliquez sur l'icne Proprits de cet objet. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Historique des modifications. 4. Dans le menu Modifier, slectionnez le type de modification afficher. 5. Prenez l'une des actions suivantes : Entrez une partie d'un nom dans le champ Rechercher un utilisateur, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Cliquez sur Afficher tout, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Slectionnez Tous dans le menu Slectionner l'utilisateur.

6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements de modification afficher. 7. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 8. Cliquez sur Aller. L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.

Guide d'utilisation

109

Changement de l'emplacement d'un sujet

Discussions DocuShare

Changement de l'emplacement d'un sujet


Vous pouvez dplacer un sujet et le fil de messages dans une autre discussion ou les faire apparatre dans plusieurs discussions. Pour dplacer un sujet, vous devez tre connect et avoir accs au sujet et la nouvelle discussion en tant que Rdacteur. Bien qu'un sujet puisse apparatre dans plusieurs discussions, il n'en existe vritablement qu'une seule copie, ce qui permet d'conomiser de l'espace sur votre site DocuShare. Pour changer l'emplacement d'un sujet, suivez les tapes ci-dessous : 1. Allez la discussion contenant le sujet dplacer et ouvrez-la. 2. Cliquez sur l'icne Proprits droite du titre du sujet. La page Afficher les proprits s'ouvre. 3. Cliquez sur le lien Emplacements. La page Emplacement apparat et affiche le ou les emplacements actuels du sujet. 4. Dans le champ Trier par, slectionnez Titre pour afficher les emplacements possibles en ordre alphabtique ou Identificateur pour les afficher en ordre numrique. 5. Prenez l'une des actions suivantes : Pour rechercher des discussions particulires, entrez dans le champ Rechercher une partie quelconque du titre de la discussion vise. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher toutes les discussions, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos discussions prfres, cliquez sur Afficher les favoris.

6. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez la ou les discussions dans lesquelles vous dsirez que le sujet apparaisse et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs discussions, utilisez la touche Ctrl (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 7. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez les discussions dans lesquelles vous ne souhaitez pas que le sujet apparaisse et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs discussions, utilisez la touche Ctrl (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).

Remarque : Assurez-vous qu'il y a au moins une discussion dans le champ Emplacements slectionns, sinon le sujet deviendrait orphelin, ce qui signifie qu'il ne figurerait dans aucune discussion. 8. Cliquez sur Mettre jour les emplacements.

1010

Guide d'utilisation

Discussions DocuShare

Suppression d'un sujet ou d'une rponse

Suppression d'un sujet ou d'une rponse


Vous pouvez supprimer un sujet ou une rponse si vous en tes le propritaire ou un utilisateur connect dot des droits d'accs Gestionnaire. Lorsque vous supprimez un sujet ou une rponse, tous les fils de messages sont galement supprims. Pour supprimer un sujet ou une rponse, suivez les tapes ci-dessous : 1. Allez la discussion contenant le sujet ou la rponse supprimer et ouvrez-la. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Dans le menu Plus d'actions de l'objet, slectionnez Supprimer. Cliquez sur la case cocher ct du titre de l'objet. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Supprimer.

La page Confirmation de suppression apparat.

Remarque : Si un signe moins apparat dans la case qui prcde le sujet ou la rponse, cela signifie que vous ne disposez pas des droits Gestionnaire pour cet objet et que vous ne pouvez pas le supprimer. 3. Dans la page Confirmation de suppression, cliquez sur le bouton Supprimer.

Guide d'utilisation

1011

Affichage et suppression des sujets prims

Discussions DocuShare

Affichage et suppression des sujets prims


Si vous avez spcifi une dure de conservation pour les sujets ajouts dans une discussion, vous pouvez afficher et supprimer les sujets prims. Pour supprimer les sujets prims, vous devez y avoir accs en tant que Gestionnaire et tre connect. Pour afficher et supprimer les sujets prims, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez la discussion dont vous voulez afficher les sujets prims. 2. Cliquez sur l'icne Proprits droite du titre de la discussion. La page Afficher les proprits s'ouvre. 3. Cliquez sur le lien Afficher prims. La page affiche tous les sujets prims qui n'apparaissent plus dans la discussion. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Slectionnez les sujets que vous dsirez supprimer. Cliquez sur Slectionner tout pour slectionner tous les sujets.

5. Cliquez sur Supprimer la slection.

1012

Guide d'utilisation

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propos des URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112 Ajout d'une URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113 Affichage et modification des proprits URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114 Changement de l'emplacement d'une URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115 Suppression d'une URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116

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propos des URL

URL DocuShare

propos des URL


Une URL DocuShare est un lien une page Web. L'ajout d'une URL votre site vous permet de partager facilement avec d'autres utilisateurs et visiteurs DocuShare des pages Web utiles et intressantes.

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Ajout d'une URL

Ajout d'une URL


Vous pouvez ajouter une URL dans une collection ou un espace de travail (DocuShare CPX seulement) si vous tes connect et disposez de droits d'accs Rdacteur au contenant. Pour ajouter une URL, suivez les tapes ci-dessous : 1. Naviguez jusqu'au contenant dans lequel vous dsirez ajouter une URL et ouvrez-le. 2. Dans le menu Ajouter, slectionnez URL. La page Ajouter une URL apparat. 3. Dans le champ URL, entrez l'adresse Internet de la page Web (par exemple, http://docushare.xerox.com). Lorsqu'une page Web est affiche dans le navigateur, vous pouvez en copier l'URL partir du champ Adresse ou Emplacement et la coller dans le champ URL. 4. Dans le champ Titre, entrez un nom pour l'URL. Le titre doit tre court, mais descriptif; il peut contenir des espaces et des signes de ponctuation. 5. Entrez toute information facultative supplmentaire. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit. 6. Cliquez sur Appliquer. L'URL est ajoute au contenant. Pour savoir comment changer les droits d'accs une URL, voir Droits d'accs.

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Affichage et modification des proprits URL

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Affichage et modification des proprits URL


Si vous tes connect et disposez de droits d'accs Lecteur une URL, vous pouvez afficher ses proprits. Vous pouvez modifier les proprits d'une URL si vous en tes le propritaire ou un utilisateur connect y ayant accs en tant que Rdacteur. Pour afficher et modifier les proprits d'une URL, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez l'URL dont vous voulez afficher et modifier les proprits. 2. Cliquez sur l'icne Proprits de l'URL. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Modifier. 4. Apportez les modifications dsires. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit.

Remarque : Si votre administrateur a cr des proprits personnalises, elles apparatront galement dans cette page. Communiquez avec votre administrateur pour en savoir plus sur les proprits personnalises. 5. Cliquez sur Appliquer.

Affichage de l'historique des modifications


DocuShare CPX seulement DocuShare conserve une trace de toutes les oprations effectues sur les objets du site, offrant ainsi une piste de vrification des modifications. Vous pouvez afficher les modifications apportes tout objet pour lequel vous disposez de droits d'accs Lecteur. Pour afficher l'historique des modifications : 1. Reprez l'URL dont vous voulez afficher l'historique des modifications. 2. Cliquez sur l'icne Proprits de l'URL. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Historique des modifications. 4. Dans le menu Modifier, slectionnez le type de modification afficher. 5. Prenez l'une des actions suivantes : Entrez une partie d'un nom dans le champ Rechercher un utilisateur, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Cliquez sur Afficher tout, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Slectionnez Tous dans le menu Slectionner l'utilisateur.

6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements de modification afficher. 7. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 8. Cliquez sur Aller. L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.

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Changement de l'emplacement d'une URL

Changement de l'emplacement d'une URL


Vous pouvez dplacer une URL dans un autre contenant ou la faire apparatre dans plusieurs contenants de votre site. Bien qu'une URL puisse apparatre dans plusieurs contenants, il n'en existe vritablement qu'une seule copie dans DocuShare, ce qui permet d'conomiser de l'espace sur votre site. Pour changer l'emplacement d'une URL, vous devez tre connect et disposer de droits d'accs Rdacteur l'URL et au nouveau contenant.

Remarque : Pour dplacer une URL, vous pouvez galement utiliser les commandes Copier, Couper et Coller du menu Modifier la slection. Voir la rubrique Modification de plusieurs objets dans une collection, page 38. Suivez les tapes ci-dessous pour changer l'emplacement d'une URL : 1. Reprez l'URL dont vous voulez modifier l'emplacement. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur la case cocher gauche du titre de l'URL. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Changer d'emplacement. Dans la page Confirmer le changement d'emplacement, cliquez sur Confirmer. Cliquez sur l'icne Proprits droite du titre de l'URL. Cliquez sur le lien Emplacements.

La page Changer d'emplacement apparat. 3. Dans le champ Trier par, slectionnez Titre pour afficher les contenants possibles en ordre alphabtique ou Identificateur pour les afficher en ordre numrique. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour rechercher des contenants particuliers, entrez une quelconque partie du titre d'un contenant dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les contenants, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos contenants prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.

5. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous dsirez que l'URL apparaisse et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 6. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous ne souhaitez pas que l'URL apparaisse et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).

Remarque : Assurez-vous qu'il y a au moins un contenant dans le champ Emplacements slectionns. Sinon l'URL deviendrait orpheline, ce qui signifie qu'elle ne figurerait dans aucun contenant. 7. Cliquez sur Mettre jour les emplacements.

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Suppression d'une URL

URL DocuShare

Suppression d'une URL


Vous pouvez supprimer une URL si vous en tes le propritaire ou un utilisateur connect y ayant accs en tant que Gestionnaire. L'URL supprime est envoye dans votre corbeille personnelle dans Mon DocuShare. Vous pouvez restaurer un objet de votre corbeille personnelle ' votre administrateur ne l'a pas supprim de la corbeille gnrale du site. Voir la rubrique Mon DocuShare pour obtenir plus d'information. Pour supprimer une URL, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez l'URL que vous dsirez supprimer. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur la case cocher ct du titre de l'URL. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Supprimer. Dans le menu Plus d'actions de l'URL, slectionnez Supprimer.

La page Confirmation de suppression apparat.

Remarque : Si un signe moins apparat dans la case qui prcde L'URL, cela signifie que vous ne disposez pas des droits Gestionnaire pour cet objet et que vous ne pouvez pas supprimer l'URL. 3. Cliquez sur Supprimer pour supprimer l'URL de votre site.

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Notifications DocuShare
propos des notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Ajout d'une notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Affichage des notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 Cration d'une liste de destinataires pour une notification. . . . . . . . . . . . . . . 125 Affichage et modification des proprits d'une notification . . . . . . . . . . . . . . 126 Suppression d'une notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

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propos des notifications

Notifications DocuShare

propos des notifications


La fonction de notification vous permet de recevoir un message lectronique lorsqu'un changement concernant un objet se produit. Vous pouvez ajouter une notification n'importe quel objet sur votre site. Par exemple, vous pouvez ajouter une notification un document afin que DocuShare vous avise lorsqu'une nouvelle version de ce document s'est ajoute. Vous pouvez aussi ajouter une notification une collection pour tre inform lorsque du nouveau contenu s'y est ajout. Pour que vous puissiez utiliser la fonction de notification, votre administrateur doit d'abord l'activer et la configurer. En outre, les proprits de votre compte d'utilisateur doivent inclure une adresse de courrier lectronique. Vous pouvez ajouter une notification pour n'importe lequel des changements suivants dans un objet : Toute modification tous les changements apports l'objet. Tout ajout un nouvel objet a t ajout dans un contenant. Ajout d'une nouvelle version d'un document une nouvelle version d'un document a t envoye. Toute suppression l'objet a t supprim. Modification des proprits les proprits de l'objet ont t modifies. Modification des droits d'accs les droits d'accs l'objet ont t changs. Changement de propritaire le propritaire de l'objet a t chang. Changement d'emplacement l'objet a chang d'emplacement. Verrouillage ou extraction d'un document le document a t verrouill ou extrait. Dverrouillage d'un document le document a t dverrouill aprs avoir t verrouill, mais aucune nouvelle version n'a t envoye.

Remarque : DocuShare offre des fils donnant accs des collections et d'autres types de contenants du site. Si vous utilisez un navigateur assurant la prise en charge des fils ou si un logiciel agrgateur est install sur votre ordinateur, vous pouvez ajouter un fil un contenant DocuShare. Si vous disposez des droits d'accs appropris, cette caractristique vous permet d'afficher le contenu mis jour du contenant, sans avoir accder au site DocuShare l'aide de votre navigateur.

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Notifications DocuShare

Ajout d'une notification

Ajout d'une notification


Vous pouvez ajouter une notification pour un objet si vous tes connect et disposez de droits d'accs Lecteur pour l'objet. Vous pouvez ajouter rapidement une simple notification afin que DocuShare vous envoie un courriel lorsque du nouveau contenu a t ajout un objet, ou choisir des options avances pour personnaliser la notification. Pour ajouter une notification, procdez de la faon suivante : 1. Reprez l'objet pour lequel vous voulez ajouter une notification. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur l'icne Notifications de l'objet. Cliquez sur l'icne Proprits de cet objet. Cliquez ensuite sur le lien Notifications.

3. Dans la page Notifications, cliquez sur Crer une nouvelle notification. 4. Dans le champ Priode, slectionnez une des options suivantes : Immdiatement une notification est envoye ds que l'vnement se produit. Tous les jours un avis est donn sous forme de sommaire quotidien. Toutes les semaines un avis est donn sous forme de sommaire hebdomadaire.

5. Pour slectionner des options avances, cliquez sur Afficher les options avances et choisissez l'une des options suivantes : vnements d'intrt le ou les vnements dont vous dsirez tre avis. Pour slectionner plusieurs vnements, utilisez la touche Ctrl (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). Inclure l'activit destinataire indique si l'utilisateur dont l'action a dclench la notification doit, lui aussi, tre avis. Slectionnez Oui pour aviser cet utilisateur; sinon, slectionnez Non. Destinataires externes les adresses lectroniques des destinataires qui ne sont pas des utilisateurs inscrits sur le site DocuShare. Sparez les adresses lectroniques par une virgule. Ce champ est facultatif. Expditeur nom d'utilisateur qui apparat dans le champ De : Admin ou Propritaire. La notification s'applique dans le cas d'une collection, indique la faon d'appliquer la notification la collection et aux objets qu'elle contient. Droits d'accs initiaux indique les droits d'accs la notification. 6. Cliquez sur Appliquer. La notification n'apparat pas comme un objet dans un contenant. Les notifications apparaissent dans la page Notifications de l'objet.

Remarque : Si vous recevez trop de messages de notification, vous pouvez choisir de ne pas en recevoir pour un ou plusieurs types d'vnements, applicables toutes vos notifications. Pour dsactiver les vnements de votre choix, cliquez sur votre nom d'utilisateur dans la barre de navigation et utilisez le menu Supprimer les messages de notification dans la page Modifier.

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Affichage des notifications

Notifications DocuShare

Affichage des notifications


Pour afficher les notifications lies un objet, vous devez disposez d'accs l'objet en tant que Lecteur et tre connect DocuShare. Pour afficher les notifications d'un objet, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez l'objet dont vous voulez afficher les notifications. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur l'icne Notifications de l'objet. Cliquez sur l'icne Proprits de cet objet. Cliquez ensuite sur le lien Notifications.

Les notifications actuelles de l'objet apparaissent.

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Guide d'utilisation

Notifications DocuShare

Cration d'une liste de destinataires pour une notification

Cration d'une liste de destinataires pour une notification


Vous pouvez crer une liste de destinataires pour une notification afin que DocuShare avise ces personnes lorsqu'un changement concernant un objet se produit. Par exemple, vous dsirez que vos collgues soient aviss lorsqu'une nouvelle version d'un document a t ajoute ou qu'un objet a t dplac vers un autre emplacement. Pour crer une liste de destinataires, vous devez tre connect et tre le propritaire de la notification ou un utilisateur y ayant accs en tant que Rdacteur. Suivez les tapes ci-dessous pour crer une liste de destinataires pour une notification : 1. Reprez l'objet comportant la notification pour laquelle vous dsirez crer une liste de destinataires. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur l'icne Notifications de l'objet. Cliquez sur l'icne Proprits de cet objet. Cliquez ensuite sur le lien Notifications.

Les notifications actuelles de l'objet apparaissent. 3. Cliquez sur l'icne Proprits figurant droite de la notification modifier. La page Afficher les proprits s'ouvre. 4. Cliquez sur le lien Destinataires. 5. Cliquez sur Changer les destinataires. 6. Dans le champ Afficher, slectionnez le type de compte que vous dsirez afficher dans le champ Utilisateurs/groupe possibles. 7. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte particulier, entrez une partie du prnom, du nom, du nom d'utilisateur ou du titre de groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos comptes prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.

8. Dans le champ Utilisateurs/groupes possibles, slectionnez les comptes ajouter la liste de destinataires et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 9. Dans le champ Utilisateurs/groupes slectionns, slectionnez les comptes que vous dsirez retirer de la liste de destinataires et cliquez sur le bouton Retirer. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 10. Cliquez sur Mettre jour.

Guide d'utilisation

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Affichage et modification des proprits d'une notification

Notifications DocuShare

Affichage et modification des proprits d'une notification


Pour afficher les proprits d'une notification d'objet, vous devez tre connect et disposer de droits d'accs l'objet en tant que Lecteur. Pour modifier ces proprits, vous devez tre connect et tre le propritaire de la notification ou un utilisateur y ayant accs en tant que Rdacteur. Suivez les tapes ci-dessous pour afficher et modifier les proprits d'une notification : 1. Reprez l'objet dont vous voulez afficher et modifier les proprits de notification. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur l'icne Notifications de l'objet. Cliquez sur l'icne Proprits de cet objet. Cliquez ensuite sur le lien Notifications.

Les notifications actuelles de l'objet apparaissent. 3. Cliquez sur l'icne Proprits figurant droite de la notification modifier. La page Afficher les proprits s'ouvre. 4. Cliquez sur le lien Modifier. 5. Apportez les modifications dsires. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit.

Remarque : La proprit Dsactiv vous permet de dsactiver une notification sans la supprimer. Lorsque vous voulez de nouveau utiliser la notification, vous pouvez l'activer. 6. Cliquez sur Appliquer.

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Guide d'utilisation

Notifications DocuShare

Suppression d'une notification

Suppression d'une notification


Vous pouvez supprimer une notification si vous tes connect et tes le propritaire de l'objet ou un utilisateur y ayant accs en tant que Gestionnaire. La notification supprime est envoye dans votre corbeille personnelle dans Mon DocuShare. Vous pouvez restaurer un objet de votre corbeille personnelle votre administrateur ne l'a pas supprim de la corbeille gnrale du site. Voir la rubrique Mon DocuShare pour obtenir plus d'information. Pour supprimer une notification, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez l'objet dont vous voulez supprimer les notifications. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur l'icne Notifications de l'objet. Cliquez sur l'icne Proprits de cet objet. Cliquez ensuite sur le lien Notifications.

Les notifications actuelles de l'objet apparaissent. 3. Cliquez sur l'icne Proprits figurant droite de la notification que vous dsirez supprimer. La page Afficher les proprits s'ouvre. 4. Cliquez sur l'icne Supprimer. La page Confirmation de suppression apparat. 5. Cliquez sur Supprimer.

Guide d'utilisation

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Suppression d'une notification

Notifications DocuShare

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Rgles de contenu DocuShare


propos des rgles de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132 Cration d'une rgle de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 Affichage des rgles de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 Suppression d'une rgle de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

Guide d'utilisation

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propos des rgles de contenu

Rgles de contenu DocuShare

propos des rgles de contenu


DocuShare CPX seulement

Une rgle de contenu vous permet d'obtenir une action qui s'excute automatiquement lorsque se produit un vnement spcifique. Par exemple, vous pouvez crer une rgle de contenu pour une collection afin de faire circuler tout document ajout la collection. Il est galement possible de crer une rgle de contenu pour un document afin de recevoir un message lectronique lorsqu'une nouvelle version du document rdige par un utilisateur spcifique est ajoute. Vous pouvez ajouter une rgle de contenu n'importe quel objet sur votre site. Vous pouvez faire qu'une action s'excute lorsque se produit l'un des vnements suivants : Toute modification tous les changements apports un objet. Verrouillage ou extraction d'un document le document est verrouill ou en cours de modification. Dverrouillage d'un document le document est dverrouill. Changement d'emplacement un objet a chang d'emplacement. Ajout d'une nouvelle version d'un document un document a t mis jour par une version plus rcente. Changement de propritaire un objet a chang de propritaire. Droits d'accs modifis les droits d'accs un objet ont t modifis. Modification des proprits les proprits d'un objet ont t modifies. Circulation une modification a t apporte l'tat d'une tche de circulation. Tout ajout un nouvel objet a t ajout dans un contenant.

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Guide d'utilisation

Rgles de contenu DocuShare

Cration d'une rgle de contenu

Cration d'une rgle de contenu


DocuShare fournit un assistant pour vous aider crer une rgle de contenu. En suivant l'assistant, vous entrez une brve description de la rgle de contenu, slectionnez l'vnement qui dclenchera l'action et l'action excuter et entrez des paramtres spcifiques l'action choisie. Vous pouvez crer une rgle de contenu pour un objet si vous tes connect et disposer de droits d'accs l'objet en tant que Gestionnaire.

Remarque : vitez de crer une rgle de contenu qui se rpte elle-mme car elle sera dsactive aprs un certain nombre de rptitions. Par exemple, si vous crez une rgle de contenu qui modifie une proprit (action excuter) quand un changement quelconque ou une modification de proprit se produit (dclencheur d'vnement), la rgle continuera de se rpter jusqu' ce qu'elle soit dsactive. Il est conseill de prciser l'vnement en spcifiant des options additionnelles dans la page Conditions de la proprit Contenu. Pour crer une rgle de contenu, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez l'objet pour lequel vous voulez crer une rgle de contenu. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur l'icne Rgles de contenu de l'objet. Cliquez sur l'icne Proprits de cet objet. Puis cliquez sur le lien Rgles de contenu.

3. Dans la page des rgles de contenu, cliquez sur Crer une nouvelle rgle de contenu. L'assistant pour la cration d'une nouvelle rgle relative au contenu apparat. Les champs requis sont dcrits dans les tapes ci-dessous. Pour en savoir plus sur les champs facultatifs de l'assistant, cliquez sur le nom de champ appropri. 4. Dans la page Description, entrez un Titre pour la rgle de contenu puis cliquez sur Suivant. 5. Dans la page Dclencheurs d'vnement, slectionnez l'vnement qui dclenchera l'excution de l'action, puis cliquez sur Suivant. 6. Dans la page Conditions de la proprit Contenu, prcisez le dclencheur d'vnement en dfinissant les conditions de la proprit. Cliquez sur Suivant. 7. Dans la page Action excuter, slectionnez l'action qui s'excutera quand se produira l'vnement puis cliquez sur Suivant. La page Paramtres d'action apparat. Les options de la page varient en fonction de l'action que vous avez slectionne l'tape prcdente. 8. Entrez l'information approprie, puis cliquez sur Suivant. 9. La page Paramtres de fin d'excution vous donne la possibilit de spcifier une valeur de proprit pour l'objet la fin de l'excution de la rgle de contenu. De plus, vous pouvez ajouter cette valeur de proprit aux valeurs de proprit existantes. Cliquez ensuite sur Termin. La page Afficher les proprits apparat pour afficher un sommaire de la rgle de contenu.

Guide d'utilisation

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Affichage des rgles de contenu

Rgles de contenu DocuShare

Affichage des rgles de contenu


Pour afficher les rgles de contenu, vous devez avoir accs l'objet en tant que Lecteur et tre connect DocuShare. Pour afficher les rgles de contenu d'un objet, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez l'objet dont vous voulez afficher les rgles de contenu. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Dans le menu Plus d'actions de l'objet, slectionnez Rgles de contenu. Cliquez sur l'icne Rgles de contenu de l'objet.

La page Rgles de contenu rpertorie les rgles actuelles de l'objet. 3. Pour afficher les paramtres d'une rgle de contenu, procdez de l'une des faons suivantes : Cliquez sur l'icne Proprits figurant droite de la rgle de contenu. Cliquez sur le titre de la rgle.

Les paramtres sont en mode lecture seule; vous ne pouvez les modifier.

Remarque : Si une rgle de contenu est dsactive, c'est parce qu'elle s'est excute de trop nombreuses reprises du fait de sa propre rptition. Pour qu'une rgle dsactive puisse s'excuter nouveau, vous devez la recrer.

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Guide d'utilisation

Rgles de contenu DocuShare

Suppression d'une rgle de contenu

Suppression d'une rgle de contenu


Vous pouvez supprimer une rgle de contenu si vous en tes le propritaire ou un utilisateur disposant de droits d'accs Gestionnaire et que vous tes connect. La rgle de contenu supprime est envoye dans votre corbeille personnelle dans Mon DocuShare. Vous pouvez restaurer un objet de votre corbeille personnelle votre administrateur ne l'a pas supprim de la corbeille gnrale du site. Voir la rubrique Mon DocuShare pour obtenir plus d'information. Pour supprimer une rgle de contenu, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez l'objet dont vous voulez supprimer une rgle de contenu. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Dans le menu Plus d'actions de l'objet, slectionnez Rgles de contenu. Cliquez sur l'icne Rgles de contenu de l'objet.

La page Rgles de contenu rpertorie les rgles actuelles de l'objet. 3. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur l'icne Proprits figurant droite de la rgle de contenu. Cliquez sur le titre de la rgle.

4. Cliquez sur l'icne Supprimer dans le coin suprieur droit de la fentre. La page Confirmation de suppression apparat. 5. Cliquez sur Supprimer.

Guide d'utilisation

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Suppression d'une rgle de contenu

Rgles de contenu DocuShare

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Recherches DocuShare
propos des recherches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 Affichage de nouveau contenu sur votre site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 Recherche d'objets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 Recherche avance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146 Utilisation de caractres rservs dans une recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 Mots vides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1410 Enregistrement d'une requte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1411 Modification des proprits de requtes enregistres . . . . . . . . . . . . . . . . . 1412 Changement de l'emplacement d'une requte enregistre . . . . . . . . . . . . . 1414 Suppression d'une requte enregistre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1415

Guide d'utilisation

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propos des recherches

Recherches DocuShare

propos des recherches


Les fonctions de recherche de DocuShare vous permettent de trouver rapidement des objets sur votre site. Vous pouvez effectuer des recherches de mots simples, o vous demandez DocuShare de trouver les objets qui contiennent le texte spcifi. Mais vous pouvez galement combiner plusieurs critres de recherche afin de retrouver des objets particuliers, tels que tous les documents rdigs par un utilisateur et dont le titre contient le mot DocuShare. Lorsque vous recherchez des objets, vous pouvez prciser l'tendue de la recherche. Au moment de l'ajout d'un objet dans un contenant, DocuShare indexe les proprits de l'objet (aussi appeles mtadonnes) et son contenu, lorsqu'il s'agit d'un document, et les stocke dans une base de donnes. Lors d'une recherche, la base de donnes est examine afin de retrouver les objets qui correspondent aux critres de recherche. DocuShare utilise en outre un processus appel indexation par racines pour retrouver les objets qui contiennent des variantes du mot spcifi. Par exemple, une recherche du mot chien donnera aussi comme rsultat le mot chienne.

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Guide d'utilisation

Recherches DocuShare

Affichage de nouveau contenu sur votre site

Affichage de nouveau contenu sur votre site


Vous pouvez afficher la liste du contenu ajout ou modifi sur le site partir de n'importe quelle page. Vous pouvez ainsi reprer rapidement tout contenu ou objet nouveau ou rcemment modifi qui pourrait vous intresser. Pour connatre les nouveauts, 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Nouveauts. DocuShare affiche la liste des lments qui ont t ajouts ou modifis. 2. Pour modifier la requte utilise en vue d'afficher la liste du contenu nouveau ou modifi, cliquez sur le lien Prciser la recherche. La page Prciser la recherche apparat. 3. Modifiez les proprits de recherche pertinentes et cliquez sur le bouton Rechercher. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher la description de la proprit ou reportez-vous la rubrique Recherche avance, page 146.

Remarque : Si vous cliquez sur Nouveauts dans la barre de navigation titre de visiteur, DocuShare rpertorie le contenu qui a t ajout ou modifi durant les dernires 24 heures. Si vous cliquez sur Nouveauts dans la barre de navigation titre d'utilisateur inscrit, DocuShare rpertorie le contenu qui a t ajout ou modifi depuis votre dernire utilisation de Nouveauts.

Guide d'utilisation

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Recherche d'objets

Recherches DocuShare

Recherche d'objets
La barre de navigation fournit une zone de recherche qui vous permet de rechercher rapidement des objets et du contenu. Il n'est pas ncessaire d'tre connect DocuShare pour effectuer une recherche. Pour effectuer une recherche rapide, procdez de la faon suivante : 1. Dans la barre de navigation, entrez un ou plusieurs mots dans le champ Rechercher. Sparez chaque mot par un espace.

Remarque : Pour que DocuShare recherche une expression exacte ou une expression contenant un oprateur logique comme Et ou Ou, entrez l'expression entre guillemets (p. ex., guerre et paix). Pour que les rsultats de la recherche excluent les objets qui contiennent un certain mot, faites prcder ce mot du signe moins (-). Par exemple, pour trouver du contenu sur les lgumes verts, mais pas sur le brocoli, tapez lgumes verts -brocoli. Pour que les rsultats incluent les objets qui contiennent un certain mot, faites prcder ce mot du signe plus (+). Par exemple, pour trouver du contenu sur les lgumes verts incluant le brocoli, tapez lgumes verts +brocoli. 2. Selon la page partir de laquelle vous avez lanc la recherche et si votre site est membre d'une fdration, slectionnez une tendue de recherche dans le menu Dans. 3. Cliquez sur Rechercher. DocuShare affiche les rsultats de la recherche. Dans le cas des documents, DocuShare prsente un court extrait du document avec le terme recherch en surbrillance ou affiche le rsum du document si le terme recherch ne se trouve pas dans le contenu. Vous pouvez cliquer sur le bouton Afficher/Masquer les dtails pour contrler cet affichage. Si vous recherchez dans tous les sites fdrs, DocuShare affiche les rsultats de la recherche dans le site utilis pour excuter la recherche. Pour afficher les rsultats des autres sites de la fdration, cliquez sur chaque nom de site sous Slectionner un site de la fdration.

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Guide d'utilisation

Recherches DocuShare

Recherche d'objets

Options de recherche
Lorsque vous faites une recherche rapide, vous pouvez prciser plusieurs options pour affiner la rechercher et dfinir l'affichage des rsultats. Suivez les tapes ci-dessous pour effectuer une recherche rapide avec options de recherche : 1. Entrez les termes recherchs dans le champ Rechercher et si le champ Dans apparat, slectionnez l'tendue de la recherche. 2. Cliquez sur le petit triangle ct du bouton Rechercher et entrez l'information pertinente dans les champs suivants : Rechercher les mots dans permet de prciser l'emplacement des mots recherchs. Tout texte recherche les mots demands dans le contenu et les proprits des objets. Dernire modification le restreint la recherche aux objets dont la dernire modification se situe l'intrieur d'une priode spcifique. Type d'objets prcise le type d'objet rechercher. Types de documents recherche dans tous les types de documents ou dans un type particulier. Types d'objets doit tre rgl Tous les types d'objets ou Documents seulement. Rsultats maximum nombre maximum d'objets afficher dans les rsultats de la recherche. DocuShare organise les rsultats en prsentant d'abord les objets les plus pertinents. Trier les rsultats ordre dans lequel vous dsirez afficher les rsultats de la recherche. 3. Cliquez sur Rechercher. DocuShare affiche les rsultats de la recherche.

Guide d'utilisation

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Recherche avance

Recherches DocuShare

Recherche avance
La page Recherche avance permet d'affiner davantage la recherche en combinant des mots, en spcifiant des plages et en prcisant des types d'objet ou de document spcifiques. Pour effectuer une recherche avance, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur le lien Avanc. 2. Sous Rechercher les mots dans, entrez le critre de recherche. Crez un critre de recherche en slectionnant un oprateur, en entrant le ou les mots recherchs (sparez chaque mot par un espace), puis en slectionnant l'endroit o les mots demands devraient se trouver. Pour que DocuShare recherche une expression exacte ou une expression contenant un oprateur logique, entrez l'expression entre guillemets (par ex., guerre et paix). Vous pouvez cliquer sur + Ajouter un critre de recherche pour crer un autre critre de recherche en utilisant un oprateur logique. Voir la rubrique Tableau 141 pour obtenir la description de chacun des oprateurs.

Remarque : Pour plus d'informations sur l'utilisation de caractres gnriques et non alphanumriques dans un critre de recherche, voir la rubrique Utilisation de caractres rservs dans une recherche, page 149. 3. Selon la page partir de laquelle vous excutez la recherche et si votre site est membre d'une fdration, slectionnez une tendue de recherche dans le menu Rechercher dans. 4. Dans le champ Rsultats maximum, slectionnez le nombre maximum d'objets afficher dans les rsultats de la recherche. DocuShare organise les rsultats en prsentant d'abord les objets les plus pertinents. 5. Dans le champ Trier les rsultats, slectionnez l'ordre dans lequel vous dsirez afficher les rsultats de la recherche. 6. Sous Restreindre la recherche une plage de dates, entrez la plage de dates utiliser pour rechercher les objets. Prcisez une plage de dates en slectionnant des options dans les menus et en entrant une date. Cliquez sur + Ajouter plage de dates pour prciser une deuxime plage de dates. 7. Sous Rechercher dans la plage numrique, entrez la plage numrique utiliser pour rechercher les objets dont les proprits contiennent des valeurs numriques. Cliquez sur + Ajouter plage numrique pour prciser une deuxime plage numrique.

Remarque : Ce champ apparat si un objet a une proprit numrique pouvant servir une recherche. 8. Sous Types d'objets rechercher, procdez de l'une des faons suivantes : Pour rechercher parmi tous les objets du site, cliquez sur Rechercher tous les types d'objets. Pour rechercher seulement parmi des objets particuliers, cliquez sur Restreindre la recherche aux types d'objets slectionns et slectionnez les objets rechercher dans la liste.

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Guide d'utilisation

Recherches DocuShare

Recherche avance

9. Si vous recherchez des documents, sous Types de document rechercher, procdez de l'une des faons suivantes : Pour rechercher parmi tous les types de documents, cliquez sur Rechercher tous les types de documents. Pour rechercher parmi des types de documents particuliers, cliquez sur Restreindre la recherche aux types de documents slectionns et slectionnez les types de documents rechercher dans la liste. Le type d'un document dpend de son type MIME.

10. Cliquez sur le bouton Rechercher. DocuShare affiche les rsultats de la recherche. Dans le cas des documents, DocuShare prsente un court extrait du document avec le terme recherch en surbrillance ou affiche le rsum du document si le terme recherch ne se trouve pas dans le contenu. Vous pouvez cliquer sur le bouton Afficher/Masquer les dtails pour contrler cet affichage. Si vous recherchez dans tous les sites fdrs, DocuShare affiche les rsultats de la recherche dans le site utilis pour excuter la recherche. Pour afficher les rsultats des autres sites de la fdration, cliquez sur chaque nom de site sous Slectionner un site de la fdration. Tableau 141 : Oprateurs logiques Oprateur logique ET Signification Recherche les objets qui correspondent tous les critres. Par exemple : Rechercher les objets dont Titre contient Formation Et Sommaire contient Produit de base. Cette recherche produirait comme rsultat uniquement les objets dont le titre contient le mot Formation et le sommaire les mots Produit de base. Ou Recherche les objets qui rpondent un des critres. Par exemple : Rechercher les objets dont Titre contient Avanc Ou Sommaire contient Administrateur. Cette recherche produirait comme rsultat les objets dont le titre contient le mot Avanc ou dont le sommaire contient le mot Administrateur et ceux qui rpondent aux deux critres.

Guide d'utilisation

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Recherche avance Tableau 141 : Oprateurs logiques Oprateur logique Cumul

Recherches DocuShare

Signification Recherche les objets qui rpondent au moins un des critres et classe les rsultats selon leur pertinence en affichant en premier les objets qui rpondent au plus grand nombre de critres. Par exemple : Rechercher les objets dont Titre contient Avanc Cumul Sommaire contient Administrateur. La recherche renverrait d'abord les objets qui contiennent la fois Avanc dans le titre et Administrateur dans le sommaire, puis les objets qui ne contiennent qu'un seul des mots recherchs (soit Avanc dans le titre ou Administrateur dans le sommaire).

Et non

Recherche les objets qui contiennent un des mots recherchs et pas l'autre. Par exemple : Rechercher les objets dont Titre contient Technologie Et non Titre contient Marketing. Cette recherche produirait comme rsultat uniquement les objets dont le titre contient le mot Technologie, mais pas ceux dont le titre contient galement le mot Marketing.

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Guide d'utilisation

Recherches DocuShare

Utilisation de caractres rservs dans une recherche

Utilisation de caractres rservs dans une recherche


Vous pouvez utiliser les caractres gnriques suivants dans une recherche : Point d'interrogation (?) Remplace un caractre alphanumrique quelconque. Par exemple : ?ain renvoie bain, pain, main, etc. Astrisque (*) Remplace un nombre quelconque de caractres alphanumriques. Par exemple : corp* renvoie corporatif, corporation, corpulent, etc.

Remarque : Pour trouver des objets qui contiennent un caractre gnrique, utilisez l'oprateur est gal , faites prcder le caractre de deux barres obliques inverses (\\) et slectionnez le nom de la proprit. Par exemple, pour retrouver un document intitul * lire en premier, entrez : est gal \\* lire en premier dans Titre. Pour trouver des objets qui contiennent des caractres non alphanumriques, comme le symbole (@) et le signe gal (=) ou des caractres non alphanumriques et des caractres gnriques, slectionnez le nom de la proprit, utilisez l'oprateur est gal et entrez le texte recherch entre apostrophes. Exemple : pour rechercher jbeaudin@monentreprise.com, entrez : est gal 'jbeaudin@monentreprise.com' dans (Utilisateur) Adresse lectronique Exemple : pour rechercher jbeaudin@*, entrez : est gal 'jbeaudin@*' dans (Utilisateur) Adresse lectronique

Remarque : Trois caractres non alphanumriques, la perlute (&), le trait d'union (-) et le trait de soulignement (_), sont considrs comme des caractres alphanumriques et ne ncessitent aucun traitement spcial. Par exemple, pour rechercher mon_document.doc, entrez mon_document.doc.

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Mots vides

Recherches DocuShare

Mots vides
Afin d'acclrer l'affichage des rsultats de la recherche, DocuShare ignore certains mots courants, que l'on dsigne comme mots vides. Cela signifie que vous n'avez pas besoin d'entrer ces mots lorsque vous effectuez une recherche. Toutefois, si vous voulez que DocuShare cherche un mot vide, mettez ce mot entre guillemets. Les mots vides sont rpertoris dans Tableau 142. Tableau 142 : Mots vides

a (un ou une) actif also (galement) am am (je suis) an (un ou une) any (un ou une quelconque) are (sont) as (comme) at () be (tre) but (mais) can (peut) dans de de did do does et

find (rechercher) for (pour) get got had (avait) has (a) have (ont) how (comment) I if (si) is (est) it (c') it's (c'est) its (son, sa ou ses) like (comme) non ou par should so

than (que) that (ce ou cette) the (le, la ou l') there (il y a) too (aussi) want (veut) was (tait) were (taient) what (quoi) when (quand) where (o) whether (si) which (ce qui) who (qui) whose (dont) why (pourquoi) will with (avec) would <or> (<ou>)

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Guide d'utilisation

Recherches DocuShare

Enregistrement d'une requte

Enregistrement d'une requte


Aprs avoir effectu une recherche avance, vous pouvez enregistrer la requte utilise afin de l'excuter nouveau ultrieurement ou de la partager avec d'autres utilisateurs. Vous devez tre connect pour enregistrer une requte de recherche. Suivez les tapes ci-dessous pour enregistrer la requte utilise lors d'une recherche : 1. Dfinissez les critres de recherche et lancez la recherche. Les rsultats de la recherche s'affichent. 2. Dans le menu Ajouter, slectionnez Requte enregistre. La page Ajouter une requte enregistre apparat. 3. Dans le champ Titre, entrez un titre pour la requte enregistre. 4. Entrez toute information facultative supplmentaire. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit. 5. Cliquez sur Enregistrer la recherche. La page Emplacements apparat. 6. Prenez l'une des actions suivantes : Pour rechercher des contenants particuliers, entrez une quelconque partie du titre d'un contenant dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les contenants, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos contenants prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.

7. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous dsirez que la requte enregistre apparaisse et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 8. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez les contenants dans lesquels vous ne souhaitez pas que la requte enregistre apparaisse et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 9. Cliquez sur Mettre jour les emplacements. DocuShare ajoute au contenant votre requte enregistre. Lorsque vous cliquez sur la requte enregistre, DocuShare excute la recherche en fonction des critres spcifis dans la requte, puis affiche les rsultats.

Guide d'utilisation

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Modification des proprits de requtes enregistres

Recherches DocuShare

Modification des proprits de requtes enregistres


Vous pouvez modifier les proprits et les critres de recherche d'une requte enregistre si vous tes le propritaire de la requte ou un utilisateur connect y ayant accs en tant que Rdacteur. Pour modifier les proprits d'une requte enregistre, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez la requte enregistre dont vous voulez modifier les proprits. 2. Cliquez sur l'icne Proprits droite du titre de la requte enregistre. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Modifier. 4. Apportez les modifications dsires. 5. Cliquez sur Appliquer. 6. Cliquez sur le lien Modifier une requte. 7. Modifiez les critres de recherche. 8. Cliquez sur Appliquer. DocuShare enregistre les modifications apportes la requte enregistre.

Affichage de l'historique des modifications


DocuShare CPX seulement

DocuShare conserve une trace de toutes les oprations effectues sur les objets du site, offrant ainsi une piste de vrification des modifications. Vous pouvez afficher les modifications apportes tout objet pour lequel vous disposez de droits d'accs Lecteur. Pour afficher l'historique des modifications : 1. Reprez la requte enregistre dont vous voulez afficher l'historique des modifications. 2. Cliquez sur l'icne Proprits de la requte enregistre. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Historique des modifications. 4. Dans le menu Modifier, slectionnez le type de modification afficher. 5. Prenez l'une des actions suivantes : Entrez une partie d'un nom dans le champ Rechercher un utilisateur, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Cliquez sur Afficher tout, puis slectionnez l'utilisateur voulu dans le menu Slectionner l'utilisateur. Slectionnez Tous dans le menu Slectionner l'utilisateur.

6. Dans le menu Afficher les dernires, slectionnez le nombre d'vnements de modification afficher.

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Guide d'utilisation

Recherches DocuShare

Modification des proprits de requtes enregistres

7. Pour afficher les activits excutes durant une priode spcifique, entrez les dates de dbut et de fin. 8. Cliquez sur Aller. L'information sur les modifications est affiche. Vous pouvez cliquer sur Afficher en XML pour convertir l'information au format XML (Extensible Markup Language) compatible avec d'autres applications.

Guide d'utilisation

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Changement de l'emplacement d'une requte enregistre

Recherches DocuShare

Changement de l'emplacement d'une requte enregistre


Vous pouvez dplacer une requte enregistre dans un autre contenant ou la faire apparatre dans plusieurs contenants de votre site. Bien qu'une requte enregistre puisse apparatre dans plusieurs contenants, il n'en existe vritablement qu'une seule copie dans DocuShare, ce qui permet d'conomiser de l'espace sur votre site. Pour changer l'emplacement d'une requte enregistre, vous devez tre connect et avoir accs en tant que Rdacteur la requte enregistre et au nouveau contenant.

Remarque : Pour dplacer une requte enregistre, vous pouvez galement utiliser les commandes Copier, Couper et Coller. Voir la rubrique Modification de plusieurs objets dans une collection, page 38. Suivez les tapes ci-dessous pour changer l'emplacement d'une requte enregistre : 1. Reprez la requte enregistre dont vous voulez modifier l'emplacement. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur la case cocher la gauche du titre de la requte enregistre. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Changer d'emplacement. Dans la page Confirmer le changement d'emplacement, cliquez sur Confirmer. Cliquez sur l'icne Proprits droite du titre de la requte enregistre. Cliquez sur le lien Emplacements.

3. Dans le champ Trier par, slectionnez Titre pour afficher les contenants possibles en ordre alphabtique ou Identificateur pour les afficher en ordre numrique. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour rechercher des contenants particuliers, entrez une quelconque partie du titre d'un contenant dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les contenants, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos contenants prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.

5. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez le ou les contenants dans lesquels vous dsirez que la requte enregistre apparaisse et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 6. Dans le champ Emplacements slectionns, slectionnez les contenants dans lesquels vous ne souhaitez pas que la requte enregistre apparaisse et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour slectionner plusieurs contenants, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh).

Remarque : Assurez-vous qu'il y a au moins un contenant dans le champ Emplacements slectionns. Sinon, la requte enregistre deviendrait orpheline, ce qui signifie qu'elle ne figurerait dans aucun contenant. 7. Cliquez sur Mettre jour les emplacements.

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Guide d'utilisation

Recherches DocuShare

Suppression d'une requte enregistre

Suppression d'une requte enregistre


Vous pouvez supprimer une requte enregistre si vous en tes le propritaire ou un utilisateur connect y ayant accs en tant que Gestionnaire. La requte enregistre supprime est envoye dans votre corbeille personnelle dans Mon DocuShare. Vous pouvez restaurer un objet de votre corbeille personnelle votre administrateur ne l'a pas supprim de la corbeille gnrale du site. Voir la rubrique Mon DocuShare pour obtenir plus d'information. Pour supprimer une requte enregistre, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez la requte enregistre que vous dsirez supprimer. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur la case cocher ct du titre de la requte enregistre. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Supprimer. Cliquez sur l'icne Proprits droite du titre de la requte enregistre. Dans la page Afficher les proprits de la requte enregistre, cliquez sur le bouton Supprimer.

La page Confirmation de suppression apparat. 3. Cliquez sur Supprimer pour supprimer la requte enregistre de votre site.

Guide d'utilisation

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Suppression d'une requte enregistre

Recherches DocuShare

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Guide d'utilisation

Mon DocuShare
propos de Mon DocuShare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 Gestion des favoris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 Utilisation d'une collection personnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 Utilisation de votre agenda personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 Utilisation de votre corbeille personnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 Affichage de vos runions en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Affichage de vos groupes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Affichage de vos tches de circulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Guide d'utilisation

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propos de Mon DocuShare

Mon DocuShare

propos de Mon DocuShare


Mon DocuShare est un emplacement unique partir duquel vous pouvez facilement grer le contenu personnel et accder au contenu de votre site. Un lien vers Mon DocuShare s'affiche sur la page d'accueil du site, sur la barre de navigation et sous Mes liens dans le pied de page. Mon DocuShare comprend des zones appeles portlets; chaque portlet est destin un usage diffrent. Vous pouvez fermer un portlet et le rouvrir en cliquant sur le petit triangle ct du titre du portlet. Collection personnelle collection pour le contenu priv. Espaces de travail espaces de travail auxquels vous avez accs et dont vous tes propritaires. (DocuShare CPX seulement) Page d'accueil du site collections de niveau suprieur de votre site. Agendas favoris combinaison de tous vos agendas favoris. Corbeille personnelle vos objets supprims. Favoris liens vers vos objets souvent utiliss. Runions en ligne runions en ligne que vous avez programmes. (DocuShare CPX seulement) Mes groupes groupes dont vous tes membre. Tches tches de circulation qui vous sont assignes.

Vous pouvez galement accder vos travaux en arrire-plan partir de Mon DocuShare. Lorsque vous modifiez les droits d'accs d'un contenant et de ses objets, la modification est effectue en arrire-plan. Lorsque vous avez des travaux en arrireplan, un lien apparat sous la barre de navigation. Vous pouvez cliquer sur ce lien pour vrifier l'tat des travaux et en supprimer au besoin.

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Guide d'utilisation

Mon DocuShare

Gestion des favoris

Gestion des favoris


Pour accder facilement partir d'un seul endroit aux objets que vous utilisez souvent, vous pouvez les ajouter vos favoris. Tout objet ajout aux favoris est un lien l'objet original et non une copie. Si l'objet original est supprim, le lien n'apparatra plus dans vos favoris. Pour ajouter un objet vos favoris, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez l'objet que vous dsirez ajouter aux favoris. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur l'icne Ajouter aux favoris de l'objet. Cliquez sur la case cocher ct du titre de l'objet. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Ajouter aux favoris.

3. Dans la page de confirmation d'ajout aux favoris, cliquez sur Confirmer. 4. Allez Mon DocuShare. L'objet que vous avez ajout apparat sous Favoris. Le menu Affichage vous permet d'afficher un type d'objets favoris, tels que les documents favoris. Cliquez sur l'en-tte Favoris pour afficher vos favoris dans une liste de contenu de collection. Vous pouvez utiliser les fonctions de collection standard dans cette vue. Pour supprimer un objet de vos favoris, procdez de la faon suivante : 1. Allez Mon DocuShare. 2. Cliquez sur l'en-tte Favoris. 3. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Supprimer le favori. 4. Dans la page de confirmation de suppression, cliquez sur Confirmer. L'objet n'apparat plus dans les favoris, mais il existe toujours son emplacement d'origine.

Guide d'utilisation

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Utilisation d'une collection personnelle

Mon DocuShare

Utilisation d'une collection personnelle


Votre collection personnelle sur Mon DocuShare est un espace d'archivage priv de vos objets. Par dfaut, seuls vous-mme et un groupe d'administrateurs appel Administrateurs de contenu avez entirement accs cette collection. Pour ajouter un objet dans votre collection personnelle, suivez les tapes ci-dessous : 1. Allez Mon DocuShare. 2. Cliquez sur l'en-tte Collection personnelle. 3. Dans le menu Ajouter, slectionnez le type d'objet que vous dsirez ajouter. 4. Dans la page Ajouter, entez l'information requise et cliquez sur Appliquer. 5. Allez Mon DocuShare. L'objet ajout apparat sous Collection personnelle. Le menu Affichage vous permet d'afficher un type d'objets, tels que les documents.

Remarque : Vous pouvez galement ajouter un objet votre collection personnelle en utilisant une page Emplacements de l'objet. Affichez et slectionnez votre collection personnelle dans le champ Emplacements possibles, puis cliquez sur les boutons Ajouter et Mettre jour les emplacements. Pour afficher votre collection personnelle dans une pleine page, procdez de la manire suivante : 1. Allez Mon DocuShare. 2. Cliquez sur l'en-tte Collection personnelle. Les objets sont affichs sous forme de liste du contenu de la collection. Vous pouvez utiliser les fonctions de collection standard dans cette vue, comme ajouter de nouveaux objets et modifier les proprits de la collection.

Remarque : Vous pouvez supprimer votre collection personnelle et, le cas chant, son contenu. Cependant, votre prochain accs Mon DocuShare, votre collection personnelle apparatra nouveau.

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Guide d'utilisation

Mon DocuShare

Utilisation de votre agenda personnel

Utilisation de votre agenda personnel


Votre agenda personnel est une combinaison de tous vos agendas favoris. Cela vous permet de fusionner dans un agenda principal les vnements de plusieurs agendas. Par exemple, vous pouvez ajouter des calendriers des vacances individuelles vos favoris afin de crer un seul calendrier de vacances pour un groupe. Pour crer un agenda personnel, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez l'agenda que vous dsirez ajouter aux favoris. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur l'icne Ajouter aux favoris de l'agenda. Cliquez sur la case cocher ct du titre de l'agenda. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Ajouter aux favoris.

3. Dans la page de confirmation d'ajout aux favoris, cliquez sur Confirmer. 4. Rptez les tapes 1 3 pour ajouter d'autres agendas aux favoris. 5. Allez Mon DocuShare. L'agenda unique personnel apparat sous Agendas favoris. 6. l'aide du menu Affichage, vous pouvez basculer de la vue d'un jour la vue d'une semaine de l'agenda ou l'inverse.

Guide d'utilisation

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Utilisation de votre corbeille personnelle

Mon DocuShare

Utilisation de votre corbeille personnelle


Votre corbeille personnelle contient les objets que vous avez supprim de mme que des objets qui vous appartiennent et qui ont t supprims par d'autres utilisateurs. Vous pouvez utiliser votre corbeille personnelle pour restaurer un objet supprim. Seul votre administrateur peut vider la corbeille des objets supprims. Pour restaurer un objet supprim : 1. Allez Mon DocuShare. 2. Sous Corbeille personnelle, slectionnez l'objet restaurer. 3. Cliquez sur le bouton Aller adjacent Restaurer. L'objet est restaur l'emplacement d'o il avait t supprim.

Remarque : Si l'emplacement est une collection ou un espace de travail (DocuShare CPX seulement) qui a t supprim, l'objet est restaur dans votre collection personnelle. Si l'emplacement est un contenant d'un type autre que collection (par exemple, un calendrier ou une discussion) et qu'il a t supprim, l'objet devient orphelin et peut tre restaur un autre emplacement par votre administrateur.

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Guide d'utilisation

Mon DocuShare

Affichage de vos runions en ligne

Affichage de vos runions en ligne


DocuShare CPX seulement

Les runions que vous programmez sont affiches sous l'en-tte Runions en ligne. Vous pouvez cliquer sur le titre d'une runion pour vous joindre la runion en ligne. Voir Runions en ligne pour obtenir de l'information sur la faon d'utiliser la fonction Runions en ligne.

Affichage de vos groupes


Tous les groupes dont vous tes membre apparaissent sous l'en-tte Groupes. Vous pouvez cliquer sur un nom de groupe pour afficher sa page de proprits.

Affichage de vos tches de circulation


Toutes les tches qui vous sont assignes apparaissent sous l'en-tte Tches. Vous pouvez donc voir d'un coup d'il les tches pour lesquelles vous devez envoyer une rponse. Cliquez sur une tche pour ouvrir la fentre correspondante. En outre, le fait de cliquer sur l'en-tte Tches ouvre la fentre Mes tches, qui rpertorie les tches qui vous sont assignes et celles que vous avez assignes, ainsi que votre historique de tches. Pour plus d'informations sur la circulation des documents, voir la rubrique Circulation des documents.

Guide d'utilisation

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Affichage de vos tches de circulation

Mon DocuShare

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Guide d'utilisation

Runions en ligne
propos des runions en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 Programmation d'une runion en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 Lancement d'une runion en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 Joindre une runion en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 Suppression d'une runion en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

Guide d'utilisation

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propos des runions en ligne

Runions en ligne

propos des runions en ligne


DocuShare CPX seulement

DocuShare est intgr au WebEx Meeting Center, qui vous permet de programmer et de participer des runions en ligne avec d'autres utilisateurs DocuShare. En utilisant un navigateur Web, vous pouvez facilement et de faon rentable communiquer avec vos collgues, sans gards leur lieu gographique.

Remarque : Pour utiliser la fonction de runions en ligne, votre administrateur doit configurer le serveur pour permettre JavaScript. De plus, vos proprits de compte utilisateur doivent avoir le paramtre Activer JavaScript fix Oui.

162

Guide d'utilisation

Runions en ligne

Programmation d'une runion en ligne

Programmation d'une runion en ligne


Pour programmer une runion en ligne, vous devez spcifier l'information relative la runion et slectionner les participants. Lorsque vous avez termin, un message lectronique est envoy chaque participant avec l'information requise pour se joindre la runion. Une runion en ligne est associe une collection ou un espace de travail quand deux URL sont ajoutes dans le contenant une fois que la runion est cre : une URL est pour l'hte de la runion, et l'autre pour les participants. Pour programmer une runion en ligne, procdez de la faon suivante : 1. Reprez et ouvrez une collection ou un espace de travail du site. 2. Cliquez sur l'icne Runion en ligne dans le coin suprieur droit de la fentre. 3. Si la page Connexion WebEx apparat, entrez votre information pour vous connecter WebEx et cliquez sur le bouton Connexion. La page Connexion WebEx apparat si vous ne vous tes pas connect au site de runions WebEx pendant votre session DocuShare actuelle. 4. Dans la page Proprits, entrez l'information suivante : Nom de la runion le nom de la runion. Code d'accs de la runion le code requis pour se joindre la runion. Date de dbut la date de la runion. Immdiatement - programme tout de suite la runion. Heure de dbut l'heure laquelle la runion commence. Dure la dure, en minutes, de la runion. Fuseau horaire le fuseau horaire dans lequel la runion se droulera. Texte d'invitation (facultatif) le message d'invitation la runion. 5. Cliquez sur Suivant pour aller la page Participants. 6. Dans le champ Votre courriel, entrez l'adresse lectronique partir de laquelle l'invitation la runion sera envoye. 7. Dans le champ Afficher, slectionnez le type de compte que vous dsirez afficher dans le champ Utilisateurs/groupe possibles. 8. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte particulier, entrez une partie du prnom, du nom, du nom d'utilisateur ou du titre de groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos comptes prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.

9. Dans le champ Utilisateurs/groupes possibles, slectionnez les comptes ajouter la liste de destinataires et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 10. Dans le champ Utilisateurs/groupes slectionns, slectionnez les comptes que vous dsirez retirer de la liste de destinataires et cliquez sur le bouton Retirer.

Guide d'utilisation

163

Programmation d'une runion en ligne

Runions en ligne

11. Pour inviter des participants externes, procdez de la faon suivante : a. Dans le champ Courriel, entrez l'adresse lectronique de la personne que vous dsirez inviter. b. Cliquez sur le bouton Ajouter. c. Rptez les tapes a et b pour chaque personne. d. Pour supprimer une personne dans le champ Utilisateurs slectionns, slectionnez l'adresse de la personne et cliquez sur Supprimer. 12. Cliquez sur Crer. La page Sommaire apparat et affiche l'tat de cration de la runion. 13. Cliquez sur OK. Deux URL sont ajoutes au contenant. Les URL de runion pour un espace de travail sont places dans une collection de runions du portlet de contenu.

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Guide d'utilisation

Runions en ligne

Lancement d'une runion en ligne

Lancement d'une runion en ligne


Toutes les runions en ligne que vous avez programmes apparaissent dans Mon DocuShare. Ceci vous permet d'accder facilement vos runions partir d'un seul emplacement. Pour lancer une runion programme, procdez de la faon suivante : 1. Allez Mon DocuShare. 2. Si la mention Se connecter pour afficher les runions apparat sous Runions en ligne, cliquez sur ce lien pour vous connecter WebEx. Les runions programmes apparaissent sous Runions en ligne. 3. Cliquez sur la runion que vous dsirez lancer. La fentre WebEx Meeting Manager s'ouvre.

Remarque : Vous pouvez alors lancer une runion en ligne en cliquant sur l'URL hte situe dans le contenant partir duquel vous avez programm la runion.

Guide d'utilisation

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Joindre une runion en ligne

Runions en ligne

Joindre une runion en ligne


Chaque participant reoit un courrier lectronique contenant un lien vers la runion en ligne, le code d'accs et toute information additionnelle fournie par l'hte. Pour joindre une runion en tant que participant, suivez les tapes ci-dessous : 1. Ouvrez le courrier lectronique contenant l'invitation la runion. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur le lien URL Joindre WebEx. Cliquez sur le lien pour la collection. Dans la collection ouverte, cliquez sur le nom de la runion.

Remarque : Vous pouvez galement joindre une runion en ligne en ouvrant le contenant dans lequel se trouve l'URL Joindre et en cliquant sur le nom de la runion.

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Guide d'utilisation

Runions en ligne

Suppression d'une runion en ligne

Suppression d'une runion en ligne


Vous pouvez supprimer la runion en ligne dans le serveur WebEx (ce qui supprime aussi les URL de la runion dans DocuShare) et supprimer les URL de runion en ligne dans votre site DocuShare. Pour supprimer une runion en ligne, vous devez tre son propritaire ou un utilisateur disposant de droits d'accs Gestionnaire l'objet et tre connect. Pour supprimer une runion en ligne dans le serveur WebEx, procdez de la faon suivante : 1. Allez Mon DocuShare. 2. Sous Runions en ligne, cliquez sur l'icne Supprimer ct de la runion supprimer. 3. Cliquez sur Supprimer pour supprimer la runion dans le serveur WebEx et les URL de la runion dans DocuShare. Pour supprimer les URL de la runion en ligne dans DocuShare : 1. Reprez la runion en ligne que vous dsirez supprimer. 2. Prenez l'une des actions suivantes : Cochez la case qui apparat ct du titre de la runion. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Supprimer. Dans le menu Plus d'actions de la runion, slectionnez Supprimer.

La page Confirmation de suppression apparat.

Remarque : Si un signe moins apparat dans la case qui prcde la runion, cela signifie que vous ne disposez pas des droits d'accs Gestionnaire pour cet objet et que vous ne pouvez pas le supprimer. 3. Cliquez sur Supprimer pour supprimer les URL de la runion dans DocuShare. La runion n'est toutefois pas supprime dans le serveur WebEx.

Guide d'utilisation

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Suppression d'une runion en ligne

Runions en ligne

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Guide d'utilisation

Circulation des documents


propos de la circulation des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 Circulation d'un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 Configuration d'une collection pour circulation des documents . . . . . . . . . . . 176 Vrification de l'tat des tches que vous avez assignes . . . . . . . . . . . . . . 177 Affichage des tches qui vous ont t assignes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1711 Affichage des tches supprimes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1714 Affichage des tches de circulation pour un document . . . . . . . . . . . . . . . . 1715

Guide d'utilisation

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propos de la circulation des documents

Circulation des documents

propos de la circulation des documents


Au cours du cycle de prparation d'un document, l'auteur est souvent amen solliciter les commentaires d'autres personnes, faire approuver le contenu du document ou simplement mettre en commun l'information du document. DocuShare vous permet d'automatiser la circulation de documents des utilisateurs et de demander une action particulire de leur part lorsqu'ils ont reu les documents. Sur un formulaire appel fiche de circulation, vous indiquez les utilisateurs qui le document doit tre envoy, le type d'action demand et un message dcrivant la tche. Il vous suffit ensuite de soumettre la fiche de circulation; DocuShare avise les utilisateurs spcifis de la tche qui leur est assigne. Vous pouvez surveiller l'tat d'une tche en cours.

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Guide d'utilisation

Circulation des documents

Circulation d'un document

Circulation d'un document


Vous pouvez faire circuler un document prsent sur votre site ou vous pouvez dcider de faire circuler un document au moment de son ajout dans DocuShare. Vous pouvez aussi faire circuler une version d'un document. Sur la fiche de circulation qui accompagne le document, vous pouvez demander aux utilisateurs d'approuver le document, de le relire et de le modifier ou d'accuser rception du document, ou vous pouvez envoyer un document uniquement titre d'information. Lorsque vous crez une tche de circulation, vous pouvez dfinir une seule tape ou plusieurs tapes squentielles. Une tape unique correspond un type d'action, par exemple envoyer un document des utilisateurs aux fins d'approbation. Une tche plusieurs tapes vous permet d'automatiser le traitement d'un document. Par exemple, vous pouvez crer une tche pour envoyer un document un groupe d'utilisateurs, afin qu'ils le relisent et le commentent, avant d'envoyer le document rvis pour approbation. Pour faire circuler un document, suivez les tapes ci-dessous : 1. Prenez l'une des actions suivantes : Pour faire circuler un seul document, reprez ce document ou la version que vous dsirez faire circuler et cliquez sur l'icne Circuler. L'icne Route n'apparat pas si le document est verrouill. Pour faire circuler plusieurs documents, reprez ces documents et cochez la case ct de chaque document. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Circuler. Dans la page Confirmation, cliquez sur Confirmer. Pour faire circuler un document aprs son ajout dans DocuShare, slectionnez Document dans le menu Ajouter. Entrez l'information requise et cliquez sur Publier puis faire circuler le document, puis sur Appliquer. Pour faire circuler un document avant son ajout dans DocuShare, slectionnez Document dans le menu Ajouter. Entrez l'information requise puis cliquez sur Faire circuler le document et le publier plus tard avant de cliquer sur Appliquer.

Une fiche de circulation apparat. 2. Si vous voulez inclure un autre document, cliquez sur le bouton Ajouter. Reprez le document et cliquez sur sa commande Circuler. Confirmez ensuite l'ajout du document la fiche de circulation. 3. Si vous voulez utiliser une fiche de circulation enregistre, procdez de l'une des faons ci-aprs, puis passez l'tape 19 : Slectionnez une des fiches de circulation enregistre et cliquez sur Charger. Cliquez sur Afficher toutes les fiches de circulation enregistres pour afficher vos fiches de circulation enregistres et les fiches de circulation publiques enregistres par tous les utilisateurs du site. Slectionnez une fiche. Approuver ou Refuser l'utilisateur doit approuver ou refuser le document.

4. Sous Action de circulation, choisissez une des options suivantes :

Guide d'utilisation

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Circulation d'un document

Circulation des documents

Relire et apporter des modifications permet l'utilisateur d'ajouter des commentaires et de soumettre une version rvise du document. Cliquez sur Partager les modifications avec les destinataires si vous dsirez que chaque destinataire voie les modifications du destinataire prcdent. Accuser rception envoie le document aux utilisateurs titre d'information uniquement; les destinataires doivent confirmer qu'ils ont bien reu le document. Information envoie le document aux utilisateurs titre d'information uniquement.

5. Selon l'action de circulation slectionne, choisissez un des ordres de circulation suivants : Dans l'ordre fait circuler le document aux utilisateurs dans l'ordre o ils figurent dans le champ Utilisateurs/groupes slectionns. Si un utilisateur refuse le document, celui-ci n'est pas envoy aux utilisateurs suivants. En mme temps - une rponse envoie le document tous les utilisateurs simultanment, mais la rponse d'un utilisateur suffit pour que la tche soit termine. En mme temps - toutes les rponses envoie le document tous les utilisateurs simultanment et tous les utilisateurs doivent rpondre pour que la tche soit termine. En mme temps - une majorit de rponses envoie le document tous les utilisateurs simultanment et plus de la moiti des utilisateurs doivent rpondre pour que la tche soit termine. Dans le champ Objet, entrez l'objet de la tche en quelques mots, qui apparatront dans la notification ou le courriel envoy l'utilisateur. Dans le champ Commentaires, entrez un message.

6. Sous Message de circulation, procdez de la faon suivante :

7. Cliquez sur Suivant pour aller la page d'ajout de destinataires. 8. Dans le champ Afficher, slectionnez le type de compte que vous dsirez afficher dans le champ Utilisateurs/groupe possibles. 9. Prenez l'une des actions suivantes : Pour trouver un compte particulier, entrez une partie du prnom, du nom, du nom d'utilisateur ou du titre de groupe dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher tous les comptes, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos comptes prfrs, cliquez sur Afficher les favoris.

10. Dans le champ Utilisateurs/groupes possibles, slectionnez les comptes ajouter la liste de destinataires et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour slectionner plusieurs comptes, utilisez la touche CTRL (Windows) ou la touche Commande (Macintosh). 11. Dans le champ Utilisateurs/groupes slectionns, slectionnez les comptes que vous dsirez retirer de la liste de destinataires et cliquez sur le bouton Retirer.

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Guide d'utilisation

Circulation des documents

Circulation d'un document

12. Pour afficher les membres d'un groupe, slectionnez celui-ci dans le champ Utilisateurs/groupes slectionns et cliquez sur Afficher les membres du groupe. Les membres du groupe remplacent le titre du groupe et la tche est envoye chaque utilisateur et non au groupe. 13. Pour changer l'ordre des destinataires dans le champ Utilisateurs/groupes slectionns, slectionnez un compte et procdez de l'une des faons suivantes : Pour placer le destinataire avant un autre, cliquez sur Monter. Pour placer le destinataire aprs un autre, cliquez sur Descendre.

14. Cliquez sur Suivant pour aller la page Intervention et notification (la page ne s'affiche pas si vous faites circuler le document titre d'information). 15. Slectionnez Si non achev et procdez de la faon suivante : Pour spcifier une date d'chance, slectionnez Le et entrez une date ou slectionnez Dans et spcifiez une priode. Pour spcifier une intervention si la tche de circulation n'est pas termine la date spcifie, choisissez une action dans le menu Porter au niveau suprieur. De l'intervention vous informe de l'intervention. De la progression de la tche vous informe de l'avancement de la circulation du document aprs excution par chacun des utilisateurs de l'action demande. Lorsque la tche est termine vous avise la fin de chaque tape de la tche.

16. Sous M'aviser, choisissez une des options suivantes :

Pour vrifier les notifications reues, cliquez sur le lien Mes tches dans la barre de navigation et slectionnez Tches assignes moi. 17. Cliquez sur Termin et vrifiez l'information sur la tche dans la page Vrification des tapes de circulation. 18. Pour enregistrer la fiche de circulation, cliquez sur Enregistrer la fiche de circulation. Entrez un nom pour cette fiche et assurez-vous que l'option Enregistrer en tant que Priv est slectionne si vous ne dsirez pas la partager avec d'autres utilisateurs. Cliquez sur OK. 19. Prenez l'une des actions suivantes : Cliquez sur Soumettre pour lancer la tche. Cliquez sur Prcdent pour modifier l'information de circulation. Cliquez sur Ajouter une tape pour ajouter une autre tape la tche.

Remarque : Si vous choisissez l'option Faire circuler le document et le publier plus tard de l'tape 1, vous devez publier le document pour qu'il apparaisse dans DocuShare. Pour plus d'informations sur la faon de publier le document, voir la rubrique Vrification de l'tat des tches que vous avez assignes, page 177.

Guide d'utilisation

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Configuration d'une collection pour circulation des documents Circulation des documents

Configuration d'une collection pour circulation des documents


Vous pouvez faire circuler automatiquement n'importe quel document ajout une collection en associant cette dernire une de vos fiches de circulation prives enregistres. Pour utiliser une fiche de circulation avec une collection, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez la collection utiliser pour la circulation des documents. 2. Cliquez sur l'icne Proprits figurant droite du titre de la collection. 3. Cliquez sur le lien Modifier. 4. Dans le champ Circuler avant de publier, slectionnez Oui pour faire circuler le document avant son ajout la collection. 5. Dans le champ Utiliser fiche de circulation, slectionnez la fiche utiliser. 6. Cliquez sur Appliquer.

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Guide d'utilisation

Circulation des documents

Vrification de l'tat des tches que vous avez assignes

Vrification de l'tat des tches que vous avez assignes


Vous pouvez vrifier l'tat des tches termines et en cours que vous avez assignes d'autres. Une fois qu'une tche est termine, vous pouvez la supprimer, conserver un dossier son sujet ou publier le document afin de l'ajouter dans DocuShare. Pour vrifier l'tat d'une tche concernant un document en circulation, 1. Prenez l'une des actions suivantes : Dans la barre de navigation, cliquez sur Mes tches. Dans la barre de navigation, cliquez sur Mon DocuShare. Cliquez ensuite sur Tches.

La fentre Mes tches apparat. 2. Dans le menu Afficher, slectionnez Tches assignes par moi. La page rpertorie les tches, sous Description, leur date de dbut et leur tat. Le Tableau 171 dcrit les diffrents tats. Tableau 171 : tat des tches tat Approuv Description La tche d'une seule tape ou une tape d'une tche qui en comporte plusieurs est termine et le ou les destinataires ont approuv le(s) document(s). La tche d'une seule tape ou une tape d'une tche qui en comporte plusieurs est termine et le ou les destinataires n'ont pas approuv le(s) document(s). La tche d'une seule tape ou une tape d'une tche qui en comporte plusieurs est termine et le ou les destinataires ont relu le(s) document(s). La tche d'une seule tape ou une tape d'une tche qui en comporte plusieurs est termine et le ou les destinataires ont accus rception du ou des documents. La tche d'une seule tape ou une tape d'une tche qui en comporte plusieurs est termine et le ou les destinataires ont reu le(s) document(s) titre d'information. La tche comportant plusieurs tapes est termine. La tche est en cours. Le document est achemin tous les destinataires en mme temps pour approbation, relecture ou accus de rception. La tche est en cours. Le document est achemin tous les destinataires dans l'ordre; l'utilisateur dont le nom est affich a reu le document, mais n'a pas rpondu.

Refus

Relu

Rception confirme

Remis

Toutes les tapes sont termines Commenc

Nom d'utilisateur

Guide d'utilisation

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Vrification de l'tat des tches que vous avez assignes Tableau 171 : tat des tches tat tape (numro) tape (numro) : Nom d'utilisateur

Circulation des documents

Description La tche est en cours et est rendue une tape particulire. La tche est en cours et est rendue une tape particulire. Le document est achemin tous les destinataires dans l'ordre; l'utilisateur dont le nom est affich a reu le document, mais n'a pas rpondu. Si une tche ou une tape d'une tche forme de plusieurs tapes est en retard, les mots Retard de circulation apparaissent aprs la description de la tche. La tche a t arrte parce qu'elle ne peut pas continuer. Ceci peut se produire si Annuler la tche est rgl Porter au niveau suprieur ou lorsqu'un document ou un utilisateur est supprim du site.

Retard de circulation

Interrompu

3. Pour voir plus d'information au sujet de la tche, cliquez sur sa description. Une fentre Rapport de circulation apparat et affiche l'tat de la tche pour chacun des utilisateurs auxquels elle a t assigne. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour visualiser les commentaires de chacun des destinataires, cliquez sur leur nom d'utilisateur. Pour voir tous les commentaires des destinataires, cliquez sur Afficher tous les commentaires d'utilisateur. Vous pouvez enregistrer les commentaires dans un fichier texte si vous le dsirez.

Fermez la fentre aprs avoir lu les commentaires. 5. Pour prendre connaissance des modifications apportes au document par l'utilisateur, cliquez sur le titre du document. 6. Fermez le document aprs avoir examin les changements. Fermez ensuite la fentre Rponse la circulation. 7. Si la tche est termine, procdez de l'une des faons suivantes : Pour faire passer une tche de la liste Tches assignes par moi la liste Tches supprimes, cliques sur Supprimer ce travail. Pour terminer la tche plus tard, cliquez sur Mettre de ct. La tche demeure dans la liste Tches assignes par moi. Pour publier un document qui n'a pas encore t ajout DocuShare (la mention Non publi apparat aprs le titre du document), cliquez sur l'icne Proprits droite du titre du document. Au bas de la page Affichage des proprits, cliquez sur le bouton Publier cette version. Si le document circulait pour approbation et n'a pas t approuv, vous pouvez refaire circuler ce document non publi en cliquant sur l'icne Circuler ct du titre du document.

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Guide d'utilisation

Circulation des documents

Vrification de l'tat des tches que vous avez assignes

Affichage de l'tat d'avancement


Si, sur la fiche de circulation, vous avez demand d'tre avis de l'tat d'avancement, de la fin ou du retard d'une tche, vous pouvez afficher les notifications dans la fentre des tches de circulation des documents. Pour afficher l'tat d'avancement d'une tche, 1. Prenez l'une des actions suivantes : Dans la barre de navigation, cliquez sur Mes tches. Dans la barre de navigation, cliquez sur Mon DocuShare. Cliquez ensuite sur Tches.

La fentre Mes tches apparat. 2. Dans le menu Afficher, slectionnez Tches assignes moi. La page rpertorie les tches, sous Description, ainsi que la date laquelle elles vous ont t assignes et le type d'tat. Le Tableau 172 dcrit les types d'tat. Tableau 172 : Type d'tat Type Rponse la circulation Fin de circulation Retard de circulation Interruption Description Le destinataire a accompli la tche demande. La tche est termine. La tche se poursuit aprs la date de fin prvue. La tche a t arrte parce qu'elle ne peut pas continuer. Ceci se produit lorsqu'un document ou un utilisateur est supprim de votre site.

3. Pour afficher l'tat d'avancement d'une tche, cliquez sur sa description. Une fentre Rponse la circulation contenant le document en circulation et les commentaires de l'utilisateur apparat. 4. Pour prendre connaissance des modifications apportes au document par l'utilisateur, cliquez sur le titre du document. Vous pouvez enregistrer le document rvis de l'utilisateur en tant que nouvelle version du document que vous avez fait circuler. Voir la rubrique Publication d'une nouvelle version d'un document ayant circul, page 1710. 5. Fermez le document aprs avoir examin les changements. 6. Dans la fentre Rponse la circulation, procdez de l'une des faons suivantes : Pour fixer une nouvelle chance pour une tche en retard, entrez une nouvelle date dans le champ chance et cliquez sur le bouton Rception confirme. Pour confirmer la relecture du rapport, cliquez sur le bouton Rception confirme. Pour relire le rapport plus tard, cliquez sur le bouton Accus rception plus tard.

Guide d'utilisation

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Vrification de l'tat des tches que vous avez assignes

Circulation des documents

Publication d'une nouvelle version d'un document ayant circul


Si vous avez fait circuler un document pour relecture, vous pouvez enregistrer le document modifi par un destinataire en tant que nouvelle version du document envoy. Dans la fentre Pour relecture, le mot Nouveau apparat aprs le titre d'un document modifi par un destinataire. Pour publier une nouvelle version d'un document ayant circul, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la fentre Mes tches, slectionnez Tches assignes par moi. 2. Sous Description, cliquez sur la tche qui contient le document modifi. 3. Dans la fentre Rapport de circulation pour relecture, cliquez sur le nom du destinataire qui a modifi le document. 4. Cliquez sur le titre du document afin d'ouvrir ce dernier. 5. Enregistrez le document un emplacement de votre choix sur votre ordinateur, puis fermez la fentre du document. 6. Dans la fentre Rapport de circulation pour relecture, cliquez sur le bouton Fermer. 7. Cliquez sur l'icne Proprits droite du titre du document. 8. Au bas de la page Affichage des proprits, cliquez sur le bouton Publier la nouvelle version. 9. Dans la page Ajouter la version, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Allez l'emplacement sur votre lecteur local o vous avez enregistr le document l'tape 5, slectionnez-le, puis cliquez sur Ouvrir. Le chemin d'accs du document apparat dans le champ Nom de fichier. 11. Vous pouvez galement changer le titre du document et ajouter des commentaires sur la version. 12. Cliquez sur Appliquer. 13. Si une version d'un document autre que la plus rcente est la version prfre, le systme vous demande si vous voulez dfinir cette version comme la version prfre. Cliquez sur Oui pour changer la version prfre, dans le cas contraire cliquez sur Non. Pour plus d'informations sur les versions d'un document et la version prfre, voir la rubrique Gestion des versions de document, page 410. 14. Cliquez sur le lien Rapport de circulation pour relecture dans le chemin Emplacement. 15. Dans la fentre Rapport de circulation pour relecture, procdez de l'une des faons suivantes : Pour faire passer la tche de la liste Tches assignes par moi la liste Tches supprimes, cliquez sur Supprimer ce travail. Pour retirer la tche plus tard, cliquez sur Mettre de ct. La tche demeure dans la liste Tches assignes par moi.

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Guide d'utilisation

Circulation des documents

Affichage des tches qui vous ont t assignes

Affichage des tches qui vous ont t assignes


Les tches qui vous sont assignes sont affiches dans la fentre Mes tches ou sur Mon DocuShare. Si vous choisissez de recevoir un message lectronique lorsqu'une nouvelle tche vous est assigne, le message contient l'URL de la tche.

Remarque : Pour recevoir un message lectronique lorsqu'une nouvelle tche vous est assigne, la proprit Notification de tches de circulation de votre compte d'utilisateur doit tre rgle Courrier lectronique et votre adresse lectronique doit apparatre dans le champ Adresse lectronique. Suivez les tapes ci-dessous pour voir vos tches : 1. Prenez l'une des actions suivantes : Dans la barre de navigation, cliquez sur Mes tches. Dans le menu Afficher, slectionnez Tches assignes moi. Toute tche marque Demande est une tche qui vous est assigne. Dans la barre de navigation, cliquez sur Mon DocuShare. Les tches qui vous sont assignes sont affiches sous Tches.

2. Cliquez sur une tche pour la voir. Une fentre apparat et affiche la tche. Les rubriques qui suivent expliquent comment rpondre aux tches qui vous sont assignes.

Approbation ou refus d'un document


1. Dans la fentre Pour approbation, cliquez sur le titre du document. Le document est ouvert dans l'diteur d'origine ou une fentre apparat pour vous permettre de tlcharger le document.

Remarque : Si la version d'un document qui vous a t envoye n'est pas la plus rcente, un lien Version la plus rcente publie apparat. Vous pouvez cliquer sur ce lien pour voir la version la plus rcente du document. 2. Lisez le document. 3. Lorsque vous avez termin votre lecture, fermez le document. 4. Vous pouvez rpter les tapes 1 3 pour chacun des documents qui circulent. 5. Dans le champ Commentaires, entrez un message s'il y a lieu. 6. Cliquez sur Enregistrer en tant que Priv afin que les autres utilisateurs ne voient pas vos commentaires.

Guide d'utilisation

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Affichage des tches qui vous ont t assignes 7. Prenez l'une des actions suivantes :

Circulation des documents

Pour mettre fin la tche et approuver le document, cliquez sur le bouton Approuv. La tche est supprime de la liste Tches assignes moi. Pour mettre fin la tche en refusant le document, cliquez sur le bouton Refus. La tche est supprime de la liste Tches assignes moi. Pour ne pas mettre fin la tche immdiatement, cliquez sur le bouton Rpondre plus tard. La tche demeure dans la liste Tches assignes moi.

Relecture d'un document


1. Dans la fentre Pour relecture, cliquez sur le titre du document. Le document est ouvert dans l'diteur d'origine ou une fentre apparat pour vous permettre de tlcharger le document.

Remarque : Si la version d'un document qui vous a t envoye n'est pas la plus rcente, un lien Version la plus rcente publie apparat. Vous pouvez cliquer sur ce lien pour voir la version la plus rcente du document. 2. Relisez le document et apportez les modifications ncessaires. 3. Fermez le document et enregistrez-le un emplacement de votre choix sur votre ordinateur, si vous l'avez modifi. 4. Si vous avez modifi le document, procdez ensuite de l'une des faons suivantes : a. Cliquez sur l'icne Proprits droite du titre du document. b. Au bas de la page Affichage des proprits, cliquez sur le bouton Ajouter version prliminaire. c. Dans la page Ajouter la version, cliquez sur le bouton Parcourir. d. Reprez et slectionnez le document que vous avez modifi, puis cliquez sur Ouvrir. e. Vous pouvez galement changer le titre du document et ajouter des commentaires sur la version. f. Dans la page Ajouter la version, cliquez sur Appliquer. g. Si une version d'un document autre que la plus rcente est la version prfre, le systme vous demande si vous voulez dfinir cette version comme la version prfre. Cliquez sur Oui pour changer la version prfre, dans le cas contraire cliquez sur Non. h. Dans la page Affichage des proprits, cliquez sur le lien Pour relecture dans le chemin d'accs Emplacement. 5. Vous pouvez rpter les tapes 1 4 pour chacun des documents qui circulent. 6. Dans le champ Commentaires, entrez un message s'il y a lieu. 7. Cliquez sur Enregistrer en tant que Priv afin que les autres utilisateurs ne voient pas vos commentaires. 8. Prenez l'une des actions suivantes : Pour mettre fin la tche et la supprimer de la liste Tches assignes moi, cliquez sur le bouton Relu. Pour ne pas mettre fin la tche immdiatement, cliquez sur le bouton Relire plus tard. La tche demeure dans la liste Tches assignes moi.

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Guide d'utilisation

Circulation des documents

Affichage des tches qui vous ont t assignes

Confirmation de rception d'un document


1. Dans la fentre Pour accus de rception, cliquez sur le titre du document. Le document est ouvert dans l'diteur d'origine ou une fentre apparat pour vous permettre de tlcharger le document.

Remarque : Si la version d'un document qui vous a t envoye n'est pas la plus rcente, un lien Version la plus rcente publie apparat. Vous pouvez cliquer sur ce lien pour voir la version la plus rcente du document. 2. Lorsque vous avez pris connaissance du document, fermez-le. 3. Vous pouvez rpter les tapes 1 et 2 pour chacun des documents qui circulent. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour mettre fin la tche et la supprimer de la liste Tches assignes moi, cliquez sur le bouton Rception confirme. Pour ne pas mettre fin la tche immdiatement, cliquez sur le bouton Accus rception plus tard. La tche demeure dans la liste Tches assignes moi.

Retrait d'un document envoy uniquement titre d'information


1. Dans la fentre Pour information, cliquez sur le titre du document. Le document est ouvert dans l'diteur d'origine ou une fentre apparat pour vous permettre de tlcharger le document.

Remarque : Si la version d'un document qui vous a t envoye n'est pas la plus rcente, un lien Version la plus rcente publie apparat. Vous pouvez cliquer sur ce lien pour voir la version la plus rcente du document. 2. Lorsque vous avez pris connaissance du document, fermez-le. 3. Vous pouvez rpter les tapes 1 et 2 pour chacun des documents qui circulent. 4. Prenez l'une des actions suivantes : Pour mettre fin la tche et la supprimer de la liste Tches assignes moi, cliquez sur le bouton Retirer. Pour ne pas mettre fin la tche immdiatement, cliquez sur le bouton Retirer plus tard. La tche demeure dans la liste Tches assignes moi.

Guide d'utilisation

1713

Affichage des tches supprimes

Circulation des documents

Affichage des tches supprimes


Aprs que vous ayez, en cliquant sur le bouton Supprimer ce travail, supprim une tche qui vous tait assigne, DocuShare l'enregistre. Ceci vous permet de conserver une liste des tches qui vous taient assignes et que vous avez termines. Vous pouvez galement afficher les tches de circulation supprimes lies un document particulier. Voir la rubrique Affichage des tches de circulation pour un document, page 1715. Pour afficher toutes les tches que vous avez supprimes : 1. Prenez l'une des actions suivantes : Dans la barre de navigation, cliquez sur Mes tches. Dans la barre de navigation, cliquez sur Mon DocuShare. Cliquez ensuite sur Tches.

La fentre Mes tches apparat. 2. Dans le menu Afficher, slectionnez Tches supprimes. Vos tches supprimes apparaissent.

1714

Guide d'utilisation

Circulation des documents

Affichage des tches de circulation pour un document

Affichage des tches de circulation pour un document


Le propritaire de la tche et chacun des destinataires peuvent voir l'tat de la circulation d'un document ou de ses versions dans la page Circulation de ce document. La page affiche les tches en cours et les tches supprimes. Pour afficher les tches relatives un document, 1. Prenez l'une des actions suivantes : Reprez le document pour lequel vous voulez afficher les tches. Ouvrez une fentre de rapport ou de demande de circulation qui contient le document qui vous intresse.

2. Cliquez sur l'icne Proprits droite du titre du document. La page Afficher les proprits s'ouvre. 3. Cliquez sur le lien Circulation. Les tches et leur tat apparaissent.

Guide d'utilisation

1715

Affichage des tches de circulation pour un document

Circulation des documents

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Guide d'utilisation

Numrisation de documents
propos de la numrisation de documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 Numrisation de documents l'aide de pages de couverture de numrisation . . . . 183 Numrisation de documents dans une collection d'archivage temporaire . . . 185

Guide d'utilisation

181

propos de la numrisation de documents

Numrisation de documents

propos de la numrisation de documents


Vous pouvez numriser des documents imprims pour les ajouter votre site DocuShare. DocuShare offre deux mthodes de numrisation de documents : Vous pouvez utiliser une page de couverture de numrisation pour numriser des documents dans des emplacements spcifiques sous forme de nouvelles versions. l'aide d'un priphrique multifonction, vous numrisez une page de couverture avec un document pour convertir ce dernier au format PDF et l'ajouter dans DocuShare selon les indications de la page de couverture. Vous pouvez numriser des documents dans une collection d'archivage temporaire cre par l'administrateur sur votre site. l'aide d'une imprimante Xerox WorkCentre dote de la fonction de numrisation dans un fichier, vous numrisez un document pour le convertir au format TIFF et l'ajouter la collection d'archivage temporaire des documents numriss. Vous pouvez ensuite enregistrer le document numris dans une collection permanente sur votre site.

Votre administrateur dtermine la mthode utiliser pour la numrisation des documents. Consultez votre administrateur pour connatre la mthode prescrite pour votre site.

182

Guide d'utilisation

Numrisation de documents

Numrisation de documents l'aide de pages de couverture de numrisation

Numrisation de documents l'aide de pages de couverture de numrisation


L'utilisation de pages de couverture de numrisation vous permet de numriser des documents dans des emplacements spcifiques sous forme de nouvelles versions. Vous pouvez crer des pages de couverture de numrisation pour les types d'objets suivants : documents pour numriser un document en crant une nouvelle version collections pour numriser un document dans une collection (DocuShare CPX seulement) espaces de travail pour numriser un document dans un portlet de contenu d'un espace de travail (DocuShare CPX seulement) utilisateur pour numriser un document dans votre collection personnelle

Lorsque vous crez une page de couverture de numrisation, l'information sur l'emplacement de destination et le propritaire de la page de couverture est stocke sous forme de code infoglyphique (DataGlyph) sur la page de couverture. Vous placez la page de couverture sur le dessus d'un document et numrisez le tout pour ajouter le document PDF rsultant dans DocuShare. Vous pouvez galement choisir de crer une page de couverture pour un document lorsque vous utilisez la page Ajouter un document pour envoyer un document. Pour plus d'information, voir la rubrique Ajout d'un document, page 43.

Cration d'une page de couverture de numrisation


Vous pouvez crer une page de couverture de numrisation si vous tes connect et disposez des droits d'accs Rdacteur pour l'objet. Pour crer une page de couverture de numrisation : 1. Prenez l'une des actions suivantes : Pour crer une page de couverture pour un document, une collection ou un espace de travail, reprez d'abord l'objet en question. Cliquez ensuite sur l'icne Proprits de l'objet. Pour crer une page de couverture pour votre collection personnelle, cliquez sur votre nom d'utilisateur dans la barre de navigation.

2. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Page de couverture de numrisation. 3. Cliquez sur le lien Crer une page de couverture de numrisation. La page de couverture est cre et affiche dans une fentre distincte. 4. Imprimez la page de couverture. Fermez la fentre d'affichage de la page de couverture. La page de couverture de numrisation est affiche avec la date et l'heure de sa cration.

Guide d'utilisation

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Numrisation de documents l'aide de pages de couverture de numrisation

Numrisation de documents

Numrisation d'un document avec une page de couverture


Si vous disposez d'un priphrique multifonction dot d'une fonction de numrisation dans un fichier, vous pouvez numriser une page de couverture avec un document pour ajouter une version PDF de ce dernier dans DocuShare.

Remarque : Compte tenu du fait que l'interface utilisateur des priphriques multifonctions peut varier, la procdure suivante dcrit les tapes gnrales permettant de numriser un document dans DocuShare. Pour numriser un document, suivez les tapes ci-dessous : 1. Placez la page de couverture sur le dessus du document, puis placez le tout sur le dispositif d'alimentation du priphrique. 2. Affichez l'cran de la fonction de numrisation dans un fichier. 3. Suivez les instructions spcifiques au type de priphrique. 4. Appuyez sur le bouton Dmarrer. Le priphrique numrise le document puis l'ajoute dans DocuShare conformment aux indications de la page de couverture.

Suppression d'une page de couverture de numrisation


Lorsque vous dsirez qu'une page de couverture ne soit plus utilise pour numriser un document, vous pouvez la supprimer. La suppression d'une page de couverture rend non valides toutes les copies imprimes de celle-ci. Ainsi, vous pouvez par exemple supprimer une page de couverture perdue dont vous dsirez empcher toute utilisation ultrieure par une autre personne. Pour supprimer une page de couverture de numrisation : 1. Reprez l'objet dont vous voulez supprimer la page de couverture. 2. Cliquez sur l'icne Proprits de cet objet. 3. Dans la page Afficher les proprits, cliquez sur le lien Page de couverture de numrisation. 4. Cliquez sur l'icne Corbeil figurant droite de la page de couverture.

184

Guide d'utilisation

Numrisation de documents

Numrisation de documents dans une collection d'archivage temporaire

Numrisation de documents dans une collection d'archivage temporaire


Si vous avez accs un Xerox WorkCentre sur lequel la fonction de numrisation dans un fichier est active, vous pouvez numriser des documents dans DocuShare. L'administrateur de votre WorkCentre doit dfinir un modle de numrisation pour que vous puissiez numriser des documents dans DocuShare. En dfinissant un modle de numrisation, l'administrateur peut choisir d'enregistrer chaque page du document dans un fichier TIFF ou d'enregistrer toutes les pages du document dans un mme fichier TIFF. Vous pourrez galement utiliser un modle de numrisation pour entrer les valeurs de proprit dans le dispositif, avant la numrisation du document. Une fois le document numris dans une collection, les valeurs entres apparaissent dans la page Affichage des proprits du document. Avant de commencer, consultez votre administrateur pour savoir quel modle utiliser et si un mot de passe est ncessaire.

Remarque : Les tapes de la numrisation d'un document peuvent varier selon le modle de WorkCentre. DocuShare ne permet pas de numriser des images couleurs sur un WorkCentre Pro 40 en utilisant la compression JPEG (JPEG-in-TIFF). Pour numriser un document, suivez les tapes ci-dessous : 1. Placez le document sur la vitre ou dans le dispositif d'alimentation. 2. Appuyez sur le bouton Fonctions. 3. l'cran tactile, appuyez sur l'onglet Numriser. 4. Appuyez sur la fonction de numrisation dans un fichier. 5. Slectionnez le modle de numrisation. 6. Si l'utilisation de ce modle exige un mot de passe, suivez les tapes ci-dessous : a. Appuyez sur l'option de fonctions avances. b. Appuyez sur l'option de paramtres de stockage. c. Appuyez sur Nom de connexion/Mot de passe. d. Appuyez sur Mot de passe. e. Tapez votre mot de passe et appuyez sur Enregistrer. f. Appuyez sur Enregistrer. 7. Si le modle permet d'indiquer des valeurs de proprit, entrez les valeurs des proprits dsires. 8. Appuyez sur le bouton Dmarrer. Le WorkCentre numrise le document et l'envoie dans la collection d'archivage temporaire des documents numriss sur votre site DocuShare. Le document est stock dans cette collection pour une priode de temps dtermine. Vous pouvez vrifier la dure de conservation en cliquant sur Espace d'archivage WorkCentre dans la page d'accueil de DocuShare. Pour conserver le document, vous devez l'enregistrer dans une collection permanente.

Guide d'utilisation

185

Numrisation de documents dans une collection d'archivage temporaire

Numrisation de documents

Enregistrement d'un document numris dans une collection


Pour enregistrer un document numris dans une collection, vous devez avoir accs la collection en tant que Rdacteur et tre connect. Suivez les tapes ci-dessous pour enregistrer un document numris dans une collection : 1. Allez la page d'accueil de DocuShare. 2. Cliquez sur Espace d'archivage WorkCentre. 3. Si le champ Code d'accs apparat, entrez le mot de passe que vous avez tap au numriseur WorkCentre pour numriser le document, puis cliquez sur Entrez un code d'accs. 4. Reprez le document numris. 5. Cliquez sur Enregistrer. Si vous ne souhaitez pas enregistrer le document dans une collection, cliquez sur Supprimer afin de supprimer le document de l'espace temporaire d'archivage des documents numriss. 6. Pour faire pivoter le document, slectionnez le degr de rotation dans le menu Pivoter l'image et cliquez sur Aller. 7. partir du menu Type de document, slectionnez le type de document pour enregistrer le document numris. Si votre administrateur a cr des documents personnaliss sur votre site, le menu contiendra d'autres types que Document. 8. Si votre administrateur a spcifi une collection par dfaut pour enregistrer les documents numriss, son titre apparat dans le champ Destination. Prenez l'une des actions suivantes : Si vous dsirez utiliser la collection par dfaut, passez l'tape 13. Pour changer de collection, cliquez sur Slectionner. La page Slection de la destination s'ouvre.

9. Dans le champ Trier par, slectionnez Titre pour afficher les collections en ordre alphabtique ou Identificateur pour les afficher en ordre numrique. 10. Prenez l'une des actions suivantes : Pour rechercher des collections particulires, entrez une partie quelconque du titre de la collection dans le champ Rechercher. Cliquez sur le bouton Aller. Pour afficher toutes les collections, cliquez sur Afficher tout. Pour afficher vos collections prfres, cliquez sur Afficher les favoris. Pour afficher votre collection personnelle, cliquez sur Afficher ma collection personnelle.

11. Dans le champ Emplacements possibles, slectionnez la collection dans laquelle vous dsirez enregistrer le document. 12. Cliquez sur Appliquer. 13. Dans le champ Titre, entrez un titre pour le document.

186

Guide d'utilisation

Numrisation de documents

Numrisation de documents dans une collection d'archivage temporaire

14. Entrez des renseignements supplmentaires s'il y a lieu. Cliquez sur le nom d'un champ pour afficher une description de chaque proprit. 15. Cliquez sur Enregistrer. Le document est enregistr dans la collection que vous avez indique.

Remarque : Votre administrateur vous a peut-tre donn accs une collection nomme Espace d'archivage temporaire des documents numriss. Vous pouvez aussi ouvrir cette collection pour dplacer ou supprimer votre document numris.

Guide d'utilisation

187

Numrisation de documents dans une collection d'archivage temporaire

Numrisation de documents

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Guide d'utilisation

Archivage de contenu
propos de l'archivage de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 Archivage de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193 Restauration de contenu archiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

Guide d'utilisation

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propos de l'archivage de contenu

Archivage de contenu

propos de l'archivage de contenu


Le serveur d'archivage DocuShare permet votre entreprise d'augmenter de manire pratique la capacit de stockage de documents tout en offrant un emplacement scuritaire pour le contenu archiv. Si votre site est dot d'un serveur d'archivage, vous pouvez dplacer le contenu de ce site vers un serveur secondaire. Lorsque vous avez besoin du contenu archiv, vous pouvez rechercher l'objet et le restaurer s'il y a lieu. Consultez votre administrateur DocuShare pour savoir si votre site utilise un serveur d'archivage.

192

Guide d'utilisation

Archivage de contenu

Archivage de contenu

Archivage de contenu
Vous pouvez archiver des documents, des pages Interact et des messages lectroniques avec leurs pices jointes. Lorsque vous archivez un document, toutes ses versions sont aussi archives. Pour archiver rapidement le contenu d'une collection, slectionnez la collection et archivez-la. Cependant, seuls les documents, les pages Interact et les messages lectroniques dans la collection et ses sous-collections sont archivs. La collection elle-mme n'est pas archive et demeure sur le serveur DocuShare. Il existe deux faons d'archiver du contenu : spcifier une date laquelle les objets sont automatiquement archivs ou slectionner les objets archiver et utiliser la commande Archive. Une fois qu'un objet est archiv, il conserve ses proprits, sa liste d'accs et l'emplacement prcdent sur le serveur DocuShare. Vous pouvez archiver un objet si vous en tes le propritaire ou un utilisateur y ayant accs en tant que Gestionnaire et que vous tes connect.

Archivage automatique du contenu


Par dfaut, DocuShare utilise la proprit Date d'expiration de l'objet pour archiver automatiquement le contenu. Votre administrateur DocuShare peut toutefois indiquer une date diffrente pour l'archivage, vous devrez donc le consulter pour savoir quelle proprit utiliser. Pour archiver automatiquement le contenu, suivez les tapes ci-dessous : 1. Reprez l'objet (document, page Interact, message lectronique) archiver. 2. Cliquez sur l'icne Proprits de cet objet. 3. Cliquez sur le lien Modifier. 4. Dans le champ de date appropri, entrez la date laquelle vous voulez que l'objet soit archiv. 5. Cliquez sur Appliquer. DocuShare archive l'objet la date que vous avez indique.

Archivage manuel du contenu


Pour archiver manuellement le contenu : 1. Procdez de lune des faons suivantes : Allez la collection contenant les objets archiver et ouvrez-la. Faites une recherche pour trouver ces objets. Placez-vous sur la collection (mais ne l'ouvrez pas) qui contient les objets archiver. Pour archiver des objets dans une collection ouverte ou des objets trouvs la suite d'une recherche, cliquez sur la case cocher cot du titre de chaque objet. Pour archiver le contenu d'une collection, cliquez sur la case cocher cot du titre de la collection.

2. Procdez de lune des faons suivantes :

Guide d'utilisation

193

Archivage de contenu

Archivage de contenu

3. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Archiver. La page Confirmer le dplacement vers les archives apparat.

Remarque : Si un signe moins apparat dans la case qui prcde un objet, cela signifie que vous ne disposez pas des droits Gestionnaire pour cet objet et que vous ne pouvez pas l'archiver. 4. Cliquez sur le bouton Confirmer pour dplacer les objets vers le serveur d'archivage.

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Guide d'utilisation

Archivage de contenu

Restauration de contenu archiv

Restauration de contenu archiv


Vous pouvez restaurer l'emplacement DocuShare prcdent tout objet que vous avez dplac vers le serveur d'archivage. Si la collection DocuShare o se trouvait l'objet a t supprime, vous pouvez ajouter l'objet une autre collection aprs l'avoir restaur. Un objet est restaur avec ses proprits et sa liste d'accs. Cependant, si un utilisateur qui figurait dans la liste d'accs de l'objet a t supprim du site DocuShare, il n'apparatra pas dans la liste d'accs de l'objet restaur. De plus, si vous restaurez un objet qui appartenait un autre utilisateur dont le compte DocuShare a t supprim, vous en deviendrez le nouveau propritaire. Vous pouvez restaurer un objet si vous en tes le propritaire ou un utilisateur y ayant accs en tant que Gestionnaire et que vous tes connect. Pour restaurer un objet archiv, suivez les tapes ci-dessous : 1. Dans la barre de navigation, cliquez sur le lien Avanc. La page Recherche avance apparat. 2. Prcisez vos critres de recherche et vos options. 3. Selon la page partir de laquelle vous avez lanc la recherche, slectionnez une tendue de la recherche dans le menu Rechercher dans.

Remarque : L'tendue de recherche slectionne est utilise sur le serveur d'archivage. Lorsqu'un objet est archiv, il conserve le chemin d'accs son emplacement original. Si vous connaissez une partie du chemin d'accs de l'emplacement de l'objet, vous pouvez limiter l'tendue de la recherche pour l'acclrer. 4. Dans le champ Serveur de recherche, slectionnez Serveur d'archivage. 5. Cliquez sur Rechercher. La page Rsultats de la recherche apparat. Les mots Apparu dans, suivis du nom de la collection, apparaissent sous chaque objet dont la collection existe dans DocuShare. Si les mots Apparu dans et le nom de la collection n'apparaissent pas, cela signifie que la collection a t supprime. Vous pouvez restaurer l'objet en tant qu'orphelin, puis l'ajouter une autre collection. 6. Slectionnez les objets restaurer. 7. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Restaurer. 8. Dans la page Confirmer la restauration depuis les archives, cliquez sur Confirmer. La page Rsultats de restauration apparat. 9. Si l'objet est un orphelin, suivez les tapes ci-dessous : a. Cliquez sur la case cocher qui le prcde. b. Dans le menu Modifier la slection, slectionnez Changer d'emplacement. c. Dans la page Confirmer le changement d'emplacement, cliquez sur Confirmer. d. Utilisez la page Changer d'emplacement pour dplacer l'objet orphelin. La page Rsultats de restauration apparat et affiche la nouvelle collection de l'objet sous le titre de l'objet.

Guide d'utilisation

195

Restauration de contenu archiv

Archivage de contenu

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Guide d'utilisation

FAQ
Foire aux questions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

Guide d'utilisation

201

Foire aux questions

FAQ

Foire aux questions


Cette section fournit des rponses aux questions frquentes propos de DocuShare. Tableau 201 : FAQ Problme Pourquoi suis-je incapable de crer un compte DocuShare? Solution Votre administrateur a peut-tre restreint la cration de comptes aux utilisateurs inscrits ou un administrateur. Vrifiez auprs de votre administrateur DocuShare. Assurez-vous d'utiliser un navigateur qui prend en charge la connexion un systme. Consultez votre administrateur DocuShare pour connatre les navigateurs qui vous permettent de vous connecter. Assurez-vous galement que votre navigateur est configur de faon pour accepter les tmoins. Ce problme peut galement survenir lorsque votre navigateur n'est pas configur afin d'actualiser la page chaque fois que vous la visitez. Dans ce cas, vous tes effectivement connect, mais vous voyez une page prime. J'ai oubli mon nom d'utilisateur DocuShare. Que dois-je faire? Dans la barre de navigation, cliquez sur Utilisateurs et groupes. Dans la page Liste, cliquez sur Afficher tout afin d'afficher tous les utilisateurs sur votre site. Reprez votre nom et cliquez dessus. Votre nom d'utilisateur apparat dans le champ Nom d'utilisateur de la page des proprits. Ne crez pas un autre compte d'utilisateur. Communiquez avec votre administrateur DocuShare, qui peut dfinir un nouveau mot de passe pour vous. Aprs avoir ajout un objet votre site, attendez quelques secondes avant d'effectuer une recherche sur ce dernier, car DocuShare doit indexer l'objet et ses proprits.

Pourquoi suis-je incapable de me connecter DocuShare?

J'ai oubli mon mot de passe DocuShare. Que dois-je faire?

Pourquoi un objet nouvellement ajout n'apparat pas lorsque je le recherche?

202

Guide d'utilisation

FAQ Tableau 201 : FAQ Problme Pourquoi DocuShare trouve-t-il des objets qui contiennent une valeur que je n'ai pas spcifie? Solution

Foire aux questions

Lorsqu'une proprit comporte plusieurs valeurs spares par une virgule, DocuShare traite les virgules comme des espaces. C'est pourquoi DocuShare trouvera des objets qui contiennent des valeurs de proprit contigus. Par exemple, si la valeur de la proprit auteur d'un document est Suzanne Georges, Thomas Jean, DocuShare trouvera le document si vous effectuez une recherche sur l'auteur ou sur toutes les parties contenant Suzanne Georges, Thomas Jean ou Georges Thomas.

Pourquoi Netscape bloque-t-il lorsque j'essaie d'envoyer un document dans DocuShare?

Vrifiez si le document est ouvert dans l'application associe (par exemple, Word ou PowerPoint). Si c'est le cas, fermez le document et essayez de l'envoyer de nouveau. (Il s'agit d'un bogue souponn dans l'interaction Netscape-Windows.) Vrifiez les paramtres proxy de votre navigateur. Vous ne devriez pas utiliser un serveur proxy pour accder votre serveur DocuShare. Si vous retournez dans la collection o le document a t ajout, vous devriez vous rendre compte qu'il a t correctement envoy. Si c'est le cas, le problme se situe l'tape d'indexation, qui se droule aprs l'envoi du document. Le document est stock mais non index. Signalez le problme votre administrateur. Assurez-vous que votre navigateur est configur de faon utiliser une application d'assistance pour afficher ce type de document.

Pourquoi suis-je incapable d'afficher un document que j'ai envoy dans DocuShare? Je n'ai eu aucun problme pendant le tlchargement. J'ai envoy un document dans DocuShare et j'ai reu un message d'erreur indiquant qu'il comportait un index non valide ou qu'il tait impossible d'ouvrir la collection. Que dois-je faire?

Lorsque je clique sur le titre d'un document dans DocuShare, je reois le message Type de fichier inconnu Vous avez commenc tlcharger un fichier de type application/..... Que dois-je faire? J'utilise Internet Explorer. Lorsque je clique sur un document PDF dans DocuShare, j'obtiens seulement une page vide. Pourquoi le fichier ne s'ouvre-t-il pas?

C'est un problme d'interaction connu entre Internet Explorer et les fichiers Acrobat (PDF). Communiquez avec votre administrateur pour obtenir de l'aide.

Guide d'utilisation

203

Foire aux questions Tableau 201 : FAQ Problme Pourquoi la page n'apparat-elle pas correctement aprs que j'ai ajout des balises HTML aux proprits de l'objet? Solution

FAQ

DocuShare vous permet d'ajouter des balises HTML dans des proprits texte, telles que la description ou le sommaire d'un objet. Il est prfrable de limiter l'utilisation de HTML des commandes de mise en forme simples comme les changements de polices et les listes. L'utilisation de commandes d'en-tte comme <HTML>, <HEAD> ou <BODY> brouillera probablement les commandes HTML de DocuShare, ce qui provoquera l'affichage d'une page blanche ou d'une trs mauvaise mise en forme. Dans les proprits Titre et Sommaire, vitez galement d'utiliser des balises qui modifient la disposition verticale, telles que IMG et les instructions de liste, parce que ces deux proprits sont affiches dans des contextes qui supposent des chanes simples. DocuShare offre une varit de fonctions de recherche pour vous aider trouver rapidement les objets. Voir Recherches DocuShare pour obtenir de l'information sur la faon d'effectuer une recherche. Communiquez avec le propritaire de l'objet, qui peut vous donner accs.

Que dois-je faire si je n'arrive pas trouver un objet ou un document?

Je suis connect DocuShare et lorsque j'essaie d'accder un objet, je reois le message Non autoris. Que dois-je faire? J'ai supprim accidentellement une collection sans supprimer les objets qu'elle contenait. Depuis je ne peux plus trouver ces objets. Que dois-je faire?

Lorsque vous supprimez une collection sans en supprimer le contenu et que les objets ne figurent pas dans une autre collection, ceux-ci deviennent orphelins. Il est impossible d'accder aux objets orphelins partir d'une collection. Cependant, les objets se trouvent encore sur votre site. Votre administrateur peut dplacer les objets orphelins dans une collection afin que vous puissiez y accder de nouveau. Ou vous pouvez accder un objet orphelin si vous connaissez son adresse unique (par exemple, http://ventes.acme.com/ docushare/dsweb/Get/Document-128).

204

Guide d'utilisation

FAQ Tableau 201 : FAQ Problme Aprs avoir dplac une collection dans un nouvel emplacement, pourquoi ne puis-je la trouver ni dans le nouvel emplacement ni dans l'ancien? Solution

Foire aux questions

Vous avez accidentellement rendu la collection orpheline, ce qui signifie que vous ne pouvez pas y accder partir d'une autre collection. La collection est encore enregistre dans DocuShare. Votre administrateur peut rcuprer la collection orpheline en la dplaant dans une collection. Ou vous pouvez accder la collection si vous connaissez son adresse unique (par exemple, http://ventes.acme.com/docushare/dsweb/ Get/Collection-12). Si vous utilisez le bouton Prcdent, Favoris ou Signet du navigateur pour naviguer, vous avez probablement accd la version en mmoire cache de la page de la collection. Cliquez sur le bouton Actualiser ou Recharger du navigateur pour afficher la plus rcente version de la page. Vous avez accd la version en mmoire cache de la page. Cliquez sur le bouton Actualiser ou Recharger du navigateur pour afficher la plus rcente version de la page. Vous devriez voir votre nom d'utilisateur dans la barre de navigation. Vous devez changer le paramtre de la mmoire cache du navigateur. Ouvrez la fentre Prfrences et cliquez sur Avances, puis sur Cache. Sous Le document du cache est compar celui du rseau, slectionnez Chaque fois. Le temps pris pour changer les droits d'accs une collection et ses objets dpend du nombre d'objets dans la collection, y compris toutes les collections imbriques et leur contenu. Lorsqu'on change les droits d'accs une collection, DocuShare doit vrifier la liste d'accs de chaque l'objet et fusionner les changements ou remplacer la liste d'accs. C'est pour cette raison que DocuShare traite les changements de droit d'accs en arrireplan, afin que vous puissiez effectuer d'autres tches. Votre administrateur peut galement utiliser un utilitaire ligne de commande pour changer les droits d'accs d'une collection qui contient un grand nombre d'objets.

J'ai supprim un objet d'une collection. Pourquoi puis-je encore le voir lorsque je navigue la page de la collection?

Je suis connect DocuShare, j'ai parcouru le site et utilis le bouton Prcdent du navigateur en quelques occasions. Pourquoi suis-je maintenant connect en tant que visiteur? J'utilise Netscape Navigator pour accder DocuShare. Aprs avoir fait pivoter une image numrise, pourquoi ne puis-je la voir dans cet tat? Pourquoi le changement des droits d'accs une collection et ses objets prend-il plus de temps que prvu?

Guide d'utilisation

205

Foire aux questions

FAQ

206

Guide d'utilisation

Dossiers WebDAV
Utilisation des dossiers WebDAV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A2

Guide d'utilisation

A1

Utilisation des dossiers WebDAV

Utilisation des dossiers WebDAV


DocuShare prend en charge le protocole WebDAV (Web Distributed Authoring and Versioning), qui vous permet d'accder aux collections et aux documents DocuShare par l'intermdiaire d'un dossier conforme WebDAV. Vous n'avez pas besoin de logiciel client install sur votre ordinateur. Si votre ordinateur excute Windows 2000 ou XP, allez simplement dans Favoris rseau pour ajouter un serveur DocuShare comme favori rseau. Si vous utilisez un ordinateur Macintosh sous OS X, slectionnez Se connecter au serveur pour ajouter l'URL d'un serveur DocuShare.

Remarque : Sous Windows et Mac OS X, vous devez ajouter /webdav aprs l'URL du serveur DocuShare. Lorsque le systme vous invite vous connecter, utilisez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe DocuShare.

Titre des documents dans les dossiers WebDAV


Votre administrateur DocuShare contrle la faon dont les titres de document sont affichs dans les collections. Par exemple, une extension de fichier peut tre ajoute la fin du titre. Pour toute question concernant l'affichage des titres de document, consultez votre administrateur.

A2

Guide d'utilisation

Intgration de portail DocuShare


Accs DocuShare dans un portlet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B2

Guide d'utilisation

B1

Accs DocuShare dans un portlet

Accs DocuShare dans un portlet


Si vous utilisez une application de portail de PC, vous pouvez accder DocuShare dans un portlet. Pour que vous puissiez utiliser cette fonction, votre administrateur DocuShare et un administrateur de portail doivent avoir configur votre site en consquence. Pour accder DocuShare dans un portlet : 1. Configurez votre navigateur pour qu'il accepte les tmoins provenant de votre serveur DocuShare. Consultez la documentation de votre navigateur pour plus de dtails. 2. Dmarrez votre application de portail de PC. DocuShare apparat dans un portlet. 3. Pour modifier l'affichage du portlet, cliquez sur le bouton Modifier situ dans le coin suprieur droit du portlet. 4. Dans le menu Afficher, slectionnez la collection ou l'espace de travail (DocuShare CPX seulement) afficher. 5. Dans le champ Hauteur (px) du portlet, entrez un nombre pour modifier la hauteur du portlet. La hauteur est mesure en pixels. 6. Cliquez sur Soumettre. La collection ou l'espace de travail slectionn apparat dans le portlet. Vous pouvez naviguer dans le contenant pour afficher le contenu auquel vous avez accs.

B2

Guide d'utilisation

Index

A
accs, droits Voir droits d'accs droits d'accs Voir aussi droits d'accs initiaux, dfinition pour des objets affichage commentaires d'un document 414 contenu du document et proprits 44 d'un document 44 d'un document en format HTML 45 d'un document en format PDF 45 documents en double 46 droits d'accs 53 tat d'avancement des tches 179 historique des activits 26 historique des versions d'un document 410 nouveau contenu 143 rendus de version 411 sujets prims 1012 affichage d'un agenda modification 64 affichage dans un agenda changement 710 vue d'un jour 710 vue d'une semaine 710 affichage des 109 affichage des proprits agenda 65 blogue 97 collection 34 compte d'utilisateur 24 compte de groupe 210 discussion 104 document 415 espace de travail 712 vnement 610 notification 126 sujet 109

URL 114 wiki 88 agenda propos de 62 affichage de l'historique des modifications 65 affichage des proprits 65 ajout au contenant 63 ajout d'vnements 69 application des droits d'accs aux contenants 56 changement d'emplacement 67 changement de propritaire 55 modification de l'affichage 64 modification des droits d'accs 54 modification des proprits 65 suppression 68 agenda personnel 155 cration 155 ajout d'objets agendas 63 blogues 93 collections 33 comptes d'utilisateur 23 comptes de groupe 29 210 discussions 103 documents 43 espace de travail 73 vnements des agendas 69 notifications 123 rgles de contenu 133 sujets des discussions 108 URL 113 wikis 83 ajout de commentaires un document 414 Ajouter aux favoris (menu Modifier la slection) 38 application de portail, et DocuShare B2 applications clients DocuShare DocuShare Outlook Client 19

Guide dutilisation

Index1

Index DocuShare Windows Client 19 PaperPort Link to DocuShare 19 archivage d'un document modifi 47 archivage de contenu propos de 193 automatiquement 193 manuellement 193 194 archivage, serveur DocuShare 192 Archiver (menu Modifier la slection) 38 astrisque, utilisation dans une recherc 149 sujet 1010 URL 115 wiki 89 Changer d'emplacement (menu Modifier la slection) 38 Changer de propritaire (menu Modifier la slection) 38 circulation d'un document des utilisateurs 173 175 propos de 172 immdiatement aprs ajout une collection 176 ordre de circulation 174 types de tches 173 utilisation d'une fiche de circulation enregistre 173 y compris des documents additionnels 173 Circuler (menu Modifier la slection) 38 code infoglyphique 183 collection 32 propos de 15 Voir aussi collection personnelle affichage de l'historique des modifications 34 affichage des proprits 34 ajout 33 ajout de document 43 application des droits d'accs aux contenants 56 changement d'emplacement 36 changement de propritaire 55 configuration pour circulation des documents 176 modification de plusieurs objets 38 modification des droits d'accs 54 modification des proprits 34 restauration aprs suppression 37, 417, 68 suppression 37 collection d'arch 186 collection d'archivage temporaire vrification du temps de stockage des documents numriss 185 collection personnelle 154 ajout d'objets 154 Coller (menu Modifier la slection) 38

B
barre de navigation 14 blogue propos de 92 affichage de l'historique des modifications 97 affichage des proprits 97 ajout au contenant 93 changement d'emplacement 98 modr 92 modification des proprits 97 publication d'entres 94 restauration aprs suppression 99 suppression 99 blogue, Voir blogue boolens, voir oprateurs logiques

C
agenda Voir aussi agenda personnel caractres gnriques, utilisation dans une recherche 149 caractres rservs, utilisation dans une recherche 149 changement d'emplacement agenda 67 blogue 98 collection 36 discussion 106 document 416 espace de travail 713 vnement 611 requte enregistre 1414

Index2

Guide dutilisation

Index commentaire affichage 96 suppression dans l'entre de blogue 96 commentaires affichage pour les documents 414 ajout l'entre de blogue 96 ajout un document 414 commentaires de version, ajout 47, 49 composition de groupe 73 changement des membres 74 75 changement du groupe affect l'espace de travail 75 compte d'utilisateur affichage d'une liste 215 affichage de l'historique des activits 26 affichage des proprits 24 changement de domaine 26 changement de mot de passe 25 changement du nom d'utilisateur 25 cration 23 et niveaux d'utilisateur 22 mappage un serveur fdr 27 modification des proprits 24 recherche 215 suppression d'un compte d'utilisateur mapp un serveur fdr 28 compte de groupe affichage d'une liste 215 affichage d'une liste de groupes dont vous tes membre 157 affichage des proprits 210 changement de domaine 212 changement des membres du groupe 211 changement du propritaire de groupe 212 cration 29 210 envoi de message lectronique aux membres 213 modification des proprits 210 recherche 215 suppression 214 comptes, voir compte de groupe, compte d'utilisateur connexion 17 conserver la connexion 17 Copier (menu Modifier la slection) 38 Copier les raccourcis (menu Modifier la slection) 38 corbeille personnelle, utilisation 156 Couper (menu Modifier la slection) 38 cration compte d'utilisateur 23 compte de groupe 29 210

D
dconnexion 17 dverrouillage d'un document 412 discussion propos de 102 affichage de l'historique des modifications 104 affichage des proprits 104 ajout un contenant 103 ajout de sujets 108 application des droits d'accs aux contenants 56 changement d'emplacement 106 changement de propritaire 55 dfinition d'une date d'expiration pour les sujets 103 modification des droits d'accs 54 modification des proprits 104 restauration aprs suppression 107 suppression 107 document propos de 42 affichage 44 affichage de l'historique des modifications 415 affichage de l'historique des versions 410 affichage des commentaires 414 affichage des doubles 46 affichage des proprits 415 affichage des tches de circulation supprimes 1715 affichage des tches en cours 1715 affichage du contenu et des proprits 44 affichage en format HTML 45 affichage en format PDF 45 ajout d'une nouvelle version 49 ajout dans la collection 43 ajout de commentaires 414

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Index3

Index application des droits d'accs aux versions 57 archivage 193 194 archivage d'une nouvelle version 47 changement d'emplacement 416 changement de propritaire 55 circulation des utilisateurs 173 175 dverrouillage 412 enregistrement d'un document numris dans une collection 186 exportation 413 extraction 47 modification 47 modification des droits d'accs 54 modification des proprits 415 numrisation l'aide de pages de couverture 183 numrisation un WorkCentre 185 restauration depuis le serveur d'archivage 195 suppression 417 tlchargement 44 verrouillage 412 document avec espace rserv 43 document ayant circul approbation 1711 confirmation de rception 1713 publication d'une nouvelle version 1710 refus 1711 relecture 1712 retrait aprs envoi titre d'information 1713 document numris un WorkCentre 185 enregistrement dans une collection 186 rception d'une URL aprs l'enregistrement 186 vrification du temps dans la collection temporaire 185 DocuShare 12 accs 13 connexion 17 dconnexion 17 et dossiers WebDAV A2 FAQ 202 205 icnes 15 navigation 14 DocuShare Outlook Client 19 DocuShare Windows Client 19 domaine changement pour le groupe 212 changement pour un utilisateur 26 dossier WebDAV, utilisation avec DocuShare A2 droits d'accs 16, 52 affichage 53 application au contenant 56 application aux versions de document 57 et administrateur DocuShare 16 modification 54 modification pour l'espace de travail 76 77 modifications effectues en arrire-plan 56

E
diteur HTML tel-tel et wikis 84 enregistrement document numris dans une collection 186 fiche de circulation 175 requte 1411 entre de blogue ajout au blogue 94 ajout de commentaires 96 approbation 95 modification 94 suppression 95 envoi d'un document 43 espace de travail propos de 15, 72 affichage de l'historique des modifications 712 affichage des agendas 710 affichage des proprits 712 ajout 73 ajout de contenu 78 ajout de raccourcis 79 changement d'emplacement 713 changement du groupe de membres 74 75 contrle de l'accs 74 modification des droits d'accs 76 77 modification des proprits 712

Index4

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Index modification des proprits de portlet 711 raffectation de la composition de groupe 75 restauration aprs suppression 715 suppression 715 suppression de raccourcis 79 tat d'avancement, affichage 179 vnement affichage des proprits 610 ajout l'agenda 69 changement d'emplacement 611 changement de propritaire 55 modification des droits d'accs 54 modification des proprits 610 suppression 612 vnement l'agenda, voir vnement vnement d'agenda affichage de l'historique des modifications 610 vnement rptitif ajout l'agenda 69 suppression de sries 612 vnement Voir aussi vnement rptitif exportation d'un document 413 extraction d'un document 47 extrait (document), affichage et masquage dans les rsultats de recherche 144, 147 fichier TIFF, cration par numrisation 185 fil RSS, Voir fil 122 fil, utilisation pour afficher un contenu mis jour dans DocuShare 122 flux de travaux, voir circulation d'un document foire aux questions, voir FAQ format HTML, affichage d'un document en 45 format PDF, affichage d'un document en 45

G
Gestionnaire, droits d'accs 16, 52 groupe affichage de l'historique des modifications 214 guillemets, utilisation dans les recherches 144, 146

H
historique activit, affichage 26 modifications, affichage 214, 34, 415, 65, 610, 712, 88, 97, 104, 109, 114, 1412 navigation, affichage 13, 14 versions du document, affichage 410 historique de navigation, affichage 13, 14 historique des activits, affichage 26 historique des modifications, affichage d'objets 214, 34, 415, 65, 610, 712, 88, 97, 104, 109, 114, 1412 historique des versions, affichage 410

F
FAQ 202 205 favoris affichage 153 ajout d'objets aux 153 retrait d'objets des 153 Fdration DocuShare 26 fiche de circulation 172 enregistrement 175 rutilisation 173 fiche de circulation enregistre, utilisation 173 fichier PDF, cration par numrisation 183

I
icne d'utilisateur, et indication de l'tat connect 215, 74

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Index5

Index icnes des objets 15 pour les droits d'accs 52 icnes de touche 52 indexation 142 modle de numrisation 185 modification d'un document 47 modification des proprits agenda 65 blogue 97 collection 34 compte d'utilisateur 24 compte de groupe 210 discussion 104 document 415 espace de travail 712 vnement 610 notification 126 rponse 109 requte enregistre 1412 sujet 109 URL 114 version 411 modifications des proprits wiki 88 Mon DocuShare propos de 152 affichage d'une collection personnelle 154 affichage de l'agenda personnel 155 affichage de la corbeille personnelle 156 affichage des favoris 153 affichage des groupes dont vous tes membre 157 affichage des tches de circulation 157 lancement d'une runion en ligne 165 mot de passe, changement 25 mots vides 1410

L
LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) changement de domaine du groupe 212 changement du domaine d'un utilisateur 26 changement du mot de passe de l'utilisateur 25 changement du nom d'utilisateur 25 et comptes d'utilisateur 22 Lecteur, droits d'accs 16, 52 liste d'accs 52 liste de destinataires cration pour notification 125 modification pour la circulation d'un document 175

M
mappage d'un compte d'utilisateur un serveur fdr 27 membres changement pour le groupe 211 envoi de message lectronique 213 menu Modifier la slection 38 Mes tches utilisation pour afficher l'tat d'avancement 179, 1714 utilisation pour afficher les tches qui vous sont assignes 1711 utilisation pour vrifier les tches assignes par vous 177 message lectronique envoi un groupe 213 rception lorsqu'une tche est assigne 1711 rception pour une notification 123 restriction du nombre reu pour notifications 123

N
navigation DocuShare 14 niveaux d'utilisateur 22 nom d'utilisateur, changement 25 notification propos de 122 activation et dsactivation 126 affichage 124 affichage des proprits 126 ajout 123 conditions d'utilisation 122

Index6

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Index cration d'une liste de destinataires 125 dsactivation de notifications d'vnements slectionns 123 vnements d'intrt 122 modifications des proprits 126 priodes 123 restauration aprs suppression 127 suppression 127 nouveauts utilisation 143 numrisation de documents l'aide de pages de couverture 183 l'aide de pages de couverture de numrisation 43 propos de 182 oprateurs logiques types 147 utilisation dans les recherches 146 147

P
page d'accueil 13 fonctions 13 page de couverture de numrisation cration 183 suppression 184 utilisation 43, 184 page de couverture, voir page de couverture de numrisation PaperPort Link to DocuShare 19 prim sujet, affichage 1012 sujet, suppression 1012 pied de page 14 pistes, de navigation 14 portlet d'agendas 72 modification des proprits 711 portlet de contenu 72 modification des proprits 711 portlet de la composition de groupe 72 modification d 711 portlet de raccourcis 72 modification des proprits 711 portlet JSR 168, accs DocuShare dans un B2 portlet, accs DocuShare dans un B2 propritaire changement pour le groupe 212 changement pour un objet 55 proprits affichage et modification du contenu du document 44 proprits d'objet 16

O
objet orphelin 416, 89, 98 ajout une collection aprs restauration depuis le serveur d'archivage 195 objets propos de 15 Voir aussi agenda, collection, discussion, document, vnement, compte de groupe, requte enregistre, sujet, URL, compte d'utilisateur, blogue Web, wiki, espace de travail changement de propritaire 55 icnes 15 modification de plusieurs dans la collection 38 modification des droits d'accs 54 recherche 144 147 objets DocuShare, voir la rubrique objets objets, et proprits 16 oprateur cumul, utilisation dans les recherches 148 oprateur et non, utilisation dans les recherches 148 oprateur et, utilisation dans les recherches 147 oprateur ou, utilisation dans les recherches 147

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Index7

Index

R
raccourcis ajout l' espace de travail 79 suppression dans l'espace de travail 79 recherche 144 Recherche d'objets rechercher un mot 144 recherche d'objets combinaison de critres de recherche 146 147 recherche de comptes d'utilisateur et de groupe 215 sur les serveurs fdrs 146 144 utilisation des options de recherche 145 Recherche d'objets, sparateur 144 recherche dobjets 144 147 sur les serveurs fdrs 147 recherche enregistre changement de propritaire 55 modification des droits d'accs 54 Rechercher les lments disponibles pour, dfinition 54 recherches 142 comment spcifier la phrase exacte 146 enregistrement 1411 mots vides 1410 utilisation de caractres gnriques 149 utilisation de caractres non alphanumriques 149 utilisation du signe moins 144 utilisation du signe plus 144 recherches excution 144 147 Rdacteur, droits d'accs 16, 52 rgle de contenu propos de 132 propos des rgles de contenu dsactives 134 affichage 134 conseils pour la cration 133 cration 133 dclencheurs d'vnement 132 restauration aprs suppression 135 suppression 135 Index8

rendu affichage du PDF 45 affichage HTML 45 affichage pour les versions 411 Renommer (menu Modifier la slection) 38 rponse affichage de l'historique des modifications 109 affichage des proprits 109 ajout un sujet 108 modification des proprits 109 suppression 1011 requte enregistre affichage de l'historique des modifications 1412 ajout un contenant 1411 changement d'emplacement 1414 modification des proprits 1412 restauration aprs suppression 1415 suppression 1415 restauration d'objets supprims 37, 417, 68, 715, 810, 99, 107, 116, 127, 135, 1415 restauration de contenu archiv 195 Restaurer (menu Modifier la slection) 38 rsum (document), affichage et masquage dans les rsultats de recherche 144, 147 runion en ligne affichage des runions que vous avez programmes 157 ajout de participants 163 164 lancement 165 participation 166 programmation 163 164 suppression 167 runions en ligne propos de 162

S
recherches Voir aussi requte enregistre serveur d'archivage 192 archivage de contenu 193 194 restauration de contenu 195

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Index serveur fdr mappage 27 recherche 144, 146 147 suppression d'un mappage 28 serveur fdr DocuShare 26 signe moins, utilisation dans les recherches 144 signe plus, utilisation dans les recherches 144 Site du groupe d'utilisateurs DocuShare 18 sujet affichage de l'historique des modifications 109 affichage des proprits 109 ajout une discussion 108 changement d'emplacement 1010 changement de propritaire 55 modification des droits d'accs 54 modification des proprits 109 prim, affichage 1012 prim, suppression 1012 rponse 108 suppression 1011 suppression agenda 68 blogue 99 collection 37 compte de groupe 214 discussion 107 document 417 espace de travail 715 vnement 612 notification 127 rgle de contenu 135 rponse 1011 requte enregistre 1415 runion en ligne 167 sujet 1011 sujets prims 1012 tches assignes par vous termines 178 URL 116 wiki 810 suppression du mappage d'un compte d'utilisateur un serveur fdr 28 Supprimer (menu Modifier la slection) 38

T
tches affichage des tches qui vous sont assignes 1711 suppression la fin 178 vrification de l'tat de vos tches 177 178 tches de circulation affichage de toutes les tches supprimes 1714 affichage des tches qui vous sont assignes 157 affichage pour le document 1715 tches supprimes, affichage de toutes 1714 tches supprimes, affichage pour le document 1715 tches, voir tches de circulation tlchargement d'un document 44 travaux en arrire-plan 56, 152

U
URL propos de 112 affichage de l'historique des modifications 114 affichage des proprits 114 ajout un contenant 113 changement d'emplacement 115 changement de propritaire 55 modification des droits d'a 54 modification des proprits 114 restauration aprs suppression 116 suppression 116 utilisateur connect et apparence d'une icne d'utilisateur 215, 74 utilisateur de CPX 22 utilisateur de DocuShare 22 utilisateur en lecture seule 22

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Index9

Index

V
verrouillage d'un document 412 version prfre changement 410 dfinition 410 et nombre maximum de versions 43 version, document affichage 410 affichage des proprits 411 affichage des rendus 411 ajout d'un document modifi 47 ajout d'un nouveau document 49 changement de version prfre 410 modification des proprits 411 nombre maximum enregistrer 43 publication d'un document ayant circul 1710 visiteur 22 affichage des nouveauts dans DocuShare 143 vue d'un jour, agenda 62 vue d'un mois, agenda 62 vue d'une semaine, agenda 62 vue de l'agenda vue d'un jour 62 vue d'un mois 62 vue d'une semaine 62

restauration aprs suppression 810 suppression 810 WorkCentre, numrisation de documents 185

W
WebEx Meeting Center 162 wiki propos de 82 affichage de l'historique des modifications 88 affichage des pages lies 85 affichage des proprits 88 ajout 83 ajout de contenu 84 ajout de documents comme pices jointes 85 changement d'emplacement 89 impression de pages wiki 87 insertion d'images 85 liaison de pages 84 modification du nom de la page 86 modifications des proprits 88

Index10

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