UNIVERSIDAD TCNICA PARTICULAR DE LOJA

La Universidad Catlica de Loja

MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA

ASISTENCIA GERENCIAL Y RELACIONES PBLICAS

Redaccin Comercial y Administrativa

Gua didctica
6 CRDITOS

1. Datos informativos

CICLOS
UTPL-ECTS

CARRERAS
Asistencia Gerencial y Relaciones Pblicas

5 5

PLAN DE ESTUDIOS ANTERIOR

AUTORA: Lic. Mariza Ana Belle Carron Ordez

Asistencia Gerencial y Relaciones Pblicas ((Correspondencia Comercial))

Reciba asesora virtual en: www.utpl.edu.ec

20401

REDACCIN COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA

Gua didctica

Mariza Ana Belle Carron Ordez UNIVERSIDAD TCNICA PARTICULAR DE LOJA CC Ecuador 3.0 By NC ND Diagramacin, diseo e impresin: EDITORIAL DE LA UNIVERSIDAD TCNICA PARTICULAR DE LOJA Call Center: 593 - 7 - 2588730, Fax: 593 - 7 - 2585977 C. P.: 11- 01- 608 www.utpl.edu.ec San Cayetano Alto s/n Loja-Ecuador Primera edicin ISBN-978-9942-08-077-6

Esta versin impresa, ha sido licenciada bajo las licencias Creative Commons Ecuador 3.0 de Reconocimiento -No comercial- Sin obras derivadas; la cual permite copiar, distribuir y comunicar pblicamente la obra, mientras se reconozca la autora original, no se utilice con fines comerciales ni se realicen obras derivadas. http://www.creativecommons.org/licences/by-nc-nd/3.0/ec/
Octubre, 2011

2. ndice
3. Introduccin.................................................................................................................................. 5 4. Bibliografa................................................................................................................................... 6 5. Orientaciones generales para el estudio............................................................. 7 6. Proceso de enseanza-aprendizaje para el logro de competencias... 9
PRIMER BIMESTRE 6.1 6.2 6.3 6.4 Competencias genricas........................................................................................................... 9 Planificacin para el trabajo del alumno ............................................................................ 10 Sistema de evaluacin se asignatura (primero y segundo bimestre)............................ 12 Orientaciones especficas para el aprendizaje por competencias ................................... 13 4.1 Bsica .......................................................................................................................................... 6 4.2 Complementaria ......................................................................................................................... 6

UNIDAD 1 LA COMUNICACIN DE LA OFICINA MODERNA........................................................................... 13

1.1 Contexto de las comunicaciones en la oficina automatizada.................................................. 13 1.2 La oficina moderna y la calidad total ....................................................................................... 14 1.3 La carta comercial en la oficina moderna.................................................................. 15 1.4 Caractersticas del mensaje comercial....................................................................... 16 Autoevaluacin 1......................................................................................................................... 19
UNIDAD 2 LA CREACIN Y PREPARACIN DE LA CARTA COMERCIAL............................................................. 21

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7

Creacin progresiva del mensaje................................................................................................ 21 El planeamiento de una carta comercial (etapas)................................................................... 23 El formato de una carta.............................................................................................................. 25 Comunicacin de una pgina.................................................................................. 33 Segunda pgina................................................................................................... 33 Distribucin de las partes de una carta..................................................................... 34 El sobre............................................................................................................... 36 Autoevaluacin 2......................................................................................................................... 43 SEGUNDO BIMESTRE

6.5 Competencias genricas........................................................................................................... 31 6.6 Planificacin para el trabajo del alumno ............................................................................ 32 6.7 Orientaciones especficas para el aprendizaje por competencias ................................... 34
UNIDAD 3 EL CICLO DE CORRESPONDENCIA COMERCIAL ............................................................................. 48

3.1. La consulta comercial.................................................................................................................. 51 3.2 La carta de pedido....................................................................................................................... 58 3.3 La carta de pago.......................................................................................................................... 61

3.4 La carta de crdito....................................................................................................................... 63 3.5 La carta de cobro.................................................................................................. 63 3.6 La carta de reclamacin y conciliacin...................................................................... 66 3.7 La carta de solicitud.............................................................................................. 70 Autoevaluacin 3................................................................................................................................... 73
UNIDAD 4 REDACCIN COMERCIAL DE OTROS DOCUMENTOS ..................................................................... 75

4.1 El memorando.............................................................................................................................. 75 4.2 El informe..................................................................................................................................... 77 4.3 Las circulares........................................................................................................ 82 4.4 Los certificados..................................................................................................... 83 4.5 Correspondencia oficial.......................................................................................... 84 4.6 La correspondencia privada..................................................................................... 93 Autoevaluacin 4................................................................................................................................... 95
UNIDAD 5 LAS NUEVAS TECNOLOGAS Y LA REDACCIN.............................................................................. 97

5.1 El mensaje electrnico ............................................................................................................... 97 5.2 Puntuacin bsica........................................................................................................................ 99 Autoevaluacin 5................................................................................................................................... 102

7. Solucionario.................................................................................................................................. 103 8. Anexo................................................................................................................................................ 105

PRELIMINARES

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3. Introduccin
La asignatura Redaccin Comercial y Administrativa, es una materia troncal de la carrera de Asistencia Gerencial y Relaciones Pblicas, con seis crditos y se imparte en el quinto ciclo. El propsito que tiene esta asignatura es que el futuro profesional en Asistencia Gerencial y Relaciones Pblicas, valindose de las nuevas tecnologas y aplicando las diferentes tcnicas de comunicacin y redaccin, desarrolle habilidades y destrezas en la elaboracin de documentos comerciales, administrativos y sociales. Al finalizar el estudio de la asignatura, el profesional en formacin estar altamente capacitado para cumplir con los requerimientos del campo laboral en aspectos relacionados con actividades administrativas y de gestin, en mandos medios, ya que el Asistente Gerencial es considerado como el eje fundamental de las empresas e instituciones; por tanto, un eficiente profesional en este campo es un valioso aporte a las instituciones porque su labor va ms all de manejar u operar una computadora, su amplio accionar lo convierte en un intermediario que deber encargarse de mantener las buenas relaciones en el trabajo y en cada uno de los mbitos laborales inherentes a su formacin. Los contenidos de esta asignatura son un complemento de lo que estudi en comunicacin oral y escrita, y lingstica, en donde usted aprendi a estructurar oraciones, armar frases y emplear conectores, que facilitan la redaccin eficiente de una carta comercial, constituyndose en la base fundamental para el desarrollo de sus actividades diarias, durante el ejercicio profesional. La temtica que abarca la asignatura ha sido estructurada en cinco unidades debidamente distribuidas conforme a los requerimientos comerciales. En el primer bimestre constan dos unidades y en el segundo tres: En la primera unidad estudiaremos la comunicacin en la oficina moderna. En la segunda unidad, la creacin y preparacin de la carta comercial. En el segundo bimestre iniciaremos con la unidad tres, el ciclo de la correspondencia comercial. La unidad cuatro que se refiere a la redaccin comercial de otros documentos y la unidad cinco con el tema, las nuevas tecnologas y la redaccin. La decisin que usted ha tomado de capacitarse a travs de la Modalidad de Estudios a Distancia que ofrece la UTPL, la Catlica de Loja, compromete nuestro esfuerzo conjunto para lograr el objetivo de preparar profesionales competentes y competitivos.

Cada problema es un nueva oportunidad para hacer trabajar ms a nuestra voluntad y tratar de salir adelante victoriosos.
Sneca

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PRELIMINARES

4. Bibliografa
4.1 Bsica
Demstenes, R. (2005). Redaccin Comercial Estructurada. Colombia: Mc. Graw.Hill. La capacidad intelectual y el conocimiento amplio del autor sobre la elaboracin de documentos administrativos, han permitido que el texto de Redaccin Comercial Estructurada, (quinta edicin) se convierta en una herramienta de trabajo tanto para el docente orientador y formador de las futuras generaciones, como para el profesional en formacin. Los contenidos del presente texto se han escogido como bibliografa bsica para la asignatura de Redaccin Comercial y Administrativa porque tienen un enfoque didctico muy bien orientado y complementado con la prctica, especialmente en lo referente a la elaboracin de documentos internos y externos que se generan permanentemente en toda empresa pblica o privada.

Carrin, M. (2010). Gua Didctica Correspondencia Comercial. Loja-Ecuador: Editorial UTPL. El enfoque metodolgico que se ha dado a esta gua se ha complementado con tcnicas que pretenden alcanzar la preparacin de una comunicacin con excelencia en donde podremos realizar un control de calidad con trminos comerciales actualizados y reglas prcticas para la puntuacin.

4.2 Complementaria
Larrea, S. (1998). Desarrollo Profesional de la Secretaria Ejecutiva. Colombia: DIMAXI. Este libro forma parte de la bibliografa complementaria que nos ayudar notablemente en el desarrollo de los contenidos de la tercera unidad de esta gua. Es una propuesta nueva que nos plantea la autora, en funcin de su trabajo diario y su experiencia profesional.

Delgado, C. y Maldonado, A. (1994). Manual de Preferencia para la Oficina Moderna, Mc Graw. Hill, Mxico. Segunda edicin. Los contenidos de este documento han formado parte en la preparacin y desarrollo de la temas de la unidad dos, captulo cuatro de la presente gua, ya que en l se conjuga la experiencia en el saln de clases, la prctica en la oficina y la investigacin cuidadosa de cada uno de los temas, facilitando el proceso enseanza aprendizaje.

Zuiga, E. y Mora, G. (1999). Gestin Secretarial. Mc Graw.Hill Interamericana, S.A. Colombia. Es un texto muy interesante que ha contribuido en forma parcial al desarrollo de los temas de la unidad cuatro, captulo 13 y 14 de la presente gua. Quin se ama a si mismo respeta su propio ritmo, sabe que no puede lograrlo todo en un instante y sabe como el agricultor, que para cosechar hay que sembrar , cuidar y esperarar.

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5. Orientaciones generales para el estudio

Para iniciar su estudio, debe considerar los siguientes aspectos. El Texto bsico Redaccin Comercial Estructurada (quinta edicin) ha sido seleccionado cuidadosamente considerando tanto la calidad didctica, la claridad y fcil comprensin de los contenidos. Adems la gua didctica que orienta el aprendizaje de la materia. Es preciso que usted se provea de un cuaderno de trabajo, lpiz y borrador para que realice los apuntes que considere necesarios. En ciclos anteriores usted ya se ha familiarizado con el entorno virtual de aprendizaje, (EVA) por lo tanto es una magnfica oportunidad para podernos contactar y poner de manifiesto nuestras inquietudes, las herramientas tecnolgicas de las que dispone la universidad, son tambin un excelente medio de comunicacin. Adems puede utilizar la biblioteca virtual, blogs, correo electrnico Skype, Messenger. Para lograr mayores resultados en su aprendizaje, le sugiero que organice su tiempo, de manera que pueda avanzar secuencialmente con cada una de las unidades y temas, a fin de que no se acumule de contenidos al final del bimestre. Dedique por lo menos una hora diaria al estudio de esta asignatura y conseguir excelentes resultados. Maneje simultneamente la gua y el texto bsico. Tome en cuenta las fechas en las que tiene que entregar sus trabajos a distancia, recuerde que de ello depende en gran medida el cmputo de su calificacin. Cuando desarrolle las autoevaluaciones que se proponen en la gua al finalizar cada unidad, hgalas sin consultar ningn documento, slo de esta manera usted podr comprobar el avance de su aprendizaje. Adems le permitir descubrir vacios en el conocimiento de la asignatura y revisar una vez ms el texto para prepararse de mejor forma, cuando concluya la tarea puede revisar el solucionario que se encuentra al final de la gua didctica. Resuelva sus evaluaciones a distancia (una por cada bimestre) el hacerlo constituye una estrategia de aprendizaje y preparacin para las evaluaciones presenciales. Los anexos que encontrar en esta gua le ayudarn notablemente para la adquisicin de destrezas en la redaccin, no olvide revisarlos y ponerlos en prctica, porque stos forman parte de los temas de evaluacin. Aplique tcnicas de aprendizaje como: elaborar resmenes, esquemas, subrayados, cuadros sinpticos, que le permitan condensar y asimilar de mejor manera los contenidos estudiados. Desarrolle las autoevaluaciones que se encuentran al final de cada captulo, confronte las respuestas con el solucionario y retroalimente las partes en que tenga dificultad. Tenga a mano un diccionario para la consulta de trminos que le resulten difciles de comprender.

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PRELIMINARES

Adems, le recomiendo revisar la Planificacin para el trabajo del alumno. Esta parte le permite obtener una visin global de la asignatura. Con esfuerzo se consigue los grandes ideales, usted puede hacerlo, tenga presente que las actividades desarrolladas son el reflejo de su dedicacin por el estudio y el fruto de su investigacin, adems de la originalidad, creatividad, estructuracin lgica y espritu crtico. Le deseo muchos xitos. Hay muchas personas que leen pero pocas las que saben leer
M.M.E de Warchs

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PRIMER BIMESTRE

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6. Proceso de enseanza-aprendizaje para el logro de competencias

PRIMER BIMESTRE
6.1 Competencias genricas
- - - - - - - Vivencia de los valores del humanismo cristiano Habilidades para trabajar en forma autnoma Capacidad de comunicacin oral y escrita Reconocimiento sobre el rea de estudio y la profesin Capacidad de aplicar los conocimientos Capacidad creativa e innovadora Habilidades interpersonales

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PRIMER BIMESTRE

6.2 Planificacin para el trabajo del alumno

COMPETENCIAS ESPECFICAS INDICADORES DE APRENDIZAJE CONTENIDOS Unidades/Temas Unidad 1: La comunicacin en la oficina moderna - Identifica la importancia de las comunicaciones dentro de las organizaciones modernas. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE - Leer CRONOGRAMA ORIENTATIVO Tiempo estimado Semana 1 , 2 y 3 8 horas de autoestudio cada semana 4 horas de interaccin cada semana

Utilizar los conceptos, teoras y las tcnicas de la comunicacin para - Distingue los innovar y mejorar tipos de comulos procesos, las nicacin corelaciones y la mercial y sus imagen, dentro caractersticas y fuera de las organizaciones.

comprensivamente los captulos de la unidad uno del texto bsico y las 1.1 Contexto de las orientaciones que comunicaciones se presentan en la en la oficina gua didctica para automatizada los temas de esta 1.2 La oficina moderna y unidad. la calidad total - Elaborar un 1.3 La carta comercial resumen con en la oficina los aspectos moderna fundamentales de 1.4 Caractersticas del la unidad 1. mensaje comercial - Desarrolle las 1.4.1 Caractersticas actividades vitales recomendadas que constan al final de 1.4.2 Caractersticas cada unidad en la complementarias gua didctica y en el texto bsico. - Resolver la autoevaluacin 1. - Revisar los anuncios del EVA. - Iniciar el desarrollo de la evaluacin a distancia del primer bimestre.

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Unidad 2: La creacin y preparacin de la carta comercial. - Identifica los sustantivos como idea mnima de expresin.

2.1 Creacin progresiva del mensaje 2.1.1 El sustantivo 2.2.2 El orden estructural 2.2.3 La tcnica 2.2.4 El adjetivo - Redacta ideas 2.2.5 El estilo concretas utili- 2.2.6 Aviso de oficina zando el orden - Analizar los estructural de 2.2 El planeamiento ejemplos del texto la oracin. de una carta comercial bsico y de la gua (etapas) didctica y propo- Aplica las dife- 2.2.1 Concepcin del ner otros ejemplos rentes etapas mensaje observados en el en la redaccin 2.2.2 Recoleccin de datos entorno. de una carta. 2.2.3 Bosquejo de ideas 2.2.4 Sntesis sustantiva - Resolver la 2.2.5 Borrador (5 aspectos autoevaluacin 2. fundamentales) - Desarrolle las acti2.2.6 Control de calidad vidades recomen2.2.7 Borrador mejorado dadas que constan - Distingue y 2.2.8 Preparacin en al final de cada aplica la distri- computadora unidad en la gua bucin tcnica 2.2.9 Control de calidad didctica y en el de las partes de 2.2.10 Disposicin del texto bsico. una carta co- documento final mercial. 2.2.11 Autocrtica de - Revisar los anunforma cios del EVA - Redacta cartas 2.3 El formato de una carta - debidamente 2.3.1 El formato de una estructuradas carta comercial 2.3.2 Partes de una carta comercial 2.4 Comunicacin de una pgina. 2.5 Comunicacin de una pgina 2.6 Distribucin de las partes de una carta 2.7 El sobre.

- Estudiar con atencin los captulos de la unidad 2 del texto bsico y las orientaciones que se presentan en la gua didctica para los temas de esta unidad.

Semana 4, 5 y 6 8 horas de autoestudio cada semana 4 horas de interaccin cada semana

Continuar con el desarrollo de las evaluaciones a distancia del primer bimestre.

- Subir al EVA las evaluaciones a distancia y/o entregarlas en el Centro Universitario.

- Revise los conteni- Semana 7 y 8 dos de la materia 8 horas de autoespara reforzar sus tudio cada semana conocimientos. 4 horas de interac- Preprese para la evaluacin presen- cin cada semana cial.

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PRIMER BIMESTRE

6.3 Sistema de evaluacin de la asignatura (Primero y segundo bimestre)

Formas de Evaluacin 2. Heteroevaluacin Evaluacin a Distancia ** Evaluacin Presencial

1. Autoevaluacin *

Interaccin en el EVA

Competencia: Criterios Comportamiento tico Actitudes Cumplimiento, puntualidad, responsabilidad Esfuerzo e inters en los trabajos Respeto a las personas y a las normas de comunicacin Creatividad e iniciativa Contribucin en el trabajo colaborativo y de equipo Presentacin, orden y ortografa Emite juicios de valor argumentadamente Dominio del contenido Investigacin (cita fuentes de consulta) Aporta con criterios y soluciones Anlisis y profundidad en el desarrollo de temas PORCENTAJE Puntaje

x x x x x x x x x x x x Estrategia de aprendizaje

x x x x

x x x x

x x x x x

x x x x x x x x x x x x x x x

Habilidades

x x x

x x x x x

x x x

Conocimientos

Mximo 1 punto (completa la evaluacin a distancia)

14

TOTAL

20 PUNTOS

Para aprobar la asignatura se requiere obtener un puntaje mnimo de 28/40 puntos, que equivale al 70%

* *

Son estrategias de aprendizaje, no tienen calificacin; pero debe responderlas con el fin de auto comprobar su proceso de aprendizaje. Recuerde: que la evaluacin a distancia del primer y segundo bimestre consta de dos partes: una objetiva y otra de ensayo, debe desarrollarla y entregarla en su respectivo Centro Universitario.
Seor estudiante:

Tenga presente que la finalidad de la valoracin cualitativa es principalmente formativa.

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Actividades presenciales y en el EVA

10%

20% 30%

70%

3. Coevaluacin

Prueba Objetiva

Parte de Ensayo

Parte Objetiva

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6.4 Orientaciones especficas para el aprendizaje por competencias

Al iniciar el estudio de la asignatura Redaccin Comercial y Administrativa, es necesario que usted revise el texto bsico y aproveche los aspectos que el autor del mismo ha desarrollado: el recuadro para portafolios, que es una autoevaluacin que se presenta a lo largo del proceso enseanza-aprendizaje al trmino de cada tema, as mismo usted cuenta con un resumen bsico de aprendizaje y el vocabulario de trminos nuevos con los que tiene que familiarizarse, puede adems realizar la verificacin de logros que le permitir valorar en qu medida su aprendizaje result significativo. Por otro lado, conforme se van desarrollando los contenidos, en la gua didctica se proponen tambin actividades como: lecturas comprensivas, definiciones de trminos nuevos, redaccin de documentos, correccin de prrafos, ejercicios de aplicacin con frases modernas y ejercicios de autoevaluacin con sus respectivo solucionario.

D1 UNIDA

1LA COMUNICACIN EN LA OFICINA MODERNA

El desarrollo de esta unidad corresponde a los captulos 1 y 2 del texto bsico.

Seores estudiantes reciban un saludo cordial y la bienvenida al estudio de la asignatura de Redaccin Comercial y Administrativa, los contenidos que estudiaremos sin lugar a duda contribuirn notablemente para el eficiente desarrollo de sus actividades tanto en al mbito laboral como personal y social; las tcnicas de estudio que utilizaremos nos ayudarn a conseguir que su aprendizaje sea exitoso. 1.1 Contexto de las comunicaciones en la oficina automatizada Como todos conocemos en la actualidad ya no pensamos en una mquina de escribir manual para elaborar nuestras comunicaciones, lo hacemos en una computadora utilizando las nuevas herramientas tecnolgicas, las organizaciones estn pensando en eliminar los viejos trmites que acumulan papeles y ms papeles que al final se deterioran, actualmente ya pensamos en la administracin sin papeles, en donde los jefes para dar una disposicin solamente ingresan a travs de claves y cdigos utilizando la intranet e inmediatamente se comunican las instrucciones, es decir hablamos de operaciones electrnicas que automatizan los trmites y optimizan los tiempos y recursos. Podemos organizar una

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PRIMER BIMESTRE

reunin de ejecutivos mediante una videoconferencia, en fin, las nuevas tecnologas como medio de comunicacin, refuerzan el mensaje escrito entre las personas y las organizaciones, propiciando un ambiente adecuado para escribir mensajes con claridad y creatividad. Tomando en consideracin lo que se realiza en una oficina tradicional, en una oficina moderna la informacin se almacena en medios magnticos, simplificando notablemente los procesos ahorrando tiempo y recursos, gracias a la automatizacin de tres funciones bsicas. Creacin y edicin de documentos Bsqueda y recuperacin de informacin Correo electrnico Ampliemos el tema con la lectura de este literal en el texto bsico captulo 1.

1.2 La oficina moderna y la calidad total Razonamiento: Magdalenta Freire Galarza. (Jornadas Ejecutivas) La calidad total en la redaccin comercial tiene un significado especial, pues con un mensaje bien escrito y con buena presentacin se logra ganar la voluntad del cliente y hacer efectiva una negociacin. En la redaccin comercial la buena voluntad se logra expresando ideas de inters y conveniencia para el cliente; atendiendo oportunamente sus reclamaciones, dando respuesta inmediata a sus consultas o solicitudes y desarrollando una poltica de acercamiento a sus necesidades. La buena voluntad se crea, se mantiene y se pierde, pero tambin puede recobrarse gracias a un buen mensaje comercial y a la disposicin atenta y sincera para complacer al cliente. La calidad total en la comunicacin escrita se caracteriza por considerar aspectos como: - - - - - - - - Valor informativo de los datos Lenguaje apropiado Texto breve, cordial, claro y veraz Formato moderno Mensaje en funcin de unos objetivos especficos Mnimo de palabras necesarias para expresar la idea Uso correcto de los signos ortogrficos y de puntuacin Vocabulario fcilmente comprensible.

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Revise detenidamente este literal en el texto bsico, si ya lo hizo entonces les comento que el tema nos involucra para que el desarrollo de nuestras actividades las encaminemos hacia la bsqueda de la calidad que todos los seres humanos la necesitamos para alcanzar el xito en todo cuanto hagamos, en el transcurso de nuestra existencia y porque no proyectarlo para que contine an despus de nuestra desaparicin. Analicemos que es necesario asegurar nuestro xito y el de la empresa, mejorando la calidad de nuestro trabajo y desarrollando permanentemente una actitud de hacer bien las cosas desde la primera vez, considerando adems que calidad implica (vivir buscando ser cada da mejores); las mejoras pequeas y graduales son los componentes vitales para alcanzar la calidad total; para conseguir xito en el futuro, se requiere de un trabajo duro, esfuerzo y entusiasmo. Recuerde que siempre debemos prestar servicios de calidad, demostrar profesionalismo, integridad y visin hacia el futuro.

1.3 La carta comercial en la oficina moderna Por experiencias laborales la carta comercial considerada como un elemento bsico de comunicacin entre las personas y las organizaciones, se utiliza en la oficina tradicional y la oficina moderna, en archivos electrnicos o en papel y cumple objetivos fundamentales que son: . . Transmitir mensajes con eficiencia y eficacia. Crear, mantener y recobrar buena voluntad

En el mundo de los negocios es til y beneficioso, entre otras cosas, aquello que permite, por ejemplo: . . . . Obtener ganancias Ahorrar tiempo Ahorrar gastos Disfrutar de mayor comodidad

Tomemos en cuenta lo que nos dice Larrea, S. (1998:54), si usted convence al destinatario de que le conviene hacer lo que le pide, tendr una carta que cumpla su objetivo.

Una carta comercial moderna no admite palabras rebuscadas ni frmulas o expresiones pasadas de moda, que le quitan franqueza, sencillez y efectividad.

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PRIMER BIMESTRE

La carta comercial se constituye en el mensaje por excelencia que emplea cualquier organizacin para sus comunicaciones de compraventa, de gestin comercial y de eventos sociales. Por esta razn, es necesario identificar las tcnicas apropiadas para una buena redaccin. La regla de oro es: hablar directamente y usar las mismas palabras correctas y con cortesa que empleamos cuando nos comunicamos con una persona que est presente.

1.4 Caractersticas del mensaje comercial Para iniciar con el estudio del presente tema y sobre la base de los contenidos del texto bsico captulo 2, le pido responder la siguiente pregunta: Qu es la productividad en la oficina?, razone su respuesta y construya una definicin con sus propias palabras. Ahora que tenemos claro este concepto podemos continuar. El mensaje comercial tiene caractersticas vitales o fundamentales y caractersticas complementarias: Revisemos un poco el significado de cada una de ellas. 1.4.1 Vitales: Claridad, brevedad, integridad, cordialidad, coherencia, veracidad. Lea los contenidos del texto bsico captulo 1 y luego elabore en su cuaderno de trabajo sus propios mensajes utilizando cada una de las caractersticas que hemos mencionado. 1.4.2 Complementarias: Correccin, motivacin, modernidad, positivismo, naturalidad y sencillez, creatividad, discrecin. Considere que las caractersticas complementarias como su nombre lo indica contribuyen para que el mensaje comercial o cualquier otro mensaje que usted quiera emitir, llegue al receptor en ptimas condiciones evitando tergiversaciones. Recuerde adems que el mensaje que usted remite debe ser: Motivador, para atraer al lector y despertar el inters, no olvide que debemos evitar al mximo utilizar trminos anticuados, es importante en la correspondencia comercial dirigirnos en forma moderna.

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La Real Academia ha aceptado algunos nombres y expresiones modernas, no se olvide de revisarlas en la pgina 17-18 de su texto bsico, le ser de mucha ayuda

Es necesario adems que el mensaje sea: Positivo, natural y sencillo, con un lenguaje simple y directo que contenga su: Creatividad y no sea copia de otro, expresando siempre lo que deba y pueda en: forma discreta y diplomtica. Pongamos en prctica lo estudiado realizando lo siguiente:

Ejercicios de aplicacin

Aplicando las caractersticas vitales del mensaje comercial, construya en su cuaderno de trabajo mensajes claros sobre la base de los ejemplos que se plantean a continuacin. Ejemplo de mensaje confuso: (falta de claridad)

Los trabajadores realizan sus labores diarias a pesar de que las remuneraciones no cumplen con sus aspiraciones.

Los documentos que fueron entregados en el mes anterior han tomado su curso y la falta de informacin propici la prdida de recursos.

Han sucedido casos interesantes a partir de la desaparicin de los documentos que reposan en los archivos de la institucin.

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PRIMER BIMESTRE

Ejemplo de mensaje incompleto:

Los pedidos de materiales realizados para la construccin de casas del programa de vivienda de la segunda etapa, se han despachado sin mayores novedades.

Ejemplo de mensaje desatento: (falta de cordialidad)

Hemos dado las instrucciones al personal de seguridad para que tomen las medidas pertinentes con la presencia de los ex -funcionarios de la empresa.

Como una de las partes vitales del mensaje est la coherencia. En su texto bsico captulo 2, encontrar un recuadro con el uso de conectores para mejorar la coherencia al momento de construir un mensaje comercial. Ahora bien, una vez que hemos revisado estos contenidos, realice la siguiente actividad: En el prrafo que a continuacin se presenta, utilice los conectores adecuados para conseguir un mensaje comprensible. Los estudiantes de la carrera de Asistencia Gerencial y Relaciones Pblicas, culminarn sus estudios.. que hayan aprobado todas las materias que constan en la malla curricular ..de este requisito obstaculizar el normal desarrollo de sus actividades. Un mensaje comercial tambin tiene que estar expresado con veracidad para que cumpla su objetivo. Aplique esta caracterstica mejorando el siguiente prrafo, en el espacio que se le ha designado a continuacin. La totalidad de los asistentes a la reunin fueron beneficiados con los premios que se sortearon en la actividad que se efecta cada semana para obtener fondos para la adquisicin de los instrumentos musicales para el conservatorio. _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

Cambie los trminos anticuados en modernos Trabajemos con entusiasmo en el siguiente ejercicio: Le estamos incluyendo ____________________________ A la espera de ____________________________ Lleg a m poder ____________________________ Tuvo lugar una reunin ____________________________ En un nmero de ocho ___________________________

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Quiero aprovechar esta oportunidad para expresarle mi agradecimiento Srvase ser tan amable de informarme

____________________________ ____________________________ __________________________

Con estos ejemplos usted ya lograr reconocer y aplicar a travs de la prctica los requisitos de un mensaje comercial, demostrando las destrezas para corregir los prrafos sugeridos, podr adems, identificar los datos que garantizan la integridad de un mensaje. Actividades recomendadas Hemos concluido la unidad 1, les invito a revisar en el texto bsico, al final del captulo uno y dos los siguientes recursos que retroalimentarn el aprendizaje de los temas planificados: El recuadro Para Portafolios, donde puede desarrollar las preguntas que se plantean. El Resumen bsico de aprendizaje que el texto le presenta como una sntesis de los temas. El apartado Mejore su vocabulario comercial, herramienta importante en la comunicacin oral y escrita. Apyese tambin en las secciones Verificacin de logros y Palabras, ideas y mensajes de calidad

Autoevaluacin 1

UTILICE EL PARNTESIS DE LA PARTE IZQUIERDA PARA CONTESTAR EL SIGUIENTE CUESTIONARIO, SEGN CONSIDERE VERDADERA (V) O FALSA (F) LA RESPUESTA. 1. ( ) La automatizacin de las tres funciones bsicas de la comunicacin, simplifican los procesos administrativos. Transmitimos datos y mensajes a travs de las redes de comunicacin. Las nuevas tecnologas como medio de comunicacin refuerzan el mensaje escrito. Una de las caractersticas complementarias del mensaje comercial es la claridad. El tono amable y respetuoso dentro la comunicacin comercial forma parte de la integridad como caracterstica vital del mensaje. Dentro de las caractersticas complementarias del mensaje comercial, la ocupa el puesto principal. correccin

2. 3. 4. 5.

( ( ( (

) ) ) )

6.

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PRIMER BIMESTRE

7.

Tengo el honor de dirigirme a usted, es un mensaje natural de uso frecuente en correspondencia comercial. En el mundo de los negocios es til y beneficioso aquello que nos permite: obtener ganancias y ahorrar tiempo.

8.

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D2 UNIDA

LA CREACIN Y PREPARACIN DE LA CARTA COMERCIAL

Los temas de esta unidad se encuentran en los captulos 3, 4 y 5 del texto bsico. Avancemos con el desarrollo de la materia, esta unidad temtica se centra en la creacin progresiva de los mensajes, las etapas del planeamiento y los formatos para la elaboracin de las cartas, el complemento de sta que es el sobre. Ahora bien, vayamos al texto bsico para profundizar los contenidos.

Empecemos entonces: 2.1 Creacin progresiva del mensaje

La secuencia lgica que requerimos para la creacin progresiva del mensaje inicia con 2.1.1 El sustantivo, establece el sentido de orden, arreglo o regularidad, es la parte principal de la oracin, correspondindole entonces al verbo ocupar el segundo lugar; luego de lo cual se crea la necesidad del mensaje con una idea bsica que proyecta un sustantivo focal, determinndose que redactar es componer y ordenar palabras que expresen esa idea con el menor y mayor detalle. 2.1.2 El orden estructural, es la tercera etapa en el proceso de creacin progresiva del mensaje, constituye la elaboracin del prrafo en donde sea amplia con mayor nmero de oraciones la idea original. Consejo: Para que un mensaje sea eficiente ste debe aportar con datos como fecha, nombres, direcciones, etctera; si no se lo estructura de esta manera, ser un prrafo incompleto y poco atractivo al lector. 2.1.3 La tcnica CC1-2-3 Tomemos en cuenta que el objetivo de esta tcnica es identificar el sustantivo focal que es el que le va a dar sentido a nuestro mensaje, ahora bien, para mejorar nuestro conocimiento respecto al tema, desarrollemos los ejercicios que nos presenta el autor en el texto bsico captulo 3, la destreza usted la ir adquiriendo conforme vayamos avanzando en nuestro estudio.

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Ahora continuemos revisando el texto, ya nos encontramos con otros temas como la idea bsica, que es la segunda etapa de creacin del mensaje y as sucesivamente, juntos descubrimos los pasos importantes que debemos seguir para dar inicio a la redaccin. Como lo habamos mencionado anteriormente, el prrafo es la tercera etapa en el proceso de la creacin de los mensajes, es necesario aclarar que "un mensaje ser eficiente si aporta datos como: fechas, nombres, direcciones. Seguimos en el proceso 2.1.4 El uso del adjetivo, aclara la imagen que describe el sustantivo. Revisemos los siguientes ejemplos, ellos nos permitirn reconocer la funcin del adjetivo.

La red de distribucin de agua presenta desperfectos La red de la distribucin principal de agua presenta desperfectos En las manifestaciones se reclamar el costo de la vida En las manifestaciones del primero de mayo se reclamar el alto costo de la canasta familiar. 2.1.5 El estilo, en redaccin significa usar la tcnica adecuada para exponer las ideas con claridad y precisin, es el dominio de la tcnica de la redaccin comercial, es importante ser originales en nuestro estilo de redaccin para lograr proyectar un mensaje agradable y comprensible; por esta razn es Importante: Tratar una idea en cada prrafo Escribir oraciones cortas Usar palabras de fcil comprensin Dar signo positivo al mensaje Ser agradable No abusar de la puntuacin No usar abreviaturas ni palabras extranjeras; y, Luchar por crear un estilo propio

2.1.6 El aviso de oficina.- Se lo utiliza cuando se quiere comunicar a un grupo de personas sobre las decisiones tomadas, ste se compone de cuatro partes fundamentales que son: - - - - El encabezamiento El cuerpo o aviso Fecha de emisin Firma y sello de la dependencia en donde se origina

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Es necesario tomar en cuenta que el aviso es el mensaje breve, ahora revisemos una vez ms nuestro texto bsico, en el encontraremos de qu se trata cada una de las partes del aviso de oficina.

2.2

El planeamiento de una carta comercial

Lo primero que debemos tomar en cuenta es que una carta no se improvisa, que sta debe cumplir con algunos pasos importantes para lograr una redaccin libre de errores, y que para conseguirlo debemos establecer una lnea de montaje, utilizando los siguientes aspectos, que en forma detallada usted los encontrar en su texto bsico. 2.2.1 Concepcin de la idea.- Es la etapa inicial para que se produzca el mensaje pero sta no siempre est ordenada ni definida, por lo tanto es necesario hacerlo y para esto tendremos que contar con el siguiente paso.. 2.2.2 Recoleccin de datos.- Que podran ser: nombres, fechas, nmeros de facturas, giro, fax o e-mail, seguirnos con 2.2.3 El bosquejo de ideas.- Es el punto de partida para una persona, en el momento que va a escribir el borrador en donde se conjugan dos factores que son las ideas y los datos, considerando para cada idea un sustantivo focal, podra tambin considerarse. 2.2.4 Como una sntesis sustantiva. Muy bien; revisados estos conceptos podremos iniciar con el siguiente paso: 2.2.5 Borrador de una carta, que podra constar de dos o tres prrafos aplicando aspectos fundamentales como un buen uso del lenguaje, ortografa y puntuacin, sin olvidarnos de las caractersticas vitales y complementarias, el buen gusto y los principios de relaciones humanas, para conseguir una buena redaccin. Para escribir una carta debemos tener tambin el buen gusto, que consiste en el nmero de prrafos, la extensin de los mismos, la presentacin y limpieza del documento, le recuerdo que una carta atractiva no debe tener ms de tres o cuatro prrafos. No debemos olvidar que los principios de relaciones humanas son fundamentales en el trabajo de oficina; por lo tanto, se recomienda emplear un lenguaje motivador, positivo y moderno. Es importante en una carta el control de calidad, porque es la oportunidad para conforme avanzamos ir pulindolo y al final conseguir un borrador mejorado que deber iniciar con un El prrafo de apertura en donde es preciso poner especial nfasis porque a travs de l debemos despertar el inters del destinatario; as mismo, el prrafo de cierre es el que debe mantener la simpata y confianza hacia el producto o servicio que ofrecemos, continuamos con la copia digitada en donde se tiene que destacar los aspectos fsicos de la carta: mrgenes, espacios, estilos. El control de calidad de una carta es un paso previo a la impresin y es en ese momento en donde todava tenemos la oportunidad de revisarla y hacer las correcciones que necesita.

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Luego nos corresponde realizar la impresin, que algunas veces no es definitiva por que luego de revisar por ltima vez, resulta que decidimos mejorar los mrgenes o el centrado determinando a este paso, autocrtica de forma. Una vez que hemos conceptualizado algunos aspectos referentes al planeamiento de una carta, leamos el texto bsico captulo 4 y sigamos con los contenidos; encontrar adems, varios modelos de prrafos de apertura que son utilizados en las cartas comerciales, es preciso que tengamos claro que la correcta aplicacin de los aspectos estudiados hasta el momento, le permitirn manejar correctamente la redaccin de una carta. No copie el modelo de nadie, su propia creacin es su mejor presentacin.

Los valores a travs de la vida se convierten en metas y las metas en objetivos. Estos ltimos se relacionan con las metas como lo concreto y perfectamente definido. La vida es...... Un don ... Un desafo Una aventura Una tragedia Un deber Un juego Un misterio Una oportunidad Una lucha Una cancin Un acertijo acptalo. afrntalo. ponla a prueba. encrala. cmplelo. divirtete. desentralo. aprovchala. emprndela. interprtala. resulvelo.

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LA CARTA

La carta es la comunicacin mediante la cual se define una informacin sobre un hecho o se ratifica un asunto conversado previamente (Aristizbal Alonso, Manual de la secretaria moderna, 2001; 241.) 2.3 El formato de una carta

2.3.1 El formato de una carta comercial Una vez concluido el estudio del planeamiento de una carta, el tema que sigue es el formato de una carta, revise en su texto bsico en el captulo 5; la descripcin de estos contenidos con sus respectivos ejemplos, las partes que contiene, de esta manera se pretende, al igual que en los captulos anteriores, que los temas correspondientes a este literal, queden totalmente comprendidos. Ahora bien continuamos con nuestro estudio La carta es una comunicacin mediante la cual se concreta o define una informacin sobre un hecho determinado o se ratifica un asunto conversado previamente. En lneas generales, las cartas pueden clasificarse en tres grupos: empresariales, diplomticas y personales; estas ltimas prcticamente han sido reemplazadas por otros medios de comunicacin como el telfono y en particular, el correo electrnico. Las cartas empresariales revisten vital importancia dentro del proceso administrativo y las diplomticas son aquellas que se cruzan entre s los representantes de los pases. 2.3.2 Partes de una carta comercial En este tema se ha preparado ilustraciones para facilitar su estudio y lograr una mejor comprensin. El membrete, es la primera parte de una carta, ste a su vez est conformado por otros elementos como los que se describen a continuacin: Ilustracin membrete

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Domicilio y direccin.- datos para facilitar la comunicacin, apartado de correo, nmero de telfono, fax, email.

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