PERFIL GENERAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO PRINCIPALES RESPONSABILIDADES: PROPSITO DEL CARGO Brindar una excelente asistencia a las Direcciones

Administrativa, Financiera y Operativa de la Fundacin, velando porque los procesos y cumplimiento de normas establecidas para el cargo se cumplan a cabalidad. Proyectar una buena imagen de la Fundacin ante personas externas. y Contestar llamadas telefnicas. y Atender al pblico en general en la Recepcin de la Fundacin: beneficiarios, visitas de donantes, visitas en general etc. y Recibir donaciones en dinero y en especie y organizar la consignacin y registro de las mismas. y Hacer certificado de donacin y enviarlo al Revisor Fiscal para que lo firme antes de la fecha de la donacin. y Hacer cheques semanales para pagos de los proveedores de cada programa, manejar los comprobantes de egresos, llevar su consecutivo, anexarles sus cuentas de cobros, facturas y remitirlas en su respectivo orden a contabilidad. CONTACTOS INTERNOS Y EXTERNOS y El titular mantiene relaciones con todas las reas de la Fundacin, con el fin de dar y/o recibir informacin acerca de asuntos relacionados con sus funciones. Proveedores, para el pago de facturas. Organizaciones, personas naturales y beneficiarios de los programas de la Fundacin.

EDUCACIN EDUCACIN FORMAL Estudiante en prctica, Tcnico en administracin o en carreras afines. IDIOMAS -Espaol: Lectura, escritura, conversacin.

COMPETENCIAS TCNICAS Requiere entrenamiento para conocer las polticas, procedimientos y normatividad de la Fundacin Juan Felipe Gmez Escobar, enfatizando el tema contable, manejo de proveedores, administracin y manejo de facturacin. Responde por la agilidad, calidad de servicio y el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en su cargo.

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REPORTES DIRECTOS Direccin de Gestin Operativa y Calidad,

COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES Y FUNCIONALES y Sentido y sensibilidad social (Nivel 1). y Vocacin al servicio (Nivel 1). y Trabajo en equipo (Nivel 1). y Alto rendimiento y desempeo (Nivel 1). y Estndares de calidad (Nivel 1). y Respeto por el desarrollo sostenible del medio ambiente (Nivel 1). y Empoderamiento (Nivel 1). y Recursividad e iniciativa (Nivel 1). y Capacidad de anlisis (Nivel 1). *

EXPERIENCIA Mnimo de 2 aos de experiencia en cargos similares

Coordinacin Administrativa

Auxiliar Administrativo

* De acuerdo al Modelo de Competencias FJFGE.

Manual de Funciones
Identificacin del Cargo Nombre del Cargo: rea: Auxiliar Administrativo Administrativa

1. PROPSITO DEL CARGO Brindar una excelente asistencia a las Direcciones Administrativa, Financiera y Operativa de la Fundacin, velando porque los procesos y cumplimiento de normas establecidas para el cargo se cumplan a cabalidad. Proyectar una buena imagen de la Fundacin ante personas externas. 2. EXIGENCIAS O REQUERIMIENTOS DEL CARGO 2.1. EDUCACIN Tcnico en administracin o en carreras afines. 2.2. EXPERIENCIA El titular requiere mnimo de 2 aos de experiencia en cargos similares 2.3. ENTRENAMIENTO Requiere entrenamiento para conocer las polticas, procedimientos y normatividad de la Fundacin Juan Felipe Gmez Escobar, enfatizando el tema contable, manejo de proveedores y manejo de facturacin. 2.4. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES Y FUNCIONALES El titular requiere habilidades en Sentido y sensibilidad social (Nivel 1), Vocacin al servicio (Nivel 1), Trabajo en equipo (Nivel 1), Alto rendimiento y desempeo (Nivel 1), Estndares de calidad (Nivel 1), Respeto por el desarrollo sostenible del medio ambiente (Nivel 1), Empoderamiento (Nivel 1), Recursividad e iniciativa (Nivel 1), Capacidad de anlisis (Nivel 1), de acuerdo al modelo de competencias FJFGE. 3. NATURALEZA Y ALCANCE DEL CARGO 3.1. UBICACIN ORGANIZACIONAL El titular reporta a la Coordinacin Administrativa y/o Direccin de Gestin Operativa y Calidad.

3.2. HABILIDAD ADMINISTRATIVA Responde por la agilidad, calidad de servicio y el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en su cargo. 3.3. RELACIONES INTERNAS El titular mantiene relaciones con todas las reas de la Fundacin, con el fin de dar y/o recibir informacin acerca de asuntos relacionados con sus funciones. 3.4. COMITS No participa en ningn comit. 3.5. RELACIONES EXTERNAS Proveedores: para el pago de facturas. Personal externo a la Fundacin: Organizaciones, personas naturales y beneficiarios de los programas de la Fundacin. 3.6. SOLUCIN DE PROBLEMAS El cargo requiere organizacin y orden para el cumplimiento de sus funciones. Presentar oportunamente los informes que le sean requeridos. Estar al tanto de cmo funcionan los programas para dar informacin a personal externo cuando este se requiera. Debe solucionar problemas inherentes a su cargo 4. RESPONSABILIDAD 4.1. AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES Debe consultar con sus superiores todos los asuntos relacionados con el desempeo de su cargo que comprometan a la Fundacin y no encajen en las polticas establecidas. 4.2. RESPONSABILIDAD POR BIENES DE LA EMPRESA Tiene responsabilidad por el equipo de oficina que le corresponde manejar durante el desempeo de las funciones.

4.3. RESPONSABILIDAD ECONOMICA: El titular responde por el manejo de dinero de la organizacin as: y Manejo mensual de la de Caja Menor de Administracin por valor de $ 300.000 (Si el valor de alguna factura pasa de los $50.000 pedir el reembolso a la Direccin Ejecutiva los lunes para la proyeccin semanal). Recibir donaciones en dinero y en especie, organizar consignaciones y trmites de las mismas. Pago a Proveedores con cheques y en efectivo de todos los programas Responde por las chequeras de las cuentas bancarias de la organizacin.

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4.4. RESPONSABILIDAD POR INFORMACION CONFIDENCIAL: El titular del cargo debe manejar absoluta discrecin sobre la informacin que maneja ya sea de tipo econmico o como de bases de datos de donantes. 4.5. FUNCIONES Y FINALIDADES PRINCIPALES y y y Contestar llamadas telefnicas. Atender al pblico en general en la Recepcin de la Fundacin. Recibir personal externo de la Fundacin: visitas de donantes, visitas en general y remitir las adolescentes que llegan para los programas. y Recibir la facturacin de los proveedores. y Prestar soporte en la gestin de diferentes diligencias realizadas por otros departamentos o reas de la Fundacin. y Relacion donaciones en especie recepcin o envio, recibidas en Bogota y Asistencia juanta directiva y asamblea fundadores acta registro firmas. y Recopilar y organizar informacin medios de com. y Remitir informacin correo institucional Soporte diligenciamiento formularios y cartas de Negociacin de divisas y y y y Manejar tiles de papelera de administracin por cada programa. (Cambiar por el que esta en funciones marce) Manejar la correspondencia y llevar planillas de control de entrega y archivo de la misma. Manejar los tiles de aseo y cafetera. Remitir a Presidencia de manera oportunuda la proyeccin semanal y posteriormente dir ejecu y finaqnciera cuando este aprobada

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(Rapidez proceso).a la Direccin Ejecutiva y Financiera la proyeccin semanal de gastos de Bogot y Cartagena. Manejar una caja menor de $300.000 Recibir donaciones en dinero y en especie y organizar la consignacin y registro de las mismas. Entregar los correspondientes comprobantes de egreso con soportes al Departamento de Contabilidad. Pasar a la Direccin Ejecutiva las facturas los das lunes de cada semana, hacer una relacin de la proyeccin de la semana, y pagar los gastos correspondientes a C/gena y Bogot. Coordinar y realizar los pagos de bogota en la proyeccin de cada semana) Hacer cheques semanales para pagos de los proveedores de cada programa, manejar los comprobantes de egresos, llevar su consecutivo, anexarles sus cuentas de cobros, facturas y remitirlas en su respectivo orden a contabilidad. Entregar a la Presidencia y a la Direccin Ejecutiva, los 4 primeros das de cada mes por fax o correo, dos informes: relacin de las donaciones en dinero consignadas en la ciudad de Cartagena de todos los programas y de las donaciones en especie que se reciben durante el mes. Entregar un informe detallado mensual a la Direccin Ejecutiva de todos los pagos realizados con cheques y transferencias de cada programa, de Cartagena y Bogot. (UNIFICAR) Realizar por cada donacin que se reciba ya sea en dinero o en especie un certificado de donacin, para el donante. Este se enva con soporte de la consignacin o de la factura si es en especie, junto con otro soporte del consecutivo para la firma del revisor fiscal, ya sea que la donacin sea realizada desde Cartagena o desde Bogot. (Solicitar los certificados de donacin y coord. Entrega). Hacer certificado de donacin y enviarlo al Revisor Fiscal para que lo firme antes de la fecha de la donacin (el certificado debe llegar antes del da la donacin sino se pierde la donacin del mes a que corresponda). Coordinar la donacin para las madres adolescentes del atn todos los 18 de cada mes, coordinar con la empresa donante y con el moto taxista, encargado de recoger la donacin ya que tambin se maneja hora de entrega estipulada por la empresa. Hacer planilla de visitantes, donde se guarde registro de las personas que visitan al personal y a la Fundacin. Conocer y manejar el Manual de Buen Gobierno y Reglamento Interno de Trabajo. Ejercer las dems funciones asignadas por su jefe inmediato.

4.6 REAS CLAVES DE EFECTIVIDAD Manejar las cuentas con una excelente organizacin y orden para lograr eficiencia en los informes.

Excelente atencin a los clientes internos y externos as como un excelente manejo de la imagen de la Fundacin.