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DIRECTIVA PARA LA FORMULACION DE DOCUMENTOS TCNICOS NORMATIVOS DE GESTION INSTITUCIONAL

Aprobado con la R.M. N 371-2003-SA/DM del 04 de Abril del 2003

DIRECTIVA N 007-MINSA/OGPE - V.01

Oficina General de Planeamiento Estratgico Oficina Ejecutiva de Organizacin

Lima- Per 2003

Directiva para la Formulacin de Documentos Tcnicos Normativos de Gesti n Institucional

DIRECTIVA PARA LA FORMULACION DE DOCUMENTOS TECNICOS NORMATIVOS DE GESTION INSTITUCIONAL

INDICE

Pg. N

I II III IV V

OBJETIVOS BASE LEGAL AMBITO DE APLICACIN DEFINICIONES DISPOSICIONES ESPECIFICAS 5.1 SECUENCIA DE FORMULACION DE LOS DOCUMENTOS TCNICOS NORMATIVOS DE GESTION INSTITUCIONAL 5.2 ANALIS FUNCIONAL 5.3 REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 5.4 CUADRO PARA ASIGNACIN DE PERSONAL 5.5 MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 5.6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 5.7 CONFORMACION DE COMITES Y COMISIONES

3 3 4 4 5

5 6 11 14 18 25 28 29 29 30

VI VII VIII

RESPONSABILIDADES DISPOSICIONES FINALES ANEXOS

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DIRECTIVA N 007- MINSA/OGPE- V.01 DIRECTIVA PARA LA FORMULACION DE DOCUMENTOS TECNICOS NORMATIVOS DE GESTION INSTITUCIONAL

I. OBJETIVOS Establecer las normas de carcter tcnico, criterios y procedimientos para la elaboracin, aprobacin, revisin y modificacin del Reglamento de Organizacin y Funciones, del Cuadro para Asignacin de Personal, del Manual de Organizacin y Funciones y del Manual de Procedimientos de las entidades comprendidas en el alcance de la presente Directiva. Lograr que se establezcan los objetivos funcionales, la estructura orgnica, los cargos necesarios, las funciones y requisitos de los cargos y los procedimientos, de las entidades comprendidas en el alcance de la presente directiva.

II. BASE LEGAL La aplicacin de la presente Directiva se sujeta a lo prescrito en las siguientes normas: Ley N 27657 - Ley del Ministerio de Salud. Decreto Supremo N 013-2002-SA. Aprueba el Reglamento de la Ley N 27657- Ley del Ministerio de Salud. Ley N 27658 - Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado. Decreto Legislativo N 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico. Decreto Supremo N 005-90-PCM - Reglamento de la Ley de Carrera Administrativa. Decreto Supremo N 74-95-PCM - Disposiciones referidas a la transferencia de funciones desempeadas por el INAP. Decreto Supremo N 002-83/PCM.- Aprueba la Directiva N 004-82-INAP/DNR Normas para la Formulacin, aprobacin, revisin y modificacin del Cuadro para Asignacin de Personal (CAP) y la Directiva N 005-82-INAP/DNR Normas para la Formulacin del Reglamento de Organizacin y Funciones de los Organismos de la Administracin Pblica. Resoluciones Supremas N 013-75-PM/INAP y N 010-77-PM/INAP - Aprueban el Manual Normativo de Clasificacin de Cargos y su aplicacin en el Gobierno Central, Instituciones Pblicas Descentralizadas y Concejos Municipales y las normas modificatorias posteriores. Resolucin Jefatural N 095-95-INAP/DNR Aprueba la Directiva N 001-95-INAP/DNRNormas para la Formulacin del Manual de Organizacin y Funciones.

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Resolucin Jefatural N 109-95-INAP/DNR - Aprueba la Directiva N 002-95-INAP/DNR Lineamientos Tcnicos para Formular los Documentos de Gestin en un Marco de Modernizacin Administrativa. Resolucin Jefatural N 059-77-INAP/DNR - Aprueba la Directiva N 002-77-INAP/DNRNormas para la Formulacin de los Manuales de Procedimientos.

III. AMBITO DE APLICACIN La presente Directiva es de observancia obligatoria para las unidades orgnicas del Ministerio de Salud, sus rganos desconcentrados, as como para las entidades y rganos que mantienen dependencia tcnica y funcional del Ministerio de Salud a nivel nacional, los mismos que en adelante se denominarn con el trmino de entidades. La presente directiva es de aplicacin en los organismos pblicos descentralizados del Ministerio de Salud en lo que sea pertinente segn las normas vigentes.

IV. DEFINICIONES
4.1 Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF).- Es el documento tcnico normativo de gestin institucional en el que se define formalmente y se establece la organizacin necesaria para lograr la misin, visin y objetivos estratgicos de la entidad y contiene los objetivos funcionales generales, la estructura orgnica hasta el 3 nivel organizacional y los objetivos funcionales de las unidades orgnicas. 4.2 Cuadro para Asignacin de Personal (CAP).- Es un documento tcnico normativo de gestin institucional que contiene los cargos o puestos de trabajo, que el rgano de direccin de la entidad, prev cmo necesarios para el ptimo funcionamiento de la entidad y que deben ser los adecuados para cumplir los objetivos funcionales asignados a las unidades orgnicas formalmente establecidas. 4.3 Manual de Organizacin y Funciones (MOF).- Es un documento tcnico normativo de gestin institucional donde se describe y establece la funcin bsica, las funciones especficas, los requisitos y las relaciones de autoridad, dependencia y coordinacin de los cargos o puestos de trabajo establecidos. 4.4 Manual de Procedimientos.- Es un documento tcnico de sistematizacin normativa que contiene la descripcin detallada de las acciones que se siguen en la ejecucin de las actividades, de sub procesos y procesos organizacionales, por una o ms unidades orgnicas incluyendo adems los cargos o puestos de trabajo que intervienen, precisando sus responsabilidades y participacin. Asimismo contiene modelos de formatos, documentos e instrucciones para la automatizacin del flujo de informacin y para el uso de mquinas o equipos a utilizar en caso necesario y cualquier otro documento o informacin como dato necesario para el correcto desempeo del procedimiento. 4.5 Anlisis Funcional.- Es el estudio situacional y anlisis de funciones de los cargos o puestos de trabajo y de los procedimientos, as cmo su diseo o rediseo.

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V. DISPOSICIONES ESPECIFICAS
5.1 Secuencia de Formulacin de los Documentos Tcnicos Normativos de Gestin Las entidades debern desarrollar la secuencia de formulacin de los documentos tcnicos normativos de gestin institucional de la siguiente forma: a) Formulacin y aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF). b) Formulacin y aprobacin del Cuadro para Asignacin de Personal (CAP) en base al ROF. c) Formulacin y aprobacin del Manual de Organizacin y Funciones (MOF), en base al CAP. d) Formulacin y aprobacin del Manual de Procedimientos, en base al ROF, CAP y MOF El diseo organizacional es base para la formulacin indistinta de uno o de todos los documentos tcnicos normativos de gestin antes citados. Las Entidades debern considerar cmo insumos para el anlisis funcional, los lineamientos de poltica sectorial, la misin, visin y los objetivos estratgicos establecidos en el Reglamento de la Ley N 27657 - Ley del Ministerio de Salud aprobado con el D.S. N 013-2002-SA y el marco normativo general. Para la aprobacin administrativa de los documentos de gestin se sigue la secuencia antes descrita, siendo el documento anterior la base legal e insumo para formular y aprobar el documento siguiente, tal cmo se muestra en el Grfico N 1 que ilustra esta secuencia para su mejor comprensin.

PLANEAMIENTO ESTRATEGICO: POLITICAS SECTORIALES, MISIN VISIN OBJETIVOS ESTRATGICOS

REGLAMENTO DE LA LEY N 27657- Ley del Ministerio de Salud

MARCO NORMATIVO GENERAL

Insumos

ANLISIS FUNCIONAL
! ! ! ! LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN DE FUNCIONES DEL PERSONAL Y PROCEDIMIENTOS DESAGREGACIN DE OBJ ETIVOS FUNCIONALES Y COMPARACIN CON LAS FUNCIONES ACTUALES REDISEO DE FUNCIONES DE LOS CARGOS PARA CUMPLIR OBJETIVOS FUNCIONALES (MATRIZ) REDISEO DE PROCEDIMIENTOS

(a) FORMULACION Y APROBACION DEL ROF

(b) FORMULACION Y APROBACION DE CAP

(c) FORMULACION Y APROBACIN DE MOF

(d) FORMULACIN Y APROBACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMI ENTOS

Grafico 1- Etapas para normalizar el diseo organizacional de las Entidades FASE BASICA DE ORGANIZACIN

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5.2 Anlisis Funcional


5.2.1 Finalidad del An lisis Funcional Contar con la informacin para establecer, con objetividad los cargos necesarios que se requieren para cumplir los objetivos funcionales establecidos, as como para disear o redisear en detalle las funciones de los cargos o puestos de trabajo y los procedimientos de toda la entidad.

5.2.2 Conformacin de equipos de Directores para el Anlisis Funcional Para el desarrollo del Anlisis Funcional ser necesario conformar equipos a cargo de cada uno de los Directivos o Jefes de las unidades orgnicas de segundo nivel organizacional, e integrados por los Directores o Jefes de las unidades orgnicas de tercer nivel organizacional correspondientes, pudiendo adems contar con el apoyo de los profesionales asesores que se asignen y/o contraten. Los Directores o Jefes de las unidades orgnicas en su rol de facilitadores, debern lograr el apoyo de todo el personal durante la recopilacin de la informacin y debern participar activamente en el anlisis, en el diseo de la propuesta de los cargos necesarios y en la identificacin de las funciones de cada uno de los cargos. 5.2.3 Procedimiento para la recopilacin de la informacin Los Equipos de Directores de las unidades orgnicas con el apoyo de los profesionales o asesores asignados, debern obtener informacin de las funciones de cada cargo puesto de trabajo de su respectiva unidad orgnica, as como de los procedimientos en los que participa, para ello se deber efectuar lo siguiente: a) La Oficina Ejecutiva de Organizacin o la oficina que haga sus veces, en la respectiva entidad, deber efectuar reuniones con los Directivos de las unidades orgnicas, asesores y/o profesionales que conforman los Equipos de trabajo, para coordinar y brindar su asistencia tcnica en la preparacin del trabajo y su ejecucin. b) Los Directivos de las unidades orgnicas debern instruir al personal sobre la recopilacin de la informacin para lograr su participacin y apoyo en el llenado de las fichas, para obtener la informacin real y consistente requerida por los Equipos de trabajo. c) Los equipos de Directores de las unidades orgnicas debern efectuar las siguientes acciones: ? Entregar el formato Ficha de Levantamiento de Informacin de Cargos o Puestos de Trabajo (F-ORG-01.0) del Anexo N2 de la presente Directiva y el correspondiente Instructivo, a todo el personal de su respectiva unidad orgnica, que labora en condicin de nombrado o contratado a plazo fijo as como a las personas contratadas por locacin de servicios, cuyas actividades contractuales se deban cumplir en un plazo mayor a tres meses; dicho formato deber ser llenado y devuelto en un plazo de 3 a 5 das. En los casos de personal que se encuentre en comisin de servicio o de vacaciones, la ficha deber ser llenada por el respectivo Directivo o Jefe de la unidad orgnica correspondiente y ratificada posteriormente por el respectivo servidor.

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Recabar y revisar la informacin proporcionada por el personal, en el formato F-ORG-01.0. y en el caso no se encuentre completa la informacin y sea necesario ampliar, precisar o constatar los datos obtenidos, se debern efectuar entrevistas al personal, segn un rol autorizado por el jefe inmediato y notificado previamente para evitar en lo posible interferencias en el desarrollo de las labores del personal. Se recomienda que en las entrevistas se acte con respeto y cortesa hacia el entrevistado, no se realicen comentarios, crticas u observaciones que puedan inducir a respuestas parciales o ha crear resistencia para proporcionar la informacin requerida, ni se emitan opiniones personales que puedan ser malinterpretadas tergiversadas. Efectuar la investigacin documental y revisin de los archivos de informes o registros de los documentos que produce la unidad orgnica y ejecutar la observacin del trabajo, que podr ser efectuada durante la entrevista o posteriormente. Elaborar la Ficha para Informacin Complementaria(F-ORG-02.0) segn el formato del Anexo N 3 de la presente Directiva, para los casos en que se haya comprobado diferencias e ntre la informacin de la ficha FORG-01.0 y la obtenida de las otras fuentes de informacin. La informacin que se consigne en este formato es de carcter aclaratorio, debiendo ser anexada a la correspondiente ficha de levantamiento de informacin del cargo puesto de trabajo. Elaborar un listado de la informacin recopilada en los item N 5, de las fichas de Levantamiento de Informacin de Cargos puestos de trabajo FORG-01.0, referente a los documentos recibidos y emitidos, para identificar los resultados de la unidad orgnica. Identificar los procedimientos, asocindolos a los resultados obtenidos en su unidad orgnica. En el caso que no se halla obtenido la informacin necesaria, durante la etapa de recopilacin de informacin de las funciones de los puestos de trabajo deber complementarla el Director o Jefe de la unidad orgnica respectiva. Revisar la normatividad legal y tcnica para complementar la identificacin y descripcin de los procedimientos y sustentar los que se encuentren descritos. Elaborar el Inventario de Procedimientos (F-ORG-03.0) segn el formato del Anexo N 4 de la presente Directiva y las instrucciones del apndice al respectivo anexo. Identificar al personal que ocupa los puestos de trabajo y que intervienen en los procedimientos, para que los mismos provean informacin sobre las acciones que se desarrollan, los tiempos, la frecuencia, estadsticas y dems informacin de cada uno de los procedimientos identificados. Para efectos del presente estudio preliminar, no se requiere obtener informacin

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muy detallada, ya que ello debe ser desarrollado durante la elaboracin del Manual de Procedimientos de la entidad. ? ? Revisar la informacin obtenida para precisar y complementar la informacin recogida. Ordenar y compendiar los cuestionarios, adjuntar los formatos que se elaboran para cada cargo o puesto de trabajo, as como las directivas o normas tcnicas y legales que regulen su trabajo.

5.2.4 Recomendaciones para el Anlisis Funcional Se deber tener en cuenta las siguientes recomendaciones: a) Las funciones actividades de los puestos de trabajo, administrativos, tcnicos y de supervisin, pueden ser agrupadas para luego ir desagregndolos y analizndolos en forma separada, aplicando, por ejemplo, las siguientes categoras o criterios de agrupacin: Asignacin o participacin en programas, proyectos u operaciones Supervisin del personal Contactos con usuarios externos o pblico usuario Contactos internos en su oficina y con otras oficinas Planeamiento de actividades Investigaciones y exmenes especiales Establecimiento de normas Otros b) Se deber explicar y hacer comprender a los entrevistados el concepto de procedimiento, especificado en el Glosario de Trminos de esta Directiva. c) La denominacin d efinitiva del procedimiento ser posterior a su anlisis y descripcin detallada, siendo aconsejable que se utilice una denominacin que indique donde se inicia y donde termina el procedimiento. Ejm: De Requisiciones a Pedido de Almacn. 5.2.5 Anlisis de las funciones Los equipos de directivos de las unidades orgnicas, con el apoyo de profesionales o asesores, examinarn la informacin obtenida en la etapa de levantamiento de informacin, para establecer la consistencia y coherencia de las funciones de los cargos o puestos de trabajo, con relacin a los objetivos funcionales establecidos en el ROF para la unidad orgnica respectiva. Se deber utilizar el Formato Ficha para Identificacin de Funciones y cargos por objetivo funcional (F-0RG-04.0) y el Formato Cuadro de Distribucin de funciones (F-0RG-05.0) segn las recomendaciones instrucciones y formatos de los Anexos N 5 y N 6 de la presente Directiva Los formatos constituyen herramientas de anlisis y en ellos se debe anotar en forma ordenada, concreta y suscinta, la informacin obtenida como resultado del levantamiento de informacin en la Ficha de Levantamiento de Informacin de Cargos o Puestos de Trabajo (F-ORG-01.0), en la Ficha de Informacin Complementaria (F-ORG-02.0) y la informacin de las normas vigentes y de la investigacin documental efectuada, as como la informacin propuesta para efectuar el diseo o rediseo de las funciones.

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En el anlisis se debe tener en cuenta lo siguiente: a) Comprender la situacin actual, que se visualiza al terminar de elaborar la matriz Situacin actual en el formato F-ORG-05.0 con la informacin de las fichas y complementariamente, con la informacin del inventario de procedimientos, pudiendo detectar as, vacos, sobrecarga funciones duplicadas mal distribuidas. Se recomienda no desarrollar est matriz cuando los objetivos funcionales sean nuevos o correspondan a una unidad orgnica que recin ha sido creada. b) Analizar cada objetivo funcional establecido en el ROF para desagregarlo e identificar las funciones que deben desarrollarse en forma secuencial para lograr su cumplimiento, as como los cargos requeridos para cada funcin. Para desarrollar este anlisis se deber emplear el formato F -ORG-04.0, por cada objetivo funcional. c) Proponer la distribucin de funciones de los puestos de trabajo, para lo cual se utilizar la matriz Situacin propuesta en el formato F-ORG-05.0. d) Desarrollar el diseo o rediseo final de las funciones de los cargos con el Director o Jefe de la Unidad Orgnica de segundo nivel organizacional El anlisis de las funciones permitir detectar y superar deficiencias encontradas, debiendo tener en cuenta lo siguientes aspectos: ? ? Determinar si las funciones de los cargos corresponden y contribuyen al logro de los objetivos funcionales de la respectiva unidad orgnica. Detectar si existe algn objetivo funcional establecido en el ROF que no ha sido asignado o que no corresponde a las funciones asignadas a los cargos para lograr su cumplimiento. Verificar si se presentan duplicidades, sobrecarga de trabajo y/o funciones no asignadas en los puestos de trabajo, entre otros. Definir la necesidad de establecer equipos de trabajo y proponer su conformacin

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5.2.6 Anlisis de la informacin de los procedimientos Los equipos de directivos de las unidades orgnicas, debern revisar, examinar y detallar la informacin obtenida, durante la recopilacin de la informacin de los procedimientos inventariados. El anlisis de los procedimientos comprende lo siguiente: a) Establecer el inicio y trmino de cada uno de los procedimientos y de ser posible, su interrelacin con otros procedimientos. b) Desarrollar la secuencia de las acciones de cada procedimiento, que para este estudio no requiere llegar al completo detalle, debindose elaborar flujogramas para graficar la secuencia de acciones de los procedimientos identificados; de

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esta forma se lograr visualizar las acciones principales y entender el funcionamiento actual del procedimiento, as como obtener informacin sobre cuellos de botella, vacos u otras deficiencias, informacin que puede ser utilizada posteriormente en el rediseo de procesos. c) El objetivo del procedimiento podr ser definido despus que se hayan identificado las etapas o la secuencia de acciones del procedimiento y sus lmites, es decir donde empieza y donde termina. d) Generalmente cada procedimiento involucra a varias unidades orgnicas, por ello es recomendable identificar las acciones que se realizan en otras unidades orgnicas adems de la propia. En el caso que no se logre dicha identificacin, deber indicarse nicamente la unidad orgnica debindose identificar las interrelaciones en el anlisis detallado de procedimientos que deber ser efectuado posteriormente. e) La informacin estadstica del procedimiento s e podr obtener al medir las frecuencias y la carga de trabajo para obtener el resultado de cada procedimiento. f) Se deber documentar el procedimiento con los formatos que se utilizan y con las normas existentes. g) Obtenida la secuencia de acciones de los procedimientos, se proceder a elaborar la Ficha de Informacin Preliminar del Procedimiento (F-ORG06.0) segn el formato del Anexo N 7 de la presente Directiva y las instrucciones del apndice al respectivo anexo. h) Con la informacin de las fichas de cada uno de los procedimientos, se retroalimentar el anlisis de las funciones de los puestos de trabajo, la que adems servir de base para el anlisis detallado de los procedimientos. 5.2.7 Revisin del Anlisis Funcional Concluido el anlisis de las funciones y procedimientos, se debern efectuar lo siguiente: a) Los equipos de directivos de las unidades orgnicas, con el apoyo de profesionales o asesores, debern compendiar la informacin recopilada, en los formatos de levantamiento de informacin de funciones de los cargos o puestos de trabajo, los cuadros del anlisis de las funciones, el inventario de procedimientos, las fichas de informacin preliminar de procedimientos y en otros documentos sustentatorios. b) Los Directores o Jefes de las unidades orgnicas de segundo nivel organizacional a cargo de los Equipos de Trabajo, revisarn, visarn y remitirn el estudio situacional y anlisis, diseo o rediseo, de funciones de los cargos o puestos de trabajo y de los procedimientos, a la Oficina General de Planeamiento Estratgico o la oficina que haga sus veces, en la respectiva entidad, para que emita la opinin tcnica correspondiente, a travs de la Oficina Ejecutiva de Organizacin o de la que haga sus veces en la respectiva entidad.

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5.3 Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF)


5.3.1 Finalidad del ROF Es establecer formalmente la organizacin necesaria que oriente los esfuerzos para lograr la misin, visin y objetivos estratgicos de la entidad. 5.3.2 Fuentes de Informacin. El ROF se elabora segn lo dispuesto en la Ley N 27657 y su Reglamento, las normas legales que sean aplicables, los lineamientos de poltica sectorial y el planeamiento estratgico de la entidad. 5.3.3 Utilidad del ROF El ROF formaliza la organizacin de la entidad y se constituye en un instrumento de gestin para el cumplimiento de metas y la obtencin de resultados orientados a satisfacer las necesidades del usuario. 5.3.4 Criterios para la elaboracin del ROF La entidades debern tomar en cuenta los siguientes criterios para la elaboracin del ROF: a) En el ROF se debern establecer objetivos funcionales en lugar de funciones. b) Los objetivos funcionales que se establezcan deben estar orientados al cumplimiento de la misin y objetivos estratgicos y estar justificados y amparados en normas legales y tcnicas. c) En el diseo organizacional, la identificacin de objetivos funcionales se desarrollar de la siguiente forma: ? Identificacin de resultados finales, que debe lograr la entidad u rgano los que siempre estn dirigidos a satisfacer las necesidades de la poblacin o pblico objetivo. ? Identificacin de los resultados intermedios o parciales, que se deben obtener para llegar a los resultados finales, requeridos por los usuarios internos. ? En el diseo de la estructura orgnica prevalece el criterio de especialidad, debindose integrar las funciones y competencias afines, en las unidades orgnicas. d) Los objetivos funcionales, deben ser redactados, considerando las siguientes indicaciones: ? Se deber precisar el logro u objeto a a lcanzar de manera concreta. No se deber explicar cmo o mediante qu lo va alcanzar, puesto que los medios, procedimientos y modos de lograr un objetivo funcional, son materia de otros documentos de gestin, tales cmo: planes, proyectos, manuales, etc. ? Evitar trminos que reflejen ambigedad en la finalidad u objeto concreto y especfico. ? Evitar las calificaciones o adjetivos tales cmo: ptimo, eficaz, eficiente, de calidad, excelencia, etc. ? En los casos que el objetivo funcional sea lograr o producir documentos, productos, programas, paquetes de salud, etc., es mejor precisar el objetivo

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funcional especfico que se pretende alcanzar al emitirlo, producirlo y/o difundirlo; especificando el propsito de conocer o entregar el citado producto o documento especfico, considerando que el objetivo de una unidad orgnica es el que se identifica para su usuario o publico objetivo, que puede ser externo o interno. No se debe hacer mencin en el ROF a denominaciones de cargos, ni funciones de los mismos, pues ellos se establecen, en el Cuadro para Asignacin de Personal y en el Manual de Organizacin y Funciones, respectivamente, excepto las atribuciones y responsabilidades del Titular de la Entidad. Es conveniente concretar el objetivo funcional de tal manera que ste pueda programarse, asignarse y verificarse en su logro o resultado para el usuario interno o externo. Considerar que el ROF debe ser entendido por la poblacin, que no necesariamente, domina trminos tcnicos; los trminos que expresen o abstraigan un concepto complejo deben ser descritos de tal manera que la poblacin comprenda el sentido de la norma con total transparencia y pueda exigir su cumplimiento. En el ROF los objetivos funcionales de cada unidad orgnica se debern ordenar de acuerdo a su importancia o alcance.

e) Es recomendable presentar el sustento de los objetivos funcionales generales, en el que se precise y sintetice la importancia y alcance de los mismos. f) La estructura orgnica, se establece slo hasta el tercer nivel organizacional y se deber utilizar la Relacin estandarizada y jerarquizada de las unidades orgnicas y tipificacin de cargos estructurales, del Anexo N 1 de la presente Directiva, en el diseo de la estructura orgnica. g) Al disearse o modificarse la estructura orgnica deber tenerse en cuenta que una unidad orgnica debe contar con seis (6) cargos ocupados para justificar su diseo y existencia cmo tal. h) Los comits, comisiones y los equipos de trabajo, no se constituyen en unidades orgnicas estructuradas, ni establecen un nivel organizacional en la cadena de mando, siendo generalmente de carcter temporal. 5.3.5 Formulacin de los ROF de Organismos Pblicos Descentralizados Los organismos pblicos descentralizados debern de formular su ROF y remitirlo a la Oficina General de Planeamiento Estratgico del Ministerio de Salud para la evaluacin tcnica respectiva. 5.3.6 Formulacin de los ROF estandarizados de las Direcciones de Salud y Direcciones de Redes de Salud La Oficina General de Planeamiento Estratgico a travs de la Oficina Ejecutiva de Organizacin formular los anteproyectos de Reglamento de Organizacin y Funciones de las Direcciones de Salud y el Reglamento de Organizacin y Funciones de las Direcciones de Red de Salud, los que sern difundidos a las entidades pertinentes para recibir los aportes y en base a dicha informacin, formular los proyectos definitivos, que sern elevados a la Alta Direccin para su aprobacin mediante Resolucin Ministerial.

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5.3.7 Formulacin de los ROF por las Direcciones de Salud Las Direcciones de Salud (DISAS) a nivel nacional, en base al Reglamento de Organizacin y Funciones de las Direcciones de Salud y el Reglamento de Organizacin y Funciones de las Direcciones de Red de Salud aprobados, debern de formular su ROF y los de sus Direcciones de Red de Salud, los mismos que debern ser remitidos en conjunto a la Oficina General de Planeamiento Estratgico del Ministerio de Salud para su evaluacin y trmite de aprobacin correspondiente. En los ROF de las DISAS se establecern e identificarn cmo rganos desconcentrados a los Hospitales de alta complejidad de atencin de salud y en los ROF de las Direcciones de Red de Salud, como sus rganos desconcentrados, a los Hospitales de mediana y baja complejidad de atencin de salud, segn la categorizacin oficial de los mismos. 5.3.8 Formulacin de los ROF de Hospitales En cuanto se establezca oficialmente el Reglamento de Organizacin y Funciones de los Hospitales, dispuesto en el Reglamento de la Ley 27657, aprobado con el D.S. N 013-2002-SA, las Direcciones de Salud presentarn, a la Oficina General de Planeamiento Estratgico, para su evaluacin y trmite de aprobacin, todos los ROF de los Hospitales bajo su jurisdiccin, que hayan sido establecidos oficialmente en el ROF de la Direccin de Salud y en los ROF de la Direcciones de Red de Salud, segn corresponda, los mismos que debern ser formulados segn el modelo de Reglamento de Organizacin y Funciones de los Hospitales antes citado. 5.3.9 Formulacin de los ROF de los Institutos Especializados Los ROF de los Institutos Especializados se formularn segn el Modelo General de los Reglamentos de Organizacin y Funciones de los Institutos Especializados aprobado con la R.M. N 235-2003-SA/DM y en aplicacin de la misin, objetivos funcionales y organizacin general dispuesta en los artculos 30, 31 y 32 del Reglamento de la Ley N 27657 Ley del Ministerio de Salud, aprobado con el D.S. N 013-2002-SA; los citados ROF debern ser remitidos a la Oficina General de Planeamiento Estratgico del Ministerio de Salud para su evaluacin y el trmite de aprobacin correspondiente. 5.3.10 Esquema general del ROF El esquema y contenido del ROF de los Institutos Especializados, las Direcciones de Salud, del ROF de las Direcciones de Red de Salud y del ROF de los Hospitales se establecern en su respectivo Modelo General o Reglamentos estandarizados citados en la presente Directiva. 5.3.11 Procedimiento para la revisin, aprobacin y difusin del ROF Las entidades debern efectuar el siguiente procedimiento: a) La Oficina General de Planeamiento Estratgico a travs de la Oficina Ejecutiva de Organizacin deber emitir opinin tcnica favorable para iniciar el trmite de aprobacin del proyecto de ROF de las entidades y rganos comprendidos en la presente Directiva. b) La Oficina General de Asesora Jurdica emitir opinin jurdica y legal sobre los proyectos de ROF y visar los proyectos de resolucin correspondientes para su aprobacin. c) Los reglamentos de organizacin y funciones se aprueban de la siguiente forma:

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De los organismos pblicos descentralizados, mediante Decreto Supremo De los rganos desconcentrados, Institutos Especializados, Direcciones de Salud de Lima y Callao, sus Direcciones de Red de Salud y los Hospitales de Lima y Callao, mediante Resolucin Ministerial. De las Direcciones de Salud, Direcciones de Red de Salud y Hospitales que slo mantienen dependencia tcnica y funcional del Ministerio de Salud, con Resolucin del Titular del pliego respectivo.

d) Aprobado el ROF, las entidades comprendidas en la presente Directiva, debern efectuar la edicin, impresin en formato A5 y la distribucin de ejemplares en la siguiente forma: ? Un ejemplar en medio magntico para cada una de las unidades orgnicas de segundo nivel organizacional de la entidad. ? Un ejemplar impreso para la Inspectora General. ? Un ejemplar impreso para la Oficina de Auditoria Interna respectiva. ? Un ejemplar impreso y en medio magntico para el Archivo Central del Ministerio de Salud. ? Un ejemplar impreso y en medio magntico para la Biblioteca del Ministerio de Salud. ? Un ejemplar impreso para la Oficina Ejecutiva de Organizacin del Ministerio de Salud. ? Un ejemplar en medio magntico para la Oficina General de Comunicaciones, a fin de que lo publique en la pgina web del Ministerio de Salud. ? Ejemplares para distribucin interna y externa segn la disponibilidad de recursos y necesidades. En caso de contar con pgina web propia, cada entidad deber publicar su ROF en dicha pgina. 5.3.12 Modificacin del Reglamento de Organizacin y Funciones La modificacin del Reglamento de Organizacin y Funciones se deber ceir a las mismas normas y procedimientos que han sido establecidas para su formulacin y aprobacin y procede en los siguientes casos: a) Segn lo dispuesto en la Ley N 27657 Ley del Ministerio de Salud y su Reglamento b) Por la aprobacin o modificacin de una norma legal que afecte directa o indirectamente la naturaleza, los objetivos funcionales, atribuciones y servicios que brinda la entidad.

5.4 Cuadro para Asignacin de Personal (CAP)


5.4.1 Finalidad del CAP El Cuadro para Asignacin de Personal (CAP) tiene por finalidad formalizar la asignacin de los cargos o puestos de trabajo necesarios para el ptimo funcionamiento de la entidad a las unidades orgnicas establecidas en el ROF. 5.4.2 Fuentes de Informacin El CAP se elabora en base a la siguiente informacin:

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a) Reglamento de Organizacin y Funciones vigente, que establece los objetivos funcionales y la estructura orgnica b) Estudio situacional y anlisis de las funciones de los cargos o puestos de trabajo y de los procedimientos, as cmo su diseo o rediseo. c) El Manual Normativo de Clasificacin de Cargos de la Administracin Pblica que establece los cargos clasificados vigentes, excepto para los organismos pblicos descentralizados cuyo personal se encuentra comprendido en el rgimen laboral de la actividad privada establecido en el Decreto Legislativo 728. d) La informacin presupuestal de las plazas correspondientes . 5.4.3 Utilidad del CAP El CAP debe ser utilizado cmo un documento en el que se establezcan los puestos de trabajo, que deben ser financiados y ocupados en su totalidad, para que la entidad cumpla los objetivos funcionales asignados, en el periodo que se requiera, para lograr sus objetivos estratgicos asignados. As mismo es el sustento tcnico y legal del Presupuesto Analtico de Personal. Criterios para la elaboracin del CAP Las Entidades debern tomar en cuenta los siguientes criterios para la elaboracin del CAP, cuya base legal se especifica conjuntamente: Segn las normas de racionalizacin: a) El CAP no deber ser empleado para crear nuevas unidades orgnicas distintas a las contenidas en el ROF (Cap. V Directiva 004-82-INAP-DNR). b) Se podrn considerar en el rgano de direccin de la entidad, l o s cargos que efecten funciones de asesoramiento y apoyo que no cuenten con estructura orgnica (Cap. V. Directiva 002-95-INAP/DNR) c) Las unidades orgnicas deben tener cmo mnimo seis (6) cargos ocupados para justificar su existencia. La existencia de un nmero menor al mnimo de cargos originar la revisin del ROF en cuanto a su estructura orgnica para evitar la arborizacin burocrtica, segn las normas vigentes (Cap. V. Directiva 002-95-INAP/DNR). Segn las normas de la carrera administrativa: a) Los cargos se establecen para cumplir los fines, objetivos y funciones de la entidad y son los puestos de trabajo a travs de los cuales los funcionarios y servidores desempean las funciones asignadas (Art 23- D.S. 005-90-PCM). b) Se debe considerar que la asignacin a un cargo siempre es temporal, se determina por la necesidad institucional y respeta el nivel de carrera, grupo ocupacional y especialidad alcanzada del servidor (Art. 25 - D.S. 005-90-PCM Reglamento de la Ley de la Carrera Administrativa). c) La carrera administrativa se estructura por grupos ocupacionales y niveles. Los cargos no forman parte de la carrera administrativa. A cada nivel corresponder un conjunto de cargos compatibles con aquel, dentro de la estructura orgnica de la entidad. (Art 8 Decreto Legislativo 276) d) Los grupos ocupacionales de la Carrera Administrativa son profesional, tcnico y auxiliar (Art 9 del Decreto Legislativo 276). No se ha establecido ms grupos ocupacionales de la carrera administrativa. El grupo profesional esta constituido por servidores con ttulo profesional o grado acadmico reconocido por la Ley Universitaria. La sola tenencia de ttulo,

5.4.4

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diploma, capacitacin o experiencia no implica pertenencia al grupo profesional o tcnico sino se ha postulado expresamente para ingresar en dicho grupo. e) La carrera administrativa no se efecta a travs de los cargos, sino por los niveles de carrera de cada grupo ocupacional, por lo que no existen cargos de carrera (Art. 24- D.S. 005-90-PCM Reglamento de la Ley de la Carrera Administrativa). 5.4.5 Procedimiento para la formulacin del Cuadro para Asignacin de Personal a) La Oficina Ejecutiva de Organizacin o la oficina que haga sus veces en la respectiva entidad, programar las actividades para la formulacin del CAP, que ser aprobado por la Direccin de la entidad e iniciarn las actividades correspondientes, en coordinacin con los Directores de las unidades orgnicas de segundo nivel organizacional y la oficina encargada de la administracin de recursos humanos. b) Las Oficinas encargadas de la Administracin de Recursos Humanos de las entidades, debern entregar a la Oficina Ejecutiva de Organizacin o la Oficina que haga sus veces y a los Directores de las Unidades Orgnicas de segundo nivel organizacional, la informacin de la nmina y del Presupuesto Analtico de Personal vigente para la verificacin de los cargos con Presupuesto durante la formulacin del CAP. c) Los Directores de las unidades orgnicas de 2 nivel organizacional de las entidades, debern: ? Elaborar su Anteproyecto de CAP en el formato F -ORG-07.0 y segn las indicaciones del Anexo N 8, debiendo el mismo estar sustentado en el estudio situacional y anlisis, diseo o rediseo de funciones de los cargos o puestos de trabajo y de los Procedimientos, que debe realizarse previamente. Desarrollar reuniones de coordinacin con la Oficina Ejecutiva de Organizacin o con la Oficina que haga sus veces en la respectiva entidad, a fin de justificar sus necesidades de cargos y recibir el asesoramiento tcnico para efectuar los ajustes necesarios a sus anteproyectos de CAP, en aplicacin de los criterios de racionalidad y resguardo del equilibrio organizacional. Efectuadas las modificaciones en el anteproyecto de CAP, deben presentar a la Oficina Ejecutiva de Organizacin o a la oficina que haga sus veces en la respectiva entidad, su proyecto de CAP en medio magntico y en dos copias, acompaado con un informe de carcter tcnico, que deber contener lo siguiente: - El cuadro de distribucin de funciones (F-ORG-05.0) de las unidades orgnicas a su cargo y su sustento (Anlisis funcional de la situacin actual y propuesta, as como las fichas de levantamiento de informacin). - Los Cuadros Resmenes de los cargos, por grupos ocupacionales (Profesionales, tcnicos y auxiliares) y por unidades orgnicas. - El formato Situacin Presupuestal de los cargos (F-ORG-08.0) segn el modelo e instrucciones del Anexo N 9 de la presente Directiva d) La Oficina Ejecutiva de Organizacin o la Oficina que haga sus veces en la respectiva entidad, consolidar y racionalizar los proyectos de CAP de las

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unidades Orgnicas y elaborar el proyecto definitivo del CAP de la entidad, segn el sustento presentado. e) Los organismos pblicos descentralizados y rganos desconcentrados del Ministerio de Salud, as como los rganos con dependencia tcnica y funcional a nivel nacional, debern remitir a la Oficina General de Planeamiento Estratgico, el proyecto de CAP, en medio magntico y tres copias, al que se deber adjuntar un informe de sustentacin tcnica que deber contener lo siguiente: ? ? ? ? 5.4.6 El anlisis funcional de los cargos o puestos de trabajo y de los procedimientos, as cmo su diseo o rediseo. Cuadro resumen de los cargos por grupos ocupacionales (profesionales, tcnicos y auxiliares) y unidad orgnica. Cuadro resumen de los cargos por unidades orgnicas Cuadro resumen de los cargos con presupuesto y sin presupuesto (previstos).

Procedimiento para la revisin, aprobacin y difusin del Cuadro para Asignacin de Personal a) La Oficina Ejecutiva de Organizacin se encargar de las siguientes actividades: ? ? Evaluar los CAP y la sustentacin tcnica que reciba de las entidades y emitir la opinin tcnica favorable o las observaciones respectivas. De existir opinin tcnica favorable, visar el proyecto de CAP y proyectar la resolucin correspondiente para las entidades comprendidas en el Pliego 11 Ministerio de Salud y Pliegos de los organismos pblicos descentralizados o proceder a remitir el informe con la opinin tcnica a los rganos que solamente dependan tcnica y funcionalmente del Ministerio de Salud.

b) La Oficina General de Planeamiento Estratgico de encontrar conforme los proyectos de CAP, los visar y proceder a remitir a la Oficina General de Asesora Jurdica. c) La Oficina General de Asesora Jurdica, con la opinin tcnica favorable de la Oficina General de Planeamiento Estratgico a travs de la Oficina Ejecutiva de Organizacin, revisar y visar los proyectos de Resolucin para la aprobacin de los CAP, de las entidades comprendidas en la presente Directiva. d) Los CAP del Ministerio de Salud, de los organismos pblicos descentralizados y de las entidades comprendidas en el Pliego 11 Ministerio de Salud, segn lo dispuesto en la Ley N 27657 sern aprobados con Resolucin M inisterial. Los CAP de los rganos con dependencia tcnica y funcional a nivel nacional sern aprobados con Resolucin Suprema, mediante trmite a travs del Titular del Pliego respectivo segn la Ley Anual del Presupuesto. e) Aprobado el CAP, las entidades, debern efectuar la edicin incluyendo el dispositivo de aprobacin, la impresin en formato A4 y la distribucin de ejemplares en la siguiente forma: ? Un ejemplar en medio magntico para cada una de las unidades orgnicas de segundo nivel organizacional de la entidad.

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? ? ? ? ? ? ? ?

Un ejemplar impreso para la Inspectora General Un ejemplar impreso para la Oficina de Auditoria Interna respectiva Un ejemplar impreso y en medio magntico para el Archivo Central del Ministerio de Salud Un ejemplar impreso y en medio magntico para la Biblioteca del Ministerio de Salud Un ejemplar impreso para la Oficina Ejecutiva de Organizacin del Ministerio de Salud Un ejemplar en medio magntico para la Oficina General de Comunicaciones, para su publicacin en la pgina web del Ministerio de Salud. Ejemplares para distribucin interna y externa segn las necesidades de difusin y disponibilidad de recursos. En caso de contar con pgina web propia, cada entidad deber publicar su ROF en dicha pgina

f) La Oficina General de Gestin de Recursos Humanos o la oficina que haga sus veces en la respectiva Entidad, deber formular el Presupuesto Analtico de Personal segn la disponibilidad presupuestal y luego de su aprobacin, proceder a efectuar la asignacin de los cargos o puestos de trabajo al personal, mediante las resoluciones respectivas, para la implementacin del CAP correspondiente en cumplimiento a las normas aplicables vigentes. 5.4.7 Modificacin del Cuadro para Asignacin de Personal La creacin, modificacin o supresin de cargos , deber ser sustentada y justificada en trminos de los objetivos funcionales a desarrollar, el anlisis costo-beneficio y los perfiles del cargo que deben exigirse, asimismo dicha modificacin deber ceirse a las mismas normas y procedimientos que han sido establecidas para su formulacin y aprobacin, siendo procedente la modificacin del CAP en los siguientes casos: a) b) Segn lo dispuesto en la Ley N 27657 Ley del Ministerio de Salud y en su Reglamento. Cuando se modifiquen los objetivos funcionales y estructura orgnica en el ROF cmo producto de disposiciones legales, reestructuracin, reorganizacin y otras acciones del proceso de organizacin de la entidad. Por autorizacin, mediante Ley Decreto Supremo, para modificar y/o crear plazas. En ste caso se podr modificar nicamente las pginas del Cuadro para Asignacin de Personal donde figure la unidad orgnica involucrada, salvo que la modificacin haga variar el nmero correlativo de los cargos en el CAP.

c)

5.5 Manual de Organizacin y Funciones (MOF)


5.5.1 Finalidad del MOF El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) tiene por finalidad establecer las responsabilidades, atribuciones, funciones y requisitos de los cargos establecidos en el CAP cuyo cumplimiento contribuye a lograr que se cumplan los objetivos funcionales de las unidades orgnicas establecidas en el ROF de cada dependencia.

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5.5.2

Fuentes de Informacin El MOF se formular considerando la siguiente informacin: a) El ROF que establece los objetivos funcionales y la estructura orgnica. b) El CAP que establece los cargos necesarios para el funcionamiento de la entidad, siendo el ROF y el CAP la base legal del MOF. c) El Estudio situacional y anlisis de las funciones de los cargos o puestos de trabajo y de los procedimientos, as cmo su diseo o rediseo. d) El Manual Normativo de Clasificacin de Cargos de la Administracin Pblica, excepto para los organismos pblicos descentralizados cuyo personal se encuentra comprendido en el rgimen laboral de la actividad privada establecido en el Decreto Legislativo 728. e) Las normas tcnicas y legales y los documentos normativos internos de cada entidad en lo que sea aplicable.

5.5.3

Utilidad del MOF El MOF es til por lo siguiente: a) Proporciona informacin a los directivos y personal sobre sus funciones y ubicacin en la estructura orgnica de la entidad. b) Ayuda a la simplificacin administrativa, proporcionando informacin sobre las funciones que les corresponde desempear al personal, al ocupar los cargos o puestos de trabajo, que constituyen acciones de una etapa o paso en el flujo de procedimientos. c) Facilita el proceso de induccin y adiestramiento del personal nuevo y de orientacin al personal en servicio, permitindoles conocer con claridad las funciones y responsabilidades del cargo o puesto de trabajo al que han sido asignados, as cmo la aplicacin de programas de capacitacin.

5.5.4

Criterios para la elaboracin del MOF Las entidades debern tomar en cuenta los siguientes criterios para la elaboracin del MOF: a) En el MOF no se deber crear nuevas unidades orgnicas distintas a las contenidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones, ni modificarlos. b) En el MOF no se deber crear cargos o puestos de trabajo adicionales, ni modificar los establecidos oficialmente en el Cuadro para Asignacin de Personal. c) El MOF ser elaborado en forma independiente en las unidades orgnicas del segundo nivel organizacional de las entidades. d) En la redaccin de las funciones de los cargos o puestos de trabajo se deben tener en cuenta lo siguiente: ? El lenguaje a utilizar debe ser claro, sencillo y breve. ? La accin a realizar debe ser expresada en verbo infinitivo, al inicio de cada funcin, a continuacin debe indicarse el asunto sobre el que trata la accin , de ser necesario para una mejor comprensin de la funcin, el mbito formal del asunto y por ltimo el propsito, fin u objeto de la funcin. Ejemplos:

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- Absolver (accin) consultas en materia legal (asunto) de las diversas dependencias del Ministerio de Salud (mbito formal del asunto) para lograr la correcta aplicacin de las normas. - Disear (Accin) los protocolos (asunto) de las prestaciones o atenciones de salud (mbito formal del asunto) para lograr su estandarizacin y mejora de la calidad de atencin al paciente. ? ? En las funciones especficas s e deber colocar en el ltimo numeral, la siguiente frase: Las dems funciones que le asigne su jefe inmediato Si en una unidad orgnica existen varios cargos o puestos de trabajo con igual denominacin y que desempean funciones similares, se deber describir en el MOF una sola vez y efectuar la indicacin del nmero de los cargos considerados.

e) Para la especificacin de los requisitos mnimos exigibles de los cargos o puestos de trabajo se deber tener en cuenta lo establecido en el Manual Normativo de Clasificacin de Cargos y de ser necesario, los directivos de las unidades orgnicas podrn especificar los requisitos deseables sobre ttulos y grados, estudios complementarios o de especializacin y experiencia laboral, as cmo los referidos a capacidades, habilidades y actitudes necesarias para que se cumplan las funciones asignadas al cargo. 5.5.5 Criterios para la conformacin de Equipos de Trabajo Las entidades podrn conformar equipos de trabajo que en ningn caso forman parte de la estructura orgnica de la entidad, aplicando los siguientes criterios a) Las entidades podrn conformar equipos de trabajo en las unidades orgnicas de tercer nivel organizacional y en el nmero estrictamente necesario, considerando amplios mbitos de supervisin y control y evitando sub dividir y fragmentar innecesariamente el trabajo, para no crear formalidades burocrticas que reduzcan la comunicacin y coordinacin y se incrementen los costos. b) Los Equipos de Trabajo de carcter permanente podrn ser establecidos en el MOF de las unidades orgnicas del tercer nivel organizacional, siempre que cumplan las siguientes condiciones: ? Cuando deban lograr objetivos funcionales en forma permanente. ? Cuando los objetivos funcionales asignados corresponden a funciones que no pueden ser efectuadas en forma integral, por incompatibilidad con las normas de control interno y que necesariamente deben ser realizadas en forma separada, as por ejemplo: El Equipo de Contabilidad que debe efectuar el registro y anlisis contable de las operaciones de ingreso y egresos y el Equipo de Tesorera que deber efectuar las operaciones de caja y bancos ? Cuando existan ms de 30 cargos o puestos de trabajo, oficialmente establecidos en el CAP y ocupados. c) Los Equipos de Trabajo de carcter temporal y sus objetivos sern establecidos en un Apndice al Plan Operativo y tendrn una vigencia no menor de 3 meses ni mayor a un ao, debiendo ser formulado por el Director del rgano de tercer nivel organizacional, revisado por el Director del rgano de segundo nivel y aprobado

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por el titular de la Entidad, debiendo ser los mnimos necesarios y siempre de carcter temporal, con duracin no mayor de un ao ni menor de 90 das d) La funcin de coordinacin de equipos de trabajo se podrn asignar a cargos directivos y profesionales. e) El nmero mnimo de cargos para conformar un equipo de trabajo de carcter permanente ser de 10 cargos ocupados y los equipos de trabajo de carcter temporal podrn establecerse con un mnimo de 5 cargos puestos de trabajo. f) Las unidades orgnicas debern sustentar la conformacin de Equipos de Trabajo en el Estudio situacional y anlisis de las funciones de los cargos o puestos de trabajo y de los procedimientos, as cmo su diseo o rediseo; el que deber presentarse a la Oficina Ejecutiva de Organizacin o la Oficina que haga sus veces en la respectiva entidad para la opinin tcnica favorable correspondiente. 5.5.6 Procedimiento para la formulacin del Manual de Organizacin y Funciones Las entidades debern efectuar el siguiente procedimiento: a) La Oficina Ejecutiva de Organizacin o la Oficina que haga sus veces en la respectiva entidad elaborar el Programa de actividades para la formulacin del MOF, que ser aprobada por el rgano de Direccin de la entidad e iniciar las actividades correspondientes, en coordinacin con los Directores de las unidades orgnicas del segundo nivel organizacional y con los Jefes de las unidades orgnicas de tercer nivel que dependan directamente del rgano de direccin, segn el ROF. b) Las entidades debern remitir copia del Programa de actividades para la elaboracin del MOF, a la Oficina General de Planeamiento Estratgico y a su rgano de control respectivo. c) El Director o Jefe de la unidad orgnica de tercer nivel organizacional, en base al Estudio situacional y anlisis, diseo o rediseo de funciones de los cargos o puestos de trabajo y de los procedimientos, propone el contenido de la Ficha de Descripcin de Funciones del Cargo o Puesto de Trabajo (F-ORG-09.0), para el personal a su cargo, que deber elaborarse segn el formato del Anexo N 10 de la presente Directiva. d) El Director de la Entidad con el apoyo de personal de Organizacin o Racionalizacin deber elaborar el MOF de la Direccin y los Directores y Jefes de las unidades orgnicas del segundo nivel organizacional, debern elaborar el proyecto de MOF de las unidades orgnicas directamente a su cargo. e) El contenido del MOF se deber sujetar al siguiente esquema: Cartula de identificacin ndice Captulo I Objetivo y alcance del MOF

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Captulo II Base legal Captulo III Criterios del Diseo Captulo IV Estructura Orgnica y Organigramas estructural y funcional Captulo V Cuadro Orgnico de cargos Captulo VI Descripcin de Funciones de los cargos f) A continuacin se describe el contenido de cada una de las partes del esquema general del MOF: Cartula de Identificacin: que deber contener el nombre de la Unidad orgnica de segundo nivel organizacional, la denominacin del manual, lugar y fecha de aprobacin y el nmero de la resolucin aprobatoria. Tambin se podr incluir la fecha de actualizacin cuando fuera el caso. ndice: Describe la relacin clasificada de captulos que contiene el manual, sealando su respectiva ubicacin por el nmero de pgina. Objetivo del Manual: Se debe especificar lo que se pretende alcanzar a travs de la aplicacin del contenido del manual Alcance: Se define el campo de aplicacin del MOF. Base Legal: Se sealan los dispositivos legales que aprueban los documentos de gestin referidos a la organizacin. Criterios del diseo: Se describen en forma resumida los criterios de la administracin y de las normas sobre modernizacin del estado que son aplicables en la elaboracin de MOF, cmo son: efectividad, eficiencia, calidad, unidad de mando, sistematizacin, especializacin, integracin, interrelacin de los cargos y de sus funciones con los procedimientos y criterios de medicin y evaluacin. Estructura orgnica y organigramas estructural y funcional: Se describe la conformacin de la unidad orgnica del segundo nivel organizacional establecidos en el ROF vigente, que debe ser acompaado de un organigrama de tipo estructural, que lo represente grficamente, considerando el nivel de direccin del cual depende y las unidades orgnicas hasta el tercer nivel organizacional sobre las que tiene mando o direccin, a efectos de tener una visin general sobre la ubicacin del rgano dentro de la estructura general de la entidad. Tambin se podr incluir un organigrama de tipo funcional donde se podrn graficar los equipos de trabajo que siempre son no estructurados, siendo generalmente de naturaleza temporal, salvo en los casos que se hayan conformado equipos de trabajo permanentes los que igualmente no son estructurados.. Cuadro Orgnico de Cargos: Trascripcin del CAP aprobado y vigente de la unidad orgnica de segundo nivel organizacional o del tercer nivel que depende

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directamente del rgano de direccin de la entidad, indicando el cdigo, la denominacin del cargo, y los cargos de cada unidad orgnica que conforma el citado rgano. Descripcin de funciones de los cargos: En este captulo se describen las funciones especficas de los cargos en el formato Ficha de descripcin de funciones del cargo o puesto de trabajo (F-ORG-09.0), en el orden establecido en el cuadro orgnico de cargos. En los casos que se hayan conformado equipos de trabajo se ordenar la presentacin de los citados formatos agrupados por equipos. g) Los Directores o Jefes de las unidades orgnicas del segundo nivel organizacional y de los rganos de tercer nivel, dependientes directamente del rgano de direccin de la entidad, debern revisar y remitir a la Oficina a cargo de la racionalizacin u organizacin de su respectiva entidad, el proyecto de MOF de su respectiva Direccin, para la opinin tcnica correspondiente. h) El titular de la Entidad deber aprobar las fichas de descripcin de funciones de todos los cargos estructurales, previa opinin tcnica del responsable de organizacin o racionalizacin. 5.5.7 Aprobacin del Manual de Organizacin y Funciones Las entidades debern efectuar el siguiente procedimiento: a) La Oficina Ejecutiva de Organizacin o la oficina que haga sus veces en la respectiva entidad, deber emitir la opinin tcnica favorable o sus observaciones a los proyectos de MOF y de encontrarlo conforme efectuar la visacin correspondiente y remitirlo para el trmite de aprobacin correspondiente. b) El titular de la entidad deber revisar y aprobar las Fichas de Descripcin de Funciones de todos los cargos estructurales establecidos en el CAP para dirigir los rganos que conforman la estructura orgnica aprobada en el ROF; las fichas de Descripcin de funciones de los cargos estructurales debern contar con la opinin tcnica del responsable de organizacin. c) Efectuada la aprobacin de las Fichas de Descripcin de Funciones de los cargos estructurales, se proceder a la aprobacin del MOF en la siguiente forma: ? En el Ministerio de Salud, Organismos Pblicos Descentralizados, Institutos Especializados, Direcciones de Salud y Hospitales de alta complejidad de atencin de salud, mediante Resolucin Directoral de cada titular de unidad orgnica de segundo nivel organizacional y por el Titular de la entidad el MOF de los rganos de tercer nivel organizacional que dependen directamente del rgano de direccin. En las Direcciones de Redes de Salud y los Hospitales de mediana y baja complejidad de atencin de salud, se aprueba el MOF consolidado de toda la Entidad, mediante Resolucin Directoral del rgano de direccin de la respectiva entidad. Aprobados los Manuales de Organizacin y Funciones de los rganos de la Entidad, el Titular de la Entidad, deber disponer la edicin de ejemplares que permita intercambiar las hojas para su permanente actualizacin, las

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mismas que deben estar numeradas por secciones y llevar registrado lo siguiente: - El N de Resolucin - Fecha de aprobacin - En el original el sello y rbrica del directivo responsable de los rganos respectivos y del responsable de Organizacin o Racionalizacin. d) Los directivos responsables en cada Entidad debern disponer que se efecte la distribucin de los ejemplares del MOF de cada rgano, numerados registrados y sellados de la siguiente forma: ? ? ? ? Un ejemplar para el archivo del rgano correspondiente. Un ejemplar para cada unidad orgnica de tercer nivel organizacional a su cargo. Un ejemplar impreso y en medio magntico para la Oficina Ejecutiva de Organizacin la oficina que haga sus veces en las dems entidades. Un ejemplar para la Inspectora General u Oficina de Auditoria Interna segn corresponda.

e) La Entidad consolidar los MOF respectivos y remitir al Ministerio de Salud lo siguiente: ? ? ? ? ? Un disquete para su publicacin en la pgina web del Ministerio de Salud. Un disquete para la Oficina Ejecutiva de Informtica y Telecomunicaciones, para ser archivado en la base de datos oficial del Ministerio de Salud Un ejemplar para el Archivo Central del Ministerio de Salud. Un ejemplar para la Biblioteca del Ministerio de Salud Otros ejemplares que se requieran

f) Los Directivos de las unidades orgnicas del segundo y tercer nivel organizacional, son responsables de la difusin del MOF en su unidad orgnica, debiendo entregar al personal la Hoja de Descripcin de Funciones del cargo al que han sido asignados, mediante la Resolucin del Titular de la respectiva Entidad. El Titular de la Entidad es responsable del control y verificacin del cumplimiento de sta disposicin. 5.5.8 Actualizacin del MOF El titular de la Entidad, deber disponer que los directores y jefes de las unidades orgnicas evalen el MOF por lo menos una vez al ao, debiendo ejecutarse las modificaciones, siguiendo las mismas normas y procedimientos que han sido establecidas para su formulacin y aprobacin. La modificacin del MOF proceder para los siguientes casos: a) Segn lo dispuesto en el Reglamento de la Ley N 27657 Ley del Ministerio de Salud. b) Por cambios en los procesos organizacionales y procedimientos. c) Por la modificacin de los objetivos funcionales y estructura orgnica en el ROF d) Por modificacin del CAP en cuanto sea aplicable e) Cuando el rgano de direccin de la entidad lo disponga.

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5.6 Manual de Procedimientos


5.6.1 Finalidad El Manual de Procedimientos tiene por finalidad establecer formalmente los procedimientos requeridos para la ejecucin de los procesos organizacionales de la entidad que logren el cumplimiento a los objetivos funcionales y estratgicos. Fuentes de Informacin El Manual de Procedimientos se elabora considerando la siguiente informacin: a) El Reglamento de la Ley N 27657, donde se establecen los procesos y sub procesos organizacionales. b) El ROF que establece los objetivos funcionales y las unidades orgnicas. c) El MOF, que establece las funciones de los cargos o puestos de trabajo. d) El Inventario de Procedimientos de las unidades orgnicas, obtenido cmo resultado del Estudio situacional y anlisis de las funciones de los cargos o puestos de trabajo y de los procedimientos, as cmo su diseo o rediseo. 5.6.3 Utilidad El Manual de Procedimientos debe ser utilizado como un instrumento para la sistematizacin de los flujos de informacin y documento base para el desarrollo del Plan Estratgico de Sistemas de Informacin de la Entidad y del Sector. Criterios para su elaboracin Los Manuales de Procedimientos debern tener las siguientes caractersticas: a) b) c) d) 5.6.5 Informacin completa, concisa y clara. Fcil manejo e identificacin. Que permita intercambiar las hojas para su permanente actualizacin. En formato A4 y A3 cuando sea necesario para los grficos.

5.6.2

5.6.4

Procedimiento para la formulacin del Manual de Procedimientos Las entidades debern efectuar el siguiente procedimiento: a) La Oficina Ejecutiva de Organizacin o la oficina que haga sus veces en la respectiva entidad, deber elaborar el Inventario de Procedimientos de su entidad, segn los procesos y sub procesos establecidos en el Reglamento de la Ley N 27657 y segn el estudio situacional y anlisis, diseo o rediseo, de las funciones de los cargos o puestos de trabajo y de los Procedimientos, efectuados por las unidades orgnicas. b) La Oficina Ejecutiva de Organizacin del Ministerio de Salud o quien haga sus veces en las entidades, programar las actividades y establecer los plazos para la formulacin del Manual de Procedimientos, para lo cual desarrollar reuniones de trabajo con las unidades orgnicas de su entidad para disear la interrelacin de todos los procesos y subprocesos; para lo cual se utilizar la simbologa de diagrama de bloques; debiendo considerarse que la citada interrelacin se refiere a la relacin que se origina, cuando la informacin o producto de un subproceso, se convierte en informacin o insumo para otro subproceso.

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c) En base al inventario de procedimientos, las unidades orgnicas del segundo nivel organizacional y las de tercer nivel, dependientes directamente del rgano de direccin de la Entidad, debern efectuar lo siguiente: ? El anlisis detallado de la situacin actual de cada uno de los procedimientos inventariados, para lo cual se utilizar la simbologa para la elaboracin de flujogramas, del Anexo N 11. Desarrollar la propuesta de mejora o simplificacin de procedimientos, disminuyendo pasos innecesarios, estandarizando diversos flujos, incluyendo pasos no considerados, reemplazando procedimientos manuales por automatizados y otras mejoras continuas de calidad en el proceso, que ahorren tiempo, costos y recursos.

d) Las unidades orgnicas del segundo nivel organizacional de las entidades, describirn los procedimientos mejorados o simplificados utilizando el formato Ficha de Descripcin del Procedimiento (F-ORG-10.0), segn las instrucciones del Anexo N 11 y los presentarn en impreso y medio magntico a la Oficina Ejecutiva de Organizacin o la que haga sus veces en la entidad respectiva. e) La Oficina Ejecutiva de Organizacin o la oficina que haga sus veces en la respectiva entidad, deber identificar las interrelaciones de los procedimientos presentados por las oficinas a fin de consolidarlos en procedimientos de la entidad, efectuar su simplificacin y estandarizar los procedimientos similares desarrollados por los diferentes rganos de distinta manera. f) La Oficina Ejecutiva de Organizacin o la oficina que haga sus veces en la respectiva entidad, deber compendiar los procedimientos de la entidad, considerando el siguiente esquema: Cartula de Identificacin del Manual ndice Captulo I Introduccin Captulo II Objetivo del Manual Captulo III Base Legal Cartula de identificacin de procesos y subprocesos indicando los procedimientos que lo conforman Captulo IV Procedimientos - Cartula de identificacin de los procedimientos agrupados por procesos - Nombre del Procedimiento - Cdigo - Objetivo del Procedimiento - Alcance - Base Legal - Indice de Perfomance - Normas de operacin - Descripcin del procedimiento - Entradas - Salidas - Definiciones (Glosario de trminos) - Registros - Anexos (Diagrama de flujo del procedimiento, formularios y/o impresos)

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g) A continuacin se describe el contenido de cada una de las partes del esquema general del Manual de Procedimientos: Cartula de Identificacin: que deber contener el nombre de la entidad, la denominacin del manual, lugar y fecha de aprobacin y el nmero de la resolucin aprobatoria. Tambin se podr incluir la fecha de actualizacin cuando fuera el caso. ndice: Describe la relacin de captulos que contiene el manual, sealando su respectiva ubicacin por el nmero de pgina. Introduccin: Se explicar brevemente la importancia del Manual y cmo est estructurado. Objetivo del Manual: Se debe especificar lo que se pretende alcanzar a travs de la aplicacin del contenido del manual. Base Legal: Se sealan los dispositivos legales o administrativos que aprueban los documentos de gestin referidos a la organizacin. Procedimientos: En ste captulo se describen cada uno de los procedimientos: Los datos de cada procedimiento deben ser descritos en hojas independientes en el formato Ficha de Descripcin del procedimiento (F-ORG-10.0) y debern estar ordenados segn los subprocesos y procesos. El detalle de cada uno de los datos se describe en el Anexo 11 5.6.6 Aprobacin y Difusin del Manual de Procedimientos Las entidades debern efectuar el siguiente procedimiento: a) El Manual de Procedimientos ser aprobado por Resolucin Ministerial o Resolucin Jefatural Directoral, emitida por el Titular de la entidad, segn corresponda. b) Aprobado el Manual de Procedimientos, las entidades debern editarlo e imprimirlo en formato A4 A3 (grficos), distribuyendo los ejemplares en la siguiente forma: ? ? ? ? ? ? ? ? Un ejemplar, para cada Unidad Orgnica de la Entidad. Un ejemplar impreso y en medio magntico para la Oficina Ejecutiva de Organizacin o la Oficina que haga sus veces en la respectiva Entidad. Un ejemplar, para la Inspectora General u Oficina de Auditoria Interna segn corresponda. Un ejemplar y un disquete, para su publicacin en la pgina web del Ministerio de Salud, por la Oficina General de Comunicaciones. Un disquete para la Oficina General de Estadstica e Informtica, para ser archivado en la base de datos oficial del Ministerio de Salud. Un ejemplar para el Archivo Central del Ministerio de Salud Un ejemplar para la Biblioteca del Ministerio de Salud Otros ejemplares que se requieran

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c) Los Directivos de las unidades orgnicas, son responsables de la difusin y cumplimiento del Manual de Procedimientos en las unidades orgnicas a su cargo. Los Titulares de las Entidades son responsables del control y verificacin del cumplimiento de esta disposicin. 5.6.7 Actualizacin del Manual de Procedimientos Se deber tener en cuenta lo siguiente: a) Los Directores o Jefes de las unidades orgnicas de segundo nivel organizacional y las de tercer nivel, dependientes directamente del rgano de direccin de la Entidad, debern evaluar el Manual de Procedimientos por lo menos una vez al ao, debiendo ejecutarse las modificaciones, siguiendo las mismas normas y procedimientos que han sido establecidas para su formulacin y aprobacin, siendo procedente la modificacin en los siguientes casos: ? Segn lo dispone la Ley N 27657 Ley del Ministerio de Salud ? Por cambios en los procesos organizacionales. ? Por cambios en las normas vigentes que afecten directa o indirectamente el desarrollo de los procedimientos establecidos. ? Por la modificacin de los objetivos funcionales y estructura orgnica en el ROF de la Entidad. b) La Oficina Ejecutiva de Organizacin o la Oficina que haga sus veces en la respectiva Entidad, deber asesorar y monitorear la implementacin de los procedimientos aprobados y el mejoramiento contino de los mismos, por los Directores y Jefes de las unidades orgnicas, para la permanente actualizacin del Manual de Procedimientos. c) La Oficina General de Estadstica, Informtica y Telecomunicaciones, coordinar con la Oficina General de Planeamiento Estratgico las acciones para el desarrollo de los sistemas de informacin para la automatizacin de los procedimientos y su integracin a nivel sectorial, para la implementacin de los procesos y procedimientos.

5.7 Conformacin de Comits y Comisiones


5.7.1 Los Comits y Comisiones no constituyen rganos estructurales o estructurados sino instancias de asesoramiento al rgano de direccin de la entidad o de coordinacin institucional y/o interinstitucional, que la autoridad competente puede establecer para cumplir encargos especficos, estrictamente para el cumplimiento de sus objetivos estratgicos y funcionales, legalmente establecidos y que correspondan a las competencias de la entidad. Los Comits y Comisiones tendrn una vigencia no mayor a 180 das, excepto los Comits y Comisiones permanentes que se deben conformar por disposicin expresa de las normas que rigen los sistemas administrativos de la Administracin Pblica. Se podrn conformar Comits y Comisiones con mbito interinstitucional mediante Resolucin Ministerial y de mbito institucional mediante Resolucin del Titular de la Entidad correspondiente.

5.7.2

5.7.3

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5.7.4

Las entidades podrn establecer las funciones especficas de los Comits de tipo permanente en el Manual de Organizacin y Funciones

VI. RESPONSABILIDADES
6.1 Responsabilidad General El cumplimiento de la presente Directiva es responsabilidad de los directores generales de las oficinas y direcciones generales del Ministerio de Salud, de los jefes de los organismos pblicos descentralizados, de los directores de los rganos desconcentrados del Ministerio de Salud, as como de los directores de las entidades y rganos que mantienen dependencia tcnica y funcional del Ministerio de Salud a nivel nacional, segn las normas que se establecen en sta Directiva. 6.2 Responsabilidad Especfica La Oficina General de Planeamiento Estratgico, a travs de la Oficina Ejecutiva de Organizacin, es responsable de proponer, difundir y asesorar en las normas tcnicas de organizacin y de evaluar su aplicacin en los docum entos de gestin que presentan las entidades comprendidas en la presente Directiva, asimismo es responsable de conducir el proceso de formulacin de los documentos tcnicos normativos de gestin institucional del Ministerio de Salud.

VII DISPOSICIONES FINALES


7.1 Las Direcciones y Oficinas Generales del Ministerio de Salud debern presentar a la Oficina General de Planeamiento Estratgico, e l Estudio Situacional y Anlisis de las Funciones de los Cargos o puestos de trabajo y de los Procedimientos, iniciado en Agosto del 2002, en un plazo no mayor a sesenta das calendario y posteriormente debern formular su Manual de Organizacin y Funciones en el plazo de treinta das hbiles y aprobarlo posteriormente con la opinin tcnica favorable de la Oficina General de Planeamiento Estratgico. 7.2 Mediante R.M. se conformar una Comisin que proponga las normas de Organizacin General de los Institutos Especializados para el establecimiento del Sistema y Red Sectorial de Investigacin y Docencia Especializada en cumplimiento a lo dispuesto en el Artculo 32 y en la Segunda Disposicin Complementaria del Reglamento de la Ley N 27657 Ley del Ministerio de Salud, aprobado con el D.S. 013-2002-SA. 7.3 Aprobados el Reglamento de Organizacin y Funciones de las Direcciones de Salud y el Reglamento de Organizacin y Funciones de las Direcciones de Red de Salud, las respectivas entidades, a nivel nacional que se establezcan en aplicacin a lo dispuesto en el Artculo 26 del Reglamento de la Ley 27657, debern de formular sus Reglamentos de Organizacin y Funciones, en un plazo no mayor de treinta das, el Cuadro para Asignacin de Personal en un plazo posterior no mayor de treinta das y posteriormente debern de aprobar sus Manuales de Organizacin y Funciones y el Manual de Procedimientos en un plazo no mayor de noventa das, segn lo detallado en la presente directiva.

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VIII ANEXOS
Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 Anexo 4 Anexo 5 Anexo 6 Anexo 7 Anexo 8 Anexo 9 Anexo 10 Anexo 11 Anexo 12 Anexo 13 Relacin estandarizada y jerarquizada de las unidades orgnicas y cargos estructurales del Ministerio de Salud y sus rganos Desconcentrados. Formato Ficha de Levantamiento de informacin de Cargos o Puestos de Trabajo (F-ORG-01.0) Formato Ficha para Informacin Complementaria. (F-ORG-02.0) Formato Inventario de Procedimientos (F-ORG-03.0) Formato Ficha para Identificacin de funciones y cargos por objetivo funcional (F-ORG-04.0) Recomendaciones, Instrucciones y formato para la elaboracin del Cuadro de Distribucin de Funciones (F-ORG-05.0) Formato Ficha de Informacin Preliminar de Procedimientos (F-ORG-06.0) Formato e Instrucciones para el Cuadro para Asignacin de Personal (FORG-07.0) Formato Situacin Presupuestal de los cargos (F-ORG-08.0) Formato Ficha de Descripcin de Funciones del Cargo o Puesto de Trabajo (F-ORG-09.0) Formato Ficha de Descripcin del Procedimiento (F-ORG-10.0) Instructivo para la elaboracin de Flujograma Glosario de Trminos

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Anexo N 1 Relacin estandarizada y jerarquizada de las Unidades Orgnicas y Cargos estructurales del Ministerio de Salud y sus Organos Desconcentrados
Organo Nivel Organizacional Tipos de Unidades Orgnicas Cargos Estructurales Cargos Clasificados

Despacho Ministerial Ministerio de Salud 1 Despacho Vice Ministerial Secretaria General Gabinete de Asesores de la Alta Direccin Procuradura Pblica Inspectora General Direccin General Oficina General Direccin Ejecutiva Oficina Ejecutiva Direccin General Direccin Ejecutiva Oficina Ejecutiva Departamento Oficina Direccin General Direccin Ejecutiva Oficina Ejecutiva Direccin Oficina Direccin General Direccin Ejecutiva Oficina Ejecutiva Oficina Departamento Direccin Ejecutiva Oficina Unidades Microred de Salud Direccin Ejecutiva Oficina Departamento Unidad Servicio Direccin Unidad Servicio

Ministro de Salud Vice Ministro de Salud Secretario General Jefe del Gabinete de Asesores Procurador Pblico Inspector General Director General Director General Director Ejecutivo Director Ejecutivo Director General Sub Director General Director Ejecutivo Director Ejecutivo Director Director Director General Sub Director General Director Ejecutivo Director Ejecutivo Director Director Director General Sub Director General Director Ejecutivo Director Ejecutivo Director Jefe de Departamento Director Ejecutivo Director Jefe de Unidad Jefe de Microred Director Ejecutivo Director Jefe de Departamento Jefe de Unidad Jefe de Servicio Director Jefe de Unidad Jefe de Servicio Director de Sistema Administrativo IV Director de Sistema Administrativo IV Procurador General de la Republica I Auditor General I Director de Programa Sectorial III Director de Sistema Administrativo III Director de Programa Sectorial II Director de Sistema Administrativo II Director de Programa Sectorial III Director de Programa Sectorial II Director de Programa Sectorial II Director de Sistema Administrativo II Director de Programa Sectorial I Director de Sistema Administrativo I Director de Programa Sectorial III Director de Programa Sectorial II Director de Programa Sectorial II Director de Sistema Administrativo II Director de Programa Sectorial I Director de Sistema Administrativo I Director de Programa Sectorial III Director de Programa Sectorial II Director de Programa Sectorial II Director de Sistema Administrativo II Director de Sistema Administrativo I Director de Programa Sectorial I Director de Programa Sectorial II Director de Sistema Administrativo I Supervisor de Programa Sectorial I Supervisor de Programa Sectorial I Director de Programa Sectorial II Director de Sistema Administrativo I Director de Program a Sectorial I Supervisor de Programa Sectorial I Supervisor de Programa Sectorial I Director de Programa Sectorial I Supervisor de Programa Sectorial I Supervisor de Programa Sectorial I

3 1 Instituto Especializado

2 3 1

Direccin de Salud

2 3 1

Hospital de Alta Complejidad de Atencin de Salud

2 3 1 2 3

Direccin de Red de Salud Hospital de Mediana Complejidad de Atencin de Salud Hospital de Baja Complejidad de Atencin de Salud

1 2 3 1 2

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Anexo N 2

FICHA DE LEVANTAMIENTO DE INFORMACION DE CARGOS O PUESTOS DE TRABAJO (F-ORG-01.0) Ficha N (dejar en blanco) 1. DATOS PERSONALES Nombres y Apellidos Cargo actual Unidad orgnica actual a la que pertenece Cargo clasificado y nombre del Director Coordinador de Equipo de Trabajo que lo supervisa directamente 2. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS - a) Indique cuales son las funciones y/o actividades especficas, que realiza y marque, en la columna de frecuencia, la letra que corresponda a: Diario (D), Semanal (S) Mensual (M) y otros (O), debindose especificar otros. Frecuencia 1 (Adicionar el nmero de filas necesarias) 2

De ser necesario utilice hojas adicionales 3. FUNCION - Describa brevemente cual es el objetivo concreto de su cargo o puesto de trabajo (Se deber preguntar Para que se realizan las funciones? Cual es el resultado esperado de su puesto de trabajo?)

4. INTERRELACIONES - Indique los rganos o entidades usuarias, internas o externas, con los que mantiene coordinacin y/o comunicacin para cumplir con su trabajo. Entidad/ Organo/Otros Motivo de Coordinacin y/o Comunicacin (Adicionar el nmero de filas necesarias) 5. INFORMACIN SOBRE DOCUMENTACIN, PROCEDIMIENTOS Y CARGA DE TRABAJO 5 a. Documentos (formatos, informes, reportes, otros) que recibe para desarrollar su trabajo
Ttulo del Documento Procedencia del documento (interna o externa) Accin que origina el documento recibido Frecuencia (*) Cantidad de doc recibidos

(Adicionar el n de filas necesarias) 5.b Documentos que genera y/o entrega como resultado de su trabajo (formatos, informes, reportes, otros
Ttulo del Documento Destinatario (s) del documento Frecuencia (*) Cantidad de doc entregados

(Adicionar el n de filas necesarias) (*) En las columnas de Frecuencia, marcar la letra que corresponda: Diario (D), Semanal (S), Mensual (M) y Otros (O), debindose especificar en el caso de otros. Importante: Adjuntar modelos de formatos, reportes y otros.
Firma Profesin / Estudios Fecha F-ORG-01.0

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Apndice al Anexo N 2
INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO FICHA DE LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN DE CARGOS O PUESTOS DE TRABAJO (F-0RG-01.0) (1) Datos Personales

Nombre y Apellidos Anotar el nombre del trabajador entrevistado que ocupa el puesto de trabajo o cargo. Ej. Juan Prez Bustamante Cargo o puesto de trabajo Se colocar la denominacin o ttulo del cargo o puesto de trabajo que se le haya asignado oficialmente, (segn el Manual Normativo de Clasificacin de cargos de la Administracin Pblica). Ejemplo: Asistente Administrativo I El personal contratado por Servicios No personales, nicamente deber anotar el objeto de su contrato y anotar (SNP) Unidad Orgnica a la cual pertenece - Se deber anotar el nombre de la Unidad orgnica a la cual pertenece el personal entrevistado. Ejemplo: Oficina Ejecutiva de Logstica Cargo y nombre de su Jefe Inmediato Se deber anotar el cargo de su Jefe inmediato y su nombre completo. Ejemplo: Director Ejecutivo de Logstica Sr. Carlos Robles Snchez. (2) Descripcin de Funciones Especficas Se deber preguntar Qu es lo que hace?, Cules son las actividades y tareas que se realizan?, empezando desde las rutinarias hasta las espordicas, debiendo anotarse en el siguiente orden: d) Primero las actividades y tareas que se realizan con mayor frecuencia, en forma repetitiva o rutinaria, es decir en forma diaria, interdiaria o en periodos menores al de una semana. Por Ejemplo: Verificar el cumplimiento de los contratos de servicios generales. e) A continuacin anotar las actividades y tareas que realiza en forma peridica, es decir cada periodo de tiempo, cmo es semanal, quincenal, mensual, trimestral, etc. Por ejemplo: Inventariar los muebles, enseres y equipos, segn la programacin y reas asignadas f) Finalmente se deber anotar las actividades y tareas que se realizan en forma eventual o espordica, generalmente por encargos o a solicitud de entidades externas. Por Ejemplo: Elaborar informes de transferencia de bienes g) En la colum na de frecuencia se deber anotar la letra que corresponde a la frecuencia por Ejemplo: Si la actividad es diaria se anotar D

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Se recomienda que para desarrollar esta pregunta, el entrevistado conozca el significado de funcin (Ver glosario de trminos) para ayudarlo a identificar sus funciones. (3) Funcin Se deber solicitar al entrevistado que describa el resultado de su trabajo o su contribucin al logro de objetivos de su unidad orgnica. Se deber preguntar Por qu Para qu realizo mis funciones?. Puede identificarse ms de un objetivo. Por ejemplo: Efectuar el seguimiento y control de los contratos de servicios de terceros para mantener operativos los equipos e instalaciones. (4) Interrelaciones Pueden ser de dos clases: Internas: Se deber solicitar al entrevistado, que identifique las unidades orgnicas y los cargos o puestos de trabajo con los que mantiene coordinacin o comunicacin, para desarrollar su trabajo, as cmo el los motivos por los que se relacionan Ejemplo: Oficina de Economa - Informacin de disponibilidad presupuestal Se debe entender que los puestos de trabajo no estn aislados sino que mantienen permanente coordinacin o comunicacin, siendo los proveedores internos los que nos proveen de informacin o productos y los usuarios o clientes internos los que reciben la informacin o productos que se generan. Externas: El entrevistado tambin deber identificar a las entidades pblicas, privadas y personas naturales con los que se mantiene comunicacin. En el caso de entidades pblicas, tambin se deber precisar el nombre de la oficina. Al igual que en el tem anterior, las entidades o personas naturales que nos proveen informacin, se les conoce cmo proveedores externos y los que reciben la informacin que generamos, son los usuarios o clientes externos. Por ejemplo: ! Direccin General de Presupuesto del Ministerio de Economa y Finanzas Directiva de formulacin Presupuestal. ! Pblico usuario Resultados de Anlisis clnicos (5) Informacin sobre Documentacin, Procedimientos y Carga de trabajo Se deber explicar al entrevistado, el significado de procedimiento (ver glosario de trminos). Tomar en cuenta que generalmente cuando se pregunta por las funciones especficas, el entrevistado hace referencia a los documentos que producen o trabajan, lo cual puede facilitar la entrevista o la obtencin de la informacin. (5a) Documentos (formatos, informes, reportes, otros) que recibe para desarrollar su trabajo .- Se deber anotar la informacin de los documentos que recibe cada persona para desarrollar su trabajo
Titulo del Documento 1 Procedencia del Documento / (interna o externa) Accin que origina el documento recibido bienes y Frecuencia Cantidad de
documentos recibidos

Requisicin de Todas las Oficinas y Direcciones de la Solicitar compra entidad..... servicios

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En la columna Ttulo del documento: Se deber colocar el nombre del documento que se recibe por Ejemplo: Requisicin de compra. En la columna Procedencia del documento: Se deber anotar el tipo de usuario interno o externo que entrega la informacin. En la columna Accin que origina el documento recibido: Se deber anotar la accin que se ejecuta cuando se recibe el documento. En la columna Frecuencia: se deber colocar una de las siguientes opciones: Diario (D), Semanal (S), Mensual (M) y Otros (O); en el caso de seleccionar otros deber especificar la frecuencia. En la columna Cantidad de documentos recibidos: se deber anotar el nmero de documentos recibidos segn la frecuencia de tiempo indicado. (5b) Documentos que genera y/o entrega cmo resultado de su trabajo (formatos, informes, reportes, otros.- Se deber anotar la informacin de los documentos que se generan durante el desarrollo de su trabajo .
Titulo del Documento 1 Pedido Destinatario del documento Almacn Frecuencia S
Cantidad de doc. entregados

En la columna Ttulo del documento se deber colocar el nombre del documento o producto que se genera cmo resultado de su trabajo por Ej. Pedido En la columna Destinatario del documento Se deber anotar el tipo de usuario interno o externo que recibe la informacin o producto generado En la columna Frecuencia se deber colocar las siguientes opciones: Diario (D), Semanal (S), Mensual (M) y Otros (O); en el caso de seleccionar otros deber especificar la frecuencia, por ejemplo, Semestral En la columna Cantidad de documentos entregados se deber anotar el nmero de documentos que se han generado y entregado al usuario, segn la frecuencia del tiempo indicado. La informacin obtenida en el punto (5) sirve para la elaboracin del inventario de procedimientos. Indicaciones finales En caso se requiera efectuar el llenado de la ficha por computadora se deber solicitar el archivo del formato al Profesional de su Oficina o Direccin, que integra el Equipo de trabajo a cargo del levantamiento de informacin. El formato ha sido elaborado en Microsoft Word, y se deber utilizar letra arial 10

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ANEXO N 3
Ficha N (Anotar el N ficha)

Ficha para Informacin Complementaria y verificacin de Funciones del Cargo o Puesto de Trabajo
1. Anotar la informacin de la observacin realizada al cargo o puesto de trabajo ........................................................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................................... (Adicionar el n de filas que sean necesarias) 2. Concretar las diferencias encontradas entre la informacin resultante de la observacin realizada, comparada con los datos de la Ficha de levantamiento de informacin de los Cargos Puestos de Trabajo .......................................................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................................... (Adicionar el n de filas que sean necesarias) 3.- Anotar la informacin obtenida durante la revisin documentaria de los archivos o registros. .......................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................................................... (Adicionar el n de filas que sean necesarias) 4. Concretar las diferencias encontradas en la revisin de documentos realizada, comparada con los datos de la Ficha de levantamiento de informacin de los Cargos Puestos de Trabajo ........................................................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................................... (Adicionar el n de filas que sean necesarias)
FECHA.......-................-............ Cargo o Puesto de Trabajo: ....................................................... FIRMA DEL ENCUESTADOR Nombres y Apellidos : Direccin/Oficina Ejecutiva:

F-ORG-02.0

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ANEXO N 4

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
Ficha N

(dejar en blanco)
(1) OFICINA /DIRECCIN (2 Nivel organizacional) (2) OFICINA /DIRECCIN (3 nivel organizacional)

N Orden (3)

Procedimiento y/o Documento de Origen (4)

Denominacin del Procedimiento (5)

Resultado /Producto (6)

Usuario (7)

Base Legal (8)

Nota: De ser necesario utilice hojas adicionales


FECHA.............-......................-............ En la columna Base legal anotar segn corresponda, lo siguiente: NG - Si tiene Norma General ND - Con Directiva o Norma de detalle S/N Sin base legal O Norma

.................................................................
FIRMA Y SELLO DEL DIRECTOR

F-ORG-03.0

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Apndice al Anexo 4 INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS (F-0RG-03.0)
(1) Oficina /Direccin Anotar el nombre de la Oficina o Direccin del 2 nivel organizacional a la que pertenece. Ej. Oficina General de Administracin (2) Oficina /Direccin Anotar el nombre de la Oficina o Direccin del 3 nivel organizacional a la que pertenece Ej. Oficina Ejecutiva de Economa N Orden Se deber colocar un nmero correlativo por cada procedimiento identificado (4) Procedimiento y/o Documento de Origen Se deber colocar el nombre del procedimiento que le antecede, en los casos que estn claramente definidos, de lo contrario se deber anotar el nombre del documento que se recibe de otra unidad orgnica o usuarios externos y que da inicio al procedimiento. (5) Denominacin del Procedimiento - Se deber anotar el nombre o ttulo del procedimiento. En el caso de procedimientos recin identificados, se podr colocar una denominacin preliminar, hasta que se tenga claramente definido el procedimiento y se le coloque un nombre apropiado. Ej. Control Patrimonial (6) Resultado / Producto Se deber anotar el nombre del formato, informe, reporte, informacin en medios magnticos u otros, que se obtiene cmo resultado de la ejecucin del procedimiento o tambin el que haya sido generado en otra oficina pero que durante el procedimiento se le ha agregado valor. Ej. Marges de Bienes (7) Usuario Es la persona natural o jurdica externa u rgano interno que recibe el resultado o producto obtenido de la ejecucin del procedimiento (8) Base Legal - Se deber anotar, una de las siguientes alternativas: 1 Si tiene norma general (legal o tcnica) que sustente el procedimiento 2 Si tiene normas especificas que detallen el procedimiento (directivas, u otros) 3 Sin Base legal o sin normas que lo sustenten Puede considerarse la primera y/o la segunda alternativa En caso corresponda la tercera alternativa esta excluye las dos anteriores : N/G : N/D : S/N

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ANEXO N 5

N N de Ficha

FICHA PARA IDENTIFICACIN DE FUNCIONES Y CARGOS POR OBJETIVO FUNCIONAL


(1) Objetivo Funcional de la Unidad Orgnica (Segn ROF aprobado) (2) FUNCIONES : Secuenciales y concurrentes necesarias, para lograr el objetivo funcional de la unidad orgnica (3) Frecuen- (3) CARGOS CLASIFICADOS , al que se le cia de la asigna la funcin Funcin
Conti nua Estacional

Firma del Director o Jefe de la Unidad Orgnica

Fecha

F-ORG-04.0

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Apndice al Anexo 5 INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO FICHA PARA LA IDENTIFICACIN DE FUNCIONES Y CARGOS POR OBJETIVO FUNCIONAL (F-ORG-04.0)

Se deber utilizar una ficha por cada uno de los objetivos funcionales asignados a la unidad orgnica de 3 nivel en el ROF correspondiente. Por ejemplo Si la unidad orgnica
tiene 10 objetivos funcionales establecidos en el ROF se debern elaborar 10 fichas. (1) Objetivo Funcional - Se deber transcribir en ste recuadro, el texto del objetivo funcional asignado a la unidad orgnica segn lo establecido en el ROF, de la entidad. (2) Funciones - En sta columna se deber resumir brevemente cada una de las funciones que en forma secuencial y concurrente deben cumplirse para lograr el objetivo funcional, especificado en el recuadro (1) (3) Frecuencia de la Funcin Se deber marcar con una (x) la opcin que considere conveniente: Continua: cuando se r efieran a funciones que se realizan habitualmente en forma diaria o semanal Estacional : cuando se refieran a funciones que se realizan en determinados meses del ao, en este caso se deber anotar el nmero y mes o meses del ao. (3) Cargos Clasificados En esta columna se deber anotar la nomenclatura y cdigo del cargo clasificado, que debe ser seleccionado del Manual Normativo de Clasificacin de Cargos para la Administracin Pblica, al cual se debe asignar la funcin establecida para cada fila de la columna de Funciones. El cargo clasificado puede repetirse para varias funciones, segn sea necesario y corresponda. Recomendaciones para la elaboracin del formato:

En la identificacin de las funciones necesarias para cada objetivo funcional se recomienda utilizar la informacin obtenida durante el levantamiento de informacin, las normas vigentes sobre los sistemas de la Administracin Pblica, las normas de salud, los procesos y subprocesos establecidos en el Reglamento de la Ley 27657 y la matriz situacin actual cuya elaboracin se describe en el anexo 6 de la presente directiva.

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ANEXO N 6 RECOMENDACIONES, INSTRUCCIONES Y MODELO PARA LA ELABORACIN DEL FORMATOCUADRO DE DISTRIBUCION DE FUNCIONES (F-0RG-05.0)
1) Recomendaciones para la elaboracin del formato: El formato Cuadro de Distribucin de Funciones se deber elaborar en hoja de clculo de Excel, en el siguiente formato: !Letra arial 9 en minscula !Alineacin del texto en la celda en posicin vertical superior. !El texto debe estar ajustado a la celda, sin combinarlas !El cuadro de distribucin de funciones deber contener las columnas necesarias para anotar la informacin de las funciones de los cargos existentes. 1) Llenado del formato (matriz) (1) Oficina /Direccin General Anotar el nombre de la Oficina o Direccin General a la que pertenece, por ejemplo: Oficina General de Administracin. (2) Oficina /Direccin Ejecutiva Anotar el nombre de la Oficina o Direccin Ejecutiva a la que pertenece, por ejemplo: Oficina Ejecutiva de Economa (3) Tipo de Informacin - Se deber anotar Situacin Actual cuando se deba consignar la informacin obtenida de las fichas de levantamiento de informacin y Propuesta cuando sea necesario modificar la informacin actual, para lograr el ordenamiento de la Unidad orgnica o se deban considerar nuevos cargos, adems de los que existen actualmente. (4) Objetivos Funcionales de la unidad orgnica Se deber colocar en cada fila de sta primera columna, los objetivos funcionales de la Unidad Orgnica, segn el Reglamento de Organizacin y Funciones. (5) Cargo En la primera fila de la matriz y a partir de la segunda columna, se deber anotar la descripcin del cargo clasificado. En la matriz de Situacin actual se anotar la nomenclatura de los cargos asignados vigentes, en los casos de cargos ocupados por personal nombrado se deber utilizar la denominacin que figura en el CAP vigente, en los casos de Servicios no personales, se deber indicar el objeto del contrato y la sigla SNP. En la matriz de Propuesta, se deber anotar la nomenclatura de los cargos necesarios propuestos, debindose reemplazar el trmino SNP, por la denominacin del cargo clasificado propuesto que debiera asignarse por cumplir funciones de tipo permanente. (6) Funcin del cargo - En el primer nivel de anlisis de la situacin actual, se debe marcar con una (X) el recuadro donde corresponda relacionar las funciones del cargo obtenida en las fichas de levantamiento de informacin, con el objetivo funcional de la unidad orgnica, en el que participa y contribuye para su logro. En el segundo nivel de anlisis se reemplaza la (X) por una descripcin breve y concisa de las funciones actuales principales o ms importantes de cada uno de los puestos de trabajo del personal nombrado, y contratado a plazo fijo, as cmo de las labores por contratos de servicios no personales, segn la informacin recolectada durante la etapa de levantamiento de informacin. Ejm. Obtener estadsticas, Elaborar cuadros comparativos, Opinin tcnica, etc.

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2) Otras Recomendaciones - Luego de haberse elaborado la matriz con la informacin de las funciones actuales de los cargos, se deber efectuar una copia, para no perder la informacin sobre la situacin actual, antes de iniciar el desarrollo de una propuesta que implique modificaciones o nuevas funciones de los puestos de trabajo. - Es necesario tomar en cuenta la informacin que se obtenga del anlisis de procedimientos, para complementar la informacin de la matriz, tanto para la situacin actual cmo para la situacin propuesta. 3) Modelo del Formato a) Situacin Actual Primer nivel de anlisis
(1)Oficina/ Direccin General
Oficina General Administracin de

(2) Oficina/ Direccin Ejecutiva

Oficina Ejecutiva de Logstica

(3) Tipo de Informacin


Objetivos funcionales (4)

SITUACION ACTUAL Especialista Adm. II (5) X (6) X (6) SNP (5) X (6) Asistente Adm. II (5) X (6) X (6) Tcnico Adm. II (5) (6) X (6) Tcnico Adm I (5) X (6) X (6)

Director Sist. Adm. I (5) Programar, adquirir y X contratar bienes, servicios y (6) ejecucin de obras.(4) Ejecutar las acciones X requeridas para el (6) desaduanaje de bienes destinados al MINSA y rganos desconcentrados (4) Asesorar a los rganos del X Sistema Logstico en el sector (6) salud (4)

(6)

X (6)

(6)

(6)

(6)

Segundo nivel de anlisis


(1) Oficina/ Direccin General (3) Tipo de Informacin
Objetivos funcionales (4) Programar, adquirir y contratar bienes, servicios y ejecucin de obras.(4) Oficina General Administracin de

(2) Oficina/ Direccin Ejecutiva

Oficina Ejecutiva de Logstica

SITUACION ACTUAL Director Sist. Especialista Adm. I Adm. II (5) (5) Evaluar la Consolidar programacin requerimiento y (6) reprogramar (6) Coordinar Efectuar los con agencia trmites de de aduanas desaduanaje (6) Asesorar a las Direc de Salud (6) (6) SNP (5) Elaborar la programacin (6) Asistente Adm. II (5) Consolidar requerimientos (6) Registrar los doc. de desaduanaje (6) Tcnico Adm. II (5) Tcnico Adm I (5)

(6)

(6)

Ejecutar las acciones requeridas para el desaduanaje de bienes destinados al MINSA y rganos desconcentrados (4) Asesorar a los rganos del Sistema Logstico en el sector salud (4)

(6) Asesorar a los establecimientos de salud (6)

(6)

Apoyar en el desaduanaje de bienes (6)

(6)

(6)

(6)

(6)

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b) Propuesta Primer nivel de anlisis


(1)Oficina/ Direccin General
Oficina General Administracin de

(2) Oficina/ Direccin Ejecutiva

Oficina Ejecutiva de Logstica

(3) Tipo de Informacin


Objetivos funcionales

PROPUESTA Especialis -ta Adm. II Especialis ta Adm. III X Asistente Adm. II X Tcnico Adm. II Tcnico Adm I

Director Especialis Sist. Adm. I ta Adm. IV Programar, adquirir y contratar X X bienes, servicios y ejecucin de obras.(4) Ejecutar las acciones requeridas para el desaduanaje de bienes x destinados al MINSA y rganos desconcentrados (4) Asesorar a los rganos del X Sistema Logstico en el sector salud (4)

Segundo nivel de anlisis


(1) Oficina/ Direccin General
Oficina General Administracin de

(2) Oficina/ Direccin Ejecutiva

Oficina Ejecutiva de Logstica

(3) Tipo de Informacin


Objetivos funcionales Programar, adquirir y contratar bienes, servicios y ejecucin de obras.(4) Ejecutar las acciones requeridas para el desaduanaje de bienes destinados al MINSA y rganos desconcentrados (4) Asesorar a los rganos del Sistema Logstico en el sector salud (4)

PROPUESTA Director Sist. Adm. I Evaluar la programacin y reprogramar Autorizar los trmites para el desaduanaje de bienes Asesorar a las Direcciones de Salud Especialis Especialista Ta Adm. IV Adm. II Apoyo tcnico al Comit de Adquisiciones Efectuar los trmites de desaduanaje Especialis -ta Adm. III Elaborar la programacin Coordinar con agencia de aduanas Asistente Adm. II Consolidar requerimiento Registrar los doc. de desaduanaje Tcnico Adm. II Tcnico Adm I

Apoyar en el desaduanaje de bienes

Asesorar a los esta blecimientos de salud

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ANEXO N 7
Ficha N
(Dejar en Blanco)

FI CHA DE INFORMACION PRELIMINAR DEL PROCEDIMIENTO

(1) Oficina /Direccin (2 nivel organizacional) (3) Denominacin del Procedimiento (Segn inventario): (4) Usuario, Entidad o Unidad Orgnica donde se inicia el procedimiento: Tipo de Usuario Interno : I

(2) Oficina /Direccin (de3 nivel organizacional)

Externo: E Sombree un recuadro

5) Unidad Orgnica o Usuario donde termina el procedimiento:

Tipo de Usuario Interno : I Externo: E Sombree un recuadro

Tipo de Usuario: Interno - Personal de oficinas o Direcciones Usuarias y Externo- Pblico objetivo o personal de otras dependencias Objetivo : (6) Objetivo del Procedimiento: Meta y unidad de medida del objetivo: (8) SECUENCIA DEL PROCEDIMIENTO N Acciones o tareas Orden (7)Tiempo estimado efectivo de duracin del procedimiento (horas, das meses) No incluir tiempos de espera

Tipo

Resultado /Producto

Tiempo Estimado por c/accin

Unidad orgnica que ejecuta la Accin

Tipo : Inicio

Archivo

Decisin

Trmino

Operacin O

(9) Estadsticas del nmero de veces que se ha ejecutado el procedimiento en cada mes, durante los ltimos 12 meses Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes 10 Mes 11 Mes 12

(10) Indicar las Normas legales y tcnicas que regulan el procedimiento y adjuntar copias
Referencia Fecha de Publicacin Breve descripcin del Asunto

(11) Anotaciones adicionales:

Firma de Director
o Responsable

Fecha F-0RG-06.0

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Apndice al Anexo 7 INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO FICHA DE INFORMACION PRELIMINAR DEL PROCEDIMIENTO ( F-0RG-06.0)
(1)

Oficina /Direccin - Anotar el nombre de la Oficina o Direccin del 2 nivel organizacional a la que pertenece. Ejemplo: Oficina General de Administracin

(2) Oficina /Direccin General - Anotar el nombre de la Oficina o Direccin del 3 nivel organizacional a la que pertenece. Ejemplo: Oficina Ejecutiva de Economa (3) Denominacin del Procedimiento - Se deber anotar el nombre o ttulo del procedimiento. Ejemplo: Control Patrimonial (4) Usuario, Entidad o Unidad Orgnica donde se inicia el procedimiento Es la persona natural o jurdica externa u rgano interno, que recibe el resultado o producto obtenido de la ejecucin del procedimiento (5) Unidad orgnica o Usuario donde termina el procedimiento Es la persona natural o jurdica externa u rgano interno que recibe el resultado o producto obtenido de la ejecucin del procedimiento (6) Objetivo del Procedimiento Se deber indicar el logro esperado en la ejecucin del procedimiento, que debe ser cuantificable y cuya unidad de medida podr ser en porcentaje, de tiempo, de cantidad, etc. (7) Tiempo estimado efectivo de duracin del procedimiento (horas, das meses). Se deber anotar el tiempo total (promedio o estimado) que transcurre desde que se inicia el procedimiento, hasta que se termina. (8) Secuencia del Procedimiento N Orden - Se deber anotar un nmero correlativo, para ejecutar las acciones las acciones Acciones o Tareas - Se deber anotar la ejecucin de cada paso que conforma el procedimiento, por ejemplo: 1) Registrar los documentos que ingresan a la oficina 2) Verificar que los datos del documento NN, estn correctamente consignados Tipo.- Se deber anotar la letra que corresponda a las siguientes alternativas: I = Inicio Para la accin que inicia el procedimiento
O = Operacin Para indicar la accin: elaborar, revisar, verificar, opinar, aprobar etc. D = Decisin Para indicar alternativas que deben efectuarse para desarrollar una accin A = Archivo Esta referido a las acciones de archivo temporal o definitivo de la documentacin T = Traslado o Transporte Para las acciones de envo o recibo de documentos u otros

F = Fin Para la accin que finaliza el procedimiento.

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Resultado/ Producto - Se deber anotar el nombre y la utilidad del formato, informe, reporte, informacin en medios magnticos u otros, que se obtiene cmo resultado de la ejecucin del procedimiento o tambin que haya sido generado en otra oficina pero que el procedimiento le ha agregado valor. Tiempo estimado por cada accin - Se deber anotar el tiempo promedio que se emplea para ejecutar la accin o tarea. Unidad Orgnica que ejecuta la accin - Se deber colocar el nombre de la unidad orgnica que ejecuta la accin, y el cargo o cargos que participan en cada accin. (9) Estadsticas - Se deber anotar las veces que ha sido ejecutado el procedimiento en cada mes, durante los ltimos 12 meses. En los casos que el procedimiento requiera de ms de 30 das para ejecutarse tenga un tiempo de duracin mayor a 30 das se deber registrar el nmero de veces en el mes en que se concluy el procedimiento. (10) Normas legales - Se deber anotar en orden de importancia jerarqua las normas que regulen el procedimiento (Ley, D.L., RS. RM, otros) con la siguiente informacin. Referencia - Nmero y ttulo de la norma legal tcnica Fecha de publicacin Da mes y ao Breve descripcin del asunto Objeto de la norma (11) Anotaciones adicionales - Utilizar nicamente para informacin solicitada en los item anteriores. ampliar o precisar la

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Anexo N 8
Pg. ....... de ..........

CUADRO PARA ASIGNACIN DE PERSONAL ENTIDAD


N DE ORDEN (1) CARGOS CLASIFICADOS (2) Nomenclatura (2a) Cdigo (2b) CARGOS ESTRUCTURALES (3) TOTAL NECESARIO (4)

Ao
OBSERVACIONES (5)

TOTAL GENERAL

F-ORG-07. 0

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO CUADRO PARA ASIGNACIN DE PERSONAL(F-ORG-07.0)

El formato deber ser elaborado en Hoja de clculo de Excel, no debiendo combinar celdas y utilizar tipo de letra Arial 10, la pgina debe ser configurada al 80%, del tamao normal. Utilizar formato de papel A4 Datos Generales ENTIDAD : Se deber anotar la denominacin oficial y completa de la entidad, Ejemplo: Instituto Nacional de Salud, Direccin de Salud II Lima Sur, Hospital de Emergencias Peditricas. Nmero de pgina: Se anotar el nmero de la pgina y el nmero total de pginas Ej, 01.de 10 Ao: colocar el ao que corresponda Contenido del formato - Columna (1) Nmero de Orden: Debe numerarse en forma correlativa, desde el primero hasta el ltimo cargo. Ejemplo: 001, 002, 003 Cuando se trate de dos o ms cargos similares se anotar los nmeros inicial y final, en forma de intervalo. Ejemplo: 002-005.

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- Columna (2) Cargos Clasificados Nomenclatura(2a): Debe anotarse la denominacin del cargo segn el Manual Normativo de Clasificacin de Cargos de la Administracin Pblica Los cargos de cada Unidad Orgnica, deben presentarse en orden jerrquico, de la siguiente forma: Directivos (D5,D4,D3), Profesionales (P6,P5,P4..P1), Tcnicos (T5,T4,T3,T2,T1) y Auxiliares (A4,A,3,A2,A1). En esta columna tambin se deber anotar la denominacin de las unidades orgnicas, debiendo tener en cuenta que las reas funcionales equipos de trabajo, no forman parte de la estructura orgnica, por ello no se debe colocar sub ttulos que los identifique ni agruparse y ordenarse los cargos por equipos de trabajo o proyectos, ya que no son unidades orgnicas estructuradas, pudiendo de ser necesario especificar dichos equipos en el sustento tcnico del CAP, teniendo en cuenta que los Equipos de Trabajo de carcter temporal y no debern repetirse o mantenerse pues deben lograr objetivos diferentes en cada ejercicio fiscal que debe adjuntarse. Ejemplo:
N de Orden Cargo Clasificado Nomenclatura (2a) Departamento NNN Mdico II Medico I Tcnico en Laboratorio Tcnico en Nutricin I

001-002 003-005 006 007

- Columna (2b) Cdigo del Cargo Clasificado: Debe escribirse el cdigo del cargo clasificado, segn el Manual Normativo de Clasificacin de Cargos de la Administracin Pblica. Ejemplo:
N de Orden Cargo Clasificado Nomenclatura Cdigo del Cargo (2b)

001-002 003-005 006 007

Departamento NNN Mdico II Mdico I Tcnico en Laboratorio II Tcnico en Nutricin I

P4-50-525-2 P3-50-525-1 T5-50-785-2 T3-50-797-1

- Columna (3) Cargos Estructurales: Debe escribirse la denominacin del cargo directivo de cada una de las unidades orgnicas, segn las denominaciones oficiales aprobadas mediante Resolucin Ministerial para el sector. Ejemplo:
N de Orden Cargo Clasificado Nomenclatura Cdigo del Cargo (2b) Cargos Estructurales (3)

001 003-005 006 007 008 009 010

Direccin General NNNN Director de Programa Sectorial III Mdico I Tcnico en Laboratorio II Tcnico en Nutricin I Oficina NNN Director de Sistema Administrativo I Secretaria II ........

D5-05-290-3 P3-50-525-1 T5-50-785-2 T3-50-797-1 D3-05-295-1 T2-05-675-2

Director General

Director

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- Columna (4) Total Necesario: Debe escribirse la cantidad necesaria de cada uno de los cargos clasificados.(La cantidad de cada cargo, debe concordar con el rango unitario o grupal del nmero de orden respectivo). Ejemplo:
N de Orden Cargo Clasificado Nomenclatura Cdigo del Cargo (2b) Cargos Estructurales (3) Total Necesario (4)

001-002 003-005 006 007 008-009 010-013 014-015

Departamento NNN Mdico II Mdico I Tcnico en Laboratorio II Tcnico en Nutricin I Departamento NNN Mdico II Mdico I Tcnico en Laboratorio III

P4-50-525-2 P3-50-525-1 T5-50-785-2 T3-50-797-1 P4-50-525-2 P3-50-525-1 T5-50-785-2 TOTAL

7 (Sub total) 2 3 1 1 8 (Sub total) 2 4 2 15

- Columna (5) Observaciones: Slo puede ser utilizada para precisar algunas aclaraciones de los cargos, respecto a su normatividad o una funcin bsica, siendo lo estrictamente necesario . Ejemplo:
N de Orden 010 Cargo Clasificado Nomenclatura Tcnico Especializado en rayos X Cdigo del Cargo P Total Necesario 1
Cargos Estructurales (3)

Observaciones (5) Segn la Ley 24050

Otros Datos

Sub Total.- Por cada unidad orgnica debe obtenerse el subtotal de cargos necesarios en la columna (4) Total.- En la parte final del texto del CAP, se debe colocar el total de cargos necesarios, que ser la sumatoria de los Sub totales obtenidos anteriormente, en la columna (4) Firma y sello.- Se debe colocar en la ltima hoja del CAP, la firma y el sello con el nombre y cargo del Director o Jefe de la Entidad, rgano o unidad orgnica, del Director de Planificacin y el Responsable de Racionalizacin. y en cada hoja su sello y visado correspondiente.

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Anexo N 9
SITUACIN PRESUPUESTAL DE LOS CARGOS ENTIDAD
N DE ORDEN CARGOS CLASIFICADOS (2) Nomenclatura Cdigo CARGOS ESTRUCTU RALES TOTAL NECESARIO SITUACIN DEL CARGO Cargo con Presupuesto Cargos sin De C V D E B Presu puesto OBSERVACIONES

N 2 1 1

01 02 03 04 05

06 07 08 09 10

Departamento NNN Mdico II Mdico I Mdico I Tcnico en Laboratorio II Tcnico en Nutricin I Departamento NN Mdico II Mdico I Mdico I Tcnico en Laboratorio III Tcnico en Laboratorio III

P4-50-525-2 P3-50-525-1 P3-50-525-1 T5-50-785-2 T3-50-797-1 P4-50-525-2 P3-50-525-1 P3-50-525-1 T5-50-785-2 T5-50-785-2

5 1 1 1 1 1 5 1 1 1 1 1

1 1

1 2 1 1 1 1 2

1 1 1

TOTAL

10

3 F-ORG-08.0

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO SITUACIN PRESUPUESTAL DE LOS CARGOS (F-ORG-08.0) Deber ser empleado para uso interno y anlisis de la situacin presupuestal y condicin de los cargos, siendo parte del sustento tcnico del proyecto de CAP, que deber adjuntarse al formato F-ORG-02-01 durante el trmite de revisin y aprobacin del CAP. Los cargos no debern agruparse sino considerarse en forma individual El formato presenta las columnas Cargos Clasificados, Cargos Estructurales, Total Necesario y Observaciones, que deben ser llenados en forma similar a lo indicado en el instructivo del formato F-ORG-02-01, La columna Situacin del Cargo se subdivide en las siguientes columnas: - Cargos con presupuesto : En el que debe anotarse la cantidad de los cargos de la entidad, que tienen presupuesto, segn su condicin laboral: N: Nombrado, C: Contratado a plazo fijo, V: Vacante, D: Designado, De: Destacado, E: Encargado y B: Bloqueado. - Cargos sin presupuesto : Debe escribirse la cantidad de los cargos previstos necesarios que estn debidamente sustentados. Ejemplo

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Anexo N 10

Pg 1 de 1
Versin : 1.0

Ficha de Descripcin del Cargo o Puesto de Trabajo


N DE CARGOS

UNIDAD ORGNICA: (1) CARGO CLASIFICADO: (2) CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: (5) 1. FUNCION BASICA (6) (3) CODIGO CORRELATIVO: (4)

2. RELACIO NES DEL CARGO (7) Relaciones internas :

Relaciones externas :

3. ATRIBUCIONES DEL CARGO (8)

4. FUNCIONES ESPECFICAS (9) 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 5. REQUISITOS MINIMOS (10) Educacin

Experiencia

Capacidades, habilidades y actitudes

APROBADO (11)

ULTIMA MODIFICACIN (11)

VIGENCIA: (11)

Fecha:

F-ORG-09.0

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Apndice al Anexo N 10 INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO HOJA DE DESCRIPCION DE FUNCIONES DEL CARGO O PUESTO DE TRABAJO (F-ORG-09.0) (1) Unidad Orgnica: Se deber colocar el nombre de la unidad Orgnica, al que corresponde el cargo. Por Ejm. Oficina Ejecutiva de Logstica (2) Cargo clasificado: Se colocar la denominacin oficial del cargo, segn el Manual Normativo de Clasificacin de Cargos de la Administracin Pblica vigente. (3) Nmero de cargos: Se deber colocar el nmero de los cargos existentes con la misma denominacin y a los que se haya asignado funciones similares. (4) Cdigo correlativo: Se deber indicar el nmero correlativo del cargo que figura en el CAP con de 4 dgitos, que debe iniciarse en el 0001 (5) Cdigo del cargo clasificado: Se anotar el cdigo del cargo clasificado establecido oficialmente en el CAP. (6) Funcin bsica: Se deber redactar el objetivo de las funciones del cargo, haciendo nfasis en la accin principal y en el resultado objetivo y mensurable que debe ser alcanzado. (7) Relaciones del cargo: Se describir las relaciones principales o relevantes que ocurren para el cumplimiento de las funciones En relaciones internas principales: Se deber considerar lo siguiente: ! Relacin de dependencia con el cargo que lo supervisa directamente (Jefe inmediato) Ejemplo: Con el Director Ejecutivo de Logstica: Depende directamente y reporta el cumplimiento de su funcin ! Relacin de autoridad o de direccin con los cargos que dependen directamente (personal a cargo) Ejemplo : Tiene mando directo sobre los siguientes cargos:....(se utiliza nicamente en cargos directivos). ! Relacin de coordinacin con persona l de otras unidades orgnicas. (Se debe considerar aquellas que proveen o reciben informacin importante para el desarrollo de las funciones) Ejemplo: Con el personal del Almacn: Recibe informacin del stock de tiles de oficina En relaciones Externas principales: Se deber considerar a las entidades externas tanto pblicas como privadas, al pblico usuario Por Ejemplo: ! Con la Oficina General de Presupuesto del MEF - Directivas y metodologa presupuestal.

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(8) Atribuciones del cargo: Son las facultades y encargos que deben realizar los cargos directivos o profesionales que cumplen funciones de coordinacin de equipos de trabajo ! De representacin legal y/o tcnica debiendo especificarse a quien representa ! De autorizacin de actos administrativos o tcnicos ! De Control ! De convocatoria ! De supervisin (9) Funciones Especficas: Tambin se les conoce cmo deberes y responsabilidades bsicas actividades. Se debern redactar en orden de importancia, debiendo iniciar cada funcin con una accin o verbo en infinitivo cmo: Revisar, aprobar, elaborar, archivar, etc. y luego especificar el objetivo funcional cuyo logro o propsito concreto y mensurable de cada funcin especifica. (10) Requisitos Mnimos: Se deber tener en cuenta los requisitos exigibles del Manual Normativo de Clasificacin de Cargos para la Administracin Pblica y los requisitos deseables o preferibles que sean necesarios establecer para el desempeo de las funciones de los cargos o puestos de trabajo. Educacin 1) Mnimos exigibles En los cargos de Directivos y en los del grupo ocupacional profesional se deben especificar el grado acadmico y/o ttulo de la profesin o profesiones alternas que otorgan las universidades peruanas o centros de formacin superior, segn el Manual Normativo de Clasificacin de Cargos para la Administracin Pblica. En los cargos del grupo ocupacional tcnico se especificar el ttulo tcnico que otorgan los institutos autorizados por el Ministerio de Educacin y que se establecen para cada cargo en el Manual Normativo de Clasificacin de Cargos de la Administracin Pblica En los cargos del grupo ocupacional Auxiliar el requisito exigible mnimo es la educacin secundaria completa. 2) Deseables o preferibles En los cargos de Directivos y en los del grupo ocupacional profesional se especificar el grado acadmico de especializacin, maestra y/o Doctorado deseable, as como el ttulo de la especialidad o especialidades deseables para ocupar cada cargo especfico que otorga la universidad peruana o los Centros de Educacin Superior En el caso de los cargos del grupo ocupacional tcnico se especificar el ttulo de la especialidad o especialidades tcnicas que otorgan los institutos debidamente autorizados por el Ministerio de Educacin y que son deseables para ocupar cada cargo especfico. Experiencia Ser necesario que se especifiquen los tipos y tiempos de experiencia mnima para ocupar el cargo o puesto de trabajo, de la siguiente forma: ! Tiempo mnimo de experiencia en direccin, supervisin y organizacin de personal para cargos directivos y profesionales

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! Tiempo mnimo de experiencia en el desempeo de la funcin principal del cargo o funciones similares ! Tiempo mnimo de experiencia en el ejercicio de la profesin o actividad tcnica. Capacidades, Habilidades y Actitudes Se deber especificar los tipos y parmetros de las capacidades, habilidades y actitudes mnimas y deseables requeridas para desempear el cargo o puesto de trabajo 1) Capacidades mnimas y deseables: ! Conocimiento de idioma (s) (con nivel avanzado, intermedio y bsico ) ! Capacidad de anlisis, expresin, redaccin, sntesis, de direccin, coordinacin tcnica , de organizacin 2) Habilidades mnimas y deseables: ! Tcnicas o administrativas que debern estar especificadas ! Para utilizar equipos informticos ! Para ejecutar trabajos bajo presin ! Para concretar resultados en el tiempo oportuno ! Para lograr cooperacin y para motivar al personal ! De liderazgo para el logro de los objetivos institucionales 3) Actitudes mnimas y deseables: ! De atencin y servicio ! De vocacin y entrega al servicio y bienestar de los dems ! De solucin a problemas del usuario cortesa o tacto (11) Los recuadros de Aprobado, Ultima Modificacin y Vigencia debern colocarse al final de la pgina de la ltima pgina de cada ficha, en los casos haya sido necesario utilizar varia pginas. En aprobado se deber anotar el dispositivo que aprueba el MOF Ultima Modificacin Se deber anotar el dispositivo que aprueba la ltima modificacin efectuada Vigencia Se deber anotar la fecha que aprueba el dispositivo legal que aprueba el MOF. Indicaciones finales Cada formato deber contener las funciones de un cargo en forma independiente que permita ser reemplazada en el caso se deba modificar. El llenado de la ficha deber ser efectuado por computadora, en Microsoft Word, y utilizar letra arial 10.

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Anexo N 11
Manual de Procedimientos Versin : 1.0 Pg. 1 de 1 Ficha de Descripcin de Procedimiento Proceso (1):

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO (2):

FECHA (3): CDIGO (4):

PROPSITO (5) ALCANCE (6) MARCO LEGAL (7)

: : :

INDICADOR (8a)

NDICES DE PERFORMANCE (8) UNIDAD DE MEDIDA (8b) FUENTE (8c)

RESPONSABLE (8d)

NORMAS (9)

DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS (10) INICIO

NOMBRE (11a)

ENTRADAS (11) FUENTE (11b)

FRECUENCIA (11c)

TIPO (11d)

NOMBRE (12a)

SALIDAS (12) DESTINO (12b)

FRECUENCIA (12c)

TIPO (12d)

DEFINICIONES (13) REGISTROS (14) ANEXOS (15)

: : :
F-ORG-10.0

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Apndice al Anexo N 11 Instrucciones para el llenado del Formato Ficha de Descripcin de Procedimientos (F-ORG-10.0)
(1) Proceso: Se deber colocar el nombre del proceso del que forma parte establecidos en el Reglamento de la Ley N 27657 Ley del Ministerio de Salud, aprobado mediante Decreto Supremo N 013-2002-SA. Ejemplo: Proceso de Financiamiento. (2) Nombre del Procedimiento: Anotar el nombre que identifique al procedimiento. Ejemplo: Elaboracin del Presupuesto Institucional del MINSA. (3) Fecha: Colocar la fecha de aprobacin o actualizacin del procedimiento en formato da/ mes/ ao. (4) Cdigo: Se deber colocar la expresin numrica que identificar al procedimiento. (5) Propsito: Se deber colocar el logro a alcanzar con el cumplimiento del procedimiento. Ejemplo: Gestionar la asignacin de recursos a la entidad. (6) Alcance: Se deber colocar la denominacin de las unidades orgnicas a las cuales comprende el mbito del procedimiento. Ejemplo: Oficina Ejecutiva de Presupuesto, Oficina Ejecutiva de Planeamientos y Gestin Institucional y Oficina Ejecutiva de Economa del Ministerio y las Unidades Ejecutoras (7) Marco Legal: Se deber colocar las normas legales sobre las cuales se sustenta el procedimiento a desarrollar. Ejemplo: Ley de Gestin Presupuestaria, Ley de Presupuesto 2003, etc. (8) ndices de Performance: Se deber considerar los Indicadores bsicos de tiempos costos, estndar de calidad, produccin, ratios de eficiencia y eficacia, productividad La informacin relativa al indicador y est compuesta de cuatro puntos: Indicador, Unidad de Medida, Fuente y Responsable. (8a) Indicador: Se deber colocar la denominacin del indicador indicadores necesarios para medir el cumplimiento del procedimiento. Ejemplo: Nmero de das utilizados/ Porcentaje de atenciones (8b) Unidad de Medida: Se deber colocar la unidad de medida del indicador. Ejemplo: das, porcentaje. (8c) Fuente: Se deber colocar la fuente, registros series histricas de donde obtener la informacin para la obtencin del indicador. Ejemplo: Directiva de Presupuesto, Registros de entrada y salida de documentos de la Oficina respectiva. (8d) Responsable: Se deber colocar a cargo de quien estar a cargo la medicin del indicador. Ejemplo: Oficina Ejecutiva de Presupuesto. (9) Normas: Se deber colocar las normas tcnicas especficas sobre las cuales se sustenta el procedimiento a desarrollar. Ejemplo: Directiva para la formulacin del Presupuesto.

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(10) Descripcin de Procedimientos: Se deber colocar las unidades orgnicas y cargos que intervienen en el procedimiento y de una forma secuencial las acciones necesarias para desarrollar el procedimiento. Dichas acciones debern estar redactadas en tiempo presente, en todo procedimiento se debe considerar un Inicio y Fin Ejemplo: Registra informacin, Consolida informacin, Obtiene reportes. (11) Entradas: Son los insumo del procedimiento que puede ser de inicio o parciales durante la secuencia de operaciones. y est compuesto de cuatro puntos: Nombre, Fuente, Frecuencia y Tipo. (11a) Nombre: Se deber colocar la denominacin del documento que sirve de entrada al procedimiento. Ejemplo: Presupuesto de las unidades ejecutoras. (11b) Fuente: Se deber colocar de donde procede el documento de entrada. Ejemplo: Oficina de Economa (11c) Frecuencia: Se deber colocar el nmero de veces que recibe el documento. Ejemplo: 1 (S = Semestral) ,1 (M = Mensual) , 1 (S = Semanal) , 1 (D = Diario) (11d) Tipo: Se deber colocar si el insumo de entrada es mecanizado o manual. (12) Salidas: Son los productos del procedimiento que puede ser final o parciales durante la secuencia del procedimiento Consta de cuatro puntos: Nombre, Fuente, Frecuencia y Tipo. (12a) Nombre: Se deber colocar la denominacin del documento y/o producto de salida. Ejemplo: Presupuesto Institucional del Pliego MINSA. (12b) Destino: Se deber colocar a donde se remitir el documento de salida. Ejemplo: Oficina Ejecutiva de Presupuesto (12c) Frecuencia: Se deber colocar el nmero de veces que se emite el documento. Ejemplo: 1 (S = Semestral) 1 (M = Mensual) 1 (S = Semanal) 1 (D = Diario) (12d) Tipo: Se deber colocar si el producto de salida es mecanizado o manual. (13) Definiciones: Se deber colocar las definiciones necesarias para esclarecer el procedimiento. Ejemplo: Asignacin Presupuestal, Calendario de compromiso (14) Registros: Se deber colocar y anexar los formatos necesarios para complementar el procedimiento. (15) Anexos: Se deber colocar y anexar la informacin necesaria para complementar el procedimiento. Ejemplo: Flujogramas, Formatos, instructivos de formatos, uso de Equipos de trabajo, etc. Indicaciones Finales El formato est diseado en Word debe ser llenado por computadora y utilizar letra tamao 10. Cada formato deber contener la informacin de un procedimiento en forma independiente que permita ser reemplazada en caso sea necesario modificar o eliminar.

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ANEXO N 12 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN DE FLUJOGRAMAS El flujograma o flow charts, es la representacin grfica de un procedimiento o rutina que ilustra la transmisin de informacin y de todos los documentos que participan . 1. Simbologia
!En la elaboracin de flujogramas , se utilizar la siguiente simbologa bsica:
Inicio / Fin del Procedimiento

1 A

Conector misma pgina (nmero)

Operacin o accin

Conector otra pgina

Alternativa / Decisin

Formulario/ Documento

Archivo temporal

Proceso

Archivo Definitivo

Traslado

Inicio / Fin del Procedimiento: Se utiliza al inicio y al final de todo flujograma, permite determinar los limites del procedimiento Operacin y Accin: Se utiliza para representar cada una de las operaciones y acciones que forman parte del procedimiento Alternativa / Decisin: Representa una alternativa o condicional que indica una decisin y que genera dos cursos de accin. Se grafica considerando una entrada y dos salidas y colocando dentro del rombo una pregunta. Ejemplo Si
Procede?

No

Archivo temporal: Representa la accin de archivar temporalmente un documento Archivo Definitivo: Representa la accin de archivar definitivamente un documento Conector misma pgina: Se utiliza para conectar dos acciones en una misma pgina para evitar el exceso de lneas que se entrecrucen, Siempre deber colocarse un nmero. que deber ser el mismo en la accin previa como en la posterior. Ejemplo

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Conector otra pgina: Se utiliza para continuar el flujograma en otra pgina. Siempre se debe colocar una letra Formulario/ Documento: Representa la elaboracin de un formato o documento. Proceso: Se utiliza para representar un proceso organizacional o conjunto de actividades que se interrelaciona con el procedimiento Traslado: Se utiliza para representar el sentido del circuito administrativo, el traslado de informacin o el movimiento fsico de un documento. Para las uniones se podrn utilizar uniones que formen ngulo recto.

En lo posible se deben evitar cruces de lneas. Caso contrario se utilizar un puente de media circunferencia. El sentido de la concavidad debe coincidir con la orientacin de la lnea que s esta cortando.

Se debe tener en cuenta que las lneas de los smbolos sean de trazo ms grueso que el de las columnas, no es recomendable el empleo de sombreados en los smbolos

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2- Modelo de Flujograma El grafico se divide en columnas, representando cada una de ellas una unidad funcional que puede ser una Direccin, Oficina Equipo y cargos dependiendo del nivel de desagregacin del anlisis. La diagramacin deber efectuarse en sentido descendente y se emplear en sentido lateral (horizontal) cuando se produzca un cambio de sector.

OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION OFICINA EJECUTIVA DE LOGISTICA EQUIPO DE PROGRAMAC Y ADQUISICIONES ESPEC ADM IV COORDINADOR DE EQUIPO SECRETARIA DIRECTOR EJECUTIVO OFICINA GENERAL DE PLANIFICACION TITULAR DEL PLIEGO COMISION ESPECIAL PERMANENTE

INICIO

Elabora proyecto de bases adm segun plan de adquisiciones

Revisa expediente

Recibe expediente No conforme? Si Recibe y registra expediente solicita opinin de disponibilidad presupuestal Opina sobre disponibilidad presupuestal Autoriza proceso Revisa bases

Revisa Proyecto de Resoucin Si


Autorizado?

Elabora Proyecto de Resolucin

1 Aprueba bases Convoca a proveedores 2

No Fin

Absuelve consultas Prepara cotizaciones Apertura sobres 2 Elabora Cuadro comparativo

Elabora orden de compra o servicios

Firma orden de compra o servicios

Firma orden de compra o servicios Fin

Evaluacin tecnica y econmica

Adjudica

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS POR ADJUDICACION PUBLICA

Oficina Ejecutiva de LogisticaFecha: Enero-2003

N de Pgina:

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ANEXO N 13 GLOSARIO DE TERMINOS !Actividad funcional.- Es el conjunto de tareas o acciones que se ejecutan para cumplir un objetivo especfico. Bajo el enfoque funcional dos ms actividades conforman una funcin. !Actividad del proceso.- En el enfoque por proceso, es el segundo nivel de desagregacin del proceso y que agrupadas conforman un subproceso. !Accin.- Es la unidad desagregada de un procedimiento. Puede ser de naturaleza fsica o intelectual. Cada puesto de trabajo puede ejecutar una o varias acciones de un procedimiento .
!Cargo.- Son los puestos de trabajo a travs de los cuales los funcionarios y servidores desempean las funciones asignadas. La carrera administrativa no se efecta a travs de los cargos sino por los niveles de carrera de cada grupo ocupacional por lo que no existen cargos de carrera. (Reglamento de la Ley de la Carrera Administrativa - D.S. N 005-90-PCM) !Cargos Estructurales.- Los cargos estructurales son nicamente los cargos o puestos de trabajo de direccin o jefatura de las unidades orgnicas que han sido establecidas oficialmente en el Reglamento de Organizacin y Funciones de la Entidad. !Cargos Clasificados.- Los cargos clasificados son todos los cargos puestos de trabajo tipificados, clasificados y codificados para toda la Administracin Pblica, que han sido establecidos legalmente en el Manual Normativo de Clasificacin de Cargos.

!Carrera Administrativa.- Conjunto de principios, normas y procesos que regulan el ingreso, los derechos y los deberes que corresponden a los servidores pblicos que con carcter estable prestan servicios de naturaleza permanente en la Administracin Pblica. Se estructura por grupos ocupacionales y niveles.(D.Legislativo N276) !Etapa.- Es una parte importante de un procedimiento dentro de la cual se desarrolla un conjunto de acciones secuenciales y/o paralelas que permiten el desarrollo de un procedimiento. !Funcin.- Conjunto de actividades o de operaciones centradas en el ejercicio de una o varias tcnicas, con el fin de realizar una parte de los objetivos de la empresa. !Insumo.- Es el bien, servicio y/o informacin que ser transformado en el proceso organizacional. !Objetivo funcional.- Es el objetivo de la funcin, proceso, sub proceso o Actividad, que es el resultado esperado por un usuario interno o externo y que origina o justifica la necesidad de establecer el proceso, sub proceso, actividad o funcin. !Proceso.- Es el conjunto de actividades lgicamente relacionadas, que existen para conseguir un resultado, que convierten insumos en productos y cuya obtencin permite el logro del objetivo funcional enfocado en su usuario; es decir que a los

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Directiva para la Formulacin de Documentos Tcnicos Normativos de Gesti n Institucional

insumos de proveedores o de otro proceso, se les transforma agregndole valor para entregar un producto, consistente en un bien y/o servicio, a otro proceso o al cliente o usuario final, logrndose la meta del objetivo funcional correspondiente. !Procedimiento.- Es un conjunto de acciones concatenadas entre si, ordenadas en forma lgica, que se realizan en forma secuencial o simultanea y que permite cumplir con un fin u objetivo predeterminado. !Producto final.- Es el bien o servicio que recibe el cliente para lograr el objetivo funcional del proceso. !Producto intermedio.- Es el bien, servicio o informacin que se obtiene cmo resultado de un subproceso y actividad, que contribuyen a obtener el producto final. !Proveedor.- Es el que proporciona los insumos al proceso organizacional. !Recursos.- Es el trabajo de las personas y los medios materiales y financieros que se requieren para transformar los insumos en productos, agregndoles valor para el usuario externo o interno. !Tarea.- Es el elemento en cual se descompone una actividad y es el tercer y ltimo nivel de desagregacin del proceso. !Usuario externo o cliente.- Son las personas e instituciones que reciben y usan los productos o servicios del proceso. Entre ellos podemos citar al paciente nio, madre gestante, persona accidentada, persona en estado grave de salud. Son la razn de ser de la organizacin, para quienes trabajamos en ltima instancia. Los usuarios externos o clientes necesitan obtener los servicios de salud en el menor tiempo, a un costo razonable y en optimas condiciones. !Usuario interno.- Son el personal o unidades orgnicas de la entidad , que reciben y utilizan productos intermedios.

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