GESTION DEL TIEMPO DEL PROYECTO

MAESTRA EN ADMINISTRACIN Y DIRECCIN DE PROYECTOS ONLINE

Curso

Gestin del Tiempo del Proyecto

Profesor

Juan Vlez Piedra

Grupo

Grupo N2

Alumnos

Eduardo Gallo Liendo Geremas Goicochea Chilcn Jonathan Puga Goytizolo Jos Luis Chacn Zavala

Tema

Caso 1: Chile Construccin de los estadios para el mundial femenino Sub-20 de la FIFA

Fecha

24 de Agosto de 2013

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CASO 1: CHILE CONSTRUCCION DE ESTADIOS MUNDIAL FEMENIDO SUB-20 FIFA

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Contenido
A. B. C. D. E. F. INTRODUCCIN ......................................................................................................................... 3 ANTECEDENTES .......................................................................................................................... 3 ANLISIS DEL CASO .................................................................................................................... 4 INFORMACIN ADICIONAL ......................................................................................................... 4 CUESTIONARIO .......................................................................................................................... 9 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES..................................................................................... 10

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CASO 1: CHILE CONSTRUCCION DE ESTADIOS MUNDIAL FEMENIDO SUB-20 FIFA

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A. INTRODUCCIN
Chile, retorno a su democracia en la dcada de los 90s, de ah en adelante, los gobiernos de turno que siguieron despus de la dictadura, quisieron que el pas salga del atraso en que estaba sumergido, y uno de los puntos crticos era la infraestructura que se encontraba en psimas condiciones. La solucin que planteaban era la adopcin de un nuevo modelo econmico que estaba a favor de adoptar concesiones privadas y de trabajar conjuntamente con los gobiernos municipales. Un claro ejemplo, de este progreso y la adopcin de este nuevo modelo, fue la construccin de los estadios de Ftbol para el Mundial Femenino Sub 20 Organizado por este pas en el Ao 2008 realizado en tan solo 9 meses. A continuacin, reforzaremos con mayor detalle, como se origin (antecedentes), anlisis del caso (los desafos y las nuevas ideas que adoptaron) y se responder un cuestionario, para afianzar el anlisis realizado, culminando con las conclusiones que se obtuvieron luego de estudiar este proyecto.

B. ANTECEDENTES
Michelle Bachelet asumi como presidente de Chile el 11 de Marzo del 2006, en septiembre de ese mismo ao la FIFA anuncia que el 4to Mundial de Ftbol Femenino Sub 20 se realizar en Chile. La presidenta Bachelet, en su mensaje a la nacin del 21 de Mayo de 2007, plante recuperar y mejorar los recintos emblemticos del pas, cuyo nico objetivo, era contar con recintos deportivos con vistas al Bicentenario de la Repblica. Por tanto, se concibi la necesidad de contar con estadios que cumplieran los estndares mnimos requeridos por la FIFA, para estos eventos deportivos, ya que como se indic, la infraestructura disponible en el pas no cumpla con dichos requerimientos. Adems, esto trajo un desafo enorme al gobierno de contar con sedes en un plazo determinado y con un presupuesto limitado. Se eligieron 04 sedes (Temuco, La Florida, Coquimbo y Chilln) para la ejecucin de este proyecto, estas ciudades fueron elegidas por el gobierno chileno y la FIFA, y consideraron factores como infraestructura hotelera, transporte, telecomunicaciones, asistencia de espectadores, estadsticas y disciplinas deportivas que se practican en esas sedes. Como el tiempo se qued corto, el proyecto se deba acabar en 9 meses. A pesar, de tener un elevado crecimiento econmico con el regreso de la democracia y un portafolio de proyectos diez veces mayor, y manteniendo la misma cantidad de profesionales para planificar y ejecutar los proyectos, con mtodos informales y descentralizados, la presidenta Bachelet orden que sea de alta prioridad para su pas y tomarlo como proyecto nacional. En trminos generales, las 04 sedes cumplieron su objetivo y la fecha prevista, con un costo de inversin menor a lo planificado, asimismo se cumplieron los requerimientos de la FIFA y los del pas, para el desarrollo del mundial femenino. A qu se debi este gran xito?

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C. ANLISIS DEL CASO

Se elabor un plan de gobierno respecto a la mejora de infraestructura pblica que inclua mejoras en aeropuertos, puertos martimos, vas, sistemas y servicios bsicos, liderado por Michelle Bachelet. Se tena el respaldo de un crecimiento sostenido del pas de 6% en promedio. Se contaba con requisitos claros y delimitados por la FIFA respecto al equipamiento de los estadios para el desarrollo de este tipo de eventos. Adems el beneficio era claro en cuanto a la adjudicacin como sede del Mundial de Football Femenino Sub-20 (2008). Asimismo, el entregable era claro en cuanto al alcance y plazo de construir 4 estadios en 9 meses. Se debe tener en cuenta tambin que el portafolio de proyectos de inversin 10 veces ms grande que en la poca previa al retorno a la democracia. Aun as, se tena el limitante claro respecto a la cantidad de personas para gestionar y ejecutar los proyectos. Hasta esa fecha la administracin de proyectos se basaba en el contacto con cada parte y fase del proyecto. La ingeniera y ejecucin del proyecto se confiaba a un solo proveedor a travs de un solo gestor, el M.O.P. (Ministerio de Obras Pblicas). Al incrementarse el flujo de operaciones en el M.O.P., el Gobierno Chileno se dio cuenta que los procesos o mtodos administrativos se convirtieron en inadecuados. Con la adopcin del nuevo modelo econmico, se plante tambin la creacin de un modelo de Gestin Integrada de Proyectos, en el cul, los directores de proyecto, recibieron una capacitacin sobre la administracin y direccin de proyectos basados en la gua PMBOK, con ello lograron realizar una nueva estructura organizacional basada en equipos de proyecto flexibles e independientes, que estn a cargo cada uno de proyectos diferentes y crear una nueva plataforma de informacin para lograr la coordinacin entre todos los equipos de proyectos. Obtuvieron como resultado, reducir el tiempo significativamente en los proyectos de infraestructura, planificar las adquisiciones y licitaciones de manera ptima y rpida, lograr optimizar la barrera de la comunicacin debido a las geografas donde se desarrollaban los proyectos, todos estos resultados, hicieron que la ejecucin de los 04 estadios sea realizada en los 9 meses planteados.

D. INFORMACIN ADICIONAL
Como informacin adicional podemos indicar que el Sistema Nacional de Inversiones, es la entidad que norma y regula el proceso de inversin pblica de Chile, asimismo encargado de la formulacin, ejecucin y evaluacin de los estudios bsicos, programas y proyectos de inversin con el objetivo de promover los ms beneficiosos para la sociedad. Este sistema, fue el encargado de realizar el anlisis y recomendacin tcnica econmica de las 4 sedes entregadas por el Instituto Nacional del Deporte, para aadirlo en el presupuesto 2007, como parte del plan de inversiones. Ese mismo ao, los proyectos fueron recomendados favorablemente por un monto de casi $100 000 000. En trminos generales, los estadios Coquimbo, La Florida, Chilln y Temuco llegaron a ejecutarse en los plazos establecidos y en los montos contratados, estos duraron 259 das, 239 das, 242 das y 243 das, respectivamente.

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GESTION DEL TIEMPO DEL PROYECTO A continuacin, se va a mostrar un resumen de uno de los estadios que fueron sedes del Mundial Femenino Sub 20 organizado por Chile, en el cul se observar los procesos relevantes de la ejecucin de este proyecto.

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E. CUESTIONARIO
1. Quin o quines son los actores principales? En este caso de estudio podemos mencionar que en primer lugar el actor principal es el Ministerio de Obras Pblicas de Chile, porque este organismo inici los cambios internos necesarios para afrontar el crecimiento sostenido y el desarrollo de dicho pas. Luego, se puede considerar a la Presidenta Michelle Bachelet, porque se comprometi e hizo suyo el proyecto de atraer a los principales eventos deportivos a nivel mundial a su pas y sirva esto como motivacin para acelerar el mejoramiento de la infraestructura de su pas, no slo a nivel deportivo si no en otras reas de desarrollo. Para este caso se pueden mencionar otros dos actores principales, ya que sin ellos no se hubiera podido dar la oportunidad de desarrollar este proyecto; uno es la FIFA porque ofreci el motivo perfecto para el inicio de este proyecto incluyendo adems estndares de calidad y plazos a ser cumplidos y satisfechos; y por ltimo pero no menos importante, el Captulo Santiago PMI, porque ayud a desarrollar el modelo de Gestin Integrada de Proyectos, lo cual cambi la forma de gerenciar los proyectos en Chile aplicando los estndares del PMI y tecnologas de vanguardia, dando las herramientas adecuadas para el xito de este proyecto cumpliendo con los tiempos de entrega establecidos y dentro del presupuesto disponible. 2. Cul fue la situacin inicial del Ministerio de Obras Pblicas? La situacin inicial del Ministerio de Obras Pblicas era tal que se aplicaban criterios anticuados, utilizando mtodos informales y descentralizados de planificacin, direccin y ejecucin de proyectos. El Ministerio ya tena funcionando una oficina de direccin de proyectos pero funcionaba ms de forma operativa y algo alejada de los objetivos estratgicos del M.O.P. Con la experiencia que tuvo el personal del M.O.P. al viajar a Mxico y Espaa y conocer lderes del PMI, se dieron cuenta que deban cambiar esta forma de trabajo, alinendose con los objetivos estratgicos de la organizacin y cumplir con un rol de gestor para conseguir el logro de ste y otros proyectos futuros. 3. Cules fueron los aportes crticos de xito en este proyecto? El primer aporte crtico de xito fue el darse cuenta que con la organizacin inicial del M.O.P. y de su oficina de direccin de proyectos no se conseguira el logro del proyecto, se debera reestructurar internamente y adecuarse a las nuevas tendencias en gestin de proyectos y adoptar tecnologa de vanguardia para el desarrollo de sus labores, todo esto bajo el marco del desarrollo del modelo de Gestin Integrada de Proyectos. Otro aporte importante fue el respaldo del gobierno al M.O.P. y el patrocinio del proyecto teniendo la misma idea de que se deba reorganizar la forma de manejar los proyectos en este pas. Un tercer aporte fue darse cuenta la importancia de alinearse a los objetivos estratgicos de la organizacin y que esta forma de pensar se de en todos sus niveles. Parte importante tambin fue el trabajo en conjunto con organizaciones capacitadas como el Captulo Santiago PMI, que ayud en el desarrollo del modelo G.I.P. Finalmente, como consecuencia de lo mencionado en las lneas previas, la conformacin de un equipo slido y multidisciplinario para la gestin del proyecto encabezado por un Director adecuado para gerenciarlo, contando con herramientas adecuadas para el manejo de la informacin y comunicacin, con el apoyo metodolgico y coordinacin de una oficina de proyectos reestructurada.

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GESTION DEL TIEMPO DEL PROYECTO 4. Podemos aplicar lo aprendido en este caso a un entorno peruano? Pensamos que lo aprendido en este caso si se puede aplicar a un entorno peruano, teniendo en cuenta las diferencias en idiosincrasias entre Per y Chile y partiendo del concepto que el cambio se debe dar desde la raz, reestructurando el organismo encargado de gerenciar y administrar los proyectos del Estado, de forma tal que aplique conceptos modernos referidos a la gestin de proyectos, contando con personal capacitado, con experiencia y certificado para lograr el xito de proyectos de alto perfil; aplicando adems, herramientas de apoyo para gestin de los recursos de estos proyectos. Lo expresado anteriormente, tendra una fuerte barrera por parte de la clase poltica, carente de personal con el perfil profesional mencionado anteriormente y a veces reacio a la utilizacin de nuevas tecnologas.

F. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Como primera conclusin se puede decir que el inicio de todo proyecto es la piedra angular para conseguir el xito, aqu se debe hacer un mapeo de la situacin actual de la organizacin, definir los objetivos estratgicos, definir mejoras y adoptar las herramientas adecuadas para la buena gestin del proyecto, definir el alcance del proyecto, a los interesados y recursos necesarios, lo cual asegurar el logro del mismo en el tiempo establecido y dentro del presupuesto calculado. Es importante contar con profesionales capacitados, con experiencia y certificados para la buena gestin de proyectos de alto perfil, porque ellos conducirn dichos proyectos utilizando las herramientas de vanguardia y gestionando de la mejor manera los recursos, los tiempos, la informacin y la comunicacin de los mismos. Es de mucha ayuda la utilizacin de estndares, ya que permiten establecer los procesos ms adecuados para cada proyecto y alinear al personal de todos los niveles, involucrado en el proyecto, hacia una misma meta comn; entendiendo as de forma conjunta y con una misma visin el plan y los procedimientos actuando como una entidad nica. Al analizar este caso y las propias experiencias de los integrantes del grupo que realizamos este informe, podemos concluir que lo que ms influye en el cumplimiento del cronograma respecto al tiempo, es la preparacin adecuada previo a las tareas de ejecucin; si no se compromete a todos los interesados, si no se define bien el alcance, si no preparan o mejoran las herramientas para administrar los recursos y no se alinea a todo el equipo de trabajo hacia una meta en comn, es difcil conseguir el logro del proyecto en los tiempos requeridos. Un mismo modelo no se puede aplicar en todos los casos y en todos los pases; para cada caso se debe estudiar y analizar los factores ambientales internos y externos, los activos de procesos de la organizacin y los recursos con los que se cuenta para la administracin de proyectos, ver que se debe mejorar y que aspectos fortalecer. Luego de esto uno puede aplicar los procesos estandarizados ms adecuados a nuestro caso y lograr as el xito del proyecto. Los estndares del PMI, adems de servir para la correcta ejecucin de un proyecto, permiten analizar si este proyecto puede ejecutarse a gran escala, tal como sucedi con la aprobacin de un segundo proyecto por parte de la Presidenta Bachelet, que incluye estadios de ftbol que cumplan los estndares de FIFA y centros deportivos de Alto Desempeo.

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