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Stock It Easy

Manuel dutilisation

STOCK IT EASY VERSION 6 : MANUEL DUTILISATION

06/02/2012

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TABLE DES MATIRES


Table des matires .............................................................................................................................................................. 2 Installation ........................................................................................................................................................................ 11 2.1 Licences dutilisation ................................................................................................................................................. 11 Licence gnrale ............................................................................................................................................... 11 Licences spcifiques (extensions) ..................................................................................................................... 11 Utilisation rseau <> licences ........................................................................................................................... 11

2.1.1 2.1.2 2.1.3 3

Fonctionnalits gnrales ................................................................................................................................................. 13 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 Signaltiques ............................................................................................................................................................. 13 Gestion des stocks..................................................................................................................................................... 13 Gestion des commandes fournisseurs ...................................................................................................................... 14 Gestion des commandes et retours clients ............................................................................................................... 15 Gestion des devis ...................................................................................................................................................... 15 Options paramtrables ............................................................................................................................................. 15

Prise en main ..................................................................................................................................................................... 18 4.1 4.2 Base de donnes dexemple ..................................................................................................................................... 18 Principes gnraux de la gestion des stocks ............................................................................................................. 18 Premiers encodages ......................................................................................................................................... 18 Entres en stock ............................................................................................................................................... 18 Sorties de stock ................................................................................................................................................ 19 Encours de stock ............................................................................................................................................... 19

4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 5 6

Support gratuit .................................................................................................................................................................. 20 Menu principal .................................................................................................................................................................. 23 6.1 6.2 6.3 Six groupes principaux .............................................................................................................................................. 24 Menu ......................................................................................................................................................................... 24 Informations de base ................................................................................................................................................ 24

Les utilisateurs de lapplication ......................................................................................................................................... 25 7.1 Les droits et les niveaux d'utilisateurs ...................................................................................................................... 25

Signaltique articles .......................................................................................................................................................... 27 Version 6.15.01 2

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8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 10

Les articles composs ................................................................................................................................................ 28 Ajouter un article ...................................................................................................................................................... 30 Modifier un article .................................................................................................................................................... 30 Supprimer un article ................................................................................................................................................. 30 Description des donnes dun article ........................................................................................................................ 30 Scanner les articles pour une recherche rapide ........................................................................................................ 35 Prsentation des articles par vignette ...................................................................................................................... 36

Gestion des catgories ...................................................................................................................................................... 39 10.1 10.2 10.3 Crer une catgorie................................................................................................................................................... 39 Modifier une catgorie ............................................................................................................................................. 40 Supprimer une catgorie .......................................................................................................................................... 40

11

Gestion des adresses de rangement ................................................................................................................................. 41 11.1 11.2 Saisie et consultation des adresses ........................................................................................................................... 41 Affectation dune adresse un article ...................................................................................................................... 43

12

Signaltique fournisseurs .................................................................................................................................................. 45 12.1 12.2 12.3 12.4 Ajouter un fournisseur .............................................................................................................................................. 45 Modifier un fournisseur ............................................................................................................................................ 45 Supprimer un fournisseur ......................................................................................................................................... 45 Description des donnes dun fournisseur ............................................................................................................... 46

13

Signaltique entrepts ...................................................................................................................................................... 48 13.1 13.2 13.3 13.4 Ajouter un entrept .................................................................................................................................................. 48 Modifier un entrept ................................................................................................................................................ 48 Supprimer un entrept ............................................................................................................................................. 49 Description des donnes dun entrept ................................................................................................................... 49

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Signaltique clients ........................................................................................................................................................... 51 14.1 14.2 14.3 14.4 Ajouter un client ....................................................................................................................................................... 51 Modifier un client ...................................................................................................................................................... 51 Supprimer un client ................................................................................................................................................... 52 description des donnes dun client ......................................................................................................................... 52 Version 6.15.01 3

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Commande fournisseur ..................................................................................................................................................... 54 15.1 15.2 Crer une commande fournisseur ............................................................................................................................ 54 Ajouter un article la commande fournisseur ......................................................................................................... 55 Saisie dun N de lot, de srie, date de premption ......................................................................................... 55

15.2.1 15.3 15.4 15.5 15.6 15.7 15.8

Modifier un article de la commande fournisseur ..................................................................................................... 55 Supprimer un article de la commande fournisseur................................................................................................... 56 Modifier le prix dachat net ou le coefficient logistique dun article pendant la commande fournisseur ................ 56 Rceptionner une commande fournisseur ............................................................................................................... 56 Commenter les lignes de commande fournisseur .................................................................................................... 57 Clturer une commande fournisseur ........................................................................................................................ 57 Rception partielle de la commande ............................................................................................................... 57

15.8.1 15.9

Impressions a partir de la commande fournisseur ................................................................................................... 58 Impression du bon de rception ...................................................................................................................... 58 Gnration de fichiers rception ..................................................................................................................... 58 Impression du bon de commande .................................................................................................................... 59 Impression des tiquettes des articles de la commande ................................................................................. 59 Envoi par email de la commande fournisseur ...................................................................................................... 59 Slectionner une commande fournisseur ............................................................................................................. 60

15.9.1 15.9.2 15.9.3 15.9.4 15.10 15.11 16

Commande client .............................................................................................................................................................. 61 16.1 16.2 Crer une commande client ...................................................................................................................................... 61 Ajouter un article la commande client ................................................................................................................... 62 Saisir un article compos dans la commande client......................................................................................... 62 Saisie dun N de lot, de srie, date de premption ......................................................................................... 62

16.2.1 16.2.2 16.3 16.4 16.5

Modifier un article de la commande client ............................................................................................................... 63 Supprimer un article de la commande client ............................................................................................................ 63 Modifier le prix dun article pendant la commande client ........................................................................................ 63 Attention : le prix modifi est fonction du mode de commande dfini dans les paramtres du logiciel. ....... 64

16.5.1 16.6 16.7

Prparer une commande client ................................................................................................................................ 64 Clturer une commande client ................................................................................................................................. 65 Version 6.15.01 4

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16.7.1 16.8 16.9

Gestion des modes de paiement ...................................................................................................................... 65

Scanner les articles pour raliser une commande client .......................................................................................... 66 Commenter les lignes de commande client .............................................................................................................. 66 Contrle supplmentaire li au scanner .......................................................................................................... 66 Mise en attente dune commande ....................................................................................................................... 66 Comment faire passer le statut en attente d'un commande ?................................................................... 67 Qu'est ce que l'on entend par stock suffisant ? ......................................................................................... 67 Impressions a partir de la commande client......................................................................................................... 67 Impression du bon de prparation ................................................................................................................... 67 Gnrer un fichier de prparation de commande client.................................................................................. 67 Impression de la note denvoi .......................................................................................................................... 68 Impression de la facture ................................................................................................................................... 68 Envoi par email de la commande client ................................................................................................................ 68 Slectionner une commande client ...................................................................................................................... 68 Filtrer les commandes clients ........................................................................................................................... 69 Prparer des commandes en masse ................................................................................................................ 69 Clturer des commandes en masse ................................................................................................................. 70 Ajouter quatre types dinformation complmentaires la commande client ..................................................... 70

16.9.1 16.10 16.10.1 16.10.2 16.11 16.11.1 16.11.2 16.11.3 16.11.4 16.12 16.13 16.13.1 16.13.2 16.13.3 16.14 17 18

Commande client rapide ............................................................................................................................................. 71 Retour client ...................................................................................................................................................................... 73 18.1 18.2 18.3 18.4 18.5 18.6 18.7 18.8 18.9 Crer un retour client ................................................................................................................................................ 73 Ajouter un article au retour client ............................................................................................................................ 73 Modifier un article du retour client .......................................................................................................................... 73 Supprimer un article du retour client ....................................................................................................................... 73 Rceptionner un retour client ................................................................................................................................... 73 Scanner les articles pour raliser une retour client .................................................................................................. 74 Commenter les lignes de retour client ...................................................................................................................... 74 Clturer un retour ..................................................................................................................................................... 74 Impressions a partir du retour client ........................................................................................................................ 74 Version 6.15.01 5

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18.9.1 18.9.2 18.9.3 18.10 18.11 20

Impression du bon de rception ...................................................................................................................... 74 Impression de la note denvoi .......................................................................................................................... 74 Impression de la facture ................................................................................................................................... 75 Envoi par email du retour client ........................................................................................................................... 75 Visualiser un retour client. .................................................................................................................................... 75

Autres entres et sorties ................................................................................................................................................... 78 20.1 Les autres entres ..................................................................................................................................................... 78 Entrer un article en stock ................................................................................................................................. 78 Justificatifs de mouvements personnaliss ...................................................................................................... 78 Critres de traage et suivi des mouvements .................................................................................................. 78

20.1.1 20.1.2 20.1.3 20.2 20.3

Scanner les articles pour raliser une autre entre .................................................................................................. 79 Les autres sorties ...................................................................................................................................................... 79 Sortir un article du stock .................................................................................................................................. 79 Justificatifs de mouvements personnaliss ...................................................................................................... 79 Critres de traage et suivi des mouvements .................................................................................................. 80

20.3.1 20.3.2 20.3.3 20.4 20.5

Scanner les articles pour raliser une autre sortie ................................................................................................... 80 Raliser des autres entres et sorties et des inventaires par importation de fichier ............................................... 80 Saisir les dtails dimportation ......................................................................................................................... 81 Importer le fichier ............................................................................................................................................ 82 Modifier les quantits importes ..................................................................................................................... 83 Enregistrer les mouvements de stock .............................................................................................................. 84 Enregistrer les inventaires de stock ................................................................................................................. 84

20.5.1 20.5.2 20.5.3 20.5.4 20.5.5 20.6

Programmer limportation automatique des fichiers ............................................................................................... 84 Automatique ou semi-automatique ? .............................................................................................................. 85

20.6.1 21

Devis client ........................................................................................................................................................................ 86 21.1 21.2 21.3 21.4 Crer un devis client.................................................................................................................................................. 86 Ajouter un article un devis client ........................................................................................................................... 86 Modifier un article dun devis client ......................................................................................................................... 87 Supprimer un article dun devis client ...................................................................................................................... 87 Version 6.15.01 6

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21.5 21.6 21.7 22 23

Modifier le prix dun article pendant le devis client ................................................................................................. 87 Imprimer un devis client ........................................................................................................................................... 87 Transformer un devis en commande client .............................................................................................................. 88

R approvisionnement automatique ................................................................................................................................ 89 Stocks ................................................................................................................................................................................ 91 23.1 23.2 23.3 23.4 23.5 23.6 23.7 23.8 23.9 23.10 L'volution du stock pendant les diffrents tats de la commande fournisseur ...................................................... 91 L'volution du stock pendant les diffrents tats du retour client ........................................................................... 91 L'volution du stock lors de l'encodage d'une "autre entre" .................................................................................. 91 L'volution du stock pendant les diffrents tats de la commande client ............................................................... 91 L'volution du stock pendant les diffrents tats de la commande rapide client .................................................... 92 L'volution du stock lors de l'encodage dune "autre sortie" ................................................................................... 92 Consulter le stock ...................................................................................................................................................... 92 Consulter le stock selon les critres de suivi et de traage ....................................................................................... 92 Scanner les articles pour une recherche rapide ........................................................................................................ 93 Exporter votre tat de stock vers Excel ou Calc .................................................................................................... 93

24 25

Transfert de stock dun entrept lautre ........................................................................................................................ 94 Saisie dinventaire ou correction rapide de stock ............................................................................................................. 96 25.1.1 25.1.2 25.1.3 Saisir linventaire par critres de traage et suivi : lot / N de srie / date de premption / ....................... 97 Imprimer linventaire ....................................................................................................................................... 97 Crer un fichier dinventaire ............................................................................................................................ 98

26

Envoi des articles, des images et des stocks vers un site internet .................................................................................... 99 26.1 26.2 Le principe des exportations par FTP ........................................................................................................................ 99 Exporter des donnes vers un site internet ............................................................................................................ 100 Cration du fichier CSV dexportation ............................................................................................................ 102 Supprimer un fichier CSV dexportation ......................................................................................................... 102 La structure du fichier CSV cr ..................................................................................................................... 102 Envoi des images darticle par FTP ................................................................................................................. 105 Consulter le rsultat denvoi des fichiers ....................................................................................................... 105

26.2.1 26.2.2 26.2.3 26.2.4 26.2.5 27

Les contrles divers......................................................................................................................................................... 107 Version 6.15.01 7

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27.1.1 27.1.2 27.1.3 27.1.4 28

Contrler les stocks des articles ..................................................................................................................... 107 Corrections du PMP ........................................................................................................................................ 108 Correction des totaux de commandes et devis .............................................................................................. 108 Mettre jour les taux de TVA......................................................................................................................... 108

Historique de stock par article ........................................................................................................................................ 110 28.1 Scanner les articles pour une recherche rapide ...................................................................................................... 111

30

Administration des paramtres gnraux ...................................................................................................................... 113 30.1 30.2 30.3 30.4 30.5 30.6 30.7 30.8 30.9 30.10 30.11 30.11.1 30.11.2 30.11.3 30.11.4 30.11.5 30.11.6 30.11.7 30.11.8 30.11.9 30.11.10 30.11.11 Activer ou non la gestion des occasions ................................................................................................................. 113 Choix de la langue ................................................................................................................................................... 113 Mode de facturation en prix moyen pondr ou en prix de vente ......................................................................... 114 Nombre de dcimales ............................................................................................................................................. 114 Importation du logo de votre socit ..................................................................................................................... 114 Modifier certains libelles ......................................................................................................................................... 114 Mise en page des feuilles dtiquettes ................................................................................................................... 115 Gestion des accs utilisateurs ................................................................................................................................. 116 R indexation de la base de donnes...................................................................................................................... 116 Choisir dutiliser 1 ou 2 taux de TVA ................................................................................................................... 117 Administration des emails .................................................................................................................................. 117 Votre serveur mail .......................................................................................................................................... 117 Mail dapprobation des commandes.............................................................................................................. 118 Mail archive .................................................................................................................................................... 118 Mail du destinataire en copie des commandes clients .................................................................................. 118 Mail du destinataire en copie cache des commandes clients ...................................................................... 118 Mail du destinataire en copie des commandes clients .................................................................................. 119 Mail du destinataire en copie cache des commandes clients ...................................................................... 119 Mail du destinataire en copie des devis clients .............................................................................................. 119 Mail du destinataire en copie cache des devis clients ................................................................................. 119 Mail du destinataire en copie des commandes fournisseurs .................................................................... 119 Mail du destinataire en copie cache des commandes fournisseurs ........................................................ 119 Version 6.15.01 8

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30.12 30.13 30.14 30.14.1 30.14.2 30.14.3 30.14.4 30.14.5 30.14.6 30.14.7 30.15 30.16 30.17 30.17.1 30.17.2 30.17.3 30.18 30.18.1 30.18.2 30.18.3 30.19 30.20 30.21 30.22 30.22.1 30.23 31 32 33

Lecteur de code barre ......................................................................................................................................... 120 Administration des documents ........................................................................................................................... 120 Administration des commandes clients .............................................................................................................. 120 Mise en attente des commandes ................................................................................................................... 120 Contrler la disponibilit en stock des articles............................................................................................... 120 saisie manuelle dun numro denvoi ............................................................................................................ 121 Prparation des commandes clients .............................................................................................................. 121 Activer la gestion des modes de paiement .................................................................................................... 121 Activation de zones complmentaires en commande client ......................................................................... 121 Type de code barre lu ..................................................................................................................................... 122 Utilisation rseau ................................................................................................................................................ 122 Utilisateurs .......................................................................................................................................................... 122 Le paramtrage de la gestion des articles composs ......................................................................................... 122 Impressions des bons de prparation ............................................................................................................ 123 Impression de la note denvoi ........................................................................................................................ 123 Impression de la facture ................................................................................................................................. 124 Le paramtrage du traage et du suivi des articles (Lots / N de srie / dates de premption / ) .................. 124 Dfinir de 1 3 critres pour qualifier un suivi de stock ................................................................................ 124 Paramtrage des critres de traage et de suivi ............................................................................................ 125 Alerte sur base des dates de premption ...................................................................................................... 125 Supprimer tous les critres de traage et suivi ................................................................................................... 126 Paramtrage des alertes de stock....................................................................................................................... 126 Importation automatique de fichiers ................................................................................................................. 127 Changer le look de Stock It Easy 6 .............................................................................................................. 128 Restaurer les paramtres daffichage ............................................................................................................ 128 Modifier les modles dtat ................................................................................................................................ 128

Caractristiques gnrales des impressions ................................................................................................................... 129 Importation de donnes externes vers la base de donnes ........................................................................................... 130 Paramtrer le backup de vos donnes ............................................................................................................................ 133 Version 6.15.01 9

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Restaurer une base de donnes ..................................................................................................................................... 134 Structure des rpertoires et des fichiers de lapplication ............................................................................................... 135 35.1 35.2 35.3 35.4 Gestion des rpertoires........................................................................................................................................... 135 Gestion de la base de registre ................................................................................................................................ 135 Gestion du fichier dinitialisation ............................................................................................................................ 135 Gestion des paramtres gnraux de lapplication ................................................................................................ 136

36

Installation rseau ........................................................................................................................................................... 137 36.1 36.2 Installation rseau simple ....................................................................................................................................... 137 Installation en mode client / serveur ...................................................................................................................... 138 Grands principes de linstallation en mode client serveur. ............................................................................ 138 Client / Serveur ou classique ? ....................................................................................................................... 138

36.2.1 36.2.2 37 38

Installation portable ........................................................................................................................................................ 140 Table des illustrations ..................................................................................................................................................... 141

Version 6.15.01

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INSTALLATION

Tlchargez le logiciel et enregistrez linstalleur sur votre ordinateur. Lancer linstalleur, sous Windows Vista ou version ultrieur, autoriser son excution (vous devez avoir des droits dadministrateur pour raliser linstallation). Acceptez la licence dutilisation du logiciel. Si vous navez pas de contraintes particulires demplacement dinstallation, laissez les rpertoires tels que proposs par dfaut, au risque davoir des incompatibilits sous les systmes Windows grant lUAC (Vista et 7). En fin dinstallation, acceptez linstallation de raccourcis et lancez le programme, si une version plus rcente est dtect e, celui-ci vous le signalera et vous invitera faire la mise jour en tlchargeant le logiciel dinstallation depuis le site de lditeur. Il est fortement conseill dutiliser la dernire version en cours.

2.1

LICENCES DUTILISATI ON

2.1.1 LICENCE GNRALE


Si votre gestion ncessite dacqurir une cl de licence (voir les contraintes lies la version freeware au chapitre Fonctionnalits gnrales), ou plus simplement si vous souhaitez supporter le dveloppement du logiciel, il vous suffit dacqurir une licence via notre site internet et ds rception de votre paiement, cette dernire vous sera envoye ladresse mail enregistre lors de votre achat. Encodez cette cl de licence dans la fentre accessible depuis le menu ? , sous menu Licence , ou lors de louverture du logiciel.

2.1.2 LICENCES SPCIFIQUES (EXTENSIONS)


Si vous dsirez activer lextension permettant de grer les articles composs, il vous suffit dacqurir une licence via notre site internet et ds rception de votre paiement, cette dernire vous sera envoye ladresse email enregistre lors de votre achat. Encodez cette cl dactivation dans la fentre accessible depuis le menu ? , sous menu Licence , ou lors de louverture du logiciel, en prenant soin de slectionner Extension gestion des articles composs au dessus du bouton valider. Si vous dsirez activer lextension permettant de grer le traage et le suivi des articles (lots, numros de srie, dates de premption, date limite dutilisation optimale, date de fabrication etc), il vous suffit dacqurir une licence via notre site internet et ds rception de votre paiement, cette dernire vous sera envoye ladresse email enregistre lors de votre achat. Encodez cette cl dactivation dans la fentre accessible depuis le menu ? , sous menu Licence , ou lors de louverture du logiciel, en prenant soin de slectionner Extension traage et suivi au dessus du bouton valider.

2.1.3 UTILISATION RSEAU <> LICENCES


Si vous envisagez dutiliser Stock It Easy 6 en rseau, cest dire de partager la mme base de donnes entre plusieurs ordinateurs relis entre eux au sein dun rseau dentreprise ou familial, vous devrez adapter linstallation comme dcrit au chapitre Installation rseau. Version 6.15.01 11

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La version de base du logiciel (mme la version freeware), permet lutilisation du logiciel en rseau. Cependant, pour un rseau dune certaine envergure, il est prfrable dutiliser la version Stock It Easy 6 6 client / serveur . Consulter le chapitre Installation en mode client / serveur pour plus de renseignements.

Version 6.15.01

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FONCTIONNALITS GNRALES

Stock It Easy 6 peut tre utilis en version gratuite. Dans ce cas, il ny a aucune limitation de lutilisation dans le temps, mais certaines fonctionnalits ne sont pas accessibles, ou certaines limitations existent. Vous pouvez comparer les diffrences de fonctionnalits dans le tableau suivant. Pour acqurir une licence dutilisation du logiciel, rendez vous sur le site www.stockiteasy.com. Le paiement se fait en ligne, via votre compte Paypal si vous en possdez un, ou via une carte de crdit (type Mastercard / Visa). Un paiement par virement bancaire est galement possible. Ds rception du paiement de la commande, la ou les cls de licence sont envoyes par mail ladresse indique lors de lenregistrement de la commande.

Freeware 3.1
SIGNALTIQUES

Licence

Gestion article: fiches, images, descriptifs complets, Limit 50 tiquettes, codes barre

Illimit

Gestion des entrepts (fiches, logo, descriptifs complets)

Limit 4

Illimit

Gestion des catgories

Illimit

Illimit

Gestion des clients (fiches, descriptifs complets)

Illimit

Illimit

Gestion des fournisseurs (fiches, descriptifs complets)

Illimit

Illimit

Importation assiste d'articles, clients, entrepts, fournisseurs (sources d'importations diverses et paramtrables) en mode ajout et modification, prvisualisation des lments imports avant mise jour

3.2

GESTION DES STOCKS

Encodage rapide d'entres et de sorties d'articles (casse, initialisation, correction etc, avec assistance code barre possible)

Calcul des encours entrants et sortants ( tout moment, une vision claire des articles en encours Version 6.15.01 13

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pour chaque entrept)

Importation de fichiers dentre, de sortie, dinventaire, en mode manuel ou automatique

Calcul des quantits en stock par entrept (valorisation au prix d'achat, au prix de vente et au prix moyen pondr)

Gestion des quantits

Nombre entiers

6 dcimales

Gestion du prix moyen pondr

Paramtrable

Paramtrable

Valorisation par stock, par entrept, par fournisseur, par article, au prix de vente, au prix d'achat et au prix moyen pondr

Correction rapide du stock / saisie d'inventaire

Transferts d'articles entre entrepts (assistance par lecteur code barre possible)

3.3

GESTION DES COMMANDES FOURNISSEURS

Gestion de divers statuts de commande (en cours, rceptionne, termine)

Rception partielle des commandes fournisseurs

Envoi des commandes par mail

Edition de bon de rception

Edition de facture (envoi par mail possible)

Saisie des commandes par lecteur code barre

Gnration assiste de commandes de rassort de stock (paramtrable en fonction des quantits de rassort spcifiques par article / entrept ou sur Version 6.15.01 14

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base de rgles gnriques)

Gestion des quantits minimales, optimales et maximales en stock, par article et par entrept

Rapports automatiques d'alertes de stock paramtrables

3.4

GESTION DES COMMANDES ET RETOURS CLIENTS

Gestion de divers statuts de commande (en cours, prpare, en attente, termine)

Gestion des commandes clients rapides (sans gestion des encours, dbit direct du stock, assistance par lecteur code barre possible)

Envoi des commandes par email

Edition de bon de prparation

Edition de facture / note de crdit

Edition de note d'envoi

Mise en attente des commandes si quantits disponibles insuffisantes

Saisie des commandes par lecteur code barre EAN13 sur port USB

3.5

GESTION DES DEVIS

Devis client transformable en commande en un clic

Saisie des devis par lecteur code barre EAN13 sur port USB

3.6

OPTIONS PARAMTRABLES

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Gestion de 2 taux de TVA complmentaires (paramtrage sur 1 ou 2 taux, et choix libre des noms des taxes)

Autorisation de la mise en attente de commande si quantit disponible insuffisante

Contrle rigoureux des quantits commandes et des quantits prpares

Possibilit de ne plus vrifier la disponibilit du stock des articles

Gestion des quantits sur 0, 1 6 dcimales

Uniquement quantits en nombres entiers

Choix libre de la devise reprise sur les divers documents imprims

Titres des factures et des notes denvoi paramtrables

Documents dits personnalisables

En tlchargeant un logiciel tiers, personnalisation complte des tats imprimables

Importation de votre Logo repris sur les documents dits

Logo Stock It Easy 6 repris sur les documents imprims

Choix de 10 caractristiques paramtrables pour personnaliser un article

Valorisation des commandes au prix de vente ou au prix moyen pondr

Gestion des accs sur 3 niveaux d'utilisation

Personnalisation de nombreux libells pour toute l'application Version 6.15.01 16

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Utilisation d'un lecteur code barre dfinie selon le poste de travail

Application traduite en Franais et en Anglais

Personnalisation du titre et du contenu des emails gnrs

Message et titre par dfaut

Entirement paramtrable

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4 4.1

PRISE EN MAIN BASE DE DONNES DEX EMPLE

Une base de donnes est installe par dfaut avec le logiciel, elle vous permet de voir les crans garnis de donnes, et de vous familiariser avec celui-ci.

Lorsque vous avez appris vous familiariser avec le logiciel, vous devrez supprimer cette base de donne dexemple, pour ce faire, cliquez sur le bouton RAZ DB qui est situ sur le menu principal de l'application, une fois cette dernire efface, le bouton disparat et vous pouvez commencer encoder vos donnes relles.

Figure 1 Bouton remise zro DB exemple

Les mises jour ultrieur du logiciel ncraseront pas vos donnes, en dautre terme, la base de donn dexemple nest pas installe si le programme dinstallation dtecte quil existe dj une autre base de donnes.

4.2

PRINCIPES GNRAUX DE LA GESTION DES STOCKS

La gestion de stock est dpendante de plusieurs acteurs :


les fournisseurs, qui approvisionnent le stock les clients, auxquels on expdie de la marchandise les divers entrepts dans lesquels on stock les articles les fournisseurs chez qui sont rfrencs les articles.

Toutes ces donnes peuvent tre encodes manuellement, ou bien importes via la fentre d'importation.

4.2.1 PREMIERS ENCODAGES


Il faut respecter un ordre logique de travail : 1. 2. 3. Crer les fournisseurs auprs desquels vous passerez commande des articles qui rempliront vos lieux de stockage. Crer les articles qui seront attachs ces fournisseurs (vous pouvez d'abord crer les articles, mais il faudra, pour pouvoir les commander, pralablement assigner chaque article son fournisseur encod). Crer le ou les lieux de stockage pour lesquels vous passerez des commandes fournisseurs, et partir desquels vous passerez les commandes clients. Aprs cette tape, vous pouvez passer des commandes fournisseur, et/ou initialiser vos stocks. Crer vos clients. A partir de cette tape, vous pouvez passer des commandes / retours clients et faire des devis.

4.

4.2.2 ENTRES EN STOCK


Pour approvisionner le stock, il existe 6 solutions : 1. Encoder des commandes fournisseurs Version 6.15.01 18

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2. 3. 4. 5. 6.

Encoder des retours clients Encoder des autres entres (initialisation, correction, ) Importer des autres entres via fichier Faire des mises jour depuis la transaction mise jour rapide du stock Transfrer des articles dun entrept lautre

4.2.3 SORTIES DE STOCK


1. 2. 3. 4. 5. 6. Pour diminuer le stock, il existe 5 solutions : Encoder des commandes clients Encoder des autres sorties (casse, vol, correction, ) Faire des mises jour depuis la transaction mise jour rapide du stock Transfrer des articles dun entrept lautre Importer des autres sorties via fichier

4.2.4 ENCOURS DE STOCK


L'Encours IN reprsente une entre de stock en cours de traitement, plus particulirement une commande fournisseur qui est cre mais pas encore rceptionne, ou un retour client cr et pas encore rceptionn. L'encours OUT reprsente une sortie de stock en cours de traitement, plus particulirement une commande client qui est cre mais pas encore expdie.

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SUPPORT GRATUIT

Un calcul incorrect, un bug, une information mal comprise ? Donner toutes les informations ncessaires pour vous aider nest pas facile. Avec le support gratuit, un wizard vous guide pas pas et rcolte cette information qui nous permettra de vous aider le plus rapidement possible. Les demandes de support effectues laide de loutil support gratuit intgr dans Stock It Easy 6 (menu principal / ?/ Support gratuit) sont traites prioritairement. Identifiez-vous. Ladresse mail saisie ici est celle laquelle nous vous rpondrons.

Figure 2 Demande de support gratuit cran 1

Prenez soin de dcrire prcisment votre demande. Si votre demande porte sur des cas prcis, donnez-nous les rfrences permettant de reproduire votre contexte. Si lapplication rencontr une erreur fatale, une fentre derreur apparaitra et un bouton copier vous permettra de copier le message derreur dans le presse papier de votre ordinateur. Recopier ce message (CTRL+V) dans le champs de description du second cran du support gratuit.

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Figure 3 Demande de support gratuit cran 2

Vous pouvez envoyer votre demande de support directement depuis cet outil (option conseille). Pour ce faire, vous devez avoir pralablement saisi vos coordonnes de serveur mail dans les paramtres gnraux, ou bien, vous pouvez toujours les saisir dans cet cran. Si votre demande ncessite lenvoi de votre base de donnes notre support, cochez la case correspondante, votre base de donnes ne sera utilise quaux fins de vous aider dans votre demande, elle s era ensuite dtruite de nos ordinateurs. Si vous cochez la case joindre le fichier de log , le fichier qui trace les diverses manipulations sur le programme au cours de la semaine coule sera joint au mail. Ce fichier peut dans certains cas nous aider fortement expliquer un mode de fonctionnement spcifique du programme. Vous pouvez encore prparer un fichier contenant des impressions dcran, une explication plus complte, lenregistrer sur votre ordinateur et le joindre votre message via le bouton joindre un fichier . Votre demande complte est maintenant visible dans le panneau de droite. Si vos paramtres de messagerie sont correctement complts, slectionnez la case envoyer depuis lapplication et les pices jointes que vous aurez slectionnes seront automatiquement ajoutes votre message. Si vous ne connaissez pas vos paramtres de messagerie, cochez la seconde option. Si une application de messagerie est install sur votre ordinateur, un message souvrira et ladresse, le sujet et lobjet seront automatiquement complts, vous devrez ensuite slectionner manuellement les ventuelles pices jointes. Si vous navez pas de messagerie installe sur votre ordinateur, le message sera copi dans le presse papier et vous devrez le copier (CTRL+V) dans le mail que vous prparez depuis votre logiciel de messagerie sur un serveur web. Vous devrez envoyer ce message ladresse support@stockiteasy.com en prenant soin de joindre les ventuelles pices jointes.

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Figure 4 Demande de support cran 3

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MENU PRINCIPAL

Le menu principal est compos de 6 groupes principaux comportant chacun des boutons vers les fentres de lapplication.

Figure 5 Menu principal

Le potentiomtre situ dans le coin suprieur droit de lcran permet de dfinir lopacit des 6 menus. Vous pouvez, via la fentre des paramtres gnraux, dfinir une couleur de fond spcifique pour chacune deux :

Figure 6 Menu principal personnalis

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6.1

SIX GROUPES PRINCIPAUX

Chaque groupe reprsente un thme, nous distinguerons :

LES ENTRES
Commande fournisseur Retour client Autres entres Rassorts automatiques

LES CONSULTATIONS
Stock Mouvements Statistiques Top 5

LES SORTIES
Commande client Devis client Autres sorties

LES STOCKS
Mises jour des stocks Contrles divers Transferts de stocks Envoi vers site web

LES SIGNALTIQUES
Fournisseurs Clients Entrepts Articles

LADMINISTRATION
Sauvegardes Restaurations Paramtres Importations Gestion des utilisateurs Effacement de la base de donnes exemple

6.2

MENU

Le menu permet de choisir la langue de lapplication, actuellement vous pouvez slectionner le franais ou langlais. Il permet galement dafficher laide, daccder au site de lditeur, de vrifier les informations de version, de dsactiver ou activer laffichage des nombreuses bulles daide de lapplication, daccder la fentre de saisie du numro de licence, et dactiver ou de dsactiver laffichage des fentres Le saviez-vous ? , fentres trs utiles pour apprendre de nombreuses astuces du logiciel qui amliorent sensiblement votre efficacit.

6.3

INFORMATIONS DE BASE

Dans le coin suprieur droit de lcran saffiche le numro de version, quil est important de communiquer lassistance en cas de demande, ainsi que le mode de lutilisateur en cours.

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LES UTILISATEURS DE LAPPLICATION

Via le menu principal, dans le groupe Administration, cliquez sur Utilisateurs Crez dans cette fentre les utilisateurs de l'application en leur dsignant leur niveau d'accs l'application. Si vous ne dsirez plus grez les accs, cochez la case prvue cet effet, l'utilisateur courant aura toujours les droits complets sur le programme.

7.1

LES DROITS ET LES NIVEAUX D'UTILISATEURS

Figure 7 Gestion des utilisateurs

Il existe 3 niveaux d'utilisation du programme : 1. 2. 3. Administrateur Utilisateur Visualisation

En fonction du niveau de l'utilisateur, l'accs certaines fonctionnalits du programme et les droits sont diffrents. Version 6.15.01 25

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MODE ADMINISTRATEUR (AD)


La gestion de toutes les fonctions du programme sont permises.

MODE UTILISATEUR (UT)


La gestion des fonctions d'administration est interdite.

MODE VISUALISATION (VI)


Seul la consultation et l'dition de documents ou emails est possible. Le niveau de lutilisateur en cours est renseign sur la fentre de dmarrage du programme (Menu principal).

VALEURS PAR DFAUT D E LUTILISATEUR


Afin daugmenter la productivit dutilisation du logiciel, il est possible dassigner par dfaut un utilisateur : Un entrept Un fournisseur Un client

Lorsque ceci est fait, toutes les fentres ncessitant la slection dun de ces 3 choix sera garnie par dfaut avec la valeur assigne lutilisateur en cours. Par exemple, pour les utilisateurs grant toujours le mme entrept, une fois cet entrept assign par dfaut lutilisateur, celui-ci ne devra plus le slectionner chaque encodage de commande, dentre, de sortie, Par contre, il pourra toujours slectionner un a utre choix au besoin.

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SIGNALTIQUE ARTICLES

Il existe trois manires datteindre les fentres de gestion des articles : 1. 2. 3. Via le menu principal, dans le groupe Signaltiques, cliquez sur Articles Via le menu principal, menu fichier / signaltiques / liste des articles Depuis le signaltique du fournisseur, via le menu Articles

Vous pouvez afficher les dtails, modifier ou supprimer (sous certaines rserves) un article. Pour vous aider dans la slection dun article, vous pouvez filtrer par fournisseur et aussi par catgorie. Via lentte des colonnes il est encore possible daffiner votre slection. En mode de lecture par code barre, vous pouvez directement slectionner larticle par lecture de son code barre.

Figure 8 Table des articles

Depuis le menu Fichier / Imprimer / Etiquettes , vous pouvez imprimer les tiquettes. Leur format est paramtrable, voir 30.7 Mise en page des feuilles dtiquettes. Si vous avez paramtr le logiciel pour imprimer des tiquettes de type EAN13 (voir 30.14.7 Type de code barre lu), vous pourrez affiner la slection dtiquettes imprimer en rglant les paramtres de la fentre suivante, souvrant lors de la demande dimpression.

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Figure 9 Slection des tiquettes imprimer

8.1

LES ARTICLES COMPOS S

Un article compos est un article qui contient dautres articles. Par exemple, larticle Ordinateur sera compos de : 1 carte mre, 2 barrettes de mmoire, 1 boitier, 1 ventilateur, 1 lecteur DVD. Les articles qui composent larticle ordinateur de notre exemple sappelleront des articles composants. Prenons un second exemple, avec des dcimales : larticle compos hamburger contient les articles composants suivants : Article compos hamburger Quantit 1 1 0.015 0.020 1 Article composant Tranche de viande Tranche de fromage Kilogrammes doignons Kilogrammes de ketchup Petit pain

La cration darticles composs permet de gagner un temps prcieux dans la gestion de votre stock et dans la saisie des commandes clients. Inutile dencoder chaque fois tous les articles qui composent un ensemble. Vous vitez par la mme occasion des erreurs de saisie. Si un article est un composant darticle compos, il peut tout de mme tre command sparment dans une commande client. Version 6.15.01 28

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Exemple : vous pouvez commander pour un client larticle compos hamburger ainsi que larticle composant tranche de viande . Un article compos ne peut pas tre galement le composant dun autre article compos. Exemple : larticle compos hamburger ne peut pas tre le composant dun article Menu hamburger . Les articles composs peuvent tre vendus aux clients, ils seront donc slectionns dans la commande client, ainsi que dans le devis client, et les articles composants dpendants seront dtaills dans celle-ci.

Les articles composs peuvent contenir des articles composants issus de diffrents fournisseurs, cest pour ce tte raison que ceux-ci ne se commandent pas au compos, mais par composant. Les articles composs ne sont pas comptabiliss tels quels dans les stocks, mais ce sont leurs composants qui sont pris en compte dans les comptabilisations. On ne peut donc pas saisir un article compos dans la correction rapide de stock. Il faut corriger via les autres entres et les autres sorties ou corriger composant par composant.

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8.2

AJOUTER UN ARTICLE

Cliquez sur Ajouter Saisir les donnes et valider en appuyant sur OK ou Annuler le cas chant.

8.3

MODIFIER UN ARTICLE

Slectionner larticle modifier Cliquez sur Modifier Saisir les donnes et valider en appuyant sur OK ou Annuler le cas chant.

8.4

SUPPRIMER UN ARTICLE

Un article ne peut-tre supprim que s'il n'a pas de stock rfrenc. Cliquez sur Supprimer Si larticle n'a pas de stock rfrenc (mme si quantit = 0), il sera supprim sans demande de confirmation pralable, sinon, un message signalera qu'il n'est pas possible de le supprimer, mais il sera mis en "sommeil". Il ne sera ds lors plus visible dans aucun cran, sauf via la fentre article, menu fichier/dormants. De l, il est possible de le "ractiver", en dcochant la case supprim , il sera nouveau visible dans toute l'application.

8.5

DESCRIPTION D ES DONNES DUN ARTI CLE

Chaque article peut tre caractris par un grand nombre de donnes, dont seule une petite partie est obligatoire. Nous allons dcouvrir ici la description de chacune de ces caractristiques.

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Figure 10 La fiche article

LA RFRENCE est calcule automatiquement lors de l'importation. Cette rfrence est propre au logiciel et sert
didentifiant unique dans toute lapplication.

LA RFRENCE ARTICLE est la rfrence que vous donnez larticle. Cette rfrence permet de retrouver les articles
en lecture code barre 39 (si vous avez choisi ce mode de code barre). Dans ce mode, elle ne peut pas contenir de caractres accentus (,, ).

LE CODE EAN13 , est calcul automatiquement sur base de la rfrence. Vous pouvez cependant saisir un autre code
EAN pour autant quil soit unique et valide.

LE CODE MNMONIQUE de larticle. Cette zone est utilise dans les fonctions de tris des articles, vous pouvez
indiquer indiffremment un nom de famille darticle, une mention mnmotechnique,

LE LIBELL de larticle est son nom qui est repris dans toute lapplication. Il peut contenir 100 caractres. LE CODE DU FOURNISSEUR est le lien entre larticle et son fournisseur. LA RFRENCE FOURNISSEUR de larticle LE TAUX DE TVA appliqu sur larticle LE SECOND TAUX DE TVA appliqu sur larticle (visible si dfinit comme tel dans les paramtres gnraux) LE PRIX DACHAT NET HTVA de larticle dans la devise de votre choix
Si le coefficient logistique est rempli ET que le prix net est rempli, ces 2 donnes sont multiplies et forment le prix logistique Version 6.15.01 31

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Ce prix est le prix qui correspond au prix dachat chez le fournisseur

LE COEFFICIENT LOGISTIQUE
Ce coefficient reprsente le coefficient ajouter au prix dachat afin de constituer l e prix logistique. Si le coefficient logistique est rempli ET que le prix net est rempli, ces 2 donnes sont multiplies et forment le prix logistique

LE PRIX LOGISTIQUE HTVA de larticle dans la devise de votre choix.


Ce prix reprsente le prix dachat augment des cots logistiques. Ce prix est celui qui est pris en considration dans le calcul du prix moyen pondr. Si le coefficient de vente est rempli ET que le prix logistique est rempli, ces 2 donnes sont multiplies et forment le prix de vente

LE COEFFICIENT DE VENTE
Si le coefficient de vente est rempli ET que le prix logistique est rempli, ces 2 donnes sont multiplies et forment le prix de vente

LE PRIX DE VENTE de larticle est le prix qui sera repris dans la commande client et dans la facture si la commande est
paramtre en prix de vente.

LA QUANTIT MINIMALE, OPTIMALE ET MAXIMALE EN STOCK dun article (quantit par entrept), permet
de dfinir des alertes de stock ainsi que de calculer les commandes de r approvisionnement. Ces quantits sont dfinissables entrept par entrept.

LE NOMBRE D'TIQUETTES article imprimer par dfaut est utilis si vous devez baliser des tagres, rack, ou
ventuellement tiqueter larticle.

LE CONDITIONNEMENT de larticle, est utilis pour information. LUNIT DE CONDITIONNEMENT de larticle, est utilise pour information. LES ADRESSES DE RANGEMENT de larticle dans chacun de ses entrepts sont soit saisies lors de la cration de
larticle. (En savoir plus dans le chapitre Gestion des adresses de rangement ).

LE POIDS de larticle LES 10 INFORMATIONS SPCIFIQUES de larticle permettent de saisir des informations particulires votre
entreprise. Il peut sagir de caractristiques telles que les dimensions, le millsime, les caractristiques techniques, Le s libells de ces 10 caractristiques sont personnalisables.

LA PHOTO dun article est importe en cliquant sur le bouton image . Elle sera reprise sur la fiche article
correspondante.

LE NIVEAU DE STOCK de larticle pour chaque entrept existant, galement en tant quarticle doccasion si cela est
dfini dans les paramtres, est repris dans un onglet particulier. Un clic droit dans longlet permet ldition dun graphe d u niveau de stock.

LES ARTICLES COMPOSANT UN ARTICLE COMPOSE


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Figure 11 Ajouter des composants un article compos

Afin de crer un article compos, il suffit dans longlet articles composs de la fiche article, de lui ajouter les articles qui le composeront, ainsi que leurs quantits respectives. Pour ce faire : double cliquez dans la table des articles composants de longlet article compos de la fiche article dsire. Ensuite, article composant par article composant, indiquez la quantit de chaque composant qui composent larticle compos.

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Si vous voulez retirer un article composant de la composition de larticle compos, il suffit de double cliquer dans la table du bas de lcran. Si vous dsirez quun article classique devienne un article compos, il vous suffira de respecter la mme procdure pour lui adjoindre des composants, mais si du stock ou de lencours existe pour cet article, il faudra avant tout terminer finalis er les commandes de larticle et mettre son stock 0.

MODIFIER UN ARTICLE COMPOS


Un article compos se modifie comme un autre article. Si vous dsirez modifier sa composition, il faut toutefois savoir que les commandes en cours contenant cet article compos devront tre termines sur lancienne composition de larticle, ou alors, il faudra supprimer la ligne de commande de larticle compos pour ensuite en ajouter une nouvelle. Un contrle vrifiera lors de lajout dun article compos une commande, que sa composition reste toujours identique au cours de lvolution de cette mme commande.

LES CATGORIES DUN ARTICLE


Un article peut appartenir zro, une ou plusieurs catgories. Pour affecter un article une catgorie, double cliquez dans la catgorie dsire dans larbre de slection Catgories existantes . Pour dsaffecter larticle dune catgorie, double cliquez dans la catgorie dsire dans la liste Catgories slectionnes . Pour crer et organiser les catgories, voir le chapitre 10 Gestion des catgories. Pour ajouter une catgorie une slection darticle, dans la fentre des articles : 1. 2. 3. 4. Slectionnez la catgorie que vous voulez ajouter une srie darticles Cliquez sur la case cochez Toutes au dessus de larbre des catgories Slectionnez les articles dsirs par un clic gauche dans chaque ligne concerne en maintenant la touche CTRL enfonce (ou CTRL+A si vous dsirez slectionnez tous les articles) Faites un clic droit sur la catgorie slectionne au point 1, et cliquez sur le menu contextuel Ajouter la catgorie

Pour remplacer toutes les catgories dune slection darticle par une autre, dans la fentre des articles : 1. 2. 3. 4. Slectionnez la catgorie que vous voulez assigner une srie darticles Cliquez sur la case cochez Toutes au dessus de larbre des catgories Slectionnez les articles dsirs par un clic gauche dans chaque ligne concerne en maintenant la touche CTRL enfonce (ou CTRL+A si vous dsirez slectionnez tous les articles) Faites un clic droit sur la catgorie slectionne au point 1, et cliquez sur le menu contextuel Remplacer la catgorie

Pour supprimer une catgorie dune slection darticle, dans la fentre des articles : 1. 2. 3. 4. Slectionnez la catgorie que vous voulez supprimer dune srie darticles Cliquez sur la case cochez Toutes au dessus de larbre des catgories Slectionnez les articles dsirs par un clic gauche dans chaque ligne concerne en maintenant la touche CTRL enfonce (ou CTRL+A si vous dsirez slectionnez tous les articles) Faites un clic droit sur la catgorie slectionne au point 1, et cliquez sur le menu contextuel Supprimer la catgorie

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8.6

SCANNER LES ARTICLES POUR UNE RECHERCHE RAPIDE

Si vous utilisez un lecteur code barre USB, vous scannez le code barre de l'article (la zone de slection du lecteur doit tre en vert, si ce n'est pas le cas, tapez F11) et larticle sera slectionn sil est trouv. Lorsqu'un article est scann, le scanner bip, mais il faut galement entendre le type de bip de lapplication, un bip d'erreur (article non trouv) ou un bip de succs (article ajout).

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8.7

PRSENTATION DES ARTICLES PAR VIGNETTE

Si vous utilisez des images pour illustrer vos articles et que leur nombre est restreint, vous pouvez les lister de manire visuelle grce la liste des images des articles. Depuis le menu principal, cliquez sur Fichier / Signaltique / Article / Liste des articles mode vignette .

Figure 12 Liste des articles par image

Un double clic sur la vignette dun article ouvre sa fiche signaltique. Un clic droit dans la vignette ouvre une boite de dialogue : vous pouvez choisir deffectuer une entre ou une sortie de larticle slectionn, aprs avoir choisi entre ou sortie, la fentre suivante souvre :

Figure 13 Choix du type de mouvement

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Figure 14 Mouvement via liste image des articles

Slectionnez lentrept, la quantit et un justificatif que vous retrouverez dans lanalyse des mouvements dans la zone Justificatif 2 . Le nom de cette zone peut tre renomm pour toute lapplication via la gestion des libells.

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GESTION DES ZONES COMPLMENTAIRES 1 ET 2

Vous pouvez ajouter deux zones complmentaires vos commandes clients (voir 16.14 Ajouter quatre types dinformation complmentaires la commande client). Ces zones se nomment et sactivent depuis les paramtres gnraux de lapplication (voir 30.14.6 Activation de zones complmentaires en commande client). Pour alimenter ces deux zones, slectionnez le menu fichier / signaltique / Zone complmentaire 1 cde client ou fichier / signaltique / Zone complmentaire 2 cde client selon votre choix. Le nom Zone complmentaire 1 cde client sera remplac par celui que vous encoderez dans les paramtres gnraux. La fentre suivante souvre. Pour crer les valeurs de ces zones, il suffit de les encoder dans la table correspondante. Vous pouvez modifier la valeur ou leffacer.

Figure 15 Gestion des zones complmentaires cde client

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10 GESTION DES CATGORIES


Afin de mieux segmenter ses articles, il est possible de les affecter une ou plusieurs catgories. Une catgorie est une classification par arborescence. Tous les articles appartenant un lment de larborescence appartiennent par dfaut ses lments suprieurs. Depuis le menu principal, cliquez dans Fichier / Signaltique / Catgories , la fentre suivante apparait :

Figure 16 Gestion des catgories

10.1 CRER UNE CATGORIE


Cliquez sur le menu Ajouter . Saisissez un nom pour la catgorie, si la catgorie doit tre sous une autre dans larborescence, cliquez sur la catgorie parent dans le slecteur de gauche. Si vous ne slectionnez aucune catgorie parent, la catgorie cre sera une catgorie de premier niveau (comme Outils , Horeca et Transport ) dans lexemple ci-dessous. Par dfaut, les catgories saffichent par ordre alphabtique au sein dun mme niveau darborescence, si vous dsirez modifier lordre daffichage, veuillez saisir un ordre de tri (0,1,2,3). Version 6.15.01 39

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Figure 17 Crer une catgorie

Vous pouvez crer autant de catgories sur autant de niveaux que ncessaire. Lorsque vos crations sont termines, fermez la fentre.

10.2 MODIFIER UNE CATGORIE


Pour modifier une catgorie, vous pouvez modifier son nom ou son ordre de tri directement depuis la fentre de gestion des catgories. Si vous dsirez galement modifier la catgorie parent, vous devez slectionner la catgorie dans la fentre de gestion des catgories, et cliquer dans le menu Modifier .

10.3 SUPPRIMER UNE CATGORIE


Slectionnez la catgorie dans la fentre de gestion des catgories, et cliquer dans le menu Supprimer. Il faut pour supprimer une catgorie que celle-ci nait plus de catgories enfant, auquel cas il faut dabord les supprimer. La suppression na dautre effet sur les articles que ceux -ci ny sont plus affects.

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11 GESTION DES ADRESSES DE RANGEMENT


Il peut tre utile de dfinir un certain nombre dadresses de rangement dans un entrept. Au fur et mesure de la cration des articles, ces adresses peuvent leur tre affectes. Vous pouvez de la sorte voir quelles zones de rangement sont encore disponibles dans votre entrept. Afin de faciliter la prise en main, lors du dmarrage, si la version prcdente est <= 5.05.04, le programme recopie toutes les adresses dj saisies pour chaque paire article / entrept dans la nouvelle table adresse. Si des doublons existent au niveau des adresses prcdemment saisies pour les articles (plus dune fois la mme adresse pour un article dans un mme entrept), ces adresses sont adaptes et un message vous permet douvrir le fichier de LOG pour consulter les modifications.

11.1 SAISIE ET CONSULTATION DES ADRESSES


La fentre de saisie des adresses est accessible de 2 faons : Par le menu Fichier/Adresses de rangement de la fentre Articles Par le menu Fichier/Adresses de rangement de la fentre Stock

Dans cette fentre se trouve 2 onglets :

LONGLET DE CONSU LTATION permet de voir, pour un entrept slectionn dans la liste, les adresses affectes
cet entrept. Il est possible en slectionnant les cases cocher adquates de filtrer sur les adresses libres, occupes ou les 2.

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Figure 18 Consultation des adresses de rangement

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LONGLET DE SAISIE permet dencoder, de supprimer ou de modifier les adresses de lentrept slectionn dans la
liste. Deux adresses identiques ne peuvent pas coexister pour un mme entrept.

Figure 19 Saisie des adresses de rangement

11.2 AFFECTATION DUNE AD RESSE UN ARTICLE


Via la fiche article, dans longlet Adresses , vous slectionnez dans la liste droulante sur la ligne de lentrept de votre choix les adresses disponibles (seules les adresses disponibles pour cet entrept sont affiches). En quittant la fiche article, vous rpondez par Oui lors de la demande de confirmation si vous dsirez valider vos modifications. Il est galement possible ce niveau de saisir une adresse pour un article. Un contrle sera alors effectu sur lventuelle prsence dune adresse identique dans la table des adresses sur cet entrept, si cest le cas, vous serez invit modifier ladresse saisie (on ne peut pas avoir deux adresses identiques pour un mme entrept), sinon, ladresse saisie est enregistre pour cet entrept et est affecte larticle. Si vous supprimez une adresse, celle-ci est efface de la fiche article mais existe toujours dans la table adresse, seulement, elle devient libre .

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Depuis le menu "Fichier\Librer les adresses des articles dormants" vous pouvez en une seule manipulation librer les adresses des articles que vous auriez "mis en sommeil".

Figure 20 Affecter une adresse de rangement un article

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12 SIGNALTIQUE FOURNISSEURS
Via le menu principal, dans le groupe Signaltiques, cliquez sur fournisseurs

Figure 21 Liste des fournisseurs

12.1 AJOUTER UN FOURNISSEUR


Cliquez sur Ajouter Saisir les donnes et valider en appuyant sur OK ou Annuler le cas chant.

12.2 MODIFIER UN FOURNISSEUR


Slectionnez le fournisseur puis cliquez sur Modifier Saisir les donnes et valider en appuyant sur OK ou Annuler le cas chant.

12.3 SUPPRIMER UN FOURNISSEUR


Un fournisseur ne peut-tre supprim que s'il n'a pas darticle rfrenc. Vous pouvez cependant le dsactiver, il napparaitra ds lors plus dans les diverses listes du programme. Pour le ractiver, il suffit de dcocher la case Dsactiver , soit dans la liste, soit dans sa fiche. Attention, la dsactivation dun fournisseur vous propose de dsactiver tous ses articles encore actifs, cette opration est rversible. Version 6.15.01 45

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Slectionnez le fournisseur puis cliquez sur Supprimer Si le fournisseur n'a pas darticle rfrenc, il sera supprim sans demande de confirmation pralable, sinon, le message suivant Fournisseur rfrenc signalera qu'il n'est pas possible de le supprimer tant que des articles lui seront rfrencs.

12.4 DESCRIPTION DES DONN ES DUN FOURNISSEUR

Figure 22 Fiche fournisseur

LE CODE FOURNISSEUR est la cl unique, cd que ce code ne peut tre repris pour plus d'un fournisseur. LE CODE SOCIT
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PAR EXEMPLE : SA, SPRL

LE NOM DU FOURNISSEUR LA RUE DU FOURNISSEUR NUMRO BOITE LA LOCALIT LE CODE POSTAL


Le nom de la PERSONNE

DE CONTACT du fournisseur

LE CODE PAYS du fournisseur LE PAYS du fournisseur LE N TLPHONE du fournisseur LE N FAX du fournisseur LE N TVA du fournisseur LADRESSE EMAIL du fournisseur
Saisir les adresses email des destinataires des mails client ou entrept spar par des ;

LES CONDITIONS DE PAIEMENT du fournisseur seront reprises sur le bon de commande de ce fournisseur LES NOTES DEUX CHAMPS LIBRES permettant de saisir des donnes qui vous sont propres, les libells de ces champs sont
modifiables depuis la gestion des libells dcrite au chapitre 30.6 Modifier certains libelles. Dans le second onglet, vous pouvez ajouter des notes relatives au fournisseur, et mettre en page ces notes comme dans un diteur de texte.

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13 SIGNALTIQUE ENTREPTS
Via le menu principal, dans le groupe Signaltiques, cliquez sur Entrepts

Figure 23 Liste des entrepts

13.1 AJOUTER UN ENTREPT


Slectionnez Entrept via l'onglet Entrept/Client Cliquez sur Ajouter Saisir les donnes et valider en appuyant sur OK ou Annuler le cas chant.

13.2 MODIFIER UN ENTREPT


Slectionnez Entrept via l'onglet Entrept/Client Slectionnez lentrept puis cliquez sur Modifier Saisir les donnes et valider en appuyant sur OK ou Annuler le cas chant.

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13.3 SUPPRIMER UN ENTREPT


Un entrept ne peut-tre supprim que s'il n'a pas de commande rfrence. Vous pouvez cependant le dsactiver, il napparaitra ds lors plus dans les diverses listes du programme. Pour le ractiver , il suffit de dcocher la case Dsactiver , soit dans la liste, soit dans sa fiche. Slectionnez Entrept via l'onglet Entrept/Client Slectionnez lentrept puis cliquez sur Supprimer Si lentrept n'a pas de commande rfrence, il sera supprim sans demande de confirmation pralable, sinon, le message suivant Entrept rfrenc signalera qu'il n'est pas possible de le supprimer.

13.4 DESCRIPTION DES DONN ES DUN ENTREPT

Figure 24 Fiche entrept

LE CODE est lidentifiant de lentrept travers toute lapplication, il commence obligatoirement par la lettre L.
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LE MNMONIQUE est le nom qui sera repris dans lapplication LE CODE SOCIT par exemple SA ou SPRL LE NOM est le nom rel de lentrept LES AUTRES RENSEIGNEMENTS sont identiques ceux du fournisseur. LE LOGO est le logo propre un entrept, si vous dsirez quun autre logo que le logo gnral de votre entreprise
import depuis la fentre paramtres soit repris sur les documents dits pour cet entrept.

DEUX CHAMPS LIBRES permettant de saisir des donnes qui vous sont propres, les libells de ces champs sont
modifiables depuis la gestion des libells dcrite au chapitre 30.6 Modifier certains libelles. Pour importer un logo, cliquez sur le bouton Logo et suivez les instructions. Le logo doit tre au format jpg.

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14 SIGNALTIQUE CLIENTS
Via le menu principal, dans le groupe Signaltiques, cliquez sur Clients

Figure 25 Liste des clients

14.1 AJOUTER UN CLIENT


Slectionnez Client via l'onglet Entrept/Client Cliquez sur Ajouter Saisir les donnes et valider en appuyant sur OK ou Annuler le cas chant.

14.2 MODIFIER UN CLIENT


Slectionnez Client via l'onglet Entrept/Client Slectionnez le Client puis cliquez sur Modifier Saisir les donnes et valider en appuyant sur OK ou Annuler le cas chant. Version 6.15.01 51

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14.3 SUPPRIMER UN CLIENT


Un Client ne peut-tre supprim que s'il n'a pas de commande rfrence. Vous pouvez cependant le dsactiver, il napparaitra ds lors plus da ns les diverses listes du programme. Pour le ractiver, il suffit de dcocher la case Dsactiver , soit dans la liste, soit dans sa fiche. Slectionnez Client via l'onglet Entrept/Client Slectionnez le Client puis cliquez sur Supprimer Si le Client n'a pas de commande rfrence, il sera supprim sans demande de confirmation pralable, sinon, le message suivant Client rfrenc signalera qu'il n'est pas possible de le supprimer.

14.4 DESCRIPTION DES DONN ES DUN CLIENT

Figure 26 fiche client

LE CODE est lidentifiant du client travers toute lapplication LE MNMONIQUE est le nom qui sera repris dans lapplication
Version 6.15.01 52

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LE NOM est le nom rel du client LES AUTRES RENSEIGNEMENTS sont identiques ceux du fournisseur.

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15 COMMANDE FOURNISSEUR
La commande fournisseur est laction de base qui permet de rapprovisionner le stock des articles rfrencs chez ce dernier.

Figure 27 Commande fournisseur

Une commande peut exister en 4 tats diffrents, ses comportements varieront en fonction de ces tats. 1. 2. 3. 4. REA (la commande est en cours de ralisation) REC (la commande est en cours de rception) RAR (reste rceptionner : la commande est partiellement rceptionne) TER (la commande est rceptionne et par consquent termine)

Tous les boutons sont accessibles par un raccourci clavier (repris en info bulle sur chacun d'eux pour s'habituer les connaitre).

15.1 CRER UNE COMMANDE FOURNISSEUR


Via le menu principal, dans le groupe Entres, cliquez sur Commandes fournisseurs Slectionnez le fournisseur Version 6.15.01 54

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Slectionnez le lieu de stockage o livrer la marchandise Cliquez sur Crer commande

15.2 AJOUTER UN ARTICLE LA COMMANDE FOURNISSEUR


Par un double clic dans le tableau recherche rfrence sur la ligne dsire, vous ajoutez 1 pice de celui-ci dans le bon de commande. Si vous dsirez saisir plus dun article, vous pouvez soit cliquer autant de fois que ncessaire dans le tableau recherche rfrence , mais vous pouvez galement changer la quantit dans la case quantit de la commande. Si vous utilisez un lecteur code barre, vous scannez le code barre de l'article (la zone de slection du lecteur doit tre en vert, si ce n'est pas le cas, tapez F11) et un article s'ajoute automatiquement dans la commande. Si vous dsirez ajouter plus d'un article en une seule lecture code barre, tapez la quantit dsire suivie de * dans la zone lecteur code barre et ensuite scannez l'article, ou scannez autant de fois que dsir larticle.

15.2.1 SAISIE DUN N DE LO T, DE SRIE, DATE DE PREMPTION


Si lextension traage et suivi est active, vous pouvez saisir le lot et/ou la date limite 1 et/ou la date limite 2 de la quantit darticle voulue. Si par exemple vous rentrez en stock (vous commandez) 100 articles A appartenant au lot X et 100 autres articles A appartenant au lot Y, vous procdez comme suit : Ajoutez larticle A dans la commande et indiquez 100 dans quantit (manuellement ou par lecteur code barre) ainsi que X dans la colonne lot. Ajoutez nouveau larticle A et rpondez non la boite de dialogue qui apparat : une nouvelle ligne de commande se cre, indiquez galement la quantit 100 et saisissez Y dans la colonne lot. 100 articles A seront affect au lot X et 100 autres au lot Y. Le principe est identique pour les autres critres de traage et de suivi dfinir dans les paramtres gnraux de lapplication.

Figure 28 Dissocier les critres de traage et suivi dans une commande

15.3 MODIFIER UN ARTICLE DE LA COMMANDE FOURNISSEUR


Il suffit de modifier la quantit sur la ligne dsire ainsi que les caractristiques de traage et de suivi. Version 6.15.01 55

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15.4 SUPPRIMER UN ARTICLE DE LA COMMANDE FOURNISSEUR


Slectionnez la ligne de l'article supprimer dans le tableau de commande. Cliquez sur Supprimer ligne . Validez par OUI ou NON le message de confirmation.

15.5 MODIFIER LE PRIX DACHAT NET OU LE CO EFFICIENT LOGISTIQUE DUN ARTICLE PENDANT LA COMMANDE FOURNISSEUR
Il peut tre utile de modifier le prix dachat net ou le coefficient logistique dun article lors de la saisie dune commande fournisseur pour diffrentes raisons, entre autres : Le prix volue dune commande lautre Vous ntes inform du nouveau prix quau moment o vous passez la commande Le prix de larticle nest pas un prix fixe Vous utilisez le coefficient logistique pour imputer des cots dimportation que vous ne connaissez qu la rception de la commande

Lorsque vous tes en saisie de commande fournisseur, et tant que la commande nest pas termine, vous pouvez faire un clic droit dans la colonne prix ou coefficient de la ligne de larticle dont vous voulez modifier le prix.

Le curseur se positionne ensuite en saisie dans la zone de prix de larticle. Aprs avoir modifi le prix (ou le coefficient), un message vous demande si vous voulez sauvegarder ce prix dans la fiche de larticle, vous pouvez y rpondre par oui ou non.

15.6 RCEPTIONNER UNE COMMANDE FOURNISSEUR


Les quantits commandes un fournisseur ne sont pas forcment les quantits que vous recevez. Dans ce cas, il est utile de valider chaque ligne de la commande et le cas chant, de modifier la quantit reue. Version 6.15.01 56

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Pour rceptionner une commande, cliquez sur le bouton rceptionner la commande . Deux nouvelles colonnes apparaissent cot de la colonne quantit : QUTEREC et STAT. Par dfaut, le contenu de la colonne QTEREC (quantit rceptionne) est identique celui de la colonne Quantit. Vous pouvez modifier la quantit commande si la quantit rceptionne est diffrente. Si vous avez reu un article qui n'tait pas command, vous pouvez aussi l'ajouter. Dans tous les cas, pour chaque ligne de la commande, la colonne STAT (statut) doit tre coche pour valider la rception de l'article. Si vous navez pas le temps de le faire ou que vous tes certain que le s quantits commandes sont identiques aux quantits livres, vous pouvez ne pas cochez toutes les lignes et autoriser la validation qui sera automatiquement propose dans ce cas lors de la clture de la commande.

15.7 COMMENTER LES LIGNES DE COMMANDE FOURNISSEUR


Tant que la commande nest pas termine (statut TER), vous pouvez commenter chaque ligne de celle -ci. Une colonne place par dfaut sur lextrme droite de la commande (dplaable) est disponible pour une saisie de 50 caractres maximum. Vous pouvez par la suite retrouver ce commentaire, soit dans la consultation de la commande, soit dans la consultation des statistiques de mouvements et / ou de mouvements par article.

15.8 CLTURER UNE COMMANDE FOURNISSEUR


La commande, une fois rceptionne, peut-tre clture via le bouton clturer la commande . Si lextension traage et suivi est active et que vous avez rendu obligatoire la saisie de certains critres dans les paramtres gnraux, vous devrez remplir tous ces critres avant de pouvoir terminer la commande.

Si la colonne STAT nest pas coche pour toutes les lignes, lors du clic sur le bouton clturer , un message vous invitera soit : Ne rien faire (revenir dans la commande en ltat) Rception partielle : cd clturer uniquement les lignes pour lesquels la colonne STAT est coche, ce qui rendra immdiatement disponible les articles de ces lignes dans le stock (entre de stock valide) Rception complte : cd clturer toutes les lignes de la commande automatiquement

Figure 29 Rception partielle de la commande fournisseur

15.8.1 RCEPTION PARTIELLE DE LA COMMANDE


En cas de rception dune partie de la commande, celle-ci aura le statut RAR (reste rceptionner). Les lignes darticles dj rceptionnes seront ds lors inaccessibles en modification et seront mises en vidence par une couleur vert deau.

Figure 30 Ligne de commande fournisseur clture

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15.9 IMPRESSIONS A PARTIR DE LA COMMANDE FOURNISSEUR 15.9.1 IMPRESSION DU BON DE RCEPTION


Si une commande est en statut REA , RAR ou REC, vous pouvez imprimer un bon de rception pour vous aider dans la rception de la commande dans l'entrept. Cliquez sur imprimer la rception . En cas de rception partielle, le statut des diffrentes lignes est repris sur le document ainsi que la date de rception ventuelle de chaque ligne.

Figure 31 Impression d'un bon de rception

15.9.2 GNRATION DE FICHIERS RCEPTION


Il peut vous tre utile davoir une rception de commande sous forme de fichier plat, par exemple pour charger ce fichier sur un terminal portable. Ceci est possible en slectionnant dans la fentre de commande fournisseur le menu Fichier / Crer fichier bon de rception . Un fichier contenant les diffrentes colonnes du tableau est cr dans le rpertoire Synchro\Export\br Le fichier est nomm selon la convention suivante: br, suivi d'un tiret bas, suivi du numro de la commande et avec une extension csv . Par exemple, le fichier de rception de la commande 201202001 sera: br_201202001.csv Le sparateur de colonnes utilis est le point virgule. Les informations reprises dans chaque ligne du fichier sont : Rfrence ;Rfrence fournisseur ;Libell ;Quantit ;Quantit rceptionne ;Statut de rception ; date de rception ;Adresse de rangement ; Le statut de rception signifie non rceptionn, le statut signifie rceptionn.

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15.9.3 IMPRESSION DU BON DE COMMANDE


Vous pouvez imprimer le bon de commande faxer au fournisseur. Cliquez sur imprimer la commande. Dans la fentre qui souvre, cliquez sur le bouton Commande.

Figure 32 Impression du bon de commande fournisseur

15.9.4 IMPRESSION DES TIQUETTES DES ARTICLES DE LA COMMANDE


Vous pouvez imprimer les tiquettes des articles de la commande fournisseur. Cliquez sur imprimer la commande. Dans la fentre qui souvre, choisissez une des deux options suivantes : Les tiquettes des articles de la commande (1 tiquette par article) : permet de baliser un rack, une tagre, une case picking Autant d'tiquettes que d'articles commands : permettent dtiqueter tous les articles

Cliquez ensuite sur le bouton Etiquettes .

15.10 ENVOI PAR EMAIL DE LA COMMANDE FOURNISSEUR


En cliquant sur le bouton Envoyer la commande , si tous vos paramtres demail sont dfinis dans l administration, vous pouvez choisir denvoyer la commande au destinataire dfini pour son approbation, ou directe ment au fournisseur. Version 6.15.01 59

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Vous pouvez personnaliser le texte daccompagnement de la commande, et le rutiliser pour des commandes ultrieures dans la fentre qui saffiche ce moment.

15.11 SLECTIONNER UNE COMMANDE FOURNISSEUR


Dans l'cran de saisie d'une commande, cliquez sur Voir la liste des commandes Un double clic sur la commande visualiser ferme la fentre en cours et affiche la commande dans la fentre nouvellement apparue.

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16 COMMANDE CLIENT
La commande client est laction de base qui permet de diminuer le stock des articles commands par ce dernier. Une commande client peut exister en 5 tats diffrents, ses comportements varieront en fonction de ces tats. 1. 2. 3. 4. 5. REA (la commande est en cours de ralisation) AT1 (certains articles de la commande ne sont pas en stock suffisant) PRE (la commande est en cours de prparation) AT2 (certains articles de la commande ne sont pas en stock suffisant lors de la prparation) TER (la commande est prpare et par consquent termine)

Tous les boutons sont accessibles par un raccourci clavier (repris en info bulle sur chacun d'eux pour s'habituer les connaitre).

Figure 33 Commande client

16.1 CRER UNE COMMANDE CLIENT


Via le menu principal, dans le groupe Sorties, cliquez sur Commandes clients Slectionnez le client Version 6.15.01 61

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Vous pouvez crer un nouveau client depuis la fentre de commande en cliquant dans le menu fichier/Crer un nouveau client . Slectionnez le lieu de stockage o prlever les articles Cliquez sur Crer commande Vous pouvez tout moment saisir un numro de commande interne (complmentaire au numro automatique du programme) votre commande via la zone N de commande interne dans le coin suprieur droit. Vous pouvez galement modifier la date de commande ainsi que la date de livraison de la commande.

16.2 AJOUTER UN ARTICLE LA COMMANDE CLIENT


Par un double clic dans le tableau recherche rfrence sur la ligne dsire, vous l'ajoutez dans le bon de commande. Vous pouvez ensuite encoder la quantit commander et , si la gestion des occasions est paramtre , le type d'article Neuf = O Occasion = N

et valider la ligne en appuyant sur ENTER . Si vous dsirez saisir plus dun article, vous pouvez soit cliquer autant de fois que ncessaire dans le tableau recherche rfrence , mais vous pouvez galement changer la quantit dans la case quantit de la commande. Si dans les paramtres de lapplication vous navez pas autoris la mise en attente des commandes et que l'article n'est pas en quantit suffisante dans le statut choisi (Neuf ou occasion) et dans le lieu de stockage choisi, il ne sera ds lors possible que de commander au plus la quantit en stock.

16.2.1 SAISIR UN ARTICLE COMPOS DANS LA COMMANDE CLIENT


Si lextension articles composs est active, il suffit dajouter larticle compos (dfini dans sa fiche article), et larticle compos ainsi que ses composants (dans leurs quantits respectives dfinies dans larticle compos) seront ajouts dans la commande.

16.2.2 SAISIE DUN N DE LO T, DE SRIE, DATE DE PREMPTION


Si lextension traage et suivi est active, vous pouvez saisir le lot et/ou la date limite 1 et/ou la date limite 2 de la quantit darticle voulue. Si par exemple vous sortez du stock 100 articles A appartenant au lot X et 100 autres articles A appartenant au lot Y, vous procdez comme suit : Ajoutez larticle A dans la commande et indiquez 100 dans quantit (manuellement ou par lecteur code barre). Cliquez dans la liste droulante de la colonne Lot , les lots existants pour cet article dans lentrept de la commande apparaissent dans la liste, slectionnez le lot Y dans la liste (ce lot doit tre pralablement rentr dans cet entrept pour cet article).

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Ajoutez nouveau larticle A et rpondez non la boite de dialogue qui apparat : une nouvelle ligne de commande se cre, cliquez dans la liste droulante de la colonne Lot , les lots existants pour cet article dans lentrept de la commande apparaissent dans la liste, slectionnez le lot X dans la liste (ce lot doit tre pralablement rentr dans cet entrept pour cet article). 100 articles A seront affect au lot X et 100 autres au lot Y. Le principe est identique pour les autres critres de traage et de suivi dfinir dans les paramtres gnraux de lapplication. La quantit autorise tre sortie sera limite la quantit disponible de larticle dans cet entrept et pour ce lot, les encours sont galement pris en compte.

Figure 34 Dissocier un article par critre de suivi et traage dans une commande client

Note : il nest pas possible de spcifier de critres de suivi pour un article compos (mais il est toutefois possible de saisir l es critres composant par composant).

16.3 MODIFIER UN ARTICLE DE LA COMMANDE CLIENT


Il suffit de modifier la quantit sur la ligne dsire ainsi que les caractristiques de traage et de suivi.

16.4 SUPPRIMER UN ARTICLE DE LA COMMANDE CLIENT


Slectionnez la ligne de l'article supprimer dans le tableau de commande. Cliquez sur Supprimer ligne . Validez par OUI ou NON le message apparaissant.

16.5 MODIFIER LE PRIX DU N ARTICLE PENDANT LA COMMANDE CLIENT


Il peut tre utile de modifier le prix dun article lors de la saisie dune commande client pour diffrentes raisons, entre autres : Le prix varie selon le client Vous ntes inform du nouveau prix quau moment o vous passez la commande Le prix de larticle nest pas un prix fixe Le prix nest pas le prix dun article rel mais dun poste prix variable reprendre dans la commande, tel un cot de main duvre,

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Lorsque vous tes en saisie de commande client, et tant que la commande nest pas termine, vous pouvez faire un clic droit dans la colonne prix de la ligne de larticle dont vous voulez modifier le prix.

Le curseur se positionne ensuite en saisie dans la zone de prix de larticle.

Aprs avoir modifi le prix, un message vous demande si vous voulez sauvegarder ce prix dans la fiche de larticle, vous pouvez y rpondre par oui ou non.

Si le prix de larticle t modifi dans la commande client, linformation dans la colonne Origine du prix pour cette article sera PCC pour prix commande client . Vous savez ainsi dfinir que larticle dans cette commande est particulier ou en tous les cas modifi lors de la saisie de la commande. Le prix peut tre modifi autant de fois que ncessaire tant que la commande nest pas termine.

16.5.1 ATTENTION : LE PRIX MODIFI EST FONCTION DU MODE DE COMMANDE DFINI DANS LES PARAMTRES DU LOGICIEL.
Si vous commandez en mode PMP, cest le prix dachat que vous saisissez dans la commande et cest c elui-ci que vous mettez jour ventuellement dans la fiche article. Ce prix dachat spcifique sera pris en compte dans le calcul du PMP de larticle. Si vous commandez en mode PV, cest le prix de vente que vous saisissez dans la commande et cest celui -ci que vous mettez jour ventuellement dans la fiche article.

16.6 PRPARER UNE COMMANDE CLIENT


Les quantits prpares par le magasinier ne sont pas forcment les quantits que vous aviez commandes. Pour prparer une commande, cliquez sur le bouton Prparer la commande . Une nouvelle colonne apparat cot de la colonne Quantit : Qte Pr. Version 6.15.01 64

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Par dfaut, le contenu de la colonne Qte Pr (quantit prpare) est identique celui de la colonne Quantit, sauf si le paramtre de remise 0 lors des prparations est choisi. Vous pouvez modifier la quantit prpare si celle-ci est diffrente ainsi que les caractristiques de traage et de suivi. Si vous avez prpar un article qui n'tait pas prvu, vous pouvez aussi l'ajouter.

16.7 CLTURER UNE COMMANDE CLIENT


La commande, une fois rceptionne peut-tre clture via le bouton Clturer la commande .

16.7.1 GESTION DES MODES DE PAIEMENT


Si vous avez coch le paramtre gnral dactivation des modes de paiement, vous serez invit slectionner un mode de paiement pour la commande. Si vous navez pas encore encod de mode de paiement, la fentre de gestion des modes de paiement souvrira pour vous permettre den encoder au moins un. Cette fentre est accessible depuis le menu principal, menu Fichier / Signaltique / Mode de paiement commande client .

Figure 35 Encodage d'un mode de paiement

Pour crer un mode de paiement, il suffit de lencoder dans la colonne Mode de paiement . Vous pouvez galement encoder une valeur numrique dans la colonne Ordre de tri , ceci permet le tri des modes de paiement dans lordre que vous dfinissez. Version 6.15.01 65

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Si un mode de paiement est affect une commande et que le mode gestion des modes de paiement est activ, le mode de paiement est repris dans la fentre de commande client et dans la dernire colonne de la fentre de slection des commandes clients.

16.8 SCANNER LES ARTICLES POUR RALISER UNE COMMANDE CLIENT


Si vous utilisez un lecteur code barre USB, vous scannez le code barre de l'article (la zone de slection du lecteur doit tre en vert, si ce n'est pas le cas, tapez F11) et un article s'ajoute automatiquement dans la commande. Si vous dsirez ajouter plus d'un article en une seule lecture code barre, tapez la quantit dsire suivie de * dans la zone lecteur code barre et ensuite scannez l'article. Lorsqu'un article est scann, le scanner bip, mais il faut galement entendre le type de bip de lapplication, un bip d'erreur (article non trouv) ou un bip de succs (article ajout).

16.9 COMMENTER LES LIGNES DE COMMANDE CLIENT


Tant que la commande nest pas termine (statut TER), vous pouvez commenter chaque ligne de celle -ci. Une colonne place par dfaut sur lextrme droite de la commande (dplaable) est disponible pour une saisie de 50 caractres maximum. Vous pouvez par la suite retrouver ce commentaire, soit dans la consultation de la commande, soit dans la consultation des statistiques de mouvements et / ou de mouvements par article.

16.9.1 CONTRLE SUPPLMENTAIRE LI AU SCANNER


Dans les statuts REA,AT1,PRE,AT2, un bouton contrler la prparation apparait dans la barre d'outil. Il permet d'ouvrir une fentre semi transparente qui se place devant la fentre de commande. Vous pouvez scanner les articles pour contrler la commande (commande ralise ou prpare ou en attente). Un bouton permet de comparer les quantits scannes des quantits de la commande (QTE si commande = REA ou AT1, et QTEPRE si commande = PRE ou AT2). Les diffrences sont sur fond rouge dans les 2 fentres respectives, et les articles/quantits identiques sur fond vert. Une commande correctement vrifie aura toutes les cases quantit de la commande sur fond vert (ni du blanc ni du rouge). A la fermeture de cette fentre, la commande est retrouve dans l'tat initial (REA,AT1,PRE ou AT2).

16.10 MISE EN ATTENTE DUN E COMMANDE


La mise en attente dune commande est possible si le paramtre global de la page d'administration l'y autorise. Par dfaut cette fonction est dsactive. Ce statut est un statut intermdiaire, renseign par le code AT1 ou AT2 d'une commande client. Une commande est en attente, si un ou plusieurs des articles qui la composent ne sont pas en stock suffisant au moment de la cration (AT1) et/ou de la prparation (AT2) de celle-ci. Une commande en attente pourra tre prpare (statut PRE) mme si certains articles qui la composent ne sont pas en quantit suffisante dans le stock au moment de la prparation (= au moment du passage du statut AT1 vers PRE), dans ce cas le statut ne sera pas PRE mais AT2, le magasinier pourra imprimer la liste de prparation pour commencer prparer sa commande bien que tous les articles ne soient pas disponibles.

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Par extension, une commande prpare ne pourra tre termine (statut TER) que pour autant que tous les articles qui la composent soit en quantit suffisante dans le stock au moment de la prparation (= au moment du passage du statut PRE vers TER). On peut imaginer que l'on commande les 10 derniers articles d'un stock. La commande est REA. Lors de la prparation, on remplace la quantit commande de 10 par une quantit prpare de 11, le stock est ds lors insuffisant, la commande passe du statut PRE vers AT2.

16.10.1

COMMENT FAIRE PASSER LE STATUT EN ATTENTE D'UN COMMANDE ?

Rentrer en stock les articles manquants Diminuer la quantit des articles en rupture de la commande Supprimer les articles en rupture de la commande Une fois qu'une de ces actions est faite, rentrer dans la commande en attente (AT1 ou AT2) et cliquer sur le bouton 'Vrifier les lignes en attente'. NB: de bouton n'est prsent que si la commande est en attente.

16.10.2

QU'EST CE QUE L'ON E NTEND PAR STOCK SUFFISANT ?

Au moment de la cration de la commande : Stock suffisant SI quantit d'article command <= quantit en stock - quantit en encours out.

16.11 IMPRESSIONS A PARTIR DE LA COMMANDE CLIENT


Lordre dans lequel seront imprims les articles commands sera lordre en cours dans la fentre de commande. Vous pouvez donc modifier cet ordre dans la fentre avant de cliquer sur le bouton imprimer la commande .

16.11.1

IMPRESSION DU BON DE PRPARATION

Si une commande est en statut REA ou PRE, vous pouvez imprimer un bon de prparation pour vous aider la prparer dans l'entrept. Le bon de prparation simprime dans lordre alphabtique des adresses de rangement, et si aucune adresse nexiste, dans lordre des rfrences. Cliquez sur imprimer la prparation. Il est possible galement dimprimer des bons de prparation en masse, en slectionnant les commandes voulues dans la fentre de choix des commandes, et en cliquant sur le bouton Bon prpa. situ dans le volet Actions la gauche de la fentre. Les bons de prparation des commandes en statut REA ou PRE seront imprims sans aperu avant impression.

16.11.2

GNRER UN FICHIER DE PRPARATION DE COMMANDE CLIENT

Il peut vous tre utile davoir une prparation de commande client sous forme de fichier plat, par exemple pour charger ce fichier sur un terminal portable. Ceci est possible en slectionnant les commandes voulues dans la fentre de choix des commandes, et en cliquant sur le bouton Bon prpa. situ dans le volet Actions la gauche de la fentre, dans lencart Gnrer . Un fichier contenant les diffrentes colonnes du tableau est cr dans le rpertoire Synchro\Export\bp Version 6.15.01

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Le fichier est nomm selon la convention suivante: bp, suivi d'un tiret bas, suivi du numro de la commande et avec une extension "csv. Par exemple, le fichier de prparation de la commande 201202001 sera: bp_201202001.csv Le contenu du fichier est tri sur lordre alphabtique des adresses de rangement des artic les. Le sparateur de colonnes utilis est le point virgule. Les informations reprises dans chaque ligne du fichier sont : Rfrence ;Libell ;Quantit ;Quantit prpare ;Adresse de rangement ;Lot ;DLC ;DLUO

16.11.3

IMPRESSION DE LA NOT E DENVOI

Si la commande est en statut TER, vous pouvez imprimer la note denvoi de la commande. Cliquez sur Imprimer la commande Rpondez oui au message saffichant. Il est possible galement dimprimer des bons de livraison (ou note denvoi) en masse, en slectionnant les commandes voulues dans la fentre de choix des commandes, et en cliquant sur le bouton Bon de livrai. situ dans le volet Actions la gauche de la fentre. Les bons de livraison des commandes en statut PRE ou TER seront imprims sans aperu avant impression.

16.11.4

IMPRESSION DE LA FACTURE

Si la commande est en statut TER, vous pouvez imprimer la facture de la commande. Si vous venez dimprimer la note denvoi, en fermant laperu avant impression de celui -ci, rpondez oui au message suivant saffichant. Sinon : Cliquez sur Imprimer la commande Rpondez non au message saffichant. Rpondez oui au message suivant saffichant.

16.12 ENVOI PAR EMAIL DE LA COMMANDE CLIENT


En cliquant sur le bouton Envoyer la commande , si tous vos paramtres demail sont dfinis dans ladministration, vous envoyez la commande au client en pice jointe dun email. Vous pouvez personnaliser le texte daccompagnement de la commande, et le r utiliser pour des commandes ult rieures dans la fentre qui saffiche ce moment.

16.13 SLECTIONNER UNE COMMANDE CLIENT


Dans l'cran de saisie d'une commande, cliquez sur Voir la liste des commandes Version 6.15.01 68

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Un double clic sur la commande visualiser ferme la fentre en cours et affiche la commande dans la fentre nouvellement apparue.

Figure 36 Slection d'une commande client

16.13.1

FILTRER LES COMMANDES CLIENTS

Divers filtre pour choisir la commande sont ralisables en plus des slections habituelles dans les colonnes. Vous pouvez slectionner lentrept source de votre choix, ou tous les entrepts.

16.13.2

PRPARER DES COMMANDES EN MASSE

Vous pouvez prparer toutes les commandes en statut REA de la slection. Pour ce faire, slectionner les commandes dsires dans la liste en slectionnant les lignes dun clic droit avec la touche ctrl du clavier enfonce. Si vous dsirez slectionner toute les commandes du tableau, enfoncez les touches ctrl et a sur le clavier. Cliquez ensuite sur le bouton De REA vers PRE . Seules les commandes en statut REA de la slection seront prpares.

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16.13.3

CLTURER DES COMMANDES EN MASSE

Vous pouvez clturer toutes les commandes en statut PRE de la slection. Pour ce faire, slectionner les commandes dsires dans la liste en slectionnant les lignes dun clic droit avec la touche ctrl du clavier enfonce. Si vous dsirez slectionner toute les commandes du tableau, enfoncez les touches ctrl et a sur le clavier. Cliquez ensuite sur le bouton De PRE vers TER . Seules les commandes en statut PRE de la slection seront cltures.

16.14 AJOUTER QUATRE TYPES DINFORMATION COMPLMENTAIRES LA COMMANDE CLIENT


Si votre besoin ncessite dajouter des critres de distinction des commandes clients, comme par exemple le nom dun prparateur, dun chantier, dun local, dune personne, dune indication quelconque qui vous permet ensuite de filtrer les commandes client sur base de cette information, vous pouvez activer de une quatre zones complmentaires dans la commande client. Lactivation et le nommage de ces zones se fait depuis les paramtres gnraux dadministration : 30.14.6 Activation de zones complmentaires en commande client. Ces zones correspondent des listes, ces listes sont remplies avec vos donnes en y accdant par le menu principal, menu Fichier / Signaltique / Zone complmentaire 1 cde client Zone complmentaire 4 cde client. Ces entres de menus sont renommes en fonction du titre que vous donnerez ces zones dans les paramtres gnraux (ncessite le redmarrage de lapplication).

Figure 37 Zones complmentaires dans la commande client

Vous pouvez galement retrouver des commandes sur base de ces zones complmentaires grce aux listes de slection et aux colonnes correspondantes dans la fentre de slection des commandes. La zone complmentaire 3 la particularit de contenir 2 informations, le nom de linformation que vous dsirez y faire figurer, et en regard de cette information, une adresse mail (optionnel). Si dans une commande client vous utilisez la zone complmentaire 3 et que pour la valeur que vous attribuez celle-ci dans une commande une adresse mail existe, une copie de la commande et / ou de la facture sera envoye cette adresse en pl us du client lors de lenvoi mail. Il est galement possible dutiliser ces zones complmentaires comme liste de justificatifs dans les mouvements dentre et de sortie, voir 20.1.2Justificatifs de mouvements personnaliss .

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17 COMMANDE CLIENT RAPIDE


Il nest pas toujours ncessaire davoir une gestion des encours OUT, par exemple si vous devez simplement encoder des commandes dj ralises mais pas encore saisies dans votre application de gestion de stock, ou plus simplement si vous dsirez lier des mouvements de stock un client rapidement. La commande rapide client est accessible depuis le menu principal de deux faons : Menu fichier / Commandes clients / Crer commande rapide client Sorties / Commande rapide client

Dans ce mode de commande, vous prparez la commande en slectionnant au pralable lentrept do proviennent les articles et le client qui expdier les articles, cliquez ensuite sur le bouton encoder , les quantits disponibles sur le moment des articles apparaissent. Il nest pas possible de commander des quantits suprieures celles -ci. Vous pouvez slectionner les articles manuellement par recherche dans la liste, ou en vous aidant dun lecteur code barre. Une fois votre encodage termin, il vous suffit denregistrer la commande en cliquant sur le bouton enregistrer . Celle-ci sera ensuite consultable dans les commandes classiques sous le statut TER. Les ditions de documents possibles sont identiques aux commandes passes en mode classique.

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Figure 38 Commande rapide client

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18 RETOUR CLIENT
Un retour peut exister en 3 tats diffrents, ses comportements varieront en fonction de ces tats. 1. 2. 3. REA (le retour est en cours de ralisation) REC (le retour est rceptionn) TER (le retour est prpar et par consquent termin)

18.1 CRER UN RETOUR CLIENT


Via le menu principal, dans le groupe Entres, cliquez sur Retours clients Slectionnez le client Slectionnez le lieu de stockage o remettre les articles Cliquez sur Crer retour Il est galement possible de retourner une commande client existante. La seule condition tant que la commande soit clture. Lorsque vous ouvrez une commande client clture, un bouton Retourner la commande apparat dans le fond de la barre doutil, cliquez sur ce bouton gnrera automatiquement le retour correspond cette commande. Il sera en tat REA , ceci signifie que vous pourrez modifier le contenu de ce retour avant de le clturer. Une mme commande peut tre retourne plusieurs fois.

18.2 AJOUTER UN ARTICLE AU RETOUR CLIENT


Par un double clic dans le tableau Recherche rfrence sur la ligne dsire, vous l'ajoutez dans le bon de retour. Vous pouvez ensuite encoder la quantit commander et , le type d'article Neuf = O Occasion = N

et valider la ligne en appuyant sur ENTER . Les caractristiques de traage et de suivi sont identiques la commande client.

18.3 MODIFIER UN ARTICLE DU RETOUR CLIENT


Il suffit de modifier la quantit sur la ligne dsire ainsi que les caractristiques de traage et de suivi.

18.4 SUPPRIMER UN ARTICLE DU RETOUR CLIENT


Se positionner sur la ligne de l'article supprimer dans le tableau de retour. Cliquez sur Supprimer ligne . Validez par OUI ou NON le message apparaissant.

18.5 RCEPTIONNER UN RETOUR CLIENT


Les quantits retournes par le client ne sont pas forcment les quantits que vous recevez. Version 6.15.01 73

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Dans ce cas, il est utile de valider chaque ligne du retour et le cas chant, de modifier la quantit reue. Pour rceptionner un retour, cliquer sur le bouton Rceptionner le retour . Une nouvelle colonne apparat cot de la colonne Quantit : Qte rc. Par dfaut, le contenu de la colonne Qt Rc (quantit rceptionne) est identique celui de la colonne Quantit. Vous pouvez modifier la quantit retourne si la quantit rceptionne est diffrente. Si vous avez reu un article qui n'tait pas command, vous pouvez aussi l'ajouter.

18.6 SCANNER LES ARTICLES POUR RALISER UNE RETOUR CLIENT


Si vous utilisez un lecteur code barre USB, vous scannez le code barre de l'article (la zone de slection du lecteur doit tre en vert, si ce n'est pas le cas, tapez F11) et un article s'ajoute automatiquement dans le retour. Si vous dsirez ajouter plus d'un article en une seule lecture code barre, tapez la quantit dsire suivie de * dans la zone lecteur code barre et ensuite scannez l'article. Lorsqu'un article est scann, le scanner bip, mais il faut galement entendre le type de bip de lapplication, un bip d'erreur (article non trouv) ou un bip de succs (article ajout).

18.7 COMMENTER LES LIGNES DE RETOUR CLIENT


Tant que le retour nest pas termin (statut TER), vous pouvez commenter chaque ligne de celui -ci. Une colonne place par dfaut sur lextrme droite du retour (dplaable) est disponible pou r une saisie de 50 caractres maximum. Vous pouvez par la suite retrouver ce commentaire, soit dans la consultation du retour, soit dans la consultation des statistiques de mouvements et / ou de mouvements par article.

18.8 CLTURER UN RETOUR


Le retour, une fois rceptionn peut-tre clture via le bouton Clture le retour .

18.9 IMPRESSIONS A PARTIR DU RETOUR CLIENT 18.9.1 IMPRESSION DU BON DE RCEPTION


Si une commande est en statut REA ou REC, vous pouvez imprimer un bon de rception pour vous aider la remettre en stock. Lordre dans lequel seront imprims les articles retourns sera lordre en cours dans la fentre du retour. Vous pouvez donc modifier cet ordre dans la fentre avant de cliquer sur le bouton imprimer la rception . Cliquez sur imprimer la rception .

18.9.2 IMPRESSION DE LA NOT E DENVOI


Si la commande est en statut TER, vous pouvez imprimer la note denvoi du retour. Cliquez sur Imprimer le retour Version 6.15.01 74

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Rpondez oui au message saffichant.

18.9.3 IMPRESSION DE LA FACTURE


Si le retour est en statut TER, vous pouvez imprimer la note de crdit envoyer au client. Si vous venez dimprimer la note denvoi, en fermant laperu avant impression de celui -ci, rpondez oui au message suivant saffichant. Sinon : Cliquez sur Imprimer le retour Rpondez non au message saffichant. Rpondez oui au message suivant saffichant.

18.10 ENVOI PAR EMAIL DU R ETOUR CLIENT


Voir envoie par email de la commande client.

18.11 VISUALISER UN RETOUR CLIENT.


Dans l'cran de saisie d'un retour client, cliquez sur Voir la liste des retours Un double clic sur le retour visualiser ferme la fentre en cours et affiche la commande dans la fentre nouvellement apparue.

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19 EDITER UN RAPPORT DES VENTES


Depuis la fentre choix des commandes clients cliquez dans le menu Fichier / Editer un rapport des ventes , ou encore, depuis le menu principal cliquez dans Fichier / Sorties / commande client / Editer un rapport des ventes . La fentre suivante apparait :

Figure 39 Editer le rapport des ventes

Faites votre slection, puis cliquez sur le bouton Imprimer ou Envoi par mail . Lenvoi par mail est effectu par dfaut au destinataire dsign comme responsable de lapprobation des commandes fournisseurs. Le rapport des ventes se base sur les commandes et retours clients (pas les autres entres et sorties) saisies dans les limites que vous indiquez lors de votre slection. Si les modes de paiement sont activs, leur ventilation est faite en bas de document. Si vous dsirez ventiler le rapport par client, cochez la case Ventilation . Si vous avez choisi de grer les zones complmentaires de commande client, celles-ci seront disponibles dans la slection de votre rapport.

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Figure 40 Rapport des ventes

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20 AUTRES ENTRES ET SORTIES 20.1 LES AUTRES ENTRES


Une autre entre est une entre dans le stock d'un article n'tant pas issu d'une commande ou d'un retour client. Via le menu principal, dans le groupe Entres, cliquez sur Autres entres

Figure 41 Entres diverses

20.1.1 ENTRER UN ARTICLE EN STOCK


1. 2. 3. 4. 5. 6. Slectionnez lentrept. Slectionnez larticle laide de longlet Rechercher article ou en scannant son tiquette laide du lecteur code barre si vous lavez configur. Encodez la quantit. Slectionnez type d'article si le mode occasion est paramtr. Encodez ou slectionnez le justificatif de l'entre. Validez votre entre par un clic sur le bouton Valider entre .

20.1.2 JUSTIFICATIFS DE MOUVEMENTS PERSONNALISS


Vous pouvez rendre la saisie du justificatif obligatoire ou optionnelle grce la case cocher en entte de la colonne justificatif. Il est galement possible de grer un second justificatif optionnel (voir paramtres gnraux). Afin de rendre plus spcifique les justificatifs dentre ou de sortie, vous pouvez remplacer les listes existantes par dfaut par des listes personnalises. Pour ce faire, dans les paramtres gnraux ; onglet commande, cochez 1 ou 2 des 4 zones complmentaires de commande client (case cocher de droite, colonne justificatifs ). Ces listes remplaceront dsormais les listes par dfaut. Pour les remplir, rendez-vous dans le menu principal, menu Fichier / Signaltiques / Zone complmentaire 1 cde client Zone complmentaire 4 cde client.

20.1.3 CRITRES DE TRAAGE ET SUIVI DES MOUVEMENTS


En fonction des critres activs dans les caractristiques de traage et de suivi des paramtres gnraux, vous pouvez/devez saisir ceux-ci lors de lentre dun article en stock (les zones de saisie napparaissent quen fonction des paramtres gnraux activs). Version 6.15.01 78

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20.2 SCANNER LES ARTICLES POUR RALISER UNE AUTRE ENTRE


Si vous utilisez un lecteur code barre, vous scannez le code barre de l'article (la zone de slection du lecteur doit tre en vert, si ce n'est pas le cas, tapez F11) et larticle sera slectionn sil est trouv, la quantit sera pr garnie 1 . Si vous dsirez ajouter plus d'un article en une seule lecture code barre, tapez la quantit dsire suivie de * dans la zone lecteur code barre et ensuite scannez l'article. Lorsqu'un article est scann, le scanner bip, mais il faut galement entendre le type de bip de lapplication, un bip d'erreur (article non trouv) ou un bip de succs (article ajout).

20.3 LES AUTRES SORTIES


Une autre sortie est une sortie du stock d'un article n'tant pas issu d'une commande client. Via le menu principal, dans le groupe Sorties, cliquez sur Autres sorties

Figure 42 Sorties diverses

20.3.1 SORTIR UN ARTICLE DU STOCK


1. 2. 3. 4. 5. 6. Slectionnez lentrept. Slectionnez type d'article si le mode occasion est paramtr. Seuls les articles ayant un stock > 0 dans lentrept slectionn apparatront dans la liste des articles sortir. Slectionnez larticle laide de longlet Rechercher article ou en scannant son tiquette laide du lecteur code barre si vous lavez configur. Encodez la quantit. Encodez ou slectionnez le justificatif de l'entre puis validez votre entre par un clic sur le bouton Valider entre .

20.3.2 JUSTIFICATIFS DE MOUVEMENTS PERSONNALISS


Vous pouvez rendre la saisie du premier justificatif obligatoire ou optionnelle grce la case cocher en entte de la colonne justificatif. Vous pouvez galement saisir un second justificatif pour vous aider classifier vos mouvements.

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Afin de rendre plus spcifique les justificatifs dentre ou de sortie, vous pouvez remplacer les listes existantes par dfaut par des listes personnalises. Pour ce faire, dans les paramtres gnraux ; onglet commande, cochez 1 ou 2 des 4 zones complmentaires de commande client (case cocher de droite, colonne justificatifs ). Ces listes remplaceront dsormais les listes par dfaut. Pour les remplir, rendez-vous dans le menu principal, menu Fichier / Signaltiques / Zone complmentaire 1 cde client Zone complmentaire 4 cde client.

20.3.3 CRITRES DE TRAAGE ET SUIVI DES MOUVEMENTS

En fonction des critres activs dans les caractristiques de traage et de suivi des paramtres gnraux, vous pouvez/devez saisir ceux-ci lors de lentre dun article en stock dans la liste droulante qui reprend tous les critres de suivi existants pour larticle dans lentrept slectionn (cette liste napparat quen fonction des paramtres gnraux activs).

20.4 SCANNER LES ARTICLES POUR RALISER UNE AUTRE SORTIE


Si vous utilisez un lecteur code barre, vous scannez le code barre de l'article (la zone de slection du lecteur doit tre en vert, si ce n'est pas le cas, tapez F11) et larticle sera slectionn sil est trouv, la quantit sera pr garnie 1 . Si vous dsirez ajouter plus d'un article en une seule lecture code barre, tapez la quantit dsire suivie de * dans la zone lecteur code barre et ensuite scannez l'article. Lorsqu'un article est scann, le scanner bip, mais il faut galement entendre le type de bip de lapplication, un bip d'erreur (article non trouv) ou un bip de succs (article ajout). Note : les articles composs sont grs via les autres entres et sorties, chaque composants des articles composs sont ajouts ou retirs du stock partir de la saisie de larticle compos correspondant. Note 2 : la gestion du traage et du suivi nest pas possible pour un article compos.

20.5 RALISER DES AUTRES ENTRES ET SORTIES ET DES INVENTAIRES PAR IMPORTATION DE FICHIER

DEPUIS LE MENU PRINCIPAL, slectionnez Fichier puis Entres ou Sorties ou Stock et ensuite
Importation dentres ou Importation de sorties ou Importation dinventaire .

DEPUIS LA FENTRE Autres entres ou Autres sorties , vous slectionnez le menu fichier/Importer par
fichier . Une fentre Importation de mouvements souvre. Depuis cette fentre, vous pouvez importer des mouvements de stock depuis des fichiers textes. Ceci peut par exemple tre pratique si vous voulez reproduire des entres ou sorties qui vous ont t donnes via un tableur du type Excel, ou bien si vous dsirez sortir des commandes issue de votre site web dE -commerce, ou issus dune douchette de lecture de code barre, etc.

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Figure 43 Fentre d'importation de fichier de mouvements de stock

20.5.1 SAISIR LES DTAIL S DIMPORTATION


Vous devez tout dabord spcifiez sur quel entrept vous dsirez effectuer le mouvement. Ensuite, choisissez sil sagit dune entre ou dune sortie ou dun inventaire. Si vous avez choisi de grer les articles doccasion, vous pourrez slectionner sil sagit dun fichier darticles neufs ou darticles doccasion. Par dfaut, le programme va lire la rfrence de larticle dans la premire position de la ligne du fichier, et la quantit d u mouvement dans la seconde. Ces positions peuvent tre spcifies par vous-mme en indiquant le numro de celle-ci dans les cases Rfrence et Quantit respectives. Si vous utilisez lextension de gestion traage et suivi, les cases Lot , DLC et DLUO apparaitront selon vos critres de gestion dfinis dans les paramtres gnraux du traage et du suivi. Dans ce cas, prcisez galement les numros des colonnes ou trouver chaque information, si ces informations ne se trouvent pas dans le fichier importer, effacez le contenu des cases concernes. Une date DLC ou DLUO doit obligatoirement tre au format AAAAMMJJ dans le fichier dimportation, par exemple le 15 janvier 2010 doit tre crit 20100115. Version 6.15.01 81

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Vous devez galement prciser quel sera le sparateur de colonne interprter dans le fichier, par dfaut, le ; est slectionn. Si vos quantits contiennent des dcimales, spcifi galement le sparateur de dcimales. Tous ces choix sont sauvegards, vous ne devrez pas les ressaisir chaque fois. Slectionnez ensuite le fichier laide du bouton .

20.5.2 IMPORTER LE FICHIER


Cliquez ensuite sur le bouton Importer . Le programme va lire le fichier sur base des informations que vous avez saisie, les lignes commenant par le sigle # seront ignores. Ligne par ligne, le programme va rechercher larticle sur base de la rfrence de la ligne. Il va effectuer la recherche trois niveaux : Tout dabord, il va rechercher larticle sur base de sa rfrence Stock It Easy 6 , simplement appele Rfrence dans le programme. Pour ce faire, il compltera automatiquement la rfrence lue par des 0 gauche afin datteindre un nombre de 6 chiffres, par exemple 12 sera interprt comme 000012 . Si larticle nest pas trouv sur la rfrence, la recherche va seffectuer lidentique sur la rfrence article. Si la rfrence article nest pas trouve, la recherche va seffectuer sur la rfrence fournisseur. Si la rfrence fournisseur nest pas trouve, la recherche va seffectuer sur le code barre de larticle. Afin que vous puissiez visualiser sur quelle rfrence larticle t trouv, celle-ci se colorie en vert par article trouv. Il est important de savoir que la recherche sur rfrence article ou sur rfrence fournisseur ne peut ramener un rsultat valable que si vous avez saisi des rfrences uniques pour toute votre base darticles, sinon, le premier article dont la rfrence est trouve sera affich.

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Figure 44 Fichier de mouvements import

Si larticle nest pas trouv, il sera surlign en rouge. Si vous avez spcifi une sortie de stock, limportation du fichier va consulter le stock disponible en tenant compte des quantits en encours out, si le stock est insuffisant pour honorer la sortie, la ligne est surligne en rouge et un message derreur lui est assign. Si votre larticle trouv est dormant , il sera affich mais surlign en rouge et impossible modifier, ce mouvement ne pourra pas tre enregistr. Si larticle est un article compos, il sera affich mais surlign en rouge et impossible modifier, ce mouvement ne pourra pas tre enregistr. Il est toutefois prvu damliorer lutilisation de cette fonction ce type darticles ainsi quaux art icles dfinis par des critres de traage et suivi (Lots, DLC et dLUO). Si vous importez un fichier dinventaire, si dans le fichier il existe plusieurs lignes faisant rfrence au mme article, les quantits de ces lignes seront additionnes pour quil ne reste dans la fentre quune seule ligne par article. Le fichier import est copi dans le sous rpertoire synchro/archive de lapplication.

20.5.3 MODIFIER LES QUANTIT S IMPORTES


Si vous importez un fichier dinventaire, seuls les stocks des articles dont la quantit lue dans le fichier est diffrente d e la quantit en stock seront mis jour. Lorsque ces quantits sont diffrentes, elles sont mises en vidence par une couleur orange. Version 6.15.01 83

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A ce stade, aucun mouvement de stock nest encore enregistr dans Stock It Easy 6, vous pouvez encore, ligne par ligne, aller modifier la quantit lue dans le fichier. Si vou s avez choisi dimporter une sortie, la nouvelle quantit saisie sera rvalue afin de savoir si le stock est en quantit suffisante pour la sortie demande. Si vous ne dsirez pas enregistrer le mouvement dun article du fichier, il suffit de saisir 0 co mme quantit de mouvement. Les modifications faites lcran ne modifie ni le fichier dorigine, ni le fichier sauvegard.

20.5.4 ENREGISTRER LES MOUVEMENTS DE STOCK


Cliquez sur le bouton Enregistrer . Les lignes sans message derreur et ayant une quantit de mouvement > 0 seront enregistres en tant quentre ou sortie de stock. Cette action est ds lors dfinitive.

20.5.5 ENREGISTRER LES INVENTAIRES DE STOCK


Cliquez sur le bouton Enregistrer . Les lignes sans message derreur et ayant une quantit <> de la quant it en stock seront enregistres et remplaceront les quantits du stock. Cette action est ds lors dfinitive.

Figure 45 Confirmation de l'enregistrement des mouvements

20.6 PROGRAMMER LIMPORTA TION AUTOMATIQUE DES FICHIERS


Stock It Easy 6 peut importer automatiquement ou semi-automatiquement les fichiers dentres ou de sorties ou dinventaire dfinis au chapitre prcdent. Pour cela, il suffit de cocher les cases adquates dans les paramtres gnraux d administration (voir 30.21 Importation automatique de fichiers). Avant de mettre en place limportation automatique des fichiers, il est important de tester ces fichiers avec limportation classique, dans quel cas, vous pourriez programmer limportation de fichiers illisibles par lapplication et ne vous en rendre compte que trop tard.

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Limportation automatique utilisera les mmes paramtres de lecture de fichier (ordre des colonnes, sparateur) que les derniers dfinis dans la fentre. Il existe dans larborescence des donnes de lapplication (voir 35.1 Gestion des rpertoires), un rpertoire nomm SYNCHRO . Dposez dans le sous rpertoire IN les fichiers comprenant les mouvements que vous dsirez faire entrer dans le stock. Dposez dans le sous rpertoire OUT les fichiers comprenant les mouvements que vous dsirez faire sortir du stock. Dposez dans le sous rpertoire inventaire les fichiers comprenant linventaire que vou s dsirez mettre jour. Afin de dterminer le stock sur lequel les mouvements doivent tre imputs, il faut prcisez le code de celui-ci dans le nom du fichier, entour directement de tirets. Par exemple, si le code de votre entrept Paris (dfini dans le signaltique des entrepts) est le code PAR1, le nom de votre fichier devra contenir le texte -PAR1- nimporte quel endroit du nom du fichier. Par exemple monfichierdentrees-PAR1-.txt, ou monfichier-PAR1-.dentrees.txt Toutes les minutes, lapplication lit le rpertoire IN, si un fichier sy trouve, une recherche de lentrept correspondant est faite sur le nom du fichier, sil est trouv, les lignes du fichier sont injectes comme entres dans le stock correspondant au code trouv. Si des lignes ne peuvent pas tre injectes, un message correspondant est repris dans le fichier de log. Le fichier est ensuite dplac vers le sous rpertoire synchro/archive/in et la date et lheure sont ajoutes son nom. Si le code dun entrept existant ne peut tre trouv dans le nom du fichier, celui-ci reste dans le rpertoire in et nest pas trait, laisser des fichiers non identifis par un entrept dans ces rpertoires consomme inutilement les ressources de votre ordinateur. Le mcanisme est identique pour les fichiers dposs dans le rpertoire out , la grande diffrence que les mouvements seront imputs en sortie de stock dans lentrept correspondant. Le mcanisme est identique pour les fichiers dposs dans le rpertoire inventaire, la quantit lue pour larticle dans lentrept correspondant remplacera la quantit en stock prcdente.

20.6.1 AUTOMATIQUE OU SEMI-AUTOMATIQUE ?


En mode semi automatique, le fichier est import automatiquement mais lenregistrement dfinitif nest pas effectu, la fentre souvre et vous pouvez contrler ou modifier les lignes importes avant de valider lenregistrement.

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21 DEVIS CLIENT
Vous pouvez soumettre un devis un client.

Figure 46 Devis client

21.1 CRER UN DEVIS CLIENT


Via le menu principal, dans le groupe Sorties, cliquez sur Devis client Slectionnez le client Slectionnez le lieu de stockage ou prlever les articles Cliquez sur Crer devis

21.2 AJOUTER UN ARTICLE UN DEVIS CLIENT


Par un double clic dans le tableau recherche rfrence sur la ligne dsire, vous l'ajoutez dans le devis. Vous pouvez ensuite encoder la quantit et valider la ligne en appuyant sur ENTER . Version 6.15.01 86

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Si vous dsirez saisir plus dun article, vous pouvez soit cliquer autant de fois que ncessaire dans le tableau recherche rfrence , mais vous pouvez galement changer la quantit dans la case quantit du devis.

21.3 MODIFIER UN ARTICLE DUN DEVIS CLIENT


Il suffit de modifier la quantit sur la ligne dsire.

21.4 SUPPRIMER UN ARTICLE DUN DEVIS CLIENT


Slectionnez la ligne de l'article supprimer dans le tableau du devis. Cliquez sur Supprimer ligne . Validez par OUI ou NON le message apparaissant.

21.5 MODIFIER LE PRIX DU N ARTICLE PENDANT LE DEVIS CLIENT


Il peut tre utile de modifier le prix dun article lors de la sa isie du devis client pour diffrentes raisons, entre autres : Le prix varie selon le client Vous ntes inform du nouveau prix quau moment o vous passez le devis Le prix de larticle nest pas un prix fixe Le prix nest pas le prix dun article rel mais dun poste prix variable reprendre dans la commande, tel un cot de main duvre,

Lorsque vous tes en saisie de devis client, et tant que celui-ci nest pas termine, vous pouvez faire un clic droit dans la colonne prix de la ligne de larticle dont vous voulez modifier le prix. Le curseur se positionne ensuite en saisie dans la zone de prix de larticle.

Aprs avoir modifi le prix, un message vous demande si vous voulez sauvegarder ce prix dans la fiche de larticle, vous pouvez y rpondre par oui ou non.

Le prix peut tre modifi autant de fois que ncessaire tant que le devis nest pas termine.

21.6 IMPRIMER UN DEVIS CL IENT

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Une fois cltur, le devis peut tre imprim. Cliquez sur Imprimer le devis

21.7 TRANSFORMER UN DEVIS EN COMMANDE CLIENT


Si le devis est accept par le client, il nest pas ncessaire de le saisir nouveau en commande client. Dun simple clic su r le bouton Convertir en commande , le devis est automatiquement transform en commande client. Vous retrouverez cette commande dans la slection de commandes client, en statut REA. Si le stock des articles dans lentrept du devis tait insuffisant, un message dinformation vous invitera rassortir le s tock afin de convertir le devis si la mise en attente nest pas autorise. S i celle-ci est autorise et que la quantit darticle en stock est insuffisante, la commande sera convertie mais en statut AT1 au lieu de REA.

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22 R APPROVISIONNEMENT AUTOMATIQUE
Des commandes de rassort automatiques peuvent tre gnres afin de rapprovisionner le stock rapidement et sur base de critres prdfinis. Via le menu principal, dans le groupe Entres, cliquez sur Rassort automatique Au choix, vous pouvez commander des rassorts : pour les articles dont la quantit en stock = 0 pour des articles dont la valeur du stock minimum (pour autant qu'elle soit <> 0 dans la fiche article pour le lieu de stockage dfini) est < la quantit prsente dans chaque lieu de stockage respectif. Pour tous les articles

Vous pouvez galement spcifier de ne pas tenir compte des quantits en Encours In (commandes fournisseurs en cours), et / ou des quantits en Encours Out (commandes clients en cours). Par dfaut, les quantits en E_IN et E_OUT sont prises en compte. La quantit commande par dfaut est la diffrence entre la quantit rellement en stock et le stock minimum / optimal / maximum de l'article en fonction du choix de votre slection. Les quantits en E_IN et E_OUT sont galement prisent en compte selon votre slection. Exemple : Article 000001, entrept L001 : Stock minimum = 100 Quantit en stock = 10 Encours In = 50 Encours Out = 40 La formule de base est : Quantit rassortir = Stock minimum - (Quantit en stock + encours In - encours Out) Si je tiens compte des E_IN et E_OUT (par dfaut) : Quantit rassortir = 100-(10+50-40) = 80 Si je tiens compte des E_IN : Quantit rassortir = 100-(10+50) = 40 Si je tiens compte des E_OUT : Quantit rassortir = 100-(10-40) = 130 Si je ne tiens pas compte des E_IN et E_OUT : Quantit rassortir = 100-10 = 90 La quantit commande sera celle ncessaire retrouver le stock minimum, en fonction ou non des encours in et out.

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Un paramtre supplmentaire vous permet de commander une quantit forfaitaire en plus du stock minimum, dtermine soit par une quantit fixe, soit par un pourcentage. Ce choix est valable pour toutes les commandes de la slection (cd tous stocks et tous articles des commandes slectionnes confondus). Exemple : 1 Sur base de l'exemple prcdent, je choisis de rassortir le stock minimum +10 pices, le stock minimum dans la formule passera donc 100 + 10 = 110 2 Sur base de l'exemple prcdent, je choisis de rassortir le stock minimum +20 %, le stock minimum dans la formule passera donc 100 * 1,20 = 120 Il est souhaitable de commander une quantit suprieure au stock minimum, afin de ne pas tre constamment en rupture de stock. Vous pouvez galement commandez une quantit permettant datteindre la quantit optimale dfinie pour chaque article dans lentrept concern. Dans le mme esprit, vous pouvez commander une quantit permettant datteindre la quantit maximale dfinie pour chaque article dans lentrept concern. Dans tous les cas, la commande est toujours modifiable avant envoi. Les commandes bases sur la slection spcifies sont dans un premier temps proposes dans un tableau rcapitulatif. Vous pouvez les dslectionner en dcochant la case prvue en regard de la commande choisie. Ensuite, en cliquant sur le bouton Gnrer , les commandes sont cres. Vous les retrouverez via le menu commandes fournisseurs, dans le statut En cours , vous pouvez encore les modifier (ajout, suppression d'articles, modification des quantits, annulation de la commande ), et ensuite les terminer et les envoyer.

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23 STOCKS

Figure 47 Consultation des stocks

23.1 L'VOLUTION DU STOCK PENDANT LES DIFFRENTS TATS DE LA COMMANDE FOURNISSEUR


En fonction de l'tat de la commande, les articles commands seront considrs comme tant : En encours IN si en commande en statut REA En encours IN si en commande en statut REC (sur base de la quantit rceptionne) En encours IN si en commande en statut RAR et ligne de la commande non clture En + dans le stock si en commande en statut RAR et ligne de la commande clture En + dans le stock si en commande TER

23.2 L'VOLUTION DU STOCK PENDANT LES DIFFRENTS TATS DU RETOUR CLIENT


En fonction de l'tat du retour, les articles retourns seront considrs comme tant : En encours IN si retour en statut REA En encours IN si retour en statut REC (sur base de la quantit prpare) En + dans le stock si retour TER

23.3 L'VOLUTION DU STOCK LORS DE L'ENCODAGE D'UNE "AUTRE ENTRE"


Les articles encods via Autres entres seront considrs comme en + dans le stock.

23.4 L'VOLUTION DU STOCK PENDANT LES DIFFRENTS TATS DE LA COMMANDE CLIENT


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En fonction de l'tat de la commande, les articles commands seront considrs comme tant : En encours OUT si en commande en statut REA ou AT1 En encours OUT si en commande en statut PRE (sur base de la quantit prpare) ou AT2 En - dans le stock si en commande TER

23.5 L'VOLUTION DU STOCK PENDANT LES DIFFRENTS TATS DE LA COMMANDE RAPIDE CLIENT
En fonction de l'tat de la commande, les articles commands seront considrs comme tant : En - dans le stock si commande enregistre (TER)

23.6 L'VOLUTION DU STOCK LORS DE L'ENCODAGE D UNE "AUTRE SORTIE"


Les articles encods via Autres sorties seront considrs comme en - dans le stock.

23.7 CONSULTER LE STOCK


Via le menu principal, dans le groupe Consultations, cliquez sur Stock Slectionnez les fournisseurs pour lesquels vous voulez comptabiliser le stock Slectionnez les entrepts pour lesquels vous voulez comptabiliser le stock Slectionnez si vous dsirez inclure les articles supprims Cochez si vous dsirez visualiser les encours Cochez si vous dsirez visualiser les adresses de rangement Cochez si vous dsirez visualiser le prix logistique, le PMP, le prix de vente, chaque prix par article et par entrept Cochez si vous dsirez visualiser le stock thorique (stock rel encours out + encours in) Cochez si vous dsirez visualiser les articles sans stock pour la slection dentrept

Cliquez sur le bouton Calculer Par entrept, vous visualisez dans un seul tableau les stocks, encours In et encours OUT de tous les articles. Vous pouvez galement consulter la valorisation du stock de chaque entrept en prix dachat, de vente et en prix moyen pondr.

23.8 CONSULTER LE STOCK SELON LES CRITRES DE SUIVI ET DE TRAAGE


Si lextension traage et suivi est active, cliquez sur le menu Traage et suivi , la fentre suivante souvre. Dans celle ci, vous slectionnez lentrept consulter. Les articles possdant des quantits en stock dfinies avec des critres de traage et suivi apparaissent dans la table. Les liste de critres (prsentes selon le paramtrage gnral) sont alimentes selon lentrept slectionn. Vous pouvez affiner votre choix en faisant des slections dans ces listes.

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Figure 48 Visualisation des stocks ayant des critres de traage et suivi

23.9 SCANNER LES ARTICLES POUR UNE RECHERCHE RAPIDE


Si vous utilisez un lecteur code barre, vous scannez le code barre de l'article (la zone de slection du lecteur doit tre en vert, si ce n'est pas le cas, tapez F11) et larticle sera slectionn sil est trouv. Lorsqu'un article est scann, le scanner bip, mais il faut galement entendre le type de bip de lapplication, un bip d'erreur (article non trouv) ou un bip de succs (article ajout).

23.10 EXPORTER VOTRE TAT DE STOCK VERS EXCEL OU CALC


Via le menu Fichier / Exporter vers Excel, vous pouvez exporter le stock tel quil est affich dans la fentre dans un tableau microsoft office excel ou open office calc, lemplacement de votre choix. Le fichier cr reprend: le titre des colonnes toutes les lignes de la table le total de la valeur les colonnes dans l'ordre affich dans la table Les colonnes que vous avez masques ne sont pas reprises Version 6.15.01 93

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24 TRANSFERT DE STOCK D UN ENTREPT LAUT RE


Il peut tre fort utile de transfrer des articles dun lieu de stockage vers un au tre, sans pour autant de voir encoder des sorties dune part et des entres dautre part.

Figure 49 Transfert d'articles

Le transfert de stock peut se faire depuis deux endroits diffrents : Menu principal / Stock / Transfrer des stocks Fichier / Stock / Transfert entre entrepts

Slectionnez lentrept source do partiront les articles, et lentrept de destination qui recevra les articles. Vous pouvez slectionner un justificatif ou en saisir un, ce justificatif sera trac dans chaque mouvement produit par le transfert. Cliquez ensuite sur le bouton Encoder . Seules les rfrences disponibles ce moment dans lentrept source apparaissent dans la liste. Vous pouvez slectionner les articles manuellement par recherche dans l a liste, ou en vous aidant dun lecteur code barre. Version 6.15.01 94

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Une fois votre encodage termin, il vous suffit denregistrer le transfert en cliquant sur le bouton Transfrer et de valider par oui le message de confirmation. Ensuite, un message vous invite imprimer le bon de transfert, ce bon est uniquement disponible ce moment (vous pourrez cependant lenregistrer depuis laperu avant impression). Les mouvements dentres et de sorties de stock relatifs au transfert sont ds lors enregistrs.

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25 SAISIE DINVENTAIRE OU CORR ECTION RAPIDE DE STOCK


Via le menu principal, dans le groupe Administration, cliquez sur Mettre jour le stock

Figure 50 Correction de stock / saisie d'inventaire

Cet cran permet de rectifier les quantits en stock d'un ou plusieurs articles, par exemple suite un inventaire, dans un entrept spcifique. Slectionnez lentrept Slectionnez un justificatif Si vous travaillez avec un lecteur code barre, scanner ltiquette de larticle et saisissez la quanti t voulue, puis tapez Enter Si vous ne travaillez pas avec un lecteur code barre, positionnez vous sur la ligne dsire puis saisissez la quantit voulue dans la colonne Stock corrig

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25.1.1 SAISIR LINVENTAIRE PAR CRITRES DE TRAAGE ET SUIVI : LOT / N DE SRIE / DATE DE PREMPTION /
Si lextension traage et suivi est activ, un clic droit dans la ligne dun article vous permet daccder une fentre qui reprend les diffrents dtails de stock selon les critres que vous avez saisis en entre et / ou sortie de stock. Pour corriger les quantits dun dtail de stock, saisissez la quantit corrige dans la colonne quantit de la ligne dsire et tapez enter . Si pour un article dans un entrept, une partie de sa quantit en stock nest pas quali fie par des critres de traage et suivi, cette quantit non dtaille napparaitra pas dans ce dtail. Vous devrez saisir la quantit dans le tableau gnral de correction. Exemple : Article 00001 entrept E1 : Stock total : 200 Stock dtail lot 1 : 120 Stock dtail lot 2 : 50 Soit 200-120-50 = 30 pices ne sont pas qualifies par des critres de traage et suivi Si la quantit du lot 1 ou 2 doit tre corrige, je corrige partir de lcran ci -dessous dans la ligne correspondante. Si la quantit non qualifie par des critres de traage et suivi doit changer, par exemple 25 au lieu de 30, je modifie dans la fentre gnrale de correction de stock en remplaant 200 par 195.

Figure 51 Corriger le stock d'un article avec des critres de traage et suivi

25.1.2 IMPRIMER LINVENTAIR E


Slectionnez le menu Fichier / Imprimer

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Avant dimprimer, il peut tre utile de trier les colonnes dans la fentre. En effet, limpression des articles se fait sur b ase du tri dans la fentre, il est sans doute intressant dimprimer sur base de la rfrence, de ladresse ou du libell de larticle, selon votre organisation.

25.1.3 CRER UN FICHIER DI NVENTAIRE


Avant de crer le fichier, il peut tre utile de trier les colonnes dans la fentre. En effet, l'orde du fichier se fait sur base du tri dans la fentre, il est sans doute intressant dimprimer sur base de la rfrence, de ladresse ou du libell de larticle, selon votre organisation. Un fichier contenant les diffrentes colonnes du tableau est cr dans le rpertoire Synchro\Export\invent Le fichier est nomm selon la convention suivante: inventaire, suivi d'un tiret bas, suivi du code de l'entrept, suivi d'un tiret bas, suivi de la date et de l'heure, au format AAAAMMJJHHMM, et avec une extension "csv. Par exemple, le fichier d'inventaire de l'entrept dont le code est ENT1, gnr le 01/02/2012 14h23 sera: inventaire_ENT1_201202011423.csv Si le mme fichier est gnr dans la mme minute, le prcdent sera cras. Le sparateur de colonnes utilis est le point virgule. Les informations reprises dans chaque ligne du fichier sont : Rfrence ;Rfrence article ; Rfrence fournisseur ;Libell ;Quantit en stock ;Quantit corrige ;Adresse de rangement ; Ces fichiers peuvent ensuite tre manipuls par des terminaux portables ou tout autre fonctionnalit de votre entreprise.

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26 ENVOI DES ARTICLES, DES IMAGES ET DES STOCKS VERS UN SITE INTERNET
Moyennant lachat de lextension Exportation de fichiers vers sites internet , il est possible de crer des fichiers structurs de donnes au format CSV contenant des informations relatives aux articles et leurs stocks, et denvoyer ces fichiers ainsi que les photos des articles, par FTP, vers le site internet de votre choix. Une fois ce fichier sur le site internet, vous pouvez lire et intgrer ce fichier vos donnes dans votre site internet (site marchand ou autre). De nombreux outils gratuits ou non existent sur le march, en fonction du type de site marchand que vous possdez. Demandez votre webmaster comment intgrer ces fichiers.

26.1 LE PRINCIPE DES EXPORTATIONS PAR FTP


Stock It Easy 6 vous permet dexporter vos donnes vers un ou plusieurs sites internet. Le site internet doit tre assimil un entrept. Si vous devez grer les articles et le stock de plusieurs sites internet, vous devrez crer autant dentrepts correspondants. Stock It Easy 6 va mmoriser chaque demande dexportation que vous faites, site par site. Si, entre deux exportations : de nouveaux articles ont t crs des articles ont t modifis des stocks ont volus des images darticles ont t ajoutes ou mises jour

Lexportation va crer un fichier structur contenant toutes ces informations, et va lenvoyer sur le site web tel que vous lavez dfini. Pour raliser lexportation, cliquez sur le bouton Export WWW dans le menu Stock de la fentre principale.

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Figure 52 Exportation de fichiers FTP

26.2 EXPORTER DES DONNES VERS UN SITE INTERNET


Slectionnez lentrept (site web). Si aucun paramtre de connexion FTP nest tabli pour cet entrept, une fentre de mise jour de ces paramtres souvre. Vous devez saisir les bons paramtres avant toute connexion.

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Figure 53 Paramtres de compte FTP

LE CODE est le code de lentrept (site web) slectionn. NOM DU SERVEUR FTP : indiquez ici soit le nom soit ladresse IP du serveur FTP de votre site web NOM DU COMPTE FTP : il sagit du compte utilisateur FTP (ce compte doit avoir des droits en criture) Mot de passe du compte FTP PORT FTP : le plus souvent, il sagit du port 21 RPERTOIRE FTP DES FICHIERS : rpertoire sur lequel envoyer les fichiers CSV, ce rpertoire doit exister (il nest pas cr par le programme) et tre accessible en criture. RPERTOIRE FTP DES PHOTOS : rpertoire sur lequel envoyer les images des articles. Les rpertoires FTP : Indiquez le nom et chemin absolu du rpertoire de destination. Ce rpertoire est situ sur le serveur FTP. Les parties du chemin sont spares par des slash (barre oblique normale, "/"). Le chemin commence par une slash . Lors de la connexion un site FTP, le rpertoire initial, le "home directory" de l'utilisateur n'est pas forcment la racine du serveur FTP, pensez-y lors de lindication de votre chemin absolu. TEST FTP : Avant de pouvoir faire un premier envoi, il est obligatoire de faire un test FTP, il sagit simplement de cliquer sur le bouton Test FTP . Une connexion avec le serveur FTP sur base des critres encods est ralise. Si le serveur est connect, un message lindique et vous pouvez ensuite raliser votre premier envoi, dans le cas contraire, vous devrez corrigez vos paramtres de connexion. Notez que ni la prsence des rpertoires ni leurs droits en criture ne sont tests.

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Si vous devez modifier ces donnes, slectionnez lentrept dans la liste de la fentre Exportation , puis slectionnez le menu Fichier/Configuration FTP .

26.2.1 CRATION DU FICHIER CSV DEXPORTATION


Si, depuis la dernire cration de fichier pour cet entrept, vous avez cr ou modifi des articles ou les stocks des articles, un fichier comportant ces donnes sera cr lorsque vous cliquerez sur le bouton Exporter . Un message vous invitera ensuite envoyer ce fichier directement par FTP sur le site web dfini pour cet entrept. Cliquez sur oui, ou cliquez sur non, dans ce cas, vous pourrez toujours renvoyer ce fichier plus tard en double cliquant dans la ligne correspondante dans la table des fichiers exports. Lorsque le fichier est envoy, la date denvoi est remplie et est sur fond vert dans la table des fichiers exports, dans le cas contraire, la date denvoi est vide et est sur fond rouge. Si vous faites un clic droit dans la colonne fichier, un menu contextuel souvre et vous permet, pour le fichier de la ligne correspondante dditer ce fichier, ou de le supprimer.

26.2.2 SUPPRIMER UN FICHIER CSV DEXPORTATION


Faites un clic droit dans la colonne fichier sur la ligne dsire, un menu contextuel souvre, cliquez sur supprimer le fichier . Si le fichier est le dernier fichier cr pour cet entrept, il sera supprim. Si il nest pas le dernier, vous ne pourrez le supprimer quen supprimant tous les autres fichiers de cet entrept en partant du dernier celui dsir, ceci afin de conserver la cohrence des fichiers intgrer dans votre site web. Notez que la suppression ne se fait quau niveau de votre poste de travail, jamais sur le site web. Pour les supprimer du site web, vous devez le faire laide de votre client FTP. La suppression permet de pouvoir rgnrer des fichiers partir dune date bien d finie, car les critres de date de dbut li la cration dun fichier sont effacs avec celui -ci.

26.2.3 LA STRUCTURE DU FICHIER CSV CR


Afin de pouvoir lexploiter partir de votre site web, vous devez connatre la structure du fichier CSV gnr partir d e lexportation web Stock It Easy 6. Voici dans lordre croissant les colonnes gnres, un titre de colonne est toujours repris dans la premire ligne du fichier :

N de la colonne 1 2

Donne Ajout article

Modification article 3 Modification stock 4 Rfrence

Valeurs admises 1 si nouvel article, 0 le cas contraire 1 si article existant modifi , 0 le cas contraire 1 si modification du stock , 0 le cas contraire Rfrence Stock It Easy 6
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Rfrence article 6

Rfrence fournisseur 7

8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

Code EAN13 Mnmonique Libell Code fournisseur Prix achat Cofficient prix de vente TVA TVA2 Poids Article compos Nombre etiquettes PCB SPCB Conditionement Unit de conditionnement Adresse de rangement Article dormant Quantit en stock Stock minimum

Utilisez par exemple cette rfrence comme lien unique avec la rfrence du site web Utilisez par exemple cette rfrence comme lien unique avec la rfrence du site web Utilisez par exemple cette rfrence comme lien unique avec la rfrence du site web

Dans lentrept (site web)slectionn Dans lentrept (site web)slectionn Dans lentrept (site web)slectionn Dans lentrept (site web)slectionn Dans lentrept (site web)slectionn

27 Stock optimum 28 29 30 31 32 33 34 35 Champs facultatif 1 Stock maximum Date de cration Heure de cration Date de modification Heure de modification Date dernire MAJ stock Heure dernire MAJ stock

Transforms en HTML avant export, de plus, les


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36 37 38 39 40 41 42 43 44 45

Champs facultatif 2 Champs facultatif 3 Champs facultatif 4 Champs facultatif 5 Champs facultatif 6 Champs facultatif 7 Champs facultatif 8 Champs facultatif 9 Champs facultatif 10

caractres ; sont remplacs par des ,

ID Catgories

Identifiant numrique des catgories associes larticle spares par un|

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26.2.4 ENVOI DES IMAGES DA RTICLE PAR FTP


Il est possible denvoyer, en mme temps que le fichier CSV cr, les images darticle ayant t a joutes et / ou modifies depuis le dernier envoi pour cet entrept (site web). Pour ce faire, vous devez cocher la case Envoyer les images , et il faut obligatoirement quun rpertoire FTP pour les images soit dfini dans les paramtres FTP de lentrep t. Les images sont alors envoyes dans le rpertoire renseign. Afin de les lier automatiquement la fiche article sur votre site web, il peut tre utile de renommer les photos, non pas sur base de la rfrence Stock It Easy 6, mais sur base de la rfrence article, fournisseur ou bien du code EAN. Dans ce cas, cochez le mode de nommage voulu avant dexporter (vos noms de fichier sur votre ordinateur ne sera pas modifi).Lextension du fichier sera toujours .jpg . Attention, dans ce mode de fonctionnement, la rfrence servant de nom de fichier doit toujours tre complte dans la fiche article, et ne doit jamais tre identique pour des articles diffrents, dans quel cas il ne serait pas possible de les distinguer. Attention aussi quen cas dutilisation de la rfrence article ou fournisseur, si ces rfrences contiennent des caractres accentus, ceux-ci ne seront peut tre pas copi correctement sur le serveur du site web.

26.2.5 CONSULTER LE RSULTA T DENVOI DES FICHIE RS


Le tableau rcapitulatif des fichiers exports permet de savoir, par entrept (site web), si un fichier est envoy ou pas, son nom, sa squence, ses dates de dbut et de fin de prise en compte des modifications et ajouts, et les quantits darticles ajouts ou mis jour, ainsi que le nombre de photos mises jour. Si des problmes se sont passs lors de lenvoi et que celui -ci a chou, il faut lire le tableau de rapport des envois par FTP. Pour ce faire, slectionnez fichier/Rapport des envois FTP . La fentre suivante apparat :

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Figure 54 Rapport d'envois par FTP

En cas dchec de lenvoi ou dchec de la gnration du fichier, cet cran sera utile pour consulter les messages derreur e t les corriger afin de russir ses prochains envois.

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27 LES CONTRLES DIVERS


Via le menu principal, dans le groupe Administration, cliquez sur Contrles divers

Figure 55 Contrles du stock

Il est possible deffectuer divers contrles sur les articles en stock.

ARTICLES SANS PRIX D ACHAT : cliquez sur le bouton Contrle prix 0 afin de lister tous les articles sans prix
dachat.

RINITIALISER LES CODES EAN : cliquez sur le bouton R init EAN pour recalculer tous les codes EAN partir de
la rfrence.

27.1.1 CONTRLER LES STOCKS DES ARTICLES


Avant de cliquer sur le bouton Stocks , slectionnez via les cases cocher les contrles que vous dsirez faire, savoir : Lister les articles avec un stock sous le seuil minimum Lister les articles en quantit nulle en stock Lister les articles en quantits < 0 (anomalies) Version 6.15.01 107

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Lister les articles avec un stock suprieur leur stock maximum

Ces divers contrles peuvent tre effectus sur le stock rel ou le stock thorique (stock rel encours out + encours in), cochez la case adquate pour le calcul.

27.1.2 CORRECTIONS DU PMP


Cliquez sur le bouton Contrle PMP si vous remarquez des anomalies de calcul du prix moyen pondr. Cochez la case Avec correction si vous dsirez enregistrer les corrections, sinon, une liste des erreurs sera affiche pour information mais sans correction dans la base de donnes.

27.1.3 CORRECTION DES TOTAUX DE COMMANDES ET DEVIS


Cliquez sur le bouton Contrle total commande si vous remarquez des anomalies dans les totaux des commandes ou devis. Vous devez galement cocher si vous dsirez contrler les commandes fournisseurs, clients ou les devis. Sil existe des erreurs, ces erreurs nauront eu aucune rpercussion sur les ditions en gnrale car les montants des totaux sont calculs sur base de la somme des lignes de commande. Le seul inconvnient provient du total qui est affich dans la fentre de slection de la commande (pour information). Dans certaines versions et situations particulires, les totaux ne se calculaient pas correctement. Cochez la case Avec correction si vous dsirez enregistrer les corrections, sinon, une liste des erreurs sera affiche pour information mais sans correction dans la base de donnes.

27.1.4 METTRE JOUR LES TAUX DE TVA


Vous slectionnez le taux de TVA mettre jour. Vous saisissez ensuite le taux qui remplacera dans les fiches articles concernes le taux slectionn dans le champ Remplac par . Vous cliquez sur le bouton Remplacer en regard de votre nouveau taux saisi. Tous les articles ayant le taux slectionn dans la liste auront comme nouveau taux celui saisi dans le champ Remplac par . Les taux sont uniquement mis jour dans les fiches articles, jamais dans les commandes termines ou en cours de ralisation (sauf si vous revalidez chaque ligne de la commande non encore termine). Si vous utilisez 2 taux de TVA (voir administration 30.10 Choisir dutiliser 1 ou 2 taux de TVA), la mise jour sera possible pour le premier taux et/ou pour le second taux.

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28 HISTORIQUE DE STOCK PAR ARTICLE


Via le menu principal, dans le groupe Consultations, cliquez sur Statistiques

Figure 56 Statistiques par article

Les statistiques des articles concernent tous les mouvements qui provoquent une volution du stock ainsi que les encours IN et OUT. Lvolution du PMP peut tre analys, ainsi que lorigine des divers mouvements qui ont fait fluctuer le stock de larticle. Pour analyser un article, slectionnez le ou les stocks voulus et double cliquez sur larticle choisi. Il est possible de rduire la recherche par type de mouvement (encours In, Out, entre ou sortie de stock). En slectionnant un ou plusieurs fournisseurs, vous largissez la liste des articles en fonction de leurs fournisseurs. Vous pouvez inclure ou exclure des entrepts de la liste des mouvements de larticle. Une date de dbut et une date de fin permet de cibler des priodes de mouvements comprises entre ces bornes. Les dernires slections de dates sont mmorises. Un clic droit dans le tableau ouvre le graphe dvolution du stock de larticle. Version 6.15.01 110

Figure 57 Graphe historique stock article

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Vous y trouvez lvolution du stock de larticle, ainsi que son stock moyen et son stock minimum.

28.1 SCANNER LES ARTICLES POUR UNE RECHERCHE RAPIDE


Si vous utilisez un lecteur code barre, vous scannez le code barre de l'article (la zone de slection du lecteur doit tre en vert, si ce n'est pas le cas, tapez F11) et larticle sera slectionn sil est trouv. Lorsqu'un article est scann, le scanner bip, mais il faut galement entendre le type de bip de lapplication, un bip d'erreur (article non trouv) ou un bip de succs (article ajout).

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29 ANALYSE DES MOUVEMENTS DE STOCK


Depuis le menu principal, cliquez sur le bouton Mouvements .

Figure 58 Analyse des mouvements

A partir de cette fentre, il est possible deffectuer de puissantes recherches de mouvements sur de trs nombreux critres. Ces recherches peuvent tre plus ou moins longue en fonction des critres choisis, du nombre de ligne affiche (vous le choisissez en bas droite de lcran) et de la taille de votre base de donnes.

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30 ADMINISTRATION DES PARAMTRES GNRAUX


Via le menu principal, dans le groupe Administration, cliquez sur Paramtres Slectionnez longlet Paramtres , la fentre suivante souvre :

Figure 59 Administration des paramtres gnraux

30.1 ACTIVER OU NON LA GE STION DES OCCASIONS


Certains articles sont considrs comme dvaloriss. Ces articles doivent tre repris comme tels dans le stock. Lors d'un retour client, l'article sera repris 50% (paramtrable) de la valeur en PMP du mme article neuf si il existe dj en stock, le cas chant, 50% de la valeur catalogue de l'article neuf. L'article d'occasion possde son propre PMP. Lors d'une commande client, on peu lui vendre un article neuf ou d'occasion, si le mode Occasion est dfini, les fentres de lapplication prsenteront le choix Neuf ou Occasion chaque fois que ce sera ncessaire.

30.2 CHOIX DE LA LANGUE


Vous pouvez choisir dutiliser le programme en franais ou en anglais. Ce choix est propre lutilisateur en cours sur le poste de travail.

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30.3 MODE DE FACTURATION EN PRIX MOYEN PONDR OU EN PRIX DE VENTE


Ce choix est trs important et dpend de la finalit de l'utilisation du logiciel: Si vous utilisez le logiciel pour grer votre stock et le distribuer votre prix coutant (par exemple dans vos succursales), alors choisissez le mode de facturation au PMP. Si vous ralisez une activit commerciale avec votre stock, et que vous voulez grer un prix de vente diffrent de votre prix d'achat, alors choisissez le mode de facturation PV. Ces choix peuvent tre changs en cours d'utilisation du programme, mais, il est alors fort dlicat de s'y retrouver. Par ailleurs, une commande cre dans un mode de facturation ne pourra tre r ouverte dans un autre. Le PMP est unique pour les diffrents lieux de stockage et est donc li la rfrence article.

30.4 NOMBRE DE DCIMALES


Par dfaut, lapplication gre les quantits en stock lunit. Pour certains types darticles, il est plus utile de grer le stock sur plusieurs dcimales (1 6 dcimales possible), par exemple des articles vendus au mtre, Slectionner le nombre de dcimales (0,1 6) dsir, toutes les fentres de lapplication grant les quantits seront adaptes.

30.5 IMPORTATION DU LOGO DE VOTRE SOCIT


Si vous dsirez importez un logo qui sera repris sur les diffrents documents imprims et sur la page principale du logiciel, importez ce logo au format JPG en cliquant sur le bouton logo . Si vous dsirez un logo spcifique pour un entrep t, faites la mme opration depuis la fiche de cration de lentrept. Tous les documents spcifiques cet entrept seront garnis de son logo spcifique.

30.6 MODIFIER CERTAINS LIBELLES


Certains libells de lapplication peuvent tre personnaliss. Cest le cas notamment des 10 champs dinformation spcifiques des articles, mais aussi certaines zones de certaines fentres. Cliquez sur le bouton Libells . Dans la fentre, triez le tableau en cliquant sur lentte de colonne Fentre ou Zone . Si la ligne Libell correspondante est vide, le nom du champ zone de la fentre fentre sera celui par dfaut, par exemple :

La fentre Fiche fournisseur est prsente avec les libells par dfaut :

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Si vous modifiez la fentre Libells comme suit :

La fentre Fiche fournisseur est prsente avec les libells saisis :

Cette fonctionnalit permet dadapter le logiciel au jargon ventuellement utilis dans votre entreprise.

30.7 MISE EN PAGE DES FEU ILLES DTIQUETTES


En cliquant sur le bouton Etiquettes , une fentre souvre. Celle-ci vous permet de paramtrer vos pages dtiquettes afin dajuster ventuellement la mise en page par dfaut. La feuille prise en compte est toujours au format A4. Vous pouvez galement, en cochant la case Afficher le logo sur ltiquette ajouter le logo enregistr sur ltiquette article.

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Figure 60 Paramtre des tiquettes

30.8 GESTION DES ACCS UT ILISATEURS


Si vous tes connect en tant quadministrateur, vous pouvez choisir de ne plus grer les accs de lapplication (choix par dfaut). Dans ce cas, lutilisateur ADMIN sera toujours utilis par dfaut, avec les droits administrateur sur lapplication.

30.9 R INDEXATION DE LA BASE DE DONNES


En cliquant sur ce bouton, vous rindexez la base de donnes. En fonction de la taille de celle-ci, cette action peut durant +- longtemps. Si vous constatez des lenteurs ou des disfonctionnement dans lapplication, vous pouvez faire cette action. Il est possible de forcer la r indexation de la base de donnes lors de chaque lancement de lapplication : Faites un clic droit sur le raccourci de Stock It Easy 6 Slectionnez Proprits Ajoutez le mot INDEX dans Cible comme illustr ci-dessous :

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30.10 CHOISIR DUTILISER 1 OU 2 TAUX DE TVA

Par dfaut, lapplication nutilise quun seul taux de TVA. Dans certains pays, il est utile davoir 2 taux diffrents, et il est probable que ces taxes ne portent pas le nom de TVA dans chaque pays. Vous pouvez donc choisir dutiliser 2 taux, dans ce cas, tous les crans et documents imprims ncessitant 2 taux seront automatiquement adapts. Le mode de calcul sur 2 taux est le suivant : Prix de vente * (1+Taux TVA1/100) * (1+Taux TVA2/100) Exemple avec un prix de vente HTVA de 100, un premier taux de 7.5% et un second de 5% : 100 * (1+7.5/100) * (1+5/100) = 112.875 En renommant les noms par dfaut des taxes, vous reportez le nouveau nom de chacune des taxes au sein de toute lapplication et des impressions des documents.

30.11 ADMINISTRATION DES EMAILS


Slectionnez longlet Mail

30.11.1

VOTRE SERVEUR MAIL

Si vous dsirez envoyer des documents par email, vous devez paramtrer les donnes suivantes : Version 6.15.01 117

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NOM D'UTILISATEUR MAIL


Il sagit du UserName SMTP, cest le nom dutilisateur du compte SMTP utilis par la messagerie installe sur lordinateur. Vous trouverez ce nom dans les paramtres du compte de messagerie de votre logiciel de messagerie.

NOM DU SERVEUR MAIL


Il sagit du nom du serveur mail fournit par votre gestionnaire daccs de messagerie, ou, votre admini strateur de rseau. Vous trouverez ce nom dans les paramtres du compte de messagerie de votre logiciel de messagerie.

EXPDITEUR PAR DFAUT


Si vous navez pas spcifi dadresse email pour lutilisateur de Stock It Easy 6 via la gestion des utilisateurs, vous pouvez utiliser une adresse globale qui sera celle dfinie pour tous les envois demails raliss par lapplication.

MOT DE PASSE DE LUT ILISATEUR DU SERVEUR MAIL (FACULTATIF)


Si un mot de passe est dfini pour le compte de lutilisateur du serveur d e mail, insrez-le ici.

PORT DU SERVEUR DE MAIL (FACULTATIF)


Si aucun port nest spcifi, le port 25 est pris par dfaut, sinon, vous devez encodez ici le numro de port de votre serveu r de mail.

TESTER LES PARAMTRES DE MAIL


Cliquez sur le bouton Test Mail , en cas de succs de lenvoi, un mail est envoy de ladresse expditeur vers cette mme adresse. En cas dchec, un message complet de lerreur est affich.

30.11.2

MAIL DAPPROBATION D ES COMMANDES

La commande fournisseur sera dabord envoye ce destinataire si vous choisissez lors de lenvoi de celle-ci par email de lenvoyer au destinataire pour approbation. Ceci est utile si vous dsirez valider les commandes dun collaborateur avant lenvoi dfinitif au fournisseur. Vous pouvez spcifiez plusieurs destinataires en sparant les adresses email par un ;

30.11.3

MAIL ARCHIVE

La sauvegarde par email de la base de donnes sera envoye cet adresse email.

30.11.4

MAIL DU DESTINATAIRE EN COPIE DES COMMANDES CLIENTS

Spcifiez ici le ou les destinataires gnriques qui seront en copie des commandes clients. Vous pouvez spcifiez plusieurs destinataires en sparant les adresses email par un ;

30.11.5

MAIL DU DESTINATAIRE EN COPIE CACHE DES COMMANDES CLIENTS

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Spcifiez ici le ou les destinataires gnriques qui seront en copie cache des commandes clients. Cest par exemple utile afin de vous envoyer une copie de votre envoi demail dans votre compte de messagerie personnelle. Vous pouvez spcifiez plusieurs destinataires en sparant les adresses email par un ;

30.11.6

MAIL DU DESTINATAIRE EN COPIE DES COMMANDES CLIENTS

Spcifiez ici le ou les destinataires gnriques qui seront en copie des commandes clients. Vous pouvez spcifiez plusieurs destinataires en sparant les adresses email par un ;

30.11.7

MAIL DU DESTINATAIRE EN COPIE CACHE DES COMMANDES CLIENTS

Spcifiez ici le ou les destinataires gnriques qui seront en copie cache des commandes clients. Cest par exemple utile afin de vous envoyer une copie de votre envoi demail dans votre compte de messagerie personnelle. Vous pouvez spcifiez plusieurs destinataires en sparant les adresses email par un ;

30.11.8

MAIL DU DESTINATAIRE EN COPIE DES DEVIS CLIENTS

Spcifiez ici le ou les destinataires gnriques qui seront en copie des devis clients. Vous pouvez spcifiez plusieurs destinataires en sparant les adresses email par un ;

30.11.9

MAIL DU DESTINATAIRE EN COPIE CACHE DES DEVIS CLIENTS

Spcifiez ici le ou les destinataires gnriques qui seront en copie cache des devis clients. Cest par exemple utile afin de vous envoyer une copie de votre envoi demail dans votre compte de messagerie personnelle. Vous pouvez spcifiez plusieurs destinataires en sparant les adresses email par un ;

30.11.10

MAIL DU DESTINATAIRE EN COPIE DES COMMANDES FOURNISSEURS

Spcifiez ici le ou les destinataires gnriques qui seront en copie des commandes fournisseurs. Vous pouvez spcifiez plusieurs destinataires en sparant les adresses email par un ;

30.11.11

MAIL DU DESTINATAIRE EN COPIE CACHE DES COMMANDES FOURNISSEURS

Spcifiez ici le ou les destinataires gnriques qui seront en copie cache des commandes fournisseurs. Version 6.15.01 119

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Cest par exemple utile afin de vous envoyer une copie de votre envoi demail dans votre compte de messagerie personnelle. Vous pouvez spcifiez plusieurs destinataires en sparant les adresses email par un ;

30.12 LECTEUR DE CODE BARRE


Slectionnez longlet Scanner Si vous dsirez travailler avec laide dun lecteur de code barre branch sur le port USB, slectionnez USB , sinon, slectionnez Aucun (par dfaut).

30.13 ADMINISTRATION DES DOCUMENTS


Slectionnez longlet Documents Sont gres ici les donnes figurant sur les factures et notes de crdit. Il est possible : De choisir la devise figurant sur les factures. De choisir les libells figurant sur les factures et les notes de crdit. De choisir le mode de numrotation des factures et des notes de crdit. De saisir un texte et sa mise en forme. Ce texte sera repris sur le pied de page des factures.

La rfrence dun article reprise sur les documents suivants peut tre modifie, par dfaut, il sagit toujours de la rfre nce interne au logiciel. Vous pouvez, par document (facture, devis, bon dexpdition ou bon de prparation), choisir dimprimer la rfrence interne, ou la rfrence article ou la rfrence fournisseur.

30.14 ADMINISTRATION DES COMMANDES CLIENTS


Slectionnez longlet Commandes

30.14.1

MISE EN ATTENTE DES COMMANDES

Voir 16.10 Mise en attente dune commande

30.14.2

CONTRLER LA DISPONIBILIT EN STOCK DES ARTICLES

Le contrle du stock des articles est le fonctionnement de base de Stock It Easy 6, mais dans certains cas, il est utile dautoriser des sorties alors que la quantit disponible dun article est insuffisante, par exemple quand vous navez pas eu le temps dencoder les entres et que des sorties doivent tre encodes durgence. Vous pouvez donc, en cliquant sur Non , dsactiver le contrle de disponibilit de stock. Attention, dans ce cas, des stocks ngatifs vont apparatre (les sorties sont tout de mme comptabilises), et le calcul du prix moyen pondr dun arti cle dans pareil situation risque de devenir incorrect.

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30.14.3

SAISIE MANUELLE DUN NUMRO DENVOI

Si vous cochez cette option, vous serez oblig, pour pouvoir clturer une commande client, de saisir son numro denvoi. Cette option peut tre utile si vous envoyez vos commandes par transporteur, pour gardez le N denvoi li la commande dans la base de donn.

30.14.4

PRPARATION DES COMMANDES CLIENTS

QUANTITS COMMANDES
Il est possible de choisir si lors de la prparation d'une commande client, la quantit prpare de chaque article est recopie depuis la quantit commande (option par dfaut), ou si cette quantit est remise 0. Cette seconde option est utile si vous re-scannez tous vos articles lors de la prparation, lorsque vous clturez la commande, un message vous averti si les quantits commandes et prpares ne sont pas identiques.

TOLRANCE DE PRPARATION
Vous pouvez choisir si la quantit prpare doit tre obligatoirement identique la quantit commande, ou si des diffrences sont admises (par dfaut).

30.14.5

ACTIVER LA GESTION DES MODES DE PAIEMENT

Si vous cochez cette case, lors de la clture dune commande client (en mode classique ou en commande rapide), vous serez invit slectionner un mode de paiement pour cette commande. Si vous navez encore saisi aucun mode de paiement, la fentre de cration des modes de paiement souvrira pour vous permettre den crer au moins un.

Figure 61 Activer les modes de paiement

30.14.6

ACTIVATION DE ZONES COMPLMENTAIRES EN COMMANDE CLIENT

Figure 62 Activer les zones complmentaires de commande client

Pour activer une zone, cocher la case Activer la zone complmentaire correspondante. Version 6.15.01 121

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Donnez le nom voulu cette zone, par exemple, Chantier . Toutes les utilisations de cette zone sappelleront dsormais Chantier . Pour en savoir plus sur la gestion de ces zones, voir le chapitre correspondant : 16.14 Ajouter quatre types dinformation complmentaires la commande client. Ces zones peuvent galement servir de liste de justificatif des mouvements dentre et de sortie, pour ce faire, cocher la case de droite correspondante en regard des zones (2 maximum) que vous dsirez utiliser comme liste de justificatif.

30.14.7

TYPE DE CODE BARRE LU

Stock It Easy 6 peut lire 2 types de code barre diffrents. Nous prconisons la lecture du code barre europen, EAN13. Toutes les lectures se feront sur base du format spcifi ici.

EAN13
LEAN13 ou European Article Number est le format le plus rpandu de code barre en Europe. Cest le code barre utilis sur la majorit des produits que lon trouve dans le commerce. Si vous choisissez ce type de code barre et que vous utilisez un lecteur code barre avec lapplication, veillez ne pas programmer de retour chariot (aussi appel carriage return dans les manuels dutilisation de ceux -ci) en fin de lecture, le logiciel le gre seul. Le logiciel gnre un code barre EAN13 automatiquement lors de la cration de larticle, celui -ci est bas sur la rfrence de larticle dans Stock It Easy 6, reprise sous le libell Rfrence .

CODE BARRE 39
Ce code barre est un systme plus ancien, il est bas sur les caractres saisis dans la zone Rfrence article de larticle. Cette rfrence doit tre unique dans la base de donnes articles. Elle ne peut contenir que des chiffres et des lettres en majuscules.

30.15 UTILISATION RSEAU


Slectionnez longlet Rseau Un message prvient lutilisateur des consquences dune mise jour dun paramtre lorsque dautr es utilisateurs sont connects la base de donnes simultanment.

30.16 UTILISATEURS
Slectionnez longlet Utilisateurs Les utilisateurs connects simultanment sur la base de donnes sont repris dans le tableau.

30.17 LE PARAMTRAGE DE LA GESTION DES ARTICLES COMPOSS


La fentre dadministration vous permet de grer plusieurs paramtres relatifs aux articles composs.

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Par dfaut, ds quun article est compos, la couleur de la ligne lidentifiant dans une liste est mise en vidence sous un f ond vert. Cette couleur peut tre modifie votre convenance par sa slection dans le panneau Couleur didentification de larticle compos .

Figure 63 Paramtres de l'extension articles composs

30.17.1

IMPRESSIONS DES BONS DE PRPARATION

Vous pouvez faire apparaitre les articles composants un article compos sur le bon de prparation, ou uniquement faire apparaitre larticle compos, en cochant la case adquate.

30.17.2

IMPRESSION DE LA NOT E DENVOI

Vous pouvez faire apparaitre les articles composants un article compos sur la note denvoi, ou uniquement faire apparaitre larticle compos, en cochant la case adquate. Vous pouvez faire apparaitre le prix des articles composants un article compos sur la note denvoi, ou uniquement faire apparaitre le prix de larticle compos, en cochant la case adquate.

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30.17.3

IMPRESSION DE LA FACTURE

Vous pouvez faire apparaitre les articles composants un article compos sur la facture, ou uniquement faire apparaitre larticle compos, en cochant la case adquate. Vous pouvez faire apparaitre le prix des articles composants un article compos sur la facture, ou uniquement faire apparaitre le prix de larticle compos, en cochant la case adquate.

30.18 LE PARAMTRAGE DU TRAAGE ET DU SUIVI DES ARTICLES (LOTS / N DE SRIE / DATES DE PREMPTI ON / )
La gestion de stock des articles ncessite dans certains cas un traage et un suivi prcis des mouvements sur base de certains critres. L'extension "traage et suivi" du logiciel de gestion de stock Stock It Easy 6 permet de grer facilement le suivi des articles dans l'entre, la sortie, la commande envers les clients et les fournisseurs.

Figure 64 Paramtres du traage et suivi de stock

30.18.1

DFINIR DE 1 3 CRITRES POUR QUALIFIER UN SUIVI DE STOCK

Vous pouvez ainsi qualifier un mouvement de stock pour une quantit d'un article donn par: Version 6.15.01 124

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Un identifiant Une date au choix Une seconde date au choix

30.18.2

PARAMTRAGE DES CRITRES DE TRAAGE ET DE SUIVI

Ces 3 critres sont paramtrables, par exemple: Si vous grez le stockage d'articles pharmaceutiques, vous serez certainement intress de diffrencier chaque entres et sorties de stock par un N de lot de fabrication. Dans le cas de la gestion du stock de composants informatiques, le numro de srie sera un critre important de suivi. Dans la gestion de produits alimentaires, vous seriez sans doute intress par le traage des dates de premption, et pourquoi pas en plus, de la date limite d'utilisation optimale? Votre business ne rclame que l'utilisation d'un seul critre de suivi, ou des 2 ou des trois? C'est vous qui dfinissez ce choix dans les paramtres de l'application. Vous prfrez utiliser le terme "Lot" ou "Numro de srie" ou bien encore "Numro de fabrication", aucun problme, c'est vous qui dterminez comment doit se nommer chacune des 3 zones possibles de suivi dans toute l'application. Vous prfrez pour tous les mouvements, obligatoirement saisir le ou les critres de suivi de votre choix? Vous dfinissez vous-mme les contrles effectuer afin de ne pas oublier la saisie de critres, ou bien vous permettez une saisie plus souple de ces critres.

30.18.3

ALERTE SUR BASE DES DATES DE PREMPTION

Vous dsirez tre alert si des articles dans votre stock atteignent prochainement la date saisie en DLC ou DLUO ? Vous devez simplement cochez Alerte automatique pour chaque type de date sur laquelle vous dsirez une alerte, et spcifier le nombre de jour dater du jour en cours pour lesquels vous dsirez avoir une alerte. Exemple : Vous dsirez une alerte si date atteinte dans 15 jours. Nous sommes le 1 mai. A chaque ouverture du programme, une liste affichera les articles dont la date est <= au 15 mai. Si des dates sont <= la date du jour, celles-ci sont mises en vidence sur un fond rouge.
er

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Figure 65 Alertes de stock selon les critres de date du traage et suivi

30.19 SUPPRIMER TOUS LES CRITRES DE TRAAGE E T SUIVI


Lors de la premire installation de Stock It Easy 6, vous pouvez tester les critres de traage et suivi gratuitement pendant 15 jours. Si pass ce dlai vous ne dsirez pas continuer utiliser cette fonctionnalit mais que vous avez cependant enregistr des mouvements contenant des critres de traage et suivi, un message vous le signalera louverture du programme et vous proposera de supprimer tous les critres de traage et suivi enregistr dans vos stocks. Si vous confirmez ce choix, tous ces critres seront effacs et vous pourrez reprendre une utilisation classique de la gestion de vos stocks. Attention, cette action est irrversible. Si vous avez encod des critres de traage et de suivi et que vous ne dsirez plus les grer, un bouton Effacer est situ sur longlet Traage et suivi de la fentre des paramtres gnraux. En cliquant sur ce bouton et en rpondant Oui aux deux messages de confirmation saffichant, vous effacerez dfinitivement toutes les informations de traage et suivi de la gestion de votre stock.

30.20 PARAMTRAGE DES ALERTES DE STOCK


Il est possible de contrler de manire automatique louverture du pr ogramme les diffrentes alertes de stock selon vos critres prdfinis. Vous pouvez choisir entre 3 modes de fonctionnement : Ne pas faire de contrle automatique

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Ouvrir la fentre de contrle louverture du programme et excuter automatiquement le contr le sur base des critres dfinis dans la fentre de contrle (voir Erreur ! Source du renvoi introuvable. Erreur ! Source du renvoi trouvable.). Excuter un contrle sur base des critres prdfinis dans ladministration des paramtres gnraux Quantits < stock minimum Articles sans stock Articles en stock ngatif Quantits > stock maximum
me

Si il existe des alertes de stock sur base du 3 louvrir ds sa cration.

mode de contrle, un fichier Excel est cr et un message vous propose de

Ces alertes peuvent tre effectus sur le stock rel ou le stock thorique (stock rel encours out + encours in), cochez la case adquate pour le calcul.

Figure 66 Paramtrage des alertes de stock

30.21 IMPORTATION AUTOMATIQUE DE FICHIERS


Si vous dsirez que Stock It Easy 6 importe automatiquement toutes les minutes les fichiers de mou vements dentres ou de sorties ou encore les fichiers dinventaire, cochez les cases correspondantes dans longlet Importations de la fentre des paramtres gnraux dadministration. Vous pouvez galement, par type dimportation, spcifier si vous dsirez une importation semi -automatique, dans ce cas, limportation du fichier se fera automatiquement mais la validation finale ne sera pas effectue automatiquement, la fentre sera soumise votre validation, vous pouvez ainsi contrler et modifier les donnes importes. Version 6.15.01 127

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Attention, si vous navez besoin que ponctuellement de cette lecture automatique, il est conseill de ne laisser loption coche que le temps ncessaire afin de ne pas consommer de ressources inutiles. Pour plus de dtails sur limportation automatique, lire le chapitre 20.6 Programmer limportation automatique des fichiers.

30.22 CHANGER LE LOOK DE STOCK IT EASY 6


Il est possible dappliquer un gabarit Stock It Easy 6. Depuis notre site internet, tlchargez un gabarit et enregistrez-le sur votre ordinateur. Dans longlet Apparence , cliquez sur le bouton installer et suivez les instructions. Cliquez ensuite dans la liste sur le nom du gabarit install, celui-ci est directement appliqu. Si vous dsirez retrouver le gabarit original, vous devez cliquer sur le bouton R initialiser et ensuite redmarrer lapplication.

Figure 67 Gabarits Stock It Easy

30.22.1

RESTAURER LES PARAM TRES DAFFICHAGE

Dans certains cas, il peut arriver que laffichage de certaines fentres ne soit plus optimis (chevauchements etc). En cliquant sur le bouton Rinitialiser du panneau paramtres daffichage de longlet Apparence , tous les paramtres daffichage des fentres et des tableaux seront restaurs par dfaut.

30.23 MODIFIER LES MODLES DTAT


Un tat est un document produit par Stock It Easy 6. Il existe 17 types dtats diffrents. De nouveaux tats sont rgulirement proposs sur notre site internet. Vous pouvez tlcharger et installer de nouveaux tats en cliquant sur le bouton Installer dans longlet Modles documents . Une fois le modle install, il vous suffit de choisir le type du modle install dans lexplorateur de gauche, de slectionn er le modle dsir dans lexplorateur de droite, faire un clic droit et choisir loption Dfinir par dfaut . Vous pouvez galement choisir loption Aperu afin de voir un aperu du modle slectionn.

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31 CARACTRISTIQUES GNRALES DES IMPRESSIONS


De nombreux documents peuvent tre dits avec Stock It Easy 6. Tous ces documents ont une mise en page par dfaut, il est nanmoins possible de les adapter vos besoins. De nombreuses possibilits sont offertes par laperu avant impression, citons entre autres : Envoi par email Export en pdf Export en word Export en excel Retouches Annotations Recherches
Figure 68 Aperu avant impression

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32 IMPORTATION DE DONNES EXTERNES VERS LA BASE DE DONNES


Via le menu principal, dans le groupe Administration, cliquez sur Importations

Figure 69 Importations

Vous pouvez importer des donnes externes vers les tables:


Fournisseurs Clients Entrepts Articles Mouvements (voir chapitre 20.5) Version 6.15.01 130

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Ceci afin de vous faire gagner un temps prcieux si vous aviez dj une description de vos donnes sous un autre format. Attention! Si les consignes d'importation dfinies dans l'aide ne sont pas scrupuleusement respectes, vous pourriez avoir une base de donnes incohrente, voir inutilisable! Cet outil est livr uniquement dans le but de vous faire conomiser du temps de recopiage d'une base de donnes existante, veuillez tout de mme y consacrer le temps ncessaire son bon fonctionnement. L'importation se fera partir d'un fichier plat type texte ou csv. Vous tes libre de choisir le sparateur de champs (pour les fichiers csv il sagit du point -virgule ( ;), pour les fichiers textes il sagit souvent dune tabulation). Vous pouvez galement spcifier le sparateur de dcimales utilis et signaler si le fichier contient une ligne de titre (qu'il faut donc viter d'importer). Le plus simple est de partir dun fichier Excel (ou open office calc), soit vous collez sont contenu dans le bloc notes, soit vous enregistrez le fichier au format csv. Vous n'tes pas oblig de dplacer toutes les colonnes de votre fichier, mais de spcifier les N de colonne dans la fentre d'importation en regard des zones respectives. Il est tjrs possible de repositionner les valeurs de colonne initiales en cliquant sur le bouton R initialiser . Slectionnez la table que vous dsirez garnir avec les donnes de votre fichier en slectionnant longlet correspon dant (articles, fournisseurs, client) Cochez Passer la premire ligne si celle-ci contient les titres des colonnes, afin dviter de les importer Slectionnez le sparateur de colonnes ( ; pour CSV, tabulation ou autre) Slectionnez le sparateur de dcimales Saisissez les numros de colonnes correspondant aux valeurs dans votre fichier, si linformation nexiste pas dans votre fichier, tapez 0 Cliquez sur importer .

Les donnes obligatoires, optionnelles, soumises contrle ou gnres automatiquement respectent les mmes rgles que lors de la cration manuelle, reportez-vous aux chapitres correspondants pour plus de dtails. Vos donnes, avant dtre importes dans la base de donnes sont vrifies et prsentes dans un second cran vous permettant de vrifier si limportation est correcte, et galement de modifier encore ce qui est ncessaire.

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Figure 70 Prparation des importations

Divers contrles existent, les contrles bloquants surlignent la ligne concerne en rouge et son importation sera impossible, les contrles non bloquants tels que rfrence fournisseur en double seront mis en vidence par une couleur orange dans la cellule concerne. Limportation va dfinir automatiquement si les lignes importes sont ajout er ou modifier. Cette information est dpendante de ce que vous importez. Articles : si la rfrence matriel est importe dans le fichier, le programme vrifie son existence dans la base de donnes, si larticle est trouv sur base de celle-ci, la ligne est prsente en vert, lors de lenregistrement, toutes les donnes de larticle (sauf les adresses de rangement) seront remplaces par celle prsentes sur la ligne verte (mme les zones vides). Si la rfrence nest pas trouve ou si elle nest pas importe, la ligne article sera en couleur claire et sera une ligne ajoute. Concernant les articles, il est galement possible dimporter les photos de ceux -ci en spcifiant le chemin de limage correspond larticle importer. Une copie de limage est faite lors de limportation, deux conditions : limage doit exister et lextension doit tre .jpg . Fournisseurs, entrepts et clients sont modifis sur base du code import, si le code nest pas trouv dans la base de donnes, la ligne est ajoute dans la table respective. Pour valider limportation, cliquez sur le bouton Enregistrer .

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33 PARAMTRER LE BACKUP DE VOS DONNES


Via le menu principal, dans le groupe Administration, cliquez sur Sauvegarde Une sauvegarde de la base de donnes peut-tre cre de 4 manires diffrentes :

AUTOMATIQUEMENT
A la fermeture du programme, la base de donnes est archive dans le rpertoire /ARCHIVES sous le rpertoire d'excution du programme. Les 10 dernires sauvegardes sont conserves. MODE MULTI UTILISATEURS Le backup automatique la fermeture ne se ralise que lorsque le dernier utilisateur quitte le programme car il n'est pas possible de faire un backup alors que des enregistrements sont bloqus par certains utilisateurs.

MANUELLEMENT
Via le menu ADMINISTRATION/Crer sauvegarde. Choisissez le rpertoire sur lequel sauvegarder la base de donnes. Cliquez sur le bouton sauvegarde .

EN LIGNE DE COMMANDE
Avec le paramtre ARCHIVAGE (dmarrer/excuter/ parcourir et choisir le programme gestock.exe, dans la ligne de commande aprs gestock.exe laissez un espace puis tapez ARCHIVAGE): L'avantage de ce mode est que vous pouvez le planifier pour par exemple le lancer quotidiennement de nuit...

PAR ENVOI VIA EMAIL


Si le support est Email , assurez vous d'tre connect un serveur mail et d'avoir spcifi les donnes ncessaires la gestion des mails (Menu ADMINISTRATION/Paramtres). Cliquez sur le bouton Par Email . MODE MULTI UTILISATEURS Si plusieurs utilisateurs sont connects, un message davertissement est visible dans la fentre de sauvegarde. Assurez-vous que plus aucun utilisateur ne soit en session au moment de la sauvegarde. Si vous sauvegardez une base de donnes et que certains utilisateurs bloquent encore laccs certains lments de celle -ci, la sauvegarde risque dtre effectue partiellement, elle peut par consquent devenir incohrente ou instable.

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34 RESTAURER UNE BASE DE DONNES


Via le menu principal, dans le groupe Administration, cliquez sur Restauration Une version antrieure de la base de donnes peut-tre restaure, si toutefois la version de cette dernire est antrieure la version en cours, celle-ci sera automatiquement mise jour. Lors dune restauration, la base de donnes restaure crase la base de donnes en cours. Slectionnez la source restaurer, soit depuis un archivage automatique (ne sont visibles que les versions compatibles), soit depuis un rpertoire dans lequel vous avez fait une sauvegarde manuelle. Cliquez sur le bouton Restaurer . En fin de restauration, vous serez invit redmarrer lapplication. MODE MULTI UTILISATEURS Si plusieurs utilisateurs sont connects, un message davertissement est visible dans la fentre de restauration. Assurez-vous que plus aucun utilisateur ne soit en session au moment de la restauration. Si vous restaurez une base de donnes et que certains utilisateurs bloquent encore laccs certains lments de celle -ci, la restauration risque dtre effectue partiellement, et elle peut par consquent devenir incohrente ou instable.

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35 STRUCTURE DES RPERTOIRES ET D ES FICHIERS DE LAPP LICATION 35.1 GESTION DES RPERTOIRES

LEXCUTABLE sinstalle par dfaut dans un sous rpertoire StockItEasy du rpertoire program files .
Sont repris dans ce rpertoire : Lexcutable Les librairies Le fichier dinitialisation Lexcutable de dsinstallation Les fichiers daide Quelques fichiers ncessaires au fonctionnement de lapplication

LES DONNES DE LAPP LICATION sont stockes dans des sous rpertoires du dossier StockItEasy cr dans
Documents and Settings\All Users\Application Data\ (Windows XP) OU C:\ProgramData\StockItEasy (Windows Seven ). Sont repris dans ce rpertoire : Le sous rpertoire data Toute la base de donnes de lapplication Le sous rpertoire data\img Les photos des articles, les logos des divers entrepts repris sur les documents correspondants Le sous rpertoire log Les fichiers de log de lutilisation de lapplication Le sous rpertoire archive Les fichiers de back up automatique de la base de donnes Le sous rpertoire gabarit , inutilis actuellement Le sous rpertoire synchro et divers autres sous rpertoires dpendant, ncessaire pour des cas dutilisation s spcifiques

35.2 GESTION DE LA BASE DE REGISTRE


Les donnes ncessaires au paramtrage de lutilisateur local de lapplication sont stockes dans la base de registre de Windows, au niveau de la cl : HKEY_CURRENT_USER\Software\StockItEasy Nous retrouvons ici : La langue de lutilisateur Le choix de gestion des accs Les paramtres de lIHM de lapplication (taille et position des fentres etc)

35.3 GESTION DU FICHIER D INITIALISATION

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Dans le fichier INI de lapplication sont mmoriss les chemins des sous rpertoires de lapplication, ainsi que le flag de suppression de la base de donnes dexemple.

35.4 GESTION DES PARAMTRES GNR AUX DE LAPPLICATION


Les paramtres communs aux diffrents utilisateurs de lapplication sont stocks dans la base de donnes. Cette gestion des rpertoires et de la base de registre est respectueuse des recommandations de lUAC (User A ccount Control) de Windows Vista et Windows 7. Pour les mises jour de versions antrieures la version 5, il est possible que les tous rpertoires de lapplication soien t situs dans le rpertoire dinstallation (par dfaut program files ).

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36 INSTALLATION RSEAU 36.1 INSTALLATION RSEAU SIMPLE


Stock It Easy 6 peut tre utilis par plusieurs utilisateurs simultanment, sur plusieurs ordinateurs d'un mme rseau. Pour ce faire, il faut installer le programme sur le serveur ou l'ordinateur tenant lieu de serveur, et sur les ordinateurs des utilisateurs, il faut simplement utiliser un raccourci vers le programme install sur le serveur. 1. 2. Installez Stock It Easy 6 sur le serveur Lancez l'application, puis fermez l'application

3. Par dfaut, la base de donnes ainsi que d'autres rpertoires se sont crs dans le rpertoire : C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\StockItEasy 4. Dplacez ce rpertoire sur une autre partition du disque (indispensable), par exemple la partition E:/

5. Partagez ce nouveau rpertoire (et tous les sous rpertoires) afin que les autres ordinateurs du groupe puissent y avoir accs, en lecture et criture 6. Par dfaut, le programme se trouve dans le rpertoire : C:\Program Files\StockItEasy

7. Dans ce rpertoire, ouvrez le fichier stockiteasy.ini , et remplacez pour chaque occurrence du mot REPERTOIRE (il y en a 6) le chemin des rpertoires de l'application par le nouveau chemin mais avec le nom complet du serveur et plus la lettre du lecteur, par exemple : a. REPERTOIRE= C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\StockItEasy\data\ (chemin de l'application avant d'avoir dplac les dossiers) b. Doit devenir REPERTOIRE=\\MonNomServeur\StockItEasy\data\ (nouveau chemin ou vous avez copi les dossiers) c. Vous ne connaissez pas le nom du serveur ? Faites un clic droit sur poste de travail , prenez l'onglet Nom de l'ordinateur , choisissez le nom complet de l'ordinateur d. 8. 9. Dans l'exemple ci-dessus, \\MonNomServeur remplace E:\

Enregistrez vos modifications Partagez le rpertoire ou se trouve le programme, par dfaut : C:\Program Files\StockItEasy , en lecture et criture

10. Lancez le programme, vrifiez que vous tes bien connect sur votre base de donnes, si ce n'est pas le cas, une des consignes ci-dessus n'a pas t scrupuleusement respecte et le programme aura certainement recr une base de donnes vide ailleurs 11. Si le point 10 est ok, vous devez maintenant connecter vos ordinateurs clients au serveur 12. Depuis l'ordinateur client , vrifiez que vous avez bien accs aux 2 rpertoires partags crs prcdemment sur le serveur 13. Connectez le rpertoire partag \\MonNomServeur\StockItEasy donnes via l'explorateur, menu outils / connecter un lecteur rseau , et cocher se reconnecter l'ouverture Version 6.15.01 137

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14. crez un raccourci du programme geststock.exe sur votre ordinateur client depuis l'explorateur, clic droit sur geststock.exe et choisir envoyer vers / Bureau (crer un raccourci) 15. Vous pouvez maintenant lancer le programme depuis le raccourci cr sur l'ordinateur client, si vous avez plusieurs ordinateurs clients, rptez la procdure depuis le point 12 16. Pour rappel, si vous utilisez une version avec cl de licence, une cl de licence valide diffrente doit tre installe sur chaque ordinateur.

36.2 INSTALLATION EN MODE CLIENT / SERVEUR


Ci-dessous vous trouverez un rsum des principes de fonctionnement de linstallation en mode client / serveur. Un manuel dtaill disponible sur notre site web lors de lachat dune licence explique en dtail linstallation et ladministration de lapplication dans ce mode dutilisation. Ce mode dinstallation ncessite lachat dune version client / serveur de Stock It Easy 6. Pour ce faire, il vous suffit dacqurir une licence via notre site internet et ds rception de votre paiement, cette dernire vous sera envoye ladresse email enregistre lors de votre achat, avec le lien de tlchargement de la version dinstallation de Stock It Easy 6 client /serveur. Encodez cette cl dactivation dans la fentre accessible depuis le menu ? , sous menu Licence , ou lors de louverture du logiciel. Cette licence est ncessaire pour le premier poste en mode client serveur. Pour les autres ordinateurs connects la base de donnes client / serveur, un numro de licence classique suffit.

36.2.1 GRANDS PRINCIPES DE LINSTALLATION EN MODE CLIENT SERVEUR.


Vous installez sur un serveur (ou un PC toujours connect au rseau et accessible depuis les postes clients) : 1. 2. Un serveur de base de donnes ainsi quune console dadministration de la base de donnes. Une application de rfrence pour linstallation de Stock It Easy 6 sur les postes clients.

Note : ces deux installations peuvent tre ralises sur des serveurs diffrents. A partir des postes clients, vous devez avoir accs au rpertoire dinstallation de lapplication, lancez lins talleur, celui-ci installera automatiquement le logiciel sur le poste de travail. Lors de son premier lancement, vous devrez spcifier ladress e du serveur hbergeant la base de donnes, ainsi que les informations de connexion celle-ci. Cette opration doit tre rpte sur tous les postes devant se connecter la base de donnes.

36.2.1.1 MISES JOUR DE LAP PLICATION DE RFRENCE.


En achetant la licence dutilisation client / serveur, vous recevez un lien de tlchargement de lapplication de rfrence. Ce lien est valable 1 an, il vous permet de mettre jour lapplication en fonction des amliorations et correctifs en cours de la version 6 de Stock It Easy 6. Vous mettez ainsi jour lapplication de rfrence et ventuellement le serveur de base de donnes.

36.2.1.2 MISES JOUR DE LAP PLICATION SUR LE POSTE CLIENT


Lorsque lutilisateur lance lapplication sur son ordinateur, celle -ci vrifie automatiquement si une version plus rcente existe sur le serveur dinstallation, si cest le cas, il peut lancer la mise jo ur lui-mme.

36.2.2 CLIENT / SERVEUR OU CLASSIQUE ?


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Client serveur ou rseau ?

http://blogs.pcsoft.fr/post.awp?title=hyperfilesql-clientserveur-classicreseau,7,227 http://blogs.pcsoft.fr/post.awp?title=principe-fonctionnement-hyperfilesqlclientserveur,7,225 http://blogs.pcsoft.fr/post.awp?title=principe-fonctionnement-hyperfilesqlclassic-reseau,7,224

Principe de fonctionnement client / serveur Principe de fonctionnement classique en rseau

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37 INSTALLATION PORTABLE
Par dfaut, Stock It Easy 6 s'installe sur un ordinateur et la base de donnes est unique pour l'ordinateur, et partage par les diffrents utilisateurs de l'ordinateur. Il est cependant possible d'utiliser plusieurs bases de donnes sur un mme ordinateur, par exemple si vous dsirez diffrencier certaines de vos activits. Pour ce faire, suivez les instructions suivantes: 1. 2. Installez Stock It Easy 6 sur l'ordinateur Lancez l'application, puis fermez l'application

3. Par dfaut, la base de donnes ainsi que d'autres rpertoires se sont crs dans le rpertoire : C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\StockItEasy (sous Vista et Seven : C:\Program Data\StockItEasy ) 4. Dplacez le contenu de ce rpertoire dans le rpertoire d'installation de l'application (par dfaut, le programme se trouve dans le rpertoire : C:\Program Files\StockItEasy ). Vous pouvez si vous le dsirez dplacer tout le rpertoire ainsi cr dans un nouveau rpertoire de votre choix, voir une cl USB. 5. Dans ce rpertoire, ouvrez le fichier stockiteasy.ini , et remplacez pour chaque occurrence du mot REPERTOIRE (il y en a 4) le chemin des rpertoires de l'application par le nouveau chemin, par exemple : a. REPERTOIRE= C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\StockItEasy\StockItEasy\data\ (chemin de l'application avant d'avoir dplac les dossiers) b. 6. 9. Doit devenir REPERTOIRE=C:\Program Files\StockItEasy\data\ (nouveau chemin ou vous avez copi les dossiers) Enregistrez vos modifications Effacez le fichier C:\Program Files\StockItEasy\geststock.REP

10. Lancez le programme, vrifiez que vous tes bien connect sur votre base de donnes, si ce n'est pas le cas, une des consignes ci-dessus n'a pas t scrupuleusement respecte et le programme aura certainement recr une base de donnes vide ailleurs 11. Pour rappel, si vous utilisez une version avec cl de licence, une cl de licence valide diffrente doit tre installe sur chaque ordinateur.

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38 TABLE DES ILLUSTRATIONS


Figure 1 Bouton remise zro DB exemple............................................................................................................................... 18 Figure 2 Demande de support gratuit cran 1 ........................................................................................................................... 20 Figure 3 Demande de support gratuit cran 2 ........................................................................................................................... 21 Figure 4 Demande de support cran 3 ....................................................................................................................................... 22 Figure 5 Menu principal .............................................................................................................................................................. 23 Figure 6 Menu principal personnalis ........................................................................................................................................ 23 Figure 7 Gestion des utilisateurs ................................................................................................................................................ 25 Figure 8 Table des articles .......................................................................................................................................................... 27 Figure 9 Slection des tiquettes imprimer ............................................................................................................................. 28 Figure 10 La fiche article ............................................................................................................................................................. 31 Figure 11 Ajouter des composants un article compos ........................................................................................................... 33 Figure 12 Liste des articles par image ......................................................................................................................................... 36 Figure 13 Choix du type de mouvement .................................................................................................................................... 36 Figure 14 Mouvement via liste image des articles ..................................................................................................................... 37 Figure 15 Gestion des zones complmentaires cde client ......................................................................................................... 38 Figure 16 Gestion des catgories................................................................................................................................................ 39 Figure 17 Crer une catgorie .................................................................................................................................................... 40 Figure 18 Consultation des adresses de rangement................................................................................................................... 42 Figure 19 Saisie des adresses de rangement .............................................................................................................................. 43 Figure 20 Affecter une adresse de rangement un article ........................................................................................................ 44 Figure 21 Liste des fournisseurs ................................................................................................................................................. 45 Figure 22 Fiche fournisseur ........................................................................................................................................................ 46 Figure 23 Liste des entrepts ..................................................................................................................................................... 48 Figure 24 Fiche entrept ............................................................................................................................................................ 49 Figure 25 Liste des clients ........................................................................................................................................................... 51 Figure 26 fiche client .................................................................................................................................................................. 52 Figure 27 Commande fournisseur .............................................................................................................................................. 54 Figure 28 Dissocier les critres de traage et suivi dans une commande .................................................................................. 55 Version 6.15.01 141

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Figure 29 Rception partielle de la commande fournisseur....................................................................................................... 57 Figure 30 Ligne de commande fournisseur clture .................................................................................................................. 57 Figure 31 Impression d'un bon de rception .............................................................................................................................. 58 Figure 32 Impression du bon de commande fournisseur ........................................................................................................... 59 Figure 33 Commande client ........................................................................................................................................................ 61 Figure 34 Dissocier un article par critre de suivi et traage dans une commande client ......................................................... 63 Figure 35 Encodage d'un mode de paiement ............................................................................................................................. 65 Figure 36 Slection d'une commande client .............................................................................................................................. 69 Figure 37 Zones complmentaires dans la commande client .................................................................................................... 70 Figure 38 Commande rapide client ............................................................................................................................................ 72 Figure 39 Editer le rapport des ventes ....................................................................................................................................... 76 Figure 40 Rapport des ventes ..................................................................................................................................................... 77 Figure 41 Entres diverses .......................................................................................................................................................... 78 Figure 42 Sorties diverses ........................................................................................................................................................... 79 Figure 43 Fentre d'importation de fichier de mouvements de stock ....................................................................................... 81 Figure 44 Fichier de mouvements import ................................................................................................................................ 83 Figure 45 Confirmation de l'enregistrement des mouvements.................................................................................................. 84 Figure 46 Devis client .................................................................................................................................................................. 86 Figure 47 Consultation des stocks .............................................................................................................................................. 91 Figure 48 Visualisation des stocks ayant des critres de traage et suivi................................................................................... 93 Figure 49 Transfert d'articles ...................................................................................................................................................... 94 Figure 50 Correction de stock / saisie d'inventaire .................................................................................................................... 96 Figure 51 Corriger le stock d'un article avec des critres de traage et suivi ............................................................................. 97 Figure 52 Exportation de fichiers FTP ....................................................................................................................................... 100 Figure 53 Paramtres de compte FTP....................................................................................................................................... 101 Figure 54 Rapport d'envois par FTP .......................................................................................................................................... 106 Figure 55 Contrles du stock .................................................................................................................................................... 107 Figure 56 Statistiques par article .............................................................................................................................................. 110 Figure 57 Graphe historique stock article ................................................................................................................................ 110 Version 6.15.01 142

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Figure 58 Analyse des mouvements ......................................................................................................................................... 112 Figure 59 Administration des paramtres gnraux ................................................................................................................ 113 Figure 60 Paramtre des tiquettes ......................................................................................................................................... 116 Figure 61 Activer les modes de paiement ................................................................................................................................ 121 Figure 62 Activer les zones complmentaires de commande client ........................................................................................ 121 Figure 63 Paramtres de l'extension articles composs .......................................................................................................... 123 Figure 64 Paramtres du traage et suivi de stock ................................................................................................................... 124 Figure 65 Alertes de stock selon les critres de date du traage et suivi ................................................................................. 126 Figure 66 Paramtrage des alertes de stock ............................................................................................................................ 127 Figure 67 Gabarits Stock It Easy................................................................................................................................................ 128 Figure 68 Aperu avant impression .......................................................................................................................................... 129 Figure 69 Importations ............................................................................................................................................................. 130 Figure 70 Prparation des importations ................................................................................................................................... 132

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