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CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SGC

Gerente General Fecha Vigencia: TIS-GE-PR-001 Versin No.: 03.12.09 04

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SGC

REVISADO
Nombre: Fiorella Maza Sorogasta Fecha: 03.12.09

APROBADO
Nombre: Martn Ronceros Medrano Fecha: 03.12.09

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Tabla de Contenido
Pgina

1. 1.1 1.2

PROPSITO Y ALCANCE................................................................. 3

PROPSITO ................................................................................................. 3 ALCANCE...................................................................................................... 3 2. REFERENCIAS Y DEFINICIONES .................................................... 4

2.1 2.2

REFERENCIAS ............................................................................................. 4 DEFINICIONES ............................................................................................. 4 3. 4. RESPONSABILIDADES .................................................................... 4 PROCEDIMIENTO ............................................................................. 4

4.1

CONTROL DE DOCUMENTOS..................................................................... 4 5. REGISTROS....................................................................................... 4

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1. PROPSITO Y ALCANCE
1.1 PROPSITO
El propsito de este procedimiento es desarrollar un sistema de control que permita la edicin, revisin, identificacin, aprobacin y distribucin de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad relacionados en el alcance.

1.2 ALCANCE
Este procedimiento afecta a los siguientes documentos: Manual de Calidad: documento que especifica el sistema de gestin de la calidad de una organizacin. Procedimientos: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Instructivos: son documentos que desarrollan actividades concretas y puntuales que se desprenden de los Procedimientos. Formatos, Planes de calidad, Poltica, Objetivos, Diagrama de Interaccin de Procesos, Organigrama, Perfiles de Competencias, Ficha Tcnica y Tablas.

Est dirigido a todo el personal de la Compaa con responsabilidades directas sobre los documentos anteriormente mencionados.

2. REFERENCIAS Y DEFINICIONES
2.1 REFERENCIAS
TIS-GE-MA-001 Manual de Calidad del SGC.

2.2 DEFINICIONES
Todas las definiciones incluidas en el Glosario de trminos del TIS-GE-MA-001 Manual de Calidad del SGC.

3. RESPONSABILIDADES
Los responsables de la elaboracin, revisin, aprobacin, aplicacin, cumplimiento, control y mantenimiento de este procedimiento operativo se encuentran especificados en la Tabla N 1: Matriz de Responsabilidades.

4. PROCEDIMIENTO
4.1 Control de Documentos: de acuerdo al flujo Adjunto

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4.1 Control de Documentos

Personal TIS S.A. RED/CSGC Elaborador
(Ver Tabla N1)

Revisor y Aprobador
(Ver Tabla N1)

2 Inicio Analiza proceso/ actividad y Desarrolla modifica documentacin en base a la informacin recopilada

Identifica la necesidad de estandarizar un proceso/actividad o modificar un documento del SGC

Informa al RED o al CSGC para evaluacin

Es necesario?

Es una Modificacin? S

No S 1 Indica las razones de la no procedencia Recopila informacin, coordina y apoya al equipo de trabajo que analizar el proceso Resalta adiciones en el documento (rojo No cursivas y negritas) y/o se elimina informacin (se indica en la tabla de Control de Cambios)

2 Revisa el documento para asegurarse que cuenta con los elementos de control completos : fecha, revisin, aprobaciones, etc. de acuerdo a Tabla N2

Enva documento a revisin

Ok?

No Solicita cambios o mejoras al documento S

Publica documento y actualiza Listado Maestro de documentos Listado Maestro de documentos Remite comunicacin a los involucrados para informar de la publicacin E-mail 1 Fin

Aprueba y enva documentos a publicacin y difusin

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TABLA N 1: MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

TIPO DE DOCUMENTO DOCUMENTO INTERNO

RESPONSABLE

ELABORACION Y DE CAMBIOS

REVISION

APROBACIN

APLICACIN

CUMPLIMIENTO

CONTROL Y MANTENIMIENTO

Poltica y Objetivos de la Calidad

CSGC/RED

Alta Direccin

Alta Direccin

Alta Direccin

Todo el personal

RED

Organigrama y Plan Estratgico

CSGC/RED

Alta Direccin

Alta Direccin

Alta Direccin

Todo el personal

RED

Manual de Calidad

CSGC/RED

Alta Direccin

Alta Direccin

Alta Direccin

Todo el personal

RED

Procedimientos generales y Operativos y/o Planes de calidad

CSGC/RED EQUIPO DE TRABAJO

RED/ Responsable del rea

RED/ Responsable del rea/ Alta Direccin

Responsable de gestionar dichos procesos

Persona que ejecute dichos procesos RED

Instrucciones Manuales Especificaciones Tcnicas

CSGC/RED EQUIPO DE TRABAJO

RED/ Responsable del rea

RED/ Responsable del rea/ Alta Direccin

Responsable de gestionar dichos procesos

Persona que ejecute dichos procesos RED

DOCUMENTOS EXTERNOS

ACTUALIZACION

DISTRIBUCIN

APROBACIN

APLICACIN

CUMPLIMIENTO

CONTROL Y MANTENIMIENTO

Leyes Normas Reglamentos Manuales de Fabricante, etc. RESPONSABLE DEL AREA/CSGC CSGC/RED ----

Responsable de gestionar los procesos relacionados

Persona que ejecute los procesos relacionados ----

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TABLA N2: CODIFICACIN DE DOCUMENTOS DEL SGC

CAMPO 1 Identifica a la Organizacin

CAMPO 2

CAMPO 3 Identifica el tipo de documento

CAMPO 4 Identifica nmero correlativo

Identifica el rea

General (GE) Gerencia de Administracin y Finanzas (AF) Gerencia Comercial (CO) Gerencia de Operaciones (OP) TIS Jefatura de RR.HH. y Administracin (RH) Jefatura de Compras y Logstica (LO) Central Receptora de Alarmas (CR) Escuela (ES) Almacn (AL) Manual (MA) Procedimiento (PR) Plan de Calidad (PC) Instructivos (IN) Ficha Tcnica (FT) Formato (FO) Tabla (TB) 001 002 003 . . .

Los documentos como: Organigrama, Diagrama de Interaccin por Procesos y Perfiles de Competencias, no llevan codificacin solo control de versiones.

Nota 1. Slo en el caso que algn puesto de trabajo no tenga acceso a la informacin en red, entonces se emitirn copias controladas impresas, registrando la entrega en TIS-GE-FO-002 Lista de Distribucin de Documentos Controlados, previa aprobacin del RED o CSGC y se actualizarn cada vez que se realice un cambio. El responsable de la emisin de las copias debe asegurarse que stas se encuentren legibles. Nota 2. Cuando sea necesario emitir una copia de un Documento del SGC original, para entregar oficialmente al personal para la ejecucin de las actividades, el documento llevar indicada en la primera pgina la siguiente indicacin: COPIA CONTROLADA N ASIGNADA A:

01 Jefe de XX

Nota 3. Cuando se requiera emitir una copia o imprimir un Documento del SGC para fines de revisin o publicidad se identificar dicha copia con la siguiente frase al pie de pgina:
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Nota 4. Las copias impresas de los documentos del SGC que se encuentren obsoletas son destruidas. En el caso de requerirse la conservacin de copias obsoletas por algn fin justificado, deber sustentarse al RED/CSGC para su evaluacin. Si el RED/CSGC aprueba su conservacin, estas copias debern identificarse como copias OBSOLETAS. Nota 5. Se considera que un documento del SGC es obsoleto cuando es retirado del punto de difusin. El CSGC enviar una comunicacin va mail a todo el personal involucrado en el SGC, informando la publicacin de la nueva versin. El CSGC mantendr las copias obsoletas de los documentos internos en medios electrnicos por lo menos de una versin anterior. Nota 6. Los documentos del SGC entran en vigencia a partir de la fecha comunicacin de la publicacin. Al final del documento se adiciona el cuadro N 3 Tabla de Control de Cambios, en la cual se mantendr la descripcin de los cambios realizado. A continuacin se presenta la Tabla N3: Tabla de de Control de Cambios

NMERO DE VERSIN

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

FECHA DE VIGENCIA

Nota 7. El responsable de los documentos externos segn lo establecido en la TABLA N 1: MATRIZ DE RESPONSABILIDADES, deber adquirir la nueva versin del documento externo si es que fuera necesario para la actividad de la organizacin, procediendo a retirar la versin anterior e informando al CSGC para la actualizacin de la RED y/o de los TIS-GE-FO-001 Listado Maestro de Documentos del SGC. Nota 8. En caso de requerirse la distribucin de copias controladas de documentos externos los responsables o CSGC emitir las copias y las distribuir considerando el registro TIS-GE-FO-002 Lista de Distribucin de Documentos Controlados.

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Tabla de de Control de Cambios

NMERO DE VERSIN

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

FECHA DE VIGENCIA

Se ha eliminado la firma de los recuadros de revisado y Aprobado. 003 Se ha cambiado el Alcance del Procedimiento. Se ha cambiado la Tabla N2. Se ha modificado la Nota 6. Se modifica el alcance del procedimiento. Se modifica el flujo del proceso en lo referente a la comunicacin de cambios. Se modifica el encabezado de la tabla N1 Matriz de Responsabilidades. Se coloca texto al pie de la tabla N2 Codificacin de Documentos del SGC. Se modifican notas 1, 5 y 6 07.11.08

004

03.12.09

5. REGISTROS
5.1. Los registros generados por la aplicacin de este procedimiento son: TIS-GE-FO-001 Listado Maestro de Documentos del SGC. TIS-GE-FO-002 Listado de Distribucin de Documentos Controlados. e-mails de publicacin de documentos.

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