MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CODIGO VERSION APROBACION

EM10 01 15/07/2009

PGINA 1 DE 21
ESTADO: NO CONTROLADO

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Fecha de Vigencia: 15 / 07 / 2009

Elaboro: Hernando Rodrguez Reviso: Guillermo Jimnez Aprob:

Cargo: Coordinador de C Cargo: Representante A.D Cargo:

Fecha: 15 de Julio 2009 Fecha: 15 de Julio 2009 Fecha:

Firma

Firma

Firma

Jos Perdono

Arnulfo

Alcalde

15 de julio 2009

Copia controlada: DOS

Cdigo de archivo: EM10

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CODIGO VERSION APROBACION

EM10 01 15/07/2009

PGINA 2 DE 21
ESTADO: NO CONTROLADO

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION

1. POLITICAS DE PROCEDIMIENTOS.

OPERACIN

DE

PROCESOS

2. POLITICAS DE OPERACIN DE LOS CONTROLES

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CODIGO VERSION APROBACION

EM10 01 15/07/2009

PGINA 3 DE 21
ESTADO: NO CONTROLADO

INTRODUCCIN

Entre los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en Administracin, se destaca lo relativo al manual de procedimientos ya que facilitan el aprendizaje al personal, proporcionando la orientacin precisa que requieren en las diferentes dependencias, fundamentalmente en el mbito operativo o de ejecucin, dado que se describen en forma lgica, sistemtica y detallada los pasos que se deben seguir, sealando generalmente quin, cmo, cundo, dnde y para qu han de realizarse, a travs del uso de ilustraciones basadas en diagramas de flujo, los cuales permiten un mejor entendimiento por parte del encargado de la realizacin de cada actividad. Para la elaboracin del presente manual se tuvo en cuenta tres etapas: Primera: Anlisis e identificacin de los diferentes procedimientos de la Administracin Municipal, mediante sesiones de formacin grupal con los funcionarios. Segunda: Dos: Sesiones de formacin personalizada con cada uno de los servidores pblicos, para recopilar y corroborar la informacin necesaria para la descripcin especfica de las actividades realizadas en cumplimiento de sus funciones. Tercera: Validacin y aprobacin por parte del servidor pblico competente de la informacin presentada. Se debe tener en cuenta que la utilidad del manual de procedimientos radica en la veracidad de la informacin que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlos permanentemente actualizados a travs del representante de la direccin ante el Sistema Integral de Gestin de la Calidad con revisiones peridicas, o por solicitud directa de la Alcalda Municipal de Castilla la Nueva.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CODIGO VERSION APROBACION

EM10 01 15/07/2009

PGINA 4 DE 21
ESTADO: NO CONTROLADO

1.POLITICAS DE OPERACIN POR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.

ACTUALIZACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS Recomendaciones Generales. Para la actualizacin de los procedimientos se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: Elabore los procedimientos en el formato indicado para esto (Ver formato . Formato para la elaboracin de procedimientos). Para la realizacin de los diagramas de flujo utilice el formato de diagrama vertical (Ver formato 2. Formato de diagrama de flujo) y use el smbolo adecuado para su elaboracin (Ver tabla 1. Tabla de smbolos o convenciones para la elaboracin del diagrama de flujo). Para la redaccin de los procedimientos no utilice trminos en otro idioma a menos que sea absolutamente necesario, en tal caso, incluya su significado en espaol. Utilice los verbos en tiempo presente (modo indicativo o imperativo) y descarte los verbos en futuro y en infinitivo. Redacte en forma clara y sencilla, pensando siempre en el usuario del documento. Digite los textos en letra Arial, tamao 12 y con un interlineado Exacto a 15 puntos. Para la revisin y la actualizacin de los procedimientos se debe tener en cuenta la gua para el anlisis de los procedimientos (Ver tabla 2. Gua para el anlisis de los procedimientos). Para el control de las actualizaciones realizadas en los procedimientos se debe diligenciar el formato 3 (Ver Formato para el Control de la actualizacin de los procedimientos).

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CODIGO VERSION APROBACION

EM10 01 15/07/2009

PGINA 5 DE 21
ESTADO: NO CONTROLADO

Estructura de los Procedimientos. Los procedimientos elaborados en el presente manual siguen la siguiente estructura: Encabezado. El encabezado contiene la siguiente informacin: 1. Logotipo: Logo de la Alcalda, integrado al icono que simboliza la calidad y la calidez en la Administracin Municipal de Castilla la Nueva-Meta. 2. Nombre del proceso al cual corresponde el procedimiento (PROCESO ESTRATEGICO, MISIONAL, APOYO, EVALUACION). 3. La palabra NOMBRE DEL PROCEDIMIENTOS y la denominacin del mismo. 4. Cdigo: Casilla que designa una codificacin alfanumrica a cada procedimiento de la Alcalda que lo diferencia de los dems. Las siglas utilizadas para la descripcin de los procedimientos son: E: Estratgico. 1: Nmero del Proceso. P: Procedimiento 3: Nmero del Procedimiento.

5. Versin: En esta casilla se indicar el nmero que corresponde a las veces en que ha sido modificado el procedimiento, partiendo desde la Versin No. 01. 6. Fecha de Actualizacin: La correspondiente a creacin del procedimiento o modificacin. Formato 1. Formato para la elaboracin de procedimientos 2. Nombre del Proceso Nombre del Procedimiento Cdigo 4. Versin 5. Fecha de Actualizacin

1. Logotipo

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CODIGO VERSION APROBACION

EM10 01 15/07/2009

PGINA 6 DE 21
ESTADO: NO CONTROLADO

7. Control de Revisiones: 1. Realizado por: Son las personas responsables del levantamiento inicial o actualizacin del procedimiento. 2. Revisado por: Jefe del rea o Secretara. 3. Aprobado por: Persona de la entidad que revisa y aprueba el procedimiento. 8. Historial de Cambios: Relacin de los cambios o actualizaciones 9. Control de Cpias: Relacionado al listado maestro de documentos de la Administracin. 10. Presentacin del Procedimiento. En el resumen se describen todos los aspectos generales del procedimiento como su objetivo, alcance, definiciones, normatividad, frecuencia y recursos necesarios para su desarrollo normal. La informacin del resumen se presenta a continuacin: Identificacin del procedimiento: Indica el nombre del procedimiento que se est analizando. Objetivo: Muestra el objeto y la definicin de manera general del procedimiento desarrollado Alcance: Define el punto de inicio y terminacin de cada procedimiento. Definiciones: En esta parte se describen las palabras tcnicas que se emplean en las diferentes actividades del procedimiento. Normatividad: En este punto se menciona el conjunto de leyes, decretos, acuerdos y dems reglamentos que regulan las actividades mencionadas en el procedimiento. Polticas de Operacin Detalla las actividades, el grupo del departamento donde se desarrolla, el responsable, los conceptos aclaratorios y sus puntos de control. Es decir, precisa en qu consiste cada operacin, quin debe ejecutarla, cmo debe ejecutarla, cundo, dnde y para qu ejecutarla.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CODIGO VERSION APROBACION

EM10 01 15/07/2009

PGINA 7 DE 21
ESTADO: NO CONTROLADO

Diagrama de Flujo. El diagrama de flujo es el modelo grfico que representa en forma esquemtica, lgica y simplificada el procedimiento, mediante el uso de smbolos o dibujos que identifican actividades, decisiones, puntos de inicio y finalizacin entre otros. Los diagramas elaborados en el presente manual siguen la siguiente estructura: Actividad: Accin desarrollada al interior del procedimiento que define la forma de realizarlo. Ejecutor: Corresponde a la denominacin del cargo del funcionario que responde por la actividad. No se refiere en ningn momento al nombre de una persona especfica. Punto de Control: Mecanismos o acciones que permiten conocer el avance o estado de un procedimiento, con el fin de lograr mantenerlo bajo control. Estas acciones pueden incorporar insumos como documentos, registros firmas, formatos, tiempo de ejecucin aproximado de la actividad entre otras. Pie de Pgina del Procedimiento. El pie de pgina contiene informacin relacionada con el slogan de la Administracin Municipal.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CODIGO VERSION APROBACION

EM10 01 15/07/2009

PGINA 8 DE 21
ESTADO: NO CONTROLADO

Formato 2. Formato para el Control de la actualizacin de los procedimientos

1. Logotipo

2. Nombre del Proceso Nombre del Procedimiento

Cdigo 4. Versin 5. Fecha de Actualizacin

Nombre del Procedimiento:

Cdigo del Procedimiento: FECHA DE ENTREGA DD MM AAAA ACTUALIZACIN REALIZADA POR: (NOMBRE DEL RESPONSABLE)

VERSIN NMERO

FIRMA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CODIGO VERSION APROBACION

EM10 01 15/07/2009

PGINA 9 DE 21
ESTADO: NO CONTROLADO

TABLAS DE PROCEDIMIENTOS Tabla No 1. Formato de smbolos o convenciones para la elaboracin del diagrama de flujo Smbolo Descripcin la iniciacin y finalizacin del procedimiento; por el funcionario del Departamento recibe y radica oficio o en el caso del archivo o remisin de la derecho de peticin como producto final del

Terminal: Indica ejemplo, cuando un documento u respuesta a un procedimiento. Operacin: Representa la accin necesaria para transformar la informacin recibida o crear una nueva. Se utiliza para describir la actividad realizada por el funcionario responsable; por ejemplo, la realizacin de un informe o la revisin del mismo. Decisin: Indica un punto en el procedimiento en que son posibles caminos alternativos; por ejemplo, despus de la revisin de un informe el resultado de ste puede tener correcciones que se deben ejecutar o simplemente pasar a la siguiente fase. Documento: Representa cualquier tipo de documento que se use en el procedimiento y aporta informacin para que ste se pueda desarrollar; dentro de l, se escribe el nombre del documento y el nmero de copias, el cero (0) denota que es el original y los siguientes nmeros las copias. Referencia de otro Procedimiento: Este elemento indica que en ese punto se ejecuta otro procedimiento; dentro de l, se escribe el nombre del procedimiento referenciado con su respectivo cdigo. Conector de Rutina: Representa una conexin o enlace de un paso del proceso con otro dentro de la misma pgina o entre pginas. El smbolo lleva inserto un nmero arbigo. Este smbolo facilita la continuidad de las rutinas de trabajo, evitando intersecciones. Conector de Pgina: Representa una conexin o enlace de un paso final de pgina con otro al inicio de la siguiente, donde contina el flujograma. Sentido de Circulacin: Conecta los smbolos sealando el orden en que se deben ejecutar los distintos pasos, definiendo de esta manera la secuencia del procedimiento.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CODIGO VERSION APROBACION

EM10 01 15/07/2009

PGINA 10 DE 21
ESTADO: NO CONTROLADO

Tabla 2. Gua para el anlisis de procedimientos ELEMENTO EJECUTAD O RESULTA DO

INTERROGANTE QU SE HACE? Es realmente necesario? Por qu? Sera mejor hacer otra cosa? Podra hacerse algo para mejorar? Sirve para lo que tiene que servir? DNDE SE HACE? Por qu se hace en ese sitio? Es el mejor lugar? Existe otro lugar para hacerlo? Es posible economizar tiempo y recursos hacindose en otro sitio o cambiando la persona o equipo de lugar? CUNDO SE HACE? Existe una mejor ocasin para hacerlo? Se hace en la secuencia adecuada? Se puede eliminar tiempo, transporte al hacerse en otro lugar o combinarse en un paso previo o posterior? QUIN LO HACE? Es la persona ms indicada? Rene las condiciones requeridas? Podra ser otra persona? Quin? Cmo podra mejorarse su rendimiento?

ACCIONES

Eliminar pasos OBJETO innecesari Justificacin os. Aplicacin Reunir real operacion es homogne as. Cambiar varias operacion es. SITIO DE Eliminar Modificar TRABAJO Combinar Separar PASOS el flujo. Redistribui Mejorar r cargas Simplifica de trabajo. Eliminar ineficienci as. SECUENCIA Aumentar Posicin de la cada paso productivi dentro del dad. proceso Secuenci Reducir costos. a Agilizar la Lugar CAMBIAR EJECUTANT Persona elaboraci de E Mtodo n productos Constatar Formato o la que sea la prestacin persona ms de indicada servicios.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CODIGO VERSION APROBACION

EM10 01 15/07/2009

PGINA 11 DE 21
ESTADO: NO CONTROLADO

CMO LO HACE? Por qu es ejecutado de ese modo? MTODOS Existen otras maneras de Y MEDIOS hacerlo? Modo y El puesto, ambiente, medio para herramientas y equipos son ejecutar el adecuados? trabajo Es complicado como se realiza? INSTRUCCIONES PARA EL MANEJO Y ACTUALIZACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Estructura del Manual Este como todos los manuales de procedimientos ha sido editado con el sistema de numeracin decimal, a fin de asegurar la funcionalidad en la consulta y actualizacin. Reglamentacin del manual de procedimientos Teniendo en cuenta como fundamentos legales: La Ley 152 de 1994 (Ley Orgnica que reglamenta los Planes de Desarrollo); Decreto N 1421 de 1993, artculo 116, numeral 1 (Estatuto de Bogot); Acue rdo 12 de 1994, artculo 15; la Ley 872 de diciembre 30 de 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestin de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios; el Acuerdo del Concejo de Bogot nmero 122 de junio 28 de 2004, por el cual se adopta en Bogot, D.C. el Sistema de Gestin de la Calidad; y el Decreto 4110 de diciembre 09 de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica. Quines podrn consultar el Manual de Procedimientos? Toda la ciudadana en general tendr derecho a consultar el presente manual, as como todos(as) los servidores(as) y contratistas de las diferentes dependencias que necesiten y deseen conocer los procedimientos de la Oficina Asesora Jurdica. Qu hacer si se desea actualizar el manual de procesos y procedimientos? Cuando un rea organizacional, a travs de sus servidores(as) un(a) ciudadano(a) particular, identifique la necesidad de llevar a cabo actualizaciones a los procedimientos del manual, se comunicar con el representante de la Direccin que evaluar la pertinencia y oportunidad de las modificaciones sugeridas y comunicar al Alcalde, a fin de coordinar las labores de mejoramiento que deban ser adelantadas. El Representante de la Direccin y jurdica son los rganos administrativos que tienen competencia para hacer efectivas las observaciones y sugerencias, que

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CODIGO VERSION APROBACION

EM10 01 15/07/2009

PGINA 12 DE 21
ESTADO: NO CONTROLADO

sobre modificaciones se planteen desde cualquier otra dependencia, es decir, que son las instancias administrativas que pueden realizar cambios sobre el manual, a partir de las solicitudes o sugerencias que le sean comunicadas. Las actualizaciones al manual, ya sean captulos nuevos o mejoras a los preestablecidos, se harn por medio de Resolucin, proyectada por Jurdica, la cual debe ser incorporada a este manual, por el representante de la Direccin, modificando, sustituyendo o adicionando las pginas segn se indique. Cualquier error u omisin encontrada en el presente documento debe ser informado a Jurdica con el fin de coordinar el mantenimiento respectivo. El(a) servidor(a) encargado(a) de llevar a cabo la modificacin al manual de procedimientos deber diligenciar el formato de CONTROL DE ACTUALIZACION, para mantener una relacin permanente de las actualizaciones que se efecten a ste y para controlar la elaboracin de memorandos, anotando: Fecha de Actualizacin: Fecha en la cual se realiza la operacin de actualizacin sobre el manual. Captulo; tema; pgina(s): nmero de captulo, tema y pginas objeto de la actualizacin. Ejemplo: 4; 4.1; 5 y 6, que se lee: Captulo 4, Tema 4.1 y Pginas 5 y 6. Incorporado por: Servidor(a) que efecta la incorporacin dentro del manual. Descripcin del cambio: Anotaciones pertinentes al procedimiento o descripcin de cambios relevantes efectuados al manual. Cmo se formaliza la entrega de un manual y/o de una actualizacin al mismo? Una vez Jurdica y el representante de la Direccin han elaborado el documento Manual de Procesos y Procedimientos y ste se ha adoptado por resolucin, se entrega una copia del documento a Control Interno, utilizando el formato Carta de Entrega, el original de este formato reposa en el representante de la direccin y la copia en las dependencias respectivas. Las entregas de documentos sern controladas a travs del uso del formato Registro de Responsables, que administrar el Representante de la Direccin. Peridicamente, y de acuerdo con las exigencias en materia de prestacin de servicios sociales o de normatividad en contratacin, los mtodos y formas de trabajo contemplados deben ser actualizados, para ello los grupos responsables del proceso de Jurdica y el Representante de la Direccin se reunirn para revisar el manual de procedimientos vigente y verificar la pertinencia de realizar cambios. Los cambios o actualizaciones deben ser avalados por Resolucin proyectada por Jurdica y el Representante de la Direccin. Cuando las actualizaciones se han materializado en el manual de procedimientos, El Representante de la Direccin suministra copia de las hojas que se actualizaron a las dependencias antes mencionadas, utiliza; el original de este formato y entrega la copia en las dependencias respectivas. La entrega

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CODIGO VERSION APROBACION

EM10 01 15/07/2009

PGINA 13 DE 21
ESTADO: NO CONTROLADO

de actualizaciones sern controladas a travs del uso del formato correspondiente. Qu hacer con los elementos modificados? Despus de haber hecho las incorporaciones, las hojas que hayan sido modificadas deben ser archivadas, con el objeto de permitir un seguimiento a la evolucin de los procedimientos desarrollados en Jurdica, a travs de los cambios hechos al manual de procedimientos. Las hojas que se daen o deterioren de forma tal que se haga necesario su reemplazo, deben ser solicitadas al representante de la direccin para su sustitucin, rea en la cual reposa copia magntica de los archivos de los manuales de procedimientos de la institucin. Cundo leer el manual de procedimientos? La consulta del manual de procedimientos debe ser permanente y su aplicacin de obligatorio cumplimiento.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CODIGO VERSION APROBACION

EM10 01 15/07/2009

PGINA 14 DE 21
ESTADO: NO CONTROLADO

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Los procesos y procedimientos por medio de los cuales la ALCALDA MUNICIPAL DE CASTILLA LA NUEVA -Meta cumple con las funciones encomendadas en la Constitucin Nacional, sus objetivos, denominacin del cargo responsable y el detalle de la funcin especifica del cargo conforme a la tabla de codificacin de procesos y procedimientos. El Sistema de Gestin de la Calidad de la Administracin Municipal de Castilla la Nueva Meta esta conformado por procesos, entre los cuales se incluyen estratgicos, misionales, de apoyo y de evaluacin. TIPOLOGIA DE PROCESOS Procesos Estratgico. -Direccin del Sistema de Gestin de la Calidad. Tiene como objetivo definir y planificar la implementacin, el mantenimiento y la mejora contina del Sistema de Gestin de la Calidad. Este proceso cuenta con manuales de calidad, de elaboracin de documentos y de responsabilidades y autoridades. -Planificacin del Desarrollo. El objetivo general del proceso es establecer directrices de desarrollo a travs de la elaboracin y el seguimiento de planes, programas y proyectos orientados a mejorar la calidad de vida de la poblacin del Municipio de Castilla la Nueva - Meta. Procesos Misionales Apoyo social: Tiene como objetivo, establecer los lineamientos y directrices para brindar informacin, orientacin e intervencin a la comunidad, encaminadas a mejorar la calidad de vida de los habitantes. Este proceso tiene lineamientos trazadores que afectan de manera positiva e integral la convivencia y el desarrollo de los habitantes del municipio a travs de la prestacin de servicios misionales: Cultura Recreacin y Deporte, Salud, desarrollo comunitario, programas sociales, bienestar educativo y desarrollo agrcola y ambiental. Procesos de Apoyo -Gestin del Recurso Fsico. Su objetivo principal es proporcionar y mantener los recursos fsicos necesarios para la buena prestacin de los servicios a las diferentes dependencias del Municipio, a la comunidad en general y el sostenimiento del sistema de gestin de la calidad. -Gestin del Talento Humano. Tiene como objetivo facilitar el desarrollo integral de los empleados de la Administracin Municipal, de tal manera que se le

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CODIGO VERSION APROBACION

EM10 01 15/07/2009

PGINA 15 DE 21
ESTADO: NO CONTROLADO

permita contar con herramientas para adquirir el conocimiento y las competencias para el desempeo laboral. -Adquisicin de bienes y servicios. Su objetivo principal es establecer las directrices para la contratacin de bienes y servicios externos, necesarios para el desarrollo econmico y social del Municipio de Castilla la Nueva Meta, en procura de generar una mejor calidad de vida de sus habitantes. El proceso cuenta con manual de contratacin y con las guas de requisitos para la contratacin estatal y etapas de la licitacin pblica. -administrativa y financiera. Su objetivo principal es implementar mecanismos y acciones que contribuyan a la administracin y uso efectivo de los ingresos municipales generados por concepto de impuestos predial e industria y comercio, fomentando as la sostenibilidad institucional y el bienestar social. Procesos de Evaluacin. -Auditorias. El objetivo principal es realizar evaluacin peridica de los procesos del Sistema de Gestin de Calidad que permita obtener oportunidades de mejora. -Evaluacin Independiente. Tiene como objetivo analizar los datos de los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad, con el fin de realizar seguimiento, detectar no conformidades e implementar acciones preventivas, correctivas y de mejora que nos permita lograr el mejoramiento continuo.
NOTA IMPORTANTE PARA EL LECTOR

Los Procesos y Procedimientos Misionales constituyen la razn de ser de la Alcalda del Municipio de ah que en estos se presten los servicios que van dirigidos a nuestros ciudadanos representados en: Poblacin adulta Poblacin adulto mayor Poblacin infantil Poblacin juvenil Poblacin en condicin de discapacidad Mujer cabeza de familia Poblacin de escasos recursos Agricultores Poblacin Desplazada

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CODIGO VERSION APROBACION

EM10 01 15/07/2009

PGINA 16 DE 21
ESTADO: NO CONTROLADO

MAPA DE PROCESOS

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CODIGO VERSION APROBACION

EM10 01 15/07/2009

PGINA 17 DE 21
ESTADO: NO CONTROLADO

PROCESOS ESTRATEGICOS
N E C E S I D A D E S C I U D A D A N A S
SECRETARIA DE PLANEACIN DESPACHO COORDINACION DE CALIDAD

PROCESOS MISIONALES
COMISARIA INSPECCION CULTURA Y DEPORTE

MEDIO AMBIENTE

PROG. SOCIALES

SALUD

EDUCACION

S A T I S F A C C I O N N E C E S I D A D E S

PROCESOS DE APOYO
ARCHIVO CONTRATACION BIENESTAR DE PERSONAL TESORERIA SERVICIOS GENERALES

PROCESOS DE EVALUACION
CONTROL INTERNO
MAPA DE PROCESOS ALCALDIA DE CASTILLA LA NUEVA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CODIGO VERSION APROBACION

EM10 01 15/07/2009

PGINA 18 DE 21
ESTADO: NO CONTROLADO

TABLA DE CODIFICACIN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ESTRATEGICOS

PROCESOS ESTRATEGICOS PLANEACIN SOCIOECONMICA PLANEACIN DEL ORDENAMIENTO TERRITORIAL URBANO Y RURAL ADMINISTRACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD (SGC) MISIONALES CONVIVENCIA CIUDADANA Y ORDEN PUBLICO ASESORIA Y ASISTENCIA TECNICA GESTIN SERVICIOS DE SALUD APOYO SOCIAL FORMACION A LA COMUNIDAD GESTIN DE TRAMITES DE APOYO ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS GESTIN DE LA INFRAESTRUCTURA ADMINISTRACION DE IMPUESTOS Y FINANCIERA GESTIN TALENTO HUMANO GESTIN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA PROCESOS DE EVALUACIN MEJORAMIENTO CONTINUO EVALUACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DE LA CALIDAD

CDIGO E E1 E2 E3 M M1 M2 M3 M4 M5 M6 A A1 A2 A3 A4 A5 V V1 V2

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CODIGO VERSION APROBACION

EM10 01 15/07/2009

PGINA 19 DE 21
ESTADO: NO CONTROLADO

2. POLITICAS DE OPERACIN DE LOS CONTROLES. Elemento de control, conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecucin de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos del municipio. Los controles se disean para las procesos identificados y las polticas acciones conducentes a reducir los comprensibles, eficaces, Adicionalmente se clasifican en: actividades, tomando como base los de operacin, con el fin de definir las riesgos; estos deben ser suficientes, econmicos y oportunos.

CLASIFICACION DE LOS CONTROLES. Preventivos, Actan sobre la causa y los agentes generadores de los riesgos con el fin de disminuir su posibilidad de ocurrencia. Detectivos, Se disean para descubrir un evento irregular o un resultado no previsto, estos alertan sobre la presencia de riesgos y permiten tomar medidas inmediatas. Proteccin, Se aplican para neutralizar los efectos de los eventos no deseables y el alcance de los daos que puedan producir, con el fin de minimizarlos o eliminarlos. Correctivos, Permiten el restablecimiento de la actividad luego de ser detectado un evento no deseable, as como la modificacin de las acciones que propiciaron su ocurrencia. ACTIVIDADES DE LOS CONTROLES Establecer los criterios y parmetros necesarios para el diseo de controles en las actividades de los procesos. Asistir tcnicamente a los responsables de los procesos en el diseo de los controles, para lo cual se tomara como base la Calificacin y Evaluacin del Riesgo. Retomar la lista de calificacin y evaluacin de riesgos y seleccionar en ella, los riesgos inaceptables, importantes y moderados para la respectiva actividad que requieran medidas de reduccin segn su calificacin. Con base en la revisin anterior, disear los controles para los riesgos en orden de mayor a menor. Medir la eficacia de los controles, seleccionando el riesgo para el cual fue diseado cada control propuesto.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CODIGO VERSION APROBACION

EM10 01 15/07/2009

PGINA 20 DE 21
ESTADO: NO CONTROLADO

Medir la eficiencia de los controles, valorando cualitativamente el beneficio que presta el Control y el costo que genera implementarlo. Determinar el tipo de control ms conveniente para el manejo del riesgo (preventivo o correctivo) Medir la efectividad de los controles utilizando los valores de la eficacia y eficiencia de cada control. Confrontar los resultados de efectividad del control con la calificacin y evaluacin del riesgo con el fin de determinar el nivel del riesgo. Revisar peridicamente los controles diseados para cada actividad y proponer los ajustes necesarios. Los controles pueden ser:

Voluntarios, cuando se disean para mejorar los procesos. Obligatorio, si son impuestos por autoridades externas. Manuales, cuando son ejecutados por los funcionarios. Automticos, operados a travs de Sistemas de Informacin automatizada. Generales, Cuando van dirigidos al ambiente donde operan otros controles. De Aplicacin cuando se involucran en un programa de Software. Se clasifican en: Tcticos, Operativos, de Economa, Eficiencia, Desempeo, de Frontera o compartidos CLASIFICACION: De desempeo del Funcionario, Monitorean los resultados de la actuacin del funcionario a partir del cumplimiento de los acuerdos, compromisos o protocolos tico. Se disean para determinar la contribucin de cada funcionario en los objetivos del municipio. De Frontera o Compartidos, Monitorean y miden el desempeo de los procesos donde existe responsabilidad compartida dentro de la organizacin.

CONTROLES APLICABLES. CONTROL DE LEGALIDAD: Se utilizar para verificar que las operaciones y actos administrativos del Municipio cumplan con el debido proceso y con las normas Constitucionales y Legales.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CODIGO VERSION APROBACION

EM10 01 15/07/2009

PGINA 21 DE 21
ESTADO: NO CONTROLADO

CONTROL FINANCIERO: Es el examen que se realiza, con base en las normas de auditoria de aceptacin general, para establecer si los Estados Financieros y la ejecucin presupuestal del Municipio reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situacin financiera, comprobando que en la elaboracin de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se cumplieron con las Normas prescritas por las Autoridades competentes y los principios de Contabilidad Universales aceptados. CONTROL ADMINISTRATIVO Y DEL TALENTO HUMANO: Este control permitir determinar que los mecanismos internos de organizacin sean los adecuados, promoviendo la eficiencia en las operaciones administrativas e igualmente fomentando la adhesin a las polticas institucionales, con el fin de alcanzar los objetivos y metas programadas por la Alcalda Municipal, as como tambin garantizar que los procesos de seleccin, promocin, capacitacin y del talento humano, sean los ms apropiados para el cumplimiento del objeto social. CONTROL OPERATIVO: Se define como el conjunto de tareas y esfuerzos encaminados a verificar que los mtodos y procedimientos, operaciones y funciones se estn desarrollando de acuerdo con la normatividad vigente y a los lineamientos establecidos por la Alcalda Municipal. CONTROL INFORMATIVO: Es el examen objetivo, crtico, sistemtico y selectivo de las polticas, normas, practica, procedimientos y procesos con el fin de emitir una opinin respecto a la eficiencia en la utilizacin de los recursos informticos; la confiabilidad, consistencia, integridad y oportunidad de la informacin y de la efectividad de los controles en los sistemas de informacin automatizados. CONTROL DE GESTIN: Es el examen de eficiencia y eficacia de la Alcalda Municipal de los recursos pblicos, determinando mediante la evaluacin de sus procesos administrativos, la utilizacin de indicadores de rentabilidad pblica y desempeo, los cuales permitirn efectuar seguimiento y evaluacin del cumplimiento de los objetivos trazados por la entidad. CONTROL DE EVALUACIN Y VERIFICACIN: Corresponde a la Oficina de Control Interno, medir y evaluar en forma independiente la eficiencia, eficacia y economa del sistema, asesorando al ejecutivo en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluacin de los planes establecidos y en la implementacin de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.