COOPERATIVA DE PROFESIONALES Y TCNICOS LIMITADA COOPROFESIONAL LTDA. MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE GESTIN DEL COBRO DE LA CARTERA RESOLUCION No.

006/2009 (Agosto 13 de 2009)

Por medio de la cual se aprueba el Manual de Procedimiento de Gestin del Cobro de la Cartera de COOPROFESIONAL LTDA. El Consejo de Administracin de la Cooperativa de Profesionales y Tcnicos Limitada COOPROFESIONAL LTDA., en uso de las atribuciones que le concede la Ley, el Estatuto vigente y CONSIDERANDO a) Que la cartera de crdito de la Cooperativa constituye el principal activo de COOPROFESIONAL LTDA y como tal su recaudo permanente es indispensable para la sana calidad de su composicin. Que se hace necesario establecer un Manual de Procedimiento de Gestin del Cobro de la Cartera de COOPROFESIONAL LTDA, que defina claramente su objetivo, alcance, lineamientos o polticas de operacin y gestin de cobro, entre otros. RESUELVE: Establecer el Manual de Procedimiento de Gestin del Cobro de la Cartera de COOPROFESIONAL LTDA, as: INTRODUCCION Uno de los aspectos ms importantes y que contribuyen decididamente a la oportuna recuperacin de los crditos es la gestin de cobro. Este proceso, que en algunas ocasiones es molesto tanto para el Asociado - Deudor como para COOPROFESIONAL, podr evitarse o reducirse en la medida en que

b)

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cada uno de los responsables en el otorgamiento de crditos realice su mejor esfuerzo para la adecuada colocacin de los mismos. Como es imposible la recuperacin total y oportuna de todas las obligaciones, es importante definir una gestin de cobro estructurada y sistemtica. La gestin de cobro debe perseguir dos objetivos principales: en primer lugar, recordarle al Asociado - Deudor el estado de su obligacin, o porque se encuentre en mora; y en segundo lugar, continuar con el proceso de asesora al Asociado - Deudor en el cual se le ofrezcan alternativas de solucin para el pago oportuno cuando se haya modificado sustancialmente la situacin econmica despus de la aprobacin del crdito. Para conservar una cartera productiva y una adecuada rotacin de la misma, se requiere efectuar una labor ordenada de cobro, toda vez que sta permitir evitar EL deterioro de la cartera y el impacto negativo en el estado de resultados. En la gestin de cobro podrn utilizarse herramientas fundamentales como: llamada telefnica, envo de carta de cobro y/o envi de correo electrnico a deudor principal y codeudores, precisin a los codeudores, herramientas legales y reporte a Centrales de Riesgos. 1. OBJETIVO

Establecer las actividades a ejecutar para la realizacin del cobro persuasivo de las cuotas morosas y dems obligaciones, con el fin de lograr el recaudo efectivo de la cartera de COOPROFESIONAL LTDA y as evitar el inicio del proceso coactivo. 2. ALCANCE

Este proceso inicia cuando el Asociado presenta mora en sus obligaciones crediticias y termina con la organizacin del expediente que se remite a cobro jurdico para iniciar el proceso en contra del deudor y/o codeudores. Se considera mora el no pago de la cuota de un crdito en el periodo correspondiente al plazo peridico para amortizarlo, caso para el cual operar este manual. 3. LINEAMIENTOS O POLITICAS DE OPERACION

La etapa del cobro persuasivo debe desarrollarse dentro del trmino mximo de dos (2) meses contados a partir de la primera cuota morosa. Si vencido este trmino el deudor no se ha presentado, no ha pagado o acordado el pago, se proceder de

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inmediato con el cobro prejuridico. Si en esta instancia no se obtiene el pago de la deuda se proseguir con el cobro jurdico. 4. 4.1 GESTIN DE COBRO LLAMADA TELEFONICA

La gestin de cobro utilizando como herramienta el telfono podr realizarse en cualquier momento, pero siempre se dirigir nica y exclusivamente al deudor y los codeudores, en ningn momento se podr enterar a personas ajenas al compromiso, teniendo en cuenta la reserva que implica la operacin crediticia. 4.2 COMUNICACIONES ESCRITAS Y/O CORREOS ELECTRNICOS

Con el propsito de reforzar la gestin de Cobro se cuenta con tres (3) modelos de cartas, cuyo texto est de acuerdo con el grado de morosidad y que deben remitirse en los tiempos establecidos, tal como se indica posteriormente en el CRONOGRAMA DE LA GESTION DE COBRO. 4.3 ACUERDO DE PAGO

Acuerdo al que llegan las partes, para conceder plazo de pago de las obligaciones pendientes del deudor. De este acuerdo se dejar constancia escrita con el fin de imprimir un sello de responsabilidad en el compromiso adquirido. Este acuerdo no significa novacin ni reestructuracin del crdito. 4.4 UTILIZACIN DE HERRAMIENTAS JURIDICAS

Artculo 142 de la Ley 79 de 1.988 De acuerdo con la Ley 79 de 1988 en su artculo 142, las Entidades Cooperativas pueden ordenar a los pagadores en las diferentes empresas retener a sus trabajadores los porcentajes de Ley por obligaciones contenidas en libranzas, ttulos valores o cualquier otro documento suscrito directa o indirectamente (codeudor) con la Cooperativa, sin que para esto medie proceso judicial. Para perfeccionar esta medida se requiere el envo de la carta de solicitud por parte del Gerente de acuerdo con modelo adoptado. Por ltimo, la gestin no puede limitarse a remitir las comunicaciones a los pagadores de las empresas, si no que deber realizarse seguimiento para conocer la efectividad de la medida, en caso de inobservancia por parte los mismos se les requerir en un lapso no mayor a quince (15) das hbiles por incumplimiento de la Ley.
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Si los descuentos efectuados directamente y de conformidad a la Ley 79 de 1988 en su artculo 142 no son suficientes para superar la mora y cubrir la obligacin se proceder con la siguiente etapa. Debe considerarse que toda obligacin respaldada con pagar y que se torna morosa le da al acreedor la posibilidad de hacer exigible todo el monto adeudado, no solo las cuotas en mora, por lo que independientemente de que con el descuento por nmina el deudor se ponga al da la Cooperativa podr seguir efectuando el descuento. 4.4.1 Cobro Prejurdico En primera instancia es importante aclarar que esta etapa del cobro no es la ms indicada y constituye una medida discrecional ante la no obtencin de resultados positivos en la gestin de cobro normal. Con esta etapa se busca la cancelacin de la obligacin en mora, a travs de requerimiento expreso por parte del Abogado, a los deudores y codeudores. El Gerente, previo consentimiento del Consejo de Administracin puede obviar esta etapa, la cual se considera discrecional, de conformidad a informacin con la que se cuente y que implique alto riesgo frente a la recuperacin de la obligacin a favor de la cooperativa. La gestin de cobro prejurdico consistir en el envi de una comunicacin al domicilio del deudor y los codeudores por parte del abogado externo solicitndoles cancelar las cuotas en mora y sus honorarios en las oficinas de la cooperativa, entendindose que en esta etapa el abogado no est autorizado para recibir dinero, por lo que deber remitir con quien vaya a efectuar el pago total de las cuotas en mora o abono a la obligacin, comunicacin a la cooperativa indicando detalladamente los valores que se van a cancelar. 4.4.2 Cobro Jurdico Realizada la gestin de cobro Prejuridico sin la obtencin de resultados positivos, se procede a realizar el cobro jurdico, as: Existen dos tareas por realizar respecto a las obligaciones que ingresan o estn en cobro judicial: Obligaciones que se remiten al cobro judicial:

Una vez realizada la gestin de cobro enunciadas en los numerales 4.1, 4.2 y 4.3, sin que ests hayan dado resultado, se requiere la actualizacin de la documentacin
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con el propsito de tomar decisin acertada sobre las medidas previas que se solicitarn en el proceso judicial. Al abogado debe entregarse la documentacin necesaria para que inmediatamente inicie el proceso ejecutivo y debern indicarse expresamente las medidas previas que se requieren aplicar para agilizar el proceso y revisar si efectivamente corresponden a las solicitadas por la Cooperativa, para evitar prdida de tiempo y exposicin al riesgo. Al momento de remitir a cobro una obligacin en la cual los obligados sean empleados, deber solicitarse al abogado el cabal cumplimiento de lo estipulado en el Artculo 59 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, las entidades Cooperativas pueden ordenar retencin por embargo de hasta el cincuenta (50%) de salarios y prestaciones. El abogado est obligado a entregar en un trmino no mayor de 15 das hbiles, copia de la demanda y de las medidas previas solicitadas con la constancia de presentacin de la demanda emitida por la oficina de reparto correspondiente al distrito judicial en que se instaure el proceso, en la que se verifique fecha de presentacin y juzgado al cual fue repartido el caso. La oficina deber establecer control para exigir al abogado en el trmino de 30 das aproximadamente, la entrega de los documentos probatorios de la aplicacin de las medidas previas (certificados de libertad y tradicin, certificados de circulacin y trnsito, certificados de Cmara de Comercio, etc). Obligaciones que se encuentran en cobro judicial

A las obligaciones que se encuentren actualmente en cobro judicial deber solicitarse al abogado que obtenga los documentos que prueben el registro de los embargos (certificado de libertad y tradicin, certificacin de circulacin y trnsito, etc.) 4.5 REPORTE A CENTRALES DE RIESGOS

Mensualmente, se reportar a la(s) Central(es) de Riesgo a la cual la Cooperativa se encuentre afiliada, la totalidad de las obligaciones de los Asociado - Deudores de la Cooperativa, lo que permitir a la Cooperativa efectuar una labor de cobro, adems es importante agregar que este reporte se constituye en referencia bancaria para cuando nuestros Asociado - Deudores requieran crdito en otra entidad financiera. Lo anterior aplicando las disposiciones de la Ley 1266 de Habeas Data, expedida el 31 de diciembre de 2008.

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5.

ALTERNATIVAS DE SOLUCION

A continuacin se detallan las alternativas de solucin tendientes a superar el deterioro en la cartera de crdito: 5.1 REESTRUCTURACIN

El Gerente de la Cooperativa deber evaluar la alternativa ms adecuada para la solucin definitiva del problema de mora en el pago, observando en todo momento el mejoramiento de garantas y el cabal cumplimiento de la capacidad de pago del Asociado - Deudor. Las reestructuraciones se perfeccionaran de acuerdo con lo establecido en el Reglamento de Crdito de COOPROFESIONAL LTDA. 5.2 DACIN EN PAGO

En el evento de que el Asociado - Deudor no tenga capacidad de pago para reestructurar la obligacin y el Asociado - Deudor est interesado en entregar un bien a cambio de la cancelacin total o parcial de la obligacin, debe observarse lo normado en el Reglamento de Crdito de COOPROFESIONAL LTDA. 5.3 RETIRO FORZOSO CON CRUCE DE CUENTAS

El Consejo de Administracin podr discrecionalmente dar cumplimiento al Artculo 17 Literal M, del Estatuto vigente de COOPEROFESIONAL LTDA., el cual dice textualmente: ARTICULO 17 El Consejo de Administracin de la Cooperativa excluir a los asociados por los siguientes hechos: M) Por presentar morosidad mayor de noventa (90) das en el cumplimiento de sus obligaciones con la Cooperativa El Asociado que haya sido excluido de la Cooperativa por las causales de que habla el Artculo 17 del Estatuto, no podr volver a ser Asociado de la misma. ARTCULO 34. Lo anterior para evitar iniciar un proceso jurdico que conllevara un desgaste administrativo y procedimental.
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6. 6.1

CRONOGRAMA DE GESTION DE COBRO Identificados los Asociados - Deudores que no realizaron el pago de la obligacin procederemos a comunicarnos telefnicamente con ellos y sus Codeudores, para recordarles el pago de la cuota e informarles que su atraso se vera reflejado en su historial crediticio. Cuando se trate de crditos reestructurados deber recalcarse al deudor el compromiso adquirido al momento de la reestructuracin. Si pasados quince (15) das despus de la llamada telefnica no se produce el pago de la cuota, se requiere enviar la carta modelo 01, la que debe incluir las desventajas de estar en mora y copia al(os) codeudor(es). Si transcurridos quince (15) das del envo de la comunicacin modelo 01 no se obtiene respuesta positiva, se requiere recordar el estado de la obligacin al Asociado - Deudor mediante el envo de la comunicacin modelo 02, la que debe ir con copia al(os) codeudor(es). Si cumplidos quince (15) das del envo de la comunicacin modelo 02, no se obtiene ningn resultado, el Gerente citar al deudor a nuestra oficina mediante comunicacin modelo 03, para llegar a un acuerdo de pago; el cual deber quedar por escrito. Si cumplidos quince (15) das del envo de la comunicacin modelo 03, con lo cual se completaran tres (3) cuotas vencidas y noventa (90) das de mora sin obtener la cancelacin de las cuoatas y/o haber llegado a un acuerdo de pago, se requiere el envo de la obligacin a cobro prejurdico (a discrecionalidad del Consejo de Administracin) y/o a cobro jurdico. MECANISMOS DE LA GERENCIA

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7.

Para efectuar un adecuado seguimiento a la cartera la Gerencia adopta las siguientes medidas: Seguimiento semanal del estado de la cartera, con el propsito de ejercer control sobre la misma, se realizar seguimiento detallado de las obligaciones, verificando la labor de cobro y refuerzo de la gestin realizada. Asesora en la toma de decisiones en materia de reestructuraciones, daciones en pago, remates judiciales y en general cualquier decisin que implique solucin al problema, por tal razn el Consejo de Administracin ser el encargado de autorizar las operaciones de crdito que no se enmarquen dentro las lneas de crdito a nivel de plazos y tasas de inters.
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7.1

REESTRUCTURACIONES

En aquellos eventos en los cuales el Asociado - Deudor se halle en dificultades para la cancelacin de las cuotas pactadas, COOPROFESIONAL podr ofrecer la reestructuracin de la misma, mediante la concesin de un nuevo prstamo en condiciones que permita el cabal cumplimiento de los compromisos pactados, siempre y cuando la situacin financiera del Asociado - Deudor refleje la capacidad de pago adecuada. De acuerdo con la reglamentacin establecida por la Superintendencia de la Economa Solidaria, la reestructuracin debe ser un recurso excepcional para regularizar el comportamiento de la cartera de crdito y no puede convertirse en una prctica generalizada. 7.1.1 REGLAS APLICABLES A LOS CREDITOS REESTRUCTURADOS En las reestructuraciones de crdito deber observarse las siguientes disposiciones: A los crditos reestructurados se les otorgar una calificacin de mayor riesgo, dependiendo dicha calificacin de las condiciones financieras del deudor al momento de la reestructuracin. Habr lugar a mantener la calificacin previa a la reestructuracin, cuando se mejoren las garantas constituidas para el otorgamiento del crdito y el resultado del anlisis de la operacin demuestre que las condiciones del deudor as lo amerita. Se podr rehabilitar la calificacin a una de menor riesgo para aquellos crditos en los cuales el deudor haya atendido puntualmente los dos primeros pagos convenidos en la reestructuracin. Cuando la operacin reestructurada entre en mora, volver de inmediato a la calificacin que tena antes de la reestructuracin. Los ingresos de los crditos reestructurados por ms de una vez se registran en cuentas de orden, es decir el registro de los intereses se contabilizan por el sistema de contabilidad de caja. La Cooperativa deber efectuar seguimiento permanente a los crditos reestructurados y de hecho tendr que realizar evaluaciones semestrales para conocer la evolucin financiera del deudor. Para acceder a la reestructuracin deber formalizarse por escrito, mediante comunicacin dirigida a COOPROFESIONAL, en la cual se exponga claramente el
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motivo o los motivos por los cuales se hace necesario adoptar esta medida. A la carta de peticin deber adjuntarse los documentos bsicos para estudiar el crdito, los cuales se indican en el Reglamento de Crdito. La solicitud de reestructuracin deber ser analizada y sometida al estamento que le corresponda aprobar, de acuerdo con el nivel de atribuciones contemplado en el Reglamento de Crdito. La operacin de reestructuracin slo podr ser considerada y aprobada por una sola vez en vigencia del crdito para el cual se solicita, teniendo en cuenta que para la aprobacin de la misma deber determinarse que existe capacidad de pago del deudor. En el evento que por circunstancias diferentes a la capacidad de pago se requiere reestructurar por ms de una vez el crdito, la aprobacin ser competencia exclusiva del Comit de Crdito. Para aprobar la reestructuracin de crdito, se requiere la realizacin de un estudio sobre la situacin financiera del Asociado dentro de la cual se consideren entre otros aspectos: la capacidad de pago y la garanta. El estudio del crdito respectivo deber demostrar satisfactoria capacidad de pago, si se pretende otorgar nuevos crditos para la cancelacin de obligaciones vencidas a favor de COOPROFESIONAL. Cuando la garanta del crdito a reestructurar sea admisible, deber practicarse un nuevo avalo, cuando supere un ao de haberse realizado. Cuando la reestructuracin tenga por objeto la extensin del plazo inicialmente pactado para el pago de la obligacin, mantenindose invariables en lo sustancial las dems condiciones de la operacin, debern abonarse, en efectivo, la totalidad de los rendimientos financieros causados y cuando menos el diez por ciento (10%) del capital inicial. Las obligaciones que se encuentren en cobro judicial en las que existan medidas previas no son sujetas de reestructuracin, salvo que en las mismas se realice la cancelacin de los valores antes sealados y que la nueva garanta que se otorgue sea necesariamente real o personal admisible. Sobre las obligaciones reestructuradas se requiere hacer un seguimiento especial, que involucre una gestin de cobro ms acentuada. 8. COBRO JUDICIAL

En primera instancia el cobro judicial debe ser considerada como la etapa mas crtica que genera resentimientos de los deudores hacia la Entidad, trmites jurdicos
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dispendiosos y en ocasiones sin resultados positivos, mala imagen ante nuestros Asociados, juzgados y abogados externos, incremento del trabajo operativo, conflictos entre los Asociados afectados y COOPROFESIONAL, desmejoramiento del patrimonio de nuestros deudores por la prdida de bienes y el pago de costas judiciales y honorarios de abogados, a lo que debemos agregar el deterioro de la cartera de la entidad y la constitucin de provisiones afectando con ello el estado de resultado de la entidad. Por estas razones, cualquier esfuerzo que se realice tanto en la adecuada colocacin de los crditos, como en la gestin de cobro o soluciones alternas, es fundamental para evitar los inconvenientes que se generan. La gestin de cobro judicial deber ser realizada nicamente por abogados que estn vinculados a COOPROFESIONAL, mediante la firma de Contrato o Convenio de Prestacin de Servicios Profesionales, para lo cual debern anexar a la respectiva solicitud la siguiente documentacin: Hoja de vida, fotocopia de la tarjeta profesional, certificado de antecedentes disciplinarios y dos referencias escritas que acrediten experiencia en el cobro de cartera expedidas preferentemente, por entidades financieras. Con los documentos antes referenciados se prepara el respectivo contrato o convenio de prestacin de servicios Profesionales, que ser firmado por el Gerente y el abogado. Para iniciar un proceso es importante que se desarrolle la siguiente gestin interna: Toda obligacin que registre una morosidad superior a tres (3) cuotas vencidas y noventa (90) das de mora, o que sin presentar ese grado de morosidad implique cualquier riesgo incluido que ponga en duda su recuperacin, deber enviarse al abogado para cobro judicial, en caso de requerir la ampliacin de este trmino deber solicitarse autorizacin expresa del Consejo de Administracin. Las tarifas autorizadas que pueden cobrar los abogados por honorarios profesionales en los procesos de cobro judicial se liquidaran teniendo como base el Contrato o Convenio de Prestacin de Servicios Profesionales suscrito entre las partes. 8.1 COBRO PREJURIDICO

Etapa comprendida entre la recepcin del listado de Asociados Deudores en mora y la presentacin de la demanda.

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EL COBRO EXTRAJUDICIAL SOLO SE HAR EN AQUELLOS CASOS EN EL QUE GERENTE DE LA COOPERATIVA ESTIME CONVENIENTE Y AUTORICE AL ABOGADO PARA QUE REALICE TAL GESTIN. 8.2 COBRO JURIDICO

8.2.1 MEDIDAS PREVIAS EN FIRME Y SECUESTRO Esta etapa se entiende cuando las medidas de embargo se encuentran en firme y existen las evidencias de las mismas (Certificados de Libertad y Tradicin, Certificados de Cmara de Comercio, Certificados de Transito y Transporte, Certificacin empresarial sobre embargo de sueldos etc.), cuando se alcance esta fase se reconocer al abogado el porcentaje establecido en el Contrato o Convenio de Prestacin de Servicios Profesionales suscrito entre las partes. 8.2.2 PROCESO EN LOS QUE SE HAYA EJECUTADO REMATE Para los casos en los cuales ya se haya practicado la diligencia de remate, se reconocer al abogado el porcentaje establecido en el Contrato o Convenio de Prestacin de Servicios Profesionales suscrito entre las partes. Los abogados a tarifa no podrn recibir directamente dineros de los deudores a los cuales les adelante proceso ejecutivo. En el evento de que por cualquier circunstancia justificable reciba estos dineros, deber entregarlos en su totalidad en la oficina de COOPROFESIONAL el da hbil siguiente de recibirlos. Cuando el abogado cobre ttulos de depsitos judiciales por descuentos realizados a los deudores (embargo de sueldo, de cuentas corrientes, etc.), deber entregar a COOPROFESIONAL la totalidad del valor de los mismos y/o los mismos sern consignados directamente en la cuenta que COOPROFESIONAL LTDA abra para tal fin en el Banco Agrario. Las costas judiciales son a cargo del Asociado - Deudor y se deben registrar segn la normativa tcnica contable vigente. COOPROFESIONAL nicamente reconocer y reintegrar a los abogados las costas judiciales que se consideran inherentes al proceso, cuando estas se causen y sean acreditadas documentalmente por el abogado previa cuenta de cobro sin efectuar retencin en la fuente. Se consideran costas judiciales inherentes al proceso, las siguientes: honorarios del secuestre, honorarios de peritos, derechos de registro, honorarios de curadores ad-

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item, derechos de Cmara de Comercio, publicaciones, timbre nacional, portes de correo, plizas de seguros, fotocopias y movilizacin de la comisin judicial. El orden de liquidacin de una obligacin en cobro judicial, cuando se registren abonos o la cancelacin total, es el siguiente: intereses corrientes, intereses de mora, costas judiciales, capital y honorarios de abogado. Cuando se produzcan daciones en pago o adjudicaciones por remate, los honorarios de los abogados se pagarn una vez se haya producido la respectiva titulacin, registro y entrega del bien a entera satisfaccin de COOPROFESIONAL. Los abogados debern rendir informes trimestrales del estado de los procesos de cada una de las obligaciones a su cargo. El Gerente de la cooperativa deber verificar que el abogado instaure las demandas respectivas, dentro de los diez (10) das siguientes a la fecha en la cual se entregue la documentacin, solicitando copia de la demanda debidamente radicada en la oficina de reparto del distrito judicial correspondiente. Esta copia deber reposar en el flder del Asociado - Deudor. El Gerente de la Cooperativa deber verificar que el abogado registre las medidas previas a que haya lugar, solicitando los documentos en que consten tales medidas (certificados de libertad y tradicin, certificacin expedida por la cmara de comercio, certificacin expedida por la oficina de circulacin y trnsito, certificacin expedida por la empresa en donde labore el demandado, certificacin del banco sobre embargo de cuentas, etc.). Copias de estos documentos debern reposar en el flder del Asociado - Deudor. Cuando la obligacin se halle respaldada por garanta admisible, el abogado al que se le asigne la obligacin deber iniciar proceso Ejecutivo con Accin Real, pero en caso en que al evaluar la garanta admisible por parte del Gerente de la Cooperativa y el Abogado del Proceso, esta no ofrezca la seguridad total en su recuperacin deber iniciar Proceso Ejecutivo Mixto (con accin real y personal). Las novedades por abonos y cancelaciones sobre obligaciones en cobro judicial deben comunicarse al abogado inmediatamente se produzcan los pagos, para que suspenda o termine el proceso judicial y de esta forma se eviten las posibles demandas por daos y perjuicios, que puedan argumentar los afectados. Cuando el Gerente de la Cooperativa tenga conocimiento sobre algn aspecto que permita al abogado reorientar y agilizar la gestin de cobro, debe comunicrselo inmediatamente.

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En el momento en que se detecten actos indebidos o negligencia del abogado en el proceso de cobro judicial, el Gerente de la Cooperativa deber tomar los correctivos del caso. Para enviar una obligacin al abogado a fin de que inicie proceso ejecutivo, se requiere actualizar los documentos que se remitirn, esto facilitar la labor del abogado y dar la certeza a COOPROFESIONAL sobre el xito del proceso. Los siguientes documentos se deben Remitir al abogado, utilizando el formato de Remisin de Documentos para Cobro Judicial: Fotocopia de la solicitud de crdito, con los datos actualizados en relacin con el domicilio, bienes y dems informacin del deudor y sus codeudores. Certificados de tradicin y libertad actualizados, de los inmuebles informados como de propiedad del deudor y los codeudores. Fotocopia de la tarjeta de propiedad del vehculo (licencia de trnsito), cuando se tiene como garanta o se cuenta con esta informacin. Original del pagar. En el archivo debe quedar una fotocopia del mismo. Primera copia de la escritura de hipoteca. En el archivo debe quedar una fotocopia de la misma. Cuando exista ampliacin de hipoteca, debe enviarse la primera copia de la misma dejando fotocopia en el archivo. Original del contrato de prenda. En el archivo debe quedar una fotocopia del mismo. Certificado de existencia y representacin legal de COOPROFESIONAL. Poder de Cobro Judicial para el respectivo abogado, en el formato establecido, debidamente diligenciado y firmado por el Gerente con nota de presentacin personal. Certificacin firmada por el Revisor Fiscal. En caso de persona Jurdica el certificado de existencia y representacin legal de la entidad deudora o registro mercantil, con fecha de expedicin no superior a treinta (30) das. Parte pertinente del Acta en donde se autoriz el endeudamiento y otorgamiento de garantas, cuando el deudor sea una entidad. En el flder del Asociado - Deudor deber reposar copia de la carta de remisin de los documentos antes referenciados, este documento debe ser firmado por el abogado en seal de recibido. A continuacin nos permitimos detallar las principales fases de un proceso judicial, con el propsito de que los funcionarios de COOPROFESIONAL conozcan sobre este aspecto:

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8.4

DEFINICION DE PROCESO EJECUTIVO

Es aquella actuacin judicial que adelanta COOPROFESIONAL - contra los ASOCIADOS - DEUDORES y/o CODEUDORES, con el fin de obtener el pago de las obligaciones vencidas. Este proceso puede iniciarse contra todos los obligados a la vez, o contra alguno o algunos de ellos, sin que se pierda en este caso la posibilidad de demandar a los otros, sin la necesidad de seguir el orden de las firmas que aparecen en el pagar. Para iniciar un proceso ejecutivo es necesario que la obligacin sea expresa, clara y exigible. EXPRESA: Significa que se tenga certeza plena de que quien suscribe el ttulo ejecutivo - en nuestro caso el pagar - sea realmente el o los obligados. Por ello es importante que en el pagar se incluyan los nombres completos de los obligados. CLARA: Conlleva el que no se presenten dudas acerca del valor de la obligacin, tasas de inters, fecha en la cual se adquiere la obligacin, fecha de vencimiento final y dems datos que aparecen consignados en el pagar. EXIGIBLE: Significa que las obligaciones se puedan cobrar en el momento de iniciar el proceso, por incumplimiento de los deudores. Para demostrar que la obligacin es exigible se declara su vencimiento por alguna de las causas expresadas en el pagar o en las normas legales. Siendo la principal causa la mora. 8.5 AUTORIDADES JUDICIALES COMPETENTES

Para definir cul es la autoridad competente, el abogado examina varios factores como el domicilio del demandado, el lugar donde est obligado a hacer el pago, la cuanta de la obligacin y otros que dependen de la naturaleza del asunto. Por regla general, el proceso ejecutivo deber adelantarse ante el juez del domicilio del demandado (deudor); si ste tiene varios domicilios podr presentarse la demanda en cualquiera de los domicilios, a eleccin de la Cooperativa. Si son dos o ms demandados, la Cooperativa tambin puede elegir el juzgado del domicilio de cualquiera de ellos.

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La cuanta se determina por el valor de las pretensiones (capital e intereses) que se han causado al momento de presentar la demanda, sin tener en cuenta los intereses que se causen con posterioridad a la presentacin de la misma. 8.6 CLASES DE PROCESOS EJECUTIVOS

Por regla general, los ms conocidos son: 8.6.1 PROCESO EJECUTIVO SINGULAR O SIMPLE Es aquel que se inicia cuando las obligaciones estn respaldadas nicamente con garanta personal. En ste caso el deudor se obliga a responder por el pago de las obligaciones con la totalidad de su activo patrimonial, es decir, puede intentarse el embargo de cualquiera de sus bienes, siempre y cuando no sean de aquellos que la ley considera inembargables. 8.6.2 PROCESO EJECUTIVO HIPOTECARIO O PRENDARIO Es aquel que se inicia cuando las obligaciones estn respaldadas con garanta real o personal admisible, y el valor de los bienes se considera suficiente para pagar tanto el capital como los intereses convencionales o moratorios causados antes y despus de la presentacin de la demanda. En este caso los nicos bienes que se persiguen son los gravados con hipoteca o prenda. 8.6.3 PROCESO EJECUTIVO MIXTO O CON ACCIN MIXTA Es aquel que se inicia cuando las obligaciones estn respaldadas con garanta real o admisible (hipoteca, prenda, etc.) pero el valor de los bienes gravados se considera insuficiente para cubrir el valor total de la obligacin. En este caso se pueden perseguir tanto los bienes hipotecados o dados en prenda, como cualquiera de los otros bienes que integran el activo patrimonial del deudor. 8.7 BIENES CONSIDERADOS POR LA LEY COMO EMBARGABLES

El Cdigo de Procedimiento Civil (Artculo 681) considera como bienes que pueden ser objeto de embargo los siguientes: Los bienes sujetos a registro, como el caso de los inmuebles, siempre y cuando no aparezcan afectados por PATRIMONIO DE FAMILIA o por AFECTACIN A VIVIENDA FAMILIAR. No obstante, se recuerda que en lo relacionado con el PATRIMONIO DE FAMILIA, si el crdito ha sido otorgado para la construccin, adquisicin del inmueble, mejora o subdivisin de la vivienda, la ley permite que el acreedor
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embargue estos bienes aunque se encuentren afectados por esta limitacin (Artculo 38 Ley 3/91). Para la AFECTACIN A VIVIENDA FAMILIAR, tambin existe posibilidad de embargar los inmuebles cuando la hipoteca se constituy con anterioridad al registro de la afectacin y cuando la hipoteca se constituy como garanta de crditos otorgados para la adquisicin, construccin o mejora de vivienda. (Artculo 7 Ley 258/96). Los derechos que por razn de mejoras o cosechas tenga un deudor que ocupa un predio de propiedad de otra persona. Las mejoras realizadas por un deudor en terrenos baldos. Los bienes muebles no sujetos a registro, como joyas, maquinaria, semovientes, mercancas, siempre y cuando no sean de aquellos que la ley considera inembargables (vase numeral siguiente). Los crditos que el deudor tenga a su favor en relacin con otras personas, por ejemplo los dineros que una empresa adeude al obligado por concepto de servicios prestados. Las obligaciones o crditos que el deudor est persiguiendo en otros procesos judiciales iniciados por l en contra de sus propios deudores. Las acciones en sociedades annimas o en comandita por acciones, bonos, certificados de depsito, unidades de fondos mutuos, ttulos valores y efectos negociables. La cuota de inters que el deudor tenga en una sociedad colectiva, de responsabilidad limitada o en comandita simple, o en una sociedad de naturaleza civil. Las sumas de dinero depositadas en cuentas corrientes bancarias, en cuyo caso debe sealarse la cuanta mxima del valor a embargar, que no podr exceder del valor del crdito y las costas, ms un cincuenta por ciento (50%). Las naves y aeronaves en los trminos del Cdigo de Comercio. Los vehculos automotores, en cuyo caso debe inscribirse la medida de embargo en la respectiva oficina de Circulacin y Trnsito. La conexin o acometida de la lnea telefnica de propiedad del deudor, caso en el cual el embargo y secuestro se hacen efectivos comunicando la medida a la empresa de telfonos o a la entidad particular que administra el servicio pblico. Sobre el particular se recuerda que las disposiciones legales se refieren a la propiedad que los suscriptores del servicio adquieren en relacin con las conexiones domiciliarias tales como redes, equipos y elementos que integran una acometida (Decreto 1842 de 1991, Artculo 4). Los almacenes o establecimientos de comercio, las empresas industriales o mineras. Los remanentes que puedan quedar en otros procesos judiciales que se adelanten contra el deudor, cuando existan bienes embargados o secuestrados. Los dems bienes que por Ley sean objeto de embargo.

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8.8

BIENES CONSIDERADOS POR LA LEY COMO INEMBARGABLES

El Cdigo de Procedimiento Civil (Artculo 684), considera como bienes no susceptibles de embargo los siguientes: Los bienes de uso pblico, por ejemplo las calles de una ciudad, las plazas, los parques, los puentes y caminos veredales, las playas, los terrenos de baja mar y las aguas martimas. Los parques naturales, las tierras comunales de grupos tnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueolgico de la nacin (Artculo 63 Constitucin Poltica de Colombia). Los bienes destinados a un servicio pblico cuando ste se preste directamente por un departamento, municipio establecimiento pblico, o por medio de concesionarios; pero es embargable hasta la tercera parte de los ingresos del respectivo servicio, sin que el total de embargos que se decreten exceda de dicho porcentaje. Cuando el servicio pblico lo presten particulares, podrn embargarse los bienes destinados a l, as como la renta lquida que produzcan. Las rentas y recursos de la nacin y las rentas de las entidades territoriales. Las sumas que para construccin de obras pblicas se hayan anticipado o deban anticiparse por las entidades de derecho pblico a los contratistas de ellas, mientras no hubiere concluido la construccin, salvo que se trate de obligaciones laborales del contratista con sus trabajadores. Los salarios y prestaciones sociales de trabajadores oficiales y particulares en la proporcin legal. En este caso la regla general es que no se puede embargar el salario mnimo legal o el pactado en convencin colectiva de trabajo y en cuanto al excedente de dicho salario mnimo mensual slo es embargable una quinta parte. Las prestaciones sociales son inembargables cualquiera que sea su cuanta. Sin embargo, la ley contempla una excepcin para las cooperativas (como es el caso de COOPROFESIONAL) que S puede embargar hasta el CINCUENTA POR CIENTO (50%) del salario (Artculo 156 Cdigo Sustantivo del Trabajo), de las prestaciones sociales (Artculo 344 Cdigo Sustantivo del Trabajo) y de las pensiones de invalidez, vejez o de sobrevivientes (Artculo 134 de la Ley 100/93 y Artculo 93 del Decreto 1295/94). Valga recordar que la Ley Cooperativa (Artculo 142 de la ley 79/88) obliga a toda persona, empresa o entidad pblica o privada, a deducir y retener de cualquier cantidad que haya de pagar a sus trabajadores o pensionados, las sumas que stos adeuden a las cooperativas, siempre que la obligacin conste en libranza, ttulos valores o cualquier documento suscrito por el deudor, previo su consentimiento expreso y cumpliendo las dems exigencias legales. Las condecoraciones y pergaminos recibidos por actos meritorios, por ejemplo medallas olmpicas o trofeos.
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Los uniformes y equipos de los militares. Los cementerios o lugares destinados a entierros de personas fallecidas. Los bienes destinados a cultos religiosos. Los utensilios de cocina y los muebles de alcoba que existan en la casa de habitacin de los deudores, as como las ropas de la familia. Los utensilios, enseres e instrumentos necesarios para el trabajo individual de los deudores. Los artculos alimenticios y el combustible para el sostenimiento del deudor y su familia durante un mes, a criterio del juez. Los objetos que se posean fiduciariamente. Los derechos personalsimos e intransferibles, como el de uso y habitacin. Los depsitos de ahorro hasta la cuanta establecida por ley. Los aportes sociales en cooperativas, por cuanto que dichos aportes estn directamente afectados desde su origen en favor de la cooperativa en la cual se han constituido y sirven como garanta de las obligaciones que los asociados contraigan con la entidad cooperativa. Su inembargabilidad est consagrada en el Artculo 49 de la ley 79/88 y en el caso de COOPROFESIONAL, est reiterada en los Estatutos (Artculo 134). 8.9 BIENES RECIBIDOS EN PAGO

Los bienes realizables y recibidos en pago constituyen los bienes entregados por los deudores mediante remate o voluntariamente para la cancelacin total o parcial de las obligaciones a su cargo. Una vez recibido el bien, se aplica su valor al crdito vencido segn el valor adjudicado en la sentencia de remate o el acordado con el Asociado - Deudor y COOPROFESIONAL queda en la obligacin de venderlo si no lo toma para su uso, de acuerdo con las normas vigentes. En este captulo se estudiar independientemente los bienes recibidos en forma voluntaria de los recibidos en remate: 8.9.1 DACION EN PAGO VOLUNTARIA Cuando el deudor de la obligacin pretenda entregar en dacin de pago un determinado bien, se requiere que el Gerente ordene la presentacin de los siguientes documentos: Estudio jurdico por parte del abogado que adelanta el proceso, con el propsito de conocer si existen remanentes que afecten el bien. Si el concepto es positivo en el sentido que el bien no se halla afectado por otro embargo, se procede a efectuar el avalo comercial por parte de perito autorizado.
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Una vez practicado el avalo y rendido el concepto por parte del perito, deber remitir los siguientes documentos a la Gerencia necesarios para la evaluacin final: Carta enviada por el Asociado - Deudor en la cual se realiza la oferta. Avalo Comercial en el que se incluya el tiempo probable de realizacin del bien. Concepto de viabilidad por parte del Gerente de la Cooperativa, en el que incluya la liquidacin total del crdito. Concepto emitido por el abogado que adelanta el proceso. La Gerencia deber evaluar la propuesta y presentarla al estamento que le corresponda definir el negocio por el nivel de atribuciones. La oficina proceder a la elaboracin del contrato de dacin en pago de acuerdo con el formato preestablecido, el cual se elevar posteriormente a escritura de dacin en pago, para la firma por parte del Asociado - Deudor y del Gerente de COOPROFESIONAL. Efectuado el registro de la dacin de pago ante la oficina competente (Oficina de Registro de Instrumentos Pblicos, Direccin de Transito y Transporte o Cmara de Comercio.), la oficina puede proceder a efectuar los respectivos registros contables. 8.9.2 REMATE EN PBLICA SUBASTA Cada vez que se fije una fecha de remate, el Gerente de la Cooperativa deber estar atento para conocer la base del remate y la ventaja o desventaja de hacerse presente como postor. Si evaluados estos conceptos se determina que se requiere que COOPROFESIONAL se haga partcipe del remate, es necesario que el Gerente se presente al Juzgado respectivo en su defecto otorgue un poder especial amplio y suficiente para participar en esa diligencia. En caso de que el bien sea adjudicado a COOPROFESIONAL se requiere consignar el tres por ciento (3%) sobre el valor del remate, en el banco que designe el juzgado y con destino al Fondo Rotatorio del Ministerio de Justicia. La Sentencia de Remate debe ser registrada ante la entidad autorizada (Oficina de Registro de Instrumentos Pblicos, Direccin de Trnsito y Transporte o Cmara de Comercio).

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Cuando se trate de un bien inmueble recibido en dacin de pago, es necesario elevar la sentencia de remate a escritura pblica. Es importante que se solicite el documento actualizado en el que conste que COOPROFESIONAL es el nuevo propietario del bien (Certificado de Tradicin y Libertad, Tarjeta de Propiedad para vehculos y Certificado de la Cmara de Comercio). Registrado el acto de dacin en pago, COOPROFESIONAL proceder a efectuar los respectivos registros contables segn la normatividad tcnica contable vigente, as como las directrices emitidas por la Superintendencia de la Economa Solidaria en su Circular Bsica Contable y Financiera. COOPROFESIONAL debe dejar los siguientes documentos en su archivo: Original de la escritura. Original del certificado de tradicin y libertad o de la tarjeta de propiedad del vehculo, dejando fotocopia el archivo de la oficina. Avalo Comercial del bien Copia del comprobante contable con el cual se aplic el valor del remate a la obligacin. La Gerencia deber velar por el estado de conservacin del bien y podr ordenar con autorizacin del Consejo de Administracin las mejoras y adiciones que requiera el bien para ser realizado. Los valores que se requieran para mantener en buen estado el bien constituyen un gasto no operacional para COOPROFESIONAL, se deber crear un auxiliar para cada bien, que permita conocer los gastos que en cierto modo podran tenerse en cuenta en una posible negociacin. Es necesario que se cancele anualmente los impuestos estipulados por la Ley teniendo en cuenta el tipo de bien, el valor de las tasas o impuestos constituye un gasto para la entidad, tambin se requiere cancelar los servicios pblicos. El original del comprobante de impuestos pagados deber conservarse en el flder del bien. Cuando los bienes no se enajenen en el trmino establecido en las normas legales, COOPROFESIONAL deber proceder a efectuar las provisiones a que haya lugar.

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El Gerente de la Cooperativa una vez reciba los bienes en pago, deber realizar la totalidad de los arreglos que se requieran para que el bien quede en condiciones de venta y se facilite su realizacin. La Gerencia de la Cooperativa debe procurar la venta de los bienes, utilizando para ello los medios necesarios, en caso de dificultarse la realizacin del bien deber informarlo oportunamente al Consejo de Administracin. El Gerente de la Cooperativa ser el directamente responsable de la conservacin de los bienes, as como de la oportuna venta de los mismos. Cuando se deseen vender predios rurales recibidos en pago, se ofrecern en venta en primera instancia al INCODER el cual tiene dos meses para definir la compra y, si existe silencio por parte de este organismo, COOPROFESIONAL podr ofrecerlo en venta a quien desee. El Gerente podr arrendar los bienes recibidos en pago siempre y cuando medie autorizacin por parte del Consejo de Administracin, en cuyo caso deber firmarse contrato de arrendamiento que contar con el visto bueno de un abogado o asesor jurdico. Los valores recaudados se contabilizan como un ingreso no operacional. Provisin Para los Bienes Recibidos en Pago Para efecto de provisiones sobre bienes recibidos en pago deber observarse lo contenido en la normatividad tcnica contable vigente, as como las directrices emitidas por la Superintendencia de la Economa Solidaria en su Circular Bsica Contable y Financiera. Si se trata de un bien inmueble no destinado a vivienda, deber constituirse una provisin equivalente al 40% del valor comercial del inmueble. Si se trata de un bien inmueble destinado a vivienda, deber constituirse una provisin equivalente al 30% del valor comercial del inmueble. 9. CASTIGO DE CARTERA

En primera instancia hay que definir el Castigo de Cartera como la exclusin del activo del balance y el traslado del mismo a cuentas de orden, el cual se presenta despus de un minucioso estudio sobre la recuperabilidad de los crditos vencidos. nicamente se pueden considerar para realizar el castigo las obligaciones que se hallen provisionadas en su totalidad, en caso de ordenarse castigo para obligaciones

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parcialmente provisionadas deber inicialmente provisionarse el valor pendiente y posteriormente se podr proceder a su castigo. Para solicitar el castigo de cartera se requiere contar necesariamente con el concepto del abogado que adelanta el proceso y el concepto del Gerente, los cuales deben contener en forma precisa el motivo de irrecuperabilidad de la obligacin. La Gerencia deber realizar un anlisis profundo sobre la recuperabilidad de las obligaciones sobre las cuales exista la poca o nula probabilidad de recaudo, para lo anterior deber proveerse del informe de gestin desarrollada por el abogado al que se encomend el proceso. Se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos para proceder al castigo de cartera: La decisin ser tomada por el Consejo de Administracin, con base en informacin suministrada por el Gerente, la cual contendr la siguiente informacin: Nmero del Pagar, Deudor, documento de identidad, codeudores, documento de identidad, Valor inicial, Saldo adeudado por capital, Intereses y otros conceptos. La relacin de castigo se requiere remitir al organismo de Control, adjunto a los estados financieros a 31 de diciembre de la vigencia respectiva, adjuntando la parte pertinente del Acta del Consejo de Administracin respectiva y una certificacin del Revisor Fiscal donde conste la exactitud de los datos. Informe detallado del Abogado que adelanta el proceso ejecutivo, en el cual se precise los motivos por los cuales la obligacin se considera irrecuperable. Recibida la comunicacin por parte de la Gerencia, se proceder inmediatamente a efectuar los respectivos registros contables segn la normatividad tcnica contable vigente, as como las directrices emitidas por la Superintendencia de la Economa Solidaria en su Circular Bsica Contable y Financiera. El castigo de cartera no implica la terminacin de los procesos ejecutivos adelantados, ni mucho menos la responsabilidad de la gestin de cobro por parte del Gerente, es decir, que el castigo de cartera no libera a los administradores de las responsabilidades que puedan caberles por las decisiones adoptadas en relacin con los mismos y en modo alguno releva a la Cooperativa respectiva de su obligacin de proseguir las gestiones de cobro que sean conducentes.

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10.

CASOS IMPREVISTOS

Los casos no previstos en el Manual de Procedimiento de Gestin del Cobro de la Cartera, sern resueltos por el Consejo de Administracin. El presente Manual de Procedimiento de Gestin del Cobro de la Cartera fue aprobado por el Consejo de Administracin a los trece (13) das del mes de agosto de dos mil nueve (2009), segn consta en Acta No.014/2009 de la misma fecha y deja sin vigencia las disposiciones que le sean contrarias y empezar a regir a partir de la fecha.

JAIME NAVARRO URBINA Presidente Consejo de Administracin

LEONARDO J. BRUNO CARDENAS Secretario Consejo de Administracin

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