DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS

GUA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

JUNIO 2013

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

NDICE

I. II. III.

INTRODUCCIN ................................................................................................ 4 PROPSITO DE LA GUA TCNICA ................................................................ 6 CARCTERSTICAS DE MANUAL DE ORGANIZACIN ............................. 8

1. Definicin. ........................................................................................................ 8 2. Objetivos del manual de organizacin. ........................................................... 8 3. Base Normativa que sustenta su elaboracin ................................................ 8 4. Ventajas........................................................................................................... 8 5. Responsables de elaborar el manual de organizacin. .................................. 9 6. Causas que originan su revisin y actualizacin. ........................................... 9 IV. LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN Y ACTUALIZACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN.......................................................................... 11 V. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIN .............. 14 1. ELEMENTOS DE IDENTIFICACIN ............................................................ 14 2. ELEMENTOS DE CONTENIDO ................................................................... 14 a) CARTULA O PORTADA DEL MANUAL ................................................. 15 b) HOJA DE EDICIN DEL MANUAL ........................................................... 16 c) NDICE ....................................................................................................... 17 d) PRESENTACIN ....................................................................................... 17 e) ANTECEDENTES HISTRICOS. ............................................................. 18 f) MARCO JURDICO .................................................................................... 19

Base legal ........................................................................................................ 19 Atribuciones. .................................................................................................... 20 Objetivo General: ............................................................................................. 20 g) ESTRUCTURA ORGNICA ...................................................................... 21 h) Organigrama .............................................................................................. 24 i) j) OBJETIVO DE LAS REAS ADMINISTRATIVAS. ................................... 25 FUNCIONES DE LAS REAS ADMINISTRATIVAS. ................................ 25 -1-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

k) DIRECTORIO............................................................................................. 27 l) m) VALIADACIN ........................................................................................... 27 HOJA DE ACTUALIZACIN .................................................................. 27

VI. VERBOS COMUNES PARA INDICAR FUNCIONES ..................................... 29 VII. RECOMENDACIONES GENERALES .......................................................... 31

VIII. PROCESO PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN. .................................................................................................... 33 1. Planeacin del trabajo. .................................................................................. 33 2. Organizacin del trabajo. .............................................................................. 33 3. Recopilacin de informacin ......................................................................... 33 4. Anlisis de la informacin ............................................................................. 34 5. Integracin de los apartados del manual. ..................................................... 34 6. Elaboracin del anteproyecto. ....................................................................... 35 7. Revisin y adecuacin del anteproyecto. ..................................................... 35 8. Integracin y validacin del manual .............................................................. 36 9. Divulgacin del manual. ................................................................................ 36 10. Revisin y actualizacin del manual. ......................................................... 36

IX. PROCEDIMIENTO DE LA DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS PARA LA COORDINAR LA REVISIN E INTEGRACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN ..................................................................................................... 38 X. GLOSARIO DE TRMINOS ............................................................................ 43

XI. BIBLIOGRAFA ................................................................................................ 45

-2-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

I INTRODUCCIN

-3-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

I.

INTRODUCCIN

La presente hua contiene la informacin bsica necesaria, aplicable al proceso para la elaboracin, o actualizacin en su caso, de los manuales de organizacin. Se emite con la finalidad de servir de orientacin y gua, a quienes tienen bajo su responsabilidad, al interior de las direcciones acadmicas, unidades administrativas o jefaturas que integran la Universidad de Ixtlahuaca CUI, la elaboracin de dichos manuales, donde adems de revisin y actualizacin de stos, deber realizarse cada vez que se susciten cambios en la estructura organizacional de la Universidad. El manual de organizacin tiene por objeto integrar en un solo documento, la informacin y funciones de las Secretarias, Direcciones, Coordinaciones Subdirecciones y Jefaturas de Departamento.; lo que lo constituye en un instrumento de consulta permanente. A la vez proporciona un esquema funcional, til para realizar estudios de creacin y/o modificacin de la misma estructura de la Universidad. Es un instrumento especialmente til para el personal de nuevo ingreso a efecto de que se introduzca en el mbito de la responsabilidades y trabajo que se le asignan y al conocimiento de la unidad administrativa o acadmica de que se trate; as mismo el manual de organizacin delimita las funciones derivadas de la divisin y departamentalizacin del trabajo que traduce las atribuciones que le confiere el instrumento jurdico de su creacin en actividades concretas del Reglamento Interior de Trabajo.

-4-

II PROPSITO DE LA GUA TCNICA

-5-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

II.

PROPSITO DE LA GUA TCNICA

Pretende ser un instrumento de control organizacional que sirva a las Secretarias, Direcciones, Coordinaciones Subdirecciones y Jefaturas de Departamento que integran la Universidad de Ixtlahuaca CUI, para mayor eficacia en la elaboracin de sus manuales de organizacin; lo anterior con base en los lineamientos normativos, administrativos y tcnicos que en la misma gua se manifiestan, garantizando de esta manera un adecuado proceso en la integracin organizacional a travs de criterios uniformes que permitan sistematizar la informacin contenida en los mismos. De la misma manera se debe tomar en consideracin que esta herramienta es especial para establecer un modelo acorde a las necesidades particulares de la Universidad de Ixtlahuaca CUI, y elemento necesario para dar cumplimiento al Plan de Desarrollo Institucional. Esta gua tcnica proporciona a los directivos, acadmicos, administrativos y dems personal de la Universidad la metodologa necesaria para crear los manuales de organizacin de una manera sencilla, coherente y uniforme.

-6-

III CARACTERSTICAS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

-7-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

III.

CARCTERSTICAS DE MANUAL DE ORGANIZACIN

1. Definicin. El manual de organizacin es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, la informacin relativa al marco jurdico, atribuciones, historia, organizacin, objetivo y funciones de las Secretarias, Direcciones, Coordinaciones Subdirecciones y Jefaturas de Departamento, que integran la Universidad de Ixtlahuaca CUI. Se constituye en un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones orgnicas que se dan entre las unidades administrativas. 2. Objetivos del manual de organizacin. Proporcionar en forma ordenada, la informacin bsica de la organizacin y funcionamiento de las unidades administrativas como una referencia obligada para lograr el ptimo aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y financieros, atendiendo a criterios de innovacin, eficiencia, productividad y calidad. 3. Base Normativa que sustenta su elaboracin Reglamento Interior de Trabajo de la Universidad de Ixtlahuaca CUI A.C.

4. Ventajas El manual de organizacin presenta una visin clara en la organizacin que llevan a cabo Rectora, Secretarias, Direcciones, Coordinaciones Subdirecciones y Jefaturas de Departamento. Precisa las funciones encomendadas a la Rectora, Secretarias, Direcciones, Coordinaciones Subdirecciones y Jefaturas de Departamento, para evitar duplicidad y detectar omisiones deslindando responsabilidades. Permite el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecucin de las funciones, evitando la duplicidad. Proporciona informacin bsica para la planeacin e instrumentacin de medidas de modernizacin administrativa. Sirve como medio de integracin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin e induccin a las distintas reas de la administracin en la Universidad de Ixtlahuaca CUI A.C, -8-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

Facilita el logro de los objetivos contenidos en el Plan de Desarrollo Institucional. Es un instrumento que establece los lineamientos normativos, tcnico y administrativos en el funcionamiento de la administracin de la Universidad de Ixtlahuaca CUI A.C.

5. Responsables de elaborar el manual de organizacin. La Rectora, Secretarias, Direcciones, Coordinaciones Subdirecciones y Jefaturas de Departamento que conforman la Universidad de Ixtlahuaca CUI A.C., estn obligados a elaborar y mantener actualizados sus manuales de organizacin. 6. Causas que originan su revisin y actualizacin. La necesidad de revisar y actualizar los manuales de organizacin, surge al modificarse las tareas al interior de la Rectora, Secretarias, Direcciones, Coordinaciones Subdirecciones y Jefaturas de Departamento, que originen cambios en sus funciones, atribuciones y estructura. En ese sentido, los titulares de la Rectora, Secretarias, Direcciones, Coordinaciones Subdirecciones y Jefaturas de Departamento, debern informar oportunamente a los responsables de elaborar el manual de organizacin, sobre todo cambio efectuado a las actividades, responsabilidades y prestacin del servicio con el objeto de que se realicen las adecuaciones correspondientes.

-9-

IV LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN Y ACTUALIZACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

-10-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

IV. LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN Y ACTUALIZACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

Direccin de Recursos Humanos. El titular del Direccin de Recursos Humanos solicitar a los titulares de las Secretarias, Direcciones, Coordinaciones Subdirecciones y Jefaturas de Departamento que integran la Universidad de Ixtlahuaca CUI, la integracin de los manuales de organizacin, fundamentando legalmente la responsabilidad que recae en las reas y precisando los tiempos que para este fin establecen en la propia norma sobre el trabajo a desarrollar, as como los tiempos que se tienen para la elaboracin de los manuales de organizacin a fin de dar respuesta oportuna al C. Rector de la Universidad y dar cumplimiento a la normatividad del Reglamento Interior de Trabajo. Secretarias, Direcciones, Coordinaciones Subdirecciones y Jefaturas de Departamento que integran la Universidad de Ixtlahuaca CUI. Los titulares de las Secretarias, Direcciones, Coordinaciones Subdirecciones y Jefaturas de Departamento designarn a un responsable como enlace ante la Jefatura de Recursos Humanos, quien deber de contar con los conocimientos necesarios para analizar y revisar el trabajo que presenten sus reas internas, con el objeto que pueda ser examinada la informacin antes de presentarla a la Direccin de Recursos Humanos y agilizar de manera ptima el desarrollo de los manuales de organizacin. Designar al personal que lleve a cabo la revisin de los manuales de organizacin de las direcciones acadmicas, unidades administrativas o jefaturas que integran la Universidad de Ixtlahuaca CUI, estableciendo los tiempos para alcanzar a la brevedad las metas y concluir oportunamente el trabajo. El personal asignado deber explicar al personal de enlace los requerimientos necesarios sobre la integracin, forma y contenido que se deben seguir para realizar los manuales de organizacin. El personal de la Direccin de Humanos analizar con detenimiento los manuales de organizacin con el objeto de enriquecer su contenido revisando que su lenguaje sea claro y congruente a las funciones a desempear, informado al enlace cualquier necesidad de cambio y ponerlo a su consideracin.

-11-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

Al concluir la revisin de los manuales se enviar la informacin al enlace, y este a su vez la turnar a la cada rea para su validacin, haciendo las observaciones pertinentes para su impresin final para posteriormente, recabar las firmas de los titulares de las Secretarias, Direcciones, Coordinaciones Subdirecciones y Jefaturas de Departamento que integran la Universidad de Ixtlahuaca CUI y pueda ser presentada al C. Rector de la Universidad para su posterior publicacin.

-12-

V ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIN

-13-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

V.

ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIN

1. ELEMENTOS DE IDENTIFICACIN A fin de lograr una unificacin en las caractersticas de los manuales de organizacin, se debe tomar en consideracin los siguientes elementos de forma: FUENTE: Se aplicar los denominada Arial, tamao 12 con excepcin de los ttulos y subttulos los cuales sern en Arial, tamao 12 en negritas. MARGENES: Normal Superior 2.5 cm Inferior 2.5 cm Izquierdo 3.0 cm Derecho 3.0 cm ORIENTACIN Vertical TAMAO DE LA HOJA: Carta 2. ELEMENTOS DE CONTENIDO En este apartado, se presentan de manera sinttica y ordenada, los captulos que constituyen el manual o los ttulos que comprende. A efecto de uniformar la presentacin de estos documentos, es importante y necesario seguir el orden que se describe a continuacin: a) b) c) d) e) f) Cartula o portada Hoja de edicin ndice Presentacin Antecedentes histricos Marco jurdico - Base legal - Atribuciones - Objetivo general g) Estructura orgnica -14-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

h) i) j) k) l) m)

Organigrama Objetivo de las reas administrativas Funciones de las reas administrativas Directorio Validacin Hoja de actualizacin

a) CARTULA O PORTADA DEL MANUAL Es la parte del documento en la cual se dan a conocer los datos ms elementales de la direccin acadmica, unidad administrativa o jefatura como son: Ejemplo: Escudo de la Universidad de Ixtlahuaca CUI Nombre de la unidad administrativa a la que se refiere el manual Ttulo del documento Fecha de elaboracin

-15-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

b) HOJA DE EDICIN DEL MANUAL En dicha pgina se anotar en la parte inferior los siguientes datos: Nombre de la Universidad de Ixtlahuaca CUI A.C. Nombre de la unidad que edita el documento. Domicilio, telfono y extensin de la unidad que edita el documento. Nombre de la direccin acadmica, unidad administrativa o jefatura. Fecha de edicin del manual. Lugar de impresin Nota de derechos reservados.

Ejemplo:

-16-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

c) NDICE Es la parte del documento que contiene de manera ordenada los captulos, apartados, correspondientes, as como el nmero de pgina, en la cual se encuentra dicha informacin con el objeto de identificar rpidamente y de manera prctica, la informacin prctica, la informacin deseada dentro de la gua tcnica. d) PRESENTACIN Se refiere a la narracin que el titular de la Secretara, Direccin, Coordinacin Subdireccin y Jefatura de Departamento dirige al lector, sobre el contenido del documento, de su utilidad y de los fines y propsitos generales que se pretenden cumplir a travs de l. Ejemplo:
I. PRESENTACIN

La Universidad de Ixtlahuaca CUI se ha convertido en una universidad modelo y de vanguardia que cumple con objetivos, planes, programas y proyectos que se convierten en acciones y resultados concretos, que llevan a travs del proceso enseanza- aprendizaje tendiente a la calidad. Esto conlleva a elaborar las herramientas necesarias para darle a la Universidad de Ixtlahuaca CUI el impulso en el desempeo de sus labores, mejorando as, la eficiencia de su gestin. En este sentido, la Direccin Acadmica de Contadura, Administracin, Mercadotecnia y Logstica y Negocios Internacionales, presenta el Manual de Organizacin de la Direccin Acadmica Contadura, Administracin, Mercadotecnia y Logstica y Negocios Internacionales, con la finalidad de proporcionar una visin conjunta de la Direccin Acadmica, precisar las funciones encomendadas a cada integrante de la misma, para delimitar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones, coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores encomendadas y propiciar la uniformidad en el trabajo, facilitar el reclutamiento y seleccin de personal, orientar al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporacin a las distintas unidades administrativas, propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales, as como guiar el desempeo de las actividades cotidianas de los empleados en un marco de orden. El presente manual contiene la base legal que norma la actuacin de la Escuela de Negocios teniendo como objetivo ser una herramienta o instrumento de consulta permanente que permita describir la estructura organizacional, funciones y reas administrativas que lo conforman, describiendo las tareas especficas, responsabilidades y la autoridad asignada a cada miembro que lo integra. Nota: La informacin reunida en este documento describe las funciones que realizan en cada puesto. Sin embargo no marcan una limitante de las responsabilidades para el que las desempea en su rea de trabajo.

-17-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

e) ANTECEDENTES HISTRICOS. Este apartado se refiere a una descripcin del origen, antecedentes o hechos pasados sobresalientes acerca de la existencia de la direccin acadmica, unidades administrativas o jefaturas; este apartado es de creacin reciente, o si la informacin, o si la informacin es confusa o de difcil recopilacin o bien si lo citado lleva a imprecisiones. II. ANTECEDENTES

-18-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

f) MARCO JURDICO En este captulo se relaciona la base legal los principales ordenamientos jurdicos vigentes que regulan la operacin y funcionamiento de la Universidad de Ixtlahuaca CUI A.C. Base legal Formalmente, la base legal y los ordenamientos jurdicos debern presentarse de la siguiente forma: De manera enunciativa Sin incluir textos explicativos adicionales

Se debern ordenar y jerarquizar los documentos jurdicos vigentes, en forma descendente, segn se muestra a continuacin: Acta constitutiva Plan de Desarrollo Institucional Reglamentos Circulares Otros

Se deber anotar de forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurdicos y administrativos, indicando la fecha de publicacin, en forma cronolgica en cuanto a su aparicin. Cualquier ordenamiento que presente modificaciones posteriores, se integrar cronolgicamente segn su ltima fecha de reforma. Ejemplo: (INCUI)
III. MARCO JURDICO

Base Legal: A continuacin se describe la base legal que establece la normatividad vigente de la Universidad de Ixtlahuaca CUI, respecto a la funciones de la Incubadora de Empresas - Secretara de Economa - Instituto Nacional del Emprendedor - Instituto Mexiquense del Emprendedor

-19-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

Atribuciones. Desde el punto de vista jurdico, las atribuciones representan el medio para alcanzar los fines, se constituyen adems en la facultad de obrar o derecho de hacer, asignadas a la unidad administrativa (Reglamento Interior de Trabajo) Este apartado consiste en una transcripcin textual de las facultades conferidas por el Reglamento Interior del Trabajo o bien si as lo menciona el Acta Constitutiva de la Universidad. Objetivo General: Se indicar la descripcin del objetivo usando los verbos en infinitivo. Se describir, en lo posible, en una extensin mxima de doce renglones Describir el objetivo con base a las atribuciones de la direccin acadmica, unidad administrativa o jefatura segn corresponda. Se evitar el uso de adjetivos calificativos Se evitar subrayar conceptos El objetivo debe ser evaluado por el titular de la direccin acadmica, unidad administrativa o jefatura, a fin de que el funcionamiento general de la organizacin se encamine a su consecucin. Ejemplo (Secretara de Docencia) Objetivo General: Instrumentar, desarrollar, operar y evaluar las acciones y estrategias institucionales que permitan una ptima e integral formacin de estudiantes de Bachillerato, Licenciatura y Posgrado acorde a la filosofa y valores institucionales basada en servicios de calidad apoyadas por plantas de docentes de excelencia, teniendo infraestructura y equipamientos dignos y modernos.

-20-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

g) ESTRUCTURA ORGNICA Este apartado, se refiere a la descripcin ordenada por jerarqua de una Secretaria, Direccin, Coordinacin Subdireccin y Jefatura de Departamento. Es conveniente de tal forma que sea posible visualizar grficamente los niveles de jerarqua y las relaciones de dependencia. La descripcin de la estructura orgnica debe corresponder o coincidir con su representacin grfica en el organigrama, tanto en lo referente al ttulo o nominacin de las unidades administrativas como a su nivel jerrquico. Se recomienda no usar las abreviaturas en el nombre de los rganos que conforman la unidad administrativa. Ejemplo:
ESTRUCTURA ORGNICA La estructura orgnica de la Universidad de Ixtlahuaca CUI, esta conformada por un Consejo Directivo, en titularidad se constituye meramente por el Rector, y de forma descendente se delegan atribuciones hacia las 16 Direcciones. CONSEJO DIRECTIVO Nivel 1 Nivel 2 -Rector -Secretario de Rectora -Secretario de Docencia -Secretario Administrativo -Director de la Licenciatura en Derecho -Director de la Licenciatura en Criminologa -Director de la Licenciatura en Ingeniera en Computacin -Director de la Licenciatura en Psicologa -Director de la Licenciatura en Arquitectura -Director de la Licenciatura en Nutricin -Director de la Licenciatura en Diseo Grafico -Director de la Licenciatura en Lenguas y Cele -Director de la Licenciatura en Comunicacin -Director de la Licenciatura en Gastronoma -Director de la Licenciatura en Q.F.B -Director de la Licenciatura de Cirujano Dentista -Director de la Licenciatura en Contadura, Administracin, Mercadotecnia, Logstica y Negocios Internacionales -Director de Preparatoria -Director de Extensin y Vinculacin -Director de Planeacin, Calidad y Promocin -Director de Recursos Humanos -Director de Asuntos Jurdicos - Director de Control Escolar -Director de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones -Subsecretaria Administrativa -Coordinador Deportivo -Coordinador de Apoyo a la Docencia -Coordinador de Investigacin -Subdirector de la Licenciatura en Derecho -Subdirector de la Licenciatura en Criminologa

Nivel 3

Nivel 4

-21-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

-Subdirector de Licenciatura en Ingeniera y Computacin -Subdirector de Licenciatura en Psicologa -Subdirector de la Licenciatura en Diseo Grafico -Subdirector de la Licenciatura en Comunicacin -Subdirector de la Licenciatura en Lenguas y Cele -Subdirector de la Licenciatura en Gastronoma -Subdirector de la Licenciatura en Q.F.B -Subdirector de la Licenciatura en Contadura, Administracin, Mercadotecnia, Logstica y Negocios Internacionales -Subdirector de Preparatoria -Subdirector de Licenciatura en Arquitectura -Subdirector de la Licenciatura de Cirujano Dentista

Nivel 5

-Jefe del Departamento de Seguridad -Jefe del Departamento de Mantenimiento -Jefe del Departamento de Evaluacin Profesional -Jefe del Departamento de Control Escolar -Jefe del Departamento de Difusin Cultural -Jefe del Departamento de Servicio Social y Prcticas Profesionales -Jefe del Departamento de Extensin y Seguimiento de Egresados -Jefe del Departamento de Capacitacin y Actualizacin Profesional -Jefe del Departamento de Psicologa Clnica -Jefe del Departamento de Psicologa Educativa y de la Salud -Jefe del Departamento de Psicologa Organizacional y Social -Jefe del Departamento de Psicometra -Jefe del Departamento de Oferta Educativa y Desarrollo Curricular -Jefe del Departamento de Diseo Curricular -Jefe del Departamento Editorial -Investigador -Jefe de Almacn de Insumos -Responsable de Prcticas y Estancias Profesionales -Jefe del Departamento de Microbiologa -Jefe de Incubadora de Negocios -Jefe del Departamento de Orientacin Educativa -Jefe del Departamento de Nmina -Jefe del Departamento de Ingresos -Jefe del Departamento de Recursos Materiales -Contadora General -Jefa del Departamento de Admn., y Auditora de Bienes -Jefe del Departamento de Desarrollo de Infraestructura -Jefe de Tienda Universitaria -Jefe de Departamento de Produccin -Productor de Televisin -Jefe del Departamento de Planeacin y Calidad -Jefe del Departamento de Comunicacin Social -Jefe del Departamento de Redes y Telecomunicaciones -Jefe del Departamento de Tecnologa Educativa -Jefe del Departamento de Soporte Tcnico y Mantenimiento -Jefe del Departamento de Laboratorios de Cmputo -Jefe del Departamento de Sistemas -Jefe del Departamento de Gestin de Software y Capacitacin -Jefe del Departamento de Supervisin y auditora Acadmica -Jefe del Departamento de Titulacin -Jefe del Departamento de Datos y Soporte Tcnico -Jefe del Departamento de Anlisis y Mtodos -Jefe del Departamento de Informacin y Estadstica -Jefe del Departamento de Administracin Escolar -Supervisor de Intendencia Zona A -Supervisor de Intendencia Zona B -Supervisor de Transporte Escolar -Abogado

-22-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

-Abogado -Abogado -Mdico General -Supervisor de Bibliotecas -Evaluadores de Programas -Responsable del Programa Tutorial -Orientador -Asesor Matemtico -Supervisor de Eventos Especiales -Administrador de Cafetera Universitaria -Supervisor de Control de Pagos -Corrector de Estilo y Redaccin -Diseador de Redes -Administrador de Servidores Nivel 6 -Tcnico Administrativo de Proteccin Civil -Analista de Reclutamiento y Seleccin -Analista de Capacitacin -Analista de Seguimiento y Control de Personal Administrativo -Analista de Seguimiento y Control de Personal Docente -Tcnico Acadmico del Departamento de Evaluacin -Tcnico Acadmico del Departamento de Control Escolar -Entrenador Deportivo -Nutrilogo del Deporte -Preparador Fsico -Laboratorista -Administrador de Centros de Autoacceso -Contador -Superintendente de Obra -Diseador -Programador -Administrador de Pagina Web -Impresor -Administrador de Estudio de TV -Asistente de Produccin -Editor de Video e Iluminacin -Fotgrafo -Ejecutivos de Promocin -Soporte Tcnico -Administrador de Laboratorio -Tcnico Acadmico de Servicios Escolares -Auxiliar de Audio Visuales -Auxiliar de Control Escolar -Archivista -Secretaria -Enfermera -Bibliotecario -Almacenista -Cajero -Tcnico en Electrnica -Residente de obra -Ayudante General -Ayudante en Fotocopiado -Vigilante -Velador -Intendente -Operador de Autobs -Auxiliar de Mantenimiento -Chofer de Parque Vehicular

Nivel 7

Nivel 8

-23-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

h) Organigrama Consiste en la representacin grfica de la estructura orgnica y refleja en forma esquemtica, la posicin de los rganos que la conforman, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin y lneas de autoridad y sus respectivas relaciones. Para su diseo se debern considerar los lineamientos establecidos en la gua tcnica para la creacin y/o modificacin de estructuras orgnicas de la Universidad de Ixtlahuaca CUI A.C. Ejemplo:

-24-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

i) OBJETIVO DE LAS REAS ADMINISTRATIVAS. Se describe el propsito que pretende alcanzar la Secretaria, Direccin, Coordinacin Subdireccin y Jefatura de Departamento, para el cumplimiento de una actividad especfica, se debe tener en cuenta, que en seguida se anotarn las funciones especficas de cada rea. La determinacin del mismo deber ser de forma clara, de redaccin sencilla y en prrafos breves. j) FUNCIONES DE LAS REAS ADMINISTRATIVAS. Constituyen el conjunto de actividades afines, a travs de las cuales se alcanzar el objetivo planteado. Las funciones debern ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del rea de que se trate, stas podrn ser: Sustantivas.- Son las que identifican la esencia de la direccin acadmica, unidad administrativa o jefatura para el cumplimiento de los objetivos. De apoyo.- Son aquellas que facilitan y contribuyen al logro de las funciones sustantivas, ya que forman parte del proceso administrativo y que por naturaleza tcnico administrativa, son de carcter obligatorio y de aplicacin general por toda la organizacin. En el caso del manual de organizacin de una direccin acadmica, unidad administrativa o jefatura se contemplarn las funciones hasta el nivel de la estructura orgnica considerada en el organigrama. A continuacin se enuncian los lineamientos que debern observarse en la formulacin de funciones: En el caso de las unidades administrativas las funciones debern derivarse de las atribuciones legales conferidas en el Acta Constitutiva o el Reglamento Interno en su caso. Las funciones debern de presentarse en forma de relacin y jerarquizadas conforme a su importancia iniciando su descripcin con un verbo en infinitivo. Cuidar que las funciones sean congruentes con el objetivo de la direccin acadmica, unidad administrativa o jefatura. Las funciones debern ser afines, compatibles y/o complementarias. Cuando una funcin se desprenda de otra, sta deber ir enseguida; por lo tanto, las funciones se agruparn por afinidad y siguiendo un orden lgico. Cuando una funcin sea de coordinacin no exceda de tres renglones y se considere el orden lgico del proceso administrativo (planear, programar, ejecutar, controlar y evaluar), -25-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

Evitar que de un puesto de mando dependa otro de igual nivel. Las funciones descritas en el manual, debern ser verificadas por el titular de la dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado.

Al trmino de enunciar las funciones, se deber agregar lo siguiente: Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al rea de su competencia.

UNIVERSIDAD DE IXTLAHUACA CUI A.C.

Fecha

Junio 2013
1 de

Pgina MANUAL DE ORGANIZACIN GENERAL

UNIDAD ORGNICA: REPORTA A: SUPERVISA A: Rectora Subdireccin Acadmica de Ingeniera Departamento de Evaluacin Profesional Departamento de Control Escolar

Direccin Acadmica de la Licenciatura de Ingeniera en Computacin

OBJETIVO: Coordinar, gestionar, administrar y vigilar los proc esos administrativos y acadmicos que le compet en a la Coordinacin en Ingeniera en Computacin, contribuyendo a la formacin de estudiantes y catedrticos

FUNCIONES: 1. Realizar la planeacin acadmica a travs de la programacin de horarios semestrales contemplando disponibilidad de catedrticos. 2. Gestionar recursos materiales por medio de requisiciones ante la secretara administrativa para tener cubierta las necesidades. 3. Atender necesidades acadmicas de docentes y alumnos. 4. Gestionar y coordinar cursos extraordinarios de certificaciones para fortalecer los conocimientos y habilidades de los egresados. 5. Organizar c ongresos internacionales, as como c onvenios acadmicos de superacin para los estudiantes mediante la vinculacin de la Universidad de Ixtlahuaca con la Industria. 6. Supervisar que el personal docente del rea acadmica cumpla con los objetivos de aprendizaje establecidos en el programa. 7. Gestionar y supervisar las actividades acadmicas necesarias para los objetivos de la coordinacin 8. Coordinar el rea de tutoras, convocando a reuniones para fortalecer las debilidades de los alumnos tanto en la situacin acadmica como personal

Fecha de Actualizacin: 18/06/2013

Fecha de Validacin: 18/06/2013

Direccin de Recursos Humanos

-26-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

k) DIRECTORIO Es el apartado donde se enlista los nombres de los empleados con niveles de mandos medios y superiores, y nos permite observar el cargo en orden jerrquico contemplando y representando en la estructura del organigrama de la direccin acadmica, unidad administrativa o jefatura. l) VALIADACIN Es la parte donde se recaban en orden jerrquico las firmas de autorizacin del manual de organizacin de la direccin acadmica, unidad administrativa o jefatura empezando por la firma del Rector de la Universidad, el Secretario de Docencia, la Secretaria Administrativa, el Director Acadmico o el Jefe de la Unidad Administrativa y la Jefa del Departamento de Recursos Humanos. m) HOJA DE ACTUALIZACIN Es la parte donde se registran cada uno de los cambios, correcciones, mejoras, etc. Efectuados en el manual de organizacin, identificando de manera ordenada cada una de las actualizaciones registrando la fecha de las mismas el tipo de modificacin y detallando la descripcin de la misma. Ejemplo:
FECHA DE ACTUALIZACIN PGINA ACTUALIZADA DESCRIPCIN DE LA ACTUALIZACIN

-27-

VI VERBOS COMUNES PARA INDICAR FUNCIONES

-28-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

VI.
SUPERIOR Asegurar Autorizar Coordinar Controlar Definir Establecer Evaluar Firmar Organizar Planear

VERBOS COMUNES PARA INDICAR FUNCIONES

Mandos Medios Administrar Supervisar Aprobar Orientar Asegurar Investigar Asignar Participar Analizar Proponer Autorizar Tramitar Comunicar Verificar Controlar Coordinar Desarrollar Determinar Disear Distribuir Elaborar Establecer Estandarizar Evaluar Inspeccionar Instalar Nivel Operativo Acumular Proponer Almacenar Programar Analizar Proporcionar Calcular Realizar Calificar Recabar Comprobar Comunicar Consolidar Ejecutar Expedir Informar Iniciar Instalar Obtener Operar Participar Presentar Presupuestar Producir

Cabe aclarar que la lista no es limitante ni exhaustiva, es solamente una referencia de uso. Sin embargo, estos verbos, se pueden utilizar combinados, de acuerdo con la naturaleza del rgano; por ejemplo. Organizar, evaluar y controlar Organizar y dirigir Integrar y supervisar Integrar y dirigir

-29-

VII RECOMENDACIONES GENERALES

-30-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

VII.

RECOMENDACIONES GENERALES

1. Para ejercer una mejor funcin de direccin y control por parte de las unidades de mando, se recomienda que stas no tengan ms de 6 reas subordinadas. 2. Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de sta ms de un rea subordinada. 3. Es conveniente que los manuales de organizacin sean elaborados con la participacin de las unidades que tienen responsabilidad de realizar las funciones. 4. Terminado el manual de organizacin, deber contarse el nmero de pginas que lo integran, y numerar cada pgina. 5. Una vez que cuente con el proyecto de manual, se requiere someterlos a una revisin final, a efecto de verificar que la informacin contenida en el mismo sea la necesaria, est completa y corresponda a la realidad, adems de proceder a comprobar que no tenga contradicciones y deficiencias. 6. La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, as como la difusin que se haga del manual de organizacin, depender de la determinacin del nmero de funcionarios y empleados que deben de contar con este instrumento. 7. Una vez que el manual de organizacin ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser difundido entre los directivos y empleados responsables de su aplicacin. 8. La utilidad del manual de organizacin radica en la veracidad de la informacin que contiene, por lo que es necesario mantenerlo permanentemente actualizado, a travs de revisiones peridicas, y enviarlo a la Direccin de Planeacin, Calidad y Promocin. (Departamento de Planeacin y Calidad). 9. El manual de organizacin deber actualizarse, cuando se presenten modificaciones en las atribuciones, estructura orgnica, funciones o simplemente en la revisin normal y rutinaria, misma que ser cada ao.

-31-

VIII PROCESO PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

-32-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

VIII. PROCESO PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN.

1. Planeacin del trabajo. Es una de las actividades con las que inicia formalmente la elaboracin de un manual de organizacin, toda vez que mediante este ejercicio se definen de manera congruente y sistemtica las principales tareas que tendrn que realizarse, el tiempo estimado para su ejecucin y los responsables de su desarrollo. Para integrar el plan de trabajo se recomienda hacer uso de una de las tcnicas ms comunes en la integracin de este tipo de instrumentos administrativos: La Grfica de Gantt, tambin conocida como Grfica de Barras, la cual permite representar las actividades a ejecutar y el tiempo en que se llevar a cabo una de ellas, o en su caso realizar un programa de actividades y su cronograma correspondiente. 2. Organizacin del trabajo. Una vez que se ha planeado la elaboracin del manual de organizacin, es necesario organizar el trabajo, con el propsito de optimizar el uso de recursos, eficientar la ejecucin de actividades y cumplir con los objetivos en la forma y tiempo previstos en el cronograma. Es preciso sealar que un manual de organizacin se elabora con la participacin de todas las unidades administrativas que integran una Secretaria, Direccin, Coordinacin Subdireccin y Jefatura de Departamento, ya que stas son la principal fuente de informacin para definir sus objetivos y funciones. Asimismo, es importante establecer mecanismos de coordinacin que eviten conflictos, duplicidad de esfuerzos o falta de ejecucin de alguna actividad. 3. Recopilacin de informacin Principales aspectos: Se deben tomar en cuenta antecedentes orgnico-funcionales de la Secretaria, Direccin, Coordinacin Subdireccin y Jefatura de Departamento, a fin de conocer la evolucin y sustento de actuacin de la universidad. Se deben conocer las atribuciones de la Secretaria, Direccin, Coordinacin Subdireccin y Jefatura de Departamento, de acuerdo con lo que establece su respectivo ordenamiento jurdico de creacin (Acta -33-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

Constitutiva o Reglamento Interior de Trabajo) y otros ordenamientos relacionados con el mismo. Se debe tomar en cuenta la estructura orgnica y codificacin estructural de la Secretaria, Direccin, Coordinacin Subdireccin y Jefatura de Departamento. Se debe tomar en cuenta el objetivo, funciones, actividades, tareas y procedimientos de las unidades administrativas que integran la Secretaria, Direccin, Coordinacin Subdireccin y Jefatura de Departamento.

4. Anlisis de la informacin Una vez recabada la informacin ser necesario ordenar los datos obtenidos de acuerdo con el esquema previsto en la presente gua. Ordenar la informacin es una tarea bsica que facilita su anlisis, permite agrupar datos, verificar que la informacin obtenida sea suficiente, depurar los datos que no coincidan y constatar que la informacin cubra la totalidad del esquema manual. Mediante el anlisis se puede detectar si la informacin obtenida es clara y confiable, si no rene estas caractersticas ser conveniente volver a las tareas de recopilacin de datos. Al respecto, se debe garantizar que antes de iniciar la integracin o redaccin de los apartados del manual se tenga informacin til, a fin de evitar que el documento contenga datos incorrectos que originen confusiones sobre la organizacin y el funcionamiento de una Secretaria, Direccin, Coordinacin Subdireccin y Jefatura de Departamento, segn sea el caso. 5. Integracin de los apartados del manual. En esta etapa del proceso se integran o redactan, segn corresponda, los apartados y subapartados del manual de organizacin. A respecto, existe informacin que dados sus caractersticas, slo tendr que incluirse en el apartado que le corresponda, ya que no requerir de un anlisis, sntesis o aportacin personal, toda vez que se ha determinado previamente o es parte de un instrumento administrativo. La informacin que se obtenga para formular los objetivos y las funciones de las unidades administrativas, requiere de precisin en los datos, a fin de evitar que se genere duplicidad o ausencia en la ejecucin de tareas, incompatibilidad entre atribuciones, funciones y actividades y desarticulacin entre las funciones y los objetivos. En esta etapa es posible integrar los apartados siguientes: -34-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

Antecedentes Base legal (Actas de Consejo donde se autoriza la creacin de la Unidad Administrativa) Atribuciones Objetivo general Estructura orgnica Organigrama Objetivo y funciones de las reas.

6. Elaboracin del anteproyecto. Concluido el plazo otorgado a las Secretarias, Direcciones, Coordinaciones Subdirecciones y Jefaturas de Departamento, para elaborar el apartado o subapartado que les corresponde, el rea responsable de coordinar la elaboracin del manual reunir la informacin generada a fin de integrar y darle forma al documento, este ejercicio, es para ordenar, vincular y hacer congruentes los apartados con los objetivos del manual. Los responsables de integrar el documento debern verificar que los apartados del manual se hayan elaborado atendiendo los criterios y recomendaciones establecidos en la presente gua tcnica. En caso de que existan errores de forma, stos podrn ser corregidos por el rea que integra el manual. Al finalizar la integracin de los apartados bsicos del manual de organizacin, se recomienda que los responsables de coordinar estas tareas elaboren los apartados referentes a: presentacin, ndice, directorio, validacin y hoja de actualizacin y los incorporen al documento, con el propsito de concluir la elaboracin del anteproyecto. 7. Revisin y adecuacin del anteproyecto. Con el anteproyecto del manual debidamente integrado, el enlace responsable de coordinar su elaboracin lo remitir a la Direccin de Recursos Humanos, quien lo turnara a la Direccin de Planeacin, Calidad y Promocin. (Departamento de Planeacin y Calidad), a fin de que sta verifique que la informacin sea congruente con la proporcionada en su oportunidad. En caso de existir diferencias sustantivas, stas se atendern con el rea encargada de integrar el documento y se incluirn las observaciones que se estimen precedentes; si el documento cumple con lo anterior estar en condiciones de validarlo, en caso contrario, formular las recomendaciones necesarias, para su correccin y se devolver a la

-35-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

Secretaria, Direccin, Coordinacin Subdireccin y Jefatura de Departamento para su correccin. 8. Integracin y validacin del manual Una vez revisado y corregido el proyecto de manual, el responsable de su elaboracin recaba la firma de los titulares de las Secretarias, Direcciones, Coordinaciones Subdirecciones y Jefaturas de Departamento. Concluido este proceso. Enva el manual a la Direccin de Planeacin, Calidad y Promocin. (Departamento de Planeacin y Calidad), quien lo turnar al Secretario de la Rectora para su validacin y posterior aprobacin del C. Rector. 9. Divulgacin del manual. Los manuales administrativos son herramientas de trabajo que orientan a los directivos, empleados administrativos y docentes en el cumplimiento de sus responsabilidades, de ah que la elaboracin de estos documentos no debe ser una simple prctica para cumplir los requisitos o atender las obligaciones que establecen algunos ordenamientos administrativos en todo organizacin, es necesario que las Secretarias, Direcciones, Coordinaciones Subdirecciones y Jefaturas de Departamento, divulguen el manual entre los servidores pblicos, a efecto de que guen sus actividades de acuerdo con las funciones y el objetivo del rea en la que se encuentren adscritos y se evite la duplicidad de tareas y prdida de tiempo y recursos en el cumplimiento de sus responsabilidades. 10. Revisin y actualizacin del manual. Al respecto la Direccin de Recursos Humanos deber instrumentar mecanismos para verificar no slo que se cumpla con lo dispuesto por el manual, sino adems, que la informacin que contenga permanezca vigente. La actualizacin del manual se realizar cuando sucedan cambios en la estructura orgnica de las Secretarias, Direcciones, Coordinaciones Subdirecciones y Jefaturas de Departamento, ya sea por la creacin, supresin, fusin, cambio de denominacin, readscripcin o modificacin del nivel jerrquico de unidades administrativas; cuando se modifiquen las disposiciones jurdicas aplicables o cuando se lleve a cabo una reasignacin de funciones. Es necesario que para la actualizacin del manual se observen los lineamientos propuestos para su elaboracin, ya que ambos procesos se realizan bajo el mismo esquema.

-36-

IX PROCEDIMIENTO DE LA DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS PARA LA COORDINAR LA REVISIN E INTEGRACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

-37-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

IX.

PROCEDIMIENTO DE LA DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS PARA LA COORDINAR LA REVISIN E INTEGRACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN
Coordinar la revisin e integracin de manuales de organizacin

Nombre del Procedimiento:

Objetivo:

Recopilar la informacin bsica de la organizacin y funcionamiento de la Rectora, Secretarias, Direcciones, Coordinaciones Subdirecciones y Jefaturas de Departamento de la Universidad de Ixtlahuaca CUI A.C.

POLTICAS APLICABLES La Direccin de Recursos Humanos ser la encargada de establecer los lineamientos necesarios para la integracin y/o actualizacin de manuales de la Universidad de Ixtlahuaca CUI A.C. Es responsabilidad de la Rectora, Secretarias, Direcciones, Coordinaciones Subdirecciones y Jefaturas de Departamento designar un enlace ante la Direccin de Recursos Humanos para desarrollar los trabajos de integracin de los manuales de organizacin. El enlace es el responsable de coordinar los trabajos al interior de la unidad acadmica o administrativa. El enlace es el responsable de estructurar los apartados que integran los manuales de organizacin. El proceso de firmas de los manuales seguir los siguientes lineamientos: Al concluir con la integracin de los manuales de organizacin, la Rectora, Secretarias, Direcciones, Coordinaciones Subdirecciones y Jefaturas de Departamento validan la informacin original con su firma y lo remiten a la Direccin de Recursos Humanos, quien recopilar las firmas de autorizacin del manual.

-38-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

Diagrama de Flujo
rea Responsable/Actividad Representacin Grfica

1.- Coordinar la revisin e integracin de manuales de organizacin.

INICIO

Titular de la Direccin de Recursos Humanos 1.- El titular de la Direccin de Recursos Humanos ya sea por oficio o va telefnica solicitar a las Secretarias, Direcciones, Coordinaciones Subdirecciones y Jefaturas de Departamento, designen un enlace a fin de que proporcione la informacin requerida por la Rectora

Oficio solicitando se designe enlace

Titulares de las Secretarias, Direcciones, Coordinaciones Subdirecciones y Jefaturas de Departamento 2.- Designarn un enlace que cuente con los conocimientos necesarios para analizar y revisar la informacin requerida por la Direccin de Recursos Humanos para la integracin de los manuales

Titular de la Direccin de Recursos Humanos 3.- Solicita por oficio a las dependencias, Secretarias, Direcciones, Coordinaciones Subdirecciones y Jefaturas de Departamento que por medio de los enlaces designados, proporcionen la informacin necesaria, estableciendo los mecanismos para la integracin y actualizacin de los manuales de organizacin conforme a lo establecido en la presente gua.

Oficio solicitando informacin

Enlaces 4.- Los enlaces envan informacin de los manuales por correo electrnico, de forma magntica o impresa

Informacin de Manuales

Direccin de Recursos Humanos 5.- Recibe informacin de los enlaces y se efecta una revisin exhaustiva y detallada

A -39-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

Diagrama de Flujo
rea Responsable/Actividad Representacin Grfica

Direccin de Recursos Humanos 6.- Por medio de esta revisin se puedan sugerir cambios, con el objeto de enriquecer el contenido y son enviados de forma impresa o por correo electrnico a los enlaces de las reas, las veces que sea necesario.

Informacin de manuales

7.- Al concluir con la revisin y establecer los cambios pertinentes, se envan los manuales a los enlaces de forma impresa para la validacin por cada rea.

Manuales de organizacin

Enlaces 8.- Ponen a consideracin de las reas la validacin de los manuales recabando la firma de autorizacin, al concluir remite los manuales a la Direccin de Recursos Humanos

Manuales de Organizacin

Direccin de Recursos Humanos 9.- Recibe la validacin por escrito y al no existir ms cambios se imprimen los manuales en los formatos originales a color y se envan a los enlaces para recabar las firmas de los titulares de cada rea de las Secretarias, Direcciones, Coordinaciones Subdirecciones y Jefaturas de Departamento.

Manuales Originales de la organizacin

Enlaces 10.- Al recabar todas las firmas, el enlace enva los manuales a la Direccin de Recursos Humanos

Manuales Originales de la organizacin

Direccin de Recursos Humanos 11.- Recibe los manuales originales con sus firmas correspondientes y los enva al titular de la Direccin de Planeacin, Calidad y Promocin

Manuales Originales de la organizacin

B -40-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

Diagrama de Flujo
rea Responsable/Actividad Representacin Grfica

Titular de la Direccin de Planeacin, Calidad y Promocin 12.- Recibe los manuales originales y los turna al Secretario de la Rectora para su firma

Manuales de organizacin originales

Secretario de la Rectora 13.- Firma los manuales originales y los remite al titular de la Direccin de Planeacin, Calidad y Promocin

Manuales de organizacin originales

Titular de la Direccin de Planeacin, Calidad y Promocin 14.- Recibe los manuales originales y los turna al C. Rector para solicitar su firma y autorizacin

Manuales Originales de la organizacin

C. Rector 15.- Recibe, firma y autoriza los manuales de organizacin, y los remite a la Direccin de Planeacin, Calidad y Promocin.

Manuales Originales de la organizacin

Titular de la Direccin de Planeacin, Calidad y Promocin 16.- Recibe los manuales originales y los turna a la Direccin de Recursos Humanos para su divulgacin

Direccin de Recursos Humanos 11.- Recibe los manuales originales con sus correspondientes y turna a cada unidad administrativa

firmas

Manuales Originales de la organizacin

FIN

-41-

X GLOSARIO DE TRMINOS

-42-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

X.

GLOSARIO DE TRMINOS

Con el objeto de manejar una terminologa uniforme, a continuacin se presenta la definicin que para efectos de esta gua se da en los trminos empleados: ACTIVIDAD.- Conjunto de operaciones afines y coordinadas que se necesitan realizar para ejecutar los actos administrativos. ESTRUCTURA ORGNICA.- Es la organizacin formal en la que se establecen los niveles jerrquicos y se especfica la divisin de funciones, la interrelacin y coordinacin que deben existir entre las diferentes unidades organizacionales, a efecto de logar el cumplimiento de los objetivos, es igualmente el marco administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de decisiones. FUNCIN.- Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para alcanzar los objetivos de la dependencia o entidad y de cuyo ejercicio generalmente es responsable la unidad administrativa: se define a partir de las disposiciones jurdico-administrativas vigentes en las organizaciones. NIVEL JERRQUICO.- Es la divisin de la estructura orgnica administrativa para asignar un grado determinado a las unidades internas definiendo rangos, o autoridad y responsabilidad; independientemente de la clase de funcin que se les encomiende. RGANO.- Una rgano es una unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias funciones, y puede estar integrado por uno o varios puestos. PLAZA.- Es la posicin individual de trabajo que constituyo un puesto. Un mismo puesto puede ser desempeado a la vez por varias personas, que realicen las mismas actividades, con las mismas responsabilidades y en las mismas condiciones de trabajo. PUESTO.- Es la unidad impersonal de trabajo integrada por un conjunto homogneo de tareas, responsabilidades y requisitos para el cumplimiento de una o varias funciones y el logro de los objetivos de una o varias reas administrativas. UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Es el rgano que tiene funciones y actividades al interior de las dependencias que la distinguen y diferencian de las dems dependencias conformndose a travs de una infraestructura especfica y propia. -43-

XI BIBLIOGRAFA

-44-

GUIA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

XI.

BIBLIOGRAFA

Gua para la Elaboracin de Manuales de Organizacin Secretaria de Relaciones Exteriores Direccin General de Programacin y Presupuesto Enero 2005 30 Pg. Gua para la Elaboracin de Manuales de Organizacin Instituto Hacendario del Estado de Mxico 2. Edicin Agosto 2003 42 Pg. www.ihaem.org Gua para la Elaboracin de Manuales de Organizacin Instituto Politcnico Nacional Direccin de Planeacin Febrero 2010 32 Pg. www.gestionestrategica.ipn.mx Como Elaborar y Usar Manuales Administrativos

Rodrguez Valencia Joaqun Editorial: Ecafsa 3. Edicin Abril 2002 180 Pg.

-45-