PLANIFICACION ARCHIVISTICA __________________________________________________________

PLANIFICACION ARCHIVSTICA Los sistemas institucionales de archivos: planificacin, programacin y organizacin archivstica - Los principios - La planificacin estratgica - Objetivos de la organizacin archivstica - Punto de partida: adopcin de una poltica integrada de tratamiento de los documentos El proyecto archivstico: las fases - La encuesta - El informe diagnstico - El proyecto de organizacin Elementos del sistema archivstico - Archivos de gestin - Archivo intermedio - Archivo histrico - Las comisiones tcnicas. La Comisin de Archivo Los principios - Eficacia - Eficiencia - Productividad - Calidad en las organizaciones La planificacin estratgica Elementos que integran el proceso de planificacin: - Establecimiento de objetivos - Presupuesto anual - Programa anual - Valoracin del costo probable de las actividades del programa - Establecimiento de fases e indicadores en el programa - Plan estratgico completo para un nmero determinado de aos Los planes estratgicos y de desarrollo permiten: - conseguir efectividad en sus operaciones - proporcionar flexibilidad - optimizar la utilizacin de los recursos Mtodo para la planificacin estratgica: - Estudio del ambiente corporativo - Estudio del ambiente externo - Estudio de los sistemas de documentos - Desarrollo del programa estratgico - Implantacin del programa

________________________________________________ _Mgter. Liliana L. Patio - 2009 -

PLANIFICACION ARCHIVISTICA __________________________________________________________

Objetivos de la organizacin archivstica - Permitir la gestin integral de los documentos y archivos - Facilitar el papel coordinador del Servicio de Archivo - Disponer de recursos humanos, financieros, materiales y tecnolgicos - Facilitar la aplicacin del Reglamento del Servicio de Archivo y otra normativa desarrollada Punto de partida: adopcin de una poltica integrada de tratamiento de los documentos Elementos de la poltica - reglamentacin, como elemento "habilitador" de la aplicacin de las soluciones propuestas para el programa de tratamiento - estructura, que comprende recursos humanos, fsicos y financieros, as como situacin en el organigrama de la institucin - programa Elementos del programa archivstico Elementos constitutivos del programa - Normas para la creacin, difusin y recepcin de los documentos - Tratamiento de los documentos activos Normas de clasificacin, recuperacin y conservacin en los espacios administrativos - Tratamiento de los documentos semiactivos Normas de transferencia y conservacin centralizada y rentable de los documentos - Tratamiento de los documentos inactivos Normas que regulen la adquisicin, conservacin, tratamiento, utilizacin y valorizacin de los documentos con valor secundario o cientfico - Tratamiento de los documentos esenciales Normas para el tratamiento particular de ciertos documentos que, si se perdieran o alteraran, ocasionaran serias dificultades a una organizacin - Tratamiento de los documentos audiovisuales y electrnicos Normas para su tratamiento especfico, debido a su singular problemtica Elementos de apoyo - Inventario de los documentos - Calendario de conservacin - Manual de gestin de documentos y archivos - Plan de prevencin y seguridad El proyecto archivstico: las fases La encuesta: objetivos y procedimiento El informe diagnstico: objetivos y procedimiento El proyecto de organizacin: definicin de un programa - Definicin e implantacin de las claves archivsticas - Desarrollo de las claves archivsticas

________________________________________________ _Mgter. Liliana L. Patio - 2009 -

PLANIFICACION ARCHIVISTICA __________________________________________________________

- Consolidacin del sistema archivstico El proyecto archivstico: la encuesta Objetivos - Conocimiento de la misin de la institucin, sus funciones y estructura, sobre la base documental - Conocimiento de la realidad documental en el conjunto de la institucin - Acumulacin y evaluacin de datos objetivos con los que alcanzar un diagnstico, para disear su adecuado tratamiento El proyecto archivstico: la encuesta Procedimiento - Diseo de un formulario: Datos administrativos y de control Datos documentales - Datos generales - Datos de prctica archivstica Otros datos de inters - Presentacin de la encuesta ante responsables - Ejecucin de la encuesta Entrevistas personales Interlocutores: responsables de unidad y encargados del tratamiento documental La encuesta: datos administrativos y de control Fecha de realizacin de la encuesta Unidad Responsable Responsables de gestin documental Dependencia jerrquica Ao de creacin Denominaciones anteriores Funciones / misin La encuesta: datos documentales 1. Datos generales Nmero de depsitos donde archiva la Unidad Identificacin del depsito Criterios de archivo en depsito Antigedad de la documentacin Tipo de mobiliario Tipo de unidades de instalacin Metros lineales de documentacin en oficina y depsitos Crecimiento anual Formato / soporte de los documentos Estado de conservacin de los documentos Disponibilidad de espacio en la oficina

________________________________________________ _Mgter. Liliana L. Patio - 2009 -

PLANIFICACION ARCHIVISTICA __________________________________________________________

La encuesta: datos documentales Datos de prctica archivstica Agrupaciones documentales Clasificacin Series documentales Fracciones de corte de series Eliminacin de documentos Instrumentos de control documental Formacin en archivstica Percepcin del trabajo desarrollado hasta la fecha Percepcin de necesidad de un plan de archivo global Frecuencia de archivo en la Unidad Valoracin en cuanto a localizacin y recuperacin de los documentos La encuesta: otros datos de inters Informtica aplicada a la gestin documental Conocimientos de tipos de documentos Registro de documentos Envo sistemtico de documentos al Registro General Inters de formacin en procedimientos administrativos / gestin Procedimiento de firma de originales El proyecto archivstico: el diagnstico Objetivos - Ofrecer una panormica de la situacin documental de la institucin - Sealar de manera concisa los puntos ms conflictivos Subrayar la incidencia positiva de la articulacin del programa archivstico Procedimiento de elaboracin del informe - Presentacin del informe, donde consten los objetivos planteados, metodologa seguida y datos generales - Sistematizacin de los datos de la encuesta, campo por campo - Conclusiones, destacando aspectos positivos y negativos, as como lo considerado como crtico El proyecto archivstico: definicin de un programa Objetivos - Proporcionar economa y eficacia a las unidades mediante transferencias a depsitos centralizados - Aplicar prcticas elementales de control, descripcin y recuperacin de los documentos - Impulso de las actuaciones por parte del Servicio de Archivo - Dotar a la institucin de un sistema de gestin integral de documentos y archivos, coordinado por el Servicio de Archivo

________________________________________________ _Mgter. Liliana L. Patio - 2009 -

PLANIFICACION ARCHIVISTICA __________________________________________________________

Etapas - Definicin e implantacin de las claves archivsticas (programacin a corto plazo: 6 meses) - Desarrollo de las claves archivsticas (programacin a medio plazo: un ao) - Consolidacin del sistema archivstico e implantacin del sistema de gestin integral de los documentos y archivos (programacin a largo plazo: 4 aos) 1 ETAPA. Definicin e implantacin de las claves archivsticas Elementos 1a. Reorganizacin de las instalaciones de depsito de documentos del Servicio de Archivo 1b. Elaboracin y aprobacin del Reglamento del Servicio de Archivo 1c. Elaboracin y consenso de un cuadro de clasificacin global 1d. Creacin de la Comisin Tcnica de Archivo 1e. Formacin en gestin de documentos y archivos 1a: Reorganizacin de los depsitos de documentos del Servicio de Archivo Objetivo liberar espacio en las unidades productoras optimizar el espacio disponible en los depsitos Metodologa normalizacin fsica y descripcin tcnica de todas las unidades de instalacin existentes en los depsitos traslado a los depsitos de la documentacin incontrolada acogida urgente pero programada de documentos semiactivos procedentes de unidades administrativas en situacin crtica 1b. Elaboracin y aprobacin del Reglamento del Servicio de Archivo Objetivo: establecer un marco de relaciones entre el Servicio de Archivo y sus usuarios Metodologa: adaptacin a la institucin de otras referencias afines Contenidos: exposicin de motivos; responsabilidades del Servicio de Archivo; definiciones de documento y patrimonio documental; organizacin y funcionamiento del Servicio de Archivo; acceso y tratamiento tcnico de la documentacin; sanciones; disposiciones transitorias y finales

1c. Elaboracin y consenso de un cuadro de clasificacin global Objeto identificacin y organizacin de los documentos en series funcionales Metodologa decisin entre los distintos referentes metodolgicos (funcional, orgnico, mixto) posible adaptacin a la institucin de instrumentos afines ya existentes 1d. Creacin de la Comisin Tcnica de Archivo

________________________________________________ _Mgter. Liliana L. Patio - 2009 -

PLANIFICACION ARCHIVISTICA __________________________________________________________

Funciones identificacin y anlisis de las series y tipos documentales establecimiento de perodos de conservacin y accesibilidad de los documentos normalizar el procedimiento de expurgo y eliminacin de documentos; calificar los documentos esenciales Miembros administradores, juristas, historiadores y archivista 1e. Formacin en gestin de documentos y archivos Objetivo dar a conocer y familiarizar al personal administrativo con las nociones y tcnicas archivsticas bsicas Contenidos nociones generales de organizacin, transferencias, descripcin y acceso a los documentos legislacin exposicin pormenorizada del proyecto de organizacin, singularmente sus claves 2 ETAPA. Desarrollo de las claves archivsticas Elementos 2a. Regulacin de las transferencias de documentos semiactivos 2b. Medidas contra el exceso de produccin de documentos intiles 2c. Regulacin del acceso de las unidades productoras a los documentos semiactivos 2d. Estudio de aplicaciones informticas existentes en el mercado 2.e Redaccin de los primeros componentes de un manual de gestin de documentos 2a. Regulacin de las transferencias de documentos semiactivos Objetivo mejor aprovechamiento del espacio en las oficinas y menor costo de espacio y equipo de almacenamiento Procedimiento fijacin de un calendario regular de transferencias de documentos desde las oficinas a los depsitos del Servicio de Archivo normalizacin en la redaccin de formularios de transferencia, organizacin de documentos y expedientes, unidades de conservacin, circulacin y prstamo de documentos 2b. Medidas contra el exceso de produccin de documentos intiles Objetivos eliminaciones controladas de documentos intiles y duplicados agilizacin de los procesos de gestin administrativa racionalizacin de la produccin, recuperacin y custodia en sus fases activa y semiactiva seguridad de la informacin

________________________________________________ _Mgter. Liliana L. Patio - 2009 -

PLANIFICACION ARCHIVISTICA __________________________________________________________

2c. Regulacin del acceso de las unidades productoras a los documentos semiactivos Objetivos acceso gil a la documentacin en estado semiactivo garanta en cuanto a la confidencialidad y la privacidad de la informacin Procedimiento establecimiento de formularios de consulta y solicitud de prstamo desarrollo de un procedimiento de salida, transporte y retorno de expedientes 2d. Estudio de aplicaciones informticas existentes en el mercado Objetivo dotar al sistema de gestin de documentos y archivos de un instrumento tecnolgico que permita el control, seguimiento y recuperacin global de los documentos y la informacin a lo largo de todo el ciclo de vida Procedimiento conocimiento profundo de las necesidades de informacin documental barrido del mercado 2e. Redaccin de los primeros componentes de un manual de gestin de documentos Objetivo disponer de un instrumento que recoja la descripcin pormenorizada de todos los procedimientos relacionados con la gestin documental establecidos con carcter normativo y de aquellos instrumentos tcnicos racionalizadores de la prctica archivstica. 3 ETAPA. Consolidacin del sistema archivstico Elementos 3a. Creacin de documentos e informacin 3b. Control, utilizacin y almacenamiento de los documentos activos y semiactivos 3c. Disposicin de los documentos 3d. Gestin de la documentacin con valor permanente 3a. Creacin de documentos e informacin Objetivos evitar la creacin de documentos innecesarios aumentar la disponibilidad, utilidad y valor de los documentos y la informacin que s son necesarios determinar los soportes ms adecuados para su gestin, conservacin y difusin de su informacin Elementos normalizacin de los tipos documentales sistemas de gestin de informacin recurso a las tecnologas de la informacin 3b. Control, utilizacin y custodia de los documentos activos y semiactivos Objetivos asegurar la disponibilidad real de la informacin y los documentos necesarios

________________________________________________ _Mgter. Liliana L. Patio - 2009 -

PLANIFICACION ARCHIVISTICA __________________________________________________________

ptima relacin costo-eficacia localizacin adecuada Elementos gestin del cuadro de clasificacin definicin de sistemas de archivo y recuperacin de los documentos gestin de expedientes gestin de la reprografa anlisis de sistemas documentales gestin del programa de documentos esenciales gestin de los depsitos intermedios 3c. Disposicin de los documentos Objetivos decidir qu documentos deben ser preservados en razn de su inters histrico decidir durante cunto tiempo tras su creacin deben ser conservados los documentos por razones administrativas o legales Actividades elaboracin del calendario de conservacin de los documentos eliminacin peridica de documentos no permanentes 3d. Gestin de la documentacin con valor permanente Objetivos asegurar la constitucin de un patrimonio archivstico representativo asegurar las condiciones de conservacin adecuadas asegurar una accesibilidad real Elementos del sistema archivstico. Caractersticas Archivos de gestin Ubicacin en todas las unidades en las que se estructura la institucin Contienen documentacin en su fase inicial o activa del ciclo de vida de los documentos Su conservacin y custodia corresponde al responsable de la unidad correspondiente La figura del coordinador de archivo: funciones de clasificacin, ordenacin, descripcin, seguimiento, transferencias, prstamos El plazo de conservacin en las unidades viene fijado en el calendario Archivo intermedio Custodia la documentacin procedente de los archivos de gestin y procura su accesibilidad Conserva documentos en su fase semiactiva del ciclo de vida de los documentos Se aplica el expurgo y la eliminacin de aquella documentacin que, habiendo perdido completamente su valor y utilidad administrativos, no tiene valor histrico que justifique su conservacin permanente El plazo de conservacin viene fijado en el calendario Archivo histrico

________________________________________________ _Mgter. Liliana L. Patio - 2009 -

PLANIFICACION ARCHIVISTICA __________________________________________________________

Conserva la documentacin de valor permanente, de acuerdo con lo establecido en el calendario de conservacin Inters para investigadores, estudiosos y ciudadanos en general Esta sujeta a procedimientos de gestin especficos (duplicacin, conservacin, actividades culturales) Las comisiones tcnicas. La Comisin de Archivo El manual de procedimientos archivsticos: naturaleza Definicin Referente para las Buenas Prcticas en gestin de documentos para una organizacin. Abarca todos y cada uno de los aspectos que componen la realidad documental en la organizacin: definicin y las caractersticas del sistema de gestin documental, identificacin y descripcin de las polticas establecimiento de las responsabilidades de cuantos intervienen en la gestin de los documentos a lo largo de su ciclo de vida, esto es, desde que stos son generados en las oficinas hasta su conservacin a largo plazo en los depsitos controlados por el Archivo. El manual de procedimientos archivsticos: objetivos Sealar una poltica y un programa operativo bien definidos institucionalmente Poner de manifiesto las relaciones existentes entre los actores (de la DECISIN a la ACCIN) Conseguir que los actores se sientan identificados Proporcionar informacin contextual, de lo general a lo especfico Facilitar un conocimiento exhaustivo de la inspiracin tanto conceptual como metodolgica, y su materializacin prctica Ilustrar el desarrollo formativo de cuantos intervienen en la poltica de gestin documental

Mgter. Liliana Patio Mayo de 2009

________________________________________________ _Mgter. Liliana L. Patio - 2009 -

PLANIFICACION ARCHIVISTICA __________________________________________________________

________________________________________________ _Mgter. Liliana L. Patio - 2009 -

10

PLANIFICACION ARCHIVISTICA __________________________________________________________

________________________________________________ _Mgter. Liliana L. Patio - 2009 -

11

PLANIFICACION ARCHIVISTICA __________________________________________________________

________________________________________________ _Mgter. Liliana L. Patio - 2009 -

12