Gua para el diseo de cursogramas

La representacin grfica del proceso o procedimiento es un instrumento que sirve de gua a la ejecucin en forma ordenada y lgica de la secuencia del trabajo. El diagrama facilita el conocimiento del proceso que se describe, a travs de las actividades, los documentos producidos y las reas administrativas y el personal intervinientes en el proceso. Por ello, es una herramienta para el anlisis, diseo, mejoramiento y control de los procesos. Representacin grfica Constituye una analoga de los procedimientos administrativos dibujados mediante convenciones preestablecidas. La representacin grfica ms precisa y tambin la ms difundida son los cursogramas. Los cursogramas sirven para la visualizacin global y esquemtica del flujo de tareas operativas y administrativas y son recomendables para registrar secuencias de tareas vinculadas con las unidades involucradas. Mediante la observacin de los cursogramas, es posible establecer la adecuada secuencia del proceso principal y de todas sus ramificaciones. Permite seguir con sencillez el flujo del procedimiento y detectar omisiones, superposiciones y reiteraciones. En el grfico producido se pueden mostrar con claridad: La naturaleza de los procesos. Los sectores, personas o equipos que actan como decisores, operadores y emisores/receptores de informacin. Los procesos a que son sometidos los datos, incluyendo no slo las operaciones tpicas tales como la clasificacin, sino tambin las de captacin, registracin, transmisin, control y conservacin de datos. Los soportes fsicos de la informacin.

Fortalezas de la representacin grfica. En este marco, es importante destacar que los cursogramas resultan de suma utilidad tanto en la etapa de relevamiento de los procedimientos, como en la etapa de anlisis de los mismos, por los siguientes motivos: Etapa de relevamiento: en esta etapa, la ejecucin del cursograma resulta de suma importancia para establecer la continuidad de los procedimientos, las incoherencias de la informacin recabada y las omisiones de datos que el personal consultado, por diferentes razones, puede haber realizado. En todos los casos, al desarrollar el cursograma es posible que, concatenando los procedimientos e integrando las informaciones recibidas de diversas fuentes, sea factible localizar los errores de relevamiento. Etapa de anlisis: La lectura del cursograma pone clara y rpidamente de manifiesto errores de: Control interno: tales como controles necesarios que no se efectan, controles innecesarios, incumplimiento de las normas bsicas de auditora.

Asignacin de funciones: tales como casos de superposicin de funciones en distintas unidades, incompatibilidad de funciones asignadas a una misma unidad, incapacidad funcional de alguna actividad en determinado sector, etc. Instrumentacin: tales como sectores que son informados en redundancia, duplicacin de tareas, archivos innecesarios, exceso de copias de formularios, errores de circuitos, etc.

Debilidades de la representacin grfica. Resulta de suma importancia tener en claro aquellos aspectos del proceso o del procedimiento que el cursograma no muestra. El conocimiento de las limitaciones es fundamental para que el analista pueda mejorar el proceso incorporando nuevas tcnicas o herramientas. En tal sentido, debemos destacar: a) De la observacin del cursograma no podemos inferir el tiempo demorado en efectuar las operaciones, la rutina horaria de transferencia de datos, el tiempo de demora de un trabajo desde el comienzo a su conclusin. b) En el grfico no aparecen la cantidad de veces que se repite la operacin unitaria cuyo flujo de procedimiento se desarrolla. Lo que habitualmente se conoce como carga de trabajo, es decir, si el procedimiento se cumple sobre una, diez o cian operaciones en un perodo de tiempo determinado no aparece indicado en el cursograma. c) No se establecen las relaciones de jerarqua entre personas y sectores que intervienen. Del anlisis de un cursograma no se tendr la visin de la dotacin de personal, de su interrelacin jerrquica y de las funciones y carga de trabajo que corresponda a cada componente de la organizacin. d) No se detallan los mtodos de trabajo y tecnologas utilizados, ni la distribucin fsica de los sectores y personas que intervienen en el procedimiento. 1.1. Cursogramas grficos Tcnica de diagramacin de cursogramas El cursograma como elemento de anlisis de la organizacin. El cursograma colabora con una visin integral de la organizacin. La persona que analiza el cursograma, puede ver en una hoja de papel, de forma integral, todos los pasos que sigue un procedimiento:

cmo abarca varios departamentos y secciones las personas que intervienen en el mismo la documentacin que se utiliza etc.

De esta forma, puede darse cuenta si existen pasos de mas, si faltan controles, si se esta perdiendo tiempo en satisfacer los requerimientos del destinatario final, etc. Este anlisis y las posteriores correcciones de los procedimientos hacen a la organizacin ms eficiente para poder brindar sus productos o servicios a los destinatarios. Mediante la utilizacin de ste mtodo grfico se logra: Mostrar objetivamente como funcionan en realidad todos los componentes de un sistema, facilitando el anlisis de su eficacia.

 Reemplazar con ventajas los mtodos de descripcin narrativa y de cuestionarios. La visualizacin de un proceso facilita el examen de sus componentes y repercusiones. Reducir el espacio necesario para la presentacin mediante la utilizacin de smbolos convencionales. Localizar con mayor rapidez pasos innecesarios, falta de controles, exceso de formularios y/o registros, etc. Permitir una comparacin ms fcil entre dos o ms sistemas (actual vs. propuesto), de distintas organizaciones, etc.). El inconveniente ms importante que presenta la utilizacin de sta tcnica deriva de la limitada capacidad de las tcnicas de diagramacin para representar la totalidad de las situaciones que se dan en la realidad. La informacin bsica que se expone en todo cursograma es: reas de responsabilidad: es el lugar donde se realiza cada operacin o trmite. Son las direcciones generales, direcciones, departamentos, divisiones o individuos responsables de cada tarea. Para identificar las distintas reas en donde se llevan a cabo los procedimientos se utilizan zonas delimitadas por lneas verticales. Tipos de operaciones o trmites que integran el circuito: representados mediante smbolos (Norma IRAM 34.501). Sentido de circulacin: muestra el flujo de la informacin a travs del circuito. El sentido de circulacin se da mediante lneas que se utilizan uniendo los smbolos e indican la direccin que stos llevan. Generalmente los procesos se desarrollan en forma horizontal, de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. Simbologa La norma IRAM 34.501 establece los smbolos a utilizar en la representacin grfica de procedimientos administrativos. Intenta minimizar la cantidad de smbolos necesarios, a fin de simplificar el mecanismo de diagramacin y evitar dificultades de interpretacin. Tambin se propone que los smbolos sigan principios nemotcnicos, que ayude a quien los emplea o lee a relacionar su forma con su significado. Los smbolos a utilizar en la representacin grfica (norma IRAM 34.501) se indican en la siguiente tabla:

Smbolos para la Representacin Grfica Norma IRAM 34.501

Denominacin Graficacin Comentarios sobre su utilizacin

Operacin

Representa toda accin de elaboracin, modificacin o incorporacin de informacin o decisin. Representa toda accin de verificacin

Control

Demora

Representa toda detencin transitoria del proceso en espera de un acontecimiento determinado.

Archivo Transitorio

Representa el almacenamiento sistemtico, en forma temporaria, de elementos portadores de informacin.

Archivo Definitivo

Representa el almacenamiento sistemtico, en forma permanente, de elementos portadores de informacin. Eliminacin de la informacin, ya sea que se destruya o no el elemento portador de la informacin.

Destruccin

Alternativa

Se utiliza para indicar que en algn momento del procedimiento, frente a alguna consulta condicionante, pueden originarse diferentes cursos de accin como consecuencia de la respuesta a la misma. Representa el elemento portador de informacin, esto es el vehculo que se traslada a travs de las reas que integran el grfico. no Representa el conjunto de acciones que se desconocen o que, definidas, no interesa representar en el grfico del que forman parte. Representa el desplazamiento fsico del elemento portador de informacin. La flecha indica el sentido de la circulacin. Es el smbolo que uno los otros smbolos del procedimiento. Representa el desplazamiento de informacin, sin desplazamiento fsico de los elementos que intervienen en el proceso. Representa el nexo entre procedimientos o procesos: - conecta grficos de un mismo procedimiento, que se encuentran dibujados en varias pginas sucesivas. - vincula diferentes Cursogramas entre s. - reemplazo de lneas que deberan conectar partes distantes del grfico, dentro de una misma pgina.

Formulario

Proceso relevado

Traslado

Toma de informacin Conector

Orientacin del diseo: Sentido descendente De izquierda a derecha.

Ubicacin de los smbolos En razn de las necesidades de diagramacin, los smbolos pueden ocupar en el cursograma una posicin inicial, media o final, segn que se presenten las siguientes condiciones: A) La posicin del smbolo ser inicial cuando no llegue al mismo ninguna lnea, pero si partan de l una o ms lneas. B) Cuando est ubicado en posicin media, el smbolo puede recibir una lnea de traslado y de l puede partir una o ms lneas. C) Smbolo final es aqul al que llega una lnea de entrada pero del que no sale ninguna. Las posiciones posibles de cada uno, son: Inicial Operacin Control Demora Archivo Transitorio Archivo Definitivo Destruccin Alternativa Formulario u otro soporte de informacin Proceso no representado Traslado Toma de informacin Conector Medio Final

1.2. Cursograma literal El cursograma literal es una variante del cursograma grfico que facilita su comprensin por parte de los usuarios al no requerir ningn conocimiento previo respecto de la diagramacin. Esta variante se sustenta en la estructura columnar y respeta las pautas de diseo seccional, pero expone el procedimiento literalmente, sin utilizacin de simbologa. Este grfico se utiliza para visualizar en forma general y rpida el circuito que cumple el trmite. A continuacin, se presenta un ejemplo: Trmite: Baja definitiva de un bien mueble.

Empleado

Director del rea donde se encuentre el bien

Delegacin Administrativ a de la Direccin Provincial de la Gestin Pblica

Subsecretara de la Gestin Pblica

Departamento Patrimonio Centralizador de la Direccin de Contabilidad de Secretaria General

Informa al superior el deterioro de un bien mueble

Se notifica e informa por escrito a la Delegacin Administrativa

Retira el bien. Formula consultas tcnicas: a) Se repara. b) Si resulta imposible reparar se procede al trmite de baja del bien.

Informa al Director del rea y devuelve el bien para su custodia hasta la aprobacin de la baja Solicita a la Subsecretaria la Baja

Autoriza la caratulacin de la nota con providencia al Departamento Patrimonial Centralizador

Verifica datos del bien y proyecta la resolucin

Retira el bien dado de baja

Dicta resolucin de baja y remite el expediente al Departamento Patrimonio Centralizador

Comunica la resolucin a Contadura General y a la Direccin de Contabilidad